Digitale Transformation in der Steuerkanzlei umsetzen E-Book

Cornelia Siegmann

• Herausgeber: Schäffer Poeschel
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2023

Seitenzahl: 292

Beschreibung

Allein die Verwendung digitaler Technik macht noch lange keine erfolgreiche Digitalisierung aus, denn es geht nicht nur darum, von analog auf digital umzustellen, sondern alle Arbeitsprozesse kritisch zu prüfen und den neuen Bedingungen anzupassen. Das Buch zeigt, welche Umsetzungsschritte hierzu in der Kanzleiorganisation, in der Buchhaltung, bei Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen erforderlich sind und wie der Spagat zwischen der optimalen Betreuung sowohl von "digitalisierten" Mandant:innen als auch noch nicht "digitalisierten" Mandant:innen gelingen kann. Darüber hinaus werden Fragen der Personalentwicklung und dem begleitenden Changemanagement in diesem Transformationsprozess beleuchtet. Weitere Themen: öffentliche Fördermittel für Digitalisierungsmaßnahmen und Cyber-Sicherheit in der Steuerkanzlei. Mit Arbeitshilfen auf myBook+. Die digitale und kostenfreie Ergänzung zu Ihrem Buch auf myBook+: - Zugriff auf ergänzende Materialien und Inhalte - E-Book direkt online lesen im Browser - Persönliche Fachbibliothek mit Ihren BüchernJetzt nutzen auf mybookplus.de.    

Leseprobe

[7]Inhaltsverzeichnis

Hinweis zum UrheberrechtImpressumVorwort1 Einführung2 Digitale Transformation in der Steuerkanzlei2.1 Digitalisierung: wichtig und erforderlich2.2 Die Digitalisierung in jeder Ecke….2.3 Der Einfluss der digitalen Transformation2.4 Mit Widerstand umgehen2.5 Leitbilder schaffen2.6 Das Design der Digitalisierung in der Steuerkanzlei2.7 Die digitale DNA 2.8 Agiles Projektmanagement in der digitalen Transformation3 Die Evolution der Buchhaltung3.1 Wie sieht die auf bestem Stand digitalisierte Musterkanzlei aus?3.2 Womit beginnen wir und wie sieht der genaue Ablauf aus?3.3 Auswahl der Anbieter und nachhaltig »up to date« bleiben4 Die neuen digitalen Arbeitsweisen in der Steuerkanzlei4.1 Die papierlose Kanzlei in einem virtuellen Arbeitsumfeld4.2 Ökosystem der Kanzlei4.3 Der digitale Arbeitsplatz4.4 Prozesse in der Kanzlei entwickeln4.5 Struktur in der Kanzlei – Datenerfassung4.6 Struktur in der Kanzlei – Datenverarbeitung4.7 Digitale Terminbuchungssysteme4.8 Digitales Mitarbeiter-Onboarding4.9 Digitale Fort- und Weiterbildung4.10 Digitales Sekretariat4.11 Digitales Teambuilding und Mitarbeiter-Bindung4.12 Software5 Fallbeispiel: Digitalisierter Mandant5.1 Bestandsaufnahme5.2 Einführung von Hilfsmitteln zur Optimierung der digitalen Strukturen6 Fallbeispiele: Optimale Betreuung (noch) nicht digitalisierter Mandanten6.1 Digitalisierung bei Generationenübergang6.2 Digitalisierung beim Freiberufler7 Personalentwicklung in der digitalen Steuerkanzlei7.1 Innovatives Personalmanagement als Schlüssel zum Erfolg7.2 Digitalisierung: neue Managementmodelle und Personalkonzepte7.3 Der neue Führungsstil und die neue Mitarbeiterführung7.4 Work-Life-Separation8 Changemanagement8.1 Kooperation und Vertrauen8.2 Veränderungsmodelle8.3 Beziehungsmanagement in der Steuerkanzlei8.4 Rhythmus und die Sprache des Gehirns8.5 Stress und Burnout in der Kanzleiführung und bei den Mitarbeitern8.6 Kommunikation in der Digitalisierung8.7 Professionelle Personalumstrukturierung mit Outplacement 8.8 Angst ist ein schlechter Ratgeber8.9 Resilienz in der Steuerkanzlei8.10 So gelingt virtuelle Führung im Homeoffice 9 Cyber-Sicherheit in der Steuerkanzlei – Datenschutz für Steuerberater9.1 Schützenswerte Daten9.2 IT-Sicherheitskonzept9.3 Das Profil der Angreifer9.4 Angriffspunkte und Verteidigungsstrategien9.5 Anzeichen für »Hacks«9.6 Datenschutz im Kanzleialltag9.7 Mobiles Arbeiten und Homeoffice 10 Förderprogramme zur Digitalisierung10.1 Förderprogramm »go digital«10.2 Förderprogramm »Digital Jetzt« – Investitionsförderung für KMU 10.3 Beispiel Baden-Württemberg: »Digitalisierungsprämie Plus« – Zuschuss oder Darlehen10.4 Hamburg – Förderprogramm »Hamburg Digital«10.5 Weitere Beispiele für FörderprogrammeStichwortverzeichnisDie Autoren

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Hinweis zum Urheberrecht:

Alle Inhalte dieses eBooks sind urheberrechtlich geschützt.

Bitte respektieren Sie die Rechte der Autorinnen und Autoren, indem Sie keine ungenehmigten Kopien in Umlauf bringen.

Dafür vielen Dank!

Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft - Steuern - Recht GmbH

[4]Bearbeiterübersicht

Siegmann/Lutz/Sick: Kapitel 1

Siegmann: Kapitel 2, 7, 8

Lutz/Sick: Kapitel 3, 4, 5, 6, 9, 10

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de/ abrufbar.

Print:

ISBN 978-3-7910-5683-8

Bestell-Nr. 13043-0001

ePub:

ISBN 978-3-7910-5684-5

Bestell-Nr. 13043-0100

ePDF:

ISBN 978-3-7910-5685-2

Bestell-Nr. 13043-0150

Cornelia Siegmann/Tobias Sick/Elisa Lutz

Digitale Transformation in der Steuerkanzlei umsetzen

1. Auflage, März 2023

© 2023 Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft · Steuern · Recht GmbH

www.schaeffer-poeschel.de

[email protected]

Bildnachweis (Cover): © Andrey Popov, Adobe Stock

Produktmanagement: Steinleiner, Rudolf

Lektorat: Lange, Claudia

Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die der Vervielfältigung, des auszugsweisen Nachdrucks, der Übersetzung und der Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen, vorbehalten. Alle Angaben/ Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.

Schäffer-Poeschel Verlag Stuttgart

Ein Unternehmen der Haufe Group SE

[5]Vorwort

Jeder Steuerberater weiß, dass kaum eine Branche so von stetem Wandel geprägt ist wie die Steuerberatung. Unsere globalisierte Welt schafft täglich neue Herausforderungen, denen der nationale Steuergesetzgeber adäquat begegnen muss. Zunehmend prägen zudem die Gesetzgebung und Rechtsprechung der EU ebenso wie internationale Abkommen unsere steuerlichen Vorschriften, oft auch entgegen dem bisherigen nationalen Recht. Solche Gegebenheiten verlangen der Beratungspraxis ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit ab.

Neben den allgegenwärtigen (steuer-)rechtlichen Veränderungen steht die Branche seit einiger Zeit vor einer weiteren großen Herausforderung: dem digitalen Wandel. Dieser stellt mittlerweile ein zentrales Thema in den Steuerkanzleien dar. Er beinhaltet nicht nur die Umstellung in der technischen Ausstattung sondern geht weit darüber hinaus. Themenbereiche der digitalen Transformation sind beispielsweise auch Cybersicherheit und Datenschutz, digitale Arbeitsprozesse, Personalentwicklung und Changemanagement. Bei letzterem kommt ergänzend eine erfolgreiche Kommunikationskultur ins Spiel, die erheblich zum Unternehmenserfolg in der Transformation beiträgt. Das Modell des Neurolinguistischen Programmierens bietet dazu geeignete Kommunikationsstrategien und -techniken.

Hinsichtlich der technischen Ausstattung ist der Blick auf digitale Angebote und die Frage nach der individuellen Ausgestaltung überaus wichtig. Diese Themen werden daher ausführlich behandelt. Ein weiterer wichtiger Themenbereich betrifft die optimale Ausgestaltung digitaler Prozesse. Mit Fallbeispielen aus der eigenen Praxis wird aufgezeigt, wie Digitalisierungsprojekte bei Mandanten durchgeführt und optimiert werden können. Nach Ausführungen zu Cybersicherheit und Datenschutz folgt abschließend ein Überblick über interessante staatliche Förderprogramme, die für Digitalisierungsprojekte zur Verfügung stehen.

Mit dem vorliegenden Buch möchten wir allen Kanzleien ein Instrumentarium an die Hand geben, die eigene digitale Transformation erfolgreich zu planen und umzusetzen.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern in diesem Buch das generische Maskulinum verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Im März 2023

Cornelia Siegmann

Elisa Lutz

Tobias Sick

[9]1Einführung

Das Corona-Jahr 2020 und die Folgezeit bieten besonders gute Beispiele dafür, wie agil der Berufsstand sein muss. Nachdem kurzfristig und ohne gute Vorbereitung die Antragsstellung verschiedener Corona-Hilfen auf den Berufsstand der Steuerberatung übertragen wurde, fühlte sich die Folgezeit für viele Steuerberater wie der verzweifelte Versuch an, in stürmischer See den Kopf über Wasser zu halten. Zwischen Personalmangel und stetigen Gesetzesänderungen eine komplett neue Dienstleistung aufzubauen und anzubieten, deren Rechtsgrundlagen auf wöchentlicher Basis geändert wurden, brachte viele an ihre Grenzen. Durch die teilweise unzureichend definierte rechtliche Grundlage war es ein fast unmöglicher Balanceakt zwischen dem Handeln im besten Interesse der Mandanten und einer rechtskonformen Auslegung von FAQs. Damit war vorerst ein neuer Höhepunkt an geforderter Agilität für den Berufsstand erreicht. Diese Anpassungsfähigkeit und Agilität ist aber genau die Stärke, die es der Branche ermöglichen wird, die voranschreitende Digitalisierung mit Erfolg zu meistern anstatt sich von ihr überfahren zu lassen.

Sehr viele Steuerberater werden nach der Veränderungsphase »Digitalisierung« eine erhebliche Verbesserung von Auslastung, Arbeitsqualität, Arbeitseffizienz, Arbeitsatmosphäre, Mitarbeiterzufriedenheit, Mandantenbindung und Mandantenzufriedenheit in ihrem Unternehmen verzeichnen können. Viele Steuerberater haben den Veränderungsprozess in diversen Bereichen ihrer Kanzlei bereits vollzogen und profitieren heute schon enorm von den Vorteilen der digitalen Kanzleiführung und Kanzleiorganisation, die sie etabliert haben.

Digitalisierung ist also kein Schicksal, das uns alle trifft, sondern eröffnet moderne Chancen, die Zukunft zu gestalten. Dabei bezieht sie sich auch auf das durch den Veränderungsprozess ebenfalls veränderte Denken und Handeln der Menschen. Sie verändert die Art und Weise, wie sie sich einbringen. Die Herausforderungen für angepasste Führungsmethoden und Kanzleimanagement liegen in agilen statt hierarchischen Führungsmethoden, einer logischen Entscheidungs- und Fehlerkultur und einer hohen Resilienz von Management und Mitarbeitern für Weiterentwicklung in der Digitalisierung. Welche Kommunikationsmethoden und -muster dabei höchstmöglichen Erfolg versprechen und wie die Rahmenbedingungen dafür aussehen sollten, ist ebenso wichtig wie die Auswahl der technischen Investitionen.

Die Evolution der Buchhaltung zeigt auf, warum besonders die Steuerberatungsbranche eigentlich keine Angst vor Veränderungsprozessen haben muss, da Veränderung und laufende Anpassung Kernelemente der Steuerberatertätigkeit sind. Danach befassen wir uns mit der täglichen Kanzleiarbeit in einem digitalisierten Umfeld und erläutern, wie eine optimal digitalisierte Kanzlei aussehen kann. Dabei soll auch im Fokus stehen, wie man bei der Neuaufstellung der Kanzlei unserer Auffassung nach richtig priorisiert.

[10]Fallbeispiele aus unserem Kanzleialltag stellen verschiedene Herangehensweisen an die Herausforderungen der Digitalisierung in der Mandantenbetreuung dar. Wir berichten von eigenen Erfahrungen mit bereits stark digitalisierten und fortschrittlichen Mandanten. Die erfolgreichen Unternehmen unserer Zeit haben ihre Hausaufgaben im Bereich Digitalisierung gemacht und sind ebenso innovativ wie agil. Diese Unternehmen suchen entsprechend innovative und agile Steuerberater zur Betreuung und Begleitung ihrer Erfolgsgeschichten. Wer möchte nicht erfolgreiche, wachsende Unternehmen als Mandaten gewinnen? Doch die Ansprüche solcher Mandanten müssen auch erfüllt werden können.

Wir geben Einblick, vor welche Herausforderungen uns solche Mandanten gestellt haben und welche Lösungen wir gefunden haben. Daneben stellen wir auch diejenigen Themen beispielhaft dar, die die Mandatsbetreuung mit sich bringt, wenn Mandanten erst am Anfang einer Umstellung auf digitale Prozesse stehen. Um diese Unternehmen optimal beraten und unterstützen zu können, zeigen wir auf, wie wir Mandanten beim Wandel und Aufbau effizienterer digitaler Prozesse unterstützen. Unsere Lösungswege für verschiedene Fragestellungen können anderen Steuerberatern sicher auch als Blaupause für ähnlich gelagerte Herausforderungen in ihrem Kanzleialltag dienen. Im letzten Teil beschäftigen wir uns schließlich mit dem Thema Cybersecurity und der Datensicherheit am digitalen Arbeitsplatz.

Wir möchten zusammengefasst die folgenden Fragestellungen klären:

Warum muss sich kein Steuerberater Sorgen wegen der Digitalisierung machen?Wie nehme ich alle Mitarbeiter und Partner mit auf die Reise? Welche Management-, Führungs- und Kommunikationsmethoden sind hilfreich und zielführend?Wie sieht eine möglichst optimal digitalisierte Kanzlei aus?Warum und wie kann agiles Projektmanagement den Transformationsprozess optimal entwickeln und umsetzen?Wie sieht die optimale Betreuung von gut digitalisierten, innovativen Mandanten aus?Wie sieht die optimale Betreuung von bisher kaum digitalisierten Mandanten aus?Was gibt es bzgl. Datensicherheit und mobilem Arbeiten zu beachten?

[11]2Digitale Transformation in der Steuerkanzlei

»Der entscheidende Unterschied zwischen der IT der 90er-Jahre und der Digitalisierung von heute ist, dass wir nicht mehr in Ursachen, sondern in Chancen denken können. […] Man muss sich einfach bewusst machen, dass es heute möglich ist, Unternehmensabläufe internetbasiert zu optimieren, bestehende Geschäftsfelder internetbasiert zu dynamisieren und/oder völlig neue Geschäftsmodelle internetbasiert zu entwickeln.«

Quelle: https://gf-vb.de/andreas-r-fischer, Dem digitalen Sekundentod von der Schippe springen! | GF Verlags- und Beratungs- GmbH (gf-vb.de) (zuletzt aufgerufen am: 25.7.22)

2.1Digitalisierung: wichtig und erforderlich

Der Unterschied zwischen »wichtig« und »unbedingt erforderlich« besteht in der Wahlmöglichkeit. Bei »wichtig« kann ich entscheiden, welchen Grad der Wichtigkeit ich in diesem Augenblick fokussiere. Dann schreite ich zur Tat oder lasse es. »Erforderlich« wiederum lässt mir keine Wahl, wenn ich gewinnen will. Der Fortschritt in einer Steuerkanzlei sichert den zukünftigen Bestand. Durch ihn gehören Sie zu denjenigen, die nach dem Rütteln überleben. Andere bleiben auf der Strecke.

Der Siegeszug der Digitalisierung

Eine Grundeigenschaft des Menschen ist es, den inneren Drang zu haben, sich weiterentwickeln zu wollen. Viele finden das völlig normal, dennoch trifft es den Zahn der Zeit. Die Digitalisierung läutet vollkommen neue und facettenreiche Möglichkeiten ein. Sie spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den Arbeitsaufwand um ein Vielfaches. Wenn wir die Lupe auf den Digitalisierungsprozess legen, entdecken wir noch mehr Vorteile. Direkt oder indirekt konnte jeder schon Erfahrungen mit digitalen Prozessen sammeln: Man nutzt das Onlinebanking anstatt zur Filiale zu gehen oder bucht Konzertkarten in einer Handy-App. Vereinzelt wird die Umstellung zu einem digitalen Prozess schneller erfolgen und in anderen Bereichen zieht sie sich hingegen länger hin.

Praxistipp

Unterscheiden Sie, was wirklich erforderlich ist und worauf Sie verzichten können. Es kommt hier auf das Nutzerverhalten des Einzelnen an. Auch kommt es darauf an, in welchem Zeitrahmen welche Aktivitäten erforderlich sind und welche noch etwas aufgeschoben werden können. Es liegt in Ihrem Ermessen und dem Ihres Digitalisierungsteams, dies zu erkennen, Ihre Mandanten zu informieren sowie zu schulen und Lösungsaspekte zu formulieren. Ein schrittweise implizierter Plan kann sicherlich eine optimale Lösung sein. Man sollte jedoch bedenken, dass all diese Umstrukturierungen sich stark auf Ihr Budget [12]niederschlagen können und deshalb zwingend einer guten und ausgefeilten Planung bedürfen. Schließlich sollen Missverständnisse und Unzufriedenheit in der Kanzlei so gut wie möglich vermieden werden.

Ohne Ordnungssysteme und auch einen umsetzbaren Plan kann die digitale Transformation nicht durchgeführt werden. Dies betrifft die Voraussetzungen der entsprechenden Technik. Probephasen und Testläufe sollten daher ermöglicht werden.

Mehr Qualität, mehr Überblick, mehr zeitnahes Handeln

Von Menschen manuell ausgeführte Arbeitsprozesse beanspruchen viel Zeit, Struktur und sind Quellen für Fehler. Wenn der Digitalisierungsprozess erprobt und stimmig ist, kann in der Steuerkanzlei effizienter gearbeitet werden. Die Stolpersteine werden schneller erkannt und können korrigiert werden. Ein wichtiger Baustein ist, das Qualitätsmanagement zeitnah zu optimieren. Wichtig ist dabei, dass die Rentabilität durch die Digitalisierung gesteigert wird. Zudem platziert man seine Kanzlei am hart umkämpften Markt sicher und zukunftsgerüstet.

Abb. 1: Verbesserungen durch Digitalisierung

Wenden Sie sich der Digitalisierung jetzt zu und warten Sie nicht, bis Sie dazu gezwungen werden. Vor allem ist es wichtig, einen hohen Qualitätsstandard in der Steuerkanzlei zu erzielen, langfristig zu planen, vorzudenken und zukunftsorientiert zu handeln. Dann wird die Vision einer erfolgreichen Digitalisierung Realität.

2.2Die Digitalisierung in jeder Ecke….

Schon die industrielle Revolution hat gezeigt, wie technologische Basisinnovationen exorbitante gesellschaftliche Auswirkungen auslösen können. Sie hat den Arbeitsmarkt umgekrempelt [13]und damit neue Arbeitsfelder geschaffen zu Ungunsten von denen, die durch die Industrialisierung auf der Strecke blieben. Die Menschen mussten sich umstellen und anpassen. Auf den Punkt bringt es der Begriff der »Industriegesellschaft«. Der »Industriegesellschaft« folgte die »Wissenschaftsgesellschaft.« Und heute sind wir in der »digitalen Gesellschaft« angekommen. Diese wiederum löst die digitale Revolution aus. Landläufig meinen viele Menschen, Digitalisierung sei nur, wenn sie ihren Überweisungsträger nicht mehr von Hand ausfüllen, sondern das Onlinebanking nutzen. Dabei geht es um deutlich mehr als das.

Kurz und knapp umrissen bedeutet Digitalisierung:

Die Vernetzung von Anwendern oder Usern, die Speicherung, Verarbeitung und Auswertung von Daten. Die Umwandlung von analogen Prozessen in digitale Abläufe.Viele Prozesse werden in Kanzleien, Unternehmen und Organisationen mithilfe der IT gesteuert. Computer ersetzen die Aufgaben, die früher Menschen erledigt haben. Das hat zur Folge, dass Prozesse beschleunigt werden und dadurch die Produktivität gesteigert wird. Das Unternehmen bleibt wettbewerbsfähig.Die Digitalisierung befähigt die Steuerkanzlei, ihren Mitarbeitern einen ortsunabhängigen Arbeitsplatz über Kontinente hinweg anbieten zu können. Sie kommunizieren, tauschen Informationen aus und arbeiten an einem Projekt zusammen, ohne dass sie am selben Ort sind. Mobiles Arbeiten als Beschäftigungsmodell gewinnt immer mehr an Beliebtheit.Gerade die Medienlandschaft profitiert durch die Digitalisierung enorm. Dabei ist es möglich, Informationen in verschiedenen Formaten sehr schnell, weltweit und teilweise kostenlos zu verbreiten (E-Books, MP3-Files, Online-Zeitschriften, usw.). Menschen in dünn besiedelten Gebieten können sich ebenso an 24 Stunden an allen 7 Tagen der Woche informieren.Durch die Digitalisierung kommunizieren Geräte miteinander und diese sind aus der Ferne steuerbar (z. B. Smart Home für Gebäude).Durch die Digitalisierung werden Alltagsarbeiten vom Computer aus von Zuhause gesteuert. Die Zeitersparnis ist ein wichtiger Faktor und die Informationsvielfalt wächst.

Es ist deutlich erkennbar, dass die »Digitalisierung« ein Ausmaß hat, das weit über das rein Technische hinausgeht. Vielmehr hat die Digitalisierung Auswirkungen auf wirtschaftliche und sozialpolitische Lebensbereiche. Sie hält Einzug, ob gewünscht oder nicht, im Alltag aller Menschen, beeinflusst den persönlichen Umgang untereinander, die Kommunikationskultur und das demokratische Gemeinwesen.

Das ist erforderlich in der »digitalen Gesellschaft«:

Die Auseinandersetzung mit den einzelnen EntwicklungenAnalysen der Entwicklungsstufen und wann diese kommenAnalysen der individuellen GestaltungsmöglichkeitenAnalysen der zukünftigen ChancenAnalysen der Rahmenbedingungen, die vorgegeben werden müssen

[14]Fazit

Digitalisierung ist kein Schicksal, das uns alle trifft, sondern eröffnet moderne Chancen, die private und berufliche Zukunft zu gestalten. Die alte Sinnfrage »Wie wollen wir leben?« müssen wir uns neu stellen und beantworten.

2.3Der Einfluss der digitalen Transformation

»Es ist nicht die stärkste Spezies, die überlebt, auch nicht die intelligenteste, sondern diejenige, die sich am ehesten dem Wandel anpasst.«

Leon C. Megginson (1963) in Bezug auf Charles Darwin

Maßgeblich für den Erfolg von digitalen Steuerkanzleien ist, dass die Kanzleiinhaber berücksichtigen, dass die Digitalisierung auf den Menschen, ihre Kanzlei und das Umfeld Auswirkungen hat.

Es gibt verschiedene Veränderungstreiber. Diese sind u.a.:

Veränderungen im kommunikativen und kooperativen Sozialverhalten der Menschen. Die Menschen richten über die zunehmende Digitalisierung ihr Leben neu ein. So verändert sich ihr Mindset. Und damit ihr Verhalten als Individuum und in der Gemeinschaft.Veränderungen im Verständnis von Arbeit und Arbeitsformen.

Der digitale Wandel zeigt sich in verschiedenen Bereichen und führt zu einer Neuausrichtung in der Art und Weise, wie Organisationen arbeiten, planen und dann handeln. Veränderung braucht Kraft und Mut. Hat die Steuerkanzlei eine sogenannte organisatorische Trägheit, werden Inhaber sich in den alten Routinen freiwillig gefangen halten. Der digitalen Transformation sind in diesem Fall die Hände gebunden. Sie findet dann einfach nicht statt. Hier ist die Digitalisierung gefordert, die im Kapitel 2.7 ausführlich beschrieben ist. Ein Aufstülpen der Digitalisierung kann im schlimmsten Fall zu Blockaden und Widerständen bei den Mitarbeitern führen. Daher ist es wichtig, alle Beteiligten einzubeziehen. Soll eine Steuerkanzlei digital werden, so wird sich alles ändern und dies betrifft auch alle.

Übersicht der Auswirkungen der Digitalisierung auf verschiedenen Ebenen:

Die Ebene der Gesellschaft, der Wirtschaft, global: Die Digitalisierung ist die Grundlage für die global bestehende Veränderung der Gesellschaft. Diese verursacht gravierende Umbrüche in den ökonomischen und gesellschaftlichen Strukturen. Davon sind vor allem Akteure der Gesellschaft wie Menschen, Organisationen, Unternehmen und öffentliche Institutionen betroffen. Diese digitalen Technologien verändern die Rahmenbedingungen, durchdringen alle Lebensbereiche und lösen Ängste aus. Der Mensch erlebt einen steigenden Druck sein fehlendes Know-how schnellstens auszugleichen und seine Fähigkeiten in Bezug auf den Umgang mit den neuen Medien weiterzuentwickeln. So wird kontrovers diskutiert, ob zu[15]künftig verstärkt digitale Medien eingesetzt werden, die dann die Kapazität der Menschen einschränken und gleichzeitig deren Aufgaben übernehmen und welche Chancen und Nutzen die Digitalisierung für die Gesellschaft bringt. So nimmt die Digitalisierung auf jeden Fall mit hoher Geschwindigkeit Einfluss auf das sich verändernde Nutzerverhalten.Ebene der Teams, Gruppen, Bereiche und Abteilungen: Es entstehen neue Berufsbilder und Tätigkeitsbereiche. Der Markt der Vermittlung von IT-Kompetenz steigt stark an. Die Digitalisierung bringt somit einen Wandel in den Ausbildungen mit sich. Die Lernmedien gehen weg vom Buch und hin zu digitalen Medien. Die Art und Weise der Beschäftigungsverhältnisse erfährt eine Zunahme bei den flexiblen Arbeitsweisen. Cloud Working steht z. B. für die Erbringung ortsunabhängiger Arbeitsleistung. Maschinen übernehmen Routinetätigkeiten. Damit fallen niedrig dotierte Arbeitsplätze weg, neue Kommunikationsformen entstehen. Der Hype der Apps ist ungebrochen. Neue Geschäftsfelder werden definiert.Individuelle Auswirkungen auf Menschen, Mitarbeiter, Individuen: Die Digitalisierung verändert die sozialen Strukturen und wirkt damit direkt am Menschen. Sie wirkt sich auf die Arbeits- und Lebenswelt aus. Es entsteht ein vollkommen neues Profil eines Mitarbeiters. Die Routinetätigkeiten werden sich zu Gunsten der Wissensarbeit verkürzen. Neue Führungsstile werden notwendig werden. Hierarchien verschwinden und machen kooperativeren Führungsstilen Platz. Dem Mitarbeiter werden mehr Freiräume ermöglicht, um zu experimentieren und Innovationen zu entwickeln. Die Führungskultur erfährt eine Reform in Richtung der Förderung von Eigenverantwortung und Selbstbestimmung.

Fazit

Die Digitalisierung bezieht sich auf das veränderte Denken und Handeln aller Menschen. Sie verändert die Art und Weise, wie sie sich einbringen.

2.4Mit Widerstand umgehen

Auf dem Weg zur digitalen Steuerkanzlei gilt es einige Hürden zu überwinden. Jede Veränderung löst bei den Menschen zunächst Verunsicherung aus. Sie müssen den gewohnten und liebgewonnenen Rahmen verlassen und fühlen sich der Wildnis schutzlos ausgeliefert. Diese Verunsicherung kann sich in verschiedenen Gefühlen wie Ängsten, Aggressionen und Kontrollverlust äußern. Die Mitarbeiter sind konfrontiert mit etwas, was sie nicht einschätzen können und wissen nicht, welche Konsequenzen letztendlich auf sie zukommen werden. Sie rätseln, wie sie die neue Situation bewältigen sollen und welche Gesetze – die alten und die neuen – ab wann gelten. Im schlimmsten Fall können Widerstände in den unterschiedlichsten Ausprägungen entstehen.

Beispiele für unterschiedliche Widerstandstypen: Heidi drückt ihren Widerstand damit aus, dass sie von den Problemen weg will. Sie formuliert die Digitalisierung mit vielen »Nicht« und [16]»Niemals«. »Niemals werde ich das verstehen. Niemals werde ich wieder so gerne arbeiten. So mit mir nicht.« Sie zieht sich in ihr Schneckenhaus zurück. Heidis Widerstand ist passiv.

Peter hat Angst, wegen der Einführung neuer Programme in seinem Arbeitsalltag für bestimmte Aufgaben länger zu brauchen, weil er sich nicht gut an die Nutzung der Programme gewöhnen kann. Darum weigert er sich, die neuen Programme zu nutzen und erstellt z.B. Berechnungen weiterhin auf Papier. Sein Widerstand ist aktiv.

Widerstände treten in der Steuerkanzlei genau an den neuralgischen Schnittstellen auf, wo alteingefahrene und seit Jahren funktionierende Prozesse abgelöst werden müssen. Dort erfordert die digitale Transformation neue Geschäftsabläufe und Mitarbeiter könnten sich im schlimmsten Fall weigern diese mitzutragen. Widerstände treten dann auf, wenn dem Menschen der Sinn und Zweck des Vorhabens nicht klar ist. In diesem Fall kann es vorkommen, dass er den Veränderungsprozess nicht so leicht akzeptieren kann. Außerdem könnte die Sorge auftreten, dass eine einst eingeschlagene Laufbahn aufgrund fehlenden Know-hows nicht wie geplant weiter verfolgt werden kann. Dies führt ggf. zu Verunsicherung und Unzufriedenheit. Er verliert seine berufliche und auch private Perspektive. Fehlt noch die informative Kommunikation, dann kann das Ganze für ihn zu einer belastenden Drucksituation führen. Der Widerstand und die Veränderung bedingen sich gegenseitig. Sie gehören zusammen und doch lösen sie andere Wege und Handlungen aus. Im Folgenden werden beispielhaft einige Stereotype dargestellt und Lösungswege angeboten. Selbstverständlich ist jeder Mensch individuell zu betrachten und Charaktere sind unterschiedlich und variieren.

Widerstand 1: … nein, diese Suppe ess’ ich nicht!

Friedrich hat seinen Widerstand durch eine »Verweigerungshaltung« aufgebaut. Er hatte schon immer Angst sich zu verändern. Deshalb ist er immer noch so wie vor 20 Jahren. Um alles in der Welt möchte er, dass es auch so bleibt. Bei den Info-Meetings fehlt er meist, E-Mails, die seine Rolle in der Veränderung betreffen, liest er prinzipiell nicht. Auch dem Sinn und Zweck der ›Aktion‹ wie er es nennt, steht er ablehnend gegenüber. Von Akzeptanz kann keine Rede sein.

So bauen Sie den Widerstand ab:

Binden Sie Friedrich aktiv in den Veränderungsprozess ein. Geben Sie ihm eine wichtige Aufgabe, die zu seinem Profil passt und wo er seine eigenen Ziele erreichen kann. Vermitteln Sie ihm das Gefühl, dass er auch Kontrolle und vor allem Mitspracherecht hat.

Widerstand 2: Das kann ich doch nicht!

Nadine zweifelte schon als Kind an ihren Fähigkeiten. Deshalb hält sie sich still im Hintergrund, um ja nicht aufzufallen. Die von der Kanzlei angebotenen Weiterbildungsmaßnahmen lösen in ihr große Angst aus. Sie hat Angst zu versagen. Ihr Arbeitsplatz wird sich verändern und damit ihre Ziele. Ihre gesteckten beruflichen Ziele kann sie in der Form nicht mehr verfolgen. Auch das mehrt ihre Angst.

[17]So bauen Sie den Widerstand ab:

Nadine braucht schnellstens einen Lehrgang, der auf ihr Aufgabengebiet zugeschnitten ist. Einen Lehrgang, der sie qualifiziert, den Digitalisierungsprozess zu bewältigen. Zudem sollte ihre direkte Führungskraft ihr ermutigend und positiv Erfolge und Fortschritte in Feedback-Runden kommunizieren, um ihr Selbstwertgefühl zu stärken.

Widerstand 3: Mein Name ist Hase, ich weiß von nichts!

Alexander traut dem propagierten Frieden nicht. Er ist überhaupt nicht davon überzeugt, dass die Neuerungen etwas bringen. Er fühlt sich nicht genug informiert. Auch bemängelt er die fehlende Kommunikation. Die Veränderung erweckt bei ihm den Eindruck, sein Berufsleben nicht mehr unter Kontrolle zu haben.

So bauen Sie den Widerstand ab:

Alexander hat Gesprächsbedarf. Er muss besonders in den Prozess eingebunden werden und er hat das Bedürfnis seine Frage stellen zu dürfen und so sein Wissen zu komplettieren.

Fazit

Jeder Mitarbeiter ist individuell und man muss auf seine Bedürfnisse, Ängste und Sorgen eingehen, um Widerstände zu überwinden.

2.5Leitbilder schaffen

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie ein Kanzleileitbild im Prozess der digitalen Transformation entwickeln und wie dies sinnvoll und nützlich für die Zukunft ist. Das Kanzleileitbild ist wie ein Leuchtturm an der Küste, der dem Schiff auf See Orientierung gibt. Es ergibt sich aus einer Vision, die in eine Mission mündet und schließlich die Kanzleistrategie darstellt. So steuern Sie Ihre Kanzlei mit den bewährten und wirkungsvollen Kommunikationstechniken des Neurolinguistischen Programmierens (NLP) in eine sichere Zukunft. Ein wirksames Leitbild im Sinne von NLP gibt die Richtung vor, in der sich die Kanzlei bewegt. Das Leitbild gibt allen Aktivitäten, allen Handlungen und allen Entscheidungen eine gemeinsame Ausrichtung, an der sich alle Mitarbeiter, Führungskräfte und das Kanzleimanagement ausrichten können. Das Leitbild bündelt sozusagen die mentalen Kräfte in der Kanzlei und daraus leiten sich die Handlungen ab.

Vision finden: The Golden Circle von Simon Sinek

Der weltweit bekannte Autor und Speaker Simon Sinek hat zur Ermittlung der Vision in seinem Buch »Start with why« eine Technik entwickelt: Mit der Vision beschreiben Sie eine feste Konstante in der Zukunft, die für Ihre Kanzlei so attraktiv ist, dass alle Beteiligten nach ihr streben und die der Kanzlei stets Orientierung gibt. Es geht um die unbändige Motivation, diese Vision zu erreichen, damit eine Weiterentwicklung möglich ist. Die Vision beinhaltet die Antwort auf [18]die Frage Warum mache ich etwas? Die Mission gibt den Weg vor, den ich gehe, um mein Ziel zu erreichen: das Wie. Die Strategie formuliert das Was. Die Frage nach dem Was ist meist schnell zu beantworten: Wir machen Buchhaltungen, Steuererklärungen, Steuerberatungen, etc. Hier ist das Geschäftsmodell zu beschreiben.

Die Frage nach dem Wie beschreibt, wie Sie als Steuerkanzlei das Was machen: Wie machen Sie Ihren Mandanten ›glücklich‹, wie genau realisieren Sie das? Welche Ihrer Werte entsprechen den Werten der Mandanten? Wie genau unterscheidet sich Ihre Kanzlei von der Steuerkanzlei direkt um die Ecke? Diese Frage hat es in sich. Es lohnt sich auf jeden Fall, sich mit dem Wie in der nächsten Zeit zu beschäftigen, denn es trägt maßgeblich zum Kanzleileitbild bei. Dabei legt man fest, welchen Werten man folgen will.

Die Frage nach dem Warum gibt Auskunft darüber, warum Sie als Steuerkanzlei das machen, was sie machen. Welchen Nutzen bieten Sie wem: dem Mandanten, den Mitarbeitern, dem Finanzamt? Was glauben Sie, welchen Sinn Ihre Kanzlei verfolgt? Hier erfährt man, welche Glaubenssätze die Kanzlei tragen.

Abb. 2: Der Aufbau des Leitbilds nach Robert Dilts

Der pyramidale Aufbau des Leitbilds nach Robert Dilts führt an die Spitze. Die Spitze der Pyramide zeigt die Vision. Hier steht sehr griffig und inspirierend beschrieben, welche Aufgabe die Kanzlei erfüllt. Wo möchte sie dazugehören?

Beispiel

Unsere Kanzlei gehört zu den Steuerkanzleien, die Menschen ganzheitlich beraten möchte. Bei uns steht das »Warum machen wir das?« im Vordergrund. Nämlich, damit wir zum Erfolg unserer Mandanten beitragen können.

[19]Die Stufe darunter ist die Mission. Wie erfüllen wir in welchem Kontext unsere Vision. Wie genau setzen wir das um?

Beispiel

Die unbewussten Bedürfnisse unserer Mandanten in Bezug auf Steuerberatung herauszufinden und in nachhaltige Maßnahmen umzusetzen, das ist unser Maßstab. Wir nehmen unseren Mandanten Ängste und Sorgen ab, damit sie noch erfolgreicher am Markt bestehen können.

Die Basisstufe ist die Strategie: Das Was. Der pyramidale Aufbau eines Leitbildes sorgt dafür, dass Kanzleiinhaber in der Lage sind, in einem knackigen Satz ihre Individualität und vor allem den Mehrwert für die Mandanten kurz und knapp formulieren zu können.

Das Kanzleileitbild bietet allen einen Orientierungspunkt und den sogenannten roten Faden für jeden, der am Prozess beteiligt ist. Es beschreibt die Einzigartigkeit der Steuerkanzlei in Bezug zu den vielen anderen Konkurrenten auf dem Markt. Darüber hinaus zieht man damit Mandate an, die zur Mentalität der Kanzlei passen und deren Betreuung Freude macht.

2.6Das Design der Digitalisierung in der Steuerkanzlei

Der Begriff VUCA ist eng mit dem Begriff Digitalisierung verzahnt und fasst die Anforderungen zusammen, denen sich Steuerkanzleien in einer digitalen Welt stellen müssen. VUCA zeigt für die Steuerkanzlei eine Vorgehensweise auf, wie der Veränderungsprozess systematisch gestaltet werden kann. Neue Technologien versetzen die Steuerkanzleien in einen rasanten Veränderungsmodus. In dieser Situation ist noch unklar, wie der Faktor Mensch eingebunden ist. Ist er der Leidtragende oder der Akteur? Die Herausforderungen für das Kanzleimanagement und angepasste Führungsmethoden ergeben sich aus den Merkmalen der VUCA-Welt. Der Begriff VUCA stammt ursprünglich aus dem US-Militärumfeld und steht für:

VolatilityUncertaintyComplexityAmbiguity

Volatility (Volatilität, Flüchtigkeit)

Die heutige Welt insbesondere in der digitalen Transformation verändert sich laufend, wird dadurch instabiler und ist somit nicht mehr vorhersehbar. Die Veränderung nimmt an Fahrt und Kraft auf und ist nicht mehr zu bremsen. Ereignisse überschlagen sich und der Mensch kann das Ursache-Wirkungsprinzip nicht mehr nachvollziehen.

[20]Uncertainty (Ungewissheit, Unsicherheit)

Ereignisse können nicht mehr prognostiziert werden. Der Erfahrungsschatz aus der Vergangenheit, der früher als Basis für Entscheidungen herangezogen wurde, ist Makulatur. Die früher planbare Zukunft wird durch eine unkontrollierbare ersetzt. Das sorgt für Ungewissheit.

Complexity (Komplexität)

Unsere Welt wird immer komplexer. Bei der Ursachen- und Wirkungsforschung stößt der Mensch auf scheinbar unüberwindbare Hürden, deren Auswirkung er zunächst nicht versteht. Die früher hierarchisch angeordneten Ebenen und Zusammenhänge sind nun holografisch angeordnet. Die Aktionen und Reaktionen sind unvorhersehbar und deshalb unübersichtlich, dabei entstehen viele Wege, die zu gleichen Ergebnissen führen können.

Ambiguity (Mehrdeutigkeit)

Den Königsweg einzuschlagen ist Schnee von gestern. Eindeutig und exakt etwas zu bestimmen wird immer schwieriger. Die Herausforderung für Kanzleiinhaber, diese Szenarien zu gestalten und zu führen, erfordert eine neue Perspektive einzunehmen. Gleichzeitig müssen Missverständnisse und Konflikte abgewendet werden. Entscheidungen zu treffen, erfordert mehr denn je Mut und Risikobereitschaft. Das Was? wird immer weniger wichtig und lässt dem Warum? und dem Wie? den Vortritt.

Diese Folgen hat VUCA für Ihre Steuerkanzlei:

Volatilität, FlüchtigkeitDie Bindung der Mandanten, Geschäftspartner und Kooperationspartner an die Steuerkanzlei ist nicht mehr so stabil und nachhaltig wie früher. Die Entscheidung, den Steuerberater zu wechseln, treffen Mandanten von heute auf morgen. Die Frage »Was ist unser ideales Zielmandat und wie können wir dieses auf Dauer begleiten?« wird die Steuerkanzlei in Zukunft stark beschäftigen. So steigt der Innovationsdruck auf die Steuerkanzleien, denn es gibt keine eindeutige Antwort mehr. Die Steuerkanzleien sind zukünftig gezwungen, sich der schnellen Veränderung anzupassen. Entwickeln Sie gemeinsam mit Ihrem Team Visionen. Beschreiben Sie eine erstrebenswerte Kanzleizukunft, die allen Zukunftsorientierung gibt. Diese steuern Sie motiviert an. Beziehen Sie bei diesem Prozess Ihre Mitarbeiter mit ein, damit alle sich damit identifizieren können. Das hat auch Wirkung auf Ihre Mandantschaft, Kooperationspartner und Geschäftspartner.Ungewissheit, UnsicherheitWeil bei Ihren Mandanten die Märkte nicht mehr kalkulier- und lokalisierbar sind, entsteht bei ihnen Ungewissheit. Hier ist Ihre Innovationskraft gefordert, um mit Ihren Mandanten wirksame Strategien zu erarbeiten. Diese Unsicherheit der Mandanten schlägt auch auf die [21]Steuerkanzlei durch und bringt das feste Gefüge ins Wanken. Zukunftsentscheidend ist ein flexibles Personalmanagement. Entwickeln Sie mit Ihrem Team ein neues Verständnis, um Zusammenhänge zu verstehen und diese auch verständlich zu kommunizieren. Berücksichtigen Sie verschiedene Kontexte, auch die nicht offensichtlichen. Denken Sie quer. Denken Sie vom Ziel her. Dabei werden Sie feststellen, dass Sie zu vollkommen anderen Ergebnissen kommen, die automatisch ans Ziel führen.KomplexitätDie weltumspannenden Wirtschaftskreisläufe haben zur Folge, dass immer mehr Einzelteile miteinander verflochten werden. Ihre Mandanten stehen nun nicht mehr nur mit dem Unternehmen am Nachbarort in Konkurrenz, sondern müssen sich global messen lassen. Diese Herausforderung ist auch für die Kanzleien relevant, weil auch diese nun mehrere Wege in ihre Gedanken einbeziehen müssen. Das hat für Kanzleiinhaber bei der Personalwahl Auswirkungen. Mitarbeiter, die mental agil sind, sind für solche Aufgaben gefragt. Der Mitarbeiter in der digitalen Transformation muss die Fähigkeit haben, schnell aus seiner Komfortzone zu kommen, schnell neuartige Zusammenhänge herzustellen und sehr beweglich zu sein. Entwickeln Sie zusammen mit den Mandanten Unternehmensstrategien, die sie auf den veränderten Märkten wachsen lassen können. Kommunizieren und handeln Sie klar und einfach. Legen Sie Ihren Fokus auf das, was wirklich wichtig ist. Schaffen Sie zwischen den Mitarbeitern, Führungskräften und Mandanten eine starke Vertrauensebene und transparente Zusammenhänge und Prozesse. Setzen Sie Ihre Kraft und Energie am wirkungsvollsten Punkt ein, dort entfalten sie die beste Wirkung.MehrdeutigkeitDas einfache, lineare Ursache-Wirkungsprinzip funktioniert nicht mehr. Die Vorgehensweise von bisher bekannten und über Jahre angewandten Prozessen wird sukzessive ersetzt durch Geschäftsmodelle, die dem Prinzip »entweder, oder« und »und« folgen. Es gibt nicht mehr schwarz oder weiß. Die vielen Grauschattierungen dazwischen gewinnen vermehrt an Bedeutung. Jetzt ist Kreativität gefragt, um neue Lösungen zu finden. Das altbewährte Vorgehen, von Best-Practise-Beispielen zu lernen, verliert an Bedeutung. Dafür stellt sich das Best-Thinking-Prinzip in die Pole Position.

Abb. 3: Best Thinking

[22]Machen Sie Ihre Steuerkanzlei fit für die Zukunft und steigern Sie Ihre Anpassungsfähigkeit und Beweglichkeit. Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern und Führungskräften Leichtigkeit und Lebendigkeit. Ersetzen Sie hierarchische Führungsmethoden durch agile. Geben Sie Verantwortung ab und fördern Sie eine logische Entscheidungs- und Fehlerkultur. Legen Sie einen gesteigerten Wert auf die Widerstandskraft (Resilienz) im Inneren und Äußeren.

Führung bei Komplexität, Agilität und Veränderung

Je schneller sich die Welt dreht und damit verändert, desto ausnahmslos endlicher ist unser Erfahrungswissen. Der Erfahrungsschatz von früher wird zunehmend wertlos. Das Wirksamste der Vergangenheit bestimmt den Standard der Gegenwart. Die rasanten technischen Entwicklungen lösen Grenzen auf. Branchen verändern sich, neue entstehen und die Denk- und Handlungsweisen müssen sich gezwungenermaßen anpassen. Die Mandanten von heute sind nicht mehr automatisch die von morgen.

Der Trend zu VUCA und seine flankierenden Methoden ringt den allgemeinen und praktizierten Managementstrategien eine radikale Veränderung ab. Lineare Strukturen, lineares Denken und Handeln, linear aufgebaute Karriereleitern und lineare Führungsstile weichen der dynamischen, volatilen, veränderungsstarken und mehrdeutigen Welt.

So bauen Sie als Kanzleiinhaber mit VUCA bei Ihren Mitarbeitern Unsicherheiten ab: Unsicherheit kommt bei Mitarbeitern dann auf, wenn sich Arbeitsbedingungen und die Arbeitsorganisation verändern. Die Regeln von früher werden durch neue unbekannte ersetzt. Sie als Kanzleiinhaber werden aufgefordert, Ihr Feedbackmanagement und Ihren Führungsstil in Bezug auf unterstützende Maßnahmen zu verändern.

Kommunikationsstrategien mit VUCA

Die Arbeitsbedingungen und Arbeitsorganisation wurden um ortsunabhängige Möglichkeiten wie Remote-Arbeit, Gig Economy und Homeoffice erweitert. Sowohl für Kanzleiinhaber als auch für die Mitarbeiter gilt es nun neue Herausforderungen zu meistern:

Welche Formate des Meetings wende ich nun an?Wie strukturiere ich meinen Arbeitsalltag im Homeoffice?Mit welchen technischen Möglichkeiten bleibe ich mit meinen Mitarbeitern, Kollegen und Partnern in regelmäßigem Kontakt?Wie erfasse ich als Kanzleiinhaber die Arbeitsleistung der Mitarbeiter im Homeoffice?Wie behalte ich als Mitarbeiter in Bezug auf meine Zuverlässigkeit und Qualität das Vertrauen meines Chefs, wenn ich im Homeoffice bin?

Diese Palette an Unsicherheiten führt häufig zur Überforderung der Mitarbeiter, die dadurch blockiert sind. Kanzleiinhabern kommt eine wichtige Rolle zu: Bleiben Sie in regelmäßigem Kontakt mit Ihren Mitarbeitern und nehmen Sie deren Ängste und Sorgen ernst. Beachten Sie bei diesen Gesprächen das VUCA-Modell.

[23]Volatility: Ständige Veränderungen meistern

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Orientierungsmöglichkeiten an, damit sie sich sicher fühlen in der sich ständig verändernden Arbeitssituation.

Kommunikationsmuster:

Liebe Frau Heinrich, ich habe sehr wohl wahrgenommen, dass Sie Ihre Zwischenziele verfolgen im Hinblick auf das große Ziel. Herzlichen Dank dafür!Was halten Sie von einem Jour fixe jeden Freitag um 11 Uhr. In diesem Termin können wir Ihre persönlichen Anliegen besprechen und einen Plan für die kommende Woche machen.Der Mandant Herr Dr. Maier hat sich bei mir für Ihre Problemlösung bedankt. Diese Lösungsstrategie können Sie sicherlich noch mehrfach anwenden.Sollten Sie sonstige Fragen haben, melden Sie sich bitte auch außer der Reihe bei mir, damit wir diese umgehend klären können.

Kommunikativ wirksame Fragen:

Welche Fähigkeiten und Kenntnisse unterstützen Sie bei Ihrer Arbeit? Möchten Sie eine Weiterbildung im Bereich XY machen, um im digitalen Veränderungsprozess gut gerüstet zu sein?Gibt es in der veränderten Arbeitssituation etwas, wobei ich Sie unterstützen kann?Welche Maßnahmen wünschen Sie, um mit den Kollegen ins Gespräch zu kommen?

Uncertainty: Wenn Dinge nicht mehr planbar sind

Zeigen Sie ehrliches Interesse an Ihrem Mitarbeiter und an seinen Ängsten und Sorgen. Sprechen Sie klar und direkt und zeigen Sie Perspektiven auf.

Kommunikationsmuster:

Der direkte Kommunikationsweg fällt gerade weg. Wir haben uns für das Chattool XY entschieden. Dieses ermöglicht Ihnen, sich ortsunabhängig auszutauschen und auch den Support zu kontaktieren. Bitte geben Sie mir Feedback, ob das Tool sich in der Praxis bewährt.Für uns alle ist diese Situation neu, gemeinsam werden wir die Hürden nehmen und unsere Kanzlei weiter auf dem Erfolgsweg halten.

Kommunikativ wirksame Fragen:

Wie geht es Ihnen persönlich mit der neuen Situation?Welche Befürchtungen haben Sie?