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- Herausgeber: Marcombo
- Kategorie: Fachliteratur
- Serie: Productividad industrial
- Sprache: Spanisch
- Veröffentlichungsjahr: 2013
Desde Taylor hasta hoy, los procesos industriales han sido muy estudiados y se han medido de manera científica para su mejora. Este trabajo está totalmente pendiente en los trabajos de oficina y administrativos. Si tenemos en cuenta, además, que las tareas administrativas superan en peso a las tareas fabriles ¿A qué estamos esperando? Este libro presenta una guía metódica para estudiar y mejorar los procesos de trabajo administrativos aunque esto no es suficiente. El problema del trabajador de administración no es sólo hacer un proceso eficiente y eficaz, el problema es la cantidad de procesos que debe gestionar dentro de un mismo día, la multitarea. El libro presenta cómo hacer la gestión de la multitarea para que sobre tiempo para llevarlo todo a cabo. Tengamos en cuenta que todos hacemos trabajos administrativos, desde un contable hasta un director general. De hecho, los trabajadores del conocimiento dedican la gran mayoría de su tiempo a tareas administrativas y una pequeña parte al conocimiento, a aquello que da valor a su trabajo. Cuanto más se reduzca la carga administrativa, los directivos y técnicos podrán ser mejores en su trabajo, simplemente porque les quedará más tiempo para hacerlo. Este material está dirigido a responsables de administración, gerentes, jefes de producción, estudiantes de ingeniería industrial y a cualquiera que tenga bajo su responsabilidad o lleve a cabo procesos administrativos. Es un material novedoso que pone de manifiesto lo mucho que se puede mejorar el trabajo en las oficinas. Se aporta un ejemplo de un proyecto de diagnóstico y mejora de tareas administrativas que ayudará a asimilar las herramientas que se muestran en el contenido.
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Ähnliche
Título de la obra:Productividad en tareas administrativas: la oficina eficiente
1a edición, 2012
Autor de la obra:José Agustín CruellesIngeniero industrial por la Universidad de Zaragoza
Maquetación:Pol Creuheras Borda
Edita:
Reservados todos los derechos. La reproducción total o parcial de esta obra, por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografía y el tratamiento informático, queda rigurosamente prohibida, salvo excepción previa en la ley. Asimismo queda prohibida la distribución de ejemplares mediante alquiler o préstamo públicos, la comunicación pública y la transformación de cualquier parte de esta publicación (incluido el diseño de la cubierta) sin la previa autorización de los titulares de la propiedad intelectual y de la Editorial. La infracción de los derechos mencionados puede ser constitutiva de delito contra la propiedad intelectual (Art. 270 y siguientes del Código Penal). El Centro Español de Derechos Reprográficos (CEDRO) vela por el respeto a los citados derechos.
ISBN: 978-84-267-2040-5
A todas las personas que han
confiado y contado con nosotros
para mejorar sus industrias
A todos nuestros alumnos, que
siempre nos han devuelto el
regalo de haber aprendido
Agradecimientos
A mis compañeros de Zadecon,quienes me han ayudado intensamenteen el duro trabajo de elaborar estos materiales.
Y a Jeroni Boixareu,por confiar en dichos materialespara hacer una colección editorialy contribuir así a nuestro fin:la difusión de la cultura de la productividad.
Acerca del Autor
José Agustín Cruelles es Ingeniero Industrial por la Universidad de Zaragoza y es el fundador y gerente de la ingeniería de organización industrial Zadecon. Ha participado en numerosos proyectos de mejora de la productividad industrial, administrativa y gerencial a partir de la ingeniería y las implantaciones y de la capacitación en sectores como: automoción, aeronáutica, consumo, alimentación, plástico, químico, etc.
En esta disciplina de la ingeniería, imparte cursos y seminarios y es autor de contenidos orientados a la formación en los departamentos de producción.
Además, en este libro han colaborado los técnicos de Zadecon que se listan a continuación: Gregorio Ordóñez, Raúl Álvarez, Agustín Lizasoain y José Fuentes. Todos ellos con una amplia experiencia en las aplicaciones prácticas de la organización industrial.
Acerca de Zadecon
Zadecon es una ingeniería de organización industrial que se dedica a proyectos para mejorar la productividad:
www.zadecon.es
ÍNDICE
1. Introducción
1.1. Objetivo
1.2. Estructuración del manual
1.3. Introducción a la elaboración de diagramas. ¿Qué es un diagrama?
2. Elaboración y representación de un proceso
2.1. Simbología para la elaboración de procesos
3. Mejora de procesos
3.1. Eliminar o reducir las tareas de no valor añadido y duplicidades
3.2. Utilización eficiente de los puntos de inspección
3.2.1. Elaboración de listas de chequeo
3.2.2. Situar los puntos de inspección (detección de errores) lo más cerca posible del lugar donde se comete el error
3.2.3. Extraer tareas del bucle generado tras la inspección
3.2.4. Evitar la realización de supervisiones
3.3. Disposición eficiente de la oficina
3.4. Procedimentar y hacer delegables las tareas
3.5. Combinar tareas con proceso anterior y/o posterior
3.6. Unificar procesos. El equilibrado perfecto
3.7. Agregar más tareas en paralelo
3.8. Automatizar partes del proceso
3.9. Examinar tus procesos
4. Mejora de productividad de las tareas
4.1. «5S»
4.1.1. Separar lo necesario de lo innecesario
4.1.2. Ordenar, definir el mejor lugar para cada cosa
4.1.3. Limpieza del área de trabajo y los equipos
4.1.4. Crear y preservar los estándares de orden y limpieza
4.1.5. Educar y crear hábitos para mantener las S anteriores
4.2. Mejora de métodos: la técnica del interrogatorio
4.2.1. Preguntas preliminares
4.2.2. Preguntas de fondo
4.2.3. Principios relativos a la disposición y condiciones en el sitio de trabajo
4.2.4. Presentación de propuestas de mejora
4.2.5. Implantación del nuevo método
5. Medición del tiempo de las tareas
6. Mejorar la productividad personal
6.1. La supervisión
6.1.1. Ficha de supervisión
6.2. La dedicación y el problema de la multitarea
6.2.1. Construir la lista de dedicación
7. La mejora continua en tareas administrativas
Anexo - Bibliografía recomendada y cursos
Capítulo 1
Introducción
1.1. Objetivo
1.2. Estructuración del manual
1.3. Introducción a la elaboración de diagramas. ¿Qué es un diagrama?
¿Cuánto tiempo nos pasamos comunicando cosas que deberían estar claras?
¿Por qué hay tanta diferencia entre unos administrativos y otros a la hora de hacer una tarea?
¿Por qué si hago yo una tarea tardo cuatro veces menos que si la encargo o delego?
¿Qué podría hacer para poder delegar más y mejor y que no me faltara tanto tiempo cada día?
¿Qué podría hacer para estandarizar el trabajo de la oficina?
¿Cometemos reiteradamente los mismos errores?
¿Cómo podría organizar la multitud de tareas que tengo en un mismo día? ¿Qué puedo hacer para centrarme en cada una de ellas y no estar pensando en las demás? ¿Cómo se puede superar ese remordimiento?
Se me ocurren multitud de ideas para mejorar la situación. ¿Por qué las mejoras nunca se ponen en marcha?
¿Con qué grado de arbitrariedad se asignan y se diseñan los trabajos de oficina?
Todos realizamos tareas en gran medida administrativas. Una tarea administrativa puede verse como un trabajo anárquico, sin orden, pero si este se estructura, puede ser un proceso con un nivel menor de variabilidad.
La productividad de las tareas administrativas se puede mejorar significativamente
Como se verá en el gráfico, hay un gran potencial de mejora en los tiempos de ejecución de las tareas administrativas.
Se suelen considerar tareas administrativas la facturación, procesamiento de pedidos, elaboración de cartas, comprobación de albaranes, realización de albaranes, etc. No obstante, creer que las tareas administrativas se reducen al personal que realiza estos trabajos es un error.
Todos los trabajadores del conocimiento realizan tareas administrativas: contables, médicos, abogados, ingenieros, arquitectos, gerentes y directivos. De hecho, me atrevería a decir que, para la mayoría de los casos enumerados, la carga administrativa supera el 75% de la dedicación, siendo el resto asignable al conocimiento específico de cada profesión o especialización
Por este motivo, mejorar la productividad del componente administrativo es importantísimo para la productividad global de los trabajadores del conocimiento. Si estos reducen el tiempo dedicado a tareas rutinarias, podrán aumentar el tiempo empleado en el conocimiento, pudiéndose así hacer mejores aportaciones a sus empresas y a la sociedad.
Se anotan a continuación dos citas de Peter Drucker:
«Poco después de que Taylor empezara a aplicar el conocimiento al trabajo, la productividad empezó a aumentar a un ritmo del 3,5 al 4 por cien anual —lo cual significa doblar la producción cada dieciocho años aproximadamente—. Desde que Taylor empezó, la productividad se ha multiplicado por cincuenta en todos los países desarrollados … Gran parte de este aumento —tal como predijo Taylor— ha sido captado por los trabajadores, es decir, por el proletariado de Karl Marx.»
«La contribución más sobresaliente, y de hecho la más importante del siglo XX, fue el incremento de 50 veces en la productividad de la manufactura. La contribución más importante que la gerencia necesita hacer en el siglo XXI es incrementar de igual manera la productividad del trabajo de los conocimientos, y del trabajador del conocimiento.»
Efectivamente, parece habitual o normal hacer una administración científica de los trabajos industriales, pero no suele hacerse lo mismo con las tareas administrativas, de oficina o del conocimiento y, como dice Peter Drucker, ese es el gran nuevo reto. En este tipo de trabajos la primera manera de ser productivo es la de tener un método, llevarlo a cabo y no tener que repetir los trabajos injustificada y reiteradamente; la segunda, estar concentrado en lo que se está haciendo.
1.1. Objetivo
La finalidad de este manual es la de formar al alumno en la construcción y mejora de procesos administrativos. Y aunque lo que se va a tratar en él vale para cualquier tipo de proceso, está orientado a las tareas administrativas porque existe una enorme necesidad en este ámbito, ya que estos procesos suelen estar abandonados. Las cosas se hacen y ya está. Las tareas administrativas necesitan ser estudiadas y definidas como procesos para que estas puedan ser mejoradas y productivas.
1.2. Estructuración del manual
Se describe a continuación cuál va a ser la estructuración del manual paso a paso para así obtener una visión global de este.
El primer paso será el de tratar cómo se llega de un determinado trabajo que se está haciendo y que actualmente es anárquico y desordenado, a un proceso. Un proceso administrativo es el conjunto de tareas definidas que se deben llevar a cabo para conseguir unas salidas a partir de unos insumos, aprovechando y optimizando los recursos humanos, técnicos, materiales, etc., con los que se cuenta.
Para ello, en el capítulo dos se tratará cómo construir dicho proceso, partiendo de una secuencia de tareas. Construir un proceso administrativo.
No obstante, el proceso se habrá construido a partir de la forma de operar existente, «tal como es» en la actualidad. Esto no significa que sea la mejor forma de llevarlo a cabo, pero como ya tiene forma de proceso, puede ser analizado y estudiado y, por consiguiente, mejorado.
El capítulo tres mostrará cómo mejorar los procesos ya existentes; analizándolos y sometiéndolos a examen se podrán optimizar.
Hasta este capítulo se habrá visto cómo elaborar un proceso y cómo mejorarlo para ser más productivos. No obstante, los procesos están compuestos por un conjunto de tareas. En el capítulo cuatro se aprenderá a mejorar el tiempo de ejecución de las tareas de las que se compone el proceso. En el capítulo cuatro se estudiará cómo mejorar esas tareas a partir de diversas herramientas:
Las «5 S».
La técnica del interrogatorio.
Con la metodología se habrá mejorado la estructura de procesos y tareas que los componen para que a la hora de realizar los procesos se invierta, en definitiva, menos tiempo. Este es el primer objetivo, ahorrar tiempo.
Figura 1.1
Figura 1.2
Para valorar y cuantificar el alcance de la mejora se tendrá que disponer de los tiempos dedicados a la realización de cada tarea. En el capítulo cinco se exponen las nociones necesarias para la medición del tiempo de las tareas, para así conocer su coste.
Aunque hay un mayor potencial de mejora:
El lector no debe olvidar que, durante el transcurso del día, una persona puede estar gestionando una gran cantidad de procesos de forma secuencial y paralela y, por ello, sufre interrupciones, saturación e interferencias. Por este motivo hay que aprender a asignar tiempo y automatización a los distintos procesos. En el capítulo seis se plantea el problema de la multitarea, y las herramientas para su gestión:
La supervisión.
Las listas de dedicación.
Por último, se finalizará el manual con un procedimiento de mejora continua en los procesos administrativos. Es muy habitual que surjan infinidad de ideas acerca de cómo mejorar los procesos, pero es más habitual ver cómo esas ideas no se llevan a cabo ni se ponen en marcha. El motivo de este hecho es que los procesos no están representados ni formalizados, de tal manera que no sabemos ni dónde plasmar las mejoras o ideas, ni tampoco sabemos cómo comunicarlas ni formalizarlas y automatizarlas para que la mejora, fruto de las ideas, se convierta en una rutina. En este capítulo se tratará cómo llevar a la práctica las ideas y las mejoras.
Gracias a los procesos y a los procedimientos, una vez aprobada la mejora, esta puede «automatizarse».
1.3. Introducción a la elaboración de diagramas. ¿Qué es un diagrama?
Las tareas administrativas están formadas por procesos. Un proceso es un conjunto de tareas interrelacionadas que se realizan o suceden con el objetivo de conseguir un fin determinado.
Como se ha comentado en la introducción, lo primero que se aprenderá es a construir un proceso a partir de unas tareas aparentemente anárquicas o desordenadas. Los procesos necesitan ser representados gráficamente, y para ello se utilizarán diagramas. Se trata de una herramienta fácil y potente.
A continuación se explica qué es y cómo se desarrolla un diagrama.
El diagrama de un proceso de trabajo es una representación gráfica que muestra de forma esquemática todos los pasos a seguir para desarrollar un trabajo o una actividad según un proceso o procedimiento.
En un diagrama de proceso, cada uno de los pasos a seguir se representará mediante un símbolo que se corresponderá con el tipo de operación que representa; además, incluirá la información que se estime necesaria para su análisis.
