E-Rechnungen E-Book

Rüdiger Weimann

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe Fachbuch
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2020

Seitenzahl: 216

Beschreibung

Immer mehr Unternehmen nutzen elektronische Rechnungen, um Kosten und Bearbeitungszeit einzusparen. Doch Fehler bei der elektronischen Rechnungsstellung können sogar den Verlust des Vorsteuerabzugs bedeuten. Dieses Buch erklärt, wie Sie E-Rechnungen korrekt erstellen und deren Echtheit, Unveränderbarkeit und Lesbarkeit gewährleisten. Sie erfahren alles zur fehlerfreien Übermittlung und zum Empfang sowie zur Kontierung und zur Archivierung von E-Rechnungen. Mit Tipps vom Experten kann Ihr Unternehmen seine Pflichten nach dem Umsatzsteuergesetz effektiv erfüllen. Inhalte: - Die Unterschiede zwischen Papierrechnung und elektronischer Rechnung - Notwendige Inhalte und Besonderheiten einer E-Rechnung - Korrektes Übersenden, Archivieren und Kontieren von E-Rechnungen - Der richtige Umgang mit Eingangsrechnungen - Neu in der 2. Auflage: Mit den Änderungen durch GoBD und Bonpflicht - Die 7 Grundregeln für den Umgang mit E-Rechnungen 

Leseprobe

[5]Inhaltsverzeichnis

Hinweis zum UrheberrechtImpressumVorwort1 Einführung2 Anforderungen an eine E-Rechnung – das galt früher2.1 Bisher galten strenge Anforderungen an E-Rechnungen2.2 E-Rechnungen: Der lange Weg zu ihrer Zulassung2.3 Formen der digitalen Signatur2.4 So funktioniert die qualifizierte elektronische Signatur technisch2.5 Erstellen und prüfen einer digitalen Rechnung2.5.1 Prüfung einer eingehenden E-Rechnung nach »altem« Verfahren2.5.2 Erstellen einer E-Rechnung nach »altem« Verfahren2.6 Onlinefahrausweise 2.7 Rechnungen per Telefax2.7.1 Die allgemeinen Regeln für Faxrechnungen 2.7.2 Besonderheit: Qualifizierte digitale Faxsignaturen 3 Anforderungen an eine E-Rechnung – das gilt heute3.1 Im Grundsatz sind alle Rechnungen nunmehr »gleich«3.2 Innerbetriebliches Kontrollverfahren3.3 Dokumentation des Kontrollverfahrens3.4 Keine Kontrolle bei qualifizierter elektronischer Signatur3.5 Fließender Übergang zur Prüfung des Vorsteuerabzugs3.5.1 Zur Erinnerung: Abzugsfähigkeit der Vorsteuer3.5.2 Die »alles überragende« Bedeutung der Prüfung des Vorsteuerabzugs3.5.3 »Authentizität« der E-Rechnung (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG)3.5.4 »Integrität« der E-Rechnung (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG)3.6 Aufbewahrung (Archivierung) von Rechnungen3.7 Zustimmung des Rechnungsempfängers ist erforderlich3.8 Widerspruch des Rechnungsempfängers3.9 Wissenswertes zur Abrundung3.10 Lesbarkeit (§ 14 Abs. 1 S. 2 UStG)3.11 Anwendungszeitraum3.12 Checklisten4 Pflichtinhalte einer E-Rechnung4.1 Allgemeines4.2 Name/Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers4.3 Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers4.4 Ausstellungsdatum4.5 Rechnungsnummer4.6 Leistungsbeschreibung4.7 Unterschrift der Rechnungen4.8 Weitere Rechnungspflichtangaben4.9 Gestaltung von Endrechnungen4.9.1 Allgemeines4.9.2 Musterrechnungen – Vorlagen für das Tagesgeschäft4.9.3 Endrechnungen nach Anzahlungsversteuerung: Teure Abrechnungsfehler drohen!4.9.4 Nebenkostenabrechnung bei gewerblichen Mietern5 E-Gutschrift5.1 E-Gutschriften – Regeln zur E-Rechnung entsprechend anwenden5.2 Das sollten Sie für die Abrechnung im Wege der Gutschrift wissen6 Übersendung von Kopien zu einer E-Rechnung (sog. »Rechnungsdoppel«)7 Berichtigung einer E-Rechnung7.1 Rechnungsberichtigung analog zur Erstausstellung der E-Rechnung7.2 Das sollten Sie zur Rechnungsberichtigung wissen7.2.1 Berichtigung von Rechnungen im Regelfall7.2.2 Berichtigung von Rechnungen mit unrichtigem Steuerausweis7.2.3 Berichtigung von Rechnungen bei unberechtigtem Steuerausweis8 Kontierung einer E-Rechnung9 Archivierung/Aufbewahrung einer E-Rechnung nach den GoBD 2019/20209.1 Die neuen GoBD 9.1.1 »Bildliches Erfassen« statt »Scannen«9.1.2 Konvertierung von Originaldateien in Inhouse-Formate erfordert kein Aufbewahren der Ursprungsdaten 9.1.3 Aufbewahrung der strukturierten Daten statt bildhafter Dokumente9.1.4 Einzelaufzeichnung und zeitnahes Buchen von Bargeschäften9.1.5 Erleichterungen nach Systemumstellungen u. Ä.9.1.6 Stornierung von Buchungen9.2 Nebeneinander von Papier- und E-Vorgängen9.3 Allgemeines zur Archivierung von Rechnungen9.4 Besonderheiten der Archivierung von Papierrechnungen9.5 Archivierung von E-Rechnungen: 7 Grundregeln beachten!9.5.1 Die relevanten Vorgänge erkennen9.5.2 Die relevanten Vorgänge separieren9.5.3 Originaldaten archivieren9.5.4 Gängige Dateiformate verwenden9.5.5 »Unkaputtbarer« Datenträger9.5.6 Datenverluste vermeiden9.5.7 Vorsicht vor Cloudlösungen9.6 Zur Informationspflicht des Steuerberaters9.7 Dürfen Dritte bei der Archivierung unterstützen?9.7.1 Archivierung von E-Rechnungen unter Einschaltung eines damit beauftragten Dienstleisters9.7.2 Archivierung von Rechnungen und Lieferscheinen durch den Lieferanten auf CD-ROM9.8 Checkliste für die Mandantenarbeit 10 Überprüfung einer E-Eingangsrechnung10.1 Kein Abzug von zu hohen Vorsteuern10.1.1 Das Problem10.1.2 Fallgruppen10.1.3 Zivilrechtliche Absicherung des Leistungsempfängers10.1.4 Überprüfung der Person des leistenden Unternehmers10.2 Überprüfung der Eingangsrechnung auf Vollständigkeit10.2.1 Das Gesetzgebungsverfahren10.2.2 Die Abzugsfähigkeit von Vorsteuern nach der Neuregelung10.2.3 Die Praxisfolgen 10.2.4 Keine Rechnungsnachträge durch den Rechnungsempfänger!10.2.5 Resümee10.2.6 Aktuell: Vorsteuerabzug auch bei (vereinzelten) unzutreffenden Rechnungsangaben?10.3 Prüfungsschema des BFH zum Vorsteuerabzug10.3.1 Zeitpunkt des Leistungsbezugs10.3.2 Verwendungsabsicht10.3.3 Verwendungsabsicht objektiv belegen10.3.4 Änderungen der Verwendungsabsicht10.4 Empfohlene Prüfungsroutinen für die Kreditorenbuchhaltung 10.4.1 Grundsatz: »Umsatzsteuerwahre« Eingangsrechnung erforderlich10.4.2 Ausnahme »Innergemeinschaftlicher Erwerb«10.4.3 Ausnahme »Steuerschuld des Leistungsempfängers«10.4.4 Ausnahme »Warenbezug im innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft«10.4.5 Ausnahme »Umsätze des Auslagerers«10.4.6 Rechnungsangabe »Steuernummer bzw. USt-IdNr.«10.4.7 Rechnungsangabe »Rechnungsnummer«10.4.8 Rechnungsangabe »Umsatzsteuer«10.4.9 Ausnahme »Einfuhrumsatzsteuer«10.4.10 Fazit10.5 Beschränkungen des Vorsteuerabzugs: Enge Grenzen durch EU-Vorgaben!10.6 Bei Weiterbelastung von Kosten Originalbelege anfordern?10.7 Kreditoren: Rechtsanspruch auf eine fehlerfreie Eingangsrechnung10.8 Zivilrechtliches Zurückbehaltungsrecht11 Widerspruch gegen eine E-Eingangsrechnung11.1 Widerspruch des Rechnungsempfängers11.2 Nach Widerspruch: Versand einer Rechnungskopie12 Ab 1.1.2020: Die neue Pflicht zur Ausgabe von Belegen12.1 Warum wurde die Belegausgabepflicht eingeführt?12.2 Rechtsgrundlagen12.2.1 Überblick12.2.2 Ergänzung der Abgabenordnung12.2.3 Weitere Vorschriften und Verlautbarungen12.3 Gibt es die Belegausgabepflicht nur in Deutschland?12.4 Wer ist zur Belegausgabe verpflichtet?12.5 Wie kann der Beleg an den Kunden ausgegeben werden?12.6 Welche Anforderungen sind zu beachten?12.7 Befreiung von der Belegausgabepflicht12.8 Weitere Informationen13 Checklisten für die BuchhaltungAnhangDokument 1: § 14 UStG – Neufassung ab 1.7.2011Dokument 2: BMF-Schreiben vom 2.7.2012Dokument 3: Frage-Antwort-Katalog des BMF Dokument 4: LfSt Bayern, 13.2.2012, Kontierung Dokument 5: LfSt Bayern, 20.1.2017, ArchivierungStichwortverzeichnis

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Hinweis zum Urheberrecht

Haufe Lexware GmbH & Co KG

[4]Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de/ abrufbar.

Print:

ISBN 978-3-648-13686-7

Bestell-Nr. 03470-0002

ePub:

ISBN 978-3-648-13687-4

Bestell-Nr. 03470-0101

ePDF:

ISBN 978-3-648-13688-1

Bestell-Nr. 03470-0151

Rüdiger Weimann

E-Rechnungen

2. Auflage, August 2020

© 2020 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

www.haufe.de

[email protected]

Bildnachweis (Cover): © oxign, iStock

Produktmanagement: Dipl.-Kfm. Kathrin Menzel-Salpetro

Lektorat: Karin Lochmann

Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die der Vervielfältigung, des auszugsweisen Nachdrucks, der Übersetzung und der Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen, vorbehalten. Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.

[11]Vorwort

Das vorliegende Buch konzentriert sich auf die für das Tagesgeschäft relevanten Schwerpunkte der E-Rechnung und bereitet diese praxisbezogen auf. Eine Reihe von Checklisten, Fallbeispielen und Gestaltungshinweisen unterstützt den Leser dabei, sich schnell und sicher in das Thema »E-Rechnung« einzuarbeiten. Dabei wurden bereits die Änderungen berücksichtigt, die sich auf Grund der neuen GoBD und der – auch elektronischen – Bonpflicht ergeben.

Immer auf dem aktuellen Stand

Das Umsatzsteuerrecht unterliegt einem ständigen Wandel; auch scheinbar gefestigte Rechtsauffassungen können durch ein neues Urteil oder eine neue Verwaltungsanweisung infrage gestellt werden. Erschwerend wirkt auch die ständig erforderliche Anpassung an die Vorgaben des europäischen Umsatzsteuerrechts. Daher aktualisiert und ergänzt der Autor seine Darstellungen laufend auf einer ausschließlich dafür eingerichteten Homepage: www.umsatzsteuerpraxis.de.

Aktuelles zur E-Rechnung finden Sie auf der genannten Website unter »Aktualisierungen« und dort in den Kapiteln 74 und 74a.

»Lassen Sie uns doch einfach drüber reden!« – die bewährte Autorenhotline

Sicher wird manchmal auch ein persönliches Gespräch dazu beitragen können, »Licht« in das Gelesene zu bringen und »Denkblockaden« zu beseitigen. Sollten Sie ein solches Gespräch wünschen, zögern Sie bitte nicht! Gern können Sie Ihre Fragen in einem kurzen Telefonat mit dem Autor klären – für Sie nur zu den üblichen Telefongebühren ins Handynetz.

Aus berufs- und haftungsrechtlichen Gründen sowie aufgrund der Komplexität und des ständigen Wandels der Rechtsmaterie möchten wir Sie aber darauf hinweisen, dass der Autor Ihre Fragen zwar mit höchster Fachkompetenz und Sorgfalt bearbeiten wird, jedoch jegliche Haftung und Gewähr für die Richtigkeit ausschließen muss. Insbesondere bleibt die Hilfe in Steuersachen im Sinne des Steuerberatungsgesetzes ausschließlich Ihrem/n Steuerberater/n oder Wirtschaftsprüfer/n vorbehalten [12](§§ 1 ff. StBerG). Vor allem dann, wenn sich Empfehlungen des Autors nicht mit denen Ihres Beraters decken, sollten Sie dem Berater die Antworten vorlegen und mit ihm gemeinsam die zukünftige Vorgehensweise abstimmen.

Die Rufnummer der vom Autor speziell eingerichteten Hotline sowie die Sprechzeiten finden Sie auf der schon erwähnten Homepage www.umsatzsteuerpraxis.de unter dem Link »Autorenhotline«.

[13]1Einführung

Trotz Digitalisierung rechneten die Unternehmen lange weiter ausschließlich »klassisch« ab; Rechnungen wurden per Hand, auf der Schreibmaschine oder – falls schon vorhanden – auf dem Computer geschrieben und dann dem Kunden übergeben oder auf dem Postweg übersandt.

1.1E-Rechnungen im digitalen Zeitalter

Die Zeiten haben sich gewandelt: Inzwischen greifen Unternehmer und Nichtunternehmer zur Informationsbeschaffung und Abwicklung ihrer Korrespondenz vor allem auf das Internet und vergleichbare Kommunikationsmittel zurück. So hat der elektronische Brief (insbesondere die E-Mail und das Telefax) den konventionellen Schriftverkehr längst an Bedeutung übertroffen.

Beinahe zwangsläufig resultiert daraus der Anspruch, beim Austausch elektronischer Dokumente die gleiche Rechtssicherheit wie bei handschriftlich unterzeichneten Papierdokumenten zu haben. Diesen Anspruch erfüllt die digitale Signatur, die seit dem 1.1.2002 auch zur Erstellung einer elektronischen Rechnung eingesetzt werden konnte. Die technischen Anforderungen an eine Rechnungssignatur waren aber extrem hoch (»eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz«). Diesen Anforderungen zu genügen, war für die Unternehmen entsprechend kompliziert und kostenintensiv. Aus diesem Grund konnte sich die E-Rechnung in der Praxis damals nicht wirklich durchsetzen.

Das ist jetzt passé! Durch Art. 5 Steuervereinfachungsgesetz 20111 hat der Gesetzgeber rückwirkend zum 1.7.2011 die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen deutlich reduziert (s. Anhang »Dokument 1«).

[14]1.2Papierrechnungen und E-Rechnungen sind zu unterscheiden

»Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln« – so lautet § 14 Abs. 1 S. 7 UStG. Mit dieser Formulierung gibt das UStG vor, dass weiterhin – also auch über den 1.7.2011 hinaus – die persönliche oder postalische Übergabe der Rechnung in Papierform die Regel ist.

Gleichwohl werden nun für die elektronische Übermittlung von Rechnungen keine besonderen Anforderungen an den Vorsteuerabzug gestellt:

Hinweis

Die bisher wichtige Unterscheidung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen ist seit dem 2.7.2012/1.7.2011 grundsätzlich nicht mehr erforderlich, da beide Rechnungsformen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sind (s. Kapitel 3.1 »Im Grundsatz sind alle Rechnungen nunmehr ›gleich‹«).

1 Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 1.11.2011, BGBl I 2011, 2131.

[15]2Anforderungen an eine E-Rechnung – das galt früher

Damit die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug gegeben waren, galten bis zum 1.7.2012/30.6.2011 strenge Vorschriften für E-Rechnungen. Dieses Kapitel gibt Ihnen einen Überblick über die alten Regeln.

2.1Bisher galten strenge Anforderungen an E-Rechnungen

In der alten Fassung des UStG wurde – wie auch noch heute – die auf Papier übermittelte Rechnung als Regelform festgelegt (§ 14 Abs. 1 S. 2 UStG a. F.). Anders als nach der Neufassung des UStG waren aber gem. § 14 Abs. 3 UStG a. F. die Voraussetzungen dafür, bei der E-Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt zu sein, an sehr hohe Anforderungen geknüpft:

War die zugesandte Rechnung nicht auf vorgedrucktem Briefpapier erstellt, sondern einschließlich Firmenanschrift oder Briefkopf per Farbdrucker auf Blankopapier ausgedruckt, war es damals zu empfehlen, die tatsächliche Zusendung in Papierform durch einen Eingangsstempel nachzuweisen. Wie die Praxiserfahrung zeigt, erregten derartige, vollständig auf Blankopapier ausgedruckte Rechnungen das Miss[16]trauen der Umsatzsteuersonderprüfer. Bei sehr großen Umsätzen empfahl es sich damals, solche Rechnungen nicht zu akzeptieren.2

In der Praxis kommen – wie auch nach der Neufassung – als elektronische Abrechnungen insbesondere Rechnungen in Betracht, die

über das Internet (via E-Mail) oderim elektronischen Datenaustausch (EDI-Verfahren) oderdurch Übersendung maschinell lesbarer Datenträger (Magnetband, Diskette, CD-ROM, DVD) oderper Telefax

übermittelt wurden (vgl. § 14 Abs. 3 UStG a. F., Abschn. 14.4 Abs. 5 UStAE a. F.).

2.2E-Rechnungen: Der lange Weg zu ihrer Zulassung

In der Vergangenheit stellte sich immer wieder die Frage, ob – etwa aus einem Leistungsbezug im Inland über das Internet – ein Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 UStG auch dann möglich ist, wenn der leistende Unternehmer seine Rechnung lediglich in elektronischer Form erstellt.

Nach herrschender Auffassung erfüllte eine solche elektronische Abrechnung (mit Ausnahme der Faxrechnung) mangels Urkundsqualität nicht die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 UStG a. F., sodass der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG zu versagen war. Voraussetzung für eine andere rechtliche Beurteilung sollte sein, dass die im Internet beteiligten Unternehmen der Finanzverwaltung den jederzeitigen, unangemeldeten Zugriff auf die elektronischen Daten ermöglichen und diese in einer Weise gegen nachträgliche Eingriffe gesichert waren, dass eine elektronische »Rechnung« als Dokumentation ausreichend war.

Die dafür notwendigen gesetzlichen Voraussetzungen wurden grundsätzlich bereits durch das am 14.7.2000 vom Bundesrat verabschiedete »Steuersenkungsgesetz« geschaffen.3 Danach sollte zunächst ab dem 1.1.2002 eine elektronische Abrechnung [17]anerkannt werden, wenn sie mit einer »digitalen Signatur nach dem Signaturgesetz« versehen war. Art. 9 StSenkG fügte § 14 Abs. 4 UStG ab dem 1.1.2002 (Art. 22 Abs. 3 StSenkG) folgenden S. 2 an: »Als Rechnung gilt auch eine mit einer digitalen Signatur nach dem Signaturgesetz4 in der jeweils geltenden Fassung versehene elektronische Abrechnung.« Damit wurde einem seit langem vorgebrachten Wunsch der Wirtschaft entsprochen, die bisher eine mittels elektronischer Fakturierungssoftware erstellte Abrechnung um eine Papierrechnung ergänzen musste, um den Vorsteuerabzug erlangen zu können.

Eine zwischenzeitliche Änderung des Signaturgesetzes hat in Deutschland den Begriff der »digitalen Signatur« durch ein abgestuftes System von »digitalen Signaturen« ersetzt. Das »Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetz«5 hat § 14 Abs. 2 S. 2 UStG diesen Vorgaben angepasst und – ebenfalls ab dem 1.1.2002 – das Erfordernis der »digitalen Signatur« durch das der »qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieterakkreditierung« ersetzt. Im Signaturgesetz ist das die Signatur mit der höchsten Signaturqualität, an die daher die höchsten Anforderungen geknüpft werden. Bei Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieterakkreditierung ging der Gesetzgeber nunmehr davon aus, dass die »Integrität und Authentizität einer elektronischen Abrechnung« gesichert sind. Mit anderen Worten: Der Gesetzgeber unterstellte, dass die Rechnung mit dem Signaturschlüssel dieses Signaturschlüsselinhabers erzeugt wurde, der im zugrunde liegenden qualifizierten Zertifikat angegeben war, und dass die signierten Daten danach nicht verändert wurden.

Am 20.12.2001 ist jedoch eine neue europäische Richtlinie zur Harmonisierung der Rechnungsstellung verabschiedet worden.6 Diese legte u. a. den ab dem 1.1.2004 europaweit gültigen gemeinsamen rechtlichen Rahmen für elektronisch übermittelte Rechnungen fest. Danach konnten die Mitgliedstaaten für elektronische Rechnungen lediglich eine qualifizierte Signatur verlangen. Im Vorgriff auf diese Regelung lockerte bereits Art. 10 des Fünften Gesetzes zur Änderung des Steuerbeamten-Ausbildungsgesetzes und zur Änderung von Steuergesetzen vom 23.7.2002 (BGBl. I 2002, 2715) ab [18]dem 26.7.2002 (= Tag der Ausgabe des Bundesgesetzblattes – BGBl. –, Art. 17. Abs. 1 ÄndG) die Anforderungen des § 14 Abs. 4 S. 2 UStG entsprechend.

§ 14 Abs. 3 UStG a. F. ließ nunmehr auch elektronischen Datenaustausch (EDI-Rechnungen) zu.

2.3Formen der digitalen Signatur

Durch eine digitale Signatur erreicht ein elektronisches Dokument die gleiche Rechtssicherheit wie ein handschriftlich unterzeichnetes Papierdokument. Der deutsche Gesetzgeber hat dazu bereits im Mai 2001 die Grundlagen der digitalen Signatur im Zivilrecht verankert7 und sukzessive auch das Verwaltungsrecht angepasst. Für Zwecke der Umsatzsteuer hat der Rat der Europäischen Union am 20.12.2001 eine gemeinsame europäische Rechtsgrundlage geschaffen.8 Die Richtlinie legt den ab dem 1.1.2004 europaweit gültigen gemeinsamen rechtlichen Rahmen für elektronisch übermittelte Rechnungen fest.

Dabei wird zwischen drei Qualitätsstufen einer digitalen Signatur unterschieden, die je nach den Erfordernissen eines Geschäftsvorfalles ausgewählt werden können:9

Signaturstufe 1: Die einfache elektronische Signatur soll als gescannte Unterschrift oder in Form eines biometrischen Verfahrens die personelle Zuordnung in einer Transaktion sicherstellen. Als Beispiele für biometrische Verfahren gelten etwa der Fingerabdruck oder das Unterschriftspad. Da bei dieser Form der Signatur der eigentliche Inhalt der Information keiner Prüfung unterzogen wird, ist diese Signaturstufe nur für sehr einfache Geschäftstransaktionen geeignet.Signaturstufe 2: Mit der fortschrittlichen Signatur wird eine erhöhte Beweiskraft erreicht. Die Signatur ist in diesem Fall ausschließlich einem (1) Unterzeichner zugewiesen,kann diesen identifizieren,[19]wird mit Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann undist auf eine Weise mit dem Dokument verknüpft, die eine nachträgliche Veränderung desselben offenkundig macht.

Der Einsatz der fortschrittlichen Signatur bietet sich vor allem für größere Verwaltungen und Konzerne an. Es entsteht hiermit eine gewisse Beweiskraft und Nachvollziehbarkeit signierter Dokumente und Informationen, die für die zugrunde liegenden Geschäftsabläufe oft ausreichend ist. Der doch erheblich höhere Aufwand einer voll qualifizierten elektronischen Unterschrift wird meist aus Kostengründen gescheut.

Signaturstufe 3: Die qualifizierte elektronische Signatur steht durch besonders hohe Sicherheitsanforderungen an Soft- und Hardware sowie die zugrunde liegenden Verfahren für eine der handschriftlichen Unterschrift gleichgesetzte Form. Eine solche qualifizierte Signatur verlangen §§ 14 Abs. 4 S. 2 UStG a. F., 14 Abs. 3 UStG für Zwecke der umsatzsteuerlichen Rechnungsstellung – sie verlangen damit die höchste Signaturstufe nach dem Signaturgesetz.

2.4So funktioniert die qualifizierte elektronische Signatur technisch

Bei der elektronischen Signatur handelt es sich um eine Art Siegel zu digitalen Daten, das sicherstellt, dass das elektronische Dokument von einer ganz bestimmten, nachweisbaren Person erstellt wurde. Daher können elektronische Signaturen immer nur auf eine (1) natürliche Person ausgestellt werden, nicht auf ein gesamtes Unternehmen. Die elektronische Signatur wirkt dann wie eine Unterschrift für das entsprechende Unternehmen.

Die Signatur kann auch mit Zusätzen versehen werden, z. B. mit einem Hinweis auf die Handlungsvollmacht der entsprechenden Person für ein bestimmtes Unternehmen.10

Elektronische Signaturen werden von staatlich anerkannten Stellen, sogenannten »Trustcentern«, natürlichen Personen fest zugeordnet. Diese Zuordnung wird durch [20]ein qualifiziertes Schlüsselzertifikat beglaubigt. Dabei erhält der zertifizierte Unternehmer ein Schlüsselpaar, das

aus einem »privaten« Schlüssel undeinem »öffentlichen« Schlüssel

besteht.

Das sollten Sie beachten

Durch die elektronische Signatur wird sichergestellt, dass das elektronische Dokument

einer (1) bestimmten Person zugeordnet werden kann undnach Erstellen durch die zertifizierte Person nicht mehr geändert wurde.11

Als technisches Verfahren hat sich bisher im Wesentlichen die digitale Signaturkarte durchgesetzt, die von den bereits erwähnten zertifizierten Trustcentern wie beispielsweise der Telekom oder der Datev ausgegeben werden. Die Karte erhalten Sie nach Antragstellung von den Registrierungsstellen der jeweiligen Trustcenter. Hierbei handelt es sich um eine persönliche Signaturkarte (Smartcard). Mithilfe der Karte können Sie über einen handelsüblichen Kartenleser und mit der entsprechenden Software elektronisch erstellte Dokumente digital signieren. Zu diesem Zweck enthält die Signaturkarte ein persönliches Unterschriftszertifikat (persönlicher Schlüssel und persönliche Daten).

Beim Unterschreiben eines Dokuments wird von ihm ein eindeutiger »Fingerabdruck« (»Hash-Code« oder »Hashwert«) gebildet, der mit dem persönlichen Schlüssel verschlüsselt wird. Das Ergebnis der Verschlüsselung wird dann mit dem persönlichen Zertifikat auf dem Ursprungsdokument verbunden – und stellt damit die gesetzeskonform qualifizierte Unterschrift zu einem elektronischen Dokument dar.

Wird nun ein elektronisch unterzeichnetes Dokument empfangen, lassen sich der ordnungsgemäße Zustand des Dokuments und die Rechtmäßigkeit des Signaturzertifikats sehr einfach mit dem Trustcenter abgleichen. Dieser Prüfvorgang erfolgt [21]in der Regel in kurzer Zeit über das Internet, da dort der öffentliche Schlüssel zum jeweiligen Unterschriftszertifikat gespeichert ist.

Um das Handling der qualifizierten elektronischen Signatur zu vereinfachen, hat mittlerweile eine Reihe von Softwareunternehmen vereinfachende Lösungen in ihre Anwendungen integriert. Solche Lösungen ermöglichen es z. B., Dokumente »auf Knopfdruck« elektronisch zu unterschreiben, zu versenden, zu archivieren oder die Integrität eines (eingehenden) Dokuments und die Authentizität des Unterzeichners zweifelsfrei zu beweisen.12

Im Ergebnis ...

… handelt es sich bei der elektronischen Signatur um eine Art Siegel zu digitalen Daten, das sicherstellt, dass das elektronische Dokument von einer ganz bestimmten, nachweisbaren (natürlichen) Person erstellt wurde.

Zu den weiteren (zumeist technischen) Besonderheiten vergleichen Sie bitte Abschn. 14.4 Abs. 7 ff. UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 2.7.2012 (s. Anhang »Dokument 2«).

2.5Erstellen und prüfen einer digitalen Rechnung

In diesem Kapitel finden Sie ein ausführliches Beispiel zu den »alten« Verfahrensabläufen bei der Prüfung einer E-Rechnung. Ferner gibt es einen Schnellüberblick über das Verfahren zum Erstellen einer digitalen Rechnung.

Hinweis

Die Bezeichnung »alt« ist eigentlich unsauber. Selbstverständlich darf auch weiterhin mit einer qualifizierten digitalen Signatur mit Anbieterakkreditierung gearbeitet werden (vgl. Kapitel 3.4 »Keine Kontrolle bei qualifizierter elektronischer Signatur«) – es ist aber nicht mehr Pflicht.

[22]2.5.1Prüfung einer eingehenden E-Rechnung nach »altem« Verfahren

Das folgende Beispiel dient der Veranschaulichung der Verfahrensabläufe zur Prüfung einer E-Rechnung. Das ist die Ausgangssituation:

BEISPIEL

Der Prokurist P eines Unternehmens lässt sich bei einem Zertifizierungsdienstanbieter Z (Datev, Telekom) erfassen. Z überprüft zunächst die Zeichnungsberechtigung von P und erteilt ihm dann den Signaturschlüssel sowie das persönliche Zertifizierungszertifikat. Außerdem benötigt P eine Software, die die elektronische Signatur des jeweiligen Dokuments durchführt. Öffentlicher und privater Schlüssel sind auf einer Chipkarte gespeichert; daher wird für die elektronische Signatur auch ein Kartenlesegerät benötigt.13

Nachdem das elektronische Dokument erstellt ist, wird aus dem Gesamtdokument eine Art Quersumme gebildet (der sog. »Hash-Code« oder »Hashwert«). Aus diesem Code und dem privaten Schlüssel des Zertifizierungsdienstanbieters wird praktisch ein »Fingerabdruck« des Dokuments erstellt. Nach der Signierung besteht die komplette Datei aus

der ursprünglichen Datei selbst,der angehängten elektronischen Signatur unddem Signaturschlüsselzertifikat des Unterzeichnenden.

Der Empfänger des Dokuments prüft, ob er das Dokument unversehrt, d. h. ohne Änderung, erhalten hat. Dazu benötigt er den öffentlichen Schlüssel des Ausstellers. Mit diesem kann das entsprechende Computerprogramm den privaten Schlüssel sowie den Hash-Code ermitteln und überprüfen, ob diese Daten mit den gemeldeten Daten übereinstimmen. Die Übereinstimmung wird vom Programm protokolliert und ist der Beweis dafür, dass das elektronische Dokument unbeschädigt und unversehrt beim Empfänger angekommen ist.14

[23]Das sollten Sie beachten

Neben dem elektronischen Dokument selbst muss der Empfänger auch die Dokumentation über die qualifizierte elektronische Signatur und die entsprechende Prüfung aufbewahren. Auf die Dokumentation muss die Finanzverwaltung elektronisch zugreifen können; es gelten die gleichen Grundsätze und Speicherungsvorschriften wie bei der elektronischen Buchhaltung seit 2002.

Unabhängig von der Möglichkeit des elektronischen Zugriffs durch die Finanzverwaltung auf das entsprechende signierte Dokument reichte für die erste Überprüfung, ob aus dem elektronischen Dokument ein Vorsteuerabzug möglich ist, der Ausdruck des elektronischen Dokuments auf Papier aus.15

Da sich die qualifizierte Signatur in der Praxis vor allem wegen der hohen Kosten kaum durchgesetzt hat, mussten Sie insbesondere im Bereich des E-Commerce darauf achten, dass Ihnen der Lieferer oder Dienstleister per Post eine Rechnung in Papierform zusendete – oder elektronisch von Standardtelefax an Standardtelefax (vgl. Kapitel 2.7 »Rechnungen per Telefax«).

Das sollten Sie beachten

Der bloße Ausdruck einer elektronisch zugesandten Rechnung – in welcher Form auch immer – reichte ohne qualifizierte elektronische Signatur für den Vorsteuerabzug nicht aus.16

2.5.2Erstellen einer E-Rechnung nach »altem« Verfahren

An dieser Stelle nochmals der Hinweis: Auch weiterhin darf mit einer qualifizierten digitalen Signatur gearbeitet werden, es besteht dazu lediglich keine Verpflichtung mehr.

Nun der »Fahrplan«, nach dem eine E-Rechnung mit einer qualifizierten digitalen Signatur mit Anbieterakkreditierung erstellt wurde bzw. noch immer erstellt wird, sofern freiwillig mit einer qualifizierten digitalen Signatur gearbeitet wird:

[24]

[25]2.6Onlinefahrausweise

Die FDP-Fraktion schlug im Gesetzgebungsverfahren für das »Mittelstandsentlastungsgesetz«17 vor, § 34 UStDV um folgenden Absatz zu ergänzen: »Als Fahrausweise im Sinne des Abs. 1 gelten auch Fahrausweise, die online ausgestellt wurden«.

Begründet wurde der Antrag der FDP damit, dass auch diese Fahrausweise nach der damaligen Rechtslage elektronische Rechnungen darstellten, die einer qualifizierten elektronischen Signatur bedurft hätten. Die Finanzverwaltung würde in Abschn. 184 a Abs. 5 S. 2 Nr. 2 UStR 2005 Onlinefahrausweise nur dann als Rechnungen gelten lassen, wenn sie per Kreditkarte bezahlt worden seien. Warum Onlinefahrausweise im Fall einer Einzugsermächtigung nicht als Rechnung gelten sollten, sei nicht erkennbar; auch beim Kreditkarteneinsatz könne der »Überweisung« nachträglich widersprochen werden. Auf die Anforderung einer bestimmten Zahlungsart sollte deshalb verzichtet werden.18

Hinweis

Der Gesetzgeber hat diesen Antrag – soweit ersichtlich – nicht weiter verfolgt. Dazu besteht nach meinen Erfahrungen auch keinerlei Bedarf, ist mir doch aus der Praxis kein Fall bekannt, in dem ein Betriebsprüfer oder Umsatzsteuersonderprüfer unter Geltung des Abschn. 184 a UStR 2005 bei tatsächlich erfolgtem Zahlungseinzug den Vorsteuerabzug versagt hätte. Rückfragen in mehreren Umsatzsteuersonderprüfungsstellen bestätigten diese Einschätzung; danach war diese Frage z. B. niemals Gegenstand von bezirksübergreifenden Gruppenbesprechungen der Finanzverwaltung.19

[26]2.7Rechnungen per Telefax

Auch für Rechnungen, die per Telefax versendet wurden, galten besondere Bestimmungen.

2.7.1Die allgemeinen Regeln für Faxrechnungen

Bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax war nur die Übertragung von Standardtelefax an Standardtelefax zulässig. Damit eine per Telefax versendete Rechnung die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllte, war es notwendig, dass der Rechnungsaussteller einen Ausdruck in Papierform aufbewahrte und der Rechnungsempfänger die eingehende Telefaxrechnung ebenfalls in ausgedruckter Form aufbewahrte.20

Sollte das Telefax auf Thermopapier ausgedruckt worden sein, musste es durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14b Abs. 1 UStG lesbar war, konserviert werden.

Allerdings konnten – wie für Rechnungen, die per Post verschickt wurden – auch für Faxrechnungen die speziellen Bestimmungen der AO geltend gemacht werden: Gemäß § 147 AO, der den Regelungen in den Umsatzsteuer-Richtlinien vorgeht, konnten auch sie unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung elektronisch aufbewahrt werden. Deshalb war für den Vorsteuerabzug bei Faxrechnungen eine dauerhafte Aufbewahrung bzw. ihr Vorliegen in Papierform nicht erforderlich – sofern die Aufbewahrung nach § 147 AO sichergestellt war .21

Ein Verfahren, das die im Faxgerät eingehende Bilddatei elektronisch abgreift und deshalb auf den Ausdruck des Fax und die anschließende elektronische Archivierung verzichtet, widersprach damit der Vereinfachungsregelung in Abschn. 184 a UStR 2005.22 Bei allen anderen Telefaxübertragungsformen wie z. B. bei der Übertragung

von Standardtelefax an Computertelefax/Faxserver,von Computertelefax/Faxserver an Standardtelefax,[27]von Computertelefax/Faxserver an Computertelefax/Faxserver sowie beiÜbermittlung der Rechnung per E-Mail

war daher nach der Verwaltungsauffassung entsprechend § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG a. F. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung erforderlich, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten.23

Im Gesetzgebungsverfahren für das »Mittelstandsentlastungsgesetz« 24 wurde auch die Zulassung moderner Faxmethoden – z. B. über Faxkarten oder Server – diskutiert. Gerade von kleineren und mittleren Unternehmen werden – so die FDP-Fraktion – Rechnungen häufig per Telefax übermittelt. Die Erstellung, Übersendung und Archivierung solch einer Signatur sei aber derart aufwendig, dass sie von den Unternehmen aus logistischen und finanziellen Gründen nicht verwendet werden könne. Da weder für den Sender noch für den Empfänger eines Fax in der Praxis erkennbar sei, ob es sich beim jeweils anderen Faxgerät um ein Standard- oder ein PC-Faxgerät handle, schlägt die FDP-Fraktion vor, auf die elektronische Signatur ganz zu verzichten. Ein ähnliches Problem stelle sich bei Rechnungen, die im elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt werden; hier garantiere bereits das erforderliche Verfahren die Echtheit und Unversehrtheit der Daten und damit die erforderliche Sicherheit. Eine elektronische Signatur sei deshalb ebenso wenig erforderlich wie eine zusätzliche Rechnung auf Papier.25