Effizienz Well Done E-Book

Julian Sommer

• Herausgeber: BoD - Books on Demand
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2024

Seitenzahl: 119

Beschreibung

Habt ihr euch jemals gefragt, warum in Unternehmen oft der Fokus stärker auf Umsatzsteigerungen als auf Kostenreduktionen liegt? Warum werden nicht dieselben Anstrengungen unternommen, um Kosten zu senken, die immerhin, neben dem Umsatz, die andere Einflussgröße des Gewinns sind? Dieses Buch entstand aus der Erkenntnis, dass genau an dieser Stelle das Prozessmanagement ins Spiel kommt und Unternehmen dabei helfen kann, die Kosten auf das absolut notwendige Level zu hieven. Durch das Verwalten, Steuern und Optimieren von Prozessen, wird die Effizienz maximiert und Ressourcen werden bestmöglich eingesetzt. Das hilft nicht nur Kosten zu reduzieren, sondern spart auch Zeit und erhöht die Produktivität und die Qualität. "Effizienz Well Done" führt euch durch die grundlegenden bis fortgeschrittenen Aspekte des Prozessmanagements. Das Buch erklärt mit Hilfe von Analogien aus der Gastronomie, wie man durch schrittweise Implementierung, von der Entwicklung eines gemeinsamen Zielbildes über die Analyse und Dokumentation bestehender Prozesse bis hin zur Optimierung und kontinuierlichen Verbesserung, Prozessmanagement erfolgreich im Unternehmensalltag etabliert. Einfach wie Spaghetti Arrabiata, genial wie ein 5-Sterne-Menü!

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

EINLEITUNG

Worum geht es in diesem Buch?

Für wen ist dieses Buch?

Über den Autor

BEDEUTUNG VON PROZESSMANAGEMENT FÜR UNTERNEHMEN

Grunddefinition von Prozessen, Prozessmanagement, Effizienz und Effektivität

Was sind eigentlich Prozesse?

Und was ist Prozessmanagement?

Was bedeutet Effizienz?

Effizienz vs. Effektivität – was ist der Unterschied?

Vorteile des Prozessmanagements

Effizienzsteigerung

Verbesserte Qualität

Dokumentation

Reaktionsfähigkeit und Wettbewerbsvorteil

Mitarbeitervorteile und -zufriedenheit

Kundenzufriedenheit und Marktstellung

Relevanz für Unternehmen verschiedener Größen und Branchen

Kleinunternehmen und Startups

Mittelständische Unternehmen

Großunternehmen und Konzerne

Branchenübergreifende Relevanz

Beispiele von Unternehmen mit Prozessmanagement

Beispielunternehmen 1: Toyota

Beispielunternehmen 2: Amazon

Beispielunternehmen 3: McDonald’s

Beispielunternehmen 4: Apple

DIE KOMPONENTEN DES PROZESSMANAGEMENTS

Prozessdokumentation

Prozessoptimierung

Prozessmanagement-Tools

Change-Management

Risikomanagement

Schulungen

Kommunikation

Verbesserungskultur

PROZESSMANAGEMENT IMPLEMENTIEREN

1. Schritt: Gemeinsames Zielbild entwickeln

1. Verständnis der strategischen Unternehmensziele

2. Das Kernteam definieren und einbeziehen

3. Messbare Zielsetzung definieren

4. Zielbild formulieren

5. Kommunikation ins Unternehmen

2. Schritt: Die aktuellen Prozesse analysieren

1. Prozessaufnahme

2. Prozessdokumentation

3. Prozessbewertung

4. Prozessoptimierung

3. Schritt: Festlegung der Verantwortlichkeiten & organisatorische Einordnung

Verantwortlichkeiten

Organisatorische Einordnung

4. Schritt: Auswahl von Vergleichsmethoden und Kennzahlen

Notwendige Kennzahlen

Optionale Kennzahlen

5. Schritt: Pilotprojekt(e) auswählen und durchführen

1. Auswahl des richtigen Prozesses

2. Planung

3. Umsetzung und Überwachung

4. Bewertung und Skalierung

PROZESSMANAGEMENT IM TAGESGESCHÄFT ETABLIEREN

Kontinuierliche Weiterführung

Sichtbare Unterstützung

Regelmäßige Updates

Einbindung der Mitarbeiter

Anreizsysteme

Moderne Tools

Leistungskennzahlen

Langfristige Planung

WICHTIGE ERFOLGSFAKTOREN

Beteiligung durch das gesamte Unternehmen

Klares Zielbild und inspirierende Vision

Kommunikation!

Kontinuierliche Verbesserungen

Der richtige Einsatz von Technologie

Positive Unternehmenskultur

Solides Monitoring und Controlling

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Kundenorientierung

Benchmarking und Best Practices

Risikomanagement

Langfristige Perspektive

Erfolgsfeiern und Anerkennung

Externe Unterstützung

KRITIK & GRÜNDE FÜRS SCHEITERN

ZUKUNFTSAUSSICHTEN & TRENDS

Big Data und Analytics

Integration von Cloud-Technologien

Fokus auf Kundenerfahrungen

Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung

Vereinfachungen & Verschlankungen

ZUSAMMENFASSUNG

REGISTER

EINLEITUNG

WORUM GEHT ES IN DIESEM BUCH?

Vielleicht kennt ihr das Gefühl: Ihr denkt intensiv über ein Thema nach und kommt irgendwann zu dem Punkt, wo ihr euch fragt: »Wieso ist das eigentlich so? Warum macht man das nicht so und so?« Diesen Gedanken tragt ihr mit euch herum, und jedes Mal, wenn ihr mit dieser Sache konfrontiert werdet, wird es immer deutlicher, dass eure Gedanken gar nicht so falsch sind.

Nach über einem Jahrzehnt im Controlling verschiedener Unternehmen konnte ich einen bestimmten Sachverhalt nie wirklich nachvollziehen: »Wieso liegt der Fokus oft wesentlich stärker auf der Umsatzsteigerung statt auf der Kostenreduzierung?« Nicht dass es falsch wäre, den Umsatz erhöhen zu wollen, aber wieso wird nicht derselbe Aufwand auch für die Kostensenkung betrieben?

Es ist normal, dass große, kostspielige Werbekampagnen gefahren werden, um Produkte, Services oder Dienstleistungen anzupreisen, die den Umsatz steigern sollen. Aber Kampagnen zur Kostenreduzierung? Sind eher selten. Während der Budgetierung werden alle möglichen Vertriebspotenziale teilweise bis auf die Kundenebene durchgesprochen und diverse Simulationen und Versionen durchgespielt, um ein überzeugendes Umsatzziel zu finden. Bei den Kosten ist es üblich, diese einfach mit einer prozentualen Steigerung zu den aktuellen Kosten zu planen. In Forschung und Entwicklung (F&E) werden verbesserte oder neue Produkte entwickelt, die die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichern sollen. Doch welche Abteilung kümmert sich zentral um die Senkung von Kosten?

Hier gibt es offensichtlich eine Lücke, denn erfahrungsgemäß sind Kostenreduzierungen meistens eine Herausforderung der einzelnen Abteilungen.

In den Unternehmen, in denen ich tätig war und größtenteils an Controlling-Prozessen gearbeitet habe, kam mir irgendwann der Gedanke: »Kann das Prozessmanagement diese Rolle nicht übernehmen?« Je mehr ich darüber nachdachte, umso mehr wurde mir bewusst, dass dies nicht nur möglich, sondern auch äußerst effektiv sein kann. Deshalb vertiefte ich mich gründlich in das Thema, nahm an vielen Kursen teil, las unzählige Fachbücher und legte in meinen Projekten einen verstärkten Fokus auf die unternehmensweite und abteilungsübergreifende Prozessoptimierung. Kurz zusammengefasst: »Viel Theorie und komplizierte Modelle, aber genau das, was vielen Unternehmen fehlt!«

Und so ist die Idee zu diesem Buch entstanden! Mein Ziel ist es, die oft trockene und abstrakte Welt des Prozessmanagements durch meine praktischen Erfahrungen greifbarer zu machen und es auf eine Weise zu präsentieren, die sowohl verständlich als auch leicht umsetzbar ist. Um aber kein weiteres staubtrockenes Lehrwerk in die Welt zu setzen, entschied ich mich, komplexe Sachverhalte in die Welt der Gastronomie zu übertragen, denn zwischen Küche und Management bestehen überraschend viele Gemeinsamkeiten.

In diesem Buch erkläre ich, warum Prozessmanagement der Schlüssel zum Erfolg vieler Unternehmen ist und welche Rolle Effizienz dabei spielt. Wir durchlaufen schrittweise die Implementierung des Prozessmanagements in Unternehmen und lernen praktische Tipps und Kniffe, um es erfolgreich im Geschäftsalltag zu etablieren. Darüber hinaus beleuchten wir wichtige Erfolgsfaktoren, betrachten die Ursachen für das Scheitern von Prozessmanagement in Unternehmen und werfen einen Blick auf die Trends, die die Zukunft des Prozessmanagements mitgestalten werden. Klingt doch großartig, oder?

FÜR WEN IST DIESES BUCH?

Dieses Buch ist für alle, die ihre Arbeitswelt revolutionieren möchten: Sachbearbeiter, Produktionsmitarbeiter und Assistenten, die effizienter arbeiten wollen; Abteilungs- und Bereichsleiter, die die Leistung ihres Teams steigern möchten, ohne zusätzlichen Druck zu erzeugen; sowie Geschäftsführer und Vorstände, die nicht nur den Umsatz erhöhen, sondern auch Kosten senken und der Konkurrenz stets einen Schritt voraus sein wollen.

Ganz gleich, in welcher Branche oder Unternehmensgröße ihr tätig seid – dieses Buch bietet praxiserprobte Ansätze, um die Effizienz zu maximieren und den Erfolg zu steigern.

Oder seid ihr einfach nur neugierig, welche Gemeinsamkeiten Prozessmanagement und das Treiben in einer Restaurantküche haben? Auch dann wird euch dieses Buch sicher nicht enttäuschen.

ÜBER DEN AUTOR

Ich bin Julian Sommer, ein zertifizierter Project Management Professional (PMP)® mit umfangreicher Expertise im Bereich Prozessmanagement und Effizienzsteigerung. Meine Qualifikationen umfassen mehrere Zertifizierungen in Lean Management und Six Sigma.

Seit über zehn Jahren habe ich zahlreiche Optimierungsprojekte in verschiedenen Branchen wie dem Möbelhandel, der Medizintechnik, der Baustoffproduktion, dem Lebensmitteleinzelhandel sowie im Anlagen- und Maschinenbau durchgeführt und geleitet.

Trotzdem sehe ich mich nicht als typischen Berater. Vielmehr betrachte ich mich als externen Kollegen, der sich nicht scheut, die Ärmel hochzukrempeln und aktiv mit anzupacken.

BEDEUTUNG VON PROZESSMANAGEMENT FÜR UNTERNEHMEN

GRUNDDEFINITION VON PROZESSEN, PROZESSMANAGEMENT, EFFIZIENZ UND EFFEKTIVITÄT

Bevor wir tief in die Materie eintauchen, ist es wichtig, Schlüsselbegriffe zu klären, um Missverständnisse von vornherein zu vermeiden.

WAS SIND EIGENTLICH PROZESSE?

Prozesse sind Abfolgen von Tätigkeiten, mit deren Hilfe Menschen ein definiertes Ziel erreichen wollen. Sie bestehen aus Schritten oder Aufgaben, die man in einer bestimmten Reihenfolge ausführen muss, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Stellt euch Prozesse wie ein Rezept vor, wie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die präzise ausgeführt werden muss, um ein spezifisches Gericht – oder in unserem Fall ein bestimmtes Ziel – zu erreichen.

Prozesse kommen in allen Bereichen eines Unternehmens vor und können in Bezug auf Länge und Komplexität stark variieren. Sie reichen von einfachen Prozessen, wie der Entnahme von Büromaterialien, bis hin zu komplexen Vorgängen, wie den Produktentwicklungsprozessen.

UND WAS IST PROZESSMANAGEMENT?

Prozessmanagement ist der systematische Ansatz, diese Abfolgen von Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens zu verwalten, zu steuern und zu optimieren. Seine Hauptaufgabe besteht darin, die Prozesse zu verstehen, zu analysieren, zu dokumentieren, zu ordnen und kontinuierlich zu verbessern.

Prozessmanagement ist vergleichbar mit der Rolle eines Chefkochs, der nicht nur Zutaten verwaltet, sondern das Küchenpersonal führt, Arbeitsabläufe steuert und die Qualität der Speisen kontinuierlich verbessert.

WAS BEDEUTET EFFIZIENZ?

Unter Effizienz versteht man das Verhältnis von eingesetzten Mitteln zum erreichten Erfolg. Dabei unterscheidet man im Wesentlichen zwischen zwei Prinzipien:

MINIMALPRINZIP: Beim Minimalprinzip versucht man, ein gegebenes Ziel mit möglichst geringem Aufwand zu erreichen – ähnlich wie beim Kochen, wo man mit minimalen Zutaten ein schmackhaftes Gericht zaubern will.

MAXIMALPRINZIP: Beim Maximalprinzip versucht man hingegen, mit gegebenen Mitteln das bestmögliche Ziel zu erreichen, wie ein Koch, der aus festgeschriebenen Zutaten das extravaganteste Menü überhaupt kreieren möchte.

EFFIZIENZ VS. EFFEKTIVITÄT – WAS IST DER UNTERSCHIED?

Auf den folgenden Seiten werden wir mit effizienten Prozessen und einem effektiven Prozessmanagement zu tun haben. Diese beiden Begriffe sind nicht synonym zu verwenden, und ich möchte an dieser Stelle auf den äußerst wichtigen Unterschied hinweisen.

Bei der Effizienz geht es darum, die Dinge richtig zu tun (Fokus auf den Prozess), während es bei der Effektivität darum geht, die richtigen Dinge zu tun (Fokus auf das Ziel). Wenn ich italienische Gerichte kostengünstig und schnell zubereiten kann, ist das zweifelsohne effizient, doch wenig effektiv, wenn ich in einem japanischen Restaurant arbeite.

Deshalb sollte das Prozessmanagement möglichst effektiv agieren, damit die Ausrichtung der Prozesse in die richtige Richtung geht. Die Prozesse selbst müssen effizient gestaltet werden, um das Optimum aus den gegebenen Ressourcen herauszuholen. Damit sollte jetzt eigentlich alles klar wie Kloßbrühe sein!

VORTEILE DES PROZESSMANAGEMENTS

Warum sollten sich Unternehmen mit Prozessmanagement beschäftigen? Stellt euch ein Unternehmen ohne Prozessmanagement einfach wie ein Restaurant ohne Küchenchef vor. Jeder Bereich würde (ver)walten, wie er will, aber das wichtige Zusammenspiel käme einfach nicht zustande. Viel zu viele Beilagen, schlecht zubereitete Desserts, die Gewürze für Fisch und Fleisch passen überhaupt nicht und für die Vorspeisensuppe fühlt sich keiner zuständig. Irgendwie würde schon alles funktionieren, aber man bleibt weit unter den Möglichkeiten und verbraucht dabei noch übermäßig viele Ressourcen.

Prozessmanagement sorgt dafür, dass alle Teile des Unternehmens harmonisch zusammenarbeiten, um effiziente, hochwertige Ergebnisse zu erzielen. Es ist das geheime Rezept, das gute Unternehmen in großartige verwandelt. In diesem Kapitel schauen wir uns ein paar Beispiele an, welche positiven Effekte Prozessmanagement auf euer Unternehmen haben kann.

EFFIZIENZSTEIGERUNG

Der unmittelbarste und größte Vorteil des Prozessmana gements: mehr Effizienz. Durch Analysen und Optimierungenkönnen irrelevante Prozessschritte eliminiert und wertvolle Teilschritte verbessert werden. Dies spart Zeit und Kosten, die für strategisch wichtige Aufgaben und Projekte genutzt werden können.

VERBESSERTE QUALITÄT

Verbesserte Teilschritte führen zu verbesserten Gesamtprozessen, die letztlich die Qualität der Produkte und Dienstleistungen steigern. Werden Prozesse zudem klar und einheitlich definiert, lassen sie sich besser überwachen und kontrollieren, was die Fehlerquote deutlich verringert. Standardisierte Prozesse gewährleisten, dass das Ergebnis stets in gleichbleibender Qualität erbracht wird – ähnlich einem gut eingespielten Küchenteam, das jedes Gericht nach dem gleichen hohen Standard zubereitet.

DOKUMENTATION

Um diese Schritte vornehmen zu können, ist es eine wesentliche Aufgabe des Prozessmanagements, sämtliche Prozesse im Unternehmen zu dokumentieren – vergleichbar mit einem detaillierten Kochbuch, das jeden Schritt eines Rezepts genau beschreibt und sicherstellt, dass jeder Koch das Gericht perfekt zubereiten kann. Dies ermöglicht nicht nur die Identifizierung redundanter Prozesse und die Entfernung unnötiger Teilschritte, sondern schafft auch eine Transparenz, die es erleichtert, komplette Betriebsabläufe vollständig nachzuvollziehen. Besonders bei komplexen Vorgängen wie Produktentwicklung, Produktherstellung, Angebotserstellung oder der Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist dies äußerst hilfreich.

REAKTIONSFÄHIGKEIT UND WETTBEWERBSVORTEIL

Auch wenn Anpassungen aufgrund von Marktveränderungen oder einer neuen strategischen Ausrichtung erforderlich sind, ermöglicht eine umfassende Dokumentation einen einfachen Zugriff auf die betroffenen Prozesse und Prozessschritte. Eine erhöhte Reaktionsgeschwindigkeit kann dabei ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.

MITARBEITERVORTEILE UND -ZUFRIEDENHEIT

Es ist wichtig zu wissen, dass Prozessmanagement nicht zu Lasten von Mitarbeitern eingeführt wird, sondern für diese auch einige signifikante Vorteile, neben den bereits genannten, bereithält. Die klare Definition der Prozesse und der damit einhergehenden eindeutigen Verantwortlichkeiten reduziert Unsicherheiten und vermindert mögliche Konflikte zwischen den Mitarbeitern. Wenn Prozesse auf das erforderliche Minimum getrimmt werden, verschwendet das Personal keine Kapazitäten mehr auf unnötige Prozessschritte. Dies reduziert Stress und führt allgemein zu zufriedeneren Mitarbeitern. Zusätzlich können die gewonnenen Kapazitäten genutzt werden, um neue Aufgaben zu übernehmen, was der persönlichen Entwicklung jedes Einzelnen zugutekommt.

KUNDENZUFRIEDENHEIT UND MARKTSTELLUNG

Letztlich tragen alle Aufwendungen des Prozessmanagements wesentlich dazu bei, die Kunden zufriedener zu machen. Unternehmen mit effizienten Prozessen haben die Möglichkeit, ihre Produkte und Dienstleistungen zu einem besseren Preis anzubieten, da sie keine unnötigen Kosten enthalten. Schlanke Prozesse geben dem Unternehmen zudem die Chance, sich verstärkt auf Entwicklungen zu konzentrieren, anstatt Ressourcen für überflüssige Vorgänge zu verschwenden. Ein Restaurant, das seine Abläufe optimiert hat, kann seinen Gästen nicht nur köstliche Gerichte, sondern auch einen hervorragenden Service zu attraktiven Preisen bieten.

RELEVANZ FÜR UNTERNEHMEN VERSCHIEDENER GRÖßEN UND BRANCHEN

Schon öfter wurde mir die Frage gestellt: »So etwas aktiv und dauerhaft zu betreiben, funktioniert doch nur in großen Unternehmen, die dafür Kapazitäten haben, oder?« Meine Antwort lautete jedes Mal: »Absolut NICHT!« Prozessmanagement ist ein entscheidender Faktor für nachhaltigen Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit, unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche. Lasst uns schauen, wie Prozessmanagement über das gesamte Unternehmensspektrum hinweg angewendet wird und welche weiteren Vorteile es bringt.

KLEINUNTERNEHMEN UND STARTUPS

Auch wenn Kleinunternehmen und Startups nicht über die Ressourcen eines multinationalen Konzerns verfügen, ist die frühe Integration von Prozessmanagement in die Unternehmensphilosophie entscheidend. Sie kann den Unterschied zwischen Wachstum, Stagnation und Niedergang bedeuten. Zum Beispiel könnte ein Friseursalon seinen Terminvergabe-Prozess durch digitale Lösungen optimieren. Das würde nicht nur die Buchung vereinfachen, sondern auch zu einer besseren Kundenbindung durch automatisierte Erinnerungen führen.

MITTELSTÄNDISCHE UNTERNEHMEN

Mittelständler stehen oft vor der Herausforderung, Effizienz und Innovationsfähigkeit auszubalancieren. Prozessmanagement hilft, diesen Balanceakt zu meistern, indem es prozessuale Hindernisse beseitigt. Ein Hersteller von Sonderbauteilen könnte beispielsweise seine Produktionsprozesse durch das Eliminieren von unnötigen Prozessschritten verschlanken, was die Durchlaufzeiten verkürzen und die Produktqualität steigern würde.

GROSSUNTERNEHMEN UND KONZERNE

In großen Unternehmen und Konzernen kann Prozessmanagement dazu beitragen, Informationssilos abzubauen und Abläufe über verschiedene Abteilungen hinweg effektiv zu synchronisieren. Es sorgt für gesundes Wachstum und verhindert, dass Ineffizienz das Unternehmen unnötig »aufbläht«. Ein Beispiel hierfür ist ein internationaler Einzelhandelskonzern, der durch die Standardisierung seiner Logistikprozesse über Ländergrenzen hinweg eine konstante Warenverfügbarkeit sicherstellt.

BRANCHENÜBERGREIFENDE RELEVANZ

Prozessmanagement ist branchenübergreifend relevant und spielt beispielsweise eine wichtige Rolle in der Automobilfertigung, im Gesundheitswesen, in der IT und im Dienstleistungssektor. In der Fertigungsindustrie hilft es, Herstellungskosten zu senken und die Produktionsflexibilität zu verbessern. Im Gesundheitswesen unterstützt es die Einhaltung strenger regulatorischer Anforderungen, und in der IT wird es zur Verbesserung von Softwareentwicklung und Datenmanagement genutzt. Dienstleistungsunternehmen verwenden Prozessmanagement, um kundenspezifische Dienstleistungen effizienter zu erbringen und eine gleichbleibende Qualität zu gewährleisten.

Die umfassenden Vorteile des Prozessmanagements machen es zu einem unverzichtbaren Erfolgsfaktor für Unternehmen aller Größen und Branchen.

BEISPIELE VON UNTERNEHMEN MIT PROZESSMANAGEMENT

Das klingt alles schön und gut, aber gibt es auch konkrete Beispiele von Unternehmen, die Prozessmanagement nutzen? Absolut! In vielen bekannten Unternehmen ist Prozessmanagement ein entscheidender Erfolgsfaktor. Lasst uns