Stop Digital Chaos E-Book

Marco Peters

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2015

Seitenzahl: 82

Beschreibung

Dieser Ratgeber erklärt in drei Kapiteln kompetent und anschaulich, wie jeder heute das DIGITAL CHAOS in den Griff bekommt (Ordnung). Wie man die Kontrolle über seine Daten behält (Sicherheit). Und mit welchen Tools wir morgen arbeiten sollten, um als Unternehmen nicht den Anschluss zu verlieren (Zukunft). Die Digitalisierung dominiert mittlerweile einen großen Teil unseres Arbeitsalltags. Hochgerüstet mit extrem effizienten und vernetzten digitalen Hilfsmitteln, stoßen wir vor allem mit unseren menschlichen Fähigkeiten an unsere Grenzen: notorisch überladene Datenserver, hunderte von ungelesenen E-Mails sowie übervolle Kalender und Todo-Listen führen uns das jeden Tag vor Augen. Als wäre dem nicht genug, haben die Datenschutzskandale der letzten Zeit zusätzlich für wachsende Verunsicherung gesorgt. Kaum einer weiß, wie eine sichere digitale Kommunikation heute noch aussehen kann. Dabei sind es oft alte Sichtweisen, schlechte Gewohnheiten, Nachlässigkeit oder schlichtweg Unwissenheit, die zum permanenten “DIGITAL CHAOS” führen. Es hat uns einfach nie jemand erklärt, wie digitale Ordnung und Sicherheit wirklich aussieht. Kein Lehrer. Und der IT-Admin auch nicht.

Leseprobe

INHALT

Vorwort – Das erwartet Sie

Teil 1 – ORDNUNG

Meine radikale E-Mail-Ordnung

Professionelle E-Mail-Zuordnung

Viele Geräte – ein Postfach

Intelligent kommunizieren – Der Betreff

Sorglos in den Urlaub

Endlich Ordnung mit Dateien

Leerer Desktop – ein Mythos?

Dokumente sinnvoll benennen

Aufgeräumter Schreibtisch: Clean Desk Policy

Der Trick mit der Pinnwand

TEIL 2 – SICHERHEIT

So geht E-Mail-Sicherheit

Warum E-Mail-Sicherheit wichtig ist

Sicherer E-Mail-Verkehr – E-Mails verschlüsseln

Daten richtig verschlüsseln

Achtung: Vertraulich! – Dokumente verschlüsseln

Geheimsprache: Öffentlich über Kunden reden

Zugänge kontrollieren

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Sicheres Passwort

Sicheres Passwort erstellen

Alternative: Der Schlüsselbund

Rettung im Notfall: Backup!

Problemlos durchs Audit

TEIL 3 – ZUKUNFT

Als Unternehmen zukunftsfähig bleiben

Zukunft. Alles Cloud?

Warum Cloud-Speicher?

Der Platzhirsch: Dropbox

Datenschutz in der Cloud

Social Business – E-Mail-Schock nach dem Urlaub

Soziale Netzwerke für Unternehmen

Lösung ohne Kompromisse: HumHub

Protonet – einfach unabhängig

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Messenger geschäftlich nutzen

Anhang

Schlusswort

Über den Autor

Linksammlung

VORWORT – DAS ERWARTET SIE

Die Digitalisierung dominiert mittlerweile einen großen Teil unseres Arbeitsalltags. Hochgerüstet mit extrem effizienten und vernetzten digitalen Hilfsmitteln, stoßen wir vor allem mit unseren menschlichen Fähikeiten an unsere Grenzen: notorisch überladene Datenserver, hunderte von ungelesenen E-Mails sowie übervolle Kalender und To-do-Listen führen uns das jeden Tag vor Augen.

Als wäre dem nicht genug, haben die Datenschutzskandale der letzten Zeit zusätzlich für wachsende Verunsicherung gesorgt. Kaum einer weiß, wie eine sichere digitale Kommunikation heute noch aussehen kann.

Dabei sind es oft alte Sichtweisen, schlechte Gewohnheiten, Nachlässigkeit oder schlichtweg Unwissenheit, die zum permanenten DIGITAL CHAOS führen. Es hat uns einfach nie jemand erklärt, wie digitale Ordnung und Sicherheit wirklich aussieht. Kein Lehrer. Und der IT-Admin auch nicht.

Dieser Ratgeber erklärt in drei Kapiteln kompetent und anschaulich, wie jeder heute das DIGITAL CHAOS in den Griff bekommt (Ordnung). Wie man die Kontrolle über seine Daten behält (Sicherheit). Und mit welchen Tools wir morgen arbeiten sollten, um als Unternehmen nicht den Anschluss zu verlieren (Zukunft).

Marco Peters, 2015

TEIL 1 – ORDNUNG

Die Arbeit mit den digitalen Medien hat unseren Berufsalltag von Grund auf verändert. Kundenanfragen, Absprachen mit Kollegen oder selbst Vertragsabschlüsse – all das kostete uns früher Stunden oder gar Tage unserer Zeit.

Heute sieht das anders aus: Die E-Mail hat unsere Kommunikation beschleunigt, die Entwicklungen des Web 2.0 völlig neue Wege der Zusammenarbeit eröffnet und die Cloud Dokumente und Dateien von nahezu überall aus zugänglich gemacht.

Klingt nach Freiheit und Flexibilität, oder? Doch sicher werden Sie nicht zu diesem Buch gegriffen haben, wenn Sie mit Ihrer aktuellen Arbeitssituation zufrieden sind. Vielleicht haben Sie sogar bereits ein, zwei oder drei Ratgeber in Ihrem Bücherregal stehen, doch so richtig geholfen haben Ihnen die Tipps nicht.

In meinen Seminaren bekomme ich immer wieder von den Teilnehmern zu hören, dass sie sich bereits den ein oder anderen Ratgeber gekauft haben. Zwar seien die darin geschilderten Probleme und Lösungsansätze nachvollziehbar, doch im Arbeitsalltag schlichtweg nicht umsetzbar.

Woran liegt das? Nun, eines der größten Probleme scheint die E-Mail-Flut zu sein, die tagtäglich unser digitales Postfach zu überschwemmen droht. Viele Ratgeber, die sich dem Thema Digital Working widmen, empfehlen: Nicht jederzeit E-Mails checken, sondern bestimmte Zeitpunkte am Tag festlegen, an denen man in sein digitales Postfach schaut. Manche Ratgeber halten sogar einen einzigen E-Mail-Check pro Tag für ausreichend.

Klingt nach einer radikalen Lösung – und wie Sie dem Buchtitel sicher bereits entnehmen konnten, bin ich selbst ein großer Freund radikaler Lösungsansätze. Doch wie weit darf ein radikaler Ansatz gehen? Spätestens wenn man Arbeitsplatz und Karriere aufs Spiel setzt, ist Schluss!

Als der Berliner Stadtrat Stephan Richter im Sommer 2013 in den Urlaub ging, verfasste er eine Abwesenheitsnotiz, die für Aufsehen sorgte. „Ihre E-Mail wird ungelesen gelöscht“, hieß es in der automatisch generierten Antwort-Mail. Im Anschluss folgte die Bitte, die E-Mail am Tag von Richters Rückkehr erneut zu schicken. Nachdem eine große, deutsche Boulevardzeitung den Politiker als dreist betitelte, folgte prompt die Reaktion. Ab sofort wurde in der Abwesenheitsnotiz auf einen Stellvertreter verwiesen.

So hat auch Richter einen radikalen Ansatz verfolgt, der sein Gutes hat: Wäre der Plan aufgegangen, hätte sich der Politiker nach Rückkehr aus dem Urlaub direkt wieder seiner eigentlichen Arbeit widmen können, anstatt Stunden um Stunden E-Mails zu löschen. Wirklich dringliche Anliegen hätte er am Tag seiner Rückkehr erneut erhalten. Natürliche Auslese unwichtiger E-Mails sozusagen.

Jeder, der mit Kunden und Lieferanten zusammenarbeitet, wird diese radikale Art des E-Mail-Konsums jedoch nicht umsetzen können, ohne dabei seine Karriere aufs Spiel zu setzen. Sicherlich gibt es Anliegen, die nicht sofort Ihres Einsatzes bedürfen, aber manchmal ist eben doch eine rasche Reaktion gefragt. Ein Kunde wird wenig Verständnis dafür aufbringen, dass Sie nur einmal am Tag Ihre E-Mails abrufen, während die Konkurrenz auf das gleiche Anliegen innerhalb weniger Stunden reagiert hätte.

Dass man sich auch anders als Richter gegen die E-Mail-Flut zu Wehr setzen kann, werden Sie im Verlauf dieses Ratgebers erfahren. Denn es gibt radikale Ansätze, die zwar gewöhnungsbedürftig erscheinen, jedoch im Ergebnis effektiv sind – und alles andere als arbeitsplatzgefährdend.

Meine radikale E-Mail-Ordnung

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie…… E-Mails nach Priorität sortieren und abarbeiten.… E-Mails mit einem CRM-System verwalten.… ein E-Mail-Postfach sinnvoll einrichten.… sorglos in den Urlaub fahren können.… mit E-Mail-Anhängen umgehen.

BING… „Sie haben Post.“ So oder so ähnlich meldet sich unser E-Mail-Programm Tag für Tag. Ob wir gerade in eine Aufgabe vertieft sind, in einem Meeting sitzen oder mit einem Kunden telefonieren – das E-Mail-Programm bleibt hartnäckig und unterbricht uns ohne schlechtes Gewissen. Das belegen auch die nackten Zahlen: Laut einer Studie des McKinsey Global Institute werden rund 28 Prozent der Arbeitszeit mit der Verwaltung von E-Mails verbraucht.

Bleibt nur eine Lösung: das E-Mail-Programm einfach abstellen. Dass sich diese Methode im Arbeitsalltag jedoch als nicht umsetzbar erweist, haben Sie sicherlich schon feststellen müssen. In meinen Schulungen zur E-Mail-Organisation sprechen mich die Teilnehmer immer wieder auf dieses Problem an. Manch einer hat es mit der Abstellen-Methode versucht und auf diesem Wege Kunden, Geschäftspartner und Kollegen verärgert.

„Es muss doch eine Lösung geben, die sowohl im eigenen Sinne als auch im Sinne der Kunden ist“, dachte ich mir und entwickelte ein Konzept, das den Umgang mit E-Mails im Alltag erleichtert.

Dabei hatte ich stets zwei Ziele vor Augen:

1. Der Umgang mit geschäftlichen E-Mails soll stressfrei werden.

2. Jeder Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens soll das Konzept anwenden können. Das Ziel: Jeder steigt durch, auch wenn mal ein Kollege im Urlaub ist und man zusätzlich mit der Bearbeitung seiner Mails beauftragt wird.

Herausgekommen ist eine Verfahrensweise, die den effizienten Umgang mit dem immerzu vollen digitalen Postfach möglich macht:

meine radikale E-Mail-Ordnung.

 

Vier Schritte zur radikalen E-Mail-Ordnung–1. Schritt: Gelassen bleiben

Sie sitzen am Schreibtisch und wollen dem Tagesgeschäft nachgehen. Doch während Sie Angebote schreiben, die Buchhaltung erledigen oder Ihre Termine planen, sehen Sie, wie eine E-Mail nach der nächsten in Ihrem Postfach landet. Die Menge der eingehenden E-Mails wächst und wächst – die Zahl im Icon des E-Mail-Programms steigt unaufhörlich an. Mit jeder weiteren E-Mail werden Sie ein wenig nervöser. Bis Sie schließlich von Ihrer aktuellen Aufgabe ablassen und schuldbewusst das E-Mail-Programm öffnen.

Was an dieser Stelle ein wenig nach Horror klingen mag, ist mittlerweile Realität geworden. Auch ich erlebe dieses Szenario Tag für Tag. Beispielsweise wenn ich bei Kunden vor Ort ein Gespräch führe. Zehn Minuten Dialog und zehn E-Mails mehr im Postfach, das ist keine Seltenheit.

Bei mir ist das E-Mail-Programm immer eingeschaltet –und trotzdem schaffe ich es, mich von eingehenden E-Mails nicht aus der Fassung bringen zu lassen. Wie ich das hinbekomme? Ich behalte trotz alarmierend vieler E-Mails im Postfach stets einen kühlen Kopf. Glauben Sie mir: Mehr als die Hälfte der E-Mails, die während des Zehn-Minuten-Dialogs mit meinem Kunden eingingen, werden sich später als unwichtig oder gar irrelevant herausstellen.

2. Schritt: Die 5 Mailtypen kennen

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Mein Kunde und ich haben das Gespräch beendet, ich gehe meiner Wege und der Kunde wendet sich den eingegangenen 50 E-Mails zu. Ich bin mir sicher, dass folgende Typen an E-Mails eingetroffen sind:

1. Newsletter: Newsletter erscheinen praktisch –schließlich haben wir sie meist freiwillig abonniert. Sie informieren uns über Themen, die uns wirklich interessieren. Und trotzdem: Diese Form der Informationsbeschaffung ist nicht mehr zeitgemäß.

Wollen Sie sich regelmäßig zu einembestimmten Themenschwerpunkt informieren,suchen Sie nach alternativen Informations-wegen. Der Informationsdienst Twitter isteine tolle Möglichkeit, unkompliziert aufdem neuesten Stand zu bleiben.

Bei seriösen Newslettern (und auch Werbemails) finden Sie im Footer der E-Mail einen Button, über den Sie sich vom Erhalt abmelden können. Nutzen Sie diese Funktion.

2. Werbemails: Im Gegensatz zu Newslettern bekommen wir Werbemails häufig, ohne sie aktiv abonniert zu haben. Auch hier ist der Abmelden-Button am Ende der E-Mail Gold wert. Übrigens: Die Angst, über den Abmelden-Button für weiteren Spam gecached zu werden, sollten Sie ablegen. Der positive Effekt wird überwiegen. Ein guter Spam-Filter hält Ihnen die übrige aufdringliche Werbung vom Hals.

Investieren Sie die Zeit, um denAbmelden-Button zu suchen und zu klicken,Bereits nach einer Woche regelmäßgenAbweldens, wird die Anzahl uherwünschterE-Mails in Ihrem postfach deutlichgesunken sein.

3. CC-Mails: Um alle auf dem aktuellen Stand zu halten, werden Teammitglieder oder Vorgesetzte gerne als Empfänger in den CC-Bereich einer E-Mail gesetzt. Das Problem: Entspinnt sich aus der ursprünglich gesendeten E-Mail schließlich eine Diskussion, landen auch alle weiteren E-Mails zu diesem Thema bei den Kopie-Empfängern. Dabei sind an dem folgenden Schriftverkehr meist nur zwei Teilnehmer beteiligt – der Rest der Empfänger hat jedoch nichts mehr mit der Diskussion zu tun. Schnell sind dann CC-Mails im zweistelligen Bereich im Postfach zu finden, die dort nichts verloren haben.