Büro-Effizienz E-Book

Rositta Beck-Rappen

• Herausgeber: Junfermann Verlag
• Kategorie: Ratgeber
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2017

Seitenzahl: 180

Beschreibung

Bürozeitvertreib Nummer eins ist immer noch das Suchen. Es gibt Menschen, die ihren Schreibtisch mit Papierstapeln schmücken, um anderen gegenüber eine hohe Beschäftigung zu signalisieren. Andere verfahren mehr nach dem Motto: „Das Genie beherrscht das Chaos!“ In der Arbeitswelt kann Unordnung jedoch die Karriere blockieren, denn ein chaotischer Schreibtisch kostet das Vertrauen anderer Menschen in die Arbeitsqualität. Und langes Suchen macht nicht nur unzufrieden, auch die eigentliche Arbeit bleibt liegen. Dieses Buch unterstützt Sie dabei, Ihre Arbeitsumgebung, Arbeitsunterlagen und Ihren Arbeitstag so zu strukturieren, dass Sie Zeit gewinnen. Statt einer Marathon-Umstellung lernen Sie, jeden Tag eine Kurzstrecke einzulegen. Sie haben mit jedem erreichten Zwischenziel ein Erfolgserlebnis und schauen nach nur zehn Kurzstrecken auf ein geordnetes Büro. Gäbe es „Deutschland sucht den Büro-Effizienzexperten“, könnten Sie sich jetzt um diesen Titel bewerben.

Leseprobe

Rositta BeckBüro-EffizienzIn 10 Tagen zum schlank organisierten Büro

Reihe

Soft Skills kompakt

Herausgegeben von Stéphane Etrillard

Band 15

Band 1 – Stéphane Etrillard: Erfolgreiche Rhetorik für gute Gespräche

Band 2 – Sabine Mühlisch: Fragen der KörperSprache

Band 3 – Reinhold Vogt: Gedächtnis-Training in Frage & Antwort

Band 4 – René Borbonus: Die Kunst der Präsentation

Band 5 – Ute Simon-Adorf: Was Sie schon immer über Coaching wissen wollten ...

Band 6 – Arno Fischbacher: Geheimer Verführer Stimme

Band 7 – Ute Simon-Adorf: Mentaltraining in Frage & Antwort

Band 8 – Stephan Ulrich: Menschen grafisch visualisieren

Band 9 – Jürgen W. Goldfuß: Wer sich nicht führt, der wird verführt

Band 10 – Doris Kirch: Der Stress-Coach

Band 11 – Stéphane Etrillard: Charisma – einfach besser ankommen

Band 12 – Birgit Lutzer: Bringen Sie es auf den Punkt!

Band 13 – Ursu Mahler: Der Konflikt-Coach

Band 14 – Roland Arndt: Jedes Telefonat ein Erfolg

Band 15 – Rositta Beck: Büro-Effizienz

Band 16 – Zach Davis: Zeitmanagement für gestiegene Anforderungen

Band 17: Stéphane Etrillard: Fair zum Ziel

Band 18 – Stéphane Etrillard: Auftritt und Wirkung

Band 19 – Branka Ternegg: Überzeugungspsychologie

Über dieses Buch

Struktur statt Chaos im Büro 

Gehören Sie zu den erfolgreichen Menschen, die fast rund um die Uhr arbeiten und doch nie fertig werden? Nerven Sie Ihr volles E-Mail-Fach, Suchzeiten, das Dateivolumen auf dem PC, Papierstapel? Mit diesem Buch laden wir Sie zur Wende ein. Es führt Sie in 10 Tagen zu einer übersichtlichen und schlanken Organisation Ihrer Arbeitsumgebung. Mithilfe einfacher Tipps und Tricks bekommen Sie sowohl das Papier- als auch das digitale Chaos in Ihrem Büro in den Griff. Das reduziert Stress, erhöht die Effektivität, erleichtert die Zusammenarbeit und schafft damit Freiräume auch jenseits der Arbeit. 

»Für viele Alltagsprobleme im täglichen Bürochaos bietet die Autorin hilfreiche Anregungen und Tipps. Grundsätzlich positiv zu erwähnen sind die zahlreichen Vorlagen, die die Autorin auf ihrer eigenen Homepage – ergänzend zum Buch – zum Download bereitstellt. Ein empfehlenswertes Büchlein, das in knapper, kompakter Form viele gute Anregungen präsentiert.« – http://www.socialnet.de

Rositta Beck spezialisiert sich mit ihrem Beratungs- und Weiterbildungsunternehmen auf Effizienz in der Büro- und Arbeitsorganisation. Seit 1999 zählen neben der Vor-Ort-Beratung auch Seminare, Arbeitsplatz-Coachings, Webinare und Vorträge zum Angebot, gewürzt mit einer Prise Humor. http://www.denkvorgang.com und http://www.arbeitsplatz-coaching.de

Copyright: © Junfermann Verlag, Paderborn 2012 2., überarbeitete Auflage 2017

Coverfoto: © Patrick John / Photocase

Fotos im Innenteil: Elba, Esselte Leitz, Herlitz, Mappei, Classei, Sigel, Beck

Covergestaltung / Reihenentwurf: Junfermann Druck & Service GmbH & Co. KG, Paderborn

Satz, Layout & Digitalisierung: Junfermann Druck & Service GmbH & Co. KG, Paderborn

Alle Rechte vorbehalten.

Erscheinungsdatum dieser eBook-Ausgabe: 2017

ISBN der Printausgabe: 978-3-95571-683-7

ISBN dieses E-Books: 978-3-87387-886-0 (EPUB), 978-3-95571-207-5 (PDF), 978-3-95571-206-8 (MOBI).

Ist dieses Buch das richtige für Sie?

Die einen suchen nach Lösungen, wenn sich das Chaos schon breitgemacht hat. Ob Ingenieur, Steuerberater, Journalist, Landrat oder Mitarbeitende aus Assistenz und Sachbearbeitung, den meisten meiner Kunden ist eine Anfrage zunächst peinlich. Sie fühlen sich ohnmächtig vor einer scheinbar so banalen Aufgabe wie Ordnung in der Papier- und Dateiwelt zu halten. Irgendwann ist dann doch der Punkt erreicht, an dem niemand mehr das Büro betreten darf. Ja, ich habe schon Büros erlebt, bei denen außen ein Türknauf angebracht wurde und interne Besprechungen nur noch in Konferenzräumen stattfinden. Oder es knallt mal richtig, weil lange Durchlaufzeiten zulasten von Aufträgen gehen und abgelaufene Abgabefristen zu Kosten führen.

Statt des Denkrahmens „Oh je, wie peinlich!“ betrachten wir Ihr Chaos als sichtbar gewordenen Veränderungswunsch. Mit diesem Buch erfahren Sie, ob Ihr Chaos / Ihr Veränderungswunsch auf einfache, organisatorische Engpässe hinweist oder tiefer, auf der persönlichen Ebene liegende Ursachen hat. Das Aufräumen im außen klärt die Zusammenhänge im innen und kann einen Dominoeffekt auslösen.

Die anderen wollen etwas tun, damit es im Büro leichter wird. Statt die Zeit mit niedrigschwelligen Tätigkeiten zu verbrauchen, wünschen sie sich Tipps zu moderner Arbeitsorganisation. Sie wollen auf agiles und digitales Arbeiten vorbereitet sein. Denn eins ist klar: Weiterhin papiergebunden zu arbeiten verlangsamt Abläufe und gefährdet die Wettbewerbsfähigkeit. Anstöße zum digitalen Arbeiten kommen schon von außen, wenn Kunden ihre Buchhaltung umstellen. Statt der Papierrechnung wird eine digitale, vielleicht schon im ZUGFeRD-Format gewünscht. Mit den neuen Kommunikationswegen, neuen Dateiformaten und neuer Software schreitet die Digitalisierung voran.

Dieser Prozess bedingt auch eine andere Form des Denkens und Handelns. Dabei ändern sich Berichtswege und Arbeitsabläufe bis hin zur Hierarchiestruktur. Aufgaben werden neu verteilt, anders zugeordnet. Für diese digitale Transformation gerüstet zu sein schafft Beschäftigungsfähigkeit für den Mitarbeitenden und Wettbewerbsvorteile für den Arbeitgeber. Insofern sind alle gefordert, Digitalisierungsstrategien für interne Abläufe zu erarbeiten. Das hat auch Einfluss auf die Art und Weise, wie Mitarbeitende zusammenarbeiten, Wissen und Informationen austauschen / teilen. Wenn durch Digitalisierung einfache Handlangertätigkeiten reduziert werden, sind Lohnkosten nicht mehr der entscheidende Faktor. Das wirkt positiv auf die Wertschöpfungskette „Jedes Unternehmen ist eine Ansammlung von Tätigkeiten, durch die sein Produkt entworfen, hergestellt, vertrieben, ausgeliefert und unterstützt wird. All diese Tätigkeiten lassen sich in einer Wertkette darstellen.“.1

Ob Sie nun zu den einen oder den anderen zählen, dieses Buch ermöglicht Ihnen, dort einzusteigen, wo Sie den größten Veränderungswunsch spüren. Es ist stufenweise aufgebaut. Fühlen Sie sich frei, vor- oder zurückzublättern. Aus dem Marktplatz der Möglichkeiten dieses Buchs entwickeln Sie Ihr individuelles System, Ihren Worxellence®-Code für mehr Lebensqualität am Arbeitsplatz mit Dominoeffekt auf Ihr Privatleben. Worxellence® steht für das Lebensgefühl bei der Arbeit, wenn alles exzellent organisiert im Fluss ist – Work + Excellence.

Systematisch werden wir zuerst Ihre papiergebundenen Unterlagen, Ihre Dateien und E-Mails Schritt für Schritt ordnen. Ein aufgeräumtes Büro, ein klar strukturierter Schreibtisch und PC sind die ideale Arbeitsgrundlage für gelungene Arbeitsorganisation. Im zweiten Teil des Buchs geht es um Ihr Verhalten und Ihre Arbeitsorganisation. Wo sind Sie eher fremdbestimmt, an welchen Stellen können Sie durch geschickte Planung in Führung gehen, wo auf Ausdrucke verzichten? Dazu erhalten Sie Einblick in bewährte Zeitmanagementregeln, Arbeitsmethoden und Arbeitstechniken. Im dritten Teil geht es um die Potenziale in der Zusammenarbeit. Teil vier des Buchs wird sehr persönlich. Es geht um innere Blockaden, um intrapersonelle Antreiber / Hetzer. Sie erfahren, wie Sie diese Widerstände erkennen und ihnen anders begegnen können.

Statt einer Marathonumstellung an einem Tag legen wir jeden Tag eine Kurzstrecke zurück. Jeder Aktionstag wird von einem Aktionsplan, der thematisch auf den des Vortags aufbaut, begleitet. Sie können auch Abkürzungen nehmen. Reservieren Sie sich am besten jetzt gleich ganz bewusst zehn Termine mit der Anzahl Stunden, die Sie pro Aktionstag investieren möchten. Halten Sie diese Termine mit sich selbst in Ihrem Kalender fest. Hier die Meilensteine im Überblick:

Abbildung 1: Handlungsebenen

Durch diesen psychologischen Trick von einzelnen kleinen Teilstrecken erreichen Sie Ihre Zwischenziele Schritt für Schritt. Am Ende der investierten zehn Kurzstrecken schauen Sie auf ein geordnetes Büro und zeitliche Freiräume zurück. Gäbe es „Deutschland sucht den Büro-Effizienzexperten“, Sie könnten sich nach Umsetzung der Tipps darauf bewerben.

Das Kamerateam dieser Unterhaltungssendung würde Sie an Ihrem Arbeitsplatz begleiten. Klappe 1: Ihr Büro – worin unterscheidet sich Ihr Effizienz-Büro von einem anderen? Wie wirkt dieses Büro auf den Zuschauer und auf Sie? Klappe 2: Die Kamera schwenkt auf Sie. Wie verhalten Sie sich als Effizienz-Experte? Was machen Sie anders als andere? Klappe 3: Es folgt ein Interview, und Sie werden gefragt, welche Fähigkeiten Sie als Effizienz-Experten besonders auszeichnen, welche Tipps mit Hebelwirkung Sie anderen empfehlen können. Klappe 4: Die Kamera zeigt, Sie wirken trotz der vielen Aufgaben und Termine entspannt, strahlen Souveränität und Professionalität aus. Klappe 5: Sie verlassen das Büro im Hellen, nämlich am frühen Nachmittag. Ja, Sie haben nach Arbeitsende sogar noch Zeit für Ihre Lieblingsmenschen, Freunde, Ihr Hobby oder tun aktiv etwas für Ihre Gesundheit und Ihr Wohlbefinden.

Es ist wahrscheinlich nicht Ihr Ziel, sich auf ein mögliches TV-Format vorzubereiten. Vielmehr verfolgen Sie mit dem Thema Büro-Effizienz ein eigenes Ziel. Was erfüllt sich für Sie, wenn Sie die nächsten zehn Tage dranbleiben? Wollen Sie schneller arbeiten, um mehr Aufgaben in der gleichen Arbeitszeit zu schaffen? Wollen Sie Zeit sparen, um diese in andere, wichtigere Aufgaben zu investieren? Soll sich Ihre Arbeitsqualität verbessern, damit weniger Reklamationen entstehen? Wollen Sie sich auf den Digitalisierungsprozess vorbereiten? Oder wollen Sie einfach schneller fertig werden, um Zeit für Ihre Lieblingsmenschen und Freizeitaktivitäten zu haben?

Finden Sie heraus, was Sie lockt oder was Sie vermeiden wollen. Wenn also die nächsten zehn Tage ideal verlaufen, was werden Sie dadurch erreichen? Notieren Sie jetzt Ihr Ziel:

Wie viele Stunden pro Aktionstag sind Sie bereit, in Ihr neues System, Ihre Effizienz-Lösung zu investieren?

Eine Veränderung in Ihrem Lebensbereich Beruf wird leicht Dominoeffekte in anderen Bereichen auslösen. Die eingesparte Bürozeit steht Ihnen dann für höherwertige Aufgaben, Raum für Kreativität, für Ihre Lieblingsmenschen, Freunde, Ihr Hobby, Sport, Gesundheit oder für die Aktivitäten bereit, die Sie sich für Ihr erfülltes Leben vorstellen. Notieren Sie jetzt, welche Dominoeffekte Sie sich in den verschiedenen Lebensbereichen vorstellen können (gemeinsame Zeit mit Kindern, Zeit für Spinning, eine Sprache lernen, Verändern des Arbeitsgebiets …):

Mit diesem Buch biete ich Ihnen ein System – ich nenne es Worxellence® –, das ich über viele Jahre hinweg in mehr als 1000 Arbeitsplatzcoachings, Workshops und Seminaren in Unternehmen, Verwaltungen und Non-Profit-Organisationen entwickelt, erprobt, überprüft und verfeinert habe. Aus dieser Arbeit weiß ich: Mit idealer Selbstorganisation bekommen Sie Ihre Talente besser auf den Weg. Das löst wunderbare Dominoeffekte aus hin zu mehr Leichtigkeit am Arbeitsplatz. Freizeit hat damit einen festen Platz in Ihrem Leben.

Dabei begleitet Sie dieses Buch.

Alle im Buch genannten Downloads erhalten Sie auf https://www.denkvorgang.com und dort unter → Buch.

1  Michael E. Porter, Competitive Advantage.

TEIL I: BÜRO- UND ABLAGEORGANISATION

Ein Griff, und die Sucherei beginnt. Im Stapel links oder im Stapel rechts – in welcher Wanderdüne steckt denn jetzt das Gesuchte? Zum nervigsten Bürozeitvertreib zählt immer noch das Suchen. „Das Genie beherrscht das Chaos!“, so lautet ein bekanntes Zitat. Es gibt Menschen, die schmücken ihren Schreibtisch mit Papierstapeln, um anderen gegenüber eine hohe Beschäftigung zu signalisieren. Andere wünschen sich, als Genie erkannt zu werden.

In der Arbeitswelt gilt: Unordnung kann die Karriere blockieren. Vom Chaos im außen wird auf das Chaos im Inneren des Menschen geschlossen. Ein chaotischer Schreibtisch kostet das Vertrauen anderer Menschen in die Qualität von Arbeitsaufträgen. „Ich habe keine Zeit für Ablage!“ scheint eine plausible Erklärung für Papierberge. Doch keine Zeit für Ablage heißt, Zeit für die Suche zu verbrauchen. Wahrscheinlich wird dann an mindestens zwei Orten gesucht. Zunächst dort, wo die Unterlage eigentlich sein sollte und dann doch nicht ist, also ran an den zweiten Stapel. Siehe da, Sie finden tatsächlich etwas, zwar nicht das Gesuchte, aber etwas, das Sie auch schon vermissten. Schlimmer wird es noch, wenn Sie während der Suche durch das Telefon oder Besucher unterbrochen werden, bevor Sie das Gesuchte gefunden haben. Neben der durch Suchzeiten hervorgerufenen Unzufriedenheit bleibt die eigentliche Arbeit liegen. Ja, Sie verzetteln sich sogar unnötig mit anderen Aufgaben.

Möchten Sie …

Unterlagen und Informationen ohne Suchzeiten finden?

ohne Papierstapel arbeiten?

Besucher in einem aufgeräumten Büro empfangen?

mit Ihrer passgenauen Büro- und Ablageorganisation Zeit sparen, die Sie für Ihre Hauptaufgaben nutzen?

Zeit für höherwertige Tätigkeiten gewinnen?

jemandem kompakte Lösungsangebote an die Hand geben?

Dann starten Sie mit diesem Teil. Haben Sie Ihre Papierwelt bereits im Griff, dann springen Sie vor zu Tag 4.

1. Tag: Vorbereitungsphase für Ordnung in der Papierwelt

Heute befassen wir uns mit der Wahl Ihrer Ordnungshelfer. Nach dieser kleinen Erkundungstour wissen Sie, welche Materialien auf Ihre Einkaufsliste kommen. Anschließend werden wir das führende Merkmal Ihrer Papierablage festlegen. Damit sind die Oberbegriffe Ihrer Hauptstruktur gemeint, also die Logik, unter der alle Beteiligten das Ablage- und Zugriffsdenken (insbesondere für die Zusammenarbeit und auch in Vertretungssituationen) verstehen.

Wahl der Ordnungsmittel

Ordner oder Hängemappe

Wenn Sie schon papiergebunden arbeiten müssen, dann am besten mit so wenig Aufwand wie möglich. Der Bestellvorgang für Büromaterial, das Holen des richtigen Ordners, Lochen, Zuordnen, Ein- und Ausheften von Unterlagen kosten einfach viel Zeit. Ganz zu schweigen von der Suchzeit, wenn Unterlagen nicht oder falsch abgeheftet werden.

Als Mitarbeitender mit Home-Office-Möglichkeit oder Beschäftigter im Außendienst werden Sie so wenig Papier wie möglich mit sich herumtragen wollen. Statt einen Ordner mit Kundenunterlagen zu füllen, ist es im Tagesgeschäft hilfreicher, mit Hängemappen zu arbeiten. In der jeweiligen Mappe haben Sie dann immer nur die laufenden Vorgänge zur Hand. Nur Abgeschlossenes mit gesetzlicher oder interner Dokumentations- / Aufbewahrungspflicht heften Sie in einem Ordner „Kunden“ ab. So entsteht ein System mit laufenden und abgeschlossenen Unterlagen.

Hängemappen …

Ordner …

Bieten schnelle Übersicht über Arbeitsprozesse, die noch in Bearbeitung sind.

Sind unter anderem als Loseblatt-Tasche oben geöffnet erhältlich, was schnelles Ablegen ohne Lochung ermöglicht.

Erleichtern das schnelle Entnehmen (beispielsweise von Kopiervorlagen).

Sparen Gewicht bei wechselnden Einsatzorten (Besprechungen, Geschäftsreisen …).

Sind in Kombination mit einer Terminstation (Wiedervorlage) gut einsetz- und schneller greifbar.

Sollten konsequent schlank gehalten werden, zu Archivierendes besser in einem Ordner abheften.

Nehmen auch sperrige Unterlagen wie Kataloge auf.

Sorgen dafür, dass Unterlagen in einer Reihenfolge bleiben, beispielsweise zur Dokumentation oder wegen interner / externer Aufbewahrungsrichtlinien (Buchhaltung).

Sind bei gelochten Unterlagen für das Ein- und Ausheften dank Hebelmechanik geschickter als Hängemappe.

Sind gut für ruhende oder abgeschlossene Vorgänge.

Können schneller, platzsparender archiviert werden als Hängemappen und verursachen weniger Büromaterialkosten.

Mit aufklebbaren Lochleisten bewahren Sie auch dickere Broschüren im Ordner auf.

Beim Einsatz von Hängemappen und Ordnern kann es dazu kommen, dass Sie einen Ordner finden und nichts von einer Projekt- / Hängemappe wissen. Abhilfe schafft ein Deckblatt im Ordner. Darauf verweisen Sie auf die Hängemappe für das laufende Projekt, die Veranstaltung oder Ähnliches.

Stehsammler

Stehsammler sind ideale Ordnungshelfer für Kataloge, Anleitungen und Fachzeitschriften. Sie bieten gute Beschriftungsmöglichkeiten, erleichtern das Aufbewahren und damit den schnellen Zugriff.

Abbildung 2: Stehsammler für Fachzeitschriften (Foto: Esselte Leitz)

Pultordner

Wohin mit Unterlagen zum Termin / im Status Bearbeitung? Vielleicht haben Sie bisher alles, was heute zu bearbeiten ist, auf einem Stapel liegen. Unterlagen für einen späteren Zeitpunkt liegen auf einem weiteren Haufen. Wie wäre es, Sie hätten eine Terminstation, aus der Sie mit einem gezielten Griff das Gesuchte gleich zur Hand haben? Für eine Terminstation, auch Wiedervorlage genannt, eignen sich zwei Vorgehensweisen.

Bei geringerem Umfang papiergebundener Unterlagen reicht ein Pultordner. Diese sind als komplette Tages- und Monatsordner und auch einzeln erhältlich. Meine Empfehlung: Kaufen Sie zwei getrennte, also einen für den laufenden Monat und einen für das Jahr. Ein Pultordner hat Register mit dem Aufdruck 1–31 für das Tagesdatum und I–XII für die Monate. Bewahren Sie ihn auf seiner Längsseite stehend statt liegend in einer Box auf. Dadurch ist er wie ein Karteikasten nutzbar. Alles, was am 28. des laufenden Monats erledigt werden soll, finden Sie unter der Ziffer 28 – was dem Tagesdatum entspricht. Etwas, das Sie erst im nächsten Monat benötigen, sammeln Sie im entsprechenden Monat des zweiten Pultordners.

Abbildung 3: Pultordner

Terminstation mit Hängemappen

Haben Sie es mit umfangreichen Papierunterlagen zu tun, ist das Fassungsvermögen eines Pultordners schnell erschöpft. Die Ursachen hierfür sind vielfältig. Gehören Sie vielleicht zu den Menschen, die E-Mails (noch) ausdrucken? Oder zählen Sie zu den Jägern und Sammlern, können sich von Informationen schwer trennen? Dann greifen Sie in diesem Fall lieber auf eine Terminstation mit Hängemappen zurück.

Abbildung 4: Terminstation

Hängemappen als rollierendes System zur Tages-, Monats- und Jahreswiedervorlage sind eine flexible Organisationslösung. Schnell und gezielt auf Informationen zuzugreifen, ohne gleich einen kompletten Ordner mit sich zu führen, zählt zu den Vorteilen von Hängemappen. Diese Hängemappen sind auch mit Schlauchheftung erhältlich. Der Schlauch lässt sich an beliebiger Stelle öffnen, womit auch das Zwischensortieren beim Abheften möglich ist. Entscheiden Sie, ob eine nach unten geöffnete Mappe hilfreich ist. Eine Öffnung oben erleichtert schnelles Einsortieren ohne Lochung.

Für Ihre Terminstation beschriften Sie 31 Tages- und zwölf Monatsmappen. Druckvorlagen zur Beschriftung finden Sie als Download unter https://www.denkvorgang.com/buch/etikett_reiter_Monate.pdf und https://www.denkvorgang.com/buch/etikett_reiter_Tage.pdf. Hängen Sie die 31 Tagesmappen in Ihren Schreibtischauszug, einen Hängemappenwagen oder in Ihre Terminbox. Das aktuelle Tagesdatum hängt vorne. Ist heute beispielsweise der 25.11., dann hängt die Tagestasche 25 als erste Mappe, dahinter die Tagesmappe 26 … Hinter der Mappe 31 finden Sie den Dezember als Monatsmappe. Hinter der Monatsmappe Dezember hängen die Tagesmappen 1–24. Am Tagesende stecken Sie die leere Tagesmappe des aktuellen Tages nach hinten, die des nächsten Tages rutscht so nach vorne. Die übrigen Monatsmappen dürfen separat hängen, sie sollen den „Kreislauf“ nicht unterbrechen.

Wenige Tage vor Monatsende, in unserem Beispiel am 28., sortieren Sie alle in der Dezembermappe eingeordneten Unterlagen in die jeweiligen Tagesmappen. Die Dezembermappe wandert jetzt in die Rubrik Monate und wird gegen die Januarmappe ausgetauscht.

Abbildung 5: Wiedervorlage – Tagesmappen mit Datum und Themen

Zusätzlich zu den Tagesmappen sollten Sie Produkt-, Projekt- oder Kundenmappen anlegen. Das erleichtert das schnelle Finden und Mitnehmen der Unterlagen und Kataloge. Die Reiterfarbe ist ebenfalls eine Findehilfe für das Auge: Kunden haben beispielsweise rote Reiter, Marketingaktivitäten gelbe, Lieferanten weiße. Wollen Sie den Kunden „Engels“ am 27. anrufen, so hängen Sie die Kundenmappe vor die Tagesmappe 27.

Damit einzelne Hängemappen nicht zu Informationsgräbern verkommen, beschriften Sie sie möglichst aussagekräftig. Also „Weihnachten“, „Homepage Relaunch“ oder „Projekt 4711“. Beschriftungen mit „Sonstiges“ oder „Erledigen“ sind dagegen eher kontraproduktiv. Die Beschriftung von Hängemappen über farbige Schildchen ist schnell und einfach über den PC möglich. Eine Excel-Tabelle mit Druckvorlage und Farbwahl finden Sie zum Download unter https://www.denkvorgang.com/buch/etikett_reiter_farbe.xlsx. Alternativ können Sie auch farbige Klebepunkte einsetzen oder eine Markierung mit einem Textmarker anbringen. Diese farbige Findehilfe-Systematik werden wir auch für Ihr E-Mail-Programm für Kontakte, Termine und Aufgaben nutzen. Doch dazu später.

Je nachdem, wo auf der Mappe Sie den Reiter zur Beschriftung anbringen, ist auch hier ein schneller Zugriff möglich. Beginnen Sie z. B. eine alphabetische Reihenfolge ganz links mit A oder eine zeitliche Reihenfolge mit Januar, der Kalenderwoche, der Projektnummer … Die Mappe selbst kann von außen direkt mit Telefonnummer und Ansprechpartner beschriftet werden.

Abbildung 6: Universalakte Hängeregistratur

Eine sehr schnelle und platzsparende Ablagetechnik bieten die Unternehmen Classei und Mappei. Mithilfe ihrer Methode greifen Sie in wenigen Sekunden auf Ihre aktuellen Vorgangsdokumente zu, erstellen ein übersichtliches Wiedervorlagesystem und organisieren Ihre Ablage. Frust erzeugende Suchzeiten fallen weg. Der klassische Ordner ist mit diesem System nicht mehr notwendig. Durch die geringere Höhe des Ordnungsmittels bringen Sie mehr Regalböden im Schrank unter und haben damit eine größere Stellfläche, mehr Platz für mehr Dokumente im übersichtlichen, direkten Zugriff. Das Produktsortiment finden Sie im Internet unter http://www.classei.de oder http://www.mappei.de. Es ist vielseitig und bietet für fast alle Anforderungen das Passende. Der Mappei-Organisationsberater berät Sie gern und findet gemeinsam mit Ihnen eine individuelle Lösung. Einen Beratungsgutschein finden Sie unter https://www.denkvorgang.com/buch/beratungsgutschein.pdf.

Abbildung 7: Beispiel einer alphabetischen Ordnung und Terminstation (Mappei-System)

Abbildung 8: Platz sparen mit Classei- / Mappei-System

Briefablage / Chaotische Zwischenablage

Um Unterlagen schnell zwischenzulagern, eignen sich Ablagekörbe. Diese Brief- / Ablagekörbe sind sowohl im Hoch- als auch im Querformat erhältlich. Nutzen Sie maximal zwei Ablagekörbe mit Beschriftung „Eingang“, „Ablage“ oder „Buchungsbelege“ auf Ihrem Schreibtisch. Wenn Sie Ihre Klarsichthüllen mit Haftnotizen am äußeren Rand versehen, erleichtern Sie sich den direkten Zugriff, ohne alle Hüllen erst in die Hand nehmen und suchen zu müssen.

Abbildung 9: Ablagekorb

Klarsichthüllen

Halten Sie Unterlagen in einer Klarsichthülle zusammen. Klarsichthüllen haben den Vorteil, dass die Unterlagen auch ohne Büroklammer zusammen bleiben, sich nicht untereinander verhaken. Es ist gleich ohne Öffnen der Mappe sichtbar, um was es geht.

Haftregister

Schaffen Sie mit extrastabilen Haftregistern / -markern beispielsweise von Avery oder Sigel eine Art Register zum Strukturieren Ihrer einzelnen Vorgänge. Diese Haftregister sind mit jedem gängigen Stift beschreibbar und wieder ablösbar, ohne Texte oder Dokumente zu beschädigen. Bringen Sie die Beschriftung alphabetisch an. Ein Text beginnend mit A wird weiter oben an der rechten Kante angebracht, Themen mit Z ganz unten rechts. Auch die Farbe des Haftregisters kann eine ideale Findehilfe sein.

Abbildung 10: Haftregister

Beschriftung

Zunächst gilt die Grundregel: Ordnungshelfer sind immer beschriftet. Dieser Standard dient effizienter Büro- und Arbeitsorganisation. Erleichtern Sie es sich und Arbeitskollegen, Unterlagen direkt zu finden. Mit Bleistift beschriftete Ordner haben einen zu geringen Kontrast, wenn Sie die Rückenschilder schnell und aus der Entfernung lesen. Gut lesbare Rückenschilder in einheitlicher Schriftart / -größe, Höhe und Ausrichtung (quer oder längs) mit Farbleitbalken, Logo oder Symbol sind eine Augenweide, hilfreich und chic!

Farben als Findehilfen

Kaufen Sie gerne in einem bestimmten Supermarkt ein? Vermutlich auch, weil Sie sich dort gut auskennen und alles schnell finden. Eine Erfolgsstrategie des Geschäfts kann die Gruppierung der Waren sein (Gemüse, Gewürze …). Je besser sich Ihnen diese Gruppen erschließen, desto schneller ist Ihr Einkauf erledigt. Auch für die Büroorganisation ist das systematische Stellen zeitsparend und nervenschonend. Daher gilt: Alles hat seinen festen Platz. Diese Struktur erhalten Sie mit Farben.

Vielleicht assoziieren Sie mit der Farbe Blau Aufgaben, die dem Controlling zugeordnet sind, wie Buchhaltungs-, Steuer- oder Personalbelege. Rot könnte für Kunden, Gelb für Marketingaufgaben, Orange für Ihre Produkte stehen. Sie suchen beispielsweise nach dem Kundenordner und wissen, er hat ein rotes Rückenschild oder einen roten Markierungspunkt. Das Fokussieren auf „Rot“, statt alle Ordner- oder Hängemappen-Schildchen zu lesen, ist eine echte Leseentlastung und Findehilfe.

Namen für Hauptgruppen können Tätigkeiten, Arbeitsprozesse oder Abteilungen sein. Arbeiten Sie in der Abteilung Marketing, könnte eine Hauptgruppe das Projekt, der Kunde, der Newsletter, der Blog, die Homepage, die eigene Anzeigengestaltung oder anderes sein. Unter welchen Oberbegriff könnten Sie Unterlagen zusammenfassen, clustern? Legen Sie mit maximal sieben Farben Ihren Farbcode fest. Ausblick: Diese Farben nutzen Sie später auch in Ihrem E-Mail-System.

Entwurf einer Struktur für den Schrank

Farbe

Beispiel Hauptgruppe

Ihre Farbwahl / Assoziation

Blau

Buchhaltung / Controlling / Personal / Weiterbildung

Gelb

Marketing

Orange

Artikel, Produkte, Dienstleistung, Fachliteratur

Hellrot

Interessenten

Rot

Kunden

Hellblau

Lieferanten

Weiß

Software, Anleitungen

Ein Ablageplan für private Unterlagen könnte sich nach den Lebensbereichen ausrichten, beispielsweise:

Farbe

Beispiel Hauptgruppe

Ihre Assoziation

Blau

Finanzen

Bankkonten, Kredite, Versicherungen, Steuer

Gelb

Beruf

Zeugnisse, Arbeitsverträge, Zertifikate, Studienbescheinigung

Orange

Familie

Taufurkunden, Reisepässe, Unterhalt

Grün

Gesundheit

Arztberichte, Blutergebnisse, Vorsorgebescheinigungen

Rot

Materielles

Immobilie, Fahrzeuge

Hellblau

Wohnen

Weiß

Hobby