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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
Dieses SAP-Praxishandbuch stellt Ihnen die verschiedenen Berichtsmöglichkeiten im SAP Controlling mit besonderem Fokus auf die Entwicklung eines internen Berichtswesens vor. Unabhängig vom Werkzeug, das Sie für Ihr Berichtswesen wählen: Entscheidend ist die Zielsetzung, mit der bestimmte Daten überhaupt erhoben werden.
Neben einer Auswahl vorhandener SAP-CO-Standardberichte für Innenaufträge, Kostenarten-, Kostenstellen- und Profit-Center-Rechnung werden auch Teillösungen wie der Kostenstellenetat und die Budgetierung von Innenaufträgen sowie Möglichkeiten der Auftragsabrechnung oder eines Obligos durch Mittelbindungen betrachtet. Anhand gut illustrierter Beispiele macht Sie der Autor zudem mit den Grundzügen der zentralen Tools für eigene Reports vertraut und beschreibt, wie Sie diese auch anderen Nutzern zur Verfügung stellen können.
Das Buch richtet sich vor allem an erfahrenere Beschäftigte im SAP-Bereich Controlling, die in diesem Modul ein eigenes es Berichtswesen aufbauen wollen, soll aber auch Sachbearbeiter im Controlling kleinere Kniffe zur täglichen Arbeitserleichterung liefern.
- Grundlagen der Berichtskonzeption im SAP Controlling
- Entwicklung eines internen Berichtswesens in SAP ERP CO
- Varianten zur Selektion von Bewegungsdaten
- Export von Berichten nach Excel
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Seitenzahl: 137
Veröffentlichungsjahr: 2017
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Andreas Unkelbach
Berichtswesen im SAP®-Controlling
Alle Rechte vorbehalten
1. Aufl. 2017, Gleichen
© Espresso Tutorials GmbH
URL:www.espresso-tutorials.com
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John Pringle: Practical Guide to SAP® Profit Center Accounting
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Einleitung
Von der Idee zum Buch
Ausgangslage für das interne Rechnungswesen ist die Verarbeitung der vorhandenen Ergebnisse des externen Rechnungswesens, indem Buchungen aus dem internen Rechnungswesen nach einzelnen Gesichtspunkten des Controllings aufbereitet werden. Das Finanzberichtswesen extrahiert daraus für das Unternehmen die notwendigen Grundlagen für strategische und operative Entscheidungen, offenbart Handlungsalternativen und bietet Werkzeuge für entsprechende Planungsszenarien. So können etwa Kennzahlen abgeleitet werden, die zum Erreichen von Unternehmenszielen herangezogen und kontrolliert werden können. Ein internes Berichtswesen soll aber nicht nur einen Blumenstrauß an Kennzahlen liefern, sondern für die einzelnen Verantwortlichen auf allen Ebenen eines Unternehmens eine sinnvolle und lesbare Darstellung der vorhandenen Daten in SAP anbieten.
Das vorliegende Buch gibt Ihnen Anregungen und Hilfen zum Aufbau eines internen Berichtswesens innerhalb des SAP-Moduls Controlling (CO). Dabei geht es nicht darum, ein komplettes Berichtskonzept zu entwickeln, sondern Ihnen vielmehr anhand konkreter Praxisbeispiele hilfreiche Tipps und Tricks zu liefern, um Ihre Aufgaben rund um das Berichtswesen zu vereinfachen und ggf. vorhandene Vorstellungen und Ziele umzusetzen. Idealerweise können Sie definierte Berichtsanforderungen und dazu passende Berichte zusammenfassen und in Form eines Management-Cockpits für die einzelnen Verantwortungsbereiche zur Verfügung stellen, um an einer zentralen Stelle alle Informationen sammeln und direkt auswerten zu können. Diese Informationen sind nicht nur für die Unternehmensleitung und das Management, sondern auch für andere Verantwortliche im Unternehmen relevant.
Definition: Management-Cockpit
Sie können ein Management-Cockpit mit dem Cockpit eines Flugzeuges vergleichen: Durch sinnvoll eingerichtete Instrumente werden den Piloten alle notwendigen Informationen angezeigt, um das Ziel (Flughafen) zu erreichen und auch die Flugstrecke erfolgreich zu meistern. Bei eventuell auftretenden Abweichungen vom Kurs können diese über die Instrumente leicht festgestellt und korrigiert werden.
An wen richtet sich dieses Buch
Dieses Buch richtet sich an erfahrenere Beschäftigte im Bereich Controlling, die im SAP-Modul CO ein Berichtswesen aufbauen wollen. Daneben können einzelne Beispiele nicht nur für Key-User, sondern auch für fortgeschrittene Sachbearbeiter im Controlling nützlich sein, um für regelmäßig genutzte Berichte kleinere Kniffe zur Arbeitserleichterung zu liefern.
Die einzelnen Berichtsanforderungen sind im Buch so allgemein gehalten, dass es Ihnen möglich sein sollte, die vorgestellten Methoden auf eigene Berichtsanforderungen zu übertragen bzw. als Grundlage zur Entwicklung eines eigenen Berichtswesens zu verwenden.
Aufbau des Buches
Das Buch ist in fünf Kapitel gegliedert, die verschiedene Aspekte des CO-Berichtswesens darstellen. Im Kapitel 1 werden einige grundlegende Funktionen des internen Rechnungswesens im Controlling – vom Aufbau einer Kostenstellenrechnung bis hin zur Profitcenter-Rechnung und entsprechenden Stammdatenkonzeptionen – anhand eines konkreten Beispiels vorgestellt. Darüber hinaus sollen die Möglichkeiten der internen Kosten- und Leistungsverrechnung präsentiert werden. Gerade die innerbetriebliche Kostenverrechnung zwischen einzelnen Unternehmensbereichen ermöglicht eine Steuerung und sinnvolle Nutzung der vorhandenen Ressourcen. Gleichzeitig dient sie als Basis, um im Gegensatz zum externen Rechnungswesen auch interne Leistungsbeziehungen innerhalb eines Unternehmens darzustellen. Das Kapitel ist als Anregung zu verstehen, um sich ggf. selbst intensiver mit diesen Themen, sofern noch nicht geschehen, auseinanderzusetzen.
Das Kapitel 2 behandelt Aspekte, die entweder übergreifend für verschiedene Berichte gelten oder von zentraler Bedeutung für das gesamte Berichtswesen im Controlling sind. Gerade der Umgang mit Varianten zur Selektion von Bewegungsdaten kann für diverse Berichte hilfreich sein. Zudem dürfte die Möglichkeit des Exports von Berichten nach Excel für viele Unternehmen interessant sein, da bestimmte Aufbereitungen von SAP-Daten häufig noch in Excel erfolgen. Eine besondere Stellung nimmt zum Ende hin der Abschnitt zur Klassifizierung von Innenaufträgen ein, in dessen Rahmen die Erweiterung vorhandener Stammdaten in SAP erläutert wird.
Im Kapitel 3 werden für die Bereiche Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung, Innenaufträge und Profitcenter-Rechnung die im SAP-Standard vorhandenen Optionen des Berichtswesens vorgestellt. Mithilfe der angebotenen Standard-Berichte lassen sich bereits viele Fragestellungen beantworten, die im Rahmen der Konzeption eines internen Berichtswesens auftreten. Außerdem stelle ich Ihnen besondere Methoden vor, die in den einzelnen Teilkomponenten genutzt werden können, um ergänzende Informationen zu den bestehenden Buchungen im Rechnungswesen darzustellen und zur Steuerung bzw. konkreten Planung zu nutzen. Dazu zählen neben »Kostenstellenetat« und »Budgetierung von Innenaufträgen« auch die Möglichkeiten der Auftragsabrechnung oder Anwendungsbeispiele zur Nutzung eines Obligos durch Mittelbindungen im Controlling.
Sollten die vorhandenen Berichte in SAP nicht ausreichen, bietet das Kapitel 4 einen Überblick über verschiedene Optionen zur Erstellung eigener Berichte im Controlling. Hier werden kurz die Themen Report Painter, Rechercheberichte und SAP Query vorgestellt und anhand kurzer Beispiele deren Einsatzmöglichkeiten vorgestellt. Eventuell regen diese Methoden Sie ja auch an, das Thema »Entwicklung von Berichten« näher zu betrachten.
Das Kapitel 5 beschäftigt sich abschließend mit der Frage, wie die einzelnen Berichte den Anwendern zur Verfügung gestellt werden können. Dabei werden sowohl eigene Transaktionen für Berichte dargestellt als auch personalisierte Menüs in SAP vorgeschlagen und das Thema der Dokumentation von Berichten behandelt.
Danksagung
Das Thema »Berichtswesen mit SAP« ist für mich tatsächlich ein Herzensthema, und so bin ich heute noch immer sehr dankbar dafür, dass mir meine Frau Claudia vor einigen Jahren das CMS für meinen Blog andreas-unkelbach.de programmiert hat, sich über diesen Blog ein Kontakt zum Verlag Espresso Tutorials ergab und daraus das erste gemeinsame Buch »Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)« entstand. Nun liegt Ihnen mein neues Buch vor. Für die kritischen Rückmeldungen, aber auch den tatkräftigen und lebendigen Austausch mit meiner Lektorin Anja Achilles sowie die Unterstützung von Martin Munzel bin ich sehr dankbar. Außerdem möchte ich einer geschätzten Kollegin für ihr kritisches Lesen und entsprechende Verbesserungsvorschläge danken. Ebenfalls nicht vergessen möchte ich das erhaltene Feedback zu meinem Vortrag auf den »FICO-Forum Infotagen 2016«, das mich noch einmal den einen oder anderen Abschnitt im Buch anpassen ließ.
Danke zudem an meine Frau, die mich bei der Idee, ein weiteres Buch zu schreiben, unterstützte und mich durch manche Momente der Verzweiflung begleitete.
Zu guter Letzt gilt mein Dank Dr. Marc Colavincenzo. Marc gelang es nicht nur, in mir die Begeisterung für Wein zu wecken, sondern durch seine einzigartige Natur und seinen Charme auch mein Auge auf Literatur und Kunst zu lenken. Es ist immer wieder beeindruckend, Menschen kennenlernen zu dürfen, die Herz und Verstand miteinander in Einklang bringen können. Dank seines positiven Einflusses auf die Atmosphäre des kleinen Weinladens am Wochenmarkt gelingt es mir bei meinen kurzen Besuchen dort tatsächlich, SAP und viele andere berufliche Themen beiseitezuschieben und mich darüber zu freuen, dass es im Leben noch andere Themen gibt.
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Zum Abschluss des Vorwortes noch ein Hinweis zum Urheberrecht: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Systematik des Controllings im Beispielunternehmen
Bevor wir uns konkret mit dem Berichtswesen auseinandersetzen, stelle ich Ihnen in diesem Kapitel das im weiteren Verlauf des Buches betrachtete Beispielunternehmen vor und erkläre, welche Bereiche des SAP-Controllings dort genutzt werden und somit relevant für das Reporting sind.
Als Beispielunternehmen dient uns in den folgenden Kapiteln erneut der fiktive Buchverlag »Neue Medien«, der neben Büchern auch Schulungsvideos und E-Books erstellt sowie eine größere Onlineplattform betreibt. Dieses Beispiel stammt aus dem Buch »Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)« von Martin Munzel und Andreas Unkelbach und soll hier erneut aufgegriffen werden.
Vor einiger Zeit wurde im Verlag das SAP-Modul »Controlling« u.a. mit den Teilkomponenten (auch Teilmodule genannt) Gemeinkostencontrolling (CO-OM) und Profitcenter-Rechnung (EC-PCA) eingeführt. Die Unternehmensorganisation soll über die Kostenstellenhierarchie dargestellt werden. Entsprechend wurden Verantwortungsbereiche durch sprechende Kostenstellen definiert. Deren Aufbau ist in Abbildung 1.1 dargestellt.
Abbildung 1.1: Sprechende Kostenstellen
Die einzelnen Kostenstellen sind den verschiedenen Unternehmensbereichen zugeordnet. Anhand der in Abbildung 1.2 dargestellten Kostenstellenhierarchie können Sie sich einen Eindruck von der derzeitigen Struktur des Unternehmens machen.
Abbildung 1.2: Standardhierarchie Kostenstellen
Der Verlag hat sich dazu entschieden, den Industriekontenrahmen (IKR) zur Darstellung der einzelnen Kosten und Erlöse einzusetzen. Hier werden, wie vermutlich bekannt ist, die einzelnen Buchungsvorgänge auf primäre und sekundäre Kostenarten abgebildet.
Vermögensrechnung / Bilanz
Aktiva
Klasse 0
Immaterielle und Sachanlagen
Aktiva
Klasse 1
Finanzanlagen
Aktiva
Klasse 2
Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzung
Passiva
Klasse 3
Eigenkapital, Rückstellungen
Passiva
Klasse 4
Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzung
Tabelle 1.1: Aufbau Industriekontenrahmen (Teil 1)
Erfolgskonten
Erträge
Klasse 5
Erträge
Aufwendungen
Klasse 6
Betriebliche Aufwendungen
Aufwendungen
Klasse 7
Weitere Aufwendungen
Eröffnung und Abschluss
Klasse 8
Ergebnisrechnung, Eröffnungs- und Abschlusskonten
KLR
Klasse 9
Kosten- und Leistungsrechnung
Tabelle 1.1: Aufbau Industriekontenrahmen (Teil 2)
Diese Konten werden getrennt nach Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen) sowie Kosten- und Leistungsrechnung (internes Rechnungswesen) geführt. Dabei werden Buchungen der Finanzbuchhaltung auf primäre Kostenarten im Controlling fortgeschrieben (Stichwort Mitbuchtechnik). Kirsten Lotse ist die Controllerin des Verlags und hat letztes Jahr das Modul CO eingeführt. Einige der im eingangs erwähnten Buch umgesetzten Funktionen sollen hier kurz vorgestellt werden.
Sie hat die Ertrags- und Aufwandskonten (Klasse 5 bis 7) als primäre Kostenarten in SAP angelegt.
Für die Kosten- und Leistungsrechnung verwendet sie sekundäre Kostenarten, die ausschließlich innerhalb CO gebucht werden und keinen Einfluss auf die GuV-Konten (Aufwand, Ertrag) im FI haben. Diese sind auch im IKR als Kontenklasse 9 vorgesehen.
Die einzelnen Bücher des Verlags werden auf Innenaufträgen dargestellt, wie in Abbildung 1.3 zu sehen.
Abbildung 1.3: Auszug einzelner Innenaufträge (Bücher)
In der Profitcenter-Rechnung werden die Sparten des Verlags als Profitcenter dargestellt, denen einzelne CO-Objekte zugeordnet werden (siehe Abbildung 1.4).
Abbildung 1.4: Struktur der Profitcenter im Verlag
Im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung nutzt der Verlag die Möglichkeiten der Leistungsartenrechnung zur Verrechnung der Kosten des Lektorats durch Erfassung der Leistungsmengen (in Form von Stunden) auf den Innenaufträgen. Darüber hinaus nutzt er statistische Kennzahlen zur Verteilung von Telefonkosten wie auch zur Umlage von Gemeinkosten im Rahmen eines Betriebsabrechnungsbogens, z.B. anhand von Hauptnutzflächen (HNF) oder Vollzeitäquivalenten (VZÄ), wie in Abbildung 1.5 zu sehen.
Abbildung 1.5: Auszug Betriebsabrechnungsbogen
Auch wenn sich Kirsten Lotse sicher ist, dass sie ein nachvollziehbares Controlling aufgebaut hat und alle zur Steuerung eines Unternehmens notwendigen Daten im SAP-System zu finden sind, soll nun ein Berichtswesen aufgebaut werden, womit diese Informationen aufbereitet und den einzelnen Verantwortlichen verständlich innerhalb SAP dargestellt werden können.
Vertiefende Informationen
Die hier kurz angerissenen Methoden werden ausführlicher im Buch »Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)« von Martin Munzel und Andreas Unkelbach beschrieben (Espresso Tutorials, 2016).
Im weiteren Verlauf des Buches wollen wir uns weniger mit der Einrichtung des Controllings und den internen Verrechnungen von Buchungsvorgängen als vielmehr mit dem Aufbau eines Berichtswesens beschäftigen. Begleiten Sie unsere Controllerin Kirsten Lotse auf ihrem Weg von der Konzeption eines internen Berichtswesens bis hin zur praktischen Umsetzung und Entwicklung eigener Berichte. Ich würde mich freuen, wenn Ihnen dieses Beispiel einige Anregungen für ihr eigenes Berichtswesen liefern kann, und verbleibe bis zum nächsten Kapitel mit dem Motto eines Kollegen: »Happy Controlling«!
2 Berichtskonzeption und generelle Kniffe für das Berichtswesen in SAP
In diesem Kapitel möchte ich auf die Grundlagen der Berichtskonzeption eingehen. Neben der Frage nach den Zielen eines Berichtswesens im Controlling sollen Ihnen verschiedene Handgriffe und Möglichkeiten, die auch für andere Module anwendbar sind, als kleine Hilfen für die tägliche Arbeit vorgestellt werden. Darüber hinaus gehe ich auf Fragestellungen zur Verantwortlichkeit im Unternehmen sowie auf den Gegenstand von Berichten innerhalb des Controllings ein.
Bevor sich Kirsten Lotse an die Erstellung von Berichten macht, überlegt sie, inwieweit sich das Berichtswesen im Controlling von den vorhandenen Berichten in der Finanzbuchhaltung, dem Vertrieb oder auch der Logistik unterscheidet. Während sich die Finanzbuchhaltung um externe Berichtsanforderungen z.B. durch handels- und steuerrechtliche Vorgaben (Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung), der Vertrieb um Verkaufszahlen und die Logistik um vorhandenes Material und Einkaufspreise kümmert, sieht Kirsten Lotse Schwerpunkte ihrer Tätigkeiten in der Analyse der internen Geschäftsprozesse und dem Aufbau eines internen Berichtswesens, das auch die Beziehungen der einzelnen Unternehmensbereiche untereinander abbildet. Bevor sie sich jedoch um das Entwickeln einzelner Konzepte kümmert, betrachtet sie die Möglichkeiten, die generell, also nicht nur im Controlling, sondern auch in anderen Modulen zur Verarbeitung von Informationen bestehen. Denn viele der für sie relevanten Fragen und Ansätze gelten sicherlich auch für andere Module (z.B. in der Finanzbuchhaltung [FI] oder auch der Logistik [LO]) und sind nicht nur in ihren Bereichen relevant. Tatsächlich gibt es gerade im Controlling oftmals Schnittmengen zu anderen Abteilungen des Unternehmens, die ähnliche Fragestellungen der internen Steuerung betreffen. Als bereichsübergreifende Beispiele sind etwa das Personalkostencontrolling oder das Marketingcontrolling zu nennen.
Eventuell machen Sie bei der Konzeption eines Berichtswesens ja auch die Erfahrung, dass Sie unterschiedliche Vorstellungen und Wünsche berücksichtigen sowie vorhandene Berichte ordnen sollen, um alles gemeinsam in ein übergreifendes Berichtskonzept zu bündeln. Oftmals wird ein internes Berichtswesen gefordert, bevor überhaupt Ziele oder zu erreichende Vorgaben definiert wurden. Hier gehört es gerade im Controlling zu den wichtigsten Aufgaben, nicht nur die vorhandenen technischen Möglichkeiten aufzuzeigen und zu nutzen, sondern auch dazu beizutragen, dass Berichte nicht um ihrer selbst willen entwickelt werden. Die in den Berichten transportierten Informationen sollten nicht nur ausgewertet, sondern auch tatsächlich zur operativen und strategischen Steuerung des Unternehmens genutzt werden. Auch wenn ich Ihnen in den folgenden Abschnitten nur die existierenden Möglichkeiten darstellen kann, möchte ich Sie gleichzeitig dazu ermutigen, daneben immer die vermittelte Information und den Sinn eines Berichtes als kritische Fragen im Hinterkopf zu behalten.
