PRINCE2 ® 6de Editie - Pocket guide E-Book

Bert Hedeman

• Herausgeber: Van Haren Publishing
• Kategorie: Bildung
• Sprache: Niederländisch
• Veröffentlichungsjahr: 2020

Seitenzahl: 183

Beschreibung

Deze pocket guide geeft een snelle introductie in en een gestructureerd overzicht van de methode PRINCE2® 6de Editie. Deze pocket guide is bedoeld voor iedereen die de PRINCE2-methode wil leren kennen en voor al diegenen die betrokken zijn bij een project dat de methode PRINCE2® gebruikt. Verder kan deze pocket guide uitstekend worden gebruikt ter voorbereiding van het PRINCE2® Foundation examen. Deze pocket guide is gebaseerd op de PRINCE2® 6de Editie en beschrijft de processen, thema’s, principes, technieken en managementproducten van deze methodiek. Tevens beschrijft deze pocket guide hoe de methode PRINCE2® kan worden toegesneden op de specifieke projectomstandigheden in zowel kleine projecten, projecten binnen programma’s, projecten met externe leveranciers en projecten in een agile omgeving. Deze pocket guide geeft een volledige maar beknopte beschrijving van de PRINCE2® 6de Editie. Een complete, maar beknopte en handzame gids over PRINCE2 6de Editie, voor iedereen die is betrokken bij projecten of projectmanagement, voor slechts €17,50!

Leseprobe

PRINCE2® 6de editie – POCKET GUIDE

Andere uitgaven bij Van Haren Publishing

Van Haren Publishing (VHP) is gespecialiseerd in uitgaven over Best Practices, methodes en standaarden op het gebied van de volgende domeinen:

- IT en IT-management;

- Enterprise-architectuur;

- Projectmanagement, en

- Businessmanagement.

Deze uitgaven zijn beschikbaar in meerdere talen en maken deel uit van toonaangevende series, zoals Best Practice, The Open Group series, Project management en PM series.

Van Haren Publishing is tevens de uitgever voor toonaangevende instellingen en bedrijven, onder andere: Agile Consortium, ASL BiSL Foundation, CA, Centre Henri Tudor, Gaming Works, IACCM, IAOP, IPMA-NL, ITSqc, NAF, KNVI, PMI-NL, PON, The Open Group, The SOX Institute.

Onderwerpen per domein zijn:

IT and IT Management

ABC of ICT

ASL®

CATS CM®

CMMI®

COBIT®

e-CF

ISO/IEC 20000

ISO/IEC 27001/27002

ISPL

IT4IT®

IT-CMF™

IT Service CMM

ITIL®

MOF

MSF

SABSA

SAF

SIAM™

TRIM

VersiSM™

Enterprise Architecture

ArchiMate®

GEA®

Novius Architectuur Methode

TOGAF®

Business Management

BABOK®Guide

BiSL® and BiSL® Next

BRMBOK™

BTF

EFQM

eSCM

IACCM

ISA-95

ISO 9000/9001

OPBOK

SixSigma

SOX

SqEME®

Project Management

A4-Projectmanagement

DSDM/Atern

ICB / NCB

ISO 21500

MINCE®

M_o_R®

MSP®

P3O®

PMBOK®Guide

Praxis®

PRINCE2®

Voor een compleet overzicht van alle uitgaven, ga naar onze website: www.vanharen.net

Colophon

Title:

PRINCE2® 6de editie – Pocket Guide

Serie:

Best Practice

Auteurs:

Bert Hedeman (HWP Consulting)Ron Seegers (Projectmeester)

Reviewers:

Jaap Germans (Pink Elephant)Mark Kouwenhoven (nThen!)Henny Portman (HWP Consulting)

Tekstredactie:

Foeng Tjin, Amsterdam

Uitgever:

Van Haren Publishing, ’s-Hertogenboschwww.vanharen.net

ISBN:

978 94 018 0585 8

ISBN EBook pdf:

978 94 018 0587 2

ISBN EPub:

978 94 018 0589 1

Druk:

Eerste druk, eerste oplage, oktober 2009Tweede druk, eerste oplage, januari 2020

Vormgeving en lay-out:

S&B IT Services, Amersfoort

Copyright:

© Van Haren Publishing 2018, 2020

© Crown copyright 2017 Reproduced under licence from AXELOS Ltd.: Figures 1.1, 5.1, 6.1, 6.2, 6.3, 8.1, 8.3, 8.4, 9.1, 9.2, 9.4, 10.1, 11.1, 11.2, 12.1, 14.1, 17.1, C1 and C2.

PRINCE2®, MSPTM, M_o_R®, P3O®, PRINCE2 AgileTM, MoPTM and P3M3TM are a Registered Trade Mark of AXELOS Ltd.. AgilePM® is a registered trademark of DSDM in the United Kingdom and other countries.

For any further enquiries about Van Haren Publishing, please send an e-mail to: [email protected]

Although this publication has been composed with most care, neither Author nor Editor nor Publisher can accept any liability for damage caused by possible errors and/or incompleteness in this publication.

No part of this publication may be reproduced in any form by print, photo print, microfilm or any other means without written permission by the Publisher.

Inhoud

DEEL I INTRODUCTIE

Inleiding

1.1 Het doel van deze pocket guide

1.2 Wat is een project?

1.3 Waarom zijn projecten belangrijk?

1.4 Projecten versus reguliere activiteiten

1.5 Wat is projectmanagement?

1.6 Waarvoor is de projectmanager verantwoordelijk?

1.7 Wat willen alle betrokken partijen beheersen?

Inleiding PRINCE2

2.1 Structuur van PRINCE2

2.2 Wat maakt een project een PRINCE2-project?

2.3 Wat is geen onderdeel van PRINCE2?

2.4 Klant-leveranciersomgeving

2.5 Voordelen PRINCE2

Principes

3.1 Voortdurende zakelijke rechtvaardiging

3.2 Leren van ervaring

3.3 Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden

3.4 Managen per fase

3.5 Managen by exception

3.6 Productgericht plannen

3.7 Op maat maken voor de projectomgeving

DEEL II THEMA’S

Inleiding PRINCE2-thema’s

Business case

5.1 Doel

5.2 Definities

5.3 PRINCE2 voorwaarden thema business case

5.4 PRINCE2 aanpak thema business case

5.5 De inhoud van een business case

5.6 Richtlijnen voor effectief business case management

5.7 Technieken investeringsbeoordeling

5.8 Verantwoordelijkheden thema business case

Organisatie

6.1 Doel

6.2 Definities

6.3 Organisatieniveaus

6.4 PRINCE2 voorwaarden thema organisatie

6.5 Projectmanagementteam

6.6 Communicatiemanagementaanpak

6.7 Richtlijnen voor een effectieve organisatie

Kwaliteit

7.1 Doel

7.2 Definities

7.3 PRINCE2 voorwaarden thema kwaliteit

7.4 Doel kwaliteitsmanagementproducten

7.5 Kwaliteitsmanagement

7.6 PRINCE2 aanpak thema kwaliteit

7.7 Richtlijnen voor effectief kwaliteitsmanagement

7.8 Kwaliteitsreviewtechniek

7.9 Verantwoordelijkheden thema kwaliteit

Plannen

8.1 Doel

8.2 Definities

8.3 PRINCE2 voorwaarden thema plannen

8.4 Managementfasen

8.5 PRINCE2 aanpak thema plannen

8.6 PRINCE2-aanpak definiëren en analyseren producten

8.7 Richtlijnen voor effectief plannen

8.8 Verantwoordelijkheden thema plannen

Risico

9.1 Doel

9.2 Definities

9.3 PRINCE2 voorwaarden thema risico

9.4 PRINCE2 aanpak thema risico

9.5 Risicomanagementprocedures

9.6 Richtlijnen voor effectief risicomanagement

9.7 Verantwoordelijkheden thema risico

Wijziging

10.1 Doel

10.2 Definities

10.3 PRINCE2 voorwaarden thema wijziging

10.4 PRINCE2 aanpak thema wijziging

10.5 Procedure beheersing issues en wijzigingen

10.6 Richtlijnen voor effectief wijzigingsbeheer

10.7 Verantwoordelijkheden thema wijziging

Voortgang

11.1 Doel

11.2 Definities

11.3 PRINCE2 voorwaarden thema voortgang

11.4 Managen by exception

11.5 PRINCE2 aanpak thema voortgang

11.6 Delegeren van autoriteit

11.7 Gebeurtenis- en tijdgedreven beheersinstrumenten

11.8 Escaleren van afwijkingen

11.9 Richtlijnen voor een effectieve voortgangsbeheersing

11.10 Verantwoordelijkheden thema voortgang

DEEL III PROCESSEN

Inleiding PRINCE2-processen

12.1 Pre-project

12.2 Initiatiefase

12.3 Uitvoeringsfase(n)

12.4 Laatste uitvoeringsfase

12.5 Post-project

12.6 Op maat maken van de processen

Opstarten van een project

13.1 Doel

13.2 Doelstelling

13.3 Context

13.4 Activiteiten

13.5 Op maat maken opstarten van een project

Sturen van een project

14.1 Doel

14.2 Doelstelling

14.3 Context

14.4 Activiteiten

14.5 Op maat maken sturen van een project

Initiëren van een project

15.1 Doel

15.2 Doelstelling

15.3 Context

15.4 Activiteiten

15.5 Op maat maken initiëren van een project

Beheersen van een fase

16.1 Doel

16.2 Doelstelling

16.3 Context

16.4 Activiteiten

16.5 Op maat maken beheersen van een fase

Managen productoplevering

17.1 Doel

17.2 Doelstelling

17.3 Context

17.4 Activiteiten

17.5 Op maat maken managen productoplevering

Managen van een faseovergang

18.1 Doel

18.2 Doelstelling

18.3 Context

18.4 Activiteiten

18.5 Op maat maken managen van een faseovergang

Afsluiten van een project

19.1 Doel

19.2 Doelstelling

19.3 Context

19.4 Activiteiten

19.5 Op maat maken afsluiten van een project

DEEL IV OP MAAT MAKEN EN VERANKEREN

Inleiding op maat maken en verankeren van PRINCE2

20.1 Op maat maken van PRINCE2

20.2 Verankeren van PRINCE2

Op maat maken van PRINCE2

21.1 Onderdelen van het op maat maken

21.2 Complexiteit van het project

21.3 Kleinschalige projecten

21.4 Agile projecten

21.5 Commercieel project

21.6 Projecten in een programma

21.7 Multi-organisatie projecten

Verankeren en invoeren van PRINCE2

22.1 Verankeren van PRINCE2

22.2 Invoeren van PRINCE2

22.3 Projectvolwassenheid

Bijlage A Productbeschrijvingen van managementproducten

Bijlage B Rollen en verantwoordelijkheden

Bijlage C Voorbeeld van productgerichte planning

Bijlage D Verklarende woordenlijst

Over de auteurs

Hoofdstuk 1

Inleiding

PRINCE2 is een generieke methode voor projectmanagement. PRINCE2 werd in 1996 door CCTA ontwikkeld. Sindsdien zijn er verschillende nieuwe versies uitgebracht. De laatste update van de methode is in 2017 gepubliceerd.

PRINCE2 is nu een geregistreerd handelsmerk van AXELOS Ltd.. AXELOS Ltd. is ook verantwoordelijk voor het certificeren van organisaties, activiteiten en personen op basis van best practices zoals PRINCE2 Agile™, MSP™, P3O™, MoP™, M_o_R® en P3M3™.

1.1 Het doel van deze pocket guide

Deze pocket guide biedt een samenvatting van de PRINCE2-methode om een snelle introductie in en een gestructureerd overzicht van de methode te krijgen. Het dient ook als een informatiebron voor mensen die de methode in het verleden hebben bestudeerd en de nieuwe versie in hun projecten willen toepassen.

1.2 Wat is een project?

Een project is een geheel van samenhangende activiteiten in een tijdelijke organisatie om binnen gestelde condities een van te voren gedefinieerd resultaat op te leveren.

Binnen de context van de methode van PRINCE2 wordt een project gedefinieerd als:

Een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel één of meer zakelijke producten op te leveren volgens een overeengekomen business case.

1.3 Waarom zijn projecten belangrijk?

Projecten worden met name uitgevoerd onder omstandigheden waarbij de normale bedrijfsactiviteiten niet het gewenste resultaat opleveren. Eén van die omstandigheden is wanneer veranderingen moeten worden doorgevoerd om in de toekomst concurrerend te kunnen blijven.

Door de tijdelijke organisatie van projecten kunnen alle belanghebbenden worden samengebracht om de benodigde producten op te leveren en de besluitvorming rond deze producten te faciliteren. De structuur en de processen binnen een projectmatige aanpak versterken de focus op, de ondersteuning van en de betrokkenheid bij de op te leveren producten. Daarom zijn projecten een belangrijk middel om veranderingen door te voeren.

Nu veranderingen zowel binnen het bedrijfsleven als binnen de overheid steeds sneller moeten worden doorgevoerd, wordt het goed uitvoeren van projecten ook steeds belangrijker.

1.4 Projecten versus reguliere activiteiten

Op basis van de definitie van een project kan een aantal kenmerken tussen projecten en reguliere bedrijfsactiviteiten worden onderscheiden:

•Verandering – De meeste projecten worden in een veranderende omgeving uitgevoerd en zijn tegelijkertijd het middel waarmee de organisatie deze veranderingen doorvoert. Dit veroorzaakt vaak een grote weerstand bij de betrokken partijen. Het project moet deze weerstand beheersen en naast de opdracht om de vooraf vastgestelde producten op te leveren ook in toenemende mate bijdragen aan het verminderen van deze weerstand.

•Tijdelijk – Voor een project is dit een essentiële voorwaarde. Anders is het geen project. Een project eindigt automatisch op het moment dat de vooraf vastgestelde producten worden opgeleverd. Projecten zijn van nature eindig; ze hebben een vooraf vastgesteld begin en eind.

•Multidisciplinair – Een project bestaat uit een team van mensen met verschillende vaardigheden en functies. Deze kunnen afkomstig zijn uit één organisatie maar ook uit verschillende organisaties.

•Uniek – Elk project is anders, zelfs wanneer er een identiek product of dienst wordt opgeleverd. De context is anders of er zijn verschillen in doelstellingen, nieuwe teamleden of andere belanghebbenden. Hierdoor is elk project uniek ten opzichte van elk ander project.

•Onzekerheid – Alle bovenstaande kenmerken zorgen voor onzekerheden en hierdoor ontstaan er altijd kansen en bedreigingen. Dit kan niet worden voorkomen. Het is alleen te beheersen. Projecten zijn daarom meestal risicovoller dan de reguliere bedrijfsactiviteiten. Risicomanagement is dan ook een integraal onderdeel van projectmanagement.

1.5 Wat is projectmanagement?

Projectmanagement is het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van het project, en het motiveren van betrokkenen om de projectdoelen binnen de verwachte prestatiedoelstellingen voor tijd, kosten, scope, kwaliteit, risico’s en benefits te realiseren, zie figuur 1.1.

Figuur 1.1 Projectmanagement (bron: AXELOS Ltd.)

Het doel van projectmanagement is om de specialistenwerkzaamheden te beheersen die nodig zijn om de op te leveren producten van het project te realiseren.

Binnen deze definitie is projectmanagement niet beperkt tot de werkzaamheden van de projectmanager. Projectmanagement vereist inspanning van iedereen die bij het management van het project is betrokken; hiertoe behoren ook de opdrachtgever, de overige leden van de stuurgroep, de project support en de teammanagers.

1.6 Waarvoor is de projectmanager verantwoordelijk?

De projectmanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het project, binnen de kaders die met de opdrachtgever/stuurgroep zijn afgesproken.

Als onderdeel van de dagelijkse leiding is de projectmanager zowel verantwoordelijk voor de planning, delegatie, bewaking en beheersing van de uit te voeren werkzaamheden als voor het management van andere aspecten van het project, zoals:

• Het betrekken van de belanghebbenden bij het project om ondersteuning en betrokkenheid te krijgen en om de weerstand tegen de voorgenomen veranderingen te verminderen;

• Het motiveren van de teamleden en iedereen die aan het project moet bijdragen.

1.7 Wat willen alle betrokken partijen beheersen?

Er zijn ten minste zes aspecten die in ieder project aan de orde zijn en die moeten worden beheerst:

•Kosten – de kosten voor het realiseren van het projectproduct inclusief de kosten voor het projectmanagement.

•Tijd – de totale levensduur van het project en/of de datum waarop de projectproduct moet worden opgeleverd.

•Scope – wat moet er worden opgeleverd en wat niet? Welke werkzaamheden moeten er worden uitgevoerd en welke niet?

•Kwaliteit – het vermogen van het projectproduct om aan de gestelde eisen te voldoen en het beoogde doel te kunnen realiseren.

•Risico’s – zowel het beheersen van de bedreigingen als het optimaliseren van de kansen.

•Benefits – de benefits die moeten worden gerealiseerd met het op te leveren projectproduct.

PRINCE2 definieert het projectproduct als al datgene wat het project moet opleveren om geaccepteerd te worden. De producten van een project zijn alle producten die gedurende het project moeten worden gerealiseerd inclusief de managementproducten.

Afgezien van deze basisaspecten moeten binnen projecten vaak ook nog andere aspecten worden beheerst, zoals gezondheid, milieu, veiligheid en beveiliging. Deze aspecten kunnen als verbijzondering binnen het aspect kwaliteit worden meegenomen.

Hoofdstuk 2

Inleiding PRINCE2

PRINCE2 is een gestructureerde projectmanagementmethode die op ‘best practice’ is gebaseerd. Projectmanagers en anderen zijn vrij om de methode in hun eigen praktijk toe te passen.

PRINCE2 is generiek. Het kan op elk project worden toegepast, los van schaal, type, organisatie, land of cultuur. De methode moet echter wel worden toegesneden op het betreffende project. Dit wordt gerealiseerd door de managementaspecten te scheiden van de bijdragen van specialisten, zoals ontwerp, constructie, enz. De werkzaamheden van specialisten kunnen echter gemakkelijk met de managementactiviteiten van de PRINCE2-methode worden geïntegreerd.

Omdat PRINCE2 generiek is en op bewezen principes is gebaseerd, kunnen organisaties de methode gemakkelijk als een standaard toepassen en zo hun vermogen om projecten uit te voeren en veranderingen door te voeren verbeteren.

PRINCE2 is een beschermd handelsmerk. Professionele training is voorbehouden aan geaccrediteerde trainingsorganisaties en hun affiliates; zie ook de website van AXELOS Ltd.: www.axelos.com.

2.1 Structuur van PRINCE2

De PRINCE2-methode benadert projectmanagement vanuit vier verschillende perspectieven:

•Principes – zijn de grondslagen waaraan een willekeurig project moet voldoen, wil het een PRINCE2-project zijn.

•Thema’s – zijn de minimale managementaspecten die tijdens het hele project continu en tegelijkertijd beheerst moeten worden. Ieder thema beschrijft de specifieke toepassing van dat thema en waarom deze nodig is.

•Processen – beschrijven stapsgewijs het gehele project vanaf het opstarten tot en met het afsluiten van het project. Elk proces beschrijft de noodzakelijke activiteiten, de op te leveren managementproducten en de bijbehorende verantwoordelijkheden.

•Op maat maken van PRINCE2 – beschrijft hoe de PRINCE2-methode kan worden toegesneden op een specifiek project in een gegeven context.

2.2 Wat maakt een project een PRINCE2-project?

Een project is een PRINCE2-project indien ten minste:

• Alle PRINCE2-principes worden toegepast;

• Alle PRINCE2-processen worden toegepast naar hun doel en hun doelstelling;

• Voldaan wordt aan de minimale eisen die in de PRINCE2-thema’s worden beschreven;

• Alle door PRINCE2 aanbevolen – of gelijkwaardige – technieken worden toegepast.

2.3 Wat is geen onderdeel van PRINCE2?

Er zijn drie generieke gebieden die met opzet buiten de scope van PRINCE2 zijn gehouden:

•Specialistenwerk – De kracht van PRINCE2 is zijn brede toepasbaarheid. Daarom vallen industriespecifieke of vakspecifieke activiteiten buiten de scope van PRINCE2. Echter PRINCE2 kan gemakkelijk aan industriespecifieke of vakspecifieke levenscyclusmodellen worden aangepast.

•Technieken – Er zijn vele bewezen planning- en beheerstechnieken. Dergelijke technieken zijn echter elders al goed beschreven. Technieken zijn alleen in de PRINCE2-methode beschreven wanneer ze aan de specifieke PRINCE2-behandeling van een thema bijdragen, zoals bijvoorbeeld de techniek productgerichte planning.

•Leiderschapskwaliteiten – Leiderschap en andere sociale vaardigheden zijn erg belangrijk voor het managen van projecten, maar kunnen niet in één methode worden beschreven en worden ook al in veel literatuur uitgebreid behandeld. De principes, thema’s en processen van PRINCE2 ondersteunen echter wel het gewenste sociale gedrag en dragen hierdoor ook bij aan het leidinggeven van het project.

2.4 Klant-leveranciersomgeving

PRINCE2 is gebaseerd op een klant-/leveranciersomgeving. Het neemt aan dat er een klant is die het gewenste resultaat bepaalt en waarschijnlijk voor het project betaalt, en een leverancier die de mensen en middelen levert die nodig zijn om dat resultaat te realiseren.

Klanten en leveranciers kunnen deel uitmaken van dezelfde organisatie maar ze kunnen ook deel uitmaken van verschillende organisaties. Binnen de klant kunnen we weer gebruikers en bedrijfsvertegenwoordigers onderscheiden.

2.5 Voordelen PRINCE2

Alle betrokken partijen, vooral de opdrachtgever/klant, de projectmanager en de leveranciers hebben baat bij het gebruik van de methode PRINCE2. De belangrijkste voordelen zijn:

• Bewezen ‘best practice’ en wereldwijd algemeen erkend;

• Kan in elk type project worden toegepast;

• Biedt een gemeenschappelijk taalgebruik en aanpak;

• Kan gemakkelijk met industriestandaarden worden geïntegreerd;

• Mensen en middelen worden toegewezen als onderdeel van de ‘go/no-go’ beslissingen;

• Gedegen maar efficiënte structuur van rapporteren;

• Bijeenkomsten alleen op belangrijke momenten;

• Stimuleert leren en voortdurende verbetering;

• Stimuleert hergebruik van projectmiddelen;

• Beschikbaarheid van geaccrediteerde trainingsorganisaties;

• Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden voor alle betrokken partijen;

• Focus op voortdurende rechtvaardiging van het project;

• Deelname belanghebbenden in planning en besluitvorming;

• Managen by exception op alle niveaus van het project;

• Productfocus: wat levert een project op;

• Plannen voldoen aan de behoefte van verschillende managementniveaus;

• Kwaliteitsbeoordelingen gedurende de gehele levenscyclus van het project;

• Beheersen van zakelijke- en projectrisico’s;

• Issues worden gemanaged en zo nodig geëscaleerd;

• Faciliteert borging en beoordeling projectwerkzaamheden.

Hoofdstuk 3

Principes

Het doel van PRINCE2 is het bieden van een generieke projectmanagementmethode onafhankelijk van de grootte, type en complexiteit van het project en van de omgevingsfactoren.

Dit is mogelijk omdat PRINCE2 op principes is gebaseerd. Principes worden gekenmerkt door het feit dat ze universeel, zelfbevestigend en bekrachtigend zijn.

3.1 Voortdurende zakelijke rechtvaardiging

Het is voor elk PRINCE2-project een vereiste dat:

• De reden om het te starten kan worden gerechtvaardigd;

• De rechtvaardiging kan veranderen, maar gedurende het project de zakelijke rechtvaardiging wel valide blijft;

• De rechtvaardiging wordt gedocumenteerd en goedgekeurd.

De rechtvaardiging is de kracht achter het beslissingsproces. In PRINCE2 wordt de rechtvaardiging in de business case vastgelegd.

3.2 Leren van ervaring

De methode van PRINCE2 is gefundeerd op het leren van ervaring:

• Bij de start van het project dienen eerdere leerpunten te worden verzameld om te zien of deze leerpunten kunnen worden toegepast.

• Gedurende de voortgang van het project dienen leerpunten in alle relevante rapportages en reviews te worden opgenomen. Het doel hiervan is om de uitvoering van het project al tijdens de realisatie te verbeteren.

• Tijdens faseovergangen en bij het afsluiten van een project dienen de leerpunten uit het project te worden doorgegeven aan de relevante bedrijfs- of programmaorganisatie of klant.

Het is ieders verantwoordelijkheid om actief leerpunten te verzamelen in plaats van passief af te wachten totdat iemand anders ze opbrengt.

3.3 Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden

Een PRINCE2-project bevat overeengekomen rollen en verantwoordelijkheden in een organisatiestructuur waarbinnen de bedrijfs-, gebruikers- en leveranciersbelangen zijn vertegenwoordigd.

• Bedrijfsvertegenwoordigers stellen de doelstellingen vast en dienen zeker te stellen dat de investering toegevoegde waarde levert;

• Gebruikers gaan de op te leveren producten van het project gebruiken om de overeengekomen benefits te realiseren;

• Leveranciers leveren de mensen en middelen die voor het project nodig zijn om de op te leveren producten te realiseren.

Daarom dienen alle drie de belangen effectief in de projectorganisatie te worden vertegenwoordigd, zowel op uitvoeringsniveau als op stuurgroepniveau.

3.4 Managen per fase

Een PRINCE2-project wordt fase-voor-fase gepland, bewaakt en beheerst.

Managementfasen bieden de stuurgroep beheersing op belangrijke beslismomenten. Managementfasen maken het mogelijk werkzaamheden binnen een planningshorizon gedetailleerd te plannen, terwijl met het projectplan het project als geheel kan worden bewaakt. Aan het eind van elke managementfase wordt het faseplan voor de volgende fase opgesteld en wordt het projectplan geactualiseerd.

PRINCE2 omvat minimaal twee managementfasen: een initiatiefase en een uitvoeringsfase.

3.5 Managen by exception

Voor het afbakenen van de gedelegeerde verantwoordelijkheden worden voor de verschillende projectniveaus voor iedere projectdoelstelling toleranties gedefinieerd.

PRINCE2 maakt een effectieve aansturing mogelijk door op elk planniveau specifieke verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast te stellen via:

• Het delegeren van verantwoordelijkheden door het overeenkomen van prestatiedoelstellingen voor tijd, kosten, scope, kwaliteit, benefits en risico’s;

• Het delegeren van bevoegdheden door het overeenkomen van toleranties voor de gedefinieerde prestatiedoelstellingen;

• Het opzetten van een borgingsmechanisme zodat elk managementniveau er zeker van kan zijn dat overeengekomen afspraken effectief zijn en worden nagekomen.

Wanneer overeengekomen toleranties dreigen te worden overschreden, dient dit onmiddellijk naar het naasthogere managementniveau te worden geëscaleerd.

Managen by exception zorgt voor een effectief gebruik van de tijd van de directie en voorkomt tijdverslindende vergaderingen waar veel projecten vaak onder te lijden hebben.

3.6 Productgericht plannen

Een PRINCE2-project richt zich op het vaststellen en opleveren van producten conform de overeengekomen kwaliteitseisen.

Een succesvol project is gericht op de output en niet op de activiteit. Een project dat op output gericht is, is er één die voor de start van de werkzaamheden de op te leveren producten overeenkomt, inclusief de bijbehorende kwaliteitseisen.

Het totaal van de op te leveren producten definieert de scope van het project en is daarmee de basis voor de planning en beheersing van het project.

Zonder een projectgerichte aanpak is er een grote kans op meningsverschillen over de acceptatiecriteria, het onbeheerst wijzigen van de scope, onvrede bij gebruikers en onderschatting van acceptatieactiviteiten.

3.7 Op maat maken voor de projectomgeving

PRINCE2 dient op maat te worden gemaakt om aan te sluiten bij zowel specifieke projectfactoren als de omgevingsfactoren van een project:

• Zorg ervoor dat de projectmanagementmethode aansluit op de projectomgeving zoals industriespecifieke modellen, bedrijfsstandaarden, volwassenheid van organisatie en de organisatiecultuur;

• Zorg ervoor dat de projectbeheersinstrumenten gebaseerd worden op projectfactoren zoals omvang, complexiteit, belang en risico’s.

Het op maat maken vereist een actieve beslissing over hoe de methode toegepast gaat worden. Om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen begrijpen hoe de methode is toegesneden op het specifieke project in de gegeven context moet dit altijd voor het betreffende project in de projectinitiatiedocumentatie (PID) worden vastgelegd.

Hoofdstuk 4

Inleiding PRINCE2-thema’s

De thema’s van PRINCE2 beschrijven die aspecten van projectmanagement die tijdens het project voortdurend en integraal moeten worden gemanaged; zie figuur 4.1.

Figuur 4.1 De PRINCE2-thema’s

Business case – beschrijft hoe de business case en de bijbehorende benefitsmanagementaanpak worden ontwikkeld, onderhouden, getoetst en bevestigd gedurende het project.

Organisatie – beschrijft de rollen en verantwoordelijkheden in de tijdelijke projectorganisatie die vereist zijn om het project effectief te managen.

Kwaliteit – beschrijft hoe de oorspronkelijke kwaliteitsverwachtingen worden uitgewerkt tot kwaliteitscriteria en hoe het projectmanagement vervolgens zeker stelt dat aan deze criteria wordt voldaan.

Plannen – beschrijft de stappen die zijn vereist om de plannen te ontwikkelen en beschrijft een techniek voor productgericht plannen.

Risico’s