Effektiver arbeiten E-Book

Reinhold Haller

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe Fachbuch
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2020

Seitenzahl: 283

Beschreibung

Dieses Buch gibt eine Vielzahl einfach umzusetzender Techniken an die Hand, mit denen es Schritt für Schritt gelingt, die täglichen Anforderungen besser zu erfüllen und das Beste aus sich herauszuholen. Einzelne Kapitel befassen sich mit den Kernkompetenzen Priorisieren und Delegieren. Lernen Sie zu bestimmen, was wirklich wichtig ist, und wie Sie eigene Grundlagen und Ziele erkennen. Zudem bekommen Sie mit der Einführung ins richtige Delegieren ein machtvolles Instrument an die Hand, Freiräume für eigene wichtige Tätigkeiten zu schaffen. Die perfekte Basis für ein effizienteres Arbeiten. Inhalt - Effektivität: die richtigen Dinge tun - Effektiv in der Zusammenarbeit - Strategien gegen Effektivitätsbremsen - Effektiver arbeiten mit den neuen Medien - Priorisieren: das A und O des Selbstmanagements - Was ist Ihnen wirklich wichtig? - Wie Sie den Überblick behalten - Methoden und Techniken des Priorisierens - Prioritäten in den Alltag integrieren - Priorisieren mit den neuen Medien - Was Sie durch Delegieren gewinnen - Richtig delegieren von Anfang an - Beim Delegieren Nachhaltigkeit schaffen - Mitarbeiter fördern und fordern - Delegationspraxis optimieren

Leseprobe

[5]Inhaltsverzeichnis

Hinweis zum UrheberrechtImpressumTeil 1: Effektivität – erreichen, was wichtig ist1 Einführung2 Effektivität: die richtigen Dinge tun2.1 Was es bedeutet, effektiv zu sein2.2 Effektivität und Effizienz2.3 Muss man immer effektiv sein?2.4 Selbsttest: Wie effektiv bin ich?3 Lust auf Effektivität3.1 Für jeden die passende Strategie3.2 Welche Rolle die Persönlichkeit spielt3.3 Werte als Motivatoren 3.4 Wichtige Lebensbereiche im Gleichgewicht3.5 Ziele setzen3.6 Ziele priorisieren 3.7 Ziele erreichen: die 4 W-Fragen4 Effektiv in der Zusammenarbeit4.1 Kommunikation: Stolperstein für Effektivität4.2 Verständlich kommunizieren4.3 Jeder ist anders: typgerechte Ansprache4.4 Zielführende Teambesprechungen 4.5 Konflikten vorbeugen5 Strategien gegen Effektivitätsbremsen5.1 Wenn Sie sich selbst im Weg stehen5.2 Wenn andere Sie ausbremsen 5.3 Wenn Sie Ihre Ziele nicht erreichen5.4 Wenn nichts hilft6 Effektiver arbeiten mit digitalen Tools6.1 Wie viel Technik ist angemessen?6.2 Programme zur Zielerfassung und -verfolgung6.3 Internet: Herausforderung für effektives Handeln6.4 Tools für eine effektive Zusammenarbeit6.5 DatensicherheitTeil 2: Richtig priorisieren7 Einführung8 Das A und O des Selbstmanagements8.1 Warum Priorisieren immer wichtiger wird8.2 Effektivität versus Effizienz8.3 Selbsttest: Können Sie Prioritäten setzen?9 Was ist Ihnen wirklich wichtig?9.1 Welche Prioritäten wir unterscheiden9.2 Werte: Grundlagen unseres Handelns und Denkens9.3 Ziele: Wohin wollen Sie?9.4 Beruf und Privatleben in Balance9.5 Fremd- oder selbstbestimmt? Ihre Einflussbereiche9.6 Von der Theorie zur Praxis10 Wie Sie den Überblick behalten10.1 To-dos festlegen10.2 Ihr eigenes To-do-System einrichten10.3 Der Klassiker: die Liste auf Papier10.4 Das Kanban-Board10.5 Digitale Tools zur Aufgabenverwaltung10.6 Die vier Varianten im Überblick11 Methoden und Techniken11.1 Intuitiv priorisieren 11.2 Die Eisenhower Matrix11.3 Priorisieren im agilen Umfeld11.4 Das Pareto-Prinzip12 Prioritäten in den Alltag integrieren12.1 Orientierungsphase: Überblick über anstehende Aufgaben12.2 Wie Sie Prioritäten einplanen12.3 Die gesetzten Prioritäten einhalten12.4 Mit schwierigen Situationen umgehen13 Priorisieren mit digitalen Tools13.1 Strategien gegen den Informationsüberfluss13.2 Zeitfresser Internet13.3 Smartphones Teil 3: Delegieren14 Einführung15 Was Sie durch Delegieren gewinnen15.1 Testen Sie Ihr Delegationsverhalten15.2 Freiräume schaffen für wichtige Aufgaben15.3 Gemeinsam bessere Ergebnisse erzielen16 Richtig delegieren von Anfang an16.1 Welche Aufgaben sind delegierbar? 16.2 Welche Mitarbeiter sind für die Delegation geeignet?16.3 Aufgaben smart delegieren16.4 Ein Delegationsgespräch führen16.5 Verbindlichkeit schaffen17 Nachhaltigkeit schaffen17.1 Als Auftraggeber den Überblick behalten17.2 Vertrauen oder kontrollieren?17.3 Berichte als idealer Kontrollmechanismus17.4 Rückdelegation vermeiden18 Mitarbeiter fördern und fordern18.1 Was Mitarbeiter erwarten18.2 Mitarbeiter durch gezielte Delegation entwickeln18.3 Wie Sie mit Delegation motivieren18.4 Mitarbeiter coachen19 Delegationspraxis optimieren19.1 Aktiv delegieren will gelernt sein19.2 Analysieren Sie Ihre Situation19.3 Setzen Sie die richtigen PrioritätenDie AutorenStichwortverzeichnis

[1]

Hinweis zum Urheberrecht

Haufe Lexware GmbH & Co KG

[4]Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

Print:

ISBN 978-3-648-14043-7

Bestell-Nr. 10540-0001

ePub:

ISBN 978-3-648-14044-4

Bestell-Nr. 10540-0100

ePDF:

ISBN 978-3-648-14045-1

Bestell-Nr. 10540-0150

Haller/Proske/Reichert/Reiff/Triebfürst

Effektiver arbeiten

1. Auflage 2020

© 2020 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

www.haufe.de

[email protected]

Bildnachweis (Cover): snyGGG, Adobe Stock

Produktmanagement: Jürgen Fischer

Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die der Vervielfältigung, des auszugsweisen Nachdrucks, der Übersetzung und der Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen, vorbehalten. Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.

[9]Teil 1: Effektivität – erreichen, was wichtig ist

[11]1Einführung

»Wir müssen effektiver werden!« Diese Forderung löst bei so manchem ein leichtes bis starkes Unbehagen aus. Sie klingt nach Mehrarbeit und Umstellung gewohnter Verhaltensweisen. Dabei ist effektives Handeln etwas Großartiges: Es bedeutet nichts anderes als das zu erreichen, was wirklich wichtig ist.

Effektives Arbeiten heißt, dass man zielorientiert arbeitet. Das funktioniert nur, wenn man Ziele vor Augen hat, die erreichbar sind und mit denen man sich identifizieren kann.

In diesem Teil zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Ziele für sich definieren und erfolgreich erreichen können. Sie finden hier praktische Strategien, die gegen Effektivitätsbremsen wirken, und nützliche, einfach anwendbare Techniken, die Sie auf Ihrem Weg zu mehr Effektivität im Berufs- und Privatleben unterstützen.

Wir wünschen Ihnen dabei viel Erfolg!

Hailka Proske, Johannes Friedrich Reichert, Sigrid Triebfürst

[21]3Lust auf Effektivität

Nur wer ein erstrebenswertes Ziel vor Augen hat, tut alles dafür, es zu erreichen.

In diesem Kapitel lesen Sie,

welche Rolle unsere Persönlichkeit und unsere Werte bei der Zielerreichung spielen,warum eine ausgewogene Work-Life-Balance wichtig für unsere Effektivität ist,wie ein Ziel beschaffen sein muss, damit wir es erreichen wollen und können.

3.1Für jeden die passende Strategie

Effektivität ist keine Eigenschaft, die man einfach einfordern kann. Sie setzt voraus, dass Menschen und Ziele zusammenpassen. Was dem einen leichtfällt, kann für den anderen eine Plackerei sein. Es gibt – obwohl dies eine weitverbreitete Ansicht ist – kein Patentrezept, keine universelle Formel für effektives Handeln, wohl aber sinnvolle und notwendige Schritte, die Sie in Richtung Effektivität gehen können. Diese stellen wir Ihnen in den folgenden Kapiteln vor.

Starten wir mit dem Wichtigsten: mit Ihnen! Mit Ihren Werten, Stärken und kulturellen Hintergründen.

Wichtig

Langfristig werden Sie nur dann effektiv sein, wenn Sie eine Strategie entwickeln, die genau zu Ihnen passt.

Beispiel

Manche Menschen lieben den Umgang mit Zahlen und das Arbeiten z. B. mit Tabellenkalkulationen. Es entspricht ihrer Persönlichkeit und sie sind deshalb sehr effektiv bei dieser Arbeit. Andere mögen diese Arbeit nicht, weil sie nicht ihrer Persönlichkeit entspricht. Sie können dann nur mit hohem Aufwand in diesem Arbeitsbereich effektiv sein.

Es gilt also zunächst, Ihre individuellen Rahmenbedingungen zu erkennen und basierend darauf eine Strategie zu entwickeln.

[22]3.2Welche Rolle die Persönlichkeit spielt

Eckart von Hirschhausen erzählt in seinem Buch »Glück kommt selten allein« (Reinbek, 2011, S. 355) die folgende Geschichte, die – hier verkürzt – als Einstimmung auf dieses Kapitel dienen kann:

Bei einem Besuch im Zoo sah ich auf einem Felsen einen Pinguin stehen und dachte: Der arme Pinguin! Zu kleine Flügel, untersetzte Statur, und irgendwie hat sein Schöpfer bei ihm auch noch die Knie vergessen. Fehlkonstruktion – ganz klar. Da sprang der Pinguin ins Wasser und schwamm. Und ich dachte nur noch: Wow!

Pinguine sind hervorragende Schwimmer, schnell und wendig. Sie können mit einer Energie, die zwei Litern Benzin entspricht, 2.000 Kilometer weit schwimmen Das ist besser als alles, was Menschen jemals gebaut haben. Und ich hatte eben noch gedacht: Fehlkonstruktion! Wenn Sie als Pinguin geboren worden wären, machten auch sieben Jahre Selbstmanagement aus Ihnen keine Gazelle.

Fragen Sie daher lieber: Was kann ich? Was will ich? Und was sind meine Stärken? Stärken zu stärken ist viel sinnvoller, als an den Schwächen herumzudoktern. Wenn ich ein Pinguin bin und mich in der Wüste aufhalte, dann liegt es nicht an mir, wenn es nicht flutscht. Ich muss zum Wasser und hineinspringen. Und dann weiß ich, wie sich das anfühlt, in meinem Element zu sein.

Es gibt zwar immer wieder Beispiele von Menschen, die trotz ungünstiger Ausgangslagen beeindruckende Ziele erreicht haben. Das sind jedoch Ausnahmen, grundsätzlich gilt: Sie können Ziele umso besser und leichter erreichen, je besser sie zu Ihnen und Ihrem Umfeld passen.

Wenn Sie sich dagegen Ziele setzen, die im Widerspruch stehen zu Ihren Ausgangsbedingungen, werden Sie sie nicht oder nur mit sehr hohem Energieeinsatz erreichen.

Kann ich mir also jedes Ziel setzen? Ja. Kann ich jedes Ziel erreichen? Nein.

Was für den Pinguin seine exzellenten Schwimmfähigkeiten sind, sind für Sie vielleicht Ihre Kreativität oder Ihre Fähigkeit, gut mit Menschen kommunizieren zu können. Doch wie finden Sie heraus, was Ihnen wirklich entspricht, was zu Ihnen passt?

Menschen unterscheiden sich auf allen möglichen Ebenen – mit großen Auswirkungen auf ihre Effektivität. Dazu ein Beispiel:

[23]Beispiel

Otto Maier geht vorwiegend kognitiv-analytisch mit den Fragestellungen des Lebens um. Für ihn ist es wichtig, Aufgaben zu analysieren und strukturiert umzusetzen. In seiner Tätigkeit als Finanzbuchhalter kann er diese Stärken perfekt einsetzen.

Lisa Schmitt dagegen geht eher kreativ-intuitiv vor. Sie liebt es, die zentralen Aspekte einer Fragestellung zu »erspüren«, Ideen und Assoziationen zu entwickeln und daraus Produkte zu entwerfen. Deshalb ist sie erfolgreich in ihrem Job als Grafikerin einer Werbeagentur.

Und so lassen sich viele weitere Unterscheidungen treffen: Der eine motiviert sich von innen heraus, der andere vor allem durch Impulse von außen. Der eine strebt vor allem nach Selbstverwirklichung, der andere nach Sicherheit und Zugehörigkeit. Diese Liste ließe sich beliebig fortführen.

Die wichtigsten eigenen Vorlieben und Stärken zu kennen, ist Voraussetzung dafür, seine Ziele zu formulieren, den für sich passenden Weg zu finden. Kurz: effektiv zu handeln. Wir wollen Ihnen auf den folgenden Seiten einige Werkzeuge anbieten, die Ihnen helfen, sich selbst besser zu verstehen und Ihren ganz eigenen Weg zu entwickeln.

3.2.1Die Pinguin-Analyse

Wenn Sie effektiv Ihre Ziele verfolgen wollen, ist es sinnvoll zu wissen, wo Ihre Stärken liegen. Wo sind Sie so in Ihrem Element wie der Pinguin aus der oben erzählten Geschichte? Die Pinguin-Analyse ist ein gutes Werkzeug, um sich Ihrer Stärken und Schwächen bewusst zu werden. Nehmen Sie sich ein wenig Zeit für diese Selbstreflexion.

Die Pinguin-AnalyseWelche Aktivitäten machen mir am meisten Spaß?Welche meiner Arbeitsaufgaben würde ich auch dann machen, wenn ich nicht dafür bezahlt würde?Was fällt mir besonders leicht?In welchen Situationen spüre ich meine Kraft und Kompetenz besonders deutlich?Bei welchen Tätigkeiten bin ich in meinem Element?Welche Aufgaben schiebe ich gerne auf oder würde ich am liebsten loswerden?Wann muss ich mich am meisten anstrengen?Welche Situationen erzeugen für mich regelmäßig Stress und verfolgen mich lange, z. B. auch im Schlaf?Was hindert mich hauptsächlich daran, Freude bei der Arbeit zu empfinden?

[24]Was haben Sie herausgefunden?

Konnten Sie Tätigkeiten und Situationen identifizieren, in denen Sie Ihre Energien voll zur Geltung bringen können, in denen Sie sich stark, erfüllt und motiviert fühlen? Wie könnten Sie künftig mehr davon leben?Konnten Sie Situationen und Arbeitsbereiche identifizieren, die Sie Kraft kosten, die Sie nur mit Mühe und Widerwillen bewältigen? Wie könnten Sie künftig davon einige loswerden oder anders gestalten?

Diese Analyse ist übrigens besonders hilfreich, wenn Sie im Team arbeiten. Gut, dass es Menschen gibt, die so ganz anders sind als Sie! Denn sie sind es, die genau solche Tätigkeiten gerne machen, die für Sie so unangenehm oder unattraktiv sind. Lesen Sie dazu mehr im Kapitel 4 »Effektiv in der Zusammenarbeit«.

Wichtig

Denken Sie an den Pinguin und sorgen Sie dafür, sich möglichst oft in Ihrem Element zu bewegen!

3.3Werte als Motivatoren

Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf Ihr Wertesystem. Unsere Werte steuern, welche Verhaltensweisen für uns gut oder richtig sind, was besonders wünschenswert oder wichtig für uns ist.

Beispiele für WerteAbenteuerlustHerausforderungGeborgenheitAnerkennungHumorSpiritualitätAnsehenIndividualitätStärkeEhrlichkeitFamilieToleranzGeborgenheitKreativitätVertrauenGerechtigkeitsstrebenSelbstbestimmungWachstumHarmonieSicherheit…

Sie werden manche schönen Ziele auch mit der größten Anstrengung nicht erreichen, wenn sie im Widerspruch zu Ihrem Wertesystem stehen.

Werte sind – individuell betrachtet – nie »richtig« oder »falsch«. Sie existieren einfach und geben Antwort auf die Frage nach dem »Warum« hinter dem Handeln einer Person. Werte motivieren uns, das zu tun, was wir tun. Stehen Ziele und Handlungen nicht [25]im Einklang mit unseren Werten, kommt es zu inneren Konflikten. Dann werden Ziele – egal ob privat oder beruflich – nur sehr mühsam oder gar nicht erreicht. Deshalb ist es sinnvoll, sich über das eigene Wertesystem klar zu werden.

Beispiel

Franz liebt klare mathematische Strukturen und ist deshalb begeisterter Programmierer – der beste im Team. Als der Abteilungsleiter ausscheidet, wird Franz von den Vorgesetzten als Nachfolger vorgeschlagen. Franz ist stolz über diese Anerkennung seiner Leistungen und nimmt gerne an. Nach einigen Monaten stellt Franz fest, dass er kaum mehr zum Programmieren kommt. Stattdessen verbringt er viel Zeit in Sitzungen, muss mit Kunden verhandeln, Personalgespräche führen, Konflikte bewältigen – alles Dinge, die er nicht mag. Er stellt fest, dass er sich zunehmend zur Arbeit zwingen muss und keine Freude mehr an dem hat, was er tut. Dennoch macht er weiter – und verliert jeden Tag ein Stück an Lebensqualität.

Das Beispiel macht deutlich: Ziele im Einklang mit den eigenen Werten sind wie hochdosierte Energy Drinks. Sie sind Effektivitäts-Booster.

3.4Wichtige Lebensbereiche im Gleichgewicht

Kennen Sie die Geschichte der Gans, die goldene Eier legt? Ein armer Bauer entdeckt eines Tages im Nest seiner Lieblingsgans ein glänzendes goldenes Ei. Zunächst glaubt er, es müsse sich um eine Täuschung handeln. Aber dann beschließt er doch, es schätzen zu lassen. Das Ei ist aus reinem Gold! Der Bauer kann sein Glück kaum fassen. Am nächsten Tag wiederholt sich das Ereignis, und er staunt noch mehr. Tag für Tag läuft er nun nach dem Aufwachen sofort zum Nest und findet ein goldenes Ei. Der Bauer wird sagenhaft reich. Doch mit dem wachsenden Reichtum kommt auch Gier und Ungeduld. Er will nun nicht mehr jeden Tag auf ein goldenes Ei warten, sondern alle Eier auf einmal haben. Aber als er die Gans schlachtet und sie aufschneidet, ist sie leer. Keine goldenen Eier und keine Möglichkeit mehr, noch welche zu bekommen.

Sie werden sich fragen: Was hat dieses Märchen mit Ihnen und mit dem Thema des Buches zu tun? In dieser Geschichte steckt ein wichtiger Grundsatz – und zwar der von langfristiger Effektivität. Die meisten Menschen verstehen unter Effektivität: Je mehr Ziele man erreicht, je mehr goldene Eier man produziert, desto effektiver ist man.

Das ist falsch.

Langfristig betrachtet ist Effektivität die Summe aus zwei Faktoren: aus dem, was produziert wird (im Beispiel: die goldenen Eier), und aus der Fähigkeit oder der Kapazität, das zu produzieren, im Beispiel: die Gans (nach Stephen R. Covey, Die 7 Wege zur Effektivität, Offenbach, 2014, S. 64).

[26]Wenn unsere Ziele, wie beim Bauern aus der Geschichte, nur auf möglichst viele goldene Eier ausgerichtet sind und wir aber die Gans vernachlässigen, dann wird es bald an dem Faktor fehlen, der die goldenen Eier produziert. Wer schon einmal eine länger andauernde Erschöpfung erlebt hat, weiß, wie es sich anfühlt, wenn die eigene Produktionskapazität erschöpft ist.

Wir sollten also sowohl darauf achten, unsere Ziele zu erreichen, als auch darauf, unsere Basis auf dem Weg dorthin ausreichend zu sichern und zu regenerieren. Letzteres schaffen wir nur, indem wir unser individuelles Gleichgewicht finden und erhalten.

3.4.1Work-Life-Balance: die vier Säulen der Lebensbühne

Um Ihr individuelles Gleichgewicht zu bestimmen, hilft das Modell der Lebensbühne. Damit symbolisieren Sie Ihr Leben – Ihr Arbeits- wie auch Ihr Privatleben – auf einer Bühne, die von vier Säulen getragen wird.

Abb. 3: Die vier Säulen Ihrer Lebensbühne

Die Grundthese des Modells: Sie können nur dann ein erfülltes Leben auf dieser Bühne inszenieren, wenn Sie über eine stabile Basis verfügen, wenn Sie also Ihre wichtigsten Lebensbereiche ausreichend pflegen und nähren. Vernachlässigen Sie eine oder mehrere Säulen dauerhaft, kippt Ihre Lebensbühne: Ihre Work-Life-Balance kommt dann aus dem Gleichgewicht.

[27]SäulenBedeutung1Gesundheit, Fitness, ErnährungDer Körper ist Ihre physische Basis, die wichtigste Grundlage dafür, stark und leistungsfähig zu bleiben, Ihre Ziele zu verfolgen. Dazu gehören gesunde, ausgewogene Ernährung, Sport und Bewegung sowie ausreichend Entspannung und Schlaf.2Liebe, Freundschaft, PartnerschaftDiese Säule steht für ein intaktes soziales Umfeld. Dazu gehören Familie und Partnerschaft, aber auch Freunde oder ein angenehmes Klima im Kollegenkreis. Sie bieten Halt, emotionale Nähe, sorgen für Freude und geben Hilfestellung in schwierigen Zeiten.3Berufliche und materielle ZufriedenheitDazu zählt ein stabiles Arbeitsumfeld, in dem man sich gerecht behandelt und entlohnt fühlt, eine Arbeit, die man gerne macht und/oder ein geregeltes Einkommen sichert.4Werte, Selbst, SinnMuße für sich selbst, seine Hobbys, für Religion oder Spiritualität – oder für Selbstverwirklichung. Oder einfach nur die Zeit, regelmäßig über die eigenen Ziele und Werte nachzudenken.

ÜBUNG

Ihre Lebensbereiche

Nehmen Sie sich 15 Minuten Zeit und prüfen Sie jeden Lebensbereich daraufhin, wie gut er derzeit »gesättigt« ist.

Welcher Bereich kommt zu kurz?Was könnten Sie konkret tun, um diesen Lebensbereich zu stärken?

3.5Ziele setzen

Effektiv zu handeln setzt voraus, dass man ein erstrebenswertes Ziel vor Augen hat.

Wichtig

Ein Ziel zu haben ist die bewusste Entscheidung, ein Vorhaben zu realisieren.

Es gibt alle möglichen Arten von Zielen, u. a.:

berufliche – private Zielekurzfristige – langfristige Zieleergebnisorientierte – prozessorientierte Zieleeigene Ziele – Unternehmensziele

[28]3.5.1Vom Wunsch zum Ziel

Ein Ziel fokussiert und konkretisiert einen gewünschten Zustand,

indem ich beschreibe und formuliere, was ich erreichen will (»Ich will ….«), oderindem ich eine klare innere Vorstellung des erwünschten Zustandes habe (Vision: »Ich sehe mich …«), oderindem ich es mit Hilfsmitteln (z. B. der SMART-Regel) konkretisiere.

1. Variante: Ziele formulieren

Ein vager unklarer Wunsch, eine Idee oder ein Bedürfnis ist noch kein Ziel. Sie werden erst dann zum Ziel, wenn ich sie mir bewusst und konkret mache. Ein Beispiel: »Ich würde gerne mal wieder mit meiner Tochter Zeit verbringen!« Das mag ein schöner Wunsch sein, der aber noch ohne Kraft und Richtung ist. Zum Ziel wird er, wenn wir ihn konkretisieren. Ein erster Schritt dazu ist oft schon eine Umformulierung: »Ich will mit meiner Tochter Zeit verbringen!«

Das ist bereits zielgerichteter, weil jenseits des Wunsches ein Wille spürbar wird. Noch klarer wird es so: »Ich werde heute Nachmittag mit meiner Tochter spielen!« So wird ein konkretes Vorhaben daraus, verbunden mit einer inneren Vorstellung, einem Bild des erreichten Ziels.

Formulieren Sie Ihre Ziele positiv – also nicht: »Ich will weniger arbeiten«, sondern: »Ich will mehr Zeit mit meiner Familie verbringen«. Negative Bilder sind der Zielerreichung nicht förderlich. Schaffen Sie sich ein Bild von dem angenehmen Zustand nach Erreichen des Ziels.

2. Variante: Ziele visualisieren

Vor allem bei größeren oder langfristigen Zielen ist es sehr hilfreich, das Ziel nicht nur als Plan, sondern als »realisierte Wirklichkeit« zu formulieren.

Gehen Sie in Ihrer Vorstellung in die Zukunft, stellen Sie sich vor, Sie hätten das Ziel bereits erreicht. Was wäre dann? Wie fühlt es sich an? Je konkreter und plastischer Sie sich den Zielzustand vorstellen, desto höher die Chance auf Verwirklichung. Sie aktivieren damit Ihre unbewussten Anteile und schaffen eine starke Motivation.

ÜBUNG

Brief an sich selbstSich sein Ziel so vor Augen zu führen, funktioniert leichter, wenn Sie einen Brief aus der vorweggenommenen Zukunft an sich selbst schreiben. Schildern Sie darin möglichst plastisch und konkret die Auswirkungen des erreichten Ziels.

[29]3. Variante: Ziele SMART formulieren

Die SMART-Kriterien helfen Ihnen dabei, Ihre Ziele motivierend zu formulieren. Die einzelnen Buchstaben stehen für:

S wie spezifisch: Formulieren Sie Ihr Ziel konkret, eindeutig und präzise, also ohne Interpretationsspielraum.M wie messbar: Sie müssen später überprüfen können, ob das Ziel erreicht wurde. Bei nicht messbaren Zielvorgaben (wie z. B. Führungskompetenz aneignen, weniger Stress haben) können Sie sich bei der Formulierung helfen, indem Sie den konkreten Endzustand beschreiben.A wie akzeptiert (oder attraktiv): Das Ziel muss zu Ihnen und Ihren zentralen Ziel- und Wertvorstellungen passen.R wie realistisch: Ziele sollten Sie fordern, aber nicht überfordern. Die gesetzten Ziele müssen mit den Ihnen zu Verfügung stehenden Ressourcen erreichbar sein.T wie terminierbar: Ziele müssen mit Zeitangaben, Zwischenterminen und Deadlines verbunden sein. Bis wann soll welches Teilziel erreicht sein?

Wichtig

Richtig formulierte Ziele geben Klarheit, fördern die Motivation, erwecken kreative Potenziale, richten die Konzentration auf das Wesentliche.

Ein Beispiel aus der Arbeitswelt: Ein Vorgesetzter hat erkannt, dass er sich mehr Zeit für seine Mitarbeiter nehmen muss. Aus dem Bauch heraus könnte man sein Ziel zunächst so formulieren: »Ich möchte mir mehr Zeit für meine Mitarbeiter nehmen, um weniger Ärger in meiner Abteilung zu haben.«

Prüfen Sie nun:

Ist das Ziel positiv formuliert? Motivierender und positiver klingt es, wenn er das Ziel so beschreibt, als wäre es bereits eingetreten: »Ich habe mehr Zeit für meine Mitarbeiter und verbessere so das Arbeitsklima in meiner Abteilung.«S: Ist das Ziel spezifisch? Was genau versteht man unter »mehr Zeit für meine Mitarbeiter nehmen«? Was genau möchte der Chef tun, um das Arbeitsklima zu verbessern? »Ich nehme mir einmal wöchentlich Zeit für Mitarbeitergespräche und Teammeetings. Ich gehe auf ihre Ideen und Wünsche ein. Sie fühlen sich dadurch wertgeschätzt, das Arbeitsklima ist besser.«M: Ist das Ziel messbar? Noch nicht. »Einmal wöchentlich« wäre zwar messbar und zugleich flexibel. Es kann aber leicht sein, dass dieser Termin dann gegen Ende einer arbeitsintensiven Woche nicht mehr einzuhalten ist. Der Vorsatz »Arbeitsklima verbessern« ist nicht messbar.A: Ist das Ziel akzeptiert, attraktiv, angemessen? Der Vorgesetzte sollte sich fragen: Was hat mich bisher daran gehindert, dieses Vorhaben umzusetzen? Sind diese »häufigen« Mitarbeitergespräche/Meetings mit der Unternehmenskultur vereinbar? Könnte es Vorbehalte oder Widerstand von Kollegen geben?[30] R: Ist das Ziel selbst realisierbar? Ist dem Chef das Handwerkszeug für die richtige Mitarbeiterkommunikation geläufig? Was könnte ihn noch davon abhalten, das Ziel anzugehen?T: Ist das Ziel terminiert? Noch ist offen, ab wann das Vorhaben gelten soll. Der Vorgesetzte sollte einen festen Termin (Jour fixe) in seinen Terminkalender eintragen und Tag und Uhrzeit des Termins mit seinen Mitarbeitern abstimmen.

Sein Ziel im Realisiert-Modus könnte demnach so lauten: »Seit 1. Juli habe ich jeden Mittwoch einen Jour fixe von 14 bis 16 Uhr. Zunächst findet das Abteilungsmeeting statt, und ich nehme mir anschließend Zeit für individuell vereinbarte Mitarbeitergespräche. Ich habe meine Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten aufgefrischt mit einem Coaching am 21. Mai. Ich habe meine Mitarbeiter näher kennengelernt, gehe besser auf deren Bedürfnisse und Ideen ein. Sie fühlen sich inzwischen wertgeschätzt und verstanden. Die Auswertung der Vorgesetztenbeurteilung hat das bestätigt. Ich merke auch persönlich, dass sich das Arbeitsklima entscheidend verbessert hat. Der Umgang der Kollegen mit mir und untereinander ist offen, freundlich und kollegial.«

3.6Ziele priorisieren

Um langfristig effektiv und erfolgreich zu sein, ist es sinnvoll, all Ihre Ziele zu kennen und sich bewusst zu machen. Besser noch: Ihre Ziele in eine Ordnung zu bringen. Das wollen wir hier tun – mithilfe einer Metapher von Stephen R. Covey: Stellen Sie sich eine große Glasschale vor – sie steht für die Begrenztheit Ihres Lebens. Daneben liegen Steine unterschiedlicher Größe und ein Häufchen Sand. Ihre Aufgabe ist es nun, Sand und Steine in das Gefäß zu füllen.

Was hat das aber mit unserem Thema Effektivität zu tun, fragen Sie? Die großen Steine stehen für die großen Ziele und wesentlichen Dinge unseres Lebens. Das können sein Gesundheit, Zeit für die Familie, aber auch große, wichtige Projekte im Job. Kleinere Steine stehen z. B. für kleinere Vorhaben im Berufs- oder im Privatleben, der Kauf eines neuen Autos, die Urlaubsplanung usw. Der Sand schließlich steht für all die kleinen unwichtigeren Dinge, mit denen wir uns tagtäglich befassen: Mails, Termine, Telefonate etc.