bwlBlitzmerker: Verbesserungsvorschlag "Zentrale Vertragsdatenbank im Unternehmen" E-Book

Christian Flick

• Herausgeber: Christian Flick / Mathias Weber
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2016

Seitenzahl: 81

Beschreibung

Die Buchlinie "bwlBlitzmerker" beschäftigt sich mit aktuellen betriebswirtschaftlichen Themen. Dies geschieht mit dem Anspruch, dem Leser eine stark komprimierte und sehr kostengünstige digitale Buchvariante zu bieten. Somit entstehen hier regelmäßig frische und neue Impulsgeber für Prozessverbesserungen, betriebliche Verbesserungsvorschläge, KVP-Projekte, Personalmanagement, Führungskompetenz und Leitungsmethodik, wirtschaftspsychologische Ansätze als auch viele weitere Themenfelder im Sektor betriebliche Neuausrichtung und Umstrukturierung. Im Detail, zu den Themen: Konzepte für Verbesserungsvorschläge, Verhandlungsführungen, Umstrukturierungen in Abteilungen und Teams, Einkaufsmanagement und strategischer Einkauf, smartes Arbeiten und Leben, KVP und BVW-Projekte, Product Information Management (PIM), Kanban, KEP, Personalleasing und Leiharbeit, LED-Hallenbeleuchtungen, Mitarbeitermotivation, E-Commerce Vertrieb, Frachtkosten- und Logistikoptimierung, Mitarbeitergespräche, Kommunikation, Zitate für Manager, Business-Wissenstransfer und Selbstbewusstseinssteigerung (gestärktes Selbst) verbunden mit Persönlichkeitsentwicklung.

Leseprobe

Impressum

bwlBlitzmerker: Verbesserungsvorschlag „Zentrale Vertragsdatenbank im Unternehmen“

von Christian Flick / Mathias Weber

© 2016 Christian Flick / Mathias Weber

Alle Rechte vorbehalten. Die Benutzung dieses Buches und die Umsetzung der darin enthaltenen Informationen erfolgt ausdrücklich auf eigenes Risiko. Haftungsansprüche gegen den Verlag und die Autoren für Schäden materieller oder ideeller Art, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und/oder unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind grundsätzlich ausgeschlossen. Das Werk inklusive aller Inhalte wurde unter größter Sorgfalt erarbeitet. Der Verlag und die Autoren übernehmen jedoch keine Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit und Qualität der bereitgestellten Informationen, ebenso für etwaige Druckfehler. Für die Inhalte von den in diesem Buch angegebenen Internetseiten sind ausschließlich die Betreiber der jeweiligen Internetseiten verantwortlich.

Autoren: Christian Flick / Mathias Weber

[email protected], www.buchportfolio.de, www.bwlblitzmerker.de

Bildquelle: © Gunnar Assmy - Fotolia.com (Cover), © cherezoff - Fotolia.com

Hinweis

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für beide Geschlechter.

Vorwort

Liebe Leser,

vielen Dank, dass Sie sich für dieses eBook aus unserer Linie „BWL-Blitzmerker“ entschieden haben. Die Werke aus dieser Linie sind bestmöglich komprimiert aufbereitet, weiterhin sehr praxisnah und liefern gezieltes, themennahes Fachwissen für den Arbeitsalltag.

Wir freuen uns, dass Sie uns in den folgenden Seiten begleiten werden.

Christian Flick Mathias Weber

Inhaltsverzeichnis

Impressum

Vorwort

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Autorenprofile

Bloghinweis

1. Verbesserungsvorschlag „Zentrale Vertragsdatenbank im Unternehmen“

2. Buchvorstellungen Best Practice Ratgeber

Betriebliche Verbesserungsprojekte als Erfolgsfaktor im Mittelstand

Königsdisziplin: Strategische Verhandlungsführung

Eigenpotenzialnutzung: Proaktive Unternehmensstrukturierung & Abteilungsoptimierung

Versierter Einkäufer

work hard but smart

Product Information Management für Markenartikler

Prozessoptimierung durch Kanbanautomation

KEP Kostenoptimierungen für Unternehmen

Trendthema Personalleasing: Leiharbeitnehmer erfolgreich in Industriebetrieben einsetzen

LED-Beleuchtung in Unternehmen und Industriehallen integrieren

Proaktive Mitarbeitermotivation: Vom Low-Performer zum High-Performer

Nachhaltige Logistik- und Frachtkostenoptimierung in Unternehmen erzielen

Der Best Practice Ratgeber: Multiabsatzkanal E-Commerce

Hochagile Mitarbeitergespräche 2.0

Karrieremotor: Gestärktes Selbst

Königsdisziplin Kommunikation

3. Leitfäden & Agenden

Produktivumfeld schaffen durch Einführung von einem Unternehmensharmonie-Leitfaden

Akquise-Leitfaden für die Gewinnung neuer Kunden

Interne Effizienzstrategie für Mitarbeiter in der Verwaltung einführen

Probleme strukturiert und lösungsorientiert angehen

Mit Management Summary Entscheidungen beschleunigen

Gedankensätze zur Reduzierung von Low-Performern im Unternehmen

Messebesuche detailliert vorbereiten und Besuchseffizienz deutlich steigern

Effiziente Arbeitszeitnutzung im Einkauf

Planung einer konsequenten Erreichung von Zielen

Die Top-Team-Motivationsstellhebel für die meisten Mitarbeiter

Primäre Motivationsbausteine für Einkaufsteams

Generierung von Quick-Win-Einsparungen für Einkaufsmanager

Richtlinien in Mitarbeitergesprächen

Kündigungsvermeidung von guten Mitarbeitern

Verbesserung der Körpersprache

Zeitmanagement im Einkauf bedenken und festlegen

4. Themenrelevante Firmeninterviews

Interview mit „onepower – Der Einkaufspool“

Interview mit „VEA - Bundesverband der Energie-Abnehmer e. V.“

Interview mit „Hubert Niewels GmbH“

Interview mit „SDS Transport & Logistik“

Interview mit „youneo initiative“

Interview mit „Effizienz-Agentur NRW (EFA)“

Interview mit „Carl Nolte Technik GmbH“

Interview mit "ILT GmbH - Intelligente LichtTechnik"

Schlusswort

Abkürzungsverzeichnis

bspw. beispielsweise

BVW Betriebliches Vorschlagswesen

bzgl. bezüglich

bzw. beziehungsweise

ca. circa

d.h. das heißt

ebf. ebenfalls

etc. et cetera

ggf. gegebenenfalls

i.d.F. in dem Fall

i.d.R. in der Regel

IT Informationstechnologie

KVP Kontinuierliche Verbesserungsprozesse

ROI Return-on-Invest

S. Seite

sog. sogenannte/r/s

u.a. unter anderem

usw. und so weiter

u.U. unter Umständen

u.v.m. und vieles/m mehr

vgl. vergleiche

z.B. zum Beispiel

z.T. zum Teil

Autorenprofile

Christian Flick

Abbildung: Autor Christian Flick

Christian Flick wurde 1979 in Melle (Niedersachsen) geboren. Neben über 20-jähriger Berufserfahrung im Industrieeinkauf bei renommierten Unternehmen und einer dualen langjährigen selbständigen Tätigkeit im E-Commerce erwarb er im Jahr 2014 im Rahmen eines berufsbegleitenden Studiums den akademischen Grad des Master of Business Administration (MBA). Von der Motivation angetrieben, die betriebswirtschaftlichen Potenziale für diverse Unternehmen intensiv zu durchleuchten, entstand dieses praxisnahe Buch.

XING-Kontakt: www.christianflick.de

Amazon-Autorenprofil: www.christian-flick.de

Blog: www.betrieblichesvorschlagswesen.de

Blog: www.einkaufwissen.de

eBooks: www.buchportfolio.de

eBooks: www.bwlblitzmerker.de

Mathias Weber

Abbildung: Autor Mathias Weber

Mathias Weber, geboren 1980, ist Gepr. IT-Projektleiter und blickt auf über 15 Jahre Erfahrung als Berater und Projektleiter in einer Web- und Kommunikationsagentur mit der Zielgruppe der mittelständischen Industrie zurück. Er lebt in der wirtschaftsstarken Region Ostwestfalen, wo sich Deutschlands Küchen- und Maschinenbaubranche konzentriert. Sein Schwerpunkt sind webbasierende Intranets für produzierende Unternehmen ab 100 Mitarbeitern, die interne Prozesse verschlanken und standardisieren, sowie die Einführung von E-Commerce-Plattformen für Hersteller von Markenartikeln und Großhändler.

XING-Kontakt: www.weberdev.de

Amazon-Autorenprofil: www.autor.weberdev.de

Blog: www.betrieblichesvorschlagswesen.de

eBooks: www.buchportfolio.de

Bloghinweis

Ergänzend zu diesem Buch finden Sie unter der Internet-Adresse

www.betrieblichesvorschlagswesen.de

einen Blog der beiden Buchautoren mit zahlreichen betrieblichen Verbesserungsvorschlägen und KVP-Themenansätzen. Dieser Blog wird stetig ergänzt und mit interessanten Ideen und Konzepten angereichert.

Im Wesentlichen bestehen im Blog viele Themen, die im Kontext Betriebliches Vorschlagswesen (BVW) und KVP stehen. Für Sie besteht somit ein weiterer wertvoller Wissenspool neben diesem Buch.

Des Weiteren führen die Autoren dieses Buches einen weiteren Blog, der sich ausschließlich auf reine Einkaufsthemen spezialisiert. Dieser ist unter

www.einkaufwissen.de

erreichbar. Die hier vorgestellten Konzepte und Ideen sind als „Inhouse Einkaufsberatung“ positioniert und sollen dem Leser wertvolle Werkzeuge und Strategien an die Hand geben, sein Wirken stetig zu optimieren.

1. Verbesserungsvorschlag „Zentrale Vertragsdatenbank im Unternehmen“

In Unternehmen existieren in den unterschiedlichsten Abteilungen zahlreiche Verträge wie z. B. Pachtverträge, Provisionsvereinbarungen, Mietverträge, Wartungsverträge, Softwarelizenzverträge, die als Entwurf auf Dateiservern lagern und unterzeichnet in Aktenordern abgelegt sind.

Fristen für Kündigungen und Verlängerungen werden dabei oftmals nur bei Bedarf nachrecherchiert, wo es bereits zu spät sein kann, rechtzeitig zu reagieren. Viele Fristen sind gar nicht im Blickfeld der zuständigen Mitarbeiter und so verlängern sich Verträge unbemerkt zu vor langer Zeit vereinbarten Konditionen.

Über eine strukturierte Vertragsdatenbank-Lösung können Verträge zentral verwaltet werden. Dabei werden sowohl die editierbaren Vertragsdokumente (z.B. Word-Dokumente) als auch die unterzeichneten Scans (z.B. im PDF-Format) eingestellt. Die Verträge können Organisationseinheiten bzw. Kostenstellen zugeordnet werden, sodass automatisiert aktuelle und prognostizierte Kosten ermittelt werden können, z.B. bei Pachtverträgen, die sich jährlich verlängern.

Wichtig bei einer Vertragsdatenbank ist es, dass komplexe Regeln für Laufzeiten und Kündigungsfristen definiert werden können, z.B. eine jährliche Laufzeit mit automatischer Verlängerung sowie einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Vertragsjahresende.

Für die Bereitstellung und Auffindbarkeit der Verträge für Benutzer, die nach Schreib- und Leserecht sowie Organisationseinheit/Kostenstelle zu berechtigen sind, hat eine solche Softwarelösung einen zugänglichen Vertragspool, zumeist als browserbasiertes Web-Frontend im Intranet, das per VPN-Zugang auch externen Personen wie einer betreuenden Rechtsanwaltskanzlei bereitsteht. Dabei sollten umfangreiche Suchfunktionen, z.B. nach Vertragspartner, Ablaufdatum und Vertragsart, zur Verfügung stehen, darüber hinaus Exportmöglichkeiten in Microsoft Excel (z.B. eine Liste aller Dienstleistungsverträge, die im 1. Quartal des kommenden Jahres kündbar sind).

Für die Dateneinpflege der Verträge ist ein zwei- oder mehrstufiger Freigabe-Workflow denkbar, sodass ein Vier-Augen-Prinzip die Qualität der vorgehaltenen Daten sicherstellt.

Eine besonders effiziente Funktionalität für die Benutzer sind konfigurierbare automatische Notifier für die Benachrichtigung bei Erreichen von Kündigungsfristen. So müssen Benutzer nicht proaktiv nach zu kündigenden Verträgen suchen, sondern werden automatisiert vom System benachrichtigt. Z.B. möchte ein Einkäufer zwei Wochen vor Erreichen des nächsten Kündigungsdatums eines Vertrages per E-Mail informiert werden.

Ein Einführungsprojekt für eine Vertragsdatenbank ist erfahrungsgemäß mit ca. 6-12 Monaten als mittelfristiger Zeitraum zu sehen. Der größte Arbeitsaufwand neben der technischen Implementierung ist die einmalige Zusammenstellung aller relevanten Verträge aus ihren bisherigen Quellen und die manuelle Übertragung in die Datenbank. Ist diese Initialaufgabe erledigt, wird das Verwalten der Verträge zukünftig entscheidend vereinfacht.

Aus Erfahrung ergibt sich der größte Nutzen einer solchen Maßnahme für die Abteilungen Recht, Einkauf und IT. Neben der schnellen Verfügbarkeit und Einsichtnahme der Verträge für berechtigte Benutzer ergibt insbesondere die automatische Benachrichtigung für die rechtzeitige Einhaltung von Kündigungsfristen einen essentiellen Vorteil für Unternehmen. Resultierend daraus eröffnet sich die Chance, Konditionen rechtzeitig vor automatischer Vertragsverlängerung nach zu verhandeln und so Kosten zu senken.

Ein ROI ist ggf. mit der Gegenüberstellung von Software- und IT-Kosten sowie dem einmaligen Personalaufwand zu der Ersparnis durch über die Datenbank initiierte Vertragsverhandlungen kalkulierbar.

2. Buchvorstellungen Best Practice Ratgeber

Betriebliche Verbesserungsprojekte als Erfolgsfaktor im Mittelstand

Best Practice Ratgeber mit 123 Umsetzungskonzepten im Bereich KVP und BVW

Komplette Konzepte zum direkten Umsetzen, zum sofortigen Sparen und ebenso als Stellschraube für direkte Gewinnung von hohen Prämien.

Dieses 375 Seiten umfassende Buch soll Ihnen ein hilfreicher und praxisorientierter Ratgeber sein. Es richtet sich sowohl an Firmeninhaber als auch an Mitarbeiter, die konkrete Impulse für betriebliche Verbesserungen und Ideen für das betriebliche Vorschlagswesen suchen. Hierbei wird in jedem einzelnen Konzept offengelegt, was das jeweilige Verbesserungsthema konkret ist, wie man es umsetzen kann, mit welchen Dienstleistern/Lieferquellen es umzusetzen wäre und auch, wie der ROI (Return-on-Invest) einzuschätzen ist.

WIR WÜRDEN UNS SEHR FREUEN, WENN AUCH SIE INTERESSE AN DIESEM RATGEBER HABEN WERDEN.

Für eine ausführliche Erklärung haben wir für Sie die u.g. Website eingerichtet, die alle Details zum hier genannten Buch erklärt und auch die signifikanten Bezugsquellen nennt:

www.verbesserungsvorschlag-beispiele.de

ISBN: 9783958496606

Königsdisziplin: Strategische Verhandlungsführung

Der komprimierte Best Practice Ratgeber für versierte Einkäufer und kundenorientierte Lieferantenpartner

Auf über 75 Seiten erhalten Sie einen umfassenden Leitfaden für die Vorbereitung, Zielsetzung, Durchführung und Nachbereitung von Verhandlungen im Einkaufsumfeld von Unternehmen. Mit dieser wertvollen Sammlung von Best Practice Methoden erweitern Sie Ihr Fachwissen für wichtige Vertragsverhandlungen und erhalten einen Schlüssel zur sicheren Erreichung von essentiellen Ergebnissen.

WIR WÜRDEN UNS SEHR FREUEN, WENN AUCH SIE INTERESSE AN DIESEM RATGEBER HABEN WERDEN.

Für eine ausführliche Erklärung haben wir für Sie die u.g. Website eingerichtet, die alle Details zum hier genannten Buch erklärt und auch die signifikanten Bezugsquellen nennt:

www.buch-verhandlungsfuehrung.de

ISBN: 9783955779993

Eigenpotenzialnutzung: Proaktive Unternehmensstrukturierung & Abteilungsoptimierung

Best Practice Ratgeber mit 55 Umsetzungskonzepten für alle Führungskräfte in KMUs