Die Handwerker-Fibel, Band 3 E-Book

Dr. Lothar Semper

• Herausgeber: Holzmann Medien
• Kategorie: Bildung
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2022

Seitenzahl: 389

Beschreibung

Neuauflage: 60. Auflage 2022 Die Handwerker-Fibel ist bundesweit das Standardlehrwerk „Nummer 1" für die erfolgreiche Meisterprüfung in den Teilen 3 und 4. Durch die praxisnahe Umsetzung der Lehr- und Lerninhalte ist sie einer der Erfolgsgaranten für das hohe Ausbildungs- und Qualifizierungsniveau Tausender Meisterschülerinnen und Meisterschüler. Die Handwerker-Fibel: Nach Handlungsfeldern und den Vorgaben des aktuellen Rahmenlehrplans gegliedert: Band 1: Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen beurteilen Band 2: Gründungs- und Übernahmeaktivitäten vorbereiten, durchführen und bewerten Band 3: Unternehmensführungsstrategien entwickeln Inhaltlich und methodisch neu bearbeitet Handlungsorientierung als grundlegendes Prinzip: zum Erwerb fallbezogener Problemlösungskompetenz! Die Handwerker-Fibel ist: Das moderne Lehrwerk für die erfolgreiche Vorbereitung auf die Meisterprüfung in den Teilen III und IV. Das wichtige Handbuch für die wirtschaftliche Unternehmensführung des Praktikers nach der Meisterprüfung! Die Vorteile: Inhaltlich immer auf dem neuesten Stand durch jährlich überarbeitete Neuauflage. Effektive Lernkontrolle durch handlungsorientierte, fallbezogene Übungs-, Wiederholungs- und Prüfungsfragen. Schnelles Erfassen der wichtigsten Textinhalte durch farbig unterlegte Textstellen. Abwechslungsreiches Lernen durch Abbildungen. Hoher Praxisbezug durch zahlreiche Beispiele. Leichte Verwendung als Nachschlagewerk durch das ausführliche Stichwortverzeichnis.

Leseprobe

Dr. Lothar Semper Dipl.-Kfm. Bernhard Gress

DIE

HANDWERKER-

FIBEL

Für die praxisnahe Vorbereitung auf die Meisterprüfung Teil III/ Geprüfte/-r Fachmann/-frau für kfm. Betriebsführung (HwO)

Band 3 Unternehmensführungsstrategien entwickeln

mit Übungs- und Wiederholungsaufgaben

60., überarbeitete Auflage

Holzmann Medien | Buchverlag

Die Handwerker-Fibel enthält in der Regel Berufsbezeichnungen, Gruppenbezeichnungen etc. entweder in der weiblichen oder in der männlichen Form. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen und personenbezogene Hauptwörter gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.

60., überarbeitete Auflage 2022

Band 3: Artikel-Nr. 1763.61 | ISBN: 978-3-7783-1589-7

© 2022 by Holzmann Medien GmbH & Co. KG, 86825 Bad Wörishofen Alle Rechte, insbesondere die der Vervielfältigung, fotomechanischen Wiedergabe und Übersetzung nur mit Genehmigung durch Holzmann Medien.

Das Werk darf weder ganz noch teilweise ohne schriftliche Genehmigung des Verlags in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm, elektronische Medien oder ähnliches Verfahren) gespeichert, reproduziert oder sonst wie veröffentlicht werden.

Diese Publikation wurde mit äußerster Sorgfalt bearbeitet, Verfasser und Verlag können für den Inhalt jedoch keine Gewähr übernehmen.

Lektorat: Achim Sacher, Holzmann Medien | Buchverlag

Umschlaggestaltung: Markus Kratofil, Holzmann Medien | Buchverlag

Bildquellen Umschlag: © contrastwerkstatt – stock.adobe.com

Satz: abavo GmbH | Buchloe

E-Book-Herstellung: Zeilenwert GmbH | Rudolstadt

Vorwort

Die 60. Auflage der Handwerker-Fibel basiert auf der aktuellen Fassung der Verordnung über die Meisterprüfung in den Teilen III und IV im Handwerk und in den handwerksähnlichen Gewerben (Allgemeine Meisterprüfungsverordnung – AMVO), die zum 01.01.2012 in Kraft getreten ist. Nachdem seit 01.01.2010 die AMVO für Teil IV der Meisterprüfung und seit 01.08.2009 die Ausbildereignungsverordnung (AEVO) für die Vermittlung der berufs- und arbeitspädagogischen Kenntnisse die Handlungsorientierung vorsehen, wurde diese damit auch für Teil III der Meisterprüfung umgesetzt. Der Stoff für jedes der drei Handlungsfelder wird in einem eigenen Band dargestellt, sodass die Handwerker-Fibel insgesamt vier Bände umfasst – Band 1-3 für Teil III und Band 4 für Teil IV der Meisterprüfung.

Grundlage für die Überarbeitung des Teils III der Meisterprüfung war die im Jahr 2008 im Auftrag des damaligen Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie durch das Forschungsinstitut für Berufsbildung im Handwerk (FBH) an der Universität zu Köln entwickelte Struktur für eine handlungsorientierte Prüfung im Teil III.

Als Richtschnur für die Gestaltung der betriebswirtschaftlichen Vorbereitungslehrgänge für junge Meisterinnen und Meister wurde unter der Federführung des Ludwig-Fröhler-Instituts in München ein handlungsorientierter Rahmenlehrplan erarbeitet, der die neuen Prüfungsanforderungen aufgreift. Er zeichnet sich durch Praxisnähe und Kompetenzorientierung aus, um die berufliche Handlungsfähigkeit sowie die unternehmerische Eigenverantwortung und Selbstständigkeit der Lernenden zu fördern.

Teil III der Meisterprüfung enthält drei Handlungsfelder, die sich an den Phasen eines Unternehmenslebenszyklus orientieren:

1. Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen beurteilen

2. Gründungs- und Übernahmeaktivitäten vorbereiten, durchführen und bewerten

3. Unternehmensführungsstrategien entwickeln.

Handlungsorientierung bedeutet, dass berufliche Handlungssituationen oder Handlungsfälle, die an der Betriebs- und Berufspraxis und an Geschäfts- und Arbeitsprozessen orientiert sind, beispielhaft zum Gegenstand der Ausbildung gemacht werden. Der Lernende soll selbstständig Handlungen planen, durchführen und kontrollieren sowie sich im Anschluss über die jeweiligen Zusammenhänge klar werden. Damit erreicht er berufliche Handlungskompetenz, das heißt, er kann in beruflichen Situationen im betrieblichen Gesamtzusammenhang sach- und fachgerecht durchdacht und in wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Verantwortung handeln.

Die von den Meisterinnen und Meistern zu erwerbenden Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten sind für die einzelnen Handlungsfelder als Kompetenzen formuliert. Auf der Grundlage des Rahmenlehrplans ist der Inhalt dieses Bandes nach Handlungsfeldern und Lernsituationen gegliedert. Bei jeder Lernsituation sind die zu erwerbenden Kompetenzen vorangestellt.

Die Handwerker-Fibel versteht sich als elementare und unabdingbar notwendige Grundlage für ein erfolgreiches Lernen, für die Aneignung von Handlungs- und Problemlösungskompetenz und für das Bestehen der Meisterprüfung, sowohl in zulassungspflichtigen wie auch in zulassungsfreien Handwerken. Sie ist dafür sowohl das wichtigste Lernmittel und Begleitmaterial als auch Grundlage für das Selbststudium. Der Schwerpunkt der Inhalte ist nicht auf Begriffswissen, sondern in erster Linie auf anwendungsbezogenes Handlungswissen und berufliche Handlungsfähigkeit für die Praxis gelegt. Auch im Rahmen der handlungsorientierten Ausbildung und Vorbereitung auf die Meisterprüfung ist ein Lehrbuch wie dieser Band der Handwerker-Fibel für ein erfolgreiches Lernen, den Erwerb der erforderlichen Kenntnisse, für die Aneignung von Handlungskompetenz und das Bestehen der Prüfung unverzichtbar. Darüber hinaus hat sich die Handwerker-Fibel als Handbuch und Nachschlagewerk für die wirtschaftliche Betriebs- und Unternehmensführung des Handwerksmeisters nach der Meisterprüfung, sei es als selbstständiger Unternehmer oder als angestellte Führungskraft, bewährt. Dabei hilft den Nutzern ein umfangreiches Stichwortverzeichnis.

Nach den Textteilen zu den Lernsituationen folgen Wiederholungsaufgaben sowie handlungsorientierte, fallbezogene Übungsaufgaben. Dabei kommen folgende Aufgabentypen vor:

> Aufgaben mit programmierten Auswahlantworten bzw. Auswahllösungen

> Textaufgaben mit offenen Antworten bzw. Lösungen

> fallbezogene Aufgaben mit Leitfragen und offenen Lösungen

> fallbezogene Aufgaben mit frei formulierter Lösung

> fallbezogene Aufgaben mit Berechnungen

> Einsetzaufgaben und Zuordnungsaufgaben.

Sie dienen dem handlungsorientierten Vorgehen im Unterricht oder beim Selbststudium, ermöglichen eine den Lernprozess begleitende Kontrolle und eine rationelle Vorbereitung auf die Prüfung. Die fallbezogenen Aufgaben mit programmierten Auswahllösungen sind durch Ankreuzen von einer oder teilwiese auch zwei (dies ist dann bei der jeweiligen Aufgabe angegeben) der fünf vorgegebenen Lösungen zu bearbeiten. Die richtigen Lösungen sind am Schluss des Buches zur Kontrolle abgedruckt. Bei allen Aufgaben erfolgt am Ende der Aufgabenstellung ein Hinweis zum Textteil als Lösungshilfe und um bei festgestellten Lücken entsprechend nachlesen bzw. nacharbeiten zu können.

Alle vier Bände der Handwerker-Fibel sind auch für die Vorbereitung auf Fortbildungsprüfungen im Handwerk geeignet, in denen betriebswirtschaftliche, kaufmännische und rechtliche sowie berufs- und arbeitspädagogische Kenntnisse nach Maßgabe der Verordnung über gemeinsame Anforderungen in der Meisterprüfung im Handwerk und in den handwerksähnlichen Gewerben (AMVO) gefordert werden.

Für diese Auflage wurde der Inhalt wiederum an gesetzliche Änderungen und Neuregelungen sowie einschlägige Neuentwicklungen, die bis November 2021 feststanden, angepasst.

Für Anregungen bei Abfassung des Textes für diesen Band danken wir Herrn Holger Scheiding und Herrn Ernst M. Schreyer.

Wir wünschen Ihnen bei der Vorbereitung und Ablegung Ihrer Prüfungen viel Erfolg.

Januar 2022

Die Autoren und

Holzmann Medien | Buchverlag

Mit den aktuellen Lehr- und Lernmitteln von Holzmann Medien erwerben Sie zusätzliche Sicherheit für die erfolgreiche Ablegung Ihrer Meisterprüfung:

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>Die Übungspakete zu Teil III und IV der Meisterprüfung. Mit der Bearbeitung der Übungsbögen stellen Sie Ihr vorhandenes Wissen auf den Prüfstand. Gleichzeitig legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Prüfung.

>Die Handwerker-Fibel auf CD-ROM. Der gesamte Inhalt (Text und Abbildungen) per Mausklick sofort abrufbar. Einfache Bedienung, hoher Benutzerkomfort.

Sämtliche Lehr- und Lernmittel können, sofern sie nicht vom Lehrgangsträger zur Verfügung gestellt werden, im Buchhandel oder direkt beim Verlag bezogen werden.

Bestelladresse:

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Inhalt

Cover

Titel

Impressum

Vorwort

Handlungsfeld 3: Unternehmensführungsstrategien entwickeln

1.Bedeutung der Aufbau- und Ablauforganisation für die Entwicklung eines Unternehmens beurteilen; Anpassungen vornehmen

1.1Aufbauorganisation

1.1.1Aufgabenanalyse und -synthese

1.1.2Stellenbildung

1.1.3Organisationsformen (funktional, divisional, Team, Projekt)

1.1.4Organisationsentwicklung

1.2Ablauforganisation

1.2.1Prozessanalyse und -gestaltung

1.2.2Logistik

1.2.3Qualitätsmanagement

1.2.4Arbeitszeitmodelle

1.2.5Gruppenorganisation

1.3Verwaltungs- und Büroorganisation

1.3.1Digitales Dokumentenmanagement

1.3.2Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien

1.3.3Organisation des Rechnungswesens

Wiederholungsfragen

2.Entwicklungen bei Produkt- und Dienstleistungsinnovationen sowie Marktbedingungen, auch im internationalen Zusammenhang, bewerten und daraus Wachstumsstrategien ableiten

2.1Analyse des Absatz- und Beschaffungsmarktes

2.1.1Methoden der Marktanalyse und Marktforschung

2.1.2Gegenstände der Marktanalyse und Marktforschung

2.2Methoden zur Entscheidungsvorbereitung und -findung – Analyse der Wettbewerbssituation

Wiederholungsfragen

3.Einsatzmöglichkeiten von absatzmarktpolitischen Marketinginstrumenten für Absatz und Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen begründen

3.1Marketingfunktionen und -instrumente auf der Absatzseite

3.1.1Produkt- und Sortimentspolitik/Kundenorientierung und Kundenbehandlung

3.1.2Kommunikations- und Werbepolitik

3.1.3Preis- und Konditionenpolitik

3.1.4Vertriebspolitik

3.2Beschaffung

3.2.1Beschaffungsplanung (Lieferantenauswahl und -beziehung)

3.2.2Liefer- und Zahlungsbedingungen

3.2.3Material- und Rechnungskontrolle

3.2.4Vorratshaltung und Lagerdisposition

Wiederholungsfragen

4.Veränderungen des Kapitalbedarfs aus Investitions-, Finanz- und Liquiditätsplanung ableiten, Alternativen der Kapitalbeschaffung darstellen

4.1Investitions-, Finanz- und Liquiditätsplanung

4.1.1Investitionsplanung

4.1.2Finanz- bzw. Liquiditätsplanung

4.2Arten der Finanzierung

4.2.1Eigenfinanzierung

4.2.2Selbstfinanzierung

4.2.3Fremdfinanzierung (Kreditarten und -sicherheiten)

4.2.4Alternative Finanzierungsformen

4.3Zahlungsverkehr

4.3.1Barzahlung

4.3.2Halbbare Zahlung

4.3.3Bargeldlose Zahlung

Wiederholungsfragen

5.Konzepte für Personalplanung, -beschaffung und -qualifizierung erarbeiten und bewerten sowie Instrumente der Personalführung und -entwicklung darstellen

5.1Personalplanung

5.1.1Personalbedarfsermittlung

5.1.2Personalbeschaffung und -auswahl

5.1.3Personaleinsatz und Stellenbesetzung

5.1.4Arbeitszeitmodelle

5.1.5Personalentwicklung

5.2Personalverwaltung

5.2.1Personalakte

5.2.2Zeugniserteilung

5.2.3Lohn- und Gehaltsabrechnung

5.2.4Archivierung, Datenschutz

5.3Entlohnung

5.3.1Zeiterfassung

5.3.2Arbeitsbewertung

5.3.3Lohnformen

5.3.4Betriebliche Altersversorgung

5.4Mitarbeiterführung

5.4.1Führungsstile und -mittel

5.4.2Betriebsklima

5.4.3Soziale Beziehungen

5.4.4Fürsorge (Arbeits-, Unfall- und Gesundheitsschutz)

Wiederholungsfragen

6.Bestimmungen des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts bei der Entwicklung einer Unternehmensstrategie berücksichtigen

6.1Arbeitsrecht

6.1.1Arbeitsvertrag

6.1.2Kündigungsschutz

6.1.3Tarifvertrag

6.1.4Betriebsverfassung

6.1.5Betrieblicher Arbeitsschutz

6.1.6Arbeitsgerichtsbarkeit

6.2Sozialversicherungsrecht (Versicherungsträger, -pflicht, -freiheit, -beiträge, -leistungen, Meldepflichten)

6.2.1Übersicht zum Sozialversicherungsrecht

6.2.2Kranken- und Pflegeversicherung

6.2.3Arbeitslosenversicherung, Arbeitsförderung

6.2.4Rentenversicherung

6.2.5Gesetzliche Unfallversicherung

6.3Lohnsteuer

6.3.1Ermittlung und Entrichtung

6.3.2Lohnsteuerhaftung

Wiederholungsfragen

7.Chancen und Risiken zwischenbetrieblicher Kooperationen darstellen

7.1Wertschöpfungsketten

7.2Kooperationsformen

Wiederholungsfragen

8.Controlling zur Entwicklung, Verfolgung, Durchsetzung und Modifizierung von Unternehmenszielen nutzen

8.1Controlling

8.1.1Aufgaben und Ziele

8.1.2Schwachstellenanalyse

8.1.3Kennzahlen und Kennzahlensysteme

8.1.4Kennzahlenanalyse in der Praxis

8.1.5Budgetierung

8.1.6Szenario-Technik

8.2Steuerung und Kontrolle von Kosten und Erlösen (Kosten- und Leistungsrechnung)

8.2.1Aufgaben und Gliederung der fachübergreifenden Kostenrechnung

8.2.2Kostenarten-, Kostenstellen-, Kostenträgerrechnung

Wiederholungsfragen

9.Instrumente zur Durchsetzung von Forderungen darstellen und Einsatz begründen

9.1Forderungsmanagement und Zahlungsmodalitäten

9.2Mahn- und Klageverfahren

9.2.1Zuständige Gerichtsbarkeit

9.2.2Zuständiges Gericht im Rahmen der ordentlichen Gerichtsbarkeit für bürgerliche Rechtsstreitigkeiten

9.2.3Gerichtliches Klageverfahren

9.2.4Rechtsmittel gegen ein Urteil (Berufung und Revision)

9.2.5Gerichtliches Mahnverfahren

9.3Inkasso und Zwangsvollstreckung

9.3.1Inkasso

9.3.2Zwangsvollstreckung

Wiederholungsfragen

10.Notwendigkeit der Planung einer Unternehmensnachfolge, auch unter Berücksichtigung von Erb- und Familienrecht sowie steuerrechtlichen Bestimmungen, darstellen und begründen

10.1Familien- und Erbrecht

10.1.1Eheliches Güterrecht

10.1.2Erbfolge

10.2Erbschaft- und Schenkungsteuer

10.2.1Wertermittlung

10.2.2Steuerklassen

10.2.3Steuersätze

10.2.4Steuerfreibeträge

10.2.5Zehnjahresfrist

10.2.6Verfahrensbestimmungen

Wiederholungsfragen

11.Notwendigkeit der Einleitung eines Insolvenzverfahrens anhand von Unternehmensdaten prüfen; insolvenzrechtliche Konsequenzen für die Weiterführung oder Liquidation eines Unternehmens aufzeigen

11.1Insolvenzverfahren

11.1.1Insolvenzfrühindikatoren

11.1.2Restrukturierung

11.1.3Insolvenzordnung

11.2Sanierung und Liquidation

11.3Insolvenzanfechtung

Wiederholungsfragen

Lösungen zu den Übungs- und Wiederholungsaufgaben

Stichwortverzeichnis

Handlungsfeld 3: Unternehmensführungsstrategien entwickeln

1. Bedeutung der Aufbau- und Ablauforganisation für die Entwicklung eines Unternehmens beurteilen; Anpassungen vornehmen

Kompetenzen

> Bereiche, Instrumente und Grundsätze der betrieblichen Organisation kennen.

> Geschäftsprozesse unter Berücksichtigung der Aubfau- und Ablauforganisation dokumentieren.

> Organigramme und Stellenbeschreibungen erstellen.

> Vorschläge für Anpassungen der organisatorischen Gestaltung von Geschäftsprozessen erläutern.

> Auswirkungen der geplanten Unternehmensentwicklung auf die betriebliche Organisation erkennen.

Unter Organisation versteht man den Prozess des organisatorischen Gestaltens des Aufbaus und der Abläufe in einem Handwerksbetrieb.

In der Praxis bedeutet dies, Produktionsfaktoren und Betriebsbereiche nach dem ökonomischen Prinzip zu steuern.

Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung wird unter dem Begriff „Handwerk 4.0“ die Digitalisierung von Dienstleistungen, Produkten, Unternehmensstrukturen und Arbeitsabläufen verstanden.

1.1Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation umfasst die Gliederung des Handwerksbetriebes in Organisations- und Aktionseinheiten (Abteilungen und Stellen) bzw. Organisationsstrukturen und deren Koordination.

1.1.1Aufgabenanalyse und -synthese

a)Aufgabenanalyse

Unter Aufgabenanalyse versteht man die Aufgliederung der Aufgaben eines Unternehmens.

Die Aufgabenanalyse kann erfolgen (dargestellt am Beispiel Metallbearbeitung):

Verrichtungsprinzip

> nach dem Verrichtungsprinzip (das heißt: Welche Verrichtungen werden durchgeführt?)

Gliederung nach Objekten

> nach der Art der Objekte

Arbeits- und Hilfsmittel

> nach den notwendigen Arbeits- und Hilfsmitteln

Rangfolge

> nach der Rangfolge (das heißt: Welche Verrichtungen werden [zuerst] durchgeführt?)

Phase

> nach der Phase

b)Aufgabensynthese

Unter Aufgabensynthese versteht man die Zusammenfassung der durch die Aufgabenanalyse festgelegten Teilaufgaben eines Unternehmens.

Prinzipien

Im Anschluss an die Aufgabenanalyse erfolgt die Aufgabensynthese nach folgenden Prinzipien:

> Prinzip des Verteilungszusammenhangs Verschiedene Aufgaben werden so auf einzelne Stellen verteilt, dass ein sinnvolles Konzept entsteht, das heißt, Aufgaben, die zusammenhängen, müssen möglichst einer Stelle zugeordnet werden.

> Prinzip des Leitungszusammenhangs Bei der Stellenbildung muss deutlich werden, in welchem Über-, Unter- und Nebenordnungsverhältnis die verschiedenen Stellen untereinander sind (Kompetenzen, Verantwortung).

> Prinzip des Arbeitszusammenhangs Die Stellen müssen so gebildet werden, dass sie einen funktionsfähigen Arbeitsprozess ermöglichen.

Beispiel:

Aufgabensynthese und Stellenbildung für die Stelle eines Lageristen in einem Handwerksbetrieb:

> Beschreibung der Aufgaben (Aufgabensynthese nach dem Verteilungszusammenhang): Beratung des Einkäufers, Auspacken, Sortieren etc.

> Anforderungen: Beschreibung der geforderten Vorbildung, Kenntnisse, Fähigkeiten

> Instanzenbildung (Aufgabensynthese nach dem Leitungszusammenhang): Beschreibung der Einordnung der Stelle (Über- und Unterordnung).

1.1.2Stellenbildung

Eine Stelle ist die kleinste organisatorisch festzulegende Einheit und grenzt aufgabenmäßig den Zuständigkeits- und Kompetenzbereich für eine bestimmte Person ab.

Sie bestimmt somit unter Zusammenfassung von Teilaufgaben einen personenbezogenen Aufgabenkomplex zum Arbeitsbereich einer Person unter gleichzeitiger Regelung von Verantwortung und Zuständigkeiten. Folgende Arten von Stellen sind grundsätzlich zu unterscheiden:

Der Aufgabeninhalt einer Stelle wird neben anderen wichtigen Punkten in der Stellenbeschreibung festgelegt.

Arbeitsplatz

Während eine Stelle nicht örtlich fixiert ist, bezeichnet der Begriff Arbeitsplatz den Ort der Aufgabenerfüllung.

Abteilung Organigramm

Mehrere Stellen werden zu einer Abteilung zusammengefasst. Die Darstellung der Aufbauorganisation bzw. Organisationsstruktur erfolgt in einem Organigramm.

Unter einem Organigramm versteht man die schaubildartige Darstellung der Organisationsstruktur.

1.1.3Organisationsformen (funktional, divisional, Team, Projekt)

a)Funktionale Organisation

In der funktionalen Organisation erfolgt die Gliederung nach betrieblichen Aufgaben verrichtungsorientiert. Unterhalb der Unternehmensführung wird die Arbeitsteilung nach Funktionen vorgenommen.

Vorteile

Vorteile:

> Nutzung von Spezialisierungen

> hoher Informationsgrad der Unternehmensleitung über alle Unternehmensbereiche

> hohe Wirtschaftlichkeit durch geringe Gefahr von Doppelarbeiten.

Nachteile

Nachteile:

> Bereichsdenken und Ressortegoismus

> hoher Koordinationsbedarf bei der Unternehmensleitung.

b)Divisionale Organisation

Bei der divisionalen Organisation werden die Bereiche nach dem Objektprinzip gegliedert. Die Objektbereiche werden als Geschäftsbereiche, Sparten oder Divisions bezeichnet.

Ein Organisationsschema könnte für einen Handwerksbetrieb beispielhaft wie folgt aussehen:

Bei der divisionalen Organisation hat jede Sparte selbstständig mindestens für die Bereiche Produktion und Vertrieb zu sorgen. Die Zentralbereiche arbeiten entsprechend ihrer Aufgaben den einzelnen Sparten zu.

Vorteile

Vorteile:

> direkte Ergebnisverantwortung der einzelnen Sparten

> Entlastung der Unternehmensleitung

> geringerer Kommunikationsbedarf.

Nachteile

Nachteile:

> höhere Produktionskosten durch schlechtere Ausnutzung der Produktionsmittel

> Koordinationsschwierigkeiten zwischen den Sparten.

c)Teamorganisation

Unter einem Team versteht man eine Gruppe von Mitarbeitern, die sehr eng zusammenarbeitet. Teamarbeit ist in verschiedenen Aufbauorganisationsformen möglich.

Eigenschaften

Eigenschaften von Teams in Handwerksbetrieben sind:

> funktionsgegliederte kleine Arbeitsgruppe

> gemeinsame Zielsetzung innerhalb des Teams

> intensive arbeitsbedingte wechselseitige Beziehungen

> ausgeprägter Gemeinschaftsgeist

> starker Gruppenzusammenhalt.

Die Teamarbeit ist im Handwerk unabängig von der Aufbauorganisation sehr erfolgreich. Durch die Arbeit im Team entstehen soziale Bindungen der Teammitglieder, die sich positiv auf die Arbeitsergebnisse auswirken können.

d)Projektorganisation

Von Projektorganisation spricht man, wenn eine Gruppe von Mitarbeitern (Projektteam) zeitlich befristet eine innovative Aufgabe bearbeitet, von der in der Regel der gesamte Handwerksbetrieb, mindestens jedoch mehrere Teile betroffen sind.

Beispiel:

> Entwicklung neuartiger Produkte

> Einführung eines neuen Arbeitszeitmodells

> Umstellung bestimmter Arbeitsvorgänge auf neue Technologien.

Ebenso wie die Teamorganisation ist die Projektorganisation unabhängig von der Aufbauorganisation. Sie ist eine effiziente Organisationsform für die Bewältigung übergreifender Aufgabenstellungen.

Projektmanagement

Für die erfolgreiche Durchführung eines Projektes ist das Projektmanagement von großer Bedeutung. Dieses regelt die organisatorische Gestaltung und die Einbindung des Projektes in die Gesamtorganisation des Handwerksbetriebes.

1.1.4Organisationsentwicklung

Organisationsentwicklung ist für den Handwerksbetrieb notwendig, um unterschiedliche interne und externe Veränderungen, die Auswirkungen auf die Ablauf- und Aufbauorganisation haben, zu berücksichtigen.

Ziele

Organisationsentwicklung sollte unter größtmöglicher Beteiligung der Mitarbeiter betrieben werden.

Diese zweiseitige Zielsetzung ist nicht immer konfliktfrei zu verwirklichen. Durch die intensive Einbeziehung der Mitarbeiter als Betroffene in den Veränderungsprozess („Betroffene zu Beteiligten machen“) gelingt jedoch in den meisten Fällen ein positiver Entwicklungsprozess.

Geschäftsprozessoptimierung

Die Optimierung von Geschäftsprozessen durch eine fortschrittliche Entwicklung der Organisationsstrukturen und Organisationsabläufe stellt einen wichtigen Faktor für den nachhaltigen Erfolg eines Handwerksbetriebes dar.

Unter dem Begriff Handwerk 4.0 wird die Entwicklung von Betriebs- und Organisationsstrukturen und die Entwicklung von Arbeitsprozessabläufen unter dem Aspekt der digitalen Vernetzung betrachtet.

Dabei tragen optimierte digitale Geschäftsprozesse zu einer Steigerung der Effizienz von Handwerksbetrieben bei.

Das Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk (www.handwerkdigital.de) des ZDH (Zentralverband des Deutschen Handwerks) unterstützt Handwerksbetriebe bei der Erschließung technischer und wirtschaftlicher Themen und Potenziale, die sich aus der digitalen Transformation und der Prozessdigitalisierung ergeben.

Beispiele:

> Optimierung der Büroarbeiten

> Optimierung der Baustellen- und Werkstattarbeiten

> Optimierung der Kundenansprache und des Marketings

> Optimierung der IT-Prozesse

> Optimierung des Angebotswesens

> Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI)

künstliche Intelligenz

Beim Einsatz von künstlicher Intelligenz versucht man, menschliches Denken auf den Computer zu übertragen und ihm Logik und Intelligenz zur eigenständigen Problemlösung zu verleihen. Es geht also darum, durch Maschinen eine Annäherung an wichtige Funktionen des Gehirns zu erreichen.

1.2Ablauforganisation

Unter Ablauforganisation versteht man die räumliche, zeitliche und zielgerichtete Strukturierung von Arbeitsprozessen.

Die Ablauforganisation versucht, Arbeitsprozesse bezüglich Arbeitsinhalt, Arbeitszeit und Arbeitszuordnung so zu kombinieren, dass rationell gewirtschaftet wird. Ziel ist es, den Arbeitsablauf so zu gestalten, dass unter Berücksichtigung der bestmöglichen Auslastung aller Stellen alle Objekte mit optimaler Geschwindigkeit den Betrieb durchlaufen.

Grundsätze

Wichtige Grundsätze der Ablauforganisation und Ablaufplanung in einem Handwerksbetrieb sind:

> Ausrichtung der Abläufe an Regelfällen

> Anordnung der Arbeitsstationen entsprechend des Arbeitsflusses

> Minimierung der Arbeitsstationen innerhalb des Arbeitsablaufs

> Minimierung der zu verrichtenden Tätigkeiten im Arbeitsablauf

> optimale Auswahl der Arbeitsmittel und Hilfsmittel

> bestmöglicher Einsatz des Personals

> dauernde Aufwands- und Leistungskontrolle (Soll-Ist-Abstimmung)

> Unabhängigkeit der Ablauforganisation von Personen.

1.2.1Prozessanalyse und -gestaltung

Unter Prozessanalyse versteht man die Überlegung, wie Arbeits- und Geschäftsprozesse aufgespalten werden können.

Unter Prozesssynthese versteht man die Überlegung, wie Arbeits- und Geschäftsprozesse optimal kombiniert werden können.

Prozessanalyse

a)Prozessanalyse

Beispiel:

Ein Betrieb beschäftigt zwei Gesellen und fertigt Inneneinrichtungen.

Folgende Arbeitsprozesse bzw. Geschäftsprozesse wären denkbar:

> Geselle A fertigt nur Tische und Stühle, während Geselle B sich auf die Herstellung von Einbauschränken spezialisiert.

> Die Gesellen A und B fertigen beide je nach Arbeitsanfall Stühle, Tische und Einbauschränke.

b)Prozesssynthese

Prinzipien

Die Prozesssynthese erfolgt nach folgenden Prinzipien:

> Welche Arbeitsgänge finden statt (inhaltliche Verteilung)?

> Welche Person erledigt welche Arbeitsvorgänge (personelle Verteilung)?

> Wann findet welcher Arbeitsgang statt (zeitliche Verteilung)?

> Wo findet welcher Arbeitsgang statt (räumliche Verteilung)?

Die Arbeitsverteilung sollte so erfolgen, dass eine optimale inhaltliche, personelle, zeitliche und räumliche Abstimmung der Arbeits- und Geschäftsprozesse gewährleistet ist.

1.2.2Logistik

Unter Logistik versteht man eine Konzeption zur Koordination und Einordnung verschiedener Teilbereiche eines Handwerksbetriebes zur Steuerung des Güter- und Informationsflusses.

Aufgaben

Der Aufbau eines effizienten Logistiksystems im Handwerksbetrieb bedarf der ganzheitlichen Betrachtung aller logistischen Aufgaben und deren Schnittstellen zu anderen betrieblichen und überbetrieblichen Systemen. Die Aufgaben der Logistik können nach den betrieblichen Funktionen eines Handwerksbetriebes gegliedert werden:

> Beschaffungslogistik

> Produktionslogistik

> Vertriebslogistik.

Operative Logistik

Wichtige organisatorische Bereiche der operativen Logistik in einem Handwerksbetrieb sind:

> Organisation des innerbetrieblichen und außerbetrieblichen Transports

> Organisation der Lagerhaltung

> Organisation der Vorratsdisposition

> Organisation der zeitlichen und terminlichen Abstimmungen.

1.2.3Qualitätsmanagement

Die Qualitätssicherung ist als ein umfassender Begriff zu verstehen, der alle organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Schaffung und Erhaltung eines hohen Qualitätsstandards einschließt.

Der Begriff Qualitätsmanagement wird verwendet, wenn strukturelle, organisatorische und wirtschaftliche Maßnahmen zur Qualitätssicherung aufeinander abgestimmt eingesetzt werden. Qualitätsmanagement ist ein Mittel zur optimalen Unternehmensführung.

Qualitätsmanagement ist damit der übergeordnete Begriff und bezeichnet die Gesamtheit aller qualitätsbezogenen Tätigkeiten und Zielsetzungen. Mit den organisatorischen Maßnahmen soll u. a. das Ziel erreicht werden, Fehler zu vermeiden, Qualität durch geregelte Abläufe zu produzieren und Missverständnisse zwischen Betrieb und Kunden oder zwischen den Mitarbeitern im Betrieb auszuräumen.

Die Qualitätssicherung und das Qualitätsmanagement nehmen für das Handwerk auch aufgrund gesetzlicher Regelungen wie der Produkthaftpflicht und wachsender Anforderungen von Kunden und Lieferanten eine bedeutende Funktion ein.

a)Aufbau eines Qualitätsmanagements

Die wichtigsten Schritte:

Wichtige Schritte

> Aufstellung der unternehmensspezifischen Qualitätspolitik durch den Betriebsinhaber oder die Geschäftsleitung.

> Planung der Vorgehensweise bei der Einführung einschließlich Terminplanung.

> Benennung eines Verantwortlichen für Ausarbeitung, Aubfau, Überwachung und Pflege des Systems und Rollenverteilung für die Übernahme von Detailaufgaben.

> Analyse der bereits vorhandenen Qualitätssicherungsmaßnahmen.

> Angleichung vorhandener Elemente und Ergänzung durch neue Maßnahmen.

> Information und Schulung der Mitarbeiter vor und während der Einführungsphase.

> Ständige Überwachung, Anpassung und Verbesserung des Systems.

b)Qualitätsmanagement-Handbuch (QM-Handbuch) eines Unternehmens

Qualitätsmanagement-Handbuch

Das Qualitätsmanagement-Handbuch enthält die Beschreibung des Qualitätssicherungssystems.

Folgendes ist dabei grundsätzlich zu beachten:

> Konkreter und umfassender Inhalt.

> Der Inhalt muss der betrieblichen Wirklichkeit exakt entsprechen.

> Transparente Darstellung des organisatorischen Aubfaus und der Abläufe des Unternehmens.

> Nennung personeller Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Qualifikationen.

Das Qualitätsmanagement-Handbuch enthält inhaltlich Verfahrensanweisungen und Prozessbeschreibungen, in denen Vorgehensweisen und Zuständigkeiten konkret festgelegt sind.

Ergänzend gibt es in der Regel Arbeitsanweisungen für einzelne Tätigkeiten.

c)Zertifizierung des Qualitätsmanagements

Zertifizierung

Erst wenn ein QM-System aufgebaut ist und praktiziert wird, kann man dies von einer externen Stelle, dem Zertifizierer, bestätigen lassen. Der Zertifizierung geht das Audit („Anhörung“ bzw. Überprüfung des Ist-Zustandes) voraus. Ist das Audit ohne Beanstandungen oder nach entsprechender Nachbesserung erfolgreich verlaufen, wird bestätigt, dass ein QM-System aufgebaut und eingeführt ist und erfolgreich angewandt wird.

Im Gegensatz zur Meisterprüfung, die in ihrer Funktion ein Gütesiegel für die Person darstellt, zielt die Zertifizierung auf den Betriebsablauf und die Leistungsabwicklung ab.

ISO 9001

Die Norm DIN EN ISO 9001 beschreibt, nach welchen Regeln die Entwicklung, die Produktion, die Montage, das Design, der Kundendienst und die Kundenorientierung zu organisieren sind.

„ZDH-Zert“

Beim Zentralverband des Deutschen Handwerks gibt es eine eigene Zertifizierungsstelle mit dem Namen „ZDH-Zert“. Außerdem gibt es Zertifizierungsstellen bei Fachverbänden des Handwerks.

d)Kostensenkung, Kundenzufriedenheit, Zukunftssicherung

Der zeitliche Aufwand und die Kosten für den Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems sind hoch. Gefordert sind der Unternehmer, aber gleichermaßen auch die Mitarbeiter. Die beste Organisation ist nutzlos, wenn sie nicht von den Mitarbeitern in den Betrieben getragen und fortgeschrieben wird. Betriebsleitung und Mitarbeiter müssen fortlaufend bisher praktizierte Verhaltens- und Arbeitsweisen überprüfen und verbesserte Abläufe und Verfahren im Betrieb umsetzen.Ein funktionierendes Qualitätsmanagement trägt somit zur Senkung der Kosten bei. Qualität ist das Resultat eines systematisch betriebenen Qualitätsmanagements, das sich über die gesamten Prozesse des Handwerksbetriebes erstreckt.

Senkung der Kosten Kundenzufriedenheit

Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement tragen dazu bei, die Zukunft des Unternehmens und des Handwerks in einem dauerhaften Entwicklungs- und Verbesserungsprozess zu sichern.

e)Umwelt-Management-System

Das EMAS (Eco-Management-Audit-Scheme der Europäischen Union) ist ein System zur Planung, Bewertung, laufenden Verbesserung, Steuerung und Kontrolle des betrieblichen Umweltschutzes. Alle Aktivitäten des betrieblichen Umweltschutzes werden geprüft, koordiniert und systematisiert. Die Teilnahme ist für den Handwerksbetrieb freiwillig.

Betrieblicher Nutzen

Der Nutzen des Umwelt-Management-Systems für den Betrieb besteht u. a.

> in der Verbesserung des betrieblichen Umweltschutzes,

> in der Möglichkeit, durch geeignete Umweltschutzmaßnahmen Kosten einzusparen (z. B. Energieeinsatz, Entsorgung),

> im Marketingnutzen und Imagegewinn,

> das Haftungsrisiko zu mindern,

> die betriebliche Organisation zu verbessern,

> Produkte und Dienstleistungen klimafreundlicher zu gestalten,

> dem steigenden Klimabewusstsein der Kunden zu entsprechen,

> die Mitverantwortung der Mitarbeiter zu erhöhen,

> durch Werbung mit dem EU-einheitlichen Zeichen das Image des Betriebes und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen,

> einen Beitrag zum Klimaschutz zu leisten.

1.2.4Arbeitszeitmodelle

Unter Arbeitszeitmodellen versteht man verschiedene Formen flexibler Arbeitszeitregelungen.

Arbeitsanfall

Durch den Einsatz von Arbeitszeitmodellen kann der Betrieb besser auf wechselnden qualitativen und mengenmäßigen Arbeitsanfall reagieren, eine höhere Produktivität erzielen, Kosten, Fehlzeiten und Überstunden senken und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern.

Gleitzeitmodelle

Gleitzeitregelungen geben den Mitarbeitern des Handwerksbetriebes innerhalb bestimmter Rahmenbedingungen die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten. Dabei gibt es Ausgleichszeiträume, innerhalb derer die Arbeitszeit ausgeglichen sein sollte. Auf die Einhaltung von täglichen Mindestarbeitszeiten ist zu achten.

Kernarbeitszeiten

Kernarbeitszeiten sind Zeiten, in denen der Mitarbeiter in jedem Fall seine Arbeitskraft zur Verfügung stellen muss.

Schichtarbeit

Ein weiteres Arbeitszeitmodell ohne Verringerung des Zeitumfangs stellt auch die Schichtarbeit dar. Bei der Schichtarbeit wird ein Arbeitsplatz im Laufe eines Tages von mehreren (zwei oder drei) Mitarbeitern besetzt. Somit kann die Produktionszeit dieses Arbeitsplatzes von 8 Stunden auf 16 oder 24 Stunden ausgedehnt werden.

Teilzeitarbeit

Eine Teilzeitregelung liegt vor, wenn zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine kürzere wöchentliche, monatliche oder jährliche Arbeitszeit als üblich vereinbart ist.

Beispiel:

Einsatz von Saisonarbeitern, geringfügig oder kurzzeitig Beschäftigten.

Jobsharing

Eine weitere Form der Teilzeitarbeit ist das Jobsharing. Hier teilen sich in der Regel zwei Mitarbeiter eine Vollzeitstelle.

Lebensarbeitszeitmodelle

Lebensarbeitszeitregelungen sehen vor, dass der Ausgleichszeitraum von Zeitguthaben auf die gesamte Lebensarbeitszeit ausgedehnt wird. In der Praxis heißt das, dass der Arbeitnehmer über sein gesamtes Arbeitsleben Zeitgutschriften ansammeln kann, um dann früher in den Ruhestand zu gehen, oder ab einem bestimmten Lebensalter nur noch Teilzeitarbeit verrichtet.

Zeitarbeit

Einen Sonderfall eines Arbeitszeitmodells stellt der Einsatz von Zeitarbeitskräften dar. Hierbei werden Arbeitskräfte von Zeitarbeitsfirmen für einen bestimmten Zeitraum ausgeliehen. Zur Überbrückung kurzfristiger Arbeitsspitzen ist dies eine sinnvolle, zugleich aber auch teuere Ergänzung des Arbeitskräftepotenzials.

Home-Office

Ein Arbeitszeitmodell mit oder ohne Verringerung der Arbeitszeit ist die Arbeit im Home-Office, deren Einsatz sich durch die vielfältigen technischen Möglichkeiten und die Corona-Pandemie stark erweitert hat.

Videokonferenzen

Die Arbeitsergebnisse werden über digitale Kanäle übermittelt. Persönliche Abstimmungen und Absprachen werden durch Videokonferenzen ersetzt. Hierbei kommt Videokonferenzsoftware wie Skype, Zoom, Teams und andere zum Einsatz.

1.2.5Gruppenorganisation

Unter einer Gruppe versteht man mindestens zwei, in der Regel aber mehrere Mitarbeiter, die ein gemeinsames Arbeitsziel verfolgen und sich wechselseitig beeinflussen.

Das Arbeitsverhalten der einzelnen Mitarbeiter der Gruppe wirkt sich unmittelbar auf das der anderen Gruppenmitglieder aus.

Vorteile der Gruppenorganisation:

> Mitglieder der Gruppe motivieren sich gegenseitig.

> Gruppen denken ganzheitlicher und vielschichtiger.

> Gruppen erkennen Probleme eher als Einzelpersonen.

> Gruppen gleichen kurzfristige Leistungsausfälle aus.

> Schutz des Einzelnen bei Misserfolgen.

Nachteile der Gruppenorganisation:

> Gruppe engt Kreativität des Einzelnen ein.

> Entscheidungen werden in der Gruppe hinausgezögert.

> Keine klaren Verantwortlichkeiten in der Gruppe.

> Emotionale Konflikte innerhalb der Gruppe.

1.3Verwaltungs- und Büroorganisation

1.3.1Digitales Dokumentenmanagement

Unter Dokumentenmanagement versteht man die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente und die Verwaltung von Papierdokumenten in einer Schriftgutverwaltung.

Die effiziente Organisation der Verwaltungsarbeiten und eine rationelle Büroorganisation sind wichtige Voraussetzungen für den Erfolg eines Handwerksbetriebes.

Durch die Digitalisierung bekommt auch das Dokumentenmanagement neue Strukturen.

Es entstehen sog. „Enterprise-content-Managementsysteme“ (ECM-Systeme), die auch für Handwerksbetriebe effizient eingesetzt werden können.

Man versteht darunter Strategien, Methoden und Werkzeuge, die die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Informationen, Inhalten und Daten ermöglichen und erleichtern.

Daneben ermöglichen ECM-Systeme über unterschiedliche Zugriffsrechte für verschiedene Personen im Handwerksbetrieb einen effizienten Umgang mit Daten und Informationen.

Ablageorganisation

Die Schriftgutablage, auch Registratur genannt, ist die Aufbewahrungsstelle für alle wichtigen Unterlagen des Betriebes und Kopien des Schriftverkehrs. Meist erfolgt die Ablage in Dateiform.

Die nachfolgenden Ausführungen gelten sowohl für die Schriftgutablage als auch für die elektronische Ablage.

Aktenplan

Aus Gründen der Übersichtlichkeit der Aktenablage ist die Erstellung eines Aktenplans zu empfehlen.

Akten- bzw. Dateiordnung

Die Aktenordnung in Papier- bzw. Dateiform kann folgendermaßen aufgebaut werden:

Organisation der Registratur/Dateiverwaltung

ECM-Systeme unterstützen beim Erfassen und Wiederauffinden von Dokumenten und Dateien.

Schriftverkehr und E-Mails

Geschäftsbrief

Ein wichtiges Hilfsmittel für die Kommunikation eines Unternehmens mit seiner betrieblichen „Umwelt“ ist auch in Zeiten digitaler Kommunikationsmittel der Geschäftsbrief.

Visitenkarte des Unternehmens

Durch den Geschäftsbrief werden wesentliche Sachverhalte schriftlich erfasst, festgehalten und weitergegeben. Er ist die Visitenkarte des Unternehmens.

Der Geschäftsbrief einer GmbH, einer ins Handelsregister eingetragenen Personengesellschaft (z. B. OHG, KG) und von ins Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmen muss folgende Inhalte aufweisen:

> Name des Inhabers, des Unternehmens bzw. des Geschäftsführers oder Vorstands- bzw. Aufsichtsratsvorsitzenden

> Firma und Rechtsformzusatz

> Sitz des Unternehmens (Anschrift)

> zuständiges Handelsregister

> Handelsregisternummer.

Dies gilt für postalische Schreiben und E-Mails.

Der Geschäftsbrief von Gewerbetreibenden, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, muss mindestens folgende Inhalte haben:

> Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

> ladungsfähige Anschrift.

Formale Gestaltung von Geschäftsbriefen

Jeder Geschäftsbrief muss in der äußeren Form sauber und übersichtlich sein.

Für Form, Größe, Einteilung und Beschriftung des Briefblattes gibt es DIN-Normen. Der formale Inhalt eines Geschäftsbriefes erstreckt sich im Wesentlichen auf folgende wichtige Punkte:

Formale Gestaltungsmerkmale

> Briefrand

> Briefkopf

> Anschrift des Empfängers

> Postanschrift des Absenders

> Raum für Eingangs- und Bearbeitungsvermerke des Empfängers

> Bezugszeichenzeile mit Leitwörtern (z. B. Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Datum)

> Betreffangabe (ohne Nennung des Wortes „Betreff“)

> Straße, Hausnummer, ggf. Postfach, Postleitzahl, Ort

> Behandlungsvermerke (z. B. „Eilt“)

> Anrede

> Brieftext

> Briefabschluss (Grußformel, Unterschrift)

> Anlagen- und Verteilvermerke

> Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail und Internetadresse)

> Bankverbindungen.

Bei der sprachlichen Gestaltung sollten folgende Grundsätze Berücksichtigung finden:

Sprache

> kurze und klare Formulierungen

> Beginn eines neuen Absatzes bei jedem neuen Sachverhalt

> Ausschluss von Rechtschreibfehlern.

Inhaltliche Gestaltung von Geschäftsbriefen

Der fachliche Inhalt des Geschäftsbriefes richtet sich nach der jeweiligen Aufgabenstellung.

Für Unternehmen des Handwerks sind folgende Gebiete des Schriftverkehrs von besonderer Bedeutung:

> Briefe bei der Betriebsgründung (z. B. Anmeldung bei Gewerbeamt, Handwerkskammer, Finanzamt)

> Schriftverkehr bei der Auftragsbeschaffung und bei Verträgen (z. B. Werbebrief, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Mängelrüge)

> Mahnbriefe (z. B. bei Lieferungs- oder Zahlungsverzug)

> Briefe im Verkehr mit Banken (z. B. Kreditantrag, Zahlungsverkehr, Auskunftsansuchen)

> Schriftverkehr mit dem Finanzamt (z. B. Stundungsantrag)

> Briefe im Personalbereich (z. B. Bewerbungsschreiben, Kündigungsschreiben, Abmahnung).

Beispiel:

Bei der Erstellung eines Angebots ( >> Beispiel folgende Seite) sind folgende Inhalte im Allgemeinen zu berücksichtigen:

Angebotserstellung

> Detaillierte Leistungs- und Arbeitszeitbeschreibung

> Hinweis auf Termintreue, Garantie- und Serviceleistungen, Kundendienst und Arbeitsqualität

> Abstimmung mit anderen Gewerken anbieten

> Gewährleistung der sorgfältigen Einhaltung von aktuellen Vorschriften

> Nebenleistungen in den Preis einschließen, Alternativen anbieten

> Referenzen nennen, Liefer- und/oder Ausführungszeit nennen

> Zahlungsmodalitäten erwähnen

> Mehrwertsteuer separat ausweisen

> Hinweis auf Geschäftsbedingungen

> Gewährleistung erwähnen.

Die einzelnen Inhalte sind situationsbezogen und je nach Handwerkszweig zu gestalten und ggf. einzusetzen. Eine einfache Version eines Textes für einen Malerbetrieb könnte folgenden Text beinhalten:

Musterbrief

Stets dem Kunden zur Verfügung zu stellende Informationen sind:

> Name

> Firmenname

> Rechtsform

> Anschrift

> Telefonnummer und E-Mail-Adresse

> Handels- oder andere Registereintragungen

> Angaben über die genaue Berufsbezeichnung

> Zugehörigkeit zu einer Handwerkskammer

> ggf. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

> bei Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung Angaben zu Namen und Anschrift des Versicherers und dem räumlichen Geltungsbereich

> Preis der Dienstleistung in klarer und verständlicher Form, ggf. Kostenvoranschlag.

Auf Anfrage dem Kunden zur Verfügung zu stellende Informationen:

> berufsrechtliche Regelungen

> bestehende berufliche Gemeinschaften.

Die genannten Informationen müssen dem Kunden leicht zugänglich sein. Möglichkeiten hierfür sind die Homepage des Betriebes oder schriftlich bei Vertragsabschluss oder am Ort der Leistungserbringung.

Nachstehende Inhalte sollten in den im Folgenden genannten Geschäftsbriefen hauptsächlich enthalten sein:

Auftrag

Auftragsbestätigung

> Dank an den Auftraggeber

> klare Auflistung der vereinbarten Leistungen und/oder Produkte

> vereinbarter Preis zzgl. Umsatzsteuer

> ggf. Hinweis auf weitere Kosten bei Auftragserweiterung und/oder weiteren Regiearbeiten (z. B. Preis pro Stunde nennen)

> Liefertermin bzw. Fertigstellungstermin nennen (evtl. Einschränkungen berücksichtigen)

> Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen

> Zahlungsmodalitäten vereinbaren bzw. bestätigen

> Grußformel und Unterschrift.

Rechnung

Rechnung

> vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens

> Name und Anschrift des Leistungsempfängers

> Steuernummer oder Umsatzsteuer-Ident.-Nr. (USt-IdNr.)

> Ausstellungsdatum

> fortlaufende Rechnungsnummer

> Bezug zu Auftrag vom …

> „Rechnung“ in der Betreffzeile aufnehmen

> Gegenstand der Leistung/Lieferung aufführen

> Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistungen oder der Vereinnahmung des Entgelts beziehungsweise Teilentgelts

> Entgelt nach Mehrwertsteuersätzen aufschlüsseln

> Nettobetrag in Euro

> Mehrwertsteuersatz in Prozent

> Mehrwertsteuerbetrag in Euro

> Rechnungsbetrag (brutto)

> eventuelle Angaben von Skonto

> der auf das Entgelt entfallene Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

> bei Leistungen zwischen verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

> Angaben der Bankverbindung

> Angaben eines konkreten Zahlungsziels.

Bei Rechnungen, die für handwerkliche Renovierungs- und Modernisierungsmaßnahmen in einem Privathaushalt erbracht werden, sind Materialkosten sowie Arbeits- und Fahrtkosten gesondert auszuweisen. Weiterhin sollte die jeweils darauf entfallende Umsatzsteuer getrennt ersichtlich sein, damit der Kunde den Steuerbonus (§ 35a Abs. 2 S. 2 EstG) auf die Arbeits- und Fahrtkosten einschließlich Umsatzsteuer geltend machen kann.

Elektronische Rechnungen, die per E-Mail versandt werden, müssen, um den Vorsteuerabzug beim Empfänger aufrechtzuerhalten, künftig geringere Anforderungen genügen als bisher (qualifiziertes Zertifikat).

Folgende Voraussetzungen muss eine elektronische Rechnung erfüllen:

> Rechnungsempfänger muss mit dem Empfang in elektronischer Form einverstanden sein.

> Die Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts müssen gewährleistet sein.

> Elektronische Rechnungen müssen elektronisch und revisionssicher archiviert werden.

> Aubfewahrungsfrist und Lesbarkeit elektronischer Rechnungen beträgt 10 Jahre.

Mängel

Mängelrüge

> eindeutige Bezugnahme auf die erbrachte Leistung und/oder Lieferung

> genaue fachmännische Beschreibung des Mangels oder der Mängel

> Fristsetzung, innerhalb der die Nachbesserung zu erfolgen hat

> Konsequenzen aufzeigen, falls Nachbesserung nicht innerhalb der Frist erfolgt (z. B. Minderung, Schadenersatz, Rücktritt)

> Vorbehalt weiterer Schadenersatzansprüche.

Abmahnung

Abmahnung

> Abmahnung ist als solche eindeutig zu kennzeichnen.

> Zu beanstandendes Verhalten so konkret wie möglich darstellen.

> Hinweis auf arbeitsvertragliche Verletzung.

> Schwere und/oder Häufigkeit der Pflichtverletzung ist darzustellen.

> Arbeitsrechtliche Konsequenz (z. B. Kündigung) muss angedroht werden.

> Empfang der Abmahnung vom Arbeitnehmer bestätigen lassen.

> Abschrift der Abmahnung für die Personalakte.

Zeugnisse

Einfaches Zeugnis

> persönliche Daten

> Art der Beschäftigung

> Dauer der Beschäftigung.

Qualifiziertes Zeugnis

> Personalien und Beschäftigungsdauer

> Beschreibung des Aufgabengebietes

> Leistungsbeurteilung

> Verhalten zu Mitarbeitern und Kollegen

> Angaben über Auflösung des Arbeitsverhältnisses

> Glückwünsche für die Zukunft.

Bewerbungen

Bewerbungsschreiben

> genaue Eigenanschrift

> genaue Empfängeranschrift (möglichst mit Nennung des Ansprechpartners)

> angemessene Anrede

> meist Bezugnahme auf eine Stellenanzeige oder sonstiger Anlass der Bewerbung (z. B. Initiativbewerbung)

> kurzer Abriss der derzeitigen Tätigkeit (evtl. auch frühere Tätigkeiten)

> Hinweis der Eignung für die angebotene Stelle

> Nennung des frühestmöglichen Eintrittstermins

> ggf. Einkommensvorstellungen

> Hinweis auf Vorstellungsgespräch

> Grußformel und Unterschrift

> Verzeichnis der Anlagen.

Einsatz standardisierter Korrespondenz

Zur Vereinfachung und Rationalisierung des Schriftverkehrs bei häufig wiederkehrenden gleichen oder ähnlichen Vorgängen ist die Anwendung standardisierter Korrespondenz zweckmäßig.

1.3.2Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien

a)Telekommunikationsmittel

Telefon/ Mobilfunk

Das (Mobil-)Telefon ist der verbreitetste Fernübertragungsdienst.

VoIP

Im Festnetz immer bedeutender wird das Telefonieren über das Internet (VoIP). Bei VoIP werden analoge Sprachdaten zu digitalen Paketen geschnürt und über das Internet zum Empfänger geschickt.

Durch VoIP lassen sich die Telefonkosten häufig senken.

Mobiltelefone (Smartphones) ermöglichen dem Nutzer weltweite, ortsunabhängige Kommunikation.

Telefax

Telefax bietet die Möglichkeit, Vorlagen von Fernkopierern über das Telefonnetz an den vorgesehenen Empfänger zu übermitteln.

Online-Kommunikation

Die Kommunikationsmöglichkeiten durch Onlinedienste werden im Unterabschnitt „Nutzung des Internets im Handwerksbetrieb“ behandelt.

b)Aufbau und Grundlagen eines IT-Systems

Hardware

Unter Hardware versteht man die zur Datenverarbeitung erforderlichen technischen Geräte und Bestandteile.

Dies sind im Wesentlichen:

Bestandteile

> Rechner (PC)

> Tastatur und Maus

> Bildschirm

> Drucker.

Für die Funktion eines PCs sind darüber hinaus folgende Bestandteile notwendig:

> die CPU (Central Processing Unit) als zentrale Rechen- und Steuereinheit

> die Festplatte als Speichermedium

> der RAM-Speicher (Random Access Memory) als Arbeitsspeicher

> die Grafikkarte zur Ausgabe der Benutzeroberfläche

> die Soundkarte zur Aufzeichnung und Wiedergabe von Tonsignalen.

Ausschlaggebend für die Leistungsfähigkeit eines PCs ist einerseits die Rechengeschwindigkeit der CPU. Diese wird durch die Hertz-Frequenzzahl angegeben. Der andere ausschlaggebende Faktor für die Leistung eines PCs ist der Arbeitsspeicher (auch Hauptspeicher). Der Arbeitsspeicher ist für die aktuell bearbeiteten Informationen relevant, d. h., je mehr Arbeitsspeicher, desto mehr Informationen können gleichzeitig von einem PC verarbeitet werden.

Tablet

Eine andere Art von PCs sind Notebooks, Laptops und Tablets. Dies sind tragbare, netzunabhängige Rechner für den Einsatz unterwegs, die in ihrer Leistungsfähigkeit den stationären Geräten nicht nachstehen.

Drucker

Bei der Wahl des Druckers stehen dem Handwerksbetrieb vier Alternativen zur Verfügung.

3-D-Drucker sind Maschinen (in einer Analogie „Drucker“ genannt), die dreidimensionale Werkstücke schichtweise aufbauen. Der Aufbau erfolgt computergesteuert aus einem oder mehreren flüssigen oder festen Werkstoffen nach vorgegebenen Maßen und Formen (CAD). Typische Werkstoffe für das 3-D-Drucken sind Kunststoffe, Kunstharze, Keramiken und Metalle.

Scanner

Ein Scanner ermöglicht als Zusatzgerät die automatische Eingabe von Texten, Zeichnungen und Fotos durch Abtasten und Digitalisieren. Die eingescannten Texte können dann bearbeitet werden.

Lokales Netzwerk

Datensicherheit

Unter Datensicherheit versteht man den Schutz von Daten vor Zerstörung und Verlust einerseits und unbefugtem Zugriff durch Dritte andererseits.

Datenverlust

Hauptursachen für Datenverluste sind technische Defekte und Bedienungsfehler:

> Versagen des Speichermediums

> Bedienungsfehler

> Programmabsturz

> Computerviren

> Manipulation

> Diebstahl, Zerstörung.

Der Betriebsinhaber sollte für eine ausreichende Sicherung der vorhandenen elektronischen Daten sorgen (Back-up).

Ein Computervirus ist ein sich selbst vermehrendes Computerprogramm, das sich in andere Computerprogramme einschleust und reproduziert.

Zum Schutz vor Computerviren sind folgende Maßnahmen empfehlenswert:

> Aubfau einer Firewall zum Schutz vor Virenangriffen aus dem Internet

> Einsatz von Anti-Viren-Software

> schriftliche Verpflichtungserklärungen der Mitarbeiter, keine externe Software einzuspielen oder fachfremde Internetseiten zu besuchen und eigene Datenträger anzuschließen

> Verwendung lizenzierter Software

> regelmäßige Datensicherungen.

Drahtlose Computernetze (WLAN) ermöglichen in vielen Unternehmen die kabelfreie Vernetzung und den Zugang ins Internet. Auch in öffentlichen Einrichtungen ist es möglich über WLAN im Internet zu surfen. Dies bedeutet jedoch ein erhöhtes Sicherheitsrisiko.

Software

Die Software besteht zum einen aus dem Betriebssystem, das zum Betrieb des PCs notwendig ist, und zum anderen aus den Anwendungsprogrammen.

Windows

Zu den bekannten Betriebssystemen zählen die verschiedenen Varianten von Windows, Unix/Linux und MacOS; für Tablet-Computer auch Android. Bei der Anwendungssoftware ist zu unterscheiden zwischen

> Standardprogrammen,

> Branchenlösungen und

> Individualprogrammen.

Standardprogramme eignen sich insoweit, als sich die Anwendungsfälle in den einzelnen betrieblichen Teilbereichen ähnlich sind (Basisaufgaben). Viele Software-Hersteller bieten heute umfangreiche „Anwendungssoftware-Pakete“ an, im Rahmen derer einzelne Anwendungsbereiche integriert und aufeinander abgestimmt sind.

Office

Als häufigstes Software-Paket ist hier Microsoft Office zu nennen.

Auf Individual- oder Branchenlösungen kann zurückgegriffen werden, wenn betriebliche oder branchenmäßige Besonderheiten vorliegen, die im Rahmen von Standardsoftware nicht berücksichtigt und gelöst werden kann, sondern maßgeschneiderte Anwendungen erfordern.

Branchenlösungen

Für viele Handwerkszweige wurden bereits Branchenlösungen erarbeitet. Wichtig sind die unterschiedlichen Software-Programme, die für die Datensicherung verantwortlich sind. Diese sollen so konfiguriert werden, dass sie zu bestimmten Zeitpunkten automatisch die vorhandenen Daten sichern (Back-up).

Einsatz eines IT-Systems im Handwerksbetrieb

Der Entscheidung über den IT- Einsatz sollte in jedem Fall eine sorgfältige Problem- und Wirtschaftlichkeitsanalyse vorausgehen. Sie enthält folgende Punkte:

Information

> Allgemeine Information

– Fachzeitschriften und Internetrecherche

– Besuch von Messen, Vorträgen, Seminaren und anderen Infoveranstaltungen

– Unternehmensberater

– Berufsorganisationen.

Datenmengengerüst

> Analyse des Ist-Zustandes

– Erfassung des betrieblichen Datenmengengerüstes (z. B. Mitarbeiterzahl, Lohnarten, Kundenzahl, Lieferantenzahl, Sachkontenzahl, monatliche Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Anzahl der Buchungen, Anzahl der Angebote, Lagerartikel, monatliche Lagerzu- und -abgänge, Kostenstellen u. a.)

– Erfassung der Arbeitsabläufe

– Ermittlung von Schwachstellen im Betrieb.

Lastenheft

> Entwurf einer Soll-Konzeption

– Abfassung eines Lastenheftes (Zweck des IT-Einsatzes, Anwendungsbereiche, Form und Inhalt der angestrebten Ergebnisse, Anforderungen an die Hardware, Anforderungen an das Betriebssystem, Anforderungen an die Anwendersoftware, künftige Datenmengen, Ausbaufähigkeit, Nebenbedingungen).

Angebote

> Ausschreibung

– Einholung von Angeboten bei den infrage kommenden IT-Anbietern auf der Grundlage des Lastenheftes

– Vorführung einzelner IT-Systeme

– Einholung von Referenzen.

Einmalige und laufende Kosten

> Prüfung der Angebote/Kosten-Nutzen-Abwägung/Systementscheidung

– Kosten für Hardware einschließlich Lieferung und Installation sowie Software, Zubehör, Schulung, eventuell Programmanpassungen usw.

– laufende Kosten (z. B. Personalkosten, Verbrauchsmaterial)

– direkt bewertbare Einsparungen durch die IT (Rationalisierungseffekte)

– nicht direkt bewertbarer IT-Nutzen (z. B. Informationsverbesserung, schnellere Angebotsabgaben, Verbesserung der Materialdisposition, schnellere Rechnungsstellung, Entscheidungen auf der Basis besserer betrieblicher Daten)

– Vorhandensein geeigneter Anwendersoftware

– Wartung und Service, Programmpflege

– Qualität der Bedienungsunterlagen, Unterstützung bei Einarbeitung und Schulung

– Kompatibilität mit anderen Anlagen, Ausbaufähigkeit des Systems

– Benutzerfreundlichkeit

– Vertragsgestaltung (z. B. Liefertermin, Garantie, Zahlungsvereinbarungen, Zusicherung der im Pflichtenheft dargestellten Anforderungen, Rücktrittsmöglichkeit).

Organisation

> Organisatorische Vorbereitung

– geeignete Räumlichkeiten

– personelle Voraussetzungen (Einführungsschulungen)

– sachliche Voraussetzungen (Beleggestaltung, Stammdatenerfassung u. Ä.)

– Information der Mitarbeiter.

Installation

> Installation

– Testläufe

– Dokumentation von Anlaufschwierigkeiten

– Umsetzung.

Im Zusammenhang mit der Finanzierung eines IT-Systems stellt sich oft die Frage, ob es gekauft oder geleast werden soll.

Für diese Entscheidung sind vor allem folgende Faktoren von Bedeutung:

> Kapitalverfügbarkeit

> Liquiditätsbelastung

> steuerliche Wirkung.

Lebensdauer

Ferner muss bedacht werden, dass IT-Systeme in der Regel sehr schnell veralten und damit in der Regel keinen Wiederverkaufswert besitzen. Man geht heute gerade noch von einer technologischen Lebensdauer von etwa 3 Jahren aus.

Ein Leasingvertrag bietet demgegenüber feste Laufzeiten sowie die Möglichkeit zur ständigen Systemerweiterung bzw. -erneuerung.

Wartungsverträge

Mit Leasingverträgen sind allerdings oftmals auch kostensteigernde Wartungsverträge verbunden. Die Wahl zwischen Leasing und Kauf besteht jedoch nicht generell. Im Billigbereich werden kaum Leasingverträge angeboten.

Im Folgenden sind die verschiedenen Stufen zur Einführung der IT im Handwerksbetrieb zusammengefasst.

Anwendungsbereiche der IT im Handwerksbetrieb

Die IT kann sowohl

> im Büro,

> beim Kunden,

> in der Werkstatt, auf Baustellen oder auch

> als Instrument der Rationalisierung

eingesetzt werden.

Kaufmännische Verwaltung

Mögliche Anwendungsbereiche auf dem Gebiet der kaufmännischen Verwaltung, also im Büro, sind unter anderem:

> Angebotserstellung, Kalkulation

> Auftragsbearbeitung

> Projektplanung, Projektüberwachung

> Fakturierung (Rechnungsausstellung, Verbuchung der Eingänge, Mahnwesen)

> Führung von Kunden-, Lieferanten-, Auftrags- und Bestelldateien

> Lohn- und Gehaltsabrechnung

> Textverarbeitung und Schriftverkehr

> Anlagen- und Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Kennzahlenauswertung, Betriebsvergleiche, Controlling, Liquiditätsplanung

> Steuervoranmeldungen

> Datenarchivierung

> Kommunikation (z. B. Onlinedienste, Internet etc.)

> Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

Technische Verwaltung

Im Rahmen der technischen Verwaltung lassen sich durchführen:

> technische Berechnungen

> technische Zeichnungen

> Konstruktionen

> komplette Planerstellungen.

Nutzung des Internets im Handwerksbetrieb

Das Internet ist die Gesamtheit aller weltweit zusammengeschlossenen Computernetzwerke. Diese kommunizieren nach einem standardisierten Verfahren miteinander.

Internetserver

Heute besitzen auch kleine Organisationseinheiten einen Internetserver. Der Vorteil liegt darin, dass rund um die Uhr von jedem Punkt der Welt auf die Daten des Servers zugegriffen werden kann.

Cloud-Computing

Immer wichtiger, um auf Daten und Programme von überall aus zugreifen zu können, wird das sog. Cloud-Computing. Unter Cloud-Computing (deutsch: Rechnen in einer Wolke) versteht man das Speichern von Daten in einem entfernten Rechenzentrum, aber auch die Ausführung von Programmen, die nicht auf dem lokalen Arbeitsplatzcomputer oder Server installiert sind, sondern entfernt in der (sinnbildlichen) Wolke (englisch: cloud).

Die temporär angeschlossenen Endgeräte

DSL 5G

Der Internetnutzer stellt die Verbindung zum Internet in der Regel über die DSL-Technik her. Schnelle und mobile Übertragungsmöglichkeiten werden über LTE-Technik, 4G- und 5G-Technik erreicht.

Browser

Anwendungs- und Nutzungsmöglichkeiten

Für den Handwerksbetrieb bieten sich grundsätzlich folgende wichtige Anwendungs- bzw. Nutzungsmöglichkeiten:

> Darstellung des Handwerksbetriebes und seiner Produkte und Dienstleistungen durch Einrichtung eines eigenen Internetauftritts (Homepage und weitere Seiten) unter einer eigenen WWW-Adresse (Domain-Name, z. B. www.IhrBetriebs-name.de).

– Kundenbetreuung und Kundengewinnung

– Anschaulichkeit Anschauliche, ansprechende und werblich effektive Darstellung der Inhalte

– Kostenersparnis Darstellung von Produkten und Dienstleistungen im Internet

> Nutzung des Internets als Informations- und Beschaffungsquelle

> Nutzung des E -Mail-Dienstes des Internets für die Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten. (Achtung: Hier gelten die rechtlichen Vorschriften wie für Geschäftsbriefe.)

> Gewinnung von Mitarbeitern

> Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen

> elektronische Signatur

> Nutzung von Social Media (z. B. Facebook, Instagram, Twitter etc.)

Vorteile

Folgende Vorteile entstehen für den Handwerksbetrieb durch die eigene Homepage:

> Dialogfähigkeit Internet und E-Mail bieten direkten Dialog. Kunden, Lieferanten, Interessenten usw. können Aufträge erteilen, Kommentare hinterlassen, Nachfragen stellen etc.

> Nachprübfarkeit Durch Abrufstatistiken kann der Betriebsinhaber feststellen, welche Inhalte der Interessent oder Kunde öffnet und welche Angebote somit interessant sind.

> Zielgenauigkeit E-Mails sind ein effektives Medium der Kunden- und Interessentenansprache.

> Schnelligkeit Über Internet und E-Mail können Informationen schnell einem großen Personenkreis zugänglich gemacht werden.

> Veränderbarkeit Informationen können schnell und unbürokratisch verändert und angepasst werden.

> Erreichbarkeit Potenzielle Kunden und Interessenten können den Handwerksbetrieb rund um die Uhr an 365 Tagen regional und überregional erreichen.

> Verfügbarkeit Informationen auf Websites sind rund um die Uhr und ortsunabhängig verfügbar.

Die wichtigsten Bereiche des E-Commerce sind:

> B2B (Business to Business) Funktionale B2B-Lösungen automatisieren die Geschäftsabläufe zwischen Anbietern und gewerblichen Käufern (wirtschaftliche Organisationen). Sie umfassen die Abfrage von Informationen, die Produktbestellung, die Rechnungsstellung sowie die Bezahlung durch digitale Zahlungssysteme und die Auslieferungsorganisation.

> B2C (Business to Consumer) B2C bezeichnet den Vertriebsweg und die Kommunikation zwischen Unternehmen und Konsumenten.

> C2C (Consumer to Consumer) C2C bedeutet, dass Konsumenten direkt mit anderen Konsumenten in Kontakt treten, z. B. Online-Auktionshäuser.

> B2A (Business to Administration) bzw. B2G (Business to Government) B2A bzw. B2G bezeichnet die Möglichkeit, mit Verwaltungsorganisationen in Verbindung zu treten, z.B. Online-Steuererklärung beim Finanzamt.

Suchmaschinen

Von großer Bedeutung für den Handwerksbetrieb ist die gute Sichtbarkeit des Internetauftritts in den wichtigsten Suchmaschinen. Dies ist die Basis für die Generierung entsprechender Besucherzahlen. Eine gut gestaltete Homepage ist nicht effizient, wenn sie nicht eine entsprechende Anzahl von Besuchern bzw. Interessenten und Kunden durch Suchmaschinen-Marketing anlockt.

Effektive Maßnahmen im Bereich der Suchmaschinenoptimierung (SEO-Optimierung) sind:

> aussagekräftige URL-Texte

> zielgruppenorientierte Inhalte

> Keyword-Optimierung

> optimierte Seitentitel

> optimierte Landing Pages.

Checkliste zur Einführung des Internets im Handwerksbetrieb

1. Zieldefinition Welches Ziel hat der Internetauftritt? (z. B. Präsentation des Unternehmens, Bereitstellung von Informationen, Unterstützung des Vertriebs etc.)

2. Zeitplanung Wann soll der Internetauftritt online gehen? Durch die Erstellung eines Zeitplans können die Planungen besser eingehalten werden. Zum Zeitpunkt der Produktivschaltung sollten alle Funktionen einwandfrei funktionieren.

3. Zuständigkeiten festlegen Wer ist für die einzelnen Aufgaben zuständig? (z. B. Aufb au, Texte, Grafik, Technik, Pflege etc.)

4. Internetauftritt bewerben Wie wird der Auftritt beworben? (z. B. Geschäftspapier, Visitenkarten, E-Mail-Signatur, Pressemeldungen, Suchmaschinen etc.)

5. Erfolgskontrolle In welchem Umfang sind welche Teile des Internetauftritts erfolgreich? (z. B. Feedback-Formular, Internet-Seitenstatistik bzw. Logfiles etc.)

6. Impressumspflichten beachten (Name, Anschrift, Rechtsform, Vertretungsberechtigung, ggf. Kapital, Angaben zur Kontaktaufnahme, Registereintragungen, Umsatzsteuer-ID, etc.).

Hinweise für die Umsetzung des Internetauftritts

1. Unterstützung suchen Die Gestaltung einer Homepage erfordert sowohl technisches Know-how als auch Marketingkenntnisse. Daher ist es sinnvoll, bei der Entwicklung bzw. Neugestaltung des Internetauftritts die professionelle Hilfe einer Internetagentur in Anspruch zu nehmen. Weiterhin ist ein „Internetverantwortlicher“ im Betrieb zu benennen.

2. Schnelles Laden der Startseite Die Startseite sollte möglichst schnell geladen werden, da sonst die „Abbruchrate“ steigt.

3. Layout Notwendig ist eine übersichtliche Verzeichnisstruktur und eine einfache Navigation.

4. Überprüfung von Links Vor Produktivschaltung werden alle Hyperlinks überprüft, ob sie zur richtigen Seite führen.

5. Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit des Datenverkehrs (https-Kommunikationsprotokoll)

6. Suchmaschineneintrag Am Beginn eines HTML-Dokuments können Angaben zur Seite gemacht werden, die im Quelltext, aber nicht auf der Web-Seite zu sehen sind. Die sog. Meta-Tags (u. a. Keywords) bieten die Möglichkeit, den Seiteninhalt kurz mit Schlagwörtern zu beschreiben. Diese sind sorgsam auszuwählen, da sie die Signalwörter für Suchmaschinen sind.

7. Suchmaschinenanmeldung Eintragung in Kategorien bei Suchmaschinendiensten. Diese bieten die Möglichkeit, Anzeigen zu hinterlegen, die durch „Pay per click“ berechnet werden. Sie können auch lokal begrenzt geschaltet werden.

8. Aktualisierung Eine fortlaufende und regelmäßige Aktualisierung ist notwendig.

IT-Sicherheit

Hinweise zur Sicherung der Betriebsdaten gegen Viren

Ein wichtiger Aspekt ist der wirkungsvolle Schutz des Unternehmens vor Computerviren aus dem Internet. Folgende Maßnahmen sind in diesem Zusammenhang sinnvoll:

1. Festlegung der Verantwortlichkeit für das Thema IT-Sicherheit

2. Schulung der Mitarbeiter

3. aktueller Virenschutz auf allen IT-Systemen

4. regelmäßige Datensicherungen aller IT-Systeme

5. Sicherung durch Firewalls

6. aktuelle Dokumentation der IT-Umgebung

7. Einrichtung einer systematischen Benutzerverwaltung.

Besonderes Augenmerk ist auch auf Versuche zu richten, über gefälschte Webseiten, E-Mails oder Kurznachrichten auf persönliche Daten der Nutzer Zugriff zu erhalten. Vermehrt sind zudem Hackerangriffe zu beachten, die darauf abzielen, Nutzerkonten zu sperren.

1.3.3Organisation des Rechnungswesens