E-Rechnungen für Dummies E-Book

Jochen Treuz

• Herausgeber: Wiley-VCH
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Für Dummies
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2024

Seitenzahl: 343

Beschreibung

Papier oder PDF war gestern. E-Rechnung kommt!

Wussten Sie, dass beginnend ab 2025 bis spätestens 2028 im B2B-Bereich nur noch E-Rechnungen in Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung zulässig sind? Dieses Buch ist ein praktischer Leitfaden für die Einführung von E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen. Sie lernen die rechtlichen, technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die Digitalisierung Ihres Rechnungswesens kennen und erfahren, wie Sie durch Automatisierung und Digitalisierung viel Zeit sparen und die Abläufe für die Bearbeitung von E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen etablieren.

Sie erfahren

• Welche Übertragungswege und Rechnungsformate es gibt
• Welche rechtlichen und technischen Hintergründe Sie kennen sollten
• Wie Sie elektronische Ausgangsrechnungen erzeugen und elektronische Eingangsrechnungen verarbeiten

Leseprobe

E-Rechnungen für Dummies

Schummelseite

WICHTIGE SCHRITTE ZUR EINFÜHRUNG DER E-RECHNUNG

Bedarfsanalyse durchführen

Überprüfen Sie bestehende Rechnungsprozesse.

Bestimmen Sie Anforderungen und gesetzliche Vorschriften.

Gesetzliche Anforderungen verstehen

Informieren Sie sich über Vorschriften für Format, Aufbewahrung und Datenintegrität.

Die richtige E-Rechnungssoftware auswählen

Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit.

Die Software muss alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Integration in bestehende Systeme

Die Software muss nahtlos mit bestehenden Systemen verbunden sein.

Prozesse optimieren

Überprüfen und verbessern Sie Rechnungsprozesse zur Effizienzsteigerung.

Testläufe durchführen

Testen Sie alle Funktionen gründlich, um Probleme vor dem Echtbetrieb zu vermeiden.

Mitarbeiter schulen

Sorgen Sie für umfassende Schulungen zur Nutzung der neuen Software und Prozesse.

Datenschutz und Sicherheit gewährleisten

Nutzen Sie Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.

Feedback einholen und anpassen

Berücksichtigen Sie Rückmeldungen von Nutzern zur kontinuierlichen Verbesserung.

Echtbetrieb überwachen

Überwachen Sie das System regelmäßig und reagieren Sie schnell auf Probleme.

PRAKTISCHE TIPPS

Vorbereitung ist alles: Eine gründliche Analyse und Planung sind der Schlüssel zum Erfolg.Wahl der Software: Die richtige Software spart Zeit und vermeidet zukünftige Probleme.Schulungen durchführen: Gute Schulungen verhindern Fehler und verbessern die Effizienz.Sicherheit zuerst: Schützen Sie Ihre Daten mit allen notwendigen Maßnahmen.

FEHLERVERMEIDUNG

Keine unzureichende Vorbereitung: Prüfen Sie bestehende Prozesse gründlich.Gesetzliche Vorschriften beachten: Vermeiden Sie durch Einhaltung der Vorschriften rechtliche Probleme.Nicht die falsche Software wählen: Achten Sie auf die richtige Passform und Integration.Rückmeldungen einholen: Berücksichtigen Sie das Feedback der Nutzer für kontinuierliche Verbesserungen.

GANZHEITLICHE UMSETZUNG

Es geht nicht nur um Formate: Überprüfen Sie die Datenqualität von Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten.Alle müssen mitmachen: Auch IT, Einkauf, Logistik, Produktion und Vertrieb müssen digital werden.Suchen Sie Unterstützung: Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Dienstleister können helfen.

E-Rechnungen für Dummies

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

1. Auflage 2025

© 2025 Wiley-VCH GmbH, Boschstraße 12, 69469 Weinheim, Germany

Wiley, the Wiley logo, Für Dummies, the Dummies Man logo, and related trademarks and trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates, in the United States and other countries. Used by permission.

Wiley, die Bezeichnung »Für Dummies«, das Dummies-Mann-Logo und darauf bezogene Gestaltungen sind Marken oder eingetragene Marken von John Wiley & Sons, Inc., USA, Deutschland und in anderen Ländern.

Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autoren und Verlag für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.

Coverillustration: © elenabsl - stock.adobe.comKorrektur: Petra Heubach-Erdmann

Print ISBN: 978-3-527-72191-7ePub ISBN: 978-3-527-84755-6

Über den Autor

Jochen Treuz ist ein erfahrener Experte im Bereich Rechnungswesen. Er unterstützt seit 2015 Unternehmen und Verwaltungen bei der Einführung von elektronischen Rechnungsprozessen und digitalen Lösungen im Rechnungswesen. Durch seine Kenntnisse hat er dabei geholfen, Effizienz und Compliance in allen Unternehmensbereichen zu verbessern.

Als leidenschaftlicher Trainer, Berater und Autor bietet er praxisnahe Einblicke und leicht verständliche Anleitungen, die sowohl für Einsteiger als auch für erfahrene Fachleute nützlich sind. Seine Erfahrungen bei der Einrichtung der E-Rechnungsabwicklung und anderen digitalen Prozessen im Rechnungswesen machen ihn zu einem gefragten Sprecher und Berater in diesem Bereich.

Inhaltsverzeichnis

Cover

Titelblatt

Impressum

Über den Autor

Inhaltsverzeichnis

Einführung

Über dieses Buch

Konventionen in diesem Buch

Was Sie nicht lesen müssen

Törichte Annahmen über den Leser

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Wie es weitergeht

Teil I: Was Sie mit E-Rechnungen erreichen können

Kapitel 1: Die Welt der E-Rechnungen verstehen

Was eine E-Rechnung überhaupt ist

Die wichtigsten Schritte zur Einführung von E-Rechnungen

Kapitel 2: Die aktuelle Lage: Der (zu) lange Weg vom Papier zum Datensatz

Warum das so lange dauert

Das ist noch erlaubt, das ist schon heute vorgeschrieben, das wird kommen!

Kapitel 3: Die größten Herausforderungen

Die aktuellen rechtlichen Anforderungen kennen

Bereits vorhandene IT-Systeme anpassen

Ihre Mitarbeiter mit ins Boot nehmen

Teil II: Die passenden Rechnungsformate und Übertragungswege

Kapitel 4: Gleiches Recht für alle: Steuerrecht und Föderalismus

Die rechtlichen Quellen des Steuerrechts (GoBD und UStG)

Die wesentlichen steuerrechtlichen Anforderungen: Prüfschritte, Archivierung und Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation

2025: Die B2B-E-Rechnung kommt!

2028: Umsatzsteuermeldung in Echtzeit?

Kapitel 5: Der Föderalismus wirkt: Die E-Rechnungsverordnungen von Bund und Ländern

Öffentliche Auftraggeber

Vielzahl von E-Rechnungsverordnungen

Was der Bund verlangt

Das wollen Länder und Kommunen

So sieht es im Rest der Welt aus

Kapitel 6: Ein Land – viele Formate: Die Rechnungsformate in Deutschland

Die Formatvielfalt in Deutschland

ZUGFeRD: Das Übergangsformat für Mensch und Maschine?

XRechnung: Die Zukunft hat begonnen

EDI: Bewährt, aber nicht einfach

Das für Sie am besten geeignete Format bestimmen

Kapitel 7: Ein Land – viele Wege: Die Vielfalt der Übertragungswege

E-Mail-Versand und E-Mail-Empfang

Webportale im B2B-Bereich

E-Rechnungsportale von Bund und Ländern

Wo geht die Reise hin? – Ein kleines Fazit zu den Übertragungswegen

Teil III: Ihr erfolgreiches Umsetzungsprojekt

Kapitel 8: Das Projekt »E-Rechnungen einführen«

Den Projektverantwortlichen bestimmen

Das Projektteam zusammenstellen

Die Projektziele festlegen

Der Faktor Zeit: Die Planung des Projektablaufs

Kapitel 9: Kommunikation und Change-Management

Kommunikation: Im Change-Management der Anfang von allem

Kommunikation als Daueraufgabe!

Die Veränderungskommunikation starten

Vertrauen und Akzeptanz aktiv aufbauen

Schulung und Wissensaustausch fördern

Kapitel 10: Bestandsaufnahme und Umsetzung

Die Bestandsaufnahme: Ausgangssituation analysieren

Das Soll-Konzept: Das soll erreicht werden

Die Umsetzung Ihre Soll-Konzepts

Kapitel 11: Die Verfahrensdokumentation als wesentlicher Teil des ordnungsgemäßen Rechnungswesens

Nur mit meiner IT-Abteilung: Die Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation als Daueraufgabe – Laufende Anpassung

Schritt für Schritt zu Ihrer Verfahrensdokumentation

Kapitel 12: Was Ihre Kunden erwarten

»Ihre Kunden«

Fragen hilft!

Einflüsse der Kunden und Lieferanten auf die Gestaltung des Rechnungsaustauschs

Gemeinsam schneller Ziele erreichen

Einer nach dem anderen

Kapitel 13: Wer kann helfen?

Unterstützung durch Ihre Mitarbeiter im Rechnungswesen

Die Unterstützung durch Ihre IT

Der Bereich Einkauf als Digitalisierungshelfer

Logischerweise auch ein guter Helfer: die Logistik

Unterstützung durch die Produktion

Kontakt nach außen: der Vertrieb

Kapitel 14: Externe Helfer

Ihr Steuerberater

Ihr IT-Dienstleister

Ein Digitalisierungsberater

Verbände und Kammern

Kapitel 15: Wie geht es weiter?

Der Erfolgsfaktor: Digitalisierung anderer Unternehmensbereiche

Robotik im Rechnungswesen – Der nächste Schritt zur Automatisierung im Rechnungswesen

KI im Rechnungswesen – Wenn Maschinen wie Menschen »denken«

Teil IV: Der Top-Ten-Teil

Kapitel 16: In zehn Schritten zur E-Rechnung

Schritt 1: Die gesetzlichen Anforderungen verstehen

Schritt 2: Bedarfsanalyse durchführen

Schritt 3: Die richtige E-Rechnungssoftware auswählen

Schritt 4: Prozesse optimieren

Schritt 5: Integration in bestehende Systeme

Schritt 6: Testläufe durchführen

Schritt 7: Mitarbeiter schulen

Schritt 8: Datenschutz und Sicherheit gewährleisten

Schritt 9: Feedback einholen und anpassen

Schritt 10: Echtbetrieb überwachen

Kapitel 17: Zehn Fehler, die Sie vermeiden sollten

Fehler 1: Unzureichende Vorbereitung

Fehler 2: Nichteinhaltung gesetzlicher Anforderungen

Fehler 3: Auswahl der falschen Software

Fehler 4: Fehlende Anbindung an bestehende Systeme

Fehler 5: Vernachlässigung der Prozessoptimierung

Fehler 6: Mangelhafte Schulung der Mitarbeiter

Fehler 7: Kein Testlauf vor dem Echtbetrieb

Fehler 8: Rückmeldungen nicht beachten

Fehler 9: Unzureichende Sicherheitsmaßnahmen

Fehler 10: Fehlendes Monitoring nach dem Start Ihrer neuen Lösung

Abbildungsverzeichnis

Stichwortverzeichnis

End User License Agreement

Tabellenverzeichnis

Kapitel 3

Tabelle 3.1: Verschiedene ERP-Software

Illustrationsverzeichnis

Kapitel 2

Abbildung 2.1: Datenübernahme, hier ein Beispiel mit dem Invoice Monitor: Validi...

Kapitel 3

Abbildung 3.1: Die Teilbereiche eines ERP

Abbildung 3.2: Die Datenbank als Grundlage für alle Aufgabenbereiche (Quelle:

ht

...

Abbildung 3.3: So funktioniert die Auftragsabwicklung mit einem ERP-System (Quel...

Kapitel 4

Abbildung 4.1: Zeitlicher Ablauf der bevorstehenden Änderungen

Kapitel 5

Abbildung 5.1: Ein Beispiel für eine Leitweg-ID

Kapitel 7

Abbildung 7.1: Das Vier-Ecken-Modell

Abbildung 7.2: Das Fünf-Ecken-Modell

Kapitel 11

Abbildung 11.2: Beispiel für ein Flussdiagramm

Orientierungspunkte

Cover

Titelblatt

Impressum

Über den Autor

Inhaltsverzeichnis

Einführung

Fangen Sie an zu lesen

Abbildungsverzeichnis

Stichwortverzeichnis

End User License Agreement

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Einführung

Größere Unternehmen nutzen seit Mitte der 80er-Jahre die Möglichkeiten zum Rechnungsaustausch per EDI. Für die meisten kleineren und mittleren Unternehmen war und ist die Nutzung von EDI ein zu großer technischer und organisatorischer Aufwand.

Spätestens seit 2015 haben alle deutschen Unternehmen die Möglichkeit, E-Rechnungen auszutauschen. Zunächst gab es aber im deutschen Steuerrecht keine bestimmten Vorgaben, was das Format der E-Rechnungen betraf.

Im März 2024 hat sich das geändert: Bei der Rechnungsstellung von Unternehmen zu Unternehmen werden beginnend ab dem 1.1.2025 zwingend die Formate ZUGFeRD und XRechnung vorgeschrieben.

Spätestens ab dem 1.1.2028 sind Rechnungen im Papierformat und im Format PDF bei der Rechnungsstellung von Unternehmen zu Unternehmen nicht mehr zulässig.

Damit müssen alle Unternehmen sich ab sofort damit befassen, elektronische Ausgangsrechnungen erzeugen zu können, und elektronische Eingangsrechnungen verarbeiten zu können. Auch Ihres! Die Zeit läuft!

Über dieses Buch

Dieses Buch will Ihnen dabei helfen, die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um elektronische Ausgangsrechnungen zu erzeugen und elektronische Eingangsrechnungen verarbeiten zu können.

Es beschreibt, wie Sie möglichst schnell und rechtssicher Ihre vorhandenen Systeme und Abläufe anpassen können.

Sie werden sehen, dass es sich um zahlreiche Anpassungen handelt, die sowohl Ihre IT-Systeme als auch Ihr Rechnungswesen betreffen. Daher müssen Sie sich immer wieder mit beiden Bereichen befassen und für einen guten Informationsaustausch zwischen IT und Rechnungswesen sorgen.

Dieses Buch will die grundlegenden rechtlichen und technischen Gegebenheiten und Anforderungen darstellen. Es setzt aber kein Rechts- oder Informatikstudium voraus.

Die Zielsetzung ist, Ihnen zu zeigen, wie Sie Schritt für Schritt Ihrem Ziel näherkommen, E-Rechnungen verarbeiten zu können.

Es geht nicht darum, steuerrechtliches Fachwissen oder vertiefte IT-Kenntnisse zu vermitteln.

Ganz ohne Paragrafen und Zitate von Gesetzestexten und Verordnungen wird es nicht gehen, doch ich versuche, alle Vorgaben so verständlich wie möglich darzustellen.

Konventionen in diesem Buch

So richtig viel gibt es zum Thema Konventionen nicht zu beachten: Neue Begriffe sind in kursiv dargestellt und Webseiten in dieser schreibmaschinenartigen Schrift.

Was Sie nicht lesen müssen

Abhängig von der Rolle, die Sie im Unternehmen oder im gesamten Projekt »E-Rechnungen erfolgreich einführen« haben, werden bestimmte Inhalte für Sie wichtiger beziehungsweise für Sie unwichtiger sein. Sie sollten sich zunächst die Themen anschauen, die für Sie und Ihren Aufgabenbereich eine unmittelbare Bedeutung haben.

Das können

IT-Systeme,

Datenqualität,

Abläufe oder

Projektmanagement

sein.

Wenn Sie Zeit und Lust haben, können Sie sich danach gerne auch mit den jeweils anderen Themen befassen.

Törichte Annahmen über den Leser

Dieses Buch befasst sich mit der Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen beziehungsweise Ihrer Organisation.

Es ist also gut möglich, dass Sie aus einem der folgenden Unternehmensbereiche kommen:

Rechnungswesen

IT

Warenwirtschaft

Produktion

Logistik

Vertrieb

Unternehmensleitung.

Abhängig davon haben Sie als Leser unterschiedliche Vorkenntnisse und Interessen. Daher beschreibt dieses Buch für alle am Projekt beteiligten Leser die grundlegenden Sachverhalte in einer allgemein verständlichen Sprache. Es verzichtet weitgehend auf Begriffe, die nur von Fachleuten verstanden werden.

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Wie in jedem … für Dummies-Buch ist auch in diesem Buch jedes Kapitel so aufgebaut, dass es losgelöst von den anderen Kapiteln gelesen und verstanden werden kann. Damit haben Sie die Möglichkeit, jeweils das Kapitel zu lesen, das Sie gerade am meisten interessiert.

Das Buch ist in folgende vier Teile unterteilt.

Teil I: Was Sie mit E-Rechnungen erreichen können

In diesem Teil erkläre ich Ihnen zunächst, was Sie schon heute machen dürfen beziehungsweise machen müssen, um gültige Regeln einzuhalten. Einerseits müssen Sie steuerrechtliche Vorgaben einhalten, andererseits gibt es Vorgaben für die Formate von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

Hier finden Sie auch eine Beschreibung, welche Vorteile Ihr Unternehmen hat, wenn es möglichst bald in der Lage ist, ausgehende E-Rechnungen erzeugen und eingehende E-Rechnungen verarbeiten zu können.

Teil II: Die passenden Rechnungsformate und Übertragungswege

Der Teil II dieses Buches hilft Ihnen dabei zu erkennen, mit welchem der Formate und welchem der möglichen Übertragungswege Sie Ihr E-Rechnungsprojekt beginnen sollten. Die Struktur Ihrer Lieferanten und Kunden wird dabei einen großen Einfluss haben. Sie erfahren, in welchen Fällen welche Formate und welche Übertragungswege vorgegeben beziehungsweise sinnvoll sind.

Teil III: Ihr erfolgreiches Umsetzungsprojekt

Das ist der wohl bedeutendste Teil dieses Buches. Hier lesen Sie, wie Sie Schritt für Schritt Ihrem Ziel der weitgehend automatisierten elektronischen Rechnungsabwicklung näherkommen. Sie beginnen mit der Bestandsaufnahme, erarbeiten dann Ihr Soll-Konzept und wählen schließlich die für Ihr Unternehmen passenden Systeme aus.

Teil IV: Der Top-Ten-Teil

Jedes … für Dummies-Buch enthält diesen zusammenfassenden Teil. Dort stelle ich für Sie noch einmal die wichtigsten Begriffe und Inhalte zusammen. Dieser Teil des Buches eignet sich damit gut als Überblick und als Einstieg. Die Empfehlung dazu: unbedingt lesenswert!

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Typische für alle Bücher der Buchreihe »für Dummies« sind die Symbole.

Wenn es um rechtliche Grundlagen oder tiefergehende IT-Kenntnisse geht, die Sie nicht unbedingt wissen müssen, finden Sie diese in den mit der Lupe gekennzeichneten Feldern.

Mit diesem Symbol werden Abkürzungen und die zugehörigen Erklärungen gekennzeichnet. Oft ist es so, dass in der Praxis nur diese Abkürzungen verwendet werden. Die lange Version kommt so gut wie nie vor. Wie zum Beispiel PDF, ZUGFeRD oder auch GoBD.

In Feldern mit diesem Symbol werden weiterführende Inhalte gekennzeichnet. Das können Übersichten zu möglichen Lösungen oder möglichen Anbietern sein.

Mit diesem Symbol sind Inhalte gekennzeichnet, bei denen es um Sicherheitsfragen geht. Dabei kann es sich um Fragen zu Berechtigungen, Datensicherheit oder Datenschutz handeln.

Dieses Symbol kennzeichnet Tipps, die Ihnen helfen können, Lesezeit oder Arbeitszeit zu sparen.

Mit diesem Symbol sind Erfahrungen und Geschichten aus dem wahren Leben gekennzeichnet. Sie sollen zeigen, wie man es macht oder besser nicht macht.

Beispiele sollen Ihnen helfen, eigene Lösungen zu entwickeln.

Wie es weitergeht

Nach diesem Überblick wissen Sie, was auf Sie zukommt. Sie werden mithilfe dieses Buches sehr schnell erkennen, worauf es gerade in Ihrem Unternehmen ankommt. Verschaffen Sie sich zunächst einen ersten Überblick über die Rechtsgrundlagen und bestimmen Sie dann die ersten Umsetzungsschritte. Sie werden sehen, dass Sie die Herausforderungen der Digitalisierung Ihres Rechnungswesens zusammen mit Ihren Mitarbeitern aus allen Unternehmensbereichen gut meistern können.

Teil I

Was Sie mit E-Rechnungen erreichen können

IN DIESEM TEIL …

In diesem Teil erkläre ich Ihnen zunächst, was Sie schon heute machen dürfen beziehungsweise machen müssen, um gültige Regeln einzuhalten. Einerseits müssen Sie steuerrechtliche Vorgaben einhalten, andererseits gibt es Vorgaben für die Formate von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

Hier finden Sie auch eine Beschreibung, welche Vorteile Ihr Unternehmen hat, wenn es möglichst bald in der Lage ist, ausgehende E-Rechnungen erzeugen und eingehende E-Rechnungen verarbeiten zu können.

Kapitel 1

Die Welt der E-Rechnungen verstehen

IN DIESEM KAPITEL

Bedeutung der E-RechnungFormate und ÜbertragungswegeSchritte zur EinführungHerausforderungen und Lösungen

Willkommen zu »E-Rechnungen für Dummies«! Lassen Sie uns gemeinsam in diesem Kapitel die Grundlagen der E-Rechnungen erkunden und verstehen, warum sie ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung des Rechnungswesens sind. Sicherlich fragen Sie sich auch, was E-Rechnungen sind, warum sie wichtig sind und worauf es bei der Umsetzung ankommt.

Was eine E-Rechnung überhaupt ist

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten digitalen Format erstellt, versendet und empfangen wird. Sie unterscheidet sich von einer einfachen PDF-Rechnung, da sie maschinenlesbare Daten enthält, die automatisch verarbeitet werden können.

Formate von E-Rechnungen

Nach den Vorgaben in den GoBD und den E-Rechnungsverordnungen von Bund und Ländern sind in Deutschland zwei E-Rechnungsformate zulässig:

XRechnung

:

Das Standardformat, das von öffentlichen Verwaltungen in Deutschland verwendet wird. Es ist darauf ausgelegt, die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu erfüllen. Die XRechnung enthält strukturierte

Daten, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen.

ZUGFeRD

:

Ein hybrides Format, das sowohl strukturierte (und damit maschinenlesbare) Daten als auch ein Abbild der Rechnung im PDF-Format enthält. Es eignet sich gut für Ihren Start mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung. ZUGFeRD ist sowohl maschinenlesbar und damit automatisch verarbeitbar als auch für Menschen lesbar und damit wie bisher am Bildschirm prüfbar.

Mehr zu den unterschiedlichen und jeweils zulässigen Formaten lesen Sie in Kapitel 6.

Warum E-Rechnungen wichtig sind

E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Papier- und PDF-Rechnungen:

Effizienzsteigerung:

Automatisierte Verarbeitung verringert manuellen Aufwand

Kostenersparnis:

Weniger Papier- und Versandkosten

Schnellere Zahlungen:

Schnellere Bearbeitung führt für Sie zu schnellerem Zahlungseingang

Rechtssicherheit:

Erfüllen gesetzliche Anforderungen und erleichtern die Einhaltung von Vorschriften

Die kommende Verpflichtung zur E-Rechnung im B2B-Bereich

Ab dem 1.1.25 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland schrittweise verpflichtend. Diese Regelung ist Teil einer breiteren Initiative zur Digitalisierung und Modernisierung der Umsatzsteuerabwicklung innerhalb der EU. Unternehmen müssen E-Rechnungen verwenden, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und die gesamte Rechnungsabwicklung durch die so mögliche Automatisierung wirtschaftlicher zu machen.

Mehr zur kommenden steuerrechtlichen Verpflichtung, die E-Rechnung im B2B-Bereich einzusetzen, lesen Sie in Kapitel 4.

Die wichtigsten Schritte zur Einführung von E-Rechnungen

Die Einführung einer elektronischen Rechnungsabwicklung in Ihrem Unternehmen umfasst mehrere Schritte. Je nachdem, in welchem Zustand Ihre

IT-Systeme

Datenqualität

Prozesse

sind, dauert das gesamte Einführungsprojekt von mehreren Wochen bis hin zu zwei Jahren.

Entscheidend für die Dauer ist außerdem die Bereitschaft und Fähigkeit aller Mitarbeiter, die notwendigen Änderungen mitzutragen.

Vorbereitung und Planung

Beginnen Sie mit einer Bedarfsanalyse. Ermitteln Sie, welche Anforderungen Ihr Unternehmen an E-Rechnungen hat. Das betrifft

die Formate (siehe

Kapitel 5

),

die Abläufe und

die Übertragungswege (siehe

Kapitel 6

).

Sprechen Sie dazu auch mit Ihrem Steuerberater, Ihren Kunden und Lieferanten.

Als Nächstes machen Sie sich mit der Rechtslage vertraut, zum Beispiel, indem Sie Kapitel 4 lesen.

Sie müssen alle gesetzlichen Anforderungen kennen und erfüllen. Dazu sollten Sie die Regelungen der GoBD und die E-Rechnungsverordnungen von Bund und Ländern kennen.

Die GoBD

sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese steuerrechtlichen Grundsätze bestimmen, wie elektronische Rechnungen zu verarbeiten und zu speichern sind.

Die E-Rechnungsverordnungen von Bund und Ländern: Diese Verordnungen legen fest, wie elektronische Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen zu handhaben sind. Informieren Sie sich frühzeitig bei Ihren öffentlichen Auftraggebern über die jeweiligen Anforderungen. Stimmen Sie jeweils die zulässigen Formate, Abläufe und die Übertragungswege ab.

Denken Sie auch an Ihre Budgetplanung. Ermitteln Sie dazu die Kosten für die Implementierung und den laufenden Betrieb. Holen Sie sich dafür die Unterstützung Ihrer IT-Abteilung oder Ihres externen IT-Dienstleisters.

Mehr zur Verwendung der E-Rechnung bei der Abrechnung mit öffentlichen Auftraggebern lesen Sie in Kapitel 5.

Auswahl der passenden Software

Erstellen Sie gleich zu Beginn eine kleine Marktanalyse.

Informieren Sie sich über die Funktionsumfänge verschiedener E-Rechnungslösungen von verschiedenen Anbietern.

Suchen Sie Anbieter, die die von Ihnen benötigten Standards und Formate und Funktionen unterstützen.

Klären Sie, ob Erfahrungen mit den von Ihnen eingesetzten Anwendungen und IT-Systemen und auch Erfahrungen in Ihrer Branche vorliegen.

Beschreiben Sie Ihre Anforderungen. Erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem IT-Bereich eine Liste mit den für Sie notwendigen Funktionen, wie zum Beispiel die Unterstützung der Formate XRechnung und ZUGFeRD sowie die Nutzung verschiedener Übertragungswege, wie:

E-Mail

Webplattformen

Peppol

Lassen Sie sich die Arbeit mit verschiedenen Softwarelösungen zeigen und wählen Sie die beste für Ihr Unternehmen aus.

Stellen Sie den jeweiligen Lösungsanbietern Beispiele für Ihre typischen eingehenden und ausgehenden Rechnungen zur Verfügung.

Weitere wichtige Punkte, auf die Sie achten müssen, sind

die Kosten für Einrichtung und Betriebdie einfache Bedienbarkeit der Anwendungen

Integration in bestehende Systeme

Wenn Sie sich für eine Lösung entschieden haben, beginnen Sie mit der Einrichtung beziehungsweise der Anpassung der notwendigen Schnittstellen. Die E-Rechnungslösung muss mit Ihrer bestehenden Buchhaltungssoftware und Ihren anderen IT-Systemen kompatibel sein. Eine nahtlos gestaltete Integration ermöglicht eine reibungslose Datenübertragung und Rechnungsverarbeitung.

Datenqualität und Prozessqualität beurteilen und verbessern

Die elektronische Rechnungsabwicklung setzt eine sehr gute Datenqualität und gut strukturierte Prozesse voraus.

Datenqualität:

Die Qualität Ihrer Daten zur Rechnungsverarbeitung ist entscheidend für die automatische Verarbeitung. Alle notwendigen Informationen für die Rechnungserzeugung und die Rechnungsprüfung müssen korrekt und vollständig sein. Das betrifft vor allem diese: Kundenstammdaten, Artikelstammdaten, Lieferantenstammdaten und Bestelldaten. Im Einzelnen können das die Bestellnummern, Artikelnummern, Rechnungsnummern, Beträge, Steuersätze und Zahlungsinformationen sein.

Prozessqualität:

Die Einführung von E-Rechnungen muss mit klar beschriebenen Prozessen einhergehen. Standardisierte Abläufe für das Erstellen, Versenden und Empfangen von E-Rechnungen tragen zur Effizienz und Zuverlässigkeit bei. Regelmäßige Überprüfungen und Optimierungen der Prozesse sind notwendig, um eine hohe Qualität zu gewährleisten. Denken Sie beispielsweise daran, dass auch eigene und fremde Bestellprozesse den späteren Rechnungsaustausch beeinflussen.

Mehr zu den einzelnen Aufgaben bei der Umsetzung Ihres E-Rechnungsprojekts lesen Sie in Kapitel 10 dieses Buches.

Change-Management und Schulung

Ein effektives Change-Management hilft, Widerstände zu überwinden und die Akzeptanz zu fördern. Mit einem guten Change-Management begleiten Sie den bevorstehenden Wandel aktiv und Sie kommunizieren die Vorteile der neuen Lösung. Wie Sie das am besten machen, erfahren Sie in Kapitel 9.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software und den Prozessen. Die Schulung sollte die Bedeutung von E-Rechnungen und die neuen Arbeitsabläufe verdeutlichen.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Mitarbeitern auch die rechtlichen Grundlagen vermitteln.

Pilotphase und Optimierung

Starten Sie mit einem Pilotprojekt. Führen Sie die E-Rechnungsabwicklung zunächst in einem kleinen Bereich des Unternehmens ein.

Suchen Sie dazu auch die Unterstützung von Lieferanten und Kunden, und nutzen Sie die dort bereits gemachten Erfahrungen. Dies ermöglicht es Ihnen, eigene Erfahrungen zu sammeln und eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen.

Sammeln Sie in der Pilotphase Rückmeldungen von allen Beteiligten und optimieren Sie gegebenenfalls Ihre Daten und Abläufe. Passen Sie Ihre Systeme und Abläufe auf Grundlage Ihrer Erfahrungen der Pilotphase an.

Führen Sie die E-Rechnungsabwicklung schrittweise bei Ihren Kunden beziehungsweise Ihren Lieferanten ein. Ein gestaffelter Rollout verringert das Risiko und gibt Ihnen Zeit für notwendige Anpassungen.

Peppol als internationale Lösung

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein Netzwerk, das den grenzüberschreitenden elektronischen Geschäftsverkehr erleichtert. Es ermöglicht die sichere Übertragung von E-Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen und Behörden in verschiedenen Ländern. Peppol stellt sicher, dass E-Rechnungen international standardisiert und kompatibel sind. Die Teilnahme am Peppol-Verfahren sollten Sie dann prüfen, wenn Sie häufig einen Rechnungsaustausch mit Kunden und Lieferanten im Ausland haben.

Herausforderungen erkennen und Lösungen finden

Die Einführung von E-Rechnungen kann einige Herausforderungen mit sich bringen, wie zum Beispiel:

Technische Schwierigkeiten: Diese können Sie durch eine sorgfältige Auswahl der Software und gründliche Tests verringern. Ihre IT-Infrastruktur muss die Anforderungen der E-Rechnungsverarbeitung erfüllen.Akzeptanz der Mitarbeiter: Durch gezielte Schulungen und klare Kommunikation können Sie die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter fördern. Erläutern Sie die Vorteile und unterstützen Sie die Mitarbeiter bei der Umstellung.

Kapitel 2

Die aktuelle Lage: Der (zu) lange Weg vom Papier zum Datensatz

IN DIESEM KAPITEL

Ein kurzer Blick zurückDie aktuelle Rechtslage bei der Erzeugung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen im ÜberblickÜberblick über mögliche E-RechnungsformateAusblick auf die weitere Entwicklung bei Formaten, Übertragungswegen und Abläufen

Werfen wir einen kurzen Blick zurück: Den PC in der Buchhaltung gibt es auch für kleinere Betriebe schon seit etwa 1985. Wie alle Neuerungen hat sich auch diese nur nach und nach und in verschiedenen Branchen unterschiedlich schnell durchgesetzt.

Bei unserem Thema »E-Rechnungen« ist das genauso zu beobachten: Grundsätzlich könnten alle Unternehmen seit sehr langer Zeit E-Rechnungen verwenden.

Warum das so lange dauert

Schon seit 2011 ist durch das Steuervereinfachungsgesetz das Umsatzsteuergesetz so geändert worden, dass Unternehmen E-Rechnungen verwenden dürfen. Aus unterschiedlichen Gründen kommen die E-Rechnungen derzeit (Oktober 2024) aber nur bei einem Teil der Unternehmen zum Einsatz:

Es gibt in Deutschland (im Gegensatz zu anderen Ländern innerhalb der EU) kein einheitlich vorgeschriebenes Format für E-Rechnungen. Das führt bei Unternehmen und Verwaltungen zu Unsicherheiten und zum zögerlichen Verhalten bei der Einführung der E-Rechnung.

In vielen Unternehmen gibt es nur ein sehr geringes Wissen um die steuerrechtlichen und die technischen Voraussetzungen.

Die tatsächlichen oder befürchteten Kosten der Umstellung auf die Verarbeitung von E-Rechnungen halten Unternehmen von der Einführung ab.

Was im deutschen Steuerrecht gilt

Nun muss ich Sie leider ganz kurz mit »Geschichten aus dem Steuerrecht« quälen:

Schon 1995 hat sich die Finanzverwaltung in den GoBS mit dem Thema »elektronischer Daten in Buchführungssystemen« befasst. Schon zu diesem Zeitpunkt wurde beschrieben und vorgeschrieben, wie Unternehmen diese steuerrechtlich relevanten Daten zu behandeln haben.

GoBSist eine Abkürzung für einen Anwendungserlass, den das Bundesfinanzministerium 1995 veröffentlicht hat. Der ausführliche Titel lautet Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (deswegen GoBS …). Die GoBS regelten die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten und Belege in elektronischen Buchführungssystemen und in datensicheren Dokumentenmanagement- und revisionssicheren Archivsystemen. Die GoBS behandelten auch Themen wie das Scannen und die Datenübernahme.

Damit ist es aus Sicht des Steuerrechts schon seit 1995 grundsätzlich zulässig, Rechnungsdaten auf elektronischem Weg zu erzeugen und zu übermitteln. Spätestens ab 1998 wurden PC-gestützte Buchführungssysteme in fast allen Unternehmen üblich. Daraufhin hat die Finanzverwaltung im Jahr 2001 für die Zwecke der steuerlichen Betriebsprüfung besondere Vorgaben zur Bereitstellung von digitalen Daten aus elektronischen Buchführungssystemen erstellt. Dieser Anwendungserlass trägt den abgekürzten Namen GDPdU. Spätestens zu diesem Zeitpunkt wären alle Unternehmen in der Lage gewesen, Rechnungen elektronisch auszutauschen.

GDPdU ist eine Abkürzung für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Dieses Wortungetüm ist die Bezeichnung für einen Anwendungserlass, den das Bundesfinanzministerium 2001 veröffentlicht hat. Die GDPdU regelten, wie digitale Unterlagen aufzubewahren und im Falle einer Prüfung an den Betriebsprüfer zu übergeben waren.

Und weiter geht’s!

Seit dem Jahr 2011 ermöglicht das »Steuervereinfachungsgesetz« nun ausdrücklich allen Unternehmen den elektronischen Rechnungsversand. Eine der Voraussetzungen ist dabei die Zustimmung des Empfängers.

Anfänglich haben die rechnungsstellenden Unternehmen noch »förmlich« bei der Buchhaltung des möglichen Rechnungsempfängers nachgefragt, ob diese dem Empfang elektronischer Rechnungen zustimmen. Nach und nach wurde diese förmliche Bitte um Zustimmung dadurch ersetzt, dass die Unternehmen »einfach«, also ohne weiter zu fragen, ihre elektronische Rechnung an eine bekannte E-Mail-Adresse (meist die persönliche E-Mail-Adresse des Bestellers) gesandt haben.

Der heutige Stand im Steuerrecht (2024)

Stand heute sind die meisten Unternehmen bereit, E-Rechnungen in Form von E-Mail-Anhängen zu empfangen oder von entsprechenden Portalen herunterzuladen. Das lassen Unternehmen zu, auch wenn sie dazu noch nicht in vollem Umfang in der Lage sind.

Wir nähern uns nun der Gegenwart: Beginnend mit dem Jahr 2015 traten die noch heute gültigen GoBD in Kraft. Sie stellen eine Weiterentwicklung der bis dahin geltenden GoBS und den GDPdU dar. Die GoBD gelten mit einer kleineren Anpassung im Jahr 2019 noch heute.

GoBD ist die Abkürzung für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Dieser lange Titel bezeichnet einen Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums. Die GoBD sind eine Weiterentwicklung, Zusammenfassung und Klarstellung der bis dahin gültigen GoBS und den GDPdU. Die GoBD regeln nun in einem einzigen Dokument sehr detailliert, wie mit elektronischen Daten und Belegen umzugehen ist. Mit dem Begriff »Belege« sind in diesem Zusammenhang nicht nur Rechnungsbelege gemeint. Auch andere Belegarten können steuerrechtlich relevant sein: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Abnahmeprotokolle.

Spätestens mit der Gültigkeit der GoBD ab dem Jahr 2015 hätten sich alle Unternehmen mit dem Thema »E-Rechnungen« befassen können und müssen. Im Zusammenhang mit der E-Rechnung hätten sich die Unternehmen auch erweitert mit der Digitalisierung im Rechnungswesen befassen können. Das ist aber zunächst in nur sehr geringem Umfang tatsächlich passiert.

In vielen Unternehmen werden daher heute noch eingehende E-Rechnungen (meist als PDF-E-Mail-Anhang) ausgedruckt und dann wie übliche Papierbelege behandelt. Das heißt, alle Arbeitsschritte von der sachlichen und rechnerischen Prüfung, der Zahlungsfreigabe bis zur abschließenden Ablage in einem Ordner werden weiterhin vollständig manuell durchgeführt. Das ist zum einen zeitaufwendig, zum anderen steuerrechtlich nicht zulässig. Elektronisch empfangene Belege müssen elektronisch archiviert werden.

Mehr zum steuerrechtlich richtigen Ablauf beim Empfang von E-Rechnungen lesen Sie in Kapitel 3.

Das Steuerrecht ab dem 1.1.2025

Im März 2024 wurde dann beschlossen, dass zumindest Rechnungen im B2B-Bereich in elektronischer Form übermittelt werden müssen. Damit ist die Frage nach den richtigen Formaten zumindest für den B2B-Bereich in Deutschland geklärt. Schrittweise für die Zeit nach dem 1.1.2025 gilt damit Folgendes:

Ab dem 1.1.2025 müssen Unternehmen jeder Größenordnung elektronische Rechnungen empfangen sowie rechtssicher archivieren können.

Die zulässigen Formate sind ab diesem Zeitpunkt ZUGFeRD und XRechnung.

Wenn sich beide Partner einigen, darf der Rechnungsaustausch auch weiterhin per EDI erfolgen.

Bis 31.12.2026 dürfen alle Unternehmen für Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in einem anderen Format ausstellen. Dies erfordert die Zustimmung des Rechnungsempfängers.

Bis 31.12.2027 dürfen Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz von unter 800.000 € bei Einverständnis des Rechnungsempfängers noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in einem Format wie PDF ausstellen.

Sie müssen sich also ab sofort darauf vorbereiten, Ihre Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD zu versenden und zu empfangen. In beiden Fällen müssen Sie in der Lage sein, die Rechnungen elektronisch zu archivieren.

Noch nicht geklärt ist Stand heute (Oktober 2024), welche Übertragungswege Sie zukünftig nutzen dürfen oder nutzen müssen. Denkbar sind:

per E-Mail-Anhang

Bereitstellung auf einer bestimmten Rechnungsplattform

per EDI

Diese Punkte werden sich erst zu einem späteren Zeitpunkt abschließend klären.

Die E-Rechnungsverordnungen von Bund und Ländern

Wir verlassen nun für einen Moment das deutsche Steuerrecht und wenden uns den E-Rechnungsverordnungen zu.

Wie Sie an der eben verwendeten Mehrzahl »Verordnungen« erkennen können, gibt es in Deutschland mehr als nur eine E-Rechnungsverordnung. Diese Vielzahl von E-Rechnungsverordnungen macht es für deutsche Unternehmen aufwendiger und teurer als notwendig, die Erzeugung und Verarbeitung von E-Rechnungen in ihren Buchhaltungen einzurichten.

Derzeit ist es so, dass es eine E-Rechnungsverordnung des Bundes und jeweils eine E-Rechnungsverordnung für jedes der 16 Bundesländer gibt. Abhängig von der Struktur der Auftraggeber aus dem öffentlichen Bereich muss Ihr Unternehmen in Deutschland derzeit bis zu 17 verschiedene E-Rechnungsverordnungen beachten.

Diese E-Rechnungsverordnungen regeln mit unterschiedlichen Vorgaben

in welchen Abrechnungsfällen

ab welchen Rechnungsbeträgen

in welchen Rechnungsformaten

über welche Übertragungswege

E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wie Bund, Länder und Gemeinden übermittelt werden müssen.

Die ersten E-Rechnungsverordnungen erschienen im Jahr 2017 und erlangten schrittweise Gültigkeit. Als Erstes trat die E-Rechnungsverordnung des Bundes zum 27. November 2018 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt mussten öffentliche Auftraggeber auf der Ebene von Bundesbehörden in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die jeweiligen E-Rechnungsverordnungen der Länder traten dann zu unterschiedlichen Zeitpunkten in den Jahren 2018 bis 2024 in Kraft.

Was bedeutet »E-Rechnungen empfangen können«? In einem Seminar im Herbst 2023 hat sich eine Teilnehmerin dazu geäußert. In ihrer Bundesbehörde konnte man fristgerecht E-Rechnungen empfangen. Aber nicht verarbeiten! Somit war das Problem erst einmal gelöst.

Das ist noch erlaubt, das ist schon heute vorgeschrieben, das wird kommen!

Derzeit (Oktober 2024) befinden wir uns in einer Übergangsphase. Viele Unternehmen versenden noch Rechnungen auf Papier, andere Unternehmen versenden E-Mails mit einer PDF-Rechnung im Anhang, und sehr wenige Unternehmen können schon Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnungen an ihre Rechnungsempfänger übermitteln.

Geduldig, aber nicht so richtig praktisch: Papier

Das gute alte Papier. Es ist in Deutschland seit gut 700 Jahren im Einsatz und damit ein bewährtes Format. Wesentlicher Nachteil: Es ist nicht maschinenlesbar und muss körperlich transportiert werden. Damit Sie auf Papier gedruckte Informationen in Ihr Computersystem übertragen können, haben Sie nur zwei Möglichkeiten:

Sie tippen die gewünschten Inhalte ab oder

Sie scannen das Papierdokument ein.

Wenn Sie sich für das Abtippen entscheiden, kostet das Ihre Arbeitszeit, und es besteht die Gefahr, beim Abtippen Tippfehler zu machen, sodass in Ihrem Computersystem fehlerhafte Informationen ankommen. Manche Tippfehler, wie zum Beispiel bei der Eingabe von Postleitzahlen lassen sich gut automatisch erkennen und auch automatisch verbessern. Bei anderen fehlerhaft eingegebenen Werten, wie zum Beispiel im Fall von gelieferten Stückzahlen, ist das oft nicht möglich, und die Fehler bleiben unentdeckt.

Scannen statt abtippen: Eine Bilddatei erzeugen

Wenn Sie sich für das Scannen entscheiden, entsteht zunächst eine Bilddatei, die an Ihrem Bildschirm angezeigt werden kann.

Der Begriff Bilddatei beschreibt, dass die vorliegende Datei Bildpunkte, also eine Art »Foto« enthält. In unserem Fall sind das keine Urlaubsbilder, sondern »abfotografierte« beziehungsweise gescannte Bildpunkte einer gescannten Papierrechnung. Die möglichen Dateiformate sind meist JPG, TIFF oder PDF. Übrigens müssen Rechnungen nicht in Farbe gescannt werden. Entscheidend ist, dass die für die Rechnungsbearbeitung wichtigen Informationen lesbar dargestellt werden. Es ist daher ausreichend und zulässig, wenn Sie beim Scanvorgang nur mit Grauwerten arbeiten. Das verringert die Dateigröße der erzeugten Bilddatei.

Großer Vorteil: Mit dieser Bilddatei ist es Ihnen möglich, wenigstens ein Abbild der Rechnungsinformationen elektronisch zu transportieren. Das heißt, der körperliche Transport (zum Beispiel per Hauspost) mit dem Zeitaufwand des Einpackens, gegebenenfalls des Frankierens und der Zeitbedarf für den Transportweg entfallen. Die durch das Scannen entstandene Bilddatei kann als E-Mail-Anhang an den gewünschten Empfänger gesendet oder zum Download bereitgestellt werden.

Maschinenlesbar: Texterkennung macht’s möglich

Ein Problem bleibt allerdings: Die durch das Scannen entstandene Bilddatei ist zwar für das menschliche Auge auf einem Bildschirm lesbar, aber in dieser Form noch nicht maschinenlesbar.

Maschinenlesbar bedeutet, dass elektronische Daten direkt von Maschinen, in unserem Fall von Computern, gelesen und dann auch verarbeitet werden können. Sie fragen sich nun, was mit dem PDF-Format ist? Es ist ein digitales Format, das Sie sich auf Ihrem Bildschirm anschauen und bei Bedarf auch ausdrucken können. So weit, so gut. Allerdings kann Ihr Computer nur mit bestimmten PDF-Formaten etwas anfangen. Es gibt maschinenlesbare und nicht-maschinenlesbare PDF-Formate. Sie können das wie folgt erkennen:

Wenn Sie eine Textstelle mit der Computermaus markieren und den Text dann in eine andere Anwendung übertragen können, ist dieses PDF maschinenlesbar.Wenn Sie eine Textstelle mit der Computermaus markieren und den markierten Abschnitt nur als Bild in eine andere Anwendung übertragen können, haben Sie eine PDF-Datei vor sich, die nicht maschinenlesbar ist.

In den meisten Anwendungen, mit denen Sie PDF-Dateien erzeugen können, lässt sich das entsprechend vorgeben.

Um eine Bilddatei maschinenlesbar zu machen, müssen Sie eine Texterkennung durchführen. Das geschieht mit einer entsprechenden Anwendung oft schon beim Scanvorgang. Diese OCR-Software versucht, aus den gescannten Bildpunkten Zeichen, also einzelne Buchstaben oder Zahlen zu erkennen.

OCR ist die Abkürzung für den englischen Begriff Optical Character Recognition. Das bedeutet übersetzt »Optische Zeichenerkennung«, also die automatisierte Umwandlung von Bildpunkten in Buchstaben und Zahlen. Diese optische Zeichenerkennung erfolgt schon beim Scanvorgang. Das Scanergebnis kann dann unmittelbar in die von Ihnen vorgesehene Anwendung, wie zum Beispiel in Ihr Buchführungsprogramm übertragen werden.

Die Texterkennung erfolgt sehr schnell: Entsprechende Scanner können etwa 40 Seiten(!) pro Minute verarbeiten. Problem: Die Erkennungsgenauigkeit hängt stark von der in der Rechnung verwendeten Schriftart und verständlicherweise vom Zustand des Papiers ab. Mit guten Scan- und OCR-Systemen können Sie eine Erkennungsgenauigkeit von etwa 98 Prozent erreichen. Das hört sich zunächst ganz gut an, bedeutet aber, dass Sie pro gescannte Rechnungsseite noch 5 bis 20 Zeichen von Hand verbessern müssen.

Wenn Sie entsprechend eingerichtete IT-Systeme haben (vor allem ein revisionssicheres Archivsystem), dürfen Sie anschließend den eben gescannten Papierbeleg vernichten. Die durch den Scanvorgang erzeugte Bilddatei gilt dann als (ersetzendes) Original, das Sie elektronisch aufbewahren müssen. Mehr dazu lesen Sie in Kapitel 3.

Elektronisch übermittelbar, aber auch nicht ideal: PDF

Nun stellt sich die Frage: Wie können Sie bei der Übertragung von Rechnungsinformationen in Ihr Computersystem Zeit sparen und die Fehlerzahl verringern?

Eine naheliegende Lösung ist der Einsatz des PDF-Formats.

PDF ist die Abkürzung für den englischen Begriff Portable Data Format. Das bedeutet übersetzt (trans-)portables Datenformat. Das PDF-Format wird seit 1992 eingesetzt und erlaubt, Bilder, Texte und andere Inhalte in einer einzigen Datei zu transportieren. Dateien im PDF-Format lassen sich am Bildschirm anzeigen und sind damit immer für das menschliche Auge lesbar. (Nebenbei, für die Genauen unter Ihnen: Es wäre sicher richtiger, nur vom » PDF« und nicht vom »PDF-Format« zu sprechen, da in der Abkürzung schon das Wort »Format« enthalten ist.)

Das PDF-Format lässt sich auf sehr vielen Endgeräten betrachten. Das reicht von Smartphones über Tablets bis zu PC-Bildschirmen. Die einfache Verwendung führte zu einer großen Verbreitung dieses Formats.

In den letzten Jahren (vor allem seit 2015) wird das PDF-Format sehr häufig als Rechnungsformat verwendet. Es lässt sich vergleichsweise einfach erzeugen: Meist lässt sich die PDF-Erzeugung wie ein Druckvorgang auslösen. Die so entstehende PDF-Datei können Sie dann als Anhang einer E-Mail versenden oder auf einer Plattform zum Herunterladen durch den Rechnungsempfänger bereitstellen.

Es stellt sich nun die Frage: Kann der Rechnungsempfänger die Rechnung im PDF-Format tatsächlich schneller und fehlerfreier in sein IT-System übertragen, als es beim gescannten Papierbeleg möglich ist? Die Antwort lautet: Es kommt darauf an!

Den meisten von Ihnen wird es wie mir gehen: Ich kannte bis 2015 nur PDF. Bis dahin war für mich »PDF« die Bezeichnung für ein (einziges) Format. »PDF« ist aber der Oberbegriff für eine ganze Reihe von PDF-Versionen:

PDF/A-1b – Level B (Basic) conformance:

Eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit, das heißt unabhängig von der verwendeten Software und Hardware bleibt die Darstellung des Inhalts erhalten.

PDF/A-1a – Level A (Accessible) conformance:

Abbildbarkeit von Text nach Unicode

Inhaltliche Strukturierung des Dokuments

PDF/A-2

OpenType-Schriftarten können eingebettet werden.

Digitale Signaturen sind möglich.

Container: PDF/A-1-Dateien können in PDF/A-2-Dateien eingebettet werden.

PDF/A-3

Beliebige Dateitypen können in PDF/A-3 eingebettet werden.

Maschinenlesbare Daten können im XML-Format hinterlegt werden.

Archivtaugliche PDF-Ausgabe der Rechnung ist möglich.

Im Juni 2014 wurde der ZUGFeRD-Standard veröffentlicht, der auf PDF/A-3 aufsetzt.

Die Versionen unterscheiden sich hinsichtlich:

Lesbarkeit: Auch maschinenlesbar oder nur vom menschlichen Auge lesbar (Bilddatei)

Möglichkeit zu Einbindung anderer Datenformate

Möglichkeiten zum Schutz vor Veränderungen

Als Ersteller eines PDF-Dokuments können Sie die gewünschte Variante festlegen. Wie Sie das im Einzelfall machen, hängt von der verwendeten Software zur Erstellung von PDF-Dokumenten ab. Das kann eine eigenständige Software oder ein Modul einer anderen Software sein.

Hier eine Übersicht über verschiedene Softwarelösungen zur Erzeugung von PDF:

Die meisten Varianten von MS Office bieten die Möglichkeit, Dokumente aller Art als PDF zu »drucken«.

Open Office

Google Docs

Adobe Acrobat

PDFCreator

Fragen Sie am besten Ihre IT oder Ihren IT-Dienstleister, welche Lösung am besten für Ihre Zwecke geeignet ist.

PDF/A ist eine spezielle Variante des PDF-Formats, die auch für das Rechnungsformat ZUGFeRD als Grundlage genutzt wird. PDF/A wurde für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten entwickelt. Dieses Format soll die langfristige Wiedergabe von Dokumenten gewährleisten. Das wird dadurch erreicht, dass die Dokumente im Format PDF/A unabhängig von den verwendeten Software- und Betriebssystemversionen lesbar bleiben.