Personalabrechnung und -administration mit SAP ERP HCM (SAP HR) - 2., erweiterte Auflage E-Book
Endrejat Stefan
19,99 €
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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
Dieser Anwender-Leitfaden ist nun in einer aktualisierten und erweiterten Neuauflage greifbar. Er gibt Personalsachbearbeitern das wesentliche Rüstzeug, um eine korrekte Personalabrechnung in SAP HCM selbst durchzuführen – unabhängig von externen Dienstleistern –, und verhilft zu mehr Sicherheit im Nachvollziehen der Ergebnisse.
Zunächst lernen Sie das Infotypkonzept der SAP und die wichtigsten abrechnungsrelevanten Infotypen wie beispielsweise Basisbezüge, Vermögensbildung, Ergänzende Zahlungen oder Zusatzversorgung näher kennen. Anschließend führt Sie der Autor durch den typischen Ablauf eines SAP-Abrechnungsprozesses mit allen dazu notwendigen Transaktionen. Im Zuge dessen beschreibt er u. a. das Periodenkonzept, den Stellenwert der Lohnarten und die wichtige Funktion »B2A-Manager« für den Austausch von Meldungen mit den Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern.
Ein besonderes Augenmerk gilt den jährlichen Aktivitäten wie der Überprüfung der Jahresentgeltgrenze, der Gewerbesteuerzerlegung sowie den Urlaubsrückstellungen und Lohnnachweisen für die Berufsgenossenschaft. Versierten und technikaffineren Sachbearbeitern bietet das Buch am Ende wertvolle Hinweise zu regelmäßig auftretenden Aufgaben in der Systempflege von SAP ERP HCM (SAP HR). In diesem Zusammenhang kommen auch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und das neue Verfahren zur Versicherungsnummernabfrage zur Sprache.
- SAP-Personalabrechnung sicher & korrekt ohne externe Dienstleister
- Alle abrechnungsrelevanten Infotypen und Transaktionen
- Neuestes Verfahren Versicherungsnummernabfrage
- Tipps und Tricks für Key-User
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Veröffentlichungsjahr: 2025
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ISBN:978-3-960124-07-8 (E-Book)
Lektorat:Anja Achilles
Korrektorat:Christine Weber und Team Wallmow 65
Coverdesign:Philip Esch
Coverfoto:iStockphoto.com | tiero No. 470703104
Satz & Layout:Johann-Christian Hanke
Alle Rechte vorbehalten
2., erweiterte Aufl. 2025
© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2025
URL:www.espresso-tutorials.de
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Vorwort
Als Modulbetreuer für die deutsche Abrechnung wurde ich oft von den Kollegen aus der Personalabteilung, die die Abrechnung regelmäßig erledigen, gebeten, einen Leitfaden für die Durchführung der Personalabrechnung zu erstellen. Bisher blieb es leider bei einer reinen Auflistung der notwendigen Schritte in Form einer Excel-Tabelle. Wenn dann doch mal jemand anderes die Abrechnung durchführen musste, war die Unsicherheit recht groß. Dieses Gefühl möchte ich mit diesem Buch ausräumen.
Es richtet sich an alle Personalsachbearbeiter, die den Anspruch haben, die Abrechnung auch einmal selbst anzugehen. Ebenso sollen erfahrene Abrechner im letzten Kapitel noch das ein oder andere hinzulernen können.
Grundlage für jede korrekte Abrechnung sind die Stammdaten der Mitarbeiter, welche in Kapitel 1 beschrieben werden. Ohne eine exakte Pflege der entsprechenden Infotypen kann keine richtige Abrechnung erfolgen.
Kapitel 2 zeigt dann alle Schritte und Reports auf, um eine Abrechnung mit allen notwendigen Meldungen zu einem einwandfreien Abschluss zu bringen.
Mit Kapitel 3 wende ich mich an diejenigen, die technikaffin sind und sich zutrauen, regelmäßige Systemanpassungen selbst vorzunehmen.
Lassen Sie sich von dem Buch inspirieren, und finden Sie das eine oder andere Detail, das Ihnen bisher vielleicht noch unklar war.
Mein Dank geht an alle, die mich auf meinem beruflichen Weg dahin gebracht haben, wo ich heute stehe. Ein ganz besonderer Dank geht an meine Frau und meine zwei Kinder, die mich in der Zeit, in der das Buch entstanden ist, entbehren mussten.
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Die Form der Anrede
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen Personen weiblichen und diversen Geschlechts.
Hinweis zum Urheberrecht
Zum Abschluss des Vorwortes noch ein Hinweis zum Urheberrecht: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Personaladministration – eine kurze Einführung
In diesem Kapitel lernen Sie die relevanten Infotypen für die Personalabrechnung in SAP kennen – insbesondere diejenigen, die für die Folgeverarbeitung bei den elektronischen Meldeverfahren essenziell sind.
Die Personaladministration ist das Kernstück der Personalverwaltung des HCM-Moduls eines SAP-Systems. Hier werden alle relevanten Daten zu einem Mitarbeiter verwaltet (sofern es sinnvoll ist, diese elektronisch festzuhalten und damit einfach und effizient auswerten zu können). Die Daten bilden die Grundlage für alle weiteren Module im SAP HCM-System (wie z.B. die Zeitwirtschaft, die Abrechnung, das Veranstaltungsmanagement etc.).
1.1 Das Infotypkonzept
Die verschiedenen Infotypen im HCM bilden die Stammdaten eines Mitarbeiters ab – hier sind alle wesentlichen Informationen zum Mitarbeiter – von den Vertragsbedingungen über die vereinbarte Arbeitszeit und die Zeitwirtschaftsdaten bis hin zu den abrechnungsrelevanten Daten – hinterlegt. Auf diese Stammdaten greifen wiederum die unterschiedlichen Bereiche des Personalmanagements zu.
Die Infotypen folgen einer klaren Systematik: Neben der Bezeichnung des Infotyps existiert eine vierstellige Nummer, über die die Auswahl in der Personalstammdatenpflege und -anzeige schnell und unkompliziert erfolgen kann.
Die Infotypen sind in sich für die einzelnen Personalmodule gruppiert. So beginnen alle Infotypen der Personaladministration mit einer »0«, die Infotypen für die Zeitwirtschaft mit einer »2« sowie die für das Organisationsmanagement (Org.management) und die Personalentwicklung mit einer »1«. Bei allen kundeneigenen Infotypen steht zu Beginn eine »9«.
Ein Infotyp bündelt fachlich zusammengehörige Daten und stellt über eine Maske Felder zur Erfassung und Anzeige zur Verfügung. Diese Felder können unterschiedlich ausgeprägt sein. So gibt es beispielsweise die mit einem Häkchen gekennzeichneten sogenannten »Mussfelder«, die obligatorisch zu füllen sind. Wenn hier keine Werte eingetragen werden, kann der Infotyp nicht gespeichert werden.
Beim Speichern und auch beim Drücken von Enter werden die eingegebenen Daten auf Plausibilität überprüft, d.h., sie werden mit Tabellen, Validierungsregeln oder Daten aus anderen Infotypen »verprobt«. Dabei liefert SAP nur ein Grundgerüst an Prüfungen aus. Weitergehende, auf das Unternehmen angepasste Plausibilitätsregeln können aber jederzeit durch den Modulbetreuer implementiert werden.
Manchmal gibt es zu einem Sachverhalt verschiedene Ausprägungen. Damit dafür nicht jeweils ein neuer Infotyp mit Nummer implementiert werden muss, hat die SAP Subtypen eingeführt. Diese kategorisieren einen Infotyp und enthalten im Allgemeinen die gleichen Felder.
Verschiedene Adressen
Manche Mitarbeiter haben verschiedene Adressen. So kann es sein, dass ein Mitarbeiter seinen »ständigen Wohnsitz« weit vom Arbeitsplatz entfernt hat und er daher eine Zweitwohnung in der Nähe bewohnt. Seine Post soll an seine Zweitwohnung geschickt werden. Damit die beiden Adressen (jeweils die gleichen Felder) im System unterschieden werden können, werden sie mit unterschiedlichen Subtypen erfasst und können somit auch ausgewertet werden.
In manchen Fällen unterscheiden sich die Felder allerdings deutlich; dann ist das übergeordnete Thema wichtiger (so z.B. bei Bescheinigungen an die Sozialversicherungsträger (SV-Träger) im Infotyp 0651).
Meldungen an die Sozialversicherungsträger
Die benötigten Felder für die Bescheinigung »Krankengeld Kind« unterscheiden sich erheblich von denen für »Mutterschutzgeld«. Dennoch sind beide Sachverhalte im gleichen Infotyp mit unterschiedlichen Subtypen untergebracht, da hier die Datenübermittlung an die Sozialversicherungsträger im Vordergrund steht.
Sobald ein Infotyp mit Daten befüllt und gespeichert wurde, existiert ein Infotypsatz. Dieser kann anschließend geändert, angezeigt, aufgelistet, kopiert, abgegrenzt oder gelöscht werden.
Jegliche Veränderung an einem Infotyp muss sich in einer Historie darstellen lassen. Dazu ist es notwendig, dass die Infotypsätze einen Gültigkeitszeitraum erhalten. Das Beginndatum für den Infotypsatz ergibt sich meist aus dem Sachverhalt, der gerade gespeichert werden soll. Als Endedatum ist oft der 31.12.9999 – auch High Date genannt – eingetragen.
Wie die Infotypsätze zeitlich zueinanderstehen dürfen, regelt die Zeitbindung.
Es gibt vier verschiedene Zeitbindungstypen:
Zeitbindung 0
: Der Infotyp kann nur einen einzigen Satz enthalten, es gibt somit keine Historie. Das trifft nur auf den »Infotyp 3 – Abrechnungsstatus« zu.
Zeitbindung 1
: Wenn der Infotyp einmal angelegt wurde, muss zu jedem Zeitpunkt ein Satz vorhanden sein. Es darf also keine Überschneidung mit anderen Infotypsätzen geben.
Infotypsatz mit Zeitbindung 1
Jeder Mensch hat zu jedem Zeitpunkt genau ein Geschlecht. Das kann sich zwar ändern, aber es gibt nie zwei zugeordnete Geschlechter zur selben Zeit oder gar keins.
Zeitbindung 2:
Zu einem Zeitpunkt darf nur ein Infotypsatz vorhanden sein, es darf aber Unterbrechungen zwischen den einzelnen Infotypsätzen geben.
Infotypsatz mit Zeitbindung 2
Sie können (zumindest in westlichen Kulturkreisen) nur mit einem Partner verheiratet sein. Das muss aber nicht dauerhaft so bleiben, und es kann zwischen zwei Ehen ein zeitlicher Abstand liegen.
Zeitbindung 3:
Zu jedem Zeitpunkt können beliebig viele Infotypsätze existieren.
Infotypsatz mit Zeitbindung 3
Ein Mitarbeiter kann beliebig viele Direktversicherungen gleichzeitig haben, sofern sein Gehalt dafür ausreicht.Ein Mitarbeiter kann mehrere Kinder gleichzeitig haben, und dies kann auch im System hinterlegt werden.Grundkenntnisse in SAP HCM
Falls Sie eine umfassendere Einführung in die Funktionalitäten und Begriffe der Personaladministration in SAP wünschen, empfehle ich Ihnen einen Blick in das Buch »Schnelleinstieg in SAP HCM« von Wolf Kanngießer (2018, Espresso Tutorials) oder in »SAP-Personalwirtschaft – Das Praxishandbuch« (2016, Rheinwerk Verlag).
1.2 Überblick über die Infotypen
Tabelle 1.1 gibt Ihnen einen ersten groben Überblick über die in der Personaladministration für die Abrechnung eingesetzten Infotypen. Alle in Klammern stehenden Infotypen halte ich für selbsterklärend und werde sie daher im Weiteren nicht näher beschreiben.
Infotyp
Infotyptext
Erläuterung
0001
Organisatorische Zuordnung
Wichtig für die Lohnsteueranmeldung.
(0002)
Daten zur Person
Name, Geburtsdatum und Geburtsort sind für die DEÜV-Meldung relevant.
0003
Abrechnungsstatus
Hierüber werden die Abrechnung und die Zeitauswertung gesteuert. Im Folgenden wird nur auf die Daten für die Abrechnung eingegangen.
(0004)
Behinderung
Erforderlich für die Schwerbehindertenmeldung.
(0006)
Anschriften
Enthält die Adresse(n) des Mitarbeiters.
(0007)
Sollarbeitszeit
Der Infotyp muss zwar für die Abrechnung vorhanden sein, hat aber für den eigentlichen Abrechnungsprozess keine Bedeutung.
0008
Basisbezüge
Essenzieller Infotyp für die Abrechnung, da er alle entgeltrelevanten Informationen enthält.
(0009)
Bankverbindung
Für die Überweisung des Entgelts an den Mitarbeiter wesentlich.
0010
Vermögensbildung
Hier wird hinterlegt, wenn ein Mitarbeiter vermögenswirksame Leistungen spart. Dabei ist es egal, ob der Arbeitgeber einen Zuschuss gewährt. Der Sparbetrag wird direkt an den jeweiligen Anbieter des Sparplans überwiesen.
Infotyp
Infotyptext
Erläuterung
0012
Steuerdaten D
Hier werden die steuerlichen Abzugsmerkmale hinterlegt. Bei Rentnern ist zusätzlich die Grundlage zum Versorgungsbezug zu pflegen.
0013
Sozialvers. D
Jeder Arbeitnehmer ist in irgendeiner Weise in der Sozialversicherung erfasst. Es werden für alle Mitarbeiter die entsprechenden Ausprägungen gepflegt.
(0014)
Wiederkehrende Be-/Abzüge
Falls über die Bezahlung aus dem Infotyp »Basisbezüge« hinaus weitere regelmäßige Zahlungen bzw. Abzüge anstehen, so wird dies in diesem Infotyp hinterlegt.
0015
Ergänzende Zahlung
Für einmalige Zahlungen (z. B Prämien) ist dieser Infotyp vorgesehen. Der einzige Unterschied zum Infotyp 14 ist die stichtagsbezogene Betrachtungsweise.
(0016)
Vertragsbestandteile
In diesem Infotyp ist u a. die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall hinterlegt, die in der Abrechnung geprüft wird. Alle anderen Daten des Infotyps werden in der Abrechnung nicht automatisch ausgelesen.
(0020)
DEÜV
Änderungen an diesem Infotyp führen automatisch zu einer Meldung. Legen Sie ihn daher gewissenhaft beim Eintritt an. Danach sollte sich nur bei einer Änderung des Arbeitsplatzes (ausgeübte Tätigkeit) oder beim Wechsel zum Betriebsrentner etwas ändern. Nutzen Sie zur Auswahl jeweils die
F4
-Hilfe, wenn Sie die »Zahlenschlüssel« nicht kennen.
(0029)
Berufsgenossenschaft
Hinterlegen Sie hier die Berufsgenossenschaft, die für den Mitarbeiter zuständig ist, und stufen Sie ihn in den korrekten Gefahrtarif ein.
Infotyp
Infotyptext
Erläuterung
(0079)
SV-Zusatzversicherung
Falls ein Mitarbeiter »privat versichert« ist, werden die entsprechenden Werte aus der Bescheinigung seiner Krankenkasse hier hinterlegt.
0080
Mutterschutz/Erziehungsurlaub
Der Infotyp ist für alle weiblichen Mitarbeiter vorgesehen. Er ermittelt selbstständig anhand der eingegebenen Daten die Meldefristen bei Bekanntgabe einer Schwangerschaft. Wenn Väter Erziehungsurlaub nehmen wollen, so ist dies nur über die Abwesenheit im »Infotyp 2001 – Abwesenheiten« zu pflegen und ggf. über eine entsprechende Maßnahme im Infotyp 0000.
0111-0117
Infotypen zur Pfändung
Beginnend mit Infotyp 0111 werden Sie bei der Anlage einer Pfändung nach und nach durch alle relevanten Infotypen geleitet. Hinterlegen Sie dort die Ihnen vorliegenden Daten. Sobald eine Pfändung abgeschlossen ist, wird dies im Abrechnungsprotokoll mitgeteilt, und die Pfändung sollte dann entsprechend zeitlich abgegrenzt werden.
0126
Zusatzversorgung D
Sollte ein Mitarbeiter in einer »berufsständischen Versorgung« versichert sein, so sind die Daten hier zu hinterlegen.
0651
Bescheinigungen an SV-Träger
Dieser Infotyp ist zur elektronischen Erstellung und Übermittlung von Bescheinigungen an die SV-Träger vorgesehen
0699
Altersvermögengesetz D
Ob Direktversicherung, Pensionskasse oder -fonds, Direktzusage, BVV oder Unterstützungskasse; was auch immer von Ihnen als Arbeitgeber als Altersvorsorge angeboten bzw. akzeptiert wird: Die Daten dazu werden hier hinterlegt.
(2010)
Entgeltbelege
Hier werden die zeitbezogenen Lohnarten hinterlegt, z.B. gearbeitete Stunden bei Aushilfe oder Ähnliches, was entsprechend bewertet in die Abrechnung einfließen soll.
Tabelle 1.1: Übersicht über die abrechnungsrelevanten Infotypen
Weitere Meldeverfahren in Planung
