Professionelles Praxisbesprechungs-Management für Haus- und Fachärzte E-Book

Klaus-Dieter Thill

• Herausgeber: neobooks
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2023

Seitenzahl: 81

Beschreibung

Etwa die Hälfte der deutschen Haus- und Fachärzte führt, zum großen Leidwesen der dort arbeitenden Medizinischen Fachangestellten, keine Praxis-Besprechungen durch. Die Gründe sind vielfältig, als Tatsache aus dem Vergleich mit Praxisbetrieben, die dieses Medium professionell nutzen, lässt sich jedoch sagen, dass diese Praxisinhaber auf ein extrem hilfreiches und effizientes Organisations- und Führungs-Instrument verzichten. Damit Meetings ihr gesamtes Potenzial entfalten können, müssen jedoch die hierfür notwendigen Best Practices berücksichtigt werden. Dieser Ratgeber beschreibt, wie ein professionelles Praxisbesprechungs-Management gestaltet ist, d. h. - welche Best Practices zum Einsatz kommen, - wie sie funktionieren, - welchen Nutzen sie bringen und - wie man sie konkret einsetzt. Die beschriebene Inhalte bilden in ihrer Gesamtheit das Praxisbesprechungs-Management (PBM). Hierbei handelt es sich um einen strukturierten und bewährten Ansatz, der in Arztpraxen eingesetzt wird, um systematisch effektive und effiziente Besprechungen zu organisieren und durchzuführen.

Leseprobe

Klaus-Dieter Thill

Professionelles Praxisbesprechungs-Management für Haus- und Fachärzte

Best Practices zur Durchführung effizienter, produktiver und motivierender Meetings in Arztpraxen

Dieses ebook wurde erstellt bei

Inhaltsverzeichnis

Titel

Vorwort

1 Besprechungen als Praxismanagement-Support

2 Einwände

3 Die Grundregeln erfolgreicher Besprechungen

4 Ablauf-Schema für Praxisbesprechungen

5 Kommunikations-Techniken

6 Kommunikations-Situationen

7 Spezielle Besprechungs-Ziele

8 Sonderformen von Praxis-Besprechungen

9 Qualitätskontrolle und Entwicklung

10 Fazit

Impressum neobooks

Vorwort

Etwa die Hälfte der deutschen Haus- und Fachärzte führt, zum großen Leidwesen der dort arbeitenden Medizinischen Fachangestellten, keine Praxis-Besprechungen durch. Die Gründe sind vielfältig, als Tatsache aus dem Vergleich mit Praxisbetrieben, die dieses Medium professionell nutzen, lässt sich jedoch sagen, dass diese Praxisinhaber auf ein extrem hilfreiches und effizientes Organisations- und Führungs-Instrument verzichten.

Damit Meetings ihr gesamtes Potenzial entfalten können, müssen jedoch die hierfür notwendigen Best Practices berücksichtigt werden. Dieser Ratgeber beschreibt, wie ein professionelles Praxisbesprechungs-Management gestaltet ist, d. h.

welche Best Practices zum Einsatz kommen,

wie sie funktionieren,

welchen Nutzen sie bringen und

wie man sie konkret einsetzt.

Die beschriebenen Inhalte bilden in ihrer Gesamtheit das Praxisbesprechungs-Management (PBM). Hierbei handelt es sich um einen strukturierten und bewährten Ansatz, der in Arztpraxen eingesetzt wird, um systematisch effektive und effiziente Besprechungen zu organisieren und durchzuführen. Es besteht aus mehreren Bausteinen, die gemeinsam dazu beitragen, das Management von Praxisbesprechungen zu optimieren:

Zielsetzung und PlanungDieser Baustein beinhaltet die klare Definition der Ziele einer Praxisbesprechung, wie die Verbesserung der Patientenversorgung, die Steigerung der Effizienz oder die Weiterbildung des medizinischen Teams. Es umfasst auch die Planung von Themen, Tagesordnungen und Zeitrahmen für Besprechungen.

Moderation und StrukturierungHierbei geht es um die effektive Moderation der Praxisbesprechungen, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht und alle Teilnehmer angemessen gehört werden. Er umfasst die Schaffung einer unterstützenden und respektvollen Atmosphäre, das Einhalten der Tagesordnung, das Festhalten an Zeitplänen und das Führen von Diskussionen, um zu konkreten Ergebnissen zu gelangen.

Bewertung und KontinuitätHinzu kommen die Bewertung der Wirksamkeit von Praxisbesprechungen und ihre kontinuierliche Verbesserung. Die Aktivitäten bestehen in der Sammlung des Feedbacks von Teilnehmern, die Bewertung der erreichten Ziele und die entsprechende Anpassung des Besprechungs-Managements.

1 Besprechungen als Praxismanagement-Support

1.1 Definition

Die Bezeichnung „Praxis-Besprechung“ oder „Praxis-Meeting“ wirkt zunächst äußerst unscheinbar. Definitorisch steht sie für ein Treffen oder eine Zusammenkunft der Mitarbeiterinnen einer Arztpraxis, der Praxis-Leitung und wenn vorhanden, angestellter Ärzte, bei der

Informationen ausgetauscht,

Probleme und Aufgaben diskutiert,

Entscheidungen getroffen und

Arbeitsabläufe koordiniert werden können,

um im Ergebnis alle Teilnehmer einheitlich auf den neuesten und gemeinsam abgestimmten Stand der Praxis-Tätigkeit zu bringen.

Unscheinbar werden die Meetings leider auch häufig umgesetzt, mehr als lästige Pflicht, weil es im QM-Handbuch steht und in den Ergebnissen dann natürlich auch unbedeutend und unbefriedigend. Kaum ein Praxisinhaber führt sich vor Augen, welches Potenzial professionelle durchgeführte Besprechungen für den Praxis-Erfolg leisten. Sie sind das „Schweizer Messer“ der Praxisführung, denn sie fungieren gleichzeitig als wirkungsstarkes Organisations- und Führungs-Instrument.

1.2 Nutzung für die Organisation

Regelmäßige Besprechungen aus dem Blickwinkel der Praxisorganisation

helfen Praxisinhabern, das Personal zu koordinieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterinnen ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten verstehen. Die Meetings bieten eine Gelegenheit, Arbeitsabläufe zu überprüfen, Prioritäten festzulegen und sicherzustellen, dass alle in die gleiche Richtung arbeiten.

ermöglichen es, Aufgaben, Projekte und Arbeitsabläufe direkt in der Gruppe abzustimmen. Auf diese Weise werden die Ressourcen des Teams effektiv genutzt, Engpässe frühzeitig erkannt, Prozesse konsistent und einheitlich durchgeführt, Aufgaben delegiert und sichergestellt, dass alle tatsächlich zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen.

entlasten Praxisinhaber, da sie wichtige Informationen über aktuelle Ereignisse, neue Richtlinien oder Verfahren oder andere relevante Themen allen gleichzeitig mitteilen können. Dadurch ist das gesamte Personal auf dem neuesten Stand und in der Lage, einheitlich zu handeln. Zudem können mögliche Fragen sofort geklärt werden.

sind ein Forum, über Qualitätsstandards und -ziele zu sprechen und sicherzustellen, dass sie von allen Teammitgliedern eingehalten werden. Durch den Austausch über Verfahren und Erfahrungen lassen sich potenzielle Fehler vermeiden und die Qualität der Arbeit verbessern.

bieten Raum, neue Technologien, Software-Updates oder Tools vorzustellen und zu schulen, um zu gewährleisten, dass das Personal mit damit effektiv und effizient arbeitet. Außerdem können Schulungsunterlagen, Handbücher oder Richtlinien geteilt werden, um das Team zu unterstützen.

helfen, das Wissen, die Erfahrung und die Fähigkeiten der Medizinische Fachangestellten gezielt zu nutzen. Die Mitarbeiterinnen können ihre Erfahrungen und Perspektiven austauschen, um Probleme zu erkennen und gemeinsam Lösungsstrategien zu entwickeln. Dadurch wird die Qualität der Prozesse kontinuierlich verbessert.

Es hat sich im Übrigen bewährt, das Thema „Praxisorganisation“ regelmäßig auf die Agenda der Meetings zu setzen, auch wenn keine gravierenden Defizite in diesem Bereich existieren. Erfahrungsgemäß findet sich immer mindestens eine Helferin, die dennoch ein Problem schildert oder einen Verbesserungsvorschlag hat.

1.3 Nutzung für die Mitarbeiter-Führung

1.3.1 Generelle Vorteile

Praxis-Besprechungen spielen aber auch eine wichtige Rolle bei der Gruppenführung in Arztpraxen. Hier sind einige Beiträge, die Meetings unter diesem Aspekt leisten können. Sie

bieten eine Gelegenheit für den Informationsaustausch innerhalb der gesamten Belegschaft, so entsteht eine transparente Kommunikationskultur.

sind eine Gelegenheit, dass Ärzte ihre Erwartungen hinsichtlich der Arbeitsleistung oder der Qualität der Patientenversorgung darlegen und erklären. Das fördert ein gemeinsames Verständnis und gewährleistet, dass alle die gleichen Ziele und Standards verfolgen.

zeichnen sich dadurch aus, dass generelle Probleme und Herausforderungen besprochen und Lösungen gefunden werden. Praxisinhaber können auf diesem Weg die Perspektiven und Ideen der Belegschaft einbeziehen, um so fundierte Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu ergreifen, die gleichzeitig wieder die Leistung und Effizienz des Personals verbessern.

dienen, werden sie professionell durchgeführt werden, dazu, den Teamgeist zu stärken und das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter zu fördern. Besprechungen bieten eine Plattform, um Anerkennung auszusprechen und Erfolge zu feiern. Das trägt zu einer positiven Teamdynamik bei und schafft eine positive und unterstützende Teamkultur. Wenn Praxis-Chefs dann zusätzlich an einem heißen Sommertag für alle ein Eis spendieren, zeigen sie ihrem Personal ergänzend ihre Wertschätzung.

geben Raum für Feedback und die Entwicklung des Personals. Praxis-Chefs können Lob aussprechen, Leistungen anerkennen und konstruktives Feedback geben, um die teambezogene Leistung zu verbessern. Sie sind auch in der Lage, Schulungsbedürfnisse zu identifizieren, um das Team zu entwickeln.

tragen dazu bei, durch den Austausch von Ideen und Perspektiven kreative Lösungen zu finden, um die Effizienz und Qualität der Praxisarbeit zu verbessern.

fungieren als Ort, die strategische Ausrichtung einer Praxis zu diskutieren und zukünftige Pläne zu besprechen. Hier können Ziele für die Praxisentwicklung, Marketingstrategien oder Verbesserungsvorschläge erörtert werden. Dadurch werden alle Mitarbeiterinnen in die Entscheidungsfindung einbezogen und fühlen sich stärker mit den Zielen der Praxis verbunden.

entlasten den Praxisinhaber, da er durch den Gruppenprozess deutlich weniger Entscheidungen „Kraft seines Amtes“ treffen muss.

1.3.2 Praxisbesprechungen im Kontext anderer Führungs-Instrumente

Besprechungen nehmen mit den beschriebenen Aspekten einen bedeutenden Stellenwert unter den Führungs-Instrumenten ein. Obwohl es noch andere wichtige Instrumente gibt, wie Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, Leistungsfeedback und Schulungen, bieten Praxisbesprechungen einem Praxisinhaber eine einzigartige Gelegenheit, die gesamte Belegschaft auf einmal zu erreichen:

so kann er einheitliche Botschaften vermitteln. Alle Mitarbeiterinnen haben die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Informationen auszutauschen und sich aktiv einzubringen. Dies fördert ergänzend das Gefühl der Zusammengehörigkeit und des gemeinsamen Zwecks.

seine Führungs-Tätigkeit wird effizienter, da Informationen an alle gleichzeitig kommuniziert werden, ohne dass der Praxisinhaber jeden Mitarbeiter einzeln ansprechen muss. Das spart Zeit und ermöglicht es ihm, sich auf andere Aspekte der Praxisführung zu konzentrieren.

durch den Dialog im Team entstehen automatisch Synergien und die Mitarbeiterinnen lernen voneinander. Das stärkt die Teamdynamik und verbessert die Arbeitskultur.

es besteht die Möglichkeit, verschiedene Standpunkte zu diskutieren und gemeinsam Entscheidungen zu treffen. Der Praxisinhaber kann alle in den Entscheidungsprozess einbeziehen, was das Verantwortungsgefühl und die Identifikation der Mitarbeiterinnen mit der Praxis stärkt.

1.3.3 Praxis-Besprechungen und Führungsgespräche

Besprechungen ersetzen aber Einzel-Gespräche des Arztes mit den einzelnen Mitarbeiterinnen nicht, denn nur in individuellen Führungsgesprächen

können persönliche Anliegen, Bedürfnisse und Karriereziele der Mitarbeiterinnen erfasst und besprochen werden. Jede hat individuelle Stärken, Schwächen und Herausforderungen, die nur in einem persönlichen Gespräch angemessen behandelbar sind.

besteht die Gelegenheit, spezifisches Feedback zur Leistung einer Mitarbeiterin zu geben, ihre Fortschritte zu bewerten und Entwicklungsmöglichkeiten zu besprechen. Ein persönliches Gespräch erlaubt es dem Arzt, auf individuelle Erfolge, Verbesserungsbereiche und Ziele einzugehen.

haben Mitarbeiterinnen die Gelegenheit, offen über persönliche oder sensible Themen zu sprechen, da Vertraulichkeit und Privatsphäre gewährleistet sind. Dies ist besonders wichtig, wenn es um persönliche Herausforderungen, berufliche Weiterentwicklung oder sonstige individuelle Anliegen geht.

ist es möglich, das Engagement und die Bindung der Mitarbeiterinnen zu fördern. Der Arzt hat die Möglichkeit und die Zeit, gezielt auf die Bedürfnisse und Motivationen der Mitarbeiterinnen einzugehen und sie entsprechend zu unterstützen und anzuerkennen.

können Karriereziele und -entwicklung erörtert werden. Ein Praxis-Chef kann individuelle Entwicklungsmöglichkeiten identifizieren, Schulungen oder Fortbildungen empfehlen und den Mitarbeitern bei ihrer beruflichen Weiterentwicklung helfen.

1.3.4 Der Einfluss der Team-Ausprägung auf Praxisbesprechungen

Für die Darstellung der Belegschaft von Haus- und Facharztpraxen nach außen, aber auch im internen Sprachgebrauch hat sich inzwischen der Begriff „Team“ als feste Größe etabliert. So ist es nicht verwunderlich, dass häufig auch von „Team-Besprechungen“ oder „Team-Meetings“ gesprochen wird. Doch Praxismanagement-Betriebsvergleiche zeigen, dass in den meisten Praxen gar keine „echten“ Teams im Sinne der Arbeitsorganisation arbeiten.

1.3.4.1 Der Team-Irrtum

In Arztpraxen liegt, über alle Fachgruppen betrachtet, der aktuelle durchschnittliche Teamwork Quality Score (TQS), die Kennziffer, die die Relation der Zufriedenheit der Medizinischen Fachangestellten mit den Teamwork-Determinanten und ihren Anforderungen beschreibt, bei knapp 44% (Optimum: 100%). Das ist im übrigen auch nicht verwunderlich, da die Führungs-Intensität nur bei aktuell 39% liegt (LMQS: Leadership Materialization Quality Score, der Einsatz der Führungs-Instrumente im Vergleich zum Best Practice-Standard).