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- Herausgeber: GRIN Verlag
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2010
Skript aus dem Jahr 2008 im Fachbereich Informatik - Sonstiges, Note: 1,0, Helmut-Schmidt-Universität - Universität der Bundeswehr Hamburg (Lehrstuhl für Informatik), Veranstaltung: "Office für Dummies", Sprache: Deutsch, Abstract: Inhaltsverzeichnis (wesentliche Punkte) 2 Datenbanken - Theorie kurz & bündig 2.1 Was ist eine Datenbank? 2.2 Merkmale eines Datenbankprogramme 2.3 Relationale Datenbank 3 Datenbanken - Theorie ausführlich 3.1 Manuelle Datenbanken 3.2 EDV-gestützte Datenbanken 3.3 Die Tabelle in der Datenbank 3.4 Datensatzaufbau 3.5 Relationale Datenbank 3.6 Was sind Primärschlüsselfelder und Fremdschlüsselfelder? 3.7 Beziehungen 3.7.1 Die 1:n-Beziehung 3.7.2 Die n : m-Beziehung 3.7.3 Die 1 : 1-Beziehung 3.8 Referentielle Integrität 3.9 Die Normalformen 3.10 Indizes 4 Die Benutzeroberfläche 4.1 Die Oberfläche nach dem Start 4.2 Was es sonst noch so gibt 5 Die erste Tabelle 5.1 1. Vorüberlegung 5.1.1 Aus wie vielen Tabellen soll die Datenbank bestehen? 5.1.2 Die Entwurfsansicht: Feldnamen, Felddatentyp und Feldgröße 5.1.3 Feldeigenschaften 5.2 Ungarische Notation 5.3 Eingabe von Feldnamen und ihren Eigenschaften 5.4 Bestimmung und Eingabe der Feldeigenschaften 5.4.1 Eingabe von Daten 5.4.2 Ändern der Datenstruktur 5.4.3 Bewegen in den Tabellen (Navigationssymbole und Tastaturbelegung) 5.4.4 Datensätze in der Tabellenansicht suchen 5.5 Tabellen verknüpfen 6 Eine Datenbank aufbauen 6.1 Beispiel: Bücherverwaltung 6.2 Reihenfolge der Datenbank-Erstellung 7 Daten eingeben und löschen 7.1 Dateneingabe 7.2 Datensatz löschen 8 Filtern und Sortieren 8.1 Sortieren 8.2 Filtern 8.3 Filter als Abfrage speichern 8.4 „Filtern nach“-Methode 8.5 Spezialfilter in Abfragen 9 Abfragen 9.1 Trennen von Daten und Pflege der selben 9.2 Was leisten Abfragen? 9.3 Wie erstellt man eine Abfrage? 9.4 Tabellenerstellungsabfrage 9.5 Die Aktualisierungsabfrage 9.6 Die Löschabfrage 9.7 Die Anfügeabfrage 10 Seriendruck in Word 11 Export der Daten nach Word oder Excel 12 Berichte - Kurzerläuterung 12.1 Kurzerläuterung Berichtserstellung 12.2 Tabellarischer Bericht 12.3 Bericht in Blöcken 13 Berichte - Drucken in Access 13.1 Listendruck mit dem Berichtsassistenten 13.2 2. Gruppierungen mit dem Assistenten 13.3 3. Seiteneinrichtung 14 Formulare - Kurzerläuterung 15 Formulare erstellen 15.1 Formulare mit dem Auto-Formular erstellen 15.2 Arbeiten mit Formularen 15.2.1 Bewegen in Formularen 15.2.2 Datensätze hinzufügen 15.2.3 Datensätze löschen 15.2.4 Speicherung von Eingaben und Änderungen 15.2.5 Änderungen rückgängig machen 15.2.6 Suchen und Ersetzen 15.3 Ändern eines Formularentwurfs 16 Unterdatenblätter einfügen 17 Etikettendruck
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Michel Beger
2 Datenbanken - Theorie kurz & bündig
2.1 Was ist eine Datenbank?
In einer Datenbank können Daten in Tabelle eingegeben werden, die sich auf einen gemeinsamen Themenbereich beziehen oder für einen bestimmten Zweck gedacht sind. Beispiel: Personaldatender MitarbeiterAdressen der MitarbeiterGehaltslisten der Mitarbeiter
Ein Datenbankprogramm ist ein System, welches große Datenmengen in Tabellen speichert, verwaltet und den Zugriff auf die enthaltenen Daten regelt. Außerdem stellt ein Datenbankprogramm wie Access zahlreiche Werkzeuge zur Auswertung, Analyse, Bearbeitung und Präsentation der Daten bereit.
2.2 Merkmale eines Datenbankprogramms
Man kann die Daten einer Datenbank
als Beziehungen zwischen Daten aus mehreren Tabellen definieren,beliebig bearbeiten und verändern,beliebig sortieren und nach bestimmten Kriterien filtern,mit Hilfe von Abfragen auswerten undmit Hilfe von Berichten übersichtlich ausdrucken.
Alle Eingaben wirken sich sofort auf die anderen Objekte aus: Wenn man z.B. in der Tabelle einen neuen Datensatz eingibt, so wird dieser bei einer schon bestehenden Abfrage gleich mit erfasst.
2.3 Relationale Datenbank
In einer relationalen Datenbank wird mit mehreren Tabellen gearbeitet (= Querverbindungen). Mit Hilfe von so genannten Schlüsselfeldern können Verknüpfungen zwischen den Tabellen erstellt werden. Die Datenmenge kann dadurch gering gehalten werden, da Daten nicht doppelt geführt werden müssen.
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3 Datenbanken - Theorie ausführlich
Eine Datenbank ist eine Ansammlung von Informationen, die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen, z. B.: Bücher in einer Bibliothek, Waren im Warenlager oder Gehaltsabrechnungen im Betrieb etc., die verwaltet werden müssen. In der Datenverarbeitung spricht man von einem Datenbanksystem, wenn dieses aus einer Datensammlung und einem Verwaltungssystem besteht. Die Datensammlung ist nach einer bestimmten Struktur aufgebaut und das Verwaltungssystem organisiert die Zugriffe auf die Datenbank und deren Bestand. Was aber bedeutet "...welches die Zugriffe auf die Datenbank und deren Bestand organisiert..." genauer?
Es bedeutet nichts anderes, als dass dieses Verwaltungssystem dem Nutzer ermöglicht, bestimmte Informationen (Daten) zu erfassen, zu speichern, wieder aufzufinden, zu aktualisieren oder weitere Operationen mit den Daten durchzuführen, wie z. B. das Sortieren nach bestimmten Kriterien.
3.1 Manuelle Datenbanken
Ein Beispiel für manuelle Datenbanken sind Karteikästen. Das Auffinden der Daten wird hier durch zusätzliche Register erleichtert. Ein Karteikasten enthält zusammengehörende, nach bestimmten Kriterien geordnete Daten. Jede Karte enthält i. d. R. die gleiche, festgelegte Anzahl von Eintragungen. Der Benutzer erfasst seine Daten manuell auf eine Karteikarte und ordnet diese nach dem von ihm bestimmten Kriterien in seinen Karteikasten. Um Änderungen vornehmen zu können, muss er die entsprechende Karte aus dem Karteikasten heraussuchen, die Daten ändern und die Karte dann wieder an seinen Platz zurückstellen.
3.2 EDV-gestützte Datenbanken
Wie schon erwähnt, besteht eine EDV-gestützte Datenbank aus einer Datensammlung und einem Verwaltungsprogramm, das diese Datensammlung nach bestimmten Kriterien organisiert und kontrolliert.
Im Vergleich mit den oben genannten Datenbanken weisen EDV-gestützte Datenbanken erhebliche Vorteile auf. Sie erlauben bequemereErfassung der Daten, schnelleresFinden,
einfachere,z. T. automatische Aktualisierung der Daten,
flexible,datenbankübergreifende Anordnung und Zusammenstellung von Daten, somit das Aufdeckenbisher unbekannter Informationszusammenhänge und damit eine effektivereAuswertung der Daten.
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Als Ergebnis kann man folgende Vergleiche und Erklärungen für herkömmliche Datenbanken und EDV-gestützte Datenbanken aufstellen:
Karteikastensystem
Ein Karteikastensystem enthält zusammengehörende, nach bestimmten Kriterien geordnete Karteien wie ein Datenbanksystem nur mit dem Unterschied, dass ein Datenbanksystem zusätzlich noch ein Verwaltungsprogramm besitzt.
Karteikasten
Jede Karte enthält i. d. R. die gleiche festgelegte Anzahl von Eintragungen.Ähnlich faßt eine Tabelle eine Datenmenge unter einem gemeinsamen Oberbegriff, dem Tabellenname, zusammen.
Karteikarte
Jede Karteikarte entspricht einem Datensatz. Als Beispiel steht auf einer Karte folgende Angabe: 2, Müller Michael, 50939 Köln.
Genauso enthält dementsprechend ein Datensatz die genannten Informationen.
Eintragungsfeld
3.3 Die Tabelle in der Datenbank
Jede Datenbank besteht aus beliebig vielen, gleichartigen Datensätzen, wobei ein Datensatz einer Tabellenzeile entspricht. Jeder Datensatz besteht aus einer bestimmten Anzahl von Datenfeldern, hier entspricht jedes Feld einer Tabellenspalte. Es ergibt sich somit insgesamt ein tabellenartiger Aufbau.
Die folgende Abbildung zeigt die vereinfachte Darstellung der Datenbankdatei „Kunde“ in Form einer Tabelle.
Die Tabelle ´Kunden´ hat fünf Datenfelder oder Attribute, die jeweils durch einen eindeutigen Namen definiert sind. Hier: Kundennr., Nachname, Vorname, PLZ und Ort.
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der Regel ist ein Student in mehreren Fachbereichen eingeschrieben. Bestünde die Datenbank aus nureinerTabelle, müsste für jeden Fachbereich eine eigene Zeile angelegt werden, die jeweils die selben persönlichen Daten enthält. Eine große Tabelle für alle Informationen
Erstens enthält diese Tabelle redundante Informationen (Vorname, Nachname, Ort). Zweitens müsste man bei einem Umzug der Person deshalb diesen in jeder Zeile vornehmen. Ein großer Aufwand.
Gibt es nun mehrere Tabellen die man zueinander in Beziehung setzten kann, wird die Änderung der Adresse nur einmal in der Tabelle für Adressen vorgenommen und danach mit der Tabelle für die Matrikelnummer verknüpft. So kann jeder Fachbereich, in den sich der Student eingeschrieben hat, über die Matrikelnummer auf die aktuelle Adresse zugreifen. Das ist mit Access möglich. Tabelle 1
Tabelle 2, die mit der ersten verknüpft ist
In diesem Beispiel enthält die erste Tabelle z. B. die persönlichen Daten aller Studenten, die zweite alle Fachbereiche, in denen sich ein Student eingeschrieben hat. Will man nun die Adresse des Studenten herausbekommen, sucht man in der ersten Tabelle nach dem Datensatz, der die jeweilige Matrikelnummer enthält (in Access geht das über eine Abfrage sehr schnell, was später erklärt wird).
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3.6 Was sind Primärschlüsselfelder und Fremdschlüsselfelder?
3.6.1 Primärschlüsselfeld
Ein Primärschlüsselfeld ist ein besonderes Feld (Spalte) einer Tabelle. In dieser Spalte darf jeder Wert nureinmalvorkommen. Duplikate sind nicht erlaubt. Dieses Feld verknüpft eine Tabelle mit der anderen und dient zur eindeutigen Zuordnung der verschiedenen Daten aus mehreren Tabellen. Ein einzelner Wert in diesem Feld ist der Primärschlüssel.
In der obigenTabelle 1ist die Matrikelnummer der Primärschlüssel. Dieser Wert kommt nur einmal vor, so dass man genau weiß welcher Student gemeint ist, auch wenn Studenten dieselbe Adresse oder denselben Namen haben. Wenn man den Primärschlüssel gestaltet, sollte man ihn sprechend machen, das heißt: Im Primärschlüssel sollte man schon erkennen, was den Datensatz ausmacht. So könnte man eine Personalnummer aus drei Buchstaben Vorname, drei Buchstaben Nachname und einer laufenden Nummer erzeugen. Leider ist das bei den Matrikelnummern nicht der Fall… Der eigentliche Witz am Primärschlüssel wird deutlich, wenn man zwei Tabellen miteinander verknüpfen, also in Beziehung zueinander setzen will.
3.6.2 Fremdschlüsselfeld
Ein Fremdschlüsselfeld ist ein Feld in einer Tabelle, das in einer anderen Tabelle Primärschlüsselfeld ist. Das Fremdschlüsselfeld enthält dieselben Werte, wie das Primärschlüsselfeld, nur dass diesmal die Daten mehrmals, keinmal oder nur einmal vorkommen können. Bezogen auf das obige Tabellenbeispiel bedeutet dies, dass sich ein Student entweder in einem oder mehreren Fachbereichen einschreibt. Der Fremdschlüssel bildet das Gegenstück der Beziehung, verbindet also zwei Datensätze aus unterschiedlichen Tabellen, hier die Datensätze derTabelle Matrikelnummerund derTabelle Fachbereiche.
3.7 Beziehungen
Dass Tabellen miteinander in Beziehung stehen, wurde schon erwähnt. Eine Beziehung stellt die logische Verbindung zwischen zwei Tabellen dar. Wie sehen die Beziehungen genau aus bzw. wie müssen sie aussehen, damit die ganze Datenbank auch funktioniert? In Access gibt es drei Arten von Beziehungen: 1. die 1 : n-Beziehung 2. die n : m-Beziehung und 3. die 1 : 1-Beziehung.
3.7.1 Die 1:n-Beziehung
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Beispiel:
Das Prüfungsamt einer Universität braucht eine Datenbank, die in der ersten Tabelle für Matrikelnummern (Mastertabelle) alle Studenten des Fachbereiches Erziehungswissenschaft auflistet. In einer zweiten Tabelle für Prüfungen (Detailtabelle) werden alle Studenten, die in diesem Fachbereich schon eine Prüfung absolviert haben, eingetragen. Weiterhin werden in diese noch Prüfungstitel, Note, Datum und Prüfer vermerkt. Mastertabelle (Tabelle Matrikelnummer)
In der Mastertabelle darf die Matrikelnummer nur einmal vorkommen, da das Feld Matrikelnummer Primärschlüssel ist. Detailtabelle (Tabelle Prüfungen)
In der Detailtabelle wird das Primärschlüsselfeld zum Fremdschlüsselfeld (Matrikelnummerfeld in der Detailtabelle) und stellt die andere Seite der Beziehung dar. Die Logik dieser Tabelle erfordert, dass die Matrikelnummer mehrmals oder gar nicht auftauchen darf. In der Detailtabelle gilt es nämlich festzuhalten, welche Prüfungen Student 1234567 wann und bei wem abgelegt hat. Ein Student legt mit der Zeit mehrere Prüfungen ab, weswegen eine Matrikelnummer mehrmals auftauchen können muss. Umgekehrt kann eine Prüfungsbenotung einem Studenten über die Matrikelnummer genau zugeordnet werden. Auch erfährt man, dass Student 14151617 noch keine Prüfungen absolviert hat, da er in der Tabelle für Prüfungen nicht eingetragen ist.
3.7.2 Die n : m-Beziehung
In einer n : m-Beziehung kann ein Datensatz in einem Feld der Tabelle 1 zu einen, keinen oder mehreren Datensätzen in Tabelle 2 in Beziehung gesetzt werden. Umgekehrt besteht von Tabelle 2 diegleichartigeBeziehung zu Tabelle 1, dass also ein Datensatz der Tabelle 2 zu einem, keinem
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oder mehreren Datensätzen der Tabelle 1 zugeordnet werden können. In der 1 : n-Beziehung besteht diese Verbindung nur in einer Richtung, von der Mastertabelle zur Detailtabelle. Die n : m-Beziehung kann nur indirekt über einedritteTabelle definiert werden. Die Tabelle 3 enthält die Primärschlüssel der Tabellen 1 und 2 als Fremdschlüssel, wodurch eine genaue Zuordnung der jeweiligen Primärschlüssel definiert ist. Beispiel:
Die Universität will nicht nur die Prüfungen die ein Student abgelegt hat festhalten, sondern auch welcher Student welche Veranstaltungen besucht und welcher Professor die jeweiligen Seminare hält. Es muss also wieder eine Tabelle geben in der alle Studenten mit Matrikelnummer z.B. eines Fachbereichs eingetragen sind, eine zweite Tabelle in der alle Professoren mit Personalnummer und eine dritte Tabelle, die sowohl Matrikel- und Personalnummer enthält, als auch die Seminare. Diese dritte Tabelle setzt dann Tabelle 1 und 2 in Beziehung.Tabelle 1
In Tabelle 1 ist die Matrikelnummer wieder der Primärschlüssel.
Tabelle 2
In Tabelle 2 ist die Personalnummer der Primärschlüssel.
Tabelle 3
