Online-Teamhacks E-Book

Kathrin Strehlau

• Herausgeber: managerSeminare Verlags GmbH
• Kategorie: Bildung
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 190

Veröffentlichungsjahr: 2021

Beschreibung

Arbeiten von überall, Digitalisierung der Zusammenarbeit, New Work, New Normal – die Arbeitswelt ist mitten im Wandel. Mit der Einführung neuer Tools ist es dabei nicht getan: Die digitale Zusammenarbeit bringt viele Paradigmenwechsel mit sich und Methoden und Prozesse, die bisher gut funktioniert haben, müssen neu gedacht werden.

"Online-Teamhacks" aus der Reihe 'Leadership professionell' ist eine Impuls- und Toolsammlung rund um Online-Teamarbeit. Gerade in der digitalen Zusammenarbeit gibt es besondere Herausforderungen, die neue Lösungen brauchen. Berater, Trainerinnen, Coachs, Moderatorinnen und Führungskräfte bekommen dafür praxiserprobte und einfach umsetzbare Hacks als schnelle Impulse oder Tools mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen an die Hand. Bearbeitet werden zehn teamrelevante Fokusthemen wie Onboarding, Zusammenarbeit, Wissensmanagement, Kompetenzentwicklung oder Homeoffice.

Die zahlreichen zusätzlichen Online-Arbeitshilfen, die zum Download abrufbar sind, machen aus dem Buch ein wertvolles Praxis-Tool.

Leseprobe

Ihre Download-Ressourcen

Begleitend zum Buch stehen Ihnen Arbeitshilfen für die persönliche Verwendung zum Download im Internet zur Verfügung. Sie können die Vorlagen jederzeit in hoher Qualität abrufen und einsetzen.

 www.managerseminare.de/tmdl/b,281419

Kathrin Strehlau, Brigitte Berscheid

Online-Teamhacks

Impulse und Tools für die Online-Zusammenarbeit

© 2021 managerSeminare Verlags GmbH

Endenicher Str. 41, D-53115 Bonn

Tel: 0228 / 97791-0, Fax: 0228 / 616164

E-Mail: [email protected]

www.managerseminare.de/shop

Der Verlag hat sich bemüht, die Copyright-Inhaber aller verwendeten Zitate, Texte, Abbildungen und Illustrationen zu ermitteln. Sollten wir jemanden übersehen haben, so bitten wir den Copyright-Inhaber, sich mit uns in Verbindung zu setzen.

Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und der Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten.

ISBN: 978-3-98856-271-1

Herausgeber der Edition Training aktuell:

Ralf Muskatewitz, Jürgen Graf, Nicole Bußmann

Lektorat: Ralf Muskatewitz

Satz: Sadia Oumohand

Covermotiv und Grafiken: Sonja Buske

E-Book-Herstellung: Zeilenwert GmbH, Rudolstadt

Dieses Buch ist eine Impuls- und Tool-Sammlung rund um Online-Teamarbeit.

Gerade in der digitalen Zusammenarbeit gibt es besondere Herausforderungen, die neue Lösungen brauchen. Führungskräfte, Teams, Personen im Personalbereich und Berater:innen bekommen dafür praxiserprobte und einfach umsetzbare Hacks als schnelle Impulse oder Tools mit Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand.

Dieses Buch wird ergänzt um Online-Arbeitshilfen, die zum Download abrufbar sind. Sie sind in den jeweiligen Passagen benannt und noch einmal auf den Seiten 262/263 aufgelistet. Dort befindet sich auch der Zugangs-Link zu den Download-Abrufen. Achten Sie auf dieses Icon:

Inhalt

Cover

Impressum

Über dieses Buch

Die Fokusthemen

Unser Mindset beeinflusst

Unser Mindset basiert auf verschiedenen Erfahrungen

Fokusthema 01 Online-Onboarding

Hack 01 #Vernetzen von neuen Teammitgliedern mit Speed-Dating

Hack 02 #Lernen mit Best Buddy

Hack 03 #Kennenlernen mit Who‘s who

Hack 04 #Transparenz über Team-Code mit Team-Wiki

Hack 05 #Pause mit virtueller Kaffeeküche

Fokusthema 02 Online-Zusammenarbeit

Hack 01 #Transparenz mit Team- und Aufgaben-Board

Hack 02 #Klarheit – Aufgaben SMART formulieren

Hack 03 #Verantwortung teilen mit dem Delegation-Board

Hack 04 #Effizienz durch asynchrone Kommunikation

Hack 05 #Erreichbarkeit mit Videoclip-Briefing

Fokusthema 03 Online-Meetings

Hack 01 #Planung mit Ergebnisfokus

Hack 02 #Vorbereitung mit Infos

Hack 03 #Moderation mit dynamischem Prozess

Hack 04 #Moderation mit aktivierenden Tools

Hack 05 #Transparenz mit Ergebnisfokus

Fokusthema 04 Online-Team-Events

Hack 01 #Wir-Gefühl mit der Team-Olympiade

Hack 02 #Lernen mit Online-Team-Escape

Hack 03 #Pause mit Gesunderhaltung

Hack 04 #Erreichbarkeit mit internationaler Team-Late-Night

Hack 05 #Vernetzen von Experten mit Online-World-Café

Fokusthema 05 Online-Kommunikation

Hack 01 #Kennenlernen mit Metakommunikation

Hack 02 #Planung mit dem 4x4 der internen Kommunikation

Hack 03 #Erreichbarkeit von externen Zielgruppen

Hack 04 #Effizienz durch Tool-Fokus

Hack 05 #Moderation mit aktivierenden „Calls to Action“

Fokusthema 06 Online-Kompetenzentwicklung

Hack 01 #Vernetzen von Fachkompetenz mit digitalem Fachzirkel

Hack 02 #Moderation wechseln für Methodenkompetenz

Hack 03 #Kundenfokus als Methodenkompetenz

Hack 04 #Reflexion der Online-Kommunikation mit Retros als Sozialkompetenz

Hack 05 #Pause mit Achtsamkeit als Persönlichkeitskompetenz

Fokusthema 07 Online-Teamentwicklung

Hack 01 #Transparenz in der Forming-Phase mit Team-Canvas

Hack 02 #Kennenlernen in der Storming-Phase mit Bildern & Satzanfängen

Hack 03 #Verantwortung klären in der Norming-Phase mit Stärken & Rollen

Hack 04 #Effizienz in der Performing-Phase durch Konsent-Entscheidung

Hack 05 #Reflexion in der Adjourning-Phase mit 5-Finger-Retro

Fokusthema 08 Online-Krisenmanagement

Hack 01 #Transparenz von Zielen

Hack 02 #Kennenlernen von Unterschieden

Hack 03 #Kennenlernen durch wanderndes Spotlight

Hack 04 #Pause mit Dialogspaziergang am Telefon

Hack 05 #Moderation mit Kopfstand-Methode

Fokusthema 09 Online-Changemanagement

Hack 01 #Vernetzen von Perspektiven mit dem 4 Elemente Check-up

Hack 02 #Planung einer DIY-Entwicklung mit HippocampusFaktor®

Hack 03 #Transparenz durch Projekt-Canvas mit SMD-Methode

Hack 04 #Verantwortung teilen mit Aufgaben-Boards

Hack 05 #Reflexion mit Routinen-ABC und Keep-Drop-Try

Fokusthema 10 Online-Tools

Kategorien der Online-Tools

01 Online-Meeting-Tools

02 Digitale Whiteboards

03 Digitale Umfrage-Tools

04 Digitale Aufgaben-Boards

05 Chat-Tools

06 Online-Filesharing

Service

Autor:innen

Kathrin Strehlau

Brigitte Berscheid

Klaus Berscheid

Stephanie Eisner-Kraschon

Online-Bibliothek

Arbeitshilfen zum Download

Nützliche Links, Material- & Lesetipps

Info-Links zu den Features der Online-Tools

Info-Links zum Datenschutz der Online-Tools

Hacks & Hashtags

Über dieses Buch

Arbeiten von überall, Digitalisierung der Zusammenarbeit, New Work, New Normal – die Arbeitswelt ist mitten im Wandel.

Mit der Einführung neuer Tools ist es dabei nicht getan: Die digitale Zusammenarbeit bringt viele Paradigmenwechsel mit sich. Methoden und Prozesse, die bisher gut funktioniert haben, müssen neu gedacht werden.

Die verschiedenen digitalen Kollaborations-Tools bieten unendliche Möglichkeiten, digitale Arbeitswelten zu erschaffen. Das gleiche Tool kann häufig auf unterschiedliche Weise eingesetzt werden.

In der digitalen Zusammenarbeit kommt es deshalb nicht nur darauf an, das notwendige Know-how zu haben, um die Tools zu bedienen. Es kommt darauf an, zu wissen, wie die Tools kreativ und effizient eingesetzt werden können, also auf das Know-what, -how & -when.

Wir beschäftigen uns intensiv mit der digitalisierten Zusammenarbeit und haben in diesem Buch einfache Hacks zusammengetragen, die Teams dabei helfen, die neue Art der Zusammenarbeit zu gestalten und mit der technischen Entwicklung Schritt zu halten. Vom Onboarding-Prozess bis zum Krisenmanagement: Unsere Hacks sind in der Praxis erprobt und können in vielen Situationen Game-Changer für dich und dein Team sein.

Viel Spaß bei der Lektüre und beim Ausprobieren!

Kathrin Strehlau & Brigitte Berscheid

Die Fokusthemen

Wir leben in einer vernetzten Welt – und deshalb haben wir auch unsere Online-Teamhacks als Netz dargestellt:

Digitale Medien vernetzen uns mit Menschen, unabhängig davon, wo diese wohnen oder arbeiten und unabhängig von Zeitzonen – alles kann zu jeder Zeit stattfinden. Kommunikationswege werden schneller, Entwicklungs- und Veränderungsprozesse folgen immer kürzer werdenden Zyklen.

In digitalen Teams verknüpfen wir unser erlerntes „altes“ Wissen, wie Zusammenarbeit funktioniert, mit einer völlig neuen Arbeitsumgebung. Neue Herangehensweisen und bekannte Arbeitstechniken verweben sich zu Frameworks, die selbstorganisiertes Arbeiten in digitalen Teams ermöglichen. Digitale Tools werden zu virtuellen Arbeitswelten verknüpft.

Die Hacks sind diesen Fokusthemen zugeordnet. Unsere Hacks sind auch zwischen den Fokusthemen untereinander vernetzt und kombinierbar. Nutze sie daher entweder immer wieder pointiert zu einem bestimmten Anliegen oder lass dich inspirieren. Es gibt kein Richtig oder Falsch, es gibt nur deinen Weg.

Unser Mindset beeinflusst den Aufbau dieses Buches

#kürze

Ein kurzer, dafür praxisnaher Impuls ist meist effektiver als eine ausführliche Abhandlung. Wir haben für dieses Buch bewusst die kurze Hack-Form gewählt. Je nach Situation kann ein anderer relevant sein.

#vernetztheit

Die Digitalisierung hilft Menschen dabei, sich zu vernetzen und Wissen zu teilen. Wir haben eine vernetzte Form des Inhaltsverzeichnisses gewählt, weil auch unsere Hacks immer wieder neu miteinander vernetzt werden können.

#flexibilität

Unternehmen und Teams, die auf Digitalisierung setzen, schätzen die Flexibilität der Zusammenarbeit. Unsere Hacks zeigen neue Wege. Wir setzen auf den flexiblen Einsatz neuer und bewährter Tools und Methoden.

#perspektivenwechsel

Wir schauen auf digitale Zusammenarbeit aus verschiedenen Perspektiven und versetzen uns in verschiedene Rollen. Dieses Buch ist für Teams, Führungskräfte, Personaler:innen und Berater:innen.

#wissenshunger

Unser Wissen entsteht beim Lesen, Fragen, Suchen, Finden, Ausprobieren und ja, auch beim Scheitern. Unsere Hacks werden deinen Wissenshunger nicht vollständig stillen. Nutze auch die zusätzlichen Online-Angebote!

#vielfalt

Wir stehen ein für Vielfalt und Respekt und wählen deshalb möglichst oft geschlechtsneutrale Wörter. Wo das nicht möglich ist, wählen wir die gendergerechte Schreibweise (z.B. Leser:in).

#online

Dieses Buch entstand von der ersten Idee bis zum Finish komplett online und in MS Teams. Du findest ergänzende Impulse in der Online-Bibliothek. Den Link findest du auf Seite 262.

#nähe

Wir gehören verschiedenen Generationen an und lernen voneinander. Wir arbeiten eng zusammen, egal wie weit wir voneinander entfernt sind. Als Ausdruck dieser Nähe haben wir in unserem Buch die Du-Form gewählt.

Unser Mindset basiert auf verschiedenen Erfahrungen

#teamspirit

Wir sind Teamplayer aus Überzeugung und haben uns in unserer Ausbildung zu Teamgestalterinnen kennengelernt. Unsere Trainingsgruppe wurde schnell zu einem Team. Vielen Dank an Teamworks 2017/18 für euren Support!

#growth mindset

Wir glauben daran, dass digitale Zusammenarbeit gekommen ist, um zu bleiben. Wir wachsen daran und stellen uns den Herausforderungen. Wir entwickeln Ideen, testen, freuen uns, wenn es gelingt und lernen aus unseren Fehlern, wenn wir scheitern.

#spaß

Wir sind davon überzeugt: Mit Spaß lernt es sich leichter und arbeitet es sich besser. Wir wünschen dir viel Spaß dabei, unser Buch zu lesen, neue Methoden und Tools zu testen und herzhaft über erste, vielleicht verunglückte Versuche zu lachen!

#vertrauen

Digitale Teams können nicht „auf Sicht“ zusammenarbeiten. Vertrauen ist deshalb das Fundament für den Erfolg! Viele unserer Hacks schaffen die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit!

#agilität

Unser Verständnis von Agilität ist, dass Menschen auf Augenhöhe – egal, ob Teammitglied oder Führungskraft – im Rahmen sicherer Frameworks selbstorganisiert Zusammenarbeiten.

#genuss

Wir haben es genossen, dieses Buch zu schreiben und die Lösungen, die wir in der gemeinsamen Arbeit mit unseren Kund:innen erarbeitet haben, miteinander zu diskutieren und in kurze Hacks zu gießen. Wir wünschen dir auch Genuss beim Lesen & Ausprobieren.

#stärkenfokus

Unsere Stärken liegen im Bereich Training, Führung, (Change-)Projektmanagement und Teamentwicklung. In 06 #Pause mit Achtsamkeit hat uns Stephanie Eisner-Kraschon unterstützt. Fokusthema 10 Online-Tools stammt aus der Feder von Klaus Berscheid.

#feedback

Wir freuen uns über wertschätzendes & konstruktives Feedback, deine Ideen und Impulse an

– Kathrin <[email protected]>

– Brigitte <[email protected]>

Die Fokusthemen

Fokusthema 01 Online-Onboarding

Fokusthema 02 Online-Zusammenarbeit

Fokusthema 03 Online-Meetings

Fokusthema 04 Online-Team-Events

Fokusthema 05 Online-Kommunikation

Fokusthema 06 Online-Kompetenzentwicklung

Fokusthema 07 Online-Teamentwicklung

Fokusthema 08 Online-Krisenmanagement

Fokusthema 09 Online-Changemanagement

Fokusthema 10 Online-Tools

Fokusthema 01 Online-Onboarding

Hack 01 #Vernetzen von neuen Teammitgliedern mit Speed-Dating

Hack 02 #Lernen mit Best Buddy

Hack 03 #Kennenlernen mit Who‘s who

Hack 04 #Transparenz über Team-Code mit Team-Wiki

Hack 05 #Pause mit virtueller Kaffeeküche

Teams, die es gewohnt waren, auch räumlich eng zusammenzuarbeiten, vermissen bei der Online-Zusammenarbeit oft das Teamgefühl und die informellen Gespräche. Die zufälligen Begegnungen an der Kaffeemaschine oder auf dem Weg zur Kantine fehlen genauso wie die freundliche Begrüßung am Morgen und das Verabschieden zum Feierabend.

Schon offline ist es eine Herausforderung, die ersten Tage und Wochen im Team so zu gestalten, dass sich neue Teammitglieder abgeholt fühlen und schnell ins Team integriert werden. Was aber kann dein Team tun, um auch remote das Teamgefühl aufrechtzuerhalten und neue Teammitglieder schnell ins Team zu integrieren und die ersten Wochen sinnvoll zu gestalten?

In diesen Hacks zeigen wir dir, wie Onboarding remote funktioniert und die Integration ins Online-Team beschleunigt werden kann. Außerdem zeigen wir, wie auch online Team-Spirit erhalten und gefördert wird. Es geht um die folgenden Punkte:

 Das Kennenlernen, synchron und asynchron, fördern

 Die ersten Tage und Wochen im Team sinnvoll gestalten

 Die Teamintegration beschleunigen

 Das Wir-Gefühl aufbauen bzw. bewahren

Hack 01 #Vernetzen von neuen Teammitgliedern mit Speed-Dating

 Diese Frage wird beantwortet

Arbeitet ein Team gemeinsam an einem Ort, lernen neue Teammitglieder die Kolleg:innen schnell kennen und können ihnen in den ersten Tagen und Wochen über die Schulter schauen. Natürlich wird auch online ein Willkommens-Meeting stattfinden, aber das reicht nicht aus, um das Gefühl zu entwickeln, das Team zu kennen.

Wie lernen neue Teammitglieder das Team online wirklich kennen?

 Die Lösung

Am ersten Tag findet nur ein kurzes Willkommens-Meeting ohne lange (langweilige) Vorstellungsrunde statt. In der ersten Woche trifft sich das neue Teammitglied dann zu Einzel-Kennenlern-Speed-Dates mit dem Team.

 Mindset

Führungskraft

Nur wer alle Teammitglieder kennt, kann sich dem Team zugehörig fühlen und fühlt sich schnell wohl. Das Kennenlernen bindet zwar Zeit für alle Teammitglieder, ist aber wichtig für ein erfolgreiches Onboarding.

Team

Im Einzelgespräch könnt ihr selbst die neue Kollegin, den neuen Kollegen sehr viel besser kennenlernen und willkommen heißen und seine bzw. ihre Stärken schnell einschätzen.

Neues Teammitglied

Sei offen und interessiert, stelle Fragen und beantworte Gegenfragen. Das Speed-Dating ist deine Chance, schnell ins Team integriert zu sein und dich wohlzufühlen.

So wird‘s gemacht

In den ersten Tagen lernt das neue Teammitglied täglich mindestens eine Person im kurzen Zweier-Meeting persönlich kennen – 15 Minuten genügen dabei.

Stellt euch in diesem Meeting kurz persönlich vor und beschränkt euch möglichst nicht nur auf die Daten aus eurem Lebenslauf.

Sucht bewusst nach Gemeinsamkeiten und teilt vor allem auch die Information, zu welchen Fragen ihr besonders gut Auskunft geben könnt.

Erklärt dem neuen Teammitglied eure Aufgaben und eure Rolle im Team und wo eure Aufgaben sich ggf. berühren oder überschneiden, damit es sich schnell im Team integrieren kann.

Wenn es einen permanenten Team-Chat gibt, versäumt nicht, das neue Teammitglied dazu einzuladen!

 Einsatzmöglichkeiten

 Onboarding

 Ausbildung

 Job-Rotation

 Trainee-Programme

 Geeignete Tools

 Meeting-/Konferenz-Tools mit Chat-Funktion

 Tipp

Um euch miteinander bekannt zu machen, schaltet unbedingt die Kamera an. Ihr habt erst dann das Gefühl euch zu kennen, wenn ihr auch das Gesicht zur Stimme kennt!

Mehrwert & Beispiele für Teams

 Lange Vorstellungsrunden im ersten Meeting entfallen.

 Im persönlichen Gespräch lernt ihr euch besser kennen.

 Es ist leichter, sich Personen zu merken, wenn man sie einzeln kennenlernt und nicht alle gleichzeitig im Meeting.

Mehrwert & Beispiele für Führungskräfte

 Das neue Teammitglied fühlt sich schnell wohl im Team.

 Du wirst in der Einarbeitungsphase deutlich entlastet, wenn das neue Teammitglied weiß, wen es zu welchem Thema ansprechen kann.

 Natürlich gibt es auch ein Speed-Date zwischen dir und dem neuen Teammitglied, in dem du die Basis für ein vertrauensvolles Verhältnis schaffen kannst.

Mehrwert & Beispiele für Personaler:innen

 Du bist neu in deiner Rolle als Personaler:in? Dann nutze das Speed-Dating nicht nur in deinem Team, sondern auch, um wichtige Ansprechparter:innen in den Fachbereichen kennenzulernen. So wirst du schnell bekannt und baust Vertrauen auf.

 Du bleibst nicht länger „die oder der aus dem Elfenbeinturm“, den man nur vom Telefon her kennt.

Mehrwert & Beispiele für Berater:innen

 Du wirst bei einer Teamentwicklung oder einem Change-Prozess mit verschiedenen Unternehmensvertreter:innen zusammenarbeiten? Dann nutze das Speed-Dating für ein erstes Kennenlernen. Das baut Vorbehalte ab, schafft einen persönlichen Einstieg und Vertrauen.

 Du kannst das Speed-Dating nutzen, um bereits in diesem Rahmen Erwartungshaltungen abzufragen.

Hack 02 #Lernen mit Best Buddy

 Diese Frage wird beantwortet

Der erste Tag im neuen Unternehmen! Herumgeführt werden, das Team kennenlernen, die Atmosphäre im Büro spüren. Du bist neu und hast noch nicht viel zu tun, aber du lernst von der ersten Minute an! Und remote? Laptop anschalten, und dann?

Wie kann das Online-Team diese Orientierungsphase für ein neues Teammitglied gestalten?

 Die Lösung

Für die ersten Wochen im Unternehmen erhält das neue Teammitglied eine Leseliste, einen Terminplan und wird vom Best Buddy in der Einarbeitungsphase in den ersten Wochen begleitet.

 Mindset

Führungskraft

Du bist verantwortlich dafür, dass neue Mitarbeitende alle Informationen erhalten, die notwendig sind, um schnell im Team anzukommen. Die ersten Wochen im Unternehmen prägen die Zusammenarbeit!

Best Buddy

Versetze dich in die Situation des neuen Mitarbeitenden. Neu im Remote-Team zu sein, fühlt sich zunächst sehr einsam an. Stelle daher viele Fragen und lass das neue Teammitglied erzählen, was es schon weiß und kennengelernt hat.

Neues Teammitglied

Sei offen und interessiert. Wenn du das Gefühl hast, dass dir Informationen zu einem Thema fehlen, frage proaktiv danach – deine Kolleg:innen und deine Führungskraft haben an vieles gedacht, aber vielleicht nicht an alles!

 01-02_Einarbeitung_Arbeitshilfe.docx

So wird‘s gemacht

Erstellt einen Einarbeitungsplan:

– Welche Dokumente sollten gelesen werden und wo sind diese abgelegt?

– Wem sollte die Kollegin/der Kollege vorgestellt werden? (intern und ggf. extern)

– Welche Projekte/Aufgaben/Ereignisse sind relevant?

– Wer ist in welchem Zeitraum Best Buddy?

– Welche Termine stehen in den ersten Wochen an?

– Wer lädt die Kollegin/den Kollegen dazu ein?

Stellt dem neuen Teammitglied diese Informationen am ersten Arbeitstag zur Verfügung.

Das neue Teammitglied und sein Best Buddy treffen sich mind. zweimal täglich im Briefing und klären Fragen. Der Best Buddy übernimmt es, das neue Teammitglied mit wichtigen Ansprechpartnern zu vernetzen.

Ihr könnt als Best Buddies auch wöchentlich rollieren – so wird die Einarbeitung auf mehrere Schultern verteilt und das neue Teammitglied noch schneller integriert. Sei als Führungskraft erreichbar!

 Einsatzmöglichkeiten

 Neueinstellung

 Neuzugang im Team

 Ausbildung (Job-Rotation)

 Trainee-Programme

 Aufbau dezentraler Teams

 Geeignete Tools

 To-do-Listen

 Terminkalender-App

 Aufgabenboard für die Einarbeitung

 Online-Meeting-Tool

 Tipp

Langeweile in den ersten Wochen sorgt dafür, dass neue Teammitglieder sich fehl am Platz fühlen. Das kann zum Abbruch in der Probezeit führen!

Mehrwert & Beispiele für Teams

 Teammitglieder integrieren sich schneller.

 Die Einarbeitungsphase ist kürzer.

 Es entwickeln sich schneller kollegiale Beziehungen.

 Das Team entwickelt ein Gefühl dafür, welche Informationen wichtig sind.

 Fragen können schnell geklärt werden.

 Die ersten Tage im Unternehmen erhalten eine Struktur.

 Euer Wissen wird dokumentiert.

Mehrwert & Beispiele für Führungskräfte

 Du klärst schon vor dem Onboarding, wer für die neue Kollegin, den neuen Kollegen zuständig ist.

 Du kannst erfahrene Teammitglieder fördern, indem du ihnen die Patenschaft überträgst.

 Du kannst sicher sein, dass neue Teammitglieder schnell eingearbeitet werden.

 Das Team übernimmt Verantwortung für das Onboarding.

Mehrwert & Beispiele für Personaler:innen

 Das Best-Buddy-System kann unternehmensweit als Standard eingeführt werden.

 Erfolgreiches Onboarding führt zu zufriedenen Mitarbeitenden und zu guten Bewertungen in Job-Portalen und auf Bewertungsseiten wie z.B. Kununu.

 Du stellst sicher, dass die Probezeit erfolgreich verläuft, sorgst für Bindung der Mitarbeitenden und vermeidest Folgekosten für die erneute Personalsuche.

Mehrwert & Beispiele für Berater:innen

 Hast du einen längerfristigen Beratungsauftrag, bitte darum, dass du in den ersten Tagen und Wochen feste Ansprechpartner hast, die dich unterstützen. So verstehst du schneller, wie das Unternehmen bzw. das Team „tickt“.

 Du vernetzt dich gut mit den Mitarbeitenden im Unternehmen. Das schafft eine gute Vertrauensbasis und sichert deinen Auftrag.

 Du lernst das Unternehmen intensiver kennen und entwickelst bessere Lösungen.

Hack 03 #Kennenlernen mit Who‘s who

 Diese Frage wird beantwortet

Wer viele Online-Meetings an einem Tag hat, kennt das Problem: Die Zeit ist knapp, oft haben die Eingeladenen gleich im Anschluss das nächste Meeting. Da bleibt wenig Zeit für Vorstellungsrunden.

Wie aber sollen neue Teammitglieder dem Meeting folgen können, wenn sie nicht wissen, mit wem sie sprechen?

 Die Lösung

Jedes Teammitglied stellt sich schriftlich auf einer Seite kurz vor und fügt möglichst auch ein Bild von sich bei. Neue Teammitglieder lernen so schon vor dem Meeting die Kolleg:innen kennen und wissen, wer welche Rollen und Aufgaben hat.

 Mindset

Führungskraft

Du bist verantwortlich dafür, dass sich neue Mitarbeitende schnell ins Team integrieren und wissen, wer welche Aufgaben und Rollen hat.

Team

Ihr helft dem neuen Teammitglied, sich schnell im Unternehmen zurechtzufinden, indem ihr euch vorstellt. Ihr müsst nichts preisgeben, was ihr nicht möchtet.

Neues Teammitglied

Du kannst nicht erwarten, dass die Kolleg:innen, die zeitlich eng getaktet sind, jedem Online-Meeting eine Vorstellungsrunde voranstellen. Bereite dich deshalb auf Meetings vor. Indem du die Steckbriefe liest, übernimmst du die Verantwortung dafür, dass du in Meetings weißt, mit wem du es zu tun hast.

 01-03_Steckbrief_Arbeitshilfe.docx

So wird‘s gemacht

Gemeinsam bespricht das Team, wie der virtuelle Steckbrief gestaltet werden soll. Es wird eine Vorlage erstellt.

Jedes Teammitglied, auch die Führungskraft, füllt selbst seinen Steckbrief aus und ergänzt bzw. aktualisiert diesen bei Bedarf.

Das neue Teammitglied weiß, wo die Steckbriefe abgelegt sind. Wird es zu einem Meeting eingeladen, informiert es sich anhand der Steckbriefe darüber, wer am Meeting teilnimmt.

Die Steckbriefe enthalten vor allem berufliche Informationen.

Es ist hilfreich, wenn der Steckbrief Hinweise darauf enthält, zu welchen Fragen neue Teammitglieder wen am besten ansprechen können.

 Einsatzmöglichkeiten

 Neueinstellung

 Neuzugang im Team

 Crossfunktionale Projekt-Teams

 Ausbildung/Trainee-Programme

 Jobrotation

 Geeignete Tools

 Digitales Notizbuch/Wiki

 Digitale Profilseiten

 Digitales Whiteboard

 Filesharing

 Tipp

Achtet auf die Richtlinien für den Datenschutz! Stellt deshalb sicher, dass nur Teammitglieder Zugriff auf die Profile haben!

Mehrwert & Beispiele für Teams

 Lange Vorstellungsrunden entfallen.

 Neue Mitarbeitende lernen das Team schnell kennen.

 Die Steckbriefe können dann gelesen werden, wenn weniger zu tun ist.

 Die Teammitglieder lernen sich besser kennen.

 Nur wer das Team kennt, fühlt sich als Teil dieses Teams.

 Ihr könnt aus dem Schreiben der Steckbriefe ein kleines Team-Event machen – prämiert z.B. den originellsten Steckbrief.

Mehrwert & Beispiele für Führungskräfte

 Du kannst Vertrauen und Nähe schaffen, indem auch du dich vorstellst.

 Du lernst dein Team besser kennen.

 Du erkennst Stärken in deinem Team, die du bisher vielleicht nicht gesehen hast.

Mehrwert & Beispiele für Personaler:innen

 Die Profile der Teammitglieder sind nur für den internen Gebrauch im Team gedacht. Sie finden keinen Zugang zur Personalakte.

 Definiere am besten zentral für das Unternehmen, wo die Teamprofile abgelegt werden können, damit die Compliance eingehalten wird.

 Achte bei einer unternehmensweiten Einführung auch auf das Mitspracherecht von Personal- oder Betriebsrat.

Mehrwert & Beispiele für Berater:innen

 Wenn du ein Team begleitest, in dem persönliche Teamprofile verwendet werden, bitte darum, dich selbst ebenfalls vorstellen und die Teamprofile lesen zu dürfen.

 Du kannst in Teamentwicklungs-Projekten das Erstellen und Teilen von Profilen methodisch gezielt einsetzen, um z.B. Rollen besser zu definieren oder das Teamgefühl zu fördern.

 Greife die Teamprofile bei der Erstellung eines Team-Canvas auf!

Hack 04 #Transparenz über Team-Code mit Team-Wiki

 Diese Frage wird beantwortet

Jedes Team hat seine eigenen Abkürzungen, Regeln und Routinen und pflegt Teamrituale – z.B. den informellen Austausch im Freitags-Meeting oder Winken im Meeting (analog der Gebärdensprache) als Zeichen der Zustimmung. Wer den „Team-Code“ kennt, ist Teil des Teams.

Wie können neue Teammitglieder dabei unterstützt werden, den Team-Code schnell zu verstehen?

 Die Lösung

Das Team erstellt gemeinsam ein Team-Wiki mit einem Glossar der im Unternehmen bzw. Team üblichen Abkürzungen und Hinweisen zu Regeln, Routinen und Ritualen sowie den wichtigsten regelmäßigen Team-Events.

 Mindset

Führungskraft

Dein Team hat seine ganz eigene DNA. Die Teamintegration ist einfacher, wenn neue Teammitglieder den Team-Code kennen.

Team

Erinnert euch an eure ersten Tage im Unternehmen und teilt mit dem neuen Teammitglied all das, was ihr damals gerne gewusst hättet.

Neues Teammitglied

Zeige dich lernbereit, indem du das Team-Wiki nutzt, um dich zu informieren. Indem du dich einliest, zeigst du Interesse daran, schnell als Teammitglied anerkannt zu werden. Frage nach, wenn du eine Information vermisst und ergänze das Team-Wiki entsprechend.

So wird‘s gemacht

Das Team sammelt Ideen, welche Informationen für neue Teammitglieder neben den beruflichen Informationen wichtig sind. Ihr könnt z.B. in einem Brainstorming sammeln, welche Informationen ihr vermisst habt, als ihr ins Team bzw. ins Unternehmen gekommen seid. Oder ihr sammelt Punkte zu „Typisch wir“ oder „Das sagen andere Teams über uns“.

Nachdem die Gliederung des Team-Wikis vorbereitet ist, steuert jedes Teammitglied Wissen bei. Nutzt dazu z.B. eure (virtuelle) Kaffeepause.

Die Abkürzungen im Glossar werden, wenn möglich, alphabetisch geordnet.

Bittet das neue Teammitglied, euch darauf hinzuweisen, wenn Informationen im Wiki fehlen und ergänzt diese, damit euer Wiki fortlaufend aktualisiert wird.

 Einsatzmöglichkeiten

 Neueinstellung

 Neuzugang im Team

 Job-Rotation

 Ausbildung

 Geeignete Tools

 Filesharing

 Digitales Notizbuch

 Tipp

Ist das Wiki einmal angelegt, solltet ihr es fortlaufend ergänzen bzw. aktualisieren.

Kleine Änderungen kosten wenig Zeit und sind beim nächsten Onboarding schon verfügbar.

Mehrwert & Beispiele für Teams

 Ihr werdet euch bewusst, wie viele Abkürzungen ihr benutzt.

 Ihr vermeidet Missverständnisse in Unterhaltungen.

 Ihr könnt das Wiki fortlaufend ergänzen.

 Ihr könnt selbst nachschlagen, wenn ihr z.B. nicht mehr wisst, wo ihr welche Datei findet oder ablegen sollt.

 Wer den Team-Code kennt, ist Teil des Teams!

Mehrwert & Beispiele für Führungskräfte

 Du kannst selbst einen wichtigen Beitrag dazu leisten, dass neue Mitarbeitende sich schnell zurechtfinden.

 Neue Mitarbeitende, die den Team-Code kennen, identifizieren sich schneller mit dem Team.

 Dein Team dokumentiert die Regeln zur Zusammenarbeit und macht sich dabei automatisch Gedanken darüber, welche Regeln Sinn ergeben und welche nicht.

 Wenn du selbst neu als Führungskraft in ein Team kommst, kannst du das Erstellen des Team-Codes auch als Information für dich nutzen, um schneller das Team kennenzulernen und einen Eindruck der Kultur zu bekommen.