Zeitfenster E-Book

Tanja Schmidt

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Ratgeber
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2017

Seitenzahl: 110

Beschreibung

Mit Projekten hat jeder einmal im Leben zu tun: Wer sein Projekt managt und regelmäßig Ergebnisse überprüft, sichert Qualität und gewinnt ein Zeitfenster! Das Buch ist leicht lesbar geschrieben und reich illustriert und liefert einen ersten Überblick ins Projektmanagement.

Leseprobe

Für alle, die sich selbst finden wollen

Inhalt

Kapitel 1

1.1 Tu es für Dich: Finde Deinen Weg!

1.2 Deine Zielanalyse

1.3 Schweini Du gehorchst mir!

(Der Umgang mit Prokrastination)

1.4 Einmal heiß laufen für einen kühlen Kopf

1.5 Dein Projekt hat ein smartes Ziel!

(Definition Projektmanagement)

1.6 Teste Dich selbst!

1.7 Ein Projekt planen, organisieren & steuern

1.8 Teste Dich selbst!

1.9 Das magische Dreieck: Qualität – Zeit – Kosten

1.10 Projektmanagement – auf den Punkt gebracht

1.11 Ein Projekt von A bis Z

1.12 Teste Dich selbst!

1.13 Die Projektarten: intern, extern & mehr

1.14 Teste Dich selbst!

Kapitel 2

2.1 Was bewegt Dich?

2.2 Dein Projekt startet jetzt! (Definitionsphase)

2.3 Teste Dich selbst!

2.4 Sei smart!

2.5 Teste Dich selbst!

2.6 Dein Projektzielblatt

2.7 Deine Problemanalyse

2.8 Das Ursache-Wirkungs-Diagramm

2.9 Teste Dich selbst!

2.10 Befrei Dich von Lasten und Pflichten!

2.11 Die W-Fragen

2.12 Wie ein Lastenheft aussehen kann

2.13 Wie ein Pflichtenheft aussehen kann

2.14 Der Projektauftrag

2.15 Teste Dich selbst!

2.16 Das Kick-off-Meeting: Spielregeln im Team

2.17 Teste Dich selbst!

Kapitel 3

3.1 Störfaktor Nr. 1: Die Zeit

3.2 Das Eisenhower-Prinzip

3.3 Die Salami-Taktik: Stück für Stück zum Glück

3.4 Die ABC-Analyse

3.5 Das Pareto-Prinzip: Zeit für mich

3.6 Ich-Zeit

Kapitel 4

4.1 Dein Projekt will geplant sein…

4.2 Teste Dich selbst!

4.3 Der Projektstrukturplan (PSP)

4.4 Der Aufbau eines PSP

4.5 Die Hierarchieebenen des PSP

4.6 Die Gliederungsprinzipien eines PSP

4.7 Die Methoden eines PSP

4.8 Projektablauf und Terminplanung

4.9 Teste Dich selbst!

4.10 Die Meilensteinplanung

4.11 Teste Dich selbst!

4.12 Die Ressourcenplanung

4.13 Teste Dich selbst!

4.14 Die Kostenplanung

4.15 Teste Dich selbst!

4.16 Der Rahmen muss stimmen!

4.17 Dein Arbeitstyp

4.18 Dein Arbeitsort

4.19 Deine Arbeitszeit

4.20 Kreativtechnik Mind Maps

4.21 Brainstorming im Brain-Pool

4.22 Tipps, Tricks & ein paar Regeln fürs erfolgreiche Mind Mapping

4.23 Mit Mind Maps in eine Richtung gehen (GOI-Mind-Maps)

4.24 Mind Maps helfen Entscheidungen zu treffen

4.25 Bergfest

Kapitel 5

5.1 Dein Projekt kommt ins Rollen…

5.2 Das Projektcontrolling

5.3 Teste Dich selbst!

5.4 SOLL-IST-Vergleich

5.5 Die Aufwandserfassung

5.6 Die Meilenstein-Trend-Analyse (MTA)

5.7 Teste Dich selbst!

5.8 Die Qualitätssicherung

5.9 Teste Dich selbst!

5.10 Die Projektdokumentation

5.11 Teste Dich selbst!

5.12 Das Zeit-Tagebuch

5.13 Mein Arbeits-Tagebuch

5.14 Die ALPEN-Methode

5.15 Die Teamführung

Kapitel 6

6.1 Das dicke Ende

(Die Projektabschlussphase)

6.2 Was wir geschafft haben

6.3 Die Projektergebnisse zum Nachlesen

6.4 Teste Dich selbst!

6.5 Miteinander reden: Die Projektabschlussbesprechung

6.6 Teste Dich selbst!

6.7 Übergabe und Projektabnahme

6.8 Nach dem Projekt ist davor: Die Projektnachbetreuung

6.9 Teste Dich selbst!

6.10 Wenn’s am schönsten ist… (Auflösung der Projektorganisation)

6.11 Teste Dich selbst!

6.12 Das Beste zum Schluss

Zeitquelle (Lösungen & Literaturangaben)

7.1 Lösungen

7.2 Literaturverzeichnis:

Warum ich dieses Buch geschrieben habe (Vorwort)

Die Inspiration zu diesem Buch habe ich durch meine berufliche Tätigkeit erhalten: Ich war bei einem Anbieter für IT-Seminare für die Gestaltung des Seminarplans tätig.

Zu meinen Aufgaben gehörten neben der Trainerakquise auch der Kontakt zu Grafikern und Druckereien sowie die Betreuung der Seminarteilnehmer.

Auch bei einem Einsatz bei einem Elektronikkonzern, einem global player, ging es darum effizienter, schneller und besser zu werden.

Wie können wir die innerbetriebliche Kommunikation verbessern?

Wie können wir noch besser auf unsere Kunden eingehen, sie begeistern?

Welche Arbeitsschritte sind nötig und wo können wir Hierarchien abbauen, um den Gesprächs- und Arbeitsfluss zu optimieren?

Im Grunde ging es um Selbstorganisation, die eigene Arbeit möglichst transparent und planvoll zu gestalten. Damit man vertreten werden kann ohne dass der Kollege suchen muss. Damit das Team weiß, an welchen Punkt man gerade ist. Und natürlich damit, dass man die wertvolle Arbeitszeit nicht verplempert. Ich meine damit nicht das Schwätzchen mit Kollegen, sondern e-mails doppelt lesen, weil man sie nicht versteht, nicht traut nachzufragen oder nicht weiß, wer helfen kann, unnötige Arbeitsschritte einbauen, sich in ein Problem verbeißen, während der Kollege fast das Gleiche tut und dergleichen mehr.

Selbstorganisation erachte ich als eine Schlüsselkompetenz im Privat- und Berufsleben für Azubis, Studis, Arbeitende und Ehrenamtliche gleichermaßen.

Mit Projektmanagement verbinden viele den IT-Bereich und wenn man sich die Veröffentlichungen zum Thema anguckt, könnte man auf die Idee kommen, dass dies auch nur IT-Fachkräfte benötigen. Ich meine aber, dass das Wissen über Zeit- und Projektmanagement-Techniken bei der Vermeidung von Stress, Überforderung & Burn-out hilft. Es ist ein Beitrag zur Psychohygiene sowohl am Arbeitsplatz wie auch in der Freizeit. Da ich in Branchen wie IT, Industrie, Handel und Sozialwesen gearbeitet habe, weiß ich um die Verschiedenartigkeit von Unternehmenskulturen.

Ich meine, es gibt „harte“ und „weiche“ Kulturen. Deadlines, Definitionen, Ergebniskontrolle versus Teamgespräche, Eigenverantwortlichkeit und Selbstgestaltung von Arbeitszeit und -platz. Nun haben Qualitätssicherung und DIN-Normen überall Einzug gehalten. Und nicht immer ist es leichter, in einem Arbeitsumfeld zu arbeiten, indem die Teamsitzung wichtiger ist als die Zielerreichungskontrolle.

Ich denke, man kann von beiden Kulturen lernen, wenn man sie kombiniert. Zufriedenheit wird erzeugt durch klare Ziele und Leistungskontrolle wie auch durch eine lockere Atmosphäre. Dabei ist Lockerheit in einem IT-Unternehmen sicherlich etwas Anderes als in einem Kindergarten, in einer Bäckerei oder bei einem ehrenamtlichen Einsatz auf dem Fußballplatz. Wichtig ist, dass Menschen zufrieden sind mit dem, was sie tun und sich weder unter- noch überfordern.

Dazu will dieses Buch ermutigen:

durch eine ganz persönliche DU-Ansprache (hier wurde die Rechtschreibung bewusst missachtet)

Teste Dich selbst! – Einheiten, um zu testen, ob das Gelesene verstanden und behalten wurde.

Projektmanagement-Arbeitsmaterialien

Zeitmanagement-Techniken

Wissen über den persönlichen Arbeitstyp

ansprechende Fotos, damit das Thema alles andere als staubtrocken daherkommt.

Viele der Illustrationen sind bei einer LandArt-Fortbildung mit meinen damaligen Kolleginnen aus dem Kindergarten St. Michael in Bensheim entstanden. Die Kreativität, aus ein paar Grashalmen ein Kunstwerk zu gestalten, hat mich inspiriert Neues zu wagen und zu lernen.

Um die Teste Dich selbst! – Einheiten, bearbeiten zu können, benutze hier die Notiz- oder Kommentarfunktion deines E-Book Readers oder verwende zum Lösen der Aufgaben doch bitte ein Blatt Papier.

Viel Spaß!

1 Kapitel 1

1.1 Tu es für Dich: Finde Deinen Weg!

Ziele sind Visionen. Sie zeigen Dir den Weg. Ziele sind das Salz in der Suppe. Wer Ziele hat, motiviert sich selbst und braucht keine „Antreiber“. Er ist frei zu tun, was er selbst will.

Du bist frei, Deine eigenen Ziele zu setzen! Lass nicht zu, dass andere Dir reinreden, Dich von Deinen Träumen abbringen wollen!

Damit Ziele keine Tagträume bleiben, helfen den allermeisten Menschen kleine Tricks und ein bisschen Planung. Ich möchte Dir hier zeigen, wie Du Dich selbst organisierst, damit Du Deine persönlichen und beruflichen Ziele erreichen kannst, ohne dass Du auf der Strecke bleibst.

Du hast ein Ziel vor Augen, Dein Ziel, mehr noch: eine Vision. Unsere Träume und Visionen sind Wegbereiter für berufliche und persönliche Ziele. Forme aus dem Chaos Deiner Ideen eine Vision, finde Deinen Weg!

Ich gehe in diesem Buch davon aus, dass Du bereits diese Vision gefunden hast. Denn wie dahin gelangst, ein für Dich wichtiges Ziel zu finden, würde den Rahmen dieses Buches sprengen. Das geht dann schon in Richtung Lebensberatung. Ein Tipp von mir: Ziele findet man am leichtesten, wenn man sich langweilt. Langeweile ist der Schlüssel zu Kreativität! Wenn Du also ständig nur am Zeit optimieren bist und von Termin zu Termin hetzt, halte inne. Sonst findest weder Du Dein Zeil noch Dein Ziel findet Dich! Ich möchte Dir mit diesem Buch Handwerkszeug vermitteln, wie Du Projekte systematisch und Schritt für Schritt bearbeiten kannst.

Denn Projekte wickelt jeder von uns ziemlich häufig in seinem Leben ab – egal, ob Du nun eine Ausbildung oder ein Studium beginnst, eine Weiterbildung anfängst oder Dein Bad renovierst. Dabei sind die Ziele, die wir verfolgen, nicht immer von uns gewollt und selbstbestimmt. Aufgaben, die Du im Privat- oder Berufsleben gestellt bekommst, arbeitest Du einfach ab. Manche verfolgst Du mit viel Engagement, weil Du Dir etwas davon versprichst, manche machst Du ganz einfach, weil Du dafür zuständig bist.

Dein Projekt läuft dann wie am Schnürchen, wenn Du über ein Wissen verfügst, wie Du Dein Projekt planen, organisieren und steuern kannst. So kannst Du im Arbeitsprozess sicherstellen, dass die Qualität Deiner Arbeit ausgezeichnet sein wird und Du trotzdem Zeit und Kosten im Auge behältst.

Dieses Buch hilft Dir:

Deine Ziele auf den Punkt zu bringen

Deine Ergebnisse zu kontrollieren (vorausgesetzt Du bist ehrlich zu Dir selbst!)

Etappenziele zu definieren und zu erreichen (Schritt für Schritt geht eben alles leichter)

Auf gute Rahmenbedingungen zu achten, da diese den Erfolg des Projekts erheblich beeinflussen.

„Was immer Du tun kannst oder erträumst zu können, beginne es.

Beginne es jetzt!“ (Goethe)

1.2 Deine Zielanalyse

Eine fast schon klassische Frage im Vorstellungsgespräch oder beim SmallTalk:

Welches Ziel möchtest Du in welchen Zeiträumen erreichen?

In 10 Jahren möchte ich…

Deine Antwort:

In 1 Jahr…

Deine Antwort:

In 6 Monaten…

Deine Antwort:

In 1 Monat…

Deine Antwort:

In 1 Woche…

Deine Antwort:

An 1 Tag…

Deine Antwort:

In der nächsten Stunde…

Deine Antwort:

Noch eine Aufgabe für Dich:

Wie leicht oder wie schwer sind Dir Deine Antworten gefallen?

Wo musstest Du länger überlegen? Warum glaubst Du war die Beantwortung so leicht oder so schwer?

1.3 Schweini Du gehorchst mir!

(Der Umgang mit Prokrastination)

Was kam rum bei Deiner Zielanalyse? Oder wie leicht war es für Dich Deine Ziele zu bestimmen? Echte Ziele tragen Dich auch durch schwierige Zeiten. Echte Ziele sind wahre Ziele, an denen Du wirklich hängst. Merke: Nicht alle in Deiner Umgebung sind damit einverstanden, wenn Du Deine Ziele verfolgst. Es gibt Barrieren, die Dich hindern, Deinem Herzen zu folgen und das zu tun, was Dir wirklich wichtig ist. Das größte Hindernis bist aber Du selbst.

Wenn Du mal einen Tag vertrödelst, sei’s drum. Wenn Du Dir aber von Deinem inneren Schweinehund Deine Lebensziele versauen lässt, dann helfen in so einem Fall nur schwere Geschütze: Wer immer wieder Dinge aufschiebt, verbündet sich am besten mit seinem inneren Schweinehund:

Gib Deinem inneren Schweinehund einen Namen. Ich nenne meinen „Schweini“.

Lass Dich von Deinem inneren Schweinehund begleiten. Kämpfe nicht gegen ihn, sondern nimm ihn mit auf eine einzige Tätigkeit. Die machst Du dann aber richtig!

„Schweini“ möchte sich ausruhen. Recht so! Das Wichtigste habt Ihr geschafft. Eine Aufgabe reicht. Ansonsten wird „Schweini“ sauer und tobt sich aus und das wird eine Ferkelei, die Ihr nicht in einem Tag weggeräumt habt!

„Schweini“ möchte Dir nämlich etwas sagen, wenn es besonders wild ist: Dass Du Angst hast. Vielleicht denkst Du, dass Du sowieso ein Versager bist und nichts gebacken kriegst. Glaub so etwas niemals. Woher willst Du wissen, dass Du versagst? Du hast es doch noch gar nicht ausprobiert! Wer mal so richtig gescheitert ist, erlebt das Aufstehen danach fast wie ein Flug nach oben. Und es gibt sogar nicht wenige Leute, die Angst vor Erfolg haben, einen akademischen Titel zu haben, Geld zu verdienen und einer dieser Spießer im Anzug zu werden…Angst nicht mehr in einer abgerissenen Jeans rum zu laufen und cool zu sein…Dabei hat Erfolg nichts mit Anzug und Krawatte zu tun. Erfolg ist ein richtig gutes Gefühl, wenn man etwas geschafft hat! Genieß es!

„Schweini“ kann Dir auch zeigen, wenn Du nicht gut mit Dir umgehst, zu grob, von Dir zu viel verlangst, zu viele Ziele setzt oder nicht die richtigen. Rede mit „Schweini“ und zwar ein ernstes Wort! Erkläre ihm, was Dir wichtig ist und hör seine Einwände an. Das ist nichts weniger als professionelle Einwandbehandlung – das machen alle guten Verkäufer. Werde ein Profi-Verkäufer und verkauf dem „Schweini“ Deine Ziele. Wenn für „Schweini“ hin und wieder ein paar Ruhepausen rausspringen, macht das alte Ferkel bestimmt mit.

Noch ein paar coole Tipps:

Zähle 1,2,3 oder mach einen Abzählreim und leg dann sofort los! (Du wartest auf dem Sprungturm im Schwimmbad auch keine halbe Stunde!)

Such Dir zum Arbeiten eine Tageszeit, die Dir am liebsten ist!

Die Aufgabe, die Du machst, sollte Deine wichtigste sein!

Mach jeden Tag etwas, aber immer nur ein bisschen!

Leute, die sich vom Internet ablenken lassen, sollten es ausschalten, bevor sie mit dem Arbeiten beginnen. Nachher kann man sich ja wieder einloggen. Das hilft ungemein, bevor man vor Arbeitsbeginn 10 Minuten auf Facebook oder Youtube verdödelt! Oder E-Mails checkt!