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- Herausgeber: tredition
- Kategorie: Fachliteratur
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2023
Tauchen Sie ein in die Welt des Prozessmanagements, wie Sie sie noch nie zuvor gesehen haben. In unserer heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die Fähigkeit, effektive Prozesse zu gestalten und zu verwalten, von entscheidender Bedeutung. Doch allzu oft wird Prozessmanagement von schwer verständlicher Theorie und abstrakter Rhetorik überlagert, während die wirkliche Praxis im Dunkeln bleibt. Dieses Buch führt Sie auf verständliche Art und Weise in die Welt des Prozessmanagements ein. Anstatt sich ausschließlich auf theoretische Details zu konzentrieren, richtet es den Fokus auf die Meta-Ebene. Diese Meta-Ebene bildet eine Brücke zwischen den verschiedenen Aspekten des Prozessmanagements und ermöglicht ein umfassendes Verständnis des Gesamtsystems. Erfahren Sie, wie die einzelnen Puzzleteile wie Prozessziele, -dokumentation und -kennzahlen auf der Meta-Ebene zusammenwirken und sich gegenseitig beeinflussen. Dadurch wird ein ganzheitlicher Ansatz geschaffen, der es ermöglicht, Prozesse effektiv zu steuern und kontinuierlich zu verbessern. "Prozessmanagement zugänglich gemacht" ist nicht nur für erfahrene Prozessmanager und -berater geeignet, sondern auch für Einsteiger, die sich einen fundierten Überblick über das Thema verschaffen möchten.
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Seitenzahl: 98
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Ähnliche
Prozessmanagement zugänglich gemacht
Impulse setzen und Veränderung bewirken
Lucas Werner & Marcel Soer
© 2023 Marcel Soer, Lucas Werner
Druck und Distribution im Auftrag der Autoren:
tredition GmbH, Heinz-Beusen-Stieg 5, 22926 Ahrensburg, Deutschland
Das Werk, einschließlich seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Für die Inhalte sind die Autoren verantwortlich. Jede Verwertung ist ohne ihre Zustimmung unzulässig. Die Publikation und Verbreitung erfolgen im Auftrag der Autoren, zu erreichen unter: tredition GmbH, Abteilung "Impressumservice", Heinz-Beusen-Stieg 5, 22926 Ahrensburg, Deutschland.
Inhalt
Cover
Titelblatt
Urheberrechte
Vorwort
1 Warum das alles?
2 Dürfen wir vorstellen: Herr Fällig, ein fiktiver Mitarbeiter
3 Was ist eigentlich Prozessmanagement?
4 Die Schritte zum Erfolg
5 Prozessziele sind ein kritischer Erfolgsfaktor!
5.1 Ziele definieren
5.2 Ziele prägnant benennen
6 Strukturierung durch Zeit- und Budgetmanagement
7 Kommunikation als kritischer Erfolgsfaktor
8 Rollen zur Sicherung von Verantwortung
9 Erstmal dokumentieren
9.1 Dokumentationstiefe durch Prozessebenen
9.2 Dokumentieren ist nicht das Ziel, sondern der Weg dahin!
9.3 Struktur durch einheitliche Methoden
9.3.1 Weniger Daten, mehr Erkenntnisse!
9.3.2 Bilder sagen mehr als Worte!
10 Dann priorisieren
11 Erst jetzt kann optimiert werden
11.1 Phasenmodell der Prozessoptimierung
11.2 Prozesserneuerung oder Prozessverbesserung
11.3 Prinzipien der Optimierung
12 Prozesse optimiert – Was nun?
13 Die Fehlerkultur als Innovationstreiber
14 Wie wird ein Umdenken der Mitarbeiter erreicht?
15 Rules of the Game
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Prozessmanagement zugänglich gemacht
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Prozessmanagement zugänglich gemacht
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Vorwort
Was bewegt zwei junge Menschen, ein Buch zu schreiben? Während unserer Studienzeit haben wir uns intensiv mit Fachliteratur zum Thema Prozessmanagement beschäftigt. Es ist dabei oft schwer gewesen, die eigentliche Kernaussage zu verstehen und das gelesene Wissen in der Praxis anzuwenden. Erst nach unseren ersten Schritten im Berufsleben wurde uns bewusst, wie stark Theorie und Praxis auseinanderliegen können.
Fachliteratur lässt oft den Faktor Mensch als Variable aus dem Spiel. Das Kartenhaus an theoretischen Modellen kann allerdings genau durch diese Variable zum Einsturz gebracht werden. Zudem neigt Fachliteratur dazu, eine hochgestochene Sprache und abstrakte Formulierungen zu verwenden. Doch eigentlich ist der primäre Zweck eines Fachbuchs, Wissen zu vermitteln. Dies gelingt allerdings nicht mit einer Aneinanderreihung von vielen verschiedenen Fachbegriffen, sondern durch eine einfache Sprache und anschauliche Beispiele.
All diese Erkenntnisse und Erfahrungen haben uns schließlich dazu inspiriert, dieses Buch zu schreiben. Ein Buch, das die Kluft zwischen Theorie und Praxis im Prozessmanagement überbrücken soll. Ein Buch, das ehrlich und ohne Umschweife die Herausforderungen und Probleme anspricht, die in der realen Welt auftreten können. Ein Buch, das verständlich geschrieben ist und tatsächlich einen Mehrwert für all jene bietet, die sich täglich mit Prozessen und deren Management auseinandersetzen.
Dieses Buch ist nicht nur ein Produkt unserer eigenen Erfahrungen, sondern auch eine Einladung zur Diskussion, zum Austausch von Wissen und zur Weiterentwicklung des Prozessmanagements. Denn nur durch die Verbindung von Theorie und Praxis, von abstraktem Wissen und konkreter Umsetzung, können die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt erfolgreich gemeistert werden.
Wir hoffen, dass Ihnen dieses Buch bei Ihrer eigenen Reise durch die Welt des Prozessmanagements hilfreiche Antworten auf drängende Fragen liefert. Wir freuen uns, dass Sie sich auf diese Reise mit uns begeben.
1 Warum das alles?
Das Zusammenwirken zwischen Unternehmen, die Vorstellungen von Arbeitnehmern über die zukünftige Arbeitswelt von morgen und der Handel an sich verändern sich so schnell wie nie zuvor. Dies zwingt Unternehmen, sich deutlich schneller anzupassen. Auf ein Problem zu reagieren, ist schon lange nicht mehr ausreichend. Vielmehr sollten Probleme gelöst werden, bevor diese auftreten.
Doch wie ist das möglich? Das Stichwort ist Prozessmanagement. Waren Sie schon einmal in einem Unternehmen tätig oder sind es gerade, in dem Prozesse zwar angepasst werden, aber keine festen Strukturen und Rahmenbedingungen etabliert sind, wie diese Anpassungen durchzuführen sind? Mit einem funktionierenden Prozessmanagement treten viele Probleme gar nicht erst auf. Ein funktionierendes Prozessmanagement gibt Ihnen genau solch eine Struktur vor und ermöglicht es sogar, bestimmte Probleme zu verhindern, bevor Sie auftreten. Prozessmanagement ist deutlich mehr als nur das Dokumentieren, Durchführen, Planen, Kontrollieren und Optimieren von Aufgaben.
Es lebt vom Arbeiten mit Menschen, von den stetigen Anpassungen neuer Anforderungen durch Gesellschaft und Wirtschaft, vom Zwischenmenschlichen, von der Unterscheidung zwischen scheinbar wichtigen und tatsächlich wichtigen Themen. Und insbesondere von der Kombinationsfähigkeit all dieser Problemstellungen miteinander. Das Abstrahieren dieser Eigenschaften ist eine Fähigkeit, die unwichtig erscheinen mag und dennoch immer benötigt wird – wir sprechen hierbei von der sogenannten Meta-Ebene. Hierbei handelt es sich um die „Magie“, die alles am Laufen hält.
Deshalb zielt dieses Buch hauptsächlich auf die Thematiken der Meta-Ebene ab. Ziel ist es, die zwischenmenschlichen Aspekte und den gesunden Menschenverstand in die komplexe Welt des Prozessmanagements zu integrieren. Lesen Sie zwischen den Zeilen, hinterfragen Sie die genannten Behauptungen und denken Sie an die Welt von morgen. Vor allem die Verknüpfung zur Meta-Ebene ermöglicht es Ihnen, ein anderes, vielleicht neues Bild des Prozessmanagements zu entwickeln.
In der bekannten Fachliteratur wird Prozessmanagement recht trocken vermittelt, da die wissenschaftlichen Aspekte im Vordergrund stehen. Hier werden Sie keinen Fantasy-Roman vorfinden. Die Thematik wird durch Geschichten aus dem Arbeitsalltag eines fiktiven Mitarbeiters Frederik Fällig aufgelockert und anschaulich erklärt.
Lassen Sie sich inspirieren, sammeln Sie neue Anregungen, verlassen Sie Ihren bekannten Kosmos und hinterfragen Sie Ihre bisherigen Denkansätze.
2 Dürfen wir vorstellen: Herr Fällig, ein fiktiver Mitarbeiter
Um unsere Ideen verständlich präsentieren zu können, stellen wir Ihnen eine fiktive Person vor, die einen typischen Arbeitnehmer in einem Unternehmen widerspiegelt. Das Unternehmen befindet sich zurzeit an der Schwelle zur Entwicklung eines Prozessmanagementsystems.
Herr Fällig arbeitet beim Unternehmen KPM Papiervertrieb GmbH. KPM ist ein Vertriebsunternehmen, dass sich auf den Verkauf von Papierprodukten wie Kopierpapier, Kartonagen und Briefpapier fokussiert hat. Mit 942 Mitarbeitern und einem Umsatz von 63 Millionen Euro zählt KPM zu den größten Papierresellern in Norddeutschland.
Herr Fällig hat sich im Unternehmen durch Engagement und gute Ideen bewiesen. Deshalb wurde er im letzten Monat zum Leiter der Abteilung für Auftragsabwicklung befördert.
Aufgrund von personellen Engpässen muss Herr Fällig immer wieder in anderen Abteilungen aushelfen. Dabei fällt ihm auf, dass die Arbeitsabläufe in der eigenen Abteilung und in anderen Abteilungen, aber auch abteilungsübergreifend nicht abgestimmt sind und nicht dokumentiert werden. Er war nie der kommunikativste Mensch, weshalb er Schwierigkeiten hat, die Prozessabläufe zu erfragen.
Herr Fällig hat in seiner Studienzeit alle seine Abschlussarbeiten auf das Thema Prozessmanagement bezogen. Aus diesem Grund bringt er die Motivation mit, sich ebenfalls in seinem Unternehmen mehr einzubringen und das Thema Prozessmanagement voranzutreiben. Herr Fällig wird Ihnen im Laufe dieses Buches alltägliche prozessmanagementbezogene Probleme näherbringen.
3 Was ist eigentlich Prozessmanagement?
Prozessmanagement ist wie ein Puzzle. Haben Sie einmal versucht, die Teile eines Puzzles ohne Konzept zusammenzusetzen? Vielleicht ja, aber das Ergebnis ist nicht unbedingt zufriedenstellend und wirkt nicht aufeinander abgestimmt.
Diese Analogie lässt sich auf Ihr Unternehmen übertragen. Mitarbeiter, Prozesse, Arbeitsanweisungen, Ressourcen und vor allem Zeit – all diese Bereiche des Prozessmanagements sind Puzzleteile, die das Bild Ihrer Organisation zeichnen. Wie beim Puzzeln muss systematisch vorgegangen werden. Sie würden z. B. erst die Randteile eines Puzzles legen und eine Sortierung nach Farben vornehmen. Sie priorisieren demnach, welche Teile Sie zuerst legen und gehen nach einem gewissen Schema vor. Wenn man sich so viele Gedanken beim Puzzeln macht, wieso dann nicht am Arbeitsplatz?
Prozessmanagement nur durch das eigene Bauchgefühl zu steuern oder anzugehen, kann nicht erfolgreich sein. Die einzelnen Elemente im Prozessmanagement können Sie wie die Puzzleteile verstehen: Sie brauchen eine Struktur und ein Schema, um diese sinnvoll zu legen, damit am Ende ein harmonisches Bild entsteht.
Prozessmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess zur Messung und Verbesserung der Unternehmensperformance. Dieser umfasst Methoden, Aktionen, Organisationseinheiten und die Unternehmensstrategie, um langfristig effizienter zu werden.1
In jeder Fachliteratur hätten Sie sich jetzt an einer Aufzählung von Argumenten erfreuen dürfen, die Ihnen beweisen wollen, warum Prozessmanagement wichtig ist.
Schauen wir uns doch lieber einen typischen Arbeitstag von Herrn Fällig an.
Frederik Fällig beginnt seinen Tag, wie jeden Morgen, mit dem Überprüfen seines E-Mail-Postfachs. Ein nicht eingehaltener Liefertermin, ein Meeting verschoben auf 11 Uhr, diverse Fragen zur Lagerführung von zwei neuen Mitarbeitern. Zudem ist der Investitionsantrag für die modernen Hochregallager immer noch nicht bearbeitet worden. Nach einem kurzen Blick auf seine Uhr realisiert Herr Fällig, dass es schon 10:30 Uhr ist und er sich auf das Meeting vorbereiten muss. Das Meeting läuft wieder einmal ohne einen roten Faden ab. Der Abteilungsleiter weist darauf hin, dass Liefertermine eingehalten werden müssen. Eine Kollegin beschwert sich darüber, dass die Arbeitsabläufe nicht klar sind und jeder so arbeitet, wie er es für richtig hält.
Nach einer Stunde stressigen Diskussionen ist es Zeit für die Mittagspause. Herr Fällig sitzt mit seinen Kollegen zusammen und lässt den Vormittag Revue passieren. Dabei stellt er fest, dass er aufgrund fehlender Strukturen innerhalb der Abteilungen viele Aufgaben anderer Kollegen übernimmt, die mit seinem eigentlichen Tätigkeitsbereich wenig zu tun haben.
Zum Beispiel hat er bereits alles rund um die Lagerführung dokumentiert und abgelegt. Die Inventur ist ein To-do der neuen Mitarbeiter. Allerdings zieht sich die Einarbeitung der Kollegen durch eine fehlende Struktur so endlos hin, dass er ihnen stets unter die Arme greifen muss und Fragen beantwortet.
Gegenseitige Unterstützung ist wichtig, sollte jedoch effizient erfolgen. Der kurzfristig verschobene Termin auf 11 Uhr, der alles andere als strukturiert ablief, hat Zeit in Anspruch genommen, die er hätte anderweitig besser nutzen können. Er selbst hat dadurch keine einzige seiner Aufgaben erledigt und darf wahrscheinlich Überstunden machen, um seine Aufgaben noch fertigzustellen.
Hätte Prozessmanagement im Unternehmen einen höheren Stellenwert, würden neue Mitarbeiter in einem On-Boarding-Prozess eingearbeitet werden und Herr Fällig würde weniger Zeit für die Bearbeitung von E-Mails benötigen. Das Meeting wäre strukturiert, die Teilnehmer würden sich nicht über die aktuelle Arbeitsweise beschweren, sondern konstruktive Verbesserungsvorschläge äußern, und Herr Fällig wäre in der Lage, seine Aufgaben in der regulären Arbeitszeit zu erfüllen.
Wie Prozessmanagement das ermöglicht, fragen Sie sich?
Hier schon einmal ein kleiner Ausblick für Sie: Mit einem erfolgreich integrierten Prozessmanagement wird den Mitarbeitern ermöglicht, sich verstärkt im Unternehmen einzubringen und eigene Ideen voranzutreiben. Damit dies nicht unkontrolliert abläuft und Wildwuchs verhindert werden kann, ist es zwingend erforderlich, Methoden für ein einheitliches Vorgehen zu kommunizieren. Den Mitarbeitern wird sozusagen ein Werkzeugkasten zur Verfügung gestellt. In dem Werkzeugkasten befinden sich beispielsweise klare Strukturen zur Verwendung diverser Vorgehensmodelle, methodisches Wissen zu verschiedenen Ansätzen der Optimierung oder geeignete Tools zum Designen von Prozessen. Je nach Art der Aufgabe können dann die richtigen Werkzeuge entnommen und benutzt werden.
