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- Herausgeber: Haufe Lexware
- Kategorie: Ratgeber
- Serie: Haufe TaschenGuide
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2019
Der Tag hat nun mal 24 Stunden. Mit effizientem Zeitmanagement können Sie die täglichen Aufgaben stressfrei bewältigen. Lernen Sie, Ihren Tag und Ihre Woche sinnvoll zu planen und Reibungsverluste zu minimieren. Wenn Sie die Techniken in diesem Buch umsetzen, werden sich die Erfolge schnell einstellen. Inhalte: - Sinnvoll planen, effizienter arbeiten und Termine beherrschen - Ziele definieren, Prioritäten setzen: Zeit und Lebensfreude gewinnen - Zeitplanbuch oder Smart Phone: die besten Hilfsmittel und Techniken - Großer Trainingsteil mit Tests und Übungen: Wie Sie Zeitfresser und Blockaden im Büroalltag identifizieren und vermeiden
Das E-Book können Sie in Legimi-Apps oder einer beliebigen App lesen, die das folgende Format unterstützen:
Seitenzahl: 189
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Inhaltsverzeichnis
Hinweis zum UrheberrechtImpressumVorwortIhr Schlüssel zu effektivem ZeitmanagementTesten Sie Ihr ZeitverhaltenZiele – wissen, wohin ich willWarum Ziele so wichtig sindWie Sie Ziele formulierenDas Leben vom Ende her denkenFinden Sie Ihre Lebens- und JahreszieleDas Wesentliche erkennenDie 80/20-Regel nach ParetoVon der Effizienz zur EffektivitätPrioritäten richtig setzenArbeiten mit dem Eisenhower-PrinzipErfolgreich nein sagenDie Balance im Leben findenWo bin ich Druck ausgesetzt?Die Lebensrollen in Einklang bringenWarum über den Sinn nachdenken?Wie Burn-out vorbeugen?So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre ZeitDurch Planung Zeit gewinnenZeitbedarf und Zeitbudget ermittelnWie viel Zeit verplanen?Gleichartige Arbeiten bündelnPlanen Sie störfreie ZeitenWie vorgehen bei der Tagesplanung?Berücksichtigen Sie Ihre LeistungskurveSo erstellen Sie einen TagesplanDie Wochenplanung meisternPlanen nach dem KieselprinzipArbeiten mit ChecklistenWie Sie eine Checkliste anlegenWo und wann Checklisten einsetzen?Zeitplanbücher und SmartphonesVerschiedene Systeme im ÜberblickPapier oder Elektronik?Finden Sie Ihr SystemSo gestalten Sie Ihren TagKampf den ZeitfressernWie Sie Störungen und Unterbrechungen reduzierenWie Sie die „Aufschieberitis“ überwindenMeetings und Telefonate effektiver führenWas Meetings effektiv machtLernen Sie zu delegierenSo delegieren Sie erfolgreichSchaffen Sie Ordnung auf Ihrem SchreibtischZeit sparen beim LesenDie E-Mail-Flut bewältigenSo werden Sie Ihr ZeitmanagerWas für ein Zeitmanagementtyp sind Sie?Wie Sie Ihre Gewohnheiten ändernIhre innere Einstellung zähltMotivation ist das WichtigsteWie Sie wirksame Strategien entwickelnSeminare und Coachings nutzenDas ist Ihr NutzenWie Sie eigene Ziele und Prioritäten setzenDarum geht es in der PraxisWarum Ziele so wichtig sindLösungMess- und machbare Ziele formulierenLösungDas Leben vom Ende her betrachtenLösungDie 80/20-Regel nach Pareto anwendenLösungEigene Prioritäten richtig setzenLösungErfolgreich nein sagenLösungBlockaden beseitigen – Balance finden Darum geht es in der PraxisWie Sie Reibungsverluste verringernLösungStörungen reduzierenLösungLösungEndlich Schluss mit dem AufschiebenLösungMit Druck und Stress besser umgehenLösungBalance durch LebenshüteLösungLösungZeit für mich und meine FamilieErfolgreiches Handeln durch optimale PlanungDarum geht es in der PraxisZeitbedarf und Zeitbudget ermittelnLösungLeistungskurven berücksichtigenLösungWie Checklisten entlastenLösungEffektivität durch WochenplanungLösungZeit gewinnen durch TagesplanungLösungLösungSurvival-Tipps für den BüroalltagDarum geht es in der PraxisTipps für das TelefonierenLösungWas Besprechungen effektiv machtLösungJa, delegieren kann man lernenLösungLösungLesen und LernenLösungVom Volltischler zum LeertischlerLösungRettungsring für die E-Mail-FlutLösungLösungAufbruch zur GelassenheitDarum geht es in der PraxisEine positive Einstellung gewinnenLösungMentoring – Menschen zum Erfolg führenLösungVerantwortung übernehmenLösungLösungMit P.R.O. aktiv werdenLösungLösungDie AutorenProf. Dr. Jörg KnoblauchHolger WöltjeMarcus B. HausnerMartin KimmichSiegfried LachmannWeitere LiteraturStichwortverzeichnisArbeitshilfen OnlineHinweis zum Urheberrecht
Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg
Impressum
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.
Prof. Dr. Jörg Knoblauch, Holger Wöltje, Marcus B. Hausner, Martin Kimmich, Siegfried LachmannZeitmanagement4. Auflage 2019
© 2019, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 FreiburgRedaktionsanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg/MünchenInternet: www.haufe.deE-Mail: [email protected]: Jürgen FischerRedaktionsassistenz: Christine Rüber
Satz: Reemers Publishing Services GmbH, KrefeldUmschlagdesign: RED GmbH, KraillingCartoons: Werner Tiki Küstenmacher
Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.
Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.
Vorwort
Haben Sie oft das Gefühl, der Zeit hinterherzurennen? Oder hetzen Sie von einem Termin zum anderen? Oder finden Sie nie Zeit für das, was Sie schon immer einmal machen wollten? Dann ist es höchste Zeit für ein effektives Zeitmanagement.
In diesem TaschenGuide lernen Sie, wie Sie Ihren Tag und Ihre Woche sinnvoll planen. Sie erfahren, wie Sie Ihre Ziele definieren, die richtigen Prioritäten setzen, mit Zeitfressern besser umgehen sowie effektiver und effizienter arbeiten. Neben bewährten Zeitmanagement-Techniken stellen wir Ihnen eine Reihe von Hilfsmitteln vor, die Ihnen die Planung erleichtern. Übungen und Checklisten runden den Band ab.[2]
Gutes Zeitmanagement zu erlernen und zu perfektionieren funktioniert nicht von heute auf morgen, es ist eine Lebensaufgabe. Doch wenn Sie anfangen, die Grundregeln auch umzusetzen, werden sich erste Erfolge schnell einstellen. Mit etwas Disziplin werden Sie bald weniger Stress sowie die Zeit und Freiheit haben, um das zu tun, was Ihnen wirklich wichtig ist. Damit Sie jeden Tag genießen, auf große Veränderungen hinarbeiten und Ihren Lebenszielen ein Stück näher kommen können.
Prof. Dr. Jörg Knoblauch, Holger Wöltje
Ihr Schlüssel zu effektivem Zeitmanagement
„Wenn ich nicht weiß, in welchen Hafen ich segeln will, dann ist kein Wind für mich der richtige.“
Seneca
Zum professionellen Zeitmanagement gehört viel mehr, als man zunächst vermuten möchte.
Nach einem kurzen Einstufungstest erfahren Sie in diesem Kapitel, wie Sie
Ihre Ziele definieren und formulieren,
effektiver arbeiten,
Prioritäten setzen und
trotz beruflichen Drucks ein ausgeglichenes Leben führen können.
Testen Sie Ihr Zeitverhalten
Im Folgenden finden Sie acht kurze Fragen, die Ihnen helfen, Ihr Zeitverhalten zu erkennen. Kreuzen Sie spontan an, wo Sie heute stehen.[3]
Ich habe klare Ziele, an denen ich mich ständig orientiere, und weiß, was ich erreichen will.
Für diese Ziele kenne ich Schlüsselaufgaben, die mich weiterbringen, und setze eindeutige Prioritäten.
Ich fühle mich ausgeglichen und kann negativen Stress schnell sowie vollständig kompensieren – mein Leben ist in Balance.
Ich benutze eine sorgfältige Wochen- und Tagesplanung, die ich ständig verbessere.
Ich verfüge über ein Zeitplansystem, das ich sinnvoll für diese Planung nutze.
Störungen und Unterbrechungen habe ich im Griff. Papierkram und E-Mails bewältige ich souverän.
Ich kenne meine Stärken und Schwächen und weiß, wo mein größtes Optimierungspotenzial liegt.
Ich habe die Einstellung „Ich kann es!“ und einen Aktionsplan zur Verbesserung meines Zeitmanagements.
Wie Sie mit dem TaschenGuide arbeiten
Um den größten Nutzen aus diesem TaschenGuide zu ziehen, greifen Sie sich als ersten Ansatz für Veränderungen die Frage mit der niedrigsten Punktzahl heraus. Das ist das Thema mit Ihrem höchsten Verbesserungspotenzial.
Die Fragen eins bis drei entsprechen den Überschriften in diesem ersten Kapitel „Ihr Schlüssel zum effektiven Zeitmanagement“. Die Themen der Frage vier und fünf finden Sie im Kapitel zwei „So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit“ behandelt, die der Frage sechs im dritten Kapitel „So gestalten Sie Ihren Tag“. Die Fragen sieben und acht schließlich sind Thema des letzten Kapitels „So werden Sie Ihr Zeitmanager“.
Ziele – wissen, wohin ich will
In dieses Kapitel möchten wir Sie mit einer kleinen Geschichte einführen.[4]
Warum Ziele so wichtig sind
Die kalifornische Küste lag nebelverhangen da an jenem Morgen des 4. Juli 1952. 34 Kilometer westlich davon, auf der Insel Catalina, watete eine 34-jährige Frau ins Wasser und schickte sich an, in Richtung Kalifornien zu schwimmen, entschlossen, diese Strecke als erste Frau zu bewältigen. Ihr Name war Florence Chadwick. Sie war bereits die erste Frau gewesen, die den Ärmelkanal in beiden Richtungen durchschwommen hatte. Das Wasser war eiskalt, und der Nebel war so dicht, dass sie kaum die Begleitboote ausmachen konnte.
Millionen schauten über die nationalen Fernsehsender zu. Mehrmals mussten Haie mit Gewehren vertrieben werden, um die einsame Gestalt zu schützen. Die Müdigkeit war nie ihr großes Problem bei diesen Schwimmleistungen gewesen – es war die eisige Kälte, die ihr zu schaffen machte.
Über fünfzehn Stunden später bat sie, steif vor Kälte, aus dem Wasser geholt zu werden. Sie konnte nicht mehr. Ihre Mutter und ihr Trainer, die im Boot neben ihr herfuhren, sagten ihr, dass die Küste schon ganz nah sei. Sie drängten sie nicht aufzugeben, aber als sie zur kalifornischen Küste hinüberschaute, sah die Schwimmerin nichts als den dichten Nebel und bat darum, herausgeholt zu werden. Stunden später, als ihr Körper sich erwärmt hatte, kam der Schock über ihren Misserfolg. Nur eine halbe Meile vor der kalifornischen Küste war sie aus dem Wasser gezogen worden!
Ein Reporter fragte sie: „Miss Chadwick, was hat Sie davon abgehalten, diese letzte halbe Meile zu schwimmen?“ „Es war der Nebel“, antwortete sie. „Wenn ich das Land hätte sehen können, hätte ich es geschafft. Wenn man da draußen am Schwimmen ist und sein Ziel nicht sehen kann ...“[5]
Ziele motivieren
Der Satz von Miss Chadwick wurde weltberühmt: „Es war der Nebel – wenn ich das Land hätte sehen können, …“ Da sie ihr Ziel aus den Augen verloren hatte, gab sie kurz vorher auf. Dasselbe passiert tagtäglich vielen Menschen in allen möglichen Lebens- und Berufsbereichen.
Erst klare Ziele helfen, herausragende Ergebnisse zu erreichen. Nur wenn Sie wissen, wo genau Sie hin wollen, können Sie den genauen Weg dorthin festlegen und sofort die ersten Schritte in die richtige Richtung gehen.
Deshalb sind folgende Fragen so wichtig:
Was sind meine beruflichen Ziele?
Was sind meine geistigen Ziele? (Welche Fähigkeiten will ich mir aneignen?)
Was sind meine familiären und gesellschaftlichen Ziele?
Was sind meine geistlichen Ziele? (Was will ich für meine Seele tun? Was ist der Sinn meines Lebens und Tuns?)
Wo liegen meine finanziellen Ziele?
Wichtig
Wenn wir ein hochgestecktes Ziel erreicht haben, ist das nicht nur Grund zur Freude und macht stolz, sondern spornt auch zu weiteren Leistungen an.
Was Ziellosigkeit bewirkt
Wenn wir keine Ziele haben, so können wir auch keine Pläne für unser Vorgehen machen. Die großen Erfolgserlebnisse bleiben aus, da wir ja selber nicht wissen, was wir überhaupt erreichen wollen und als Erfolg definieren. Dies wiederum führt zu Enttäuschungen und einem sinkenden Selbstwertgefühl. Am Ende stehen schließlich Motivations- und Lustlosigkeit, die uns den Antrieb verlieren lassen, so dass wir noch weiter davon entfernt sind, uns Ziele zu setzen usw. – ein fataler Kreislauf.[6]
Beispiel
Anton Krämer soll das Geschäft für Herrenbekleidung seines Vaters fortführen, der sich aufs Altenteil zurückzieht. „Ich müsste den Laden mal auf Vordermann bringen“, denkt er sich. „Hier ist alles so altmodisch.“ Doch dazu müsste er viel Geld und Energie investieren. Ohnehin kein geborener Unternehmer, steigt Herr Krämer nur halbherzig ein. Ständig unentschlossen, ob er das Geschäft nun eigentlich weiterführen will, verändert er nichts. So vergehen einige Jahre. Schließlich gibt Herr Krämer das Geschäft frustriert auf.
Der Kreislauf der Ziellosigkeit
Ohne Ziele geraten wir in eine Negativspirale, die sich immer weiter nach unten dreht.
Ziele machen erfolgreich
Doch es gibt einen Weg hinaus: Wenn wir beginnen, uns zuerst kleine, einfache, aber erreichbare Ziele zu setzen, so können wir auch den Weg zum Erfolg festlegen. Wenn wir das Ziel schließlich erreichen, stärkt dieses Erfolgserlebnis unser Selbstvertrauen. Wir fühlen uns gut und motiviert, wir erhalten neue Energie. Wir bekommen Lust darauf, uns weitere Ziele zu setzen, die wir nun ein kleines bisschen höher stecken können.
Wichtig ist, dass Sie sich die Ziele am Anfang nicht zu hoch stecken. Sie sollen sich schon etwas anstrengen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen, aber es muss machbar sein (s. u. unter „Wie Sie Ziele formulieren“).[7]
Es ist übrigens belegt, dass klare, schriftlich festgelegte Ziele Erfolg bringen:
Beispiel: Ziele und Karriere
Eine in den USA regelmäßig durchgeführte Langzeitstudie der Harvard University zum Thema „Werdegang von Studienabgängern über einen sehr langen Zeitraum“ zeigt folgende Resultate:
83 % der Studienabgänger hatten keine Zielsetzung für ihre Karriere. Ihr durchschnittlicher Dollar-Verdienst wurde als Vergleichsgrundlage herangezogen.
14 % hatten klare Zielsetzungen für ihre Karriere, hatten sie aber nicht schriftlich festgelegt. Sie verdienten im Schnitt dreimal so viel wie die erste Gruppe.
3 % hatten klare Zielsetzungen für ihre Karriere und hatten diese schriftlich festgelegt – sie verdienten im Schnitt zehnmal so viel.
Vermutlich hätten Sie diese geringe Zahl nicht erwartet, oder? Wenn Sie also jemanden auf der Straße anhalten und ihn fragen: „Haben Sie ein schriftliches Lebens- oder Jahresziel?“, dann ist bei 97 % aller Befragten Fehlanzeige.
Wichtig
Die Harvard-Ziel-Studie macht übrigens noch einen weiteren Aspekt deutlich: Schriftlichkeit zwingt zu gedanklicher Klarheit. Wer seine Gedanken nur im Kopf hat, und meint, dies sei ein Ziel, der irrt.
Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt
Der Grund, weshalb viele Menschen um Ziele einen großen Bogen machen liegt darin, dass sie in der Vergangenheit enttäuscht wurden. Sie haben sich etwas vorgenommen, dann jedoch haben sich die Dinge völlig anders entwickelt.[8]
Eine Anekdote
Ein Zugreisender steht am Bahnsteig und wartet auf seinen verspäteten Zug. Regen, Schnee und Hagel verschlechtern seine ohnehin schlechte Stimmung noch weiter. Schließlich wendet er sich völlig empört an den InfoPoint: „Wozu gibt es überhaupt einen Fahrplan, wenn sich eh niemand daran hält?“ Der Servicemitarbeiter entgegnet daraufhin gelassen: „Woher wüssten Sie, dass dieser Zug 20 Minuten Verspätung hat, wenn wir keinen Fahrplan hätten?“
Diese kleine Anekdote zeigt: Nur wer ein Ziel hat, kann über Abweichungen reden oder erkennen, dass er auf dem falschen Weg ist. Er kann sich von Situation zu Situation neu entscheiden, wie er mit dieser Abweichung nun umgeht. Bestimmte Umstände erfordern manchmal auch eine Anpassung oder grundlegende Änderung des Ziels.
Wichtig
Unsere Definition für das Arbeiten mit Zielen heißt daher: Abweichungen managen.
Wie Sie Ziele formulieren
Ziele haben viele Kriterien. Zwei davon sind die wichtigsten, aus denen sich alle anderen ableiten lassen:
Ziele sind messbar.
Ziele sind machbar.
Messbarkeit
Messbar bedeutet, dass Sie mit Ihren Zielen die sogenannten Polizeifragen – auch „W-Fragen“ genannt – beantworten: Wer? Was? Wie viel? Wo? Wann? Warum?
Machbarkeit
Setzen Sie Ihre Ziele zwar hoch und herausfordernd, aber nicht unerreichbar. „If you can dream it, you can do it.“ – Dieser Satz stimmt so nicht. Jeder Mensch hat seine Grenzen, und die äußeren Umstände erlauben nicht alles. Dies gilt es optimistisch, aber realistisch zu berücksichtigen. Für die meisten Menschen ist es z. B. völlig unrealistisch, in zwei Wochen dauerhaft zehn Kilogramm abnehmen zu wollen. Gleichzeitig unterschätzen viele jedoch, was im Laufe mehrerer Monate oder Jahre alles möglich ist. Erwarten Sie ruhig etwas von sich. Nur wenn Sie sich Großes vornehmen, können Sie auch Großes erreichen.[9]
Formulieren Sie Ihre Ziele positiv motivierend
Um sich optimal auf die Erreichung Ihrer Ziele zu „programmieren“, brauchen Sie eine positive und motivierende Formulierung. Durch Verneinungen und negative Ausdrucksweise hemmen Sie sich selbst. Formulieren Sie daher beispielsweise nicht: „Ich will nicht noch dicker werden, als ich eh schon bin“, sondern: „Ich werde bis zum Jahresende mein Gewicht von 85 kg halten und bis zum nächsten Sommer auf 80 kg reduzieren.“
Wichtig
„Wer vom Ziel nicht weiß, kann den Weg nicht haben. Wird im Kreise dann all sein Leben traben.“ Christian Morgenstern
Aus Wünschen Ziele formulieren
Sind Formulierungen wie „Ich möchte mehr für meine Weiterbildung tun“ oder „Ich will ein besserer Vater sein“ schon ein Ziel? Erinnern Sie sich? Die Kriterien sind: Ist es messbar? Ist es machbar? Damit wird klar: Die beiden Formulierungen sind sicher machbar, aber nicht messbar.
Beispiel: Erfolg versprechende Zielformulierungen
Gute Zielformulierungen, die Ihnen helfen, gleich die ersten Schritte zu gehen, wären beispielsweise:
„Ich werde morgen zur Volkshochschule gehen und mir ein aktuelles Programm besorgen. Ich werde mindestens einen Sprachkurs in diesem Jahr belegen und täglich mindestens 15 Minuten dafür üben.“[10]
„Ich werde ab sofort jede Woche – komme was wolle – vierzehn Tage im Voraus in meinem Kalender einen Termin für eine Stunde Tennis mit meiner Tochter eintragen. Wir gehen zu Fuß zum Tennisplatz, damit wir uns auf der Strecke ungestört eine halbe Stunde unterhalten können.“
Übung: Formulieren Sie aus Wünschen Ziele
Die folgenden Aussagen sind vage Wünsche. Machen Sie daraus echte Ziele:
Ich möchte irgendwann mal einen Urlaub in Amerika verbringen.
Ich möchte eine Führungsposition in der Firma haben und mehr verdienen.
Ich möchte ein besserer Ehemann werden und mehr für unsere Beziehung tun. Wir reden zu wenig.
Falls ich irgendwann mal Geld haben sollte, will ich einen Mercedes M-Klasse fahren.
Wichtig
Ziele sind messbar und machbar, schriftlich fixiert und motivierend formuliert.
Das Leben vom Ende her denken
Die folgende Übung hilft Ihnen herauszufinden, was Ihnen das Wichtigste im Leben ist und ist eine wichtige Vorübung, um langfristige Ziele zu setzen.
Nehmen Sie sich dafür mindestens 20 Minuten Zeit. Am besten, Sie führen die Übung schriftlich durch. Schreiben Sie Ihre Gedanken und Ergebnisse auf, damit sich Ihr Unterbewusstsein noch intensiver damit befasst und Sie später detailliert auf Ihre jetzigen Ideen zurückgreifen können.
Übung: Trauerrede
Stellen Sie sich vor, in fünf Jahren sind Sie Beobachter einer Beerdigung. Es sind viele Leute erschienen, die alle sehr ergriffen sind.
Sie schweben über dem Geschehen, sehen interessiert in den Sarg und dort drin – liegen Sie. Mehrere Personen halten kurze und ergreifende Nachrufe: einer Ihrer Kollegen, Ihr Chef, Ihr Ehepartner, Ihre Kinder, einer Ihrer Freunde und ein Mitglied Ihrer Gemeinde oder einer sozial aktiven Gruppe, in der Sie sich engagiert hatten. Alle Redner fassen jeweils in wenigen Sätzen das Wichtigste zusammen, was Sie ihnen bedeutet haben.[11]
Notieren Sie: Was würden diese Leute sagen? Was wünschen Sie sich, dass diese Leute von Ihnen sagen? Wie würden die Nachrufe lauten, wenn Sie bis dahin Ihr Leben exakt so weiterlebten wie bisher?
Finden Sie Ihre Lebens- und Jahresziele
Nun geht es darum, daraus Ihr(e) Lebensziel(e) abzuleiten und aktiv zu formulieren. Mit Hilfe der Ergebnisse aus der obigen Übung sind Sie den Antworten auf die folgenden Fragen schon sehr nahe. Fragen Sie sich nun:
Was will ich in meinem Leben erreichen?
Welche Träume und Wünsche habe ich?
Wer sind die wichtigsten Personen meines Lebens?
Überlegen Sie: Widmen Sie diesen Personen, Träumen und langfristigen Zielen die Aufmerksamkeit, die sie verdienen?
Notieren Sie hier Ihr Lebensziel:
Wichtig ist, dass Sie Ihr Lebensziel (oder Ihre Lebensziele) auch im Alltag nicht aus dem Blick verlieren. Fragen Sie sich daher immer wieder, ob Ihre momentanen Tätigkeiten dazu beitragen, es zu erreichen.
Nächster Schritt: Ziele herunterbrechen
Ihr(e) Lebensziel(e) erreichen Sie nur, wenn Sie kontinuierlich daran arbeiten. Schreiben Sie auf, was Sie dafür konkret tun werden – in den nächsten Tagen, Monaten, in diesem Jahr. Planen Sie dabei von oben nach unten.[12]
Von den Lebenszielen zur Zeitplanung
Quelle: www.tempus.de
Wenn wir große Aufgaben in mehrere Etappen mit Zwischenzielen zerteilen, haben wir die „Markierungsbojen in der rauen See“, die uns zeigen, wie weit wir insgesamt gekommen sind und welche überblickbare Teilstrecke wir als Nächstes in Angriff nehmen können. Dies bewahrt uns vor dem Aufgeben.
Ziele – woran Sie denken sollten
Sie brauchen kurzfristige Ziele, um zu wissen, was Sie heute tun. Sie brauchen langfristige Ziele, um Ihren kurz- und mittelfristigen Zielen Kontinuität sowie Bedeutung und Ihrem Leben eine Richtung zu geben.
Behalten Sie Ihre Ziele nicht nur im Kopf. Schreiben Sie sie auf, am besten in Ihr Zeitplanbuch. Arbeiten Sie daran, eine ausgewogene Zeiteinteilung und Balance für alle Lebensbereiche zu erreichen (mehr dazu unten im Abschnitt „Die Balance im Leben finden“).
Konzentrieren Sie sich zu jeder Zeit auf Ihre Ziele. Fragen Sie sich: „Hilft mir das, was ich gerade tue, um meine Ziele zu erreichen?“ Wenn nicht, wechseln Sie zu einer anderen Aktivität, die Sie wirklich weiterbringt.
Packen Sie jeden Tag zumindest ein wichtiges Ziel an. Hören Sie nicht auf, bevor dieses Tagesziel erreicht ist. So entwickeln Sie in kurzer Zeit die Gewohnheit, Ziele nicht nur zu setzen, sondern auch zu erreichen.
Suchen Sie neue Wege zu Ihrem Ziel, wenn Sie aus der Bahn geworfen wurden oder feststellen mussten, dass Sie Fehler in Ihrem Plan hatten.[13]
Das Wesentliche erkennen
Dringendes ist selten wichtig und Wichtiges selten dringend. Deshalb: Lernen Sie, Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden. Dabei hilft Ihnen das Pareto-Prinzip.
Die 80/20-Regel nach Pareto
Vilfredo Pareto lebte im 19. Jahrhundert und beschäftigte sich mit Fragen von Reichtum und Einkommen, von Grundstücken und deren Besitzer usw. Er stieß auf eine Tatsache, die ihm höchst bedeutsam erschien. Er entdeckte ein wiederkehrendes mathematisches Verhältnis zwischen dem Anteil von Personen (als Prozentsatz der gesamten relevanten Bevölkerung) und der Höhe des Einkommens oder Reichtums dieser Gruppe. So etwa stellte er fest, dass in verschiedenen Ländern 80 % des Vermögens bei 20 % der Bevölkerung konzentriert waren. Bei Paretos Beobachtung kommt es allerdings weniger auf die genaue Prozentverteilung an als auf die Tatsache, dass die Reichtumsverteilung in der Bevölkerung berechenbar unausgewogen war.
Dieses Phänomen tritt auch in allen anderen Bereichen des Lebens auf und wurde später in Bereiche wie Prozessoptimierung und Zeitmanagement übertragen: Ein typisches Verteilungsmuster zeigt etwa, dass 80 % der Wirkungen durch 20 % der Ursachen bedingt sind, dass 80 % der Ergebnisse auf 20 % der Anstrengungen zurückgehen usw. Diese Regel lässt sich natürlich auch auf die Verteilung unserer Zeit und die erzielten Ergebnisse übertragen.
Das Pareto-Prinzip zeigt: 80 % der Ergebnisse erzielen wir oft mit nur 20 % unserer Zeit.
Weitere Beispiele für das Pareto-Prinzip
[14]20 % der Kunden bringen 80 % des Umsatzes.
20 % der Produkte bringen 80 % des Gewinns.
20 % der Teppichfläche erleiden 80 % des Verschleißes.
20 % des Produktionsablaufs generieren 80 % der Fehler.
80 % der Wertschöpfung ergibt sich aus 20 % des Einsatzes, und die verbleibenden 20 % des Wertes kommen von den restlichen 80 % des Einsatzes.
Wichtig
Konzentrieren Sie sich auf die wenigen entscheidenden Dinge. Um im Leben voranzukommen, braucht man nicht alles zu tun und nicht alle Aufgaben zu bewältigen. Filtern Sie die wichtigsten Sachen heraus.
Von der Effizienz zur Effektivität
Effizient sein bedeutet: „Die Dinge richtig tun.“ Und zwar so, dass wir in der geplanten Zeit zu einem möglichst guten Ergebnis kommen. Das erreichen wir, indem wir notwendige Tätigkeiten durch Optimierung der Arbeitsschritte so gut und schnell wie möglich ausführen.
Effektivität bedeutet: „Die richtigen Dinge tun.“ Wenn wir eine bestimmte Wirkung/ein Ergebnis erzielen wollen, dann sollten wir das tun, was uns auch direkt dorthin bringt. Wir arbeiten effektiv, indem wir uns zuerst um die wichtigsten Dinge kümmern, anstatt sie in der Flut der anderen Aufgaben untergehen zu lassen. Effektiv arbeiten bedeutet vor allem, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die die größten Erfolge bringen.
Effizient arbeiten: Tun Sie die Dinge richtig?
Beispiel: Effektiver und effizienter arbeiten
Wenn Sie viele E-Mails schreiben müssen, hilft es Ihnen, wenn Sie das Zehnfinger-System beherrschen, um effizienter zu arbeiten. Auch Schnell- und Querlesetechniken sowie die Signaturfunktion Ihres E-Mail-Clients sparen Zeit beim Abarbeiten der Nachrichten.[15]
