Entwicklung, Evaluierung und Implementierung eines Bewerbermanagementsystems und Tools der E-Rekrutierung E-Book

Timo Schöber

• Herausgeber: tredition
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2022

Seitenzahl: 108

Beschreibung

Bewerbermanagementsysteme spielen in der heutigen Zeit der Digitalisierung eine immer größer werdende Rolle im Bereich der Personalbeschaffung. Die komfortable und häufig automatisierte Archivierung von Bewerberdaten und Bewerbungsunterlagen ist für viele Unternehmen nicht nur eine Arbeitserleichterung, sondern ein unumgängliches Werkzeug im Tagesgeschäft. Dies liegt zum einen am hohen Bewerbungsaufkommen bei vielen Großkonzernen, zum anderen aber auch daran, dass Unternehmen so gezielt nach ihren Indikatoren zur Suche nach geeignetem Personal filtern können. Der Markt an Bewerbermanagementsystemen ist mittlerweile sehr umfangreich, nicht zuletzt deswegen, weil z.B. auch Vertriebssoftware als Bewerbermanagementsystem genutzt werden kann. Welches Bewerbermanagementsystem für welches Unternehmen geeignet ist, lässt sich nicht nur anhand von Kosten-Nutzen-Vergleichen oder der Leistungsfähigkeit des Systems ermitteln, sondern es hängt auch maßgeblich mit den individuellen Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens zusammen.

Leseprobe

Timo Schöber

Entwicklung, Evaluierung und Implementierung eines Bewerbermanagementsystems und Tools der E-Rekrutierung

© 2022 Timo Schöber

ISBN Softcover: 978-3-347-65833-2

ISBN Hardcover: 978-3-347-65845-5

ISBN E-Book: 978-3-347-65855-4

Druck und Distribution im Auftrag des Autors:

tredition GmbH, Halenreie 40-44, 22359 Hamburg, Germany

Das Werk, einschließlich seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Für die Inhalte ist der Autor verantwortlich. Jede Verwertung ist ohne seine Zustimmung unzulässig. Die Publikation und Verbreitung erfolgen im Auftrag des Autors, zu erreichen unter: tredition GmbH, Abteilung "Impressumservice", Halenreie 40-44, 22359 Hamburg, Deutschland.

Vorwort

Diese Diplomarbeit habe ich im Jahr 2010 an der Fachhochschule Flensburg (heute Hochschule Flensburg) geschrieben. Das diesbezügliche Studium habe ich in beiden Schwerpunkten sowie im Nebenfach als Bester abgeschlossen.

Aus persönlichen Gründen habe ich mich im Jahr 2022 dazu entschlossen, diese Arbeit zu veröffentlichen. Ich hatte mich bereits dazu entschlossen, keine Bücher mehr zu veröffentlichen – da diese Arbeit aber kein Buch ist, war mir eine Veröffentlichung dieser Arbeit dennoch wichtig. Dies wird meine generell letzte Veröffentlichung sein.

Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung werden Rekrutierungsprozesse immer komplexer. Viele Unternehmen setzen inzwischen auf IT-Lösungen, um Bewerbungsverfahren bestmöglich abbilden zu können. Nicht zuletzt aufgrund neuer Datenschutzrichtlinien wird dies auch rechtlich relevanter, denn Daten dürfen nur mit vorheriger Zustimmung verarbeitet werden. Dies ist mit Papier- oder E-Mail-Bewerbungen nur schwer zu gewährleisten, während Bewerbermanagementsysteme eine vorherige Zustimmung vor den eigentlichen Prozess schalten können.

Die Diplomarbeit ist 12 Jahre alt, aber immer noch hochrelevant. Nicht zuletzt, weil in ihr Dinge angesprochen worden sind, die damals neuartig waren.

Anmerkung: Die Original-Diplomarbeit (PDF) musste zur Veröffentlichung mittels eines Programms in ein Worddokument umgewandelt werden. Entsprechende Fehler, die daraus resultiert sein könnten, bitte ich zu entschuldigen.

Timo Schöber

Entwicklung, Evaluierung und Implementierung eines Bewerbermanagementsystems und Tools der E-Rekrutierung

Diplomarbeit an der Fachhochschule Flensburg im Studienschwerpunkt Human Resources im Jahre 2010

Für die komplette Arbeit gilt: © 2010 Timo Schöber

Inhalt

1. Problemstellung und Ziel dieser Arbeit

2. Sichtung des Marktes

2.1 Kriterien moderner Personalarbeit

2.2 Sichtung relevanter Bewerbermanagementsysteme

2.3 Sichtung relevanter Tools der E-Rekrutierung

3. Bewertung des Marktes und Bildung von Referenzen

3.1 Ermittlung von Kennzahlen zur Bewertung der Systeme

3.2 Vergleich und Bewertung Bewerbermanagementsysteme

3.3 Vergleich und Bewertung Tools der E-Rekrutierung

4. Konzeptionelle Entwicklung eines neuen Systems

4.1 Entwicklung neuer Ideen

4.2 Definition der Funktionen des neuen Systems

4.3 Erklärung des neuen Systems und Erläuterung weiterführender Ideen

5. Evaluierung des neuen Systems

Kennzahlen und Zeilerfüllung des neuen Systems und Unterschiede des neuen Systems zu den zuvor definierten Referenzen

6. Theoretische Einführung des neuen Systems bei drei Unternehmen auch im Hinblick auf Kostenaspekte

6.1 Einführung bei einem Großkonzern

6.2 Einführung bei einem mitteleren Unternehmen

6.3 Einführung bei einem internationalen Netzwerk

7. Optimale Nutzung des neuen Systems

7.1 Hinweise zur optimalen Nutzung des neuen Systems

7.2 Kosten-Nutzen-Aspekte

8. Fazit

9. Zusätzliche Aspekte

9.1 Unterschiede zwischen Bewerbermanagementsystemen und Tools der E-Rekrutierung

9.2 Vorteile einer Kombination aus beiden Personalbeschaffungsarten

9.3 Nutzung von andersartiger Software als Bewerbermanagementsystem

10. Literaturverzeichnis

1. Problemstellung

Bewerbermanagementsysteme spielen in der heutigen Zeit der Digitalisierung eine immer größer werdende Rolle im Bereich der Personalbeschaffung. Die komfortable und häufig automatisierte Archivierung von Bewerberdaten und Bewerbungsunterlagen ist für viele Unternehmen nicht nur eine Arbeitserleichterung, sondern ein unumgängliches Werkzeug im Tagesgeschäft. Dies liegt zum einen am hohen Bewerbungsaufkommen bei vielen Großkonzernen, zum anderen aber auch daran, dass Unternehmen so gezielt nach ihren Indikatoren zur Suche nach geeignetem Personal filtern können.

Der Markt an Bewerbermanagementsystemen ist mittlerweile sehr umfangreich, nicht zuletzt deswegen, weil z.B. auch Vertriebssoftware als Bewerbermanagementsystem genutzt werden kann. Welches Bewerbermanagementsystem für welches Unternehmen geeignet ist, lässt sich nicht nur anhand von Kosten-Nutzen-Vergleichen oder der Leistungsfähigkeit des Systems ermitteln, sondern es hängt auch maßgeblich mit den individuellen Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens zusammen.

Probleme entstehen häufig, wenn sich die Bedürfnisse und Wünsche eines Unternehmens ändern, oder wenn Systeme nicht ausreichend individualisierbar sind, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden zu können.

Das Ziel dieser Arbeit ist es, ein Bewerbermanagementsystem konzeptionell zu entwickeln, welches hoch flexibel arbeitet und somit auf jedes Unternehmen zugeschnitten und außerdem zeitnah verändert werden kann. So würde einerseits sichergestellt werden, dass zeitnah und flexibel auf veränderte Anforderungen reagiert werden könnte und zum anderen, dass Unternehmen aufgrund der Individualisierbarkeit des Systems keine Diskrepanz zwischen den Möglichkeiten des Systems und den Bedürfnissen des Unternehmens hinnehmen müssen.

Der Ablauf bei der Erstellung der Diplomarbeit gestaltet sich chronologisch folgendermaßen:

Als erster Schritt wird eine umfangreiche Sichtung des Marktes erfolgen. Hierbei werden Bewerbermanagementsysteme, Tools der E-Rekrutierung und ggf. Kombinationen aus beiden Systemen gesichtet und erfasst. Daraufhin wird ein Vergleich der erfassten Systeme erfolgen. Hierzu werden zuvor Kennzahlen definiert, anhand welcher sich die Güte von Bewerbermanagementsystemen und Tools der E-Rekrutierung messen lässt. Anschließend werden auf Basis dieses Vergleiches Referenzen ermittelt, mithilfe welcher die später erfolgende Entwicklung des Systems unterstützt werden soll.

Der vierte Schritt ist die konzeptionelle Entwicklung eines Bewerbermanagementsystems und Tools der E-Rekrutierung als ein integratives System, also ein System, welches die Stärken beider Bewerbermanagementarten miteinander verbindet und optimiert. Dies geschieht auf Basis der zuvor definierten Referenzen in Kombination mit weiteren Ideen und Theorien, welche im Verlauf dieser Diplomarbeit entwickelt werden sollen.

Es folgt eine grundlegende Erklärung des neuen Systems. Dies wird in Form einer Anleitung und einer Auflistung der genauen Funktionen geschehen. Außerdem wird auf die von anderen Systemen übernommenen Ideen eingegangen und die zusätzlichen Theorien werden genau erläutert.

Der nächste Schritt ist eine umfassende Evaluierung des Systems in Relation zu den in Schritt drei definierten Referenzen. Hierbei wird genau erläutert, welche Vorteile das System gegenüber diesen Referenzen hat und warum Unterschiede zu den Referenzen vorhanden sind. Die Evaluierung wird unter anderem mithilfe der zuvor in Schritt zwei definierten Kennzahlen erfolgen.

Die theoretische Einführung des neuen Systems bei drei fiktiven Unternehmen ist der nächste Schritt. Um die Flexibilität des neuen Systems verdeutlichen zu können, wird dieses bei einem deutschen Großkonzern mit 10.000 Mitarbeitern, einem deutschen Mittelständer mit 300 Mitarbeitern und einem internationalen Netzwerk mit 8.000 Mitarbeitern eingeführt. Teil dieser Einführung ist ein vorheriger Vergleich der drei Unternehmen, deren Bedürfnisse und die daraus resultierenden Unterschiede, die bei der Einführung des neuen Systems zu beachten sind.

Als letzten Schritt des Hauptteiles der Diplomarbeit wird aufgezeigt, wie das Systems in Bezug auf unterschiedliche Unternehmensstrukturen optimal genutzt werden kann.

Abschließend wird ein Fazit gezogen. Hierzu werden Unterschiede zwischen Bewerbermanagementsystemen und Tools der E-Rekrutierung erläutert und es werden Gründe aufgezeigt, die den Nutzen einer Kombination aus beiden Bewerbermanagementarten darlegen. Des Weiteren wird aufgezeigt, warum auch andere Datenbanken, wie z.B. Vertriebssoftware, als Bewerbermanagementsysteme geeignet sein können. Der letzte Teil des Fazits ist ein Kosten-Nutzen-Vergleich des neu entwickelten Systems mit dem Markt.

Als zusammenfasendes Ergebnis dieser Diplomarbeit soll ein System konzeptionell entwickelt und vorgestellt werden, welches auf Basis dieser Arbeit auch praktisch nutzbar gemacht werden kann.

2. Sichtung des Marktes

2.1 Kriterien moderner Personalbeschaffung

Die Grundlage einer Marktsichtung und der daraus resultierenden Prozesse dieser Diplomarbeit ist eine Definition von Kriterien moderner Personalbeschaffung. Dies begründet sich vor allem dadurch, dass durch die hohe Anzahl der Bewerbermanagementsysteme am Markt eine Filterung dieser Systeme auf ihre Relevanz für diese Arbeit hin erfolgen muss, damit diese Diplomarbeit im Rahmen bleibt.

Aufgrund der vermehrten Verbreitung und Nutzung des Internets - und diesem angekoppelter Prozesse und Medien - ist dieses mittlerweile ein fundamentaler Teil der Personalbeschaffung. Viele Unternehmen bevorzugen inzwischen Online-Bewerbungen, welche z.B. per E-Mail oder Online- Formular auf der Firmenhomepage erfolgen können. Dieser Trend zieht sich durch den Großteil der Branchen. Vorreiter sind z.B. die Werbebranche1 und die Jobvermittlungsbranche2.

So lassen sich im WorldWideWeb diverse Jobbörsen finden, darunter auch viele branchenspezifische Plattformen. Häufig bieten diese Plattformen den Bewerbern an, sich direkt per in die Jobbörse integriertem Formular bei den Unternehmen zu bewerben, welche zuvor ihre Kontaktdaten in einem Account bei der Jobbörse hinterlegt haben3. Dieses Vorgehen hat zwei Vorteile:

1. Bewerbungen werden unkompliziert und schnell abgewickelt.

2. Bewerbungen erreichen die Unternehmen standardisiert, wodurch eine schnellere Selektion der Unterlagen ermöglicht werden soll.

Auch ein direkter Kontakt und eine direkte Bewerbung auf der Firmenhomepage des jeweiligen Unternehmens sind inzwischen möglich (s.o), angeboten wird dies z.B. von der KRONES AG4 . Auch öffentliche Institutionen bieten diesen Service mittlerweile an, wie z.B. das Kraftfahrt Bundesamt5 . Die Vorteile sind die gleichen wie bei den Jobbörsen mit Standardformular. Hinzu kommt allerdings, dass Unternehmen so gezielt nach ihren Bedürfnissen schalten und programmieren lassen können.

Aufgrund des schnelllebigen und arbeitsintensiven Tagesgeschäftes in vielen gegenwärtigen Personalabteilungen ist also eine zeitnahe, flexible, verantwortungsvolle und zielgerichtete Personalbeschaffung6 gefordert.

Ein weiterer Punkt, der für moderne Personalbeschaffung relevant ist, ist bewerberseitiges Engagement im Online-Sektor. Mittlerweile existiert eine Vielzahl von Anbietern, die potenziellen Bewerbern ihre Dienste anbieten. Der in Deutschland bekannteste Anbieter1 bei den 18-29 jährigen Community-Nutzern ist die XING AG. Damit ist XING in diesem Sektor die bekannteste Online- Plattform, welche sich auf den Bereich der Business-Plattformen spezialisiert hat. Deutlich wird, dass derartige Online-Plattformen inzwischen ein wichtiges Standbein moderner Personalbeschaffung sind. Laut der Umfrage7 nutzen 15% der Online-Nutzer zwischen 18 und 29 Jahren XING. Damit ist diese Plattform gerade für die Rekrutierung von Nachwuchskräften interessant. Ähnliche Plattformen sind für alle Altersgruppen, sonstige Merkmale8 und häufig auch branchenspezifisch vorhanden.

Ferner eröffnen auch einige Jobbörsen9 die Möglichkeit für Bewerber, eigene Jobsuche-Anzeigen zu veröffentlichen

Es ist also nicht nur wichtig, von den Bewerbern gefunden und schnellstmöglich, unkompliziert und direkt kontaktiert werden zu können, sondern auch die aktive Suche nach Kandidaten im Internet wird immer wichtiger10.

Ein weiterer Punkt erfolgreicher und moderner Personalarbeit ist die Feedbackkultur. Hierdurch ermöglicht man Bewerbern direkt Feedback zu einzelnen Stadien des Auswahlprozesses abzugeben oder generelle Kritik zu üben. Tools zur Mitteilung von Feedback sind bisher relativ selten in Bewerbermanagementsystemen, speziell automatisierten, online-gestützten Varianten, vorhanden.

Ein umfassendes Feedbackwesen dient vor allem dem externen Personalmarketing11. Automatisierte Prozesse im Bereich des Feedbackwesens sind bei aktuellen Bewerbermanagementsystemen kaum vorhanden.

Fazit: Bewerbermanagementsysteme werden zukünftig aufgrund der hohen Bewerberzahlen immer wichtiger, nicht zuletzt aufgrund der Digitalisierung der Bewerbungsunterlagen. Automatisierungen und standardisierte Abläufe erleichtern ein zeitnahes Bewerbermanagement. Eine vorherige Individualisierung dieser Prozesse steigert die Flexibilität, welches ebenso wie Schnelligkeit wichtig ist.

2.2 Sichtung relevanter Bewerbermanagementsysteme

Der Markt an Bewerbermanagementsystemen ist mit der fortschreitenden Digitalisierung der Märkte und der Bewerbungsverfahren stetig größer geworden12. Ein weiterer Grund hierfür ist der boomende Markt der Zeitarbeit13, denn dieser erhöht die Anforderungen der Bewerbermanagementsysteme an Schnelligkeit, Flexibilität und Individualisierbarkeit. Die Sichtung des Marktes wird in dieser Arbeit verhältnismäßig kurz ausfallen, da diese nur als eine Grundlage für die weiteren Schritte in dieser Arbeit dienen soll, daher werden bei der Bewertung der Systeme nur die für diese Arbeit wichtigsten Vor- und Nachteile genannt.

Folgend werden für diese Arbeit relevante Bewerbermanagementsysteme mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen genannt. Diese Bewerbermanagementsysteme wurden als relevant erachtet, weil sie die zuvor als wichtig gekennzeichneten Kriterien in einem Mindestmaß erfüllen (siehe 2.1). Insgesamt wurden 23 Bewerbermanagementsysteme gesichtet. Um den Rahmen von Punkt 2.2 nicht zu sprengen, werden an dieser Stelle nur einige Funktionen genannt, die bei der weiteren Bearbeitung dieser Arbeit helfen sollen (Weiterführendes siehe Punkt 3.2)

1. SAP HR in Kombination mit Duet und Alloy14

Vorteile:

– Zugriff auf ein umfangreiches Unternehmensnetzwerk (SAP Partnernetzwerk)

– Viele Funktionen für aktives „Head Hunting“15.

– Integrierte Funktionen, welche eine weiterführende Steuerung des Bewerbers bzw. des neuen Mitarbeiters erlauben16

– Manuelles Einstellen von Bewerbungsunterlagen

– Automatisierte Übernahme von Daten aus Online-Bewerbungen

Nachteile:

– Verhältnismäßig wenige Funktionen, die nur das Recruitment unterstützen

– Hohe Abhängigkeit von den SAP Datenbanken und dem SAP Netzwerk

– Geringe Flexibilisierung, da SAP Standards eingehalten werden sollten

2. Sage ACT! 12 (bzw. ACT! 2010 – folgend ACT! 12 genannt)17

Vorteile:

– Direkte Übernahme von Bewerberdaten aus E-Mails und PDFs

– Integriertes, serverunabhängiges und datenbankintegriertes Abspeichern von Bewerbungsunterlagen

– Flexibilisierung durch das gezielte Hinzufügen und Weglassen von Feldern jederzeit möglich

– Umfangreiche Kalender- und Wiedervorlagefunktionen

Nachteile:

– Ursprünglich als Vertriebssoftware konzipiert. ACT! ist Sage Personalwirtschaft vorzuziehen, da Letzteres keine umfangreichen Recruiting-Funktionen enthält

– Häufige Fehlermeldungen bei der Übertragung von Bewerberdaten aus E-Mails

– Keine Feedbackfunktionen

3. Softgarden Peppertrace18

Vorteile:

– Einige automatische Feedbackfunktionen (z.B. automatischer Zwischenbescheid)

– Viele Kontaktfunktionen, um Kontakt zu Bewerbern zu halten – wichtig, wenn z.B. einem geeigneten Bewerber abgesagt worden ist, weil ein anderer Kandidat noch stärker war, zukünftig aber wieder eine Stellen zu besetzen ist

Nachteile:

– Keine Integration von Bewerbungsunterlagen in die Datenbank

– Nur geringe Individualisierungsmöglichkeiten

– Bisher nur als Beta verfügbar, daher noch nicht frei von Bugs19

4. Rexx Systems HR20

Vorteile:

– Standortunabhängig, da web-basiert

– Rankingfunktionen, welche die Bewerber nach Eignung gliedern und bewerten

– Umfangreiche Kontaktfunktionen, um mit Interessanten in Verbindung zu bleiben

Nachteile:

– Ohne eine Internetanbindung nicht nutzbar

– Abhängigkeit von den Rexx-Servern, auf welchen die Daten gespeichert werden

– Geringe Flexibilisierungsmöglichkeiten

5. Umantis Bewerbermanagement21

Vorteile:

– Umfangreiche Kalender- und Wiedervorlagefunktionen

– Direkte Verknüpfung mit Onlinejobbörsen, über welche Bewerbungen direkt erfasst werden können

Nachteile:

– Verhältnismäßig wenige Funktionen

6. Infoniqa engage!22

Vorteile:

– Integrierte Jobbörse

– Integrierte Bereitstellung von Unternehmensdaten für die Bewerber

– Funktionen, die eine direkte Übermittlung von individuellen Arbeitsverträgen als PDF an geeignete Bewerber ermöglichen – Jederzeit ist das Hinzufügen und Entfernen von Feldern in der Datenbank möglich

Nachteile:

– Kein spezielles Recruitmentprogramm, sondern allgemein für Personalmanagement (also z.B. auch Personalentwicklung) gedacht

– Integrierte Funktionen sind teilweise serverabhängig

7. OktoCareer23

Vorteile:

–