Erstellung eines Konzeptes zur Ermittlung spezifischer Kennzahlen für Dienstleistungskosten in der Gebäudebewirtschaftung als Grundlage der Vergleichbarkeit und Wirtschaftlichkeitsberechnung E-Book

Roman Förster

• Herausgeber: GRIN Verlag
• Kategorie: Geisteswissenschaft
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2012

Beschreibung

Diplomarbeit aus dem Jahr 1998 im Fachbereich Ingenieurwissenschaften - Wirtschaftsingenieurwesen, Note: 1,4, Fachhochschule Stralsund, Sprache: Deutsch, Abstract: Für die wissenschaftliche Bearbeitung wurde ein Thema gewählt, dessen Problematik sich in verschiedenen Bereichen des Facility Management (FM) wiederfindet.Die "Erstellung eines Konzeptes zur Ermittlung spezifischer Kennzahlen für Dienstleistungskosten in der Gebäudebewirtschaftung als Grundlage der Vergleichbarkeit und Wirtschaftlichkeitsberechnung" markiert einen Problemkomplex, dem von den Beteiligten am Facility Management allergrößtes Interesse entgegengebracht wird. Das Thema bildet ein Kernproblem ab, welches die größten Schwierigkeiten im Detail bereitet. Eine intensive Einarbeitung ist deshalb unumgänglich, um einen solchen Standpunkt in der Thematik zu erarbeiten, von dessen Basis aus Analysen und Untersuchungen sicher durchgeführt werden können. Die betont akademische Sichtweise soll durch häufige Praxisbeispiele weiter aufgewertet werden. Es wird erwartet, daß dadurch auch das Interesse von Praktikern an dieser Arbeit geweckt wird und sie sich für diese wissenschaftlichen und praktischen Untersuchungen begeistern werden. Zusätzlich wird damit abgesichert, daß die Untersuchungsergebnisse auf die Wirtschaft übertragbar, anwendbar und marktfähig sind. Es wird empfohlen den Lesefluß nicht zu unterbrechen, um die kapitelübergreifenden Zusammenhänge deutlicher hervortreten zu lassen. Diese aufbauende Struktur ermöglicht es, auf nochmalige Einleitungen zu Beginn eines neuen Kapitels zu verzichten. Somit stellt die Arbeit den Sachverhalt in einer kompakten und prägnanten Sichtweise dar.

Leseprobe

Impressum:

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Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

1.1 Thema der Diplomarbeit

1.2 Ausgangssituation und Entwicklung

1.3 Problemanalyse und Aufgabenstellung

1.4 Zielsetzung der Diplomarbeit

2 Definition und Begriffsbestimmung des Facility Management

2.1 Leistungsspektrum und Dienstleistungsportfolio des Facility Management

2.2 Facility Management in der Wertschöpfungskette

2.3 Benchmarking im Rahmen des Facility Management

3 Kennzahlen und Kennzahlensysteme in der Gebäudebewirtschaftung

3.1 Der Kennzahlenbegriff

3.2 Kennzahlensysteme

3.3 Das Dilemma der Randbedingungen

4 Bestandserfassung vorhandener Kennzahlen und Kennzahlensysteme am Beispiel der Gebäudereinigung

4.1 Literaturrecherche

4.1.1 Walter Lutz: Handbuch Facility Management

4.1.2 Benchmarking-Workshop der Technischen Akademie Mannheim e.V.

4.1.3 Deutsches Institut für Normung e.V.

4.1.4 Arbeitsgemeinschaft Industriebau e.V.

4.1.5 German Facility Management Association

4.1.6 Kritische Wertung der Literaturrecherche

4.2 Interne Unternehmensrecherche

4.2.1 Das Modell der vorhandenen spezifischen Kennzahlen

4.2.2 Das Modell der Flächenaufnahme

4.2.3 Das Raumgruppenmodell

4.3 Externe Unternehmensrecherche

5 Bedarfsanalyse zur Kennzahlenverwendung

5.1 Organisationsstruktur und Hauptgeschäftsprozeß

5.2 Kennzahlenbedarf im Vertrieb

5.3 Kennzahlenbedarf in der Prozeß- und Produktentwicklung

5.4 Kennzahlenbedarf in den Betreibergesellschaften

5.5 Ergebnis der Bedarfsanalyse

6 Lösungskonzepte

6.1 Kennzahl LOHNQUOTE

6.2 Konzept REINIGUNGSDICHTE

6.3 Konzept ÄQUIVALENZZIFFERN

6.4 Konzept VORSCHUBGESCHWINDIGKEITEN

6.5 Konzept QUALITÄTSVARIANTEN

7 Fazit und Ausblick

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1.2: Innovationsprozeß im Facility Management

Abb. 2.1/I: Leistungsspektrum des Facility Management

Abb. 2.1/II: Dienstleistungsportfolio des Gebäudemanagement

Abb. 2.2: Wertschöpfungskette des Facility Management

Abb. 2.3: Verknüpfung zwischen Facility Management und Benchmarking

Abb. 3.1: Regelkreis der Gebäude- und Funktionsanalyse mittels Kennzahlen

Abb. 3.2: Kennzahlenpyramide für die Instandhaltung

Abb. 3.3: Abhängigkeit des Aufwandes zur Menge der ermittelten Kennzahlen

Abb. 4.1.3: Flächendefinition nach DIN 277

Abb. 4.2.3 Gliederung der Raumgruppen

Abb. 5.1: Allgemein angewandter, praxisorientierter Hauptgeschäftsprozeß des Facility Management

Abb. 6.2: Prinzipdarstellung der Abhängigkeit von Reinigungsdauer und Überstellungsgrad

Abb. 6.3: Prinzipdarstellung des Konzeptes ÄQUIVALENZZIFFERN

Abb. 6.4/1: Konzept VORSCHUBGESCHWINDIGKEITEN - Gliederung des ersten Teils

Abb. 6.4/2: Konzept VORSCHUBGESCHWINDIGKEITEN - Gliederung des zweiten Teils

Abb. 6.5: Prinzipdarstellung des Konzeptes QUALITÄTSVARIANTEN

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

1.1 Thema der Diplomarbeit

Für die wissenschaftliche Bearbeitung wurde ein Thema gewählt, dessen Problematik sich in verschiedenen Bereichen des Facility Management (FM) wiederfindet. Die

markiert einen Problemkomplex, dem von den Beteiligten am Facility Management allergrößtes Interesse entgegengebracht wird. Das Thema bildet ein Kernproblem ab, welches die größten Schwierigkeiten im Detail bereitet.

Eine intensive Einarbeitung ist deshalb unumgänglich, um einen solchen Standpunkt in der Thematik zu erarbeiten, von dessen Basis aus Analysen und Untersuchungen sicher durchgeführt werden können. Die betont akademische Sichtweise soll durch häufige Praxisbeispiele weiter aufgewertet werden. Es wird erwartet, daß dadurch auch das Interesse von Praktikern an dieser Arbeit geweckt wird und sie sich für diese wissenschaftlichen und praktischen Untersuchungen begeistern werden. Zusätzlich wird damit abgesichert, daß die Untersuchungsergebnisse auf die Wirtschaft übertragbar, anwendbar und marktfähig sind.

Es wird empfohlen den Lesefluß nicht zu unterbrechen, um die kapitelübergreifenden Zusammenhänge deutlicher hervortreten zu lassen. Diese aufbauende Struktur ermöglicht es, auf nochmalige Einleitungen zu Beginn eines neuen Kapitels zu verzichten. Somit stellt die Arbeit den Sachverhalt in einer kompakten und prägnanten Sichtweise dar.

1.2 Ausgangssituation und Entwicklung

Die Wirtschaft befindet sich in einem ihrer größten Umstrukturierungsprozesse. Die Belastungen der Unternehmen sind in einem Umfang angestiegen, der scheinbar nur für die „schnellsten“ und innovativsten unter ihnen eine Zukunftschance bereithält. Doch dieser Wandel vom „herkömmlichen“ Unternehmen zum Global Player ist nicht für alle Märkte und Wettbewerber gleichermaßen möglich oder von Vorteil. Die Prämissen sind in den einzelnen Branchen sehr unterschiedlich ausgeprägt, so daß keine generelle Expansionsstrategie empfohlen werden kann.

In den vergangenen Jahrzehnten wurden viele Schwächen der Wirtschaft durch ein kontinuierliches Wachstum überdeckt. Der Kostendruck des Marktes hat mittlerweile nahezu alle Bereiche der Unternehmen erfaßt und maßgeblich beeinflußt. Im anhaltenden Sog der stetigen betrieblichen Einsparungen in Produktion und Verwaltung ist oftmals der Blick für weitere Kostenstellen vernachlässigt worden. Weltweit durchforschen Manager ihre Unternehmen auf der Suche nach Rationalisierungsmaßnahmen und Möglichkeiten zur Freisetzung liquider Mittel. In der erzwungenen Kürze dieser Prozesse liegt die Ursache dafür, daß nicht alle Bereiche mit der notwendigen Qualität auf Einsparpotentiale untersucht werden können. Erst wenn dies mit größter Genauigkeit und Kreativität realisiert worden ist, kann von einem wettbewerbsfähigen Unternehmen gesprochen werden.

Nur durch eine flexible und innovative Gestaltung der Geschäftsprozesse läßt es sich heute am Markt noch überleben. Dies gilt sowohl für Unternehmen als auch für Kommunen und soziale Einrichtungen. Es gibt derzeit kaum einen Bereich in der modernen Gesellschaft, der nicht auf der Suche nach neuen zukunftsweisenden Strategien und Ressourcen ist.

Eine dieser neuen Strategien ist Facility Management. Es ist eine unternehmensübergreifende Querschnittsfunktion, die nicht nur die Immobilie als Kapitalwert betrachtet, sondern neben der Planung und der Realisierung u.a. auch die Bewirtschaftungsprozesse berücksichtigt. Im Rahmen des FM verbleibt der Kostentreiber Gebäudebewirtschaftung als bedeutsamer Aspekt im Fokus der Betrachtung. Bisher wurde die Gewinnmaximierung der Unternehmen fast ausschließlich durch eine Ertragssteigerung angestrebt. Im FM-Bereich bedeutete dies häufig die Vermietung oder Verpachtung von Teilen der Liegenschaften oder Objekte. Die wirtschaftlichen Veränderungen haben die Aufmerksamkeit wieder darauf gelenkt, daß der Gewinn auch durch eine Kostenreduktion erhöht werden kann.

Die Nutzung von Grundstücken, Gebäuden und Flächen verursacht nahezu unbeachtet laufende Kosten, die innerhalb weniger Jahre den Stand der früheren Investitionssumme erreicht haben können. Die Herstellungskosten eines Gebäudes nehmen im Verlauf der Nutzungsperiode einen Anteil von nur ca. 10% der Gesamtkosten des Lebenszyklus an.[1] Daraus folgt, daß die Bewirtschaftungskosten die verbleibenden 90% bilden. Obwohl der Anteil der Baukosten verhältnismäßig gering ist, werden in der Planungs- und Konstruktionsphase bis zu zwei Drittel der Folge- und Betriebskosten festgelegt. Die verantwortlichen Manager sind sich bisher nicht darüber im klaren gewesen, daß es sich um einen so beträchtlichen Anteil im Vergleich zur Bilanzsumme des Anlagevermögens handelt. Bisher wurden die Betriebskosten als unvermeidbare Notwendigkeit angesehen und häufig als ein Fixkostenblock gebucht. Die Wirkung, die durch dieses Vorgehen erreicht wurde, stellt sich rückblickend als eine große betriebswirtschaftliche Effizienzeinbuße dar. Eine nähere Analyse der Gebäudebewirtschaftung hätte zumindest als Untersuchungsergebnis die Notwendigkeit einer intensiveren Bearbeitung aufzeigen müssen.

Aufgrund der Versäumnisse vergangener Jahrzehnte und der schnell um sich greifenden Erkenntnis, hier ein Potential entdeckt zu haben, kann nun ein nahezu explodierender neuer Markt in der Anfangsphase seiner Entwicklung beobachtet werden. Innovative und flexible Unternehmen haben den Mangel in der bisherigen Betrachtungsweise der Gebäudebewirtschaftung als erstes erkannt und begannen vor einigen Jahren damit, die Lösung dieses Problems für sich auszunutzen und in finanzielle Vorteile umzusetzen.

Die Entstehung des Facility Management hat zwei Gruppen von Marktpartnern hervorgebracht. Die erste umfaßt die Anwender, welche Systeme zur Gebäudebewirtschaftung in ihren Liegenschaften und Objekten einführen, um damit die eigenen Betriebsausgaben zu senken, und um demzufolge eine Festigung des eigenen Kerngeschäfts am Markt zu sichern. Die zweite Gruppe am FM-Markt sind die Anbieter, die den Anwendern mit Konzepten und Erfahrungen zur Seite stehen und eben diese Nebenprozesse des allgemeinen Geschäftsbetriebes als ihre Hauptprozesse betrachten. Auf diese Unternehmen im Facility Management, deren Kernaufgabe in der Entwicklung, Implementierung und Durchführung solcher Bewirtschaftungs-prozesse besteht, soll sich die vorliegende Arbeit konzentrieren. Sie bieten einen weiten Handlungs- und Innovationsspielraum, der sich durch immer neue Herausforderungen und zu lösende Probleme darstellt. Dem Stellenwert beider Marktpartner soll durch eine entsprechend detaillierte und wechselnde Betrachtungsweise Rechnung getragen werden.

Die Entwicklung des FM ist sowohl für Dienstleistungsanbieter als auch für Nutzer sehr dynamisch. Deshalb ist es für beide Beteiligten schwierig zu erkennen, wohin sich dieser „Markt“ mittel- und langfristig bewegen wird. Das relativ junge Facility Management folgt sehr schnell neuen Tendenzen und Innovationen, versucht diese aufzugreifen und zu vervollkommnen. Daraus resultiert allerdings die Gefahr, in andere Richtungen gehende Ansätze zu vernachlässigen oder zu übersehen. Diese Eigenart im Wachstum des Facility Management läßt sich anhand eines Vergleiches mit einer Baumstruktur gut darstellen (siehe Abb. 1.2: Innovationsprozeß im Facility Management). Der Hauptast entwickelt sich kontinuierlich und schnell, läßt jedoch dagegen jegliche Ansätze von Verzweigungen verkümmern. Dies führt dazu, daß keine ausgeprägte Baumkrone entwickelt wird, in der Praxis also kein Know-how-Pool entsteht, auf den nicht nur in Problemsituationen zurückgegriffen werden könnte. Dieser Vergleich soll verdeutlichen, daß auf den stark expandierenden FM-Markt stärker Einfluß genommen werden muß, indem das Wachstum besser geführt und gelenkt werden muß. Es verbietet sich für ein flexibles Unternehmen, sich ausschließlich auf wenige ausgewählte Methoden, Vorgehensweisen und Tätigkeiten zu konzentrieren. Es kann nur eine höhere Stabilität im Unternehmen erreicht werden, wenn eine breitgefächerte Angebotspalette sowohl in den Dienstleistungen, als auch in den angewandten Methoden angeboten wird. Diesem Problem nimmt sich die vorliegende Arbeit an und versucht, eine fundierte Basis eines neuartigen Konzeptes für die Gebäudebewirtschaftung zu schaffen. Dieses Konzept soll einen neuen Ansatz im Vergleich zu herkömmlichen Verfahren darstellen und eine Verbesserung in der Entwicklung von Dienstleistungsprozessen erreichen. In der Grafik wird das zu erstellende neue Konzept durch einen zweiten Trieb dargestellt, der dem Baum eine größere Dichte im Geäst verleiht. Der bildhafte Vergleich des herkömmlichen Innovationswachstums und der angestrebten Entwicklung anhand einer Baumstruktur soll die Notwendigkeit von Veränderungen auf diesem Gebiet deutlich machen. Es sollen Denkansätze und Theorien analysiert und unterstützt werden, um abschließend zumindest eine tendenzielle Wertung der Nutzbarkeit dieses Konzeptes abgeben zu können.

Abb. 1.2: Innovationsprozeß im Facility Management

1.3 Problemanalyse und Aufgabenstellung

Die bisherigen Methoden zur Ermittlung von Dienstleistungskosten in der Gebäudebewirtschaftung basieren auf einer Vielzahl von Faktoren. Deshalb ist die Angebotserstellung für zu bewirtschaftende Objekte mit einem hohen Aufwand in der Bestandsaufnahme und in der Kalkulation verbunden. Es ist eine umfassende Auflistung aller beim potentiellen Auftraggeber vorhandenen Anlagen und durchzuführenden Tätigkeiten erforderlich, um die voraussichtlichen Gesamtkosten zumindest annähernd vorkalkulieren zu können. Damit dieses Aufmaß erstellt werden kann, sind in Abhängigkeit von der Größe des Objektes Mitarbeiter mehrere Tage vor Ort gebunden. Zu diesem Aufwand kommen die Kosten für die anschließende Durchführung der Kalkulation, welche wiederum mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann. In dieser Kalkulation werden für die erfaßten Arbeitsgänge die benötigten Zeiten und demzufolge die entstehenden Kosten errechnet oder es werden diese Dienstleistungen für Subunternehmer ausgeschrieben, die ihrerseits wiederum eine Kalkulation abgeben müssen. Trotz dieser intensiven zeit- und personalaufwendigen Übersicht (Survey) gelingt es dennoch nicht immer, die Objektkosten in zufriedenstellendem Maße genau zu ermitteln, infolge dessen der Auftrag häufig an einen Wettbewerber vergeben wird.

Desweiteren ist in der Praxis zu erleben, daß Kunden sich Angebote erstellen lassen, um zu testen, wie günstig das eigene Gebäude von „Wettbewerbern“ bewirtschaftet werden könnte. Ein Auftrag wird nach Erhalt der Angebotsunterlagen jedoch nicht vergeben; die gewonnenen Erkenntnisse werden intern ausgewertet und umgesetzt. Dieser Vorgehensweise stehen die hohen Kosten der FM-Anbieter für die Erarbeitung von Bewirtschaftungskonzepten entgegen. Da sich dieses Tun kaum ausschließen läßt, müssen demnach die anfallenden Kosten für Kalkulationen und Aufmaß minimiert werden. Dieses Problem bildet den „Einstieg“ und die „Rechtfertigung“ dieser Diplomarbeit. Es stellt sich zusammengefaßt wie folgt dar: Die Angebote sind in ihrer Erstellung zu aufwendig und unbefriedigend genau.

Als Lösungsvorschlag steht diese Arbeit über die Anwendung von Kennzahlen, welche im Controlling schon seit langem eingesetzt werden. Die Sichtung der bisher vorliegenden Unterlagen und Literatur hat ergeben, daß die Betrachtungsweise von Kennzahlen zur Gebäudebewirtschaftung ausschließlich stochastischer Natur ist. Beispielsweise wird die von der Nutzungsart abhängige Reinigungskennzahl „Vorschub“ (in m²/h) in der Kalkulation direkt mit der zu reinigenden Fläche multipliziert, ohne den Einfluß von Gebäudestruktur und Mitarbeiterzahlen zu berücksichtigen. Eine solche Herangehensweise kann nicht geeignet sein, dauerhaft befriedigende Lösungen mit anspruchsvoller Genauigkeit zu liefern. Wie in der Ausgangssituation bereits erläutert, hat sich das FM auf diesen Ansatz konzentriert und ihn mittlerweile bis ins Detail weiterentwickelt und verfeinert. Andere Ansätze, wie beispielsweise die auf menschliche Erfahrungswerte basierende Grobabschätzung durch Objektbesichtigungen, wurden bereits „nach kurzem Aufflammen“ wieder „im Keim erstickt“.