Rechnungen und Umsatzsteuer E-Book

Wolters Kluwer Steuertipps

• Herausgeber: Akademische Arbeitsgemeinschaft Verlagsgesellschaft
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 109

Veröffentlichungsjahr: 2025

Beschreibung

Wenn Sie als Selbstständiger eine Lieferung ausführen oder eine Dienstleistung erbringen, werden Sie in den meisten Fällen eine Rechnung ausstellen. Aber wann sind Sie als Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet? Welche Dokumente gelten als Rechnung? Durch die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ändert sich beim Thema »Rechnung« so einiges. Auch wenn es Übergangsregelungen gibt, gelten diese doch nur für Rechnungsaussteller, nicht für Rechnungsempfänger. Das heißt, ab dem 1.1.2025 können Sie als Unternehmer eine E-Rechnung erhalten und müssen diese dann auch akzeptieren. In unserem Ratgeber erfahren Sie - wann es sich um eine E-Rechnung handelt, - welche Formate es gibt und - welche Übergangsfristen gelten.Außerdem informiert Sie der Ratgeber unter anderem über diese Themen, die Ihnen im Zusammenhang mit Rechnungen begegnen: - Welche Pflichtangaben sind in einer Rechnung gefordert? - Sonderformen von Rechnungen, wie z.B. Kleinbetragsrechnungen und Gutschrift - Wann müssen Sie eine Rechnung berichtigen? 

Leseprobe

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Alle Angaben wurden nach genauen Recherchen sorgfältig verfasst; eine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben ist jedoch ausgeschlossen.

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Alternative Streitbeilegung (Online-Streitbeilegung und Verbraucherschlichtungsstelle)Die Europäische Kommission hat eine Plattform zur Online-Streitbeilegung eingerichtet, die unter folgendem Link abgerufen werden kann: www.ec.europa.eu/consumers/odr. Wolters Kluwer ist nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Inhaltsübersicht

1   Grundlegende Informationen

2   Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung

2.1   Leistungen an Unternehmer und juristische Personen

2.2   Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück

3   Diese Dokumente gelten als Rechnung

4   Übermittlung und Prüfung von Rechnungen bis 31.12.2024

4.1   Rechnung auf Papier

4.2   Rechnung auf elektronischem Weg

5   Ab 1.1.2025: E-Rechnungen im B2B-Bereich

5.1   Ein erster Überblick

5.2   Sie erhalten eine E-Rechnung für Ihr Unternehmen

5.3   Wann handelt es sich um eine E-Rechnung?

5.4   So übermitteln Sie eine E-Rechnung richtig

5.5   Kleinunternehmer brauchen keine E-Rechnung ausstellen

5.6   Übergangsfristen bei der Rechnungserstellung

5.7   Hier müssen Sie keine E-Rechnung ausstellen

5.8   Prüfbarkeit einer E-Rechnung

6   Pflichtangaben in einer Rechnung

6.1   Die Angaben müssen vollständig sein

6.2   Name und Anschrift des leistenden Unternehmers

6.3   Name und Anschrift des Leistungsempfängers

6.4   Ihre Steuer-, Umsatzsteuer-Identifikations- oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer

6.5   Ausstellungsdatum der Rechnung

6.6   Fortlaufende Rechnungsnummer

6.7   Bezeichnung der Lieferung oder der erbrachten Dienstleistung

6.8   Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

6.9   Ab 1.1.2028: Hinweis auf Istversteuerung erforderlich

6.10   Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen

6.11   Steuersatz, Steuerbetrag und Hinweis auf Steuerbefreiung

6.12   Hinweise in Ihrer Rechnung auf Sonderregelungen

6.13   Musterrechnungen

7   Sonderformen der Rechnung

7.1   Kleinbetragsrechnungen

7.2   Verträge als Rechnung

7.3   Abrechnung durch Gutschrift

7.4   Anzahlungs- und Endrechnungen

8   Nebenkosten richtig abrechnen

9   Wann Sie eine Rechnung berichtigen müssen

9.1   Probleme aufgrund einer nicht korrekten Rechnung

9.2   Sie weisen zu viel Umsatzsteuer aus

9.3   Kein oder zu niedriger Steuerausweis

9.4   Ihre Rechnung enthält formelle Fehler

9.5   Unberechtigter Steuerausweis – hier gelten strenge Regeln

10   Aufbewahrungspflichten

10.1   Wie lange Sie Rechnungen aufbewahren müssen

10.2   Wie Sie Rechnungen aufbewahren müssen

Rechnungen und Umsatzsteuer: Ausstellung, Pflichtangaben und Sonderformen

1   Grundlegende Informationen

Die Rechnung ist ein Kernelement des Umsatzsteuerrechts. Denn sie dient in der »Unternehmerkette« als wichtiger Nachweis für den Vorsteuerabzug. Daher müssen Sie nach dem UStG dem Leistungsempfänger, also Ihrem Kunden, eine Rechnung ausstellen, wenn Sie als Selbstständiger eine Lieferung ausführen oder eine Dienstleistung erbringen. Natürlich können Sie zum Ausstellen einer Rechnung auch durch einen Vertrag verpflichtet sein. Besteht keine Verpflichtung, sind Sie berechtigt, eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG).

Nach dem UStG müssen Sie eine Rechnung ausstellen:

bei Leistungen innerhalb der »Unternehmerkette«, also wenn Sie Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen erbringen. Ist Ihr Kunde eine juristische Person, ist stets eine Rechnung auszustellen, auch wenn diese kein Unternehmer ist oder die Leistung für einen außerunternehmerischen Bereich bezieht. Keine Rechnung brauchen Sie von Gesetzes wegen auszustellen, wenn Ihre Leistung nach § 4 Nr. 8–28 UStG steuerfrei ist.

unabhängig vom Empfänger Ihrer Leistungen, wenn es sich um grundstücksbezogene Werklieferungen und sonstige Leistungen handelt. Bei reinen Lieferungen besteht keine Verpflichtung.

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Tipp: Halten Sie die Rechnungsvorschriften unbedingt ein – auch um Ihre Kunden nicht zu verärgern. Denn unvollständige Angaben können Ihren Kunden den Vorsteuerabzug kosten. Und da es sich bei der Vorsteuer um bares Geld handelt, haben zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmer wenig Verständnis für Rechnungsmängel.

Bei einem Anspruch auf Erteilung einer Rechnung sprechen Juristen von einer zivilrechtlichen Nebenpflicht, die sich aus § 242 BGB ergibt (Leistung nach Treu und Glauben). Bei Rechnungs-Streitigkeiten sind daher die Zivil- und nicht etwa die Finanzgerichte zuständig.

Beachten Sie: Hat der Leistungsempfänger einen Anspruch auf Erteilung einer Rechnung nach § 14 UStG, kann er das von ihm geschuldete Entgelt grundsätzlich zurückhalten, bis der Leistende ihm die Rechnung erteilt.

Dieser Grundsatz ist allerdings dann eingeschränkt, wenn ernstlich zweifelhaft ist, ob für die Leistung Umsatzsteuer anfällt. Dann kann eine Rechnung nur in zwei Fällen verlangt (und das Entgelt zurückbehalten) werden:

Das zuständige Finanzamt hat den Vorgang bestandskräftig der Umsatzsteuer unterworfen oder

der Leistungsempfänger hat das für die Umsatzsteuerfestsetzung des leistenden Unternehmers zuständige Finanzamt erfolgreich auf Feststellung verklagt, dass der betreffende Umsatz steuerbar und steuerpflichtig ist (BGH-Urteil vom 26.6.2014, VII ZR 247/13, DStRE 2014 S. 1887).

Und auch als Kleinunternehmer sind Sie bei steuerpflichtigen Umsätzen zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet. Eine E-Rechnung muss es ab 1.1.2025 aber nicht zwingend sein (§ 34a UStDV). Umsatzsteuer darf ein Kleinunternehmer jedoch nicht gesondert ausweisen.

Wenn Sie als Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, sollten Sie umgekehrt Ihre Eingangsrechnungen stets auf Vollständigkeit überprüfen. Denn aufgrund der umfangreichen formalen Vorschriften nehmen Außenprüfer des Finanzamts Rechnungen sehr gerne und genau unter die Lupe. Bei unvollständigen Rechnungsangaben kann Ihnen der Vorsteuerabzug nachträglich aberkannt werden.

2   Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung

2.1   Leistungen an Unternehmer und juristische Personen

Als Unternehmer, auch als Kleinunternehmer, sind Sie verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Leistungsausführung eine Rechnung auszustellen, wenn:

der Leistungsempfänger ebenfalls ein Unternehmer ist und Sie Ihre Leistung für dessen Unternehmen erbracht haben;

es sich bei Ihrem Kunden um eine juristische Person handelt, die nicht Unternehmerin ist (Verein, Behörde, Stiftung etc.).

Eine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht dann nicht, wenn Ihre Leistung nach § 4 Nr. 8 bis Nr. 28 UStG von der Umsatzsteuer befreit ist.

Erhalten Sie von einem Unternehmer oder einer juristischen Person, die nicht Unternehmer ist, als Kunde eine Voraus- oder Anzahlung auf eine von Ihnen noch zu erbringende Leistung, müssen Sie ebenfalls eine Rechnung ausstellen. Dann haben Sie sechs Monate ab dem Zeitpunkt des Geldeingangs Zeit (Abschn. 14.1 Abs. 3 UStAE).

Halten Sie die 6-Monats-Frist im eigenen Interesse ein. Ansonsten handeln Sie ordnungswidrig. Ihnen droht dann eine Geldbuße in Höhe von bis zu 5.000,– €.

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Tipp: Im Zweifel sollten Sie einfach immer gleich eine Rechnung ausstellen. So vermeiden Sie Beschwerden Ihrer Kunden und sind bei der 6-Monats-Frist auf der sicheren Seite.

Sie brauchen dann nicht zu unterscheiden, welcher Leistungsempfänger Unternehmer und welcher Privatperson ist. Auch spielt es keine Rolle, ob ein Unternehmer die Leistung für sein Unternehmen oder für seinen Privatbereich bezieht.

2.2   Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück

Wenn Sie kein Kleinunternehmer sind und eine steuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück ausführen, sind Sie verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung oder Erhalt einer Anzahlung eine Rechnung auszustellen. Dies gilt unabhängig davon, wer Empfänger der Leistung ist. Der Gesetzgeber will durch diese Vorschrift Schwarzarbeit verhindern (§ 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG; ab 1.1.2025: § 14 Abs. 2 Nr. 3 UStG).

Von einem Zusammenhang mit einem Grundstück ist insbesondere auszugehen, wenn die Leistung (überwiegend) der Erschließung, Bebauung, Verwertung, Nutzung, Unterhaltung, Veräußerung oder dem Erwerb eines Grundstücks dient. Unerheblich ist, ob der Leistungsempfänger Eigentümer oder Mieter der Immobilie ist.

Für reine Lieferungen gilt diese Vorschrift nicht. Jedoch sind Sie bei Lieferungen an einen Unternehmer für dessen Unternehmen ohnehin zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet (→ »Leistungen an Unternehmer und juristische Personen«). Im Ergebnis sind Sie also bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück nur bei einer reinen Lieferung an eine Privatperson nicht zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet.

Diese Leistungen stehen im Zusammenhang mit Grundstücken

Zunächst sind alle Bauleistungen grundstücksnah, die zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft führen, wenn der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist, der nachhaltig Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG; § 13b Abs. 5 UStG). Das sind Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen.

Daneben sind auch solche Werklieferungen oder sonstige Leistungen betroffen, die

der Erschließung von Grundstücken oder der Vorbereitung von Bauleistungen dienen oder

die sich nach den tatsächlichen Umständen überwiegend auf die Bebauung, Verwertung, Nutzung oder Unterhaltung, aber auch Veräußerung oder den Erwerb des Grundstücks selbst beziehen.

Das sind beispielsweise planerische Leistungen, Bauüberwachung, das Aufstellen von Containern, Entsorgung von Baumaterial, Gerüstbau, Reinigung, Maklerleistungen sowie Instandhaltungs-, Reparatur-, Wartungs- oder Renovierungsarbeiten.

Besonderheiten bei Privatpersonen als Leistungsempfänger

Sind Sie kein Kleinunternehmer und ist Ihr Kunde kein Unternehmer oder ein Unternehmer, der die grundstücksnahe Leistung für seinen privaten Bereich bezieht, muss er Ihre Rechnung oder einen Zahlungsbeleg (z.B. Kontobelege, Quittungen) oder eine andere beweiskräftige Unterlage (Bauverträge, Bestellungen, Abnahmeprotokolle etc.), die Auskunft über den Leistungsbezug gibt, zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG).

Für Ihre Rechnung bedeutet das: Sofern es sich nicht um eine Kleinbetragsrechnung mit einem Bruttobetrag bis zu 250,– € handelt, müssen Sie Ihren Kunden auf seine Aufbewahrungspflicht hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG).

Sie können z.B. folgende Formulierung verwenden:

»Gemäß § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG sind Sie als Privatperson gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31.12. des Jahres, in dem diese Rechnung ausgestellt wurde.«

Fehlt ein solcher Hinweis in Ihrer Rechnung, könnte Ihnen das Finanzamt ggf. eine Ordnungswidrigkeit vorwerfen. Das gilt auch für Ihren Kunden. Denn auch ohne Hinweis ist er zur Aufbewahrung verpflichtet (§ 26a UStG).

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Tipp: Nehmen Sie den Hinweis in alle Ihre Rechnungen auf, mit denen Sie über grundstücksnahe Leistungen abrechnen. Dann sind Sie auf der sicheren Seite. Trifft der Hinweis nicht zu, weil Sie eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leisten, hat Ihr Kunde davon keinen Nachteil. Vor allem hindert er Ihren Kunden nicht, die sich aus Ihrer Rechnung ergebende Vorsteuer beim Finanzamt geltend zu machen.

Übrigens: Bei einer steuerpflichtigen Vermietung an einen Nichtunternehmer (kurzfristige Beherbergung) sind Sie nicht zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Daher brauchen Sie auf solchen Rechnungen auch keinen Hinweis auf eine Aufbewahrungspflicht aufzunehmen (Abschn. 14.1 Abs. 3 Satz 5 UStAE).

3   Diese Dokumente gelten als Rechnung

Die Bandbreite ist hier wesentlich größer, als so mancher vermuten mag. Das Umsatzsteuergesetz legt fest: »Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird« (§ 14 Abs. 1 UStG). Demnach kann ein Blatt Papier, ein Kassenbon, aber auch ein Vertrag eine Rechnung sein. Entscheidend ist allein der Inhalt.

Eine Rechnung kann sogar aus mehreren, äußerlich nicht miteinander verbundenen Dokumenten bestehen. In diesem Fall hat das sog. Hauptdokumente das Netto-Entgelt und die Umsatzsteuer zu enthalten und auf alle anderen Dokumente zu verweisen, die die Rechnung komplettieren. Die Angaben in den anderen Dokumenten müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein (§ 31 UStDV).

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Beispiel: Rolf Hoger handelt mit elektronischen Geräten und verkauft einer Werbeagentur einen Flachbildschirm. Die Auslieferung erfolgt durch eine Spedition. Herr Hoger erstellt ein Schriftstück, das mit Ausnahme des Lieferzeitpunkts alle Pflichtangaben für eine Rechnung enthält, und legt dies der Lieferung bei. In dem Dokument ist folgender Hinweis enthalten: »Der Lieferzeitpunkt entspricht dem Datum des Lieferscheins.« Die Rechnung setzt sich damit aus zwei Dokumenten zusammen.

Andere Dokumente, aus denen sich die ergänzenden Angaben ergeben, können z.B. Verträge, Auftragsbestätigungen oder Bestellscheine sein. Diese müssen dem Hauptdokument nicht beigefügt sein. Allerdings müssen die in Bezug genommenen Dokumente sowohl bei dem Aussteller als auch bei dem Empfänger der Rechnung vorhanden sein (BFH-Urteil vom 16.1.2014, V R 28/13, BStBl. 2014 II S. 867).

Und der BFH geht noch einen Schritt weiter. Eine einheitliche Rechnung liegt bereits dann vor, wenn sich alle Angaben aus der Rechnung und einem als »Anlage zur Rechnung« überschriebenen Abrechnungsteil ergeben. In der Rechnung muss sich dann noch nicht einmal ein Hinweis auf die Anlage befinden (BFH-Urteil vom 26.11.2014, XI R 37/12, BFH/NV 2015 S. 358).

4   Übermittlung und Prüfung von Rechnungen bis 31.12.2024

Ob es sich bei Ihrem Kunden um eine Privatperson oder um einen anderen Unternehmer handelt, macht bei Rechnungen, die Sie für bis zum 31.12.2024 erbrachte Leistungen ausstellen, keinen Unterschied. Sie haben die Wahl, ob Sie eine Rechnung auf Papier übermitteln oder Ihre Rechnung auf elektronischem Weg an Ihren Kunden schicken.

4.1   Rechnung auf Papier

Mit Übermittlung einer Rechnung auf Papier ist zunächst einmal neben der persönlichen Aushändigung des Schriftstücks auch dessen Übermittlung auf dem Postweg gemeint.

Als Papierrechnung gilt auch die Übermittlung an ein Standard-Fax Ihres Kunden. Dabei spielt es keine Rolle, welches Gerät Sie benutzen, ob Sie selbst von einem Standard-Fax, durch Computer-Fax oder von einem Fax-Server versenden. Druckt der Empfänger die Faxrechnung auf Thermopapier aus, sollte er eine Kopie erstellen, um die Lesbarkeit der Papierrechnung über den 10-jährigen Aufbewahrungszeitraum sicherzustellen.

Faxen Sie an ein Computer-Fax Ihres Kunden, ist dies für Ihren Kunden eine elektronische Rechnung. Dann muss er die Rechnung auch elektronisch aufbewahren. Und auch für den Vorsteuerabzug reicht ein Ausdruck nicht.

4.2   Rechnung auf elektronischem Weg

Sie können Ihre Rechnungen auch elektronisch an Ihre Kunden übermitteln, zum Beispiel als PDF-Datei. Welchen Übertragungsweg Sie für Ihre elektronische Rechnung wählen, lässt Ihnen der Gesetzgeber frei. Sie können beispielsweise wählen zwischen E-Mail, E-Post, De-Mail, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download. Der Versand per E-Mail dürfte wohl der beliebteste, weil einfachste Weg sein.

Ihre E-Mail-Rechnung haben Sie bereits dann übermittelt, wenn diese auf dem Mailserver Ihres Kunden eingeht. Wann Ihre E-Mail gelesen wird oder ein Abruf erfolgt, ist nicht entscheidend.

Elektronischer Weg nur mit Zustimmung des Kunden

Voraussetzung ist, dass Ihr Kunde Ihnen gegenüber einer elektronischen Übermittlung zustimmt. Das geht formlos. Die Zustimmung kann im Voraus, aber auch im Nachhinein und auch in Form einer Rahmenvereinbarung (z.B. in Ihren AGB) erfolgen (Abschn. 14.4. Abs. 1 UStAE). Sogar stillschweigende Billigung ist in Ordnung, etwa wenn Ihr Kunde über einen längeren Zeitraum elektronische Rechnungen akzeptiert, ohne zu widersprechen.

Sie haben aber keinen Rechtsanspruch