Führen auf Distanz: Trainings erfolgreich leiten E-Book

Bettina Gierke

• Herausgeber: managerSeminare Verlags GmbH
• Kategorie: Bildung
• Serie: Edition Training aktuell
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2022

Seitenzahl: 326

Beschreibung

Zwei praxiserprobte Seminarfahrpläne zum Thema ‚Führen auf Distanz‘. Einer für ein komplettes Live-online-Training mit fünf Modulen, einer Auftakt- sowie einer Abschlussveranstaltung. Ein weiterer für ein zweitägiges Präsenztraining. Außerdem erhalten Sie zusätzliche Trainingsbausteine für Themenvertiefungen. Die Trainings vermitteln Führungskräften die Kompetenzen, um ihre Teams über eine räumliche Distanz hinweg zu führen. Sie lernen, virtuell Vertrauen aufzubauen, ergebnisorientiert zu führen, den Teamgeist zu stärken, die Isolation der Teammitglieder zu überwinden, Vernetzungen zu fördern und schließlich die Kommunikation neu zu organisieren.

Das Buch liefert Ihnen zwei praxiserprobte Leitfäden, um Trainings zu dem Thema „Führen auf Distanz“ entweder online oder im Präsenztraining erfolgreich zu leiten. Außerdem ist als Download-Ressource ein Umsetzungsvorschlag für ein Blended-Learning-Konzept enthalten.

Es beschreibt sowohl die theoretischen Inhalte als auch das Handwerkszeug für den sofortigen Einsatz der Trainingskonzepte bis hin zu Impulsen für die Gestaltung der Flipcharts, Whiteboards und PowerPoints. Ebenfalls enthalten sind zusätzliche Inhalte zum Download, die Sie auf der Download-Website zum Buch abrufen können.

Leseprobe

Bettina Gierke

Führen auf Distanz: Trainings erfolgreich leiten

Seminarfahrpläne für Präsenz und Online

© 2022 managerSeminare Verlags GmbH

Endenicher Str. 41, D-53115 Bonn

Tel: [phone], Fax: [phone]

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www.managerseminare.de/shop

Der Verlag hat sich bemüht, die Copyright-Inhaber aller verwendeten Zitate, Texte, Abbildungen und Illustrationen zu ermitteln. Sollten wir jemanden übersehen haben, so bitten wir den Copyright-Inhaber, sich mit uns in Verbindung zu setzen.

Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und der Verbreitung sowie der Übersetzung vorbehalten.

ISBN: 978-3-98856-285-2

Herausgeber der Edition Training aktuell:

Ralf Muskatewitz, Jürgen Graf, Nicole Bußmann

Lektorat: Ralf Muskatewitz

Cover: Wavebreakmedia, Depositphotos

PowerPoints: Sonja Buske, Bettina Gierke

Ihre Download-Ressourcen

Begleitend zum Buch stehen Ihnen Arbeitshilfen für die persönliche Verwendung zum Download im Internet zur Verfügung. Sie können die Vorlagen jederzeit in hoher Qualität abrufen und einsetzen.

 www.managerseminare.de/tmdl/k,283081

Inhaltsverzeichnis

Impressum

Einführung

Worum geht es?

Der SeminarfahrplanLive-Online-Training: Führen auf Distanz

Vor Seminarbeginn

Zwei Wochen vor dem Beginn des Seminars

Ein Tag vor Seminarbeginn

Am Trainingstag, kurz vor Seminarbeginn

Die Auftaktveranstaltung

Überblick und Zeitkalkulation

Einstieg in das Live-Online-Training

Professionelle Vorstellung: Mein verteiltes Team und ich

Persönliche Vorstellung: 5 Fakten über mich

Übung: Geheime Drillinge – Austausch von Gemeinsamkeiten

Überblick über den gesamten Prozess

Erwartungen und Beiträge der Führungskräfte: Give and Take

Einstieg ins Thema

Besonderheiten virtueller Teams

Brainstorming: Herausforderungen beim Führen auf Distanz

Brainstorming: Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit

Bewegungsübung: Erfolgsfaktoren beim Führen auf Distanz

Ausblick + Transferaufgabe: Mein persönliches Ziel für das Führen auf Distanz

Der Transferplan

Check-out: Römisches Feedback

Modul 1: Vertrauen in virtuellen Teams aufbauen

Überblick und Zeitkalkulation

Einstieg ins Seminar

Check-in: Persönlicher Wetterbericht

Was bisher geschah: Ergebnisse der letzten Transferaufgabe

Erfolgsfaktor Vertrauen aufbauen

Wem vertraue ich? Chat-Storm zum Einstieg in das Thema Vertrauen

Vortrag: Vertrauen zahlt sich aus

Übung: Vertrauensskala im Team

Reflexion und Praxistransfer: Vertrauen im virtuellen Team fördern

Transferaufgabe: Vertrauen aufbauen

Modul 2: Ziel- und ergebnisorientiert führen

Überblick und Zeitkalkulation

Erfolgsfaktor Ziel- und ergebnisorientiert führen

Einstieg und Bewegungsübung: Ziel- und ergebnisorientierte Führung

Vortrag zur ziel- und ergebnisorientierten Führung & Brainstorming: Ergebnisse sichtbar machen

Transferaufgabe: Ziel- und ergebnisorientiere Führung einüben und Arbeitsprozesse sichtbar machen

Modul 3: Teamgeist und Teamidentität entwickeln

Überblick und Zeitkalkulation

Check-in: Energielevel und Austausch der Ergebnisse der Transferaufgaben

Erfolgsfaktor Teamgeist und Teamidentität entwickeln

Zutatenliste für ein starkes Wir-Gefühl

Teamidentität – Phasen der virtuellen Teamentwicklung

Reflexionsaufgabe Teamgeist/Wir-Gefühl stärken

Feedback mit der DAKI-Methode

Modul 4: Isolation überwinden und Vernetzung fördern

Überblick und Zeitkalkulation

Begrüßung und Einstieg

Persönlicher Check-in in Online-Konferenzen

Ergebnisse der Transferaufgaben austauschen

Erfolgsfaktor Isolation überwinden und Vernetzung fördern

Gruppenübung: Rot oder Blau – Das Gefangenendilemma online erleben

Expertendialog: Virtuelle Teams aus der Isolation befreien

Vortrag: Working Out Loud

Übung: Die Kraft von Netzwerken nutzen

Transferaufgabe: Vernetzung fördern – Der Experten-Lernspaziergang

Ergänzung des Transferplanes

Modul 5: Kommunikation (neu) organisieren

Überblick und Zeitkalkulation

Erfolgsfaktor Kommunikation (neu) organisieren

Distanz überwinden durch die Kommunikation über digitale Medien

Digitale Kompetenzen aufbauen

Mein schlimmster Fehler in der Kommunikation mit virtuellen Medien

Gelungene Videokonferenzen durchführen

No more Nonsense Meetings: Expertentipps für die inhaltliche Vorbereitung von Online-Meetings

Transferaufgabe: Virtuelle Teammeetings neu gestalten

Zusammenfassung: Kommunikation (neu) organisieren

Transferaufgabe: Mein digitales Erfolgstagebuch

Vorbereitung der Abschlussveranstaltung

Feedback mit Rucksack und Mülleimer

Die Abschlussveranstaltung

Überblick und Zeitkalkulation

Check-in: Das Partygetränk

Komm, ich erzähl dir eine Erfolgsgeschichte: Ein Rückblick der besonderen Art

Vertiefung eines Inhalts am Beispiel Team Huddle

Ein kleines Abschiedsritual

Der SeminarfahrplanZweitägiges Präsenztraining: Führen auf Distanz

Vor Seminarbeginn

Der erste Seminartag

Überblick und Zeitkalkulation

Einstieg in das Seminar

Vorstellung: Gemeinsamkeiten finden

Give and Take: Erwartungen und Beiträge der Führungskräfte

Übung: Isolation erleben mit magischen Dreiecken

Führen auf Distanz: Merkmale, Besonderheiten, Vorteile und Herausforderungen

Erfolgsfaktoren beim Führen auf Distanz

Erfolgsfaktor Vertrauen aufbauen

Wem vertraue ich? Übung zur Reflexion der eigenen Vertrauensneigung

Vortrag: Vertrauen zahlt sich aus

Übung: Raumsoziometrie – Vertrauensskala im Team mit anschließendem Vortrag

Reflexion und Praxistransfer: Vertrauen im Team fördern

Erfolgsfaktor Ziel- und ergebnisorientiert führen

Einstieg und Bewegungsübung in das Thema Ziel- und ergebnisorientiert führen

Übung: Ziele formulieren mit dem Zielkreis

Abschluss des ersten Seminartags

Der zweite Seminartag

Überblick und Zeitkalkulation

Einstieg und Agenda

Gemeinsamer persönlicher Check-in

Gedanken und Fragen zum Vortag

Erfolgsfaktor Teamgeist und Teamidentität entwickeln

Zutatenliste für ein starkes Wir-Gefühl

Erfolgsfaktor Isolation überwinden und Vernetzung fördern

Gruppenübung: Rot oder Blau – Das Gefangenendilemma live überwinden

Praxistransfer: Ergänzung des Umsetzungsplans

Erfolgsfaktor Kommunikation (neu) organisieren

Distanz überwinden durch die Kommunikation über digitale Medien

Digitale Kompetenzen aufbauen

Übung: Medienverantwortung leicht gemacht

Gelungene Videokonferenzen durchführen

No more Nonsense Meetings: To-do-Liste für die inhaltliche Vorbereitung von Online-Meetings

Zusammenfassung: Kommunikation (neu) organisieren

Abschluss mit der KALM-Methode

Deep DivesVertiefungsthemen

Deep Dive AuftaktveranstaltungTeammitglieder mitnehmen bei der Veränderung der neuen Arbeitsweise

Kick-off-Veranstaltungen für den Start der verteilten Zusammenarbeit

Deep Dive Vertrauen aufbauenDas Team Huddle – Informelle Treffen in virtuellen Teams gestalten

Deep Dive Ziel- und ergebnisorientiert führenLightning Decision Jam: Entscheidungen treffen und Ideen entwickeln in virtuellen Teams

Deep Dive Teamgeist und Teamidentität entwickelnVirtuelle Teamentwicklung

Alles Wichtige auf einen Blick – Das Team Canvas

• Zweck definieren: Wofür gibt es das Team?

• Gemeinsame Ziele formulieren

• Menschen und Rollen im Team sichtbar machen

• Persönliche Ziele sichtbar machen

• Gemeinsame Werte ermitteln

• Stärken sichtbar machen

• Bedürfnisse und Erwartungen identifizieren

• Entwicklungsfelder identifizieren und WKWs formulieren

• Aktionsschritte formulieren

Die Teamvision für das perfekte virtuelle Team

Deep Dive Isolation überwinden und Vernetzung fördernKooperation fördern in virtuellen Teams – auf die Formulierung kommt es an

Deep Dive Kommunikation (neu) organisierenDie E-Mail-Empathie

Mediennutzungsplan erstellen

Service

Literatur

Online-Quellen

Stichwortverzeichnis

Online-Ressourcen

Mögliche Fahrpläne im ÜberblickLive-Online-Seminar, Präsenztraining, Blended Learning

Deep Dive Ziel- und ergebnisorientiert führen (zu Seite 306 ff.)

• Die Bedeutung von Feedback in virtuellen Teams

• Feedback-Methoden für virtuelle Teams

• Das wöchentliche Teamfeedback

• Retrospektive mit der DAKI-Methode

• Speed Dating – Persönliches Feedback, von allen für alle

• Persönliches Feedback an die Mitarbeitenden geben

Info-E-Mail zwei Wochen vor Seminarbeginn (zu Seite 21)

Erinnerungs-E-Mail einen Tag vor Seminarbeginn (zu Seite 24)

Liste mit Check-in-Fragen in deutscher Sprache (zu Seiten 131/133)

Arbeitsblatt Umsetzungsvorhaben zum Thema Vertrauen (zu Seite 239)

Vorlage Zielkreis (zu Seite 245)

Arbeitsblatt Umsetzungsplan (zu Seite 249)

Vorlage Team Canvas (zu Seite 317)

Einführung

Für die Mehrzahl der arbeitstätigen Menschen in Deutschland gestaltet sich ein typischer Arbeitstag in etwa so: Am Morgen klingelt der Wecker viel zu früh. Hundemüde geht es dann ab ins Badezimmer, schnell unter die Dusche und hinein in die Arbeitskleidung. Kinder fertig machen, schnelles Frühstück, dann geht es auch schon aus dem Haus. Rasch die Kinder in den Kindergarten oder die Schule bringen – und dann ab ins Büro. Wenn es schlimm kommt, bedeutet das tägliche Pendeln hin und zurück zwei Stunden Lebenszeit, die wir entweder gestresst im Auto oder in beengten Verhältnissen in Bus und Bahn verbringen. Im Monat sind das 40 Stunden.

Wie wunderbar wäre es da für viele Leidtragende, einen Großteil dieser Stunden einzusparen und für etwas zu nutzen, das mehr Spaß macht als ein stressiger Arbeitsweg! Vielleicht sähe ein typischer Morgen dann so aus: Der Wecker klingelt eine halbe Stunde später als sonst. Ganz entspannt geht es ins Badezimmer und danach in die Lieblingsklamotten. Anschließend ein kurzes, aber gemütliches Frühstück allein oder mit der Familie, bevor es für die Kinder in den Kindergarten geht. An einem ruhigen Platz in der Wohnung startet der Arbeitstag mit einem kurzen gemeinsamen Check-in mit dem virtuellen Team. Vielleicht startet der Morgen aber auch in einem Wohnmobil, mit dem die Führungskraft beschlossen hat, für eine Weile durch Europa zu reisen und mobil zu arbeiten. Oder ganz woanders.

Komplett oder zumindest an einigen Tagen in der Woche aus dem Homeoffice zu arbeiten, ist für viele Menschen längst nicht mehr nur eine attraktive Vorstellung. Der Digitalisierung sei Dank, können inzwischen viele Tätigkeiten problemlos auch außerhalb klassischer Arbeitsstrukturen erledigt werden.

Immer mehr Führungskräfte leiten daher Teammitglieder, die an anderen Standorten oder im Homeoffice arbeiten. Diese Form der Führung ist für sehr viele Führende immer noch neu und unvertraut. Sie haben in aller Regel nie gelernt, wie das geht. In diesem Training lernen sie, worauf es zu achten gilt, um remote bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.

Mein Ziel als Trainerin ist es, Führungskräfte und ihre Teammitglieder dabei zu unterstützen, die Zusammenarbeit auf Distanz optimal zu gestalten. Optimal bedeutet für mich, mit Spaß und Freude effektiv zusammenzuarbeiten, Spitzenergebnisse zu erzielen und ein Leben führen zu können, das Privates und Berufliches unter einen Hut bringt. Ich selbst arbeite seit vielen Jahren schon genau so und kann es mir gar nicht mehr anders vorstellen. Deswegen gebe ich Seminare zu dem Thema „Führen auf Distanz“ und schreibe dieses Buch.

Erfreulicherweise hat das Thema in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Immer mehr Unternehmen brechen alte Strukturen auf und ermöglichen ihren Mitarbeitenden neue Arbeitsmodelle, wie zum Beispiel das Arbeiten aus dem Homeoffice. Zudem zwingt der Fachkräftemangel Unternehmen vielerorts, den Suchradius zu erweitern. Globalisierung und Digitalisierung ermöglichen eine Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg.

Führen auf Distanz beschreibt Führungssituationen, in denen Teams über eine räumliche Distanz hinweg geführt werden. Die Teammitglieder können sich nicht täglich sehen oder persönlich miteinander sprechen. Ihre Kommunikation findet hauptsächlich über digitale Medien wie E-Mail, Telefon, Chat oder virtuelle Konferenzen statt.

Diese neue Art der Zusammenarbeit stellt Führungskräfte und deren Teams vor neue Herausforderungen. Neben den bisherigen Aufgaben gilt es, räumliche, kulturelle und operationale Distanzen zu überbrücken. Abläufe müssen neu definiert werden, das Teambuilding ist aufwendiger und die Führung anspruchsvoller. Die Führungskräfte solcher Teams benötigen neben den klassischen Führungskompetenzen auch Kenntnisse über die spezifischen Anforderungen beim Führen auf Distanz. So stehen sie sowohl vor der Aufgabe, eine Teamidentität über große Distanzen hinweg zu schaffen, als auch die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den im Unternehmen vorhandenen digitalen Medien zu organisieren.

Wie all das gelingen kann, wird in dem Training „Führen auf Distanz“ gemeinsam erarbeitet.

Ihre Bettina Gierke

Worum geht es?

Das Buch liefert Ihnen zwei praxiserprobte Leitfäden, um Trainings zu dem Thema „Führen auf Distanz“ entweder online oder im Präsenztraining erfolgreich zu leiten. Außerdem ist als Download-Ressource ein Umsetzungsvorschlag für ein Blended-Learning-Konzept enthalten.

Es beschreibt sowohl die theoretischen Inhalte als auch das Handwerkszeug für den sofortigen Einsatz der Trainingskonzepte bis hin zu Impulsen für die Gestaltung der Flipcharts, Whiteboards und Power-Points. Ebenfalls enthalten sind zusätzliche Inhalte zum Download, die Sie auf der Download-Website zum Buch abrufen können.

In chronologischer Reihenfolge werden Aufbau und Ablauf sowie Inhalte und Trainingsmethoden im Detail beschrieben, sodass die Bausteine einfach adaptiert werden können. Alle im Buch beschriebenen Vorgehensweisen wurden vielfach praxiserprobt und von zahlreichen Teilnehmenden für gut befunden.

Die verschiedenen Umsetzungskonzepte ermöglichen es Ihnen, das Training optimal an die Bedürfnisse der Zielgruppen anzupassen, die Sie trainieren werden. Ganz egal, ob es eine reine Präsenzveranstaltung, ein Live-Online-Training oder eine Mischung aus beidem sein soll, für jede Situation ist etwas dabei.

Hierzu werden theoretische Inhalte zum Führen auf Distanz mit detaillierten Beschreibungen zum didaktischen Vorgehen und mit Trainingsmethoden zur Vermittlung dieser Kompetenzen verknüpft. Beschreibungen praktischer Herausforderungen sowie häufig gestellte Fragen aus vergangenen Trainings runden das Buch inhaltlich ab.

Um Ihnen verschiedene Varianten zu bieten, habe ich für die Beschreibung des Live-Online-Trainings die Inhalte so gewählt, wie ich sie für ein rein virtuelles Team nutzen würde. Ein Team also, dessen Teammitglieder über große Entfernungen hinweg zusammenarbeiten und sich regulär nicht zu Gesicht bekommen.

Das Format ebenso wie die Beschreibungen für das Präsenztraining sind eher auf die Bedürfnisse von Teilnehmenden angepasst, die sich erst am Anfang des Prozesses befinden, ihre Arbeit remote zu organisieren. Also z.B. erst die Einführung oder Ausweitung von flexiblen Arbeitsmodellen planen. Oder Personen, die Teams führen, die nur teilweise im Homeoffice arbeiten. Das können gemischte Teams sein, bei denen ein Teil hauptsächlich im Homeoffice und ein anderer Teil ganz oder hauptsächlich im Büro arbeitet. Weiterhin sind in diesen Gruppen auch zuweilen Führungskräfte, die mehrere Standorte leiten und auf diese Weise auf Distanz führen.

Die Formulierungen und ausgewählten Übungen unterscheiden sich dadurch an einigen Stellen voneinander.

Gendergerechte Sprache

Die sprachliche Gleichbehandlung der Geschlechter ist mir wichtig. Ich achte daher in meinen Trainings darauf, beide Geschlechter zu benennen, also z.B. von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu sprechen. Gleiches gilt auch für Sheets und Arbeitsmaterialien sowie Angebote, die ich an meine Kunden sende.

Gleichzeitig empfinde ich die ständige Einbeziehung beider Geschlechter in einem Buch wie diesem als für die Lesbarkeit hinderlich. Ich habe mich daher dazu entschieden, von der Trainerin und den Teilnehmenden bzw. Mitarbeitenden zu schreiben. „Die Trainerin“, weil ich als Frau meine eigenen Trainingskonzepte beschreibe und mich beim Schreiben auch gedanklich in dieser Rolle befinde. Darüber hinaus verwende ich nach Möglichkeit geschlechterneutrale Begriffe. Dort, wo dies nicht möglich ist, findet die männliche Form ihren Platz.

In den dargestellten Arbeitsmaterialien finden Sie teilweise beide Formen abgebildet.

Wie ist das Buch aufgebaut?

Im ersten Schwerpunktteil des Buches finden Sie einen detaillierten Fahrplan für die Durchführung eines reinen Live-Online-Trainings, bestehend aus fünf Modulen, die sich an den relevanten Erfolgsfaktoren beim Führen auf Distanz orientieren. Sie werden feststellen, dass viele der Moderationsprozesse in wörtlicher Rede gehalten sind, um Sie als Kollegin oder Kollegen möglichst authentisch an der Durchführung der Trainingselemente teilhaben zu lassen.

Im darauffolgenden Kapitel lesen Sie einen detaillierten Fahrplan für ein zweitägiges Präsenztraining zum Thema „Führen auf Distanz“. Das Konzept eignet sich sowohl für offene als auch für Inhouse-Formate.

Schließlich beschreibe ich weitere Methoden, die für eine Vertiefung einzelner Themen geeignet sind, die sogenannten „Deep Dives“. Sie können diese für Follow-up-Seminare oder für maßgeschneiderte Trainingsformate einsetzen und das vorgegebene Beispielgerüst entsprechend umstellen. Diese Vertiefungen können Sie sowohl virtuell einsetzen als auch – zumindest teilweise – in Präsenzformaten integrieren.

Sie werden beim Lesen bemerken, dass sich einige Inhalte und Übungen ähneln. In der Annahme, dass Sie als Leserin oder Leser dieses Buchs entweder die eine oder die andere Art des Trainings durchführen möchten, ist dieses Vorgehen aus Gründen der Nutzerfreundlichkeit bewusst so gewählt.

Die jeweiligen Unterkapitel beschreiben die einzelnen Seminartage und Module näher und beginnen zur besseren Übersicht jeweils mit einer Tages-Agenda.

Über die Buchinhalte hinaus stehen Ihnen zusätzliche Materialien als Download-Ressourcen zur Verfügung. Geben Sie zum Abrufen dieser Ressourcen den Link, der in der inneren Umschlagklappe dieses Buches steht, in Ihren Browser ein. Alle dort abgelegten Dokumente sind im Buch mit nebenstehenden Symbol gekennzeichnet.

Dort finden Sie beispielsweise kurze Übersichten über mögliche Trainingsformate zum Thema „Führen auf Distanz“. Sie erfahren, welches der Formate für welchen Kunden besonders gut geeignet ist und mit welchen Vor- und Nachteilen Sie jeweils argumentieren können. Dort finden Sie außerdem zusätzliche Vertiefungen speziell zum Themenbereich „Feedback“ sowie einzelne vorbereitete Arbeitsmaterialien für den sofortigen Einsatz.

An wen richtet sich dieses Buch?

Das Buch richtet sich an

erfahrene Führungskräftetrainerinnen und -trainer, die ihr Trainingsprogramm um das Thema „Führen auf Distanz“ erweitern wollen.

erfahrene Trainerinnen und Trainer, die sich Anregungen zur Umsetzung ihrer bisherigen Trainingsinhalte in digitaler Form oder in Form eines Blended-Learning-Formates wünschen.

junge Trainerinnen und Referenten, die sich auf das Thema spezialisieren möchten.

interne Trainer und Personalentwicklerinnen, die sich Anregungen für die Durchführung von internen Schulungsmaßnahmen zur virtuellen Führung wünschen.

Business Coachs, die ihre Arbeit mit Führungskräften zum Thema „Führen auf Distanz“ vertiefen und durch neue Methoden anreichern wollen.

Führungskräfte, die sich selbst und ihr virtuelles Team weiterentwickeln wollen. Insbesondere die Übungen aus dem Kapitel „Deep Dives“ (ab Seite 293) sind geeignet für Führungskräfte, die diese Methoden gemeinsam mit ihren Teams durchführen möchten und sich hierzu eine genaue Anleitung wünschen.

Technik

Im Wesentlichen werden Videokonferenz-Tools eingesetzt, wie etwa Zoom oder MS Teams, die möglichst eine Kameraansicht und eine Chat-Funktion beinhalten und außerdem über die Option verfügen, in Breakout Sessions zu wechseln. Zum kollaborativen Arbeiten wird ein Whiteboard-Tool eingesetzt. Viele der Vorlagen sind über PowerPoint erstellt, die beispielsweise in das Whiteboard geladen werden. Oder es handelt sich ganz klassisch um Flipcharts, die ggf. per Kamera eingeblendet werden. Welche Tools Sie konkret einsetzten, müssen Sie individuell entscheiden. In diesem Buch werden keine technischen Erläuterungen geboten, diese Kenntnisse werden vorausgesetzt bzw. können Sie relativ einfach über Online-Tutorials erwerben. Beim Einsatz von Tools sollten Sie im Kundeninteresse auf Datenschutzrichtlinien achten.

Der Seminarfahrplan

Live-Online-Training: Führen auf Distanz

Struktur des Trainings und Terminierung der Module

Das hier abgebildete Live-Online-Training umfasst insgesamt vier Termine, an denen die folgenden Einheiten stattfinden:

Auftaktveranstaltung

5 Module zu den Erfolgsfaktoren von Führen auf Distanz

(verteilt auf zwei Tage)

Tag 1

Modul 1: Vertrauen aufbauen

Modul 2: Ziel- und ergebnisorientiert führen

Modul 3: Teamgeist und Teamidentität entwickeln

Tag 2

Modul 4: Isolation überwinden und Vernetzung fördern

Modul 5: Kommunikation (neu) organisieren

Abschlussveranstaltung

Die Veranstaltungen sind zwischen zwei und drei Stunden lang. Die Module können an verschiedenen Tagen stattfinden. Im hier dargestellten Format werden die fünf Module zu den Erfolgsfaktoren allerdings auf zwei volle Trainingstage aufgeteilt. Das ist recht intensiv, jedoch dennoch das in der Praxis am häufigsten gewünschte Format. Die Seminarzeiten sind in diesem Fall so aufgeteilt, dass an den Trainingstagen jeweils vormittags und nachmittags drei Stunden Live-Online-Training stattfinden kann und über den zweistündigen Mittagszeitraum eine Transferaufgabe ausgeführt wird. Zwischen den Terminen werden einige Wochen Transferzeit gelegt. In dieser Zeit sollen die Teilnehmenden praktische Transferaufgaben bearbeiten, die zu jedem Modul gestellt werden. Damit erhalten die Führungskräfte Gelegenheit, die neuen Impulse aus dem Training in der eigenen Praxis umzusetzen und aufkommende Fragen in den folgenden Trainingssessions zu klären.

Ein beispielhafter Ablauf des gesamten Programms kann so aussehen:

Begrüßung und Auftakt – 9:00-11:30 Uhr

Erwartungsabfrage und gegenseitiges Kennenlernen

Einführung in die Technik

Risiken und Vorteile von Führen auf Distanz

Erfolgsfaktoren von Führen auf Distanz

Führen auf Distanz – Live-Online, Tag 1

1 – Erfolgsfaktoren Vertrauen aufbauen & Ziel- + ergebnisorientiert führen – 8:30-11:30 Uhr

Vertrauen statt Kontrolle – Aufbau einer Vertrauenskultur

Mikromanagement vs. Makromanagement in der Führung

Transferaufgabe in Eigenregie – 11:30-12:30 Uhr, Mittagspause – 12:30-13:30 Uhr

2 – Erfolgsfaktor Teamgeist und Teamidentität entwickeln – 13:30-16:30 Uhr

Wir-Gefühl fördern – Teamentwicklung auf Distanz

Teamgeist und Teamidentifikation in virtuellen Teams

– Transferzeit: 2 Wochen –

Führen auf Distanz – Live-Online, Tag 2

1 – Erfolgsfaktor Isolation überwinden und Vernetzung fördern – 8:30-11:30 Uhr

Auswirkungen der Isolation im Homeoffice

Möglichkeiten der Vernetzung in der virtuellen Zusammenarbeit

Transferaufgabe in Eigenregie – 11:30-12:30 Uhr, Mittagspause – 12:30-13:30 Uhr

2 – Erfolgsfaktor Kommunikation (neu) organisieren – 13:30-16:30 Uhr

Kommunikation auf Distanz organisieren

Gute Gespräche und produktive Konferenzschaltungen

Medienauswahl: Merkmale und Wirkung unterschiedlicher Medien

– Transferzeit: 3 Wochen –

Virtuelles Abschlusstreffen – 9:00-11:00 Uhr

Austausch zu Best-Practice-Erfahrungen

Vertiefungsthema

Jeder Kunde ist anders und daher variieren die Seminarzeiten und Vertiefungsinhalte bei jedem neuen Trainingsdurchlauf ein wenig. Im Folgenden finden Sie einen Standardprozess, der einen möglichen Ablauf jedes Moduls aufzeigt. Sie können ihn an die jeweiligen Rahmenbedingungen und Bedürfnisse des Kunden anpassen, Übungen oder Module weglassen und Vertiefungen wählen.

Grundlegende Unterschiede zum Präsenzseminar

Live-Online-Trainings sind anders als Präsenzseminare. Anstelle eines Seminarraums sitzen die Teilnehmenden alle an unterschiedlichen Orten, was sowohl die Interaktion als auch die Kommunikation erschwert.

Insbesondere für dieses Trainingsthema ist das vorteilhaft, weil die Distanz, um die es ja im Kern geht, die ganze Zeit spürbar ist.

Nicht alle Übungen, die im Trainingsraum durchgeführt werden können, eignen sich für die virtuelle Durchführung. Auch die Zeit, in der es sich angenehm anfühlt, auf der gleichen Stelle zu sitzen und in einen Bildschirm zu starren, ist begrenzt. Dieser hält außerdem zahlreiche Ablenkungsmöglichkeiten bereit, wie zum Beispiel Pop-up-Nachrichten oder eingehende E-Mails. Aus eigener Erfahrung weiß ich, wie groß die Verlockung sein kann, nebenbei noch schnell eine E-Mail oder WhatsApp-Nachricht zu schreiben. Zudem gibt es eine technische Barriere, die nicht für alle Teilnehmenden gleich einfach zu überwinden ist.

Um möglichst viele Gelegenheiten zur Vernetzung und Interaktivität zu schaffen, empfehle ich, eine Gruppengröße von neun Personen nicht zu überschreiten.

Die Bildschirmzeit sollte maximal drei Stunden am Stück nicht überschreiten. Danach sollte eine längere Pause eingeplant sein.

Hinweis

Um Ihnen verschiedene Varianten zu bieten, wurden die Inhalte für die Beschreibung des Live-Online-Trainings so gewählt, wie Sie sie für ein rein virtuelles Team nutzen würden. Ein Team also, dessen Teammitglieder über große Entfernungen hinweg zusammenarbeiten und die sich regulär nicht zu Gesicht bekommen.

Vor Seminarbeginn

Zwei Wochen vor dem Beginn des Seminars

Die Vorbereitung eines Live-Online-Trainings gestaltet sich etwas komplexer als die eines Präsenzseminares.

Für die Präsentation der Inhalte ist es empfehlenswert, neben einer PowerPoint-Präsentation ein virtuelles Whiteboard einzusetzen, das Sie vorab sorgfältig vorbereiten.

Erfahrungsgemäß ist in virtuellen Formaten ein gutes Zeitmanagement von noch größerer Bedeutung als im Präsenztraining. Deswegen planen Sie hier kleinteiliger, bestenfalls minutengenau.

Von besonderer Wichtigkeit ist es, sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden am Tag des Seminars problemfrei Zugang zu allen Systemen haben. Hierzu bedarf es zunächst einer genauen Absprache darüber, welche digitalen Tools verwendet werden sollen. Idealerweise können Sie bereits im Unternehmen vorhandene Tools nutzen, z.B. für das Abhalten von Videokonferenzen oder das Teilen von Ergebnissen und Inhalten. Das hat die Vorteile, dass die Teilnehmenden gleich Erfahrungen hiermit sammeln können bzw. sich in einem gewohnten Umfeld bewegen und es auch keine Probleme mit der IT-Abteilung gibt. In diesem Fall muss nur die Zugriffsmöglichkeit für die Trainerin sichergestellt, ggf. eingerichtet und getestet werden.

Nicht immer sind die Funktionen der vorhandenen Tools für das Training ausreichend, und so kommt es vor, dass Videokonferenz-Applikationen genutzt werden, die die Teilnehmenden nicht kennen. In diesem Fall ist es notwendig, vorab einen Technik-Check durchzuführen, um sicherzugehen, dass alle teilnehmenden Zugriff auf die Applikationen bekommen. Teilweise müssen auch datenschutzrechtlich relevante Aspekte vorab geklärt werden.

Wichtig ist, dass die Videokonferenz-Anwendungen über Kleingruppenarbeitsräume verfügen und stabil laufen. Außerdem ist es hilfreich, wenn die Teilnehmenden und auch die Trainerin ein Headset dabeihaben, um eventuell auftretende Probleme mit der Tonübertragung und auch vorhandene Hintergrundgeräusche zu reduzieren.

Checkliste Vorbereitung

Rücksprache mit dem Kunden zu den Fragen: „Welche digitalen Medien sind zur Zusammenarbeit auf Distanz vorhanden? Welche sollen für das Training genutzt werden?“

Erstellen und Versenden der Musterschreiben zur Vorbereitung

Durchführung des Technik-Checks und Überprüfung aller Systeme

Erstellen des Trainingsleitfadens

Vorbereitung der PowerPoint-Präsentation

Vorbereitung der Transferaufgaben

Einrichten des Whiteboards

Musterschreiben zur Vorbereitung

Um all diese Schritte möglichst effizient zu organisieren und sicherzugehen, dass alles funktioniert, senden Sie den Organisatoren zwei Wochen vor dem Start des Trainings ein Word-Dokument mit allen wichtigen Informationen und Zugangsdaten zu.

Hier ein Muster für eine solche Informationsübersicht:

Musterschreiben im Download-Bereich

Workshop: Führen auf Distanz

Datum XXX Inhalte und Unterlagen

Zeiten und Inhalte

Auftaktveranstaltung 9:00-11:30 Uhr

Check-in/Ziele & Inhalte

Erwartungsabfrage

Gegenseitiges Kennenlernen

Einstieg ins Thema

E-Mail zum Technik-Check

(wird eine Woche vor Workshop-Beginn versendet)

Liebe Teilnehmerinnen und Teilnehmer,

die Vorbereitungen für unser Seminar laufen auf Hochtouren. Ich freue mich, Sie am XYZ persönlich kennenzulernen!

Damit unser Seminar reibungslos ablaufen kann, möchte ich Sie bitten, vorab einen kurzen Technik-Check durchzuführen. Dazu bitte ich Sie, am Datum XXX zu einer Zeit Ihrer Wahl den Meeting-Raum in Zweiergruppen einmal zu betreten und zu testen, ob Sie sich gegenseitig sehen und hören können.

Nutzen Sie hierfür unbedingt das Gerät (PC /Laptop), mit dem Sie später auch am Seminar teilnehmen werden. Im Folgenden finden Sie die Einwahldaten. Sollten Sie Zoom/Teams/… vorher noch nicht eingesetzt haben, werden Sie eine Aufforderung erhalten, die App herunterzuladen. Bitte bestätigen Sie dieses möglichst mit Ja, um die vollen Funktionen des Programmes nutzen zu können.

Bitte benutzen Sie hierfür die folgenden Einwahldaten:

– Hier die Einwahldaten eintragen –

Wenn alles funktioniert hat, melden Sie dies bitte direkt danach Ihrer internen Ansprechpartnerin, Frau XXX. Wenn etwas nicht funktionieren sollte, schreiben Sie mir, damit wir eine Lösung finden.

Außerdem werden wir mit einem digitalen Whiteboard arbeiten. Um sicherzugehen, dass Sie alle auf das Whiteboard zugreifen und die Funktionen nutzen können, möchte ich Sie bitten, auch dieses Tool vorab einmal zu testen.

Für alle, die gerne gut vorbereitet sind, habe ich ein Übungsboard eingerichtet. Hier können Sie sich vorab jederzeit auf dem Whiteboard umsehen und die wichtigsten Funktionen einmal testen. Mit diesem Link gelangen Sie zum Übungsboard:

− Hier den Link eintragen −

Auf dem Übungsboard bereiten Sie die folgenden Charts für die Teilnehmenden vor.

Ein Tag vor Seminarbeginn

Am Tag vor der ersten Live-Online-Session sollten Sie Ihre Teilnehmenden an den Start der Veranstaltung erinnern. So bauen Sie ein wenig Vorfreude auf und teilen noch einige Hinweise und Informationen für einen reibungslosen Ablauf mit. Auch diese Informationen werden über eine Erinnerungs-E-Mail versendet. Hier ein Mustertext:

Musterschreiben im Download-Bereich

Liebe Teilnehmerinnen und Teilnehmer,

morgen geht es los! Ich freue mich schon sehr darauf, Sie morgen in unserer Veranstaltung persönlich kennenzulernen.

Ich selbst werde 15 Minuten vor Start des Trainings den Meeting-Raum betreten. Bitte wählen Sie sich gern ebenfalls einige Minuten vorher ein, damit wir pünktlich starten können.

Hier noch ein paar Hinweise, die zu einem gelungenen Start unseres Trainings beitragen sollen:

Nutzung des Whiteboards

Wir werden mit einem virtuellen Whiteboard arbeiten. Am einfachsten lässt sich hiermit auf einem separaten Bildschirm arbeiten. Wenn Sie also einen zweiten Bildschirm zur Verfügung haben oder über ein Tablet verfügen, nutzen Sie dies gern für das Whiteboard. So können Sie auf einem Bildschirm die Videokonferenz sehen und auf dem anderen das Whiteboard bedienen.

Für alle, die sich das schon vorab einrichten möchten, ist hier der Link zum Whiteboard. Diesen Link geben Sie einfach im Browserfenster des Gerätes ein, auf dem Sie auf dem Whiteboard arbeiten möchten.

Zum Workshop

Bitte planen Sie diesen Workshop wie ein „normales“ Präsenzmeeting, denn:

Unser Workshop ist interaktiv! Bitte achten Sie daher darauf, über den gesamten Zeitraum mit Ihrer vollen Aufmerksamkeit dabei zu sein. Suchen Sie sich dazu einen ruhigen Raum, leiten Sie ggf. Ihr Telefon um und machen Sie es sich gemütlich, zum Beispiel mit einer Tasse Kaffee.

Für eine störungsfreie Übertragung denken Sie bitte daran, einen Ort zu wählen, an dem Sie gutes Internet haben, mit dem Sie sich auch gern per Kabel verbinden können. Bitte haben Sie außerdem ein Headset griffbereit (ein einfaches Modell für das Handy reicht).

Außerdem benötigen Sie einen Stift und einen Schreibblock.

Einwahldaten zur Videokonferenz

Damit Sie morgen nicht lange suchen müssen, hier noch einmal die Einwahldaten zur Erinnerung:

Thema: Auftaktveranstaltung Führen auf Distanz Einwahl: ab 8:45 Uhr

Start: 9:00 Uhr

– Hier die Zugangsdaten für das Meeting eintragen –

Hinweise

Bitte nehmen Sie diese Schritte sehr ernst, da die Erfahrung lehrt, dass immer die eine Person, die nicht am Test teilgenommen hat, dann diejenige ist, die nicht ins Meeting kommt. Eine einzige Person, die technische Probleme hat, kann Ihnen den gelungenen Trainingsstart ordentlich verhageln.

Für den Technik-Check können Sie ein Datum am Wochenende oder Zeiten in den Abendstunden nutzen, besonders dann, wenn ein Test des Systems nur möglich ist, wenn Sie es nicht gleichzeitig für eine andere Veranstaltung nutzen.

Das Betreten in Zweiergruppen ist deswegen vorteilhaft, weil so die Teilnehmenden den Test allein und ohne Ihr Beisein durchführen können. Das vereinfacht die Organisation dieses Tests erheblich.

Wichtig ist hier außerdem, dass es einen internen Organisator gibt, der die Teilnahme in Form einer Abfrage überprüft und ggf. noch einmal daran erinnert.

Das Test-Whiteboard sollten Sie nur dann einrichten, wenn Sie davon ausgehen müssen, dass die Teilnehmenden wenig Technikerfahrung haben. Erfahrungsgemäß beruhigt es einige Menschen sehr, wenn sie alles vorher einmal ausprobieren können. Bei technisch sehr versierten Gruppen können Sie auf das Testboard verzichten.

Am Trainingstag, kurz vor Seminarbeginn

Am Tag der Auftaktveranstaltung beginnen Sie idealerweise, genau wie im Präsenzformat, eine Stunde vorher mit den Vorbereitungen.

Dazu richten Sie Ihren Arbeitsplatz ein, bringen Ihren Laptop in die richtige Position, stecken das Stromkabel ein und testen noch einmal Bild und Tonübertragung. Außerdem verbinden Sie Ihren Laptop mit einem Internetkabel, da die Erfahrung zeigt, dass dies die Wahrscheinlichkeit von Verbindungsproblemen minimiert. Im Anschluss räumen Sie am besten Ihren Bildschirm auf und schließen das E-Mail-Programm. So stellen Sie sicher, dass Sie während des Trainings alles schnell finden und nicht durch Pop-up-Nachrichten oder Töne anderer Art abgelenkt werden.

Falls Sie mit zwei Bildschirmen arbeiten, richten Sie beide Bildschirme ein, indem Sie auf dem einen Schirm das virtuelle Whiteboard öffnen und auf dem zweiten die Applikation für das Videokonferenz-Tool. So haben Sie beides jederzeit im Blick.

Nach Abschluss aller Vorbereitungen loggen Sie sich 15 Minuten vor dem Start des Trainings in den virtuellen Meeting-Raum ein.

Zur Überbrückung der ersten 15 Minuten sollten Sie beispielsweise immer ein paar Fragen für einen angenehmen Small Talk mit den früh erscheinenden Teilnehmenden parat haben, damit alle auf eine angenehme Weise in den Tag starten können.

Die Auftaktveranstaltung

Überblick und Zeitkalkulation

Thema/Übung

Dauer

Einstieg/Begrüßung/Ziel des Trainings/Roadmap/ Technische Umgebung kennenlernen/Regeln der virtuellen Zusammenarbeit/ Ideenblatt

15

Kennenlernen der Teilnehmenden

Professionelle Vorstellung: Mein verteiltes Team und ich

10

Persönliche Vorstellung: 5 Fakten über mich

5

Übung: Geheime Drillinge – Austausch von Gemeinsamkeiten

25

Überblick über den gesamten Prozess

5

Erwartungen und Beiträge der Führungskräfte: Give and Take

15

Pause

10

Einstieg ins Thema – Besonderheiten virtueller Teams

5

Brainstorming: Herausforderungen beim Führen auf Distanz

15

Brainstorming: Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit

15

Bewegungsübung: Erfolgsfaktoren beim Führen auf Distanz

10

Ausblick und Transferaufgabe: Mein persönliches Ziel für das Führen auf Distanz

10

Der Transferplan

5

Check-out: Römisches Feedback

5

Einstieg in das Live-Online-Training

Orientierung

Ziele

Orientierung geben

Die digitalen Tools kennenlernen

Lust auf das Seminar machen

Spielregeln vereinbaren

In das Thema einführen

Zeit

Insgesamt 15 Minuten

Rahmenbedingungen

Virtuelles Tool mit Kleingruppenarbeitsräumen

Virtuelles Whiteboard

Galerieansicht einstellen, damit alle gleichzeitig sichtbar sind

Material

Vorbereitetes digitales Whiteboard, Link zum Verteilen, Folie mit der Agenda, Folie mit den Spielregeln, Ideenblatt

Ablauf

Die Trainerin begrüßt die Teilnehmenden und stellt sich kurz vor.

Sie erklärt die wichtigsten technischen Funktionen.

Sie nennt das Ziel des Trainings und erläutert den Ablauf der Auftaktveranstaltung.

Sie bittet um Einhaltung der Regeln für die virtuelle Zusammenarbeit.

Zuletzt bittet sie alle Teilnehmenden, ein Ideenblatt anzufertigen.

Begrüßung

Die Trainerin führt in die Veranstaltung ein:

„Herzlich willkommen zur Auftaktveranstaltung zu der Trainingsreihe ‚Führen auf Distanz‘. Mein Name ist Bettina Gierke. Ich bin Trainerin und Coach mit den Schwerpunktthemen Führungskräfteentwicklung und Teamentwicklung. Zum Thema Führen auf Distanz begleite ich seit einigen Jahren Führungskräfte beim Aufbau virtueller Teams. In meiner früheren Tätigkeit als Führungskraft habe ich selbst standortübergreifend geführt. Außerdem arbeite ich als Beraterin in größeren Projekten oft mit Partnern als Mitglied in virtuellen Teams zusammen, sodass ich bezüglich unseres Themas meine praktische Erfahrung aus all diesen Bereichen einbringen werde. Ich freue mich, Sie durch das Programm begleiten zu dürfen. In den kommenden drei Terminen werden Sie die Erfolgsfaktoren von Führen auf Distanz kennenlernen. In der Zeit zwischen den Treffen haben Sie die Möglichkeit, das Erlernte Schritt für Schritt in Ihren Alltag zu integrieren. Heute erhalten Sie neben einer Einführung in die technische Umgebung auch die Gelegenheit, Ihre Erwartungen und persönlichen Ziele zu teilen, sodass wir während der Seminartage immer wieder Bezug darauf nehmen können. Außerdem werden wir uns bewusst Zeit nehmen, einander auch ganz persönlich kennenzulernen.“

Einführung in die Technik

Die Trainerin fährt in ihrem Vortrag fort:

„Wir beginnen mit einer kurzen Einführung in die Technik. Die wichtigsten Funktionen in unserem virtuellen Meeting-Raum sind das Kamerabild und der Ton. Die Symbole zum Ein- und Ausschalten für diese beiden Funktionen finden Sie unten links in der Ecke Ihres Bildschirms. Bitte deaktivieren Sie Ihr Mikrofon, solange Sie nicht sprechen. Das verhindert das Auftreten von Störgeräuschen. Wenn Sie etwas sagen möchten, geben Sie mir bitte ein Handzeichen und aktivieren dann Ihr Mikrofon, bevor Sie sprechen. Wir werden im gesamten Training mit aktivierter Kamera arbeiten. In den Pausen können Sie Ihre Kamera deaktivieren. Hierfür betätigen Sie bitte den Schalter neben dem Mikrofon. Sollte Ihre Verbindung einmal schlecht sein, kann es ebenfalls helfen, Ihre Kamera kurzzeitig zu deaktivieren. Wenn die Verbindung dauerhaft schlecht sein sollte, nutzen Sie bitte im Notfall die Telefoneinwahldaten.

Außerdem werde ich Sie regelmäßig auffordern, über den Chat zu kommunizieren. Sie aktivieren den Chat durch einen Klick auf das Feld mit der Sprechblase. Hier können Sie auf Fragen antworten, Fragen stellen und auch Dokumente teilen.

Alle Inhalte werden wir auf einem virtuellen Whiteboard erarbeiten. Ich teile jetzt den Link nochmals im Chat und möchte Sie nun alle bitten, das Whiteboard zu betreten.

Was Sie hier sehen, ist ein unendlich großes virtuelles Whiteboard, auf dem wir alle Unterlagen zusammentragen werden. Durch das Betätigen des Rädchens an Ihrer Maus können Sie herein- und herauszoomen, um sich auf dem Board zu orientieren. Die ‚Drag und Drop‘-Funktion ermöglicht Ihnen die Navigation auf dem Board.

Die wichtigste Funktion hier sind die Post-its, die wir häufiger für Ideensammlungen nutzen werden.“

Ziel und Inhalte des Live-Online-Trainings

Das Ziel und die Inhalte werden von PowerPoint ins Whiteboard geladen oder dort direkt visualisiert und von der Trainerin erläutert.

„Sie sollten nun alle die Übersicht mit dem Ziel des Trainings vor sich sehen. Ziel der Workshop-Reihe ist es, Sie dabei zu unterstützen, Ihre virtuellen Teams noch erfolgreicher zu führen.“

Abb.: Trainingsziel (Hier: ein vorbereitetes PowerPoint-Chart, das ins Whiteboard geladen wird.)

„Bevor ich näher auf die Inhalte eingehen werde, möchte ich eines vorwegnehmen. Führen auf Distanz unterscheidet sich inhaltlich nicht wesentlich von der ‚normalen‘ Führung. Die Aufgaben der Führungskraft sind dieselben. Gleichzeitig gibt es einige Dinge, die sich durch die Entfernung anders gestalten und für die Sie eine besondere Achtsamkeit benötigen.

Das ist in etwa so, als würden Sie ein Auto mit Gangschaltung mit einem Fahrzeug mit Automatikantrieb vergleichen. Die Verkehrsregeln sind die gleichen und auch der Aufbau und die Grundfunktionen des Fahrzeuges sind sehr ähnlich. Dennoch gibt es einige Feinheiten, auf die ich als Fahrerin vorbereitet sein sollte, damit ich nicht versehentlich auf die Bremse statt auf die Kupplung trete und so meinen Beifahrern einen ordentlichen Schreck verpasse, wenn ich von einem Fahrzeug in das andere umsteige. So ähnlich gestaltet sich das auch beim Führen auf Distanz.“

Abb.: Roadmap des Trainings (Vorbereitete Whiteboard-Darstellung. Der Umgang mit Whiteboards wird hier nicht näher erläutert, hierzu gibt es zahllose Tutorials. Die Funktionalitäten sind abhängig vom eingesetzten Tool.)

„Deswegen werden wir damit beginnen, zunächst einmal ein Bewusstsein zu schaffen für die Besonderheiten dieser Art der Führung. Dann schauen wir uns an, welche Herausforderungen und welche Vorteile hieraus entstehen.

Bevor wir damit starten, nehmen wir uns Zeit, einander persönlich kennenzulernen. Das ist nämlich gerade in virtuellen Teams oft eine große Schwierigkeit: persönlich miteinander in Kontakt zu kommen.

Außerdem werde ich Sie fragen, was Sie sich von der Veranstaltung erwarten, damit ich die Inhalte diesbezüglich bestmöglich anpassen kann.

Nach einer Einführung in das Thema erhalten Sie zum Ende der heutigen Trainingseinheit eine Transferaufgabe, die Sie bitte bis zu unserem nächsten Treffen vorbereiten.

Doch bevor wir gleich mit der Vorstellungsrunde beginnen, noch ein paar Worte zu den Trainingsprinzipien und Regeln der Zusammenarbeit.“

Vorstellung der Trainingsprinzipien und der Regeln der virtuellen Zusammenarbeit

Die Trainerin nennt nun die wichtigsten Trainingsprinzipien, die zur Erinnerung auch noch einmal auf dem Whiteboard abgelegt sind.

„Unser Live-Online-Training ist interaktiv. Das bedeutet, Sie werden häufig Aufgaben bekommen und allein oder gemeinsam bestimmte Fragestellungen erarbeiten. Daher bitte ich Sie um Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit. Ich weiß, am Schreibtisch sind die Verlockungen, schnell noch eine Mail zu beantworten oder kurz zu telefonieren, besonders hoch. Für Ihren optimalen Trainingserfolg schalten Sie nun bitte alle Störfaktoren aus.

Außerdem ist mir sehr wichtig, dass Sie einen möglichst hohen praktischen Nutzen von diesem Training haben. Daher werden wir viele Themen an konkreten Praxisfällen erarbeiten und besprechen. Bei allen geteilten persönlichen Informationen gilt das Prinzip der Vertraulichkeit.

Dafür steht das Motto, ‚What happens in Vegas, stays in Vegas‘. Das bedeutet, dass wir uns darauf einigen, dass diese nicht an dritte Personen weitergegeben werden. Alles Inhaltliche soll und darf natürlich weitergegeben und vor allem angewendet werden.

Außerdem haben wir einen straffen Zeitplan. Ich werde daher immer wieder mit dem Time Timer auf dem Whiteboard arbeiten, damit wir die Zeit gut im Auge behalten.“

Ideenblatt

„Zum Einstieg in das Seminar möchte ich Sie noch bitten, sich ein Ideenblatt anzufertigen.“

Die Trainerin hält ihre Version von einem Ideenblatt in die Kamera und fährt fort:

„Auf diesem Blatt können Sie alle Ideen festhalten, die Sie während der Veranstaltung haben.“

Kennenlernen der Teilnehmenden

Erläuterung

In diesem Schritt geht es darum, eine vertrauensvolle Atmosphäre über die Distanz hinweg aufzubauen. Gleichzeitig sollen die Teilnehmenden ein Gefühl dafür bekommen, wie wichtig es ist, sich auch persönlich und nicht nur rein fachlich kennenzulernen und auszutauschen. Durch die Wiederholung der Skalierungsfrage soll dieser Effekt messbar gemacht werden. Mithilfe der Visualisierungen auf dem Whiteboard werden Gemeinsamkeiten nicht nur innerhalb von Kleingruppen, sondern auch für die gesamte Gruppe sichtbar gemacht. So entsteht sehr schnell eine lebhafte Stimmung und eine erste persönliche Verbindung zwischen allen Beteiligten. Dabei stellt sich zunächst die Trainerin vor und dann die Teilnehmenden.

Hinweise

Starten Sie die modulare Ausbildung bewusst mit einer sehr ausführlichen Vorstellungsrunde. Sie ist zugleich eine wichtige Lerneinheit für das Führen auf Distanz, bei der sowohl das persönliche Miteinander als auch die Vernetzung untereinander eine Herausforderung darstellen.

Sie lernen nun drei Vorstellungsausführungen kennen, die inhaltlich miteinander verbunden sind.

Je nach Format, verfügbarer Zeit und persönlicher Präferenz funktioniert jede der drei Vorstellungsalternativen auch einzeln für sich.

Professionelle Vorstellung: Mein verteiltes Team und ich

Orientierung

Ziele

Vorstellung der professionellen Rollen

Darstellung der verschiedenen Formen des virtuellen Führens in der Runde

Aktivierung der Teilnehmenden

Zeit

Insgesamt 10 Minuten

2 Minuten Aufzeichnung der Situation von Führen auf Distanz

8 Minuten Vorstellung der Teilnehmenden in ihren professionellen Rollen

Rahmenbedingungen

Galerieansicht

Material

Papier und Stift

Stoppuhr auf dem Whiteboard

Ablauf

Die Trainerin nimmt durch Skalierungsfragen die Stimmung in der Gruppe auf.

Die Teilnehmenden zeichnen ihre Situation von Führen auf Distanz auf ein Blatt Papier.

Die Teilnehmenden nennen ihre Funktion innerhalb des Unternehmens und erklären mithilfe des Bildes kurz ihre Arbeitssituation.

Die Trainerin wiederholt die Stimmungsabfrage.

Intro

Die Trainerin leitet die professionelle Vorstellung der Teilnehmenden ein und fragt ab, wie stark das Wir-Gefühl und das Vertrauen zu diesem Zeitpunkt in der Gruppe sind.

„Bevor wir mit der Vorstellungsrunde beginnen, habe ich zwei Fragen an Sie. Ich werde Ihnen später den Hintergrund hierzu erklären. Beantworten Sie die Fragen einfach schriftlich auf einem Blatt Papier. Antworten Sie bitte, ohne lang nachzudenken, frei aus dem Bauch heraus.“

Frage eins lautet:

„Auf einer Skala von 1-10, wobei 1 ganz wenig und 10 ganz viel bedeutet, wie stark empfinden Sie das Gemeinschaftsgefühl in dieser Gruppe zum jetzigen Zeitpunkt?“ – Die Teilnehmenden schreiben sich nur die Zahl auf, die ihrer Antwort entspricht.

Frage zwei lautet:

„Wie stark vertrauen Sie den Menschen in dieser Gruppe?“ Auch hier wählen die Teilnehmenden wieder eine Zahl von 1 „Überhaupt kein Vertrauen“ bis 10 „Ganz viel Vertrauen“.

Wenn alle ihre Wahl getroffen haben, geht es weiter in die Vorstellungsrunde. Die Gruppe kommt später auf die Bewertungen zurück.

Durchführung

Die Teilnehmenden nehmen nun einen Stift und ein Blatt Papier zur Hand und fertigen eine Skizze von der Art und Weise an, wie sie auf Distanz führen. Sie erhalten dafür zwei Minuten Zeit.

Im Anschluss halten alle die Skizze in die Kamera und stellen sie der Gruppe in wenigen Sätzen vor (vgl. Foto). Sie beginnen damit, ihre Position im Unternehmen zu benennen. Für diese Art der Vorstellung hat jeder Teilnehmende eine Minute Zeit.

Die Trainerin wartet die Vorstellung der Teilnehmenden ab und macht sich Notizen zu den Antworten, um später wieder Bezug darauf nehmen zu können.

Nach Ende der Vorstellungsrunde stellt sie die beiden Eingangsfragen erneut.

„Ich stelle Ihnen jetzt die beiden Fragen erneut.

Frage eins: Wie stark empfinden Sie jetzt das Gemeinschaftsgefühl in dieser Gruppe? Bitte schreiben Sie hinter der ersten Bewertung wieder die Zahl von 1-10 auf, die Ihrer Antwort entspricht.

Frage zwei lautet: Wie stark vertrauen Sie den Menschen in dieser Gruppe? Auch hier wählen Sie bitte wieder eine Zahl von 1 ‚Überhaupt kein Vertrauen‘ bis 10 ‚Ganz viel Vertrauen‘.“