PMI’s PMBOK® Guide in een notendop - 2de druk E-Book

Anton Zandhuis

• Herausgeber: Van Haren Publishing
• Kategorie: Bildung
• Sprache: Niederländisch
• Veröffentlichungsjahr: 2019

Seitenzahl: 201

Beschreibung

Dit pocketboek is een samenvatting van ‘A Guide to the Project Management Body of Knowledge’, beter bekend als ‘PMBOK® Guide’. Het geeft een snelle introductie en een gestructureerd overzicht van dit populaire raamwerk voor projectmanagement en verduidelijkt ook de mogelijke integratie van agile principes in projectmanagement. De inhoud van dit boek is gebaseerd op de PMBOK® Guide 6th edition uit 2017. Het is bestemd voor iedereen die de PMBOK® Guide wil leren kennen of meer te weten wil komen over een systematische aanpak van projectmanagement, ook bij het werken in agile of hybride projectomgevingen. Het boek is ook handig voor projectopdrachtgevers en projectteamleden in een projectomgeving die als basisreferentie de PMBOK® Guide gebruiken. De doelstelling van dit pocketboek is: • Snel inzicht bieden in de PMBOK® Guide, inclusief agile concepten en andere PMI-concepten; • Als verkorte referentie voor projectmanagers die de PMBOK® Guide, agile en PMI-concepten gebruiken; • Bewustwording creëren bij een breder publiek van de meerwaarde van de PMBOK® Guide, agile en PMI-concepten; • Als referentie voor trainers, adviesorganisaties etc. om gebruik van de PMBOK® Guide, agile en PMI-concepten in de praktijk te ondersteunen. Dit zal projectstakeholders enorm helpen bij het ontwikkelen van een gezamenlijke 'taal' in projectmanagement en projectmanagers praktisch ondersteunen in het verbeteren van de samenwerking met projectteamleden, projectopdrachtgevers en andere stakeholders. Dit pocketboek is afgestemd op de nieuwste PMBOK® Guide – Sixth Edition (2017), inclusief Agile concepten in projectmanagement, evenals op de laatste updates in de PMI-organisatie. De PMBOK® Guide is afgestemd op de ISO-norm ISO 21500:2012, Richtlijnen voor projectmanagement, de internationale projectmanagementstandaard die is ontwikkeld door de International Organization for Standardization, evenals de ANSI-standaard ANSI/PMI 99-001-2017, The Standard for Project Management, uitgegeven door het American National Standards Institute. Kortom, dit boekje is een complete maar beknopte beschrijving van de PMBOK® Guide, voor iedereen die te maken heeft met projecten of projectmanagement, en dat voor slechts €17,95!

Leseprobe

PMI’s PMBOK®GUIDEIN EEN NOTENDOP2DE DRUK

Andere uitgaven bij Van Haren Publishing

Van Haren Publishing (VHP) is gespecialiseerd in uitgaven over Best Practices, methodes en standaarden op het gebied van de volgende domeinen:

- IT en IT-management;

- Enterprise-architectuur;

- Projectmanagement, en

- Businessmanagement.

Deze uitgaven zijn beschikbaar in meerdere talen en maken deel uit van toonaangevende series, zoals Best Practice, The Open Group series, Project management en PM series.

Van Haren Publishing is tevens de uitgever voor toonaangevende instellingen en bedrijven, onder andere: Agile Consortium, ASL BiSL Foundation, CA, Centre Henri Tudor, Gaming Works, IACCM, IAOP, IPMA-NL, ITSqc, NAF, KNVI, PMI-NL, PON, The Open Group, The SOX Institute.

Onderwerpen per domein zijn:

IT and IT Management

ABC of ICT

ASL®

CATS CM®

CMMI®

COBIT®

e-CF

ISM

ISO/IEC 20000

ISO/IEC 27001/27002

ISPL

IT4IT®

IT-CMF™

IT Service CMM

ITIL®

MOF

MSF

SABSA

SAF

SIAM™

TRIM

VersiSM™

Enterprise Architecture

ArchiMate®

BIAN

GEA®

Novius Architectuur Methode

TOGAF®

Business Management

BABOK®Guide

BiSL® and BiSL® Next

BRMBOK™

BTF

EFQM

eSCM

FSM

IACCM

ISA-95

ISO 9000/9001

OPBOK

SixSigma

SOX

SqEME®

Project Management

A4-Projectmanagement

DSDM/Atern

ICB / NCB

ISO 21500

MINCE®

M_o_R®

MSP®

P3O®

PMBOK®Guide

Praxis®

PRINCE2®

Voor een compleet overzicht van alle uitgaven, ga naar onze website: www.vanharen.net

Colofon

Titel:

PMI’s PMBOK®Guide in een notendop - 2de druk

Ondertitel:

Gebaseerd op PMBOK®Guide 6th edition

Serie:

PM series

Auteurs:

Anton Zandhuis, PMP

Thomas Wuttke, PMP

Nederlandse vertaling:

André Legerman (PMI Netherlands Chapter)

Anton Zandhuis (Threon)

Rommert Stellingwerf (Staversk)

Reviewers Nederlandse vertaling:

Jan Cardol (PMI Netherlands Chapter)

Ger van der Geld (TU Delft)

Sandra van Veen (Fujitsu Technology Solutions)

Uitgever:

Van Haren Publishing, ‘s-Hertogenbosch, www.vanharen.net

ISBN Hard copy:

978 94 018 0496 7

eBook (pdf):

978 94 0180 497 4

ePUB:

978 94 0180 498 1

Druk:

Tweede druk, eerste oplage, augustus 2019

Layout en DTP:

Coco Bookmedia, Amersfoort - NL

Copyright:

© Van Haren Publishing, 2009, 2019

In deze publicatie zijn illustraties en tekstdelen overgenomen, met toestemming van het Project Management Institute, uit: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®Guide) - Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017. Copyright and all rights reserved. Material from this publication has been reproduced with the permission of PMI.

© 2017 Project Management Institute, Inc. voor: Fig. 2.1, 3.3, 3.6, 3.13, 4.2, 5.1, 5.2, 6.1, 7.1, 7.2, 8.1, 8.2, 9.1, 9.2, 10.1, 11.1, 12.1, 13.1, 13.2 en Appendix A.

Voor verdere informatie over Van Haren Publishing, e-mail naar: [email protected].

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Hoewel deze uitgave met veel zorg is samengesteld, aanvaarden auteur(s) noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomen heden in deze uitgave.

Inhoudsopgave

Voorwoord bij de Nederlandstalige editie

Voorwoord

1. Inleiding

1.1 Doel van de pocketeditie van PMI’s PMBOK® Guide

1.2 Praktische tips voor het gebruik van dit pocketboek

1.3 Projectmanagement en de toegevoegde waarde ervan

1.4 Succesvolle invulling van de rol van projectsponsor, projectteamlid en projectmanager

1.5 Veel gestelde vragen (FAQ)

2. De organisatie achter de PMBOK® Guide – Project Management Institute (PMI)

2.1 PMI - feiten en cijfers

2.2 Beschikbare wereldwijde standaarden van PMI

2.3 Beschikbare certificeringen

2.4 Geografische vertegenwoordiging van PMI en vertalingen

2.5 Andere PMI-initiatieven

3. De PMBOK® Guide in een oogopslag

3.1 Geschiedenis van de PMBOK® Guide

3.2 Structuur van de PMBOK® Guide

3.3 Project, programma, portfolio

3.4 Levenscyclus van een project

3.5 Projectfasen

3.6 Projectmanagementprocesgroepen

3.7 Projectmanagementkennisgebieden

3.8 Projectmanagementprocessen

3.9 Omgevingsfactoren van de organisatie

3.10 Bedrijfsstandaarden

3.11 Stakeholders

3.12 Organisatiestructuur

3.13 De rol van de projectmanager

4. Integratiemanagement

4.1 Ontwikkel projectmandaat

4.2 Ontwikkel projectplan

4.3 Manage projectwerk

4.4 Beheer projectkennis

4.5 Toets voortgang en stuur bij

4.6 Beheer wijzigingen

4.7 Sluit project of fase af

5. Scopemanagement

5.1 Plan scopemanagement

5.2 Verzamel vereisten

5.3 Definieer scope

5.4 Maak WBS

5.5 Valideer scope

5.6 Stuur scope bij

6. Tijdplanmanagement

6.1 Plan tijdplanmanagement

6.2 Definieer activiteiten

6.3 Rangschik activiteiten

6.4 Schat activiteitsduur

6.5 Ontwikkel tijdplan

6.6 Stuur tijdplan bij

7. Kostenmanagement

7.1 Plan kostenmanagement

7.2 Schat kosten

7.3 Begroot kosten

7.4 Stuur kosten bij

8. Kwaliteitsmanagement

8.1 Plan kwaliteitsmanagement

8.2 Manage kwaliteit

8.3 Stuur kwaliteit bij

9. Management van mensen en middelen

9.1 Plan management van mensen en middelen

9.2 Schat mensen en middelen

9.3 Verkrijg mensen en middelen

9.4 Ontwikkel team

9.5 Manage team

9.6 Stuur mensen en middelen bij

10. Communicatiemanagement

10.1 Plan communicatiemanagement

10.2 Manage communicatie

10.3 Stuur communicatie bij

11. Risicomanagement

11.1 Plan risicomanagement

11.2 Identificeer risico’s

11.3 Voer kwalitatieve risicoanalyse uit

11.4 Voer kwantitatieve risicoanalyse uit

11.5 Plan responsen op risico’s

11.6 Implementeer responsen op risico’s

11.7 Toets risico’s

12. Inkoopmanagement

12.1 Plan inkoopmanagement

12.2 Koop in

12.3 Stuur inkoop bij

13. Stakeholdermanagement

13.1 Identificeer stakeholders

13.2 Plan stakeholder-interactiemanagement

13.3 Manage stakeholderinteractie

13.4 Toets stakeholderinteractie

14. De PMI PMBOK® Guide gecombineerd met agile

14.1 Inleiding

14.2 Wat is agile?

14.3 De waarde van agile projectmanagement

14.4 Agile overwegingen voor Integratiemanagement

14.5 Agile overwegingen voor Scopemanagement

14.6 Agile overwegingen voor Tijdplanmanagement

14.7 Agile overwegingen voor Kostenmanagement

14.8 Agile overwegingen voor Kwaliteitsmanagement

14.9 Agile overwegingen voor Management van mensen en middelen

14.10 Agile overwegingen voor Communicatiemanagement

14.11 Agile overwegingen voor Risicomanagement

14.12 Agile overwegingen voor Inkoopmanagement

14.13 Agile overwegingen voor Stakeholdermanagement

Appendix A. Verklarende woordenlijst

Definities

Voorwoord bij de Nederlandstalige editie

Daar is t’ie dan – een Nederlandstalige samenvatting van de wereldwijd erkende praktijkrichtlijn voor projectmanagement, PMI’s PMBOK®Guide Sixth Edition.

Dit pocketboek helpt ons om deze gedocumenteerde ervaringen en tips & tricks van duizenden projectmanagers, wereldwijd, gemakkelijker te delen met onze meer Nederlandstalig georiënteerde projectmanagementgemeenschap en in het bijzonder met de belangrijkste stakeholders van onze projecten. Wanneer projectpartners dezelfde managementaanpak gebruiken en delen, dan wordt de communicatie en daarmee de samenwerking binnen een project veel eenvoudiger. Dus met minder moeite, mooiere resultaten – wie wil dat niet?

In het geval van Nederland en België komt dit boek op het juiste moment, met momenteel ruim 3500 PMP® gecertificeerde projectmanagers en een groei van meer dan 20% in de laatste 5 jaar. Hopelijk helpt dit boekje al deze professionals!

Ook willen we met deze publicatie een brug slaan tussen ‘waterval’ en ‘agile’ benaderingen, net zoals in de laatste editie van de PMBOK®Guide is gedaan. Slimme integratie van die beide werelden – de zogenaamde hybride projectomgevingen – biedt voordelen. Hybride aanpakken zien we in de huidige projectomgevingen meer en meer ontstaan en hier is behoefte aan verduidelijking. Dit wordt uitgebreid behandeld in een apart hoofdstuk.

Laten we wel helder zijn – dit is geen ‘receptenboek voor een succesvol project’. Het is eerder een handzame gereedschapskist. En net zoals een timmerman niet elk gereedschap tevoorschijn haalt bij iedere klus – omdat het kan – maar gewoon dát gebruikt wat handig is, zo kan een projectmanager ook uit deze gereedschapskist putten.

Tenslotte: de vertaling van dit boek is mede mogelijk gemaakt dankzij de belangeloze inzet van het PMI Netherlands Chapter vrijwilligersteam: André Legerman, Rommert Stellingwerf en Anton Zandhuis en de reviewers Jan Cardol, Ger van der Geld en Sandra van Veen.

Niet minder belangrijk is daarbij geweest de ondersteuning van Bart Verbrugge, namens Van Haren Publishing. Namens de gemeenschap van Nederlandstalige projectmanagers en de PMI Belgium en PMI Netherlands Chapters: Bedankt!

Ger van der Geld – President PMI Netherlands Chapter

Stéphane de Vroey – President PMI Belgium Chapter

Voorwoord

Wereldwijd worden er jaarlijks miljarden euro’s geïnvesteerd in projecten in verscheidene industrieën en bedrijfstakken. Succesvolle oplevering van projecten is essentieel geworden voor de groei van een organisatie en het voortbestaan ervan. Dit is afhankelijk van meer dan simpel toeval of het succes van een individuele projectmanager. Het vergt enige basiskennis in projectmanagement van álle belanghebbenden én enkele goed gedefinieerde processen en een heldere projectmotivatie om échte samenwerking te kunnen garanderen. Alleen hierdoor zijn we in staat om soms het onmogelijke te realiseren. Slechts een relatief kleine verandering in de mindset van belanghebbenden is vaak al voldoende, waardoor hun gedrag meer de gezamenlijke belangen van het project respecteert, wat uiteindelijk een groot effect heeft op een voortdurende cyclus van succesvolle projectopleveringen. Door middel van dit pocketboek op basis van PMI’s PMBOK®Guide willen we deze verbetering helpen realiseren en versterken, met name in projectomgevingen die steeds vaker worden opgeleverd in internationale samenwerking en tussen meerdere organisaties.

Naar aanleiding van het succes van ‘A Pocket Companion to PMI’s PMBOK®Guide’ Fourth Edition (2008) en Fifth Edition (2013), hebben we geen moment getwijfeld over het uitbrengen van een update, die volledig in lijn is gebracht met de PMBOK®Guide’ Sixth Edition (2017). Iedereen die de PMBOK®Guide al kent, weet wat men kan verwachten op basis van de titel van dit boekje, ‘PMI’s PMBOK®Guide in een notendop’. Voor diegene bij wie de term PMBOK®Guide nog geen belletje doet rinkelen: De PMBOK®Guide (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) is erkend als een wereldwijde standaard voor projectmanagement, hetgeen wordt bevestigd door het feit dat er inmiddels al meer dan 6 miljoen exemplaren van zijn verkocht. Te beginnen met de eerste editie, gepubliceerd in 1987, en nu de zesde editie, inclusief agile concepten, gepubliceerd in 2017. Dit gegeven het feit dat we agile principes tegenwoordig vaak terugzien in onze projectomgevingen. Helaas is de volledige PMBOK®Guide vrij omvangrijk en moeilijk te doorgronden. Voldoende reden dus om een beknopte en gemakkelijker leesbare uitgave te maken, die beter toegankelijk is voor een breder publiek. Door een algemene introductie te geven van de PMBOK®Guide Sixth Edition, verwachten we met dit pocketboek in die behoefte te voorzien.

Wat echt nieuw is aan de zesde editie van de PMBOK®Guide, vergeleken met de eerdere edities, is dat naast enkele kleine updates, elk projectmanagementaspect (aangeduid als een kennisgebied) nu een paragraaf bevat met de naam ‘Aanpak voor agile, iteratieve en adaptieve omgevingen’, waarin wordt beschreven hoe deze praktijken kunnen worden geïntegreerd in de projectorganisatie. Ook wordt meer nadruk gelegd op de strategische en businesskennis van een projectmanager – inclusief een bespreking van de projectdocumentatie die meer is gerelateerd aan de bedrijfsvoering (de businesscase van het project en het batenrealisatieplan) en die daarmee de basisreferentie vormen van elk project.

Wanneer we kijken naar de individuele behoefte dan is dit pocketboek bijzonder handig voor belangrijke stakeholders in projecten, zoals opdrachtgevers of programmamanagers, projectmanagers en leden van het kernprojectteam. Dit zijn dan ook de rollen die we nadrukkelijk onderscheiden in dit boekje. Het is ook handig wanneer een rol wordt vervuld in projectgovernance of een ondersteunende rol in projectmanagement (zoals lid van een projectbureau of PMO) of als projectportfoliomanager. Alle projectstakeholders worden op twee manieren ondersteund:

• Betere individuele invulling van de rol of functie, door basiskennis op het vlak van zogenaamde ‘best practices’ in projectmanagement (wereldwijde geleerde lessen);

• Een groeiende toepassing van een organisatie-brede projectmanagementaanpak (projectmanagementcultuur).

Dit vormt uiteindelijk een essentiële basisstructuur voor de gezamenlijke realisatie van de strategie van de organisatie.

Voor organisaties geeft het boekje ondersteuning aan een gestructureerde projectaanpak op basis van een projectlevenscyclus, wat waarborgt dat alle projectstakeholders ‘dezelfde taal’ spreken. Dit versterkt de praktische toepassing van projectmanagementprocessen; door iedereen op dezelfde manier begrepen en consistent toegepast. De flexibiliteit van het hele concept schrijft echter niet een rigide structuur voor. Het laat toe dat organisaties en projectteams het concept kunnen aanpassen naar hun behoefte, zowel in agile als Lean projectmanagementomgevingen (focus op processen die waarde toevoegen).

Toen het Project Management Institute (PMI) voor het eerst de PMBOK®Guide publiceerde, had men als doel, het maken van een internationale richtlijn voor projectmanagement. Vele projectmanagementmethodologieën refereren dan ook naar deze standaard. Het is erkend als ANSI-standaard voor projectmanagementprocessen. De ISO-norm ‘NEN-ISO 21500:2012, Richtlijnen voor projectmanagement’ deelt dezelfde structuur (met op detail andere benamingen) en vertoont meer dan 90% overlap met de processen zoals beschreven in de PMBOK®Guide. Andere wereldwijd erkende standaarden volgen deze trend. De PMBOK®Guide is daarom een essentiële basis wanneer we werken in projecten en samen het projectsucces nastreven.

Onderzoek bevestigt keer op keer dat het beschikken over projectmanagement-vaardigheden in de organisatie tastbare voordelen oplevert (lagere kosten en meer winst). Dit geldt nadrukkelijk voor organisaties die voortdurend in projectomgevingen of projectmatige structuren werken, om actiever in te kunnen spelen op de voortdurend veranderende markten en specifieke klantvragen. We raden daarom alle projectstakeholders gezamenlijk aan om kennis te nemen van de PMBOK®Guide en de hierin vervatte projectmanagementkennis en -processen, om de voordelen ervan optimaal te kunnen benutten.

Tenslotte, door voortzetting van deze reeks van pocketboeken van PMI’s PMBOK®Guide met een nieuwe uitgave, willen we ook onze dank en waardering uitspreken over onze voormalige co-auteur en teamlid, Paul Snijders, die helaas in 2014 is overleden, en met wie we dit initiatief zijn gestart.

Maart/juni 2019,

Anton Zandhuis, PMP

Thomas Wuttke, PMP

Hoofdstuk 1

Inleiding

1.1 Doel van de pocketeditie van PMI’s PMBOK® Guide

Deze pocketeditie van PMI’s PMBOK®Guide dient als een introductie om snel het doel, achtergrond en essentie van de PMBOK®Guide Sixth Edition te doorgronden.

Wat is de toegevoegde waarde van de PMBOK®Guide? De PMBOK®Guide is wereldwijd erkend als de fundamentele referentie voor de toepassing van projectmanagementkennis en ‘best practices’. Onderzoek heeft bevestigd dat gestructureerde toepassing van deze kennis en praktische richtlijnen met zekerheid succesvolle oplevering van projecten helpt verhogen. Projectomgevingen die consistent de richtlijnen van deze fundamentele projectmanagementaanpak toepassen, blijken betere resultaten te boeken, onder andere door lagere kosten en kortere levertijden. Maar ze leiden ook tot hogere klanttevredenheid. Er valt dus veel voordeel te halen uit het toepassen van de projectmanagementrichtlijnen zoals beschreven in de PMBOK®Guide.

Wanneer we werken in een projectmanagementomgeving, die vaak veel dynamischer is dan een ‘normale’ lijnorganisatie, is goede communicatie essentieel. Hierbij maakt het niet uit of nu de klassieke ‘waterval’ projectaanpak wordt gevolgd of een meer agile werkwijze. Het blijkt noodzakelijk om een ‘gezamenlijke projectmanagementtaal’ te hanteren, die wordt begrepen door alle betrokkenen, met name door de ‘belangrijke stakeholders’ van het project. Dit pocketboek heeft tot doel (waarom) om snel een gedeelde mindset, vocabulaire en terminologie van de projectmanagementdiscipline te creëren, inclusief agile. Als we een gemeenschappelijk begrip hebben van de fundamentele projectmanagementresultaten (wat), de sleutelrollen en verantwoordelijkheden (wie), de processen (hoe) en hun logische volgorde (wanneer), dan zullen we toenemende niveaus van samenwerking bereiken en écht teamwerk, wat cruciaal is voor projectsucces.

Wat is de PMBOK®Guide niet? Het is zeker geen ‘kookboek voor projectmanagement’. De projectmanager en het team blijven uiteindelijk verantwoordelijk om te bepalen welke ‘best practices’ van toepassing zijn op het project, in nauwe samenwerking met de projectsponsor en het management van de opdrachtgevende organisatie.

Het is ook geen projectmanagementmethode. Het kan wel worden gebruikt als referentie voor het opzetten van een organisatie-brede projectmanagementmethodologie, gebaseerd op deze wereldwijd geaccepteerde ‘best practices’.

Samenvattend: dit pocketboek is bedoeld als een belangrijke ondersteuning en tastbare referentie bij de introductie en versterking van (agile) project-, programma- en portfoliomanagementconcepten in de organisatie ter verbetering van de communicatie en samenwerking. Het ondersteunt ook een organisatie-brede implementatie van een (agile) projectmanagementcultuur. Dit biedt als voordeel dat ‘de juiste projecten goed (en snel) opgeleverd worden’!

In hoofdstuk 3 staat een meer gedetailleerde beschrijving van de PMBOK®Guide, inclusief de fundamentele definities en uitleg van de structuur. In de hoofdstukken 4 tot en met 13 geven we verdere uitleg van de gedefinieerde projectmanagementkennisgebieden en de projectmanagementprocessen die daaronder vallen. In hoofdstuk 14 gaan we dieper in op de agile principes zoals beschreven in PMI’s Agile Practice Guide, die is uitgegeven in combinatie met de PMBOK®Guide Sixth Edition.

1.2 Praktische tips voor het gebruik van dit pocketboek

Op de uitklapflap aan de omslag van dit boekje wordt een matrixoverzicht gegeven van alle kennisgebieden en de van toepassing zijnde processen en hoofdstuknummering. De pagina’s van dit pocketboek zijn te herkennen aan het icoontje wat het respectievelijke kennisgebied aangeeft, waardoor dit gemakkelijk is terug te vinden.

Definities en kernbegrippen worden toegelicht in een selectie uit de verklarende woordenlijst van de PMBOK®Guide, in Appendix A.

1.3 Projectmanagement en de toegevoegde waarde ervan

Verscheidene organisaties hebben een betrouwbare reputatie opgebouwd met het iedere keer opnieuw opleveren van projecten van topkwaliteit. Er is daarentegen helaas ook nog een ruime meerderheid die hiermee worstelt. Zijn de onderstaande karakteristieken herkenbaar?

• Projecten zonder focus op optimale batenrealisatie, wat in feite de belangrijkste drijfveer en de bestaansreden van een project moet zijn;

• Projecten worden meestal te laat en met budgetoverschrijding opgeleverd of zonder te voldoen aan de essentiële functionele vereisten van de projectsponsor en eindgebruikers;

• Projecten worden uiteindelijk wel ‘succesvol’ opgeleverd maar alleen met veel stress en overwerk;

• Projectmanagers werken op hun ‘eigen wijze’, omdat er geen of nauwelijks afspraken zijn gemaakt over projecten en hun aanpak;

• Het projectwerk dat wordt geleverd door medewerkers in de lijnorganisatie, wordt niet apart meegenomen in hun planning, maar wordt typisch gezien als ‘naast het echte werk’;

• Er geen overkoepelend overzicht van alle projecten en initiatieven binnen de organisatie, noch van de geplande inspanning en kosten daarvan, noch van de toegevoegde waarde ervan (businesscase);

• Er is extra druk op operationele budgetten omdat projectbudgetten niet voorzien in de kosten van de uren van interne medewerkers aangezien deze ‘al zijn betaald’;

• Het vereiste werk om een project vooraf te organiseren is niet inbegrepen in het projectplan, omdat projectmanagement wordt gezien als ‘overhead’ waarop dus moet worden bespaard, in plaats van dat het erkend wordt als een essentieel onderdeel om de waarde van de organisatie te helpen vergroten.

Is het bovenstaande herkenbaar? Door invoering van een gedisciplineerde projectmanagementaanpak zijn deze tekortkomingen goed te ondervangen. De toegevoegde waarde van een volwassen projectmanagementaanpak, op basis van goed gedefinieerde en gecommuniceerde projectmanagementprocessen, bewijst zich direct door betere communicatie om als team proactief met onvoorziene omstandigheden om te kunnen gaan. Dit vertaalt zich in de praktijk naar een substantiële en voortdurende toename van de slagingskans van projecten. Dit leidt tot specifieke managementprocedures en -processen voor veranderingen in de business, die uiteindelijk tot meerwaarde zullen leiden.

Iedere organisatie heeft zijn eigen unieke cultuur en heeft diverse uitdagingen. Ook hebben organisaties verschillende uitgangsposities en verschillende problemen waar een passende oplossing voor moet worden gevonden. Om in die context de toegevoegde waarde van projectmanagement te kunnen bepalen moeten we daarom eerst goed begrijpen wat projectmanagement nu eigenlijk precies is, aangezien het een nogal breed onderwerp is. Op basis daarvan kunnen we op de verschillende onderdelen inzoomen en daarvan de toegevoegde waarde bepalen.

PMI definitie:

Projectmanagement is de toepassing van kennis, vaardigheden, hulpmiddelen en technieken om aan de projectvereisten te voldoen.

Dit wordt gerealiseerd door de toepassing van projectmanagementprocessen. Onderzoek bevestigt dat, door de toenemende complexiteit en steeds snellere veranderingen in onze omgeving, projecten, die worden gemanaged op basis van gestructureerde toepassing van processen die in de praktijk hun nut bewezen hebben, leiden tot consistent betere resultaten, zoals:

• ‘Levering conform afspraak’ door realistische verwachtingen vooraf op basis van een gerichte projectdefinitie, planning en schattingen;

• Snellere oplevering door hergebruik van bekende en bewezen projectmanagementprocessen, gecombineerd met agile planning en opleveringsprincipes;

• Minder ‘verrassingen’ gedurende de uitvoering van het project op basis van proactieve projectmanagementprocessen;

• Verhoogde klanttevredenheid en minder werk opnieuw moeten uitvoeren, door oplevering van het juiste product of de juiste dienst, in één keer goed.

Deze kansen, samen met de besparingen die worden geboden door organisatie-brede invoering van ‘projectmanagement excellence’ leiden tot eenvoudig te kwantificeren winst (euro’s). Maar de waardepropositie van projectmanagement is nog veel groter en omvat ook voordelen als:

• Een gecommitteerd en gemotiveerd team dat effectief kan samenwerken door een heldere doelstelling en onderlinge communicatie;

• Een inspirerende projectomgeving met een ‘can-do’ mentaliteit op basis van ambitieuze maar ook realistische toezeggingen;

• Transparante en verbeterde besluitvorming over projecten op alle organisatieniveaus op basis van effectieve communicatie;

• Continu leren en verbeteren, op individueel, team- en organisatieniveau.

Deze kwalitatieve voordelen zullen zelfs de kwantitatieve winst helpen verhogen, wat ertoe bijdraagt dat een organisatie zich positief kan onderscheiden.

1.4 Succesvolle invulling van de rol van projectsponsor, projectteamlid en projectmanager

Het begrijpen van de verschillende rollen in het project en de correcte invulling ervan is essentieel voor de succesvolle realisatie van het project. Daarom lichten we de drie belangrijkste rollen, die een hoofdaandeel leveren in het projectsucces, toe:

1. De projectsponsor vervult de functie van de voortdurende verbinding tussen het project en de lijnorganisatie. De sponsor is bij de aanvang van het project eindverantwoordelijk voor de businesscase en het batenplan; waarom doen we dit project; wat zijn de achterliggende behoeften van de opdrachtgevende organisatie en hoe kunnen we waarborgen dat, wanneer het projectresultaat is opgeleverd, de organisatie in staat is daarmee de businesscase te realiseren? Wanneer het project is goedgekeurd, neemt de projectmanager de verantwoordelijkheid van de projectsponsor over voor ‘oplevering van het gedefinieerde eindresultaat van het project (projectdoelstelling)’. De projectsponsor vervult echter een nog altijd zeer belangrijke rol, namelijk waarborgen dat deze projectdoelstelling blijft aansluiten bij het achterliggende doel van het project. De sponsor moet ondermeer waarborgen dat de opdrachtgevende organisatie gericht blijft op haar oorspronkelijke beslissingen ten aanzien van de doelstellingen van het project, waardoor voortdurende verandering van prioriteiten door dagelijkse operationele problemen kan worden voorkomen. De projectsponsor speelt daarom ook een zeer belangrijke rol in het waarborgen van voldoende ondersteuning vanuit het functioneel en operationeel management, die op hun beurt een belangrijke rol vervullen in de toewijzing van geschikte medewerkers aan het projectteam. De sponsor ondersteunt eveneens de mate waarin de opdrachtgevende organisatie is voorbereid om het projectresultaat, wanneer het is opgeleverd, effectief in te zetten, aangezien dit het moment is waarop de realisatie van de baten begint. Daarvoor moeten de projectsponsor en de projectmanager effectief samenwerken. Een soepele communicatie tussen deze twee rollen is cruciaal voor zowel het projectsucces als de uiteindelijke meerwaarde voor de organisatie.

2. Het project(management)teamlid is meestal verantwoordelijk voor de inbreng van expertise en voor de uitvoering van het werk dat nodig is om het projectresultaat te realiseren. Gedurende de initiële projectfasen ligt de focus op het bepalen van de beste aanpak en de opzet van een haalbaar hoog-niveau plan voor het project; anders gezegd, de planning. Gedurende de uitvoeringsgerichte fasen realiseren project(management)teamleden, mede op basis van hun expertise, de projectdoelstelling en de specifieke sub-componenten daarvan. Hiertoe is het essentieel dat de organisatieonderdelen die nà het project de verantwoordelijkheid overnemen voldoende vertegenwoordigd zijn, om een soepele transitie van het projectresultaat naar de operationele of opdrachtgevende organisatie te waarborgen.

3. De projectmanager is eindverantwoordelijk voor de realisatie van de gedefinieerde projectdoelstelling. Kernelementen in deze rol zijn stakeholdermanagement en het leiden van het projectteam en relevante stakeholders in de selectie en toepassing van de juiste projectmanagementprocessen op het juiste moment. Dit alles met het oog op de realisatie van de projectdoelstelling. De projectmanager moet daarbij de businesskennis en -ervaring en de invloedrijke positie van de projectsponsor benutten, en business-gerelateerde problemen en aandachtspunten escaleren die niet door het projectteam kunnen worden opgelost.

In elk project moeten deze kernrollen voor een succesvolle projectoplevering duidelijk worden beschreven én begrepen, zodat iedere stakeholder dienovereenkomstig kan handelen.

Figuur 1.1 beschrijft duidelijk de meest voorkomende relaties tussen de lijn- of opdrachtgevende organisatie en de projectorganisatie en positioneert duidelijk iedere rol.

Figuur 1.1 Algemene relaties tussen lijn- of opdrachtgevende organisatie en projectorganisatie

1.5 Veel gestelde vragen (FAQ)

We hebben enkele algemene vragen geïdentificeerd die men zou kunnen stellen wanneer men voor het eerst wordt geconfronteerd met projectmanagement of met de PMBOK®Guide.

Wat is een project?

PMI definitie:

Een project is een tijdelijke onderneming om een uniek product, dienst of resultaat te creëren.

Dit betekent:

•