Für immer aufgeräumt E-Book

Jürgen Kurz

• Herausgeber: GABAL
• Kategorie: Ratgeber
• Serie: Whitebooks
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2010

Seitenzahl: 128

Beschreibung

Wer wünscht sich nicht einen freien Schreibtisch und mehr Ordnung im Büro? Jürgen Kurz liefert ein praxiserprobtes Tipp-Feuerwerk, mit dem Sie Ihren Wunsch verwirklichen können. Die Folgen sind verblüffend: - Dauerhafte Steigerung der Effizienz - Kürzere Such- und Durchlaufzeiten - Klare Vertretungsreglungen - Zufriedenere Mitarbeiter Das Buch richtet sich an alle, die Strukturen schaffen wollen sei es am eigenen Arbeitsplatz, in der Abteilung oder im gesamten Unternehmen. Mit vielen Beispielen und Vorher-nachher-Fotos.

Leseprobe

Jürgen Kurz

Für immer aufgeräumt

Gewidmet allen Vätern und Müttern,die (noch) zu viele Stunden im Büro verbringenund nicht sehen, wie ihre Kinder aufwachsen.

Jürgen Kurz

Für immeraufgeräumt

Zwanzig Prozentmehr Effizienz im Büro

Mit einem Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

Lektorat, Herstellung: Rommert Medienbüro, Almut WiedenmannUmschlaggestaltung: +Malsy Kommunikation und Gestaltung, WillichUmschlagfoto: Corbis, DüsseldorfFotos Innenteil: Jürgen Kurz, Axel Güttinger, Frank-Michael Rommert

©2014 GABAL Verlag GmbH, OffenbachDas E-Book basiert auf dem 2007 erschienenen Buchtitel „Für immer aufgeräumt“ von Jürgen Kurz, ©2007 GABAL Verlag GmbH, Offenbach.

Lizenzausgabe mit freundlicher Genehmigung durch:Verlag Frank-Michael Rommert, Gummersbach. Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages.

ISBN Buchausgabe: 978-3-89749-735-1ISBN epub: 978-3-95623-077-6

www.gabal-verlag.de

Inhalt

Abschied vom Chaos

Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher

Finden Sie heraus, wo Sie stehen

Ein Selbsttest

IFür immer aufgeräumt – die Grundlagen

1.Das Ziel dieses Buches: Erarbeiten Sie nachhaltige Fortschritte

2.Der Kaizen-Ansatz: Ständige Verbesserungen

2.1Was heißt „Kaizen“?

2.2Steigen Sie die Kaizen-Treppe hinauf

3.Zum Umgang mit diesem Buch: So holen Sie am meisten heraus

IIFür immer aufgeräumt – so funktioniert es in der Praxis

1.Die ERSTE Stufe: Schaffen Sie Ordnung und Sauberkeit

1.1Fotografieren Sie den Ist-Zustand

1.2Sortieren Sie systematisch aus

1.3Was Sie tun können, wenn Sie keine Zeit zum Aussortieren haben

1.4Praktizieren Sie Wegwerfen auf Probe

1.5Gewinnen Sie mehr Platz im direkten Arbeitsumfeld

1.6Verbessern Sie Ihre Müllentsorgung

1.7Halten Sie den Arbeitsplatz sauber

1.8So gelingt die Umsetzung

2.Die ZWEITE Stufe: Standardisieren Sie Ihre Büroorganisation

Standards für Einzelarbeitsplätze

2.1Gewinnen Sie mehr Übersichtlichkeit durch Beschriftung

2.2Machen Sie der Zettelwirtschaft ein Ende

2.3Nutzen Sie Tacker & Co. effizienter

2.4Warum Sie nur ein Posteingangskörbchen brauchen

2.5Bekämpfen Sie Lesestapel

2.6Gebrauchen Sie eine zuverlässige Wiedervorlage

2.7Verbessern Sie die Zwischenablage laufender Projekte

2.8So stellen Sie sich der täglichen E-Mail-Flut

Standards für alle

2.9So gehen Sie mit Fax und Kopierer clever um

2.10Nutzen Sie Büroutensilien gemeinsam

2.11Organisieren Sie Digitalkamera und Kabel

2.12Gestalten Sie Ihr Archiv platzsparender

2.13Tipps für gemeinsam genutzte Schränke und Räume

2.14Arbeiten Sie mit Checklisten und Formularen

2.15Standardisieren Sie den Zeitschriftenumlauf

2.16Verabschieden Sie Standards gemeinsam – Beispiel: Vertrieb

2.17So gelingt die Umsetzung

3.Die DRITTE Stufe: Optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse

Beispiele für Optimierungen

3.1Überwachen Sie Bestände durch Kanban

3.2Verwenden Sie Adressaufkleber für häufige Post

3.3Beschleunigen Sie die schriftliche Kommunikation

3.4Führen Sie Besprechungen effizienter durch

3.5Vereinfachen Sie die Handhabung von Bürogeräten durch One-Minute-Lessons

3.6Nutzen Sie einen zentralen Prospektständer

Entwickeln Sie eigene Ideen

3.7Prozesse optimieren – Beispiel: Telefonieren

3.8Verschwendung reduzieren – Verschiedene Beispiele

3.9Strukturen verbessern – Beispiel: Vertretungsregelungen

3.10Fehler vermeiden, bevor sie entstehen – Beispiel: Schreibpult

3.11Verbesserungen bei einzelnen Gruppen erzielen – Beispiel: Außendienstmitarbeiter

3.12So gelingt die Umsetzung

4.Die VIERTE Stufe: Stärken Sie das eigenverantwortliche Handeln der Mitarbeiter

4.1Schaffen Sie totale Transparenz durch Information

4.2Entwickeln Sie die Gaben der Mitarbeiter

4.3Etablieren Sie eine angstfreie Fehlerkultur

4.4Installieren Sie ein Verbesserungsvorschlagswesen

4.5Stärken Sie das Selbstmanagement der Mitarbeiter

4.6So gelingt die Umsetzung

5.Die FÜNFTE Stufe: Arbeiten Sie mit Zielen und Kennzahlen

5.1Bearbeitungs-/Durchlaufzeit

5.2Termintreue

5.3Reklamationsquote

5.4Kostenanteil der Verwaltung

5.5Verbesserungsvorschläge pro Mitarbeiter und Jahr

5.6Mitarbeiterzufriedenheit

5.7So gelingt die Umsetzung

Tipps zum Weiterlesen

Danke!

Abschied vom Chaos

Eine komplizierte Welt sehnt sich nach Vereinfachung. Das wird den meisten Menschen immer wieder klar, wenn sie ihren Arbeitsplatz betrachten.

Ich staune, wie sich an diesem Platz seit Jahrzehnten nicht wirklich etwas geändert hat – trotz revolutionärer Technik, trotz des (zum Teil sogar verwirklichten) Versprechens vom papierlosen Büro, trotz enormer Fortschritte in der Organisations- und Managementforschung. Nach wie vor türmen sich dort verblüffend schnell Berge von Papier, Mappen mit der Aufschrift „Eilt!“, gelbe Klebezettel mit Telefonnummern und E-Mail-Adressen, Terminpläne, To-do-Listen, Gimmicks, Werkmuster, allerlei Speichermedien von DVDs bis USB-Sticks, Werbegeschenke, Krimskrams, … Warum?!

Weil der Arbeitsplatz mehr ist als nur ein Arbeitsplatz. Er ist ein Symbol, ungefähr so etwas wie unser nach außen verlagertes Gehirn. Was Sie im Kopf haben müssen, bildet sich auf fast magische Weise auf Ihrem Arbeitstisch ab. Das immer komplizierter werdende Arbeitsleben, der ständig steigende Druck – auf den 1 bis 2 m2 vor Ihnen sehen Sie Ihr alltägliches Dilemma in einer Art Collage vor sich.

Die gute Nachricht: Sobald Sie beginnen, dieses symbolträchtige Gesamtkunstwerk vor Ihrer Nase bewusst zu verändern und zu vereinfachen, vereinfacht sich auch Ihr Arbeitsalltag. Diese erstaunliche Erfahrung hat Jürgen Kurz zu einer einfachen Methode gemacht und hundertfach in der Praxis getestet. Überzeugend legt er in diesem Buch dar, wie auch Sie den Sumpf auf Ihrem Arbeitsplatz trockenlegen können. Die einzelnen Schritte sind leicht nachvollziehbar. Stufe für Stufe werden Sie ein chaotisches Umfeld in ein wohl strukturiertes Büro verwandeln.

Jürgen Kurz ist einer der erfahrensten Praktiker auf diesem Gebiet, den ich kenne. Er hat Einzelarbeitsplätze, Abteilungen, ja ganze Unternehmen umgekrempelt und dabei zu seinen Fans gemacht. Seine Ideen sind durch die Filter zahlloser Anwender gegangen, die mit ihm erprobt haben, was geht und was nicht.

Dieses Buch zeigt Ihnen: Das aufgeräumte Büro ist tatsächlich einfacher zu schaffen, als die meisten denken. Damit leistet es einen unendlich wichtigen Beitrag zu mehr Lebensqualität am Arbeitsplatz.

Nehmen Sie also heute Abschied vom Chaos. Und keine Sorge: Sie werden es nicht vermissen.

Werner Tiki Küstenmacher

Finden Sie heraus, wo Sie stehen – Ein Selbsttest

Bevor Sie dieses Buch lesen, können Sie den folgenden Selbsttest machen. Er verschafft Ihnen eine erste Aussage darüber, wie gut Sie Ihr Büro bereits organisieren.

Beantworten Sie die Fragen mit „Ja“ oder „Nein“

1.

Befinden sich unmittelbar an Ihrem Arbeitsplatz nur Dinge, die Sie täglich nutzen?

2.

Befinden sich auf Ihrem Schreibtisch ausschließlich Unterlagen für die eine Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten?

3.

Arbeiten Sie mit nur einem Posteingangskörbchen?

4.

Haben Sie durch eine zuverlässige Wiedervorlage sichergestellt, dass termingebundene Unterlagen nicht in Stapeln oder Ablageschalen verschwinden, wo sie dann aufwendig gesucht werden müssen?

5.

Stellt Ihr System für die Zwischenablage laufender Projekte sicher, dass Sie jedes benötigte Dokument innerhalb von maximal einer Minute finden?

6.

Finden sich Kollegen im Falle Ihrer Abwesenheit in Ihren Arbeitsunterlagen zurecht?

7.

Nutzen Sie Checklisten, die Ihnen die Arbeit erleichtern?

8.

Wissen Sie stets, wo Sie Unterlagen ablegen müssen?

9.

Haben Sie Standards für die Arbeit im Büro schriftlich festgelegt?

10.

Werden in Ihrem Unternehmen die Verwaltungskosten erfasst und in Bezug zur Gesamtleistung der Organisation gesetzt?

Auswertung

Wie oft haben Sie „Ja“ angekreuzt?

10-mal

Sie sind bereits sehr gut organisiert und wissen, auf welche Techniken es ankommt. Mit Ihnen zu arbeiten, ist ein Privileg. Trotzdem vermute ich, dass selbst Sie einige Tipps finden, die Sie noch nicht kennen. Für Sie sind aber vor allem die hinteren Kapitel des Buches interessant, die sich an Fortgeschrittene richten.

7- bis 9-mal

Sie wissen bereits einiges darüber, wie man den Schreibtisch und seine Arbeit im Büro organisiert. Wenn Sie dieses Buch aufmerksam durcharbeiten, werden Sie eine Reihe von Anregungen erhalten, die Sie spürbar voranbringen.

3- bis 6-mal

Bei Ihnen gibt es – wie bei vielen Menschen – verschiedene Themen, mit denen Sie sich eingehender befassen sollten. Sie werden dabei sehen, dass es noch viele Möglichkeiten gibt, die Sie ausschöpfen können. Dieses Buch soll Ihnen dabei helfen, einen deutlichen Zuwachs an Effizienz und Arbeitsfreude zu erleben.

1- bis 2-mal

Wenn Sie sich eingehend mit den Grundlagen der Büroorganisation befassen und mit wachen Sinnen die Ratschläge umsetzen, werden Sie darüber erstaunt sein, welche positiven Veränderungen möglich sind.

Dieser Selbsttest gibt Ihnen einen ersten Hinweis auf die Frage, wo Sie stehen. Durch die jeweiligen Antworten haben Sie zugleich markiert, wo sich Ihre Verbesserungspotenziale befinden: Überall, wo Sie Nein angekreuzt haben, wartet eine Chance auf Sie. Viel Erfolg!