Manual de Access 2010 E-Book

MEDIAactive

• Herausgeber: Marcombo
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Serie: Manuales
• Sprache: Spanisch
• Veröffentlichungsjahr: 2012

Seitenzahl: 345

Beschreibung

En este manual dedicado a Access 2010, el reconocido programa de creación y gestión de bases de datos de la suite de programas Office 2010, se estudia en profundidad el uso de prácticamente todas las posibilidades que ofrece esta aplicación para añadir y combinar distintos tipos de datos para crear formularios, informes, consultas, interrelacionar la información que se ha ido almacenando y construir bases de datos atractivas y profesionales. Mediante sencillos y a la vez elaborados ejemplos que el alumno desarrollará de principio a fin, se describen detalladamente las herramientas y funcionalidades del programa. La versión más reciente de Access presenta pocas pero cuantiosas novedades, y muchas mejoras, logrando con ellas que el usuario poco conocedor de la aplicación advierta una mayor facilidad y profesionalidad en su trabajo, gracias a los múltiples asistentes y a la distribución de herramientas y comandos. Dentro de las novedades más ingeniosas que ofrece esta aplicación se encuentra la vista Backstage, común a todos los programas de la suite de Office. Además, se ofrecen múltiples ventajas, como la importación de los datos trabajados en otras bases de datos, o exportar la información a otros programas ajenos a la suite. La posibilidad de incorporar temas, fondos, imágenes para dar un aspecto mucho más profesional, así como la opción de crear una base de datos predeterminada o personalizada del modo más sencillo y con los mejores resultados hacen de ésta, una buenísima y útil actualización. Garantizamos que si el lector realiza correctamente todos los ejercicios que componen los 10 apartados de este volumen se convertirá en un experto en la creación, gestión y manipulación de las bases de datos de Access 2010 y podrá aplicar los nuevos conocimientos adquiridos sobre sus propias creaciones, aprovechando así al máximo las utilidades que ofrece el programa.

Leseprobe

Manual de Access 2010

© MEDIAactive

Primera edición, abril 2011

© 2011 MARCOMBO, S.A.

Gran Via de les Corts Catalanes, 594

08007 Barcelona (España)

www.marcombo.com

en coedición con:

© 2011 ALFAOMEGA GRUPO EDITOR, S.A. de C.V.

C/ Pitágoras 1139 - Colonia del Valle

03100 – México D.F. (México)

www.alfaomega.com.mx

Diseño de la cubierta: NDNU DISSENY GRÀFIC

«Cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o transformación de esta obra sólo puede ser realizada con la autorización de sus titulares, salvo excepción prevista por la ley. Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos, www.cedro.org) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra».

ISBN por Marcombo: 978-84-267-1731-3

ISBN por Alfaomega:

ISBN (obra completa): 978-84-267-1674-3

D.L.:

Printed in Spain

Índice

Presentación

El entorno de trabajo

Introducción

Lección 1. La interfaz de Access 2010

Lección 2. La Barra de herramientas de acceso rápido

Lección 3. La nueva vista de Access 2010. El Backstage

Lección 4. La Cinta de opciones

Lección 5. Abrir una base de datos de ejemplo

Las bases de datos

Introducción

Lección 6. Usar el Panel de navegación

Lección 7. Crear una nueva base de datos

Lección 8. Abrir una base de datos existente

Lección 9. Los objetos que conforman una base de datos

Lección 10. La copia de objetos entre bases de datos

Lección 11. Consultar las propiedades de una base de datos

Lección 12. Configuración e impresión de página

Las tablas

Introducción

Lección 13. Crear una nueva tabla desde la vista Hoja de datos

Lección 14. Definición de campos desde la vista Diseño

Lección 15. Inserción de campos numéricos

Lección 16. Agregar campos del tipo Sí/No

Lección 17. Asignación de propiedades a los campos

Lección 18. Inserción de campos desde la Vista Hoja de datos

Lección 19. Desplazamiento de campos dentro de una tabla

Lección 20. Definición de una tabla

Lección 21. Escoger un campo como clave principal

Lección 22. Introducción de datos en una tabla

Lección 23. Edición de los datos de un campo

Lección 24. Rellenar una tabla con identificadores de otra

Lección 25. Cortar, copiar y pegar los registros

Lección 26. Rediseño de una tabla

Lección 27. Deshacer y rehacer acciones

Búsqueda y gestión de tablas

Introducción

Lección 28. Búsqueda de un dato concreto en una tabla

Lección 29. Buscar, encontrar y reemplazar datos

Lección 30. Utilización del Asistente para búsquedas

Lección 31. Modificación de filas y campos

Lección 32. Eliminación de las filas de una tabla

Lección 33. Fijación y liberación de campos

Lección 34. Muestra y ocultación de campos

Organización y filtros

Introducción

Lección 35. Organizar la información de un campo

Lección 36. Filtración de los registros de una tabla

Lección 37. Usar filtros por formulario

Lección 38. Usar la función filtro avanzado/Ordenar

Consultas

Introducción

Lección 39. Creación de una consulta utilizando el asistente

Lección 40. Creación de una consulta en Vista Diseño

Lección 41. Utilización de criterios en las consultas

Lección 42. Utilización de comodines en las consultas

Lección 43. Utilización de operadores aritméticos

Lección 44. Creación de una consulta para eliminar registros

Lección 45. Creación de una consulta basada en varias tablas

Lección 46. Creación de una consulta con criterios variables

Lección 47. Creación de una tabla a partir de una consulta

Lección 48. Creación de consultas de referencias cruzadas

Lección 49. Eliminación de los campos de una consulta

Lección 50. Ordenación de una consulta

Lección 51. Modificación del formato de las consultas

Formularios

Introducción

Lección 52. Utilización de autoformularios

Lección 53. Creación de un formulario con el asistente

Lección 54. Cambio del diseño de un formulario

Lección 55. Inserción de datos en un formulario

Lección 56. Modificación de formularios

Lección 57. Creación de formularios sin el asistente

Lección 58. Inserción de campos en un formulario

Lección 59. Desplazamiento de campos en la vista Diseño

Lección 60. Editado de etiquetas

Lección 61. Cambiar el formato de las etiquetas y de los campos

Lección 62. Agregar un cuadro combinado

Lección 63. Agregar un cuadro de lista

Lección 64. Inserción de fecha y hora en el encabezado

Lección 65. Inserción de campos calculados

Lección 66. Agregar textos de ayuda en los campos

Lección 67. Uso de los botones de opción

Lección 68. Inserción de una imagen en un registro

Lección 69. Inserción de una imagen de fondo

Lección 70. Inserción de una imagen en un campo

Lección 71. Inserción de un cuadro de texto

Lección 72. Inserción de un botón en el formulario

Lección 73. Creación de un formulario dividido

Lección 74. Creación de un subformulario

Lección 75. Añadir un formulario a otro

Lección 76. Impresión de un formulario

Informes

Introducción

Lección 77. Creación de un informe con el asistente

Lección 78. Trabajar con la vista previa del informe

Lección 79. Creación de autoinformes e informes

Lección 80. Agregar campos a un informe

Lección 81. Agregarle un título al informe

Lección 82. Inserción del número de página y de la fecha

Lección 83. Desplazar los campos de los informes

Lección 84. Agrupación de registros

Lección 85. Ordenación de registros

Lección 86. Cambio entre vista Presentación y vista Informe

Lección 87. Cambio del formato del informe

Lección 88. Creación de etiquetas con el asistente

Lección 89. Creación de un subinforme

Lección 90. Impresión de un informe

Relación entre tablas

Introducción

Lección 91. Creación de relaciones entre tablas

Lección 92. Creación de un informe de relación

Lección 93. Indexación de campos

Lección 94. Muestra de formularios al abrir una base de datos

Mantenimiento y recursos

Introducción

Lección 95. Compactar y reparar una base de datos

Lección 96. Exportación de información

Lección 97. Exportar a PDF y XPS

Lección 98. Importación de datos

Lección 99. Vinculación de tablas

Lección 100. Protección de las bases de datos

Lección 101. Creación de copias de seguridad y ejecutables

Lección 102. Diseño de macros

Lección 103. Opciones de autocorrección

Lección 104. Cortar y pegar entre bases de datos

Lección 105. Ayuda en Access 2010

Presentación

Access 2010 es uno de los programas que componen la suite de Microsoft Office. Este es un programa orientado al uso y la gestión de bases de datos en entornos personales o de pequeñas empresas. La primera versión apareció en 1994 y, desde entonces, el programa ha conseguido muchísimas mejoras en el ámbito al que está dedicado. Desde la versión precedente, Access 2007, el programa ha padecido pocos cambios, pero sustanciosos.

Una de las novedades con que el usuario se encontrará es la nueva vista Backstage, común a todos los programas de la suite. Ubicada dentro de la pestaña Archivo, el usuario podrá administrar los archivos y los datos con los que trabajará, creándolos, guardándolos, insepccionándolos. Esta nueva vista es el reemplazo del botón Microsoft Office que apareció como novedad en la versión precedente. También se ha mejorado, mediante el menú Diseño, la posibilidad de cambiar la vista de los formularios, accediendo al grupo de opciones Temas. Podremos ver una previsualización del diseño que aplicamos a nuestros formularios. Otra mejoría reside en el uso de expresiones. Desde la anterior versión, el generador de expresiones ha evolucionado con la ayuda contextual. El editor de macros, mejorado y ubicado en el botón Macro, ha sido modificado y reestructurado para una sencilla y eficaz elaboración de las macros. La multitud de opciones para crear bases de datos, o agregarles componentes en Access 2010, facilitará mucho la labor del usuario.

En la primera parte de este manual nos adentraremos en el entorno de trabajo del programa. Conoceremos las herramientas de que dispone Access 2010 para su buen funcionamiento. Seguidamente, procuraremos entender el manejo de las bases de datos para aprender los conceptos básicos con los que trabajaremos. En los siguientes tres apartados nos familiarizaremos con las tablas, su uso, su gestión, la organización de las mismas y el filtrado de sus registros. Como elementos básicos para la creación de una base de datos, insistiremos en estas lecciones para después mostrar los distintos tipos de archivos que Access dispone.

Con las consultas, los formularios y los informes, aprenderemos a crear y editar datos, a personalizarlos, tanto su formato como su elaboración, y los prepararemos para su impresión y/o difusión. Combinaremos distintos documentos en uno solo. Asimismo, dedicaremos el último apartado de este manual a conocer las posibilidades que ofrece el programa para la importación y exportación de datos. Tanto entre programas de la misma suite de Microsoft, como con otros programas. Incidiremos en la protección de datos, la creación de copias de seguridad y, para finalizar, analizaremos las opciones que ofrece esta nueva versión de Access 2010 para solventar los problemas que puedan surgirnos.

Nuestro método de aprendizaje

El método de aprendizaje en que se basa esta colección de manuales permite que el lector ejercite las funciones sobre el programa real desde el primer momento, pudiendo personalizar los ejercicios según sean sus necesidades o preferencias. Nuestro método se caracteriza por no dar nada por sabido guiando cuidadosamente al usuario desde los primeros pasos hasta el perfecto dominio del programa. Una serie de capturas de pantalla que acompañan a los ejercicios permiten asegurarse en todo momento de que el proceso se está ejecutando correctamente.

A lo largo de las lecciones que conforman el presente manual, no se trabajará con un único archivo sino que se utilizará más de uno, según la finalidad de las funciones presentadas. La continuidad en el proceso de creación que presentan muchas de las lecciones hacen que sea muy recomendable estudiarlas de forma ordenada y empezando por el principio, para así ir encontrando los documentos necesarios tal y como quedaron al ser manipulados por última vez. No obstante, con la finalidad de optimizar el curso y evitar la repetición innecesaria de procedimientos ya estudiados, algunos de los ejercicios parten de archivos de ejemplo ya creados. El lector puede optar en estos casos por realizar los ejercicios sobre un documento cualquiera creado y guardado por el alumno, o por descargar los archivos necesarios desde nuestra página Web. Es recomendable, a fin de no interrumpir el ritmo de estudio, descargarse todos los documentos necesarios y guardarlos en una carpeta del disco, antes de empezar la práctica.

En la confección de este manual, hemos tenido en cuenta que sea igualmente útil como curso completo de Access 2010 y como libro de consulta complementario sobre este programa de creación y gestión de bases de datos. En cada una de las lecciones encontrará una breve descripción teórica del tema que se trata, a modo de introducción, y un ejercicio guiado paso a paso y pulsación a pulsación.

El entorno de trabajo

Introducción

Entendemos por base de datos al conjunto de datos que se almacenan sistemáticamente para su revisión, cotejo, ampliación o uso. En la suite de Microsoft Office 2010 nos encontramos con esta pequeña joya, una evolución lógica de su predecesor Access 2007. Entre los cambios que le diferencian de la versión inmediatamente precedente, está el denominado entorno de trabajo. A simple vista podemos captar las diferencias entre una versión y otra. Por ejemplo, entre los elementos comunes de la interfaz, como serían la Cinta de opciones, la barra de acceso directo, la barra de título. Estos elementos son comunes y conocidos, pero no su presentación actual, con sus innovaciones.

El número de pestañas de la Cinta de opciones varía entre los programas de la suite. Word, por ejemplo, tiene 8. Microsoft Access 2010 tiene 7.

Si bien es cierto que esencialmente una y otra versión son idénticas, los cambios son notables a nivel de interfaz. Tenemos, por ejemplo, la pestaña Inicio que nos conduce a la vista Backstage. Ésta es una evolución de lo que fue novedad en la versión anterior: el Botón de Office. En vez de una ventana con utilidades y recursos, se abre una pantalla completa con multitud de atajos y comandos que ayudan a acelerar la experiencia del usuario. Inauguraremos este manual con la descripción de los aspectos visuales básicos donde el programa tiene ubicadas las herramientas necesarias para que el usuario se familiarice con su manejo.

Conocer la existencia de las bases de datos de ejemplo en Access 2010 es una buena estrategia para todos aquellos que se inician con el trabajo con bases de datos.

A lo largo de las siguientes lecciones describiremos cómo entrar en el programa, qué es una barra de herramientas de acceso directo, cómo se usa y cómo podemos modificarla a nuestro antojo. Hablaremos de la utilidad de las Cinta de opciones, aprenderemos a movernos por la vista Backstage y terminaremos usando los archivos de ejemplo que ofrece el programa para aprender a usarlo.

De este modo nos prepararemos para adentrarnos en el mundo de las bases de datos en Access 2010.

Lección 1. La interfaz de Access 2010

Esta primera lección del curso servirá de práctica para situarnos en el entorno del programa y conocer los aspectos visuales básicos que iremos desarrollando a lo largo de las siguientes lecciones. La interfaz de Access 2010 se presentó como novedad en la versión 2007. A la ya conocida Cinta de opciones y al Panel de navegación se le ha sumado la Vista Backstage. Su diseño está pensado para que el usuario encuentre los comandos que necesite de manera rápida y eficaz. De este modo, tras esta primera lección, el usuario empezará a familiarizarse, tanto con el funcionamiento del programa como con la ubicación y el uso del mismo.

1 Empezamos esta práctica desde el Escritorio de Windows. Una vez terminada la descarga e instalada la suite, el programa Access 2010 se encontrará dentro de una carpeta denominada Microsoft Office, situada en el menú Inicio del sistema. Si busca dentro de la unidad de disco duro de su equipo, la aplicación Office Access 2010 se encuentra en el directorio Archivos de programa, en una carpeta denominada Microsoft Office, en la carpeta Office14. En esta carpeta encontramos los archivos ejecutables de toda la suite, Access 2010 entre ellos. Para iniciar esta lección, diríjase con el ratón a la parte inferior izquierda de la pantalla y pulse sobre el botón Inicio de la barra de tareas. (1)

2 En el menú Inicio se desplegarán una serie de utilidades. Desde los programas más usados hasta el acceso directo a carpetas esenciales como el Equipo o el Panel de control. Haga clic sobre la carpeta Todos los programas.

3 Se desplegará un menú donde podrá hallar una lista de acceso a todos los programas. Haga clic sobre el comando Microsoft Office.

4 De este modo se abrirá la carpeta que contiene toda la suite. Ahí se encuentran los programas como Word, Excel o Access 2010. Seleccione el programa que vamos a usar, Microsoft Access 2010. (2)

Si va a trabajar a menudo con el programa, es una buena opción crear un acceso directo en el Escritorio o en la Barra de tareas.

5 Hasta aquí hemos recorrido el primer trecho para abrir el programa y poder empezar a trabajar con él. Hemos iniciado la primera sesión de trabajo con Microsoft Access. Como se ve, Access 2010 se abre mostrando de manera predeterminada las opciones para la creación y la apertura de una base de datos, la apertura de plantillas de ejemplo, incluidas en un nuevo comando: el menú Archivo situado en la Cinta de opciones. Ésta es una de las novedades incorporadas tras la recepción de los informes de errores por parte de los usuarios de la versión precedente a Access 2010. En la Cinta de opciones encontramos agrupadas en diferentes fichas los comandos necesarios para usar el programa. Haga clic sobre la pestaña Inicio, situada a la derecha de la pestaña Archivo.

6 Ahora tenemos abierto el programa (Access 2010) con un documento preparado para trabajar. Pero antes de entrar en él, describiremos las partes que ofrecen esta interfaz. En la parte superior de la ventana tenemos una barra denominada Barra de título. Sirve para anunciar el nombre del archivo que se está usando y la aplicación activa en este instante. Gracias a esa barra se puede minimizar, maximizar, restaurar y cerrar la ventana del programa. Para hacer la prueba y ver cómo funciona, pulse el botón Restaurar. (3)

El comando Restaurar incluido en la Barra de título de la aplicación sirve para reducir o aumentar el tamaño de la ventana según ésta se encuentra maximizada o minimizada.

7 Percibirá la disminución del tamaño de la ventana. A la vez, puede ver cómo ha cambiado el botón de los cuadros superpuestos por uno en que solo hay un cuadro. Es el botón Maximizar. Púlselo para restablecer el tamaño de la ventana. (4)

8 Debajo de la Barra de título está la Cinta de opciones. La Cinta de opciones es, como se ha indicado, el reemplazo de los menús y las barras de herramientas de las versiones anteriores a Access 2007. Hay unas fichas principales que albergan los comandos usados frecuentemente, la barra de herramientas de acceso rápido y una barra de herramientas que puede personalizar con los comandos preferidos. Una vez descritos estos elementos y vistas, haga clic sobre la pestaña Crear de la Cinta de opciones. (5)

Para pasar de una pestaña a otra sencillamente debe pulsar sobre ellas.

9 De este modo verá las herramientas incluidas dentro de dicha pestaña. (6) Como puede observar, las herramientas están divididas, a su vez, en grupos. Si, por lo que fuera, necesita habilitar más espacio en el documento, siempre puede minimizar la Cinta de opciones. Para ello, haga clic en la punta de flecha ubicada debajo de la Barra de título, a la izquierda del botón azul con un signo de interrogación en el interior. (7)

10 Para deshacer la acción anterior y terminar con la lección, haga clic de nuevo sobre la misma punta de la flecha, la cual ahora apunta hacia abajo. (8)

La finalidad de minimizar la Cinta de opciones es sencillamente disponer de más espacio en el área de trabajo del programa.

Lección 2. La Barra de herramientas de acceso rápido

Al abrir el programa Access 2010 la barra de herramientas muestra tres comandos predeterminados. Dos de ellos aparecen desactivados. Se debe a que, como no se ha hecho ninguna acción, los comandos Deshacer y Rehacer no pueden ejecutarse. Sí, no obstante, el icono azul con forma de disco, que es un acceso rápido al guardado de la base de datos actual a pesar de no haberle, en este caso, insertado nada. Como se verá en esta lección, estos tres elementos no son los únicos que pueden tener cabida en la Barra de herramientas de acceso rápido.

1 Abierta la aplicación de Access 2010, haga clic sobre la pestaña con punta de flecha que señala hacia abajo en la Barra de herramientas de acceso rápido. (1)

Personalice la Barra de herramientas de acceso rápido con aquellos comandos de gestión y edición que suele utilizar con mayor frecuencia.

2 Se despliega el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Éste se parte en dos secciones. En la primera sección encontramos la lista de los comandos que el programa considera de uso más frecuente. Ello significa que, lógicamente, pueden ser susceptibles de incluirse en este elemento de acceso. Entre ellos, destacan los comandos (inactivos) Nuevo, Abrir, Correo electrónico, Impresión rápida, Vista preliminar, Revisión ortográfica, Modo, Actualizar todo y Sincronizar todo. Para integrarlos en la interfaz del programa solo tendríamos que hacer clic sobre su casilla de verificación. En la parte inferior del segmento encontramos dos opciones: Más comandos y Mostrar debajo de la cinta de opciones. En el primero de estos podemos seleccionar cualquiera de los comandos incluidos en la lista anterior para integrarlos en la Barra de herramientas de acceso rápido. Para empezar con la lección, haga clic sobre la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones. (2)

3 ¿Qué ha ocurrido? La Barra de herramientas de acceso rápido se ha transportado debajo de la Cinta de opciones, desplegándose como una barra que, de largo, ocupa toda esta cinta. Esto serviría, por ejemplo, si llenásemos la Barra de herramientas de acceso rápido con comandos, pues, como podemos ver, sigue conservando los tres comandos originales (Guardar, Deshacer, Rehacer), ni una más. Prosigamos ahora personalizando nuestra Barra de herramientas de acceso rápido. Despliegue otra vez la flecha para que aparezca el menú de opciones.

4 Para mostrar de qué es capaz y hasta qué punto podemos modificar los comandos aparecidos en esta barra, active la casilla de verificación de todas las herramientas.

5 Verá que todos los comandos que el programa entiende como lógicamente los más usados, o los que el usuario utilizará con mayor asiduidad, están ahora incluidos en esta barra. La barra sigue estando poco llena. (3) Despliegue otra vez el menú de opciones.

6 Proceda a la inclusión de más comandos haciendo clic sobre la opción Más comandos. (4)

Puede acceder al cuadro de diálogo Opciones de Access desde el comando Opciones del menú Archivo.

7 Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access. Para insertar todavía más comandos en nuestra Barra de herramientas de acceso rápido solo tiene que hacer clic sobre cualquiera de los elementos incluidos en el primer recuadro y agregarlo al segundo. Por ejemplo, pulse sobre la opción Importar a una hoja de cálculo. (5)

8 A continuación, haga clic sobre el botón Agregar.

9 Verá que se ha incluido en el segundo cuadro. Haga clic sobre el botón Aceptar. (6)

Si desea eliminar elementos de la Barra de herramientas de acceso rápido, sencillamente selecciónelos en el cuadro de la derecha y pulse el botón Quitar.

10 El cuadro de diálogo se cierra y entramos, automáticamente, en la vista Backstage. Pulse otra vez sobre el comando Crear.

11 Verá que, de nuestra Barra de herramientas de acceso rápido, hay dos iconos iluminados: El icono Nuevo, que sirve para crear nuevas áreas de trabajo, y el icono Abrir. En este último podemos abrir bases de datos ya hechas, o descargadas. Para restablecer la Barra de herramientas de acceso rápido a su sitio, y con sus objetos predeterminados, haga clic sobre la punta de flecha para mostrar el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

12 Quite el signo verificación de los accesos directos que hemos añadido, dejando solo los iconos de Guardar, Deshacer y Rehacer.

13 Observe que, tras esta eliminación, se mantiene el comando que hemos seleccionado anteriormente, Importar una hoja de cálculo de Excel. Vamos a eliminarlo mediante el menú contextual del mismo. Haga clic con el botón derecho sobre este comando.

14 En el menú contextual que se despliega, haga clic sobre el comando Eliminar de la barra de herramientas.

15 Como puede ver, (7) ha desaparecido, pero la Barra de herramientas de acceso rápido sigue estando debajo de la Cinta de opciones. Para restituirla al lugar predeterminado, despliegue el menú de opciones pulsando sobre la punta de flecha.

También puede eliminar los comandos de la Barra de herramientas de acceso rápido desde el mismo cuadro Opciones de Access.

16 Para terminar con esta lección, haga clic sobre el comando Mostrar encima de la cinta de opciones. (8)

Lección 3. La nueva vista de Access 2010. El Backstage

En esta lección visitaremos los aspectos esenciales de la nueva vista de Access 2010, la vista Backstage. En ella encontramos multitud de aplicaciones para agilizar el trabajo. Es una novedad en esta suite que viene a sustituir el botón de Office que, esencialmente, hacía este papel. La vista Backstage es, esencialmente, un centro de operaciones mejorado después de la experiencia del usuario.

1 Ubicada en la Cinta de opciones, la vista Backstage está en la nueva pestaña (incorporada, como se ha dicho, en la versión de 2010 de la suite de Microsoft) Archivo. Como verá, se destaca de las demás pestañas de la Cinta de opciones porque resalta en fucsia. Si utilizase cualquiera de los otros programas de la suite, vería que el color es distinto dependiendo de la opción elegida. En Word, el color de la pestaña Archivo es azul y en Excel es verde. Haga clic sobre Archivo. (1)

2 La vista Backstage muestra el contenido del comando Información. Como puede ver, este comando contiene, entre otras opciones, la característica principal de informarnos sobre acciones que podemos hacer. Asimismo, en la derecha de la pantalla se muestra una imagen miniaturizada del documento (en el caso de que hayamos trabajado en él, si no, aparecerá una hoja en blanco), el nombre y la ubicación donde se guardará. Para familiarizarse con esta vista, haga clic en el comando Reciente. (2)

El número de archivos recientes que puede mostrar el comando Reciente puede ser personalizado desde el cuadro de opciones de Access.

3 Como puede ver, se nos muestra una nueva ventana donde aparecerán los documentos tratados con anterioridad. Si es la primera vez que usa Access 2010 o ha borrado todos los archivos relacionados con Access, no saldrá ningún documento para abrir. En este caso, el programa le indicará que pulse el comando Abrir. Púlselo

4 Esta opción debería, si es nuevo el programa y no lo ha usado antes, ser una búsqueda infructuosa. Por tanto, cierre el cuadro de diálogo Abrir haciendo clic en la pestaña Cancelar.

5 Fíjese en que si ya ha trabajado antes con el programa, debajo de la opción Cerrar base de datos hay una serie de bases de datos que son las que hemos usado recientemente. En total, y como número predeterminado por el programa, estos se almacenarán, mostrándose, en un máximo de cuatro. Pulse otra vez sobre el comando Reciente.

6 En la sección central, fíjese en la parte inferior. Aquí se ubican los datos recientes y, como hemos advertido en el punto anterior, estos están establecidos en 4. Podemos, asimismo, cambiarlo. Haga clic en la punta de flecha que señala hacia arriba para subirlo hasta 7. (3)

Si lo prefiere, puede insertar directamente en el campo oportuno el número de elementos recientes.

7 ¿Qué ha ocurrido? En la sección izquierda se ha aumentado el número de bases de datos utilizadas. De no ser así porque no tenemos ninguna base de datos tratada, los comandos, a partir del de Información, se desplazarán de igual modo hacia abajo. Restablezca el número 4. (4)

8 Como puede ver, en la sección central Bases de datos recientes, encontramos que las bases de datos tienen una chincheta en la parte que queda más a la derecha. Esto sirve para anclar los archivos en esta base y queden, por defecto, siempre visibles en el comando Reciente, y en el comando. Ahora, haga clic sobre el comando Nuevo, ubicado en la parte izquierda del panel.

9 La vista se modificará y quedará partida en tres áreas distintas: en la izquierda podemos observar una serie de comandos muy útiles como son Guardar, Guardar objeto como, Imprimir, Opciones, Salir. En el centro, se nos muestran las plantillas disponibles. Por defecto, aparece la opción Base de datos en blanco seleccionada. En la tercera sección aparece una pequeña previsualización, el nombre del archivo seleccionado, dónde se ubicará y, de no ser así (en el caso de no tener ningún archivo abierto), tendremos, en esta misma parte la vista del icono Crear. Pulse sobre la opción Base de datos web en blanco. (5)

Al pulsar sobre una de las plantillas disponibles en el comando Nuevo se obtiene una vista previa de la misma en la parte derecha de este panel.

10 Verá que en la tercera sección, la cabecera del documento previsualizado es Base de datos web en blanco. Haga clic en el comando Opciones, ubicado en la parte izquierda de la pantalla.

11 Aparece una ventana con múltiples comandos y opciones. (6) En este caso, aparece la seleccionada la categoría Barra de herramientas de acceso rápido, por ser la última con que se ha trabajado. Vea que podemos elegir distintas categorías: Complementos, Personalizar la cinta de opciones, Revisión, Diseñadores de objetos, etc. Salga de esta ventana pulsando sobre Cancelar.

12 A continuación, haga clic sobre el comando Ayuda. (7)

13 Aquí encontramos una serie de ítems representados en iconos donde podemos interactuar del modo en que recibamos la ayuda necesaria: Ayuda de Microsoft Office, Introducción, Póngase en contacto con nosotros … Para usar cualquiera de estas ventajas, tenemos que estar conectados a Internet. Para concluir con esta lección, cerraremos el programa Access 2010. Pulse sobre el comando Salir situado debajo del comando Opciones. (8)

Si se considera un usuario nuevo de Access 2010, no dude en consultar la ayuda incluida en el programa y a solicitar, cuando sea necesario, respuestas a sus posibles preguntas.

Lección 4. La Cinta de opciones

Si bien en la lección anterior tratábamos como unidad independiente la vista Backstage, este es el momento para decir que esta es una de las múltiples pestañas que ofrece el programa para acceder de un modo intuitivo a los comandos que necesitemos. Así pues, la Cinta de opciones es un sistema ideado y configurado de tal modo que cualquier usuario pueda encontrar por sí mismo los primeros pasos para idear una base de datos, o componer un texto, en el caso de Word. En esta lección daremos un paseo por las distintas pestañas y utilidades de la Cinta de opciones.

1 Para empezar con esta visita guiada por los entresijos de la Cinta de opciones, es preciso que, partiendo del ejercicio anterior, abra de nuevo el programa Access 2010, ubicado dentro de la suite de Microsoft Office 2010. Una vez hecho esto, reincidiremos en que la Cinta de opciones es el elemento que ocupa el espacio ubicado encima del área de trabajo, y está situada debajo de la barra de título y la barra de herramientas de acceso rápido. Fíjese en que al abrir el programa se muestra, predefinida, la pestaña Inicio, anteriormente trabajada y que conocemos con el nombre de vista Backstage. Empiece esta lección haciendo doble clic sobre el icono Base de datos en blanco. (1)

En lugar de hacer doble clic sobre la plantilla de base de datos que desea abrir, también puede seleccionar dicha plantilla y pulsar el botón Crear.

2 De este modo hemos conseguido que la mayoría de las herramientas sitas en las pestañas de la Cinta de opciones se hayan iluminado. Así podremos trabajar con ellas de un modo más tranquilo. Pues bien, predeterminadamente se carga la pestaña Campos. Cada una de las pestañas contiene dentro grupos de herramientas lógicamente ordenados en apartados. En este caso, fíjese en que los grupos de herramientas son Vistas, Agregar y Eliminar, Propiedades, Formato y Validación de campo. Pulse sobre la pestaña Inicio.

3 Aquí verá que tenemos comandos comunes a otros programas de la suite, como son el formato de texto, la búsqueda y el Portapapeles. El el grupo Formato de texto, despliegue el campo que contiene el nombre de la fuente.

4 Se despliega una lista de fuentes indizada por orden alfabético. Haga clic ahora sobre la pestaña Crear. (2)

5 Bajo esta pestaña se describen las tareas propias del programa Access 2010, desde la inserción de plantillas, hasta la creación de informes pasando por las tablas. Haga clic sobre el comando Tabla.

6 Observamos que en el Panel de navegación (elemento que trataremos en lecciones posteriores) se ha insertado una nueva tabla y, por defecto, el programa ha vuelto a llevarnos a la pestaña Campos. Haga clic sobre la pestaña Datos externos. (3)

7 Aquí encontraremos herramientas para importar, exportar o vincular las bases de datos con otros documentos o programas. De ello, sin embargo, se tratará en las lecciones finales de este manual. Pulse ahora sobre la pestaña Herramientas de base de datos. (4)

Al seleccionar un elemento en la base de datos abierta, como en el caso de las tablas, el programa carga las denominadas fichas contextuales, las cuales contienen comandos y opciones relacionados directa y exclusivamente con dicho elemento seleccionado. Las fichas contextuales se muestran resaltadas de un color distinto al resto de pestañas.

8 Subordinadas a la pestaña Herramientas de base de datos, encontramos multitud de herramientas para relacionar las tablas, mover los datos, analizarlas. Podemos, asimismo, ocultar la Cinta de opciones haciendo un solo clic sobre la pestaña con forma de punta de flecha ubicada junto al icono de interrogación o de ayuda. Haga clic sobre dicho comando.

9 Para restablecer el cambio, solo tiene que volver a pulsar sobre la punta de flecha que, esta vez, señala hacia abajo. (5) Otra de las ventajas que ofrece esta pestaña, además de habilitarnos espacio extra al ocultar la Cinta de opciones, es que, pulsando con el botón derecho sobre esta flecha, encontramos múltiples funciones. Haga clic con el botón derecho sobre la flecha.

En la pestaña Datos externos encontramos herramientas para importar, exportar o vincular las bases de datos

10 Entre las distintas opciones desplegadas, como son la inclusión de esta pestaña en la Barra de herramientas de acceso rápido, la personalización de dicha barra, o, incluso, minimizar la cinta, hay una que usaremos seguidamente. Haga clic sobre Personalizar la Cinta de opciones. (6)

La pestaña Herramientas de bases de datos contiene comandos para relacionar y analizar las tablas o mover datos.

11 Como observamos, se abre el cuadro de diálogo Opciones de Access, mostrando el contenido de la categoría seleccionada. El uso de las opciones de esta categoría es igual que la que vimoa para personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido. Sin realizar ningún cambios, cierre el cuadro de opciones pulsando el botón Cancelar. (7)

Puede personalizar la Cinta de opciones del mismo modo que hemos hecho con la Barra de herramientas de acceso rápido; seleccionando un grupo de herramientas o un comando en la parte izquierda y pulsando el botón Agregar.

12 Regresaremos a la vista Backstage. Pulse sobre la pestaña Archivo de la Cinta de opciones.

13 Termine el ejercicio haciendo clic sobre el comando Cerrar base de datos. (8)

Lección 5. Abrir una base de datos de ejemplo

Un modo de acercarse a Access 2010 y empezar a usarlo es servirse de las plantillas de ejemplo que el programa lleva incorporadas. De este modo, el usuario puede familiarizarse con los procedimientos básicos para gestionar una base de datos modelo. En esta lección nos centraremos en cómo abrir una. A diferencia de versiones precedentes, el usuario puede encontrar las plantillas de un modo sencillo e intuitivo. Solo tiene que usar el comando Nuevo del menú Archivo. En esta versión, el programa es capaz de ejecutar varias instancias de Access en una sola vez. Es decir, el usuario puede manejar varias instancias de Access al mismo tiempo, cada una de ellas en una base de datos distinta. Sin embargo, en este tema guiaremos al usuario para que abra una única base de datos de ejemplo para empezar a trabajar con el programa.

1 Abriremos una plantilla de ejemplo sobre la que empezaremos a conocer los objetos de una base de datos. En primer lugar, pulse sobre la pestaña Archivo.

2 Como vimos en la lección anterior, aquí nos encontramos con una de las novedades más importantes y fácilmente apreciables del programa: la Vista Backstage. En el apartado Plantillas disponibles, pulse sobre la opción Plantillas de ejemplo. (1)

3 Una vez hecho el paso anterior veremos que se actualiza el contenido del panel para mostrar las bases de datos de ejemplo disponibles. De este modo, el usuario podrá visionar un panorama variado de las distintas plantillas predeterminadas, o preparadas para su contemplación y uso. Como el objetivo de esta lección es abrir una base de datos partiendo desde cero, es decir, imaginando que no se tiene plantillas propias, usaremos una de las que nos ofrece esta versión del programa. Haga clic en la plantilla denominada Neptuno. (2)

Para visualizar todas las plantillas disponibles, pulse en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical.

4 Las bases de datos creadas en Access tienen la extensión de archivo .accdb, mientras que las plantillas se encuentran almacenadas con la extensión .accdt. Cuando creamos o abrimos una plantilla de ejemplo, el programa la reconoce como una base de datos propia y así lo muestra en el campo Nombre de archivo del panel de la derecha. Esto, que no deja de ser una curiosidad importante, será tratado en otras lecciones. Para abrir una nueva base de datos, haga clic sobre el botón Crear.

5 En la pantalla de inicio tenemos la base de datos de ejemplo. Para mostrar el contenido del archivo, es necesario habilitarlo. El programa mismo lo indica. Así pues, aparecerá una barra de mensajes de color amarillo con el siguiente lema: Advertencia de seguridad. Haga clic sobre el botón Habilitar contenido de esta barra. (3)

Las bases de datos de ejemplo requieren el inicio de sesión para su consulta.

6 Hecho esto, aparecerá un cuadro de diálogo de inicio de sesión que nos permitirá, mediante un nombre ficticio, acceder a la base de datos. Para concluir esta lección solo quedará iniciar la sesión, pero antes advertiremos de un detalle que trataremos en otras lecciones y que, a simple vista, no se ve o no se tiene en cuenta. Si el usuario se fija, en la izquierda hay una pestaña con dos puntas de flecha apuntando a la derecha. El Panel de navegación –del que hablaremos en la siguiente lección- está habilitado, aunque permanezca oculto. No cambie el nombre que aparece seleccionado y pulse el botón Iniciar sesión. (4)

Las bases de datos

Introducción

Microsoft Access 2010 presenta una serie de ventajas y novedades con respecto a las anteriores versiones del programa que deben ser explicadas paso a paso. Los programas de la suite de Microsoft suelen ser intuitivos y de sencilla ejecución, tienen, además, muchas prestaciones para agilizarle el trabajo al usuario. Sin embargo, aquel que no ha utilizado antes estos programas, o que nunca ha usado una base de datos, o ha olvidado cómo funciona, hallará en este apartado una primera aproximación al programa en sí.

Es realmente importante que, antes de empezar a trabajar con el siempre peculiar mundo de las bases de datos, conozca y distinga los conceptos de los distintos elementos que las forman.

En este apartado, titulado Las bases de datos, nos adentraremos en el entorno del programa Access 2010. Una vez definido el entorno de trabajo, esta será una primera aproximación en la que aprenderemos, entre otras cosas, a familiarizarnos con los aspectos básicos de las tablas que compondrán las bases de datos. Para ello, empezaremos con una lección sobre el Panel de navegación, novedad ya en la versión de 2007 del programa, pero utilísima para el trabajo con las tablas. Asimismo, el lector encontrará las instrucciones para empezar a crear tablas, abrir documentos ya trabajados (ya sea por nosotros o no), aprenderá a familiarizarse con el programa y funciones tan básicas y a la vez esenciales como copiar objetos entre las bases de datos, consultar las propiedades del documento tratado. Por último, se ilustrarán los tres métodos que ofrece Access 2010 para imprimir una base de datos: la impresión rápida, las opciones de la impresora y el tratamiento de previsualización del programa para imprimir el documento.

Las funciones básicas de cortar, copiar y pegar son comunes a cualquiera de las aplicaciones de Office y pueden llevarse a cabo tanto desde la Cinta de opciones como mediante las pertinentes combinaciones de teclas.

La impresión de las bases de datos se lleva a cabo mediante los comandos del nuevo menú Archivo.

Lección 6. Usar el Panel de navegación

El Panel de navegación apareció como novedad en la suite Office 2007. Sustituyó a la ventana Base de datos y a los paneles de control de versiones precedentes. Así pues, estas aplicaciones y ventanas no están disponibles ahora del modo tradicional. En el Panel de navegación, el usuario podrá personalizar las categorías y grupos de objetos. Podrá ocultarlos, ocultar los grupos y, como advertimos en la lección anterior, podrá ocultar el mismo Panel de navegación. En esta lección el usuario se iniciará en la utilización básica del Panel. Por ello, ésta es una primera aproximación.

1 El Panel de navegación aparecerá siempre de forma predeterminada a no ser que lo desactivemos. Como el objetivo de esta lección es familiarizarse con él, lo primero que aprenderemos a hacer es a desactivarlo. Para ello, haga clic en la pestaña Archivo.

2 El objetivo de este clic es acceder al cuadro de opciones de Access para aprender a habilitar o deshabilitar el Panel de navegación. Haga clic en el comando Opciones. (1)

3 De este modo se abrirá el cuadro Opciones de Access. (2) Aquí se nos mostrarán las opciones de la última categoría con la que hemos trabajado. En el panel de la izquierda, haga clic en la categoría Base de datos actual.

El cuadro