Don't Panic! – Per Anhalter durch das Projekt E-Book

Norman Frischmuth

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2016

Seitenzahl: 125

Beschreibung

Bevor es Bücher gab, wurde Wissen durch Geschichten von Generation zu Generation weitergegeben. Die Bilder dieser Geschichten blieben im Kopf und damit das Wissen. Heute finden wir alles im Internet. Auch zum Thema Projektmanagement. Eine tolle Sache, wenn man genau weiß, wonach man wo suchen muss. Müssen wir schnell reagieren, greifen wir auf unser eigenes Wissen zurück. Unser Bauchgefühl hilft uns hierbei. Nicht immer ist uns das klar. Gehören Sie auch zu den Menschen, die Projekte intuitiv beauftragen und sich später ärgern, wenn diese nicht wie gewünscht funktionieren? Oder zu denen, die Projekte aus dem Bauch heraus umsetzen? Mit diesem Buch bekommt Ihr Bauchgefühl neue Orientierung. Kurzweilige Geschichten transportieren Projektmanagement-Anekdoten direkt in Ihren Langzeitspeicher. Diese Bilder werden sie danach nicht mehr so schnell los. Versprochen! Suchen Sie Begriffsdefinitionen, gehen Sie zu Wikipedia. Suchen Sie einen entspannten Weg, Projektmanagement zu verstehen? Don’t Panic - Lesen Sie dieses Buch.

Leseprobe

Inhalt

Danksagung

Don’t Panic

Grundlagen des Projektmanagements

Warum ausgerechnet Projektmanagement?

Was ist eigentlich ein Projekt?

Was ist ein Ziel?

Smarte Ziele

Das magische Dreieck

Miteinander-Reden hilft

Warum Projekte scheitern

Die Projekt-Zusammenarbeit

Die reine Projektorganisation

Die Matrix-Projektorganisation

Einfluss- oder Stabs-Projektorganisation

Autobahnfahrt oder doch lieber Sightseeing?

Projektrollen

Der Projektmanagement-Prozess

Scope

Plan – Do – Check – Act

Result

Fazit

Die Auftragsklärung

Ein rollierender Prozess

Unser Wohnzimmer wird schöner

Verhandeln und Priorisieren

MoSCoW

Checkliste für die Auftragsklärung

Die Planung

Der Planungsprozess

Die Planungspyramide

Der Projektstrukturplan

Der Projektablaufplan

Netzplan vs. Gantt-Diagramm

Meilensteine und Aktivitäten

Wartezeiten

Pufferberechnung

Die Aufwandsschätzung

Grundlagen der Aufwandsschätzung

Die Schätzklausur

Die Experten-Schätzung

Abwandlungen der Schätzklausur

Arbeit vs. Dauer

Risiken managen

Risikobewertung mit der Risikomatrix

Vermeidung oder Gegenmaßnahme

Eine kleine Risikogeschichte: Der Trip

Eine kleine Risikogeschichte: Die Brücke

Qualität muss auch geplant werden

Was ist Qualität?

Qualität einplanen

Die Projektsteuerung

Der Fertigstellungsgrad

Steuern mit dem Fertigstellungsgrad

Ein Problem, zwei Quellen

Steuern mit der Arbeitszeit

Steuern mit Earned Value

Wer schreibt, der bleibt!

Zutaten für ein gutes Meeting

Terminfindung und Ergebnissicherung

Geheimwaffe: Offene-Punkte-Liste

Der Projektabschluss

Die Abnahmeerklärung

Aufräumen, Erkenntnisse sichern und feiern

Weiterführende Informationen

Über den Autor

Danksagung

An dieser Stelle möchte ich mich für das konstruktive Feedback der PMBackstage-Fangemeinde bedanken. Diesem Zuspruch ist es zu verdanken, dass aus einer fixen Idee tatsächlich ein Buch entstanden ist.

Die Konsequenzen, die sich daraus ergeben haben, hat meine Familie innerhalb von sicherlich nicht immer einfachen 16 Monaten mit Bravour gemeistert. Ich denke, es hat sich gelohnt.

Ebenso bedanke ich mich bei Nadine Frischmuth und Pascal Fritzsche für die Unterstützung bei der grafischen Untermalung meiner Projektmanagement-Geschichten.

Ein letzter Dank geht an alle Menschen, von denen ich mehr oder weniger unbewusst Feedback erhalten habe. Die Rede ist von Kollegen und Kunden. Jeder Workshop und jedes Seminar hat die Art und Weise, wie ich über Projektmanagement denke und darüber erzähle, stark beeinflusst und mit der Zeit eine gewisse Charakteristik entstehen lassen.

Eines hat mich meine Reise durch das Projektmanagement gelehrt. Man lernt nie aus. Der beste Ausbilder ist die Praxis. Aus diesem Grund kann ich aus tiefster Überzeugung euch allen zurufen: „Egal wie groß die Herausforderungen im Projekt auch sein mögen, eines solltet ihr nie vergessen – Don’t panic!“

Don’t Panic

Die Motivation, dieses Buch zu schreiben, entwickelte sich schleichend. Natürlich war mir bereits vor Beginn dieses Projektes bewusst, dass es das eine oder andere Buch zum Projektmanagement gab. Dennoch wuchs in mir ein immer stärker werdendes Gefühl, dass genau dieses Buch noch fehlte. Immer wieder kamen Menschen nach Vorträgen und Workshops auf mich zu und bedankten sich für den kurzweiligen Wissenstransfer. Obgleich Projektmanagement keine Raketentechnik ist, vermittelt so manch ein Fachbuch dennoch das Gefühl einer unglaublichen Komplexität. Ich persönlich finde es allerdings angenehmer, wenn vermeintlich komplexe Themen einfach, dafür aber prägnant erklärt werden. Dann ist die Wahrscheinlichkeit auch höher, dass der Zuhörer später etwas davon hat. Im besten Fall kann die Theorie sofort auf die Praxis übertragen werden und entfaltet so einen direkten Nutzen. Aus diesem Grund greife ich in meinen Beratungsgesprächen und Seminaren auf meine kleinen Geschichten und Bilder aus dem Alltag zurück. Diese gehen nicht so schnell wieder aus dem Kopf.

Irgendwann entstand die Idee, eben diese Geschichten in Form von Kurzfilmen einem größeren Publikum zugänglich zu machen. Dies war gewissermaßen die Geburtsstunde des YouTube-Kanals PMBackstage. Als der Kanal nach kurzer Zeit über 400 Abonnenten und 35.000 Views verzeichnen konnte, keimten die ersten Überlegungen für dieses Buch, und nach einer kurzen Recherche der gängigen Projektmanagement-Literatur stand mein Entschluss fest. Natürlich gibt es sehr viele professionelle Informationsquellen zum Thema Projektmanagement. Allein einen schnellen, leichten und gleichermaßen „unterhaltsamen“ Zugang zu dieser spannenden Methodik gibt es eher selten.

Hinzu kam der Umstand, dass über PMBackstage immer wieder Anfragen von Abonnenten an mich herangetragen wurden, nach einer Möglichkeit, meine Geschichten irgendwo nachlesen zu können. So reifte mit der Zeit die Idee zu diesem Buch. Nun, hier ist es.

Sehen Sie es als Wegbegleiter und Motivation für Ihr Projekt. Das Buch erhebt nicht den Anspruch eines klassischen Nachschlagewerkes. Wer genormte Begriffsdefinitionen erwartet, wird mit diesem Buch nicht glücklich. Davon gibt es bereits sehr viele und sehr gute. An dieser Stelle sei auf die einschlägigen DIN-Normen sowie die Standardwerke von PM-Organisationen, wie der International Project Management Association (IPMA) oder dem Project Management Institute (PMI), hingewiesen. Für eine theoretische Vertiefung oder gar eine Zertifizierung Ihres Projektmanagementwissens möchte ich Ihnen diese Quellen ausdrücklich empfehlen.

In diesem Buch werden die wesentlichen Projektmanagement-Methoden und Begriffe in einer betont aufgelockerten Art und Weise besprochen. Hierbei greife ich auf die bereits erwähnten kleinen „Geschichten“ zurück. Diese sind im Gegensatz zum Rest des Buches in der „Du-Form“ gehalten und sollen Sie als Leser direkt ansprechen.

An zahlreichen Stellen im Buch wird auf die Quelle der Projektmanagement-Geschichten auf dem YouTube-Kanal PMBackstage mit Hilfe eines QR-Codes1 verwiesen. Den QR-Code finden Sie immer am Seitenrand, so wie hier.

Mit Hilfe Ihres Handys und mit einem QR Code Reader können Sie sich so parallel zum Text die entsprechenden YouTube-Filme anschauen. Starten Sie dazu einfach die QR-Code-Reader-App und halten Sie die Kamera Ihres Handys über den QR-Code.

Ich wünsche Ihnen eine kurzweilige Lektüre, und vergessen Sie niemals die wichtigste Regel überhaupt – Don’t Panic.

1 Der Quick Response Code ist ein zweidimensionaler Code zum maschinellen Einlesen von Informationen.

Grundlagen des Projektmanagements

Einhergehend mit der stetigen Vernetzung unserer Arbeitswelt steigen die Anforderungen an Unternehmen in Bezug auf ihre Produkte und Dienstleistungen. Und so kommt es, dass Unternehmen einem steten Weiterentwicklungsdruck unterliegen. Das war seit Anbeginn der Zeit so. Allerdings verkürzten sich die Innovationszyklen zunehmend. Wie lange hat ein Fernsehgerät vor, sagen wir, 20 Jahren technologisch mithalten können und wie sieht das heute aus? Oder nehmen Sie unsere Handys. Nahezu im Halbjahresrhythmus kommen neue Geräte auf den Markt.

Ein neues Produkt führt jedoch nicht nur zu geänderten Produktionsprozessen innerhalb eines Unternehmens, sondern hat ebenfalls Auswirkungen auf die Informationstechnologie, den Einkauf oder das Marketing. Aber auch gesetzliche Regulierungen oder das Unternehmenswachstum können neue Herausforderungen für ein Unternehmen erzeugen. Diese werden durch Projekte bearbeitet, die nicht selten auf gleiche Ressourcen zurückgreifen. So konkurrieren parallel laufende Projekte um personelle Ressourcen eines Unternehmens und lösen damit Konflikte und Spannungen aus.

In der Rolle Projektleiter (PL) bedeutet dies zunächst, die Ruhe zu bewahren. Wer Projektmanagement-Erfahrung besitzt, der weiß, dass es viele sinnvolle und vor allem einfach anzuwendende Techniken und Methoden gibt, die den Projekterfolg positiv beeinflussen und Risiken, wie zum Beispiel Ressourcenengpässe, vorzeitig erkennen lassen.

Dieses Kapitel gibt Ihnen einen leichtfüßigen Einstieg in das Thema und beleuchtet mit einer Portion Humor Methoden, Prozesse und Begrifflichkeiten. Beginnen möchte ich mit einer zentralen Frage.

Warum ausgerechnet Projektmanagement?

Um diese Frage beantworten zu können, ist es sinnvoll, die Entstehungsgeschichte des Projektmanagements zu betrachten. Sehr oft wird diese mit erstaunlichen Bauwerken der Menschheitsgeschichte in Verbindung gebracht. Allerdings sind die Aufzeichnungen dieser Zeit weniger gut erhalten.

Zudem war in dieser Zeit das Ressourcenproblem eher auf materielle Dinge begrenzt. Der Faktor Mensch stand in diesen Zeitepochen nicht im Fokus. So wird beim Bau der ägyptischen Pyramiden sicherlich nicht viel Wert auf die Arbeitssicherheit und den Schutz der menschlichen Ressourcen gelegt worden sein. Es gab ja genügend.

Die Literatur verweist häufig auf ein Projekt, das im Zweiten Weltkrieg gestartet wurde. Es trug den Codenamen „Manhattan“ und diente der Entwicklung der Atombombe. Unabhängig von einer moralischen Bewertung dieses Projektzieles mussten hunderte von Wissenschaftlern und Technikern unter höchster Geheimhaltung koordiniert werden. Alle mussten auf ein Ziel hinarbeiten, ohne das Endergebnis im Detail zu kennen. Das erforderte eine andere Art der Arbeitsorganisation als die der klassischen Unternehmensorganisation.

In dieser Zeit sind also viele der heute noch verwendeten Methoden erstmalig in einer Kombination genutzt worden, die nun zu den Grundmethoden des Projektmanagements zählen.

Seit den 70er Jahren nahm das Thema Projektmanagement deutlich an Fahrt auf und wurde vor allem im Ingenieurswesen wie zum Beispiel der Bauindustrie betrieben. In dieser Zeit gründeten sich auch Projektmanagement-Vereinigungen, wie das Project Management Institute (PMI)2 in den USA oder die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM)3 in Deutschland, mit dem Ziel, Projektmanagement als Standardmethode zu etablieren.

Das führte zu einer stetigen Verbreitung von Projektmanagement. Ein deutlicher Indikator für den Bedeutungszuwachs von Projektmanagement ist die zunehmende Verankerung dieser Methodik in zahlreichen Studienrichtungen an Universitäten und Hochschulen.

Woher kommt dieser Erfolg? Was macht Projektmanagement interessant oder gar notwendig?

Eine Triebfeder ist mit Sicherheit die wettbewerbsgetriebene Innovation. In immer kürzeren Abständen müssen sich Unternehmen neu erfinden. Die klassische Unternehmensorganisation lässt dies nur schwer zu. Hier schlägt nun die Stunde der Projektmanagement-Methodik, die das Planen und Steuern von interdisziplinären Teams und hohen Komplexitäten unterstützt, ohne die Organisationsstruktur eines Unternehmens in Frage zu stellen.

Bedenkt man nun noch den hohen Zeit- und Kostendruck, unter denen Unternehmen stehen, wird klar, dass eine unprofessionelle Projektumsetzung Gefahren für den Unternehmenserfolg birgt. Nicht selten werden zudem parallel mehrere Projekte umgesetzt, die um die gleichen menschlichen Ressourcen konkurrieren. Damit liegt es auf der Hand, dass nach Möglichkeiten gesucht wird, diese Gefahren zu reduzieren bzw. Risiken frühzeitig zu erkennen. Warum dies nun wiederum zu einer weiteren Verbreitung von Projektmanagement führt, lässt sich am besten mit einer kurzen Geschichte erklären, die ich unlängst aufgeschnappt habe.

Ich liebe Geschichten, zeigen diese doch kurz und prägnant, worum es geht. Aber das werden Sie im Laufe der kommenden Kapitel selber feststellen. Nun zur versprochenen Geschichte.

Zwei Freunde machen einen Abenteuer-Urlaub in den Rocky Mountains4. Sie zelten. Gleich in der ersten Nacht hören sie ein lautes Geräusch und sehen einen sehr hungrigen Bären mit gefletschten Zähnen auf ihr Zelt zulaufen. Der Bär ist wirklich sehr hungrig und vor allem sehr groß.

Also nehmen beide Freunde Reißaus und laufen davon. In diesem Moment bleibt einer der beiden stehen, kniet nieder und beginnt sich seine Schuhe anzuziehen. Der andere ruft ihm zu: „Vergiss die Schuhe, der Bär ist auf jeden Fall schneller als wir! Lauf!“ Daraufhin antwortet der kniende Freund: „Ich will gar nicht schneller sein als der Bär“

Hier enden sowohl meine kleine Geschichte als auch die Freundschaft der beiden Männer. Wie lässt sich dieses Bild nun auf Projektmanagement übertragen? Ganz einfach! Der stete Wettbewerb, dem alle Unternehmen ausgesetzt sind, erhöht den Druck, Projekte professionell und effizient umzusetzen. Denn läuft ein Wettbewerber an Ihnen vorbei, gilt es, das eigene Schuhzeug – sprich die Projektmanagement-Professionalität – zu verbessern.

Sie merken, Projektmanagement liegt mir am Herzen. Dabei halte ich es nicht für das Allheilmittel. Dennoch gibt es viele sinnvolle und vor allem einfach anzuwendende Techniken und Methoden, die den Projekterfolg positiv beeinflussen.

Ich lade Sie daher ein, mich auf meiner Reise durch das Projektmanagement zu begleiten und schrittweise Projektmanagement-Themen zu erkunden. Dabei werden wir unsere Tour zunächst im einfachen Gelände beginnen und später den einen oder anderen Berg ersteigen. Am Ende werden Sie von Begriffen wie PMO, PSP, PAP und vielem anderen mehr klare Bilder besitzen. Beginnen wollen wir mit einer weiteren simplen Frage.

Was ist eigentlich ein Projekt?

Die Frage, ob ein Projekt wirklich ein Projekt ist, klingt irgendwie schizophren oder arg akademisch. Und doch kann die Antwort auf diese Frage eine Menge an Problemen sofort beseitigen.

Im Grunde lässt sich fast alles als Projekt titulieren. Die Gartenparty im Sommer, die Weiterbildung, die Frühjahrsputzaktion, ein selbst inszeniertes Theaterstück oder das Vorhaben, Gewicht zu verlieren.

Allein die Projektmanagement-Methoden und -Werkzeuge gehen von „echten“ Projekten aus. Alle anderen Aktionen – ich nenne sie mal Maßnahmen – können deshalb dennoch projekthaft umgesetzt werden. Es lohnt jedoch in der Regel nicht, hierfür allzu tief in die Werkzeugkiste des Projektmanagements zu langen.

Was kennzeichnet also ein richtiges Projekt? Zunächst müssen wir davon ausgehen, dass es sich um ein neues und somit in der aktuellen Situation einmaliges Vorhaben handelt oder aber zumindest der Umfang des Vorhabens komplex ist.

Damit fällt Ihre Geburtstagsfeier zunächst einmal heraus. Es sei denn, Sie sind ein Staatsoberhaupt oder Popstar. Dennoch kann es durchaus sinnvoll sein, Ihre Geburtstagsfeier strukturiert zu planen. Und das sollten Sie auch tun – aber es handelt sich eben im eigentlichen Sinne nicht um ein Projekt. Solche weniger komplexen oder sich wiederholenden Maßnahmen werden in Unternehmen als sogenannte Linientätigkeiten umgesetzt. Also im Rahmen der normalen Arbeit der Fachabteilungen.

Kommen wir zum nächsten Merkmal. Für das Vorhaben gibt es einen Endtermin. Somit ist die zeitliche Umsetzung begrenzt. Wurde kein Endtermin genannt, kann hier noch keine Entwarnung gegeben werden. In der Regel gibt es unausgesprochene Terminerwartungen, die auf den Tisch gelegt werden sollten. Andernfalls gibt es im späteren Verlauf böse Überraschungen. „Wie? Sie haben noch nicht begonnen? Ich bin davon ausgegangen, dass Sie heute fertig sind!“

Gibt es tatsächlich keine Zeitvorgabe; könnten Sie das Vorhaben also abschließen, wann Sie wollen, kann dies kein Projekt sein. Wogegen sollten wir planen? Zudem ist die generelle Sinnhaftigkeit für ein solches Vorhaben in Frage zu stellen, da ohne Terminvorgabe in der Regel Anforderungen nie umgesetzt werden.

Schauen wir auf das nächste Kriterium. Die Ressourcen eines Projektes sind in der Regel begrenzt. Das betrifft Mitarbeiter, finanzielle Mittel, Material usw.

Mit diesen eingeschränkt verfügbaren Mitteln müssen wir nun in der Regel ehrgeizige Zeitpläne stemmen. Daher macht es Sinn, sich bereits am Anfang die Frage zu stellen, ob das möglich ist oder ob bei den Anforderungen Abstriche gemacht werden müssen. Insbesondere im Multi-Projektmanagement kommt der Ressourcenverfügbarkeit eine zentrale Rolle zu. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen primär an internen Projekten beteiligt sind, wissen Sie, wovon ich rede. Nichts ist in diesem Zusammenhang so flüchtig wie Projektmitarbeiter und deren Kapazitäten. Doch darüber später mehr.

Auf zum nächsten Kriterium. Dieses Kriterium ist relativ heikel, da hier Aussage gegen Aussage steht. Die Rede ist vom hoffentlich vorhandenen Ziel. Hier wird sich der eine oder die andere fragen, was das nun soll. „Natürlich hat ein Projekt immer ein Ziel.“

„Ja und Nein.“ Im Sinne des Projektmanagements starten viele Projekte tatsächlich ohne Ziel. Bedeutet, dass wesentliche Anforderungen unklar oder die gegebenen zeitlichen und/oder finanziellen Vorgaben unrealistisch sind. Weil dies ein zentrales Thema ist, widme ich der Zieldefinition ein separates Kapitel mit dem Titel „Die Auftragsklärung“. Das wird sehr unterhaltsam – versprochen.

Der letzte Anhaltspunkt für ein Projekt ist die Existenz eines Projektteams, welches sich gegebenenfalls aus Menschen unterschiedlicher Disziplinen rekrutiert. Dies hat zur Folge, dass es einen gewissen Grundaufwand für die Kommunikation per se gibt. Dieser wird zusätzlich durch verschiedenartige Fachdisziplinen und ihre Fachsprachen und die daraus resultierenden unterschiedlichen Perspektiven erschwert.

Auf der anderen Seite entstehen gerade durch diese Kombination von Menschen ungeahnte Impulse. Jeder im Team ist gezwungen, über den „Tellerrand“ seiner Disziplin hinauszuschauen. Daraus speist sich auch die eigentliche Innovation von Projekten. Vorausgesetzt natürlich, wir laufen alle in dieselbe Richtung und nicht kreuz und quer.

Fassen wir also die wesentlichen Eigenschaften eines Projektes noch einmal kurz zusammen.

Einzigartig / komplex