Jahresabschluss der Personengesellschaft leicht gemacht E-Book

Jean Bramburger-Schwirkslies

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe Fachbuch
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2024

Seitenzahl: 326

Beschreibung

Von den Grundregeln der Bilanzierung bis zu Anhang und Offenlegung: Das Buch führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Ablauf des Jahresabschlusses. Das Autor:innenteam Jean Bramburger-Schwirkslies, Elmar Goldstein und Michele Schwirkslies geht dabei auf die zahlreichen Sonderfälle von Personengesellschaften ein und hilft Ihnen so, Fehler zu vermeiden. Der ideale Leitfaden für alle, die den Jahresabschluss vorbereiten, erstellen oder prüfen müssen. Inhalte: - Eröffnungsbilanz und Abstimmung von Buchhaltung, Aktiva, Passiva, GuV - Eigenkapital, Rückstellungen und Verbindlichkeiten mit Besonderheit des § 15a EStG - Steuererklärungen und E-Bilanz mit Anlagevermögen, Kapitalkonten, Ergebnisverwendung und SonderbilanzNeu in der 4. Auflage: - Alle wichtigen steuerlichen Änderungen zu unentgeltlichen Wertabgaben, degressiver Abschreibung, Spendennachweis, Hinzurechnung Elektro- und Hybridfahrzeuge in der Gewerbesteuererklärung - Neue Schwellenwerte/Größenklassen nach HGB für Kapital- und HandelspersonengesellschaftenDie digitale und kostenfreie Ergänzung zu Ihrem Buch auf myBook+: - Zugriff auf ergänzende Materialien und Inhalte - Persönliche Fachbibliothek mit Ihren BüchernJetzt nutzen auf mybookplus.de.    

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

InhaltsverzeichnisHinweis zum UrheberrechtmyBook+Impressum1 Einleitung2 Vorbereitungen zum Jahresabschluss3 Vortragen der Eröffnungsbilanz3.1 Eigenkapital und Umsatzsteuer in der Eröffnungsbilanz3.1.1 Vorträge bei der Umsatzsteuer3.2 Bilanzberichtigungen bei Eröffnung4 Abstimmen der Buchhaltung4.1 Überprüfen der Konten4.2 Allgemeine Prüfungspunkte5 Abstimmen der Aktiva5.1 Abstimmen des Anlagevermögens5.1.1 Zugang von Anlagegütern5.1.2 Anlagenabgänge5.1.3 Inzahlungnahme eines Anlageguts5.1.4 Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)5.2 Abstimmen des Umlaufvermögens5.2.1 Vorräte, unfertige Arbeiten und Erzeugnisse, erhaltene Anzahlungen5.2.2 Forderungen gegenüber Kunden5.2.3 Sonstige Vermögensgegenstände5.2.4 Vorsteuerbeträge und Umsatzsteuerforderungen5.2.5 Kasse, Bank und weitere liquide Mittel5.2.6 Aktive Rechnungsabgrenzungsposten und Disagio6 Abstimmen der Passiva6.1 Eigenkapitalkonten6.2 Steuerliche Rücklagen6.3 Rückstellungen6.4 Darlehen und erhaltene Anzahlungen6.5 Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten6.6 Sonstige Verbindlichkeiten6.7 Umsatzsteuerverbindlichkeiten7 Abstimmen der Gewinn- und ­Verlustrechnung7.1 Abstimmen der Umsatzerlöse und der sonstigen ­betrieblichen Erträge7.1.1 Steuerfreie Umsätze7.2 Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG7.2.1 Abstimmen bei Differenzbesteuerung7.3 Unentgeltliche Wertabgaben7.3.1 Lieferung7.3.2 Sonstige Leistungen7.3.3 Skonti, Rabatte und Rücksendungen7.3.4 Private Kfz-Nutzung7.4 Betriebsausgaben7.5 Vergütungen an Mitunternehmer7.5.1 Personalkosten7.5.2 Sachbezüge7.5.3 Fremdarbeiten7.5.4 Arbeitsförderung und Erstattung von Lohnfortzahlungen7.5.5 eBay, Google, Amazon & Co: Leistungen ausländischer Unternehmer7.5.6 Sonstige betriebliche Aufwendungen7.5.7 Miete, Raumkosten und Instandhaltungen7.5.8 Mietereinbauten7.5.9 Kfz-Kosten7.5.10 Spenden7.5.11 Bewirtungen und Geschenke7.5.12 Reisekosten7.5.13 Zinsaufwand und Zinserträge7.5.14 Steuerzahlungen7.6 Debitoren und Kreditoren7.6.1 Saldo auf der richtigen Seite7.7 Verträge7.8 Vorbereitungen8 Jahresinventur8.1 Methoden der Vorratsinventur8.1.1 Stichtagsinventur8.1.2 Verlegte Inventur8.1.3 Permanente Inventur8.1.4 Die nachprüfbare, richtige und wirtschaftliche Inventur8.2 Vorbereitung und Ablauf der Inventur9 Anlagevermögen und Abschreibungen9.1 Abschreibungen von Anlagevermögen9.1.1 Planmäßige Abschreibungen9.1.2 Außerplanmäßige Abschreibungen9.1.3 Steuerrechtliche Abschreibungen9.1.4 Zuschreibungen9.2 Anlagenverzeichnis9.2.1 Anlagengruppen9.2.2 Abschreibungsart9.2.3 Anschaffungskosten/Herstellungskosten9.2.4 Sind sämtliche Gegenstände noch vorhanden?9.2.5 Wurden in der Vergangenheit Abschreibungen vergessen?9.2.6 Verkürzung des Nutzungszeitraums9.2.7 Wertminderung durch außergewöhnliche Abnutzung9.2.8 Wertminderung aus sonstigen Gründen9.2.9 Investitionsabzugsbetrag9.3 Positionen des Anlagevermögens9.3.1 Immaterielle Vermögensgegenstände9.3.2 Sachanlagen9.3.3 Finanzanlagen9.4 Anlagenspiegel10 Umlaufvermögen10.1 Bewertung der Vorräte10.1.1 Bewertungsvereinfachungsverfahren10.1.2 Verbrauchsfolgeverfahren10.2 Buchen von Bestandsveränderungen bei Vorräten10.2.1 Gesamtkostenverfahren10.2.2 Umsatzkostenverfahren10.2.3 Inventurdifferenzen10.2.4 Verlustfreie Bewertung der Erzeugnisse10.2.5 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe10.2.6 Unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen10.2.7 Fertige Erzeugnisse und Waren10.2.8 Bestandsveränderungen bei eigenen Leistungen und Erzeugnissen10.2.9 Geleistete Anzahlungen10.3 Teilwertabschreibung10.3.1 Sinkende Verkaufspreise10.3.2 Gängigkeitsabschreibungen10.4 Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände10.4.1 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen10.4.2 Forderungen gegen verbundene Unternehmen10.4.3 Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht10.4.4 Forderungen gegen Gesellschafter einer Personengesellschaft10.4.5 Restlaufzeitvermerke in der Bilanz10.4.6 Unüblich hohe Abschreibungen auf Umlaufvermögen10.4.7 Wertberichtigungen10.4.8 Sonstige Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens10.5 Wertpapiere10.5.1 Sonstige Wertpapiere10.5.2 Finanzwechsel10.6 Schecks, Kassenbestand, Bundesbank- und Postgiro­guthaben, Guthaben bei Kreditinstituten10.7 Rechnungsabgrenzungsposten10.7.1 Disagio10.7.2 Aktive latente Steuern11 Eigenkapitalgliederung11.1 Eigenkapital in der GbR und OHG11.1.1 Festkapital und variables Kapital11.2 Eigenkapital in der Kommanditgesellschaft und GmbH & Co. KG11.3 Kapitalkontenentwicklung11.4 Exkurs zu § 15a EStG11.5 Einzahlungsverpflichtungen persönlich haftender Gesellschafter/Kommanditisten11.6 Rücklagen11.7 Reinvestitionen nach § 6b EStG12 Rückstellungen und Verbindlichkeiten12.1 Rückstellungen12.1.1 Steuerliche Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen12.1.2 Steuerrückstellungen12.1.3 Sonstige Rückstellungen12.2 Verbindlichkeiten12.2.1 Anleihen, davon konvertibel12.2.2 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten12.2.3 Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen12.2.4 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen12.2.5 Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel und der Ausstellung eigener Wechsel12.2.6 Steuerverbindlichkeiten12.2.7 Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern der Personengesellschaft12.2.8 Verbindlichkeiten mit Restlaufzeitvermerken12.3 Rechnungsabgrenzungsposten12.4 Passive latente Steuern13 Gewinn- und Verlustrechnung13.1 Positionen der Gewinn- und Verlustrechnung13.2 Lohnkosten13.3 Bewirtungskosten13.4 Dividenden- und Zinserträge13.5 Spenden13.6 Weitere Erlöse und Aufwendungen13.6.1 Abschreibungen13.6.2 Bestandsveränderungen und Wertberichtigungen13.6.3 Steuerzahlungen13.6.4 Erträge und Aufwendungen aus der Abzinsung von Rückstellungen13.7 Ergebnisverwendung bei Personengesellschaften14 Steuererklärungen14.1 ELSTER-Verfahren14.2 Umsatzsteuererklärung14.2.1 Steuerpflichtige Umsätze14.2.2 Vorsteuerbeträge14.2.3 Umsatzsteuerabschlusszahlung oder Erstattungsanspruch14.3 Erklärung zur Gewinnfeststellung14.3.1 Sonderbilanz14.3.2 Ergänzungsbilanz14.3.3 Steuerliche Ergebnisermittlung aus dem Gewinn der Handelsbilanz14.4 Gewerbesteuererklärung14.4.1 Hinzurechnungen14.4.2 Kürzungen15 GmbH & Co. KG: Offenlegung des ­Jahresabschlusses mit Anhang15.1 Anhang zum Jahresabschluss15.2 Entwicklung des Anlagevermögens15.3 Offenlegung16 Übermitteln der E-Bilanz16.1 E-Bilanz-Übermittlung durch myebilanz.de16.2 Wie funktioniert myebilanz?Ihre Online-Inhalte zum Buch: Exklusiv für Buchkäuferinnen und Buchkäufer!Stichwortverzeichnis

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ISBN 978-3-648-18058-7

Bestell-Nr. 11001-0101

ePDF:

ISBN 978-3-648-18052-5

Bestell-Nr. 11001-0153

Jean Bramburger-Schwirkslies/Elmar Goldstein/Michele Schwirkslies

Jahresabschluss der Personengesellschaft leicht gemacht

4. aktualisierte und überarbeitete Auflage, August 2024

© 2024 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Munzinger Str. 9, 79111 Freiburg

www.haufe.de | [email protected]

Produktmanagement: Dipl.-Kfm. Kathrin Menzel-Salpietro

Lektorat: Helmut Haunreiter

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1 Einleitung

Wie, ich darf den Jahresabschluss selbst machen? Muss ich nicht einen Steuerberater damit beauftragen? Es gibt viele Unternehmer, die zwar ihre Buchhaltung selbst erledigen, den teuren Jahresabschluss aber vom Steuerberater erstellen lassen. Die Bilanz einer Personengesellschaft aufzustellen und die Steuererklärungen auszufüllen, ist ungleich komplizierter als die laufende Buchhaltung. Praktiker brauchen deshalb einen Leitfaden, der den schwierigen Jahresabschluss leicht macht.

GmbH & Co. KGAls ein solcher Leitfaden ist das vorliegende Buch konzipiert. Es holt den Buchhalter und/oder Gesellschafter einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (oder kurz GbR, GdbR §§ 705 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)), einer offenen Handelsgesellschaft (OHG; §§ 105 ff. Handelsgesetzbuch (HGB)) oder einer Kommanditgesellschaft (KG §§ 161 ff. HGB) am Ende der Dezemberbuchhaltung ab und führt ihn Schritt für Schritt vom Abstimmen der Konten über Umbuchungen, Abgrenzungen, Abschreibungen etc. zum Jahresabschluss. Auch der Eintrag in die Steuererklärungen samt Übermittlung der E-Bilanz und das Publizieren im Bundesanzeiger (für GmbH & Co. KGs) werden behandelt.

Für wen ist dieser Leitfaden zum Jahresabschluss gedacht?

Das Praxisbuch ist von großem Nutzen für Kleinunternehmer, Handwerker und Dienstleistende, die den Abschluss und die Steuererklärung ihrer Gesellschaft selbst erstellen wollen.

Es richtet sich aber gerade auch an jene Buchhalter, die ihr Werk nicht aus der Hand geben wollen. Mithilfe dieses Buchs können Sie den Jahresabschluss gezielt vorbereiten und das spätere Ergebnis nachvollziehen und kontrollieren. Damit decken Sie ggf. Fehler rechtzeitig auf, z. B. falsche oder fehlende Bilanzansätze.

Durch die Verwendung der DATEV-Kontenrahmen ist dieses Buch auch für die Ausbildung in Steuerwesen und Buchhaltung sowie das BWL-Studium interessant. Hier kann der Bezug zur Praxis hergestellt und das erworbene theoretische Wissen leichter in die Praxis umgesetzt werden.

Dieser Leitfaden ist mit dem Anspruch aufgelegt, Sie Schritt für Schritt durch die Jahresabschlussarbeiten zu führen. Er gibt Ihnen ein möglichst einfaches Standardschema an die Hand, mit dessen Hilfe Sie sich den Abschluss leicht machen können – bis hin zur Abgabe der Steuererklärung.

Schwierig sind die Ausnahmefälle, von denen viele, aber längst nicht alle behandelt werden können. Würde man die schwierigen Fälle aus der Praxis und die zahlreichen Fachbegriffe ignorieren, wäre der aufgestellte Jahresabschluss zwar klar und schlicht – aber auch schlichtweg falsch. Für knifflige Fälle werden Sie deshalb möglicherweise keine Lösung, sondern nur ein Problembewusstsein entwickeln. Dann müssen Sie professionelle Hilfe in Anspruch nehmen. Denn dieses Buch kann keine mehrjährige Ausbildung zum Bilanzbuchhalter oder Steuerfachangestellten ersetzen und vor allem nicht die zum/zur Steuerberater:in.

E-BilanzBezüglich der erforderlichen E-Bilanz wird lediglich auf zwingende Vorschriften eingegangen. Außerdem bleiben rein handelsbilanzielle Wahlrechte – ohne steuerliche Auswirkungen – unbesprochen. Es mag eine spannende Aufgabe sein, in der Handelsbilanz ein gutes Ranking herzustellen und sich gleichzeitig gegenüber dem Finanzamt arm zu rechnen. Für solche Aufgaben sei jedoch auf weiterführende und detaillierte Lehrbücher und die professionelle Hilfe von Steuerberater:innen verwiesen.

Die laufende Buchhaltung ist der Teil des Rechenwerks, in den jeder Buchhalter mit etwas Zeit und Übung hineinwachsen kann. Der Jahresabschluss dagegen dient häufig dazu, zunächst die Fehler des abgelaufenen Jahrs zu korrigieren. Das kann kaum derjenige erledigen, der diese Fehler unwissentlich oder allzu sorglos begangen hat. Daran anschließende Entscheidungen bei den Abschlussbuchungen haben mitunter gravierende steuerliche Auswirkungen.

In dem Steuerchaos behält gerade noch ein Steuerberater aufgrund seiner Ausbildung und Erfahrung den Überblick, und das nur, wenn er ständig am Ball bleibt. Das Honorar für die Beratung und Begleitung durch einen Steuerberater/eine Steuerberaterin möchten sich viele Unternehmen jedoch gern sparen oder sie sind z. B. aufgrund einer angespannten Marktlage wirtschaftlich nicht in der Lage, externe Hilfe zu suchen. Der Jahresabschluss ohne Steuerberater entspricht allerdings einer fehlenden Haftpflichtversicherung. Wenn es gut geht, freut man sich darüber, die hohen Versicherungsbeiträge gespart zu haben. Wenn aber ein Schaden eintritt, wünscht man sich, man hätte die Prämien gezahlt.

Natürlich gab es immer schon Lehrbücher zum Jahresabschluss und es werden zunehmend elektronische Buchhaltungsprogramme angeboten, die den Abschluss auf Knopfdruck erledigen. Für einen solchen idealen Jahresabschluss muss die Buchführung jedoch vollständig und richtig vorliegen. An diesem Punkt setzen die meisten Lehrbücher zum Jahresabschluss an und beschreiben einzelne Positionen der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Wie Sie dorthin gelangen, wird oft nur mit ein paar Sätzen abgehandelt.

In diesem Buch nehmen dagegen das Abstimmen der laufenden Buchhaltung und das Zusammenstellen der zum Jahresabschluss benötigten Unterlagen den größten Stellenwert ein.

In einem gesonderten Kapitel werden die Inventur der Vorräte und die dazugehörigen organisatorischen Vorbereitungen behandelt.

GmbH & Co. KGDanach schließen sich die Abschlussarbeiten an, wie z. B. Abschreibungen im Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Eigenkapital, Rückstellungen und Verbindlichkeiten mit ihren Besonderheiten in der GmbH & Co. KG.

GmbH & Co. KGAbschließend sind die einzelnen Steuererklärungen – ggf. mit der Berechnung der Steuerschuld und der Rückstellungen – auszufüllen, und der Abschluss muss zur Veröffentlichung im Bundesanzeiger (im Falle von GmbH & Co. KGs) und als E-Bilanz beim Finanzamt eingereicht werden.

Beachten Sie:

In diesem Buch können nur Standardfälle kleiner Gesellschaften behandelt werden – in der Regel gibt es zu jedem der angesprochenen Themen eine eigene, umfangreiche Fachliteratur – deshalb muss sowohl auf eine vollständige Darstellung und fein getunte Bilanzpolitik durch neue Wahlrechte als auch auf die Besprechung von Vorschriften für mittelgroße und große Kommanditgesellschaften verzichtet werden.

KGDer Einfachheit halber wird jeweils der 31.12. mit dem Bilanzstichtag gleichgesetzt. Eine Handelsgesellschaft wie eine OHG oder eine KG kann einen anderen Bilanzstichtag und damit auch ein abweichendes Wirtschaftsjahr festlegen. Bis auf die Umsatzsteuererklärung, die trotzdem für das Kalenderjahr abgegeben wird, ergeben sich dadurch keine Besonderheiten beim Jahresabschluss.

Das Erstellen des Jahresabschlusses mithilfe der EDV kann man in drei Arbeitsschritte aufteilen:

JahresabschlussvorbereitungAbstimmen der Buchhaltung und Zusammenstellen der Unterlagen (Abschluss vorbereiten),

Umbuchungen und Jahresabschlussbuchungen,

Erstellen des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und ggf. weiterer Anlagen) sowie der Steuererklärungen mit Übermittlung der E-Bilanz.

Am folgenden Ablaufplan können Sie sich orientieren, wenn Sie den Jahresabschluss Ihrer Gesellschaft aufstellen:

Ablaufplan Jahresabschluss

Vortragen der Eröffnungsbilanz

Abstimmen der Buchhaltung

Abstimmen: Aktiva

Abstimmen: Passiva

Abstimmen: Gewinn- und Verlustrechnung

Inventur

Anlagevermögen, Abschreibungen, Anlagenspiegel

Umlaufvermögen

Eigenkapitalgliederung

Rückstellungen und Verbindlichkeiten

Gewinn- und Verlustrechnung und Gewinnverteilung

Übermitteln der Steuererklärungen

GmbH & Co. KG: Offenlegung des Jahresabschlusses mit Anhang

Übermitteln der E-Bilanz

Beachten Sie:

Arbeitstechniken und Buchungen sind unter Verwendung der Kontenrahmen DATEV SKR03 und SKR04 beschrieben. Den angeführten Beispielen liegen diese beiden Kontenrahmen zugrunde.

Sie finden sämtliche Beispiele und Konten auf dem Stand vom 31.12.2023. Für Alternativrechnungen und die steuerliche Gestaltung ist der Rat des Steuerberaters einzuholen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Vorbereitung, Erstellung und Prüfung des Jahresabschlusses2023. Für sämtliche Anregungen und Hinweise sind der Verlag und die Autor:innen dankbar.

Heppenheim/Berlin, im März 2024

Dipl.-Kfm. Elmar Goldstein

Jean Bramburger-Schwirkslies, Steuerberaterin

Michéle Schwirkslies, Steuerberater

2 Vorbereitungen zum Jahresabschluss

In diesem Kapitel führen wir Sie in die gängigen Begriffe für die Jahresabschlussarbeiten ein, die Sie für die Absprache mit Ihrem Steuerberater kennen sollten. Außerdem erhalten Sie einen Überblick über alle Dokumente und Arbeitsmittel, die Ihnen bei einem Jahresabschluss zur Verfügung stehen sollten.

Bei den Jahresabschlussarbeiten gibt es verschiedene Stufen und Begriffe. So wird z. B. zwischen vorbereitenden Abschlussarbeiten, Abschlussvorarbeiten und »eigentlichen« Abschlussarbeiten unterschieden. Für den Praktiker sind diese Unterscheidungen erst einmal nicht relevant.

Während die Auflösung der Rechnungsabgrenzungen aus dem Vorjahr zur laufenden Buchhaltung gehört, ist die Neubildung dem Jahresabschluss vorbehalten.

Soll-Versteuerer nach § 16 Umsatzsteuergesetz (UStG) buchen im Rahmen der laufenden Buchhaltung alle noch nicht bezahlten Ausgangsrechnungen ein. Ist-Versteuerer (§ 20 UStG) buchen erst zum Jahresabschluss.

Für die Unternehmen wie auch die Steuerkanzleien entscheiden sie aber doch sowohl über den Umfang der Arbeiten bei jedem Einzelnen als auch um die abschließenden Kosten. Die für Steuerberater geltende Steuerberatervergütungsordnung unterscheidet zwischen »Abschlussvorarbeiten« und »vorbereitenden Abschlussarbeiten« und gibt damit einen Gebührenrahmen für beide Bereiche vor.

Als selbstbuchendes Unternehmen haben Sie es also in der Hand, auch bei Einbindung eines Steuerbüros in die Jahresabschlussarbeiten die Honorare hierfür ohne Zusatzkosten zu gestalten, indem Sie die selbst erstellte Buchführung auch vollständig und gewissenhaft abstimmen, für die Jahresabschlussbuchungen notwendige Belege vorbereiten und erst alles zusammen dem Steuerberater die eigentliche Erstellung des Jahresabschlusses und der Steuererklärungen in die Hand geben.

Zu den Abschlussvorarbeiten gehört die Abstimmung der Buchhaltung bis zur Saldenbilanz der Jahresverkehrszahlen. Wenn dies der Steuerberater erledigen soll, kann er für diese Arbeit zusätzlich eine Zeitgebühr in Rechnung stellen.

RücklageZu den vorbereitenden Abschlussarbeiten gehören die Buchungen der Abschreibungen, die Bildung der Rechnungsabgrenzungsposten, Rückstellungen und Rücklagen, die Buchungen der Inventuranpassungen, der nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben, der Privatnutzungen von Kfz und Telefon sowie Anpassungsbuchungen an die Betriebsprüfung.

Wenn Sie den Jahresabschluss anhand dieses Buches lediglich vorbereiten, aber nicht fertigstellen wollen, stimmen Sie die Einzelheiten am besten mit Ihrem Steuerberater ab. In den meisten Fällen wird er Ihnen eine kanzleieigene Liste mit den Abstimm- und Abschlussvorarbeiten vorlegen, und Sie können mit Sicherheit einen Großteil dieser Arbeiten in diesem Buch wiederfinden.

Auf jeden Fall ist schon beim Abstimmen der Konten die Bildung der Jahresabschlussposten durch Belege und weitere Unterlagen vorzubereiten.

Und warum nicht gleich in einem Arbeitsgang abstimmen und buchen?

Beachten Sie:

RückstellungBei gleichzeitiger Abstimmung und Buchung gehen Sie das folgende Risiko ein: Eine einzige Fehlbuchung auf dem letzten abzustimmenden Konto könnte dazu führen, dass ein paar andere, bereits abgerechnete Konten korrigiert werden müssen, was wiederum die errechneten Rückstellungen, Wertberichtigungen etc. über den Haufen wirft. Außerdem laufen Sie Gefahr, Auswirkungen zu übersehen.

Eine abgestimmte Buchhaltung ist die Grundvoraussetzung für den Jahresabschluss. Wenn jedoch gleichzeitig mit den nötigen Umbuchungen auch sämtliche Abschlussbuchungen vorgenommen werden, geht sehr schnell der Überblick verloren. Die Arbeiten lassen sich nicht mehr nachvollziehen. Deshalb sind mindestens zwei getrennte Durchgänge der Buchhaltungskonten vorgesehen.

Bei der Überprüfung der Buchhaltung sichten Sie zugleich auch die zugrunde liegenden Belege und zusätzlichen Unterlagen. Für den Jahresabschluss sind auch einige dieser Unterlagen in Kopie zusammenzustellen sowie Auflistungen und Berechnungen zu fertigen.

JahresabschlussvorbereitungZum Abstimmen der Buchhaltung benötigen Sie die folgenden Unterlagen:

Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung des Vorjahrs bzw. Eröffnungsbilanz

Steuerbescheide und sonstige Steuerunterlagen (Prüfungsberichte, Kontoauszüge u. Ä.)

Zugriff zu sämtlichen Belegordnern der einzelnen Buchungskreise

Kasse

Banken

Eingangsrechnungen

Ausgangsrechnungen

Sämtliche Monats- bzw. Quartalsauswertungen der Jahresbuchhaltung

Buchungsjournal, Grundaufzeichnung der Buchungssätze

Summen- und Saldenlisten

Umsatzsteuervoranmeldungen

KontenblätterKontenblätter

Auswertungen der Nebenbuchhaltungen

Kassenbuch als Journal oder Tagesberichte

KontenblätterOffene-Posten-Buchhaltung: Saldenliste, Kontenblätter der Kontokorrentkonten, Offene-Posten-Liste

Wechselbuch

Lohnkonten der Lohnbuchhaltung

Als weitere Arbeitsmittel sollten Ihnen zur Verfügung stehen:

Vorräteinventar zum Jahresende mit den entsprechenden Belegen

BetriebsstoffDie Vorräte an Waren sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen wurden zwar zum Ende des Wirtschaftsjahrs, üblicherweise am 31.12., aufgenommen und vorab bewertet, Bestandsveränderungen, Bewertungsabschläge und Wertaufholungen müssen aber anschließend erfasst werden. Da nicht jede Gesellschaft Vorräte hält, wird die Inventur in einem gesonderten Kapitel abgehandelt (siehe Kapitel 8).

AnlagenspiegelAnlagenverzeichnis/Anlagenbuchhaltung

Im laufenden Jahr wurde das Verzeichnis nicht fortgeführt, die ganze Arbeit muss also im Rahmen des Jahresabschlusses getan werden. Eine eigenständige Anlagenbuchhaltung sollte zusammen mit der Finanzbuchhaltung abgestimmt werden. In diesem Leitfaden wird die Fortführung des Inventars beim Aufstellen des Anlagevermögens behandelt (siehe Kapitel 9).

JahresabschlussvorbereitungFür die Abschlussvorarbeiten ist ein hohes Maß an Aufmerksamkeit und Zeit gefordert, um ein strukturiertes und detailliertes Vorgehen gerade beim Abstimmen der Buchhaltung sicherzustellen. Diese sind insbesondere auch deswegen notwendig, um etwaige Fehler in der Buchhaltung, die es eigentlich gar nicht geben dürfte, aufzudecken und zu bereinigen.

Würde eine Buchhaltung an sämtlichen der im Folgenden beschriebenen Fehler und Versäumnisse kränkeln, wäre es tatsächlich besser, sie komplett neu zu erstellen. Einige Fehler können für sich allein schon so gravierend sein, dass ein Steuerprüfer vom Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung infrage stellen und Umsatz- und Gewinnhinzuschätzungen vornehmen könnte.

Die hier angebotenen Lösungen und Korrekturen sind deshalb so zu verstehen, dass Buchungsfehler nicht ungeschehen, sondern lediglich wieder in Ordnung gebracht werden sollen. Dann sind nicht nur die Fehler in der Buchführung unauslöschlich dokumentiert, sondern auch Ihr ernsthaftes Bemühen, das Zahlenwerk zu heilen und als Grundlage für die Besteuerung zu retten.

An dieser Stelle noch ein Wort zur klassischen und zur modernen Arbeitsweise mit Papier bzw. PC. Heutige Buchhaltungsprogramme bieten bereits vielerlei Unterstützung im Rahmen der Kontenabstimmung und verfügen zumeist auch über eine digitale Belegverknüpfung mit dem Buchungssatz. Dennoch ist die rein digitale Arbeitsweise noch nicht für alle eine für sie Gewohnte und damit Komfortable. Wie ein angehender Buchhalter beispielsweise nach wie vor die T-Konten zum Verständnis des Systems der doppelten Buchführung braucht, braucht manch ein Buchhalter und/oder Unternehmer das Papier, um die Kontenabstimmung und Vorarbeiten zum Jahresabschluss mit der für ihn angestrebten Sicherheit und Routine erledigen zu können Es gibt daher kein wirkliches richtig oder falsch, wenn es um die Frage geht, ob die Abstimmarbeiten digital oder papierhaft durchgeführt werden sollten. Sicherlich empfehlenswert ist es jedoch, bei beiden Formen auf eine gute Dokumentation und Ablage der Arbeitspapiere und verwendeten Checklisten zu achten.

3 Vortragen der Eröffnungsbilanz

Ablaufplan Jahresabschluss

Vortragen der Eröffnungsbilanz

Abstimmen der Buchhaltung

Abstimmen: Aktiva

Abstimmen: Passiva

Abstimmen: Gewinn- und Verlustrechnung

Inventur

Anlagevermögen, Abschreibungen, Anlagenspiegel

Umlaufvermögen

Eigenkapitalgliederung

Rückstellungen und Verbindlichkeiten

Gewinn- und Verlustrechnung und Gewinnverteilung

Übermitteln der Steuererklärungen

GmbH & Co. KG: Offenlegung des Jahresabschlusses mit Anhang

Übermitteln der E-Bilanz

Bei diesem ersten Schritt gehen Sie zurück zum Jahresanfang und tragen die Eröffnungsbilanz auf einzelne Bestandskonten vor. Die Eröffnungsbestände müssen den Bilanzwerten des Vorjahrs entsprechen (sog. Bilanzidentität). Anhand der Vorjahresbilanz nehmen Sie notwendige Ergänzungen vor, fassen Kapital- und Umsatzsteuerkonten zusammen und gliedern ggf. auf andere Konten um. Außerdem sollten Sie Bilanzänderungen aufgrund von steuerlichen Betriebsprüfungen nur im Rahmen der Eröffnungsbilanz, mithin der ersten verfahrensrechtlich offenen/änderbaren Bilanz eingearbeitet werden.

EigenkapitalDie Abschlussbilanz des Vorjahrs wird aus der laufenden Buchhaltung, den Abschlussbuchungen und den Inventurwerten zum Jahresende aufgestellt. Die Bestände an Vermögenswerten werden links angeordnet (Aktiva), Schulden und in der Regel das Eigenkapital auf der rechten Seite (Passiva).

Sämtliche Erfolgskonten werden zum Jahresende mit dem Jahresgewinn im Eigenkapital saldiert und sind damit abgeschlossen.

Da sämtliche Vermögenswerte und Schulden zum Jahresbeginn erhalten bleiben, müssen Sie vor dem Buchen der Geschäftsvorfälle lediglich die Bestandskonten vortragen. Hierfür benötigen Sie aus buchungstechnischen Gründen eine Verrechnungsstelle, das sog. Eröffnungsbilanzkonto (in den DATEV-Kontenrahmen das Konto 9000). Werden sämtliche Bestände gegen dieses Konto gebucht, erscheint dort spiegelbildlich die Jahresabschlussbilanz.

Arbeitsschritt:

Nehmen Sie den Abschluss des Vorjahrs bzw. die Eröffnungsbilanz mit Kontennachweis und die Summen- und Saldenliste Dezember zur Hand. Prüfen Sie als Erstes, ob die Eröffnungsbilanzwerte bereits vorgetragen sind.

Da die wenigsten Jahresabschlüsse bis Februar erstellt sind, werden viele Werte bei der Eingabe der Januarbuchhaltung noch nicht bekannt sein. Deshalb werden zumindest die Finanzkonten erfasst (wie Kasse, Bank), auch Darlehenskonten und abgestimmte Personenkonten. Auf dem Vortragskonto (z. B. 9000) steht ein Saldo.

Arbeitsschritt:

Buchen Sie die fehlenden Aktiva und Passiva ein. Sind bereits sämtliche Eröffnungsbilanzwerte vorgetragen, saldieren Sie die Vortragskonten zu 0 EUR. Überprüfen Sie, ob die Werte mit den Positionen der Vorjahresbilanz übereinstimmen.

Beachten Sie:

In den folgenden Beispielen wird der Kontenrahmen SKR03/SKR04 der DATEV verwendet.

Beispiel

Der Kassenbestand zum Jahresanfang beträgt 2.820,33 EUR, die Bankguthaben 42.366,94 EUR bei der Volksbank und 51.075,64 EUR bei der CD-Bank. Die ersten Buchungen in den Buchungskreisen Kasse und Bank lauten deshalb:

FIRMA: Stella Medien und Kommunikation GmbH & Co. KG, Mandant: 345, Buchhaltung: 1/23

Soll

Haben

GegenKto

Datum

Konto

2.820,33

~~~~

9000/9000

02.01.

1001/1601

Vortrag Kasse

~~~~

~~~~

~~~~

~~~~

Soll

Haben

GegenKto

Datum

Konto

42.366,94

9000/9000

02.01.

1200/1800

Vortrag Volksbank

51.075,64

9000/9000

02.01.

1210/1810

Vortrag CD-Bank

Damit sind lediglich die Bestände von Kasse und Bank vorgetragen. Von Jahresbeginn an können diese Geldkonten monatlich mit den tatsächlichen Beständen laut Kassenbuch und Kontoauszug der Bank abgeglichen werden. Auf dem Eröffnungsbilanzkonto 9000 steht ein Saldo von 96.262,91 EUR im Haben.

Im März sind alle Personenkonten abgestimmt (wie das zu bewerkstelligen ist, finden Sie in Kapitel 6). Die Übernahme der offenen Posten aus dem alten Jahr kann der Computer auf Knopfdruck erledigen. Funktioniert das nicht, sind die ausstehenden Rechnungen einzeln oder die jeweiligen Salden der Personenkonten einzubuchen. In den DATEV-Kontenrahmen werden dazu die Gegenkonten 9008 für die Debitoren und 9009 für den Vortrag der Kreditoren verwendet. Die Salden sämtlicher Debitoren und Kreditoren erscheinen im DATEV-System automatisch auf den Konten »Forderungen aus Lieferungen und Leistungen« bzw. »Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen«.

FIRMA: Stella Medien und Kommunikation GmbH & Co. KG, Mandant: 345, Buchhaltung: 3/23

Soll

Haben

GegenKto

Datum

Konto

600,00

10100

02.01.

9008/9008

Vortrag Kunde

~~~~

~~~~

~~~~

~~~~

Soll

Haben

GegenKto

Datum

Konto

1.200

60100

02.01.

9009/9009

Vortrag Lieferant

~~~~

~~~~

~~~~

~~~~

Im Juni wird im Steuerbüro die Bilanz erstellt.

BILANZ zum 31.12.2022

Stella Medien und Kommunikation GmbH & Co. KG

AKTIVA

PASSIVA

A.

Anlagevermögen

A.

Eigenkapital

I.

Immaterielle Vermögensgegenstände

6,00

I.

Komplementärkapital

2.380,00

II.

Sachanlagen

5.393,00

II.

Kommanditkapital

45.564,59

III.

Finanzanlagen

0,00

III.

Jahresüberschuss

31.881,43

B.

Umlaufvermögen

I.

Vorräte

48.065,52

II.

Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände

106.996,83

C.

Rückstellungen

105.406,00

III.

Kassenbestand, Bundesbank guthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks

96.262,91

D.

Verbindlichkeiten

74.426,24

– davon mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr

C.

Rechnungsabgrenzungsposten

2.934,00

72.791,18 EUR

(74.426,24 EUR)

259.658,26

259.658,26

Bis zum Jahresabschluss 2023 wurde versäumt, die restlichen Eröffnungsbestände vorzutragen. In der abgebildeten Summen- und Saldenliste aus dem Dezember 2023 finden sich deshalb etliche Bestandskonten nicht wieder (angefangen von den Grundstücken bis hin zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten), denn es erscheinen nur die im Laufe des Jahrs angesprochenen Konten.

Der Kontennachweis zur Bilanz bietet die Vorlage zu den weiteren Eröffnungsbuchungssätzen.

KONTENNACHWEIS zur BILANZ zum 31.12.2022

Stella Medien und Kommunikation GmbH & Co. KG

AKTIVA

Konto

Bezeichnung

 EUR

27

EDV-Software

4,00

30

Lizenzen an gewerblichen Schutzrechten

2,00

320

Pkw

2,00

410

Geschäftsausstattung

2.527,00

420

Büroeinrichtung

530,00

421

EDV-Hardware

2.333,00

1510

Aktivwert

47.007,02

3970

Bestand Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe

805,00

3975

Bestand Wertmarken

253,50

996

Pauschalwertberichtigung Forderungen (b. 1 J.)

−134,00

1390

Verrechnungskonto Geschäftsführer

14.607,03

1392

Gesellschafter-Darlehen

39.093,00

1400

Forderungen aus Lieferungen u. Leistung

15.921,18

1471

Forderungen Dryland Immobilien

882,78

1500

Sonstige Vermögensgegenstände

1.082,04

1525

Kautionen

314,60

1540

Steuerüberzahlungen

7.099,00

1549

Körperschaftsteuerrückforderung

12.025,00

1600

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

16.106,20

1001

Kasse

2.820,33

1200

Volksbank

42.366,94

1210

CD-Bank

51.075,64

980

Aktive Rechnungsabgrenzung

2.523,00

etc.

…

…

FIRMA: Stella GmbH & Co. KG Mandant: 345, Buchungsliste Konto: Eröffnungsbilanz

Soll

Haben

GegenKto (SKR03)

Datum

Konto

4,00

27

01.01.

9000

EDV-Software

2,00

30

Lizenzen an gewerblichen Schutzrechten

2,00

320

Pkw

2.527,00

410

Geschäftsausstattung

530,00

420

Büroeinrichtung

2.333,00

421

EDV-Hardware

47.007,02

1510

Aktivwert

805,00

3970

Bestand Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe

253,50

3975

Bestand Wertmarken

134,00

996

Pauschalwertberichtigung Ford. (b. 1 J.)

etc.

177.851,62

147.474,17

Summe

96.262,91

9000

Dieser Vortrag Kasse, Bank ist bereits erfasst

31.806,64

15.921,18

9009/9008

VerbindlichkeitVerbindlichkeiten/Forderungen aus LuL

259.658,26

259.658,26

Summe

3.1 Eigenkapital und Umsatzsteuer in der Eröffnungsbilanz

EröffnungsbilanzAus dem Kontennachweis zur Bilanz können Sie ersehen, wie sich die einzelnen Bilanzpositionen zusammensetzen. Zum Vortrag werden diese Positionen zum größten Teil wieder auf die ursprünglichen Konten aufgegliedert.

Tipp

Die Positionen der Eröffnungsbilanz des laufenden Jahres müssen mit denen der Schlussbilanz des Vorjahrs übereinstimmen (Bilanzidentität nach § 252 Abs. 1 HGB). Anderenfalls könnten ­zwischen den Jahren Positionen verändert, weggelassen oder eingefügt werden.

Benutzen Sie den Vortrag also nicht zur Korrektur fehlerhafter Bilanzansätze aus dem Vorjahr oder zu Umbuchungen, die sich erst im Laufe des Jahrs ergeben haben.

Beispiel

Die Telefonrechnung für den Dezember steht als sonstige Verbindlichkeit in der Bilanz, wurde am 15.1. jedoch nochmals auf dem Aufwandskonto »Telefonkosten« erfasst. Tragen Sie zunächst die Verbindlichkeit vor, und buchen Sie dann beim Abstimmen der Konten um. Die abkürzende Buchung »Eröffnungsbilanz im Soll an Telefonkosten im Haben« verstößt gegen die Bilanzidentität.

Der Grundsatz der Bilanzidentität bedeutet jedoch nicht, dass identische Bestandskonten vorgetragen werden müssen.

Arbeitsschritt:

Gliedern Sie, soweit notwendig, beim Vortrag auf andere Konten um.

Eine Notwendigkeit zur Umgliederung ergibt sich aus den Kontenbezeichnungen: Beträge auf den Konten »Vorjahr«, »laufendes Jahr« u. Ä. werden auf Konten mit Bezeichnungen wie »frühere Jahre« bzw. »Vorjahr« umgegliedert.

Beispiel

Kontenbezeichnung im alten Jahr

Vortragskonto im neuen Jahr

Umsatzsteuer Vorjahr

Umsatzsteuer frühere Jahre

Vorsteuer im Folgejahr abziehbar

abziehbare Vorsteuer

In der EDV-Buchhaltung werden zunehmend Unterkonten im Kapitalkontenbereich und bei der Umsatzsteuer nicht mehr abgeschlossen, sondern lediglich per Saldo in die Bilanzposition eingesteuert. In diesem Fall muss der Abschluss dann beim Vortrag ins neue Jahr erfolgen. Denn ähnlich wie bei den Erfolgskonten beginnt auch bei den Unterkonten jedes Jahr mit 0 EUR.

EigenkapitalkontoInsbesondere die Eigenkapitalkonten müssen neu gegliedert werden, sofern im Vorjahr noch keine Gewinnverteilung stattgefunden hat.

So setzt sich der Eröffnungsbilanzwert für das variable Kapital eines Vollhafters (GbR- oder OHG-Gesellschafter bzw. Komplementär einer KG) aus dem Kapitalkonto, den Entnahmen und Einlagen und dem Ergebnisanteil zusammen.

Da die Kapitalkonten zum Schwierigsten gehören, was die Bilanzierung von Personengesellschaften zu bieten hat, werden wir erst in Kapitel 10 näher darauf eingehen.

Beispiel

Die Eigenkapitalkonten der beiden OHG-Gesellschafter Karl Schmitt und Peter Müller sind in das neue Jahr vorzutragen:

altes Jahr

neues Jahr

OHG Gesellschafter Karl Schmitt

Festkapital

50.000 EUR

50.000 EUR

Privatentnahmen

−10.000 EUR

Unentgeltliche Wertabgaben

PrivatsteuernPrivatsteuern

−4.000 EUR

PrivateinlagePrivateinlagen

Gewinnanteil

19.000 EUR

Variables Kapital

30.000 EUR

35.000 EUR

OHG Gesellschafter Peter Müller

Festkapital

50.000 EUR

50.000 EUR

Privatentnahmen

−6.000 EUR

Unentgeltliche Wertabgaben (Pkw-Nutzung)

−8.000 EUR

PrivatsteuernPrivatsteuern

−5.000 EUR

PrivateinlagePrivateinlagen

10.000 EUR

Gewinnanteil

19.000 EUR

Variables Kapital

20.000 EUR

30.000 EUR

Die folgenden Konten stehen zur Verfügung, wobei nach der sog. Endnummernlogik für den OHG-Gesellschafter Karl Schmitt die Konten (SKR03/SKR04) 0870/2000, 0880/2010, 1800/2100 usw. und für den OHG-Gesellschafter Peter Müller die Konten (SKR03/SKR04) 0871/2001, 0881/2011, 1801/2101 usw. verwendet werden. Im Zuge der seit 2015 obligatorischen E-Bilanz-Bestandteile »Kapitalkontenentwicklung« und »Ergebnisverwendungsrechnung« hat die DATEV diese Endnummernlogik aufgegeben. Im DATEV-System sind nunmehr dem jeweiligen Stammkonto mit der Endziffer 0 bis zu 9999 Gesellschafter zugeordnet. Die Konten mit den Endziffern 1 bis 9 dürfen nicht mehr angesprochen werden. Da diese neue Funktion »Zuordnung zu Gesellschaftern« jedoch nur in den DATEV-Rechnungswesenprogrammen implementiert ist, soll an dieser Stelle nicht weiter darauf eingegangen werden.

SKR03

SKR04

Kontenbezeichnung (SKR)

0870–0879

2000–2009

Festkapital/Komplementärkapital

0880–0889

2010–2019

Variables Kapital

1800–1899

2100–2399

Privatkonten

1880

2130

Unentgeltliche Wertabgaben

1810

2150

PrivatsteuernPrivatsteuern

1890

2180

PrivateinlagePrivateinlagen

1820

2200

Sonderausgaben beschränkt abzugsfähig

3.1.1 Vorträge bei der Umsatzsteuer

Umsatzsteuer, VorauszahlungFür den Vortrag der Umsatzsteuerverbindlichkeiten und -forderungen und für die Neugliederung auf andere Eröffnungskonten orientieren Sie sich an der Umsatzsteuererklärung des Vorjahrs: In die dort ausgewiesene Abschlusszahlung fließen sämtliche Beträge ein, die im Vorjahr die fällige vereinnahmte Umsatzsteuer, die abziehbaren Vorsteuerbeträge und die Umsatzsteuervorauszahlungen betreffen – egal, auf welchen Konten sie ausgewiesen waren.

Beispiel

altes Jahr

neues Jahr

Umsatzsteuer Vorjahr

5.000 EUR

Umsatzsteuer frühere Jahre

10.000 EUR

15.000 EUR

Umsatzsteuer nicht fällig

4.500 EUR

umgegliedert zu: Umsatzsteuer

4.500 EUR

Vorsteuer im Folgejahr abziehbar

1.000 EUR

umgegliedert zu: abziehbare Vorsteuer

1.000 EUR

Abziehbare Vorsteuer 7 %

5.000 EUR

Abziehbare Vorsteuer 19 %

300.000 EUR

Abziehbare Vorsteuer aus EG-Erwerb

10.000 EUR

Bezahlte Einfuhrumsatzsteuer

10.000 EUR

Umsatzsteuer

15.000 EUR

Umsatzsteuer 19 %

450.000 EUR

Umsatzsteuer aus EG-Erwerb

10.000 EUR

UmsatzsteuerUmsatzsteuervorauszahlungen

130.000 EUR

Umsatzsteuer lfd. Jahr UStVA 11 und 12

25.000 EUR

umgegliedert zu: Umsatzsteuer Vorjahr

30.000 EUR

Das Konto »Umsatzsteuer Vorjahr« wird in der Folgezeit ausgeglichen

i. H. v. 25.000 EUR durch die Vorauszahlungen für die Monate November und Dezember des Vorjahrs sowie

Umsatzsteuerdurch die Abschlusszahlung i. H. v. 5.000 EUR für das abgelaufene Jahr laut Umsatzsteuererklärung.

SKR03

SKR04

Kontenbezeichnung (SKR)

1548

1434

Vorsteuer im Folgejahr abziehbar

1570

1400

Abziehbare Vorsteuer

1545

1422

USt.-Forderungen Vorjahr

1545

1425

USt.-Forderungen frühere Jahre

1790

3841

Umsatzsteuer Vorjahr

1791

3845

Umsatzsteuer frühere Jahre

3.2 Bilanzberichtigungen bei Eröffnung

BilanzberichtigungDer Grundsatz der Bilanzidentität fordert, dass die Eröffnungsbilanz mit der Schlussbilanz übereinstimmt. Das gilt auch für fehlerhafte Ansätze, wenn die Schlussbilanz aus steuerlichen Gründen nicht mehr geändert werden kann. Die Richtigstellung holt man in diesen Fällen in der ersten änderbaren Schlussbilanz nach und zeigt dem ­Finanzamt die Änderung an. Bereits fehlerhafte Eröffnungsbilanzwerte können in den nachfolgenden Eröffnungsbilanzen geändert werden.

Um die Ergebnisse von Betriebsprüfungen in der Buchhaltung nachzuvollziehen, sind aus Gründen der Wirtschaftlichkeit nicht etwa sämtliche in der Folge fehlerhaften ­Bilanzen, sondern nur die jüngste Bilanz zu berichtigten. Die steuerlichen Auswirkungen und neuen Bilanzansätze ergeben sich aus der Mehr- und Weniger-Rechnung des Finanzamts. In der Praxis werden die Eröffnungsbilanzwerte angepasst, selbst wenn daraus kein Steuervorteil gezogen wurde.

Beispiel

Bei der Betriebsprüfung wurde eine Teilwertabschreibung für das Bürogebäude i. H. v. 50.000 EUR nicht anerkannt. Da eine geänderte Jahresbilanz nur Kosten verursachen würde und einen Streit darüber, wer diese Kosten aufzubringen hat, erfolgt die Rücknahme der Abschreibung stillschweigend zur Eröffnungsbilanz. Dabei erhöht sich sowohl der Ansatz des Bürogebäudes als auch der Gewinnvortrag um 50.000 EUR.

AbschreibungSoll

Haben

GegenKto

Datum

Konto

50.000,00

090/240

01.01

0860/2970

4 Abstimmen der Buchhaltung

Ablaufplan Jahresabschluss

Vortragen der Eröffnungsbilanz

Abstimmen der Buchhaltung

Abstimmen: Aktiva

Abstimmen: Passiva

Abstimmen: Gewinn- und Verlustrechnung

Inventur

Anlagevermögen, Abschreibungen, Anlagenspiegel

Umlaufvermögen

Eigenkapitalgliederung

Rückstellungen und Verbindlichkeiten

Gewinn- und Verlustrechnung und Gewinnverteilung

Übermitteln der Steuererklärungen

GmbH & Co. KG: Offenlegung des Jahresabschlusses mit Anhang

Übermitteln der E-Bilanz

JahresabschlussvorbereitungZum Abstimmen der Buchhaltung werden sämtliche Konten der Reihe nach – also von 0001 bis 9999 – auf ihre Richtigkeit geprüft. Beim Abstimmen sollen lediglich Falschbuchungen und Lücken erkannt werden. Bereiten Sie jedoch schon die Abschlussbuchungen mit vor. Und beachten Sie bei der Überprüfung insbesondere die folgenden Punkte:

ungewöhnliche Buchungen (Habenbuchungen auf Aufwandskonten, Anlagekonten; Sollbuchungen auf Ertragskonten, hohe Beträge im Vergleich zu den Vorjahreswerten), Belegprüfung im Hinblick auf Umsatzsteuervorschriften und bei kritischen Betriebsausgaben,

Prüfung auf Vollständigkeit und Einheitlichkeit (z. B. Telefonkosten der zwölf Monate auf demselben Konto),

Prüfung des richtigen Vorsteuerabzugs.

4.1 Überprüfen der Konten

Konten prüfenÜberprüfen Sie für jedes Konto:

Ist das Konto (richtig) beschriftet?

unklarer PostenFalls nicht, legen Sie eine Liste für neue Kontenbezeichnungen an, die mit der Auswertung der Umbuchungen zu verarbeiten ist. Nur wenn Sie beabsichtigen, das Konto durch Umbuchung wieder aufzulösen – etwa, weil es durch eine Fehlbuchung oder mit Bagatellbeträgen angelegt wurde –, können Sie auf die Beschriftung verzichten. Ausnahme: Obwohl die Konten »Geldtransit«, »Durchlaufende Posten« und »Unklare Posten« in der Regel wieder glattgestellt werden, sollten sie zur Nachprüfung beschriftet sein.

4.2 Allgemeine Prüfungspunkte

PrüfungspunkteBevor in den beiden folgenden Kapiteln auf die Eigenheiten der einzelnen Konten eingegangen wird, geben wir Ihnen hier einen Überblick über die grundsätzlichen Prüfungskriterien:

Prüfen Sie ungewöhnliche Buchungen:

Habenbuchungen auf Aufwandskonten, Anlagekonten etc.

Sollbuchungen auf Ertragskonten

hohe Beträge im Vergleich zu den Vorjahreswerten und übrigen Buchungen

Verwendung unüblicher Konten oder Ertragskonten mit falschem Steuerausweis

So lassen sich Fehlbuchungen durch falsche Beträge, Kontonummern oder Kontenseiten aufspüren.

Prüfen Sie bei ungewöhnlichen Buchungen, wenn möglich, auch den zugehörigen Beleg.

Die folgenden Anforderungen werden an die Ordnungsmäßigkeit der Belege gestellt:

Belegdatum: Ausstellungs- oder Eingangsdatum

Belegtext: Der Geschäftsvorfall wird hinreichend beschrieben (z. B. »Kauf von Schreibpapier«), anstatt lediglich allgemeine Bezeichnungen wie »Bürobedarf« zu verwenden.

Belegbeträge: Zahlungsbetrag, MwSt-Satz

Bei Beträgen über 250 EUR (bis 2016: 150 EUR) zusätzlich:

Nettoerlös

Ausweis des MwSt-Betrags

Name des Leistungsempfängers

Rechnungsangaben:

Name des Leistungsempfängers

Steuernummer oder USt.-IdNr. des Ausstellers

Rechnungsnummer

Rechnungsdatum

Zeitpunkt der Lieferung/Leistung

ggf. Hinweise auf eine Steuerbefreiung mit eindeutiger Bezeichnung der Befreiungsvorschrift wie z. B. »steuerfreie EG-Lieferung«, »Differenzbesteuerung Gebrauchtwaren«

ggf. Skontovereinbarung

Belegzeichnung: Der Aussteller hat den Beleg abzuzeichnen.

Belegverweis: Kontierungsvermerk, der vom Beleg zum Konto verweist. Werden Belege im Rahmen einer rein digitalen Buchhaltung bereits mit dem Buchungssatz verknüpft, kann aufgrund der bereits erfolgten Belegzuordnung von einem gesonderten Kontierungsvermerk abgesehen werden.

ReisekostenBei kritischen Betriebsausgaben sind an die Belege zusätzliche Anforderungen gestellt. Mehr erfahren Sie im Abschnitt zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern (siehe Kapitel 4.1.4) und im Abschnitt zu den Betriebsausgaben, wie Löhne und Gehälter, Bewirtungskosten, Geschenke und Reisekosten (siehe Kapitel 6).

Prüfen Sie bei Konten mit regelmäßigen Zahlungen, ob die Zahlungen vollständig verbucht sind und durchweg dasselbe Konto verwendet wurde. Suchen Sie nach fehlenden Zahlungen und buchen Sie ggf. um.

Beispiel

Auf dem Konto »Strom, Gas, Wasser« sind lediglich zehn Zahlungen verbucht. Zwei Zahlungen zu insgesamt 300 EUR finden sich unter »sonstige Raumkosten«.

Soll

Haben

GegenKto

Datum

Konto

300,00

~~~~

4280/6345

4240/6325

Gas, Strom, Wasser an

~~~~

~~~~

~~~~

~~~~

Sonstige Raumkosten

VorsteuerbetragPrüfen Sie, ob Vorsteuerbeträge berechtigt, vollständig und zu den richtigen Steuersätzen abgezogen wurden. In den meisten Buchhaltungssystemen ist ein Vorsteuerabzug bei jeder einzelnen Buchung oder generell als Kontenfunktion gekennzeichnet.

Aus Privatentnahmen, Versicherungsbeiträgen, Beiträgen zur IHK, HWK und Berufsgenossenschaft u. a. gibt es keinen Vorsteuerabzug.

Der Verkauf von Büchern, Zeitschriften, Wasser, Blumen und vielen Lebensmitteln unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent.

Bei Abschlagszahlungen (z. B. für Strom), bei Lastschriften (z. B. Telefonrechnungen) und ggf. bei laufenden Mietzahlungen wird häufig der Vorsteuerabzug von 19 Prozent vergessen. Auch Miete, Bankgebühren und Zinszahlungen können Vorsteuer enthalten.

VerbindlichkeitWenn in der Auswertung vom Dezember die Eröffnungswerte nicht vollständig erfasst waren, fehlen zum Abstimmen etliche Kontenblätter, insbesondere im Anlagenbereich und bei den Verbindlichkeiten. Damit kein Konto übersehen wird, legen Sie deshalb die Buchungsliste der Eröffnungsbilanz neben die Summen- und Saldenliste.

Halten Sie die Ergebnisse der Abstimmung schriftlich fest. Die aufgelisteten Umbuchungen sind durch Buchungstexte, Nebenrechnungen und sonstige Belege nachvollziehbar zu dokumentieren.

5 Abstimmen der Aktiva

Ablaufplan Jahresabschluss

Vortragen der Eröffnungsbilanz

Abstimmen der Buchhaltung

Abstimmen: Aktiva

Abstimmen: Passiva

Abstimmen: Gewinn- und Verlustrechnung

Inventur

Anlagevermögen, Abschreibungen, Anlagenspiegel

Umlaufvermögen

Eigenkapitalgliederung

Rückstellungen und Verbindlichkeiten

Gewinn- und Verlustrechnung und Gewinnverteilung

Übermitteln der Steuererklärungen

GmbH & Co. KG: Offenlegung des Jahresabschlusses mit Anhang

Übermitteln der E-Bilanz

In diesem Kapitel werden die einzelnen Konten der Aktivseite mit ihren Eigenheiten beschrieben, so wie sie später auch in der Bilanz erscheinen.

Abstimmen des Anlagevermögens: Zugang von Anlagegütern, Anlagenabgänge (Verkäufe, Inzahlungnahmen, Verschrottungen und Entnahmen von Anlagegegenständen), Besonderheiten bei den geringwertigen Wirtschaftsgütern.

Abstimmen im Umlaufvermögen: Vorräte, unfertige Arbeiten und Erzeugnisse, erhaltene Anzahlungen, Forderungen gegenüber Kunden, sonstige Vermögensgegenstände, Vorsteuerbeträge und Umsatzsteuerforderungen, Kasse, Bankguthaben und weitere liquide Mittel sowie schließlich aktive Rechnungsabgrenzungsposten und Disagios.

5.1 Abstimmen des Anlagevermögens

JahresabschlussvorbereitungDie Konten des Anlagevermögens werden im Laufe des Jahrs zumeist weniger häufig angesprochen als andere Konten. Beim Abstimmen sollen lediglich Falschbuchungen und unterlassene Neuzugänge erkannt werden. Bereiten Sie jedoch schon die Abschlussbuchungen im Anlagevermögen – insbesondere der Abschreibungen – vor:

Arbeitsschritt:

Kopieren Sie die Rechnungen von Neuzugängen und ggf. von Anschaffungsnebenkosten. Auf andere Konten gebuchte Anschaffungsnebenkosten, nachträgliche Anschaffungskosten oder Preisnachlässe sind umzubuchen. Sofern kein Buchungstext auf das Anlagevermögen hinweist, ergänzen Sie diesen Hinweis handschriftlich auf dem Kontenblatt.

5.1.1 Zugang von Anlagegütern

Zugang von AnlagegüternAchten Sie bei der Überprüfung der Konten besonders auf die Eröffnungsbilanz. Zusätzlich zu den Konten in der Summen- und Saldenliste sind auch die nachträglichen Vortragsbuchungen abzustimmen.

Arbeitsschritt:

Verwenden Sie für die Anschaffung neuer Wirtschaftsgüter nach Möglichkeit Anlagekonten, die bereits in die Vorjahresbilanz eingeflossen sind. Buchen Sie ggf. um.

Beispiel

Bei den im laufenden Jahr unter »Maschinen« erfassten 60.000 EUR für eine Verpackungsanlage handelt es sich tatsächlich um eine zusätzliche »Betriebsvorrichtung«. Buchen Sie um:

Soll

Haben

GegenKto

Datum

Konto

60.000,00

~~~~

0210/0440

0280/0470

Betriebsvorrichtungen an

~~~~

~~~~

~~~~

~~~~

Maschinen

Wenn Ihr Buchhaltungsprogramm jede Habenbuchung auf einem Anlagenkonto als Anlagenabgang deutet, müssen Sie zunächst den Zugang stornieren.

Für den integrierten Anlagenspiegel der DATEV schalten Sie z. B. die folgende Buchung (Generalumkehr) vor:

AnlagenspiegelSoll

Haben

GegenKto

Datum

Konto

60.000,00

2000210/ 2000440

1799/1499

Storno Zugang Maschinen

60.000,00

1799/1499

0280/0470

Zugang Betriebsvorrichtung

5.1.2 Anlagenabgänge

Arbeitsschritt:

Noch nicht erfasste Anlagenabgänge sind ebenfalls Geschäftsvorfälle der laufenden, abzustimmenden Buchhaltung. Kopieren Sie Verkaufsrechnungen, Entnahmebelege, Hinweise auf Inzahlungnahmen u. Ä. und buchen Sie ggf. nach.

Privatentnahme, AnlagegegenstandVerkäufe und Entnahmen von Anlagegegenständen sind in zwei Buchungen zu berücksichtigen:

Der Verkaufserlös bzw. Entnahmewert wird auf einem Ertragskonto wie »Erlöse aus Anlagenverkäufen«, »Entnahme von Gegenständen«, »Erträge aus dem Abgang von Anlagegegenständen« gebucht.

Ist der Verkauf bereits auf einem anderen Erlöskonto erfasst, buchen Sie um.

BuchwertDer Wert des Gegenstands auf dem Anlagekonto (Buchwert) ist als Aufwand auszubuchen. Der Buchungssatz lautet hier: »Buchwertabgang« an »Anlagenkonto«.

SKR03

SKR04

Kontenbezeichnung (SKR)

8820

4845

Erlöse aus Verkäufen Sachanlagevermögen 19 % USt. (bei Buchgewinn)

8801

6885

Erlöse aus Verkäufen Sachanlagenvermögen 19 % USt. (bei Buchverlust)

2315

4855

Anlagenabgänge Sachanlagen (Restbuchwert bei Buchgewinn)

2310

6895

Anlagenabgänge Sachanlagen (Restbuchwert bei Buchverlust)

BuchwertDer Buchwert ist der Restwert in der Buchhaltung, den das Anlagegut nach den Abschreibungen für die vergangene Nutzung und eventuell nach einem außerordentlichen Wertverlust noch hat. Der »Wert in den Büchern« muss nicht dem erzielbaren Verkaufswert entsprechen. Bei einem Buchgewinn liegt der Verkaufserlös über dem Restwert des Anlageguts, bei einem Buchverlust darunter.

Woher nimmt man den Buchwert des Anlageguts zum Zeitpunkt des Verkaufs?

RestbuchwertAusgehend vom Wertansatz im letzten Jahresabschluss sind die zeitanteiligen monatlichen Abschreibungen bis zum Verkauf zu berücksichtigen. Sie erhalten den Restbuchwert durch Fortführung von monatlich 1/12 der Jahresabschreibungen. Aber auch ohne Ansatz der anteiligen Abschreibungen geht keine Betriebsausgabe verloren. Sowohl der Buchwertabgang als auch die Abschreibungen stellen einen Aufwand dar. Da die Buchung der Abschreibungen den Restbuchwert um den gleichen Betrag vermindert, ändert sich somit nichts am Betriebsergebnis.

Entnahme eines Anlageguts

unentgeltliche WertabgabeDie Entnahme eines Anlageguts durch den Unternehmer wird als sog. unentgeltliche Wertabgabe (Eigenverbrauch) verbucht, und zwar

bei einer unentgeltlichen Entnahme in voller Höhe,

bei einer »verbilligten« Entnahme die Differenz zum Marktwert.

Beispiel

Der abgeschriebene Firmenwagen eines GbR-Gesellschafters wird an seine Tochter verkauft. Sie hat bereits 500 EUR in bar gezahlt. Diese Zahlung wurde jedoch nicht als umsatzsteuerpflichtiger Erlös, sondern als Privateinlage des Gesellschafters erfasst. Der Marktwert laut Gebrauchtwagenliste beträgt noch 2.900 EUR inkl. Umsatzsteuer.

Soll

Haben

GegenKto

Datum

Konto

500,00

8820/4845

1890/2180

PKWUmbuchung Verkauf Pkw

2.400,00

8920/4645

1880/2130

PKWUnentgeltliche Wertabgabe Pkw

1,00

2315/4855

0320/0520

PKWBuchwertabgang Pkw

SKR03

SKR04

Kontenbezeichnung (SKR)

8915

4610

Entnahme durch den Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens 7 % USt

8910

4620

Entnahme durch den Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt

5.1.3 Inzahlungnahme eines Anlageguts

Inzahlungnahme eines Anlageguts