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- Herausgeber: DerFuchs-Verlag
- Kategorie: Fachliteratur
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2017
Wie baue ich ein Eigenheim? Wie funktioniert die Finanzierung? Was gibt es zu beachten? Der Bau eines Eigenheims ist ein Projekt und ein Projekt folgt ganz eigenen Gesetzmäßigkeiten. Diese werden u. a. im Projektmanagement Prozessmodell des PMI® beschrieben. Unschöner Weise gestaltet es sich recht schwierig, sowohl den Eigenheimbau, als auch ein solches Prozessmodell jeweils für sich zu verstehen. Das Cappenberg-Experiment erläutert mit viel Ironie am praktischen Beispiel, wie das Projekt Eigenheimbau mit seinen ganz eigenen und profanen Tücken sowie der theoretische Hintergrund des professionellen Projektmanagements in der Praxis vereinbar sind, indem es anhand von Tagebucheinträgen eines Hausbaus Schritt für Schritt Projektmanagement-Prozesse visualisiert und erläutert. Durch diese Kombination hilft es sowohl Bauherren bei der strukturierten Abwicklung des Hausbaus, als auch angehenden Projektleitern beim Verständnis der Grundlagen zum professionellen Projektmanagement, ohne jedoch eine der beiden Disziplinen zu langweilen. Wer gern lernt und lacht findet im Cappenberg-Experiment eine unterhaltsame und fachlich wertvolle Lektüre!
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Seitenzahl: 352
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Das Cappenberg-Experiment Projektmanagement und Eigenheimbau in ungeschönter Theorie & Praxis
von Len Mette
Über den Autor
Len Mette beschäftigt sich seit dem Jahr 2001 mit verschiedensten Projekten im Konzernumfeld, sowohl bei Banken und Versicherungen, als auch auf dem Energiesektor und im Bereich E-Commerce. Nach einer technischen Ausbildung zum Informatiker erkannte er schnell seine Leidenschaft, Vorhaben im Unternehmensumfeld zu koordinieren. Schlüsselpersonen zueinander zu bringen, um auf diese Weise größtmöglichen Gewinn für das Projekt zu erzeugen, war eine seiner Kernkompetenzen, was ihn u.a. zu einem privaten Studium im Bereich Projektmanagement und der damit einhergehenden Stärkung seiner methodischen Fähigkeiten trieb. In den folgenden Jahren etablierte er sich mit Schwerpunkt auf seine kommunikativen Fähigkeiten mehr und mehr als Bindeglied zwischen fachlichen und technischen Konzerneinheiten, fungierte hier als Dolmetscher zwischen den Disziplinen und übernahm die Führung erster übergreifender Projekte auch vor internationaler Kulisse. Auch im privaten Bereich ließ ihn das Thema Projektmanagement nicht los, so dass nicht nur der Bau des Eigenheims einem Projektplan folgte. Als vom Project Management Institute® zertifizierter Project Management Professional® (PMP®) ist er inzwischen branchenübergreifend als Projektleiter und Berater für den Aufbau von Projektorganisationen aktiv und damit auf Methodik im Projektmanagement spezialisiert.
Vorwort
Was bewegt jemanden, noch ein Buch über Projektmanagement zu schreiben? Sind es Ruhm und Reichtum? Eine Vision, die diese Disziplin revolutionieren wird? Nein, das ist es nicht. Zumindest nicht in diesem Fall. Vielmehr ist es die Suche nach dem Sinn der Anstrengungen, die ich während der letzten Jahre sowohl in der Theorie, als auch in der Praxis durchlebt habe. So war es im Eifer des Gefechts nicht immer möglich, beide Seiten in Einklang zu bringen. Viel zu oft haben Theorie und Praxis so gar nicht zueinander passen wollen und ich fragte mich, wozu ich die Theorie in all ihren Facetten von Führungs- und Kommunikationstechniken, über das Krisenmanagement bis hin zu den betriebswirtschaftlichen Themen überhaupt mit so viel Zeitinvestition erlernt habe. Eigentlich weiß ich, dass das alles seinen Sinn hat, dass Theorie und Methodik kein Selbstzweck sind und sich in der Praxis oft in banalen Situationen geradezu verstecken. Die Frage nach dem Zusammenhang von Realität und reiner Lehre wird mir jedoch in der Rolle als Berater, aber auch in jener Rolle des Projektleiters immer wieder gestellt. Ich bin also kein Einzelfall, was dieses verwirrende Thema angeht. Der fehlende praktische Bezug macht das Verstehen der Projektmanagementtheorie nur noch schwerer. Während ich mich also mit diesem Dilemma beschäftigte, kam der Bau unseres Eigenheims grade recht: Ein Bautagebuch sollte fortan nicht nur dazu dienen, unser Bauprojekt zu dokumentieren, andere Bauherren mit unseren Erfahrungen zu versorgen und damit vor meinen Fehlern zu schützen, vielmehr wollte ich dem Bauherrn und im gleichen Atemzug dem Einsteiger in die Projektmanagementtheorie aufzeigen, wie jene Theorie und ein strukturiertes Vorgehen bei solch einem Vorhaben in der Praxis nutzbar sind und wo beide Seiten miteinander verschmelzen. Die Idee für dieses Buch war geboren!
Ich danke meiner Frau Nadja sowie meinen Töchtern Marie und Annelie dafür, dass sie Papas »Planungswahn« inzwischen als nützlich erachten.
Ich danke der Firma FingerHaus für ein tolles Zuhause sowie allen Mitarbeitern für ihr Verständnis und ihre Geduld, mit einem recht detailverliebten und misstrauischen Kunden!
Ein großer Dank gilt auch meinem Vater und meinen Schwiegereltern, ohne die der Bau unseres Zuhauses kaum so gut von der Hand gegangen wäre, sowie allen Kollegen und Freunden, die mich in der Idee zu diesem Buch bestärkt haben!
1. Ausgangslage
Nennt mich »Spießer« oder »langweilig« oder beides! Ich stehe dazu. Ich will´s. Jetzt! Ich will ein Haus, die eigenen vier Wände, ein Nest für die Familie. Ich will das, seit ich mich irgendwann, mitten in der Pubertät, in der Vorbereitung eines Fundaments für eben ein solches Eigenheim wiederfand. Bis zu diesem Zeitpunkt waren mir Beruf und Karriere herzlichst egal gewesen. Holzfäller würde ich werden, jawohl! Nach Kanada sollte es gehen, um die Welt zu sehen und Abenteuer in tiefen Wäldern zu erleben, um ein Eigenheim an einem Bergsee mit kristallklarem Wasser, mitten im Wald zu finden. Jedenfalls hatte ich keinerlei Antrieb, mein Leben als schlipstragende Arbeiterameise zu fristen. Leistungsgesellschaft? Zwang? Einer von vielen? Nichts für mich! Zugegeben, es war noch ein weiter Weg bis nach Kanada, aber da würde ich schon hinkommen. Irgendwie. Irgendwann. Und wenn es mit Kanada nicht klappen würde, dann würde ich eben Rockstar werden. Mit quietschender Gitarre würde ich auf den großen Bühnen dieser Welt stehen und vermutlich auf die Dauer die weltweit größte Kollektion geschenkter weiblicher Unterwäsche ansammeln. Hier fand sich im Übrigen auch der Grund, warum ich mich nun inmitten von Armierungen wiederfand, mit einem Beton mischenden Lkw direkt vor meiner Nase. Also ... der eigentliche Grund lag nun nicht in der Unterwäschesammlung, sondern eher in der Vorbereitung meiner Rockstar-Karriere: Ich hatte einen Ferienjob im Garten-Landschaftsbau angenommen, um meine nächste Gitarre zu finanzieren. Zwischen »ihr« und mir lagen lediglich noch zweieinhalb Wochen Arbeit in der Gärtnerei in Form von Primel-Pflege. Das dachte ich zumindest, denn zunächst war ich damit beauftragt, meinen Chef Jochen beim Gießen des Fundaments für sein Eigenheim zu unterstützen. Das hatte wenig mit der Primelsaison und noch weniger mit weiblicher Unterwäsche zu tun, war aber endlich mal »Männerarbeit«, quasi kanadisch holzfällerisch also.
Mit Gummistiefeln und Schippe bewaffnet stand ich im strömenden Regen. Vor mir besagter Betonmisch-Lkw. Neben mir Jochen. Mein Auftrag: Beton verteilen. Ganz einfach. Für einen künftigen Kanadier (oder Rockstar) kein Problem. Die Schleusen des brüllenden Lkw öffneten sich, Beton floss mir entgegen. Etwas überrascht von Gewicht und Kraft der zähflüssigen Masse versuchte ich flink mein Bestes, um das Zeug irgendwie zu verteilen. Leider nur mit dem Erfolg eines Hobbybauarbeiters, denn davon abgesehen, dass meine Handflächen schon nach kürzester Zeit drohten, am Griff der Schaufel zu zergehen wie ein Formel-1-Reifen auf der letzten Kurve des Rennens, kam hier mehr Material an als ich überhaupt »wegpaddeln« konnte. Wild paddelnd, wie ein kanadischer Indianer in seinem Kajak auf der Flucht vor einem Seeungeheuer, verzweifelte ich zusehends. Aber hey, Motivation ist alles. Das wusste auch Jochen. Das äußerte sich bei diesem künftigen Eigenheimbewohner neben mir allerdings in Anfeuerungen, wie: »Zieeeeeeehhhhhh!!!! Zieh, Du Arrrrsch!!!! Beeil Diiiiiich, dat wird haaaaart sonst!!!« Ich paddelte, der Regen wurde stärker. Ich paddelte schneller, jedoch ließ der Effekt weiter auf sich warten. Regenwasser machte sich auf den Weg von meinen Haaren, über den Nacken, hinein in die Regenjacke, entlang der Wirbelsäule, bis zum Allerwertesten, um dort eine Einheit mit Schweiß und Unterhose zu bilden, die sich vermutlich nie wieder von meinem Gesäß entfernen lassen würde. Ob weiblicher Unterwäsche Ähnliches widerfährt, bevor sie auf der Bühne landete? Keine guten Aussichten! Ich hatte mich schon olympischer gefühlt in meinem kurzen Dasein im Universum, so viel stand fest.
Noch etwas überrascht vom Umgangston auf der Baustelle und vom erforderlichen Kraftaufwand zur Flucht vor dem Seeungeheuer, schlich sich bei mir auf wundersame Art und Weise die Erkenntnis ein, vielleicht doch noch einmal die Option »Abitur und Schlips« in Augenschein zu nehmen. Schließlich könne man das erforderliche Kapital für Gitarren ja auch weniger abenteuerlich, dafür aber deutlich leichter beschaffen, um dann eben später, wie ein trojanisches Pferd inmitten der Leistungsgesellschaft, plötzlich das wahre Gesicht zu zeigen und den verwegenen Rockstar zum Vorschein treten zu lassen. »Zieeeeeeehhhhhh Du Arrrrsch!!!!«, klingelte es da wieder in meinen Ohren und ich verwarf den süßen Gedanken der Revolution zunächst, um mich auf meinen Job und die nasse Unterwäsche zu konzentrieren. An dieser Stelle brachte es dem Indianer nun mal nichts, an eine Strahlenkanone zu denken, mit der er das Seeungeheuer hätte umlegen können, das ihn da jagte. Hier half einfach nur Paddeln, um den eigenen Hintern zu retten.
Paddeln hin, Indianer her: Ich kann mit Stolz behaupten, dass in diesem Fundament bis heute einer meiner Gummistiefel steckt. Das ist mein Vermächtnis für Jochen, der mich gemeinsam mit dem Lkw-Fahrer irgendwann an einem Arm aus der anziehenden Betonmasse gezogen hatte.
Möge der ewige Gestank meines Stiefels irgendwann durch den Beton dringen!
Der Lohn für den Sonderauftrag »Beton statt Primel«: Ein Schokoriegel und eine Dose Cola. Ja, Jochen war bekannt für seinen kooperativen Führungsstil, seine Wertschätzung und seine Großzügigkeit. Er wurde von allen Mitarbeitern geliebt, wie das Staatsoberhaupt Nordkoreas von seinem Volk. Tiefempfundene, ehrliche Liebe eben.
Ich möchte an dieser Stelle noch einmal explizit meinen Dank für die nachhaltige Formung meines Charakters an »Jochen« schicken: Lieber Jochen, danke. DU ARSCHLOCH! So, das musste mal raus. Tschuldigung.
In den kommenden Tagen manifestierte sich jedoch der Gedanke, weiter in Richtung Abitur zu laufen und irgendwann richtig Geld mit überschaubarem körperlichen Einsatz zu erwirtschaften. Im übertragenen Sinne sollte in Bezug auf Seeungeheuer und kanadische Indianer also künftig Waffengewalt mit Strahlenkanonen statt schnöder Flucht möglich sein. Zwar machte mir körperliche Arbeit an der frischen Luft schon Spaß, jedoch erkannte ich, dass es mit dem Eigenheim in Kanada nicht viel werden würde, sollte ich meine Karriere in einem Angestelltenverhältnis im Garten- und Landschaftsbau fortführen. Fluchtartig paddeln mag also mal ganz lustig sein, das dauerhaft zu tun haut den Indianer aber irgendwann um und er wird gefressen. Game over, simpler Zusammenhang.
2. Von Prozessen und Experimenten
Under construction
Gute 16 Jahre später finde ich mich also nun an einem Schreibtisch wieder. Ich trage Schlips, bin ausgebildeter Informatiker, habe mich weitergebildet und auf das Thema Projektmanagement spezialisiert. Ich bin verheiratet, die erste Tochter ist »under construction«, wie ich es nenne. Zumindest werde ich in Kürze nicht mehr den größten Bauch im Haushalt vor mir her tragen. Wenn auch nur vorübergehend. Im Innern noch immer irgendwie indianisch-kanadischer Rockstar a. D., habe ich an meinem Traum vom Haus festgehalten und teile ihn inzwischen mit meiner Frau Nadja. Kanada ist allerdings nicht mehr ganz vorn im Rennen, sondern Cappenberg, einem Dorf irgendwo an der Grenze zwischen Ruhrgebiet und Münsterland, dem Geburtsort Nadjas, gewichen. Raus aus der Großstadt, ab aufs Land! Hier ist die Welt in Ordnung, hier gehen Kinder noch in die Baumschule, wachsen im Einklang von Körper und Geist, eingehüllt vom Duft des Landes auf. Gummistiefel sind hier nicht nur funktional, sie sind ein Statussymbol! Jedenfalls sieht man das so, wenn man frisch aus der Stadt kommt. Cappenberg!
Auch als angehende Familie sind wir nun in einem Lebensabschnitt angekommen, in dem man sich durchaus mit dem Nestbau befassen kann: verheiratet, geregeltes Einkommen, Kind »under construction«. Das gegenwärtige Zinsniveau für Neubaukredite, das durch die wirtschaftliche Krise, die politische Krise, die soziale Krise und auch durch die Mutter aller Krisen in historisch kleine Dimensionen gepresst wurde, scheint dem Ganzen zusätzlichen Rückenwind zu geben, so dass wir gemeinsam die Entscheidung getroffen haben: Wir werden prüfen, ob der Traum vom Haus für uns machbar ist und im Falle der positiven Prüfung schnellstmöglich mit der Umsetzung beginnen. Sogar ein Grundstück hätten wir schon in Aussicht: Würden wir bauen wollen, so könnten wir ein Grundstück in einem Neubaugebiet bekommen, das Nadjas Familie gehört. Zu günstigen Konditionen, versteht sich. Hinsichtlich der Krisen frage ich mich zwar mittlerweile, ob diese nicht einzig und allein erfunden sind und den Sinn haben, die Wirtschaft weiter anzukurbeln, aber das führt hier wohl zu weit. Man stelle sich nur mal vor, man erzählte den Indianern von immer weiteren Seeungeheuern und empfehle ihnen im gleichen Atemzug, lieber ein wenig schneller zu paddeln, bevor das nächste Ungeheuer in Erscheinung trete ... Ich bin überzeugt, auf diese Weise gäbe es ratzfatz die erste Goldmedaille für einen kanadischen Indianer im Kanadier! Danach würde der kanadische Indianer vermutlich tot umfallen und nix mehr gewinnen, was man dann »Burnout« nennen würde, aber der kurzweilige Erfolg wäre garantiert! Lassen wir das. Zurück zum Thema ...
Wir haben ein Projekt!
»Ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.«
(Projektdefinition gemäß DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e. V.)
»Ein zeit- und kostenbeschränktes Vorhaben zur Realisierung einer Menge definierter Ergebnisse entsprechend vereinbarter Qualitätsstandards und Anforderungen (Erfüllung der Projektziele) ...«
(Projektdefinition gemäß International Project Management Association (IPMA))
»Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unternehmen, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen.«
(Projektdefinition gemäß Project Management Institute® (PMI®))
Gemeinsam ist allen Definitionen, dass es sich bei einem Projekt um ein einmaliges Vorhaben handelt, das mit Hilfe beschränkter Zeit- und Finanzressourcen zu realisieren ist. Das scheint erst einmal ein guter Startpunkt zu sein.
Denken wir also nach: Gemeinsam mit meiner Familie ist da zunächst ein Vorhaben. Ich weiß sogar schon, an welchem Ort ich es durchführen möchte. Nicht zuletzt im Hinblick auf das Geld, das ich voraussichtlich in meinem Leben erwirtschaften werde, sondern auch hinsichtlich der Rahmenbedingungen wird dieses Vorhaben wohl einmalig für uns sein. Selbst für den unwahrscheinlichen Fall, dass wir ein zweites, baugleiches Haus errichten wollten, hätten wir dann wohl andere Rahmenbedingungen. Das verfügbare Budget ist noch nicht bestimmt. Aber: Es ist begrenzt, so viel lässt sich sagen. Jedenfalls ist mir noch kein Scheich begegnet, der meinen Genius erkannt und mich mit unermesslichen Finanzmitteln ausgestattet hätte. Auch den Faktor Zeit werden wir sicherlich noch einschränken, denn wir wollen ja auch irgendwann einmal in unser Heim einziehen. Kurz: Wir haben ein Projekt. Ja Schatz, ich weiß: Ich habe auch aus unserer Hochzeit ein Projekt gemacht. Und? War sie nicht einmalig? Hatten wir unendlich viel Geld? Und wolltest Du nicht unbedingt auch einen Termin? Naaa ...?!
Ich betone also abermals: Wir haben ein Projekt. Aufgrund der Wichtigkeit dieses Projektes für unsere weitere Lebensplanung, möchte ich hier möglichst effizient und sauber vorgehen. Alles Wichtige soll dokumentiert werden. Etwaige Schäden oder rechtliche Auseinandersetzungen sollen sich möglichst gut nachvollziehen lassen, sofern wir uns denn tatsächlich zur Durchführung entscheiden. Was liegt also näher, als nach bewährten Standards vorzugehen, wie ich sie im Beruf erlernt habe und täglich anwende? Einerseits würde mir ein solches Vorgehen die Kontrolle über mein Projekt erleichtern, andererseits hätte das Ganze noch zusätzlichen Charme:
Ich könnte endlich einmal prüfen, ob diese theoretischen Gebilde zum Projektmanagement auch dann etwas taugen, wenn man damit Projektbeteiligte steuert, deren Hauptaufgabe es eben nicht ist, sich mit Projektmanagement Methoden auseinanderzusetzen. Ich könnte in meinem eigenen »Labor« ein Experiment durchführen, das es mir erlaubt Sinn und Unsinn des Projektmanagements für mich ganz persönlich zu ergründen. Das wäre ja, als würde man während der Matheklausur gleich wissen, ob man diesen Unsinn überhaupt noch einmal braucht im Leben. Sicher, im Beruf sehe ich täglich, dass Prozesse funktionieren. Hier haben wir es im übertragenen Sinne jedoch auch mit einer ganz eigenen kleinen ökologischen Nische zu tun. Kommunikation und Rahmenbedingungen sind hier generell sehr standardisiert. Mich treibt aber eben diese Frage um: Sind Projektmanagement Techniken beliebig auf andere Bereiche übertragbar und auch dort sinnvoll? In gewisser Weise ist dies natürlich auch die Suche nach der eigenen Profession: Sind all die Dinge im Beruf Selbstzweck wie eine Matheklausur, oder kann ich damit auch etwas in meinem privaten Dasein anfangen? Die einschlägige Literatur gibt hier wie im Chor stets die gleiche Antwort: Im Grunde könne man Projektmanagement-Methoden immer auch im Privatbereich anwenden. Viele Projektleiter gestalteten ihre privaten Vorhaben wie Projekte. Gut, das glaube ich jetzt erst einmal. Trotzdem möchte ich den Beweis antreten und damit zeigen, wo sich beispielsweise »Stakeholder« im wahren Leben wiederfinden, wie ein Projektauftrag entstehen kann oder wie Risikomanagement aussieht, wenn es um die eigene Existenz geht. Sind diese Dinge dann noch immer »Pflichtübungen« aus einer Sammlung von Projektmanagement Methoden und Prozessen?
Nun habe ich also nicht nur ein Projekt, sondern auch noch ein Experiment, das ich selbst gestalten und durchführen kann. Diesen Gedanken finde ich nun doch ein wenig sexy! Ich stelle den kanadischen Indianer mitsamt seinem Paddelequipment auf eine münsterländische Jauchegrube! Mal sehen was passiert!
Religion und Glaubenskriege
Aus methodischer Sicht existieren verschiedene Projektmanagement Ansätze und damit in aller Regel auch entsprechende Prozessmodelle, die versuchen, mit Hilfe von Standardisierung Projekte möglichst strukturiert und effizient durchführbar zu gestalten. Als wichtige Protagonisten des sogenannten »klassischen Ansatzes« sind hier sicherlich das britische Office of Goverment Commerce (OGC) mit der Methode »Prince2«, die International Project Management Association (IPMA) und ihrem deutschen Ableger Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) sowie das ebenfalls international aufgestellte Project Management Institute® (PMI®) zu nennen. Bleibt noch das Lager der sogenannten »agilen Methoden«, die sich vor allem in der Softwareentwicklung finden und die versuchen, den starren Verwaltungsaufwand während der Projektdurchführung zugunsten höherer Flexibilität zu minimieren. Hier finden sich Methoden wie Scrum, Kanban, Crystal und viele mehr, die ich hier aber nicht eingehender betrachten möchte. In ihren Schwerpunkten unterscheiden sich die Modelle teils deutlich. Ohne in eine Analyse und Bewertung zu verfallen, legt man im »klassischen« Lager hier mehr Wert auf Prozesse und Formularwesen, dort fallen soziale Kompetenzen des Projektleiters mehr ins Gewicht. Welches der Modelle nun ideal zu sein vermag, liegt im Auge des Betrachters. Störend ist lediglich die teils an religiöse Auseinandersetzungen erinnernde Debatte, welches Modell denn nun das einzig wahre sein mag.
Ganz ähnlich gestaltet es sich zwischen »agilem« und »klassischem« Ansatz: Polemiker sagen hin und wieder, dass sich agile Projektmanagement Methoden dadurch auszeichnen, dass man sich hier gegenseitig Notizzettel zuwerfe und damit versuche, die strukturierte Planung zu ersetzen. Die Realität ist natürlich deutlich anders: In der agilen Welt versucht man in der der Tat mit möglichst wenig Verwaltungsaufwand, möglichst strukturiert aber dennoch flexibel zu arbeiten. Planungsaktivitäten werden hier zwar deutlich reduziert, aber nicht abgeschafft. Dies ist aber alles andere als verantwortungslos und unkoordiniert. Vielmehr finden sich auch hier strukturierte Prozesse, die aber wesentlich schlanker sind, als jene der klassischen Projektorganisation. Die Priorität liegt hier im fertigen Produkt, weniger in der Dokumentation dessen. Das Missverständnis findet sich allerdings im Wörtchen »weniger«, das oftmals als ein »gar nicht« interpretiert wird und agile Methoden zu Unrecht als unstrukturiert erscheinen lässt. Daher empfindet man im klassischen Lager agile Methoden als unstrukturiert und im agilen Lager bezeichnet man klassische Methoden oft als Horror in Form eines Verwaltungsakts. Meines Erachtens schließen sich beide Lager keinesfalls gegenseitig aus, sondern ergänzen sich sogar. Es spricht, von den polemischen Stimmen mal abgesehen, nichts gegen eine harmonische Koexistenz. Die Debatte um »entweder klassisch oder agil« ist hinfällig, wenn man sich einmal die Option vor Augen führt, ein Großprojekt klassisch zu managen und in Teilaufgaben und Teilteams agil vorzugehen. Insbesondere trifft dies dann zu, wenn man zu Beginn der Planung noch gar nicht genau weiß, wie das Endergebnis aussehen soll. Ich bin der festen Überzeugung, dass agile Methoden unbewusst viel häufiger innerhalb von klassischen Projekten genutzt werden, als so mancher Kritiker dies wahrhaben möchte. Maßgeblich ist doch fernab jedes Glaubenskrieges lediglich das probate Mittel zur richtigen Zeit: Der »klassische« Ansatz mag aufwändig in seiner Planung sein, verhindert jedoch durch eben diesen Aufwand am Anfang des Projekts kostspieligen Korrekturbedarf zu späteren Zeitpunkten. Agil vorzugehen lohnt sich immer dann, wenn der Aufwand zur klassischen Planung in keinerlei ökonomisch sinnvollem Verhältnis zum zu erledigenden Arbeitspaket steht, oder wenn das eigentliche Ziel zu Beginn eines Projekts noch nicht definiert werden kann. Forschungs- oder Entwicklungsprojekte sind hier gute Beispiele. Was spricht also dagegen, den großen Rahmen klassisch, die Teilaufgabe innerhalb eines definierten Rahmens von Zeit und Budget agil auszulegen und deren Ergebnisse in Form von Informationen an die übergreifende klassische Organisation zu übermitteln? Der Schlüssel liegt darin, ein Effizienz-Werkzeug (agile Methode) von einem langfristig effektiven Werkzeug (klassischer Ansatz) zu unterscheiden und das richtige Werkzeug zur richtigen Zeit zu nutzen. Diese Debatte ist sicherlich wesentlich vielschichtiger und füllt bereits Bibliotheken. An dieser Stelle soll es jedoch bei der Nachricht bleiben, dass es zwischen Schwarz und Weiß auch noch Graustufen gibt.
Versuchsaufbau
Im Falle unseres Hausbaus möchte ich gern das klassische Prozessmodell des PMI® in der fünften Edition als das weltweit vermutlich am weitesten verbreitete Modell nutzen. Es handelt sich hierbei um 47 Prozesse, aufgeteilt auf fünf Prozessgruppen. Jedes Projekt enthält somit Prozesse der übergeordneten Gruppen Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie eine Abschlussgruppe. Die Prozesse jener Gruppen können zeitlich betrachtet jedoch an unterschiedlichen Stellen eines jeden Projekts auftauchen, so dass hinter der grafischen Darstellung des Modells nicht unbedingt eine chronologische Abfolge steckt. So laufen beispielsweise viele Prozesse der Gruppen »Ausführung« und »Überwachung und Steuerung« naturgemäß parallel. Zusätzlich teilen sich die 47 Prozessschritte auf zehn Wissensgebiete auf, so dass eine Art Matrix entsteht: Integrationsmanagement, Inhalts- und Umfangsmanagement, Terminmanagement, Kostenmanagement, Qualitätsmanagement, Personalmanagement, Kommunikationsmanagement, Risikomanagement, Beschaffungsmanagement und Stakeholdermanagement. Die Aufteilung in Wissensgebiete ist so einfach wie logisch: Die Übersicht wird erleichtert und einzelne Wissensgebiete könnten durch den Projektleiter an Spezialisten delegiert werden, wenngleich er stets die volle Verantwortung auch für diese Prozesse trägt. Wie bereits erwähnt, muss es sich bei den 47 Projektmanagementprozessen keinesfalls um eine chronologische Abfolge von Aufgaben handeln. Vielmehr weist das PMI® mehrfach darauf hin, dass viele Prozesse innerhalb eines Projekts iterativ, also wiederkehrend sind. Manche Prozesse laufen parallel, sind sehr aufwendig oder aber sehr schnell erledigt. Dies hängt einerseits vom jeweiligen Projekt aber auch von der direkten Umgebung und deren Einflussgrößen auf das Projekt ab. Andere Prozesse sind für ein spezifisches Projekt vielleicht weniger relevant und werden nur rudimentär betrachtet oder quasi unbewusst »miterledigt«. Es ist demnach eine ganz wesentliche Kompetenz des Projektleiters, den aktuell erforderlichen Prozess zu identifizieren und durchzuführen. Nehmen wir beispielsweise den Prozess »Risiken identifizieren« aus der Prozessgruppe »Planung«: Es spricht für sich, dass während eines Projektverlaufs bei aller Planung auch unvorhergesehene Ereignisse stattfinden können oder sich Rahmenbedingungen ändern. Man stelle sich nur mal vor, Cappenberg würde mitten in der Bauphase meines Hauses aufgrund einer Naturkatastrophe plötzlich an der Küste liegen: Münster wird in Atlantis umbenannt. Es wird aufgrund der geänderten Rahmenbedingungen nun unbedingt erforderlich sein, eine neue Risikoidentifizierung und -bewertung vorzunehmen. Um also das Risiko »Überflutung« einzukalkulieren und entsprechend darauf zu reagieren, könnte es erforderlich sein, meine Garage schon in der Planung mit einem Steg und einem Rettungsboot auszustatten. »Oh Schreck! Risikoidentifizierung? Diesen Prozessschritt hatte ich doch schon erledigt!«, könnte man nun denken. Genau hier liegt der Grund, warum es den Projektleiter und dessen Kompetenzen braucht. Die Steuerung eines Projekts ist sehr flexibel und muss es auch sein, um entsprechend agieren, beziehungsweise reagieren zu können. Jedes Modell kann hier nur eine Hilfestellung geben und möglichst allgemeingültige Handlungsempfehlungen verkörpern. Mein Experiment soll nun also zeigen, wie diese Informationen in der Praxis anwendbar sind und ob sie überhaupt hilfreich sind.
Abb. 1 Prozessübersicht des PMI® Projektmanagement-Prozessmodells
Weitere Hilfestellungen bietet das PMI®-Projektmanagement-Prozessmodell in der ausführlichen Beschreibung der Prozesse, die sich im sogenannten PMBOK®-Guide, dem Buch zum Modell, findet. So ist jeder Prozess des Modells mit sogenannten »Eingangswerten«, »Werkzeugen und Methoden« sowie »Ausgangswerten« versehen, so dass schnell ersichtlich wird, welche Voraussetzungen für die Durchführung des Prozesses gegeben sein müssen, wie vorzugehen ist und welche Ergebnisse erzielt werden sollen. Diese Informationen sind grafisch aufbereitet verfügbar, aber auch in Form von Texten erläutert, die dann auch die spezifischen Methoden und Werkzeuge zur Prozessdurchführung beschreiben. Das Project Management Institute® ist vor allem auch ein Netzwerk von Projektleitern und Menschen, die der Projektarbeit nahestehen. Aus diesem Grunde wird der PMBOK®-Guide stetig weiterentwickelt.
Abb. 2 Prozessbeispiel nach PMI®
Wie bereits erwähnt, braucht es neben dem Modell also auch noch den Projektleiter, der die beschriebenen Hilfen adäquat einzusetzen weiß. Die Erfahrung zeigt, dass dies nicht ohne eben diese Erfahrung funktioniert. Damit meine ich, dass ein Projektleiter wesentliche Fähigkeiten benötigt, die von der reinen Kenntnis eines Prozessmodells abweichen. Konkret handelt es sich hier um die oft zitierten »Soft-Facts«, wie Sozialkompetenz, Kommunikationsgeschick, Empathie oder auch Lebenserfahrung. Ein Projektleiter muss sowohl in der Lage sein, harte Fakten zu analysieren, aber auch das gewisse Bauchgefühl in sein Projekt hineinzulegen, um es zum Erfolg zu führen. Hier bin ich Versuchskaninchen in meinem eigenen Labor: Dass ich IT-Projekte meines Arbeitgebers erfolgreich führen kann, das weiß ich bereits. Aber wie verhält es sich mit Projekten, die mir thematisch fremd sind, für die ich also kaum fachliche Kenntnis mitbringe? Wie komme ich zurecht mit Mitarbeitern, die mir fremd sind? Ich bin kein Bauarbeiter und kein Handwerker. Ich spreche vermutlich nicht die Sprache der Baustelle und lege andere Werte und Normen zugrunde, als es in dieser Branche üblich ist. Ich habe keinerlei Ahnung von Architektur oder den gesetzlichen Bestimmungen beim Hausbau, muss mich jedoch in allen Gebieten zurechtfinden, um auch entscheidungsfähig zu sein. Mein Projekterfolg wird daher maßgeblich davon abhängen, inwieweit ich in der Lage bin, die Sprache der Projektbeteiligten zu sprechen und von Rolle zu Rolle zu »springen«. Ich werde nur dann die für meine Projektsteuerung wesentlichen Informationen erhalten, wenn ich es schaffe, Zugang zu den beteiligten Personen zu erlangen, Vertrauen zu gewinnen und ein angenehmes Arbeitsumfeld zu erzeugen. Ein sehr autokratischer Stil nach dem Motto »Ich bezahle hier, also habt ihr zu spuren!« wird sicherlich weniger gut ankommen als eine kooperative Haltung nach dem Motto »Ich bezahle zwar, weiß aber auch was ich dafür bekomme, denn ich sehe, was ihr leistet!« Ich behaupte, dass dies den einen oder anderen Mitarbeiter wesentlich wohlgesonnener und motivierter auf das Vorhaben einstimmt. Es sei aber auch klar: Das Projekt ist kein Kindergeburtstag. Dennoch bin ich der Meinung, dass ein schärferer Ton mit Bedacht eingesetzt werden sollte, da er sich andernfalls selbst ad absurdum führt. Er nutzt sich eben ab. Unverhältnismäßige Härte und Druck seitens der Projektleitung schaffen zwar kurzfristig Erfolge, ersticken aber jede mittel- und langfristige Eigenmotivation und Kreativität der Beteiligten und münden im »Dienst nach Vorschrift« oder eben im Burnout des paddelnden kanadischen Indianers, der dann nix mehr gewinnt. Mein Projekt würde so also unflexibel und bürokratisch werden. Als Planer muss ich somit auch Dienstleister für Mitarbeiter sein, indem ich ein positives Arbeitsumfeld erzeuge und die Gratwanderung zwischen Führen und Fordern meistere. Hinzu kommt die Tatsache, dass es sich beim Projektbudget um unser Privatkapital handeln wird. Ich werde zugunsten der Kostenersparnis also sicherlich auch an der Ausführung beteiligt sein. Das Projekt muss neben Alltag und Beruf durchgeführt werden, denn ich muss schließlich während der Bauphase weiterhin Geld verdienen. Diese Kombination der Rahmenbedingungen wird eindeutig erhöhte Anforderungen an Psyche und Disziplin erfordern, was schon in der Planung zu berücksichtigen ist. Damit will ich nicht etwa einen Messwert festlegen, für den ich mich im Falle eines Erfolges selbst loben kann, sondern ich bin wirklich gespannt, ob ich diesen Anforderungen gewachsen sein werde. Ich füge dem Modell also das »virtuelle« Prozesskästchen »Persönlichkeit beweisen« hinzu, das auch dann zum Einsatz kommen soll, wenn ich diebischen Spaß an meinem Projekt entwickle. Ja, Projekte können und sollen auch Spaß machen, denn dann sind sie am erfolgreichsten. Auch hier zeigt die Erfahrung im Beruf: Wer den Humor nicht verliert, ist dauerhaft in der Lage sich selbst zu motivieren. Wir werden sehen, ob das in Anbetracht der privaten Verstrickung in das Vorhaben funktionieren wird.
Es handelt sich bei diesem Experiment augenscheinlich also weniger um eine wissenschaftliche Studie, als mehr um eine Art Selbsterfahrung und den Versuch, die von mir so oft verhasste blanke Theorie einmal in der Praxis zu visualisieren. Wer kennt das nicht: Da hat man über Jahre hinweg eifrig Theorien gepaukt und erst nach Jahren in der Praxis ansatzweise verstanden, wie sich das Gelernte in der Realität niederschlägt. Oft sind hier die Vorstellung und die Praxis weit voneinander entfernt.
Dokumentieren möchte ich den Verlauf mittels eines Bautagebuchs. Ich denke, dass sich so jedes Ereignis chronologisch am besten nachvollziehen lässt und das Ganze trotzdem unterhaltsam bleibt. Vielleicht hat auf diese Weise nicht nur der Projektmanagement-Interessierte, sondern auch die eine oder andere Bau-Familie etwas von diesem Experiment. Schritt für Schritt strukturiert ins Eigenheim für die Bau-Familie, Schritt für Schritt durchs Projekt für den Projektmanagement-Interessierten. Nicht zuletzt dient diese Maßnahme auch dem Stakeholdermanagement, indem ich meine Tagebucheinträge per Blog im Internet für ausgewählte Personen abrufbar machen werde. Auf diese Weise kann ich den Beteiligten stets die aktuellen Informationen zur Verfügung stellen. Um die Verwendung einzelner Prozesse darzulegen, werde ich die jeweiligen Prozesskästchen – wie oben – am Tagebucheintrag selbst platzieren und sie jeweils bei ihrer ersten Verwendung kurz erklären. Dabei kratze ich bewusst nur an der Oberfläche der Projektmanagement-Methodik, denn auch dieses Thema füllt ganze Bibliotheken. Konkret möchte ich einen Einblick ins Thema ermöglichen, damit man anschließend eine Vorstellung davon hat, wie sich die Methodik in die Praxis eingliedert oder aber eben nicht. Damit sollte das Labor erst einmal gut ausgestattet sein, los geht´s!
3. Initiierung
Freitag, 27. März
Hallo Bautagebuch! Es ist so weit: Der erste Eintrag. Wie aufregend! Im besten Falle ist dies der erste Eintrag in einer Reihe unzähliger Einträge von Erfolgen und Katastrophen, an deren Ende ein Eigenheim steht. Oder auch nicht: Im schlechtesten Falle erkennen wir, dass das Vorhaben finanziell nicht durchführbar ist und mein Tagebuch endet nach der Planungsphase. Aber hey, auch damit hätten wir ein erfolgreiches Projekt: »Wenn Du bemerkst, dass das Pferd auf dem Du reitest tot ist, steige ab!« Was ich damit sagen will ist wohl klar: Bevor wir uns in den Ruin stürzen, werden wir das Vorhaben beenden. Auch eine solche Erkenntnis während der Planungsphase zu erlangen, ist ein Erfolg. Man stelle sich nur mal vor, man würde einen Flughafen in ein Sumpfgebiet stellen, kurz vor der Eröffnung zu der Erkenntnis gelangen, dass man den Brandschutz vergessen hat und das Flughafengebäude viel zu klein ist. Alles nur, weil man den Flughafen in ein begrenztes Budget pressen wollte. Man stelle sich weiterhin vor, man müsste dann mehr als das doppelte Budget aufzubringen, um den Flughafen doch noch irgendwie eröffnen zu können. Nicht auszudenken! Daher: Eine realistische Planung am Anfang erspart viel Ärger in der Zukunft!
Was darf’s denn sein?
Samstag, 28. März
Nun gut, wir wollen also ein Haus. Das ist aber auch schon alles, was ich bisher weiß. Ich habe keinerlei Ahnung, was ein solches Haus kosten darf, welche Nebenkosten für Grundstück und Versorgungsleitungen hinzukommen oder auch nur, welche Größe man für welches Geld bekommt. Auch die Frage Stein-auf-Stein, Holzhaus, Lehmhütte oder Erdloch ist nahezu offen. Der Kauf eines Bestandsobjekts wäre ebenfalls noch eine Option, die zu prüfen wäre. Alles in allem stehe ich vor einem riesigen Berg von Fragen.
Nun gilt es Kreativität zu entfalten. Es ist ja nun nicht so, dass ich nicht irgendwelche Präferenzen hätte. Genau diese sind es, die mir nun wohl den Einstieg erleichtern können. Beispielsweise habe ich schon immer mit einem Holzhaus geliebäugelt. Als alter Naturbursche natürlich genau das Richtige für mich und meine Familie. Das Raumklima soll in diesen Palästen des ökologisch reinen Gewissens um Längen besser sein, als es in gemauerten Häusern der Fall ist. Und hey, wahrscheinlich ist der Spaß auch noch preisgünstiger als schweres Mauerwerk. Als alter Sicherheitsfanatiker frage ich mich allerdings, wie feuergefährlich ein solches Haus wohl sein mag. Was ist mit Wind? Schließlich sieht man jährlich, wie in den USA bei irgendwelchen Stürmen Häuser durch die Gegend fliegen wie Pappkartons. Solche Stürme gibt´s hier nicht? Ich sag nur Klimawandel! Wenn ich mir die Wetterkapriolen der letzten Jahre so ansehe, muss ich dann doch schon irgendetwas bauen, worin man mindestens 40 Jahre lang bedenkenlos wohnen kann. Vielleicht also doch mauern? Ich muss einen Weg finden, mein Halbwissen durch Fakten zu ersetzen. Ich kann ja schließlich nicht der einzige Bauherr sein, der sich solche Fragen stellt. Also muss es auch Antworten geben. Hey, »Bauherr«! Kein schlechter Titel ...
Ich werde mich also in den kommenden Tagen einmal auf die Suche begeben. Haushersteller werde ich hier wohl nicht fragen. Damit macht man ja den sprichwörtlichen Bock zum Gärtner. Aber irgendwo im Internet wird´s schon irgendwelche Tests oder Aussagen von Sachverständigen geben.
Im professionellen Umfeld geht es im Prozessschritt »Projektauftrag entwickeln« darum, die Ziele des Vorhabens dem Projekt Ressourcen und einen Projektleiter zuzuweisen. Oftmals wird hier darüber hinaus bereits ein grober zeitlicher Verlauf des Projekts vorgeschlagen, erste Qualitätsmesspunkte werden gefunden und auch eine ungefähre Kostenkalkulation vorgenommen. Kurz: Es wird eine grobe Festlegung getroffen, was überhaupt Ziel und Rahmenbedingungen des Projekts sind. Das Projekt wird als solches ins Leben gerufen. Je nach Umfeld kann schon dies ein langwieriger Prozess sein, er stellt jedoch die Grundlage einer detaillierten Planung dar. Nur wenn von vornherein feststeht, was überhaupt erreicht werden soll, kann das Risiko von Enttäuschungen über das Projektergebnis minimiert werden. Auch grundlegende Änderungen inmitten des Projektverlaufs können somit vermieden bzw. gegenüber dem ursprünglichen Auftrag klar abgegrenzt werden. Der Projektauftrag stellt damit von vornherein eine gemeinsame grobe Definition der Zielsetzung dar und ist damit unerlässlich. Bei Freigabe des Projektauftrages stehen darüber hinaus auch der Projektleiter und ein eindeutiger Auftraggeber bzw. Projektsponsor (Geldgeber) fest.
Der Prozess »Risiken identifizieren« befasst sich damit, zunächst kritische Einflussgrößen für das Projekt zu erfassen. Eigentlich erst in der Planungsphase vorgesehen, ist es jedoch niemals falsch, ein potenzielles Risiko festzuhalten und für die weitere Planung zu berücksichtigen. Je früher ein Risiko identifiziert wird, umso leichter wird es in den meisten Fällen sein, die Eintrittswahrscheinlichkeit zu minimieren. Bei der Identifizierung von Risiken ist es zunächst unerheblich, wie wahrscheinlich die Risiken sind oder wie man sie vermeiden kann. Diese Bewertung wird zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommen.
Ankunft im Kreis der Wissenden
Sonntag, 05. April
Danke, Internet! Es ist doch eine Errungenschaft der Zivilisation, Informationen an frei zugänglicher Stelle bereitzustellen! Die kommenden Generationen sollten vielleicht noch lernen, Sinniges von Unsinnigem zu trennen, aber der Homo sapiens ist bekanntlich auch nicht gleich mit Turnschuhen und aufrechtem Gang aus dem Ei geschlüpft. Das wird schon noch, liebe Internetgemeinde!
Inzwischen ist es mir gelungen, einige Fakten zu Holzhäusern zusammenzutragen. Holzhaus ist nämlich nicht gleich Holzhaus: Es gibt wie so oft auch hier verschiedene Bauweisen. Ohne zu sehr ins Detail gehen zu wollen, ist in unseren Regionen die Holzständerbauweise oder auch Holzrahmenbauweise recht weit verbreitet. Wir reden also nicht von einem Blockbohlenhaus, also von Wänden aus übereinandergelegten Baumstämmen, wie man sich ein Holzhaus oft im ersten Moment vorstellt. Die Holzrahmenbauweise entwickelte sich offenbar aus der aus historischen Häusern bekannten Fachwerkbauweise und ist insbesondere in Nordamerika sehr weit verbreitet. Ein wesentlicher Unterschied zwischen den meisten amerikanischen Häusern und Häusern in unseren Breitengraden ist, dass in Deutschland wesentlich massiver, also mit größeren Querschnitten der tragenden Elemente gebaut wird. Das liegt unter anderem auch daran, dass hiesige Fußböden aus Estrich bestehen und damit wesentlich schwerer sind als reine Holzdecken. Holz kommt bei uns allenfalls in Form von Parkett als Deckschicht auf dem Boden zum Einsatz. Auch die bei uns verwendete schwere Dacheindeckung mit Betondachziegeln ist in anderen Teilen der Welt kein Standard. Die tragenden Holzelemente werden in aller Regel gut »verpackt«: Verschiedene Baustoffe wie Dämmmaterial und Gipsplatten schützen sie vor Ungeziefer oder auch Feuer. Tests haben ergeben, dass ein Holzhaus teilweise sogar länger einem Feuer standhält, als gemauerte Häuser. Der Grund: Stahlträger werden bei Hitze weich, Steine platzen. Das Haus stürzt irgendwann ein. Just zu diesem Zeitpunkt brennt das Holzhaus zwar genüsslich knackend und lichterloh vor sich hin, die tragenden und statisch relevanten Elemente werden jedoch erst einmal durch ihre Verpackung gut von der Hitze abgeschirmt. Summa summarum steht das Holzhaus damit eine ganze Weile länger stabil in den Flammen. Ohnehin brennt ein Haus ja nicht an den tragenden Elementen zuerst. Vielmehr ist es die Einrichtung, die in Flammen aufgeht. Das Feuer breitet sich weiter über Tapeten und weitere Einrichtungsgegenstände aus. Somit haben beide Bauweisen eines gemeinsam: Wenn‘s brennt, ist‘s schlecht.
Hinsichtlich der Stabilität ist zu sagen, dass die Wände bei Umwelteinflüssen wie starkem Wind absolut unbedenklich sind. Einer Gewehrkugel halten sie jedoch nicht Stand. Das tun die meisten der heutigen auf Gips basierenden Mauersteine jedoch auch nicht. Will man dem verrückten Amokläufer entgehen, muss man sich einen Altbau oder einen Bunker zulegen.
Bleiben doch die beiden Halbwissensfelder »Raumklima« und »Preis«. Beim Klima scheint das Holzhaus in der Tat einen Schritt voraus zu sein. Zumindest ist es wesentlich besser in der Lage, den Feuchtigkeitsgehalt in der Raumluft zu regulieren, als es bei Mauerwerk der Fall ist. Feuchtigkeit kann hier besser aufgenommen und auch wieder abgegeben werden. Bei gemauerten Wänden dauert dieser Prozess deutlich länger. Analog kann man dies in einem gemauerten Altbau im Frühjahr feststellen: Draußen ist es bereits warm, während man im Haus noch friert, da die Mauern einfach noch kalt sind und etwas Zeit benötigen, um sich zu erwärmen. Ganz ähnlich muss es mit dem Flüssigkeitsaustausch sein. Ergänzend ist zu erwähnen, dass in Holzhäusern, so behauptet man zumindest, wesentlich weniger allergene Baustoffe verbaut werden. Auch das hört man ja gern. Schließlich wollen wir ja in einem »gesunden« Haus wohnen. Sofern es denn stimmt, denn das konnte ich noch nicht herausfinden. Auch hinsichtlich des Preises bin ich noch ratlos: Diese schwanken in der Holzbranche deutlich. Ebenso schwierig ist es herauszubekommen, was denn eigentlich hinter diesen plakativen Preisen steckt. Als erstes Ergebnis nehme ich jedoch mit: Holz scheint durchaus in Frage zu kommen.
Der Prozess »Anforderungen sammeln« befasst sich damit, die Wünsche und Anforderungen der am Projekt Beteiligten zu sammeln und beispielsweise in einer Liste zu dokumentieren. Diese Liste dient dann zum einen dazu, diese groben Projektziele nicht aus den Augen zu verlieren, zum anderen bildet sie die Grundlage zur späteren, konkreten Zieldefinition im Prozessschritt »Inhalt und Umfang definieren«.
Grundlegende Gedanken
Montag, 06. April
Jetzt bin ich schon mitten im Thema und mir fällt auf, dass ich wohl oder übel bald auch laut darüber nachdenken müssen werde, um an weitere Informationen zu kommen und die Planung weiter voranzutreiben. Damit wird es eigentlich schon jetzt Zeit, mir Gedanken darüber zu machen, wie ich mit meinem Vorhaben umgehen möchte, um von vornherein zu vermeiden, dass ich mich bald in einem riesigen Durcheinander wiederfinde. Die wesentlichen Fragen liegen darin, wie ich mich organisatorisch aufstellen möchte. Das fängt schon damit an, wie ich kommunizieren möchte: Das Einfachste wird es sein, zumindest schon einmal eine E-Mail-Adresse für den Hausbau einzurichten. Auf diese Weise habe ich alle digitale Korrespondenz zum Thema in einer Mailbox. Ich muss mich mit Nadja darauf einigen, wie wir Entscheidungen treffen werden, bzw. wie Änderungen an unseren gemeinsamen Vorstellungen zu vereinbaren sind, um hier keine Konflikte zu erzeugen. Ich muss gemeinsam mit Nadja die Regeln für die Budgetverwaltung festlegen. Wie muss die Budgettabelle aussehen, damit wir sie auch beide noch verstehen? Wollen wir konservativ planen oder gehen wir auf Risiko? Wie halten wir solche Risiken fest, damit wir sie nicht aus den Augen verlieren? Was sind unsere wichtigsten Qualitätskriterien für unser neues Eigenheim? Wo legen wir die Post ab, die früher oder später in den Briefkasten fallen wird? Wen wollen wir als Hilfe einspannen, wen sprechen wir gar nicht erst an?
Der Eine oder Andere mag nun vielleicht den Kopf schütteln und, ja, in einer Ehe ist das wohl alles noch recht leicht durch eine Vereinbarung zu bewerkstelligen. Dennoch müssen wir uns Gedanken machen, wie wir uns organisieren wollen. Ich denke, dass das in den kommenden Tagen auf dem Plan stehen wird.
In den Projektmanagementplan fließen Informationen aus den »Managementplänen« aller anderen Wissensgebiete ein. Verändern sich diese Informationen im Projektverlauf, so ändert sich auch der übergreifende Projektmanagementplan und entsprechende Kommunikation ist erforderlich. Jeder dieser Managementpläne ist wichtig und hält für sich verschiedene Werkzeuge und Methoden zur Ausarbeitung bereit. Die Fachliteratur ist hier nahezu unerschöpflich. Wichtig ist jedoch, dass es an dieser Stelle darum geht, den Umgang mit den verschiedenen Wissensgebieten dezidiert zu planen und zu dokumentieren. Insbesondere in Projekten im Unternehmensumfeld ist dies ein ganz wesentlicher Schritt, da eine Projektorganisation oft eigenen, temporären Gesetzmäßigkeiten unterliegt und sich dadurch von den Prozessen der Organisation abhebt, bzw. einzelne Wissensgebiete der Projektorganisation delegiert werden. Je mehr Teammitglieder also in ein Projekt involviert sind, umso wichtiger wird die Ausarbeitung dieses Regelwerks. Inhalte dieser Managementpläne lassen sich gut am Beispiel »Kommunikationsmanagement planen« erläutern:
Abhängig von der Größe des Projekts sind natürlich auch Kommunikationswege zu planen. Je mehr Stakeholder an einem Projekt beteiligt sind, umso mehr Kommunikationskanäle gibt es. Laut PMI® gibt die Formel n(n-1)/2 (»n« steht für die Anzahl der Stakeholder) Aufschluss darüber, wie viele Kommunikationskanäle in einem Projekt vorhanden sind. Bei zehn Beteiligten wären dies also schon 45 mögliche Kommunikationskanäle ((10•9)/2=45; Achtung: Ich selbst als Projektleiter bin auch Stakeholder und deshalb in die Anzahl der Beteiligten einzurechnen!). Problematisch in einem solchen sozialen Gefüge ist dann oft der unterschiedliche Informationsstand unter den Stakeholdern oder auch die Verbreitung simpler Gerüchte. Um ein großes Durcheinander zu vermeiden, ist also festzulegen, wer zu welchem Zeitpunkt mit wem auf welche Weise kommunizieren soll. Dies kann durchaus in Form eines Organigramms, aber auch in Textform geschehen. Im vorliegenden Fall werden wir beispielsweise mit unseren Eltern vereinbaren, an der sonntäglichen Kaffeetafel direkt miteinander zu sprechen, um den aktuellen Stand der Dinge zu erläutern. Zusätzlich bieten wir unser Bautagebuch als Informationsquelle an. Diese verhältnismäßig einfache Vereinbarung reicht in Großprojekten naturgemäß nicht aus.
Katze aus’m Sack
Sonntag, 12. April
An diesem Wochenende haben wir die sprichwörtliche Katze aus dem Sack gelassen: Wir haben unsere Eltern in unser Vorhaben eingeweiht. Warum zu diesem Zeitpunkt? Warum so früh, wo wir doch noch nicht einmal wissen, was genau gebaut werden soll? Der Grund liegt vor allem darin, dass unsere Familien für uns ganz wesentliche Beteiligte an unserem Leben sind. Im Sinne des Projekts würde man sie somit »Stakeholder« nennen. Sie haben auf unser Vorhaben zwar weniger direkten Einfluss, jedoch sind sie in Bezug auf unser seelisches Wohlergehen wichtig und deshalb auch früh einzubinden. So werden meine Eltern sich mit der Tatsache anzufreunden haben, dass ich meine und ihre Heimatstadt Essen verlasse und künftig in gut sechzig Kilometern Entfernung wohne. Nadjas Eltern hingegen dürfen sich auf unsere Anwesenheit auf Cappenberg sowie ein künftiges Enkelkind vor Ort einstellen. Dieser Umstand ist natürlich wenig spektakulär, dennoch war es uns wichtig, die Information abzusetzen, so dass alle ausreichend Zeit haben, sich auf die Veränderungen einzustellen. Zusätzlich wollen wir unseren Eltern als direkte Informationsquelle zu allen Fragen rund um das Vorhaben zur Verfügung stehen und haben das bei dieser Gelegenheit auch zum Ausdruck gebracht. Es wäre ja schlimm, würden sie sich auf Basis von blanken Vermutungen irgendwelche Szenarien zusammenspinnen.
