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- Herausgeber: dpunkt.verlag
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2024
Von einfachen Routineaufgaben bis zu komplexen Geschäftsprozessen – Automatisierung ohne Programmierkenntnisse - Sich wiederholende Aufgaben ganz einfach automatisieren - Geschäftsprozesse ohne manuelle Eingaben abwickeln - Flows mit Templates erstellen oder komplett neu entwerfen Die effiziente Verarbeitung von Informationen ist für den erfolgreichen Betrieb moderner Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Ein besonders hilfreiches Tool hierfür ist Microsoft Power Automate, eine Entwicklungsplattform, die keine Programmierkenntnisse erfordert und Ihnen dabei hilft, sich wiederholende, manuelle und zeitraubende Aufgaben zu automatisieren, um Prozesse zu optimieren und Ihre Arbeit zu erleichtern. Dieses praktische Buch liefert Ihnen einen prägnanten und dennoch umfassenden Überblick über die Möglichkeiten, die Microsoft Power Automate Ihnen bietet. Dabei lernen Sie nicht nur anhand vieler alltagsnaher Beispiele und Übungen die verschiedenen Arten von Flows kennen, Sie werden auch deren Logik verstehen, um selbst einfache bis komplexe Flows sowohl in der Cloud als auch auf dem Desktop zu erstellen. Aus dem Inhalt: - Entwerfen und Erstellen von Flows mit Templates oder von Grund auf - Auswählen von Triggern, Ausdrücken und Konnektoren - Hinzufügen von Aktionen, um Informationen abzurufen und zu verarbeiten - Verwendung von Funktionen zur Umwandlung von Informationen - Steuern der Logik eines Prozesses durch bedingte Aktionen, Schleifen oder parallele Verzweigungen - Implementierung von Fehlerprüfungen zur Vermeidung potenzieller Probleme
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Seitenzahl: 315
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Paul Papanek Stork ist Inhaber und leitender Architekt bei Don’t Pa..Panic Consulting. Er ist seit über 35 Jahren in der IT-Branche tätig und wurde in den letzten 16 Jahren in Folge mit dem Microsoft Most Valuable Professional (MVP) Award ausgezeichnet. Paul ist nicht nur Buchautor und häufiger Konferenzredner, sondern derzeit auch einer der wenigen dreifachen Super User in den Microsoft Power Platform-Foren, wo er Fragen beantwortet und anderen dabei hilft, Probleme mit Power Apps, Power Automate und Copilot Studio zu lösen.
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Paul Papanek Stork
Microsoft Power Automate
Die praktische Einführung zur Automatisierung von Aufgaben und Optimierung von Prozessen mit Flows
Paul Papanek Stork
Übersetzung: Rainer G. Haselier
Lektorat: Sandra Bollenbacher
Copy-Editing: Petra Heubach-Erdmann, Düsseldorf
Satz: inpunkt[w]o, Wilnsdorf, www.inpunktwo.de
Herstellung: Stefanie Weidner
Umschlaggestaltung: Eva Hepper, Silke Braun
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.
ISBN:
978-3-98889-012-2
978-3-98890-167-5
ePub
978-3-98890-168-2
1. Auflage 2024
Translation Copyright für die deutschsprachige Ausgabe © 2024 dpunkt.verlag GmbH
Wieblinger Weg 17
69123 Heidelberg
Authorized German translation of the English edition of Learning Microsoft Power Automate ISBN 9781098136369 © 2024 Paul Papanek Stork. This translation is published and sold by permission of O'Reilly Media, Inc., which owns or controls all rights to publish and sell the same.
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Falls Sie Anregungen, Wünsche und Kommentare haben, lassen Sie es uns wissen: [email protected].
Die vorliegende Publikation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Die Verwendung der Texte und Abbildungen, auch auszugsweise, ist ohne die schriftliche Zustimmung des Verlags urheberrechtswidrig und daher strafbar. Dies gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung oder die Verwendung in elektronischen Systemen.
Es wird darauf hingewiesen, dass die im Buch verwendeten Soft- und Hardware-Bezeichnungen sowie Markennamen und Produktbezeichnungen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen.
Alle Angaben und Programme in diesem Buch wurden mit größter Sorgfalt kontrolliert. Weder Autor noch Verlag noch Übersetzer können jedoch für Schäden haftbar gemacht werden, die in Zusammenhang mit der Verwendung dieses Buches stehen.
Inhalt
Vorwort
Wer sollte dieses Buch lesen?
Warum ich dieses Buch geschrieben habe
Aufbau des Buches
In diesem Buch verwendete Konventionen
Danksagungen
1Was ist Microsoft Power Automate?
1.1Warum Power Automate verwenden?
1.2Wer sind Citizen Developers?
1.3Von SharePoint Designer auf Power Automate migrieren
1.3.1Warum nicht SharePoint Designer-Workflows verwenden?
1.3.2Einschränkungen und Workarounds von Power Automate
1.4Wie Sie mit diesem Buch Power Automate erlernen
1.5Zusammenfassung
2Erste Schritte: Was Sie wissen müssen
2.1Wichtigste Begriffe im Hinblick auf die Lizenzierung
2.2Lizenzierungsoptionen
2.2.1Kostenlose Power Automate-Lizenz
2.2.2Microsoft 365-Lizenz
2.2.3Dynamics 365-Lizenz
2.2.4Power Apps-Lizenzierung
2.2.5Eigenständige Power Automate-Lizenzpläne
2.2.6Nutzungsbasierter Tarif
2.3Spezielle Lizenzen
2.3.1Microsoft Copilot Studio-Lizenz
2.3.2Power Automate-Testlizenz
2.3.3Power Apps-Entwicklerplan
2.3.4Windows-Lizenz
2.4Anatomie eines Flows
2.4.1Trigger
2.4.2Aktionen
2.4.3Konnektoren
2.5Arten von Flows
2.5.1Automatisierte Cloud-Flows
2.5.2Sofortige Cloud-Flows
2.5.3Geplante Cloud-Flows
2.5.4Desktop-Flows
2.5.5Geschäftsprozessflows
2.6Zugriff auf Power Automate
2.6.1Power Automate-Testversion
2.6.2Power Apps-Entwicklerplan
2.7Zusammenfassung
3Ihren ersten Flow erstellen
3.1Wie man Vorlagen verwendet
3.1.1Flowvorlagen verwenden
3.1.2Vorlagen als Lernerfahrung nutzen
3.2Einen neuen Cloud-Flow erstellen
3.2.1Mit einem leeren Flow beginnen
3.2.2Erstellen eines Flows aus einer Beschreibung
3.3Entwurf eines Flows mit Visio
3.3.1Voraussetzungen
3.3.2Einen Workflow in Visio entwerfen
3.4Zusammenfassung
4Mit Triggern und Aktionen arbeiten
4.1Auslöser, Aktionen und Konnektoren
4.1.1Den richtigen Connector finden
4.1.2Trigger auswählen
4.1.3Aktionen hinzufügen
4.2Dynamische Inhalte hinzufügen
4.2.1Dynamische Inhalte zum Hinzufügen auswählen
4.2.2Wo ist mein dynamischer Inhalt?
4.3JSON verwenden
4.3.1Die JSON-Syntax verstehen
4.3.2Die JSON-Syntax nachschlagen
4.3.3JSON analysieren
4.4Arbeiten mit Ausdrücken
4.4.1Funktionssyntax verstehen
4.4.2Dynamische Inhalte zu einem Ausdruck hinzufügen
4.4.3Daten anhand von Beispielen formatieren
4.5In Aktionen das Menü »Weitere« verwenden
4.5.1Aktionen kopieren
4.5.2Aktionen und Auslöser umbenennen
4.5.3Kommentare hinzufügen
4.5.4Notizen hinzufügen
4.5.5Hinzufügen einer neuen Verbindung
4.6Aktionseinstellungen ändern
4.6.1Paginierung
4.6.2Sichere Eingaben und sichere Ausgaben
4.6.3Asynchrones Muster
4.6.4Automatische Dekomprimierung
4.6.5Timeout (Zeitüberschreitung)
4.6.6Wiederholungsrichtlinie
4.6.7Nachverfolgte Eigenschaften
4.7Triggereinstellungen ändern
4.7.1Teilen bei
4.7.2Benutzerdefinierte Tracking-ID
4.7.3Gleichzeitigkeitssteuerung
4.7.4Triggerbedingungen implementieren
4.8Zusammenfassung
5Logik implementieren
5.1Der Connector »Steuerung«
5.1.1Aktionen mit Bedingungen steuern
5.1.2Switch-Aktionen verwenden
5.1.3Untergeordnete Flows aufrufen
5.1.4Verarbeitung von Arrays mit »Auf alle anwenden«-Schleifen
5.1.5Verwendung von »Wiederholen bis«-Schleifen
5.2Parallele Verzweigungen hinzufügen
5.3Zusammenfassung
6Integration mit anderen Power Platform-Anwendungen
6.1Lösungen verwenden
6.1.1Erstellen einer neuen Lösung
6.1.2Verbindungsreferenzen
6.1.3Umgebungsvariablen
6.1.4Verwaltete versus nicht verwaltete Lösungen
6.2Power Apps
6.2.1Einen Flow aus einer Power App aufrufen
6.2.2Übergabe von Eingabeparametern
6.2.3Rückgabe von Werten
6.3Copilot Studio (Power Virtual Agents)
6.3.1Einen Flow von einem Chatbot aus aufrufen
6.3.2Formatierte Ergebnistabelle zurückgeben
6.4Power BI
6.5Power Pages
6.5.1Flow von einer Power Page aus aufrufen
6.6Zusammenfassung
7Tipps zur Fehlerbehebung
7.1Ausführungsverlauf überprüfen
7.1.1Ansicht »Alle Ausführungen« filtern
7.1.2Lesen Sie die Fehlermeldung
7.2Häufig vorkommende Fehler
7.2.1Fehler bei der Authentifizierung
7.2.2Konfigurationsfehler in Aktionen
7.2.3Fehler in den Daten
7.2.4Logische Fehler
7.3Cloud-Flows überwachen und nachverfolgen
7.3.1E-Mail-Benachrichtigungen
7.3.2Überwachung der Cloud-Flowaktivität
7.3.3Analysen für Cloud-Flows anzeigen
7.3.4Leistungsverbesserung mit Prozess-Mining
7.4Fehler im Flow beheben
7.4.1Flowprüfung verwenden
7.4.2Werte mithilfe von »Verfassen«-Aktionen prüfen
7.4.3Tests optimieren
7.4.4Einstellungen für »Ausführen nach« anpassen
7.4.5Die Aktion »Beenden« verwenden
7.4.6»Bereich«-Aktionen mit »Ausführen nach« verwenden
7.4.7Flows erneut übermitteln
7.4.8Laufende Flows abbrechen
7.5Zusammenfassung
8Desktop-Flows
8.1Was ist robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)?
8.1.1Voraussetzungen für Power Automate für Desktop
8.1.2Installation von Power Automate für Desktop
8.1.3Computereinstellungen
8.1.4Lizenzanforderungen
8.2Einen Desktop-Flow erstellen
8.2.1Die Oberfläche des Desktop-Flow-Designers erkunden
8.2.2Von Desktop-Flow-Beispielen lernen
8.2.3Benutzerinteraktionen aufzeichnen
8.2.4Aktionen hinzufügen und bearbeiten
8.2.5Variablen verwenden
8.2.6Fehler behandeln
8.3Einen Desktop-Flow aus einem Cloud-Flow heraus aufrufen
8.3.1Beaufsichtigte versus unbeaufsichtigte Ausführung
8.3.2Übergabe von Parametern an und von einem Desktop-Flow
8.4Zusammenfassung
9Geschäftsprozessflows
9.1Was ist ein Geschäftsprozessflow?
9.2Geschäftsprozessflows erstellen
9.2.1Voraussetzungen
9.2.2Einschränkungen
9.2.3Phasen und Schritte hinzufügen
9.2.4Sicherheitsrollen verwalten
9.2.5Geschäftsprozessflow überprüfen und aktivieren
9.2.6Beispiel: Erstellen eines Geschäftsprozessflows
9.3Zusammenfassung
AAusblick
A.1Wo kann ich mehr erfahren?
A.1.1Power Automate-Dokumentation
A.1.2Website »Microsoft Learn«
A.1.3Zusätzliche Ressourcen
A.1.4Zusätzliche Hilfe
A.2Zum guten Schluss
Index
Vorwort
Dieses Buch zeigt Ihnen, wie Sie mit Microsoft Power Automate sich wiederholende, manuelle und zeitraubende Aufgaben automatisieren können. Sie sind dabei, die ersten Schritte auf einer Reise zu unternehmen, die die Art und Weise, wie Sie täglich mit Informationen umgehen, verändern wird. Aber wie bei allen Reisen müssen wir auch hier am Anfang beginnen. Das heißt, wir müssen verstehen, was Power Automate ist und wie es in das breitere Microsoft-Ökosystem passt. Wenn Sie die Grundlagen bereits kennen, können Sie gerne zum nächsten Abschnitt übergehen.
Power Automate, das ursprünglich Microsoft Flow hieß, ist eine cloudbasierte Anwendung, mit der sich Workflows erstellen lassen. Diese cloudbasierten Workflows (Flows) können Konnektoren verwenden, um auf Informationen zuzugreifen, die in einer Vielzahl von Systemen gespeichert sind. Wenn kein Konnektor, aber eine API vorhanden ist, können Sie Ihren eigenen benutzerdefinierten Konnektor erstellen. Wenn es keine API gibt, können Sie einen Desktop-Flow verwenden, um mit den Daten zu interagieren. Das Ergebnis ist eine Workflow-Engine, die mit fast jeder Informationsquelle funktioniert, unabhängig davon, ob das System von Microsoft oder einem Drittanbieter entwickelt wurde.
Hier sind nur einige Beispiele für alltägliche Aufgaben, die Power Automate verändern kann:
Automatisierung der Erfassung und Verarbeitung von Informationen
Verwaltung der Genehmigung von Dokumenten und Daten
Automatische Erinnerungen für überfällige Aufgaben senden
Archivierung von E-Mails und Anhängen in einem indizierbaren System
Automatisierung interaktiver Computeraufgaben, die normalerweise manuell ausgeführt werden
Visualisierung eines mehrphasigen Prozesses, der aus mehreren Schritten besteht
Power Automate ist eine von fünf Anwendungen, die zur Microsoft Power Platform gehören. Die anderen vier Anwendungen sind:
Power Apps
Schnelles Erstellen von benutzerdefinierten Anwendungen, auf die von PCs, Tablets oder Mobiltelefonen aus zugegriffen werden kann.
Power BI
Erstellen von Berichten und Diagrammen, die datengestützte Erkenntnisse für fundierte Geschäftsentscheidungen liefern.
Copilot Studio
Einfaches Erstellen von Chatbots, um Ihre Kunden und Mitarbeitenden mithilfe eines Konversationsmusters zu bedienen.
Power Pages
Einfaches Erstellen einer Website, um dort sowohl für interne als auch externe Benutzer Ihre Geschäftsdaten zu präsentieren.
Diese Anwendungen sind integriert und können im Zusammenspiel mehr leisten als jede einzelne Anwendung für sich.
Wer sollte dieses Buch lesen?
Dieses Buch richtet sich in erster Linie an zwei Zielgruppen, die dieses Buch nützlich finden werden. Die erste ist eine Gruppe, die Microsoft als »Citizen Developers« bezeichnet. Citizen Developers sind durch die folgenden Merkmale definiert:
Sie arbeiten in einer Position, die kein Bestandteil der Informationstechnologie (IT) in ihrem Unternehmen ist.
Sie sind nicht als professionelle Entwickler ausgebildet.
Sie nutzen Informationen bei ihrer täglichen Arbeit.
Sie entwickeln Softwaretools, die sie selbst oder andere nutzen können, um ihre Arbeit zu erleichtern.
Microsoft hat sich bei der Entwicklung von Power Automate eindeutig auf die Zielgruppe der Citizen Developers konzentriert. Aber sie sind nicht die Einzigen, die von der Nutzung von Power Automate profitieren können. Auch professionelle Entwickler und andere technische Benutzer wie IT-Administratoren werden von Power Automate profitieren. Sie können damit schnell Prototypen oder persönliche Produktivitätshilfen entwickeln, die ihnen zusätzliche Zeit verschaffen, um sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.
Im Wesentlichen gibt Power Automate jedem Mitarbeiter Automatisierungswerkzeuge an die Hand. Es kann die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen mit Informationen umgeht, verändern und ermöglicht es den Mitarbeitern, innerhalb einer einfach zu bedienenden Plattform mit wenig oder gar keinem Code ihre eigenen Problemlösungen zu erstellen. Durch die Lektüre dieses Buches werden Sie lernen, wie Sie Power Automate-Flows einsetzen können, um die Nutzung von Informationen in Ihrem eigenen Arbeitsbereich zu automatisieren.
Warum ich dieses Buch geschrieben habe
Power Automate ist ein sich ständig veränderndes Produkt. Mindestens alle sechs Monate bringt Microsoft eine Reihe neuer Funktionen und Verbesserungen heraus. Es ist unmöglich, dass ein Buch mit diesen ständigen Änderungen Schritt halten kann. Daher wird sich dieses Buch darauf konzentrieren, Ihnen zu zeigen, wie Power Automate funktioniert und welche Rolle die verschiedenen Komponenten spielen. Ich werde auch viele Verweise auf zusätzliche Dokumentation und Online-Ressourcen einfügen, die Sie in Zukunft nutzen können, um Ihr Wissen zu erweitern. Wenn Sie erst einmal gelernt haben, wie Power Automate funktioniert, werden Sie besser darauf vorbereitet sein, jeden neuen Connector, jede neue Aktion, jeden neuen Trigger oder jede neue Funktion zu nutzen, um Ihre Flows zu verbessern.
Das Lesen eines technischen Handbuchs ist oft wie das Lesen eines Kochbuchs. Es ist voller guter Rezepte, die Ihnen helfen, bestimmte Szenarien zu bewältigen. Wenn Sie das Rezept befolgen, können Sie ein hervorragendes Gericht zubereiten oder in diesem Fall eine bestimmte manuelle Aufgabe automatisieren. Was aber, wenn Ihr Szenario nicht genau mit dem Rezept übereinstimmt? In diesem Fall müssen Sie »Koch«-Fähigkeiten erlernt haben, mit denen Sie das Rezept anpassen oder Ihr eigenes Rezept erstellen können.
In diesem Buch werde ich mich darauf konzentrieren, Ihnen zu zeigen, wie man mit Power Automate »kocht«. Ich werde mich mehr auf die grundlegenden Bestandteile eines Flows konzentrieren und wie sie miteinander interagieren. Ich werde Konnektoren und die darin enthaltenen Trigger (Auslöser) und Aktionen erklären. Sie werden lernen, welche Felder für jede Aktion ausgefüllt werden müssen und wie Sie feststellen können, welche Art von Daten benötigt wird. Ja, es wird Beispiele und Demos geben. Aber der Sinn dieser Beispiele ist es, die Fähigkeiten zu demonstrieren, die Sie brauchen, um mit Power Automate im Allgemeinen zu arbeiten, und nicht nur, um einem Schritt-für-Schritt-Rezept zu folgen. Ich werde auch erläutern, wo Sie die Dokumentation zu den verschiedenen Bestandteilen eines Flows finden können. Hierdurch werden Sie nach und nach mehr als nur ein paar spezifische Rezepte lernen. Sie werden die Fähigkeiten erlernen, die Sie benötigen, um Power Automate für sich selbst zu nutzen und erstaunliche Arbeitsabläufe zu erstellen.
Aufbau des Buches
Nachdem Sie nun den Ansatz dieses Buches kennen, lassen Sie uns einen Blick auf eine Zusammenfassung der einzelnen Kapitel werfen. Wenn Sie wissen, was auf Sie zukommt, können Sie Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit Power Automate im Laufe der einzelnen Kapitel ausbauen.
Kapitel 1: Was ist Microsoft Power Automate?
Im ersten Kapitel werde ich die Anwendung Power Automate vorstellen. Wir sehen uns an, was sie ist, wer sie verwenden sollte und wofür sie verwendet wird. Ich beschreibe einige typische Geschäftsszenarien, in denen Power Automate ineffiziente manuelle Prozesse ersetzen kann, um sowohl die Qualität als auch die Quantität der für ein Unternehmen verfügbaren Informationen zu verbessern. Am Ende des Kapitels werden Sie wissen, wie Sie Power Automate einsetzen können, um manuelle Prozesse in Ihrer eigenen Umgebung zu automatisieren.
Kapitel 2: Erste Schritte: Was Sie wissen müssen
In diesem Kapitel werden wir uns auf die Hintergrundinformationen konzentrieren, die Sie kennen müssen, bevor Sie Ihren ersten Flow erstellen. Wir beginnen mit der Überprüfung der Lizenz, die für die Erstellung verschiedener Arten von Flows erforderlich ist. Ich zeige Ihnen, wie Sie sich anmelden und zum ersten Mal auf die Power Automate-Website zugreifen, und einige spezielle Programme, mit denen Sie Power Automate erlernen können, ohne eine Lizenz kaufen zu müssen. Ich helfe Ihnen, die grundlegenden Bausteine zu verstehen, aus denen ein Flow besteht, und die verschiedenen Arten von Flows, die es gibt. Am Ende des Kapitels werden Sie alles haben, was Sie brauchen, um mit der Entwicklung Ihrer ersten Flows zu beginnen.
Kapitel 3: Ihren ersten Flow erstellen
Da Sie nun Zugang zu einer Lernumgebung haben, werden wir uns ansehen, wie Sie Ihre ersten Power Automate Cloud-Flows erstellen. Wir werden untersuchen, wie Sie einen Flow mit einer der vielen vorgefertigten Vorlagen erstellen. Ich werde auch die möglichen Probleme bei der Verwendung von Flowvorlagen in einer Produktionsumgebung erörtern. Anschließend zeige ich Ihnen, wie Sie Ihren ersten einfachen Flow ohne eine vorgefertigte Vorlage erstellen können. Auf diese Weise werden Sie in Zukunft die meisten Ihrer Abläufe erstellen. Zum Schluss zeige ich Ihnen, wie Sie Microsoft Visio als Planungstool verwenden, um einen Flow vor der Erstellung abzubilden. Sobald die übergeordnete Visio-Vorlage erstellt ist, zeige ich Ihnen, wie Sie sie aus Visio exportieren und in Power Automate importieren, um einen Flow zu erstellen.
Kapitel 4: Mit Triggern und Aktionen arbeiten
Nachdem Sie gelernt haben, wie man einen einfachen Flow plant und erstellt, werde ich die grundlegenden Bausteine von Flows im Detail erläutern. In Power Automate gibt es mehr als 600 verschiedene Konnektoren, und jeder Konnektor unterstützt mehrere Auslöser und/oder Aktionen. Da es so viele Konnektoren gibt, ist es unmöglich, alle möglichen Kombinationen und Einstellungen zu erörtern. Stattdessen werden wir uns darauf konzentrieren, zu verstehen, wie Auslöser und Aktionen funktionieren. Sie werden sich ansehen, wie man das Dialogfeld Dynamischer Inhalt verwendet, um Werte aus früheren Aktionen in einem Flow auszuwählen. Außerdem zeige ich Ihnen, wie Sie diese Werte mit einer Reihe von Funktionen ändern können. Da diese Werte in JavaScript Object Notation (JSON) aufgezeichnet werden, erkläre ich Ihnen, wie Sie die Werte manuell in die Funktionen eingeben können, wenn das Dialogfeld für dynamische Inhalte nicht den gewünschten Wert anzeigt. Schließlich werden Sie sich ansehen, wie man die Einstellungen für Aktionen und Auslöser konfiguriert. Wir werden auch andere Optionen im Kontextmenü untersuchen.
Kapitel 5: Logik implementieren
Einfache Flows beginnen oft an Punkt A und enden an Punkt B, wobei sie einer geraden Linie folgen. Was aber, wenn Ihr Flow etwas anderes tun muss, abhängig von einem Wert, der sich ändert, während der Flow ausgeführt wird? Hierfür benötigen wir die Möglichkeit, anhand eines dieser Werte eine Verzweigung zu nehmen oder Schleifen zu durchlaufen. In diesem Kapitel stelle ich die verschiedenen Möglichkeiten zur Implementierung der logischen Verarbeitung in einem Flow unter Verwendung von bedingten Aktionen, Schleifen und parallelen Verzweigungen vor.
Kapitel 6: Integration mit anderen Power Platform-Anwendungen
Power Automate ist eine von vier Anwendungen der Power Platform. Der Grad der Integration zwischen den verschiedenen Anwendungen der Power Platform kann Power Automate zu einer noch stärkeren Anwendung machen. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie die folgenden Schritte durchführen können:
Auslösen eines Flows von einer Power App aus und Rückgabe eines Wertes oder Arrays an die Anwendung
Aufrufen eines Flows von einem mit Copilot Studio erstellten Chatbot und Abrufen von Informationen, die angezeigt werden sollen
Verwenden von Power Automate, um Daten zu verarbeiten, die in einem Power BI-Bericht oder -Dashboard verwendet werden
Starten eines Flows mit einer Schaltfläche von einer Power Page aus, um mit Power Automate Informationen abzurufen
Kapitel 7: Tipps zur Fehlerbehebung
Es wäre schön, wenn alle Flows immer gleich beim ersten Mal perfekt funktionierten. Aber das ist natürlich nicht das, was im wirklichen Leben passiert. In diesem Kapitel gebe ich Ihnen einige Tipps, wie Sie herausfinden können, was in einem Flow schiefläuft, damit Sie ihn zum Laufen bringen. Ich werde auch erörtern, wie man einen Flow so gestaltet und strukturiert, dass er sich automatisch von Fehlern erholt, ohne dass der Benutzer eingreifen muss.
Kapitel 8: Desktop-Flows
Power Automate verfügt über mehr als 600 bestehende Konnektoren. Doch was tun Sie, wenn für eine ältere Desktopanwendung oder Website kein Konnektor vorhanden ist? Power Automate Desktop ist eine Anwendung zur robotergestützten Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA), mit der diese Einschränkung überwunden werden kann. Mithilfe von Power Automate für Desktop wird erläutert, wie ein Desktop-Flow aufgezeichnet oder erstellt wird, der mit einer Benutzeroberfläche auf einem Computer interagieren kann, um Aktionen zu simulieren, die normalerweise von einem Menschen ausgeführt werden. Diese Desktop-Flows können dann mithilfe eines Cloud-Flows geplant werden und sogar unbeaufsichtigt, d.h. ohne menschliches Eingreifen, ausgeführt werden, um eine Aufgabe zu erfüllen.
Kapitel 9: Geschäftsprozessflows
Die Automatisierung eines Geschäftsprozesses benötigt oft mehr als nur einen Flow. Häufig sind mehrere Personen an einer Vielzahl von Aufgaben beteiligt. Manchmal sind sogar manuelle Schritte involviert, die mit Power Automate-Flows nicht einfach automatisiert werden können. An dieser Stelle kann ein Geschäftsprozessflow helfen. Diese Flows definieren eine Reihe von Schritten, die die Mitarbeiter befolgen müssen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Viele der Schritte beinhalten normale Cloud-Flows, aber einige können auch manuelle Aufgaben sein, die nicht anderweitig automatisiert sind. In diesem Kapitel werden wir untersuchen, wie Geschäftsprozessflows erstellt werden können, um eine heterogene Gruppe von Cloud-Flows, Desktop-Flows und anderen Aufgaben zu einem Gesamtziel zusammenzuführen.
In diesem Buch verwendete Konventionen
In diesem Buch werden die folgenden typografischen Konventionen verwendet:
Kursiv
Kennzeichnet Elemente der Benutzeroberfläche (Befehlsnamen, Dialogfelder), neue Begriffe, Dateinamen und Dateierweiterungen sowie URLs und E-Mail-Adressen.
Fett
Gibt Text an, den Sie im Rahmen der Übungen eingeben müssen.
Schrift mit fester Breite
Wird für Programmlistings sowie innerhalb von Absätzen verwendet, um auf Programmelemente wie Variablen- oder Funktionsnamen, Datenbanken, Datentypen, Umgebungsvariablen, Anweisungen und Schlüsselwörter hinzuweisen.
Danksagungen
Zunächst möchte ich meiner Frau Sharon Papanek Stork dafür danken, dass sie mir die Zeit gelassen hat, dieses Buch zu schreiben. Sie hat mich auf dieser Reise unterstützt, indem sie sich um unsere Enkelkinder gekümmert und mir so die Zeit verschafft hat, um an diesem Buch zu arbeiten. Sie ist die Liebe meines Lebens, und ich freue mich darauf, mehr Zeit mit ihr zu verbringen, jetzt, wo das Buch fertig ist.
Ich möchte mich auch bei all denjenigen bedanken, die im Microsoft Power Platform-Forum Fragen zu Power Automate stellen. Ihre Fragen haben mich dazu veranlasst, mich eingehender mit Power Automate zu befassen und mehr darüber zu lernen, als ich es allein je getan hätte. Ich hoffe, dass dieses Buch Ihr Wissen erweitert und Ihnen dabei hilft, den gleichen Weg einzuschlagen, den ich eingeschlagen habe.
Schließlich möchte ich all den fantastischen Mitarbeitern von O’Reilly für ihre Unterstützung und ihr Vertrauen danken. Jill Leonard, es war eine Freude, mit Ihnen als Redakteurin zu arbeiten. Ihre Kommentare waren immer eine Verbesserung für das Buch, und ich bin stolz auf das, was wir gemeinsam geschaffen haben.
Ich möchte auch den technischen Lektoren und Redakteuren danken, die meine Arbeit auf Richtigkeit überprüft haben: Benedikt Bergmann, Damien Bird, Nicholas Bratttoli, Sheryl Netley, Jason Rivera, Scott Shearer und Norm Young. Als Entwickler habe ich schon vor langer Zeit gelernt, dass es für die Richtigkeit meiner Arbeit entscheidend ist, dass sie von zwei verschiedenen Personen überprüft wird. Ihre Gegenkontrollen haben dazu beigetragen, dass dieses Buch viel besser geworden ist.
1Was ist Microsoft Power Automate?
Für eine Organisation zu arbeiten, bedeutet … nun ja, Arbeit. Selbst wenn Sie einen Job haben, den Sie lieben, gibt es immer noch eine Menge sich wiederholender, manueller und zeitraubender Aufgaben. Vielleicht müssen Sie Berichte oder Rechnungen bearbeiten, die Sie per E-Mail erhalten, und sie in ein Buchhaltungssystem eingeben. Oder Sie müssen Reisekostenabrechnungen ausfüllen und an jemanden zur Genehmigung schicken. Oder Sie müssen alte Dateien und Informationen in ein Archiv verschieben, um Platz für aktuelle Informationen zu schaffen. Zu jeder Arbeit gehört es, Informationen zu verarbeiten und sie an die richtigen Personen und Stellen zu verteilen. Häufig halten diese banalen Aufgaben Sie davon ab, den Teil Ihrer Arbeit zu tun, der Ihnen Spaß macht oder mit dem Sie Ihre Fähigkeiten erweitern können, indem Sie neue Dinge lernen.
Willkommen zu dieser Einführung in die Verwendung von Microsoft Power Automate zur Automatisierung von Aufgaben in Ihrem Arbeitsalltag. Sie sind dabei, die ersten Schritte auf einer Reise zu unternehmen, die die Art und Weise verändern wird, wie Sie tagtäglich mit Informationen umgehen. Aber wie bei allen Reisen müssen Sie am Anfang beginnen. Das heißt, Sie müssen verstehen, was Power Automate ist und wie es in das umfassende Microsoft-Ökosystem passt.
Power Automate ist eine cloudbasierte Anwendung, die zur Erstellung von Workflows verwendet werden kann. Diese cloudbasierten Workflows (Flows) verwenden Konnektoren, um auf Informationen zuzugreifen, die in einer Vielzahl von Systemen gespeichert sind. Mithilfe dieser Konnektoren können Sie manuelle Aufgaben in automatisierte Workflows umwandeln. Hier sind nur einige Beispiele dafür, wie Power Automate alltägliche Aufgaben umwandeln kann:
Automatisieren Sie die Erfassung und Verarbeitung von Informationen.
Verwalten Sie Genehmigungsverfahren für Dokumente/Informationen.
Versenden Sie automatisch Erinnerungen für überfällige Aufgaben.
Archivieren Sie E-Mails und Anhänge in einem indizierbaren System.
Automatisieren Sie interaktive Computeraufgaben, die normalerweise manuell ausgeführt werden.
Visualisieren Sie einen mehrstufigen Prozess, der aus mehreren Schritten besteht.
Dies sind nur einige der vielen verschiedenen Aufgaben, die Sie mit Power Automate umsetzen können. Die einzige wirkliche Grenze ist Ihre Kreativität und die Frage, ob für die Daten, mit denen Sie arbeiten, ein Konnektor verfügbar ist.
HINWEIS
Als Power Automate ursprünglich im Oktober 2016 veröffentlicht wurde, hieß es Microsoft Flow. Im November 2019 wurde es in Power Automate umbenannt, um es besser mit den anderen Microsoft Power Platform-Produkten abzustimmen. Die von Power Automate erstellten Workflows werden jedoch weiterhin als »Flows« bezeichnet.
Power Automate ist eine leistungsstarke Anwendung, aber sie kann noch mehr, wenn sie gemeinsam mit anderen Power Platform-Anwendungen eingesetzt wird. Es ist eine von fünf Anwendungen, die in der Power Platform enthalten sind. Die anderen vier Anwendungen sind:
Power Apps
Ermöglicht es dem Benutzer, schnell benutzerdefinierte Anwendungen zu erstellen, auf die von jedem Computer, Tablet oder Mobiltelefon aus zugegriffen werden kann.
Power BI
Erlaubt es dem Benutzer, Berichte und Diagramme zu erstellen, die datengestützte Erkenntnisse liefern, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Microsoft Copilot Studio (früher Power Virtual Agents genannt)
Hilft Anwendern bei der einfachen Erstellung von Chatbots zur Einbindung von Kunden und Mitarbeitern mithilfe eines Unterhaltungsmusters. Die Fähigkeiten und Funktionen von Power Virtual Agents sind jetzt Teil von Microsoft Copilot Studio.
Power Pages
Unterstützt Anwender dabei, auf einfache Weise eine Website zu erstellen, um internen oder externen Nutzern Geschäftsdaten zu präsentieren.
Diese Anwendungen sind alle integriert. Sie können zum Beispiel Power Automate verwenden, um regelmäßig von Power BI erstellte Berichte zu versenden. Oder Sie können mit Power Apps eine mobilfähige Anwendung erstellen, um Informationen zu sammeln, die dann mithilfe eines Flows verarbeitet und gespeichert werden. Wir werden diese möglichen Integrationen in Kapitel 6 genauer betrachten. Nähere Informationen über die weiteren Anwendungen der Power Platform finden Sie auf der Microsoft-Website (https://powerplatform.microsoft.com/de-de/what-is-power-platform).
Power Automate ist ein fortschrittliches Integrationstool, das eine Verbindung zu einer wachsenden Liste von mehr als 600 vorkonfigurierten Datenquellen herstellen kann, wie z.B. Google Sheets, Dynamics 365, SharePoint, Salesforce und OneDrive. Jedes Quartal werden weitere Datenquellen hinzugefügt. Als dieses Buch geschrieben wurde, enthielt Power Automate 645 Connectors, die von Microsoft und Drittanbietern zur Verfügung gestellt werden. Wenn kein Konnektor vorhanden ist, jedoch für ein System eine API existiert, können Entwickler ihren eigenen benutzerdefinierten Konnektor erstellen.
HINWEIS
Benutzerdefinierte Connectors sind ein fortgeschrittenes Thema und werden in dieser Einführung in Power Automate nicht behandelt. Weitere Informationen über benutzerdefinierte Konnektoren finden Sie in der Microsoft-Dokumentation unter https://learn.microsoft.com/de-de/connectors/custom-connectors.
Es gibt sogar eine Möglichkeit, auf Informationen zuzugreifen, die in Altsystemen gespeichert sind, für die es weder einen Konnektor noch eine API gibt. Sie können Desktop-Flows von Power Automate verwenden, um über eine normale Computer-Benutzeroberfläche mit diesen Legacy-Informationen zu interagieren. Power Automate-Desktop-Flows werden in Kapitel 8 behandelt. Mit all diesen Optionen steht Ihnen eine Workflow-Engine zur Verfügung, die mit fast allen in einem Computersystem gespeicherten Informationen arbeitet, unabhängig davon, ob dieses System von Microsoft oder einem Drittanbieter entwickelt wurde.
Nachdem ich nun einen Überblick darüber gegeben habe, was Power Automate ist, wenden wir uns der Frage zu, warum Sie Power Automate zur Automatisierung Ihrer manuellen Prozesse verwenden sollten. Wahrscheinlich wissen Sie schon, was Power Automate kann und wie es Workflows verbessert und die Aufgabenverwaltung erleichtert, sonst würden Sie dieses Buch nicht lesen. Sie sollten jedoch sicher sein, dass Sie Power Automate verwenden, weil es Ihre Probleme löst, und nicht nur, weil es derzeit ein gehypter Begriff in der Branche ist.
1.1Warum Power Automate verwenden?
Es ist kein Geheimnis, dass vor dem Internet die Unternehmensgewinne durch den Verkauf von Waren bestimmt wurden. Diese Rentabilität hat sich nun verlagert und wird weitgehend von digitalen Vermögenswerten und Informationsprofilen bestimmt, sodass Unternehmen auf die effiziente Verarbeitung von Informationen angewiesen sind. Dies gilt für Dienstleistungsunternehmen wie Finanzberater, die sich auf die Produktion von Informationen konzentrieren. Dies gilt aber auch für traditionelle Fertigungsunternehmen, die auf Computersysteme angewiesen sind, um die Beschaffung von Rohstoffen effizient zu verwalten, den Fertigungsprozess zu überwachen und die Lieferung der fertigen Waren zu steuern. In der heutigen Welt ist jedes Unternehmen, unabhängig von seinem Geschäftsmodell, darauf angewiesen, schnell und präzise Informationen zu verarbeiten. Doch genau diese Abhängigkeit führt zu Herausforderungen.
Die Erstellung von Computerprogrammen zur effizienten Verarbeitung von Informationen erfordert traditionell professionelle Entwickler. Aber es gibt nie genug professionelle Entwickler, um alle anfallenden Arbeiten zu erledigen. Die gute Nachricht ist, dass mit der Einführung von Low-Code/No-Code-Entwicklungsumgebungen wie Power Automate ein Großteil dieser Arbeit jetzt von »Citizen Developers« erledigt werden kann.
Was ist Low-Code/No-Code? Nun, es ist im Wesentlichen genau das, wonach es klingt. Low-Code/No-Code sind Begriffe, die die Entwicklung von Softwareanwendungen (im Allgemeinen für Unternehmenslösungen) beschreiben, für die kein traditioneller Programmierhintergrund oder Kenntnisse einer Programmiersprache erforderlich sind. Bei der Erstellung eines Flows in Power Automate beispielsweise erstellt der »Entwickler« den Flow, indem er aus einer Liste Auslöser und Aktionen auswählt. Anschließend werden die leeren Stellen im Auslöser oder der Aktion gefüllt, um deren Funktion zu konfigurieren. Werden diese Aktionen der Reihe nach ausgeführt, kann ein Prozess durch den Flow abgeschlossen werden.
Im Gegensatz dazu ist die traditionelle Codierung ein Ansatz zur Softwareentwicklung, bei dem ein professioneller Programmierer oder ein Team von Programmierern, die in der Verwendung einer Programmiersprache wie JavaScript oder C# geschult sind, mit der Erstellung von Software und Anwendungen beauftragt wird. Die Möglichkeit für Nicht-Entwickler, Low-Code/No-Code-Tools zu verwenden, gibt professionellen Entwicklern die Möglichkeit, sich auf Anwendungen zu konzentrieren, die den Einsatz komplexerer Programmierumgebungen wie C# oder JavaScript erfordern.
1.2Wer sind Citizen Developers?
Wer sind Citizen Developers? Laut Gartner’s Information Technology Glossary (https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/citizen-developer) ist ein Citizen Developer:
ein Mitarbeiter, der Anwendungsfunktionen für sich selbst oder für andere erstellt und dabei Tools verwendet, die nicht aktiv von der IT oder den Geschäftsbereichen verboten sind. Ein Citizen Developer ist eine Persona, kein Titel oder eine gezielte Rolle. Er untersteht einer anderen Geschäftseinheit oder Funktion als der IT.
Das heißt, ein Citizen Developer ist jemand, der über Geschäftskenntnisse verfügt, die ein professioneller Entwickler in der IT-Abteilung nicht hat. Obwohl sie nicht für die gleiche Art der Entwicklung ausgebildet sind wie ein Profi, können Citizen Developers mit einer einfacheren Low-Code/No-Code-Umgebung wie Power Automate viel erreichen. Ein Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter könnte Power Automate verwenden, um monatliche Vertriebsberichte (die er als Excel-Anhänge in einer E-Mail erhält) zu einem umfassenderen Bericht zusammenzufassen, der per E-Mail an die Geschäftsleitung geschickt wird. Der Vertriebsmitarbeiter kennt die Vertriebsberichte, da er häufig mit ihnen arbeitet. Ein Entwickler bräuchte eine Erklärung, was die Zahlen bedeuten, um sie für einen Bericht zusammenfassen zu können.
Die Kostenvorteile beim Einsatz von Citizen Developers sind erheblich. In erster Linie müssen die Unternehmen nicht mehr so viele professionelle Entwickler einstellen, die über das Fachwissen für die Entwicklung umfangreicher Unternehmensanwendungen verfügen. Professionelle Entwickler mit diesem Erfahrungsgrad sind eine begrenzte, teure Ressource. Durch den Einsatz von Citizen Developers für Anwendungen für persönliche Produktivität oder bestimmte Abteilungen kann die begrenzte Anzahl von professionellen Entwicklern für die wesentlichen Unternehmensentwicklungen eingesetzt werden, die dieses Maß an Fachwissen erfordern.
Aber auch für den Citizen Developer ergeben sich erhebliche Vorteile. Mit einem Tool wie Power Automate können Citizen Developers sich wiederholende Aufgaben automatisieren, die sie früher stundenlang manuell erledigen mussten. Die Automatisierung dieser sich wiederholenden Aufgaben verbessert die Zuverlässigkeit und ermöglicht es den Citizen Developern, ihre Zeit auf interessantere, produktivere Aufgaben zu konzentrieren. Indem sie diese Aufgaben selbst erledigen, anstatt auf einen professionellen Entwickler zu warten, verbessern sie auch die Durchlaufzeit bei der Bereitstellung der Anwendung. Ihre Beteiligung garantiert auch, dass die Gestaltung des Workflows genau den Anforderungen des Citizen Developers entspricht.
Der Einsatz von Low-Code/No-Code-Entwicklung kann auch die Zusammenarbeit zwischen internen Abteilungen verbessern, da die professionellen Entwickler als Vermittler wegfallen. Citizen Developers, die dieselbe Geschäftssprache sprechen, können zusammenarbeiten, um neue Lösungen für gemeinsame Geschäftsprobleme zu implementieren. Das Ergebnis ist eine Organisation, die effizienter arbeitet und schneller auf benötigte Informationen zugreifen kann. In fast allen Fällen ist der Einsatz von Citizen Developers sowohl für das Unternehmen als auch für den Citizen Developer von Vorteil.
1.3Von SharePoint Designer auf Power Automate migrieren
Power Automate ist nicht die erste Low-Code/No-Code-Workflow-Engine von Microsoft. SharePoint Designer (SPD) ist eine nicht mehr verfügbare Web-Design-Anwendung, die zur Erstellung und Anpassung von SharePoint-Sites verwendet wurde. Eine der zusätzlichen Funktionen in SharePoint Designer war ein Low-Code/No-Code-Workflow-Designer, der die Verarbeitung von Informationen in SharePoint-Sites, -Listen und -Bibliotheken automatisieren konnte. Power Automate ist der offizielle Ersatz für SharePoint Designer-Workflows, aber es ist keine perfekte Entsprechung. In mancher Hinsicht ist Power Automate leistungsfähiger, da es nicht nur auf die Verarbeitung von SharePoint-Daten beschränkt ist. Aufgrund der engen Integration von SPD mit SharePoint war SharePoint Designer einfach zu benutzen. SharePoint Designer kann auch einige Dinge tun, die Power Automate nicht kann. Warum also sollten Citizen Developers Power Automate-Flows mit SharePoint anstelle der bewährten SPD-Workflows verwenden?
1.3.1Warum nicht SharePoint Designer-Workflows verwenden?
Seit ihrer Einführung gab es zwei verschiedene Versionen der SPD Low-Code/No-Code Workflow Engines. Die ursprüngliche Version heißt jetzt SPD 2010 und lief im Softwarekontext von SharePoint. Dies machte sie anfällig für Verlangsamungen, wenn auf Ihrer SharePoint-Website Lastprobleme auftraten. Die neuere Version, genannt SPD 2013, lief als separater, paralleler Prozess. Er wies nicht die Leistungsprobleme auf, die bei SPD 2010-Workflows auftraten. Da SPD 2013-Workflows nicht alle Aktionen enthielten, die in SPD 2010-Workflows verfügbar waren, wurde die Möglichkeit hinzugefügt, von einem 2013-Workflow aus einen 2010-Workflow aufzurufen. SPD ist seit Jahren die etablierte Workflow-Engine für SharePoint. Am 1. August 2020 gab Microsoft jedoch bekannt, dass alle SPD-Workflows als veraltet gelten. Diese Verwerfung stellte die Lebensfähigkeit von SPD-Workflows als Workflow-Lösung infrage. Sie können den Zeitplan für die Einstellung des SharePoint 2010-Workflows in der Microsoft-Dokumentation nachlesen: https://support.microsoft.com/de-de/office/einstellung-des-sharepoint-2010-workflows-1ca3fff8-9985-410a-85aa-8120f626965f.
ACHTUNG
Derzeit gibt es keine Tools, die bestehende SharePoint Designer-Workflows zu Power Automate migrieren können. Die Migration von Workflows ist also ein manueller Prozess. Daher sollten Unternehmen unbedingt so schnell wie möglich auf Power Automate umsteigen, anstatt zu warten und zusätzliche SPD-Workflows zu erstellen, die 2026, wenn die SPD-Unterstützung endet, neu geschrieben werden müssen.
1.3.2Einschränkungen und Workarounds von Power Automate
Es gibt einige Dinge, die SPD-Workflows können, die Power Automate aber nicht kann, und das gilt auch umgekehrt. Power Automate ist ein umfassenderes Produkt, das auf mehr als nur SharePoint als Datenquelle zugreifen kann. Es kann auch mehr Dinge mit den Daten tun, auf die es zugreift. Insgesamt stellt Power Automate eine Verbesserung der SPD-Workflows dar. Es gibt jedoch einige Einschränkungen, die Sie beachten müssen, und einige Workarounds, die bei der Umstellung von SPD-Workflows auf Power Automate hilfreich sein können. Tabelle 1–1 fasst die Einschränkungen zusammen und zeigte einige mögliche Workarounds auf.
Power Automate-Einschränkung
Erläuterung
Workaround
Ausführungslimit von 30 Tagen
Flowinstanzen werden nach 30 Tagen abgemeldet und beendet. SPD-Workflows können endlos ausgeführt werden.
Erstellen Sie Flows mit wiederkehrenden Auslösern, die ihren aktuellen Zustand in einer Datenquelle speichern und in regelmäßigen Abständen aufwachen, um die Verarbeitung durchzuführen.
HTTP-Connector
Aufrufe von Webdiensten, wie z.B. REST, erfordern eine Premium-Lizenz, wenn sie nicht an SharePoint gerichtet sind. SPD-Workflows können HTTP-Aufrufe ohne zusätzliche Lizenzierung durchführen.
Diese Änderung der Lizenzierung spiegelt den breiteren Anwendungsbereich von Power Automate wider. Eine Möglichkeit, die Kosten zu minimieren, ist die Verwendung eines Servicekontos mit einer Premium-Lizenz für Flows, die allgemeine HTTP-Aufrufe tätigen müssen.
Wiederverwendbare Flows
Mit SPD können Sie Flows erstellen, die später zu einer Vielzahl von SharePoint-Listen hinzugefügt werden können. Power Automate-Verbindungen sind jedoch bei ihrer Erstellung an eine bestimmte Datenquelle gebunden. Sie können also keinen einzigen Flow erstellen, der mit mehreren dynamischen Verbindungen funktioniert.
Es gibt keine einfache Möglichkeit, wiederverwendbare Flows zu duplizieren. Power Automate verfügt jedoch über eine »Speichern unter«-Funktion, mit der eine Vorlage gespeichert werden kann, die dann in anderen Listen dupliziert und geändert werden kann.
Workflowverlaufsspeicher
SPD speichert den Workflowverlauf für 60 Tage in einer versteckten Liste auf der SharePoint-Website, auf der der Workflow ausgeführt wird. Power Automate speichert den Workflowverlauf für 28 Tage in einer Dataverse-Tabelle.
Sie können einen Flow erstellen, der in regelmäßigen Intervallen den Workflowverlaufsspeicher aus Dataverse an einen Speicherort Ihrer Wahl überträgt.
Identitätswechsel (Sicherheit)
SPD 2010-Workflows enthalten einen Schritt für den Identitätswechsel, mit dem Sie eine Reihe von Aktionen mit erweiterten Berechtigungen ausführen können. Power Automate unterstützt in Cloud-Flows keinen Identitätswechsel.
Flows können mit einem Dienstkonto erstellt werden, das über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, um die Aktionen auszuführen, für die erweiterte Berechtigungen erforderlich sind.
Tab. 1–1Einschränkungen und Workarounds von Power Automate
1.4Wie Sie mit diesem Buch Power Automate erlernen
Nachdem Sie nun wissen, was Power Automate ist und wer es benutzen sollte, wollen wir uns nun dem widmen, was Sie in diesem Buch lernen werden. Power Automate ist ein sich ständig veränderndes Produkt, da Microsoft häufig, mindestens alle sechs Monate, neue Funktionen und Erweiterungen veröffentlicht. Es ist unmöglich, dass ein Buch mit diesen ständigen Änderungen Schritt halten kann. Daher konzentriert sich das Buch darauf, Ihnen beizubringen, wie Power Automate funktioniert und welche Rolle die verschiedenen Komponenten dabei spielen. Wenn Sie das gelernt haben, werden Sie besser darauf vorbereitet sein, jeden neuen Connector, jede neue Aktion, jeden neuen Trigger oder jede neue Funktion zu nutzen, um Ihre Flows zu verbessern.
Zu lernen, wie man mit Power Automate arbeitet, ist wie kochen lernen. Wenn ich nicht gerade vor meinem Computer sitze, koche ich gerne. Wie die meisten Hobbyköche habe ich mir im Laufe der Jahre eine Menge Kochbücher zugelegt. Das Problem beim Kochenlernen mit Kochbüchern ist, dass sie sich hauptsächlich auf Rezepte und nicht auf Kochtechniken konzentrieren. Sie zeigen vielleicht die für ein bestimmtes Rezept erforderlichen Fertigkeiten, aber sie zeigen nicht, wie man allgemein kocht. Man lernt also, wie man ein paar bestimmte Gerichte zubereitet, aber es kann schwierig sein, das Gelernte auf andere Gerichte zu übertragen.
Viele technische Handbücher und Videos zu Power Automate sind wie Kochbücher aufgebaut. Sie führen Sie durch Beispiele von Flows, die ein bestimmtes Szenario lösen, z.B. das Erstellen einer Genehmigungsanfrage, wenn eine neue Datei in SharePoint hochgeladen wird, oder das Senden eines Monatsberichts per E-Mail an eine ausgewählte Gruppe von Managern. Sie sind in der Regel schnell und geben Ihnen das Gefühl, etwas erreicht zu haben, wenn Sie ihnen folgen und die gleichen Ergebnisse wie sie erzielen. Was aber, wenn Sie wirklich etwas tun müssen, das nicht ganz dem gleichen Szenario entspricht? Vielleicht müssen Sie eine Genehmigung senden, wenn ein neuer Kontakt zu Dataverse hinzugefügt wird. Oder vielleicht müssen Sie an die einzelnen Vorgesetzten in der Gruppe unterschiedliche Berichte senden. Dann müssen Sie wieder das Internet nach einem Beitrag oder einem Video durchsuchen, das Ihnen zeigt, wie Sie dieses spezielle Szenario umsetzen können. Wenn Sie nicht genau das finden, was Sie brauchen, dann haben Sie ein Problem – denn Sie haben gelernt, wie man ein Rezept befolgt, nicht aber, wie man kocht.
In diesem Buch werden wir uns darauf konzentrieren zu lernen, wie man mit Power Automate »kocht«. Wir werden uns mehr auf die grundlegenden Bestandteile eines Flows konzentrieren und wie sie miteinander interagieren. Ich werde Konnektoren und die darin enthaltenen Auslöser und Aktionen erklären. Sie werden lernen, welche Felder für jede Aktion ausgefüllt werden müssen und wie Sie feststellen, welche Art von Daten benötigt werden. Ja, es wird Beispiele und Demos geben. Aber der Sinn dieser Beispiele ist es, die Fähigkeiten zu demonstrieren, die
