Office 2011 für Mac Praxisbuch E-Book

Saskia Gießen

• Herausgeber: Franzis Verlag
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2012

Beschreibung

Mit Office 2011 für Mac ist das neue Office-Bedienkonzept von Microsoft endlich auch auf dem Mac angekommen. Wer von älteren Mac-Office- Versionen oder anderen Programmen auf Office 2011 umsteigt, wird Word, Excel, PowerPoint und Outlook kaum wiedererkennen - kaum eine Funktion ist an ihrem Platz geblieben. Und genau hier hilft dieses Buch. Die Autoren zeigen mit vielen Praxisbeispielen, wie Sie neue Office-Fähigkeiten optimal einsetzen und alte Funktionen schnell wieder finden. Viel Spaß und Erfolg mit dem neuen Office 2011 für Mac!

Leseprobe

Inhaltsübersicht

1  Office Mac-Grundlagen

1.1  Die Office-Oberfläche

1.2  Die Einstellungen zur Anwendung anpassen

1.3  Tastenkombinationen anpassen

1.4  Der Austausch von Dateien mit Office für Windows

1.5  Zusammenarbeit innerhalb von Office Mac 2011

1.6  Zusammenspiel von Office Mac 2011 und Web

2  Excel-Grundlagen

2.1  Excel starten und beenden

2.2  Die Excel-Oberfläche

2.3  Die Ansichten in Excel

2.4  Der Mauszeiger

2.5  Dateneingabe

2.6  AutoAusfüllen

2.7  Eine Mappe speichern

2.8  Eine Mappe öffnen

3  Zellen gestalten

3.1  Markieren

3.2  Fertige Zellformate einsetzen

3.3  Zeichenformate

3.4  Zellen gestalten

3.5  Zeilen und Spalten gestalten

3.6  Zahlenformate

3.7  Bilder einfügen

3.8  Als Tabelle formatieren

4  Grundrechenarten

4.1  Grundlagen

4.2  Das Symbol AutoSumme

4.3  Formeln kopieren

4.4  Herstellen absoluter Bezüge

4.5  Rechnen über mehrere Tabellen

5  Funktionen einsetzen

5.1  Die Funktionen MAX, MIN und MITTELWERT

5.2  Die Funktionen zum Zählen

5.3  Rechnen mit Datum und Uhrzeit

5.4  Die Funktion WENN

5.5  Die Funktion SVERWEIS

6  Tabellen bearbeiten

6.1  Arbeit mit den Tabellenregistern

6.2  Spalten oder Zeilen einfügen bzw. löschen

6.3  Verschieben und kopieren

6.4  Überschriften einfrieren

7  Daten sortieren und filtern

7.1  Sortieren

7.2  Filtern

8  Diagramme erstellen

8.1  Ein Diagramm erzeugen

8.2  Ein Diagramm ändern

8.3  Sparklines erstellen

9  Tabellen drucken

9.1  Eine Tabelle zum Drucken vorbereiten

9.2  Papierformat und Seitenränder einrichten

10  Word-Grundlagen

10.1  Word starten und beenden

10.2  Die Oberfläche von Word

10.3  Die verschiedenen Ansichten eines Dokuments

10.4  Ein neues Dokument erstellen

10.5  Die Rechtschreibprüfung

10.6  Texte kopieren oder ausschneiden und einfügen

10.7  AutoTexte einsetzen

11  Speichern und Öffnen von Dokumenten

11.1  Ein Dokument speichern

11.2  Ein Dokument öffnen

12  Dokumente gestalten

12.1  Texte markieren

12.2  Zeichen gestalten

12.3  Absätze gestalten

12.4  Seiten gestalten

13  Dokumente layouten

13.1  Nummerierungen und Aufzählungen

13.2  Tabulatoren einsetzen

13.3  Kopf- und Fußzeilen erstellen

13.4  Formatvorlagen

13.5  Dokumentvorlagen

14  Serienbriefe erzeugen

14.1  Einen Serienbrief erstellen

15  Bilder ins Dokument einfügen

15.1  Bilder in den Text einfügen

16  Word-Dokumente drucken

17  PowerPoint-Grundlagen

17.1  PowerPoint starten und beenden

17.2  Die PowerPoint-Oberfläche

17.3  Die verschiedenen Ansichten der Präsentation

18  Eine Präsentation erstellen

18.1  Das Design wählen

18.2  Texte erfassen

18.3  Neue Folie einfügen

18.4  Das Design ändern

19  Eine Präsentation speichern und öffnen

19.1  Eine Präsentation speichern

19.2  Die Dateiformate in PowerPoint

19.3  Eine Präsentation öffnen

20  Weitere Elemente auf einer Folie

20.1  Eine Tabelle einfügen

20.2  Daten mit den AutoFormen visualisieren

21  Der Folienmaster

21.1  Änderungen am Folienmaster

21.2  Neues Folienlayout erstellen

22  Eine Präsentation drucken

22.1  Die Druckformate

22.2  Der Handzettelmaster

23  Die Animationen

23.1  Texte animieren

23.2  Bilder animieren

23.3  Weitere Infos zur Animation

23.4  Folienübergänge

24  Die Bildschirmpräsentation

24.1  Der Ablauf einer Präsentation

24.2  Präsentation automatisch laufen lassen

25  Outlook-Grundlagen

25.1  Ein Konto einrichten

25.2  Die Oberfläche von Outlook

25.3  Outlook starten und beenden

25.4  Weitere Einstellungen zu Outlook

25.5  My Day

26  E-Mails schreiben und mehr

26.1  E-Mails verfassen und senden

26.2  Die Signaturen

26.3  Dateien versenden

26.4  Gesendete Nachrichten lesen

27  E-Mails lesen und bearbeiten

27.1  E-Mails lesen

27.2  E-Mail mit einer Anlage erhalten

28  E-Mails verwalten

28.1  Farbkategorien einsetzen

28.2  E-Mails filtern oder suchen

28.3  E-Mails kennzeichnen

28.4  E-Mails in Ordnern ablegen

29  Kontakte anlegen

29.1  Einen neuen Kontakt anlegen

29.2  Kontakte importieren

29.3  Kontakte drucken

29.4  Eine Mail an einen Kontakt schreiben

29.5  Verteilerlisten erstellen

30  Eine Aufgabenliste anlegen

30.1  Eine Aufgabe erfassen

30.2  Aufgaben, die sich wiederholen

30.3  Die Aufgabenliste in der Anzeige anpassen

30.4  Aufgabenlisten drucken

31  Termine im Kalender erfassen

31.1  Einstellungen und Ansichten zum Kalender

31.2  Einen Termin erfassen

31.3  Feiertage einfügen

32  SmartArt-Grafiken sinnvoll verwenden

32.1  SmartArts einsetzen

32.2  SmartArts mit Fotos

33  Designs erstellen

Stichwortverzeichnis

1  Office Mac-Grundlagen

Bild 1.1  Die Symbole in Dock.

Diese vier Buchstaben beschreiben die Anwendungen, die in Office Mac 2011 enthalten sind:

Excel zur Tabellenkalkulation und zur Erstellung von Diagrammen, Word für Texte und Drucksachen, PowerPoint mit der integrierten Fotobearbeitung für professionelle Präsentationen und Outlook, das in der Home und Business Edition enthalten ist, als zuverlässiger Dienst rund um das Thema Kommunikation. Zusammen bieten diese Anwendungen alles, was Sie zur täglichen Arbeit im »Office« brauchen.

Durch die gemeinsamen Dateiformate ist eine Zusammenarbeit und eine Weitergabe an andere Office-Anwender möglich, egal, ob der Empfänger Office Mac 2011 oder Office unter Windows einsetzt. Alle im Buch angegebenen Beispieldateien können sie sich kostenlos unter www.buch.cd herunterladen.

Im ersten Kapitel erfahren Sie, welche Bereiche am Bildschirm in allen Office-Anwendungen gleich oder ähnlich sind und was Sie bei der Bearbeitung von Office-Dateien beachten sollten.

1.1  Die Office-Oberfläche

Viele Teile der Office-Oberfläche sind in alle Anwendungen einheitlich. Sie werden im aktuellen Kapitel anhand von Excel beschrieben.

Bild 1.2  Die Excel-Oberfläche mit den Bezeichnungen.

Die ersten zwei Zeilen

In der Menüzeile finden Sie alle Befehle der aktuellen Anwendung. Darunter sehen Sie die Titelleiste. Hier werden neben dem Dateinamen auch die drei Schaltflächen zur Einstellung des Anwendungsfensters gezeigt.

Bild 1.3  Die Menüzeile und die Titelleiste.

In der Titelleiste finden Sie am linken Rand drei Symbole in Ampelfarben. Mit einem Klick auf den roten Schalter schließen Sie die aktuelle Datei. Sollten Sie die letzten Änderungen noch nicht gespeichert haben, werden Sie jetzt dazu aufgefordert, das nachzuholen. Über das gelbe Symbol bringen Sie die Datei ins Dock. Von dort aus können Sie sie jederzeit mit einem Klick wieder anzeigen lassen. Per Klick auf das grüne Symbol vergrößern Sie das Fenster der Anwendung.

Die Symbolleisten

Unter der Titelleiste finden Sie die Symbolleiste(n). Außer Outlook haben alle Anwendungen zwei Symbolleisten. Die erste heißt Standard, die zweite Format. In den Symbolleisten befinden sich die wichtigsten Befehle der Anwendung.

Bild 1.4  Die Symbolleisten Standard und Format in Excel.

Sie können die Symbolleisten über die Befehlsfolge Ansicht/Symbolleisten ein- bzw. ausschalten.

Bild 1.5  Einstellungen zu den Symbolleisten.

Das Menüband

Im Menüband stehen Ihnen die Befehle zur Verfügung, die Sie zu einem bestimmten Arbeitsschritt benötigen. Sie wechseln über die Register in die gewünschte Anzeige. Je nach Bearbeitungsschritt zeigt die Anwendung Ihnen auch automatisch das richtige Register an. In der folgenden Abbildung wurde das Register Formeln in Excel aktiviert. Hier finden Sie alle Befehle, um Berechnungen zu erstellen und sie im Anschluss zu bearbeiten.

Bild 1.6  Das Register Formeln auf dem Menüband.

In der Abbildung erkennen Sie auch, dass alle Befehle in drei Gruppen zusammengefasst wurden. Die drei Gruppen heißen Formeln, Formeln überwachen und Berechnung.

Tipp

Wenn Sie beispielsweise in Excel ein Diagramm markiert haben, werden neben dem Register Diagramm auch die Register Diagrammlayout und Formatieren angezeigt.

Am rechten Rand des Menübands finden Sie zwei Schaltflächen. Mit verkleinern Sie das Menüband, das heißt, Sie lassen sich nur die Register anzeigen. Mit einem erneuten Klick auf das Symbol vergrößern Sie das Menüband wieder. Klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen den Befehl Menübandeinstellungen, öffnen Sie das Fenster Menüband.

Bild 1.7  Einstellungen zum Menüband.

Über das erste Kontrollkästchen Menüband aktivieren können Sie die Anzeige des Menübands ein- bzw. ausschalten. Im Bereich Anpassen können Sie im Einzelnen entscheiden, welche Register gezeigt werden sollen. Mithilfe des Listenfelds Darstellung können Sie die Farbe in der Anwendung einstellen.

Tipp

Sie können das Fenster Menüband auch über die Befehlsfolge Excel (bzw. Name der Anwendung)/Einstellung/Menüband öffnen.

Die Statusleiste

In der Statusleiste finden Sie Informationen wie beispielsweise die Anzahl der Seiten, die Summe der markierten Zahlen u. v. m. Dort können Sie auch die Ansicht auf Ihren Arbeitsbereich wählen.

1.2  Die Einstellungen zur Anwendung anpassen

Zu jeder Anwendung können Sie bestimmte Einstellungen vornehmen.

Wählen Sie Excel (bzw. den Namen der Anwendung)/Einstellung.

Bild 1.8  Einstellungen zur Anwendung.

Jedes Symbol enthält Einstellungen zu den entsprechenden Kategorien. Über den Befehl Ansicht können Sie beispielsweise die Farbe der Gitternetzlinie ändern.

1.3  Tastenkombinationen anpassen

Möchten Sie einen bestimmten Befehl per Tastenkombination starten, dann passen Sie Ihre Tastatur doch einfach an.

Wählen Sie

Extras/Tastatur anpassen

.

Markieren Sie in den Feldern

Kategorien

und

Bearbeiten

den gewünschten Befehl. Im aktuellen Beispiel soll ein Befehl zum schnellen Einfügen eines Bilds erzeugt werden.

Klicken Sie ins Feld

Neue Tastenkombination drücken

und drücken Sie die gewünschten Tasten – in diesem Beispiel

[Ctrl]

+

[Shift]

+

[B]

.

Bild 1.9  Eine neue Tastenkombination für den gewählten Befehl.

Klicken Sie auf die Schaltfläche

Hinzufügen

. Sollte die von Ihnen gedrückte Tastenkombination bereits für einen anderen Befehl reserviert sein, erscheint ein Hinweisfenster.

Bestätigen Sie mit einem Klick auf

OK.

Die Tastenkombinationen, die Sie selbst angelegt haben, können Sie markieren und mit einem Klick auf die Schaltfläche Entfernen aus der Liste löschen.

Tipp

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Alle zurücksetzen entfernen Sie alle selbst erstellten Tastenkombinationen.

1.4  Der Austausch von Dateien mit Office für Windows

Sie können die Dateien, die ein Windows-User erstellt hat, sofort auf Ihrem Mac öffnen und bearbeiten.

Angenommen, Sie haben eine Excel-Mappe auf Ihrem Mac erstellt und gespeichert. Beim Speichern hat sie das Dateiformat XLSX erhalten. Wenn Sie diese Datei nun einem Windows-User geben, kann der sie direkt mit einem Doppelklick in Excel 2007 oder Excel 2010 öffnen.

Speichern im »alten« Dateiformat

Sie möchten Ihre Excel-Mappe jemandem geben, der noch mit einer älteren Excel-Version arbeitet, die das neue Format nicht unterstützt. Dann müssen Sie beim Speichern ein anderes Dateiformat wählen und Daten- bzw. Komfortverlust einkalkulieren.

Im Folgenden wird ein Beispiel anhand einer vorhandenen Excel-Mappe mit rund einer Million Zeilen gezeigt. In älteren Excel-Versionen standen Ihnen nur 65.536 Zeilen in einer Tabelle zur Verfügung.

Speichern Sie zu Beginn die Mappe, indem Sie auf die Schaltfläche

Speichern

klicken.

Wählen Sie anschließend

Datei/Speichern unter

. Im Feld

Format

müssen Sie den Eintrag

Excel 97 – 2004 – Arbeitsmappe (.xls)

wählen.

Bild 1.10  Auswahl des alten Dateiformats und anderer Optionen.

Klicken Sie anschließend auf den Schalter

Kompatibilitätsbericht

. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie auf einen möglichen Datenverlust hingewiesen werden.

Bild 1.11  Die Meldung zur Kompatibilitätsprüfung.

Um zu sehen, welches Problem Excel beim Speichern gefunden hat, klicken Sie auf die Schaltfläche

OK

.

Im nächsten Fenster listet Excel das Problem auf.

Bild 1.12  Der Kompatibilitätsbericht listet den möglichen Verlust auf.

Schließen Sie das Fenster und wählen Sie erneut

Datei/Speichern unter

.

Klicken Sie auf die Schaltfläche

Speichern

.

Bild 1.13  Beim Speichern könnten Informationen verloren gehen.

Es erscheint noch einmal ein Fenster, in dem Sie auf einen möglichen Datenverlust hingewiesen werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Weiter

.

Wenn Sie die Datei jetzt schließen und anschließend wieder öffnen, sehen Sie in Ihrer Mappe nur noch 65.536 Zeilen mit Daten.

1.5  Zusammenarbeit innerhalb von Office Mac 2011

Der Vorteil des Office-Pakets liegt in der Möglichkeit, die Informationen, die Sie in einer Office-Anwendung erfasst haben, in eine andere Anwendung zu übernehmen. Wir beschreiben bereits hier anhand eines kleinen Beispiels, wie einfach der Austausch zwischen den Programmen ist.

Eine Excel-Tabelle in Word einfügen

Stellen Sie sich vor, Sie haben in Excel eine Tabelle erfasst. Jetzt möchten Sie sie in Word übernehmen.

Markieren Sie die Zellen in Excel und starten Sie den Befehl

Kopieren

.

Starten Sie Word, setzen Sie den Cursor an die Position, an der die Tabelle eingefügt werden soll, und starten Sie den Befehl

Einfügen

.

Bild 1.14  Die Excel-Tabelle im Word-Dokument.

Die Tabelle wird als Word-Tabelle eingefügt. Sie können jetzt in jede Zelle klicken und Änderungen am Inhalt und an der Formatierung durchführen. Es besteht keine Verbindung zu Excel.

Tipp

Um die Tabelle wieder zu entfernen, markieren Sie die Tabelle und wählen die Befehlsfolge Tabelle/Löschen/Tabelle.

Wenn Sie die Tabelle als Bild oder nur den Text einfügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügeoptionen.

Eine Verknüpfung zur Excel-Tabelle erstellen

Stellen Sie sich vor, Sie möchten jede Änderung, die Sie in Excel an der Tabelle vornehmen, auch in Word sehen. In dem Fall müssen Sie die folgenden Schritte durchführen.

Nachdem Sie die Tabelle in Word eingefügt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche

Einfügeoptionen

.

Bild 1.15  Die Optionen, um eine Excel-Tabelle in Word einzufügen.

Wählen Sie den Befehl Ursprüngliche

Formatierung und Verknüpfung zu Excel beibehalten

.

Jetzt wird jede Änderung, die Sie in Excel an der Tabelle vornehmen, auch in Word gezeigt.

Beim Öffnen des Dokuments erscheint der Hinweis, dass eine Verknüpfung enthalten ist. Bestätigen Sie ihn mit Ja.

Bild 1.16  Beim Öffnen des Dokuments erscheint ein Hinweis auf die Verknüpfung.

Sollte Word die Excel-Tabelle jetzt nicht aktualisieren, starten Sie die Befehlsfolge Bearbeiten/Verknüpfungen.

Im Fenster Verknüpfungen können Sie auf die Schaltfläche Jetzt aktualisieren klicken. Dann wird jede Änderung, die Sie bis jetzt in Excel gemacht haben, in Word angezeigt.

Bild 1.17  Das Fenster Verknüpfungen zeigt unter anderem den Pfad zur Excel-Datei.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Quelle öffnen wird Excel automatisch gestartet, und die entsprechende Datei wird geöffnet.

Tipp

Wenn Sie ein Word-Dokument mit einer Verknüpfung per E-Mail versenden, wird aus der Verknüpfung eine Word-Tabelle.

Über die beschriebene Vorgehensweise können Sie auch ein Excel-Diagramm an PowerPoint oder einen Word-Text an Excel übergeben.

1.6  Zusammenspiel von Office Mac 2011 und Web

Mit Office Mac 2011 können Sie Ihre Office-Dokumente im Web speichern und von einem anderen Computer im Browser aus bearbeiten. Dazu benötigen Sie einen Zugang zu Windows Live bzw. Office Live. Den Link dazu finden Sie auf den Microsoft-Webseiten. Im Dock finden Sie das Symbol Document Connection. Dort können Sie externe Speicherorte wie Sharepoint und SkyDrive verwalten. Unter SkyDrive versteht man eine virtuelle Festplatte, auf der Dateien und andere Informationen zu Ihrem Office Live-Konto abgespeichert werden.

Tipp

Sharepoint ist ein Server innerhalb einer Firma oder im Internet, der Anwendungen und Datenquellen über eine Weboberfläche anbietet.

Bild 1.18  Speicherorte lassen sich über das Fenster Document Connection hinzufügen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speicherort hinzufügen und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Falls Sie noch kein Konto besitzen, registrieren Sie sich erst mal auf den Microsoft-Webseiten.

Bild 1.19  Anmeldung bei Windows Live.

Nachdem Ihre Anmeldedaten akzeptiert wurden, werden die Ordner und Dokumente angezeigt, die Sie bereits im Web abgelegt haben. Um an der Datei zu arbeiten, markieren Sie die Datei im Fenster Document Connection und klicken auf die Schaltfläche Bearbeiten. Nach dem Öffnen sehen Sie den kleinen Unterschied »nur« an der Speichern-Schaltfläche.

Bild 1.20  Die Speichern-Schaltfläche zeigt ein anderes Symbol.

Mithilfe der Microsoft Web Apps können Sie das Dokument im Browser öffnen und bearbeiten. In den Web Apps stehen Ihnen nicht alle Funktionen zur Verfügung.

Bild 1.21  Das Dokument über die Web App auf einem anderen Computer.

Die Anwendung ist ähnlich aufgebaut und besitzt ein Menüband sowie weitere Register mit Befehlen, wenn Sie im Dokument ein Bild, eine Tabelle oder andere Objekte markieren.

2  Excel-Grundlagen

2.1  Excel starten und beenden

Excel starten