Mein erstes Live-Konzert als Veranstalter E-Book

Mirko Dominiak

• Herausgeber: BoD - Books on Demand
• Kategorie: Geisteswissenschaft
• Serie: live-books
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2024

Seitenzahl: 298

Beschreibung

Planung leicht gemacht: Alles, was du für dein erstes erfolgreiches Live-Konzert wissen musst! In diesem Buch erfährst du alles Wichtige, um von deiner ersten Konzert-Idee über die Planung, Kalkulation, Werbung, den Ticketverkauf, bis zur eigentlichen Durchführung und Abrechnung, dein erstes Live-Konzert direkt zu einem grandiosen Erlebnis werden zu lassen. Jede Menge Praxis-Tipps helfen dir, dich in allen Themen rund um eine Live-Veranstaltung von Anfang an sicher zu bewegen. Du findest Antworten zu Fragen wie: Welche persönlichen Voraussetzungen muss ich als Veranstalter mitbringen? Wie finde ich geeignete Künstler und Locations? Was kostet eine öffentliche Veranstaltung? Was sind GEMA, KSK und welche Steuern kommen auf mich zu? In den umfangreichen digitalen Anlagen zum Buch erhältst du mit dem ConcertCalculator, einem speziellen Excel-Tool, das perfekte Kalkulationswerkzeug für deine Live-Konzerte. Er unterstützt dich bei der Kalkulation marktfähiger und wirtschaftlicher Ticketpreise und du behältst alle Veranstaltungskosten stets sicher im Blick. Eine Vielzahl praxiserprobter Checklisten und verschiedene Musterverträge runden das digitale Angebot neben Templates zum Plakat-, Flyer- und Ticketdruck ab und machen dieses Buch zum optimalen Handbuch für dein erfolgreiches Konzert.

Leseprobe

… Und stoß die Türen auf

Geh' deinen Weg

Geh' deinen Weg

Lass' die Gefühle raus

Geh' deinen Weg

Geh' deinen Weg …

Joachim Witt

im Song „Geh deinen Weg“

Inhaltsverzeichnis

Drei Arten dieses Buch zu nutzen

Vorwort

Teil I

1 Live music never dies

2 Was macht überhaupt ein gutes Live-Konzert aus?

3 Du hast BOCK, aber keine Ahnung

3.1 Was du selbst mitbringen musst

3.2 Ob man Veranstalter lernen kann?

3.3 Woher deine Aufträge kommen

3.3.1 Ein Verein beauftragt dich als Ehrenamtler

3.3.2 Ein anderer gibt dir einen Auftrag

3.3.3 Du kooperierst mit anderen

3.3.4 Du gibst dir den Auftrag selbst

3.4 Wie du dir zum Start Geld besorgst

3.5 Du hast noch keine Band in deiner Kontaktliste

3.6 Wie du die perfekte Location findest

3.7 Brauche ich als Veranstalter einen Rechtsanwalt?

3.8 Welche Verträge du kennen solltest

3.8.1 Der Mietvertrag für die Location

3.8.2 Der Mietvertrag für Technikausleihe

3.8.3 Der Ehrenamtsvertrag

3.8.4 Der Veranstaltungsvertrag

3.8.5 Der Konzertvertrag

3.9 Wie du für dein Live-Konzert Werbung machst

3.10 Wie du den Durst deines Publikums stillst

3.11 Wie du dich in Sicherheit bringst

4 Was du bezahlen musst

4.1 Welche Veranstaltungskosten es gibt

4.2 Faire Gagen für Künstler

4.2.1 Fix-Gage vs. Prozent-Deal

4.2.2 Kombi-Deal

4.2.3 Was zum Himmel ist der BEP?

4.3 Fahrtkosten für Künstler

4.4 Catering für Künstler und deine Crew

4.5 Übernachtungskosten

4.6 Mietkosten

4.6.1 Location

4.6.2 Technik

4.7 Steuern und Abgaben

4.7.1 Mehrwertsteuer

4.7.2 GEMA- und GVL-Gebühren

4.7.3 Künstlersozialkasse

4.7.4 Veranstalterhaftpflicht

4.7.5 Veranstaltungsanmeldung

4.7.6 Schankgenehmigung

4.7.7 Vergnügungssteuer

4.7.8 Ausländersteuer

4.8 Sonstige Veranstaltungskosten

4.8.1 Security

4.8.2 Dein Personal

4.8.3 Werbung

4.8.4 Vertriebskosten

5 Woher das Geld für dein Live-Konzert kommt

5.1 Tickets

5.1.1 Ticketpreise festlegen

5.1.2 Tickets verkaufen

5.1.3 Mehr Tickets verkaufen

5.2 Sponsoring

5.3 Fördermittel

6 Auch eintrittsfreie Konzerte sind eine Chance für dich..

7 Du bist mutig, aber nicht verrückt

8 Deinen Erfolg nicht dem Zufall überlassen

9 Glossar

Teil II

Was Andere dazu sagen

Richard Besser – Student für VA-Technik & Management

Florian Harbeck – Klubbetreiber | Veranstalter

Andreas Voigt – Geschäftsführer gemeinnütziger Verein.

Nico Weiprecht – Verleiher für Veranstaltungstechnik

Tom Hausmann – Freelancer | Tontechniker

Vizente Patiz – Berufsmusiker und Veranstalter

Chris Heun – Berufsmusiker | Gitarrenlehrer

Hans-Jürgen Reznicek – Berufsmusiker Bassist

Marcus Wenk – Meister für VA-Technik Projektleiter

Thomas Leonhardt – Der Konzert-Junkie

Auf den Weg

Dank

Drei Arten dieses Buch zu nutzen

Im Text stehen Begriffe wie Rock-Konzert, Live-Konzert, Aufführung oder Veranstaltung stellvertretend für alle musikalischen Events, Kleinkunst oder ähnliche öffentliche Veranstaltungen, bei denen Künstler live vor Publikum auftreten.

Klassisch: Du liest das Buch einfach von vorn bis hinten komplett durch. So lernst du der Reihe nach allen wichtigen Aufgaben eines Veranstalters kennen und kommst Stück für Stück zu immer detaillierteren Einsichten und Informationen, die für den Job wichtig sind.

Intuitiv: Du hast bereits eine erste Ahnung davon, was es heißt Veranstalter zu sein und willst schnell vorankommen. Einige konkrete Fragen sind noch offen und drängen auf Antworten. Dann suchst du dir im Inhaltsverzeichnis gezielt die Themen aus, die eine Antwort auf deine Fragen vermuten lassen und liest dich sozusagen kreuz und quer durch das Buch.

Unschlüssig: Du weißt noch nicht, ob Veranstalter wirklich deine neue Passion werden soll. Du hast noch zu wenig Ahnung davon, was dich da erwartet. Dann solltest du zuerst Teil zwei dieses Buches lesen. Hier erfährst du, wie Profis aus der Live-Szene darüber denken. Mit Honorarvereinbarungen, Kosten, Verträgen, Steuern, Abgaben und den ganzen wichtigen Kleinigkeiten kannst du dich dann immer noch beschäftigen, wenn du den Mut dazu gefasst hast.

Natürlich kannst du dieses Buch auch während deiner bereits laufenden Tätigkeit als Veranstalter zum Nachschlagen konkreter Themen benutzen und es einfach zu deinem ständigen Begleiter als Handbuch machen.

Diese Icons sollen im Text deine besondere Aufmerksamkeit erwecken.

Praxis-Tipp

Besonders nützlicher Hinweis

Hinweis auf detaillierte Erklärungen zum besseren Verständnis des Textes

An vielen Stellen des Textes verweisen Icons auch auf zusätzliche Unterlagen und Informationen, die digital bereitgestellt werden und Bestandteil dieses Buches sind.

Die Datenbereitstellung erfolgt im Internet über den QR-Code oder wenn du die Webadresse: https://kurzelinks.de/y4sk in deinen Explorer einträgst. Lege hier das Produkt – ConcertCalculator | PLUS* – in den Warenkorb, trage zur Bezahlung den Rabattcode ein, den du in der Produktbeschreibung findest und downloade alle digitalen Anlagen zu diesem Buch kostenlos.

Der unter dem jeweiligen Icon angegebene Dateiname ermöglicht dir die eindeutige Zuordnung der in der ZIP-Datei als PDF- oder Excel-Dateien hinterlegten Anlagen.

Link-Liste

Checkliste

Mustervertrag

Musterprotokoll

Photoshop-Datei

Video-Link

Vorwort

Egal, ob du selbst Musiker, Konzertbesucher, Jugendlicher oder Erwachsener bist – dieses Buch richtet sich an alle Musikbegeisterten, die wissen wollen, was notwendig ist, um ein öffentliches Konzert selbst zu veranstalten.

Die Live-Szene lebt in erster Linie nicht von den großen Hallen- und Stadionkonzerten. Der wahre Puls der Live-Musik schlägt in den vielen kleinen Klubs, Kneipen, Kirchen und auf unzähligen regionalen Festivals dieses Landes. Hier präsentiert sich die künstlerische Vielfalt, hier findet Dank des musikalischen Nachwuchses noch echte Innovation statt.

Genau hier ist Dein Platz als Veranstalter.

Du willst also etwas machen, wovon viele andere nur träumen. Das verdient meinen Respekt und ich danke dir, dass ich dich auf diesem Weg bei deinen ersten Schritten begleiten darf.

Mit diesem Buch gebe ich dir alle Informationen, die du brauchst, um dein erstes Live-Konzert selbstständig zu planen und erfolgreich durchzuführen. In den einzelnen Kapiteln zeige ich dir detailliert, welche Aufgaben dich als Organisator einer öffentlichen Veranstaltung erwarten und wie du sie sicher meisterst. Meine Hinweise und Tipps sind dabei natürlich nicht an Rockmusik oder einen anderen x-beliebigen Musikstil gebunden.

Von der Wahl des Veranstaltungsorts und dem Booking der Bands über verschiedene Möglichkeiten zur Finanzierung deiner Veranstaltungen bis hin zur Abrechnung von Gagen, Steuern, Gebühren und den Abgaben zur Künstlersozialkasse erfährst du alles Wesentliche, um bald dein erstes Live-Konzert selbst zu veranstalten.

Besonders wichtig ist dabei das Thema der Wirtschaftlichkeit. Mit meinem ConcertCalculator behältst du dein Budget immer sicher im Blick. Die Excel-Tabellen unterstützen dich nicht nur in der Planungsphase bei der Kalkulation aller Kosten und der Ermittlung der Ticketpreise. Sie ermöglichen dir nach dem Konzert auch eine schnelle und sichere Abrechnung der Gagen, Steuern und Gebühren.

Anhand von Musterverträgen zeige ich dir, worauf du bei Vertragsabschlüssen mit Künstlern, Vermietern und Dienstleistern unbedingt achten solltest. Checklisten schützen dich bei der Vielzahl der von dir zu erledigenden Aufgaben davor, dass du etwas übersiehst oder vergisst.

Im zweiten Teil des Buches kommen Veranstalter, Klub-Betreiber, Musiker, Technikverleiher und nicht zuletzt auch ein Konzertbesucher in informativen Interviews zu Wort. Du erfährst aus verschiedenen Perspektiven, was für sie zu einem guten Live-Konzert gehört. Veranstalter geben dir Einblick in ihre Erfahrungen und zeigen dir, wie sie den Weg in die Live-Branche gefunden und erfolgreich durchgehalten haben.

Die Live-Szene wartet auf deine frischen Ideen, dein innovatives Wirken und vor allem auf deine Leidenschaft – das sind die Zutaten, die der Livemusik-Szene guttun. Und denke daran, es ist nicht nur eine Frage der Musik. Bei Live-Konzerten geht es um Vernetzung, Gemeinschaft und Professionalität. Es geht darum, Momente zu kreieren, die in Erinnerung bleiben.

Du bist dazu bereit? Also, leg los und lass Live-Musik unter deinen Händen zu neuer Blüte gedeihen!

Teil I

1 Live music never dies

Na klar, das Leben hat seine Höhen und Tiefen, aber mal ehrlich; wer von uns würde den Zauber, der von einem Live-Event ausgeht, tauschen wollen gegen einen Fernsehabend auf dem Sofa? Du nicht, oder? Ich auch nicht.

Weil uns Live-Musik einfach etwas gibt, was man nicht streamen oder downloaden kann.

Dass einander fremde Menschen sich gemeinsam einfach in den Wogen der Musik treiben lassen und daraus frische Kräfte für ihren Lebensalltag schöpfen, das schafft nur ein Live-Konzert. Es ist ein einzigartiges, energetisches Erlebnis. Ein unwiederholbares Unikat für Publikum und Künstler.

Bei Live-Konzerten geht es um gemeinsame Erlebnisse, um Nähe, um Menschlichkeit, Gemeinschaft und Emotionen, die in jedem Song zum Ausdruck kommen und die nur live wirklich spürbar sind.

Stell dir vor: Die Amps werden aufgedreht, die Band spielt die ersten Töne und die Menge beginnt zu toben. Das ist Live-Musik! Spontan tanzende Menschen, lassen sich vom Rhythmus mitreißen und für einen Moment vergessen sie alles andere. Sie sind präsent, sie sind zusammen und sie fühlen das Leben pulsieren.

Und du? Du bist mittendrin. Du hilfst, diese magischen Momente möglich zu machen. Egal, ob du gerade erst anfängst Konzerte zu organisieren, oder schon Erfahrung hast - du leistest deinen Beitrag, damit Live-Musik niemals stirbt.

Mach dir keine Gedanken wegen irgendwelcher Schwierigkeiten oder Hindernissen. Sie sind nur Teil deines fortwährenden Lernprozesses. Am Ende des Tages, wenn die Lichter ausgehen und wenn der Applaus den Raum füllt, wirst du wissen, dass sich die Mühe gelohnt hat.

Im Moment dieser Glückseligkeit macht sich fast niemand Gedanken darüber, dass es bei einem Live-Konzert nicht nur um Spaß und Freude, sondern auch um die gewissenhafte und zuverlässige Erledigung einer ganzen Reihe von Aufgaben geht – also um harte Arbeit.

Eine besondere Rolle kommt dabei dir als Veranstalter zu und ich freue mich, dass dich das offenbar interessiert und du dieses Buch erworben hast. Es soll dir helfen, noch besser zu werden als Veranstalter. Mit Professionalität kannst du deinen Beitrag leisten, damit Live-Musik weiterlebt, die Herzen der Menschen berührt und so niemals stirbt!

Die Szene braucht dich – wir alle zählen auf dich!

2 Was macht überhaupt ein gutes Live-Konzert aus?

Du kennst das Gefühl: Man verlässt ein Konzert, das Herz pumpt vor Aufregung und der Geist ist voller Energie. Das ist der Moment, in dem du weißt, du kommst gerade von einem richtig guten Live-Konzert. Aber was macht dieses Event eigentlich so besonders, so unvergesslich?

Es beginnt bei den Künstlern. Sie geben den Ton an. Ihre Energie und ihr Können sind ansteckend. Es ist die Verbindung, die sie mit ihrem Publikum bei ihrem Auftritt eingehen und die Art und Weise, wie sie mit ihrer Musik Geschichten erzählen. Doch es liegt auch an dir als Veranstalter, ihnen die ideale Plattform und perfekte Atmosphäre zu schaffen, damit sie wirklich ihr Bestes geben können.

Die Location spielt dabei eine große Rolle. Ein gut gewählter Veranstaltungsort trägt zur Stimmung und Magie eines Konzertes bei. Egal, ob es ein kleiner Indie-Klub, eine Kirche oder eine ausgediente Werkhalle ist - die Location muss zum Charakter deiner Veranstaltung passen und die richtigen Vibes ausstrahlen.

Lass uns nicht die Technik vergessen. Von der Tonanlage, die den Klang störungsfrei und perfekt überträgt, bis hin zur Lichtshow, die die Performance visuell unterstützt. Es sind die vielen kleinen Details, die zusammen ein unvergessliches Konzerterlebnis ausmachen.

Aber hey, das Wichtigste ist immer noch das Publikum. Seine Begeisterung, Energie und der Applaus – das ist der Treibstoff, der die Hütte sinnbildlich und meist spontan zum Brennen bringt. Biete deinen Besuchern also den passenden Rahmen, damit es für sie ein großartiges Erlebnis wird und sie dankbar und gern wieder kommen.

Also, was macht ein gutes Live-Konzert aus? Es ist eine Kombination aus all diesen Elementen, die zusammen ein Feuerwerk aus Klängen, Emotionen und Erinnerungen entfachen, während du, der Veranstalter, das funkelnde Zündholz in der Hand hältst. Und wenn alles zusammenspielt, zauberst du den Leuten eine Nacht, die sie niemals vergessen werden.

Klingt gut, oder? Nun, worauf wartest du also noch?

3 Du hast BOCK, aber keine Ahnung

Okay, du willst also ein Konzert veranstalten? Du stellst dir vor, wie das Licht der Scheinwerfer auf die Bühne fällt, das Publikum jubelt und die Band los rockt. Nur ein Problem: Du hast null Ahnung, wie das Ganze funktioniert.

Keine Sorge! Du startest gerade dein Abenteuer und ich bin hier, um dich auf den Weg zu bringen.

Erst einmal gratuliere ich dir zu deinem Mut! Es ist großartig, dass du bereit bist, diesen Schritt zu wagen und deine Liebe zur Musik in etwas Konkretes zu verwandeln. Deine Leidenschaft ist dein Antrieb, lass uns also loslegen.

3.1 Was du selbst mitbringen musst

Als Veranstalter eines Live-Konzerts bist du viel mehr als nur ein Planer. Du bist Organisator, Problemlöser, manchmal sogar Geldgeber, aber immer Geldbeschaffer, Netzwerker und oft auch Seelenklempner in einem. Aber welche Voraussetzungen solltest du wirklich selbst mitbringen, um all diesen Anforderungen gerecht zu werden?

Als Veranstalter bist du buchstäblich für ALLES verantwortlich, damit ein Konzert reibungslos verläuft. Dein Aufgabengebiet reicht von der Bandauswahl über das Finden einer passenden Location bis hin zur Bereitstellung geeigneter Technik und nicht zu vergessen, bis zum Anlocken der hoffentlich zahlreich erscheinenden Konzertbesucher. Um dieses gewaltige Paket an Aufgaben und Herausforderungen erfolgreich wuppen zu können musst du tatsächlich Einiges selbst mitbringen.

Hier nun im Einzelnen zunächst zu den wichtigsten persönlichen Voraussetzungen, die dich zum idealen Konzertveranstalter machen:

Organisationstalent: Du musst gut und gerne planen und organisieren können, denn du wirst sehen, dass es unglaublich viele Dinge nicht nur am Veranstaltungstag, sondern schon im Vorfeld eines Live-Konzertes zu bedenken, abzuwägen, zu entscheiden und vorzubereiten gibt.

Kommunikationsstärke: Du wirst es mit vielen verschiedenen Menschen und unterschiedlichsten Charakteren zu tun haben: Daher sind sicheres Auftreten und eine gute Kommunikationsfähigkeit für den Erfolg deiner Arbeit unerlässlich. Sei in Gesprächen stets offen für andere Ideen und gehe auf die Bedürfnisse deiner Gesprächspartner ein. Gewinne sie für deine Ideen. Verrate aber gleichzeitig nicht zu viel, denn Urheberschutz für Ideen gibt es nicht. Bedenke immer, dass in dieser Branche alle auf der Suche nach dem zündenden Einfall für eine erfolgreiche Veranstaltung sind und viele machen auch vor der Benutzung fremder Ideen nicht Halt. Verrate also nicht zu viel, wenn du über deine Pläne sprichst.

Führungskompetenz: Als Veranstalter trägst du die Gesamtverantwortung für alles, was rund um das Live-Konzert passiert. Du musst häufig Entscheidungen treffen und dafür sorgen, dass sich alle an der Produktion beteiligten Mitarbeiter daranhalten. Du musst also in der Lage sein, dafür zu sorgen, dass wirklich alle Beteiligten an einem Strang ziehen und als dein vernetztes Team funktionieren.

Problemlösungsfähigkeit: Trotz gründlicher Planung und Vorbereitung gibt es wohl kaum eine Veranstaltung, bei der es nicht auch zu ungeplanten Ereignissen kommt. Eine Abweichung vom vorgesehenen Zeitplan ist da sicher noch eines der kleineren Übel, mit dem es umzugehen gilt. Auch und gerade, wenn es hektisch wird, bist du für dein Team der in der Brandung ruhende Fels. Du strahlst auch in solchen Situationen Ruhe, Besonnenheit und Kompetenz aus und fokussierst dich auf das schnelle Finden einer praktikablen Lösung zur Bereinigung der entstandenen Situation. Mit den möglichen Ursachen, die zum Problem geführt haben, setzt du dich am nächsten Tag, nach der Veranstaltung, auseinander. Beim nächsten Konzert machst du es dann einfach besser und sorgst dafür, dass das Problem nicht wieder auftritt.

Musikliebe: Letztendlich geht es doch darum. Du solltest Musik, oder besser – verschiedene Musikstile – kennen und lieben, ohne dabei das Gefühl dafür zu verlieren, was dein Publikum hören will.

Jetzt aber nun zur wohl wichtigsten persönlichen Eigenschaft über die du verfügen musst.

Netzwerken, Netzwerken, Netzwerken: Online, offline, überall. Triff Leute aus der Branche, knüpfe Kontakte. Interessiere andere für deine Vision. Biete deine Hilfe und dein Interesse an einer Mitarbeit und Unterstützung anderer Veranstaltungen an. Du wirst überrascht sein, wie viele Menschen bereit sind, mit dir zu arbeiten oder dich zu unterstützen, wenn du sie danach fragst.

Fassen wir also kurz zusammen: Als zukünftiger Konzertveranstalter musst du pfiffig und kreativ sein, Menschen und Probleme managen können, in jeder Situation die Nerven behalten und dabei nie die Liebe zur Live-Musik aus den Augen verlieren. Du musst bereit sein, für dich wichtige Branchenkontakte aufzubauen und kontinuierlich zu pflegen, um so über die Zeit auf einen großen Stamm an Helfern und Unterstützern zurückgreifen zu können.

Als Maestro hinter den Kulissen bedarf es aber neben den persönlichen auch einiger fachlicher Fähigkeiten, die du beherrschen solltest.

Projektmanagement: Du musst in der Lage sein, dein Konzert von Anfang bis Ende zu planen und zu managen – von deiner Veranstaltungsidee über die ersten Kontakte mit der Band bis zum letzten Applaus und der Abrechnung. Alles dein Ding.

Technisches Verständnis: Es ist nicht zwingend erforderlich, dass du selbst als Ton- oder Lichttechniker agierst, aber du solltest die Grundlagen verstehen. Es hilft dir dabei, den richtigen Veranstaltungsraum für dein Konzert auszuwählen, dafür zu sorgen, dass vor Ort geeignete Technik bereitsteht und etwaige Probleme schnell und effizient gelöst werden können. Du solltest selbst wissen, was machbar ist und was du für den besten Sound und eine gute Lightshow benötigst, um nicht den Empfehlungen Dritter orientierungslos ausgeliefert zu sein.

Vertragskenntnisse: Du wirst Verträge mit Bands, Lieferanten und Veranstaltungsorten verhandeln und abschließen. Daher solltest du in der Lage sein, Verträge zu lesen und zu verfassen. Fehler in diesem Bereich kosten meist dein Geld. Wenn es schlecht läuft, ist es nicht nur dein Geld, das deine Veranstaltung an diesem Abend nicht einspielt. Auch Vertragsstrafen oder juristische Streitigkeiten können teuer sein.

Finanzverwaltung: Du bist für das Budget zuständig, Voraussetzung dafür ist ein gutes Zahlenverständnis und Kalkulationstalent. In Abhängigkeit der Größe und Häufigkeit deiner Veranstaltungen wirst du recht bald eine professionelle Buchhaltung führen müssen und solltest dich mit den dazu erforderlichen kaufmännischen Grundlagen auskennen.

Marketing-Know-how: Du willst sicherstellen, dass deine Konzerte gut besucht werden. Dabei geht es nicht nur um ein gut gefülltes Haus, sondern um die Realisierung der von dir geplanten Einnahmen aus Ticketverkäufen. Es geht also knallhart um den wirtschaftlichen Erfolg deines Konzertes. Es ist wichtig für dich, dass du weißt, wie man Events erfolgreich bewirbt und wie Social-Media-Marketing funktioniert.

Fremdsprachen: Sollten sich deine Aktivitäten als Veranstalter nicht auf deutschsprachige Künstler beschränken, ist die Beherrschung der englischen Sprache nahezu unabdingbar. Außerdem benutzt die Branche eine ganze Reihe von Begriffen, die du kennen solltest und die oft aus dem Englischen übernommen wurden. Eine kleine Zusammenstellung dieser Begriffe findest du weiter hinten im „Glossar“.

Wie du siehst, kommen also auf unterschiedlichsten Gebieten sehr herausfordernde Aufgaben auf dich zu, wenn du als Konzertveranstalter aktiv werden willst. Du solltest am Anfang von dir aber nicht zu viel erwarten und dich nicht zu großem Druck aussetzen. Du wirst nicht sofort alles perfekt umsetzen. Du musst aber offen sein für einen nie endenden „learning by doing“ Prozess.

Bevor du startest, klopfe zunächst dein persönliches Umfeld auf die durch deinen neuen Job als Veranstalter zu erwartenden Belastungen ab. Sprich mit deiner Familie und deinen Freunden darüber und vergewissere dich, dass sie mitziehen und dich unterstützen. Du musst dir im Klaren darüber sein, dass du als Veranstalter keinen Erfolg haben kannst, wenn du wegen der damit verbundenen, starken zeitlichen Belastung gegenüber deinen Nächsten ständig ein schlechtes Gewissen haben musst. Es ist für deinen Erfolg wichtig, dass dein Umfeld Verständnis für deine neue Leidenschaft aufbringt und dich unterstützt.

3.2 Ob man Veranstalter lernen kann?

WL3.2.-1

Jein, Veranstalter ist kein offiziell zu erlernender Beruf. Es gibt aber mehrere Wege, in der Veranstaltungswirtschaft beruflich Fuß zu fassen und dadurch wichtige Fachkenntnisse und Kontakte für die spätere Tätigkeit als Veranstalter zu erwerben.

In Deutschland sieht die klassische kaufmännische Ausbildung für Tätigkeiten in der Veranstaltungswirtschaft so aus: Man absolviert eine dreijährige Berufsausbildung zum Veranstaltungskaufmann. Hier erlernst du wichtige Grundkenntnisse im Event-Management, wie etwa das Planen und Durchführen von Veranstaltungen. Aber auch kaufmännisches Grundwissen zur Budgetierung und zum Rechnungswesen wird dir im Rahmen dieser dreijährigen Berufsausbildung vermittelt. Mögliche Berufsschulen für diese Ausbildung kannst du zum Beispiel auf der Website planet-berufe finden, einem Angebot der Bundesagentur für Arbeit. Aber auch viele IHKs bieten Informationen zu entsprechenden Ausbildungsplätzen an.

Alternativ kannst du auch BWL oder Event-Management an einer Fachhochschule oder Universität studieren. Hier lernst du unter anderem, wie du Marketingmaßnahmen erstellst, mit Kunden kommunizierst und Veranstaltungen rechtlich sicher planst. Einige Hochschulen, wie die Popakademie Baden-Württemberg oder die Hochschule für Musik und Theater Hamburg, haben dazu sogar spezielle Studiengänge wie z.B. "Music Management" im Programm.

Es gibt noch eine dritte Möglichkeit, und zwar eine Einstiegsqualifizierung im Bereich Eventmanagement, wie sie beispielsweise das SAE Institut Deutschland anbietet, das mehrere Standorte in ganz Deutschland hat.

Wichtig ist aber, egal welchen der oben aufgezeigten Bildungswege du wählst, dass es sich auch bei diesen Berufen, wie mit vielen anderen Berufen der Kreativwirtschaft verhält: Der erfolgreiche Berufs- oder Studienabschluss garantiert dir per se nicht dein finanzielles Auskommen. Es braucht immer auch eine Möglichkeit, das Erlernte tatsächlich gegen Bezahlung anwenden zu können. Menschen, die ihre berufliche Heimat in der Kreativwirtschaft haben, bietet der Markt nur eine sehr stark limitierte Anzahl festangestellter Beschäftigung. Vielfach stellt deshalb die Berufsausübung als Selbstständiger oder Freischaffender auch für Menschen, die beruflich in der Veranstaltungswirtschaft beheimatet sind, die einzige Möglichkeit zum Broterwerb in ihrem erlernten Beruf dar. Hier geht es also vielen genauso wie den Musikern und Künstlern, die nicht in einem Orchester oder an einem Theater fest angestellt sind.

Im gleichen Moment solltest du auch wissen, dass trotz aller Anstrengungen, die eine freischaffende oder selbstständige Tätigkeit zwangsläufig mit sich bringt, oft dennoch eine prekäre Einkommenssituation droht, wenn sich wiedererwarten der große Durchbruch nicht einstellt – trotz hervorragender fachlich-künstlerischer Fähigkeiten.

Wie die Profile aller oben vorgestellten klassischen Bildungswege deutlich machen, gibt es also keine Möglichkeit den Beruf eines Konzertveranstalters im traditionellen Sinne zu erlernen. Allerdings stellt eine Berufsausbildung im Veranstaltungswesen eine hervorragende Basis dar, um später als Veranstalter erfolgreich tätig werden zu können. Das Wichtigste, über das du als Veranstalter jedoch verfügen musst, sind deine Branchenkontakte und die kannst du selten an einer Schule oder Universität erwerben. Du musst sie durch Networking selbst knüpfen. Eine Mitgliedschaft oder Mitwirkung in einem Verein oder Verband kann dabei hilfreich sein.

Es gibt also zwei sehr gute Nachrichten für dich:

Auch als Quereinsteiger kannst du als Veranstalter tätig werden

Du kannst als Veranstalter zunächst, oder auch auf Dauer, nebenberuflich oder auf ehrenamtlicher Basis tätig sein

Alles notwendige Wissen kannst du dir, wie viele andere Veranstalter vor dir auch, mit Fleiß und Beharrlichkeit im „learning by doing“ im Job bzw. während der Tätigkeit in der Branche komplett selbst aneignen.

Genau hier liegt deine große Chance und mit der Nutzung dieses Buches hast du einen ersten wichtigen Schritt gemacht.

3.3 Woher deine Aufträge kommen

Ob als ausgebildeter Veranstaltungskaufmann oder Event-Manager: Was nützt dir alles Wissen und Können, wenn du es nicht anwenden kannst? Du brauchst Aufträge und die Frage ist, wie du an die rankommst?

Es gibt viele Möglichkeiten als Veranstalter aktiv zu werden und sich in unterschiedlichem Umfang in die Organisation und Durchführung einer Live-Veranstaltung einzubringen. Es muss nicht gleich das große Konzert im Fußballstadion sein. Die verschiedenen Auftragsarten erlauben dir, dich mit Bedacht an deinen Job als Konzertveranstalter ranzutasten und dein Wissen und Können Schritt für Schritt, von Auftrag zu Auftrag, weiter aufzubauen.

Gerade am Anfang deiner Laufbahn als Veranstalter werden deine finanziellen Möglichkeiten sehr wahrscheinlich eng begrenzt sein. Du solltest dein Risiko, diese aufs Spiel zu setzen, bei den ersten Aufträgen möglichst geringhalten.

3.3.1 Ein Verein beauftragt dich als Ehrenamtler

Die Musikszene ist voller Farben, Klänge und Geschichten – Vereine prägen diese Szene in einer ganz besonderen Weise. Warum? Weil sie fast wie der freundliche Nachbar von nebenan sind, der einen Haufen Ideen und Kontakte zu coolen Bands hat. Ob kleinere lokale Gigs oder größere Festivals: Vereine spielen als Konzertveranstalter eine herausragende Rolle in der Livemusik-Szene. Sie schaffen Räume, in denen sich Künstler frei ausdrücken und mit Musikliebhabern unvergessliche Erlebnisse teilen können.

Im Gegensatz zu kommerziellen Veranstaltern, die in erster Linie ein Geschäft führen, handeln Vereine aus Leidenschaft und Engagement – für die Musik, die Künstler und das Publikum. Sie tragen dazu bei, lokale Künstler zu fördern, schaffen Gemeinschaften und machen Live-Musik für alle zugänglich. Von der Unterstützung lokaler Talente bis hin zur Förderung musikalischer Vielfalt bietet Vereinsarbeit eine wesentliche Grundlage der heutigen Live-Szene.

Aktuell gibt es in Deutschland über 600.000 eingetragene Vereine und ein großer Teil beschäftigt sich mit Kultur, Kunst und Musik. Viele führen regelmäßig öffentliche Veranstaltungen auf hoch professionellem Niveau durch. Vereine arbeiten nicht in erster Linie gewinn- sondern inhaltsorientiert und unterscheiden sich von kommerziellen Veranstaltern auch durch die Art, wie sie sich finanzieren. Hier geben in erster Linie die unentgeltliche ehrenamtliche Arbeit und die Vereinsbeiträge der Mitglieder, häufig kombiniert mit kommunaler und staatlicher Förderung, den finanziellen Handlungsspielraum vor. Nicht selten finden sich dazu noch private Spender oder Sponsoren aus der Wirtschaft der Umgebung, die die kulturelle Vereinstätigkeit finanziell unterstützen. Mit Hilfe dieser nicht unmittelbar aus der Veranstaltungstätigkeit generierten finanziellen Mittel decken Vereine einen großen Teil ihres Veranstaltungsrisikos. Arbeitest du hier mit und bringst dich aktiv als Booker oder Veranstaltungsleiter ein, haftest du nicht mit deinen privaten Mitteln, denn Veranstalter im rechtlichen Sinn ist der Verein, für den du tätig bist. Andererseits ist der Verein oft froh, jemand mit entsprechender Ausbildung oder Vorkenntnissen zu haben, um seine Veranstaltungen professioneller zu gestalten.

Suche Anschluss an einen Verein, der öffentliche Konzerte veranstaltet und bringe dich dort aktiv in die Vereinstätigkeit ein. Es gibt im Prinzip keine einfachere und bessere Möglichkeit sich in das Aufgabengebiet eines Veranstalters einzuarbeiten und sich selbst zu prüfen, ob das wirklich, was für die eigene berufliche Zukunft ist. Ganz nebenbei erfährst du hier praktisch alles, was dazu gehört, um ein Konzert zum perfekten Live-Erlebnis werdenzu lassen. Hier knüpfst du Branchenkontakte so einfach, wie nirgendwo anders.

Es ist übrigens nicht zwingend erforderlich, dass du selbst Vereinsmitglied bist, um als Veranstalter für einen Verein tätig werden zu können.

3.3.2 Ein anderer gibt dir einen Auftrag

Wenn du auf Rechnung arbeitest, erfolgt das meist auf Grundlage eines Veranstaltungsvertrages, den wir unter Punkt 3.8.4 noch genauer besprechen. Dieser schuldrechtliche Vertrag wird zwischen deinem Auftraggeber und dir als Auftragnehmer abgeschlossen. Damit kann dich der Auftraggeber mit der teilweisen oder gesamten Organisation und Durchführung einer bestimmten Veranstaltung beauftragen. Der Vertrag regelt alle Rechte und Pflichten beider Vertragsparteien.

Auf Grundlage dieses besonderen Vertragsverhältnisses bist nicht du, sondern dein Auftraggeber der eigentliche Veranstalter, was für dich gegenüber einer Eigenveranstaltung zu einigen Vor-, aber auch Nachteilen führt.

Zum einen hast du als Dienstleister deutlich weniger gestalterischen Einfluss auf die von dir zu organisierende Veranstaltung. Dein Auftraggeber bestimmt über Zeit, Ort, meist auch über Ablauf und immer über den thematischen Inhalt der Veranstaltung.

Zum anderen bestimmt dein Auftraggeber auch über das zur Verfügung stehende Budget. Das begrenzt einerseits den dir zur Verfügung stehenden gestalterischen und finanziellen Rahmen zur Ausgestaltung des Events, bietet dir aber im Gegenzug einen sehr entscheidenden Vorteil – Sicherheit!

Du erhältst für deine Dienstleistung ein vertraglich vereinbartes Honorar. Dein finanzielles Risiko ist bei der Annahme eines solchen Auftrages gegenüber der Durchführung einer Eigenveranstaltung also deutlich geringer. Oft werden sogar Teile deines Honorars nach dem Erreichen bestimmter Meilensteine im Projektablauf und damit schon während der Auftragserledigung ausgezahlt.

Auf den Punkt gebracht heißt das: Nimmst du externe Aufträge an, tauschst du Teile deiner gestalterischen Freiheit gegen die Reduzierung deines persönlichen finanziellen Risikos.

Aber wer könnte dir einen solchen Auftrag geben?

Zum Beispiel eine Band, die dich mit der Organisation eines Record Release Konzertes oder einer ganzen Tour mit mehreren Konzerten an unterschiedlichen Orten beauftragt. Du sparst dir damit schon mal die Suche nach einer passenden Band, hast aber gleichzeitig keinen Einfluss auf die Musik, die dann von der Bühne kommt.

Auch ein Unternehmen oder eine Gaststätte könnte dich mit der Organisation seines Festes, bei dem auch eine Live-Band spielen soll, beauftragen. Die Veranstaltung soll dann sicher in betrieblichen Räumen stattfinden und du musst keine Location finden. Allerdings musst du dich dann zwangsweise mit der vorgegebenen Räumlichkeit anfreunden und das auch dann, wenn sie akustisch vielleicht nur bedingt für eine Live-Band geeignet ist. Du musst dich nicht um den Verkauf von Eintrittskarten und die Veranstaltungswerbung kümmern und das Beste ist: Dein Honorar hängt nicht von Besucherzahlen ab, sondern ist FIX.

Gerade zum beruflichen Einstieg als Veranstalter, bietet dir der Veranstaltungsvertrag eine sehr gute Ausgangsbasis. Deine damit übernommenen Aufgaben sind fast identisch zu einer Eigenveranstaltung. Solange du dich mit den tatsächlichen Veranstaltungskosten im vereinbarten Budget bewegst, liegt dein finanzielles Risiko praktisch bei NULL, da du als Dienstleister ein fixes Honorar erhältst.

Gelingt es dir dann sogar einige Kosten zu sparen, kannst du dein Fixum, bei entsprechender Vertragsgestaltung noch aufstocken.

Du gehst hier also nur mit deiner Leistung und deinem Aufwand, nicht aber mit deinem Geld ins Risiko.

3.3.3 Du kooperierst mit anderen

Wie heißt es doch so schön? Geteiltes Leid ist halbes Leid. Man könnte aber auch sagen, geteiltes Risiko ist halbes Risiko. Genau das gilt auch für die Durchführung kofinanzierter Veranstaltungen.

Wie die Vorsilbe „ko“ schon vermuten lässt, beinhaltet dieses Konzept die Zusammenarbeit mehrerer Akteure. Du arbeitest also auf vertraglicher Basis mit einem oder mehreren Partnern bei der Planung, Umsetzung und Finanzierung eines Konzerts zusammen. Der Vorteil für dich besteht dann in der damit einhergehenden Teilung des Veranstaltungsrisikos.

Ein gutes Beispiel für ein kofinanziertes Projekt ist das "Reeperbahn Festival" in Hamburg, das gemeinsam von der Stadt, verschiedenen Unternehmen und der Musikbranche selbst finanziert wird. Genau wie beim "Wave-Gotik-Treffen" in Leipzig, wo sich eine Vielzahl von Partnern, darunter auch die Stadt, lokale Unternehmen und internationale Musiklabels das Veranstaltungsrisiko teilen.

Ob groß oder klein, das Prinzip bleibt dasselbe. Durch Zusammenarbeit und Risikoteilung kannst du auch größere Projekte stemmen, Risiken für dich minimieren und gemeinsam mit deinen Partnern den Erfolg genießen.

Nicht unüblich ist auch die Risikobeteiligung der Künstler selbst. Gerade bei kleineren Konzerten sind sie oft bereit, mit dem Veranstalter die Flexibilisierung von Teilen oder ihrer gesamten Gage vertraglich zu vereinbaren. Mehr dazu liest du in Punkt 4.2, wenn es um die Vereinbarung fairer Gagen geht.

3.3.4 Du gibst dir den Auftrag selbst

Konzerte im eigenen Auftrag, auch als Veranstaltungen auf eigene Rechnung oder kurz als Eigenveranstaltungen bezeichnet, sind leicht zu kreieren, brauchen sie doch zunächst nur dich als Auftraggeber. Alles, was du dazu zunächst brauchst, ist eine Konzertidee. Bei dieser Art von Auftrag hast demzufolge auch ausschließlich du selbst die vollständige Kontrolle über das gesamte Event. Du entscheidest über die Band, die Location, über Ticketpreise und Werbung. Du entscheidest über alles. Der Nachteil daran ist, dass du auch für alles haftest und damit das größte finanzielle Risiko trägst. Geht etwas schief, stehst du dafür gerade. Hast du aber Erfolg, musst du den Gewinn nicht mit anderen teilen.

Diese Veranstaltungsart stellt das eigentliche Kerngeschäft eines Konzertveranstalters dar. Sie unterscheidet sich in der Planung und Durchführung aber nicht wesentlich von den anderen Auftragsarten.

3.4 Wie du dir zum Start Geld besorgst

Um es kurz und knapp zu sagen: Mit Null € auf deinem Bankkonto solltest du den Gedanken, Konzerte selbst zu veranstalten, vergessen. Der erste kleine Misserfolg bricht dir dann vielleicht schon das Genick und beendet deine Laufbahn, bevor sie begonnen hat.

In der Konzertwelt sind finanzielle Reserven kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Konzerte sind, egal ob groß oder klein, immer eine finanzielle Herausforderung. Sie erfordern Vorabinvestitionen in Bands, Locations, Ausrüstung, Werbung und vieles mehr, bevor überhaupt das erste Ticket verkauft ist. Und immer besteht das Risiko, dass die Einnahmen aus dem Ticketverkauf die Veranstaltungskosten nicht decken.

Wenn du also kein Geld auf der Kante hast, solltest Du die Finger von einem Konzert auf eigene Rechnung lassen.

Wie viel Geld du als Startkapital aber tatsächlich zur Verfügung haben solltest, hängt von drei Faktoren ab:

Deine Geschäftskosten: Zum einen verursacht deine Tätigkeit selbst Kosten. Die Abwicklung deiner Geschäftspost, die vielen Telefonate, die du führen wirst, deine Buchhaltung und die Beschaffung einer Büro- und Geschäftsausstattungen, all das sind notwendige Startinvestitionen. Auf keinen Fall zu vergessen sind auch Kosten, die im Bereich Repräsentation, Werbung, Kundenbindung und Versicherung entstehen. Der Informationsaustausch erfolgt heute zwar fast ausschließlich auf elektronischem Weg, so dass die früher noch üblichen Kosten für den Verbrauch von Büromaterial (Papier, Porto, Stempel usw.) fast wegfallen. Aber dafür brauchst du heute eine digitale Büroausstattung (PC, Laptop, Handy). Wenn du diese Geräte selbst schon privat hast, kannst du sie auch geschäftlich nutzen – selbst wenn dann steuerlich einiges zu beachten ist.

Du musst deine Geschäftskosten ständig überwachen und optimieren, um langfristig wettbewerbsfähig zu sein. Gerade zum Beginn deiner Laufbahn solltest du versuchen deine privaten Ressourcen zu nutzen, um Geld zu sparen. Nutze deine eigenen vier Wände und spare dir eine Büromiete. Sicher verfügst du sowieso über ein Mobiltelefon, einen PC oder Laptop. Also benutzte die, bevor du dir extra was fürs Geschäft kaufst.

Es ist ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor, dass du von Anfang an eine für deine Dienstleistung aussagefähige Website betreibst. Hierbei geht es einerseits um die kompetente Darstellung deines Angebots, denn potenzielle Auftraggeber und Künstler ziehen daraus ihre Rückschlüsse. Es geht aber bei einer professionellen Website vor allem darum, dass man sie als dein Angebot im Netz wirklich schnell findet.

Das gibt es allerdings nicht zum Nulltarif und du solltest die Kosten zur Erstellung und Pflege deiner Website nicht zu knapp bemessen.

Wer hier nicht gesehen oder gefunden wird und seine Dienste nicht entsprechend kompetent darstellt, wird nicht berücksichtigt.

Das Veranstaltungsrisiko: Du hast dein Live-Konzert perfekt durchgeplant und alles bestens vorbereitet und du fragst dich, worin dann das Veranstaltungsrisiko besteht?

Hier ein paar Faktoren, an die du denken solltest, denn sie können sehr schnell dazu führen, dass eine Eigenveranstaltung für dich als Veranstalter teuer wird:

Vielleicht hast du mit dem Konzert nicht den Geschmack deines anvisierten Publikums getroffen?

Vielleicht war die Veranstaltungswerbung auch nicht optimal und zu wenige der potenziellen Interessenten haben von deiner Veranstaltung erfahren?

Vielleicht gab es aber am Veranstaltungstag auch in den umliegenden Orten vergleichbare Veranstaltungen anderer Anbieter?

Das alles kann sehr schnell dazu führen, dass du einfach zu wenig Tickets für dein Konzert verkaufst und damit ein Teil der von dir erwarteten Einnahmen mit dem Konzert nicht realisiert werden.

Ganz egal! Wenn die Einnahmen die Kosten einer Veranstaltung nicht decken, dein Konzert also gefloppt ist, steht bei der Endabrechnung unterm Strich ein mehr oder weniger dicker Verlust, der von dir ausgeglichen werden muss.

Du als Veranstalter trägst die alleinige, wirtschaftliche Verantwortung, wenn du ein Konzert auf eigene Rechnung durchführst.

Dabei ist es für den Veranstalter vollkommen gleichgültig, ob er das Konzert als Veranstalter im Neben- oder Hauptberuf realisiert hat. Unbedeutend ist auch, ob er als juristische oder natürliche Person gehandelt hat. Wenn du als Veranstalter ein Konzert auf eigene Rechnung veranstaltest, Künstler, Dienstleister und anderweitige Mitarbeitende direkt beauftragst, gehst du automatisch auch ein vertragliches Schuldverhältnis ein, aus dem sich deine Leistungspflicht ergibt. Die von dir zu erbringende und vertraglich vereinbarte Leistung ist in den meisten Fällen die Zahlung eines bestimmten Honorars.

Das Veranstaltungsrisiko besteht also darin, dass du die bei deiner Veranstaltung eventuell entstandenen finanziellen Defizite ausgleichen musst. Wie viel Geld du zur Absicherung dieses Risikos tatsächlich brauchst, lässt sich so pauschal nicht sagen.

Man muss kein Prophet sein, um zu wissen, dass das Veranstaltungsrisiko mit der Höhe der Gesamtkosten einer Veranstaltung steigt. Insofern empfehle ich dir als Einsteiger, zunächst mit kleinen Veranstaltungen Erfahrungen zu sammeln. Verpflichtest du nicht gleich einen Weltstar, brauchst du zur Deckung der Veranstaltungskosten auch keine 15.000 zahlende Besucher und die Miete für eine Location, die nur 100 oder 200 Konzertbesucher fasst, ist ganz sicher deutlich geringer als für die Uber-Arena (früher Mercedes-Benz Arena) in Berlin, die für 17.000 Gäste ausgelegt ist.

In Kapitel 4 befassen wir uns sehr ausführlich mit allen Veranstaltungskosten, bevor ich dir in Kapitel 7 den ConcertCalculator vorstelle, mit dessen Hilfe du auch das bei deinen Konzerten entstehende finanzielle Risiko besser einschätzen kannst.

Die Rücklagen: Damit hältst du deine Veranstaltungsplanung auch dann auf Kurs, wenn mal, wie in letzter Zeit häufiger, unerwartete Kostensteigerungen dazwischenkommen. Ausreichende Reserven erleichtern dir dann, flexibel zu reagieren und den einen oder anderen Flopp zu kompensieren, um trotzdem weitermachen zu können.

Es geht nicht darum, geizig zu sein, sondern clever mit deinem Geld umzugehen. Nur so schaffst du es, ein großartiges Konzert auf die Beine zu stellen und gleichzeitig deine Konten im grünen Bereich zu halten.

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