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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
Dieses Buch bietet Einsteigern die wichtigsten Grundlagen der SAP-Personalwirtschaft als Ratgeber zur schnellen Anwendung des SAP-Moduls Human Capital Management (HCM). Lernen Sie, Personalmaßnahmen in HCM umzusetzen und dabei Begriffe wie Personalbereich, Abrechnungskreis und Mitarbeitergruppe innerhalb dieses SAP-Systems richtig einzuordnen. Sie werden sehen: Bereits die verständlich erläuterten Standardfunktionalitäten können Ihre tägliche Arbeit erheblich erleichtern.
Hauptaugenmerk des Schnelleinstiegs ist die Pflege der am häufigsten verwendeten Infotypen in der Mitarbeiter-Stammdatenpflege sowie deren Auswirkungen auf andere personalwirtschaftliche Prozesse. Dazu lernen Sie einige zentrale Transaktionen für SAP HCM kennen, die Sie direkt zu den für Ihren Arbeitsbereich unentbehrlichen Programmen, Tabellen und Reports führen.
Abgerundet wird der Überblick mit Standard-Auswertungsreports für schnelle Kennzahlen zu Mitarbeitern. Lassen Sie sich darauf vorbereiten, wie SAP HCM „tickt“ und was Sie als Projektteam bei einer SAP-HCM-Einführung erwartet.
- Grundstrukturen des SAP HCM
- Verarbeitung Mitarbeiterdaten
- Grundlagen Organisationsmanagement
- Standardreporting in SAP HCM
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Seitenzahl: 137
Veröffentlichungsjahr: 2018
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Coverfoto: © fotolia | BestForYou No. 142253347 – stock.adobe.com
Satz & Layout: Johann-Christian Hanke
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1. Auflage 2018
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Inhaltsverzeichnis
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Vorwort
Ich habe in meinen vielen Jahren als SAP-HR-Berater im Umfeld des Personalwesens bereits sehr viele Einführungsprojekte für die unterschiedlichen Komponenten des Moduls Human Resources (HR) begleitet. Meist haben wir dort ein anderes Personalwirtschaftssystem abgelöst und mussten der Fachabteilung erst einmal grundsätzlich das SAP-System vorstellen, denn es war für viele Projektteammitglieder absolutes Neuland.
Vor dieser Situation stehen auch diejenigen, die ihre Arbeit im Personalwesen nach einem Firmenwechsel plötzlich nicht mehr im altvertrauten, sondern im Modul SAP HCM durchführen sollen. Studierende, die ihre berufliche Zukunft im Personalwesen sehen, durchforsten die Stellenanzeigen nach geeigneten Positionen und werden dort oft in den Anforderungen lesen, dass Kenntnisse in SAP HCM Bedingung oder von Vorteil sind.
Genau an solche Ein- und Umsteiger richtet sich dieses Buch, ihnen möchte ich aufzeigen, wie SAP HCM aufgebaut und strukturiert ist. Ich werde Ihnen erklären, welche Bedeutung die verschiedenen Begriffe wie zum Beispiel Personalbereich, Abrechnungskreis und Mitarbeitergruppe innerhalb dieses Systems haben.
Die Arbeit mit diesem Modul ist sehr anspruchsvoll. Es hebt sich von den anderen Modulen erheblich ab, weil hier nicht nur die Kenntnisse des Systems von größter Wichtigkeit sind, sondern vor allem auch die Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften und Verordnungen absolute Priorität vor allen anderen Funktionalitäten, wie Statistiken, Auswertungen oder planerische Anwendungen hat. Der Personaler muss die Gesetze und Anforderungen der Sozialversicherung sowie die des Steuerrechts kennen. Im Datenschutz und AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) sollte er sich genauso auskennen wie mit der DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung).
Und wie wird das alles im SAP HCM umgesetzt?
Genau bei dieser Fragestellung möchte ich Sie unterstützen. Jeder, der als Ein- oder Umsteiger mit dem Modul SAP HCM arbeiten soll, wird von diesem Buch profitieren.
Was Sie erwartet
Dieses Buch wird Ihnen die Grundlagen vermitteln, wie das SAP-HCM-System angewendet wird. Es ist ganz bewusst kein auf Abrechner oder Personalentwickler ausgerichtetes Experten-Buch. Für die einzelnen Komponenten innerhalb SAP HCM gibt es viele Fachbücher, die auf diese Themen viel genauer eingehen und spezielles Fachwissen vermitteln. Wenn Sie sich diesem Buch widmen, lernen Sie, wie das System »tickt« und welche Zusammenhänge zwischen den einzelnen Komponenten bestehen. Sie werden verstehen, was passiert, wenn Sie Personalmaßnahmen durchführen, und lernen SAP-Standardfunktionalitäten kennen, die Ihnen die Arbeit in diesem Bereich erleichtern.
Danksagung
Dank geht an meinen Arbeitgeber KWP INSIDE HR GmbH, der es mir ermöglicht hat, dieses Buch zu erstellen.
Auch geht ein Dank an Frau Anja Achilles, die Lektorin des Verlags Espresso Tutorials. Ohne ihre Kommentare und Anmerkungen hätte es nicht so viel Spaß gemacht, dieses Buch zu schreiben.
Und natürlich danke ich meiner Frau, Renate Feder, die mich bei der Erstellung des Buches immer wieder unterstützt und motiviert hat.
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Gender-Anmerkung
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, wird im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform verwendet, stets aber die weibliche Form gleichermaßen mitgemeint.
Hinweis zum Urheberrecht
Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Grundstrukturen des SAP HCM
In Projekten zur Einführung von SAP HCM habe ich die Beteiligten bei Verständnisproblemen immer wieder zu beruhigen versucht, indem ich darauf hinwies, dass das SAP-System eigentlich »nur« eine Standardsoftware mit einer Datenbank darstellt. Sie bilden miteinander eine verbundene Struktur, die Garant für das korrekte Ausführen aller Aktivitäten im HCM-System ist. Wie diese Funktionen und Systembestandteile ineinandergreifen, zeige ich Ihnen in diesem Kapitel.
Wenn wir im SAP HCM (Human Capital Management) von »Strukturen« sprechen, unterscheiden wir
Unternehmensstruktur,
Mitarbeiterstruktur,
Organisationsstruktur.
Diese Strukturen waren am Anfang dazu gedacht, ähnlich wie in anderen Modulen, eine Unterscheidung zwischen den verschiedenen Unternehmenssegmenten zu erreichen und das Reporting zu vereinfachen. Im Laufe der Zeit wurden ihnen immer mehr Funktionen zugeordnet und Abhängigkeiten geschaffen, sodass eine genaue Kenntnis dieser Elemente für das Verständnis des HCM-Systems sehr wichtig ist. Wenn Sie zum Beispiel in der Unternehmensstruktur keine Personalteilbereiche einrichten, werden Sie nie eine positive Zeitwirtschaft einführen können, da sich die dafür notwendigen Arbeitszeitpläne für Kommen- und Gehenzeiten ausschließlich an diesen Strukturelementen anlegen lassen.
Da SAP eine Standardsoftware ist, ist die erste Herausforderung in einem Einführungsprojekt, diese Strukturen den firmenspezifischen Ausprägungen anzupassen. Der erfahrene Anwender spricht vom sogenannten Customizing.
Customizing
Unter diesem Begriff versteht man alle Anpassungen, die ohne Programmierung möglich sind. Alle darüber hinausgehenden Erweiterungen werden als Modifikationen betrachtet, für die ein Software-Hersteller keine Verantwortung übernimmt.
1.1 Unternehmensstruktur
Die Unternehmensstruktur soll die Firmengruppe oder die Firma in logische, miteinander verknüpfte Bestandteile gliedern. In der obersten Hierarchie sollte unbedingt der Bezug zur Finanzstruktur hergestellt werden. Im Personalwesen sind Kosten zu verwalten, zu kontrollieren, zu buchen und zu zahlen. Daher gelten die Verbindungen zu den Modulen FI und CO (Finanzen und Controlling) als die wichtigsten Elemente der Unternehmensstruktur im HCM. Dazu gehören u.a. der Buchungskreis für FI und der Kostenrechnungskreis für CO als Verbindungspunkte zum sogenannten Personalbereich des HCM.
Man kann den Personalbereich als selbstbilanzierendes Einzelunternehmen oder als eigenständige Firma innerhalb einer Unternehmensgruppe definieren. In den meisten Fällen bedeutet das für HCM, dass es pro Buchungskreis mindestens einen Personalbereich gibt. Mehrere Personalbereiche können einem Buchungskreis zugeordnet sein.
Abbildung 1.1: Unternehmensstruktur
Die Unterteilung in Personalteilbereiche, wie in Abbildung 1.1 zu sehen, ist aus Sicht der Abrechnungs- und Zeitwirtschaft sinnvoll, da z.B. in der Produktion überwiegend gewerblich Angestellte arbeiten, die nach Kriterien wie Stunden- und Akkordlohn entlohnt werden, während im Bereich »Verwaltung« eher tariflich bezahlte Mitarbeiter ihrer Tätigkeit nachgehen. Im Bereich »Vertrieb« werden dagegen eher außertariflich bezahlte Mitarbeiter sein, die zusätzliche Einnahmen durch Bonusvereinbarungen erhalten können.
1.2 Mitarbeiterstruktur
Die Mitarbeiterstruktur ist einfach aufgebaut:
Mitarbeitergruppe,
Mitarbeiterkreis,
Personalabrechnungskreis,
Organisationsschlüssel.
Sie soll die unterschiedlichen »Zustände und Kategorien« von Mitarbeitern darstellen. Es werden zum einen die aktiven Mitarbeiter, also solche, die aktuell im Arbeitsprozess stehen und über das SAP-HCM-System abgerechnet werden, angezeigt, zum anderen aber auch Rentner, die vielleicht eine Betriebsrente über das System erhalten. Oft werden zudem externe Mitarbeiter in einer eigenen Mitarbeitergruppe geführt. Ihre Bezahlung erfolgt zwar nicht über das System, aber zumindest deren Arbeitszeiten werden über das Zeitwirtschaftssystem erfasst. Dafür müssen sie im System mit einem sogenannten Ministamm angelegt sein. Der Ministamm beschränkt sich meist auf persönliche Daten sowie die Anschrift und Zugehörigkeit zu einer Betriebsstätte oder einem Arbeitsplatz.
Definition Mitarbeitergruppe
Mitarbeitergruppen dienen der groben Untergliederung des Personals. Eine Mitarbeitergruppe definiert, in welchem Maß die zugehörigen Mitarbeiter ihre Arbeitskraft dem Unternehmen zur Verfügung stellen. Die »Personaladministration« unterscheidet im Wesentlichen die Mitarbeitergruppen der Aktiven, der Rentner/Pensionisten und der Vorruheständler. Jede Mitarbeitergruppe wird im Customizing mit einer einstelligen Kennung definiert. (Quelle: SAP)
Bei dem Mitarbeiterkreis geht es nun eher ins Detail. Besonders bei einer SAP-HCM-Einführung muss man diesem Strukturelement besondere Beachtung schenken, da nachträgliche Änderungen sehr komplex und aufwendig sind.
Definition Mitarbeiterkreis
Mitarbeiterkreise untergliedern eine Mitarbeitergruppe. Innerhalb der Mitarbeitergruppe »Aktive« werden z.B. folgende Mitarbeiterkreise unterschieden:
Stundenlöhner,Monatslöhner,Tarifangestellte,außertariflich Angestellte.Der Mitarbeiterkreis wird im Customizing mit einer zweistelligen alphanumerischen Kennung definiert.
Auf der Ebene des Mitarbeiterkreises werden alle Steuerungsmerkmale der Personalstruktur definiert. (Quelle: SAP)
Die Steuerungsmerkmale der Personalstruktur sind unbedingt zu beachten, da jede einzelne unberücksichtigte Funktion zu erheblichen Schwierigkeiten etwa bei der Erstellung von Abrechnungsschemen, Berechtigungen oder im Reporting führen kann.
Sie sehen schon: Der Mitarbeiterkreis hat eine wichtige Funktion in der Mitarbeiterstruktur. Es ist durchaus möglich, dass verschiedene Mitarbeiterkreise für identische Positionen eingerichtet werden. Als Beispiel will ich einmal die Mitarbeiterkreise Führungskräfte und Vorstände anführen. Sie stimmen in allen Steuerungsmerkmalen überein. Warum wurden sie dennoch in zwei Mitarbeiterkreise differenziert? Der Grund kann sehr einfach sein: Nur ein Mitarbeiter der Personalabteilung darf die Gehälter der Vorstände sehen und bearbeiten. Hätten wir die Unterteilung nicht, könnten wir keine spezielle Berechtigung einrichten, um dieser Anforderung nachzukommen.
Das nächste Strukturelement ist der Abrechnungskreis. Er wird eingerichtet, um die abzurechnenden Mitarbeiter nach Anzahl und dem Zeitpunkt für die Abrechnung zusammenzufassen. Die gewerblichen Mitarbeiter werden oft zum 15ten des Monats, die Angestellten zum Monatsende abgerechnet. Die gültigen Abrechnungsperioden sind für alle Abrechnungszeiträume datumsgenau hinterlegt.
Die datumsgenaue Ermittlung des aktuellen Abrechnungszeitraumes erfolgt über einen Abrechnungsverwaltungssatz, in dem die letzte abgerechnete bzw. die nächste abzurechnende Periode hinterlegt sind.
Als letztes Element der Mitarbeiterstruktur ist der Organisationsschlüssel zu definieren. Dieser besteht aus einem vierzehnstelligen Feld, das Sie frei strukturieren können. Dabei helfen Ihnen spezifische Steuerungs- und Regeltabellen. Der Parameter verfeinert die Möglichkeiten der organisatorischen Zuordnung eines Mitarbeiters zur Unternehmens- und Mitarbeiterstruktur. Die Elemente »Buchungskreis«, »Personalbereich« und »Personalteilbereich« aus der Unternehmensstruktur können zur Bildung des Organisationsschlüssels beitragen. Er ist zudem Bestandteil der Berechtigungsprüfung.
Der Organisationsschlüssel wird nicht sehr oft benutzt. Meist kommt er zum Einsatz, wenn man einige Zeit nach der Einführung von SAP HCM im Tagesgeschäft merkt, dass ein Parameter oder Attribut fehlt, um zum Beispiel ein konkretes Reporting durchzuführen oder eine bestimmte Berechtigung einzurichten.
Das war jetzt eine Menge an Definitionen und Erklärungen. Diese werden Ihnen mit der Zeit immer geläufiger werden und helfen, die Bearbeitung eines Mitarbeiters aus personaladministrativer Sicht besser zu verstehen und richtige Entscheidungen bei der Auswahl einzelner Elemente der unterschiedlichen Strukturen vorzunehmen, wenn es bei einem Mitarbeiter beispielsweise zu einem organisatorischen Wechsel kommt. Wenn man das Ganze einmal grafisch auf sich wirken lassen will, kann die Abbildung 1.2 hilfreich sein.
Abbildung 1.2: Mitarbeiter innerhalb der HCM-Strukturen
Der hier visualisierte Mitarbeiter wird im Abrechnungskreis 01 (z.B. Monatlich/Tarifgehaltsempfänger) geführt, gehört zur Mitarbeitergruppe 01 (Aktive) und darunter zum Mitarbeiterkreis 04 (z.B. Tarifgehaltsempfänger). In der Unternehmensstruktur ist er dem Personalbereich B (z.B. Verwaltung) und dem Personalteilbereich B (z.B. Personalabteilung) zugeordnet. Zur Erweiterung seiner Zugehörigkeit wurde noch der Organisationsschlüssel 1 erteilt. Dieser kann als Berechtigungsobjekt verwendet werden, wenn es um Zugriffsberechtigungen auf die Daten des Mitarbeiters geht.
1.3 Organisationsstruktur
Die Organisationsstruktur wird im sogenannten SAP Organisationsmanagement (SAP OM) abgebildet. Diese Komponente des Moduls HCM muss nicht zwingend eingerichtet sein. Es kann also durchaus sein, dass in Ihrem SAP HCM das Organisationsmanagement fehlt. Um eine Personalverwaltung, eine Lohn- und Gehaltsabrechnung und eine Zeitwirtschaft abzubilden, ist die Einrichtung der Unternehmens- und Mitarbeiterstrukturen zwingend erforderlich; die Organisationsstruktur wird für diese personalwirtschaftlichen Prozesse nicht benötigt.
Warum ist sie dann überhaupt verfügbar? Das lässt sich leicht, aber nicht mit wenigen Worten erklären. Es war über Jahrzehnte hinweg das Alleinstellungsmerkmal der SAP-Systeme, dass man alle Module untereinander verbinden konnte. Speziell im SAP-HCM-Modul war es charakteristisches Merkmal, dass man über Abrechnung, Verwaltung und Zeitwirtschaft hinaus u.a. die Komponenten Personalbeschaffung, -entwicklung und -planung im System abbilden konnte. In anderen Personalwirtschaftssystemen war dies nicht möglich, und die Unternehmen mussten andere Software einkaufen und einrichten, um diese Prozesse abbilden zu können. Gerade bei großen Unternehmensgruppen mit dezentralen Verwaltungen und vielen SAP-Systemen führte dies zu einer Ansammlung unterschiedlichster Software. Dies wiederum hatte zur Folge, dass eine Vielzahl von Schnittstellen programmiert wurde, um die in den angeschlossenen Fremdsystemen verfügbaren Informationen in die SAP-Systeme zu transportieren. Ich habe in den letzten 20 Jahren bei einigen Großunternehmen SAP HCM eingeführt. Die Ablösung der Fremdsoftware mit den dazugehörigen Schnittstellen bildete meist die Hauptaufgabe und auch das schwierigste Thema des Projektes, da nicht nur die Software selbst, sondern auch die über lange Zeit eingefahrenen Prozesse geändert werden mussten. Jeder, der in Projekten arbeitet, weiß, dass der größte »Projektkiller« die Einstellung der Projektmitarbeiter zur Neueinführung sein kann. Sie lässt sich häufig am besten so beschreiben: »Einführung in SAP HCM? Gerne! Aber es soll alles so bleiben, wie es war.«
Zurück zur Organisationsstruktur. Diese lässt sich am besten beschreiben, wenn man sich ein Organigramm vorstellt, das nach innen und außen zeigt, wie Ihr Unternehmen aufgebaut ist und wie die einzelnen Unternehmensbereiche untereinander verbunden sind (siehe Abbildung 1.3).
Abbildung 1.3: Organisationsstruktur
In dieser Organisationsstruktur verbirgt sich die Illustration einer Muttergesellschaft als Unternehmensführung mit Tochtergesellschaften, die wiederum mit untergeordneten Gesellschaften verbunden sind.
