Projectmanagement op basis van PRINCE2® Editie 2009 - 2de geheel herziene druk E-Book

Bert Hedeman

• Herausgeber: Van Haren Publishing
• Kategorie: Bildung
• Sprache: Niederländisch
• Veröffentlichungsjahr: 2016

Seitenzahl: 347

Beschreibung

Voor trainers is er gratis extra materiaal bij dit boek beschikbaar. Dit is te vinden onder het tabblad ‘Training Material’. Log in met uw trainersaccount om het materiaal te raadplegen. Let op: De 1e druk is nog leverbaar. Note: This book is available in several languages: English, Dutch. Dit boek is ontwikkeld op basis van twee uitgangspunten. Ten eerste is het bedoeld als studieboek voor iedereen die zich op een degelijke wijze wil voorbereiden op het PRINCE2 Foundation examen, dan wel het PRINCE2 Practitioner examen. Duidelijk is aangeven welke tekst niet hoeft te worden bestudeerd voor het Foundation examen. Ten tweede is het een praktisch gebruikersboek voor iedereen die professioneel te maken heeft met projecten, waarbij al of niet gebruik wordt gemaakt van de methode PRINCE2. In dit boek wordt de procesgerichte aanpak van projectmanagement beschreven en worden de thema’s behandeld die daarbij nodig zijn. De inhoud van dit boek is afgestemd op PRINCE2® Editie 2009.Dat wil zeggen dat de beschrijving van de processen en thema’s is gebaseerd op deze methode, alsmede de terminologie. Kenmerkend voor PRINCE2 zijn de beheerste overgang van de ene naar de andere fase, de Business case als kern van een project en duidelijke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is. Door het volgen van de methode wordt de beheersbaarheid en ook de slaagkans van projecten enorm vergroot. Bovendien maken een uniforme werkwijze en terminologie projecten beter vergelijkbaar, overdraagbaar en overzichtelijk. In dit boek worden abstracte begrippen of complexe beschrijvingen extra verduidelijkt door middel van casusteksten. Op deze manier wordt zo veel mogelijk een vertaling gemaakt van de theorie van PRINCE2 naar de praktijk. Er wordt tevens ruim aandacht besteed aan het toesnijden van de methode PRINCE2 naar de context van de verschillende projecten. Dit boek is op de volgende punten verbeterd ten opzichte van de eerste druk: - Expliciet onderscheid van de leerstof voor het PRINCE2 Foundation examen: De tekst die niet hoeft te worden bestudeerd voor PR2-Foundation, maar wel voor PR2-P is gemarkeerd door middel van een verticale streep in de kantlijn - Een groot deel van de tekst is herschreven, waardoor deze beter toegankelijk is en beter aansluit op de kennis en ervaring van de lezer.

Leseprobe

Projectmanagement op basis van PRINCE2® Editie 20092de geheel herziene druk

Colofon

Titel:

Projectmanagement op basis van PRINCE2® Editie 2009 - 2de geheel herziene druk

Serie:

Best Practice

Auteurs:

Bert Hedeman (Hedeman Consulting)

Gabor Vis van Heemst (Intrprimus)

Hans Fredriksz (HAAXbv)

Reviewers 1ste druk:

Tanja van den Akker (Forsa Advies)

Arthur Coppens (Getronics)

Francisca Kouwen (Getronics)

Arie den Ouden (Ambidexter)

Henny Portman (ING)

Tekstredactie:

Harry Ousen

Uitgever:

Van Haren Publishing, Zaltbommel,

www.vanharen.net

ISBN Hard copy:

978 94 018 0004 4

ISBN eBook:

978 94 018 0516 2

ISBN ePub:

978 94 018 0517 9

Druk:

Eerste druk, eerste oplage, november 2009

Tweede geheel herziene druk, eerste oplage, april 2014

Lay-out en DTP:

CO2 Premedia, Amersfoort – NL

Copyright:

© Van Haren Publishing, 2009, 2014

Copyright © 2009. All rights reserved. Material is reproduced under licence from AXELOS: Figures 1.1, 2.1, 5.1, 5.2, 6.1, 7.1, 7.2, 7.3, 8.2, 8.3, 9.1 en II.2, and Table 6.2.

PRINCE2®, MSP™, M_o_R® and MoP® are registered trade marks of AXELOS Limited.The PRINCE2 Swirl logo™ is a trade mark of AXELOS Limited.

For any further enquiries about Van Haren Publishing, please send an e-mail to: [email protected] this publication has been composed with most care, neither Author nor Editor nor Publisher can accept any liability for damage caused by possible errors and/or incompleteness in this publication.

No part of this publication may be reproduced in any form by print, photo print, microfilm or any other means without written permission by the Publisher.

1   INLEIDING IN PROJECTMANAGEMENT

1.1   Waarom projectmanagement?

1.2   Wat is een project?

1.3   Wat is projectmanagement?

1.4   Wat is de taak van de Projectmanager?

1.5   Welke aspecten worden er beheerst?

1.6   Wat is een succesvol project? (EXTRA)

1.7   Waarom mislukken projecten? (EXTRA)

1.8   Waarom PRINCE2?

2   INLEIDING PRINCE2

2.1   Wat is PRINCE2?

2.2   De structuur van PRINCE2

2.3   Wat zit NIET in PRINCE2?

2.4   Voordelen PRINCE2

2.5   Schrijfwijze PRINCE2-Begrippen

2.6   Over dit boek

2.7   Voorbereiding op PRINCE2-Examens

3   PRINCIPES

Deel I PRINCE2-thema’s

I   INTRODUCTIE THEMA’S PRINCE2

4   BUSINESS CASE

4.1   Inleiding

4.2   Begrippenkader

4.3   Soorten Business Cases

4.4   PRINCE2-aanpak Business Case

4.5   Rollen en verantwoordelijkheden

5   ORGANISATIE

5.1   Inleiding

5.2   Begrippenkader

5.3   Projectmanagementstructuur

5.4   Projectmanagementteam (PMT)

5.5   Omvang van de Stuurgroep

5.6   Betrekken belanghebbenden

5.7   Communicatiemanagementstrategie

6   KWALITEIT

6.1   Inleiding

6.2   Begrippenkader

6.3   Kwaliteitsmanagement

6.4   PRINCE2-aanpak van kwaliteit

6.5   Kwaliteitsplanning

6.6   Kwaliteitsbeheersing

6.7   Kwaliteitsreview

6.8   Rollen en verantwoordelijkheden

7   PLANNEN

7.1   Inleiding

7.2   Wat is een plan en plannen?

7.3   Voordelen van het opstellen van een plan

7.4   Elementen van een plan

7.5   Planaanpak

7.6   Planniveaus

7.7   De PRINCE2-aanpak van plannen

7.8   Rollen en verantwoordelijkheden

8   RISICO

8.1   Inleiding

8.2   Begrippenkader

8.3   Risicomanagement

8.4   Risicomanagementstrategie

8.5   Risicoregister

8.6   Risicomanagementprocedures

8.7   Risico-eigenaar en risico-actiehouder

8.8   Risicobudget

8.9   Rollen en verantwoordelijkheden

9   WIJZIGING

9.1   Inleiding

9.2   Begrippenkader

9.3   Aanpak wijzigingen

9.4   Configuratiemanagementprocedures

9.5 Issue- en wijzigingsbeheerprocedures

9.6   Wijzigingsautoriteit en wijzigingsbudget

9.7   Rollen en verantwoordelijkheden

10   VOORTGANG

10.1   Inleiding

10.2   Begrippenkader

10.3   Managen ‘by exception’

10.4   Beheersing voortgang

10.5   Rollen en verantwoordelijkheden

Deel II PRINCE2-Processen

II   INTRODUCTIE PROCESSEN

II.1   Waarom een procesgerichte benadering?

II.2   Vier managementniveaus

II.3   De managementprocessen

II.4   PRINCE2-processen in een tijdskader

II.5   De structuur van de procesbeschrijvingen

11   OPSTARTEN VAN EEN PROJECT (OP)

11.1   Basisprincipes

11.2   Context

11.3   Procesbeschrijving

11.4   Overzicht activiteiten

12   STUREN VAN EEN PROJECT (SP)

12.1   Basisprincipes

12.2   Context

12.3   Procesbeschrijving

12.4   Overzicht activiteiten

13   INITIËREN VAN EEN PROJECT (IP)

13.1   Basisprincipes

13.2   Context

13.3   Procesbeschrijving

13.4   Overzicht activiteiten

14   BEHEERSEN VAN EEN FASE (BF)

14.1   Basisprincipes

14.2   Context

14.3   Procesbeschrijving

14.4   Overzicht activiteiten

15   MANAGEN PRODUCTOPLEVERING (MP)

15.1   Basisprincipes

15.2   Context

15.3   Procesbeschrijving

15.4   Overzicht activiteiten

16   MANAGEN VAN EEN FASEOVERGANG (MF)

16.1   Basisprincipes

16.2   Context

16.3   Procesbeschrijving

16.4   Overzicht activiteiten

17   AFSLUITEN VAN EEN PROJECT (AP)

17.1   Basisprincipes

17.2   Context

17.3   Procesbeschrijving

17.4   Overzicht activiteiten

 Deel III PRINCE2 in context

III   OP MAAT MAKEN

18   OMGEVING PROJECT (EXTRA)

18.1   Project versus programma

18.2   Multi-projectmanagement

18.3   Managen van een projectenportfolio

19   OP MAAT MAKEN VAN EEN PROJECT

19.1   Inleiding

19.2   Projecten binnen programma’s

19.3   Schaal van het project

19.4   Levenscyclusmodellen

19.5   Verschillende soorten projecten

Bijlage A Opzet managementproducten

Bijlage B Rollen en verantwoordelijkheden

Bijlage C Voorbeeld Productgerichte planning

Bijlage D Projectthermometer

Bijlage E Begrippenlijst

Bijlage F Vertaallijst

Bijlage G Literatuur

Index

Mensen maken en breken projecten. Zo is het altijd geweest en zo zal het altijd zijn. En in het algemeen doen ze daar niet eens bijzondere dingen voor, maar zijn ze vooral gewoon zichzelf. Dat leidt er echter toe dat slechts een derde van alle projecten als succesvol wordt beschouwd. Onderzoek wijst uit dat dat al een hele tijd zo is en de toekomst zal leren of dat verandert. Ik ben optimistisch van aard en denk dat het beter wordt. Niet dat de mensen zullen veranderen, maar ik denk wel dat we steeds betere handvatten krijgen om mee te werken en dat we steeds beter zullen begrijpen waar het echt om gaat.

PRINCE2 helpt daarbij. PRINCE2 is een methode op basis van best practice voor projectmanagement die de belangrijkste thema’s van projecten beschrijft, evenals de processen die gedurende een project worden doorlopen. Kenmerkend voor PRINCE2 is de aandacht voor de zakelijke rechtvaardiging van projecten en de uitgebreide en expliciete beschrijving van de verschillende rollen in de projectorganisatie. PRINCE2 is geschikt voor allerlei type projecten, van infrastructuur- tot ICT- en organisatieprojecten. En voor allerlei soorten aanpakken van een watervalaanpak tot een Agile-aanpak. PRINCE2 geeft handreikingen voor hoe je de methode op maat kunt toepassen op een individueel project. Want let wel, PRINCE2 kun je opvatten als een kookboek waaruit je voor elke maaltijd de juiste ingrediënten moet kiezen om een passende maaltijd op tafel te zetten.

In dit boek wordt PRINCE2 eenvoudig beschreven. Ten opzichte van de vorige druk is er meer aandacht voor de kern van de methode en dat maakt het boek makkelijker leesbaar. Nieuw in deze druk is dat met een verticale streep in de kantlijn is aangegeven wat geen examenstof is voor PRINCE2 Foundation. Onderwerpen die ook geen examenstof zijn voor het PRINCE2 Practitioner-examen worden in de betreffende paragraaftitel vermeld als EXTRA. Ook is in deze druk een groot aantal nieuwe voorbeelden opgenomen om de theorie te vertalen naar de praktijk. Deze aanpassingen maken het boek en de methode PRINCE2 meer toegankelijk en geschikt voor zowel de (ervaren) projectmanager als voor degenen die vanuit een andere rol te maken krijgen met projecten. Dit boek is en blijft natuurlijk een studieboek en ik durf te stellen dat het de tweede keer leuker lezen is dan de eerste keer. Dat klinkt een beetje raar, maar doe het en je zult ervaren dat het echt waar is. Veel zinnen in dit boek hebben een betekenis die je pas echt doorgrondt als je het hele boek hebt gelezen. Het boek bevat meer diepgang dan in eerste instantie lijkt.

Op basis van dit boek kan de lezer zich goed voorbereiden op de examens voor PRINCE2 Foundation en PRINCE2 Practitioner. Alle examenstof van de methode is in dit boek opgenomen. Ik wens iedereen veel plezier en succes bij het lezen van dit boek en bij het gebruiken van de methode PRINCE2 en bedank de auteurs voor deze leesbare bijdrage aan het vakgebied.

Bob Hotho

Voorzitter Best Practice User Group Nederland

■ 1.1   WAAROM PROJECTMANAGEMENT?

Het managen van projecten is zo oud als de weg naar Rome. Vanaf de oudheid zijn verhalen bekend van werkzaamheden die wij nu zouden aanduiden als projecten. Denk maar aan de grootse bouwwerken van de piramidebouwers in Egypte en aan de Maya’s in Zuid- en Midden-Amerika.

Het begrip ‘project’ ontstond echter pas in de jaren zestig van de vorige eeuw en was voornamelijk van toepassing op grote infrastructurele werken. Projectmanagement was indertijd vaak niet meer dan het plannen van werkzaamheden. In de jaren zeventig werd de aandacht verlegd naar het beheersen van de uitvoering. In de jaren tachtig kwam er ook aandacht voor de persoonlijke vaardigheden van de Projectmanager. In de jaren negentig is de aandacht verschoven naar de procesgerichte aanpak van projectmanagement.

De laatste decennia is er steeds meer aandacht voor de omgeving waarin projecten uitgevoerd worden. Steeds meer zijn projecten onderdeel van portfolio’s of programma’s binnen organisaties. Was projectmanagement vroeger een taak die je naast je eigen werkzaamheden erbij deed, tegenwoordig is projectmanagement een vak apart. Echter, ondanks het toegenomen professionalisme mislukken projecten nog steeds vaak. Sommige mislukte projecten halen de krantenkoppen, maar van de meeste wordt niets meer vernomen. Er is geen eenduidige reden te benoemen waarom projecten mislukken, maar het ontbreken van een effectieve projectmanagementmethode is wel een van de belangrijke oorzaken.

Een goede projectmanagementmethode mag niet statisch zijn. De omgeving en de markt veranderen en Opdrachtgevers en gebruikers krijgen een nieuwe functie. Ofwel, projecten moeten worden gemanaged in een veranderende omgeving. Nog te vaak wordt ervan uitgegaan dat een project kan worden gemanaged in een ‘bevroren’ omgeving. Dat is wel gemakkelijk, maar niet meer van deze tijd.

Een effectieve projectmanagementmethode ondersteunt de Projectmanager met het inrichten en managen van een project in een voortdurend veranderende omgeving, met de betrokkenheid van alle belanghebbende partijen. PRINCE2 is zo’n methode en gebruikt de grondbeginselen, hier ‘principes’ genoemd, van goed projectmanagement.

■ 1.2   WAT IS EEN PROJECT?

Het is belangrijk om het verschil te onderkennen tussen een project en de reguliere activiteiten van een organisatie. Onduidelijkheid over wat een project eigenlijk is, leidt tot veel fricties en frustraties.

PRINCE2 geeft de volgende definitie van een project:

Een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel één of meer zakelijke producten op te leveren volgens een overeengekomen Business Case.

Een tijdelijke organisatie houdt in dat medewerkers tijdelijk werken binnen een andere setting dan in hun lijnfunctie, en dus ook met andere verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Zakelijke producten zijn producten die een toegevoegde waarde hebben voor de klant. Een Business Case is de rechtvaardiging voor het opzetten en uitvoeren van een project. In een Business Case worden de verwachte kosten, baten en risico’s van een project tegen elkaar afgewogen.

Waarom zijn projecten belangrijk?

Een van de belangrijkste redenen om met projecten te werken, is dat de gewenste resultaten in de bestaande lijnorganisatie(s) simpelweg niet of slechts moeizaam gerealiseerd kunnen worden. De bestaande (bedrijfs)structuren en processen zijn vooral gericht op efficiency en veel minder geschikt om snel en adequaat om te gaan met wijzigingen en veranderingen.

Het werken met en in projecten is verder een goede mogelijkheid om draagvlak en betrokkenheid bij de belanghebbenden voor het gebruik van het projectresultaat al in de ontwikkelingsfase te borgen, door de verschillende belanghebbenden al bij de inrichting en de uitvoering van het project te betrekken. Hiermee zijn projecten een onmisbare manier geworden om veranderingen door te voeren in organisaties.

Wat maakt projecten zo ‘anders’?

Geredeneerd vanuit de definitie van een project zijn er specifieke karakteristieken waarin een project verschilt van de reguliere werkzaamheden in de lijnorganisatie (business as usual). Te weten:

■   Verandering – Het opleveren van het projectresultaat zorgt altijd voor een verandering van de status-quo en dat laatste roept vrijwel altijd weerstanden op. Daar moet tijdens het project al rekening mee gehouden worden.

■   Tijdelijk – Dit is een onderscheidend kenmerk van projecten. Zolang er geen sprake is van een gedefinieerd start- en eindpunt, is er geen project. Het project eindigt zodra de vooraf afgesproken producten en/of diensten overgedragen zijn aan de klant.

■   Multidisciplinair – Kenmerkend voor een projectorganisatie is, dat die bestaat uit personen met verschillende competenties en functies (in de lijnorganisatie), die nodig zijn om het projectresultaat te realiseren. Het maakt daarbij niet uit of de teamleden uit dezelfde of verschillende (lijn)organisaties komen.

■   Uniek – Ieder project is anders, omdat iedere verandering anders is. Het op te leveren resultaat is anders of er zijn andere doelstellingen. Of er zijn andere personen bij het project betrokken of de context is anders. Geen project is gelijk.

■   Onzekerheid – Al deze omstandigheden zorgen voor onzekerheden. Onzekerheden zijn nooit uit te sluiten. Ze kunnen bedreigingen vormen, maar ook kansen opleveren. Onzekerheden maken dat projecten vaak veel risicovoller zijn dan de reguliere werkzaamheden. Het managen van risico’s is dan ook een onmisbaar onderdeel van projectmanagement.

■ 1.3   WAT IS PROJECTMANAGEMENT?

Projectmanagement is het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van een project en het motiveren van alle betrokken partijen om de doelstellingen van het project te realiseren binnen de overeengekomen targets van tijd, kosten, kwaliteit, scope, baten en risico’s (zie figuur 1.1).

Figuur 1.1 De beheerscyclus van projectmanagement (Source: Managing Successful Projects with PRINCE2, produced by AXELOS Limited)

Het doel van projectmanagement is om alle specialistenwerkzaamheden zodanig te beheersen, dat de gewenste projectresultaten op tijd, binnen budget en volgens specificatie worden opgeleverd.

Dit kan alleen maar als er sprake is van een gezamenlijke inspanning. Projectmanagement is daarmee een plicht van alle betrokken partijen; zowel van de Projectmanager als van de verschillende leden van de Stuurgroep en van de Teammanager(s).

■ 1.4   WAT IS DE TAAK VAN DE PROJECTMANAGER?

De Projectmanager is, binnen het gegeven mandaat door de Stuurgroep, verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het project. De Projectmanager is dus verantwoorde lijk voor het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van de werkzaamheden binnen het project. Daarnaast bestaat het werk van de Projectmanager uit:

■   Het betrekken van de belanghebbenden voor het leveren van input, het beoordelen van de op te leveren producten en het creëren van draagvlak.

■   Het (laten) plannen van de baten die met de op te leveren producten behaald moeten worden.

■   Het motiveren van projectteamleden en overige betrokkenen bij het project.

■ 1.5   WELKE ASPECTEN WORDEN ER BEHEERST?

Er zijn zes aspecten die tijdens ieder project door de Projectmanager beheerst moeten worden, te weten:

■   Tijd – Dit beslaat de totale levenscyclus van het project, inclusief het overdragen van het projectresultaat.

■   Kosten – Hier gaat het om de kosten die gemaakt moeten worden voor het realiseren van het projectresultaat, inclusief de kosten voor het projectmanagement.

■   Kwaliteit – Binnen budget blijven en op tijd opleveren alleen is niet voldoende. Het projectresultaat moet ook voldoen aan de gestelde eisen en wensen én geschikt zijn voor het doel waarvoor het is bedoeld.

■   Scope – Wat moet worden opgeleverd en wat niet? Welke werkzaamheden moeten wel worden uitgevoerd en welke niet? Maar al te vaak worden hier door de betrokkenen aannames gemaakt die niet juist zijn, met alle negatieve gevolgen van dien.

■   Risico’s – Ieder project heeft een mate van onzekerheid en bevat dus risico’s. Op zichzelf is dit geen probleem, zolang dit goed gemanaged wordt. Het managen van de bedreigingen, maar zeker ook het managen van de kansen die zich voordoen tijdens het project is dus een absolute must.

■   Baten – Waarom doen we dit? Wat willen we ermee bereiken? Welke voordelen kunnen we halen met het projectresultaat? Staan de kosten en de risico’s nog in juiste verhouding tot de verwachte baten?

■ 1.6   WAT IS EEN SUCCESVOL PROJECT? (EXTRA)

De laatste jaren vinden regelmatig discussies plaats over de resultaten die worden geboekt met behulp van projecten. Nog niet zo lang geleden werden enorme investeringen gedaan in ICT-projecten die ‘gouden bergen’ beloofden. Veel van deze projecten konden de beloften niet waarmaken. Ook in andere sectoren is dit het geval. Regelmatig worden er onderzoeken gepubliceerd waaruit blijkt dat veel projecten niet of te laat worden opgeleverd en/of te duur zijn.

Hoe is dit toch mogelijk? Er is zo veel ervaring met het uitvoeren van projecten. Waar gaan projecten mis? En als afgeleide daarvan: welke factoren zijn belangrijk om een project succesvol af te ronden?

Allereerst moet worden vastgesteld wat projectsucces is. Daarover zijn de meningen verdeeld. In de Nederlandse Competence Baseline (NCB) versie 3 wordt projectsucces gedefinieerd als ‘het bereiken van de projectdoelstellingen binnen de overeengekomen beperkingen’. Teun van Aken (2009) definieert projectsucces als volgt: ‘Als alle betrokken partijen tevreden zijn met het projectresultaat.’

Een project is succesvol als alle belanghebbenden tevreden zijn met het bereikte resultaat.

De definitie van Teun van Aken gaat duidelijk verder dan de definitie van de NCB. Als bijvoorbeeld de gebruikers ontevreden zijn over het projectresultaat, zullen zij het projectresultaat niet of niet maximaal gebruiken en worden de voorziene baten niet of slechts gedeeltelijk gerealiseerd. Je kunt dan niet spreken over een succesvol project. Om die reden houden wij liever de definitie van Van Aken aan voor projectsucces.

Er zijn vele belanghebbenden. Dat maakt de toepassing van de definitie van Teun van Aken soms wat lastig. De belangrijkste partijen zijn echter:

■   Opdrachtgever.

■   Gebruikers.

■   Leveranciers.

■   Projectteam.

De verbouwing van het Rijksmuseum in Amsterdam duurde vijf jaar langer dan gepland. De bouwsom steeg van € 157 mln naar € 375 mln. Ondanks dat wordt er gesproken over een zeer succesvol project en terecht. Alle partijen zijn zeer gelukkig met het opgeleverde resultaat.

De Opdrachtgever is degene die met het resultaat van het project bepaalde baten wil realiseren en degene die voor het project betaalt. De gebruikers zijn degenen die te maken krijgen met het projectresultaat. Dat kunnen eindgebruikers zijn, maar ook personen die verantwoordelijk zijn voor het beheer en onderhoud en andere belanghebbenden. De leveranciers zijn degenen die verantwoordelijk zijn voor het realiseren van het projectresultaat. De projectmedewerkers zijn zij, die het uiteindelijke projectresultaat ook daadwerkelijk realiseren.

Meerdere partijen zijn dus bepalend voor het succes van een project. Het is belangrijk om gedurende het gehele project contact met hen te onderhouden en na te gaan wat zij belangrijk vinden. Dat zal voor elk van hen anders kunnen zijn en kan verschillen per project. Het niet realiseren van deze succescriteria kan een reden zijn voor het verdwijnen van draagvlak en zelfs voor het stoppen van het project als geheel.

Mogelijke succescriteria voor de verschillende belanghebbenden zijn:

■   Opdrachtgever: met het projectresultaat de gestelde organisatiedoelen realiseren (fit-for-purpose).

■   Gebruikers: het projectresultaat is geschikt voor gebruik (fit-for-use).

■   Leverancier: een positief rendement op de bestedingen.

■   Projectteam: het werk is plezierig en uitdagend en wordt gewaardeerd door anderen.

De praktijk wijst uit dat de gebruikers de belangrijkste factor zijn bij het bepalen van het succes van het project.

■ 1.7   WAAROM MISLUKKEN PROJECTEN? (EXTRA)

Veelgehoorde redenen waarom projecten mislukken zijn:

■   Ontbreken van een duidelijke Business Case.

■   Ontbreken eigenaarschap Opdrachtgever.

■   Gebrek aan draagvlak bij de top van de organisatie.

■   Geen eenduidig of in voldoende mate gedefinieerd projectresultaat.

■   Ontbreken van acceptatiecriteria en kwaliteitscriteria.

■   Onduidelijke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

■   Ontbreken van structuur en regelmatige voortgangsbewaking.

■   Wijzigen van de specificaties en ontbreken van een werkend wijzigingsbeheer.

■   Gebrek aan betrokkenheid van de gebruikers vanaf de start van het project.

Een duidelijke Business Case vormt de basis van een project. Hierin zijn namelijk de redenen opgenomen waarom de Opdrachtgever het project wil laten uitvoeren en wat de meerwaarde is van het projectresultaat voor de organisatie. Als niet duidelijk is wat die meerwaarde is voor de organisatie, dan zal tijdens de uitvoering van het project het draagvlak bij de Opdrachtgever en het bedrijfsmanagement afnemen of zelfs geheel verdwijnen. Belangrijke beslissingen worden uitgesteld of worden niet meer genomen. De financiering van het project gaat haperen. Andere projecten en initiatieven worden opeens belangrijker.

Zonder goede Business Case en zonder draagvlak bij Opdrachtgever en lijnmanagement ontstaat er weerstand bij de gebruikers, zodra zij concreet in de gaten krijgen wat het project voor hen gaat betekenen. En met de afname van het draagvlak bij de Opdrachtgever en het management en de toename van de weerstand bij de gebruikers zullen de projectmedewerkers het gevoel krijgen dat hun activiteiten niet belangrijk en niet gewenst zijn. Zij zoeken andere werkzaamheden of, wat nog erger is, raken gedemotiveerd. Een dramatische kettingreactie.

Een resultaat dat onvoldoende duidelijk is gedefinieerd, vormt een ander risico. Hoe kun je iets naar tevredenheid opleveren als je niet weet wat die ander wil? Hierbij moeten zowel de kwaliteitsverwachtingen als de acceptatiecriteria worden vastgesteld. Hoe beter dit alles is beschreven, des te beter kan het werk dat moet worden uitgevoerd, worden ingeschat en beheerst en des te beter kunnen de verwachtingen van de gebruikers over het projectresultaat worden gemanaged.

Het niet goed managen van de scope en het niet goed managen van de wijzigingen spelen ook een belangrijke rol bij het mislukken van projecten. Iedere wijziging ten goede van het ene kan negatieve consequenties hebben voor het andere. Niet goed beheerste wijzigingen roepen daarom frustraties op bij de belanghebbende partijen en hebben vaak ook grote onvoorziene consequenties voor het project. Het goed managen van de scope en het managen van de wijzigingen is daarom een vereiste.

Het lijkt soms een aantrekkelijke optie om de gebruikers niet bij het project te betrekken: geen gezeur, goed kunnen opschieten en snelle beslissingen zijn aantrekkelijke vooruitzichten. Het niet vanaf het begin van het project betrekken van gebruikers leidt echter tot onvolledige specificaties, geen tussentijdse controle of je nog op de goede weg bent en grote weerstanden zodra de gebruikers in de gaten krijgen wat het project voor hen gaat betekenen. Dat laatste onder het motto: ‘het zal wel niet goed zijn omdat we het niet zelf hebben bedacht’. Dit alles kan ertoe leiden dat het uiteindelijke resultaat niet wordt geaccepteerd, of wel wordt geaccepteerd maar vervolgens niet wordt gebruikt, of in het ergste geval, dat het project na veel frustratie en schade voor alle betrokkenen voortijdig wordt gestopt en de ‘schuldigen’ worden gebrandmerkt.

Het is dus beter om vooraf inzicht te hebben in de Business Case, het resultaat goed te definiëren, het proces te managen, wijzigingen te beheersen en om de gebruikers bij het project te betrekken. Als daardoor tussentijds duidelijk wordt dat het project niet meer levensvatbaar is, dan kan het project vroegtijdig worden aangepast of gestopt, zonder onnodig kapitaalverlies en zonder onnodige schade voor betrokken partijen.

■ 1.8   WAAROM PRINCE2?

De in paragraaf 1.7 besproken oorzaken voor het mislukken van projecten gaven aanleiding tot het ontwikkelen van de projectmanagementmethode PRINCE2. De methode richt zich op het managen van projecten in een veranderende omgeving met de Business Case als een leidend element, gericht op betrokkenheid van alle belanghebbende partijen en het beheersen van het proces. PRINCE2 legt meer nadruk op het beheersen van het proces dan op het vasthouden aan de oorspronkelijke uitgangspunten. Projectorganisatie en risicomanagement zijn daarbij belangrijke aandachtsgebieden. In de projectorganisatie wordt de samenhang en de interactie tussen het project en de omgeving vastgelegd. Met risicomanagement worden de onzekerheden in en rondom het project beheerst. Risicomanagement maakt in de methode PRINCE2 dan ook een integraal onderdeel uit van alle uit te voeren processen.

■ 2.1   WAT IS PRINCE2?

PRINCE2 is een gestructureerde projectmanagementmethode die gebaseerd is op best practices. PRINCE2 is procesgericht opgezet, dat wil zeggen dat de methode ervan uitgaat dat een project niet zozeer lineair, maar procesgewijs wordt uitgevoerd. De methode richt zich verder specifiek op het managementaspect van projecten. In 1996 is PRINCE2 door het toenmalige CCTA (Central Computer and Telecommunication Agency) geïntroduceerd, waarna de methode diverse keren werd aangepast, voor het laatst in juni 2009.

PRINCE2 staat voor ‘Projects In Controlled Enviroments’. PRINCE2 is de de facto standaard bij de Britse overheid. Tegenwoordig is PRINCE2 eigendom van AXELOS, dat het als handelsmerk heeft geregistreerd. Ook de exploitatie van de methode en het afnemen van de examens wordt beheerd door AXELOS.

Internationaal wordt PRINCE2 steeds meer gebruikt als dé methode om projecten mee te managen. AXELOS heeft het copyright van het merk PRINCE2 en van de methode PRINCE2, maar de methode is vrij voor eigen gebruik. De methode is generiek en hiermee onafhankelijk van het type project. Het scheidt duidelijk de inhoudelijk aspecten van de managementaspecten binnen projecten. Hierdoor is de methode makkelijk in te voeren als standaard binnen organisaties.

■ 2.2   DE STRUCTUUR VAN PRINCE2

De methode PRINCE2 bestaat uit vier geintegreerde elementen:

■   Principes – De grondslagen waaraan een willekeurig project moet voldoen, wil het een PRINCE2-project zijn.

■   Thema’s – De minimale managementaspecten die beheerst moeten worden gedurende het gehele project. Ieder thema beschrijft de specifieke toepassing en de noodzaak ervan.

■   Processen – De uit te voeren processen vanaf het opstarten tot en met het afsluiten van het project. Ieder proces beschrijft de noodzakelijke activiteiten, op te leveren managementproducten en bijbehorende verantwoordelijkheden.

■   Op maat maken van de methode – PRINCE2 kan pas succesvol zijn als het ‘verstandig’ wordt toegepast. Het aanpassen van de methode aan het type project en de projectomgeving is daarom cruciaal.

■ 2.3   WAT ZIT NIET IN PRINCE2?

De PRINCE2-methode beschrijft niet ieder aspect van het vakgebied projectmanagement. Dit wil niet zeggen dat deze aspecten niet belangrijk zijn. Integendeel, deze aspecten zijn onmisbaar voor de projecten, maar bewust uit de methode gehouden om de methode generiek te houden. Niet in PRINCE2 zijn opgenomen:

■   Specialistenwerk – Specifieke inhoudelijke activiteiten voor een branche of type project worden niet beschreven. Maar het is uiteraard wel mogelijk om de methode voor een branche of bepaald type project op maat te maken.

■   Technieken – Afhankelijk van het type project en branche kunnen veel verschillende technieken worden toegepast. Deze technieken worden echter al uitgebreid beschreven door gespecialiseerde bedrijven. PRINCE2 beschrijft wel technieken die direct de toepassing van de methode ondersteunen, zoals de techniek productgerichte aanpak.

■   Leiderschapskwaliteiten – Geen enkel project kan worden gerealiseerd zonder leiderschaps-, motivatie- en communicatieve vaardigheden. Dit aspect is echter zo uitgebreid en goed beschreven in andere modellen en in de literatuur dat hiernaar verwezen wordt als aanvulling op de methode. Al omvat PRINCE2 geen sociale vaardigheden, het ondersteunt door een goede structuur wel het sociale gedrag dat nodig is om projecten effectief te kunnen managen.

■ 2.4   VOORDELEN PRINCE2

PRINCE2 is dankzij de continue aanpassing doorontwikkeld naar een volwassen methode met vele voordelen. De belangrijkste voordelen zijn:

■   Best practice – De methode is ontwikkeld in de praktijk van alledag en hierdoor zeer herkenbaar en bruikbaar. De herkenbaarheid wordt nog eens versterkt door de uniforme terminologie en aanpak. Verder worden er geen specifieke eisen gesteld aan het type project om PRINCE2 op toe te kunnen passen. De methode is generiek.

■   Duidelijk gedefinieerde organisatiestructuur – In PRINCE2 worden de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle rollen binnen een project duidelijk beschreven. Tevens wordt specifiek aangegeven hoe belanghebbenden te betrekken bij de besluitvorming in het project op basis van het principe managen ‘by exception’.

■   Focus op bestaansrecht en producten – Er is een continue focus op de levensvatbaarheid van het project. Is dit project nog de moeite waard? Zijn de voordelen nog steeds gewenst en haalbaar? Zijn kosten en baten nog in balans? En in het verlengde hiervan: wat moet worden opgeleverd en aan welke eisen moeten die producten voldoen?

■   Beheersing en controle – Gedurende het gehele project wordt het project beheerst. De plannen sluiten aan op de behoefte van de verschillende managementniveaus binnen het project. De kwaliteit van zowel het product als het proces wordt voortdurend beoordeeld en waar nodig aangepast. Eventuele wijzigingen, problemen en ook risico’s worden beoordeeld en opgevolgd.

■   Leren en ontwikkelen – Binnen projecten is het belangrijk te blijven leren en ontwikkelen en zo te verbeteren. Van iedere ervaring kan worden geleerd. PRINCE2 stimuleert het hergebruik van producten (bijvoorbeeld documenten) om projecten steeds beter te kunnen managen.

■ 2.5   SCHRIJFWIJZE PRINCE2-BEGRIPPEN

PRINCE2 onderkent specifieke managementproducten en -rollen. Dit zijn de producten en rollen die zijn beschreven in de Bijlagen A en B. Deze Begrippen worden ter herkenning steeds met een hoofdletter geschreven. Alle andere managementproducten en -rollen worden niet onderkend als specifieke PRINCE2-begrippen en worden daarom niet met hoofdletters geschreven:

■   Met hoofdletter: bijvoorbeeld Opdrachtgever en Business Case.

■   Zonder hoofdletter: bijvoorbeeld productdecompositiestructuur.

De werkwoorden en zelfstandige naamwoorden van de PRINCE2-processen worden ook met hoofdletter geschreven. Activiteiten binnen een proces worden echter weer niet met een hoofdletter geschreven:

■   Proces: Opstarten van een Project.

■   Activiteit: initiatiefase plannen.

■ 2.6   OVER DIT BOEK

Dit boek is gebaseerd op de manual ‘Managing Successful Projects with PRINCE2™’ van AXELOS, dat in 2009 geheel herzien is. Het hier voorliggende boek is echter aanzienlijk beknopter dan de manual. Daarnaast wordt in dit boek de theorie extra aangevuld met praktische tips en voorbeelden.

Dit boek geeft inzicht in hoe PRINCE2 gebruikt kan worden voor het managen van projecten. Het is zeer bruikbaar voor een ieder die kennis wil maken met de methode PRINCE2 en/of werkzaam is in (PRINCE2) projecten. Daarnaast kan het boek ook goed gebruikt worden als naslagwerk voor de ervaren projectmanager. Tot slot kan het boek goed worden gebruikt als voorbereiding op de PRINCE2 examens:

■   Hoofdstuk 1 Inleiding in projectmanagement – Door middel van dit hoofdstuk krijgt de lezer inzicht in wat een project wel of niet is, waarom projecten ‘anders’ zijn en wat het managen van projecten inhoudt.

■   Hoofdstuk 2 Inleiding PRINCE2 – Dit hoofdstuk gaat specifiek in op wat de methode PRINCE2 omvat, de structuur van de methode, wat niet in de methode is opgenomen en de voordelen van deze methode.

■   Hoofdstuk 3 Principes – Dit hoofdstuk gaat in op de principes waarop de methode is gebaseerd en waaraan een project moet voldoen, wil het een PRINCE2-project zijn.

■   Deel I Introductie thema’s PRINCE2 – Dit deel gaat in afzonderlijke hoofdstukken in op de thema’s die minimaal gedurende de gehele levenscyclus van ieder project moeten worden meegenomen. Per thema worden het doel, de begrippen, de aanpak en de verantwoordelijkheden van het betreffende thema beschreven.

■   Deel II Processen – Dit deel gaat in afzonderlijke hoofdstukken in op de verschillende processen die binnen de projectlevenscyclus zijn te onderkennen. Per proces worden de onderliggende activiteiten, de benodigde managementproducten en de bijbehorende verantwoordelijkheden beschreven.

■   Deel III – Dit deel beschrijft de context waarbinnen projecten worden uitgevoerd en hoe de methode PRINCE2 is toe te snijden op de specifieke kenmerken en de gegeven context van een project. In dit deel wordt verder ingegaan op de samenhang tussen project-, programma-, portfolio- en multi-projectmanagement, de opzet en kenmerken van programma’s en het managen van veranderingen.

■   Bijlagen – Hierin worden de verschillende managementproducten en de verantwoordelijkheden en benodigde competenties van de verschillende rollen beschreven die binnen de methode PRINCE2 worden onderkend. Tevens wordt een voorbeeld gegeven van de techniek productgerichte aanpak en zijn een projectthermometer, een begrippenlijst en een vertaallijst opgenomen.

■ 2.7   VOORBEREIDING OP PRINCE2-EXAMENS

In bijlage F is een vertaallijst opgenomen van Engels naar Nederlands en van Nederlands naar Engels van specifieke PRINCE2-woorden en van veelvoorkomende woorden binnen het vakgebied projectmanagement. Deze vertaallijst wijkt op details af van de vertaallijst zoals deze door de APMG is opgesteld en gebruikt wordt in de examens. De APMG heeft ervoor gekozen een aantal Engelse woorden niet naar het Nederlands te vertalen. In het voorliggende boek is wel gebruikgemaakt van een Nederlandse vertaling. Deze woorden zijn:

Engels

Nederlands

benefit

bate

checkpoint

voorgangsbeoordeling

Checkpoint Report

Voortgangsrapport

dis-benefit

negatieve bate

event driven

gebeurtenisgedreven

record

bestand

stakeholder

belanghebbende

time driven

tijdgedreven

Bij de methode PRINCE2 kunnen een PRINCE2 Foundation en een PRINCE2 Practitioner examen worden afgelegd. De inhoud van dit boek sluit aan op de specificaties van AXELOS voor het PRINCE2 Foundation examen en het PRINCE2 Practitioner examen (PRINCE2 Syllabus 2013, © AXELOS 2010).

Het PRINCE2 Foundation examen is erop gericht te meten of een kandidaat kan functioneren als een volwaardig lid van een projectmanagementteam in een project, waarbij gebruik wordt gemaakt van de methode PRINCE2. Het PRINCE2 Practitioner examen is erop gericht te meten of een kandidaat een niet-complex project kan managen op basis van PRINCE2 in een omgeving die de methode PRINCE2 ondersteunt. Het boek Projectmanagement op basis van PRINCE2 is een goede basis voor beide examens.

Om het de lezer die zich wil voorbereiden op een van beide examens makkelijk te maken zijn die onderwerpen die géén examenstof zijn voor het PRINCE2 Foundation examen voorzien van een verticale streep in de kantlijn. Onderwerpen die ook geen examenstof zijn voor het PRINCE2 Practitioner examen worden in de betreffende titel vermeld als EXTRA.

PRINCE2 is gebaseerd op principes waar een project aan moet voldoen en niet op een voorgeschreven set van specifieke regels en voorschriften.

Deze principes hebben zich bewezen op basis van jarenlange ervaring en zijn universeel toepasbaar voor elk project. Deze principes zijn ook motiverend voor de gebruikers van de methode, omdat het deze gebruikers de mogelijkheid biedt het project zelf toe te snijden op de specifieke kenmerken en context van het project. Het toepassen van deze principes zelf is voor een PRINCE2-project echter niet optioneel. Als er niet vanuit deze principes gedacht en gehandeld wordt, kan men niet spreken van een PRINCE2-project!

De zeven principes zijn:

1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging.

2. Leren van ervaring.

3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden.

4. Managen per fase.

5. Managen ‘by exception’.

6. Productgerichte aanpak.

7. Op maat maken voor de projectomgeving.

Principe 1: Tijdens een PRINCE2-project wordt de zakelijke rechtvaardiging voortdurend getoetst.

Voor ieder PRINCE2-project moet er een zakelijke reden zijn om het project uit te voeren. Deze reden is de zakelijke rechtvaardiging van het project en onmisbaar als basis voor de besluitvorming over het project. Hoewel de zakelijke rechtvaardiging gedurende het project kan veranderen, moet deze wel steeds valide blijven en moet deze dus voortdurend worden getoetst. Deze rechtvaardiging wordt vastgelegd in de Business Case, formeel goedgekeurd en is daarna onderhevig aan formeel wijzigingsbeheer.

Zelfs zogenaamde ‘verplichte’ projecten vereisen een rechtvaardiging. Er kan namelijk altijd uit meerdere opties worden gekozen om aan eenzelfde verplichting te kunnen voldoen (goud, zilver en brons). Mocht de rechtvaardiging om wat voor reden wegvallen, dan is het stopzetten van het project de enige juiste optie om verspilling van middelen en mensen te voorkomen.

Principe 2: PRINCE2-projectteamleden leren van ervaringen. Leerpunten worden niet alleen gezocht, maar ook vastgelegd en toegepast tijdens projecten.

Projectmanagement is een vak dat vooral geleerd moet worden door het toe te passen. Het is dus belangrijk om leerpunten zo vroeg mogelijk te ontdekken en toe te passen. Tijdens de voorbereiding van een project kan men leren van eerdere ervaringen uit voorgaande vergelijkbare projecten. Als er intern geen ervaring met vergelijkbare projecten is opgedaan, dan kunnen externe ervaringen worden opgezocht. Tijdens de uitvoering van een project kan men leren van eigen ervaringen. De uitdaging is om deze leerpunten zo snel mogelijk toe te passen, zodat nog tijdens het project van deze leerpunten geprofiteerd kan worden.

Leren gaat in deze verder dan het individuele leren van de projectmedewerkers: het gaat over het teamleren. Teamleren is het proces waarbij een team als geheel competenties ontwikkelt die nodig zijn om samen het werk uit te voeren. Zonder deze gemeenschappelijke competenties kunnen teams zeer incompetent functioneren, terwijl de individuele leden van het team op zichzelf wel competent zijn. Teamleren begint met een dialoog, waarbij de leden van een team leren te overleggen, zonder dat ieder daarbij vertrekt vanuit zijn eigen vooroordelen.

Principe 3: Een PRINCE2-project heeft duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden, die zodanig zijn georganiseerd dat de belangen van de Business, Gebruiker en Leverancier zijn vertegenwoordigd.

Er is een bekend gezegde: ‘Het schip is zo sterk als zijn bemanning’. Dit geldt ook voor projecten. Een project vereist de ‘juiste’ bemanning en niet de ‘beschikbare’ bemanning. Voor het op te leveren resultaat is de juiste tijdelijke organisatie nodig met bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

PRINCE2 onderscheidt drie belangen in de projectorganisatie. Het bedrijfsbelang: wat heb ik nodig om mijn bedrijfsdoelen te realiseren en krijg ik waar voor mijn geld? Het gebruikersbelang: waar moet het projectresultaat aan voldoen om het goed te kunnen gebruiken? Het leveranciersbelang: wat heb ik nodig om het projectresultaat te kunnen realiseren?

Principe 4: Een PRINCE2-project is verdeeld in fasen. Hierdoor kan per fase het project gepland, bewaakt en beheerst worden.

Dankzij het toepassen van fasen blijft een project beheersbaar. Faseren maakt het mogelijk om het project ‘stap voor stap’ ofwel ‘fase na fase’ te sturen. Iedere faseovergang is een formeel moment om de al beoordeelde (tussen)producten goed te keuren, de volgende fase gedetailleerd te plannen, het Projectplan en de Business Case te actualiseren en verantwoording af te leggen over de afgelopen fase. PRINCE2 gebruikt een Projectplan om het gehele project te overzien en Faseplannen om de uitvoering van de werkzaamheden tijdens de afzonderlijke fasen te bewaken. In ieder project is er minimaal één initiatiefase en één uitvoeringsfase.

Principe 5: PRINCE2 hanteert het principe van managen ‘by exception’.

Hiermee biedt PRINCE2 het hoger management de mogelijkheid controle te houden over het project zonder daar continu zeeën van tijd in te hoeven steken. Het is een efficiënte wijze van aansturing, die ervoor zorgt dat beslissingen op het juiste niveau worden genomen. PRINCE2 kent binnen het project drie managementniveaus voor het respectievelijk sturen van het project, het managen van een fase en het opleveren van de producten.

Voor ieder niveau worden specifieke afspraken gemaakt over de vrijheid van handelen (toleranties) ten aanzien van de verschillende beheersaspecten. Dit zijn de aspecten tijd, geld, kwaliteit, scope, baten en risico’s. Het principe gaat uit van een eigen verantwoordelijkheid binnen de vooraf afgesproken toleranties. Indien voorzien wordt dat toleranties worden overschreden, moet worden geëscaleerd naar het bovenliggende managementniveau. Tussentijds wordt het management alleen met rapportages op hoofdpunten op de hoogte gehouden en bij Faseovergangen. Dit betekent overigens niet dat regulier gepland overleg niet plaats kan vinden.

Principe 6: Een PRINCE2-project is gericht op het opleveren van producten, inclusief het voldoen aan de overeengekomen kwaliteitscriteria.

Volgens PRINCE2 is resultaatgericht werken een essentieel uitgangspunt van projecten. Iedere activiteit moet ‘iets’ opleveren. Wat is er klaar als het werk af is? Dit principe zorgt voor een focus op het op te leveren resultaat zowel voor het project als voor de afzonderlijke delen. Je moet eerst weten wat je moet opleveren (en wat niet) en aan welke eisen het moet voldoen, voordat je de werkzaamheden kunt plannen om dit te kunnen realiseren. Dit voorkomt ook discussies achteraf over wat had moet worden gerealiseerd en waar die producten aan hadden moeten voldoen.

Een belangrijk hulpmiddel hierbij is de techniek ‘productgerichte planning’ en het gebruik van Productbeschrijvingen. Met behulp hiervan wordt inzichtelijk gemaakt wat het project op moet gaat leveren en aan welke eisen de individuele producten moeten voldoen en hoe en door wie deze producten getoetst zullen gaan worden.

Principe 7: PRINCE2 wordt op maat gemaakt voor ieder project.

Het bijzondere van PRINCE2 is dat de methode toepasbaar is ongeacht de kenmerken van het project en ongeacht de context waarbinnen het project wordt uitgevoerd. Een direct gevolg hiervan is dat de methode wel ‘verstandig’ moet worden toegepast. Dit wil zeggen: niet het slaafs opvolgen van voorgeschreven activiteiten en producten, maar ook niet het negeren van iedere suggestie of aanbeveling vanuit de methode. Het doel is het zo toesnijden van de methode op de situatie dat deze ‘past’ bij het specifieke project in zijn omgeving. Dit vereist een actieve houding van zowel de Stuurgroep als de Projectmanager.

De grondhouding bij het op maat maken van de methode moet zijn:

■   Het is noodzakelijk om informatie te ontvangen, niet per se te documenten.

■   Het is noodzakelijk beslissingen te nemen, niet per se te vergaderen.

De wijze waarop de methode is toegesneden op de specifieke omstandigheden van het project moet worden vastgelegd in de Projectinitiatiedocumentatie. Zo kan iedereen nagaan hoe de basisprocessen en procedures van PRINCE2 zijn aangepast voor dit project.

De PRINCE2-thema’s beschrijven die aspecten van projectmanagement die continu en integraal moeten worden meegenomen gedurende de gehele levensloop van ieder project (zie figuur I.1).

Figuur I.1 Thema’s PRINCE2 (Based on PRINCE2 material of AXELOS Limited)

Business Case – Dit thema behandelt met name het ‘waarom’ van het project en zet de baten die het oplevert af tegen de kosten en risico’s. Het geeft antwoord op de vraag: is dit project de investering van geld, mensen en middelen waard en hoe zeker is het dat de voordelen worden behaald?

Organisatie – Een project is een geheel van activiteiten in een tijdelijke organisatie. Dit thema beschrijft de rollen en verantwoordelijkheden die noodzakelijk zijn om het project te sturen en te managen. Het geeft antwoord op de vraag: Wie heeft welke rol en welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden horen daarbij?

Kwaliteit – Het thema Kwaliteit is er enerzijds op gericht om te komen tot de juiste specificaties van het gewenste projectresultaat en anderzijds hoe het management kan zekerstellen dat hieraan voldaan gaat worden. Waar moet het projectresultaat aan voldoen en en hoe zorgen we ervoor dat de producten hier ook aan voldoen?

Plannen – PRINCE2-projecten worden uitgevoerd op basis van goedgekeurde plannen. Dit thema beschrijft de stappen om tot een gefundeerd plan te komen. Het geeft antwoord op de vraag: Wat moet er gemaakt worden, wanneer, op welke wijze en door wie?

Risico’s – Projecten zijn van nature onzeker en dit thema geeft handvatten hoe hiermee om te gaan inclusief de voorbereidingen en communicatie daaromheen. Het thema Risico beschrijft hoe je risiscomanagement het best kunt inrichten in een project.

Wijziging – Dit thema gaat over het beheersen van wijzigingen in het project. Tevens wordt hierin het onderdeel configuratiemanagement beschreven. Het geeft antwoord op de vragen: Wie kunnen er allemaal wijzigingen indienen? Wie analyseert deze wijzigingen en wie neemt hierover een besluit? Hoe houden wij overzicht over het totaal van de wijzigingen?

Voortgang – Dit thema gaat over het bewaken en rapporteren van de voortgang. Tevens gaat het over het delegeren van werk met behulp van toleranties. Het geeft antwoord op de vragen: Hoe staat het met het project? Wat verwachten we verderop in het project? Hoe houden we iedereen op de hoogte?

Andere thema’s zoals veiligheid, gezondheid en milieu, maar ook nieuwe aandachtsgebieden zoals Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen worden niet expliciet geadresseerd, maar kunnen binnen de bovenbeschreven thema’s wel worden meegenomen.

Het doel van het thema Business Case is om mechanismen aan te reiken om te kunnen beoordelen of het project wenselijk, levensvatbaar en haalbaar is (en blijft), ter ondersteuning van het besluit het project op te starten of voort te zetten.

■ 4.1   INLEIDING

Het document Business Case geeft de zakelijke rechtvaardiging voor een project. Het geeft antwoord op de vraag: ‘Waarom is dit project gewenst?’ Het is voor de opdrachtgever essentieel om te weten hoe de kosten van het project zich verhouden tot de verwachte baten en hoe groot daarbij de risico’s zijn. Wegen de kosten en de risico’s niet op tegen de te verwachten baten, dan is er geen valide Business Case en is er ook geen reden om het project te starten of voort te zetten.

De Opdrachtgever is eigenaar van de Business Case namens de klant. De Opdrachtgever kan echter het ontwikkellen en onderhouden van de Business Case delegeren aan de Projectmanager. Verder kan de Opdrachtgever aan Projectborging vragen om te assisteren bij het ontwikkelen en onderhouden van de Business Case.