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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2021
SAP S/4HANA bringt eine neue Struktur in die Bestandsbewertung. Mit Integration in das Universal Journal wird das Material-Ledger zum zentralen Mittel der Bewertung von Materialien, die sich auch ohne die Istkalkulation in bis zu drei verschiedenen Währungen parallel führen lassen.
Erfahren Sie, wie das Material-Ledger mit dem Universal Journal zusammenarbeitet und wie Sie die Währungen für die parallele Bewertung konfigurieren. Lassen Sie sich durch die Konfiguration der legalen, der konzernbezogenen und der Profit-Center-Bewertung führen und lernen Sie, wie diese Ihnen helfen können, die Rentabilität Ihres Unternehmens besser zu verstehen. Leser, die die Istkalkulation einsetzen oder dies beabsichtigen, erfahren, wie diese optimal eingerichtet und zur Ermittlung der Istkosten genutzt wird.
Der Autor erklärt darüber hinaus den Einsatz alternativer Bewertungsläufe, mit denen Sie zusätzliche Informationen über Ihre Bestandswerte erhalten. Spannend sind in diesem Zusammenhang auch die optionalen Business Functions FIN_CO_COGM für die parallele Bewertung der Herstellkosten und LOG_MM_SIT für die buchungskreisübergreifende Transitbestands- und Istkalkulation. Untersuchen Sie abschließend die verschiedenen Formen der Bilanzbewertung, und wie sie mit dem Material-Ledger zusammenwirken.
- Bewertung in parallelen Währungen, mit und ohne Transferpreise
- Währungen definieren und mit dem Material-Ledger einsetzen
- Bewertung mit Standard-, Ist- und gleitenden Durchschnittskosten
- Methoden der Bilanzbewertung
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Seitenzahl: 203
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Tom King
Materialbewertung und das Material-Ledger in SAP® S/4HANA
Tom KingMaterialbewertung und das Material-Ledger in SAP® S/4HANA
übersetzt aus dem Englischen, Originaltitel »Material Valuation and the Material Ledger in SAP S/4HANA®«
ISBN:978-3-96012-074-2 (E-Book)
Lektorat:Karen Schoch (Originalausgabe)
Übersetzung:Petra Schweizer
Korrektorat:Marina Pittsik (dt. Ausgabe)
Titelbild:istockphoto.com | unpict #928024892
Satz & Layout (E-Book):Johann-Christian Hanke
1. Auflage 2021
© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2021
URL:www.espresso-tutorials.de
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Vorwort
Während das Material-Ledger in früheren Versionen der SAP-ERP-Software als optionale Funktion für die Bestandsbewertung angeboten wurde, die auf Wunsch aktiviert werden konnte, muss es in der neuesten Version, bekannt als S/4HANA, zwingend verwendet werden. Eine wichtige Funktion des Material-Ledgers ist die Istkalkulation, bei der die Beschaffungsabweichungen in jeder Geschäftsperiode in die Materialbewertung eingehen. In bestimmten Ländern unterstützt dies die Erfüllung gesetzlicher Auflagen, indem der Bestandswert mit den tatsächlichen Kosten für die Materialbeschaffung berechnet wird. Im Laufe der Jahre wurden die Begriffe »Istkalkulation« und »Material-Ledger« als synonym wahrgenommen, und viele Unternehmen, die keine Istkalkulation benötigen, haben das Material-Ledger nie aktiviert. Damit wurden unter anderem zeitaufwändige Istkalkulationsläufe im Rahmen des Periodenabschlusses vermieden. Die Istkalkulation ist jedoch nur eine der Funktionen des Material-Ledgers. Eine weitere grundlegende Funktion ist die Möglichkeit, Bestände in bis zu drei verschiedenen Währungen zu bewerten, sodass multinationale Unternehmen einen unmittelbaren Überblick über die Bestände sowohl in der Konzernwährung als auch in der Landeswährung erhalten können. Der Bestandswert kann auch in Konzernbewertungssichten dargestellt werden, in denen Zwischengewinne eliminiert werden. Diese Funktionen waren ausschlaggebend dafür, dass das Material-Ledger ein integraler Bestandteil von Finance in S/4HANA wurde.
Leider sorgt der Ruf der Istkostenrechnung bei Unternehmen, die auf S/4HANA umsteigen, für Unruhe. Diese Betrachtungsweise zum Material-Ledger kann sich auch auf das Denken neuer SAP-Kunden auswirken. Ich hoffe, dass dieses Buch dazu beiträgt, bestehende Befürchtungen zu zerstreuen, indem es die Istkalkulation nur als eine zusätzliche Funktion des Material-Ledger behandelt und nicht als integralen Bestandteil seiner Implementierung. Die Wahl von S/4HANA als System der Zukunft sollte dann im Wesentlichen auf der grundlegenden Material-Ledger-Funktionalität beruhen. Die HANA-Datenbank ist außerdem viel schneller, und dank der vereinfachten und umstrukturierten Daten wird die Funktion der Istkalkulation attraktiver; auch dies sollte neue und bestehende Kunden dazu veranlassen, deren Einsatz in Betracht zu ziehen.
Ich möchte mich bei meiner Lektorin, Karen Schoch, bedanken, die dafür gesorgt hat, dass der Inhalt des Buches sowohl konsistent als auch lesbar bleibt. Mein Dank gilt auch John Pringle von Illumiti für die technische Überprüfung des Manuskripts. Beide haben mir dabei geholfen, Ihnen, dem Leser, ein erstklassiges Buch zu liefern. Die beispielhaften Screenshots in diesem Buch wurden mit der Version 1909 von S/4HANA erstellt.
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Hinweis zum Urheberrecht
Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Einführung in die Bestandsbewertung
Das Material-Ledger wurde in frühen Versionen der SAP-Software Enterprise Resource Planning (ERP) entwickelt, um ein spezielles Nebenbuch für die Analyse von Bestandswerten bereitzustellen. Die Bewertung konnte in bis zu drei Währungen angezeigt werden, je nach Unternehmensanforderungen. Des Weiteren bestand die Möglichkeit, tatsächliche Bestandspreise zu berechnen und zu pflegen, einschließlich aller Preisabweichungen, die im Beschaffungsprozess auftraten. Das Materialbuch unterstützte zudem spezielle Bilanzbewertungsverfahren, die das Inventar aus der Perspektive verschiedener gesetzlicher und unternehmerischer Anforderungen betrachteten. Die Funktionalität des Material-Ledgers wurde als Zusatzfunktion konzipiert und war im früheren ERP-System nicht erforderlich. Mit der innovativen HANA-Datenbank wurde eine neue Version von SAP ERP eingeführt: S/4HANA. Die neue Datenbank ermöglichte eine radikale Umgestaltung der Software, indem sie sowohl deren Geschwindigkeit erhöhte als auch ihre Funktionen erweiterte. Diese Umgestaltung betraf auch das Material-Ledger, welches nun ein integraler Bestandteil der aktuellen, auf dem neuen Universal Journal basierenden Finanzsoftware wurde.
1.1 Das Material-Ledger und S/4HANA
Das Material-Ledger ist ein spezielles Nebenbuch, mit dem sowohl der Wert von Lagerbeständen als auch der Wert von Warenbewegungen verwaltet wird. In früheren Implementierungen der SAP-ERP-Software, einschließlich R/3 und ECC (Enterprise Central Component), galt dies als ein Zusatzmodul mit der Möglichkeit, Materialbewegungen und Bestandswerte in bis zu drei verschiedenen Währungstypen gleichzeitig zu verfolgen. Darüber hinaus war das Modul in der Lage, Istpreise für Lagerbestände und Umsatzkosten (englisch: Cost of Goods Sold oder COGS) zu berechnen, in denen auch Abweichungen berücksichtigt wurden, die während der verschiedenen Beschaffungsprozesse entlang der Lieferkette auftraten.
Die Einführung der HANA-Datenbank im Jahr 2011 ermöglichte es der SAP, den Zugriff auf die Daten zu beschleunigen und die Datenstrukturen selbst zu überarbeiten, um die Vorteile der neuen Architektur auszunutzen. Die HANA-Datenbank ist nicht zeilen- sondern spaltenorientiert und befindet sich konzeptionell im Speicher anstatt auf der Festplatte. Dies erhöht die Geschwindigkeit des Datenzugriffs und ermöglicht die Entwicklung fortschrittlicher Analysewerkzeuge, die direkt in die Rohdaten in den Tabellen eingreifen, anstatt sich wie in traditionelleren Datenbankenstrukturen zunächst auf die Auswahl und dann die Verdichtung von Daten zu verlassen. Sobald diese Technologie vorhanden war, konnte SAP an der Neugestaltung der internen Strukturen ihres ERP-Systems arbeiten. Das Ergebnis dieser Arbeit ist das S/4HANA-System.
Im Zuge der Weiterentwicklung des SAP-ERP-Systems wurden einige Transaktionen und Prozesse überarbeitet, um eine einheitliche und optimierte Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit zu bieten. Aufgrund der Beschaffenheit der Software und des Kundenstamms blieben jedoch die älteren Transaktionen und Prozesse bestehen. Ein Ziel bei der Implementierung des S/4HANA-Systems war es, diese älteren Funktionen wirklich obsolet zu machen und so das Funktionsangebot zu vereinfachen. Ein weiteres, wichtigeres Ziel war es, neue Standardfunktionen umzusetzen, um den Kunden einen höheren Nutzen zu bieten. Ein Bereich, den das neue S/4HANA fokussierte, war eine bessere Anzeige von Bestandspreisen und -werten. Da die im Material-Ledger vorhandene Funktionalität bereits die meisten der neuen Anforderungen erfüllte, war eine Neuimplementierung unnötig. Anstatt das Material-Ledger neu zu gestalten, entschied die SAP, es zu aktualisieren und zu rationalisieren, um es zu einem integralen Standard-Bestandteil der Finanz- und Materialwirtschaftspakete für das neue System zu machen.
»Das Material-Ledger ist in S/4HANA obligatorisch.« Diese Worte haben bei vielen Unternehmen, die sich in einem Upgrade auf S/4HANA befinden, Bestürzung ausgelöst. In der Vergangenheit wurde das Material-Ledger verunglimpft, da manch einer die Aktivitäten zum Periodenende, die für die Istkalkulation erforderlich sind, als lästig empfand. Die Istkalkulation wurde vor allem für den Einsatz in Ländern entwickelt, in denen die Bestandsbewertung aufgrund gesetzlicher Vorschriften zu Istkosten und nicht zu Standardkosten ausgewiesen werden muss. Im Laufe der Zeit hat sich im Volksmund der Begriff »Material-Ledger« als Synonym für »Istkalkulation« eingebürgert. Der Großteil der verfügbaren Dokumentation befasst sich mit der Istkalkulation, und die SAP, die für Menüpunkte und Konfigurationsaufgaben den Begriff »Material-Ledger/Istkalkulation« verwendet, hat die Sache nicht gerade erleichtert. Die Istkalkulation ist jedoch nur eine der Funktionen des Material-Ledgers und ihre Verwendung ist nicht zwingend erforderlich. Eine der wichtigsten Funktionen des Material-Ledgers ist die Möglichkeit, Bestandswerte und -bewegungen in bis zu drei verschiedenen Währungstypen gleichzeitig anzuzeigen. Diese können verschiedene vom Unternehmen verwendete Währungen widerspiegeln, z.B. Buchungskreiswährung (Hauswährung) und Konzernwährung. Für die Anzeige der Bestandsbewertung können auch diverse Bewertungssichten ausgewählt werden, die sich mit internen Transferpreiszuschlägen befassen. Finanzbuchungen für Bestandsbewegungen werden in Echtzeit für jeden konfigurierten Währungstyp verarbeitet. Da diese Funktion bereits im Material-Ledger enthalten war, entschied die SAP, das Material-Ledger zu einem obligatorischen Bestandteil von S/4HANA zu machen. Darüber hinaus haben die Neugestaltung der zugrunde liegenden Material-Ledger-Tabellen und die Verwendung der viel schnelleren HANA-Datenbank dazu geführt, dass das, was einst als Hindernis galt, schließlich zu einer gewünschten Funktion im System wurde.
1.1.1 Grundlegende Konfiguration
Die Konfigurationsaufgaben des Material-Ledgers sind als Teil des Moduls Produktkosten-Controlling (CO-PC) unter dem Modul Controlling (CO) zusammengefasst. Dies ist in S/4HANA weiterhin der Fall, auch wenn es jetzt ein grundlegender Teil des Systems ist.
Wie bei anderen Modulen im System werden die Daten für das Material-Ledger auf der Grundlage der Erstellung von Belegen gesammelt, die durch bestimmte Geschäftsvorfälle erzeugt werden. Die Material-Ledger-Belege enthalten die Informationen, die zur Durchführung der Berechnungen für die Bewertung erforderlich sind. Jedem Beleg wird eine Nummer zugewiesen, und das Nummerierungsschema wird als Teil der Nummernkreise gepflegt, die verschiedenen Belegtypen zugewiesen werden. Sechs verschiedenen Material-Ledger-Bewegungsarten sind eigene Nummernkreise zugeordnet:
Material-Ledger-Fortschreibung (Gruppe 01)
Material-Ledger-Abschluss (Gruppe 02)
Material-Ledger-Preisänderung (Gruppe 03)
einstufige Material-Ledger-Abrechnung (Gruppe 04)
mehrstufige Material-Ledger-Abrechnung (Gruppe 05) und
Material-Ledger-Reparatur (Gruppe 06)
Die Pflege dieser Nummernkreise finden Sie über den Menüpfad Controlling • Produktkosten-Controlling • Istkalkulation/Material-Ledger • Nummernkreise für Material-Ledger-Belege pflegen. Mit der Transaktion OMX4 können Sie auch direkt auf die Belegnummernkreise zugreifen. Das Ausgangsfenster ist in Abbildung 1.1 dargestellt. Änderungen an den Nummern und Nummernkreisen sollten nur bei Bedarf vorgenommen werden.
Abbildung 1.1: Konfiguration des Belegnummernkreises
1.1.2 Konfiguration des Bewertungskreises
Die Materialkonfiguration steht größtenteils mit dem Bewertungskreis in Zusammenhang. Der Bewertungskreis bezieht sich auf die Entität, für die das Inventar bewertet wird. Es gibt zwei mögliche Bewertungsebenen: Werk oder Buchungskreis. Dies wird bei der Erstinstallation des Systems eingestellt und kann danach nicht mehr geändert werden. Die Einstellung wird über den Menüpfad Unternehmensstruktur • Definition • Logistik Allgemein • Bewertungsebene festlegen oder über die Transaktion OX14 zugewiesen.
Abbildung 1.2: Definition der Bewertungsebene
Eine typische Belegung ist in Abbildung 1.2 dargestellt. Das Optionsfeld Bewertungsebene ist ein Werk ist ausgewählt und zeigt an, dass die Materialbewertung auf Werksebene erfolgen soll. Aus diesem Grund werden die Begriffe »Bewertungskreis« und »Werk« in diesem Buch synonym verwendet.
Die Aktivierung des Material-Ledgers für einen Bewertungskreis oder ein Werk erfolgt in drei Schritten. Zunächst muss ein Material-Ledger-Typ angelegt werden. Damit wird ein Satz von Währungstypen festgelegt, der für die Bestandsbewertung verwendet werden kann. Währungstypen werden im Abschnitt 1.3 ausführlich erklärt. Dem Bewertungskreis werden dann Material-Ledger-Typen zugeordnet, die festlegen, welche Währungstypen für die Bestandsbewertung verwendet werden. Die Konfiguration neuer Material-Ledger-Typen erfolgt über den Menüpfad Controlling • Produktkosten-Controlling • Istkalkulation/Material-Ledger • Material-Ledger-Typen definieren und Währungstypen zuordnen oder über die Transaktion OMX2. Abbildung 1.3 zeigt das Ausgangsfenster, in dem die aktuell definierten Material-Ledger-Typen angezeigt werden.
Abbildung 1.3: Material-Ledger-Typen
Klicken Sie auf Neue Einträge, um einen neuen Typ anzulegen. In bisherigen Implementierungen des Material-Ledgers konnten die Währungstypen automatisch aus den drei BSEG-FI-Währungstypen (CT aus FI) oder aus CO über das Währungs- und Bewertungsprofil (CO CrcyType) übernommen werden. In FI mit S/4HANA hat sich die Anzahl der Währungen jedoch auf zehn erhöht, und diese Optionen sind obsolet geworden und können nicht mehr ausgewählt werden. Für jeden Material-Ledger-Typ ist das Kontrollkästchen in der Spalte Manuell automatisch aktiviert (durch ein Häkchen gekennzeichnet). Änderungen in diesen Feldern sind nicht zugelassen. Da Manuell immer ausgewählt ist, werden die Material-Ledger-Währungstypen unabhängig von den FI- und CO-Währungseinstellungen gewählt. Wählen Sie den Ordner Individuelle Ausprägung definieren, um bis zu drei Währungstypen zuzuordnen (siehe Abbildung 1.4).
Abbildung 1.4: Zuordnung von Währungstyp zu Material-Ledger-Typ
Nur bestimmte Währungstypen können mit dem Material-Ledger verwendet werden:
10 –
Buchungskreiswährung
(automatisch ausgewählt)
11 –
Buchungskreiswährung, Konzernbewertung
12 –
Buchungskreiswährung, Profitcenter-Bewertung
20 –
Kostenrechnungskreiswährung
30 –
Konzernwährung
31 –
Konzernwährung, Konzernbewertung
32 –
Konzernwährung, Profitcenter-Bewertung
40 –
Hartwährung
50 –
Indexwährung
60 –
Gesellschaftswährung
In Abschnitt 1.3.3 finden Sie eine vollständige Erklärung dieser Währungstypen und den Ursprung der für jeden Typ verwendeten Währung. Der Währungstyp 10 wird automatisch als erste Währung ausgewählt und stellt die Haus- oder Buchungskreiswährung für den Bewertungskreis dar. Dem Material-Ledger-Typ können bis zu zwei zusätzliche Währungstypen zugeordnet werden. Der gewählte Währungstyp muss im Zuge seiner Konfiguration für den führenden Ledger dem Buchungskreis zugeordnet werden. Siehe Abschnitt 1.3.6 für weitere Details.
Material-Ledger-Typ 0000
Die Verwendung von Material-Ledger-Typ 0000 ist nicht mehr erlaubt. Dies war der Standard-Material-Ledger-Typ, den die SAP vor dem Release von S/4HANA mit ihren Systemen auslieferte.
Der Material-Ledger-Typ ist einem Bewertungskreis zugeordnet, um die dort verwendeten Währungen zu identifizieren. Das muss vor der Aktivierung des Material-Ledgers für diesen Bewertungskreis über den Menüpfad Controlling • Produktkosten-Controlling • Istkalkulation/Material-Ledger • Material-Ledger-Arten dem Bewertungskreis zuordnen (oder die Transaktion OMX3) erfolgen. Abbildung 1.5 zeigt den Zuweisungsbildschirm.
Abbildung 1.5: Zuordnung von Material-Ledger-Typ zu Bewertungskreis
Die mit dem Material-Ledger-Typ verbundenen Währungstypen sind dann dem Bewertungskreis zugeordnet und werden bei der Bestandsbewertung verwendet.
Nachdem der Material-Ledger-Typ zugeordnet wurde, kann das Material-Ledger für den Bewertungskreis aktiviert werden. Folgen Sie dem Menüpfad Controlling • Produktkosten-Controlling • Istkalkulation/Material-Ledger • Material-Ledger für Bewertungskreise aktivieren, oder verwenden Sie die Transaktion OMX1.
Abbildung 1.6: Aktivierung des Material-Ledgers für einen Bewertungskreis
Abbildung 1.6 zeigt die ausgewählten Kontrollkästchen von ML aktiv an (siehe Pfeil). Das aktiviert das Material-Ledger für jeden Bewertungskreis. Einmal ausgewählt und gespeichert, kann dies in normalen Produktivsystemen nicht zurückgesetzt werden. Es gibt spezielle Verfahren zum Zurücksetzen dieses Wertes in Testsystemen, das sollte aber niemals in einem produktiven System erfolgen. Die Spalte Preisermittlung definiert die Standardpreisermittlung in der Registerkarte Buchhaltung 1 und wird verwendet, wenn ein Material für dieses Werk angelegt wird. Es sind zwei Werte erlaubt:
2
ist vorgangsbezogen. Dies wird für jedes Material eingestellt, das nicht in die Istkalkulationsläufe einbezogen werden soll.
3
ist ein-/mehrstufig. Materialien mit dieser Einstellung werden in Istkalkulationsläufen berücksichtigt (siehe
Kapitel 4
).
Die letzte Einstellung für einen Bewertungsbereich ist PreiserSteuerung verbindlich. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, kann die Standardpreisermittlung beim Anlegen eines neuen Materials nicht geändert werden.
1.1.3 Den Bewertungskreis produktiv setzen
Nachdem der Bewertungskreis konfiguriert ist, muss er initialisiert und produktiv gesetzt werden. Dies geschieht durch Ausführen der App »Produktivstart Material-Ledger« (oder die Transaktion CKMSTART). Geben Sie ein, welche(s) Werk(e) produktiv gesetzt werden sollen. Der Abschnitt Parameter in Abbildung 1.7 wird nur verwendet, wenn bereits vorhandene Daten konvertiert werden.
Abbildung 1.7: Den Bewertungskreis produktiv setzen
Mit dem Kurstyp wird festgelegt, wie Bestellungen, Standardpreise und Bestandswerte von der Hauswährung in die anderen Material-Ledger-Währungen umgerechnet werden. Es kann ein bestimmter Wechselkurs ausgewählt werden. Falls nichts eingetragen wird, wird der für die spezifischen Währungskategorien definierte Standard-Kurstyp verwendet. Da diese Transaktion jedoch normalerweise ausgeführt wird, bevor ein Werk einen Bezug zu Bestellungen oder Materialien hat, kann das Feld leer bleiben.
Der Abschnitt Ablaufsteuerung bestimmt, wie die Transaktion ausgeführt wird. Wenn das Kontrollkästchen Hintergrundverarbeitung aktiviert ist, wird die Transaktion als Hintergrundjob ausgeführt. Dies ist vorteilhaft, wenn ein bestehendes Werk auf das Material-Ledger umgestellt wird. Die Option Testlauf bewirkt, dass die Transaktion ausgeführt wird, ohne dass Informationen aktualisiert werden, und dient dazu, zu prüfen, ob die erforderliche Werkkonfiguration umgesetzt wurde. Der Abschnitt Parallelverarbeitung wird nur bei Werksumwandlungen benötigt, um die Bearbeitungszeit für die Umwandlungen zu beschleunigen. Auch diese Transaktion wird in der Regel ausgeführt, wenn keine historischen Daten vorhanden sind. In der Regel besteht also keine Notwendigkeit, sie zu verwenden. Der Abschnitt Bestellentwicklung ist deaktiviert; er ist nur wichtig, wenn Daten für ein Werk konvertiert werden, das nicht bereits für das Material-Ledger aktiviert war. Wenn, aus welchem Grund auch immer, die Bestellentwicklung und die Materialbewertungshistorie konvertiert werden müssen, dann geben Sie POH bei der Eingabeaufforderung ein und drücken Sie Enter, wenn Sie die SAPGUI-Transaktion ausführen, damit diese Felder geändert werden können (siehe Abbildung 1.8).
Abbildung 1.8: Eingabeaufforderung für CKMSTART
Klicken Sie auf , um das Werk zu aktivieren. Es wird ein Protokoll mit Meldungen angezeigt, das den Erfolg oder Misserfolg angibt (siehe Abbildung 1.9).
Abbildung 1.9: Meldungen zur Aktivierung des Bewertungskreises
Sobald das Material-Ledger aktiviert ist, zeigt die Materialstamm-Registerkarte Buchhaltung 1 Unterregister für die aktuelle und vorherige Periode sowie die Endperiode des letzten Jahres. Außerdem gibt es Registerkarten, die die bisherigen, aktuellen und zukünftigen Kalkulationslaufkosten anzeigen. Standardmäßig ist die Preisermittlung für alle Materialien, die bereits vor der Aktivierung vorhanden waren, auf 2 (vorgangsbezogen) eingestellt.
1.2 Das Universal Journal
Der Begriff Universal Journal bezieht sich auf die »Single Source of Truth« der Buchhaltung. In der Vergangenheit pflegten verschiedene SAP-Module ihre eigenen Finanzvorgangsdaten. Das bemerkenswerteste Beispiel dafür war die Trennung des Hauptbuchs von den Daten des Gemeinkostencontrollings im Modul CO. Diese Trennung war anfänglich durch unterschiedliche Rechnungslegungsphilosophien und Berichtsanforderungen begründet. Ein schneller Datenabruf für Berichte und Analysen spielte ebenfalls eine Rolle bei der Designstrategie. Die Abstimmung von Daten zwischen den beiden verschiedenen Modulen wurde zu einer wichtigen und zeitraubenden Aufgabe während des Finanzabschlusses. Prozessuale Verbesserungen wurden im Laufe der Zeit schrittweise vorgenommen, aber die beste Lösung für dieses Problem wurde erst mit der Einführung der innovativen HANA-Datenbank möglich. Die mit dieser Technologie enorm gesteigerte Geschwindigkeit des Datenabrufs ermöglichte es der SAP, die Struktur der finanzbasierten Systeme zu überdenken. In S/4HANA werden Abstimmungsprobleme dank der folgenden Module minimiert:
Hauptbuchhaltung (FI-GL)
Anlagenbuchhaltung (FI-AA)
buchhalterische Ergebnisrechnung (CO-PA)
Gemeinkostencontrolling (CO-OM)
Material-Ledger (CO-PC-ACT)
Alle diese Module verwenden das Universal Journal als Aufbewahrungsort für die tatsächlichen Finanzbuchungen.
CO-PA in S/4HANA
Die SAP verwendet zwei verschiedene Ansätze für die Profitabilitätsanalyse. Das buchhalterische CO-PA setzt Finanzkonten ein, um ergebnisbezogene Daten zu Analysezwecken anzusammeln. Das kalkulatorische CO-PA wiederum verwendet spezielle Wertefelder, um spezifische Ergebnisdaten aufzunehmen. Hierzu wird ein spezieller Satz von benutzerdefinierten Tabellen benötigt, die als Teil des Konfigurationsprozesses erstellt werden. Das kalkulatorische CO-PA kann das Universal Journal nicht verwenden, da die Tabellen für das Speichern der Wertefelder benötigt werden. Das buchhalterische CO-PA wurde in S/4HANA verbessert und ist nun in der Lage, die meisten Funktionen abzubilden, die früher nur im kalkulatorischen CO-PA verfügbar waren. Beide Versionen sind in S/4HANA weiterhin verfügbar, jedoch sind bei der Verwendung des kalkulatorischen CO-PA noch immer Abstimmungsprozesse notwendig. Ab Release 1909 wird das buchhalterische CO-PA als Margenanalyse bezeichnet.
Die Buchungen des Universal Journals werden in der Tabelle ACDOCA gespeichert. Da für alle Buchungen nur diese einzige Tabelle verwendet wird, entfällt der Datenabgleich in den verschiedenen Modulen. Die zu jedem der Module gehörenden Kennzahlen werden mit der Buchung gespeichert. Dazu gehören Rentabilitäts- und, sofern zutreffend, Kostenträgermerkmale sowie Bestandsdaten. Die Abstimmung von Controlling-Buchungen war in der Vergangenheit problematisch, weil diese Buchungen Kostenarten statt Konten verwendeten. Kostenarten stimmten nicht immer mit Sachkonten überein, insbesondere bei der Verrechnung von Kosten von einem Kostenträger auf einen anderen. Die Buchungen wurden in separaten Controlling-Tabellen gepflegt, was eine Abstimmung erforderlich machte. Mit S/4HANA werden alle Kostenarten als Konten behandelt und im Universal Journal gebucht.
Die Verwendung einer einzigen Tabelle für das Universal Journal ermöglicht eine vereinfachte Berichterstattung. In der Vergangenheit hatte jedes Modul seinen eigenen Satz von Berichten und seine eigenen Mittel zur Analyse der Daten. Obwohl diese Berichte in S/4HANA weiterhin existieren, kann ein einziger Bericht, wie z.B. die Summen- und Saldenliste, verwendet werden, um die Daten für alle Module anzuzeigen. Die Auswertung kann mit den verschiedenen, für jedes Modul geeigneten Kennzahlen erfolgen.
1.3 Währungstypen
1.3.1 Mehrere Währungen für Buchungen und Bewertung
Ein Attribut des Universal Journals ist die Anzahl der Währungen, die in einer Finanztransaktion verarbeitet werden können. Die Zuordnung der Währungen nach Ledger und Buchungskreis erfolgt über die Transaktion FINSC_LEDGER. Ab S/4HANA Release 1610 können einer Buchungskreis/Ledger-Kombination zehn Währungen zugeordnet werden. Die ersten beiden Währungen sind die Hauswährung und die Konzernwährung, die auf der Grundlage von Buchungskreis- bzw. Kostenrechnungskreiszuordnungen definiert werden. Es können bis zu acht weitere »frei definierte« Währungen zugewiesen werden. Zusätzlich zu diesen zehn Währungen führt das Universal Journal Beträge in drei weiteren Währungen: der Transaktionswährung, der Saldentransaktionswährung und der Objektwährung.
Diese dreizehn möglichen Beträge können anhand der Feldnamen in der ACDOCA-Tabelle wie folgt identifiziert werden:
WSL
– Betrag in Transaktionswährung. Dies ist die ursprüngliche Währung der Transaktion, die zum Zeitpunkt der Finanzbuchung festgelegt wird. Sie trägt nicht zum Kontostand bei, da verschiedene Währungen in verschiedenen Transaktionen verwendet werden können.
TSL
– Betrag in Saldentransaktionswährung. Die hier verwendete Währung hängt von der Einstellung
Salden nur in Hauswährung
für das Konto ab (siehe Abbildung 1.10). Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird der Betrag in die Kontowährung umgerechnet, die in diesem Fall
EUR
(Euro) ist. Wenn sie nicht ausgewählt ist, wird der Betrag in der Transaktionswährung ausgewiesen.
Abbildung 1.10: Kontoeinstellungen für Salden in Hauswährung
HSL
– Betrag in Buchungskreiswährung. Dies ist die Währung, die dem Buchungskreis im Zuge der Definition zugewiesen wird.
KSL
– Betrag in Konzernwährung. Dies ist die für den Kostenrechnungskreis definierte Währung. Wenn der Buchungskreis dem Kostenrechnungskreis zugeordnet ist, wird die Kostenrechnungskreiswährung als Konzernwährung verwendet.
OSL
– Betrag in frei definierter Währung 1. Dieser wird aus dem in
FINSC_LEDGER
zugeordneten Währungstyp abgeleitet.
VSL
– Betrag in frei definierter Währung 2. Dieser wird aus dem in
FINSC_LEDGER
zugeordneten Währungstyp abgeleitet.
BSL
– Betrag in frei definierter Währung 3. Dieser wird aus dem in
FINSC_LEDGER
zugeordneten Währungstyp abgeleitet.
CSL
– Betrag in frei definierter Währung 4. Dieser wird aus dem in
FINSC_LEDGER
zugeordneten Währungstyp abgeleitet.
DSL
– Betrag in frei definierter Währung 5. Dieser wird aus dem in
FINSC_LEDGER
zugeordneten Währungstyp abgeleitet.
ESL
– Betrag in frei definierter Währung 6. Dieser wird aus dem in
FINSC_LEDGER
zugeordneten Währungstyp abgeleitet.
FSL
– Betrag in frei definierter Währung 7. Dieser wird aus dem in
FINSC_LEDGER
zugeordneten Währungstyp abgeleitet.
GSL
– Betrag in frei definierter Währung 8. Dieser wird aus dem in
FINSC_LEDGER
zugeordneten Währungstyp abgeleitet.
CO_OSL
– Betrag in Objektwährung des CO. Dies ist nur möglich, wenn es sich wirklich um die Objektwährung (Währungstyp 70) handelt.
Währungstypen
Währungen sind im Universal Journal nicht direkt definiert. Stattdessen wird jedes verwendete Betragsfeld einem Währungstyp zugewiesen. Der Währungstyp ist ein zweistelliges Feld, das die Quelle der spezifischen Währung identifiziert. Der Währungstyp 10 bezieht sich z.B. auf die Buchungskreiswährung, die in der Definition des Buchungskreises zu finden ist. Jeder Buchungskreis hat seine eigene, separate Währung, die für den Betrag verwendet wird, der in dem diesem Währungstyp zugeordneten Feld gespeichert ist. Eine genauere Erklärung finden Sie in den Abschnitten 1.3.3 und 1.3.4.
Es gibt vier Währungen, die in allen Ledger-Definitionen zwingend verwendet werden müssen: die Transaktionswährung (WSL), die Saldentransaktionswährung (TSL), die Haus- oder Buchungskreiswährung (HSL) und die Konzernwährung (KSL). Alle anderen Zuordnungen hängen von spezifischen Anforderungen für die Verfolgung von Finanzbuchungen in alternativen Währungen ab.
Sobald ein Buchungskreis aktiv ist, können einer Buchungskreis/Ledger-Kombination keine weiteren Währungen zugeordnet werden, ohne ein spezielles Umstellungsprojekt anzulegen. Dadurch wird sichergestellt, dass vorhandene Daten und Obligos ordnungsgemäß aktualisiert werden, um die neuen Währungsdefinitionen zu berücksichtigen. Weitere Informationen finden Sie in SAP-Hinweis 23440121.
Bestimmte Funktionen im Finanzwesen und Controlling können nur eine Teilmenge der im Universal Journal erlaubten Währungen verwenden. In älteren Versionen des SAP-ERP-Systems wurden nur drei definierbare Währungen für die Finanzbuchhaltung verwendet. Die gleichen Währungen werden in der Anlagenbuchhaltung und bei der Umgruppierung von Forderungen und Verbindlichkeiten verwendet. Abbildung 1.11 zeigt die Einstellungen für die Buchungskreiswährung in der Transaktion FINSC_LEDGER (IMG-Menüpfad Finanzwesen • Grundeinstellungen Finanzwesen • Bücher • Ledger • Einstellungen für Ledger und Währungstypen definieren). Im Bild zeigt Bereich
