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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
Dieses Buch gibt SAP- und Inhouse-Beratern mit dem Schwerpunkt Controlling sowie fortgeschrittenen Sachbearbeitern einen Einblick in das Customizing der Kostenstellenrechnung mit SAP S/4HANA.
Nach einer Einführung in die Grundlagen des Gemeinkostencontrollings steigen Sie in die Konfiguration der Organisationsstruktur und Stammdaten der Kostenstellenrechnung ein. Sie befassen sich mit den Einstellungen zur Planung und Budgetierung für Kostenstellen sowie mit der Obligoverwaltung und der Mittelbindung. Anschließend dreht sich alles um den Periodenabschluss in den Ausprägungen Abgrenzung, Gemeinkostenzuschläge sowie Einrichtung der periodischen Verrechnungszyklen (für Umbuchung, Umlage, Verteilung) und der indirekte Leistungsverrechnung. Dabei gehen die Autoren auch auf die neue universelle Verrechnung ein.
Dem Aufbau eines Berichtswesens widmen die Autoren ein eigenes Kapitel und erläutern, wie Sie die im SAP GUI genutzten Report-Painter-Berichte zukünftig noch einsetzen können.
- Grundlegendes Customizing im Controlling
- Planung, Etatverwaltung und Budgetierung auf Kostenstellen
- Obligo, Mittelbindung und Periodenabschluss
- Fiori-Apps der universellen Verrechnung
Das E-Book können Sie in Legimi-Apps oder einer beliebigen App lesen, die das folgende Format unterstützen:
Seitenzahl: 179
Veröffentlichungsjahr: 2024
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Andreas Unkelbach, Martin MunzelControlling mit SAP S/4HANA®: Customizing Kostenstellenrechnung
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Lektorat:Anja Achilles/Bernhard Edlmann
Korrektorat:Die Korrekturstube – Kirstin de Boer & Jasmin Krafft
Coverdesign:Philip Esch
Coverfoto:iStockphoto.com | Wirestock Nr. 1479094502
Satz & Layout:Johann-Christian Hanke
1. Auflage 2024
© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2024
URL:www.espresso-tutorials.de
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– Customizing
Vorwort
Das Customizing im Controlling hat auch und gerade mit SAP S/4HANA an Bedeutung gewonnen. Eine besondere Funktion kommt dabei der Kostenstellenrechnung zu, welche nicht nur die organisatorische Struktur eines Unternehmens abbilden kann, sondern auch für die Planung und Steuerung eine wichtige Rolle spielt. Daher haben wir uns entschlossen, das Thema Kostenstellenrechnung – als Ausgangspunkt für viele Fragen im Controlling – in den Mittelpunkt dieses Buches zu stellen. Grundlage hierfür bildet das Werk »SAP-Controlling – Customizing« (SAP Press, 2013) von Martin und Renata Munzel, aus dem die Darstellung der Kostenstellenrechnung extrahiert, aktualisiert und neue Entwicklungen im Bereich SAP S/4HANA eingearbeitet wurden. So umfasst das Ihnen nun vorliegende Werk auch die Budgetierung von Kostenstellen, Änderungen im Customizing sowie Kapitel über die universelle Verrechnung und das Berichtswesen.
Wir hoffen, dass Ihnen dieses Buch einen guten Überblick über das Customizing und die Gestaltung Ihrer Kostenstellenrechnung verschafft und es Sie bei Ihren Aufgaben im Controlling und Reporting unterstützen wird.
An wen richtet sich dieses Buch?
Wir richten uns an erfahrene Mitarbeiter im Bereich Controlling, die sich im SAP-Modul CO mit der Ausgestaltung der Kostenstellenrechnung beschäftigen wollen. Dabei ist dieses Buch nicht nur für Key-User, sondern auch für fortgeschrittene Sachbearbeiter oder Verantwortliche von Kostenstellen gedacht, die sich mit der Möglichkeit einer Kostenverrechnung und dem Ursprung der auf ihrer Kostenstelle gebuchten Kosten auseinandersetzen möchten. Idealerweise sind Sie mit der seit SAP S/4HANA neu definierten Beziehung zwischen der Finanzbuchhaltung und dem Controlling bereits vertraut und interessieren sich insbesondere dafür, wie Sie die Kostenstellenrechnung für sich nutzen können.
Außerdem eignet es sich für Modulverantwortliche oder SAP-Berater mit Grundwissen in anderen Modulen, die einen Blick auf die Möglichkeiten der Kostenstellenrechnung im Controlling werfen möchten. Gerade durch das Zusammenwachsen von Finanzbuchhaltung und Controlling in SAP S/4HANA dürften hier einige Schnittmengen und gemeinsame Interessen zu finden sein.
Aufbau des Buches
Auf den nachfolgenden Seiten erhalten Sie eine umfassende Einführung in das Customizing der Kostenstellenrechnung. Die insgesamt acht Kapitel bauen aufeinander auf, können aber auch wie ein Nachschlagewerk zu einzelnen Themen unabhängig herangezogen werden.
Im ersten Kapitel stellen wir Ihnen die Grundlagen des Gemeinkostencontrollings vor und beantworten hier schon die Frage nach dem Ort der Kostenentstehung. Daneben werden übergreifende Einstellungen zur Organisationsstruktur (Buchungskreis, Kontenplan und Geschäftsjahresvariante) sowie zu den Grundeinstellungen im Controlling vorgestellt.
Im zweiten Kapitel behandeln wir die Stammdaten der Kostenstellenrechnung wie Kostenstellen, Leistungsarten und statistische Kennzahlen.
Das dritten Kapitel führt Sie in die wunderbare Welt der Planung und Budgetierung für Kostenstellen ein, nebst der Übernahme von Plandaten aus anderen Modulen. Zusammen bilden sie die Zukunft Ihres Unternehmens in einem Planszenario ab.
Im vierten Kapitel widmen wir uns den Verpflichtungen Ihres Unternehmens. Dabei lernen Sie die Möglichkeiten der Obligoverwaltung wie auch der Mittelbindung kennen. Zum Abschluss erläutern wir Ihnen die Funktion der vorausschauenden Obligoverwaltung.
Das fünften Kapitel fokussiert im übertragenden Sinn die Gegenwart Ihres Unternehmens. Sie lernen hier nicht nur manuelle Istbuchungen und die Istdatenübernahme aus anderen Modulen kennen, sondern auch die verschiedenen Möglichkeiten des Periodenabschlusses wie die Abgrenzung, die Gemeinkostenzuschlagskalkulation, periodische Verrechnungen (Umbuchung, Verteilung und Umlage) und die indirekte Leistungsverrechnung. Sehr ausführlich gehen wir dabei auf die Einrichtung der periodischen Verrechnung in Zyklus und Segmenten ein. Am Ende des Kapitels beschreiben wir die Splittung und Tarifermittlung in der Leistungsverrechnung.
Das sechsten Kapitel gibt Ihnen, quasi als Transfer des bisher Gelernten, einen Überblick über die Fiori-Apps zur universellen Verrechnung.
Im siebten Kapitel gehen wir noch kurz auf das Herzensthema von Andreas Unkelbach, den Aufbau eines Berichtswesens, ein und darauf, wie sie auch weiterhin die im SAP GUI genutzten Report-Painter-Berichte verwenden können.
Am Ende fassen wir noch einmal die wesentlichen Aspekte zusammen und ziehen ein Fazit zur Bedeutung der Kostenstellenrechnung – auch mit Blick auf das Berichtswesen.
Wir hoffen, dass auch Sie, werte Lesende, an diesem Buch Ihre Freude haben und am Ende die vorgestellten Möglichkeiten für die Umsetzung Ihrer eigenen Ideen bei der Gestaltung Ihrer Kostenstellenrechnung zurate ziehen.
Begleitvideos zum Buch
Begleitend zu unserem Buch haben wir einige Video-Tutorials erstellt, auf die wir an den entsprechenden Stellen hinweisen. Sie können diese Videos kostenfrei abrufen.
Als Kunde unserer SAP-Lernplattform: Rufen Sie den Link https://es-tu.de/fLnvSC auf, um direkt zur Playlist zu gelangen.Sie haben kein Abonnement für die SAP-Lernplattform: Melden Sie sich über folgenden Link für die Freigabe der Videos auf unserer Lernplattform an: https://es-tu.de/vj78L9.Persönliche Widmung
Andreas Unkelbach: Persönlich freue ich mich besonders darüber, dass Martin Munzel es mir mit diesem Buch erneut ermöglicht, meinem Interesse und meiner Begeisterung für das Thema Controlling in SAP Ausdruck zu verleihen und mein Wissen mit Ihnen zu teilen.
Die Kombination aus Rotstiftmarkierungen, entscheidenden Rückfragen, aber auch viel Geduld bzgl. Abgabefristen ist etwas, das mich immer wieder am Lektorat von Espresso Tutorials begeistert. Mein Dank geht daher an Bernhard Edlmann und besonders an Anja Achilles, die beide entscheidenden Anteil an der Vollendung dieses Buches hatten. Die Kommentare im Manuskript lassen mich immer wieder die eigenen Gedanken erneut ordnen und dann am Ende erstaunt auf das Manuskript blicken – mit der Erkenntnis, dass hier die eigenen Gedanken schließlich sehr gut ausformuliert wurden.
Ansonsten ist es mir ein Bedürfnis, auch in diesem Buch meine Frau Claudia zu erwähnen, die mich immer wieder bei neuen Projektideen (ob nun Buchprojekte, Schulungen oder andere Ideen) unterstützt und mich darin bestärkt, meine Begeisterung für SAP als Autor, Blogger und Dozent mit anderen zu teilen. Von ihr kommt auch mein Maskottchen, der Gargoyle Gideon, den Sie auf dem Autorenbild kennenlernen können.
Martin Munzel: Wie bereits im Vorwort erwähnt, ist dieses Manuskript teilweise aus dem Buch »SAP Controlling – Customizing« entnommen, das meine Frau Renata und ich vor etlichen Jahren bei SAP Press veröffentlicht haben. Ich möchte mich bei Frau Eva Tripp vom Rheinwerk Verlag für die freundliche Genehmigung bedanken, dieses Buch als Grundlage wiederverwenden zu dürfen.
Mit Andreas Unkelbach verbinden mich nun schon mehrere gemeinsame Buchprojekte, und mein besonderer Dank gilt meinem Co-Autor, dass er dieses Thema auf den neuesten Stand gebracht hat.
Im Übrigen schließe ich mich dem Dank an unsere Lektoren an. Mit Anja Achilles habe ich inzwischen schon an so vielen Buchprojekten gearbeitet, dass ich bereits beim Schreiben überlege, wie sie den Satz wohl formulieren würde, den ich im Kopf habe (aus reinem Eigeninteresse – dann kommt er nicht umformuliert zu mir zurück).
In den Text sind Kästen eingefügt, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Video
Schauen Sie sich ein Video zum jeweiligen Thema an.
Die Form der Anrede
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen Personen weiblichen und diversen Geschlechts.
Hinweis zum Urheberrecht
Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Grundlagen Controlling
Mit SAP S/4HANA wachsen die Finanzbuchhaltung und das Controlling zusammen, was etwa an der veränderten Bedeutung von Sachkonten für das Controlling zu sehen ist. Dieses Kapitel weist Sie auf die sich daraus ergebenden entscheidenden Änderungen für das Controlling hin und widmet sich anschließend den Grundeinstellungen zur Unternehmensstruktur. Damit sind die Voraussetzungen für die Nutzung der Kostenstellenrechnung geschaffen.
Im Rahmen der Kostenrechnung des internen Rechnungswesens sind drei Fragen von zentraler Bedeutung für das Gemeinkostencontrolling eines Unternehmens:
Welche Kosten sind angefallen (Art der Kosten)?
Wo sind diese Kosten angefallen (Ort der Kostenentstehung)?
Wofür sind diese Kosten angefallen (Grund der Kostenentstehung)?
In SAP S/4HANA besitzen Finanzbuchhaltung und Controlling mit dem »umfassenden Journal« (Universal Journal) erstmals eine gemeinsame Datenbasis: Die Belege der Finanzbuchhaltung und des Controllings sind in einer einzigen Tabelle (ACDOCA für Ist und ACDOCP für Plan) vereint, die nun die »Single Source of Truth« darstellt.
Entsprechend wird die Frage nach der Art der Kosten nicht mehr über Kostenarten, sondern über die Einstellung im Sachkonto beantwortet. Dabei unterscheiden wir im Sachkontostamm zwischen Sachkontoart und Kostenartentyp, die beide mittels der Transaktion FS00 gepflegt werden. In Abbildung 1.1 ist dies beispielhaft für das Sachkonto680000 Büromaterial ersichtlich.
Abbildung 1.1: Transaktion FS00 – Sachkonto 680000
Im Reiter Typ/Bezeichnung wird die Sachkontoart festgelegt :
Geldkonto
(ab SAP S/4HANA 2020 für Bank Account Ledger oder Bankabstimmkonto)
Nicht betriebliche Aufwendungen und Erträge
(nur in FI verwendetes GuV-Konto)
Primärkosten oder Erlöse
(in FI und CO verwendetes GuV-Konto)
Sekundärkosten
(nur in CO verwendetes GuV-Konto)
Bestandskonto
Für das Controlling besonders interessant sind die Primärkosten oder Erlöse sowie die Sekundärkosten.
Im Reiter Steuerungsdaten wird der Kostenartentyp im Controlling bestimmt. Die zur Verfügung stehende Auswahl hängt von der Sachkontoart ab. Für »Primärkosten oder Erlöse« etwa können als Kostenartentyp u.a.
01
–
Primärkosten/kostenmindernde Erlöse
,
11
–
Erlöse
oder
22
–
Abrechnung
extern
gewählt werden, während für die Sachkontoart »Sekundärkosten« bspw.
41
–
Gemeinkostenzuschläge
,
42
–
Umlage
und
43
–
Verrechnung
möglich sind. Die bisher unter SAP ERP verwendeten Transaktionen zur Anlage einer Kostenart wie KA01 (Kostenart anlegen) oder KA06 (Sekundärkostenart anlegen) werden in S/4HANA direkt auf die Transaktion FS00 umgeleitet.
Das zeigt, wie sehr sich Controlling und Finanzbuchhaltung, internes und externes Rechnungswesen einander annähern.
Als Nächstes werden wir auf die für das Controlling erforderlichen Einstellungen zur Unternehmensstruktur und einige Grundkonfigurationen im Customizing eingehen.
Im SAP GUI finden Sie die Einstellungen zum Customizing als SAP-Customizing-Einführungsleitfaden über die Schaltfläche SAP Referenz-IMG in der Transaktion SPRO (siehe Abbildung 1.2).
Abbildung 1.2: Transaktion SPRO – SAP Referenz-IMG
Wir erläutern hier die wesentlichen Elemente für die Unternehmensstruktur.
Einführungsleitfaden – Customizing
Der Einführungsleitfaden (IMG) dient der Anpassung des SAP-Systems an die Anforderungen eines Unternehmens (Customizing). Die Transaktion SPRO ermöglicht dem Anwender den Zugriff auf den IMG. Im weiteren Verlauf des Buches ist beim Verweis auf das Customizing immer das Menü hinter der Transaktion SPRO gemeint.
1.1 Customizing der Organisationsstruktur
Da Finanzbuchhaltung und Controlling unter SAP S/4HANA unter einem gemeinsamen Dach sind, gibt es einzelne Einstellungen im Customizing der Finanzbuchhaltung, die Sie auch für das Controlling bzw. die Kostenstellenrechnung benötigen. Wir stellen Ihnen hier die entsprechenden Elemente in der Finanzbuchhaltung vor. So erhalten Sie einen Überblick über die grundlegenden Organisationseinheiten der Finanzbuchhaltung und des Controllings.
1.1.1 Buchungskreis
Der Buchungskreis bildet die Grundlage für das externe Rechnungswesen (Modul Finanzbuchhaltung, FI) und stellt eine selbstständig bilanzierende Einheit dar. Für jeden Buchungskreis können Sie einen gesetzlichen Einzelabschluss erstellen, einen Monatsabschluss und Jahresabschluss inklusive vollständiger Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
In der Regel legen Sie für jede rechtlich selbstständige Gesellschaft (GbR, GmbH usw.) einen eigenen Buchungskreis an. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, für einen Unternehmensteil in einem anderen Land mit abweichender Landeswährung oder anderen steuerrechtlichen Vorgaben einen eigenen Buchungskreis anzulegen. Jedem Buchungskreis ist eine entsprechende Buchungskreiswährung zugeordnet.
Zur Anlage eines Buchungskreises haben Sie, wie in Abbildung 1.3 zu sehen, im Customizing über den Pfad Unternehmensstruktur • Definition • Finanzwesen • Buchungskreis bearbeiten, kopieren, löschen, prüfen die Möglichkeit, über die Aktivität Buchungskreisdaten bearbeiten bestehende Buchungskreise zu bearbeiten und neue Buchungskreise anzulegen oder über die Aktion Buchungskreis kopieren, löschen, prüfen einen existierenden Buchungskreis zu kopieren und im Nachhinein die Buchungskreiseinstellungen anzupassen.
Abbildung 1.3: Buchungskreis bearbeiten, kopieren, löschen, prüfen
Wir empfehlen Ihnen, zur Erstellung Ihres Buchungskreises ein vorhandenes Landes-Template zu kopieren. Für einen deutschen Buchungskreis bietet sich die Vorlage DE02 Country Template DE an. Damit werden bestimmte Landeseinstellungen übernommen. In unserem Beispiel wird DE02 nach ZET2 kopiert (siehe Abbildung 1.4). Achten Sie darauf, dass der Buchungskreisschlüssel vierstellig ist. Das Kopieren eines bestehenden Buchungskreises erfolgt über die Schaltfläche .
Abbildung 1.4: Organisationsobjekt Buchungskreis – kopieren
Nachdem Sie den Buchungskreis kopiert haben, passen Sie im gleichen Customizing-Pfad über die Aktivität Buchungskreisdaten bearbeiten die kopierten Daten an (siehe Abbildung 1.5).
Abbildung 1.5: Buchungskreis ändern – ZET2
Über die Schaltfläche ändern Sie die Adressdaten des Buchungskreises. Neben Ort, Land/Reg., Währung und Sprache können Sie hier außerdem folgende Angaben zum Buchungskreis über die Adressdaten hinterlegen:
Folgende, durch das Kopieren des Buchungskreises übernommene Einstellungen lassen sich optional ablehnen:
Sachkonten im Buchungskreis
Zuordnung zum Kostenrechnungskreis
Zuordnung einer Hauswährung
Für jeden dieser Punkte erhalten Sie die Rückfrage, ob die Daten ebenfalls mitkopiert werden sollen.
Anlage Buchungskreis
In der Videosammlung »Controlling mit SAP S/4HANA – Customizing Kostenstellenrechnung«, die Sie über den frei zugänglichen Bereich unserer SAP-Lernplattform aufrufen, lernen Sie im Video »Buchungskreis« mehr zur Anlage eines Buchungskreises in SAP S/4HANA. Wie Sie den Zugang zum Video erhalten, haben wir im Vorwort beschrieben.
Alle Einstellungen, die in den kopierten Buchungskreis übernommen wurden, können Sie im Customizing über den Pfad Finanzwesen • Grundeinstellungen Finanzwesen • Globale Parameter zum Buchungskreis • Globale Parameter prüfen und ergänzen einsehen und ändern (siehe Abbildung 1.6).
Abbildung 1.6: Buchungskreis – globale Daten
Neben dem Kontenplan und der Geschäftsjahresvariante (GeschJahresvariante) auf die wir in den folgenden Abschnitten eingehen werden, ist der Punkt Buchungskreis in F4 ausblenden von besonderer Bedeutung. Sie haben sicher schon bei der Übernahme der Vorlage gesehen, dass neben Ihrem eigenen Buchungskreis noch weitere seitens der SAP vorbelegt sind. Wenn Sie nun in einer Buchungsmaske die Wertehilfe F4 zum Feld Buchungskreis auswählen, würden Sie grundsätzlich alle Buchungskreise angezeigt bekommen. Durch die Aktivierung dieses Flags steht der so gekennzeichnete Buchungskreis nicht mehr zur Auswahl. Es bietet sich also an, in der Kopiervorlage (Buchungskreis DE02) Buchungskreis in F4 ausblenden zu aktivieren. Damit sind bei der Buchung nur die von Ihnen produktiv genutzten Buchungskreise in der Auswahl vorhanden.
1.1.2 Kontenplan
Sowohl in der Finanzbuchhaltung als auch im Controlling erfolgen Buchungen auf der Ebene von Sachkonten. Diese Sachkonten werden in einem Kontenplan zusammengefasst. Dieser bildet somit das strukturelle Verzeichnis aller Sachkonten (Hauptbuchkonten) und gibt den Rahmen für eine ordnungsgemäße Darstellung von Buchhaltungsdaten vor. Jedem Buchungskreis muss zwingend ein Kontenplan zugeordnet werden. Der zugeordnete Kontenplan wird als operativer Kontenplan bezeichnet, d.h., auf den Konten des operativen Kontenplans werden die Buchungen im Tagesgeschäft durchgeführt. Der operative Kontenplan wird sowohl von der Buchhaltung als auch vom Controlling verwendet.
In Abbildung 1.6 ist der KontenplanIKR (siehe ) dem Buchungskreis ZET2 zugeordnet. Der Kontenplan IKR (Industriekontenrahmen) gehört zu den Musterkontenplänen, welche die SAP zur Verfügung stellt. Er orientiert sich am Bilanzgliederungsprinzip. Zur Verdeutlichung dient Tabelle 1.1.
Tabelle 1.1: Aufbau Industriekontenrahmen (IKR)
Prüfen Sie, ob Sie einen der Musterkontenpläne verwenden wollen, die mit dem Standardsystem ausgeliefert werden. Alternativ können Sie auch einen eigenen Kontenplan definieren. Dieses kann interessant sein, wenn innerhalb Ihrer Branche ein anderer Standardkontenrahmen (z.B. für Handelsunternehmen, Banken oder Versicherungen) genutzt wird und Sie daher nicht direkt einen der vorgegebenen Kontenpläne für sich verwenden können.
Die Einstellungen zum Kontenplan nehmen Sie im Customizing über den Menüpfad Finanzwesen • Hauptbuchhaltung • Stammdaten • Sachkonten • Vorarbeiten • Kontenplanverzeichnis bearbeiten vor. In Abbildung 1.7 sehen Sie die Einstellungen zum Kontenplan IKR.
Abbildung 1.7: Kontenplan IKR bearbeiten
Neben der Bezeichnung und der Pflegesprache ist hier auch die Länge der Sachkontonummer festgelegt. Ihnen stehen maximal zehn Stellen zur Verfügung. Da im System Konten mit kürzeren Nummern intern auf die an dieser Stelle vorgegebene Länge mit Nullen aufgefüllt werden (bei numerischen Kontonummern von links und bei alphanumerischen Konten von rechts), empfiehlt sich eine geringere Längenvorgabe – in diesem Fall haben wir uns für 6 entschieden.
Im Bereich Konsolidierung können Sie ergänzend zum operativen Kontenplan noch einen Konzernkontenplan hinterlegen. Welche Bedeutung unterschiedliche Kontenpläne haben, erläutern wir Ihnen im Kasten am Ende dieses Abschnitts.
In Abbildung 1.6 haben wir dem BuchungskreisZET2 den KontenplanIKR durch die Buchungskreiskopie zugeordnet. Alternativ können Sie Kontenplan und Buchungskreis im Customizing über den Pfad Finanzwesen • Hauptbuchhaltung • Stammdaten • Sachkonten • Vorarbeiten • Buchungskreis einem Kontenplan zuordnen miteinander verbinden (siehe Abbildung 1.8).
Abbildung 1.8: Zuordnung Buchungskreis zu Kontenplan
Auch hier ist dem Buchungskreis (BuKr) ZET2 der KontenplanIKR zugeordnet. Ferner können Sie im Feld Alt. Ktpl einen alternativen Kontenplan hinterlegen.
Kontenpläne im SAP-System
Neben dem operativen Kontenplan, über den das Tagesgeschäft eines Buchungskreises abgewickelt wird, können Sie einen Konzernkontenplan (siehe in Abbildung 1.7) hinterlegen. Dieser wird für ein übergreifendes Konzernreporting (Konsolidierung) mehrerer Tochterunternehmen genutzt. Hier können Sie einzelne Sachverhalte auf Konten Ihrer Buchungskreise zu einem gemeinsamen Konto zusammenfassen (konsolidieren). Der Konzernkontenplan enthält die Sachkonten, die von der gesamten Unternehmensgruppe verwendet werden. Sofern einzelne Konzerngesellschaften es für sinnvoll halten, eine weitergehende Untergliederung dieser Sachkonten vorzunehmen, lässt sich das im Kontenplan der Gesellschaft abbilden; diese »individuellen« Konten werden dann dem Hauptkonto im Konzernkontenplan zugeordnet.
Ein praktisches Beispiel hierfür wären Reisekosten im Konzernkontenplan und eine Untergliederung nach Bahn- und Hotelkosten in den verschiedenen Konzerngesellschaften. Dabei erfolgen die einzelnen Buchungen im operativen Kontenplan (siehe in Abbildung 1.8) und werden auf die Konten des Konzernkontenplans fortgeschrieben.
Aus rechtlichen Gründen benötigen Sie in bestimmten Ländern (z.B. Frankreich, Spanien oder China) einen alternativen Kontenplan oder auch Landeskontenplan, um deren landesgesetzliche Vorgaben für eine Bilanz und GuV durch eigene Sachkonten darstellen zu können. Sofern Sie diese zusätzlichen Kontenpläne zugeordnet haben, pflegen Sie das Feld Konzernkontonummer (beim Konzernkontenplan) bzw. das Feld Alternative Kontonummer (beim Landeskontenplan/alternativen Kontenplan) in den Stammdaten zum Sachkonto, etwa mit der Transaktion FS00.
1.1.3 Geschäftsjahresvariante
Damit Geschäftsvorgänge bestimmten Zeiträumen zugeordnet werden können, muss ein Geschäftsjahr in Buchungsperioden gegliedert sein. Dazu definieren Sie eine Geschäftsjahresvariante und ordnen diese ihrem Buchungskreis zu. Im Beispiel des Buchungskreises ZET2 ist dieses die Geschäftsjahresvariante K4 (siehe in Abbildung 1.6).
Das Geschäftsjahr kann sich mit dem Kalenderjahr decken, muss es aber nicht. Zum Beispiel kann ein Geschäftsjahr von Oktober bis September dauern, damit die Jahresabschlussarbeiten nicht mit den Feiertagen Ende Dezember zusammenfallen.
Die Geschäftsjahresvarianten können jahresunabhängig oder -abhängig definiert werden. Jahresunabhängig bedeutet, dass in jedem Jahr die Periodenanzahl sowie das Start- und Enddatum der Perioden gleich sind.
Bei einer jahresabhängigen Geschäftsjahresvariante können die Perioden von Jahr zu Jahr unterschiedlich sein (z.B. finden Sie in britischen Unternehmen oft Geschäftsjahre, in denen die Perioden Kalenderwochen oder vier Kalenderwochen entsprechen). In der Regel empfiehlt es sich, jahresunabhängige Geschäftsjahresvarianten zu verwenden.
Die Einstellungen zu den Geschäftsjahresvarianten finden Sie unter Finanzwesen • Grundeinstellungen Finanzwesen • Bücher • Geschäftsjahr und Buchungsperioden • Geschäftsjahresvariante pflegen (siehe Abbildung 1.9).
Abbildung 1.9: Geschäftsjahresvariante
Die Geschäftsjahresvariante K4 entspricht dem Kalenderjahr und hat insgesamt 12 Buchungsperioden zuzüglich 4 Sonderperioden . Die zwölf Buchungsperioden entsprechen den Monaten Januar bis Dezember. Die Sonderperioden können Sie nutzen, um betriebswirtschaftliche Vorgänge des Jahresabschlusses, etwa Rückstellungen im Rahmen der Abschlussarbeiten, getrennt von den regulären Buchungen des Dezembers zu buchen. Ebenso lassen sich hier Abrechnungen in einer Sonderperiode abbilden.
1.2 Grundeinstellungen im Controlling
Außer den gerade besprochenen Vorgaben im externen Rechnungswesen müssen Sie weitere Einstellungen speziell für das interne Rechnungswesen bzw. das Controlling vornehmen. Darauf gehen wir in den folgenden Abschnitten näher ein.
1.2.1 Kostenrechnungskreis
Während der Buchungskreis (siehe Abschnitt 1.1.1) die zentrale Komponente des externen Rechnungswesens ist, stellt der Kostenrechnungskreis die zentrale Organisationseinheit im Controlling dar. Von ihm sind alle weiteren Stammdaten und Einstellungen abhängig.
Die Sachkonten können, wie am Anfang von Kapitel 1
