Eigenpotenzialnutzung: Proaktive Unternehmensstrukturierung & Abteilungsoptimierung E-Book

Christian Flick

• Herausgeber: Christian Flick / Mathias Weber
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2016

Seitenzahl: 240

Beschreibung

Dieser Best Practice Ratgeber ist eine Bündelung von erprobtem betriebswirtschaftlichen Praxiswissen. Nützliche Tipps zur praktischen Eigenpotentialnutzung für Unternehmen. Das breite Themenspektrum begeistert leicht, da es neben allgemeinen Leitfäden und Agenden zu Prozessoptimierungen ein komplettes Kapitel zur nachhaltigen Mitarbeitermotivation beinhaltet. Der Kernthemenpunkt aus dem Motivationskapitel ist die erprobte Verwandlung von sog. Low Performern zu High Performern. Zusätzlich beinhaltet der Ratgeber 55 vollständige Umsetzungskonzepte für Unternehmen, die nachhaltig die Wirtschaftlichkeit steigern können und dafür Sorge tragen, dass ein lebendiges Kostenmanagement mit nachhaltiger Qualität betrieben wird. Durch finale themenrelevante Fachinterviews im Schlussteil wird dem Leser eine breite Auswahl an Möglichkeiten geliefert, wie man aus dem "Vorhandenen" das Bestmögliche herausholen kann und bei richtiger konsequenter Arbeitsweise auch den Erfolg umsetzen wird. "Wer ein wenig Geld für diesen Ratgeber investiert, ist trotz des Kaufs, nach dem Erhalt beschenkt und ergänzend auch wissenstechnisch spürbar reicher geworden".

Leseprobe

Impressum

Eigenpotenzialnutzung: Proaktive Unternehmensstrukturierung & Abteilungsoptimierung

Best Practice Ratgeber mit 55 Umsetzungskonzepten für alle Führungskräfte in KMUs

von Christian Flick / Mathias Weber

© 2016 Christian Flick / Mathias Weber

Alle Rechte vorbehalten. Die Benutzung dieses Buches und die Umsetzung der darin enthaltenen Informationen erfolgt ausdrücklich auf eigenes Risiko. Haftungsansprüche gegen den Verlag und die Autoren für Schäden materieller oder ideeller Art, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und/oder unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind grundsätzlich ausgeschlossen. Das Werk inklusive aller Inhalte wurde unter größter Sorgfalt erarbeitet. Der Verlag und die Autoren übernehmen jedoch keine Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit und Qualität der bereitgestellten Informationen, ebenso für etwaige Druckfehler. Für die Inhalte von den in diesem Buch angegebenen Internetseiten sind ausschließlich die Betreiber der jeweiligen Internetseiten verantwortlich.

Autoren: Christian Flick / Mathias Weber

[email protected], www.buchportfolio.de

Bildquelle: © Konstantin Yuganov - Fotolia.com (Cover), © cherezoff - Fotolia.com

Hinweis

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für beide Geschlechter.

Vorwort

Liebe Leser,

vielen Dank für den Erwerb dieses Best-Practice-Ratgebers mit dem relativ selbsterklärenden Titel "Eigenpotenzialnutzung: Proaktive Unternehmensstrukturierung & Abteilungsoptimierung“.

Ein sog. Best Practice Ratgeber sollte immer praxisgerecht aufgebaut und formuliert sein. Daher haben wir uns auch besonders bemüht, dieses individuelle Buch mit zusätzlichen 55 Umsetzungskonzepten für alle zukünftigen Führungskräfte, Arbeitgeber und Teamförderer in KMUs unter diesem Maßstab von Anfang bis zum Ende zu gestalten.

Dieses Fachbuch beinhaltet praxisnahe breite Informationen für alle Führungskräfte in Unternehmen, die sich persönlich und beruflich stetig verbessern und in der Position auch nachhaltig weiterentwickeln wollen. Natürlich sollte dies im Rahmen von sehr guter Leistung für das jeweilige Unternehmen anvisiert und umgesetzt werden. So entsteht für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein sog. Win-Win-Prinzip, welches erstrebenswert ist.

Das Werk enthält neben Leitfäden und Agenden auch ein komplettes Kapitel zum Themensektor „Transformation von Low-Performance zur nachhaltigen High-Performance" in Unternehmungen.

Zusätzlich werden Sie hier auch zahlreiche Umsetzungskonzepte für proaktive Unternehmensstrukturierungen und Abteilungsoptimierungen anwendbar für unterschiedliche Unternehmen finden.

Wir haben uns sehr bemüht, dieses Werk stark komprimiert, leicht verständlich und umsetzungsnah zu gestalten. Das Ziel ist die absolute Praxisbetrachtung und umfassende Umsetzbarkeit in zahlreichen Unternehmen.

Viel Freude mit diesem komprimierten Alltagshelfer.

Christian Flick Mathias Weber

Inhaltsverzeichnis

Impressum

Vorwort

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Symbolerklärungen

Autorenprofile

Bloghinweis

Leitfäden / Agenden zur betrieblichen Verbesserung

Produktivumfeld schaffen durch Einführung von einem Unternehmensharmonie-Leitfaden

Akquise-Leitfaden für die Gewinnung neuer Kunden

Interne Effizienzstrategie für Mitarbeiter in der Verwaltung einführen

Probleme strukturiert und lösungsorientiert angehen

Mit Management Summary Entscheidungen beschleunigen

Gedankensätze zur Reduzierung von Low-Performern im Unternehmen

Messebesuche detailliert vorbereiten und Besuchseffizienz deutlich steigern

Effiziente Arbeitszeitnutzung im Einkauf

Planung einer konsequenten Erreichung von Zielen

Die Top-Team-Motivationsstellhebel für die meisten Mitarbeiter

Primäre Motivationsbausteine für Einkaufsteams

Generierung von Quick-Win-Einsparungen für Einkaufsmanager

Richtlinien in Mitarbeitergesprächen

Kündigungsvermeidung von guten Mitarbeitern

Verbesserung der Körpersprache

Zeitmanagement im Einkauf bedenken und festlegen

Transformation von Low-Performance zur High-Performance in Unternehmen

Low-Performance: Definition, Begegnungen, Maßnahmen

Low-Performer erkennen und Arbeitsverhältnisse bewerten

Motivationszuwachs bei Low-Performance

Literaturempfehlungen zum Thema

Direktreport mit Didaktik-Experte Falk Rothhaar

Umsetzungskonzepte zur proaktiven Unternehmensstrukturierung und Abteilungsoptimierung

Elektroautos als Firmenwagenalternative anbieten

E-Mobilität für Mitarbeiter im Unternehmen aktiv fördern

Hallen- und Bürobeleuchtung auf LED-Technik umstellen

Heizungserneuerung im Unternehmen inkl. moderner Brenner- und Hitzestrahlertechnik

Stromerzeugung durch eigene PV-Anlage im Unternehmen

Warmluftrückführung durch Industrieventilatoren

Automat für persönliche Schutzausrüstung (PSA) im Betrieb integrieren

Bauteileprüfungen in Unternehmen vollautomatisch durchführen

Frachtkosten Benchmarking im Unternehmen betreiben

Herstellungsumstellung von Drehteilen auf Tiefziehteile

KfW-Förderkredite nutzen und Subventionen beantragen

Kunststoffpaletten, Mehrwegboxen und Mehrwegsysteme nutzen

Lager- und Logistikoutsourcing an Dienstleister

Mietwagen nutzen statt hohen Bestand an eigenen Fahrzeugen führen

Outsourcing unrentabler Bereiche im Unternehmen

RFID-Werkzeugverwaltung

Rückmietverkauf bei der Anschaffung von Maschinen verwenden

Stromkosten optimieren durch Kontrolle der Mengen- und Marktbewegungen

Telefonkosten im Unternehmen optimieren

Werbemitteloutsourcing

Eigener Onlineshop trotz Händlernetz

Einführung einer Wettbewerbsprodukte-Datenbank

Einführung IT-gestützter Workflows

Einführung von Dokumenten-Management

Einsatz von EDI für Key Accounts

Einsatz von Product Information Management (PIM)

IT-gestützte Konfiguratoren im vertrieblichen Einsatz

Nutzung einer Vertragsdatenbank

Schulungsserver im Unternehmen integrieren

Einführung von Projektmanagement

Einsatz von Quality Gates in der Produktion

Kommunikation fördern

Verantwortlichkeiten klar definieren

Vertragsstruktur für das Unternehmen aufbauen

Ziele SMART formulieren

Aktive Talentförderung durch Mentoren

Azubi-Patenschaften entwickeln und Gruppendynamik nutzen

Betriebliche Zutrittskontrolle durch Transpondertechnik

Dienst-E-Bikes als win/win nutzen

Digitale Kommunikation in betrieblichen Lärmumgebungen

Einführung einer Qualifikationsdatenbank

Einführung eines Unternehmensleitfadens

Einkaufsbündelungen für Mitarbeiter arrangieren

Employer Branding aktiv betreiben

Kontrollinstanz schaffen durch Scannen der einzelnen Fertigungsschritte

Maschinenpaten für Maschinen ernennen und Verantwortung definieren

Mitarbeitergespräche mit Zielvereinbarungen führen

Mitarbeitermotivation in der Produktion

Selbstleuchtende Flucht- und Notausgangsschilder

Unternehmensleitbild entwickeln und festlegen

Einführung eines einheitlichen und hochwertigen Corporate Designs

Microsites als obligatorische Komponente bei Anzeigenkampagnen

Social Media als gewichtiger Baustein von Marketing und Kundenkommunikation

Anschaffung von Kaffee- und Snackautomaten für Mitarbeiter und Kunden/Lieferanten

youneo initiative als Wissensplattform im Unternehmen nutzen

Themenrelevante Interviews

Interview mit „onepower – Der Einkaufspool“

Interview mit „VEA - Bundesverband der Energie-Abnehmer e. V.“

Interview mit „Hubert Niewels GmbH“

Interview mit „SDS Transport & Logistik“

Interview mit „youneo initiative“

Interview mit „Effizienz-Agentur NRW (EFA)“

Interview mit „Carl Nolte Technik GmbH“

Interview mit "ILT GmbH - Intelligente LichtTechnik"

Schlusswort und Fazit

Abkürzungsverzeichnis

BANF Bestellanforderung / Beschaffungsanforderung

B2B Business to Business

bspw. beispielsweise

BVW Betriebliches Vorschlagswesen

bzgl. bezüglich

bzw. beziehungsweise

ca. circa

CD Corporate Design

CI Corporate Identity

CRM Customer-Relationship-Management

d.h. das heißt

DMS Dokumenten-Management-System

ebf. ebenfalls

EK Einkauf

ERP Enterprise Resource Planning

etc. et cetera

ggf. gegebenenfalls

i.d.F. in dem Fall

i.d.R. in der Regel

IPC Internet Pricing and Configurator

IT Informationstechnologie

KVP Kontinuierliche Verbesserungsprozesse

t. laut

PIM Product Information Management

PR Public Relations (Öffentlichkeitsarbeit)

QMS Qualitätsmanagementsystem

QR Quick Response

ROI Return-of-Invest

S. Seite

sog. sogenannte/r/s

u.a. unter anderem

USP Unique Selling Proposition (Alleinstellungsmerkmal)

usw. und so weiter

u.U. unter Umständen

u.v.m. und vieles/m mehr

VC Variant Configuration (Variantenkonfiguration)

vgl. vergleiche

z.B. zum Beispiel

z.T. zum Teil

Symbolerklärungen

In den konkreten Umsetzungskonzepten helfen Symbole im Kopfbereich und oberhalb der Nutzenbeschreibung, das Thema genau einzuordnen.

Art des Themas Betriebliches Vorschlagswesen (BVW)

Kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP)

Komplexitätsgrad / Einführungszeitraum niedrige Komplexität / kurzfristig umsetzbar

mittlere Komplexität / mittelfristig umsetzbar

hohe Komplexität / langfristig umsetzbar

ROI / Nutzen

ROI prognostiziert 1 – 3 Jahre

ROI prognostiziert 4 – 6 Jahre

ROI prognostiziert 7 – 10 Jahre

ROI nicht prognostizierbar

Effizienzsteigerung (keine Kosten, daher nicht ROI-relevant)

Autorenprofile

Christian Flick

Abbildung: Autor Christian Flick

Christian Flick wurde 1979 in Melle (Niedersachsen) geboren. Neben nun 20-jähriger Berufserfahrung im Industrieeinkauf bei renommierten Unternehmen und einer dualen langjährigen selbständigen Tätigkeit im E-Commerce erwarb er im Jahr 2014 im Rahmen eines berufsbegleitenden Studiums den akademischen Grad des Master of Business Administration (MBA). Von der Motivation angetrieben, die betriebswirtschaftlichen Potenziale für diverse Unternehmen intensiv zu durchleuchten, entstand dieses praxisnahe Buch.

XING-Kontakt: www.christianflick.de

Amazon-Autorenprofil: www.christian-flick.de

Blog: www.betrieblichesvorschlagswesen.de

Blog: www.einkaufwissen.de

eBooks: www.buchportfolio.de

Mathias Weber

Abbildung: Autor Mathias Weber

Mathias Weber, geboren 1980, ist Gepr. IT-Projektleiter und blickt auf über 15 Jahre Erfahrung als Berater und Projektleiter in einer Web- und Kommunikationsagentur mit der Zielgruppe der mittelständischen Industrie zurück. Er lebt in der wirtschaftsstarken Region Ostwestfalen, wo sich Deutschlands Küchen- und Maschinenbaubranche konzentriert. Sein Schwerpunkt sind webbasierende Intranets für produzierende Unternehmen ab 100 Mitarbeitern, die interne Prozesse verschlanken und standardisieren, sowie die Einführung von E-Commerce-Plattformen für Hersteller von Markenartikeln und Großhändler.

XING-Kontakt: www.weberdev.de

Amazon-Autorenprofil: www.autor.weberdev.de

Blog: www.betrieblichesvorschlagswesen.de

eBooks: www.buchportfolio.de

Bloghinweis

Ergänzend zu diesem Buch finden Sie unter der Internet-Adresse

www.betrieblichesvorschlagswesen.de

einen Blog der beiden Buchautoren mit zahlreichen betrieblichen Verbesserungsvorschlägen und KVP-Themenansätzen. Dieser Blog wird stetig ergänzt und mit interessanten Ideen und Konzepten angereichert.

Im Wesentlichen bestehen im Blog viele Themen, die ebf. im Kontext Betriebliches Vorschlagswesen (BVW) und KVP stehen. Für Sie besteht somit ein weiterer wertvoller Wissenspool neben diesem Buch.

Des Weiteren führen die Autoren dieses Buches einen weiteren Blog, der sich ausschließlich auf reine Einkaufsthemen spezialisiert. Dieser ist unter

www.einkaufwissen.de

erreichbar. Die hier vorgestellten Konzepte und Ideen sind als „Inhouse Einkaufsberatung“ positioniert und sollen dem Leser wertvolle Werkzeuge und Strategien an die Hand geben, sein Wirken stetig zu optimieren.

Leitfäden / Agenden zur betrieblichen Verbesserung

Produktivumfeld schaffen durch Einführung von einem Unternehmensharmonie-Leitfaden

Um ein sinnvolles und produktives Unternehmensumfeld zu erhalten, bedarf es der Einhaltung gewisser Spielregeln. Möchte man diese Grundregeln nun als Leitfaden verfassen, bietet es sich an, gezielte Gedanken in Richtung langfristige unternehmerische Wunsch-Zielerreichung zu machen und die Punkte des Leitfadens daran anzulehnen.

Natürlich muss ein Unternehmen individuell bewerten, welche Feinheiten die Einzelpunkte tragen sollen, dennoch lassen sich beispielhaft die folgenden Vorschläge für Leitfadenpunkte nennen:

Jeder Mitarbeiter weiß, was sein Beitrag zur finalen Zielerreichung des Unternehmens ist.

Jeder Mitarbeiter weiß, dass sein Beitrag ernstgenommen wird, fair bewertet wird und Anerkennung erhält.

Jeder Mitarbeiter weiß, was der Beitrag jeder einzelner Abteilung ist und welches Ziel damit verfolgt wird.

Jeder Mitarbeiter weiß, dass wir in unserer systematischen Ausrichtung langfristige Ziele höher priorisieren, als kurzfristige Ziele.

Jeder Mitarbeiter weiß, dass wir nach kontinuierlicher Verbesserung in allen Bereichen des Unternehmens streben.

Jeder Mitarbeiter weiß, dass wir Fähigkeiten einzelner Mitarbeiter berücksichtigen.

Jeder Mitarbeiter weiß, dass wir wichtige Prozesse gemeinsam festlegen, diese aktiv leben, aber dennoch konstruktiv und kritisch hinterfragen.

Jeder Mitarbeiter achtet die Kulturunterschiede in der Belegschaft und bekommt Respekt, weil er in der Lage ist, auch Respekt zu geben.

Jeder Mitarbeiter weiß, dass wir Befugnisse vergeben und diese auch in der Konsequenz verändern können (Erweiterung, Veränderung, Verlagerung, Reduzierung).

Jeder Mitarbeiter übernimmt aktiv Verantwortung für das Unternehmen und das Unternehmen übernimmt Verantwortung für jeden Mitarbeiter.

Akquise-Leitfaden für die Gewinnung neuer Kunden

Möchten auch Sie in ihrem Unternehmen ein zusätzliches neues aber auch gesundes Wachstum generieren? Dann betrachten Sie bitte hierfür für sich und auch für ihr Team den folgenden Leitfaden, welcher in Kürze erklärt, worauf man bei der Gewinnung von Neukunden achten sollte.

Checkliste und Leitfaden zur nachhaltigen Neukundengewinnung:

(VERTRAUEN) Gewinnen Sie das nachhaltige und stetige Vertrauen ihrer Bestandskunden und der möglichen Neukunden.

(KUNDENERREICHUNG) Holen Sie den Kunden inhaltlich ab und unterhalten Sie sich auf Augenhöhe.

(AUTHENTIZITÄT) Bleiben Sie offen, echt und natürlich – Niemand mag Menschen, die einem nur nach der sog. Nase reden.

(WERTSCHÄTZUNG) Auch in einer Neukundengewinnungsphase (ohne Umsätze) ist es wichtig, sehr wertschätzend und dankbar zu sein. Bedanken Sie sich für Austauschgespräche, für den konstruktiven Umgang und für die Zeit, die man sich für Sie nahm.

(REFERENZEN) Bestandskunden sind wertvolle Referenzen, das Vertrauen ist bereits aufgebaut und kann als Referenz (nach Absprache) genannt werden.

(PROFILPFLEGE) Um proaktiv gefunden werden zu können, sind aktive Onlinenetzwerke als Zusatz sinnvoll. Nutzen Sie Xing, Twitter, Facebook und Co.

(STRATEGIE) Nutzen Sie alle Möglichkeiten, mit neuen Kontaktquellen in Dialog zu treten. Messen, Netzwerkkontakte, Veranstaltungen, Makler von Kontakten, Werbung in Fachmagazinen und ggf. auch Radiowerbung kann hier sehr hilfreich sein.

(AUSDAUER) Bleiben Sie am Ball und pflegen Sie permanent den Kontakt zu allen Kunden, Anfangserfolge können schnell verpuffen, wenn danach kein Service mehr geboten wird.

(BENIMM) Ein Lächeln und höflicher Umgang kann im Kundenumgang der entscheidende Unterschied zwischen Ihrem Unternehmen und einem Marktbegleiter sein.

(KUNDENBINDUNG) Pflegen Sie guten Kontakt zu ihren Ansprechpartnern bei Kunden, wissen Sie Besonderheiten ihrer Ansprechpartner (Geburtstag, Kinder, Urlaubsinteressen usw.), schreiben Sie diese auf, damit auch auf persönlicher Ebene eine vertretbare gute Bindung entstehen kann. Im Zweifelsfall wird dies dafür sorgen, dass Sie und Ihr Unternehmen nur sehr schwer gegen einen Marktbegleiter ausgetauscht werden können. Man wird i.d.R. versuchen, stets mit Ihnen konstruktiv und ehrlich umzugehen.

Verkörpern Sie bitte mit Ihren Produkten, Ihrer Firma, Ihrem Team, Ihrer Marke und Ihrer Persönlichkeit einen Mehrwert, den man als Kunden nicht missen wollen mag.

Interne Effizienzstrategie für Mitarbeiter in der Verwaltung einführen

Um Arbeitszeit und Arbeitskraft perfekt im Unternehmen einsetzen zu können, bedarf es einer gewissen Strategie. Diese Art „Roadmap“ sollte offen kommuniziert werden und auch bei der kompletten Belegschaft bekannt sein. Insofern bietet es sich an, einen Leitfaden zur Effizienzoptimierung vorerst im eigenen Unternehmen ausführlich zu überdenken und in einzelnen Leitpunkten anschließend gezielt auszuformulieren.

Gerade in Zeiten von höchster Belastung durch eine z.B. überdurchschnittliche Auftragsauslastung oder, durch einen hohen Urlaubs- und/oder Krankenstand kann dieser Effizienzleitfaden für eine transparente Vorgehensweise sorgen und dabei helfen, bestmöglich den Tag in einer Verwaltungstätigkeit zu nutzen.

Ein beispielhafter „Effizienzstrategieplan für Mitarbeiter“ könnte folgende Punkte enthalten:

Wir nutzen die vorhandene Technik bestmöglich, um viele Arbeitsschritte automatisieren zu können (Planungssoftware, E-Mail-Automatisierungen, Visualisierungssoftware etc.).

Wir nutzen bei klärungsintensiven Dialogen das Telefon anstelle der E-Mail (die direkte tel. Kommunikation kann weniger Interpretationsanfällig sein und auch schneller zur Lösung führen).

Wir ordnen unseren Schreibtisch, damit eine Struktur für uns und für Dritte erkenntlich ist (Struktur schafft Ordnung, Ordnung schafft Effizienz und reduziert Fehlerquoten).

Wir bitten bei Leistungsspitzen um Hilfe bei Kollegen (alles selbst zu machen ist nicht immer der effizienteste Weg und der Austausch stärkt die Gruppendynamik im Team).

Wir priorisieren Aufgaben nach Wichtigkeit und arbeiten danach ab (Unwichtiges hat länger Zeit, wichtiges bitte direkt erledigen).

Wir schaffen Klarheit bei Unklarheiten (wir sind offen und fragen, wenn uns Dinge unklar sind, denn wir haben ein gemeinsames Ziel: Zeitnahes und korrektes Arbeiten).

Wir mögen fortschrittliche Technik, aber legen Wert auf eine gute allgemeine Erprobungsphase (etwas Neuartiges muss funktionieren und somit auch ausführlich getestet werden).

Wir arbeiten mit Mustern, Checklisten und auch Vorlagen (Strukturhelfer mit Reminderfunktion).

Wir arbeiten mit einem generellen Plan (wiederkehrende Aufgaben werden im Vorfeld für eine gewisse Tageszeit fest eingeplant und finden somit auch stetig Berücksichtigung).

Wir arbeiten stets verbindlich und leben Pünktlichkeit („Ein Mann ein Wort“).

Wir arbeiten mit einem internen und externen Expertennetzwerk (diverse Expertenmeinungen helfen uns, einen generellen und breiten Fachblick für spezielle Themen zu erhalten).

Natürlich kann im Einzelfall auch dieser Plan noch breiter gewählt werden oder speziellere Punkte finden, jedoch dürfte hierdurch aufgezeigt worden sein, wie man beispielhaft wichtige Punkte dieser Art definieren könnte.

Probleme strukturiert und lösungsorientiert angehen

Ursachen für Probleme im betrieblichen Ablauf werden meistens unzureichend gelöst, es werden nur die Auswirkungen beim gerade aufgetretenen Fall gelindert. Das gilt für Probleme in der Produktion wie in kaufmännischen Bereichen.

Hier wird eine Menge Geld in Unternehmen „verbrannt“, denn jedes erneute Auftreten des Problems bindet Ressourcen und blockiert möglicherweise die Produktion. Daher sollte man sich mit einem Problem, das wahrscheinlich wieder auftreten wird, mit den folgenden Schritten aufmerksam und mit der gebotenen Priorität auseinandersetzen:

Feststellung IST-Zustand (Auftreten, Tragweite, Auswirkungen)

Zieldefinition (messbar)

Lösungssuche (z.B. durch Brainstorming im Team)

Bewertung der Lösungen

Auswahl der präferierten Lösung (oder Empfehlung an Entscheider)

Anwendung der ausgewählten Lösung

Erfolgskontrolle (im positiven Fall Dokumentation der Problemlösung, im negativen Fall erneute Schleife des Problemlösungsprozesses)

Ein betrieblicher Verbesserungsvorschlag könnte die Ausgabe eines Orientierungsleitfadens zur Problemlösung an die Belegschaft anstoßen, damit aufgetretene Probleme effizient und nachhaltig gelöst werden.

Mit Management Summary Entscheidungen beschleunigen

Entscheider haben knappe Zeit und können sich nicht mit Details jedes Themas beschäftigen. Daher stocken zu treffende Entscheidungen oftmals.

Mithilfe eines Management Summary, das alle wesentlichen Informationen zu einer zu treffenden Entscheidung auf einer DIN A4-Seite darstellt, können zuarbeitende und fachlich versierte Mitarbeiter die Entscheidungsfindung aktiv fördern.

Zu berücksichtigen sind neben der Textmenge eine eindeutige und nicht interpretierbare Formulierung sowie ein Verzicht auf zu fachliche Details und damit eine gute Nachvollziehbarkeit der Informationen für Laien.

Bausteine:

Worum geht es?

Welche Entscheidung ist zu treffen?

Welche Optionen gibt es?

Nach welchen Kriterien wurden diese Optionen beurteilt?

Handlungsempfehlung für eine der Optionen mit Begründung

Im Kontext eines betrieblichen Verbesserungsvorschlags wäre ein entsprechender Leitfaden für alle Mitarbeiter sinnvoll, der im gesamten Unternehmen etabliert wird.

Quellenhinweis: Dr. Georg Angermeier, Veröffentlichung im Projekt-Magazin 16/2012

Gedankensätze zur Reduzierung von Low-Performern im Unternehmen

In keinem Unternehmen ist ein generelles Team Standard, welches nur aus High-Performern (Hochleistern) besteht. Insofern muss man die Low-Performer (Minderleister) genau erkennen, steuern, motivieren und „nicht vorschnell abschreiben“.

Folgende Gedankensätze sollten vor einem Austauschgespräch mit Low-Performern verinnerlicht werden:

Wir gehen nicht von Vorsatz des Low-Performers aus.

Wir haben ein grundsätzlich positives Menschenbild.

Wir wissen, dass leistungsschwache Menschen nicht zwingend leistungsunwillig sein müssen.

Wir sind an einer Lösung interessiert, die beidseitig akzeptabel ist und anerkannt wird.

Wir können Menschen motivieren und fördern.

Wir fördern auch die Stärken von Leistungsschwachen.

Wir integrieren alle Mitglieder im Team.

Wir wirken positiv auf alle Teammitglieder, weil die Gruppendynamik damit erhöht wird.

Wir sind fair, offen, transparent und konsequent, dies ist zum Wohl aller Teammitglieder der richtige Weg.

Folgende Eckdaten sind zu kennen, wenn man die Auswirkung von Low-Performern auf Vorgesetzte, Führungsmitarbeiter und generell auf das jeweilige Unternehmen bewerten möchte:

Maßnahmen gegen Low-Performing sind eine gute Investition für das gesamte Team.

Indem wir keinen Mitarbeiter vorschnell ausschließen, stärken wir das gesamte Vertrauen und die Betriebsloyalität.

Kurze Phasen von einzelnen temporären Low-Performern sind zu erkennen, zu besprechen, zu tolerieren und als Team zu beseitigen.

Mitarbeiter sollten nach ihren Stärken eingesetzt werden, dies ist Aufgabe der Führung bzw. Unternehmensleitung.

Mangelnde Förderung der Mitarbeiter kann die Ursache für steigendes Low-Performing sein.

Eine Kündigung und Versetzung der einzelnen Mitarbeiter kann bei unfairen Handlungsweisen schnell zu Rechtsstreitigkeiten führen, dies ist zu bedenken und zu vermeiden.

Eine Unternehmenskultur der Angst ist zu vermeiden, deshalb muss es transparent sein, dass niemand vorschnell aufgegeben wird und Loyalität und Gruppendynamik beidseitig wichtig sind.

Demotivierte Menschen wollen i.d.R. verstanden, gehört und gezielt motiviert werden.

Messebesuche detailliert vorbereiten und Besuchseffizienz deutlich steigern

Zu einem kaufmännischen und häufig auch technisch orientieren Job gehört auch der Besuch von jeweils relevanten Fachmessen. Oftmals bleibt im Berufsalltag aufgrund von zahlreichen anderen Projekten wenig Zeit, dennoch sollte man einen Messebesuch intensiv vorbereiten.

Es empfiehlt sich im Unternehmen (dies kann auch abteilungsübergreifend geschehen) eine Messe-Vorbereitungsagenda zu fixieren, die vor einem Besuch konsequent abgearbeitet wird. Diese Messe-Vorbereitungsagenda sorgt dafür, dass der eingesetzte Arbeitstag effizient und sinnvoll genutzt wird. Dies kommt allen Beteiligten zu Gute und sorgt für eine nutzenbringende Mehrwertstrategie.

Beispielhaft könnt eine solche Messe-Checkliste bzw. Messe-Vorbereitungsagenda wie folgt stichpunktartig fixiert und definiert sein:

Wir entscheiden, welche Aussteller wir genau besuchen wollen, im Idealfall mit Besuchsanmeldung und Terminvereinbarung.

Wir kennen im Vorfeld die Laufrouten und Standnummern, die für uns interessant sind. Eine Messekarte bzw. ein Hallenplan ist im Internet i.d.R. immer verfügbar.

Wir planen Pufferzeiten für Gesprächsverlängerungen und kleine Regenerationspausen mit ein. Ebenso Zeit für die zu absolvierende Laufstrecke zum nächsten Stand.

Wir kennen wichtige Vorträge und Podiumsdiskussion im Vorfeld. Hierzu wird ebenso direkt Zeitpuffer eingeplant.

Wir verzichten konsequent auf „Give-aways“, falls möglich, ohne unhöflich zu sein. Hauptgrund: Platzraubende „Give-aways“ sollten dankend abgelehnt werden, leider blockieren sie uns und auch die Folgetermine.

Wir kennen unseren Parkplatz: Vor und nach der Messe ist es nützlich, seinen Parkplatz zu kennen. Kleiner Geheimtipp: Die Stellplatznummer vom Parkplatz aufschreiben oder aber mit dem Handy fotografieren und somit auch nicht vergessen.

Wir betreiben eine sinnvolle Messenacharbeit!

Die Messenachbereitung ist ebenfalls sehr wichtig:

Bitte erhaltene Visitenkarten und Prospekte strukturieren und nach Priorität sortieren.

Vermerken, von welchem Tagesdatum diese sind, ggf. kleinen Eingangsstempel verwenden.

Ggf. Zwei-Stapel-System: „Ein Stapel für nachfassende Kontakte“ und „ein Stapel für allgemein informative Kontakte“.

Anschließend kurzen Messebericht erstellen, welcher an die direkten Kollegen und ggf. auch an den Vorgesetzten per E-Mail gesendet werden sollte. Kerninhalte: Messehighlights, Erkenntnisse, Aussichten, Neuheiten und Ausblicke/Chancen für das eigene Unternehmen.

Wir beachten vor einem Messebesuch:

Wir respektieren einen angemessenen Dresscode auf Basis der Unternehmensvorgaben zur gewollten Außendarstellung.

Wir sollten aufgrund der langen Stand- und Laufzeiten Schuhe verwenden, die dafür auch hilfreich sind. Für die Damen: Bitte nicht zu hohe Absätze. Für die Herren: Bitte Schuhe verwenden, welche bereits eingelaufen sind und nicht kneifen.

Wir verlagern auch bei unseren Messebesuchen ggf. Pausen vom Innenbereich in den Außenbereich, um unserem Körper ausreichend frischen Sauerstoff zu gönnen. Dies regeneriert und macht belastbar für den laufenden Messetag.

Wir erkennen starke Müdigkeit nach einem Messebesuch und verzichten auf lange Rückfahrten am Abend. Die Gesundheit und Unfallfreiheit steht im Fokus, eine Übernachtung im Hotel sollte im Bedarfsfall vorgeplant werden.

Effiziente Arbeitszeitnutzung im Einkauf

Ein Arbeitstag ist häufig gefühlt sehr kurz, der spürbar wachsende Berg an Aufgaben hingegen enorm groß.

Eine beispielhafte Methode, die dafür sorgt, dass mit einem kleinen Knopfdruck alle Probleme beseitigt sind, gibt es leider nicht.

Jedoch kann man beispielhaft einen kleinen Leitfaden aufstellen, der dabei hilft, die tägliche Arbeitszeit im Einkauf bestmöglich und effizient zu nutzen.

Wir schreiben alle Punkte auf eine ToDo-Liste (auch Kleinigkeiten zur Erledigung).

Wir wissen, welche Zeit ein Arbeitsschritt benötigt und schätzen diese im Vorfeld korrekt ein.

Wir planen freie Pufferzeiten ein und nutzen diese bei Bedarf.

Wir entscheiden, ob ein Arbeitsschritt eine niedrige, mittlere oder hohe Priorität hat (wir arbeiten entsprechend danach ab).

Wir kontrollieren wichtige Arbeiten nach, auch bei eigenen Aufgaben.

Wir vertagen noch nicht erledigte Aufgaben auf einen fixen anderen Tag (Schutz vor Nicht-Erledigung).

Planung einer konsequenten Erreichung von Zielen

Ein Leitfaden für Erfolg und die Erreichung von Zielen? Wofür soll das gut sein? Im Grunde einfach erklärt, denn es ergeben sich oftmals die gleichen Muster im Verhalten, die dazu führen, dass persönliche und berufliche Ziele verfehlt werden. Hierbei kann ein Leitfaden zur Zielerreichung dienlich sein.

Dieser könnte beispielhaft wie folgt lauten:

Wir agieren am liebsten als Team bei Zielplanungen.

Wir gehen mit kleinen Schritten zum großen Ziel.

Wir belohnen uns für unsere Erfolge (Teilerfolge eingeschlossen).

Wir haben unsere Ziele stets im Blick und fokussieren diese gewünschten Endergebnisse.

Wir bewerten auch Teilziele und ziehen regelmäßig ein Resümee / Fazit.

Wir stärken unser Selbstbewusstsein und das unseres Teams.

Wir erlauben uns regelmäßige Projektpausen, um Kraft zu tanken.

Wir sehen kleine Rückschläge als Neuausrichtungschance.

Wir lieben es, zu gewinnen und sehen stets Chancen in Situationen.

Die Top-Team-Motivationsstellhebel für die meisten Mitarbeiter

Was motiviert eigentlich die breiten Massen? Keine einfache Frage, doch gibt es immer wiederkehrende Punkte, die eine Vielzahl von Mitarbeitern als Top-Motivationshebel bewerten und deshalb auch entweder haben, oder aber aus einer Bestandssituation heraus nicht mehr missen möchten.

Nun fragen sich einige Führungspersönlichkeiten verständlicherweise regelmäßig, was man tun kann, um das eigene Team mehr zu motivieren und jeden einzelnen versierten Einkäufer in die positive Gruppendynamik zu integrieren. Hierdurch auch mehr Prozessoptimierungen aktiv umzusetzen und final auch ein agiles Kostenmanagement zu betreiben.

Die folgende Agenda zeigt eine beispielhafte Aufzählung dieser Möglichkeiten in unserer erprobten „WIR“-Darstellungsweise. Es sind in diesem Fall komplette Vorschläge, die indirekte Mehrwerte für die Mitarbeiter bieten. Mehrwerte wie Fixgehaltserhöhungen, Firmenwagenstellung oder zusätzliche Bonuszahlungen sind in diesem Fall bewusst nicht integriert worden.

Wir sorgen für ein sehr gutes Verhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern.

Wir ermöglichen unseren Teammitgliedern flexible Arbeitszeiten und stellen dennoch breite Erreichbarkeit sicher.

Wir pflegen allseitig im Idealfall eine harmonische und wenn möglich freundschaftlich respektvolle Basis der Zusammenarbeit.

Wir laden unsere Mitarbeiter täglich ein, kalte und heiße Getränke (Tee, Kaffee, Wasser) kostenfrei während der Arbeit zu genießen.

Wir pflegen und fördern gesunde, gleich gewichtete und zielorientierte Teamarbeit.

Wir sorgen für ein angenehmes, modernes und gepflegtes Arbeitsraumambiente in allen Büros.

Wir laden zur betrieblichen Förderung von Gesundheitsmaßnahmen und Sportaktivitäten ein.

Wir sorgen dafür, dass wir exzellenten Kaffee anbieten können (hochwertige Maschine und geschmackvolle Bohnensorte).

Wir sorgen für eine angenehme Begrünung durch Zimmerpflanzen in allen Büros.

Wir sorgen für ergonomische, moderne und ansprechende Sitz- und Büromöbel in allen Büros.

Primäre Motivationsbausteine für Einkaufsteams

Aus Sicht der Autoren kann man signifikante Motivationssteigerungen natürlich nicht immer 1:1 bei jedem Menschen erreichen. Ebenso auch nicht immer mit den gleichen Stellschrauben.

Doch ist es dennoch äußerst elementar, das gesamte Einkaufsteam auf ein hohes Motivationsniveau zu bringen, damit die allgemeine Einkaufseffizienz ebenso hoch ist.

Auch wenn nicht jeder Mitarbeiter bzw. nicht jeder versierte Einkäufer mit den gleichen Motivationsbausteinen im positiven Sinne „anzutreiben“ ist, lassen sich über die Jahre der beruflichen Erfahrungen folgende u.g. Kernpunkte hierzu nennen bzw. auch definieren.

Agenda für elementare Motivationsbausteine zur Förderung von Mitarbeitern im Einkauf:

Transparenz(Wir zeigen uns allseitig transparent und werden nachvollziehbar in Handlungen.)

Konsequenz(Wir halten uns alle an Regeln und bei bewusster Missachtung hat dieses Folgen.)

Kompetenz(Wir bilden uns stetig weiter und Vakanzen werden nach nachvollziehbaren Kompetenzen vergeben.)

Offenheit(Wir belügen und betrügen uns nicht, weil dies nachhaltig das gesamte Team schwächt.)

Wertschätzung(Wir belohnen gute Leistungen direkt und unmittelbar, wir loben und kritisieren nur sachlich bzw. konstruktiv.)

Wenn diese Leitfadenpunkte im Einkaufsteam bekannt sind, nachhaltig auf allen Ebenen auch „gelebt“ werden, besteht eine sehr hohe Chance, eine überdurchschnittlich hohe Motivation im Einkauf zu erhalten, was in der Regel bei diesen o.g. Bausteinen auch zusätzlich zu wirtschaftlichem Erfolg führen wird.

Generierung von Quick-Win-Einsparungen für Einkaufsmanager

Einsparungen und stetige Kostenoptimierungen sind für Unternehmen sehr wichtig. Deshalb werden auch Einkäufer und Einkaufsmanager regelmäßig dazu angehalten, Kostenstrukturen konstruktiv kritisch zu durchleuchten und zu hinterfragen.

Es bietet sich an, eine kurze Unternehmensagenda für Einkaufseinsparungen festzulegen. Beispielhaft könnte diese Einkaufsagenda bzw. der Leitfaden hierfür wie folgt formuliert werden:

Agenda zur Generierung von Einsparungen:

Wir nutzen die Marktmacht von Monopollieferanten.

Gerade bei z.B. Wiederverkäufern ein guter Stellhebel. Hohe Preisakzeptanz beim Endkunden, insofern gute Marge für Händler und Hersteller verhandelbar.

Wir nutzen die Innovationskraft unserer Lieferanten.

Ein reger Austausch ist beidseitig ein Mehrwert und kann eine Zusammenarbeit deutlich voranbringen.

Wir analysieren intensiv die Herstellerkosten.

Eine sog. „Cost Break Down Analyse“ ist anzuraten, um unnötige Kostentreiber offenzulegen.

Wir sprechen Lieferanten proaktiv an um Kosten zu senken.

Nicht erst reagieren, wenn der Lieferant agiert.

Wir hinterfragen unser Produktportfolio und das Sortiment unserer Lieferanten ebenso.

Ggf. kann man weitere Artikel des Herstellers listen, ggf. sollte man auch gewisse Produkte des Lieferanten anderweitig platzieren.

Wir prüfen, ob das Warenmanagement auf den Lieferanten übertragen werden kann.

Lagerbestandskontrolle und Mengenverantwortung an Lieferanten verlagern: Kanban-Systeme etc.

Wir bewerten unsere Lieferanten und fordern direkte Maßnahmen bei Leistungsverlusten.

Kann ein Lieferant aus Gründen, die nicht der Kunde zu verantworten hat, seine Lieferqualität nicht halten, werden Bezugspreise aktiv hinterfragt.

Wir hinterfragen Zahlungsziele, optimieren diese in Zusammenarbeit mit unseren Lieferantenpartnern.

Die Verbesserung einer Zahlungsmethode und eines Zahlungsziels kann uns schnell Einsparungen bringen, die in Summe große Beträge sein können.

Wir schreiben wichtige Bedarfsbereiche stetig aus und fördern einen fairen Wettbewerb unter starken Lieferpartnern.

Durch die stetigen Preisvergleiche in Kernbedarfsbereichen erzielen wir einen permanenten Benchmark.

Wir hinterfragen bei Vertragsschließung sehr kritisch den Part der vereinbarten Vertragslaufzeiten.

Strategische Geschäftsveränderungen und Marktpreisveränderungen können bewirken, dass eine kurze oder auch lange Vertragslaufzeit einen Mehrwert darstellen kann.

So oder auch ähnlich könnten diese Einkaufsagenda-Punkte formuliert werden. Im Einzelfall sollten diese Einzelpunkte nach Art, Größe, Liquidität und Branche des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.

Richtlinien in Mitarbeitergesprächen

Folgende Punkte sollten in jedem Fall vor und während eines Mitarbeitergesprächs bedacht werden. Natürlich ist es normal, dass man nicht nur loben kann, jedoch sollte auch die Kritik stets konstruktiv und zielführend sein.

Wir nennen den Problempunkt offen, klar und fair.

Wir kritisieren nur konstruktiv, nicht auf persönlicher Ebene.

Wir beschränken uns auf wesentliche Kritikpunkte und bleiben fokussiert.

Wir lassen auch unser Gegenüber seinen Standpunkt klären und räumen beidseitig Redezeit im Gespräch ein.

Wir bewerten erst, sobald beide Seiten den Standpunkt verdeutlicht haben.

Wir besprechen kurz und bündig die Ursachen für die Unstimmigkeiten.

Wir sind lösungsorientiert und wollen eine beidseitige Lösung finden.

Wir schließen jedes Gespräch mit einem Grundmass an positivem Fazit ab und vertagen ggf. einige Teilpunkte, welche nicht sofort geklärt werden konnten.

Wir bedanken uns beidseitig für das Gespräch und sehen positiv nach vorne.

Kündigungsvermeidung von guten Mitarbeitern

Gute Mitarbeiter wachsen nicht auf Bäumen und es gibt sie leider auch nicht wie Sand am Meer. Aber was heißt es überhaupt, gute Mitarbeiter im Einkauf zu haben? Aus Sicht der Autoren sind das Mitarbeiter, die menschlich gut in das Team passen, die sowohl theoretisch und praktisch einen breiten Wissensschatz haben, die sehr verlässlich und gewissenhaft arbeiten, die proaktiv mitdenken und vor allem die zur Firma halten bzw. Firmenloyalität aufweisen.

Als Fachvorgesetzter sollte man somit alles daran setzen, diese Mitarbeiter zu motivieren und für das Unternehmen zu halten. Es empfiehlt sich in jedem Fall die folgenden Punkte der beispielhaften Kurzagenda im Fokus zu behalten.

Wir belasten nicht einzelne Teammitglieder langfristig zu stark, es herrscht ein relativ faires Aufgabenverteilungsgleichgewicht.

Wir belohnen gute Arbeit und erkennen diese auch mit allen denkbaren Mitteln an.

Wir möchten dass unsere Mitarbeiter einen Bezug zur Firma haben, deshalb haben wir einen persönlichen Bezug zu jedem Mitarbeiter.

Wir halten unsere Zusagen und unser Wort hat stets Gewicht. Sollten wir eine Zusage nicht halten können, wird dies kommuniziert und eine Alternative wird angeboten.

Wir versuchen, leistungsfähige und hochmotivierte Mitarbeiter einzustellen, wir fordern und fördern nur nach diesem Prinzip der nachweislichen Leistung des Einzelnen.

Wir erkennen Leidenschaften von Mitarbeitern und versuchen, diesen bei der Aufgabenverteilung mit gerecht zu werden.

Wir haben ein Gespür für Menschen und sind nicht ignorant. Offene Dialoge und eine konstruktive Umgangsform mit Feedback sind ein Muss.

Wir wertschätzen die Kreativität unserer Mitarbeiter, alle Gedanken sind willkommen, werden ernsthaft bewertet und bekommen eine proaktive Rückmeldung.

Wir legen Wert darauf, unsere Mitarbeiter auch intellektuell zu fordern. Wer Herausforderungen sucht, darf sich dafür beweisen und bekommt seine Chance.

Wir möchten langfristige Arbeitsverhältnisse erhalten, die auf fairem Umgang, nachhaltigem Unternehmenswachstum und Transparenz basieren.

Verbesserung der Körpersprache

Die nonverbale Kommunikation ist sehr wichtig. Einige Menschen denken sogar, dass die Körpersprache mehr gewichtet wird, als die reinen Worte, welche gesprochen werden.