Wie ich die Dinge geregelt kriege E-Book

David Allen

• Herausgeber: Piper ebooks in Piper Verlag
• Kategorie: Ratgeber
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2015

Beschreibung

Eigentlich sollte man längst bei einem Termin sein, doch dann klingelt das Handy und das E-Mail-Postfach quillt auch schon wieder über. Für Sport und Erholung bleibt immer weniger Zeit und am Ende resigniert man ausgebrannt, unproduktiv und völlig gestresst. Doch das muss nicht sein. Denn je entspannter wir sind, desto kreativer und produktiver werden wir. Mit David Allens einfacher und anwendungsorientierter Methode wird beides wieder möglich: effizient zu arbeiten und die Freude am Leben zurückzugewinnen.

Leseprobe

Mehr über unsere Autoren und Bücher:

www.piper.de

Für Kathryn, meine außergewöhnliche Gefährtin im Leben und bei der Arbeit

Übersetzung aus dem Amerikanischen von Helmut Reuter

ISBN 978-3-492-97231-4

Mai 2015

© David Allen 2001 und 2015 Titel der amerikanischen Originalausgabe: »Getting things done«, Penguin Books, published by the Penguin Group (USA) LLC. First published in USA by Viking Penguin, a member of Penguin Putnam Inc., 2001 Deutschsprachige Ausgabe: © Piper Verlag GmbH, München/Berlin 2002 und 2015 Covergestaltung: www.buerosued.de Datenkonvertierung: CPI books GmbH, Leck

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Inhalt

Cover & Impressum

Einführung zur überarbeiteten deutschen Ausgabe

Was neu ist

Wenn das alles neu für Sie ist …

Wenn Sie schon eine gewisse Erfahrung mit Wie ich die Dinge geregelt kriege haben …

Willkommen bei: Wie ich die Dinge geregelt kriege

Teil 1: Die Kunst, seine Aufgaben zu erledigen

Kapitel 1 – Eine neue Praxis für eine neue Wirklichkeit

Das Problem: Neue Anforderungen, ungenügende Ressourcen

Das Versprechen: Die »Bereitschaft« des Karate-Meisters

Das Prinzip: Mit inneren Verpflichtungen effektiv umgehen

Das Vorgehen: Handlungen steuern

Kapitel 2 – Bekommen Sie Ihr Leben in den Griff: Die fünf Stufen, mit denen Sie Ihren Arbeitsfluss meistern

Sammeln

Verarbeiten

Organisieren

Durchsehen

Erledigen

Kapitel 3 – Projekte kreativ anschieben: Die fünf Phasen der Projektplanung

Den »vertikalen« Fokus verbessern

Das natürliche Planungsmodell

Das unnatürliche Planungsmodell

Das Modell der reaktiven Planung

Techniken natürlicher Planung: Die fünf Phasen

Teil 2: Ohne Stress produktiv sein

Kapitel 4 – So fangen Sie an: Zeit, Ort und Mittel vorbereiten

Die Umsetzung – ob umfassend oder gelegentlich – hat viel mit »Tricks« zu tun

Halten Sie sich die Zeit frei

Den Raum einrichten

Beschaffen Sie sich die erforderlichen Hilfsmittel

Eines bleibt noch vorzubereiten …

Kapitel 5 – Sammeln: Tragen Sie alles »Zeug« zusammen

Auf die Plätze, fertig …

… los!

Der Inhalt des »Eingangs«

Kapitel 6 – Verarbeiten: So wird der »Eingang« wieder leer

Richtlinien für das Verarbeiten

Die entscheidende Frage beim Verarbeiten: »Was ist als Nächstes zu tun?«

Ihre Projekte erkennen

Kapitel 7 – Organisieren: Listen und Mappen anlegen

Die Grundkategorien

Erinnerungshilfen verwalten

Erinnerungsvermerke zu Projekten organisieren

Daten organisieren, die kein Handeln erfordern

Checklisten: Kreative Gedächtnisstützen

Kapitel 8 – Durchsehen: So halten Sie Ihr System funktionsfähig

Worauf wann zu achten ist

So halten Sie das System auf dem neuesten Stand

»Gesamtschau«

Kapitel 9 – Erledigen: So entscheiden Sie, was zu tun ist

Vier Kriterien, um zu entscheiden, was aktuell zu tun ist

Das dreistufige Modell zur Bewertung der täglichen Arbeit

Das sechsstufige Modell für den Überblick über die eigene Tätigkeit

Kapitel 10 – Projekte in den Griff bekommen

Wir brauchen mehr informelle Planung

Welche Projekte sollten geplant werden?

Mittel und Strukturen, die projektbezogenes Denken unterstützen

Wie kann ich das alles für mich anwenden?

Teil 3: Die Auswirkungen der wichtigsten Grundsätze

Kapitel 11 – Was es bringt, alles regelmäßig zu sammeln

Persönliche Vorteile

Wenn Sammeln in Beziehungen und Organisationen zur Gewohnheit wird

Kapitel 12 – Was es bringt, den nächsten Schritt zu beschließen

Der Ursprung dieser Methode

So schafft man die Option, etwas tun zu können

Warum kluge Menschen am stärksten dazu neigen, alles hinauszuschieben

Eine Norm, die sich auszahlt: Den nächsten Schritt beschließen

Kapitel 13 – Was es bringt, sich am Ergebnis auszurichten

Ausrichtung und Vorankommen auf der Überholspur

Was es bedeutet, ergebnisorientiert zu denken

Vom Zauber, das Banale meistern zu können

Ergebnismanagement auf mehreren Ebenen

Was natürliches Planen bewirken kann

Wege zu einer positiven Unternehmenskultur

Kapitel 14 – GTD und die Kognitionswissenschaften

GTD und Positive Psychologie

Verteilte Kognition: Der Wert ausgelagerten Wissens

Befreiung von der kognitiven Bürde unvollständiger Informationen

Flow-Theorie

Theorie der Selbstführung

Ziele durch Ausführungsvorsätze verfolgen/erreichen

Psychologisches Kapital (PsyCap)

Kapitel 15 – GTD – Der Weg zur Meisterschaft

Die drei Stufen der Meisterschaft

Die Grundlagen meistern

Für Fortgeschrittene – Integrierte Organisation des Lebens

Für Fortgeschrittene: Fokus, Ausrichtung und Kreativität

Schluss

Danksagung

Glossar

Einführung zur überarbeiteten deutschen Ausgabe

Der folgende Text ist eine vollständige Neufassung der 2001 veröffentlichten Erstausgabe von Wie ich die Dinge geregelt kriege – na gut, eine Art von Neufassung. Tatsächlich habe ich das Originalmanuskript von Anfang bis Ende neu getippt; ich wollte erkennen und verbessern, was inhaltlich und sprachlich entweder unvollständig, überholt oder anderweitig nicht optimal war, um das Buch als fortlaufendes und »immergrünes« Handbuch funktionsfähig zu erhalten – als Nachschlagewerk, das umfassend nützlich sein und für das 21. Jahrhundert und sogar darüber hinaus relevant und anwendbar bleiben würde. Außerdem wollte ich die bedeutsamsten und interessantesten Dinge einbeziehen, welche ich über die mit Wie ich die Dinge geregelt kriege eingeführte Methode gefunden und erfahren habe – etwas, womit ich mich nach der Erstveröffentlichung des Buches ständig weiter beschäftigte. Das beinhaltet mein eigenes tieferes Verständnis der Stärke, Raffinesse und Anwendungsbreite der Methode, ebenso wie die Art, in der sie rund um die Welt aufgenommen wurde.

Was bei meiner Neubewertung des Buches nicht geändert werden musste, waren die Grundprinzipien und zentralen Verfahren der Methode. Als ich diese Neuausgabe erstellte und mich dabei erneut mit dem vertraut machte, was ich damals geschrieben hatte, konnte ich feststellen, dass die von mir geschilderten Grundsätze der stressfreien Produktivität und ihrer bewährten Praktiken nach wie vor gelten. Sollten im Jahr 2109 Weltraumforscher auf dem Jupiter landen, haben diese dieselben Prinzipien anzuwenden, um Kontrolle und Fokus zu bewahren, wie wir das schon heute tun sollten. Auch im Jahr 2109 werden die Menschen weiterhin eine Art von Eingangskorb (Erklärung folgt später) brauchen, um potenziell bedeutsame, für sie unerwartete Inhalte zu sammeln, sodass sie vertrauenswürdige Entscheidungen darüber treffen können, worauf sie sich bei ihrer ersten Jupiter-Exkursion konzentrieren sollen. Die Entscheidung, was als Nächstes zu tun ist, wird stets ein kritischer Punkt bei der erfolgreichen Erledigung jeglicher Aufgabe bleiben, wie groß sie auch sein mag.

Weil sich seit der Erstveröffentlichung meines Buches viele Aspekte unseres Lebens und unserer Arbeit verändert haben, habe ich das Grundmaterial angemessen neu gewichtet und möchte mit Ihnen teilen, was ich auf diesem Gebiet für neu und interessant erachte – mit wichtigen Ratschlägen sowohl für jene, denen diese Methode neu ist, als auch für die Fans von GTD [»GTD« (Abkürzung für Getting Things Done) ist weltweit zum gängigen Kürzel für die in diesem Buch dargestellte Methode geworden. Auch in dieser Ausgabe wird das Kürzel häufig verwendet.], die diese Ausgabe vielleicht lesen, um sich hinsichtlich der jüngsten Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.

Was neu ist

Hier finden Sie einige der zentralen Bereiche aus der Kategorie »Was ist neu«, die meine Überarbeitung beeinflusst haben:

Der Aufstieg der Digitaltechnologie

Die kontinuierliche Verwirklichung von Moores Gesetz (die digitale Rechenkapazität nimmt mit der Zeit exponentiell zu) sowie die sozialen und kulturellen Konsequenzen, die das Eindringen der digitalen Welt in unseren Alltag mit sich bringt, überraschen, erfreuen und überwältigen uns immer wieder. Weil sich Wie ich die Dinge geregelt kriege vorwiegend mit dem Inhalt und der Bedeutung dessen befasst, was wir in den Griff bekommen müssen, gleichgültig, wie es sich zeigt oder organisiert wird – ob in digitaler Form oder auf Papier –, sind Fortschritte der Technologie in gewissem Maß irrelevant für den Wesenskern der dargelegten Methode. Eine per E-Mail gestellte Anfrage bedeutet im Grunde dasselbe und muss in derselben Weise behandelt werden, wie ein Gefallen, um den Sie an der Kaffeemaschine gebeten werden.

Doch die verdrahtete/drahtlose Welt hat die Art und Weise verbessert und auch zugespitzt, in der wir die Kernverfahren »Sammeln, Organisieren und Ansteuern, was wichtig ist« anwenden können. Während wir inzwischen Zugang zu einer Menge von Supertools und Apps haben, die wirklich tolle Sachen vollbringen, kann diese große Menge an Optionen leicht dazu führen, dass die Sicherungen unserer Produktivität durchbrennen. Bei den sich ständig weiter entwickelnden Technologien mitzuhalten und sie zur Verstärkung sinnvoll einzusetzen, sorgt für einen erheblichen zusätzlichen Druck, wenn man eine angemessene Arbeitsfluss-Methode anwenden will.

Entsprechend habe ich einige meiner früheren Schwerpunkte zugunsten von Werkzeugtypen geändert, die sich am besten für spezielle Aufgaben eignen, und dabei zudem berücksichtigt, dass unsere neue digitale und mobile Welt allgegenwärtig ist. Außerdem habe ich die meisten meiner Verweise auf spezielle Software-Anwendungen entfernt, die in der ersten Ausgabe zu finden waren. Die Innovationsrate auf diesem Gebiet führt dazu, dass jede spezielle Software schon in dem Moment, in dem Sie etwas darüber lesen, leicht durch die nächste überholt, nachgerüstet oder ausgehöhlt worden sein kann. Aus diesem Wettlauf bin ich im Wesentlichen ausgestiegen und habe mich stattdessen dafür entschieden, ein allgemeines Modell anzubieten, mit dem der Nutzen jedes beliebigen Werkzeugs eingeschätzt werden kann.

Für diese Ausgabe habe ich damit gerungen, wie viel Aufmerksamkeit den Werkzeugen und Materialien auf Papierbasis noch gewidmet werden sollte (das gilt besonders für das Sammeln, die Ablage von Referenzmaterial und die Wiedervorlage), weil viele aus der jüngeren Generation zu der Überzeugung gelangt sind, mit Papier müssten sie sich überhaupt nicht mehr befassen. Trotz der Gefahr, altmodisch zu wirken, habe ich beschlossen, die meisten dieser Anleitungen der ersten Ausgabe hier unangetastet zu lassen, da viele der potenziellen Leser dieser neuen Ausgabe in aller Welt weiterhin wenigstens teilweise auf Papier angewiesen sein werden. Ironischerweise zeigt sich ein zunehmendes Interesse an der Verwendung von Papier unter denen, welche die Digitaltechnik am raffiniertesten einsetzen. [Während ich dies schreibe, stecke ich mitten in einem Umzug, und ich bemühe mich, meine physischen Besitztümer auf ein absolutes Minimum zu reduzieren. Deshalb habe ich alles aus meinem Wiedervorlageordner eingescannt und digitalisiert (den ich, wie später dargestellt, 30 Jahre lang genutzt habe). Schon einige Male war ich frustriert wegen Sachen, die weit einfacher zu erledigen gewesen wären, wenn ich die physische Version behalten hätte!] Die Zeit wird zeigen, ob wir dieses mit Händen greifbare und ins Auge fallende Medium wirklich je ganz loswerden können.

Die 24/7-Welt – rund um die Uhr aktiv

Ich versuche stets zu ergründen, welche neuen Ratschläge GTD der mobilen, vernetzten und im Dauerbetrieb laufenden Welt geben kann.

Abgesehen von der Häufigkeit ist nichts neu.

Die Notwendigkeit, mit einer beständigen Flut von potenziell wichtigen und komplexen Daten umzugehen, bestand in der Vergangenheit vielleicht für bemerkenswerte Persönlichkeiten wie Napoleon, während er durch Europa marschierte, oder für Bach, wenn er komponierte, oder sogar für Andy Warhol, wenn er entschied, was er malen oder in einer Galerie zeigen wollte. Doch inzwischen ist die digital vernetzte, des Lesens kundige Bevölkerung der ganzen Welt Empfänger einer Explosion von nicht enden wollender, potenziell »wichtiger« – oder zumindest relevanter – Information. Wegen der Leichtigkeit, mit der sie anhand der Technik zugänglich sind, bieten diese Informationen gute Möglichkeiten, sind aber zugleich auch trügerisch, was Umfang, Schnelligkeit und Veränderlichkeit angeht. Wenn Sie von Natur aus fasziniert sind von dem, was gerade los ist, wenn in der Nachbarschaft Sirenen zu hören sind, oder wenn Sie sich fragen, worüber eine Gruppe von Leuten auf der anderen Seite des Raumes bei einer Party so aufgeregt spricht, sind Sie ein mögliches Opfer der endlosen und wirkungsvollen Zerstreuungen, die Ihnen von Ihrer privaten Technologie serviert werden. Ob Ihre Erfahrungen damit letztlich positiv oder negativ sein werden, hängt in erster Linie von der Anwendung der Techniken in diesem Buch ab.

Die Globalisierung der GTD-Methode

Oft werde ich gefragt, ob sich das GTD-Verfahren in andere Kulturen übertragen lässt, und meine Antwort war stets ein lautes »Natürlich«. Die Kernbotschaft dieses Buches ist für die Lebensumstände der Menschen so bedeutsam, dass ich noch immer keinen kulturellen Vorbehalt – und offen gesagt auch keine auf Geschlecht, Alter oder Persönlichkeit zurückzuführenden Unterschiede – für die Anwendbarkeit der Methode erlebt habe. Natürlich ist das Bewusstsein für ihre Notwendigkeit und die Zwecke, denen sie dienen soll, bei jedem Einzelnen anders. Doch das hängt eher von der Stellung ab, die man im Leben einnimmt, von der Art der Beschäftigung und des Interesses an persönlicher Weiterentwicklung, als von irgendwelchen anderen Faktoren. In der Regel werden Sie in Ihrem persönlichen Umgang mit GTD potenziell mehr mit vielen Hunderttausenden Menschen in aller Welt gemeinsam haben als mit Ihrem Nachbarn oder sogar Ihrem Cousin.

Jeder, der für mehr Dinge verantwortlich ist, als er oder sie im Moment erledigen kann, hat die Chance, das leichter und eleganter zu bewältigen, als gedacht.

Seit der Erstveröffentlichung hat sich das Wissen um die Botschaft von GTD in aller Welt verbreitet. Die erste Ausgabe wurde in mehr als 30 Sprachen übersetzt, und unser Unternehmen ist in vielen Ländern Partnerschaften eingegangen, die Trainingsprogramme zur GTD-Methode anbieten. Der internationale Erfolg der vergangenen Jahre hat mein Vertrauen in die interkulturelle Gültigkeit der Methode uneingeschränkt bestätigt.

Ein Ansatz, der eine größere Gruppe von Lesern und Anwendern einbezieht

Mein Hauptantrieb, Wie ich die Dinge geregelt kriege zu schreiben, war der Wunsch, ein Handbuch für die Methode zu erstellen, die ich überwiegend in der Welt der Firmentrainings und Unternehmensentwicklung formuliert, getestet und umgesetzt hatte. Was Beispiele, Stil, Aufmachung und Haptik angeht (auf der Titelseite trug ich eine Krawatte!), wandte das Buch sich ursprünglich und in erster Linie an Manager, Führungskräfte und qualifizierte Freiberufler auf der Überholspur. Auch wenn mir schon klar war, dass das Material auch für Studenten, Geistliche, Künstler und sogar Ruheständler wertvoll sein würde, erkannten zu jener Zeit vor allem Berufstätige in gehobener Stellung, wie notwendig die Art von Hilfe war, die ich anzubieten hatte – als Mittel, die eigene Entwicklung und Produktivität voranzubringen und dabei gesund zu bleiben. Sie befanden sich an der Front, eine Vorhut, die sich auf die anfallende Flut von Informationen sowie auf den raschen und bedeutsamen Wandel einließ, den die Geschäftswelt erfuhr, und die auch Zugang zu den Ressourcen hatte, diese Fragen anzupacken.

Wie ich die Dinge geregelt kriege handelt nicht nur davon, wie man seine Aufgaben erledigt. Es geht darum, dass Sie sich angemessen für Ihre Arbeit und Ihr Leben engagieren.

Heutzutage gibt es ein weit allgemeineres Interesse an den Resultaten, die man durch entspannte, fokussierte Kontrolle erreichen kann, und es hat sich die Einsicht durchgesetzt, dass es sich nicht einfach um eine eindimensionale Rezeptsammlung mit »Zeitmanagement«-Tipps für Führungskräfte handelt, sondern in Wahrheit um eine Lebenspraxis, mit deren Hilfe man mit der neuen, von den meisten erlebten Welt umgehen kann. Von vielen unterschiedlichen Menschen aus aller Welt in unendlich vielfältigen Lebenslagen erhalte ich regelmäßig Berichte über die wertvollen Erfahrungen, die sie durch die Anwendung von GTD-Prinzipien gemacht haben. Diese Bestätigung für das weltweit wachsende Bedürfnis nach einem solchen Modell für mehr Produktivität hat mich dazu bewogen, viele meiner Beispiele und den Fokus des Textes zu erneuern.

Aus dieser Perspektive muss ich einräumen, dass der Titel des Buches in gewisser Hinsicht irreführend sein kann, weil er den Eindruck vermitteln könnte, ich würde mich dafür aussprechen, härter und länger zu arbeiten, um mehr erledigen zu können. Leider schwingen in dem Begriff Produktivität sowohl »Geschäftsleben« als auch »Geschäftigkeit« mit. In Wahrheit befasst sich dieses Buch weniger damit, wie man die Dinge geregelt kriegt, sondern setzt sich dafür ein, dass Sie sich angemessen mit Ihrer Welt auseinandersetzen – es will Sie dazu anleiten, die beste Entscheidung zu treffen, was jeweils zu tun ist, und Ablenkung und Stress im Zusammenhang mit dem, was Sie nicht tun, auszuschalten. Die daraus resultierende Klarheit und der psychische Freiraum können einer weit größeren Spanne von Menschen nützlich sein als nur den Profis auf der Karriereleiter eines Unternehmens.

Wie wertvoll es ist, die Prinzipien und Methoden aus Wie ich die Dinge geregelt kriege anzuwenden, hat Bestätigung aus unerwarteten Ecken erfahren. Der Chef der weltgrößten Finanzorganisation, ein beliebter amerikanischer Comedian, die Radiopersönlichkeit mit der höchsten Hörerquote in den USA, der CEO eines großen europäischen Firmenverbunds, einer der erfolgreichsten Hollywood-Regisseure – sie alle haben riesige Vorteile im Leben und in der Arbeit aus GTD gewonnen. Auch die Rückmeldungen von Geistlichen vieler verschiedener Religionen waren faszinierend. Da sie meist mit Angelegenheiten aus jenseitigen Welten umzugehen haben, suchten sie dringend nach Möglichkeiten, sich von den alltäglichen Ablenkungen befreien zu können, die mit der Leitung einer Gemeinde einhergehen, um sich stärker auf die seelsorgerische Arbeit zu besinnen. Studenten, Designer, Ärzte – die Liste der bekennenden Befürworter von GTD ist endlos.

Über die Jahre habe ich herausgefunden, dass wir alle zusammen in diesem Spiel mitspielen; es ist großartig, jetzt Gelegenheit zu einer Erweiterung zu haben, welche die ganze Spanne der GTD-Anwender einbezieht.

Ein umfassenderes Bewusstsein für die Zeit und Energie, die zur Umsetzung des GTD-Verfahrens und die Aufrechterhaltung nötiger Verhaltensänderungen erforderlich sind

Doch leider, so einfach die Umsetzung der Prinzipien in diesem Buch ist, bin ich durch die zwei folgenden Phänomene aufgeschreckt worden: 1 Die Menge der Informationen und der hier vorgeschlagenen Tätigkeiten kann für jemanden, der gerade anfängt, sie umzusetzen, leicht als allzu überwältigend wahrgenommen werden, und 2 kann es für die meisten Menschen eine ganze Weile dauern, sich die grundlegenden Praktiken zur Gewohnheit zu machen.

Alles, was sich zu erreichen lohnt, erfordert Übung. In Wahrheit ist das Leben selbst nichts weiter als eine einzige lange Übungseinheit, eine endlose Bemühung, unsere Bewegungen zu verfeinern. Wenn man die Übungsmechanismen verstanden hat, wird die Aufgabe, Neues zu lernen, zu einer stressfreien Erfahrung, zu einem Vorgang, der alle Bereiche in Ihrem Leben in Ordnung bringt und angemessene Perspektiven für alle Schwierigkeiten des Lebens fördert.

Thomas Sterner

Weil ich mich weiterhin dagegen verwahre, dieses Modell und seine Details »zu versimpeln«, bin ich mir nicht sicher, ob ich je den Einwand entkräften kann, es sei »zu viel, um es aufnehmen zu können«.

Die erste Ausgabe von Wie ich die Dinge geregelt kriege enthielt detaillierte Anleitungen und Empfehlungen, wie Sie die Methode vollständig in Ihr Leben und Ihre Arbeit einbringen können – und die habe ich hier ebenfalls übernommen. Ich weiß inzwischen, dass es für viele, die neu dabei sind, auf den ersten Blick mehr sein mag, als sie bequem oder überhaupt in einem Anlauf verinnerlichen könnten. Doch wenn ich mir selbst treu bleiben will, kann ich Ihnen diese Anleitungen, wie Sie diese Methode voll und ganz in Ihr Leben integrieren, nicht vorenthalten. Denn wenn Sie jetzt »loslegen« wollen, sind sie unverzichtbar.

Wenn Sie daran interessiert wären, Tennis spielen zu lernen, würde ich Ihnen wenigstens die Grundregeln des Spiels erklären – und Ihnen einen Ausblick auf die Spitzenleistungen geben, samt dem Hinweis, mit welchem Lern- und Übungsniveau Sie dorthin gelangen. In dem neu aufgenommenen Kapitel 15 habe ich mich bemüht, Tiefe und Breite des von mir eingeführten Spiels auszuleuchten; das soll es Ihnen ermöglichen, aus dem Gelesenen auf bequemere Weise das aufzugreifen, was Sie können und wollen, und Ihnen das Gefühl geben, dass es okay ist, wenn Sie einfach übernehmen und umsetzen, was Ihnen im Moment wichtig erscheint. In dieser überarbeiteten Ausgabe des Buches habe ich versucht, mehr Rücksicht darauf zu nehmen, welche potenziell einschüchternde Aufgabe Sie mit einer Neuordnung Ihrer persönlichen Praktiken und Systeme auf sich nehmen. Denn das Wichtigste ist, immer nur einen Schritt nach dem anderen zu machen.

Eine entscheidende Herausforderung besteht jedoch darin, diese Praktiken als fortlaufende Gewohnheiten anzuwenden und beizubehalten, sodass sie ein Minimum an Aufmerksamkeit oder »Sprit« erfordern und bloß noch dazu dienen, die eigene mentale und physische Umgebung in Ordnung zu halten. Ich kann nicht behaupten, ein Experte dafür zu sein, wie man seine Gewohnheiten ändert – ich habe mich weit mehr damit beschäftigt, die Praktiken für stressfreie Produktivität herauszufinden und zu verfeinern. [Eine exzellente Quelle auf diesem Gebiet ist Charles Duhiggs Buch Die Macht der Gewohnheit.] Das Verhalten betreffenden Bestandteile von GTD sind recht einfach und jedem vertraut. Doch wie schwer ist es, etwas aufzuschreiben, zu entscheiden, was der nächste Schritt ist, um etwas voranzubringen, die Erinnerung daran auf einer Liste festzuhalten und die Liste durchzugehen? Die meisten geben zu, dass sie eine solche Vorgehensweise etablieren müssen, und die wenigsten tun es beständig genug, um dabei ein gutes Gefühl zu haben. Welch große Herausforderung es darstellt, die Tatsache zu verinnerlichen, dass man sich jede unnötige Ablenkung aus dem Kopf schlagen muss, war über die Jahre hinweg eine der größten Überraschungen für mich.

Erkenntnisse aus der kognitionswissenschaftlichen Forschung, die die Wirksamkeit der GTD-Methode bestätigt haben

Ich komme mir nicht mehr als einsamer Rufer in der Wüste vor, wie das zur Jahrhundertwende der Fall war, denn seitdem sind wissenschaftliche Daten aufgetaucht, welche die in diesem Buch geschilderten Prinzipien und Praktiken bestätigen. Das neue Kapitel 14 (»GTD und die Kognitionswissenschaften«) bietet eine Auswertung einiger dieser Untersuchungen.

Was des Seins würdig ist, ist auch des Wissens würdig, denn das Wissen ist das Bild des Seins, und das Gemeine hat Dasein wie das Schöne.

Francis Bacon

Wenn das alles neu für Sie ist …

… und Sie diese Einführung bis hierher gelesen haben, sind Sie wahrscheinlich daran interessiert, sich auf einem gewissen Niveau damit zu beschäftigen. Wie ich die Dinge geregelt kriege ist als Praxis-Handbuch gegliedert – sehr ähnlich einem Kochbuch, das die Grundprinzipien umreißt, die vielen Schritte vorstellt, die das Zubereiten und Servieren einer Mahlzeit ausmachen, und ausreichend viele Rezepte bietet, mit deren Hilfe Sie eine unendliche Zahl künftiger Abendessen zubereiten können. Falls ich meine Sache bei der Ausarbeitung dieser Ausgabe anständig gemacht habe, können Sie beim nächsten Kapitel beginnen und es von dort aus angehen, wenn Ihnen danach ist. Die Reihenfolge, in der die GTD-Prinzipien in diesem Buch vorliegen, ist von vielen Anwendern als überzeugende Vorgehensweise bestätigt worden. Sie können aber auch einfach nach Belieben springen – überfliegen Sie den Text und steigen Sie nach dem Zufallsprinzip in das eine oder andere Kapitel ein. Das Buch ist so geschrieben, dass es Ihnen auch auf diese Weise nützlich sein kann.

Wenn Sie schon eine gewisse Erfahrung mit Wie ich die Dinge geregelt kriege haben …

… birgt das Buch immer noch viel Neues für Sie. Während der vielen Jahre, in denen diese Informationen in vielfältigen Formen zur Verfügung standen, zeigte jeder, der sich ein zweites Mal durch das Material arbeitete, davon überrascht, wie sich unweigerlich eine neue Perspektive ergab, die sich völlig vom ersten Lesen unterschied. Selbst Menschen, welche die Originalfassung von GTD sage und schreibe fünf Mal gelesen haben, gestanden mir: »Es war jedes Mal ein völlig anderes Buch!« Diese Erfahrung gleicht jener beim erneuten Durchlesen eines Software-Handbuchs, wenn Sie nach einem Jahr die Grundlagen des »Fahrtreglers« begriffen haben. Sie werden erstaunt und begeistert sein angesichts der tollen Dinge, die mit einem Tastendruck möglich sind, die Sie aber bisher nicht erkennen und umsetzen konnten, weil da die anderen wichtigen Fragen waren, die geklärt werden mussten, um etwas zu schaffen.

Gleichgültig, wann oder wie oft Sie eine frühere Ausgabe von Wie ich die Dinge geregelt kriege gelesen oder an Seminaren, Coachings, Internet-Schulungen, Podcasts oder anderen Präsentationen dieses Stoffs teilgenommen haben mögen – Sie werden in dieser überarbeiteten Ausgabe ein neues und faszinierendes Niveau vorfinden, das garantiere ich Ihnen. Was sich auf den folgenden Seiten auftut, ist ein neues Universum an Ideen innerhalb der Strukturen und Werkzeuge, die Sie wahrscheinlich bereits anwenden.

Wenn Sie sich auf dieses Buch und die darin enthaltenen Informationen einlassen, erhalten Sie eine zusammenhängende, positive und produktive Einstellung gegenüber den Aspekten Ihres Lebens und Ihrer Arbeit, auf die es wirklich ankommt.

Willkommen beiWie ich die Dinge geregelt kriege

Ich begrüße Sie in dieser Goldgrube voller Einsichten in Strategien, die Ihnen helfen werden, über mehr Energie zu verfügen, entspannter zu sein und mit weniger Anstrengung erheblich mehr auf die Reihe zu bekommen. Geht es Ihnen wie mir, möchten Sie gern alle Ihre Aufgaben erledigen und sie auch gut machen? Auf der anderen Seite wollen Sie auch das Leben genießen, und das scheint schwerer erreichbar oder gar unmöglich zu werden, wenn Sie zu hart arbeiten. Doch diese Vorsätze müssen einander nicht ausschließen. Es ist tatsächlich möglich, in der alltäglichen Arbeitsumgebung etwas effektiv zu tun und sich zugleich gut zu fühlen.

Ich glaube, Effizienz ist etwas Gutes. Vielleicht ist das, was Sie tun, wichtig, interessant oder nützlich – möglicherweise aber auch nicht, muss aber dennoch erledigt werden. Im ersten Fall möchten Sie für Ihren Einsatz an Zeit und Energie möglichst viel zurückbekommen. Im zweiten wollen Sie so schnell wie möglich zu anderen Dingen übergehen, ohne irgendwelche Probleme stehen zu lassen.

Die Kunst, den Geist zur Ruhe kommen zu lassen, und die Fähigkeit, ihn von allen Kümmernissen und Sorgen freizuhalten, ist vielleicht eines der Geheimnisse der großen Männer.

Captain J. A. Hatfield

Und was immer Sie tun, Sie wären vielleicht gerne entspannter und zuversichtlicher, dass alles, was Sie gerade tun, genau das ist, was getan werden muss. Ob Sie nun nach Büroschluss mit Ihren Leuten ein Bier trinken, um Mitternacht auf Ihr Kind in seinem Bettchen blicken, eine gerade vorliegende E-Mail beantworten oder nach der Konferenz ein paar ungezwungene Minuten mit dem potenziellen Neukunden verbringen: Wenn Sie etwas tun, möchten Sie, dass dies genau dem entspricht, was Sie gerade tun sollten.

Als ich dieses Buch schrieb, verfolgte ich vor allem ein Ziel: Ich wollte Ihnen vermitteln, wie Sie in höchstem Maß effizient und dabei entspannt sein können, wann immer Sie das sein müssen oder wollen.

Auf die Fragen, was zu tun ist, wann es zu tun ist und wie es zu tun ist, habe ich – wie vielleicht auch Sie – lange Zeit Antworten gesucht. Und nachdem ich diese Informationen und die Sammlung der besten Verfahren viele Jahre lang weltweit in den unterschiedlichsten Umgebungen und an die größtmögliche Zahl verschiedenster Menschen aller Altersstufen vermittelt habe, kann ich uneingeschränkt bestätigen, dass die Methode funktioniert.

Wie erkennen Sie, dass das, was Sie tun, zu jeder Zeit mit dem übereinstimmt, was Sie tun sollten? Keine Software, kein Seminar, kein noch so cooles Notebook oder Smartphone und keine persönliche Zielsetzung wird Ihnen mehr als 24 Stunden pro Tag verschaffen, den Tagesinhalt vereinfachen oder jene oft schwierige Entscheidung für Sie treffen.

Richtig eingesetzt, können diese Werkzeuge Ihre Entscheidungen unterstützen, doch für sich allein reichen sie nicht aus, Ihnen die Kontrolle und den angemessenen Fokus zu vermitteln. Außerdem: Gerade wenn Sie lernen, wie Produktivität und Entscheidungsfähigkeit auf einer Ebene zu verbessern sind, steigen Sie zur nächsten Bündelung von Verantwortlichkeiten und kreativen Zielen auf. Diese neuen Herausforderungen stellen die Möglichkeiten all der schlichten Formeln, gerade angesagten Schlagworte oder neuen digitalen Mobilgeräte auf die Probe, um Sie für die nächste Stufe Ihrer Arbeit und Ihres Lebens wieder »ins Spiel zu bringen«. Vielleicht haben Sie ja persönliche Gewohnheiten und Werkzeuge eingeführt, die für eine Weile funktionieren, aber eine große Veränderung – wie etwa eine Umwälzung in Ihrem Job, das erste Kind oder der Kauf eines Hauses – stellt deren Beständigkeit auf die Probe und verursacht wahrscheinlich ernsthafte Unannehmlichkeiten (wenn nicht gar Chaos!).

Was Methoden angeht, gibt es vielleicht Millionen und noch ein paar mehr, aber Prinzipien gibt es nur wenige. Wer Prinzipien begreift, kann mit Erfolg seine eigenen Methoden wählen. Wer Methoden ausprobiert und Prinzipien ignoriert, wird sicher Probleme bekommen.

Ralph Waldo Emerson

Doch auch wenn es kein einfaches Mittel gibt, die persönliche Organisation und Produktivität zu vervollkommnen, existieren sehr spezifische Dinge, die uns dies leichter machen. Über die Jahre entdeckte ich einfache Abläufe, deren Anwendung wir alle erlernen können – mit ihnen lässt sich unsere Fähigkeit, vorausschauend und konstruktiv mit den schnöden Realitäten unserer Welt umzugehen, erheblich verbessern, während wir uns weiterhin mit unseren bedeutsameren Prioritäten verbunden fühlen. Und diese Verfahren haben sich über die Zeit als allgemein anwendbar erwiesen. Sie lassen sich einsetzen, wenn Sie mit zwölf Jahren Ihre Hausaufgaben erledigen wollen, wenn Sie sich nach der letzten Vorstandssitzung hinsichtlich der Unternehmensstrategie neu ausrichten müssen … und außerdem für alles, was dazwischenliegt. Im Folgenden habe ich die Ergebnisse von mehr als drei Jahrzehnten voller Entdeckungen über die persönliche Produktivität zusammengefasst – es ist eine Anleitung, den Ausstoß zu maximieren und den Aufwand zu minimieren, und das in einer Welt, in der die Arbeit ständig umfangreicher und anspruchsvoller wird. Ich habe viele Tausend Stunden damit zugebracht, einige der denkbar klügsten und fleißigsten Menschen »an der Front« – an ihren Schreibtischen oder zu Hause hinter verschlossenen Türen – zu beraten und ihnen zu helfen, alle anliegenden Arbeiten voranzubringen und zu organisieren. Die von mir gefundenen Methoden haben sich in allen Arten von Organisationen, auf allen Hierarchiestufen, kulturübergreifend und sogar im eigenen Haushalt und in der Schule als höchst wirksam erwiesen. Nachdem ich viele Jahre lang einige der ausgefuchstesten und produktivsten Profis der Welt beraten und trainiert habe (zusammen mit ihren Kindern!), weiß ich, dass die Welt nach diesen Methoden verlangt.

Angst entsteht durch mangelhafte Kontrolle, Organisation, Vorbereitung und Durchführung.

David Kekich

Topmanager sind bemüht, sich selbst und ihren Leuten eine »vollständige Durchführung« als grundlegende Norm einzutrichtern. Dabei wissen sie wie ich, dass hinter geschlossenen Türen nach Büroschluss unbeantwortete Anrufe, zu delegierende Aufgaben, unbearbeitete Angelegenheiten aus Konferenzen und Gesprächen, noch nicht geklärte und unter Kontrolle gebrachte Zuständigkeiten auf der Führungsebene, nicht erledigte persönliche Verpflichtungen und Dutzende potenziell wichtiger E-Mails inmitten Hunderter (oder gar Tausender) nicht abgehandelter anderer Mails zurückbleiben. Viele dieser Geschäftsleute sind erfolgreich, weil die von ihnen gelösten Krisen und genutzten Chancen wichtiger sind als die Probleme, die sie im eigenen Büro und in ihrem Aktenkoffer zulassen und schaffen. Doch angesichts des heute in der Geschäftswelt und im Leben vorgelegten Tempos wird diese Gleichung fragwürdig.

Und was für viele noch kritischer ist: Die Leute widmen den Schultheateraufführungen, Sportereignissen oder den Gute-Nacht-Gesprächen mit ihren Kindern beim Zubettgehen nicht die angemessene Aufmerksamkeit, oder sie sind schlicht nicht in der Lage, jetzt »präsent« zu sein, wann und wo das auch sei. Unsere Gesellschaft ist von einer allgegenwärtigen Angst durchdrungen – man hat das Gefühl, dass es da wahrscheinlich etwas gibt, was man tun sollte, aber nicht tut, und das ruft eine Anspannung hervor, für die es keine Lösung gibt und die einem keine Ruhe lässt.

Einerseits benötigen wir erprobte Mittel, mit deren Hilfe wir unsere Energien strategisch und taktisch zusammenfassen können, ohne irgendetwas unter den Tisch fallen zu lassen. Andererseits müssen wir für Arbeitsbedingungen und Fähigkeiten sorgen, die verhindern, dass die engagiertesten Leute durch Stress ausbrennen. Wir brauchen einen positiven Arbeitsstil, der die besten und hellsten Köpfe anzieht und bei der Stange hält, und wir brauchen persönliche und zu Hause anwendbare Verfahren, die Klarheit, Kontrolle und Kreativität bei unseren Lieben – und, was am wichtigsten ist, bei uns selbst – fördern.

Wir wissen, dass dieses Wissen in Firmen schmerzlich vonnöten ist. Es wird auch in Schulen benötigt, wo man unseren Kindern noch immer nicht beibringt, wie man Informationen bearbeitet und sich auf Ergebnisse konzentriert oder darauf, was zu tun ist, damit sie eintreten. Und jeder Einzelne von uns braucht sie, damit wir all die uns gegebenen Möglichkeiten nutzen können, unsere Welt auf nachhaltige und selbsterhaltende Weise zu verbessern.

Wie kraftvoll, einfach und effektiv alles ist, worüber ich in Wie ich die Dinge geregelt kriege spreche, erlebt man am besten durch eigene Anschauung, in Echtzeit, in realen Situationen der wirklichen Welt. Wenn Sie das Buch lesen oder überfliegen, werden Sie sicherlich darüber nachdenken wollen, wie Sie das, was ich anspreche, umsetzen würden und könnten. Es wird Ihnen sehr helfen, wenn Sie ausführen, was Sie lesen, sobald es auftritt. Damit wird Ihr Verständnis erheblich vertieft und auf eine relevantere Ebene befördert. Sie werden es nützlich finden, den Modellen auf den Grund zu kommen; Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass sich etwas ändert, wenn Sie sie anwenden.

Dieses Buch muss die Kernaussagen jener dynamischen Kunst der Steuerung von Arbeitsabläufen und der persönlichen Produktivität zwangsläufig in eine lineare Abfolge umsetzen. Ich habe mich bemüht, es so anzulegen, dass Sie im Verlauf sowohl eine anregende Gesamtschau als auch eine Kostprobe an unmittelbaren Resultaten erhalten.

Gesunde Skepsis ist oft die beste Möglichkeit, den Wert des Gebotenen herauszufinden – stellen Sie es auf die Probe; widerlegen Sie es, wenn Sie können. So setzen Sie sich damit auseinander, und das ist der Schlüssel zum Verständnis.

Das Buch ist in drei Teile gegliedert. Teil 1 liefert einen kurzen Überblick über das gesamte System sowie die Erklärung, weshalb es einzigartig ist und genau zur rechten Zeit kommt. Anschließend werden die grundlegenden Methoden selbst in knappster und einfachster Form dargestellt. Teil 2 zeigt Ihnen, wie Sie das System umsetzen. Hier finden Sie Ihre persönliche Anleitung, wie Sie die Modelle Schritt für Schritt sachbezogen anwenden können. Teil 3 vertieft das noch weiter: Hier wird geschildert, welche feineren und tiefer gehenden Ergebnisse Sie erwarten können, wenn Sie die Methoden und Modelle in Ihre Arbeit und Ihr Leben integrieren.

Ich möchte, dass Sie direkt hineinspringen und diese Methode testen, es sogar auf die Probe stellen. Sie sollen selbst herausfinden, dass alles, was ich verspreche, nicht nur möglich ist, sondern von Ihnen unmittelbar erreicht werden kann. Und Sie sollten wissen, dass alles, was ich vorschlage, leicht auszuführen ist. Es sind keinerlei neue Fähigkeiten im Spiel. Sie wissen bereits, wie man sich auf das Wesentliche konzentriert, wie man Abläufe schriftlich fixiert, wie man über Ergebnisse und Vorgehensweisen entscheidet und wie man Optionen prüft und sie auswählt. Sie werden bestätigt finden, dass vieles, was Sie die ganze Zeit über instinktiv und intuitiv getan haben, richtig ist. Ich zeige Ihnen Möglichkeiten, diese grundlegenden Fertigkeiten auf ein höheres Effizienzniveau zu heben. Ich möchte Sie anregen, all das in neue Verhaltensweisen umzusetzen, die Sie begeistern werden.

Ich beziehe mich das ganze Buch hindurch auf meine Tätigkeit als Berater und auf meine Seminare zu diesem Thema. Während der letzten drei Jahrzehnte habe ich allein und im Rahmen kleiner Partnerschaften als »Management-Consultant« gearbeitet. Meine Tätigkeit bestand vor allem darin, auf der Grundlage der hier vorgestellten Methoden individuelles Training und Seminare zur Steigerung der Produktivität abzuhalten. Ich habe (wie meine Kollegen) mehr als tausend Einzelpersonen betreut, Hunderttausende von Berufstätigen trainiert und viele Hundert öffentliche Seminare abgehalten. Dieser Hintergrund hat mir meine Erfahrung und meine Beispiele geliefert.

Ich bin Student wie Sie. Wie alle anderen und auch die Besten unter uns gehen mir die Kontrolle und der Fokus verloren. Auch ich muss mich regelmäßig auf die hier geschilderten Verfahren einlassen, um die optimale Geistesgegenwart aufrechtzuerhalten. Wie ich in Kapitel 15 dargestellt habe, handelt es sich hierbei um eine Sammlung von Gewohnheiten, die man lebenslang anwenden muss, wenn man sich auf höheren und reiferen Ebenen mit der Welt auseinandersetzen will. In diesem Buch schildere ich nichts, was ich nicht persönlich auf seinen Wert geprüft habe und nicht weiterhin in irgendeiner Weise anwende.

Was hier versprochen wird, hat einer meiner Klienten gut ausgedrückt: »Die Lehrsätze des Programms gewohnheitsmäßig anzuwenden hat mir das Leben gerettet … sie wortgetreu anzuwenden hat mein Leben geändert. Es ist wie eine Schutzimpfung dagegen, täglich Brandherde austreten zu müssen (die sogenannten dringlichen und krisenbestimmten Anforderungen jedes beliebigen Arbeitstages) und ein Gegengift gegen das Ungleichgewicht, das viele Menschen auf sich ziehen.«

Teil 1

Die Kunst, seine Aufgaben zu erledigen

Kapitel 1

Eine neue Praxis für eine neue Wirklichkeit

Jemand, der eine überwältigende Zahl von Aufgaben zu erledigen hat, kann dennoch produktiv arbeiten und sich einen klaren Kopf sowie ein positives Gefühl entspannter Kontrolle bewahren. Sind Leistungsfähigkeit und Effizienz auf hohem Niveau, lebt und arbeitet es sich hervorragend. Es ist auch der beste Weg, bei allem, was Sie tun, absolut präsent zu sein und sich angemessen auf den Augenblick einzulassen. Das ist der Moment, in dem die Zeit verschwindet und Ihre Aufmerksamkeit vollständig unter Ihrer Kontrolle steht. Was Sie tun, ist genau das, was Sie angesichts des vollen Spektrums Ihrer Verpflichtungen und Interessen tun sollten. Sie sind absolut einsatzbereit. Sie sind »drin«.

Wir können immer nur eines erledigen, und am glücklichsten sind jene Menschen, die dies mit vollem Engagement tun. Wir können vollkommen gegenwärtig sein. Wir können ganz und gar präsent sein. Wir können … all unsere Aufmerksamkeit auf die Gelegenheit richten, die gerade vor uns liegt.

Mark Van Doren

Dieser funktionale Arbeitsstil wird außerdem immer mehr zu einem Kriterium, das von erfolgreichen und überdurchschnittlichen Kräften verlangt wird; ein notwendiger Modus für die Gesundheit all jener, die extrem fordernden Lebensumständen ausgesetzt sind, und eine Grundlage, die uns allen die Freiheit gibt, uns optimal auf unsere wichtigsten Bestrebungen einstzustellen.

Natürlich wissen Sie schon, wie Sie dieses herausragende Leistungsniveau erreichen können. Aber wenn es Ihnen wie den meisten Menschen geht, müssen Sie diese Fertigkeiten umfassender und systematischer einsetzen und sich so zum Herrn des Verfahrens machen, anstatt sich darunter begraben zu lassen. Und obwohl die von mir in diesem Buch geschilderten Methoden und Techniken äußerst praxisnah und im gesunden Menschenverstand begründet sind, dürften die meisten Menschen zuerst ein paar wesentliche Arbeitsgewohnheiten ändern müssen, ehe sie dieses System umsetzen können. Die erforderlichen kleinen Umstellungen – sie beziehen sich darauf, wie Sie all die Dinge abklären und organisieren, die Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen – könnten dafür sorgen, dass Sie an einige entscheidende Aspekte Ihrer täglichen Arbeit ganz anders herangehen. Viele meiner Klienten haben das als einen bedeutsamen Paradigmenwandel bezeichnet.

Die Methoden, die ich hier vorstelle, beruhen alle auf zwei Zielen: 1Alles, was erledigt werden muss – jetzt, später, eines Tages, sei es umfassend, geringfügig oder irgendwo dazwischen –, ist in ein logisches und verlässliches System außerhalb Ihres Kopfes und Ihres Bewusstseins einzubringen. 2 Sie müssen sich dahingehend disziplinieren, dass Sie zu jedem »Input«, den Sie in Ihr Leben einlassen, durchgängige Entscheidungen treffen, damit Sie immer einen Plan für die »nächsten Schritte« haben, die Sie jederzeit ausführen oder neu überdenken können; und 3 ist all das zu sortieren und zu koordinieren, wozu Sie die vielfältigen Ebenen der laufenden Verpflichtungen Ihnen selbst und anderen gegenüber jederzeit erkennen müssen.

Dieses Buch bietet Ihnen eine bewährte Methode für die leistungsfähige Steuerung von Arbeitsabläufen. Es liefert brauchbare Hilfsmittel, Tipps, Verfahren und Tricks für die Umsetzung. Sie werden entdecken, dass die Grundsätze und Techniken sofort einsatzbereit und auf alles anwendbar sind, was in Ihrem privaten wie beruflichen Leben auf Sie zukommt. [Ich verstehe »Arbeit« im allgemeinsten Sinn: Sie betrifft alles, was man im Vergleich zum gegenwärtigen Zustand anders haben will oder muss. Viele Menschen unterscheiden zwischen »Arbeit« und »Privatleben«, was ich vermeide: Für mich ist Unkrautjäten im Garten oder eine Änderung meines Testaments ebenso »Arbeit« wie das Verfassen dieses Buchs oder die Beratung eines Klienten. Alle Methoden und Verfahren dieses Buches lassen sich quer durch das gesamte Spektrum von Leben und Arbeit anwenden – das muss auch so sein, wenn sie wirksam sein sollen.] Wie viele andere vor Ihnen können Sie das, was ich als fortwährenden dynamischen Funktionsstil bezeichne, in Ihre Arbeit und Ihre Welt einbringen. Oder Sie nutzen es einfach als Anleitung, um Ihr Leben wieder in den Griff zu bekommen, wenn Sie den Eindruck haben, dass dies notwendig ist.

Das Problem: Neue Anforderungen, ungenügende Ressourcen

Fast jeder, den ich heutzutage treffe, hat den Eindruck, er müsse sich mit zu vielen Dingen befassen, ohne über die dafür notwendige Zeit zu verfügen. Im Verlauf einer Woche betreute ich den Partner einer großen global tätigen Investmentfirma, der befürchtete, der ihm angebotene neue Verantwortungsbereich in der Unternehmensleitung würde seine familiären Verpflichtungen über die Maßen belasten, und dazu eine Personalsachbearbeiterin der mittleren Führungsebene, die sich abmühte, ihre mehr als 150 täglichen E-Mail-Anfragen zu bewältigen – angetrieben von dem Ziel, die Zahl der Mitarbeiter im Regionalbüro der Firma innerhalb eines Jahres von 1100 auf 2000 Personen zu steigern, während sie gleichzeitig versuchte, ihr Privatleben an den Wochenenden abzuschirmen.

In diesem neuen Jahrtausend ist ein paradoxes Phänomen aufgetaucht: Die Menschen haben ihre Lebensqualität steigern können, doch gleichzeitig mehren sie ihre Stressbelastung, indem sie sich mehr aufladen, als ihre Möglichkeiten zulassen. Es ist, als wären die Augen größer als der Magen. Und die meisten sind bis zu einem gewissen Grad frustriert und ratlos, wie sie die Lage verbessern könnten.

Arbeit ist nicht mehr klar abgegrenzt

Zur steigenden Stressbelastung trägt vor allem bei, dass sich die Art unserer Aufgaben sehr viel dramatischer und rascher gewandelt hat als unsere Ausbildung für die Arbeit und unsere Fähigkeit, mit ihr umzugehen. Die zweite Hälfte des zwanzigsten Jahrhunderts reichte aus, »Arbeit« von den am Fließband ablaufenden Tätigkeiten des Herstellens und Transportierens in das zu verwandeln, was Peter Drucker so treffend »Wissensarbeit« genannt hat.

Früher war Arbeit unmittelbar als solche zu erkennen. Es mussten Felder gepflügt, Maschinen hergerichtet, Kisten gepackt, Kühe gemolken oder irgendwelche Dinge in Gang gebracht werden. Man wusste, was man zu erledigen hatte – man konnte es sehen. Man konnte klar erkennen, ob eine Arbeit abgeschlossen war oder nicht. Eine Steigerung der Produktivität lief allein darauf hinaus, den Arbeitsprozess effizienter zu gestalten oder einfach härter oder länger zu arbeiten.

Fast jedes Projekt könnte besser ausgeführt werden, und mittlerweile ist eine unendliche Menge an Informationen verfügbar, mit denen sich das verwirklichen ließe.

Inzwischen hat die Mehrzahl unserer Projekte für viele von uns keine klaren Grenzen mehr. Bei den meisten meiner Bekannten gibt es zumindest ein halbes Dutzend Angelegenheiten, die sie gerade eben zu Ende zu bringen versuchen, und selbst wenn sie sich für den Rest ihres Lebens um nichts anderes bemühten, könnten sie diese nicht wirklich perfekt vollenden. Möglicherweise sehen Sie sich dem gleichen Dilemma gegenüber. Wie gut könnte diese Konferenz potenziell verlaufen? Wie effektiv könnte das Ausbildungsprogramm oder auch das Entlohnungspaket für Ihre Angestellten sein? Wie gut könnten Sie die Ausbildung Ihrer Kinder organisieren? Wie perfekt ist der Blog, den Sie gerade schreiben? Wie motivierend die Mitarbeiterbesprechung? Wie gesund könnten Sie sein? Wie funktional ist die Neustrukturierung Ihrer Abteilung? Und eine letzte Frage: Wie viele verfügbare Daten könnten dazu beitragen, diese Vorhaben »besser« durchzuführen? Die Antwort: unendlich viele, die über das Internet leicht oder zumindest potenziell zugänglich sind.

An einer anderen Front können fehlende Abgrenzungen mehr Arbeit für jeden mit sich bringen. In vielen Unternehmen muss man heute quer durch alle Abteilungen kommunizieren, kooperieren und sich einsetzen. Die Mauern um unsere abgeschotteten Bürosilos fallen zusammen, und mit ihnen verschwindet der Luxus, kopierte E-Mails der Marketingabteilung, der Personalabteilung oder irgendeiner mit einem speziellen Thema befassten Arbeitsgruppe nicht lesen zu müssen. Dazu kommt der wachsende Anspruch an Ihr Engagement gegenüber Freunden und Familie, wenn die Distanz zu ihnen schwindet, und selbst alternden Eltern das Internet und ihr Smartphone nahegebracht werden, damit sie »dranbleiben«.

Die sich ständig erneuernden Kommunikationstechnologien haben den Mangel an klaren Abgrenzungen zwischen unseren Verpflichtungen und unserem Leben exponentiell anwachsen lassen. Das zweite Jahrzehnt dieses Jahrhunderts erlebte eine Explosion der Unruhe über dieses stetige Rätsel, angetrieben durch die Globalisierung (»die Hälfte meines Teams hält sich in Hongkong auf, und eine weitere wichtige Kraft ist in Estland«), durch virtuelle Arbeit und Möglichkeiten der Verbindung, und nicht zuletzt durch die Sucht, sich mit den Spielereien in unseren Taschen und an unseren Handgelenken zu befassen, deren Kapazität größer ist als die eines ganzen Computersaals im Jahr 1975.

So sind nicht nur die Arbeit und ihre kognitiven Begrenzungen vieldeutiger und unzureichend festgelegt, sondern auch die Zeit und der Raum, in denen wir uns damit befassen können (und oft auch sollten), wozu noch das anhaltende explosionsartige Wachstum potenziell wichtiger und zugänglicher Daten kommt, die unser Leben aufwerten könnten.

Unsere Jobs (und unser Leben) verändern sich fortwährend

Die unscharfen Grenzen unserer Projekte und unserer Arbeit ganz allgemein wären für jeden schon Herausforderung genug. Doch in diese Gleichung müssen wir nun noch die sich ständig verschiebenden Definitionen unserer Aufgabenbereiche einbauen, und dazu noch die häufigen Veränderungen hinsichtlich der Verantwortlichkeiten und Interessen im breiteren Bereich unseres Lebens.

Die meisten von uns haben in den letzten 72 Stunden mehr »Input« in Form von Veränderungsanstößen, Projektimpulsen und der Verschiebung von Prioritäten empfangen als unsere Eltern in einem Monat oder vielleicht sogar in einem ganzen Jahr.

In meinen Seminaren frage ich oft: »Wer von Ihnen macht genau das, wofür er eingestellt wurde? Und wie viele von Ihnen haben im vergangenen Jahr keinen bedeutenden Wandel in ihrem Leben erfahren?« Selten hebt dann jemand die Hand. Doch wie gestaltlos und unscharf die Arbeit auch sein mag: Falls Sie die Chance hätten, lang genug in einer genau umschriebenen Tätigkeit hängen zu bleiben, würden Sie möglicherweise herausfinden, was Sie tun müssen – wie viel und auf welchem Niveau, um nicht verrückt zu werden. Und wenn Sie das Leben ganz allgemein besser unter Kontrolle bringen könnten – keine Umzüge, keine Veränderungen in den Beziehungen, keine bei Ihnen oder Ihren Lieben auftauchenden Probleme in der Lebensführung oder der Gesundheit, keine finanziellen Überraschungen, keine Motivationsprogramme, die Ihnen neue Richtungen vermitteln, keine Sie bedrängenden Karriereänderungen – dann könnten Sie imstande sein, einen Rhythmus und ein Steuerungssystem zu erschaffen, das Ihnen eine Art entspannter Stabilität ermöglicht.

Auf gänzlich Neues können wir niemals wirklich vorbereitet sein. Wir müssen uns anpassen, und jede radikale Anpassung ist auch eine Krise des Selbstwertgefühls: Wir setzen uns einer Prüfung aus, wir müssen uns beweisen. Nur mit der Mentalität eines Untergebenen lässt sich einem drastischen Wandel ohne inneres Zittern entgegensehen.

Eric Hoffer

Doch dieser Luxus ist aus drei Gründen nur noch wenigen gegönnt:

1  Die Unternehmen, mit denen wir zu tun haben, scheinen sich fortwährend im Übergang zu befinden – ständig wechseln Ziele, Produkte, Partner, Kunden, Märkte, Technologien und Eigentümer. All das wirbelt zwangsläufig die Strukturen, Formen, Rollen und Verantwortungsbereiche durcheinander.

2  Heute ist der durchschnittliche Arbeitnehmer mehr denn je ein freier Marktteilnehmer, der seinen Beruf so oft wechselt wie seine Eltern einst die Stelle. Selbst Leute in den Vierzigern oder Fünfzigern richten sich nach den Normen kontinuierlichen Wachstums. Ihre Bestrebungen sind jetzt lediglich stärker in den Mainstream eingebettet, der durch die pauschale Bezeichnung »Weiterentwicklung in Beruf, Management und Führung« umrissen ist – was einfach heißt, dass sie nicht immer das tun werden, was sie lange Zeit hindurch getan haben. [Die große Rezession zu Beginn dieses Jahrhunderts hat die Ungewissheiten noch vermehrt, weil sie viele dazu zwang, nach Erreichen des Rentenalters weiterzuarbeiten, wozu sie oft eine andere Möglichkeit zum Geldverdienen finden mussten.]

3  Da Kultur, Lebensstil und Technologien sich relativ schnell verändern, muss jeder Einzelne in stärkerem Maß und häufiger die Kontrolle über seine spezielle persönliche Situation gewinnen. Die plötzliche Notwendigkeit, die Betreuung eines Elternteils zu organisieren, mit einem wieder zu Hause wohnenden Kind ohne Arbeitsplatz zurechtzukommen, sich mit einem unerwarteten Gesundheitsproblem herumzuschlagen oder eine große Veränderung zu verkraften, die der Lebenspartner in die Wege geleitet hat … all das scheint häufiger und mit umfangreicheren Konsequenzen zu geschehen als je zuvor.

Nur wenig scheint noch für längere Zeit klar zu sein, wenn es darum geht, was wir im Büro, zu Hause, im Flugzeug, im Auto oder im Café zu tun haben – am Wochenende, am Montagmorgen, beim Aufwachen um drei Uhr früh und in der »Freizeit«, und was oder wie viel Einsatz erforderlich sein mag, es gut hinzukriegen. Wir lassen riesige Mengen an Information und Kommunikation aus der Außenwelt herein und erzeugen ein ebenso großes Volumen von Einfällen und Abmachungen mit uns selbst und anderen aus unserer näheren Umgebung. Und man hat uns nicht sehr gut dafür gerüstet, mit dieser gewaltigen Zahl innerer und äußerer Verpflichtungen fertigzuwerden.

In dieser global vernetzten Hightech-Welt ist nichts wirklich neu, abgesehen davon, wie häufig es auftritt. Als Veränderungen im Leben und in der Arbeit noch weit langsamer abliefen, konnten die Leute, sobald sie die unvermeidlichen Unannehmlichkeiten überstanden hatten, sich für die erneute Tempokontrolle viel Zeit lassen. Die meisten von uns leben heute in einer Zeit, die diese Art luxuriösen Durchhängens nicht zulässt. Alles ändert sich, während Sie das hier lesen. Und falls Sie, während Sie dies gelesen haben, abgelenkt wurden, weil Ihre Gedanken zu anderen Angelegenheiten Ihres Lebens abgewandert sind, oder weil Sie sich veranlasst fühlten, die E-Mails auf potenziell wichtige neue Eingänge zu prüfen, dann haben Sie eine Form dieses »Nur-den-Zug-nicht-verpassen-Syndroms« erlebt.

Die alten Vorbilder und Gewohnheiten genügen nicht

Weder unsere normale Ausbildung noch herkömmliche Modelle des Zeitmanagements noch die Fülle der verfügbaren digitalen und papierbasierten Organisationswerkzeuge haben uns verlässliche Mittel an die Hand gegeben, den uns auferlegten neuen Anforderungen zu begegnen. Haben Sie irgendwelche dieser Verfahren oder Hilfsmittel ausprobiert, dann sind sie Ihnen möglicherweise als ungeeignet erschienen, um mit dem Tempo, der Komplexität und den wechselnden Prioritäten Schritt zu halten, die Ihrer Arbeit innewohnen. Die Fähigkeit, in diesen fruchtbaren, aber turbulenten Zeiten erfolgreich, entspannt und souverän zu sein, erfordert neue Wege des Denkens und Arbeitens. Es besteht großer Bedarf an neuen Methoden, Technologien und Arbeitsgewohnheiten, die uns dabei helfen, unsere Welt unter Kontrolle zu bringen.

Zu ihrer Zeit waren die herkömmlichen Ansätze des Zeitmanagements und der Terminplanung nützlich. Sie lieferten hilfreiche Anhaltspunkte für ein Arbeitsleben, das gerade dabei war, aus dem Fließbandmodus in eine neue Art von Arbeit überzugehen, bei der man seine Zeit frei einteilen und entscheiden konnte, was zu tun war. Als die »Zeit« selbst sich in einen Arbeitsfaktor verwandelte, wurden Terminkalender zu einem entscheidenden Arbeitsmittel. (Noch bis in die Achtzigerjahre des zwanzigsten Jahrhunderts glaubten viele Angestellte, ein Taschen-Tagesplaner mache das Wesen der persönlichen Terminplanung aus, und heute halten viele Menschen ihren Kalender für das zentrale Hilfsmittel, um alles im Griff zu haben.) Mit der freien Zeiteinteilung mussten auch Entscheidungen darüber getroffen werden, was zu tun war. Man entwickelte wichtige Verfahren, wie nach »ABC« geordnete Prioritätsstufen und tägliche To-do-Listen, um seine Entscheidungen nach irgendwelchen sinnvollen Kriterien überprüfen zu können. Wenn man frei entscheiden konnte, was zu tun war, war man auch dafür verantwortlich, im Hinblick auf seine »Prioritäten« gute Entscheidungen zu treffen.

Vielleicht haben Sie – zumindest bis zu einem gewissen Grad – bemerkt, dass der durchaus wichtige Kalender nur einen kleinen Teil dessen, was Sie zu organisieren haben, wirklich effektiv steuern kann. Und tägliche Aufgabenlisten sowie eine vereinfachte Kodifizierung von Prioritäten haben sich als ungeeignet erwiesen, dem Umfang und den vielfältigen Veränderungen in der Arbeitsbelastung eines durchschnittlichen Beschäftigten gerecht zu werden. Für immer mehr Menschen besteht der Job aus Dutzenden oder gar Hunderten täglicher E-Mails, und es gibt keinen Spielraum, auch nur eine einzige Anfrage, Beschwerde, Bestellung oder Mitteilung der Firma oder der Familie zu übergehen. Wenige dürfen (oder sollten auch nur) hoffen, all dies nach A, B oder C in Prioritätsstufen einordnen oder eine vorher festgelegte Aufgabenliste durchhalten zu können, die nicht vom ersten Anruf oder der ersten Unterbrechung durch den Chef oder den Gatten ganz und gar »erledigt« wäre.

»Großer Überblick« gegen »Nahkampf im Detail«

Am anderen Ende des Spektrums haben Ratgeber in Buchform, Arbeitsmodelle, Seminare und Gurus den »großen Überblick« als die Lösung für den Umgang mit unserer komplexen Welt angepriesen. Stellt man die wesentlichen Ziele und Werte klar heraus – so wird hier argumentiert –, dann bekommt unsere Arbeit Ordnung, Sinn und Richtung. In der Praxis dagegen erreicht man mit dieser gut gemeinten Werte-Übung häufig nicht die erwünschten Resultate. Ich habe zu viele dieser Bemühungen aus einem oder mehreren der folgenden Gründe scheitern sehen:

Wind und Wellen sind stets auf der Seite der fähigsten Steuerleute.

Edward Gibbon

1  Auf dem Niveau der täglich und stündlich anfallenden Verpflichtungen gibt es zu viel Ablenkung, als dass man sich richtig auf die höheren Ebenen einlassen könnte.

2  Ineffektive persönliche Organisationssysteme erzeugen einen massiven unbewussten Widerstand, noch größere Projekte und Ziele anzugehen, die wahrscheinlich nicht gut zu steuern sein werden, was wiederum noch mehr Ablenkung und Stress hervorruft.

3  Werden tatsächlich gehobene Levels und Werte herausgearbeitet, legen wir auch unsere Messlatte höher, worauf wir bemerken, dass noch viel mehr geändert werden muss. Dabei reagieren wir auf die überwältigende Zahl der zu erledigenden Angelegenheiten ohnehin schon äußerst negativ. Und was ist der Grund für viele der Tätigkeiten, die auf jenen Listen ganz oben stehen? Unsere Wertvorstellungen!

Sich auf übergeordnete Resultate und Werte zu konzentrieren ist sicherlich eine entscheidende Übung. Sie liefert notwendige Kriterien, um manchmal schwierige Entscheidungen darüber zu treffen, was man nicht länger tun wird, und auch darüber, was unsere Aufmerksamkeit inmitten unserer zahllosen Optionen am stärksten auf sich ziehen sollte. Doch das bedeutet ja nicht, dass weniger zu tun wäre oder weniger Herausforderungen zu bewältigen wären, damit die Arbeit erledigt wird. Im Gegenteil: Es erhöht nur den Einsatz in dem Spiel, das weiterhin Tag für Tag gespielt werden muss. Beschließt ein Personalchef zum Beispiel, sich mit qualitativen Kriterien des Arbeitslebens zu befassen, um Spitzenbegabungen anzuziehen und zu halten, wird es für ihn keineswegs leichter. Weniger zu tun hätte auch eine Mutter nicht, die erkennt, wie wichtig es ist, ihrer Tocher im Teenager-Alter in den wenigen noch bleibenden gemeinsamen Ferien wertvolle Erfahrungen zu vermitteln, ehe sie zu arbeiten beginnt oder an die Uni wechselt. Wenn wir die Qualität unseres Denkens und unserer Verpflichtungen erhöhen, verringert sich die Menge des potenziell bedeutsamen Zeugs, das wir erledigen müssen, in keiner Weise.

Chaos ist nicht das Problem; es kommt darauf an, wie lange es dauert, den Zusammenhang zu finden.

Doc Childre und Bruce Cryer

In unserer neuen Kultur der Wissensarbeit hat bisher noch etwas gefehlt: ein System mit einem in sich stimmigen Satz von Verhaltensweisen und Hilfsmitteln, das auf der Ebene funktioniert, wo die Arbeit wirklich stattfindet. Es muss die Ergebnisse des Denkens in großen Zusammenhängen ebenso einschließen wie die kleinsten offenen Details. Es muss vielfältige Prioritätsebenen steuern. Es muss die Kontrolle über Hunderte neuer Eingaben pro Tag aufrechterhalten. Es muss weit mehr Zeit und Mühen sparen, als es für seine Ausführung benötigt. Das System muss es erleichtern, alle Aufgaben zu erledigen.

Das Versprechen: Die »Bereitschaft« des Karate-Meisters

Denken Sie einen Moment darüber nach, wie es eigentlich wäre, wenn Sie Ihr persönliches Arbeitsmanagement auf allen Ebenen und zu jeder Zeit vollkommen unter Kontrolle hätten. Wie wäre es, wenn Sie Ihren Kopf vollkommen frei hätten und nichts Unproduktives an Ihnen zerren oder Sie unter Druck setzen würde? Wie wäre es, wenn Sie volle 100 Prozent Ihrer Aufmerksamkeit selbstbestimmt und ohne Ablenkung auf das richten könnten, was gerade ansteht?

Möglich ist es. Es gibt einen Weg, über das gesamte Spektrum Ihres Lebens und Ihrer Arbeit hinweg alles in den Griff zu bekommen, dabei entspannt zu bleiben und mit minimalem Aufwand Sinnvolles zu erledigen. Sie können innerhalb der komplexen Welt, in die Sie eingespannt sind, erfahren, was die Meister fernöstlicher Kampfsportarten einen »wasserklaren Geist« und Spitzensportler den »Spielrausch« nennen. Wahrscheinlich haben Sie sich sogar bereits manchmal in diesem Zustand befunden.

Fehlende Aufmerksamkeit verleugnet das Leben – ob man nun Fenster putzt oder sich bemüht, ein Meisterwerk zu schreiben.

Nadia Boulanger

Es handelt sich dabei um einen Zustand des Arbeitens, Handelns und Seins, in dem der Geist klar ist und Konstruktives geschieht. Dieser Zustand ist für jeden erreichbar und wird immer dringender erforderlich, wenn wir mit der zunehmenden Komplexität des Lebens im einundzwanzigsten Jahrhundert zurechtkommen wollen. Er wird immer mehr zu einer notwendigen Voraussetzung für alle, die im Gleichgewicht bleiben und in ihrer Arbeit fortlaufend positive Ergebnisse sowie in ihrem Leben positive Aussichten beibehalten wollen. Der Weltklasse-Ruderer Craig Lambert hat in Mind Over Water (Houghton Mifflin, 1998; auf Deutsch: Über den Wassern. Rudern – eine Lebenskunst. Ariston 1999) geschildert, wie sich das anfühlt:

Für diesen reibungslos fließenden Zustand haben Ruderer ein Wort: Schwingen… Rufen Sie sich diese reine Freude in Erinnerung, als Sie auf einer Schaukel im Garten hin- und herschwangen: ein unbeschwerter Bewegungszyklus, bei dem der Impuls aus der Bewegung selbst kommt. Das Schwingen trägt uns – wir brauchen es nicht zu erzwingen. Um immer höher hinauszufliegen, pumpen wir mit den Beinen, doch es ist vorwiegend die Schwerkraft, welche die Arbeit verrichtet. Wir selbst schwingen gar nicht so sehr, vielmehr werden wir geschwungen. Das Boot schwingt einen. Sein Rumpf möchte schnell vorankommen: In seiner Linienführung und seinem Wesen sinkt die Geschwindigkeit. Wir müssen nur in Einklang mit dem Rumpf arbeiten, müssen aufhören, ihn mit unseren wütenden Bemühungen um höheres Tempo zurückzuhalten. Wer sich zu sehr reinhängt, beeinträchtigt die Bootsgeschwindigkeit. Übertriebene Anstrengung wird zum Kampf, und Kampf macht sich selbst zunichte. Gesellschaftliche Aufsteiger kämpfen darum, zu Aristokraten zu werden, aber ihre Anstrengungen beweisen, dass sie das keineswegs sind. Aristokraten mühen sich nicht ab – sie sind bereits angekommen. Schwingen ist ein Zustand bei dem Sie schon angekommen sind.

Das Gleichnis vom »wasserklaren Geist«

Im Karatesport gibt es ein Bild, mit dem man die Stellung vollkommener Bereitschaft umschreibt: ein »wasserklarer Geist«. Stellen Sie sich vor, Sie werfen einen Kiesel in einen stillen Teich. Wie reagiert das Wasser? Nun, es reagiert vollkommen angemessen auf Kraft und Masse der Eingabe, dann kehrt es in den Ruhezustand zurück. Es reagiert weder über- noch untertrieben.

Ihre Fähigkeit, Energie bereitzustellen, entspricht genau Ihrer Fähigkeit, sich zu entspannen.

Wasser ist, was es ist, und es macht, was es macht. Es kann einen überwältigen, wird aber nicht überwältigt. Es kann ruhig sein, doch es ist nicht ungeduldig. Es kann gezwungen werden, seinen Lauf zu ändern, doch es ist nicht frustriert. Verstehen Sie?

Die Kraft eines Karateschlags kommt von der Geschwindigkeit, nicht von den Muskeln; sie stammt aus einem fokussierten »Knall« am Ende der Peitschenschnur. Deshalb können zierliche Personen lernen, Bretter und Ziegelsteine mit den Händen zu zertrümmern: Dazu sind keine Schwielen oder rohen Kräfte erforderlich, nur die Fähigkeit, durch Tempo einen konzentrierten Schlag zu erzeugen. Ein gespannter Muskel ist jedoch langsam. Auf den höheren Ausbildungsstufen der Kampfsportarten lehrt und fordert man folglich Gleichgewicht und Entspannung ebenso sehr wie alles andere. Entscheidend ist es, den Geist zu klären und flexibel zu sein.

Alles, was einen veranlasst, über- oder untertrieben zu reagieren, kann einen kontrollieren – und tut es auch oft. Wenn Sie unangemessen auf elektronische Post, die Gedanken über das, was Sie tun müssen, und Ihre Kinder oder Ihren Boss reagieren, wird weniger herauskommen, als Sie das gerne hätten. Die meisten Menschen widmen den Dingen entweder mehr oder weniger Aufmerksamkeit, als diesen zukommt, einfach weil sie nicht mit einem »wasserklaren Geist« arbeiten.

Können Sie sich in Ihren »produktiven Zustand« versetzen, wenn es erforderlich ist?

Denken Sie an das letzte Mal, als Sie sich sehr produktiv fühlten. Möglicherweise hatten Sie den Eindruck, alles im Griff zu haben; Sie waren nicht überlastet und weitgehend auf das konzentriert, was Sie gerade taten; die Zeit schien in den Hintergrund zu treten (Was, schon Mittag?), und Sie spürten, dass Sie bemerkenswerte Fortschritte hin zu einem sinnvollen Resultat machten. Würden Sie so etwas gern öfter erleben?

Ist dein Geist leer, ist er stets auf alles vorbereitet – er ist offen für alles.

Shunryu Suzuki

Wenn Sie sich nun aber ziemlich weit von diesem Zustand entfernen – allmählich die Kontrolle verlieren, überlastet, unkonzentriert, angeödet sind und nicht weiterkommen: Sind Sie dann fähig, sich wieder in ihn zurückzuversetzen? An dieser Stelle werden die Lehren von Wie ich die Dinge geregelt kriege die größten Auswirkungen auf Ihr Leben haben, weil sie zeigen, wie Sie wieder zum »wasserklaren Geist« zurückkommen, sodass all Ihre Ressourcen und Fähigkeiten auf höchstem Niveau funktionieren. Die meisten Menschen haben so beständig und so lange in einer semistressigen Erfahrung gelebt, dass sie nicht wissen, dass es ganz anders sein könnte – dass es einen anderen und positiveren Ausgangspunkt gibt, um sich mit ihrer Welt zu befassen. Dieses Buch wird Sie hoffentlich anregen, neue Maßstäbe in Bezug darauf zu setzen, wie viel Druck Sie sich zumuten wollen, wenn Sie wissen, dass Sie über Techniken verfügen, ihn zu verringern.

Das Prinzip: Mit inneren Verpflichtungen effektiv umgehen

In den Jahrzehnten als Berater und Trainer bin ich auf eine Binsenweisheit gestoßen: Der Stress, den die meisten Menschen erleben, stammt zum größten Teil aus dem unangemessenen Umgang mit Verpflichtungen, die sie sich auferlegen oder übernehmen. Selbst jene, die nicht bewusst »überlastet« sind, werden unweigerlich größere Entspannung, verbesserte Konzentration und mehr produktive Energie erleben, wenn sie lernen, die »losen Enden« ihres Lebens besser zu handhaben.

Möglicherweise haben Sie mit sich selbst mehr Vereinbarungen abgeschlossen, als Ihnen klar ist, und jede einzelne – ob groß oder klein – wird von einem gerade unterhalb der Bewusstseinsschwelle liegenden Teil von Ihnen weiterverfolgt. Das sind die »unerledigten Dinge« oder »losen Enden«, die nach meiner Definition alles das ausmachen, was an Ihrer Aufmerksamkeit zerrt, weil es nicht dort ist, wo es hingehört, und nicht so ist, wie es sein soll. Offene Enden können alles sein – von den wirklich großen anstehenden Themen wie »Den Hunger in der Welt beenden« über das bescheidenere »Einen neuen Assistenten einstellen« bis hin zu den winzigsten Aufgaben wie »Den elektrischen Bleistiftspitzer austauschen«.

Alles, was nicht ist, wo es hingehört oder wie es sein sollte, stellt ein »loses Ende« dar, das Ihre Aufmerksamkeit beansprucht.

Damit Sie sich mit all dem effektiv auseinandersetzen können, müssen Sie zuerst all jene Angelegenheiten ausfindig machen und sammeln, die bei Ihnen in der einen oder anderen Weise »die Alarmglocken schrillen lassen«. Dann müssen Sie planen, wie Sie damit umgehen. Das mag Ihnen einfach vorkommen, doch in der Praxis wissen die wenigsten, wie man das richtig macht.

Grundvoraussetzungen, um mit Verpflichtungen umzugehen

Will man mit seinen Verpflichtungen gut zurechtkommen, muss man einige grundlegende Tätigkeiten und Verhaltensweisen einführen:

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