Schnelleinstieg in die SAP ERP-Vertriebsprozesse (SD) – 2., erweiterte Auflage E-Book
Christine Kühberger
19,99 €
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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
Das ideale Praxisbuch zum Schnelleinstieg in die Vertriebsprozesse mit SAP SD für Einsteiger und Anwender aus anderen SAP-Modulen. Anhand eines leicht nachvollziehbaren Beispiels lernen Sie die Grundlagen des Vertriebsprozesses in SAP ERP kennen. Die Autorin führt Sie – illustriert mit vielen SAP-Screenshots – durch alle Stufen: von der Stammdatenanlage über den Auftrag und die Auslieferung bis hin zur Fakturierung.
Mit den vielen Tipps aus der Praxis sowie Hinweisen zum Umgang mit möglichen Fehlermeldungen wird Ihnen zukünftig Ihre tägliche Arbeit mit dem SAP-System mühelos gelingen. Von kleinen Übungsaufgaben begleitet, können Sie immer wieder direkt Ihre Fortschritte überprüfen. Ausgewählte Exkurse ins Customizing bieten zudem nützliche Hintergrundinformationen zur Funktionsweise von SAP.
In der zweiten Auflage ist insbesondere das Thema „Stammdaten“ vertieft, das als entscheidende Grundlage für eine effiziente Erfassung von Belegen im SAP-System anzusehen ist.
- Schritt für Schritt durch den Vertriebsprozess: Auftrag – Auslieferung – Faktura
- Vorverkaufsaktivitäten und Reklamationsabwicklung
- Organisationseinheiten und Stammdaten
- Standard-Auswertungen für den Vertrieb
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Seitenzahl: 208
Veröffentlichungsjahr: 2018
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Christine KühbergerSchnelleinstieg in die SAP® ERP-Vertriebsprozesse (SD) – 2., erweiterte Auflage
ISBN: 978-3-96012-248-7 (E-Book)
Lektorat: Anja Achilles
Korrektorat: Christine Weber
Coverdesign: Philip Esch
Coverfoto: istockphoto.com | BrianAJackson No. 488830487
Satz & Layout: Johann-Christian Hanke
Alle Rechte vorbehalten
2. Auflage 2018
© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2018
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Inhaltsverzeichnis
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Preisfindung und Konditionstechniken in SAP
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SD – Vertriebsprozesse leicht gemacht
Vorwort
SAP ist eine flexible und mächtige Software – nahezu alle denkbaren betriebswirtschaftlichen Prozesse können damit abgebildet werden. Diese Mächtigkeit macht das Arbeiten mit SAP komplex. Hintergrundwissen zu den Möglichkeiten und der Funktionsweise des SAP-Systems sowie ein tieferes Verständnis für das Zusammenspiel von Systemeinstellungen (Customizing), Stammdaten und User-Eingaben steigern die Effizienz und damit auch die Freude an der Arbeit mit SAP. Sie sind also hier schon auf der richtigen Fährte, denn das Studieren dieses Fachbuchs über die Vertriebsprozesse mit SAP soll Ihnen helfen, Ihr Arbeiten im Modul Vertrieb (engl. Sales and Distribution (SD)) zu optimieren – die Freude kommt mit der Zeit dann von ganz allein!
In anderen Lehrbüchern ist der Einstieg in die Vertriebsprozesse mit SAP meist folgendermaßen aufgebaut: Zunächst werden Organisationseinheiten und Stammdaten in SAP theoretisch erklärt. Dann konzentriert man sich auf Vorverkaufsaktivitäten (Erstellung von Anfragen und Angeboten), und erst irgendwann viel später führt man die zentrale Aktivität beim Verkaufen mit SAP aus: Man legt den ersten Auftrag an. Ich möchte in diesem Buch anders vorgehen. Nach der Behandlung einiger allgemeiner Grundlagen zum Arbeiten mit SAP (Kapitel 1) und nur drei Seiten unabdingbarer Theorie (Kapitel 2) wollen wir in Kapitel 3 direkt unseren ersten Vertriebsprozess im System abbilden. Wir legen einen Auftrag, eine Lieferung und eine Faktura an. Dieses durchgängige Beispiel dient uns in den nachfolgenden Kapiteln als Grundlage, anhand derer wir zu den einzelnen Schritten ins Detail eintauchen. Kleine Übungsanregungen laden Sie an verschiedenen Stellen dazu ein, die angelegten Stammdaten und Belege zu erweitern bzw. genauer zu erkunden. Die obligatorischen Informationen zu Vorverkaufsaktivitäten, Organisationseinheiten und Stammdaten werden Ihnen später nachgereicht. Wie Sie Daten in SAP wiederfinden und Auswertungen durchführen können, ist am Ende des Buchs praxisnah erläutert.
Dieses Buch ist in weiten Teilen für Einsteiger mit keiner oder wenig Erfahrung mit SAP geeignet. Es bietet mit vielen Klick-für-Klick-Anleitungen und Screenshots einen verständlichen und praxisnahen Einstieg in die SAP-Welt. Darüber hinaus geht es an zahlreichen Stellen in die notwendige Tiefe, um Ihnen mit wachsendem Wissen noch über viele Jahre hinweg ein nützlicher Begleiter sein zu können. So kommen auch Anwender mit Erfahrung sowie Key-User auf ihre Kosten. Exkurse ins Customizing an ausgewählten Stellen sollen die Möglichkeiten der Individualisierung des Systems aufzeigen und Ihnen helfen, den technischen Hintergrund für die Funktionsweise von SAP zu verstehen – es handelt sich also um einen Schnelleinstieg mit einer gewissen Tiefe!
Die Beispiele in diesem Buch wurden in einem sogenannten IDES System (Internet Demonstration and Evaluation System) erstellt. Das ist ein von der SAP entwickeltes Standard-System für Schulungszwecke mit vollständigen Einstellungen für ein fiktives Unternehmen (die IDES AG). Falls auch Sie ein IDES-System zur Verfügung haben, können Sie die Beispiele dieses Buches 1:1 nachvollziehen. In einem anderen System ist etwas Flexibilität gefragt, da Sie die Beispiele auf die Gegebenheiten in Ihrem System übertragen müssen.
Danksagung
Bevor wir nun anfangen, möchte ich mich bedanken – bei Ihnen für Ihr Interesse an meinem Buch, bei der Firma Espresso Tutorials für die Umsetzung sowie für die gute Zusammenarbeit und bei der Firma Consolut für die Bereitstellung des IDES-Systems für die Screenshots. Besonders möchte ich meinem Mann, meinen Eltern und Schwiegereltern danken – ohne die fortwährende tatkräftige Unterstützung wäre das Schreiben dieses Buches nicht möglich gewesen.
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Übungsaufgabe
Übungsaufgaben helfen Ihnen, Ihr Wissen zu festigen und zu vertiefen.
Form der Anrede
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, wird im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform verwendet, stets aber die weibliche Form gleichermaßen mitgemeint.
Hinweis zum Urheberrecht
Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Einstieg SAP
Dieses Kapitel soll Ihnen das wesentliche Rüstzeug für das Arbeiten mit SAP an die Hand geben. In dem Buch »Schnelleinstieg in SAP« von Espresso Tutorials finden Sie ausführliche Informationen für einen gelungenen Einstieg.
SAP ERP ist ein integriertes betriebswirtschaftliches Standardsoftwarepaket, mit dem man betriebswirtschaftliche Prozesse unterschiedlicher Bereiche abbilden kann, z.B. Buchführung, Controlling, Vertrieb, Einkauf, Produktion, Lagerhaltung und Personalwesen. »Integriert« wird es genannt, weil all diese Prozesse in einem System abgewickelt werden. SAP ERP unterteilt sich gemäß dieser verschiedenen Bereiche in Module wie FI (Financials), CO (Controlling) und MM (Materials Management). Die in diesem Buch gezeigten Funktionen gehören zum Modul SD (Sales and Distribution/Vertrieb und Versand).
1.1 Grundlegendes
Beim Einstieg in SAP sehen Sie zuallererst den Einstiegsbildschirm (genannt SAP Easy Access, siehe Abbildung 1.1). Dieser ist in mehrere Bereiche unterteilt, die ich hier benennen möchte, weil ich im späteren Verlauf des Buches immer wieder auf diese Fachbegriffe zurückgreife.
Abbildung 1.1: Aufbau SAP Easy Access
Wir sehen hier ein geöffnetes Fenster im SAP-System (Fachbegriff in SAP: einen Modus). Man kann auch parallel in mehreren Modi arbeiten. Einen neuen Modus öffnen Sie durch Klick auf den Button in der Systemfunktionsleiste. Schließen können Sie ihn durch Klick auf das Kreuz ganz oben rechts.
In SAP arbeitet man mit sogenannten Transaktionen. Jede Transaktion beherbergt eine bestimmte Funktionalität (z.B. »Auftrag anlegen«) und wird durch ein meist vierstelliges Kürzel, den Transaktionscode, eindeutig gekennzeichnet. Beispiele für Transaktionen in SAP sind: VA01 – Kundenauftrag anlegen, MM03 – Material anzeigen, VF11 – Faktura stornieren. Wenn Sie den Transaktionscode auswendig wissen, können Sie diesen im Befehlsfeld in der Systemfunktionsleiste im Einstiegsbild SAP Easy Access eingeben und die Taste »Enter« drücken – schon befinden Sie sich im Einstiegsbild der Transaktion! Kennen Sie den Transaktionscode nicht, so besteht die Möglichkeit, im Easy-Access-Menü bis zur gewünschten Funktionalität durch Aufklappen der Ordner zu navigieren, bis man die entsprechende Transaktion gefunden hat. Wir arbeiten in diesem Buch mit dem sogenannten SAP-Menü – diese Ordnerstruktur sehen Sie in Abbildung 1.2.
Abbildung 1.2: SAP-Menü
Fast alle Transaktionen, die wir in diesem Buch verwenden, sind unter dem Ordner Logistik zu finden. Abbildung 1.3 zeigt die Navigation bis zur Funktionalität für das Anlegen eines Auftrags (Transaktion VA01).
Abbildung 1.3: Navigation im SAP-Menü zur Transaktion VA01 (Kundenauftrag anlegen)
Benutzermenü und SAP-Menü
Es ist gut möglich, dass für Sie als Anwender ein sogenanntes Benutzermenü mit den für Sie relevanten Transaktionen definiert wurde. Dieses kann ganz anders aufgebaut sein als das SAP-Menü. Sie können aber jederzeit mit dem Button in der Anwendungsfunktionsleiste ins Benutzermenü und mit dem Button zurück ins SAP-Menü wechseln.
Als versierter SAP-Anwender kennt man mit der Zeit sehr viele Transaktionscodes auswendig. Das hat Vorteile, denn das Ausführen von Transaktionen über die Eingabe im Befehlsfeld geht wesentlich schneller als die Navigation dorthin im Menü. Daher lohnt es sich, die Transaktionscodes (diese finden Sie u.a. im Menü vor dem jeweiligen Funktionsnamen, vgl. Abbildung 1.3) zu lernen.
Anzeige von Transaktionscodes im SAP-Menü
Falls Sie neben der Beschreibung der Transaktion das Transaktionskürzel im Menü nicht sehen, rufen Sie über die Menüleiste den Menüpfad Zusätze • Einstellungen auf. Setzen Sie hier das Häkchen bei Technische Namen anzeigen (siehe Abbildung 1.4).
Abbildung 1.4: Technische Namen anzeigen
Ich werde Ihnen bei der Einführung neuer Transaktionen immer den Transaktionscode nennen und den Pfad im SAP-Menü (z.B. Logistik • Vertrieb • Verkauf • Auftrag • anlegen) angeben.
Kleine Merkhilfe für Transaktionscodes
In SAP folgt die Bezeichnung von Transaktionen zur Bearbeitung von Belegen bzw. Stammdaten meist folgender Regel: »1« steht für »Anlegen«, »2« für »Ändern« und »3« für »Anzeigen«. Beispielsweise gibt es zum Bearbeiten von Aufträgen folgende Transaktionen: VA01 (Auftrag anlegen), VA02 (Auftrag ändern), VA03 (Auftrag anzeigen).
1.2 Zum Umgang mit Meldungen
Beim Arbeiten mit SAP gibt das System häufig Meldungen aus. In der Regel werden diese in der Statusleiste unten angezeigt (Pop-ups sind auch möglich). Wenn Sie in einer Transaktion nicht weiterkommen, kann es daran liegen, dass dort unten eine Meldung darauf wartet, von Ihnen gelesen zu werden, was Sie dem System mit der Taste »Enter« zu verstehen geben. Abbildung 1.5 zeigt eine Fehlermeldung in der Statusleiste. In diesem Beispiel habe ich versucht, einen Auftrag anzulegen, ohne eine sogenannte Auftragsart anzugeben (die Auftragsart ist hier ein Pflichtfeld).
Abbildung 1.5: Fehlermeldung in der Statusleiste
Bei einer rot gekennzeichneten Meldung handelt es sich um eine Fehlermeldung. In diesem Fall verhindert das System, dass der Anwender fortfahren kann – das Problem muss erst behoben werden. Zusätzlich zu Fehlermeldungen gibt es auch Warnungen – diese sind mit einem gelben Ausrufezeichen versehen – und grün gekennzeichnete Erfolgsmeldungen. Bei Warnungen und Erfolgsmeldungen kann man nach Bestätigung mit »Enter« weiterarbeiten.
Die zahllosen Meldungen in SAP sind nicht als Ärgernis zu betrachten, sondern bieten wertvolle Informationen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Gesamtprozesses. Weiß man mit einer Meldung nichts anzufangen, lohnt sich meist ein Doppelklick auf die Meldung in der Statusleiste (bzw. Klick auf den Button , falls die Meldung als Pop-up erschienen ist). Es öffnet sich ein Fenster mit hilfreichen Informationen (siehe Abbildung 1.6).
Abbildung 1.6: Details zu einer Fehlermeldung
Unter der Überschrift der Meldung wird jeweils eine Meldungsnummer angegeben (hier 00055). Im Troubleshooting am Ende dieses Buches (Kapitel 12) finden Sie häufige Meldungsnummern und Maßnahmen zur Abhilfe alphabetisch aufgelistet.
1.3 Hilfe
Das Arbeiten mit SAP ist sehr komplex. Sie werden immer wieder an Punkte gelangen, an denen Sie erst einmal nicht weiterkommen. Ich möchte Ihnen in diesem Abschnitt ein paar Anhaltspunkte geben, wo Sie recherchieren können, falls Sie gerade niemanden fragen können.
F1-Hilfe
: Benötigen Sie mehr Informationen zu einem bestimmten Eingabefeld, so können Sie den Cursor in das Feld platzieren und die Taste
»F1«
betätigen. Es erscheinen Informationen zu dessen Bedeutung. Abbildung 1.7 zeigt dies am Beispiel des Feldes
Auftragsgrund
.
Abbildung 1.7: F1-Hilfe zum Feld »Auftragsgrund«
F4-Hilfe
: Für manche Felder sind nur bestimmte Eingaben erlaubt. Muss man z.B. ein Land in einem Feld eingeben, so sind hier nur die in SAP definierten Kürzel für Länder erlaubt (z.B.
DE
für Deutschland). In einem Feld für die Kundennummer sollten Sie nur Nummern eingeben, für die es tatsächlich einen Kundenstamm im System gibt. Für solche Fälle ist hinter einem Feld häufig eine
Eingabehilfe
hinterlegt. Sie erkennen deren Existenz an einem Kästchen am rechten Rand des Feldes, wenn Sie mit der Maus in das entsprechende Feld klicken: . Klickt man auf dieses Kästchen oder betätigt die Taste
»F4«
, so erscheint meist direkt eine Trefferliste mit möglichen Werten, während man bei manchen Feldern zunächst die Auswahl weiter eingrenzen muss. Erscheint direkt die Trefferliste (siehe Abbildung 1.8), können Sie den gewünschten Eintrag per Mausklick auswählen und anschließend auf den Button klicken oder den Wert durch Doppelklick auf die entsprechende Zeile übernehmen.
Abbildung 1.8: Auswahlliste F4-Hilfe
Bei Feldern mit sehr vielen möglichen Werten erscheint zunächst eine Suchhilfe, mit der sich die Auswahl eingrenzen lässt (siehe Abbildung 1.9). In der Suchhilfe haben Sie in mehreren Reitern durch Vorgabe von Selektionskriterien die Möglichkeit, die Anzahl der möglichen Werte zu reduzieren, in unserem Beispiel suchen wir nach Kunden in München. Nach Klick auf den Button erscheint die Liste mit den Treffern (siehe Abbildung 1.10).
Abbildung 1.9: Suchhilfe zum Debitor
Maximale Trefferzahl
Beachten Sie das Feld Maximale Trefferzahl in der Suchhilfe! Haben Sie die Anzahl der Treffer zu sehr eingeschränkt, kann es sein, dass Sie den gesuchten Eintrag nicht finden. In diesem Fall können Sie entweder die Anzahl der Treffer erhöhen oder aber die Selektion so weit einschränken, dass weniger Treffer gefunden werden.
Abbildung 1.10: Trefferliste in der Suchhilfe
Suchkriterien ändern
Durch Klick auf die Schaltfläche in der Trefferliste (vgl. Abbildung 1.8 und Abbildung 1.10) können Sie die Selektion einblenden und Ihre Suche abändern.
Eine weitere wertvolle Quelle zum Auffinden von Informationen zu SAP ERP ist das Internet. Auf der Webseite
http://help.sap.com
ist quasi das gesamte Anwenderhandbuch von SAP für jedermann verfügbar. Die Navigation ist allerdings teilweise schwierig, weil es inzwischen so viele Komponenten, Versionen etc. von SAP gibt. Daher empfehle ich den Weg über eine Suchmaschine im Internet: Geben Sie den Suchbegriff »SAP Bibliothek Vertriebsabwicklung SD« ein, so finden Sie sicherlich einen Link, der Sie zur Dokumentation der Vertriebsabwicklung in SAP führt. Im linken Bildschirmbereich kann man dort immer tiefer in die Anwendung navigieren und viele wertvolle Informationen finden (siehe Abbildung 1.11).
Abbildung 1.11: Hilfe zu SAP im Internet
Eine weitere Adresse, die häufig hilfreiche Tipps bietet, ist www.scn.sap.com (SAP Community Network). Hier können User Fragen posten und die Community kann Antworten geben. Gibt man in einer Suchmaschine im Internet beispielsweise
SAP
und die Meldungsnummer einer Fehlermeldung (vgl. Abbildung 1.6 – hier ist die Meldungsnummer »00055«) ein, so findet sich mit großer Wahrscheinlichkeit bereits ein Eintrag auf dieser Webseite – SAP wird weltweit genutzt, und meist hatte schon einmal jemand vor Ihnen dieselbe Frage. Besonders wenn Sie englischsprachig suchen, entdecken Sie sehr wahrscheinlich Lösungsvorschläge.
1.4 Customizing
Im SAP-Umfeld wird häufig vom Customizing gesprochen. Der Begriff steht für die Anpassung einer Standardsoftware an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens. SAP stellt viele »Schräubchen« zur Verfügung, an denen man drehen kann, damit sich das System den unternehmensspezifischen Bedarfen entsprechend verhält. Betriebswirtschaftliche Prozesse ähneln sich zwar im Großen und Ganzen, sind aber in den Feinheiten je Unternehmen recht unterschiedlich. Das Customizing in SAP wird in der Regel von der IT-Abteilung bzw. von Beratern den Anforderungen der Anwender/des Fachbereichs entsprechend vorgenommen. Nichtsdestotrotz ist auch für den Anwender ein Grundverständnis davon, was Customizing ist und welche Einstellungsmöglichkeiten es dort gibt, hilfreich. Daher möchte ich Sie ermutigen, auf jeden Fall einen Blick ins Customizing zu werfen.
Wir wollen uns ein sehr allgemeines Beispiel für solch ein »Customizing-Schräubchen« ansehen: Man kann in SAP einstellen, dass länderspezifische Prüfungen vorgenommen werden. Beispielsweise kann das System abhängig vom Land bei eingegebenen Adressen prüfen, ob die Länge der Postleitzahl korrekt ist. Dies wird zentral im Customizing eingestellt, wie in Abbildung 1.12 zu sehen ist. Ändert sich die Länge der Postleitzahl, so muss man nicht programmieren können und keine aufwendigen Systemänderungen vornehmen, sondern (etwas vereinfacht dargestellt) lediglich in diesem Feld die Länge der Postleitzahl ändern, damit systemweit die neue Längenprüfung greift – so funktioniert Customizing!
Abbildung 1.12: Länderspezifische Prüfungen im Customizing
Auf die Einstellungen im Customizing wird über die Transaktion SPRO (SAP-Menü Werkzeuge • Customizing • IMG) zugegriffen.
Abbildung 1.13: Einstieg Transaktion SPRO
Im Einstiegsbild (siehe Abbildung 1.13) klicken Sie zunächst auf den Button . Dann sehen Sie die einzelnen Kategorien, in denen Customizing-Einstellungen vorgenommen werden können (siehe Abbildung 1.14).
Abbildung 1.14: Menü Transaktion SPRO
Wenn man eine dieser Kategorien durch Klick auf die Schaltfläche aufklappt, kann man im Customizing weiter navigieren, bis man zu den konkreten Einstellungsmöglichkeiten kommt (siehe Abbildung 1.15).
Abbildung 1.15: Customizing Vertrieb
Mit Klick auf die Schaltfläche vor einem Eintrag öffnet sich eine meist sehr ausführliche Hilfe zu dem jeweiligen Customizing-Punkt. Wenn Sie auf den Button klicken, öffnet sich ein Bild, in dem sich verschiedene Einstellungen vornehmen lassen. Klicken wir z.B. auf die in Abbildung 1.15 gezeigte Option , können wir die Einstellungen zur Auftragsart in SAP sehen, die wir detailliert in Abschnitt 4.1 behandeln. Zunächst müssen wir hier eine Auftrags- bzw. Verkaufsbelegart auswählen, indem wir in der entsprechenden Zeile links neben der Bezeichnung auf das graue Kästchen klicken. Die Zeile ist dann farbig hinterlegt (siehe. Abbildung 1.16).
Abbildung 1.16: SPRO – Auftragsart auswählen
Anschließend können Sie sich durch Klick auf den Button das Detailbild zur Auftragsart anzeigen lassen – Abbildung 1.17 zeigt einen Ausschnitt der möglichen Einstellungen zur Auftragsart.
Auswahl Detailbild in Listen im Customizing
Listen, wie in Abbildung 1.16 gezeigt, gibt es viele im Customizing. Hier noch ein kurzer Hinweis zur Auswahl von Einträgen in solchen Listen via Button : Wenn mehrere Zeilen markiert sind, zeigt das System automatisch immer den ersten markierten Eintrag an. Sie können dann über die Schaltflächen zwischen den gewählten Einträgen blättern. Daher ist hier (insbesondere wenn Sie Änderungen vornehmen) Vorsicht geboten! Prüfen Sie immer, für welchen Eintrag Sie gerade die Details bearbeiten, sonst kann es passieren, dass Sie Änderungen an der falschen Stelle bewirken. Um die getroffene Selektion wieder aufzuheben, klicken Sie auf den Button , um alle Einträge zu markieren den Button .
Abbildung 1.17: SPRO – Detailbild Auftragsart TA
2 Der Vertriebsprozess im Überblick
In diesem Kapitel lernen Sie die grundsätzlichen Abläufe im Vertriebsprozess kennen. Man sollte immer im Blick haben, an welcher Stelle im Prozess man sich gerade befindet, um die Zusammenhänge besser verstehen zu können.
Als Basis für den Vertriebsprozess werden zunächst sogenannte Stammdaten gepflegt. Auf diese können Sie beim Anlegen von Belegen im System immer wieder zurückgreifen. Beispiele hierfür sind Kunden- und Materialstämme, die wir in Kapitel 10 behandeln. Der Vertriebsprozess besteht aus den folgenden Teilschritten, wobei das Dreigespann Auftrag – Auslieferung – Faktura das Herzstück des Vertriebsprozesses darstellt:
Vorverkaufsaktivitäten:
Eine
Anfrage
dokumentiert im System die Aufforderungen eines Kunden, eine Verkaufsauskunft zu geben. Auch das Erstellen von
Angeboten
zählt zu den Vorverkaufsaktivitäten in SAP.
Verkauf
: Vom Kundenservice des Unternehmens werden
Aufträge
entgegengenommen. Im Auftrag sind alle wichtigen Informationen für den Verkauf enthalten:
Informationen zum Kunden (an wen wird verkauft?),
Informationen zur Ware (was wird verkauft?),
Preisinformationen/Konditionen,
Liefertermine und zugeordnete Mengen.
Versand
: Um den Versand in SAP abzubilden, wird infolge des Auftrags ein eigener Beleg, die
Auslieferung
, angelegt. Diese ist Basis für weitere Teilschritte des Versands, wie z.B. das
Kommissionieren
(das Zusammenstellen der Ware im Lager), die
Transportdisposition
(Planung und Organisation des Transports) sowie die Buchung des
Warenausgangs
.
Fakturierung
(Rechnungsstellung): In diesem Schritt wird eine
Faktura
angelegt. Dieser Beleg stellt die Basis für die Erstellung der Rechnungspapiere dar. Zudem dient die Faktura als Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, damit man die Zahlungsabwicklung vornehmen kann.
Zahlung:
Hier wird der Zahlungseingang gebucht – dieser Schritt wird in der Finanzbuchhaltung durchgeführt und ist nicht Gegenstand dieses Buches.
Zu jedem der aufgeführten Teilschritte wird in SAP ein Beleg erstellt. Diese werden wir uns in späteren Kapiteln noch genauer anschauen:
Vorverkaufsaktivitäten --> Anfrage und Angebot (
Kapitel 7
)
Verkauf --> Auftrag (
Kapitel 4
)
Versand --> Auslieferung (
Kapitel 5
)
Kommissionierung --> Transportauftrag (
Abschnitt 5.4.1
)
Transportdisposition --> Transportbeleg (wird in diesem Buch nicht näher behandelt)
Warenausgang --> Materialbeleg (und im Hintergrund ein Buchhaltungsbeleg) (
Abschnitt 5.4.2
)
Fakturierung --> Faktura (und im Hintergrund ein Buchhaltungsbeleg) (
Kapitel 6
)
Abbildung 2.1 zeigt Ihnen den gesamten Vertriebsprozess noch einmal im Überblick.
Abbildung 2.1: Vertriebsprozess im Überblick
Zu den angelegten Belegen und Stammdaten kann man in SAP diverse Auswertungen und Analysen durchführen. Diese behandeln wir in Kapitel 11.
3 Schritt für Schritt – ein einfacher Verkaufsprozess
Nun wollen wir gleich in medias res gehen und Schritt für Schritt einen einfachen Verkaufsvorgang im SAP-System abbilden: vom Auftrag über die Lieferung bis hin zur Rechnungsstellung an den Kunden. Zuvor bereiten wir die hierfür notwendigen Stammdaten vor (Kundenstamm und Materialstamm). Die in diesem Kapitel erstellten Daten und Belege dienen als Basis für die detaillierten Erklärungen in den Folgekapiteln.
Wir beschränken uns zunächst auf die minimal benötigten Informationen (und das sind immer noch mehr als genug), um ein Gefühl für das System zu bekommen: was mindestens getan werden muss, um mit SAP einen Verkaufsprozess abzuwickeln. Nach diesem Kapitel greifen wir die einzelnen Schritte Auftrag – Auslieferung – Faktura nochmals vertiefend auf. Abbildung 3.1 zeigt Ihnen die einzelnen Arbeitsschritte.
Abbildung 3.1: Übersicht Verkaufsprozess
Das Diagramm wird uns in diesem Kapitel begleiten, sodass wir immer im Blick haben, wo im Verkaufsprozess wir uns gerade befinden. Da wir die Daten und Belege in den folgenden Kapiteln wieder aufgreifen, notieren Sie bitte die Belegnummern sowie die Kunden- und Materialnummer.
Troubleshooting
Jedes SAP-System ist individuell konfiguriert und enthält andere Daten. Somit ist es schwierig, Ihnen Daten vorzugeben, die Sie mit hundertprozentiger Sicherheit ohne Fehlermeldung zum Ziel führen. Zu jedem Arbeitsschritt, der hier ausgeführt wird, gibt es im späteren Verlauf dieses Buches ein ausführliches Kapitel mit Hintergrundwissen und auch ein dazugehöriges »Troubleshooting-Unterkapitel« (z.B. Abschnitt 12.1.3 – Troubleshooting zur Auftragserfassung). Wenn Sie einmal nicht weiterkommen sollten und niemanden fragen können, versuchen Sie bitte dort, eine Lösung zu erarbeiten.
3.1 Vorbereitung
Um in SAP einen Verkaufsprozess erfolgreich abbilden zu können, müssen uns zuerst einige Daten zur Verfügung stehen (siehe Abbildung 3.2).
Abbildung 3.2: Prozessdiagramm – Stammdaten vorbereiten
Wenn man etwas verkaufen will, muss man in irgendeiner Form angeben, was man an wen verkaufen möchte. Für das was bedeutet dies konkret, dass Sie eine sogenannte Materialnummer im Auftrag eintippen. Im SAP-Umfeld spricht man bei den Objekten, die verkauft, produziert, gelagert etc. werden, von Materialien. An wen verkauft wird, definieren Sie, indem Sie eine Kunden- bzw. Debitorennummer angeben. Die Begriffe Kunde und Debitor werden hier synonym verwendet. Um eine Kundennummer und eine Materialnummer eintippen zu können, müssen wir einen Kundenstamm und einen Materialstamm im System zur Verfügung haben – diese gehören zu den sogenannten Stammdaten. Auf Stammdaten gehe ich in Kapitel 10 noch im Detail ein. Hier legen wir sie »nur« Schritt für Schritt an.
Lieber eigene Stammdaten anlegen und verwenden
