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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
Dieses Buch befasst sich mit den Prozessen und dem Customizing der logistischen Rechnungsprüfung im Rahmen der SAP-Materialwirtschaft. Nach einer Einführung in die Organisationsstrukturen, Stammdaten und Aufgaben der Rechnungsprüfung widmet sich der Autor den verschiedenen Buchungsarten und Möglichkeiten, Rechnungssperren zu setzen bzw. wieder freizugeben. Die Ausführungen in diesem Buch sollen Wege aufzeigen, welche Möglichkeiten Ihnen die Software bietet, die Rechnungsprüfung zu vereinfachen, zu automatisieren oder komfortabler zu gestalten. In diesem Kontext werden wichtige Konfigurationseinstellungen anhand von praktischen Beispielen erläutert.
Dieses Buch richtet sich sowohl an Rechnungsprüfer, die mit dem SAP-System ihre Rechnungen erfassen, kontrollieren und buchen, als auch an IT-Mitarbeiter, die das Customizing im Rahmen der logistischen Rechnungsprüfung vornehmen.
- Methoden der SAP-Rechnungsprüfung
- Rechnungserfassung mit der Transaktion MIRO
- Rechnungssperren, Freigaben und Vorabzahlungen
- 2. Auflage erweitert um themenspezifische Videos
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Seitenzahl: 73
Veröffentlichungsjahr: 2022
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2. Auflage 2022
© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2022
URL: www.espresso-tutorials.com
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Inhaltsverzeichnis
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Vorwort
Mit der SAP-Rechnungsprüfung lassen sich effizient Rechnungen für Verbrauchs- und Bestandsmaterialien erfassen und bearbeiten. Die Ausführungen in diesem Buch sollen Wege aufzeigen, welche Möglichkeiten Ihnen die Software bietet, die Rechnungsprüfung zu vereinfachen, zu automatisieren oder einfach komfortabler zu gestalten. Ich werde im Besonderen auf Buchungen eingehen, die im Rahmen der Rechnungsprüfung anfallen sowie auf die verschiedenen Möglichkeiten, Rechnungssperren zu setzen bzw. wieder freizugeben.
Dieses Buch richtet sich sowohl an Rechnungsprüfer, die mit dem SAP-System ihre Rechnungen erfassen, kontrollieren und buchen als auch an IT-Mitarbeiter, die Customizing-Einstellungen im Rahmen der logistischen Rechnungsprüfung vornehmen.
Ich widme dieses Buch Anne Teutschbein-Licha. Vielen Dank fürs Dasein.
Mein Dank gilt Jörg Siebert und Anja Achilles, die bei der Erstellung des Buches mitgeholfen haben. Einen Dank auch an den SAP-Bildungspartner alfatraining.
Basierend auf meinen langjährigen Erfahrungen, die ich als Trainer bei Schulungen sowie Ausbildung von SAP-Anwendern und -Beratern in dessen Bildungszentrum gemacht habe, kann ich in diesem Buch auf die wichtigsten Anwendungen und Fragen eingehen.
Zugriff auf Video-Tutorials
Ergänzend zu den Erläuterungen im Buch haben wir eine Reihe von Video-Tutorials erstellt. Sie können auf diese Videos kostenlos zugreifen, indem Sie unsere SAP-Lernplattform unter https://et.training besuchen. Melden Sie sich mit der E-Mail-Adresse [email protected] und dem Passwort SAP-2030 an, um die Videos anzusehen.
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Die Form der Anrede
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen die weibliche.
Hinweis zum Urheberrecht
Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE sowie Adobe. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Einordnung der SAP-Rechnungsprüfung in das ERP-Gesamtsystem
Zunächst möchte ich Ihnen einen kurzen Überblick über die für eine logistische Rechnungsprüfung benötigten SAP-Organisationsstrukturen und -Stammdaten geben. Zudem lernen Sie die vor- und nachgelagerten Prozesse der Rechnungsprüfung kennen.
Im Beschaffungsprozess Bestellung (Einkauf) ⇒ Wareneingang (Bestandsführung) ⇒ Rechnungsprüfung gehört die Logistik-Rechnungsprüfung in den Aufgabenbereich der Materialwirtschaft. Hier werden Kreditorenrechnungen auf sachliche, preisliche und rechnerische Richtigkeit geprüft. Die Rechnungsprüfung stellt den Endpunkt der Materialbeschaffung dar und übergibt die Daten zur Begleichung an die Finanzbuchhaltung. In der Rechnungsprüfung lassen sich nicht nur Rechnungen aus der Materialbeschaffung, sondern auch aus externen Modulen bearbeiten. Die dazu benötigten grundlegenden Organisationsstrukturen werden Ihnen im folgenden Abschnitt näher erläutert.
1.1 Beteiligte Organisationsebenen Mandant, Werk, Buchungskreis (Bewertungskreis)
In der SAP-Organisationsstruktur gilt es, die folgenden Organisationsebenen wie in Abbildung 1.1 zu differenzieren:
Abbildung 1.1: Organisationsebenen im SAP-System
Der
Mandant
ist die oberste Ebene im SAP-System und stellt aus betriebswirtschaftlicher Sicht einen Konzern dar. Unter einem Mandanten können mehrere Buchungskreise zusammengefasst sein, beispielsweise der VW-Konzern als Mandant.
Der
Buchungskreis
stellt im SAP-System eine eigenständige Firma mit eigenem internem und externem Rechnungswesen dar. Auf Buchungskreisebene kann eine Bilanz erstellt werden. Der Buchungskreis wird einem Mandanten zugewiesen (beispielsweise Audi, Skoda, VW etc.).
Ein Buchungskreis kann sich in mehrere
Werke
gliedern. Das Werk kann etwa eine Betriebsstätte, Niederlassung oder ein Auslieferlager innerhalb einer Firma sein. Jedes Werk wird genau
einem
Buchungskreis zugeordnet (beispielsweise Neckarsulm, Brüssel etc.).
Auf der Ebene des
Bewertungskreises
findet die wertmäßige Führung der Materialien statt. Der Bewertungskreis kann entweder auf Werks- oder auf Buchungskreisebene eingestellt sein und wird im Customizing in der Unternehmensstruktur mittels Transaktion OX14 angelegt (siehe Abbildung 1.2). Wird als Bewertungsebene das Werk gewählt, so kann jedes Werk eine eigene Preissteuerung sowie Bewertungspreise für das Material pflegen. Wählen Sie die Bewertungsebene Buchungskreis, erhalten alle Werke eines Buchungskreises eine übereinstimmende Preissteuerung sowie den gleichen Bewertungspreis im Materialstamm. Wird im SAP-System die Produktionsplanung oder das Produktkostencontrolling eingesetzt, ist eine Bewertung auf Werksebene Pflicht. SAP empfiehlt als Bewertungsebene das Werk.
Abbildung 1.2: Bewertungsebene festlegen (Transaktion OX14)
In der Rechnungsprüfung ist der Buchungskreis die wichtigste Organisationseinheit und muss direkt beim Start der Rechnungsprüfungstransaktion eingegeben werden. Ein entsprechendes Pop-up-Fenster erscheint mit jeder Neuanmeldung am SAP-System, beim ersten Aufruf der Transaktion MIRO (logistische Rechnungsprüfung). Bei erneutem Start der Transaktion MIRO wird der Buchungskreis übernommen. Der Wechsel des Buchungskreises ist in der Menüleiste unter Bearbeiten • Buchungskreis wechseln oder über F7 möglich. Dieser Vorgang ist in Abbildung 1.3 dargestellt.
Abbildung 1.3: Buchungskreiswechsel
Nachdem Sie die wichtigsten Organisationseinheiten im Kontext der Rechnungsprüfung kennengelernt haben, möchte ich Ihnen im nächsten Abschnitt die betriebswirtschaftlichen Aufgaben der Rechnungsprüfung vorstellen.
1.2 Aufgaben der Rechnungsprüfung
Die Hauptaufgabe der logistischen Rechnungsprüfung liegt darin, den Beschaffungsprozess von Materialien oder Dienstleistungen abzuschließen. Dazu gehören
Bestellanforderung,
Anfrage,
Angebot,
Bestellung,
Wareneingang und
Rechnungsprüfung.
Die Rechnungsprüfung vergleicht in der Regel die berechnete mit der im Wareneingang erfassten Menge sowie den Rechnungsbetrag mit den Preisen aus dem jeweiligen Einkaufsbeleg.
Aus der Rechnungsprüfung werden zudem Informationen zu Auswertungszwecken und zur Zahlung an die SAP-Module Finanzwesen (FI) und Controlling (CO) weitergeleitet. Es bestehen enge Verbindungen innerhalb dieses integrierten Systems. So kann z.B. aus der Rechnungsprüfungs-Transaktion MIRO direkt in die Liste der Einzelposten des FI verzweigt werden (siehe Abbildung 1.4).
Abbildung 1.4: Beispiel für die Integration MM/FI
Ergänzend zu den Aufgaben und der Integration der Rechnungsprüfung im SAP-System werden in den nächsten Absätzen vor- und nachgelagerte Prozesse zur Rechnungsprüfung beschrieben.
1.3 Beschaffungsprozess (vorgelagert)
Die vorgelagerten Prozesse im Rahmen der Beschaffung (Einkauf) ermöglichen eine komfortable Durchführung der logistischen Rechnungsprüfung, da die Daten nicht erneut eingegeben werden müssen. Die Prozesse nach der Rechnungsprüfung werden im folgenden Kapitel erläutert. Die einzelnen Schritte lassen sich wie folgt abbilden:
