Microsoft Office 2021 – Das Handbuch E-Book

Rainer G. Haselier

• Herausgeber: O'Reilly
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 1038

Veröffentlichungsjahr: 2021

Beschreibung

Der Klassiker für das Arbeiten mit Microsoft Office – aktuell zu Office 2021 und Microsoft 365

• Für alle Office-Editionen geeignet
• Für Einsteiger und Fortgeschrittene
• Alle wichtigen Office-Apps in einem Buch

Sie möchten sich schnell in Office 2021 zurechtfinden und die neuen Möglichkeiten sofort in die Praxis umsetzen? Ob auf dem Desktop oder in der Cloud – dieses Handbuch bietet Ihnen das notwendige Know-how für den erfolgreichen Einsatz von Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Nach einer Einführung in die neuen Funktionen und die Benutzeroberfläche erlernen Sie in den folgenden Kapiteln Schritt für Schritt die wichtigsten Arbeitstechniken. Übersichten erleichtern Ihnen den Überblick und Profitipps helfen Ihnen, Zeit zu sparen – so erledigen Sie Ihre Aufgaben effizient, auch mit Office 2019 oder in der Cloud mit Microsoft 365.

- Office 2021: Neue Funktionen und Benutzeroberfläche, programmübergreifende Funktionen, Dokumente im Team bearbeiten, Speichern auf dem Desktop und in der Cloud

- Word 2021: Erste Schritte, Formatvorlagen, grafische Elemente, Seitenlayout, Tabellen, Serienbriefe, eigene Vorlagen

- Excel 2021: Tabellenblätter formatieren, Rechnen, Funktionen, Tabellenblätter organisieren, Daten sortieren und filtern, Daten mit PivotTable-Berichten auswerten, Arbeitsblätter verknüpfen, Diagramme, Drucken

- PowerPoint 2021: Text eingeben und formatieren, Gliederungsansicht, Drucken, Vorlagen, Animationen, Präsentieren und Veröffentlichen

- Outlook 2021: Neues für Umsteiger, Grundlagen und fortgeschrittene Techniken, Profile und E-Mail-Konten, Datendateien, Kontakte/Personen, Aufgaben

Leseprobe

Rainer G. Haselier und Klaus Fahnenstich

beschäftigen sich seit mehr als 25 Jahren intensiv und hauptberuflich mit der Wissensvermittlung rund um Computer und Software. Ihre Erfahrungen aus praxisorientierten Schulungen von Office-Anwendern sind inzwischen in weit über 100 Buchveröffentlichungen eingeflossen. Damit gehören sie zu den erfolgreichsten Computerbuchautoren im deutschsprachigen Raum.

Zu diesem Buch – sowie zu vielen weiteren O’Reilly-Büchern – können Sie auch das entsprechende E-Book im PDF-Format herunterladen. Werden Sie dazu einfach Mitglied bei oreilly.plus+:

www.oreilly.plus

Rainer G. HaselierKlaus Fahnenstich

Microsoft Office 2021 –Das Handbuch

Für alle Editionen inklusive Microsoft 365

Rainer G. Haselier · Klaus Fahnenstich

Lektorat: Sandra Bollenbacher

Lektoratsassistenz: Anja Weimer, Julia Griebel

Korrektorat: Frauke Wilkens, München

Satz: Ingenieurbüro Fahnenstich und Haselier IT Services Aachen

Herstellung: Stefanie Weidner

Umschlaggestaltung: Michael Oreal, www.oreal.de

Coverfoto: © franckreporter, Stock-Fotografie-ID:157731053

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

ISBN:

Print978-3-96009-181-3

PDF978-3-96010-588-6

ePub978-3-96010-589-3

mobi978-3-96010-590-9

1. Auflage 2022Copyright © 2022 dpunkt.verlag GmbHWieblinger Weg 1769123 Heidelberg

Dieses Buch erscheint in Kooperation mit O’Reilly Media, Inc. unter dem Imprint »O’REILLY«. O’REILLY ist ein Markenzeichen und eine eingetragene Marke von O’Reilly Media, Inc. und wird mit Einwilligung des Eigentümers verwendet.

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Inhaltsverzeichnis

Teil ADie Office-Editionen im Überblick

1Die neue Office-Generation

2Die Benutzeroberfläche von Office

Teil BOffice-Dokumente erstellen

3Neue Office-Dokumente erstellen

4Office-Dokumente speichern und öffnen

5Standardbearbeitungsaktionen in Office-Dokumenten

6Excel-Tabellen in Word und PowerPoint verwenden

7Office-Dokumente drucken

Teil CWord

8Erste Schritte mit Word

9Formatvorlagen

10Grafische Elemente und Textfelder

11Seitenlayout

12Word-Dokumente drucken und versenden

13Tabellen mit Tabstopps erstellen

14Serienbriefe erstellen

15Eigene Vorlagen erstellen

16Word-Optionen

Teil DExcel

17Erste Schritte mit Excel

18Tabellenblätter formatieren

19Rechnen mit Excel: Formeln verwenden

20Funktionen einfügen und das Schnellanalysetool verwenden

21Tabellenblätter organisieren

22Daten mit Pivot-Tabellen auswerten

23Arbeitsblätter verknüpfen und konsolidieren

24Diagramme erstellen

25Arbeitsmappen drucken und veröffentlichen

Teil EPowerPoint

26Erste Schritte mit PowerPoint

27Text eingeben und formatieren

28Die Gliederungsansicht

29Präsentationen drucken

30Arbeiten mit Vorlagen

31Folienübergänge und Animationen

32Präsentationen halten

33Präsentationen veröffentlichen

Teil FProgrammübergreifende Funktionen

34Arbeiten mit Designs

35Illustrationen einfügen und bearbeiten

36Tabellen in Word und PowerPoint erstellen

37Links, Textmarken und Querverweise

38Dokumente im Team bearbeiten

Teil GOutlook

39Umsteigen von früheren Outlook-Versionen

40Erste Schritte mit Outlook

41E-Mail-Grundlagen

42E-Mail – fortgeschrittenere Techniken

43Profile und E-Mail-Konten

44Outlook-Datendateien

45Kontakte/Personen

46Terminverwaltung mit dem Kalender

47Aufgaben

Teil HAnhänge

AOffice installieren

BOffice-Hilfe und Webrecherche

Index

Inhaltsverzeichnis

Beispieldateien herunterladen

Teil ADie Office-Editionen im Überblick

1Die neue Office-Generation

Office im Wandel

Office at your fingertips

Mieten statt kaufen

Roaming: Ihr Office-Profil folgt Ihnen

OneDrive – der Onlinespeicher von Microsoft

Office 2021, Office 365 und Microsoft 365

Die Editionen von Office 2021

Einzellizenz kaufen

Office 2021 im Abo erwerben

Systemvoraussetzungen

Office Online

Office auf mobilen Geräten

Microsoft 365 – Ihr Office in der Cloud

Die Editionen von Microsoft 365

Neue Funktionen in Office 2016, 2019 und 2021

Was möchten Sie tun? (neu in Office 2016)

Intelligente Suche/Recherchieren (neu in Office 2016)

Freihandeingabe (verbessert in Office 2019)

Piktogramme (neu in Office 2019, erweitert in Office 2021)

3D-Modelle (neu in Office 2019)

Übersetzer (verbessert in Office 2019)

Sechs neue Diagrammtypen (neu in Excel 2016)

Trichter- und Kartendiagramme (neu in Excel 2019)

Plastischer Reader und laut vorlesen (Word 2019, Word 2021)

Fokusmodus (neu in Word 2021)

2Die Benutzeroberfläche von Office

Das Menüband

Kontextbezogene Registerkarten

Die Registerkarte »Entwicklertools«

Das Menüband: Klassisch, minimiert und vereinfacht

Das Menüband automatisch ausblenden

Das Menüband mit der Tastatur bedienen

Tastenkombinationen für alle Office-Apps

Die Backstage-Ansicht

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff

Schaltflächen hinzufügen und entfernen

Trennzeichen einfügen

Schaltflächen aus der Symbolleiste entfernen

Position der Symbolleiste ändern

Kataloge und die Livevorschau

Die Minisymbolleiste

Kontextsymbole

Aufgabenbereiche

Menüband anpassen

Registerkarten und Gruppen einfügen

Registerkarte oder Gruppe umbenennen

Befehle in eine Gruppe einfügen

Symbolbeschriftungen anzeigen/verbergen

Name und/oder Symbol eines Befehls ändern

Registerkarte ausblenden/einblenden

Gesamtes Menüband oder einzelne Registerkarte zurücksetzen

Teil BOffice-Dokumente erstellen

3Neue Office-Dokumente erstellen

Leere Office-Dokumente erstellen

Leeres Dokument über den Startbildschirm erstellen

Den Startbildschirm in den Desktop-Apps deaktivieren

Profitipp: Anzeige des Startbildschirms für alle Office-Desktop-Apps konfigurieren

Leeres Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument in der Backstage-Ansicht erstellen

Optionen für neue Excel-Arbeitsmappen

Neue Dokumente auf Vorlagen basieren

Word, Excel und PowerPoint: Vorinstallierte Vorlagen verwenden

PowerPoint: Designvarianten verwenden

Onlinevorlagen verwenden

Vorlagen in den Apps und in der Windows-Taskleiste anheften

Eigene Vorlagen in den Desktop-Apps verwenden

Eigene Vorlagen auf der Seite »Neu« der Backstage-Ansicht anzeigen

4Office-Dokumente speichern und öffnen

Speichern und Öffnen in den Office-Apps

OneDrive erfordert ein Microsoft-Konto

Dokument speichern

Dateityp ändern

Speichern mit System – eigene Unterordner

Liste »Schnellzugriff« verwenden

Anzeige der Backstage-Ansicht beim Speichern und Öffnen abschalten

Dokument öffnen

Dokument schreibgeschützt oder als Kopie öffnen

Zuletzt verwendete Dokumente und Ordner

Speicheroptionen konfigurieren

Sicherungskopie in Word erstellen lassen

Sicherungskopie in Excel erstellen lassen

Die AutoWiederherstellen-Funktion

Standardspeicherort und Standardformat festlegen

Dokumenteigenschaften in Office verwenden

Dokumenteigenschaften erstellen

Dokumenteigenschaften in Word drucken

Das Office-Dateiformat

Kompatibilitätsmodus

Konvertieren in das aktuelle Dateiformat

Dokument im XPS- oder PDF-Format erstellen

5Standardbearbeitungsaktionen in Office-Dokumenten

Elemente kopieren und verschieben

Einfaches Kopieren in vier Schritten

Einfaches Verschieben in vier Schritten

Einfügeoptionen verwenden

Einfügeoptionen konfigurieren

Den Aufgabenbereich »Zwischenablage« verwenden

Rechtschreibprüfung verwenden

Gefundene Fehler in Word und PowerPoint korrigieren

Was tun bei korrekt geschriebenen Wörtern, die die Rechtschreibprüfung aber nicht kennt?

Automatische Rechtschreibprüfung in Word und PowerPoint einschalten

Rechtschreibprüfung in Excel

Korrekturhilfen für weitere Sprachen

Sprache für markierten Text festlegen

AutoKorrektur verwenden

Sonderfälle von der AutoKorrektur ausnehmen

Neue AutoKorrektur-Einträge erstellen

Thesaurus verwenden

Den Aufgabenbereich »Thesaurus« nutzen

Silbentrennung

Automatische Silbentrennung in Word verwenden

Manuelle Silbentrennung verwenden

Optionen für die Silbentrennung einstellen

Ansichten und die Zoomfunktion verwenden

Zoomen

Schnelles Formatieren mit Designs

Designs zuweisen

Designfarben verwenden

Designschriftarten verwenden

Zeichenformatierung

Befehle rückgängig machen und wiederholen

6Excel-Tabellen in Word und PowerPoint verwenden

Neue Excel-Tabelle als Objekt einfügen

Daten aus vorhandener Excel-Tabelle als Kopie einfügen

Daten aus vorhandener Excel-Tabelle verknüpft einfügen

Excel-Tabelle verknüpft in Word einfügen

Excel-Tabelle verknüpft in PowerPoint einfügen

Verknüpfte Daten bearbeiten und aktualisieren

Verknüpfung bearbeiten

Excel-Tabelle in Word im Querformat einfügen

7Office-Dokumente drucken

Dokument drucken

Schnelldruck aktivieren

Weitere Druckvorschau-Ansichten

Teil CWord

8Erste Schritte mit Word

Neues Dokument erstellen und speichern

Text eingeben

Einzelne Zeichen löschen

Löschen größerer Textpassagen

Text im Einfüge- und Überschreibmodus ergänzen

Bewegen im Dokument

Überschriften reduzieren und erweitern

Formatierungszeichen anzeigen

Markieren

Mit der Maus markieren: Die Markierungsleiste

Profitipp: Mehrere Absätze mit der Maus markieren

Nicht zusammenhängenden Text markieren

Mit der Tastatur markieren

Per Fingereingabe markieren

Text mit ähnlicher Formatierung markieren

Symbole und Sonderzeichen einfügen

Bausteine erstellen und einfügen

Der Organizer für Bausteine

Absätze formatieren

Die Absatzmarke

Absätze markieren

Die Varianten der Absatzformatierung

Absätze mit der Registerkarte »Start« formatieren

Absatzformatierungen mit Shortcuts

Aufzählungen und Nummerierungen

Nummerierte Listen erstellen

Nummerierung mit einer anderen Zahl beginnen

Aufzählung/Nummerierung entfernen

Rahmen und Linien

Formatieren mit Schnellformatvorlagen

Formatierungen löschen und übertragen

Texte suchen und ersetzen

Die Standardsuche

Die Suchoptionen

Die erweiterte Suche

Text ersetzen

9Formatvorlagen

Das Prinzip

Die verschiedenen Typen von Formatvorlagen

Verwendung von Designschriftarten

Schnellformatvorlagen

Formatvorlagensätze

Dokumentdesigns

Fluch oder Segen?

Formatvorlagen anwenden

Schnellformatvorlagen mit der Minisymbolleiste zuweisen

Formatieren mit dem Aufgabenbereich

Optionen des Aufgabenbereichs »Formatvorlagen«

Der Aufgabenbereich »Formatvorlage übernehmen«

Praktische Tipps für Formatvorlagen

Der Formatinspektor

Formatvorlagen ändern

Formatvorlagen direkt im Dialogfeld bearbeiten

Eigene Formatvorlagen erstellen

Formatvorlage neu definieren

Formatvorlage der Dokumentvorlage hinzufügen

Formatvorlage auf bereits vorhandener basieren

Nächste Formatvorlage festlegen

Formatvorlagen und Shortcuts

Formatvorlage löschen

10Grafische Elemente und Textfelder

Grafische Elemente einfügen

Welche Bildquellen stehen Ihnen zur Verfügung?

Onlinebilder einfügen

Bilder aus Datei einfügen

Archivbilder (Stock Fotos) einfügen

Bilder verknüpft einfügen

Textumbruch einstellen

Bild auf der Seite verschieben

Textfelder einfügen

Eigene Textfelder erstellen

Formen in Textfelder umwandeln

Vorgefertigte Textfelder verwenden

Kleine Ursache, große Wirkung

Textfelder formatieren

Textfelder positionieren

Textrichtung und Ausrichtung

Innerer Seitenrand

Legenden

11Seitenlayout

Seiteneinrichtung

Seitenränder einstellen

Benutzerdefinierte Seitenränder

Negative Seitenränder

Bundsteg

Hoch- und Querformat

Seitenumbruch

Umbruch bei der Texteingabe festlegen

Abschnitte

Beispiel: Mehrspaltige Dokumente erstellen

Anzeige der Abschnittsnummer in der Statusleiste

Spaltenumbrüche einfügen

Spaltenausgleich

Zwischenlinien einfügen

Kopf- und Fußzeilen von der Stange

Kopf- und Fußzeilen einfügen

Seitenzahlen pur

Seitenzahlen formatieren

Kopf- und Fußzeilen bearbeiten

Kopf-/Fußzeilenmodus aktivieren

Die verschiedenen Arten von Kopf- und Fußzeilen

Position von Kopf- und Fußzeile

Zwischen Kopf- und Fußzeilen navigieren

Abschnitte

Datum und Uhrzeit einfügen

Dateiname einfügen

Überschriften in Kopfzeilen wiederholen

Inhalte von Kopf- und Fußzeilen positionieren

Wasserzeichen

Wasserzeichen einfügen

12Word-Dokumente drucken und versenden

Weitere Word-Druckoptionen

Persönliche Informationen entfernen

Dokument mit Kennwort schützen

Dokument per Mail versenden

13Tabellen mit Tabstopps erstellen

Schnellkurs: Tabstopps verwenden

Tabstopps setzen

Standardtabstopps und individuelle Tabstopps

Tabstoppmerkmale bestimmen

Profitipp: Anzahl der Punkte als Füllzeichen bei Tabulatoren

Tabstopps mit der Maus setzen

Tabstopps löschen

Einzelne Tabstopps im Dialogfeld löschen

Alle Tabstopps löschen

Einzelne Tabstopps mit der Maus löschen

Tabstopps verschieben

Tabstopps verschieben ohne Maus

Tabstopps mit der Maus verschieben

14Serienbriefe erstellen

Grundlagenwissen für den Seriendruck

Hauptdokument einrichten

Fortsetzen eines Seriendruckprojekts

Hauptdokument mit der Datenquelle verbinden

Empfängerliste filtern und sortieren

Platzhalter einfügen

Verwenden einer Regel

Seriendruckvorschau verwenden

Zusammenführen und drucken

15Eigene Vorlagen erstellen

Eigene Vorlage erstellen

Eigene Vorlagen anwenden

Vorlage in den Vorlagenordner kopieren

Vorlagen organisieren

Vorlagen mit mehreren Anwendern nutzen

Profitipp: Arbeitsgruppenvorlagen-Verzeichnis entfernen

Vorlage für alle Dokumente nutzbar machen

Vorlagen automatisch laden

Ein wenig Vorlagentheorie

Der Inhalt einer Dokumentvorlage

Zusammenspiel von Word und Dokumentvorlagen

Vorlagen organisieren

16Word-Optionen

Allgemein

Anzeige

Dokumentprüfung

Speichern

Sprache

Erweitert

Menüband anpassen

Symbolleiste für den Schnellzugriff

Add-Ins

Trust Center

Teil DExcel

17Erste Schritte mit Excel

Neue Arbeitsmappe erstellen

Daten eingeben und verändern

Bewegen der Zellmarkierung mit der Tastatur

Eingabefehler korrigieren

Erleichterungen bei der Eingabe

AutoVervollständigen verwenden

Listen verwenden – AutoAusfüllen

Eigene Listen zum AutoAusfüllen erstellen

Datenreihen erstellen

Einfache Berechnungen

Bestandteile der Summenformel

Automatische Neuberechnung

Einfache Formeln ohne Funktionen

Zeilen bzw. Spalten einfügen und löschen

Mehrere Zeilen/Spalten einfügen

Einzelne Zellen und Zellbereiche einfügen

Zellen löschen

Blitzvorschau

Illustrationen einfügen

18Tabellenblätter formatieren

Formatieren mit Zellenformatvorlagen

Excel-Tabellen

Bereich in eine Excel-Tabelle umwandeln

Excel-Tabellen erweitern

Zeilenhöhe und Spaltenbreite ändern

Ändern der Zeilenhöhe

Ändern der Spaltenbreite

Spalten oder Zeilen ein- und ausblenden

Markieren auf Tabellenblättern

Zahlenformatierung im Detail

Verwendung der Schaltflächen

Zahlenformate verwenden

Buchhaltungs- vs. Währungsformat

Eigene Zahlenformate erstellen

Benutzerdefinierte Zahlenformate verwenden

Platzhalter in benutzerdefinierten Zahlenformaten

Zahlenformate mit Bedingungen

Bedingte Formatierung

Beispiel 1: Regeln zum Hervorheben von Zellen

Beispiel 2: Obere/untere Regeln

Beispiel 3: Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze

Formatieren per Schnellanalyse

19Rechnen mit Excel: Formeln verwenden

Die grundlegenden Operatoren

Formeln einfügen und bearbeiten

Eingabewerte überprüfen

Formeln auf andere Zellen übertragen

Relative und absolute Bezüge

Profitipp: Variation für absolute Bezüge

Namen für Zellen/Zellbereiche verwenden

Zu benannten Zellen springen

Den Namens-Manager verwenden

Die Formelüberwachung

Spurpfeile entfernen

Der Formelüberwachungsmodus

Das Überwachungsfenster

Fehlerüberprüfung

Formeln auswerten

Formeln vollständig auswerten

20Funktionen einfügen und das Schnellanalysetool verwenden

Funktionsergebnisse in der Statusleiste anzeigen

Funktionen mit dem Funktionsassistenten einfügen

Die Funktionsbibliothek verwenden

Profitipp: Auswahlliste für Funktionsnamen verwenden

Mathematische Funktionen

Funktionen und Ergebnisse mit dem Schnellanalysetool einfügen

Datums- und Uhrzeitfunktionen

Die Funktion DATUM

Die Funktion WOCHENTAG

Wochentagsberechnung als Excel-Formular

Logische Funktionen

MIN und MAX – zwei weitere statistische Funktionen

21Tabellenblätter organisieren

Zwischen Tabellenblättern wechseln

Blätter einfügen und löschen

Blätter einer Arbeitsmappe löschen

Mehrere Blätter einer Arbeitsmappe löschen

Blätter verschieben oder kopieren

Namen und Registerfarbe ändern

Ändern der Registerfarbe

Tabellenblätter miteinander verknüpfen

Zwischen verknüpften Zellen hin und her springen

Das Sicherheitskonzept von Excel

Sicherheit auf Arbeitsmappenebene

Sicherheit auf Arbeitsblattebene

Die Wahl eines guten Kennworts

Arbeitsmappen schützen

Arbeitsmappen als final kennzeichnen

Arbeitsmappen verschlüsseln

Arbeitsmappe mit einem Schreibschutz versehen

Öffnen einer geschützten Arbeitsmappe

Struktur einer Arbeitsmappe schützen

Arbeitsmappen geschützt freigeben

Arbeitsblätter schützen

Profitipp: Gleichzeitige Eingabe in Tabellenblätter

22Daten mit Pivot-Tabellen auswerten

Grundlagen

Quelldaten

Das Beispiel

PivotTable-Bericht einfügen

PivotTable-Feldliste

Die Abschnitte der Feldliste

Die vier Bereiche der Feldliste

PivotTables: Datenanalyse mit Klicks und Drag&Drop

Wie hoch ist der Gesamtumsatz?

Wie hoch ist der Umsatz je Kategorie?

Wie hoch ist der Umsatz der einzelnen Produkte in den Kategorien?

Wie hoch ist der Umsatz in einem bestimmten Quartal?

Wie hoch sind die Umsätze nach Kategorien für alle Quartale?

Was sind die drei umsatzstärksten Produkte in den Kategorien Getränke, Milchprodukte und Süßwaren?

Drilldown: Welche Daten führen zu diesen Ergebnissen?

PivotCharts: Tabelle als Diagramm darstellen

23Arbeitsblätter verknüpfen und konsolidieren

Arbeitsblätter verknüpfen

Verweis auf Zelle in anderer Arbeitsmappe

Verweise auf nicht geladene Arbeitsmappen

Verknüpfte Dateien laden

Verknüpfungen in Funktionen

3D-Bezüge

Daten konsolidieren

Konsolidieren nach Position

Konsolidieren nach Rubriken

Platzhalter verwenden

24Diagramme erstellen

Schnellanalyse

Diagrammformatvorlagen zuweisen

Diagrammelemente ein- und ausblenden

Diagrammfilter anwenden

Diagramme über das Menüband einfügen

Diagrammtyp ändern

Schnelllayout

Diagramm auf ein anderes Arbeitsblatt verschieben

Diagrammelemente auswählen

Beispiel: Tortenstück herausziehen

Beschriftung ändern

Position des Diagrammtitels ändern

Achsentitel bearbeiten

Legende

Datenbeschriftungen

Achsen bearbeiten

Primär- und Sekundärachsen

Skalierung der Achsen ändern

Gitternetzlinien

Die Registerkarte »Format«

Sparklines einfügen

Kartendiagramme erstellen

Kartendiagramme bearbeiten

Verwendung von Postleitzahlen

25Arbeitsmappen drucken

Druckbereich festlegen

Seitenabmessungen und Ränder einstellen

Tabelleninhalt an Seitengröße anpassen

Drucktitel festlegen und weitere Optionen einstellen

Inhalt von Kopfzeile/Fußzeile festlegen

Seitenumbrüche ansehen und verändern

Arbeitsmappe drucken

Teil EPowerPoint

26Erste Schritte mit PowerPoint

Neue Präsentation erstellen

Beispielvorlagen verwenden

Die Ansichten einer Präsentation

Die Ansicht »Normal«

Die Gliederungsansicht

Die Ansicht »Foliensortierung«

Die Ansicht »Notizenseite«

Die Ansicht »Leseansicht«

Die Ansicht »Bildschirmpräsentation«

Die Statusleiste

Neue Folien einfügen

Auswahl eines Layouts

Layout nachträglich austauschen

Folien aus Präsentationen übernehmen

Das Kontextmenü des Aufgabenbereichs

Folien aus Gliederungen erstellen

Folien kopieren, verschieben und löschen

Folien markieren

Folien kopieren und duplizieren

Die Zwischenablage

Folien verschieben

Folien löschen

Folien durch Abschnitte organisieren

Abschnitte einfügen

Folien organisieren

Abschnitte entfernen

Arbeiten mit Platzhaltern

Platzhalter auswählen und markieren

Platzhalter verschieben

Profitipp: Automatische Ausrichtung am Raster verhindern

Größe eines Platzhalters ändern

Platzhalter drehen

Platzhalter und Illustrationen

Originalzustand des Platzhalters wiederherstellen

27Text eingeben und formatieren

Text eingeben

Listenebenen

Mehrspaltige Texte

Text ausrichten

Vertikale Ausrichtung von Text

Zeilenabstand ändern

Textrichtung ändern

Text markieren

Mit der Tastatur markieren

Nicht zusammenhängenden Text markieren

Zeichen formatieren

Formatieren mit der Registerkarte »Start«

Formatieren mit der Minisymbolleiste

Das Dialogfeld »Schriftart«

Zeichenabstand einstellen

Unterschneidung

Zeichenformatierungen mit Shortcuts

Formatierungen löschen und übertragen

Aufzählungen und nummerierte Listen

Aufzählungen

Symbole als Aufzählungszeichen verwenden

Nummerierte Listen

Suchen und Ersetzen

Text ersetzen

Schriftarten ersetzen

28Die Gliederungsansicht

Arbeiten in der Gliederungsansicht

Text bearbeiten und formatieren

Textformatierung anzeigen

Gliederung erweitern und reduzieren

Folien einfügen, löschen und umstellen

Vollständige Folien verschieben

Einzelne Absätze verschieben

Absätze höher- und tieferstufen

29Präsentationen drucken

Folien drucken

So drucken Sie eine Präsentation

Schnelldruck

Notizenseiten erstellen

Notizen drucken

Handzettel drucken

Kopf- und Fußzeilen

30Arbeiten mit Vorlagen

Folienhintergrund bearbeiten

Der Folienmaster

Eigene Layouts erstellen

Eigene Vorlagen erstellen

Eigene Vorlagen verwenden

Den Notizenmaster bearbeiten

Den Handzettelmaster bearbeiten

Kopf- und Fußzeilen

Fußzeilen auf Folien

Kopf- und Fußzeilen bei Notizenseiten oder Handzetteln

Kopf- und Fußzeilen auf Folien ändern

31Folienübergänge und Animationen

Folienübergänge festlegen

Morphen

Die Zoom-Funktion

Animationen

Einzelne Objekte animieren

Mehrere Objekte auf einer Folie animieren

Der Aufgabenbereich für Animationen

Objekte mit mehreren Effekten belegen

Diagramme animieren

Animationspfade verwenden

32Präsentationen halten

Vortragstechniken

Präsentation am eigenen Monitor

Zwischen den Folien wechseln

Präsentation mit der Tastatur steuern

Die Referentenansicht

Freihandlinien

Folien ausblenden

Zielgruppenorientierte Präsentationen

Zielgruppenorientierte Präsentation vorführen

Bildschirmpräsentation einrichten

Interaktive Schaltflächen

Eigene interaktive Schaltflächen verwenden

33Präsentationen veröffentlichen

Präsentationen schützen

Präsentation als final kennzeichnen

Präsentation verschlüsseln

Präsentation mit einem Schreibschutz versehen

Hinweise zur Kennwortwahl

Präsentation prüfen

Präsentationen für CD verpacken

Gepackte Präsentation einsetzen

Präsentationen als Video abspeichern

Teil FProgrammübergreifende Funktionen

34Arbeiten mit Designs

Das Konzept der Designs

Designfarben

Designfarben erstellen

Designschriftarten

Designeffekte

Hintergrundformate

Designs speichern und öffnen

35Illustrationen einfügen und bearbeiten

Überblick

PowerPoint: Einfügen in Platzhalter

Einfügeposition bestimmen

Bilder einfügen

Größe einer Grafik ändern

Onlinebilder einfügen

Archivbilder (Stock Fotos) einfügen

Screenshots einfügen

Formen einfügen

Die Bedeutung der gelben Punkte

Drehen einer Form

Formen mit Text füllen

Schnellformatvorlagen zuweisen

Piktogramme einfügen

Piktogramme in Zeichnungsobjekte umwandeln

3D-Modelle einfügen

SmartArts einfügen

Ausrichtungslinien

Das Zeichnungsraster

Konfiguration des Rasters in Excel

Konfiguration des Rasters in Word

Konfiguration des Rasters in PowerPoint

Objekte aneinander ausrichten

Objekte überlappen

Der Aufgabenbereich »Auswahl«

Objekte gruppieren

Grafiken zuschneiden

Motive freistellen

Farben einer Grafik bearbeiten

Helligkeit und Kontrast einstellen

Neu einfärben

Bilder verfremden

Bildformatvorlagen

Bildform

Bildeffekte

Bildeffekte übertragen

36Tabellen in Word und PowerPoint erstellen

Leere Tabelle einfügen – die Varianten

Tabelle in PowerPoint-Platzhalter einfügen

Leeres Tabellenobjekt einfügen

Tabelle zeichnen

Formatieren mit Tabellenformatvorlagen

In Tabellen navigieren

Tabellenfelder und Gitternetzlinien

Das Zellenendezeichen

Bewegen der Einfügemarke

In Tabellen markieren

Markieren mit der Tastatur

Markieren mit der Maus

Markieren mit Befehlen im Menüband

Tabellenstruktur ändern

Zeilen/Spalten einfügen

Zeilen/Spalten in Word einfügen

Tabelle, Zeilen/Spalten löschen

Tabellenzellen verbinden und teilen

Linien formatieren

Gesamte Tabelle mit Linien versehen

Hintergrund der Tabellenzellen ändern

Muster für den Hintergrund verwenden

Spaltenbreite und/oder Zeilenhöhe ändern

Überschriften für mehrseitige Tabellen

Fertige Tabelle als Word-Schnelltabelle speichern

Word-Schnelltabelle in einem anderen Dokument verwenden

37Links, Textmarken und Querverweise

Links verwenden

Link zu einer Datei einfügen

Link zu einer Webseite einfügen

Link zu einer Stelle in der aktuellen Datei einfügen

E-Mail-Link einfügen

Link bearbeiten und entfernen

Textmarken erstellen und ansteuern

Textmarken erstellen

Textmarken hervorheben

Textmarken löschen

Textmarken als Sprungziel verwenden

Querverweise erzeugen

Beispiel: Auf Textmarken verweisen

38Dokumente im Team bearbeiten

Dokumente teilen und freigeben

Personen zur Bearbeitung einladen

Freigabelinks erstellen lassen

Freigabelinks in Office 2021 erstellen

Freigabelinks in den Office-Apps für Microsoft 365 und Office Online erstellen

Freigabelinks in Office 2021 deaktivieren

Kopie eines Office-Dokuments als E-Mail-Anlage senden

Textstellen hervorheben

Einzelne Textstelle hervorheben

Texthervorhebung entfernen

Beliebige Elemente mit den Zeichentools hervorheben

Kommentare verwenden

Kommentare einfügen

Kommentare im Lesemodus eingeben (Word)

Kommentare bearbeiten

Kommentare anderer Benutzer ausblenden (Word)

Kommentare löschen

Kommentare drucken (Word und Excel)

Kommentare und Office Online

Änderungen nachverfolgen im Überblick

In Word Änderungen nachverfolgen

Word-Überarbeitungsmodus einschalten

Verhindern, dass der Überarbeitungsmodus ausgeschaltet wird

Darstellung der Änderungen konfigurieren

Änderungen überprüfen, annehmen und verwerfen

Änderungen annehmen und verwerfen

Optionen der Überarbeitungsfunktion

In Excel und Word gemeinsam/gleichzeitig Dokumente bearbeiten

Teil GOutlook

39Umsteigen von früheren Outlook-Versionen

Vereinfachtes Menüband

Vereinfachtes Menüband anpassen

Vereinfachtes Menüband deaktivieren

Aufgabenleiste

Suchen

E-Mail-Features

Automatische Kontoeinrichtung (seit Outlook 2010)

Outlook.com-/Hotmail-Konten (seit Outlook 2013)

Keine manuelle Konfiguration von Exchange-Konten (seit Outlook 2016)

Anlagenvorschau (seit Outlook 2010)

Inlinebearbeitung von E-Mail-Antworten

Verbesserte Sicherheit

Einfacheres Anfügen von Dateianlagen (seit Outlook 2016)

E-Mail-Nachricht vorlesen (Outlook 2019)

E-Mail-Nachricht übersetzen (Outlook 2021)

Posteingang mit Relevanz (Outlook 2019)

40Erste Schritte mit Outlook

E-Mail-Konto beim ersten Programmstart einrichten

Das Outlook-Programmfenster

Mit der Ordnerliste einen Überblick erhalten

Navigation zwischen den Outlook-Modulen

Navigation mit Tastenkombinationen

41E-Mail-Grundlagen

E-Mails schreiben und senden

Die Ordner, in denen E-Mails abgelegt werden

E-Mail erstellen und versenden

E-Mails empfangen, lesen und beantworten

Lesebereich konfigurieren

Eingegangene E-Mail-Nachricht öffnen

Übermittlungseinstellungen

Varianten beim Erstellen von E-Mails

Vorschläge für E-Mail-Adressen

Neue E-Mail an einen Kontakt erstellen

E-Mail an einen Kontakt adressieren

Die Felder An, Cc und Bcc verwenden

Das An-Feld

Das Cc-Feld

Das Bcc-Feld

Das E-Mail-Format einstellen

Das Standardformat ändern

Das Format einer einzelnen Nachricht ändern

Eine E-Mail weiterleiten

E-Mail-Versand bei mehreren Konten

Dateianlagen verwenden

Datei oder Outlook-Element zu einer E-Mail hinzufügen

Erhaltene Anlagen ansehen und speichern

42E-Mail – fortgeschrittenere Techniken

Verschiedene Ansichten für E-Mails nutzen

Die AutoVorschau verwenden

Spalten hinzufügen und die Reihenfolge der Spalten ändern

Ordner und Farbkategorien verwenden

Weitere Ordner anlegen

Nachrichten in einen anderen Ordner kopieren/verschieben

Farbkategorien zuweisen

Profitipp: Schnellklicken!

E-Mail-Nachrichten suchen

Die Sofortsuche verwenden

Sofortsuche nach Details

Suchordner verwenden und erstellen

E-Mail-Regeln erstellen

Weitere Optionen für den E-Mail-Versand

Priorität der E-Mail-Nachricht festlegen

Zustellungs- und Lesebestätigung anfordern

Verzögerte Übermittlung

Automatische Signatur einrichten

Signatur verwenden

Aus E-Mails werden Aufgaben

Eine Nachricht zur Nachverfolgung kennzeichnen

Kennzeichnung entfernen oder Element als erledigt markieren

QuickSteps verwenden und anpassen

QuickStep verwenden

Neuen QuickStep erstellen

QuickSteps bearbeiten

Junk-E-Mail filtern

Sicherheit beim Mailen

Schutz vor Spam

Schutz vor Phishing

Schutz vor Viren

43Profile und E-Mail-Konten

Outlook-Profile im Überblick

Ein neues Outlook-Profil erstellen

Auswahl des Outlook-Profils beim Starten von Outlook

E-Mail-Konto hinzufügen

E-Mail-Konto automatisch hinzufügen lassen

E-Mail-Konto manuell einrichten

POP3- und IMAP-Einstellungen

Datendateien: Speicherort für E-Mails

Weitere Kontoeinstellungen vornehmen

Standardkonto festlegen

E-Mails auf dem Server belassen

Kontoname, Antwortadresse und Name der Organisation

44Outlook-Datendateien

Datendateien im Überblick

Formate der Datendateien

Wo befinden sich die Datendateien?

Weitere Datendateien erstellen

Ordner in der neuen Datendatei erstellen

Speicherort für E-Mail-Nachrichten und POP3-Konto festlegen

Datendateien mit Kennwort schützen

Datendateien komprimieren

Datendateien reparieren

Outlook-Daten sichern

Komplettsicherung mit Outlook Backup Assistant

45Kontakte/Personen

Eine Kontaktadresse anlegen

Profitipp: Mehrere Kontaktadressen nacheinander eingeben

Eine Kontaktadresse finden und öffnen

Kontaktadresse über das Buchstabenregister finden

Kontaktadresse mit der Sofortsuche finden

Sofortsuche im Popupmenü »Personen«

Das Eingabeformular einer Kontaktadresse öffnen

Kontakt aus E-Mail heraus erstellen

Kontakt als Favorit speichern

Weitere Ansichten verwenden

Kategorien für Kontakte verwenden

Kontaktgruppe erstellen

Nachverfolgen

Weitere Kontakte-Ordner verwenden

Neuen Kontakte-Ordner erstellen

Kontakte in anderen Kontakte-Ordner verschieben

46Terminverwaltung mit dem Kalender

Einen Termin eintragen

Termine ändern, verschieben oder löschen

Termindauer verändern

Termin auf andere Tageszeit verschieben

Termin auf anderen Tag verschieben

Profitipp: Termin auf im Datumswechsler nicht sichtbaren Tag verschieben

Termin löschen

Das Formular für Termine verwenden

Das Erinnerungsfenster verwenden

Erinnerungszeit ändern

Einzelne Erinnerung ändern

Standarderinnerung ändern

Termine mit Ortsangabe eintragen

Profitipp: Einteilung der Zeitachse ändern

Termine mit »krummen« Zeiten eintragen

Termine unter Vorbehalt eintragen

Farbkategorien für Termine verwenden

Urlaub und andere ganztägige Termine eintragen

Geburts- und Feiertage eintragen

Feiertage eintragen

Termin- oder Ereignisserie erstellen

Weitere Kalenderdarstellungen

Wochenkalender

Profitipp: Beliebige Tage kombinieren

Monatskalender

Planungsansicht

Kalenderansichten und Layoutvarianten

Listenansichten für den Kalender

Eigene Ansichten erstellen

Layoutvarianten des Kalenders

Tägliche Aufgabenliste im Kalender

Der Lesebereich

Kalendersnapshot per E-Mail versenden

Einen Einzeltermin per E-Mail weiterleiten

Mehrere Kalender anzeigen

Planungsansicht

Die Sofortsuche im Kalender

47Aufgaben

Die Aufgabenleiste einblenden

Sortierung der Aufgabenliste

Aufgaben und Aufgabenelemente

Aufgabenelemente aus Kontakteintrag oder E-Mail-Nachricht heraus erstellen

Aufgabenelemente als erledigt kennzeichnen

Aufgabenelemente ansehen und öffnen

Ansicht auswählen und Anordnung festlegen

Aufgabenelement öffnen

Aufgaben erstellen

Neue Aufgabe nur mit Betreff erstellen

Detaillierte neue Aufgabe erstellen

Aufgabenserie erstellen

Aufgaben verwalten

Eine Aufgabe als erledigt kennzeichnen

Status und Prozentsatz der Erledigung eintragen

Eine Aufgabe wirklich löschen

Aufgaben sortieren

Teil HAnhänge

AOffice installieren

Systemvoraussetzungen prüfen

Installation von Office 2021 und Microsoft 365

Mehrere Office-Versionen parallel auf einem Rechner nutzen

Testversion von Office installieren

Office installieren

Office-Updates konfigurieren

Installation von Office reparieren

BOffice-Hilfe und Webrecherche

Es war einmal: Die Offlinehilfe

Onlinehilfe: Was möchten Sie tun?

Die Onlinehilfe

Onlinehilfe im Browser

Direkt aus den Office-Apps im Web recherchieren

Index

Beispieldateien herunterladen

Die im Buch vorgestellten Beispiele und Übungsdateien können Sie kostenlos von der Webseite des Buches auf Ihren Computer herunterladen. Sie finden die Seite unter der Adresse:

http://www.oreilly.de/office-2021-handbuch

Die Dateien befinden sich in einer gewöhnlichen ZIP-Datei, die Sie nach dem Herunterladen durch einen Doppelklick öffnen können. Am besten kopieren Sie die Beispieldateien in einen eigenen Unterordner unterhalb Ihres Ordners Dieser PC/Dokumente.

Teil A

Die Office-Editionen im Überblick

Kapitel 1: Die neue Office-Generation

Kapitel 2: Die Benutzeroberfläche von Office

Kapitel 1

Die neue Office-Generation

Office im Wandel

Die Editionen von Office 2021

Office Online

Microsoft 365 – Ihr Office in der Cloud

Neue Funktionen in Office 2016, 2019 und 2021

In der Vergangenheit lag der Fokus bei den Office-Updates stets auf immer mehr und immer ausgefeilteren Funktionen. Dieser Trend ist jedoch schon seit geraumer Zeit ausgereizt, denn die Office-Programme sind mittlerweile so umfangreich, dass schlicht und ergreifend kaum noch neue Funktionen benötigt werden. Und so fällt auch von Mal zu Mal die Liste der »Top-Neuerungen« immer dürftiger und banaler aus. Manchmal können einem die Marketingexperten von Microsoft schon fast leidtun in ihren Bemühungen, die mageren Neuigkeiten als beeindruckende Innovationen zu verkaufen.

Office im Wandel

Aktuell lauten die Schlagworte der IT-Landschaft eher soziale Vernetzung, mobiles Arbeiten und natürlich die allgegenwärtige Cloud. Und so richtet auch Microsoft seit einigen Jahren die Produkte der Office-Familie immer mehr in diese Richtung aus. Office ist mittlerweile eng mit der Cloud verzahnt, läuft auf nahezu jedem mobilen Gerät und ist in soziale Netzwerke eingebunden.

Wenn wir von einer Office-Familie sprechen, meinen wir damit, dass es nun nicht mehr lediglich ein Softwarepaket gibt, das alle diese Funktionen und Features enthält, sondern dass es sich vielmehr um eine ganze Gruppe von Softwarelösungen handelt, die jeweils verschiedene Bereiche der neuen Softwarelandschaft abdecken. Geeint werden sie durch eine nahezu identische Bedieneroberfläche, sodass sich Anwender immer auf vertrautem Boden bewegen.

Office at your fingertips

Auf der Computermesse Comdex, die bis 2003 jährlich in Las Vegas stattfand, stellte Bill Gates im Jahr 1990 in seiner Keynote seine Vision der digitalen Zukunft vor und nannte sie »Information at your fingertips«. Er sah voraus, dass wir dank mobiler Geräte schon bald jederzeit auf jede beliebige Information zugreifen können würden. Und das zu einer Zeit, als das Internet noch eher in den Babysöckchen als in den Kinderschuhen steckte.

Eine ähnliche Entwicklung nimmt zurzeit der Vertrieb von Software. Noch vor wenigen Jahren war es normal, dass Softwareprogramme in mehr oder weniger schicken Pappschachteln verkauft wurden. Mit der rasanten Entwicklung des Internets hat sich die Art und Weise, wie Software vermarktet und verkauft wird, binnen kurzer Zeit dramatisch verändert. Dass Software online gekauft und sofort heruntergeladen wird, ist mittlerweile absolut üblich und aus dem Bereich der Tablets und Smartphones ohnehin nicht mehr wegzudenken.

Microsoft greift diesen Trend ebenfalls auf und bietet seine Software auf nahezu allen Plattformen an, mit denen Sie als Anwender in Berührung kommen: »Office at your fingertips«. So lässt sich Office nicht nur auf PCs und Macs installieren, sondern auch auf Tablets und Smartphones. Zwar bieten nicht alle Varianten den gleichen Befehlsumfang, doch die grundlegenden Funktionen sind immer enthalten. Und mit Office Online können Sie Office sogar im Browser nutzen. So lassen sich Office-Dokumente auch auf einem Linuxrechner bearbeiten.

Mieten statt kaufen

Ebenso wie viele andere große Softwarehersteller stellt Microsoft sein Vertriebsmodell seit einiger Zeit auf Softwareabonnements um. Sie als Kunde zahlen dann keinen einmaligen Kaufpreis mehr, sondern müssen stattdessen einen monatlichen Obolus entrichten. Das hat für Sie auf den ersten Blick zwei Vorteile:

Ihre Kosten verteilen sich über einen längeren Zeitraum.

Microsoft garantiert Ihnen, dass Sie immer die aktuellste Office-Version nutzen können.

Dem steht natürlich der entscheidende Nachteil gegenüber, dass Sie die Software nur so lange nutzen dürfen, wie Ihr Abonnement besteht. Sobald Sie das Abo kündigen, dürfen (und können) Sie die Office-Installation nur noch zum Anzeigen von Dokumenten verwenden.

Der Grund dafür, dass etliche Hersteller auf solche Mietmodelle umsteigen, ist wohl vor allem darin zu suchen, dass viele Anwender von sich aus gar keine Veranlassung sehen, regelmäßig auf eine neue Softwareversion umzusteigen. Denn – wie eingangs schon erwähnt – wirklich neue Funktionen hat kaum ein Update zu bieten. Außerdem ist ein Update nicht nur mit Kosten verbunden, sondern auch mit einem erheblichen Zeitaufwand. Da ist ein Mietmodell mit seiner zwangsläufig engen Kundenbindung für den Hersteller mit Sicherheit lukrativer.

Roaming: Ihr Office-Profil folgt Ihnen

Die Anzahl der PCs (Desktop und Notebooks), Tablets und Smartphones, die weltweit genutzt werden, beträgt mehrere Milliarden. Besonders die Anzahl von Tablets und Smartphones hat rasant zugenommen. Microsoft zufolge nutzen bereits 75 Prozent aller Anwender zwei Geräte, über die Hälfte besitzen sogar drei oder mehr Geräte. Kein Wunder, denn viele Anwender haben neben ihrem Desktop-PC ein Notebook, und auch Tablet und Smartphone gehören für die meisten von uns schon längst zur Grundausstattung des digitalen Lebens.

Wenn auf all diesen Geräten Microsoft Office läuft, macht das in der Praxis natürlich nur dann wirklich Sinn, wenn sich Office auf den verschiedenen Geräten auch gleich präsentiert. Im Idealfall muss es möglich sein, ein Dokument, das man soeben am Notebook erstellt hat, direkt danach auf einem Tablet oder zur Not auf einem Smartphone weiterzubearbeiten.

Und mit Office ist tatsächlich genau das möglich: Sobald Sie sich mit einem Microsoft-Konto bei Office angemeldet haben, können Sie Ihre Dokumente auf OneDrive, dem Onlinespeicher von Microsoft, ablegen. Gleichzeitig synchronisiert sich Office automatisch mit Ihrem Onlineprofil. Wenn Sie sich dann auf einem anderen Gerät, wie z. B. dem gerade erwähnten Tablet, an Ihrem Konto anmelden, »weiß« Office sofort, an welchen Dokumenten Sie zuletzt gearbeitet haben und zeigt diese in der Liste der zuletzt geöffneten Dateien an.

OneDrive – der Onlinespeicher von Microsoft

OneDrive, das bis Februar 2014 noch SkyDrive hieß, ist der Onlinespeicher von Microsoft, der mit Angeboten wie iCloud, Dropbox, Google Drive usw. konkurriert. Wenn Sie sich bei OneDrive anmelden und hierfür ein Microsoft-Konto anlegen, erhalten Sie aktuell (also Ende 2021) 5 GB kostenlosen Speicher, den Sie bei Bedarf aufstocken können.

Zusammen mit Microsoft 365 und den darin enthaltenen Office-Apps ist OneDrive das Herzstück der modernen Office-Philosophie: Es ist die zentrale Anlaufstelle für alle Daten, die Sie auf Ihren Geräten synchron halten wollen oder anderen zur Verfügung stellen möchten. Auch das Roaming, also das Mitwandern Ihres Office-Profils, läuft über diesen Onlinespeicher. In Kombination mit Microsoft 365 erhalten Sie je Benutzer sogar 1 TB OneDrive-Speicher.

Das wirft natürlich die Frage nach der Sicherheit und dem Schutz der dort gespeicherten Daten auf. Diese Frage ist jedoch nicht leicht zu beantworten. Um die reine Sicherheit Ihrer Daten müssen Sie sich wenig Sorgen machen. Microsoft betreibt seine Rechenzentren georedundant, d. h., Ihre Daten werden zeitgleich an räumlich weit auseinanderliegenden Orten gespeichert. In Europa sind dies derzeit (Ende 2021) die Rechenzentren in Dublin, Helsinki, Stavanger, Oslo, Wien, Marseille, Paris und Amsterdam. Die deutschen Rechenzentren befinden sich in Berlin und Frankfurt. Trotzdem sollten Sie natürlich von wichtigen Daten ein lokales Backup anlegen.

Abbildung 1.1: Die Startseite von OneDrive

Beim Datenschutz, also dem Zugriff auf Ihre Daten durch Dritte, sieht die Welt schon anders aus. Da Microsoft dem amerikanischen Patriot Act unterliegt, muss die Firma den amerikanischen Behörden auf Anfrage den Zugriff auf Ihre Daten ermöglichen. Das gilt unabhängig vom Standort der Daten! Das heißt, wenn eine Firma, die Onlinespeicher anbietet, zu einem amerikanischen Konzern gehört, können amerikanische Behörden »bei Bedarf« auf Ihre Daten zugreifen. Allerdings versuchen Microsoft und andere amerikanische Konzerne aktuell, sich gegen diese Gesetzeslage zur Wehr zu setzen, da sie (zu Recht) um ihre Geschäfte in Europa fürchten, falls sie den Schutz der Kundendaten nicht zu 100 % gewährleisten können.

Wenn Sie sich über dieses Thema näher informieren möchten, finden Sie auf der Seite https://www.microsoft.com/de-de/trust-center umfangreiches Material, in dem Microsoft auf die unterschiedlichen Aspekte des Datenschutzes und der Datensicherheit ausführlich eingeht.

Office 2021, Office 365 und Microsoft 365

Ob die Marketingabteilung von Microsoft mit der Namensgebung von Office 365 und Microsoft 365 Volltreffer gelandet hat, mag dahingestellt sein. Sie hätte es uns Kunden vielleicht ein bisschen einfacher machen können. Die Namensähnlichkeit zwischen Office und dem früher Office 365 genannten Abonnement täuscht nämlich leicht darüber hinweg, dass man hier unter Umständen Äpfel mit Birnen vergleicht. Zunächst einmal ist Office 2021 die aktuelle Version des Office-Pakets, wie wir es seit vielen Jahren kennen. Office 365 war hingegen in erster Linie eine Onlineplattform, auf der man, neben vielen anderen Möglichkeiten, gemeinsam an Dokumenten arbeiten kann. Jetzt enthält Microsoft 365 die Apps der Office-Familie, plus Onlinespeicher von 1 TB sowie Exchange-Postfächer, deren Größe von der jeweiligen Edition abhängt.

So weit, so klar.

Für beide Produktfamilien, also für Office 2021 und Microsoft 365, bietet Microsoft jeweils eine Fülle von Kauf- und Mietoptionen an. Und hier fängt dann das Verwirrspiel an. Es ist nämlich z. B. möglich, ein Abonnement für Microsoft 365 zu erwerben, das auch Lizenzen für Office 2021 enthält. Das kann den Eindruck erwecken, dass Office 2021 grundsätzlich in Microsoft 365 enthalten ist. Dem ist jedoch nicht so. Ein Teil der Microsoft 365-Editionen erlaubt lediglich die Nutzung der Office-Web-Apps.

Die Office-Apps, die Sie im Rahmen eines Microsoft 365-Abonnements verwenden, werden kontinuierlich weiterentwickelt und mit neuen Features versehen. Office 2021 enthält also eine Teilmenge der Features, die Microsoft nach dem Erscheinen von Office 2021 in Microsoft 365 integriert hat. Anders ausgedrückt: Der Funktionsumfang von Microsoft 365 ist größer als der von Office 2021. Bei Office 2021 handelt es sich um eine LTSC-Version (Long-Term Servicing Channel); dies bedeutet, dass sich der Funktionsumfang nicht ändert, also keine neuen Features hinzugefügt werden. Updates zu Office 2021 enthalten lediglich Fehlerbehebungen.

Die Editionen von Office 2021

Microsoft Office 2021 ist wie gewohnt in mehreren Editionen erhältlich, die jeweils aus den Kernprodukten Word, Excel und PowerPoint bestehen. Dazu kommen je nach Edition verschiedene andere Anwendungen wie Outlook, Publisher und Access. So kann jeder, vom Einzelanwender bis zum Großunternehmen, ein auf seine Bedürfnisse maßgeschneidertes Office einsetzen.

Diese Flexibilität wird noch dadurch gesteigert, dass Sie beim Erwerb von Office grundsätzlich (noch?) die Wahl zwischen Kaufen und Mieten haben. Und je nachdem, für welche Option Sie sich entscheiden, stehen Ihnen noch weitere Office-Editionen zur Verfügung.

Wir haben in diesem Buch den Schwerpunkt auf die nicht kommerziellen Lizenzen gelegt. Wenn Sie Office 2021 in einer Firma, einer Bildungseinrichtung oder einer Behörde einführen wollen, sollten Sie sich unbedingt an einen Microsoft-Partner wenden, der sich auf diese Szenarien spezialisiert hat.

Übrigens wird Office seit der letzten Version ohne Datenträger verkauft. Die Packungen enthalten lediglich eine sogenannte Product Key Card, auf der sich eine Seriennummer (Product Key) befindet, die Sie zum Aktivieren von Office 2021 benötigen. Das heißt, im Normalfall müssen Sie die Software herunterladen. In Zeiten schneller Internetverbindungen sollte das für die meisten von Ihnen kein Problem sein. Bei Bedarf können Sie aber auch gegen Aufpreis einen Datenträger erwerben.

Einzellizenz kaufen

Endanwender haben Office bisher entweder direkt beim Kauf eines neuen Rechners als vorinstalliertes Programm erworben oder eine separate Einzellizenz (Dauerlizenz) gekauft. Dies ist auch bei Office 2021 nicht anders und Sie können wie gewohnt zwischen drei Editionen wählen. Eine Übersicht über die Editionen für Endanwender und die in ihnen enthaltenen Programme finden Sie in der folgenden Tabelle.

Tabelle 1.1: Diese Desktop-Editionen von Microsoft Office 2021 sind als Einzellizenzen erhältlich.

Die Editionen können Sie im Handel als Einzelprodukt beziehen und Office 2021 damit auf einem Gerät installieren.

Die Programme der Office-Familie sind teilweise auch einzeln zu erwerben, was jedoch in der Regel finanziell wenig Sinn macht. So sind beispielsweise für PowerPoint als Einzelprodukt bereits 135 Euro fällig. Bei den hier genannten Preisen handelt es sich um Listenpreise von Microsoft, die Preise im Handel sind erfahrungsgemäß ca. 10 % günstiger.

Hinweis

Auch Office 2021 Home & Business darf nur auf einem Gerät installiert werdenBis zur Version 2010 erlaubte die Home & Business-Edition von Office die gleichzeitige Installation auf einem Desktop-PC und einem mobilen Gerät. Wer also am Arbeitsplatz einen Desktop-PC stehen hatte und zusätzlich ein Notebook besaß, konnte Office durch den Kauf einer Lizenz auf beiden Geräten installieren. Dies ist seit Office Home & Business 2013 nicht mehr möglich!

Für den kommerziellen Gebrauch existieren noch weitere Editionen, die jedoch nur im Rahmen eines Volumenlizenzprogramms vertrieben werden. Diese Lizenzprogramme richten sich vor allem an größere Unternehmen und verfügen z. B. über vereinfachte Methoden der Installation.

Tabelle 1.2: Diese Editionen sind nur über Volumenlizenzprogramme erhältlich.

Die Anwendungen Visio sowie Project sind in keiner Office-Edition enthalten und müssen daher gegebenenfalls separat erworben werden.

Office 2021 im Abo erwerben

Wie wir bereits weiter vorn kurz erwähnt haben, können Sie Office auch im Rahmen eines Abonnements von Microsoft 365 erwerben. Die Laufzeit des Abos beträgt dabei entweder einen Monat oder ein Jahr. Bei diesem Modell wird die Software nur gemietet, d. h., sobald Sie das Abo kündigen, erlischt auch Ihre Lizenz.

Microsoft bietet mehrere Editionen von Microsoft 365 an und trennt dabei zwischen privater und kommerzieller Nutzung. Die einzelnen Abonnements unterscheiden sich dann noch durch die in ihnen enthaltenen Programme und Zusatzleistungen (wie z. B. E-Mail-Postfächer oder die Größe des Onlinespeichers auf OneDrive).

Wirklich übersichtlich ist dieses Portfolio nicht, aber für Privatanwender hat Microsoft ein interessantes Paket geschnürt, mit dem die meisten Anwender am besten fahren dürften. Es nennt sich Microsoft 365 Family und umfasst die Programme Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote und Skype. Für 10 Euro im Monat oder 99 Euro pro Jahr erhalten Sie eine Lizenz für sechs PCs bzw. Macs, die sich in Ihrem Haushalt befinden. Die Anzahl der Benutzer ist dabei auf sechs beschränkt. Zusätzlich dürfen Sie Office 2021 sogar noch auf mobilen Geräten nutzen (sechs Tablets plus sechs Smartphones) und jeder Benutzer erhält 1 TB OneDrive-Speicherplatz. Mit diesem Abo sollte sich so ziemlich jeder Haushalt komplett mit Office ausstatten lassen.

Systemvoraussetzungen

Die von Microsoft empfohlenen Systemanforderungen für die verschiedenen Office-Editionen finden Sie auf der Website von Microsoft Office (http://office.microsoft.com). Bitte beachten Sie, dass es sich dabei in der Regel um die absoluten Minimalanforderungen handelt. Die wohl wichtigste Voraussetzung ist das richtige Betriebssystem: Damit Sie Office 2021 installieren können, benötigen Sie einen PC, auf dem Windows 10 ausgeführt wird.

Office Online

Auch bei der hohen Verbreitung von Microsoft Office werden Sie gelegentlich an einem Rechner sitzen (z. B. im Internetcafé), auf dem keine bzw. keine aktuelle Version von Office installiert ist. Wenn Sie Ihre Dokumente auf OneDrive gespeichert haben, stellt das für Sie kein Problem dar. Mit den aktuellen Web-Apps von Word, Excel und PowerPoint können Sie Ihre Dokumente nämlich direkt im Browser öffnen und bearbeiten (siehe Abbildung 1.2 auf der folgenden Seite). Die Onlineversionen von Office bieten zwar nicht den gleichen Funktionsumfang wie die Desktopversionen, aber die wichtigsten Aufgaben lassen sich mit ihnen problemlos erledigen.

Office auf mobilen Geräten

Während die Absatzzahlen für PCs stagnieren bzw. sogar spürbar schrumpfen, steigen die Verkaufszahlen von mobilen Geräten rapide an. Pro Jahr werden aktuell »nur« etwa 300 Millionen PCs, jedoch 1,5 Milliarden Smartphones und ähnlich viele Tablet-Computer verkauft. Wenn man zudem berücksichtigt, dass zurzeit knapp 2 Milliarden Menschen ein Smartphone besitzen, wird deutlich, dass die meisten Menschen sich beinahe jährlich ein neues Smartphone kaufen, während ein neuer PC von den meisten Anwendern sicherlich erst nach einigen Jahren in Erwägung gezogen wird. Smartphones und Tablets haben also eine enorme Marktdurchdringung und befinden sich in der Regel auf einem aktuellen Stand.

Abbildung 1.2: Bearbeiten eines Excel-Dokuments im Browser

Und mit ihrer technischen Ausstattung sind mobile Geräte vielleicht nicht gerade dafür prädestiniert, um auf ihnen eine Doktorarbeit zu verfassen, aber der technische Vorsprung der PCs schrumpft von Jahr zu Jahr.

Daher wundert es nicht, dass Microsoft seit einiger Zeit die Office-Apps Word, Excel und PowerPoint auch in mobilen Versionen anbietet, die sowohl für iOS als auch für Android zur Verfügung stehen. Falls Sie ein Abonnement für Microsoft 365 abgeschlossen haben, wie z. B. Microsoft 365 Family, können Sie den vollen Funktionsumfang der mobilen Apps zusätzlich zu den Desktop-Apps auf sechs Tablets und sechs Smartphones nutzen.

Damit Sie von allen Geräten aus auf Ihre Dokumente zugreifen können, empfiehlt es sich, diese auf OneDrive zu speichern.

Microsoft 365 – Ihr Office in der Cloud

Bei Microsoft 365 handelt es sich um eine internetbasierte Plattform, die viele verschiedene Dienste und Funktionen anbietet. Die Grundidee hinter Microsoft 365 ist es, einer Gruppe von Menschen das gemeinsame Arbeiten so komfortabel wie möglich zu machen. Dazu gehört die Kommunikation über E-Mail und Skype, Terminabsprachen über gemeinsam genutzte Kalender und das gemeinsame (auch gleichzeitige!) Bearbeiten von Dokumenten.

Natürlich gehören in dieses Szenario auch die Programme der Office 2021-Familie; sie sind sogar sehr eng mit ihm verwoben. Aber es handelt sich dennoch um zwei eigenständige Produkte, die jedes für sich ihre Existenzberechtigung haben.

Vielleicht kann man sich Microsoft 365 am ehesten als virtuelles Büro vorstellen, das seine komplette Infrastruktur 365 Tage an jedem Ort der Welt (mit Internetzugang) zur Verfügung stellt. Mit diesem Bild im Hinterkopf kann man auch gut nachvollziehen, dass Microsoft 365 nicht zu einem festen Preis gekauft werden kann, sondern nur als Abonnement. Denn es fallen ja neben den reinen Softwarelizenzen tatsächlich auch laufende Kosten beim Anbieter an. Schließlich müssen für die Computer, auf denen die Dienste von Microsoft 365 laufen, große Rechenzentren gebaut und betrieben werden. Die Daten werden dabei sogar georedundant in mehreren Rechenzentren gespeichert, damit Sie als Kunde beim Ausfall eines Rechenzentrums ohne Datenverlust nahtlos weiterarbeiten können.

Die Editionen von Microsoft 365

Wie wir weiter oben schon erwähnt haben, wird Microsoft 365 grundsätzlich nur als Abo vertrieben. Microsoft bietet Microsoft 365 hauptsächlich für Unternehmen und Organisationen an und hat dazu eine Fülle von sogenannten »Plänen« entworfen, die die Größe der Unternehmen bzw. die geplante Nutzung der in Microsoft 365 angebotenen Dienste berücksichtigen. Wir beschränken uns an dieser Stelle auf die beiden nicht kommerziellen Editionen von Microsoft 365.

Microsoft 365 Family

Für 10 Euro im Monat bzw. 99 Euro im Jahr bietet Microsoft 365 Family folgende Leistungen für Privatanwender an:

Microsoft 365 Family umfasst folgende Programme: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, OneDrive sowie Skype.

Sie dürfen Office auf sechs Computern (PC oder Mac), sechs Smartphones und sechs Tablets eines Haushalts in der jeweils aktuellen Version installieren.

Sie erhalten für maximal sechs Benutzer jeweils 1 TB Speicherplatz auf OneDrive.

Sie erhalten je 60 Freiminuten im Monat für Skype für bis zu sechs Benutzer.

Wenn man von einer durchschnittlichen Haushaltsgröße in Deutschland von zurzeit zwei Personen ausgeht, mag dieses Angebot nicht allzu verlockend klingen. (Im 19. Jahrhundert hätte das noch anders ausgesehen: Damals lag dieser Wert noch knapp unter sechs.) Für Familien mit Kindern ist diese Edition unserer Meinung nach aber wirklich ein gutes Angebot.

Microsoft 365 Single

Für monatlich 7 Euro beziehungsweise 69 Euro im Jahr erhalten Sie als Privatanwender folgende Leistungen:

Microsoft 365 Single umfasst dieselben Programme wie Microsoft 365 Family.

Sie dürfen Office auf einem Computer (PC oder Mac), einem Smartphone und einem Tablet in der jeweils aktuellen Version installieren.

Sie erhalten 1 TB Speicherplatz auf OneDrive.

Sie erhalten 60 Freiminuten im Monat für Skype.

Tipp

30 Tage kostenlos testenSie können Microsoft 365 Family für 30 Tage kostenlos testen. Wenn Sie das Testabo während des Testzeitraums nicht kündigen, verlängert es sich automatisch in ein kostenpflichtiges Abo. Damit dies reibungslos funktioniert, müssen Sie bereits für das Testabo eine Zahlungsverbindung angeben (Kreditkarte), was sicher nicht nach jedermanns Geschmack ist. Nähere Hinweise finden Sie unter www.office.com.

Microsoft 365 für Unternehmen

Wenn Sie sich für die kommerziellen Editionen interessieren, sollten Sie die aktuellen Informationen auf der Website von Microsoft lesen (www.office.com). Die dort angebotenen Lizenzvarianten sind zwar auf den ersten Blick etwas erdrückend, aber laut Microsoft »so einfach wie noch nie«. Nein, Scherz beiseite: Wenn Sie Office für eine größere Organisation lizenzieren wollen, müssen Sie sich intensiv mit dem Thema beschäftigen, damit Sie die für Sie optimale Lösung finden. Bei einem Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern sollten Sie in Erwägung ziehen, sich von einem externen Dienstleister beraten zu lassen, der sich auf dieses Thema spezialisiert hat.

Neue Funktionen in Office 2016, 2019 und 2021

In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen die interessantesten Funktionen von Office vor, die in den Versionen 2016 bis 2021 neu eingeführt oder erweitert wurden. Wir beschränken uns dabei auf diejenigen Funktionen, die das Attribut »Neu« auch wirklich verdienen. Die offizielle Liste von Microsoft ist natürlich wesentlich länger. Sie finden diese Aufstellung über die Supportseite von Microsoft Office https://support.office.com, indem Sie dort auf den Link Neuerungen in Office klicken.

In diesem Abschnitt stellen wir einige der Highlights vor, die Sie entweder in allen oder nur in bestimmten Office-Apps verwenden können.

Was möchten Sie tun? (neu in Office 2016)

Im Menüband der Office-Apps taucht seit Office 2016 eine kleine Glühbirne auf, neben der in einem Textfeld die Frage »Was möchten Sie tun?« angezeigt wird. Hierbei handelt es sich um eine neue Hilfefunktion in Office, die Ihnen mehrere Formen der Unterstützung anbietet:

direkte Lösung eines aktuellen Problems bzw. einer aktuellen Aufgabe

Nachschlagen des Problems in der Onlinehilfe

Recherchieren eines Themas im Internet

Dazu berücksichtigt Office den aktuellen Kontext, in dem Sie Ihre Frage stellen. Wenn Sie z. B. in Excel die Zelle unterhalb einer Zahlenkolonne markieren und dann in das Textfeld der Glühbirne Mittelwert eintippen, bietet Ihnen Excel u. a. an, die richtige Formel direkt in die Zelle einzutragen.

Abbildung 1.3: Die Hilfefunktion bietet nicht nur Informationen, sondern auch konkrete Lösungen an.

Intelligente Suche/Recherchieren (neu in Office 2016)

Eine weitere Alternative, die Excel Ihnen zur Beantwortung einer Frage anbietet, nennt sich »Intelligente Suche« und sie verbirgt sich hinter dem Befehl Weitere Suchergebnisse für … (unten im Auswahlmenü in Abbildung 1.3). Auch diese Funktion berücksichtigt den aktuellen Kontext und analysiert dazu z. B. die Textstelle, an der sich gerade die Einfügemarke befindet. Bei seiner Antwort greift Office auf die Ergebnisse der Bing-Suche sowie auf die Inhalte der Onlinehilfe zurück.

Abbildung 1.4: Die Intelligente Suche recherchiert für Sie im Internet.

In früheren Office-Versionen hieß der Aufgabenbereich, in dem die Ergebnisse angezeigt werden, noch Intelligentes Nachschlagen. In Office 2021 heißt er einfach Suchen. Mehr Informationen hierzu finden Sie in Anhang B.

Freihandeingabe (verbessert in Office 2019)

Alle Office-Apps enthalten nun die neue Registerkarte Zeichnen, auf der Sie die Werkzeuge für die Freihand-/Stifteingabe finden. Mit den Werkzeugen können Sie per Freihandeingabe Anmerkungen erstellen, Text hervorheben oder Formen zeichnen. Je nachdem, welches Gerät Sie verwenden, können Sie zur Freihandeingabe die Maus, den Finger oder einen digitalen Stift verwenden. Falls die Registerkarte Zeichnen nicht angezeigt wird, gehen Sie so vor, wie in Kapitel 2 im Abschnitt Die Registerkarte »Entwicklertools« beschrieben; schalten Sie jedoch in diesem Fall im Dialogfeld das Kontrollkästchen vor Zeichnen ein.

Abbildung 1.5: Auf der Registerkarte Zeichnen wurde der Textmarker ausgewählt.

Piktogramme (neu in Office 2019, erweitert in Office 2021)

Seit Office 2019 finden Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen den Befehl Piktogramme. Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, zeigt die Office-App das Dialogfeld Piktogramme einfügen an (siehe Abbildung 1.6).

Abbildung 1.6: Das Dialogfeld zum Einfügen von Piktogrammen

Die Piktogramme sind in verschiedenen Kategorien zusammengefasst und ergänzen die Formen, die seit längerer Zeit in Office zur Verfügung stehen. Bei den Piktogrammen handelt es sich um Vektorgrafiken, die Sie ohne Qualitätsverluste skalieren können; außerdem lassen sie sich wie Formen drehen und einfärben.

Neu in Office 2021 sind die Optionen Bilder, Ausgeschnittene Personen, Stickers sowie Illustrationen, die Sie oben im Dialogfeld sehen. Mit dem Tab Bilder können Sie Bilder aus einer Archivbibliothek einfügen. Dies entspricht dem Befehl Einfügen | Illustrationen | Bilder | Archivbilder. Wenn Sie auf Ausgeschnittene Personen klicken, sehen Sie eine Auswahl von Bildern mit Personen auf einem transparenten Hintergrund (daher »ausgeschnitten«), die Sie in Ihre Office-Dokumente einfügen können. Beachten Sie, dass Sie auch mehrere Bilder gleichzeitig einfügen können: einfach die gewünschten Miniaturbilder anklicken und dann auf Einfügen klicken. Hinter Einfügen wird die Anzahl der markierten Bilder angezeigt.

Abbildung 1.7: Bilder von Personen auf einem transparenten Hintergrund

3D-Modelle (neu in Office 2019)

Word, Excel und PowerPoint unterstützen das Einfügen von 3D-Modellen. Verwenden Sie hierfür auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen die Schaltfläche 3D-Modelle. Sie können sowohl 3D-Modelle aus einer lokalen Datei als auch 3D-Modelle aus einer Onlinebibliothek einfügen.

Abbildung 1.8: Ein 3D-Modell in einem Word-Dokument

Nachdem Sie ein 3D-Modell eingefügt und das Modell markiert haben, zeigt die Office-App die kontextbezogene Registerkarte Tools für 3D-Modelle/Format an. Dort finden Sie u. a. den Katalog 3D-Modellansichten (siehe Abbildung 1.8), der eine Reihe vordefinierter Ansichten enthält. Sie können beispielsweise schnell die Frontalansicht oder die Top-down-Ansicht auswählen.

In der Mitte der 3D-Grafik befindet sich das 3D-Steuerelement. Verwenden Sie es, um Ihr 3D-Modell in jede Richtung zu drehen und zu kippen. Klicken Sie das 3D-Steuerelement an, halten Sie die Maustaste gedrückt und drehen Sie das Modell in die gewünschte Richtung.

Übersetzer (verbessert in Office 2019)

Bereits in Office 2016 gab es die Möglichkeit, direkt aus einem Dokument heraus Texte übersetzen zu lassen. Mit Office 2019 wurde diese Funktion verbessert; sie nutzt die sogenannten intelligenten Dienste, die Teil der Microsoft-Strategie sind, die gesamte Office-Suite um Features zu erweitern, die künstliche Intelligenz nutzen. Die Übersetzungsfunktion nutzt den Microsoft Translator-Dienst, der sich in der Cloud befindet.

Um den Übersetzer zu verwenden, markieren Sie in Word, Excel und PowerPoint den Text, den Sie übersetzen wollen. Öffnen Sie dann die Registerkarte Überprüfen, klicken Sie auf Sprache und dann auf Auswahl übersetzen (Word) bzw. Übersetzen (Excel, PowerPoint). Die App öffnet den Aufgabenbereich Übersetzer, in dem oben der markierte Text nebst der erkannten Sprache angezeigt wird. Im unteren Bereich des Aufgabenbereichs Übersetzer sehen Sie die Übersetzung (siehe Abbildung 1.9).

Abbildung 1.9: Der Aufgabenbereich Übersetzer

Falls die Originalsprache falsch erkannt oder Sie den Text in eine andere Sprache übersetzen lassen wollen, klicken Sie auf den Pfeil neben Von bzw. Nach und wählen dann in der Dropdownliste die gewünschte Sprache aus.

Wenn Sie den im Dokument markierten Text durch den übersetzten Text ersetzen lassen wollen, klicken Sie im Aufgabenbereich Übersetzer auf die Schaltfläche Einfügen.

In Word können Sie auch das gesamte Dokument übersetzen lassen. Öffnen Sie dazu die Registerkarte Überprüfen, klicken Sie auf Sprache und dann auf Dokument übersetzen. Das gesamte Dokument wird daraufhin übersetzt. Nachdem die Übersetzung fertig ist, öffnet Word ein neues Fenster mit dem übersetzten Dokument.

Sechs neue Diagrammtypen (neu in Excel 2016)

Excel 2016 kann mit sechs neuen Diagrammtypen aufwarten, die Ihnen dabei helfen können, Ihr Zahlenmaterial zu visualisieren: Treemap, Sunburst, Wasserfall, Histogramm, Pareto und Kastengrafik. Um die Wirkung der neuen Diagramme kennenzulernen, markieren Sie am besten eine Tabelle und wählen auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Diagramme die Schaltfläche Empfohlene Diagramme. Wenn Sie dann im angezeigten Dialogfeld zur Registerkarte Alle Diagramme wechseln, können Sie sich eine konkrete Vorschau der verschiedenen Diagrammtypen für die von Ihnen markierten Daten anzeigen lassen.

Trichter- und Kartendiagramme (neu in Excel 2019)

In Excel 2019 wurden zwei neue Diagrammarten eingeführt: Trichterdiagramme und Kartendiagramme. Trichterdiagramme stellen Werte über mehrere Phasen eines Prozesses dar. So können Sie mit Trichterdiagrammen beispielsweise die Entwicklung einer Verkaufspipeline darstellen. Hierbei werden die Werte normalerweise schrittweise kleiner; daher ähneln die Balken einem Trichter (siehe Abbildung 1.10).

Abbildung 1.10: Darstellung einer Verkaufspipeline als Trichterdiagramm

Mit Kartendiagrammen können Sie zweidimensionale Karten erstellen und so Werte vergleichen und Kategorien in geografischen Regionen anzeigen. Verwenden Sie Kartendiagramme, wenn Ihre Daten geografische Regionen umfassen, z. B. Länder/Regionen, Bundesländer, Verwaltungsbezirke oder Postleitzahlen.

Plastischer Reader und laut vorlesen (Word 2019, Word 2021)

Mit dem sogenannten plastischen Reader (in Word 2019 Lerntools genannt) lässt sich der Text eines Word-Dokuments so darstellen, dass er besser lesbar ist. Der Reader ist für Leseanfänger, Sprachenlernende und Personen mit Leseschwierigkeiten ein nützliches Hilfsmittel. Um auf diese Tools zuzugreifen, öffnen Sie die Registerkarte Ansicht und klicken in der Gruppe Plastisch auf Plastischer Reader. Word blendet dann die Registerkarte Plastischer Reader ein.

Abbildung 1.11: Die Registerkarte Plastischer Reader

Hier stehen Ihnen die folgenden Befehle zur Verfügung:

Spaltenbreite

ändert die Zeilenlänge, um den Fokus und das Verständnis zu verbessern.

Seitenfarbe

ändert den Seitenhintergrund auf dem Bildschirm und erleichtert so das Erfassen des Textes bei weniger Augenbelastung.

Zeilenfokus (neu in Word 2021)

lenkt die Aufmerksamkeit auf eine, drei oder fünf Zeilen, indem die gewählte Anzahl Zeilen hervorgehoben und der Rest abgedunkelt dargestellt wird.

Textabstand

vergrößert den Abstand zwischen Wörtern, Zeichen und Zeilen.

Silben

zeigt Trennzeichen zwischen Silben an, um Worterkennung und Aussprache zu verbessern.

Laut vorlesen

liest das Dokument laut vor, während die einzelnen Wörter hervorgehoben werden. Sie finden den Befehl

Laut vorlesen

auf der Registerkarte

Überprüfen

.

Fokusmodus (neu in Word 2021)

In der Word-Statusleiste finden Sie die Schaltfläche Fokus, mit der Sie den Fokusmodus aktivieren können. (Sie können auch den Befehl Ansicht | Plastisch | Fokus verwenden.) Im Fokusmodus blendet Word das Menüband aus; es sind lediglich das Lineal (falls es vorher eingeblendet war) und die Bildlaufleisten sichtbar. Word belegt den gesamten Bildschirm. Außerdem wird der Hintergrund um das Dokument herum schwarz eingefärbt. Diese Ansicht soll dabei helfen, sich besser auf die Inhalte des Dokuments zu konzentrieren, da alle Ablenkungen ausgeblendet werden.

Sie beenden den Fokusmodus durch Drücken der -Taste.

Kapitel 2

Die Benutzeroberfläche von Office

Das Menüband

Die Backstage-Ansicht

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff

Kataloge und die Livevorschau

Die Minisymbolleiste

Aufgabenbereiche

Menüband anpassen

Dieses Kapitel stellt Ihnen die wichtigsten Elemente der Benutzeroberfläche von Office 2021 bzw. der aktuellen Office-Apps aus Microsoft 365 vor. Der Schwerpunkt liegt hierbei darauf, Ihnen die neue Bedienungsphilosophie nahezubringen und Ihnen so den Einstieg in oder den Umstieg auf Office 2021 zu erleichtern.

Falls Sie bereits mit einer der Office-Versionen 2007 bis Office 2019 gearbeitet haben, können Sie dieses Kapitel nur kurz überfliegen oder auch ganz überspringen, da sich gegenüber diesen Versionen an der grundsätzlichen Bedienung von Office nichts geändert hat.

Das Menüband

Mit Office 2007 hat sich Microsoft bei den Office-Anwendungen von der Menüleiste, wie sie auch heute noch beispielsweise vom Windows-Editor verwendet wird, und den diversen Symbolleisten verabschiedet. Stattdessen befindet sich nun am oberen Rand der Programmfenster das neue Menüband, das in Office 2007 übrigens noch Multifunktionsleiste hieß. Auf ihm sind die Funktionen der einzelnen Programme zu logischen Gruppen zusammengefasst und über verschiedene Registerkarten erreichbar. Die einzelnen Registerkarten enthalten jeweils die Befehle, die zu einer bestimmten Aktivität gehören, die Sie beim Erstellen eines Dokuments, einer Arbeitsmappe oder einer Präsentation durchführen. Um eine Registerkarte zu öffnen, klicken Sie einfach auf ihren Namen.

Abbildung 2.1: Die Benutzeroberfläche von Office 2021 (hier als Beispiel Word) verwendet anstelle der früher üblichen Menü- und Symbolleisten das sogenannte Menüband. Dort stehen die meisten Funktionen – nach Aktivitäten gruppiert – auf mehreren Registerkarten zur Verfügung.

Dieses Konzept hat den unbestreitbaren Vorteil, dass Sie für den jeweiligen Arbeitsschritt immer optimal viele Befehle im direkten Zugriff haben. Wenn Sie z. B. etwas in Ihr Dokument einfügen möchten, wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen und finden dort alle benötigten Funktionen. So können Sie ohne langes Suchen die aktuell wichtigsten Befehle komfortabel auswählen und das ständige Aufklappen von Menüs und Untermenüs gehört der Vergangenheit an.

Tipp

Registerkarte mit Scrollrad wechselnWenn Sie eine Maus mit einem Scrollrad verwenden, können Sie zwischen den verschiedenen Registerkarten wechseln, indem Sie den Mauszeiger auf das Menüband bewegen und dann am Scrollrad drehen.

Die Registerkarten enthalten mehrere Befehlsgruppen, die eine Aufgabe in Teilaufgaben zerlegen. So finden Sie auf der Registerkarte Start beispielsweise die Befehlsgruppen Zwischenablage, Schriftart und Absatz. Die Namen der Gruppen werden am unteren Rand des Menübands angezeigt.

Die Befehlsgruppen wiederum enthalten Befehlsschaltflächen, wie Sie sie von den früheren Symbolleisten her kennen. Einige der Befehlsschaltflächen führen einen Befehl sofort aus, wie die Schaltflächen Ausschneiden und Kopieren aus der Gruppe Zwischenablage; bei anderen (diese sind mit einem kleinen Pfeil gekennzeichnet) wird zuerst ein Menü geöffnet, in dem weitere Befehle angeboten werden, aus denen Sie dann den gewünschten Befehl auswählen können.

Abbildung 2.2: Die grundlegenden Elemente des Menübands

Wenn Sie das Programmfenster vergrößern oder verkleinern, ändert Office automatisch die Größe einzelner Schaltflächen, um möglichst alle Elemente der Registerkarte darstellen zu können. Bei akutem Platzmangel reduziert Office zur Not einzelne Gruppen zu Schaltflächen, in deren Ausklappmenüs Sie dann alle Befehle der Gruppe aufrufen können.

Wenn in einer Gruppe nicht sämtliche relevanten Funktionen in Form von Befehlsschaltflächen enthalten sind, wird neben dem Namen der Befehlsgruppe eine kleine Schaltfläche angezeigt, die von den Office-Machern auf den Namen Startprogramm für ein Dialogfeld getauft wurde. Wenn Sie den Mauszeiger auf eine solche Schaltfläche bewegen, zeigt die Office-App Informationen zum Dialogfeld an, in Abbildung 2.3 exemplarisch für das Dialogfeld Schriftart gezeigt.

Abbildung 2.3: Über die kleine Schaltfläche neben einigen Befehlsgruppennamen können Sie ein Dialogfeld oder einen Aufgabenbereich öffnen, in dem Sie weitere Befehle oder Optionen für die Befehlsgruppe finden.

Falls bei Ihnen keine QuickInfo oder nur eine QuickInfo ohne Dialogfeldvorschau angezeigt wird, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine Schaltfläche Startprogramm für ein Dialogfeld zeigen, können Sie die Funktion mit folgenden Schritten aktivieren:

Klicken Sie auf die Registerkarte

Datei

.

Klicken Sie auf

Optionen

, um das Optionen-Dialogfeld der Anwendung anzuzeigen.

Wählen Sie in der Kategorie

Allgemein

im Listenfeld

QuickInfo-Format

die Einstellung

Featurebeschreibungen in QuickInfos anzeigen

.

Schließen Sie das Dialogfeld mit

OK

.

Einige der Startprogramme für ein Dialogfeld rufen kein Dialogfeld auf, sondern öffnen einen Aufgabenbereich. Dies ist beispielsweise bei der Gruppe Zwischenablage der Fall. Den betreffenden Aufgabenbereich sehen Sie in der folgenden Abbildung. Weitere Informationen zu Aufgabenbereichen finden Sie weiter hinten in diesem Kapitel ab Seite 64.

Abbildung 2.4: Der Aufgabenbereich der Zwischenablage

Außerdem können Sie das Menüband individuell anpassen und beispielsweise neue Registerkarten mit eigenen Befehlsgruppen erstellen, in die Sie dann die gewünschten Befehle einfügen. Dieses Thema behandeln wir am Ende dieses Kapitels im Abschnitt »Menüband anpassen« ab Seite 66.

Kontextbezogene Registerkarten

Neben den normalen Registerkarten verfügt jedes Programm auch über spezielle Registerkarten, die nur in bestimmten Situationen auftauchen und als kontextbezogene Registerkarten bezeichnet werden. Sie haben das Ziel, Ihnen immer nur diejenigen Befehle anzuzeigen, die Sie in einem bestimmten Arbeitsschritt konkret benötigen.

Wenn Sie beispielsweise über die Registerkarte Einfügen eine neue Tabelle in Ihr Dokument eingefügt haben und sich die Einfügemarke in der Tabelle befindet, werden die Tabellentoolseingeblendet, die aus den beiden Registerkarten Layout und Entwurf bestehen, mit deren Werkzeugen Sie den Aufbau der Tabelle und ihr Aussehen bearbeiten können.

Eine andere kontextbezogene Registerkarte mit dem Namen Format wird für die Bildtools eingeblendet, wenn Sie ein Bild oder eine Grafik markiert haben, wie Sie es in der folgenden Abbildung sehen.

Abbildung 2.5: Kontextbezogene Registerkarten werden eingeblendet, wenn sich die Einfügemarke in einem bestimmten Elementtyp (wie einer Tabelle, einer Abbildung, einer SmartArt usw.) befindet.

Die kontextbezogene Registerkarten werden automatisch wieder ausgeblendet, sobald Sie die Einfügemarke vom Element wegbewegen, für das sie eingeblendet wurden.

Tipp

Normalerweise bleibt beim Einblenden einer kontextbezogenen Registerkarte im Menüband zunächst die aktuelle Registerkarte aktiv. Wenn Sie jedoch ein Objekt, also z. B. ein Bild oder eine SmartArt, mit einem Doppelklick markieren, wechselt Office direkt zu der zugehörigen kontextbezogenen Registerkarte.

Die Registerkarte »Entwicklertools«

Eine weitere Registerkarte mit dem Namen Entwicklertools ist standardmäßig nicht eingeblendet. Diese Registerkarte enthält die Werkzeuge, um Makros zu bearbeiten, den Visual Basic-Editor der Office-Anwendung zu starten und dort Code zu erstellen und zu bearbeiten u. v. m. Sie können die Registerkarte einblenden, indem Sie im Menüband auf Datei und dann auf der linken Seite der Backstage-Ansicht auf Optionen klicken. Wechseln Sie im Dialogfeld [Programmname]-Optionen in die Kategorie Menüband anpassen und schalten Sie in der Liste rechts im Fenster das Kontrollkästchen vor Entwicklertools ein.

Abbildung 2.6: Die Registerkarte Entwicklertools von Word enthält u. a. die Befehle zum Erstellen von Makros und Formularen.

Das Menüband: Klassisch, minimiert und vereinfacht

Da das Menüband einen relativ großen Teil des Programmfensters beansprucht, können Sie es bei Bedarf minimieren, um mehr Platz auf dem Bildschirm frei zu machen. Im minimierten Modus sind nur noch die Namen der Registerkarten auf dem Bildschirm zu sehen (was dann fast wieder so aussieht wie die Menüleiste in den früheren Versionen).

Zum Minimieren des Menübands haben Sie gleich mehrere Möglichkeiten, wobei sich die Aktionen immer nur auf das aktuelle Programmfenster auswirken:

Klicken Sie auf den kleinen Pfeil an der rechten Seite des Menübands.

Doppelklicken Sie auf den Namen der aktuell angezeigten Registerkarte.

Drücken Sie .

Wollen Sie das Menüband wieder anzeigen, drücken Sie entweder erneut oder Sie doppelklicken auf eine beliebige Registerkarte.

Wenn Sie bei minimiertem Menüband eine Registerkarte anzeigen wollen, klicken Sie einfach auf ihren Namen. Die Registerkarte wird dann eingeblendet und legt sich dabei über das Dokument. Jetzt können Sie die Schaltflächen der Registerkarte wie gewohnt bedienen. Sobald Sie in Ihr Dokument klicken, zieht sich die Registerkarte wieder vom Bildschirm zurück.

Abbildung 2.7: Bei minimiertem Menüband legen sich die Registerkarten beim Anzeigen über das Dokument.

In Outlook gibt es als weitere Option das sogenannte vereinfachte Menüband. Hierbei bleiben die Tabs/Registerkarten sichtbar und unterhalb der Registerkarten werden die wichtigsten Befehle als eine Art Symbolleiste, die in der Höhe nur wenig Platz beansprucht, angezeigt. Mit der Schaltfläche mit den drei Auslassungspunkten können Sie weitere Befehle aufrufen, die im vereinfachten Menüband nicht angezeigt werden.

Das Menüband automatisch ausblenden

Wenn Ihnen der Arbeitsbereich trotz minimierten Menübands immer noch zu klein ist, können Sie das Menüband auch komplett ausblenden. Diese Funktion richtet sich vor allem an die Nutzer von Tablets, mit ihren doch recht kleinen Displays. Aber auch auf einem normalen Monitor kann es durchaus Sinn machen, den Bildschirm vollständig für die Darstellung des Dokuments zu nutzen.

1. Klicken Sie oben rechts im Programmfenster auf die Schaltfläche

Menüband-Anzeigeoptionen

.

Abbildung 2.8: Über diese Schaltfläche können Sie die Anzeige des Menübands steuern.

2. Wählen Sie im Auswahlmenü den Befehl

Menüband automatisch ausblenden

. Das Programm schaltet dann in den Vollbildmodus, in dem neben dem Menüband auch die Titelleiste und die Statusleiste ausgeblendet werden.

Abbildung 2.9: Auch bei ausgeblendetem Menüband können Sie ein Dokument weiterhin bearbeiten.