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- Herausgeber: Haufe Lexware
- Kategorie: Fachliteratur
- Serie: Haufe TaschenGuide
- Sprache: Deutsch
Souverän und stilsicher auch online! Dieser TaschenGuide stellt Ihnen die neue Etikette für den digitalen Berufsalltag vor. Sie erfahren, warum auch im Netz der erste Eindruck zählt, welche ungeschriebenen Gesetze es vor der Webcam gibt und wie Sie sich auf digitalen Veranstaltungen bestmöglich präsentieren. Inhalte: - Digitaler Business-Dresscode: Frisur, Farben, Kleidung - Digitale Begrüßungsformen und Vorstellung der Teilnehmer:innen - Small Talk - auch und besonders mit den digitalen Geschäftspartner:innen - Digitale Meetings und Konferenzen - Getränke im Homeoffice
Das E-Book können Sie in Legimi-Apps oder einer beliebigen App lesen, die das folgende Format unterstützen:
Seitenzahl: 116
Veröffentlichungsjahr: 2022
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[2]Inhalt
Hinweis zum UrheberrechtImpressumEin gelungener Start▪ Der erste Eindruck zählt▪ Die Begrüßung▪ Die Vorstellung▪ Die korrekte AnredeDer digitale Business Dresscode▪ Die Frisur▪ Gesicht und Körper▪ Farben und Muster▪ Ausleuchtung▪ Kleidung: Trends und Stil▪ AccessoiresOptimal agieren vor der Webcam▪ Halten Sie Abstand▪ Mimik und Körperhaltung▪ Blickrichtung▪ Der Webcam-Ausschnitt▪ Umgang mit unerwarteten Störungen▪ Störfaktor Mobiltelefon▪ No-Gos vor der Kamera▪ Was tun, wenn sich Ihr Gegenüber danebenbenimmt?▪ Digital und mobil unterwegsKommunikation im digitalen Raum▪ Missverständnisse vorprogrammiert?▪ Gelungener Start mit Small Talk▪ Unangenehme Gespräche elegant beendenOnline-Veranstaltungen meistern▪ Das Online-Meeting▪ Verkaufsgespräche▪ Digitale Messen, Kongresse und VeranstaltungenDigitale Ess- und Trinkkultur▪ Speisen im digitalen Gespräch▪ Getränke▪ Tischsitten im Homeoffice▪ Stichwortverzeichnis▪ Der AutorHinweis zum Urheberrecht:
Alle Inhalte dieses eBooks sind urheberrechtlich geschützt.
Bitte respektieren Sie die Rechte der Autorinnen und Autoren, indem sie keine ungenehmigten Kopien in Umlauf bringen.
Dafür vielen Dank!
Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft - Steuern - Recht GmbH
[126]Impressum
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.
Bernd Braun
Knigge digital – Die neue digitale Etikette
1. Auflage 2022
© 2022, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg
Redaktionsanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg/München
Internet: www.haufe.de
E-Mail: [email protected]
Redaktion: Jürgen Fischer
Konzeption, Realisation und Lektorat: Nicole Jähnichen, www.eisbach-text.deBildnachweis (Cover): © momius, Adobe Stock
Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.
[5]Ein gelungener Start
Einen guten ersten Eindruck bei anderen hinterlassen – wer möchte das nicht? In Videocalls, in denen man von anderen nur als kleine Kachel wahrgenommen wird, ist das jedoch gar nicht so einfach.
In diesem Kapitel erfahren Sie unter anderem,
mit welchen Aspekten Sie bei Ihren Gesprächspartner:innen punkten können, wie Sie Sympathie für sich wecken, wie Sie einen gelungenen Start ins Gespräch kreieren.[6]Der erste Eindruck zählt
In der digitalen Welt ist es ungleich schwerer als in der realen, einen vorteilhaften und positiven ersten Eindruck von sich zu hinterlassen. Im virtuellen Raum sind wir auf das Sehen und Hören reduziert. Dadurch entgehen uns wichtige andere Sinneseindrücke zu unseren Gesprächspartner:innen, die wir mit unserem Geruchs- oder Tastsinn wahrnehmen, wie zum Beispiel beim Händedruck zur Begrüßung.
Nun kann diese eingeschränkte Sinneswahrnehmung vielleicht von Vorteil sein, wenn wir vergessen haben, uns morgens zu duschen oder unser Outfit bereits zwei Tage anhaben. Im Übrigen überwiegen die Nachteile, denn nicht umsonst spricht man davon, dass man andere »gut riechen kann«. Diese unbewusste Wirkung trifft auch im geschäftlichen Bereich etwa auf Kund:innen und Geschäftspartner:innen zu.
Die Reduzierung auf nur zwei Sinnesorgane lässt viel Spiel für Fantasie und verleitet zu falschen Schlüssen.
Beispiel: Der unterschätzte MalerEin Malermeister, ein sehr zupackender und engagierter Zeitgenosse, hatte an einer Ausschreibung für ein Bürogebäude teilgenommen, das komplett gestrichen werden sollte. Zum Call erschien er in seiner farbbespritzten Arbeitskleidung. Zusätzlich hatte er noch Reste weißer Farbe in seinen Haaren. Er hatte am selben Tag gemeinsam mit seinem 25-köpfigen Team noch einen weiteren Großauftrag abschließen müssen. Als die potenziellen Auftraggeber ihn so sahen, brachen sie das Gespräch schnell ab. Sie waren überzeugt davon, dass er den Großauftrag nicht schaffen würde. Sie dachten: »Wenn er selbst anpacken muss, dann ist sein Team sicherlich sehr klein.« Eine Fehleinschätzung. Sie haben sich von ihrem ersten Eindruck täuschen lassen.[7]Studien belegen, dass der erste Eindruck innerhalb kürzester Zeit entsteht. Es dauert zwischen 3 hundertstel Sekunden und 7 Sekunden – und schon haben wir unser Urteil über andere gefällt. Diese Zeitspanne ist auf jeden Fall zu kurz, um sich einen verlässlichen Eindruck vom Gegenüber zu verschaffen.
Ähnlichkeit schafft Sympathie
Glücklicherweise gibt es noch eine weitere Gesetzmäßigkeit, die uns dabei helfen kann, einen bestmöglichen ersten Eindruck zu hinterlassen: Je ähnlicher uns eine Person ist, umso mehr Sympathie empfinden wir für sie. Je mehr äußere Merkmale übereinstimmen, umso sympathischer finden wir unser Gegenüber. Dieser Effekt lässt sich gut nutzen, um bereits in den ersten Sekunden zu punkten, ohne ein Wort gesprochen zu haben.
Ähnlichkeiten lassen sich relativ leicht schaffen. Die digitale Welt bietet hier viele Ansatzpunkte. Recherchieren Sie im Internet, wie Ihr Gesprächspartner aussieht: Wie kleidet er sich? Worauf legt er offensichtlich Wert? Gut herausfinden lässt sich dies in LinkedIn-Posts des oder der anderen oder auch in der Selbstpräsentation auf der Unternehmenswebsite. Mehr zur Wortwahl und Gestik Ihrer künftigen Gesprächspartner:innen erfahren Sie in Videos, die Sie vielleicht auf YouTube oder anderen Videoplattformen finden.
Wählen Sie bewusst ähnliche Kleidung, passen Sie sich in Gestik, Wortwahl und Mimik an Ihr Gegenüber an. Beachten Sie jedoch, dass Sie trotzdem authentisch bleiben: Sie sollen sich nicht verstellen.
[8]Wie wirken Sie auf andere?
Ob wir wollen oder nicht: Wir wirken auf andere. Doch wie genau wir wirken, ist uns oft gar nicht bewusst. Zu selten bekommen wir ehrliche und vor allem zeitnahe Rückmeldungen. Schade, denn offenes und ehrliches Feedback ist sehr hilfreich, um am eigenen Sympathiefaktor zu arbeiten.
Aktiv Feedback einholenSuchen Sie sich zwei bis drei Personen aus Ihrem Umfeld und bitten Sie diese um ehrliches Feedback zur Frage: Wie wirke ich auf dich? Was fällt dir negativ auf? Was ist positiv?Am besten Sie wählen dafür beiläufige Bekanntschaften, weil diese im Gegensatz zu Freund:innen, Verwandten oder Partner:innen noch ein recht ungetrübtes Bild auf Sie haben. Sind Sie mutig, dann suchen Sie sich die Person heraus, die Sie überhaupt nicht leiden können. Bitten Sie auch diese um ein Feedback. Sie werden erstaunt sein, welche Rückmeldungen Sie erhalten.Unbewusste Handlungen
Mit der Übung oben kommen Sie vor allem Aspekten in Ihrer Kommunikation mit anderen näher, die bei Ihnen unbewusst ablaufen und die Sie selbst daher an sich nicht bewusst wahrnehmen. Das kann zum Beispiel die Gestik, die Mimik, die Sprache oder die Tonalität Ihrer Stimme betreffen.
So nehmen wir zum Beispiel oft Bewegungen unserer Arme und Hände selbst gar nicht wahr. Wir reiben uns die Hände, gestikulieren wild oder bewegen gar den ganzen Körper hin und her.
[9]Das passiert vor allem dann, wenn wir aufgeregt sind. Unbewusst kompensieren wir den Stress, der damit verbunden ist, mit erhöhter Körperaktivität. Leider sehen insbesondere vor der Webcam solche Bewegungen nicht sehr professionell aus. Ebenso verhält es sich, wenn wir unsere Sätze spicken mit Ähs und Öhs und Räuspern oder wenn unsere Stimme in höhere Lagen abdriftet oder uns während des Sprechens förmlich die Puste ausgeht. Machen andere uns diese Eigenheiten bewusst, ist das ein erster Schritt, sie abzustellen. Wir können dann ganz gezielt trainieren, wie es besser geht.
Unwillkürliche Körperreaktionen
Vielleicht nicht gänzlich unbewusst, aber so gut wie nicht steuer- und beeinflussbar laufen Reaktionen unseres Körpers ab. Wir registrieren sie zwar meist selbst, wenn die Webcam angeht und wir im Videogespräch sind, können aber nicht gegensteuern, weil sie unwillkürlich ablaufen. Sind wir aufgeregt, dann haben wir oft rote Wangen. Die Intensität ist, je nach Hauttyp, sehr unterschiedlich. Bei manchen ist es ein tiefes leuchtendes Rot, bei anderen sieht man nur eine leichte zartrote Färbung. Sie müssen sich dieser Körperreaktion jedoch nicht schutzlos ausliefern. Ihr Vorteil ist das Homeoffice. Sie haben vor dem Gespräch in der Regel genügend Zeit, um Abhilfe zu schaffen. Das geht am besten mit Make-up, übrigens auch bei Männern. Üben Sie jedoch vorher das Auftragen. Ich habe es selbst schon mal probiert und festgestellt, dass es eine Wissenschaft für sich ist.
[10]Neigen Sie dazu, bei Stress ins Schwitzen zu kommen, hilft mattierendes Make-up. Wählen Sie dann auch möglichst weiße Kleidung. Darauf zeichnen sich Schweißflecken weniger ab als auf bunten Hemden oder T-Shirts.
Bewusst beeinflussbare Aspekte
Unbewusstes und Unwillkürliches können Sie nur schwer ändern. Alles andere dagegen schon: Sowohl Frisur, Kleidung oder Accessoires als auch Gestik und Sprache – Aspekte wie diese lassen sich anpassen, wenn Sie durch Selbstreflexion oder Spiegelung von anderen feststellen, dass Veränderungsbedarf besteht.
Sprache und Stimme
Da die Sinneswahrnehmung im Videogespräch auf das Sehen und Hören reduziert ist, spielt die Sprache eine wesentliche Rolle im digitalen Bereich. Ein Akzent oder ein Dialekt wird bewusster wahrgenommen als im Präsenzmeeting. Auch das Sprechtempo und die Tonalität der Stimme spielen eine größere Rolle. Schneiden Sie doch einfach mal – mit Einwilligung der Teilnehmenden – eine Videokonferenz mit und hören Sie sich die Aufnahme später in Ruhe an: Ist Ihre Stimme tief oder neigen Sie zu einer hohen Tonlage? Sprechen Sie langsam und akzentuiert oder schnell und hastig? Verschlucken Sie die Satzenden? Wie laut oder leise sprechen Sie? Ich musste schon des Öfteren meinen Lautsprecher hochregeln, weil meine Gesprächspartner:innen kaum hörbar waren. Dies verstärkt sich noch negativ, wenn man das falsche Mikrofon benutzt.
[11]Auch die Stimmmelodie hat entscheidenden Einfluss darauf, wie wir wirken. Es gibt Menschen, die am Ende jedes Satzes scheinbar ein Fragezeichen setzen, weil sie mit ihrer Stimme nach oben gehen. Das kann unsicher wirken.
Tipps für die Stimme
Insbesondere eine leise Stimme kann man mit einem Headset und einem Mikrofon, welches eng am Mund anliegt, kompensieren. Mit einem Kurs bei einem Logopäden oder auch Stimmbildungstrainings kann man die Stimme gut trainieren. Wollen Sie darüber hinaus noch mit Ihren Künsten in der freien Rede punkten, lohnt sich ein Rhetorikkurs.Beispiel: Das misslungene MeetingEine Verkäuferin hatte einen Termin mit einem Hamburger Unternehmer über dessen Sekretärin ausgemacht. Beide hatten sich vorher noch nie gesprochen. Der Unternehmer eröffnete den Videocall sehr freundlich und ließ dann Dame zu Wort kommen. Schon nach wenigen Sätzen brach der Manager das Meeting abrupt mit einem Vorwand ab. Was war geschehen? Der Unternehmer hatte sich an ihrer viel zu hohen Stimmlage gestört. Er empfand die Dame deswegen als nicht kompetent genug.Die Begrüßung
Den ersten Eindruck, den Sie bei Ihrem Gegenüber hinterlassen, können Sie mit dem zweiten Eindruck, Ihrer Begrüßung, festigen. Hatten Sie im Vorfeld des Gesprächs die Gelegenheit, sich [12]Videos Ihres Gegenübers anzusehen, sind Sie auch hier klar im Vorteil. Wie beginnt er oder sie das Video? Sagt er oder sie »Hallo«, »Guten Tag«, »Ich begrüße Sie recht herzlich«? Übernehmen Sie diese Begrüßung für Ihr Videomeeting. Sie erinnern sich? Ähnlichkeit schafft Sympathie.
Haben Sie keine Anhaltspunkte, wie es Ihr Gegenüber mit der Begrüßung hält, sollten Sie nach folgender Regel verfahren: Begrüßen Sie andere so, wie es in Ihrem Unternehmensbereich üblich ist. Damit wirken Sie authentisch.
Ich habe es schon erlebt, dass ich von einem Hamburger mit »Moin« begrüßt wurde. Was im Norden völlig normal ist, ist in Bayern unüblich. Viele regionale Begrüßungsfloskeln sind aber mittlerweile bekannt und werden auch überregional akzeptiert. So zum Beispiel ein »Grüß Gott« aus Bayern oder eben das »Moin« aus Hamburg.
Neben den Begrüßungsworten ist es wichtig, wer zuerst begrüßt. Im Digitalen gibt es dazu die folgenden Regeln:
Wer in ein Videogespräch hineinkommt, der grüßt die bereits Anwesenden zuerst. Dies gilt unabhängig vom Rang oder der Position der Versammelten. Die Ausnahme: Kommen Vorgesetzte zu einem Videogespräch dazu, dann begrüßen Sie sie zuerst, wenn Sie das Gespräch leiten. Treten alle gleichzeitig ein, dann gilt Folgendes: Der Ranghöhere wird vom Rangniederen zuerst begrüßt.[13] Kommen Sie später zu einem Videogespräch dazu, dann begrüßen Sie zuerst den ranghöchsten Anwesenden und dann alle anderen zusammen in einer Begrüßung. Besteht dagegen keine Hierarchie zwischen Ihnen und den Anwesenden, dann begrüßen Sie alle zusammen mit einem Hallo. Treffen Sie in einem Videogespräch nur auf Fremde außer einer Person, die Sie gut kennen, dann begrüßen Sie diese zuerst. Ein »Mahlzeit« zur Mittagszeit gehört nicht zu den Gepflogenheiten im Videogespräch. Sie wissen nicht, wann die Mittagszeiten der Anwesenden sind.Die Vorstellung
Wie reagieren Sie, wenn die anderen ihre Vorstellung mit Floskeln wie: »Darf ich mich Ihnen vorstellen …«, oder: »Angenehm, …« bzw. »Erlauben Sie, dass ich mich vorstelle …« beginnt? Welche Gegenvorstellung geben Sie zum Besten, wenn Sie an der Reihe sind? Die moderne Variante der oben genannten Vorstellungsformeln ist zum Beispiel der Satz: »Schön, dass wir uns endlich kennenlernen.« Sie können ihn direkt nach der Nennung Ihres Namens sagen.
Ihr Ziel ist es natürlich, bei Ihrem Gegenüber einen sympathischen Eindruck bei der Vorstellung zu hinterlassen. Gegenüber Unbekannten geht das am besten mit einem kurzen Elevator Pitch, in dem Sie in ein bis zwei Minuten das Wesentliche zu sich erzählen.
[14]Beispiel: Elevator Pitch»Guten Tag, ich bin Max Mustermann. Seit 10 Jahren arbeite ich nun für das XY Unternehmen als Account Manager. Zu meinen über 100 Kund:innen zählen die ganz Großen der Branche. Und nach unserem Gespräch vielleicht ja auch Sie.«Der Ton macht die Musik
Achten Sie bei Ihrer Vorstellung darauf, dass Ihr Ton gut übertragen wird. Nichts ist schlimmer, als wenn Ihr Gegenüber nur die Hälfte mitbekommt und Sie bitten muss, alles noch einmal zu wiederholen. Zu leise und zu laut sollten Sie auch nicht sprechen. Die Nuancen der Tonübertragung können Sie sehr gut im Vorfeld mit der Technik abstimmen. Jede Videokonferenz-Software bietet Ihnen eine Akustik- und Tonprüfung. Bei der Tonprüfung sehen Sie meist einen Balken in Ampelfarben. Achten Sie darauf, dass Sie immer im oberen grünen Bereich sprechen. Um das zu erreichen, variieren Sie probeweise die Entfernung zum Mikrofon. Haben Sie die optimale Distanz gefunden, dann achten Sie darauf, dass Sie sie auch im Videogespräch einhalten.
Es ist übrigens ein Irrglaube, dass nur Headsets einen sehr guten Ton übertragen. Die modernen Notebooks haben alle mindestens drei Mikrofone und geben Ihre Stimme meist sogar besser wieder als ein Headset. Beim Headset wird oft vergessen, den Mikrofonarm eng an den Mund zu schieben. Dann ist Ihre Stimme leiser für Ihr Gegenüber zu hören.
