Erfolgreich präsentieren für Dummies E-Book

Malcolm Kushner

• Herausgeber: Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: ...für Dummies
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2019

Seitenzahl: 522

Beschreibung

Es gibt unzählige Gelegenheiten, zu denen Sie etwas präsentieren und sich und Ihre Idee überzeugend vertreten müssen - egal, ob Sie die aktuellen Verkaufszahlen vorstellen, einen Vortrag vor Ihren Vereinskollegen halten oder aus dem Stegreif etwas präsentieren müssen. Malcolm Kushner zeigt, wie Sie es richtig machen und spricht alle möglichen Aspekte der Präsentation an: Aufbau und Stil einer Rede, Körpersprache und der Umgang mit Lampenfieber, den richtigen Einsatz des Präsentationsprogramms PowerPoint, das Eingehen auf das Publikum und die Auswahl des richtigen Raumes - ein Rundum-Sorglos-Paket für sicheres Präsentieren!

Leseprobe

Erfolgreich präsentieren für Dummies

Schummelseite

IHRE PRÄSENTATION VORBEREITEN

Eine gut vorbereitete Präsentation ist das A und O für Ihren Erfolg.

Lassen Sie sich nicht dazu überreden, eine Präsentation zu halten, die Sie eigentlich gar nicht halten wollen.Organisieren Sie Ihre Informationen in einem einfachen Schema, das Ihr Publikum leicht erkennen kann.Setzen Sie verschiedene Arten von unterstützenden Materialien ein – Beispiele, Geschichten, Statistiken, Zitate –, damit Ihr Publikum interessiert bleibt.Halten Sie eine spezielle Schlussfolgerung parat, zu der Sie jederzeit überleiten können, falls Ihnen die Zeit davonläuft. Beenden Sie eine Präsentation niemals ohne Schlussfolgerung.Ahnen Sie die Fragen voraus, die Ihnen gestellt werden könnten, bereiten Sie gute Antworten vor und proben Sie laut.

IHRE DARBIETUNG PERFEKTIONIEREN

Versuchen Sie, Blickkontakt mit dem gesamten Publikum zu halten.Variieren Sie Geschwindigkeit, Höhe, Lautstärke und Tonfall Ihrer Stimme.Stehen Sie nicht mit vor Ihrem Schoß verschränkten Händen da.Blicken Sie mehr in Ihr Publikum als auf Ihre Notizen.Laufen Sie nicht auf und ab, klimpern Sie nicht mit Kleingeld in Ihrer Hosentasche und spielen Sie nicht an Ihren Haaren herum.Wenn Sie sich hinter einem Rednerpult wohler fühlen, dann stellen Sie sich hinter das Rednerpult.Strahlen Sie Begeisterung für Ihr Produkt aus. Das ist ansteckend.

PROBLEME ABWENDEN

Bei jeder perfekt geplanten Präsentation können Probleme auftreten. Lassen Sie sich davon nicht beunruhigen. Hier ein paar Tipps, wie Sie mit Problemen umgehen können:

Ahnen Sie Dinge voraus, die schiefgehen können – das Licht fällt aus, das Mikrofon quietscht –, und halten Sie ein paar lockere Bemerkungen dazu bereit.Wiederholen Sie jede Frage, die Ihnen gestellt wird, um sicherzustellen, dass jeder im Publikum sie gehört hat.Wenn ein Zuschauer den Rahmen Ihrer Präsentation durch eine langatmige Frage oder einen ausschweifenden Kommentar zu sprengen droht, bieten Sie ihm an, nach Ihrer Präsentation persönlich mit ihm zu reden.Überprüfen Sie Ihre visuellen Hilfsmittel, um sicherzustellen, dass sie von überall im Raum gut sichtbar sind.Kommen Sie frühzeitig in den Vortragsraum und prüfen Sie, ob er so hergerichtet ist, wie Sie sich das vorgestellt haben.Finden Sie heraus, wo Sie genau präsentieren und wie lange Sie benötigen, um dorthin zu kommen.

POWERPOINT BENUTZEN

Achten Sie darauf, dass Ihre Folien gut lesbar sind. Vermeiden Sie zu viele Wörter pro Zeile, zu viele Farben und Designs, die zu bunt oder zu klein sind.Prüfen Sie Ihren Text auf Rechtschreibfehler.Nutzen Sie PowerPoint-Designs, die Ihnen helfen, eine ansprechende Präsentation zu entwerfen.Verwenden Sie Animationen und andere Spezialeffekte zurückhaltend. Zu viele Effekte lenken von Ihrer Botschaft ab.Lesen Sie Ihre Folien nicht einfach vor.Sie können die Funktionsbereitschaft Ihres Notebooks und Beamers nicht oft genug überprüfen.Bringen Sie ein Verlängerungskabel und einen Adapter mit.

HUMOR EINSETZEN

Stellen Sie sicher, dass sich Ihr Humor auf eine Aussage in Ihrer Präsentation bezieht.Vermeiden Sie sexistischen, ethnischen, rassistischen und anstößigen Humor.Wenn Sie keine Witze erzählen können, setzen Sie auf Humor, für den keine schauspielerische Leistung erforderlich ist: eine persönliche Anekdote, ein lustiges Zitat oder eine amüsante Analogie.Bauen Sie eine Beziehung zum Publikum auf, indem Sie sich über sich selbst lustig machen – auf angemessene Weise.

LAMPENFIEBER IN DEN GRIFF BEKOMMEN

Alkohol und Pillen funktionieren nicht. Wenn deren Wirkung schon vor Ihrem Vortrag nachlässt, werden Sie noch nervöser sein. Falls nicht, werden Sie schwer zu verstehen sein.Lenken Sie nervöse Spannung in Ihre Darbietung um – verwandeln Sie sie in ausholende Gesten, Bewegung und Begeisterung in Ihrer Stimme.Bauen Sie Ihre Nervosität durch ein paar tiefe Atemzüge ab.Planen Sie genügend Zeit ein, um vor Ihrer Rede die Toilette aufsuchen zu können.Denken Sie daran, dass Ihr Publikum möchte, dass Sie erfolgreich sind.

DIE BEDEUTUNG DER KÖRPERHALTUNG

Folgende Tipps können Ihnen helfen, eine perfekte Körperhaltung zu sichern:

Stehen Sie gerade, die Füße etwas auseinander und halten Sie Ihre Arme zum Gestikulieren bereit. Das ist die bevorzugte Körperhaltung.Lehnen Sie sich leicht zum Publikum vor. Das zeigt, dass Sie sich aktiv Ihrem Publikum widmen.Stützen Sie sich nicht auf das Rednerpult oder auf einen Tisch/Stuhl. Sonst wirken Sie schwach.Stemmen Sie Ihre Hände nicht in die Hüfte. Sie wollen ja nicht als herrische Person durchgehen.Wiegen Sie Ihren Körper nicht hin und her. Das bringt zu viel Unruhe in Ihre Präsentation.Stehen Sie nicht mit verschränkten Armen da. Sie wollen ja nicht wie ein Schläger wirken.Verschränken Sie die Arme nicht hinter dem Rücken. Diese Haltung schränkt Ihre Möglichkeit zu gestikulieren ein.Stehen Sie nicht in der Feigenblattstellung da. Das ist der Fall, wenn ein Redner beide Hände über seinem Schoß hält. Es wirkt, als würden Sie sich schämen.Vergraben Sie Ihre Hände nicht in den Hosentaschen. Das Publikum wird sich fragen, was Sie da wohl machen.

HILFREICHE WEBSITES

Website

URL

Beschreibung

Kushner & Associates

www.kushnergroup.com

Links für öffentliche Redner in Hülle und Fülle

Google

www.google.de

Müssen Sie etwas recherchieren? Beginnen Sie hier.

Metasuchmaschinen

www.metager.de

Keine Lust mehr auf traditionelle Suchmaschinen? Versuchen Sie es einmal mit einer Metasuche.

Museum of Humour

www.museumofhumor.com

Jede Menge Links zu humorvollen Materialien für Redner.

Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie Bundesministerium der Finanzen Bundesministerium der Justiz

www.bmwi.de

www.bundesfinanzministerium.de

www.bmj.bund.de

Hier sind Regierungsinfor-mationen zu finden, die für Geschäftspräsentationen nützlich sein können.

Clipart.com

www.clipart.com/de

Eine Bilddatenbank (allerdings nicht kostenlos)

RealNetworks

www.real.com

Hier können Sie den Real-Player herunterladen und sich Präsentationen auf Ihrem Computer anhören.

Erfolgreich präsentieren für Dummies

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

4. Auflage 2019© 2019 WILEY-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA, Weinheim

Original English language edition © 2004 by Wiley Publishing, Inc. All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This translation published by arrangement with John Wiley and Sons, Inc.

Copyright der englischsprachigen Originalausgabe © 2004 by Wiley Publishing, Inc. Alle Rechte vorbehalten inklusive des Rechtes auf Reproduktion im Ganzen oder in Teilen und in jeglicher Form. Diese Übersetzung wird mit Genehmigung von John Wiley and Sons, Inc. publiziert.

Wiley, the Wiley logo, Für Dummies, the Dummies Man logo, and related trademarks and trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates, in the United States and other countries. Used by permission.

Wiley, die Bezeichnung »Für Dummies«, das Dummies-Mann-Logo und darauf bezogene Gestaltungen sind Marken oder eingetragene Marken von John Wiley & Sons, Inc., USA, Deutschland und in anderen Ländern.

Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autoren und Verlag für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.

Coverfoto: © nd3000 / stock.adobe.comKorrektur: Dr. Johanna Rupp, Walldorf; Frauke Wilkens, München

Print ISBN: 978-3-527-71611-1ePub ISBN: 978-3-527-82372-7

Über den Autor

Malcolm Kushner, »Amerikas beliebtester Humorberater«, ist ein international anerkannter Experte für Humor und Kommunikation und professioneller Redner. Seit 1982 hat er Tausenden von Managern, Geschäftsführern und Profis beigebracht, wie man mit sich mit Humor im Konkurrenzkampf profiliert. Zu seinen Kunden gehören Firmen wie IBM, Hewlett-Packard, AT&T, Chevron, Aetna, Motorola und die Bank of America.

In seiner beliebten Rede Führen mit Humor, die er auf zahlreichen Konzern- und Unternehmensversammlungen sowie im Smithsonian Museum gehalten hat, präsentiert er seltene Videoclips von amerikanischen Präsidenten, in denen Humor bewusst und mit Erfolg eingesetzt wird.

Kushner erwarb den BA in Sprachkommunikation an der Universität von Buffalo. Das Aufbaustudium an der Universität von Südkalifornien schloss er mit dem MA in Sprachkommunikation ab. Dort unterrichtete er auch die Studienanfänger in Rhetorik. Darüber hinaus hat er ein Jura-Examen an der Universität Kalifornien am Hastings College of the Law abgelegt. Bevor er seine Karriere als Humorberater begann, arbeitete er als Anwalt in einer großen Kanzlei in San Francisco.

Kushner ist nicht nur als Autor hervorgetreten. Er zeichnet mitverantwortlich für die Humor-Ausstellung in der Ronald Reagan Präsidentenbibliothek.

Kushner wird oft in den Medien interviewt. Porträts sind unter anderem in den Zeitschriften Time Magazine und USA Today sowie in der New York Times erschienen. Auch Radio und Fernsehen zeigten reges Interesse. Seine Auftritte konnten die Zuschauer und Zuhörer bei CNN, im National Public Radio, bei CNBC und in den Sendungen Voice of America und der Larry King Show mitverfolgen. Sein jährlich erscheinender Cost of Laughter Index wurde in der Sendung The Tonight Show und auf der Titelseite des Wall Street Journal veröffentlicht.

Seine Website können Sie unter www.kushnergroup.com besuchen.

Inhaltsverzeichnis

Cover

Titelseite

Impressum

Über den Autor

Einführung

Über dieses Buch

Konventionen in diesem Buch

Was Sie nicht lesen müssen

Törichte Annahmen über den Leser

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Wie es weitergeht

Teil I: Präsentieren mit Sinn und Verstand

Kapitel 1: Präsentationen: Ein Schlüssel zum Geschäftserfolg

Herausfinden, was Sie wissen müssen

Ihre Präsentation ausarbeiten

Eine Präsentation vortragen

Ein Blick auf PowerPoint-Tipps

Spezielle Situationen abschätzen

Kapitel 2: Die vier Ws: Wer? Was? Wo? Warum?

Den Sinn und Zweck Ihrer Präsentation festlegen

Ihr Publikum analysieren

Eine Beziehung zum Publikum aufbauen

Die Kontrolle haben Sie

Kapitel 3: Power-Recherche

Leute, die Sie auf den richtigen Weg bringen können

Primäre Informationsquellen sammeln

Sekundäre Informationsquellen prüfen

Das Internet – ein Netz von Ressourcen

Kapitel 4: Ihre Botschaft organisieren

Material wählen, das Ihre Aussagen unterstützt

Ein Organisationsmuster auswählen

Eine Gliederung hält Sie auf Kurs

Karteikarten und Manuskripte verwenden

Das richtige Timing für maximale Wirkung

Ihre Präsentation mit PowerPoint organisieren

Kapitel 5: Ich? Angst? – Lampenfieber in den Griff bekommen

Ist es Lampenfieber, wenn es gar keine Lampe gibt?

Ihre Wahrnehmung ändern, um Ängste abzubauen

Physische Symptome der Angst in den Griff kriegen

Einige Tricks, die Lampenfieber bekämpfen

Ihre Präsentation proben

Beliebte »Heilmittel«, die gegen Lampenfieber nicht helfen

Schlagen Sie Kapital aus Ihrer Nervosität

Teil II: Aufbau einer Präsentation – Grundlagen

Kapitel 6: Geschichten, Statistiken und andere tolle Sachen für den Hauptteil

Geschichten zur Unterstützung Ihrer Argumente

Zahlen als Beweis: Statistiken und anderes Zahlenmaterial

Weitere Hilfsmittel: Zitate, Definitionen, Analogien und Beispiele

Kapitel 7: Präsentieren mit Stil: Die richtige Wortwahl

Ton und Stil vervollkommnen

Slogans ausdenken

Klassische rhetorische Tricks einsetzen

Eigene Texte mühelos überarbeiten

Kapitel 8: Humor mit großer Wirkung

Das Geheimnis, keinen Flop zu landen

Einfache Formen von Humor, die jeder benutzen kann

Wie man sich über sich selbst lustig macht

Kapitel 9: Alles miteinander verbinden: Einleitung, Übergänge, Schluss

Mit Stil beginnen

Die Top Five der zu vermeidenden Einleitungen

Sanfte Überleitungen schaffen

Das war's, Leute: Ihre Präsentation schließen

Fünf Schlussarten, die Sie unbedingt vermeiden sollten

Kapitel 10: Visuelle Hilfsmittel: Etwas fürs Auge

Die Überzeugungskraft visueller Hilfsmittel

Ein Blick auf Diagramme und Schaubilder

Folien

Ein Flipchart verwenden

Wann sind Handouts hilfreich?

Großartige Requisiten

Teil III: Präsentieren leicht gemacht

Kapitel 11: Lassen Sie Ihren Körper sprechen: Gute, schlechte und internationale Körpersprache

Wirkungsvolle nonverbale Kommunikation in jeder Sprache

Blickkontakt herstellen

Kleidung, die beeindruckt

Meisterhafte Positionierung und Bewegung

Was Ihre Stimme über Sie sagt

Tipps für eine erfolgreiche globale Kommunikation

Kapitel 12: Das Publikum einschätzen

Die Reaktionen des Publikums ablesen

Dem Publikum helfen, sich wohlzufühlen

Ein schwieriges Publikum zähmen

Neue Energie für ein lethargisches Publikum

Todsichere Methoden, das Publikum einzubeziehen

Kapitel 13: Was haben Sie gesagt? Mit Fragen umgehen

Die Grundlagen des Diskussionsteils

Immer eine perfekte Antwort parat haben

Sechs tolle Techniken für den Umgang mit Fragen

Auf spezielle Situationen reagieren

Schwierige Fragen einfach beantworten

Feindselige Fragen bewältigen

Ein stummes Publikum dazu überreden, Fragen zu stellen

Teil IV: Die Power von PowerPoint meistern

Kapitel 14: Erstaunlich einfache Designtechniken

Die Regeln des guten Designs

Designs verwenden

Technische Tricks für beeindruckende Präsentationen

Kapitel 15: Tolle Tricks, die Ihr Publikum in Begeisterung versetzen

Die Präsentation in Schwung halten

Audiofunktionen einsetzen

Videoclips verwenden

Folieninhalte animieren

Weitere interessante Funktionen für Ihre Präsentation

Kapitel 16: Typische PowerPoint-Fehler vermeiden

Fehler bei der Vorbereitung der Präsentation erkennen

Fehler während des Präsentierens vermeiden

Mit PowerPoint überwältigen: Wie viel ist zu viel?

Teil V: Tipps und Tricks für typische Präsentationsformen

Kapitel 17: Garantierter Erfolg bei Präsentationen

Eine Verkaufspräsentation halten

Neue Energie durch eine motivierende Präsentation

Kapitel 18: Fachvorträge und Finanzberichte bewältigen

Fachspezifische Informationen präsentieren

Schwerpunkt Finanzberichte

Kapitel 19: Informative Präsentationen in Besprechungen und Schulungen

Grundlegende Regeln für Besprechungen

Spezielle Regeln für Schulungspräsentationen

Kapitel 20: Keine Angst vor Stegreifreden, Podiumsdiskussionen und Expertenrunden

Ein paar Worte sagen: Die Stegreifpräsentation

An einer Podiumsdiskussion teilnehmen

An einer Expertenrunde oder Diskussion am runden Tisch teilnehmen

Teil VI: Der Top-Ten-Teil

Kapitel 21: Zehn (oder so) Äußerungen, die Sie wieder ins Gespräch bringen, wenn etwas schiefläuft

Probleme mit visuellen Hilfsmitteln

Störende Geräusche

Sie machen einen Fehler

Kapitel 22: Zehn (oder so) Dinge, die Sie vor Ihrer Präsentation überprüfen sollten

Wie Sie hinkommen

Raumgestaltung

Sitzordnung

Menschliche Helfer

Audiovisuelle Hilfsmittel

Soundsystem

Strom

Rednerpult

Beleuchtung

Toiletten

Temperatur und Belüftung

Stichwortverzeichnis

End User License Agreement

Illustrationsverzeichnis

Kapitel 10

Abbildung 10.1: Ein Organisationsdiagramm verdeutlicht Beziehungen innerhalb eines Unternehmens.

Kapitel 14

Abbildung 14.1: Sie können die Höhe im Dialogfeld FOLIENGRÖSSE ändern, um eine Folie im Breitbildformat einzurichten.

Abbildung 14.2: Die Breitbildformatansicht ist rechteckig, nicht quadratisch.

Abbildung 14.3: Im Dialogfeld GRAFIK EINFÜGEN können Sie ein Foto auswählen, das in die Umrisse eines Wortes eingefügt wird.

Abbildung 14.4: Ein Wort mit einem Foto zu hinterlegen, ist ein toller Trick für eine PowerPoint-Präsentation.

Abbildung 14.5: Über die Zeigeroptionen können Sie während Ihrer Präsentation einen Stift benutzen.

Abbildung 14.6: Redner können mit der Stiftoption auf der Folie Fragen beantworten und Punkte klären.

Kapitel 15

Abbildung 15.1: Sie können eine Verknüpfung aus Windows-Explorer heraus auf Ihren Desktop ziehen, um Ihre Präsentation vom Desktop aus zu starten.

Abbildung 15.2: Ein mit einem Hyperlink versehenes Wort ist unterstrichen und hat eine andere Schriftfarbe.

Abbildung 15.3: Sie können eine Verknüpfung zu einer Website herstellen, indem Sie deren Adresse eingeben.

Abbildung 15.4: Sie können ein Soundsymbol an eine beliebige Stelle auf der Folie verschieben.

Abbildung 15.5: Über das Programmfenster SPRACHREKORDER können Sie Aufnahmen erstellen.

Abbildung 15.6: Sie können einen Videoclip auf einer Folie einfügen und an eine beliebige Stelle verschieben.

Abbildung 15.7: In PowerPoint haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Animationseffekten.

Abbildung 15.8: Sie können die Richtung und die Geschwindigkeit für Ihren animierten Text festlegen.

Abbildung 15.9: Sie können viele verschiedene kleine Grafiken als Aufzählungszeichen verwenden.

Abbildung 15.10: Benutzerdefinierte Aufzählungszeichen stechen in einer PowerPoint-Präsentation wirklich hervor.

Kapitel 16

Abbildung 16.1: Vermeiden Sie es, zu viele Informationen auf einer Folie unterzubringen.

Abbildung 16.2: Eine Folie mit nur einigen wenigen wichtigen Punkten ist für Ihr Publikum viel einfacher zu lesen.

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Einführung

Willkommen bei Erfolgreich präsentieren für Dummies, dem Buch, das dem Begriff »missbräuchliche Einflussnahme« neue Bedeutung verleiht. Nein, Sie werden hier nichts Illegales lernen. Sie werden sich grundlegende Präsentationsfähigkeiten erarbeiten, mit deren Hilfe Sie Vorgesetzte, Mitarbeiter, Kunden, Hersteller, Metzger, Bäcker und alle anderen, die für Ihr Leben wichtig sind, beeinflussen können. Mit den hier erworbenen Kenntnissen können Sie sogar Leute beeinflussen, die Ihnen eher unwichtig sind – den Abgeordneten Ihres Wahlkreises beispielsweise.

Dieses Buch vermittelt alle Methoden und Kenntnisse, die Sie für eine erfolgreiche Präsentation benötigen. Und zwar nicht nur für formale Präsentationen. Bei einigen der wichtigsten Vorträge in Ihrem Leben können Sie vielleicht nicht auf eine PowerPoint-Präsentation zurückgreifen. Was tun Sie, wenn Sie aus dem Stegreif vor Kunden eine Rede über Ihre Strategien halten müssen? Oder eine Antwort parat haben müssen, die eine feindselige Frage bei einem Geschäftstreffen entschärft? Oder wenn Sie Ihre entmutigten Mitarbeiter motivieren sollen? Erfolg oder Misserfolg in all diesen Situationen hängen ebenso wie in formalen Präsentationen davon ab, wie gut Sie Ihre Aussagen vortragen können.

Aus diesem Grund deckt dieses Buch das gesamte Gebiet des Präsentierens ab. Sie werden lernen, wie Sie einen guten Vortrag ausarbeiten und präsentieren, aber auch, wie Sie Ihre Ideen während des Vortrags klar und überzeugend an den Mann (beziehungsweise Ihr Publikum) bringen. Ein alter Philosoph hat einmal gesagt: »Jedes Mal, wenn du deinen Mund öffnest, steht dein Kopf Parade.« Dieses Buch wird Ihnen dabei helfen, dass Ihre Parade perfekt aussieht, sich gut anhört und Ihr Publikum überzeugt.

Über dieses Buch

Wenn Sie Ihre Präsentationsfähigkeiten auf ganzer Bandbreite verbessern möchten, lesen Sie das gesamte Buch. Sie können zu einem Profiredner werden.

Sie haben keine Zeit, das ganze Buch zu lesen? Kein Problem. Bereits beim Schreiben von Erfolgreich präsentieren für Dummies wurde Ihre knappe Zeit berücksichtigt. Das Buch ist in leicht zu verdauende Abschnitte unterteilt, die sehr spezifische Themen behandeln. Suchen Sie sich einfach ein interessantes Gebiet heraus, zum Beispiel der Umgang mit Störenfrieden, und beginnen Sie Ihre Lektüre dort.

Sie können das Buch auch dazu benutzen, Ihr Zuhause oder Ihr Büro zu verschönern. Stellen Sie es deutlich sichtbar in Ihr Bücherregal. Der leuchtend gelbschwarze Umschlag bildet einen schönen Kontrast zu den nichtssagenden Brauntönen der meisten anderen Buchrücken. (Und jeder, der das Buch in Ihrem Regal sieht, denkt, Sie hätten es gelesen und seien besonders klug.)

Konventionen in diesem Buch

Damit Sie sich leichter im Buch orientieren können, habe ich folgende Konventionen verwendet:

Kursive

Schrift wird verwendet, um Dinge zu betonen und neue Wörter oder definierte Begriffe zu markieren. Auch Zitate sind kursiv gesetzt.

Fetter

Text weist auf Schlüsselwörter in Aufzählungen hin.

Nicht proportionale

Schrift wird für Internetadressen und für Benutzereingaben verwendet.

KAPITÄLCHEN

kennzeichnen Programmelemente und -befehle.

Was Sie nicht lesen müssen

Die grau hinterlegten Textkästen, die Sie an verschiedenen Stellen im Buch finden, enthalten Informationen, die zwar interessant, aber für das Verständnis des Themas nicht unbedingt erforderlich sind. Sie können diese durchaus überspringen. Natürlich werden Sie dann einige der interessantesten Dinge in diesem Buch verpassen. Aber das ist Ihre Sache.

Törichte Annahmen über den Leser

Beim Schreiben dieses Buches habe ich mir einige Gedanken über Sie und Ihre Kenntnisse zum Thema Präsentieren gemacht. Hier die Annahmen, von denen ich törichterweise ausgehe:

Ihnen graut es vor Ihrer nächsten Präsentation, weil Sie nicht wissen, wie Sie Ihr Publikum für sich einnehmen können.

Sie wissen vielleicht nichts über das Präsentieren, möchten aber vorbereitet sein, falls Sie einmal gebeten werden, eine Präsentation zu halten – ob aus dem Stegreif oder geplant.

Vielleicht wissen Sie bereits einiges über Präsentationen und haben schon eigene Erfahrungen gesammelt, möchten aber noch ein wenig an Ihren Kenntnissen rund um das Entwickeln und das Vortragen von Präsentationen feilen.

Sie wissen vielleicht, wie man eine formale Präsentation hält, möchten aber Ihre Vortragsfähigkeiten in bestimmten Situationen – Frage-und-Antwort-Sitzungen, Podiumsdiskussionen oder Diskussionen am runden Tisch – verbessern.

Sie kennen die Grundlagen des Präsentierens, möchten sich aber einige fortgeschrittene Techniken aneignen, beispielsweise wie Sie erfolgreich Humor einsetzen oder Ihren Präsentationen einen gewissen Stil geben.

Sie wissen vielleicht, dass Sie keine Angst davor haben sollten, eine Präsentation zu halten, aber Sie haben trotzdem Angst – und Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Angst in den Griff bekommen können.

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Erfolgreich präsentieren für Dummies besteht aus sechs Teilen, die in Kapitel mit speziellen Themen unterteilt sind. Die Kapitel sind jeweils eigenständige Einheiten mit brillanten Einsichten, deshalb müssen Sie sie nicht nacheinander durcharbeiten. Sie können sie einzeln oder zusammen in jeder beliebigen Reihenfolge lesen. Sie brauchen keine Angst zu haben, Sie könnten etwas verpassen. Das Buch hat sehr viele Querverweise, die Sie zu verwandten Informationen führen.

Jeder Teil deckt einen wichtigen Bereich des Präsentierens ab. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über das, was Sie finden werden:

Teil I: Präsentieren mit Sinn und Verstand

Der Anfang ist wahrscheinlich der schwerste Aspekt bei der Entwicklung einer Präsentation, wie bei vielen anderen Dingen auch. In diesem Teil zeige ich Ihnen, wie Sie mit Leichtigkeit in Ihre Aufgabe finden. Sie entdecken verschiedenste Informationsquellen, darunter einige hervorragende Websites. Ich erkläre außerdem, was Sie über Ihr Publikum wissen sollten und wie Sie Ihre Präsentation organisieren. Und wenn Sie Angst vor dem Präsentieren haben, machen Sie sich keine Sorgen mehr: Sie finden hier auch einige wirkungsvolle Tipps gegen Lampenfieber.

Teil II: Aufbau einer Präsentation – Grundlagen

Der Schlüssel zum Erfolg bei Präsentationen liegt – wie bei so vielen anderen Dingen im Leben – in einer guten Vorbereitung. Sie müssen Material finden, um Ihr Publikum zu beeindrucken: Zitate, Geschichten und Statistiken, die Aufmerksamkeit erregen. Auch Humor kann sehr hilfreich sein. Und natürlich sollten Sie für umwerfende visuelle Hilfsmittel sorgen. Aber all das ist noch nicht genug. Sie müssen Ihre Worte mit Bedacht wählen, denn diese müssen Ihre Botschaft überzeugend rüberbringen – das gilt insbesondere für die Einleitung und den Schluss. In diesem Teil zeige ich Ihnen, wie Sie eine Präsentation entwickeln, die Ihr Publikum so schnell nicht vergessen wird.

Teil III: Präsentieren leicht gemacht

Sie müssen an viel mehr denken als nur an Ihr Thema, wenn es um das Präsentieren geht. Sie müssen entscheiden, ob Sie ein Podest verwenden, was Sie anziehen, welche Gesten Sie einsetzen, wie schnell Sie sprechen und wie Sie mit dem Publikum und seinen Fragen umgehen. Das sind nur einige der Aspekte, die mit der Umsetzung Ihrer geschriebenen Botschaft in einen meisterhaften mündlichen Vortrag verbunden sind. Und es gibt noch viele andere. In diesem Teil helfe ich Ihnen, eine Präsentation zu halten, die Ihr Publikum beeindrucken wird. Einfache, bewährte Techniken garantieren Ihren Erfolg, selbst wenn Sie nervös, schüchtern oder unorganisiert sind. Machen Sie sich keine Sorgen, Sie werden großartig sein!

Teil IV: Die Power von PowerPoint meistern

Vielen Leuten wird schlecht bei dem Gedanken, noch eine PowerPoint-Präsentation über sich ergehen lassen zu müssen. Aber wenn Sie diesen Teil des Buches gelesen haben, wird das bei Ihren Präsentationen niemand mehr denken. Ich zeige Ihnen hier, wie Sie PowerPoint-Folien erstellen, die grafisch ansprechend und leicht zu lesen sind. Sie hätten gern coole Spezialeffekte? Auch das finden Sie hier. Ich erkläre Ihnen, wie Sie Video, Audio und Animationen einsetzen, um Ihre Folien einzigartig zu machen. Sie bekommen sogar einen Schnellkurs darüber, wie Sie die Art von PowerPoint-Fehlern vermeiden, die wirklich ärgerlich sind.

Teil V: Tipps und Tricks für typische Präsentationsformen

Mussten Sie schon einmal aus dem Stegreif eine Rede halten? Oder jemanden in etwas schulen? Oder einem Publikum Informationen zur finanziellen Situation Ihres Unternehmens liefern? All das sind typische Aufgaben in der modernen Geschäftswelt. Und falls Sie bisher noch keine dieser Präsentationen halten mussten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass das irgendwann einmal der Fall sein wird. In diesem Teil des Buches gebe ich Ihnen einige Tipps, wie Sie diese typischen Situationen meistern können. Ich gehe außerdem ausführlich auf technische, Vertriebs- und Motivationspräsentationen ein und zeige Ihnen, was es heißt, an einer Podiumsdiskussion teilzunehmen.

Teil VI: Der Top-Ten-Teil

In diesem Teil des Buches finden Sie zwei Kapitel, die an keine andere Stelle passten. Aber Sie werden froh sein, dass sie da sind. Ein Kapitel beschreibt, was Sie vor Ihrer Präsentation unbedingt überprüfen sollten. Und ein weiteres Kapitel stellt Ihnen einige flotte Sprüche zur Verfügung, die Sie anbringen können, wenn es mal schiefläuft.

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Dieses Symbol weist auf wichtige Ratschläge hin, mit deren Hilfe Sie die Wirksamkeit Ihrer Präsentation erhöhen können.

Ein Elefant vergisst nie, der Mensch schon. Dieses Symbol macht Sie auf Informationen aufmerksam, die Sie sich merken sollten.

Dieses Symbol weist auf Informationen hin, die den Kauf dieses Buches rechtfertigen – brillante Ratschläge, die Sie sonst nirgends so schnell finden. Die meisten basieren auf persönlichen Erfahrungen, Erkenntnissen und Einblicken sowohl von mir als auch von verschiedenen Kollegen.

Dieses Symbol weist auf mögliche Probleme hin.

Wie es weitergeht

In Ihren Händen halten Sie ein mächtiges Werkzeug – einen Ratgeber, mit dem Sie Ihren Einfluss allein durch die Kraft Ihrer Präsentationen erhöhen. Dieses Werkzeug können Sie für gute oder für böse Zwecke einsetzen. Das kommt ganz auf Sie an. Seien Sie gewarnt. Um die Reise zu beginnen, wählen Sie einfach ein interessantes Thema aus dem Inhalts- oder Stichwortverzeichnis und schlagen die angegebene Seite auf. Viel Glück auf Ihrer Reise. Sie sind nun bereit, in dieses Buch einzutauchen – es sei denn, Sie möchten auf seine Verfilmung warten …

Teil I

Präsentieren mit Sinn und Verstand

IN DIESEM TEIL …

Der schwierigste Teil bei der Vorbereitung einer Präsentation (oder jeder anderen Tätigkeit) ist der Anfang. In den folgenden Kapiteln zeige ich Ihnen die ersten Schritte, die für diese Aufgabe notwendig sind. Sie erfahren hier, welche Informationen Sie über Ihr Publikum benötigen, um eine erfolgreiche Präsentation aufzubauen. Ich gehe außerdem darauf ein, wie Sie die Recherche für die Inhalte Ihrer Präsentation auf den richtigen Weg bringen, wie Sie Ihre Präsentation organisieren und was Sie gegen Lampenfieber tun können.

Kapitel 1

Präsentationen: Ein Schlüssel zum Geschäftserfolg

IN DIESEM KAPITEL

Ihre Präsentation vorbereiten

Eine erfolgreiche Präsentation aus dem Nichts entwerfen

Ihr Publikum mit einer überzeugenden Vorstellung beeindrucken

Mit PowerPoint auf den Punkt gebracht

Die unterschiedlichen Formen von Präsentationen

Sie müssen also eine Präsentation oder einen Vortrag halten. Das ist der Grund, warum die meisten Leute dieses Buch zur Hand nehmen. Sie haben eine kluge Entscheidung getroffen. Egal, ob Sie Ihre erste oder Ihre fünfhundertste Präsentation halten müssen, dieses Buch kann Ihnen helfen, Ihre Präsentationsfähigkeiten zu verbessern. Es ist voller wichtiger Ideen, Techniken und Vorschläge. Anfänger profitieren schon allein davon, dass sie neue Erkenntnisse erlangen und grundlegende Fehler vermeiden. Erfahrene Redner werden die professionellen Tipps und Techniken begrüßen, die auf den Seiten verteilt sind. Dieses Buch soll nicht unbedingt von Anfang bis Ende gelesen werden. Natürlich können Sie das tun, wenn Sie wollen, aber Sie können auch Kapitel oder sogar einzelne Abschnitte in Kapiteln überblättern und sich nur auf das Material konzentrieren, das Sie gerade benötigen. Wenn Sie nach einer passenden Stelle suchen, an der Sie anfangen können, oder herausfinden möchten, welche Kapitel Ihnen am meisten nutzen können, lesen Sie die folgenden Abschnitte, in denen Sie erfahren, was die einzelnen Kapitel zu bieten haben.

Herausfinden, was Sie wissen müssen

Die Bitte, eine Präsentation zu halten, ist der Beginn eines Prozesses, in dessen Verlauf Sie viele Entscheidungen treffen müssen. Zunächst müssen Sie entscheiden, worüber Sie reden werden, denn selbst wenn Ihnen ein Thema zugewiesen wird, haben Sie noch Spielraum, es nach Ihren eigenen Vorstellungen zu formen. Angenommen, Sie werden gebeten, über Trends in der Wirtschaft zu sprechen. Sie können dann einen breiten Überblick geben oder über zwei oder drei bestimmte Trends reden oder Sie können etwas dazwischen präsentieren.

Was Sie im Endeffekt tun, hängt davon ab, worüber Sie gern reden möchten und was Sie über das Publikum wissen, vor dem Sie Ihre Präsentation halten. Tatsächlich ist es eine Ihrer Hauptrechercheaufgaben als Redner, etwas über Ihr Publikum in Erfahrung zu bringen. Sie müssen darüber so viel wie möglich wissen – selbst, wenn es sich nur um Ihre Kollegen aus dem Büro handelt. Welche Einstellung hat Ihr Publikum Ihnen und Ihrem Thema gegenüber? Welche Werte und Überzeugungen hat Ihr Publikum? All diese Faktoren spielen beim Aufbau Ihrer Präsentation eine Rolle. Sie wirken sich darauf aus, welche Informationen Sie in Ihre Präsentation aufnehmen, welchen Schwierigkeitsgrad sie haben kann und wie Sie Ihr Thema als Ganzes angehen.

Informationen über Ihr Publikum zu erhalten, ist nur der Anfang Ihrer Recherche. Wenn Sie das abgeschlossen haben, müssen Sie Fakten und Daten sammeln, die Sie in Ihre Präsentation aufnehmen können. Eines der am besten gehüteten Geheimnisse der Welt ist, wie Sie andere dazu bekommen, dies für Sie zu tun – kostenlos. Ein kleiner Tipp: Bibliothekare, öffentliche Informationsstellen der Regierung, Archivare in Unternehmen – all diese Personen werden dafür bezahlt, Ihre Fragen zu beantworten. Diese Personen sind eine tolle und oft vergessene Informationsquelle für Ihre Recherchen beim Aufbau von Geschäftspräsentationen.

Natürlich muss ich bei Recherchen für Präsentationen auch das Internet erwähnen. Die Informationsressourcen des Internets sind fast unvorstellbar. Sie können Daten von Regierungsbehörden, Unternehmen und Wohltätigkeitsorganisationen finden – eine wahre Fülle von Fakten und Zahlen zu jedem Thema, über das Sie reden wollen. Aber das Internet hat weit mehr zu bieten als nur trockene Fakten. Es ist eine Fundgrube für Zitate, Geschichten und kleine Witze, mit deren Hilfe Sie Ihre Präsentationen unvergesslich und einzigartig machen – wenn Sie die nötige Erlaubnis bekommen, das Material zu nutzen.

Was ist also das Geheimnis einer erfolgreichen Recherche? Das entdecken Sie in Kapitel 2 und Kapitel 3. Dort erfahren Sie, wen Sie befragen können. Und Sie finden einige scharfsinnige Fragen, die Sie stellen können – Fragen, mit denen Sie Informationen erhalten, die Ihre Präsentationen einzigartig machen. Sie finden außerdem einige Listen wirklich toller Websites, die Ihnen helfen, einen hervorragenden Vortrag zu schreiben. Und schließlich finden Sie Infos zu Ressourcen wie die Vital Speeches of the Day, Fachzeitschriften und das Wall Street Journal.

Aber die Recherche ist nur der Anfang des Prozesses, an dessen Ende Sie vor einem Publikum stehen und Ihre Weisheiten präsentieren. Macht Ihnen dieser Gedanke Angst? Keine Sorge. Da sind Sie nicht allein. Zahlreiche Studien haben ergeben, dass viele Leute mehr Angst davor haben, eine Präsentation zu halten, als zu sterben. Zum Glück gibt es viele, viele Methoden, um diese Angst in den Griff zu bekommen. Diese reichen von psychologischen Ansätzen wie positive Selbstgespräche bis hin zu physischen Ansätzen wie Anti-Stress-Übungen. Außerdem will Ihr Publikum doch, dass Sie Erfolg haben. Sie haben Kenntnisse, die Ihr Publikum erfahren möchte. Das ist schließlich der Sinn und Zweck Ihrer Präsentation! Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass den Menschen im Publikum nicht auffällt, dass Sie Angst haben. Außerdem gibt es eine Menge Tricks, mit deren Hilfe Sie wirken, als seien Sie nicht nervös, selbst wenn Sie es sind. Diese und einige weitere Dinge erfahren Sie in Kapitel 5.

Um die Angst vor der Präsentation gleich von Anfang an zu bekämpfen, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihr Vortrag gut organisiert, leicht nachvollziehbar und flüssig ist. Das ist Thema von Kapitel 4. Sie finden heraus, wie Sie eine sinnvolle Gliederung erstellen, die sich an Ihre Zeitvorgaben hält. (Ein Tipp: Wählen Sie die richtige Anzahl von Punkten.) Ich biete Ihnen einfache Organisationsmuster, aus denen Sie wählen können: Problem und Lösung – Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft – Ursache und Wirkung. Nachdem Sie sich für ein Muster entschieden haben, schreibt sich Ihre Präsentation fast wie von selbst – versprochen.

Ihre Präsentation ausarbeiten

Sie haben Ihre Recherchen abgeschlossen und eine Gliederung erstellt. Das war eine Menge Arbeit. Sie sollten fast fertig sein, oder? Nicht einmal annähernd. Sie müssen die Präsentation immer noch schreiben. Das ist der Teil, den viele als deprimierend empfinden – festzulegen, was man genau sagen soll, um ein Publikum bei der Stange zu halten. Aber das ist wirklich halb so wild. Wenn Sie erst einmal wissen, welche Argumente Sie bringen (siehe Gliederung), müssen Sie nur noch ein bisschen Fleisch auf die Rippen bringen. (Oder Salatblätter, falls Sie Vegetarier sind.)

Aus dem richtigen Blickwinkel betrachtet, ist das Schreiben sogar der Teil, der am meisten Spaß macht. Hier schmücken Sie Ihre Botschaft aus – mit Geschichten, Zitaten und Statistiken, mit allem, was Ihrer Präsentation mehr Wirkung verschafft. Es ist wie ein Puzzle. Wie können Sie die einzelnen Teile Ihrer Rede zusammenstellen, um die größte Wirkung auf Ihr Publikum zu erzielen? Nun, das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Welche Wirkung wollen Sie erzielen? Wenn Sie das wissen, können Sie festlegen, welche Art von Material Sie verwenden sollten. Wenn Sie zu rationalen, mit der linken Gehirnhälfte denkenden Techniktypen sprechen, sollten Sie vielleicht einen logischen Ansatz mit vielen Statistiken und praktischen Beispielen verwenden. Wenn Ihr Publikum eher kreative, auf die rechte Gehirnhälfte bauende Grafiktypen sind, ist vielleicht ein emotionaler Ansatz besser, mit Geschichten, die ein wenig auf die Tränendrüse drücken. Oder manchmal ist es am besten, beide Ansätze zu mischen – überzeugen Sie Ihr Publikum mit Herz und Verstand. In Kapitel 6 finden Sie heraus, wie Sie verschiedene Materialien einsetzen können.

Und wir können nicht von Material reden, ohne ein paar Worte zum Thema Humor zu verlieren. Lassen Sie uns zwei Mythen gleich jetzt aus dem Weg räumen:

Mythos eins: Sie müssen Ihre Präsentation mit einem Witz beginnen.

Unsinn. Wenn Sie keine Witze erzählen können, versuchen Sie es nicht einmal. Sie ersparen sich und Ihrem Publikum eine Menge peinlicher Momente.

Mythos zwei: Sie können keinen Humor einsetzen, wenn Sie keine Witze erzählen können.

Auch Unsinn. Viele einfache humoristische Stilmittel können Sie unabhängig davon einsetzen, ob Sie Witze erzählen können oder nicht. In Kapitel 8 finden Sie hierfür einige Beispiele. Von Anekdoten und Analogien bis hin zu Aufklebern und Comics werden viele einfach zu verwendende Humorarten oft übersehen. Sie eignen sich wahrscheinlich nicht für den Einstieg in eine Karriere als Komiker, aber sie bringen Schwung in Ihre Präsentation.

Nun gut, Schwung ist vielleicht nicht gerade das, was man mit Geschäftspräsentationen verbindet. Öde, langweilig, tödlich, das sind üblichere Attribute. Aber das muss nicht so sein. Geben Sie Ihrer Präsentation Stil. Traditionelle rhetorische Tricks können einer Geschäftspräsentation Schwung verleihen und sie von der Masse unterscheiden. Letztendlich hängt alles von Worten ab. Einige Wörter haben mehr Wirkung als andere. Bestimmte Wortkombinationen wirken unterschiedlich. Beispielsweise kann Ihre Präsentation allein dadurch wichtiger werden, wenn Sie einige Sätze nacheinander mit dem gleichen Ausdruck beginnen. In Kapitel 7 gehe ich einige einfache stilistische Mittel durch, die Ihre Präsentation wirklich aufpeppen können.

Sie haben Bedenken, dass ausgefallene Worte nicht genug sind, um einen tiefen Eindruck zu hinterlassen? Sie wollen raffinierte visuelle Hilfsmittel, richtig? Ein Bild sagt mehr als tausend Worte und so weiter. Ich höre Sie. Und ich habe auch für Sie etwas. In Kapitel 10 stelle ich Hilfsmittel vor, die ein wahrer Augenschmaus sind und Ihre Präsentationen auf ein ganz neues Niveau bringen. Allerdings ist das ein sehr komplizierter Bereich, in dem Redner viele Fehler machen. Sie verwenden visuelle Hilfsmittel, die zusammengepfercht, ablenkend und unlesbar sind – und das ist nur der Anfang. Deshalb werden Ihre Präsentationen allein schon dadurch auffallen, dass Sie derartige Fehler vermeiden. Ich zeige Ihnen, was Sie nicht tun sollten – egal, ob Sie PowerPoint-Folien, Schaubilder, Flipcharts oder was auch immer verwenden. Ich gebe Ihnen außerdem Tipps, wie Sie Ihre visuellen Hilfsmittel wirkungsvoller gestalten. Wenn Sie beispielsweise ein Balkendiagramm verwenden, vermeiden Sie dreidimensionale Balken (niemand kann erkennen, wo sie enden oder welche Zahlen sie repräsentieren). Ich liefere Ihnen jede Menge dieser tollen, praktischen Tipps bei meiner Darstellung über visuelle Hilfsmittel von A bis Z.

Apropos A bis Z – der Anfang und das Ende Ihrer Präsentation sind die zwei wichtigsten Punkte. Warum? Weil dies die zwei Teile sind, die sich Ihr Publikum am ehesten merkt. Die Einleitung ist besonders wichtig, weil der Anfang Ihres Vortrags der Moment ist, an dem die Menschen im Publikum entscheiden, ob sie Ihnen zuhören möchten oder nicht. Wie also finden Sie eine Einleitung, die Ihr Publikum in Ihren Bann zieht und es nicht mehr loslässt bis zu Ihrem genialen Schluss? Sie haben die Wahl. Sie können mit einer beeindruckenden Statistik beginnen und mit einem inspirierenden Zitat enden. Sie können mit einer rhetorischen Frage anfangen und mit einer persönlichen Geschichte schließen. Sie können am Anfang einen Witz erzählen (wenn Sie das können) und am Ende zu einer Aktion aufrufen. Wie gesagt, Sie haben viele Möglichkeiten zur Auswahl. Und all diese finden Sie in Kapitel 9.

In Kapitel 9 erfahren Sie auch, wie Sie Überleitungen verwenden – verbindende Phrasen, die von einem Teil Ihrer Rede zum nächsten überleiten. Diese werden beim Verfassen einer Präsentation oft außer Acht gelassen, obwohl sie sehr wichtig sind. Sie helfen dem Publikum, Ihren Aussagen zu folgen, indem Sie auf Informationen verweisen, die erst später an der Reihe sind.

Eine Präsentation vortragen

Nachdem Sie eine brillante, witzige Präsentation geschrieben haben, die Ihre Botschaft exakt rüberbringt, müssen Sie diese vor einem Publikum darbringen. Für manche ist die Darbietung der schwierigste Teil. Denn selbst wenn Ihre Worte perfekt sind, müssen Sie Ihren Körper dazu bringen, Ihre Botschaft zu übermitteln. Die Art und Weise, in der Sie sich bewegen, Ihr Mikrofon halten, Augenkontakt mit dem Publikum herstellen – all das wirkt sich darauf aus, wie Ihre Botschaft ankommt. Ganz zu schweigen von den verschiedenen Qualitäten Ihrer Stimme – Stimmlage, Timbre, Lautstärke und so weiter. Dann gibt es da noch die Frage, ob es in Ordnung ist, sich hinter einem Rednerpult »zu verstecken«. Die herkömmliche Überzeugung sagt »Nein«. Ich stimme dem nicht zu. Der traditionelle Denkansatz besagt, dass das Rednerpult eine Barriere zwischen Ihnen und Ihrem Publikum ist, deshalb sollten Sie hinter dem Rednerpult hervortreten, damit das Publikum Sie ganz sehen kann. Ich sage: »Unsinn«. Wenn Sie sich hinter dem Rednerpult sicherer und weniger ängstlich fühlen, dann bleiben Sie dort, denn Angst ist eine viel größere Barriere zwischen einem Redner und seinem Publikum als ein Rednerpult.

Das Körpersprachekapitel – Kapitel 11 für diejenigen, die es ganz genau wissen wollen – informiert Sie auch darüber, wie Sie typische Fehler vermeiden. Beispielsweise sollten Sie weder Ihre Hände vor Ihrem Unterleib übereinanderlegen, während Sie reden, noch mit dem Kleingeld in Ihrer Hosentasche klimpern oder auf die Uhr sehen, wenn ein Zuschauer Ihnen eine Frage stellt.

Apropos Fragen stellen: Das Beantworten von Publikumsfragen ist eine Kunst für sich. Was tun Sie, wenn Sie die Antwort nicht kennen? Wie reagieren Sie auf feindselige Fragen? Was ist, wenn die Fragenden keine Ahnung haben, wovon sie reden? Wie Sie diese Situationen meistern und einiges mehr, erfahren Sie in Kapitel 13. Eines der Geheimnisse ist, dass Sie etwas Zeit damit verbringen sollten, mögliche Publikumsfragen vorherzusehen, bevor Sie Ihre Präsentation vortragen. Dann haben Sie die Antworten schon parat, wenn Sie mit Fragen bombardiert werden. Noch ein Tipp: Wiederholen Sie jede Frage, die Ihnen gestellt wird. So kann jeder im Publikum die Frage hören und Sie haben einige zusätzliche Sekunden, um über eine Antwort nachzudenken. Und noch ein weiterer Tipp: Wenn Sie die Antwort auf eine Frage nicht wissen, fragen Sie, ob jemand im Publikum sie kennt. Oft ist das der Fall.

Manchmal haben Sie allerdings nicht so viel Glück und im Publikum sitzen Leute, die Ihre Präsentation stören. Oder einschlafen. Oder – wie können sie es wagen? – aufstehen und gehen. Das ist Thema von Kapitel 12. Der Schlüsselbegriff lautet hier: »sich auf das Publikum einstellen«. Eine Technik besteht darin, das Publikum mit einzubeziehen. Sie können Fragen stellen, eine Umfrage machen oder eine Übung mit Publikumsbeteiligung durchführen – alles, was dazu beiträgt, den Energiefluss zu ändern. Manchmal können Sie die Aufmerksamkeit eines uninteressierten Publikums wecken, indem Sie ihm einfach nur sagen, dass es reagieren darf. Viele Zuschauer sind nicht sicher, ob es okay ist, zu lachen oder Notizen zu machen. Sie müssen ihnen in Ihrer Präsentation die Erlaubnis dazu geben.

Ein Blick auf PowerPoint-Tipps

In Freud und Leid ist PowerPoint ein Synonym für Geschäftspräsentationen in aller Welt geworden. Sie können nirgendwohin gehen, ohne eine PowerPoint-Präsentation zu sehen. Deshalb sollten Sie besser wissen, wie Sie das Programm benutzen – und zwar richtig.

Wir haben alle schon PowerPoint-Präsentationen mit aberwitzigen Folien gesehen. Der Text ist nicht lesbar. Die Farben sind hässlich. Und es gibt mehr Aufzählungszeichen als auf die Folie passen. Diese Folien halten sich wahrscheinlich an die Vorgaben irgendeiner Designtheorie – allerdings stammt diese nicht von dieser Welt. Zum Glück habe ich einfache Regeln, die sicherstellen, dass Sie diese Fehler nicht machen: Verwenden Sie nicht mehr als sechs Aufzählungszeichen auf einer Folie. Verwenden Sie weder komplette Groß- noch komplette Kleinschreibung. Verwenden Sie nicht mehrere Schriftarten. Verwenden Sie nicht zu viele Farben. Meine Regeln lernen Sie in Kapitel 14 kennen.

PowerPoint ist mit integrierten Designvorlagen ausgestattet. Wenn Sie eine Vorlage auswählen und durchgängig nutzen, können Sie eine optisch ansprechende Präsentation erstellen. Sie können außerdem eigene Vorlagen kreieren. In jedem Fall sorgt die Verwendung einer Vorlage dafür, dass Ihre Folien ein konsistentes Aussehen erhalten.

Aber PowerPoint kann noch viel mehr als nur statische Folien erstellen. Es ist vollgepackt mit richtig tollen Funktionen, die Ihre Rede aufpeppen und Ihr Publikum in Erstaunen versetzen. Sie möchten Ihren Text über den Bildschirm fliegen lassen? Oder per Videoclip eine Demoführung Ihres Produkts in Aktion zeigen? Oder Ihre Präsentation mit Soundeffekten lebendig machen? All das und vieles mehr können Sie mit PowerPoint tun. In Kapitel 15 biete ich eine kleine Tour durch PowerPoint-Funktionen für Fortgeschrittene und zeige Ihnen einige wirklich einfache, aber sehr wirkungsvolle Tricks. Beispielsweise können Sie Ihre Folien mit Websites oder Dokumenten verknüpfen. Sie können Ihre Folien in beliebiger Reihenfolge zeigen. Und Sie können PowerPoint sogar nutzen, um Aktionspunkte, die während Ihrer Rede diskutiert werden, zu verfolgen.

Wenn PowerPoint also so großartig ist, warum beschweren sich dann so viele Leute ständig darüber? (Eine oft gehörte Aussage ist »Tod durch PowerPoint«. Das bezieht sich auf das schaudernde Publikum, wenn der Vortragende die hundertste Folie zeigt – und noch nicht annähernd fertig ist.) Hier meine Meinung zum Thema: PowerPoint ist ein Werkzeug. Ob dieses gut funktioniert, hängt davon ab, wie es verwendet wird. Das Problem ist, dass viele Leute es sehr schlecht verwenden. Sie schreiben ganze Sätze auf ihre Folien, statt nur Stichpunkte. Sie lesen dem Publikum ihre Folien vor. Sie verwenden zu viele Spezialeffekte. Sie reden nicht über das, was auf der Folie steht. Und die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. In Kapitel 16 erfahren Sie, wie Sie diese Fehler vermeiden. Denn wenn Sie PowerPoint richtig nutzen, verschafft es Ihrem Vortrag eine ganze Menge mehr Wirkung.

Spezielle Situationen abschätzen

Zwar sind allgemeingültige Regeln bis zu einem gewissen Punkt sehr nützlich, aber bestimmte Präsentationsformen erfordern spezielle Richtlinien. In Teil V liefere ich Ihnen einige Details zu Präsentationen, die häufig im Geschäftsumfeld vorkommen.

Vertriebs- und Motivationspräsentationen (in Kapitel 17) sind ein gutes Beispiel. Ich fasse diese zusammen, weil eine Vertriebspräsentation im Wesentlichen eine spezielle Form der Motivationsrede ist – Sie wollen andere dazu motivieren etwas zu kaufen. Eine Schlüsselrichtlinie für diese Art von Präsentation ist, in die Tiefe zu gehen. Kunden wollen genau wissen, welche Vorteile sie aus Ihrem Produkt oder Service ziehen können.

Und Angestellte wollen etwas über konkrete Aktionen hören, mit denen sie sich bei ihren spezifischen Aufgaben selbst motivieren können. Geben Sie nicht einfach ein paar Plattitüden wie intelligenter, nicht härter arbeiten von sich. Sie müssen sich in die Lage der Kunden oder Mitarbeiter versetzen und verstehen, was sie wirklich interessiert. Dann können Sie sie auch zu Aktionen inspirieren.

Zwei typische Präsentationsformen im Geschäftsumfeld sind die Finanz- und die technische Präsentation (siehe Kapitel 18). Auch diese sind im Wesentlichen gleich. Die Finanzpräsentation ist eine spezielle Form der technischen Präsentation. Der kritische Faktor hierbei ist die Vereinfachung komplexer Informationen – ob es sich um Quartalsergebnisse oder wissenschaftliche Forschungsdaten handelt. Worauf müssen Sie dabei achten? Erstens sollten Sie Fachausdrücke und Abkürzungen vermeiden, die niemand versteht. Zweitens sollten Sie Ihre Informationen auf eine Weise ausdrücken, die Ihrem Publikum vertraut ist. Verwenden Sie Metaphern und Analogien, um Unbekanntes durch Bekanntes zu verdeutlichen. Und überfordern Sie Ihr Publikum nicht mit Zahlen. Die Versuchung ist groß, mit Zahlen um sich zu werfen – besonders in Finanzpräsentationen. Tun Sie das nicht. Verwenden Sie so wenig Zahlen wie möglich. Setzen Sie nur die Schlüsselindikatoren ein und erklären Sie, warum diese wichtig sind. Ihr Publikum muss (oder will) nicht jedes kleinste Detail kennen.

Da wir gerade beim Thema Zahlen sind: Eine andere besondere Situation ist die Präsentation eines Businessplans. Die Vorgehensweise ist ähnlich, egal ob die Finanzierung von einer Venture-Capital-Firma oder dem Topmanagement Ihres Unternehmens kommen soll. Sie müssen einen Vortrag halten, der diese Leute überzeugt, Ihnen das Geld zu geben. Das bedeutet, Sie müssen realistische finanzielle Kalkulationen und Rückmeldungen von potenziellen Kunden liefern – zwei Aspekte, die häufig vermasselt werden. Sie können nicht erwarten, dass andere investieren, nur weil Techniker eine Technologie toll finden. Ihre Präsentation muss zeigen, wie viel Geld Investoren beitragen müssen, wann sie es zurückbekommen und wie viel sie dabei gewinnen. Außerdem müssen Sie darauf vorbereitet sein, ein Feuerwerk von Fragen beantworten und schnell denken zu müssen.

Schnell denken ist auch eine Voraussetzung für die wohl üblichste Form der Präsentation in der Geschäftswelt: die Stegreifpräsentation. Sind Sie schon einmal in einer Besprechung gewesen, in der sich plötzlich jemand an Sie wandte und fragte: »Und was denken Sie darüber?« Ihre Antwort war eine Stegreifpräsentation. Bemerkungen aus dem Stegreif gibt es auch, wenn Sie an einer Podiumsdiskussion oder Expertenrunde teilnehmen – zwei beliebte Vortragsformate bei Geschäftskonferenzen und Tagungen. Was können Sie also tun, wenn Sie aus dem Stegreif reden müssen? Zeit schinden, während Sie Ihre Gedanken ordnen. Eine einfache Technik besteht darin, stets ein Allzweckzitat bereitzuhalten. Dann haben Sie immer eine kleine Einleitung, egal worüber Sie reden müssen. Das verschafft Ihnen mehr Zeit, über das nachzudenken, was Sie eigentlich sagen wollen.

Die Situation wird noch komplizierter, wenn Ihre Präsentation nicht in Ihrem Heimatland stattfindet. Und in Anbetracht unserer modernen globalen Wirtschaft mit ihren multinationalen Unternehmen ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie irgendwann vor einem internationalen Publikum präsentieren müssen. Das kann bedeuten, dass Sie mit einem Dolmetscher arbeiten, weil die Sprachunterschiede zu groß sind. Aber noch größer sind die kulturellen Unterschiede. Worte und Gesten, die in Ihrem eigenen Land üblich sind, können in einem anderen als Beleidigung aufgefasst werden. Die symbolische Farbe für den Tod ist in der westlichen Hemisphäre beispielsweise Schwarz, in der östlichen ist es Weiß. In einigen Ländern wird erwartet, dass ein Redner den Honoratioren Geschenke überreicht, in anderen Ländern wird das als Bestechung angesehen. Ein weiteres großes Problem hat mit kulturellem Imperialismus zu tun – davon ausgehend, dass jede Kultur Dinge auf die gleiche Weise wie Ihre eigene tut. Das ist nicht der Fall. Eine einfache Technik als Gegenmaßnahme gegen eventuellen Unwillen aus diesem Publikum besteht darin, während der Präsentation Berühmtheiten aus der Kultur des Publikums zu zitieren. Wenn Sie einen seiner Schriftsteller, Künstler oder Politiker zitieren, zeigen Sie, dass Sie sich die Zeit genommen haben, etwas über Ihr Publikum zu erfahren.

Eine weitere Form der Geschäftspräsentation ist die Schulung (siehe Kapitel 19). Neue Mitarbeiter müssen über die Unternehmensprozeduren informiert werden. Kunden müssen lernen, wie sie Ihre Produkte verwenden. Händler müssen Ihr Rechnungssystem kennenlernen. Es gibt viele Situationen, in denen Sie darum gebeten werden, einer Gruppe von Leuten zu zeigen, wie etwas geht – selbst wenn Sie kein professioneller Schulungsleiter sind. Dieses Thema hat etwas mit Psychologie in der Erwachsenenbildung und mit Lernmethoden zu tun. Aber keine Sorge. Ein paar grundlegende Prinzipien sollten sicherstellen, dass Sie Ihre Schulungsziele erfolgreich erreichen. Zunächst sollten Sie wissen, dass jeder auf andere Weise lernt. Bei einigen liegt der Schwerpunkt auf dem Visuellen, bei anderen auf dem Auditiven und bei einer dritten Gruppe auf dem Kinästhetischen (Tastsinn, Balance und Körperbewegung). Das bedeutet, dass Ihre Schulung für alle drei Lerntypen in Ihrem Publikum ansprechend sein sollte. Zweitens haben erwachsene Lernende eine Menge Ego. Sie müssen eine psychologisch sichere Umgebung schaffen, damit sie teilnehmen. Das bedeutet, dass Sie das Risiko falscher Antworten vermeiden sollten. Drittens sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Publikum die Bedeutung dessen versteht, was Sie erzählen. Ihre Zuhörer möchten eine direkte Verbindung dazu erstellen können, wie sie ihre Arbeitsleistung steigern können.

Kapitel 19 deckt auch informative Besprechungen ab. Dabei handelt es sich um eine typische Form der Präsentation in der Geschäftswelt. Jedes Mal, wenn Sie einen Statusbericht vortragen, geben Sie Informationen weiter. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Informationsweitergabe sind zuverlässige Daten, die in kurze Abschnitte organisiert Ihrem Publikum zeigen, wie sich die Informationen auf sie auswirken.

Eine letzte spezielle Situation, die in Teil V dargestellt wird, ist die virtuelle Präsentation

Kapitel 2

Die vier Ws: Wer? Was? Wo? Warum?

IN DIESEM KAPITEL

Funktion und Ziele Ihrer Präsentation festlegen

Die Kunst der Publikumsanalyse

Das Geheimnis des Beziehungsaufbaus

Die Kontrolle über Ihr Thema behalten

Aller Anfang ist schwer, insbesondere wenn Sie sich auf eine Präsentation vorbereiten – und erst recht, wenn Sie eigentlich gar nicht präsentieren wollten! Aber keine Sorge. Präsentationen müssen keine Folter sein. Sie können richtig Spaß machen.

Dieses Kapitel zeigt Ihnen einige einfache Techniken, mit denen Sie Ihre Präsentation von Anfang an auf den richtigen Weg bringen. (Und es ist in Ordnung, wenn es Ihnen Spaß macht.)

Den Sinn und Zweck Ihrer Präsentation festlegen

Ich kenne drei verschiedene Rednertypen: solche, die etwas bewegen, solche, die beobachten, wie sich etwas bewegt, und solche, die sich wundern, was passiert ist. Wenn Sie sich nicht darüber wundern wollen, was passiert ist, sollten Sie wissen, was Sie bewegen möchten. Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie das geht.

Informieren, überzeugen, unterhalten

Die herkömmlichen Funktionen einer Präsentation sind: informieren, überzeugen oder unterhalten. Aber es gibt einen weiteren Ansatz: Eine Analyse auf Grundlage der Motivation – Ihrer Motivation für das Vortragen der Präsentation und die Motivation des Publikums für das Zuhören. Wurden Sie gebeten, einen Vortrag zu halten, oder wurden Sie dazu angewiesen? Möchten Sie eine Rede halten? Möchte das Publikum Sie hören oder wurde es gezwungen, Ihnen zuzuhören? Wird es Ihnen zuhören?

Ganz gleich, wie Sie an Ihre Analyse herangehen, der Zweck bleibt immer gleich – Sie wollen wissen, warum Sie diese Präsentation halten und welches Ergebnis Sie sich davon erhoffen. Und Sie sollten Ihre Präsentation um diesen Zweck herum aufbauen.

Konkrete Ziele setzen

Was möchten Sie erreichen? Ihre Antwort auf diese Frage ist die Grundlage jeder Entscheidung, die Ihren Vortrag betrifft. Die meisten Leute geben sehr vage Antworten auf diese Frage:

Ich möchte ein echter Hit sein.

Ich möchte meinen Chef beeindrucken.

Ich möchte es einfach nur hinter mich bringen.

Als Hilfestellung schlägt der Kommunikationsberater Jim Lukaszewski vor, eine Sammlung spezifischer Ziele zusammenzustellen. »Möchten Sie Ihre Glaubwürdigkeit erhöhen?«, fragt er. »Wollen Sie Ihr Publikum dazu bringen, Ihrer Meinung zu einem Thema zuzustimmen? Möchten Sie, dass Ihr Publikum etwas lernt? Möchten Sie es zum Lachen bringen? Was erwarten Sie von Ihrem Publikum?«

Schreiben Sie sich Ihre Ziele auf und behalten Sie sie beim Ausarbeiten Ihrer Präsentation im Auge. Das hilft bei der Entscheidung, was Sie in Ihre Präsentation aufnehmen. All das, was keines Ihrer Ziele unterstützt, sollte weggelassen werden.

Grundlegende Informationen in Erfahrung bringen (Anlass, Schauplatz und solche Dinge)

Bestimmte Informationen sind für den Aufbau Ihres Vortrags grundlegend und unentbehrlich. Zunächst sollten Sie den Namen Ihrer Kontaktperson kennen, damit Sie wichtige Informationen erhalten. Selbst wenn Ihre Präsentation in Ihrem eigenen Unternehmen stattfindet, sind Sie vielleicht nicht mit der Abteilung oder dem Geschäftsbereich vertraut, vor der beziehungsweise dem Sie reden sollen. Die Person, die Ihre Präsentation arrangiert hat, sollte Ihnen mit Informationen zur Seite stehen. In den nachfolgenden Aufstellungen finden Sie Fragen, auf die Sie eine Antwort haben sollten:

Fragen zum Anlass

Welchen Zweck hat die Veranstaltung?

Ist es eine regelmäßig stattfindende Sitzung oder ein spezielles Ereignis?

Ist es ein formeller oder ein informeller Anlass?

Wie ist die Atmosphäre – sehr ernst oder eher locker?

Ist Ihr Vortrag die Hauptattraktion?

Fragen zum Veranstaltungsformat

Wie sieht die Tagesordnung aus?

Welches Format ist für Ihre Präsentation vorgesehen? (Eine allgemeine Sitzung? Eine Sitzung in einer kleineren Gruppe? Eine Podiumsdiskussion? Vor, während oder nach einem Essen?)

Um wie viel Uhr beginnt Ihre Präsentation?

Wie lange werden Sie vortragen?

Gibt es noch weitere Redner?

Wann werden diese vortragen?

Zu welchen Themen finden deren Präsentationen statt?

Wird eine dieser Präsentationen in Konkurrenz zu Ihrer eigenen stehen?

Was geschieht vor Ihrem Vortrag?

Was geschieht nach Ihrem Vortrag?

Fragen zum Veranstaltungsort

Wo werden Sie Ihren Vortrag halten? (In Ihrem eigenen Bürogebäude? Im Hauptsitz eines anderen Unternehmens? In einem Kongresszentrum in einer anderen Stadt?)

In welcher Art von Raum werden Sie vortragen? (Einem Besprechungsraum? Einem Hörsaal?)

Wie ist der Raum eingerichtet?

Welche Ausstattung steht Ihnen zur Verfügung?

Ihr Publikum analysieren

Wie können Sie eine Beziehung zu Ihrem Publikum herstellen? Beginnen Sie damit, dass Sie so viel wie möglich über die Menschen in Ihrem Publikum in Erfahrung bringen. Wer sind sie? An was glauben sie? Warum wollen sie Ihren Vortrag hören? Dieser Prozess wird als Publikumsanalyse bezeichnet.

Je mehr Informationen Sie besitzen, umso besser können Sie Ihre Äußerungen darauf ausrichten, die Interessen des Publikums zu reflektieren. Und dadurch erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Publikum Ihnen zuhört. Eine Publikumsanalyse hilft Ihnen außerdem, Ihre Botschaft zu gestalten. Welche Art von Argumenten sollten Sie bringen? Welche Beispiele sind am wirkungsvollsten? Wie kompliziert dürfen Ihre Ausführungen sein? Welche Quellen sollten Sie zitieren? Die Antworten auf diese und ähnliche Fragen bestimmen einen großen Teil der Struktur und der Inhalte Ihrer Präsentation.

In den folgenden Abschnitten gebe ich Ihnen eine Menge Fragen zu Ihrem Publikum vor, auf die Sie eine Antwort finden sollten. Und wie finden Sie diese Antworten? Falls Ihre Präsentation in einem bestimmten Unternehmen oder bei einer Organisation stattfindet, werfen Sie zuerst einen Blick auf die Website des Unternehmens, die Ihnen jede Menge Informationen über die Menschen liefern wird, die dort arbeiten. Zweitens sollten Sie mit den Leuten reden, die Ihre Präsentation arrangiert haben. Bitten Sie sie, Ihnen Informationen über Ihr Publikum und weitere Informationsquellen bereitzustellen.

Demografische Daten: Alter, Geschlecht und so weiter

Das Erste, was ich über ein Publikum wissen möchte, ist dessen Größe. Werden es zehn, hundert oder tausend Personen sein? Die Größe des Publikums bestimmt viele Aspekte der Präsentation. Ein großes Publikum macht beispielsweise den Einsatz mancher visueller Hilfsmittel unmöglich und erfordert die Benutzung eines Mikrofons. Bei einem kleineren Publikum geht es oft weniger formell zu. Manche Gags, die in einer großen Gruppe wunderbar ankommen, wirken in einer kleinen Gruppe albern. (»Drehen Sie sich um und schütteln Sie der Person hinter Ihnen die Hand« funktioniert eben nicht, wenn das gesamte Publikum in einer Reihe sitzt.)

Das Zweite, was ich wissen möchte, ist die generelle Zusammensetzung des Publikums. Welche Beziehung haben die Zuhörer zueinander? Kommen sie alle aus derselben Institution? Haben sie gemeinsame Interessen? Ich nutze diese Informationen, um meine Botschaft auf einer sehr grundlegenden Ebene zu formulieren.

Das Nächste, was ich herausfinden möchte, sind bestimmte demografische Daten über die Zuhörer. Welcher Altersgruppe gehören sie an? Welche Ausbildung haben sie? Hier eine Liste allgemeiner demografischer Informationen:

Alter

Geschlecht

Bildung

Ökonomischer Status

Religion

Beruf

Ethnische Zusammensetzung

Politische Orientierung

Kulturelle Einflüsse

Es ist allgemein bekannt, dass möglichst viele demografische Informationen gesammelt werden sollten. Aber hier ist eine neue Erkenntnis: Sie können wesentlich mehr von diesen Dingen sammeln, als Sie letztendlich verwenden werden. Klar, theoretisch wollen Sie Ihre Präsentation vielleicht exakt auf jede einzelne Charaktereigenschaft Ihres Publikums zuschneiden, praktisch aber haben Sie weder Zeit noch Lust dazu. Tatsächlich wird Ihre Präsentation umso erfolgreicher sein, je geschickter Sie darin sind, nur die relevantesten demografischen Informationen zu nutzen.