Selbständig und erfolgreich E-Book

Johanna Sameit

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2014

Seitenzahl: 73

Beschreibung

Eine detaillierte Anleitung zur Verwaltung aller Geschäftsvorgänge in kleinen Betrieben. Die Autorin erwarb sich Ihre umfangreichen Fachkenntnisse durch gezielte Aus- und Fortbildung sowie durch langjährige verantwortliche Tätigkeiten in Unternehmen verschiedenster Branchen.

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

I. Die Basisorganisation

I.1 Verwaltung der Dokumente

I.2 Die Ablage

II Die Belege für das Rechnungswesen

II. 1 Das Bankkonto und die Kontoauszüge

II. 2 Die Kasse, Kassenbuch und Belege

II. 3 Die Eingangsrechnung

II. 4 Die Ausgangsrechnungen

III. Erfassen der Geschäftsdaten in einer einfachen „Einnahmen-Überschussrechnung“

IV. Die Lieferscheine

V. Das Mahnwesen

VI. Die Umsatzsteuervoranmeldung

VII. Der Jahresabschluss

VIII. Die Statistik

IX. Verschiedene Tabellen und Grafiken

IX. 1 Ihr Unternehmen

IX.2 Finanzielle Voraussetzungen

IX.3 Rentabilitätsvorschau

IX.4 Ablaufplan Buchhaltung

IX.5 Beispiel doppelte Buchführung

IX.6 Abrechnung Reisekosten

X. Praktische Ratschläge

XI. Übersicht der Abbildungen

Die Autorin

Vorwort

Eine Überarbeitung der Erstausgabe „Selbständig ohne Insolvenz“ aus dem Jahr 2004 wurde erforderlich aufgrund der gesetzlichen Änderungen auf dem Arbeitsmarkt, zum Beispiel Wegfall der ICH-AG. Das Formular EÜR zur Gewinnermittlung bei Kleinunternehmen wurde ausgetauscht gegen die aktuelle Version, die bei der Erstausgabe noch nicht vorlag.

Dieses Buch dient als Arbeitsunterlage bei meinen Seminaren an verschiedenen Volkshochschulen. Ich möchte deshalb die gewonnenen Erfahrungen aus diesen Seminaren in den überarbeiteten Texten mit aufnehmen.

Es ist wohl eine menschliche Eigenart, davon auszugehen, dass andere Menschen auch wissen und verstehen, was man selbst weiß. Doch so ist es nicht, jeder Mensch lebt in seiner eigenen und einzigartigen Welt. Unser Gehirn produziert ständig Ideen, Vorstellungen, Wünsche und Träume. So entsteht bei vielen Menschen auch der Wunsch nach einem eigenen Unternehmen, selbstständig sein und frei entscheiden können. Die fachlichen Qualifikationen sind auf diesem Wege selten Stolpersteine.

Wie steht es aber mit dem Wissen und dem Gefühl für Organisation, Kommunikation, allgemeiner kaufmännischer Verwaltung und den gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften?

Erfolg in der Selbstständigkeit ist nicht nur das Ergebnis von Begabung und Beharrlichkeit, sondern erfordert auch den Umgang mit grundlegenden kaufmännischen und gesellschaftspolitischen Regeln und Techniken.

Anwendungsprogramme für die Verwaltung und für das Rechnungswesen sind zahlreich zu bekommen. Doch bevor die Geschäftsdaten in ein Programm eingespeist werden können, müssen sie ermittelt, geordnet und geprüft werden. Die Eingabe der Daten und der Ausdruck der Ergebnisse sind lediglich die letzten Schritte einer funktionierenden kaufmännischen Organisation.

Der Weg in die Selbstständigkeit ist wie eine Reise von 1.000 Meilen – wer den ersten Schritt nicht wagt, wird das Ziel nicht erreichen.

Die einzelnen Schritte möchte ich in diesem Buch anschaulich und verständlich darstellen – vom Beleg bis zum Jahresabschluss.

„Die vernünftigste Methode, die Zukunft anzugehen und zu bewältigen ist: sich ein Versprechen abzugeben, und es einzuhalten. Das heißt, sich selbst auf diesen Weg führen, und nicht durchdrehen, wenn Steine auf dem Weg liegen.“

Der zentrale Punkt in Ihrem Leben sind immer nur Sie. So verantwortungsvoll wie Sie mit sich selbst umgehen, Ihrem Wissen und Können, Ihren Gefühlen und Emotionen und Ihrer Gesundheit, so wirkt sich auch Ihr Verhalten auf das Umfeld aus. Das nachfolgende Schaubild zeigt Ihnen ein wenig die Verbindung von Ihrer eigenen Person zur Familie, zu Freunden und Bekannten bis zu Ihren geschäftlichen Tätigkeiten. Bevor Sie mit der kaufmännischen, organisatorischen Arbeit beginnen, prüfen Sie, ob der emotionale, gefühlsmäßige Bereich in Ihrem „ICH" so weit in Ordnung ist, dass Sie sich ohne Schaden zu leiden in die harte Geschäftswelt begeben können.

Abbildung 0.01 Ich und mein Unternehmen

I. Die Basisorganisation

I.1 Verwaltung der Dokumente

Sie haben sich entschlossen, den Schritt in die Selbstständigkeit zu gehen. Die vorbereitenden Gespräche mit der Agentur für Arbeit, der Bank, Gewerbeamt, Krankenkasse, Fachverbänden und Versicherungen sind abgeschlossen. Ihr Unternehmenskonzept ist hieb und stichfest – es steht aber nur auf dem Papier, mit der Arbeit muss jetzt begonnen werden.

Bereits zu den vielen Besprechungsterminen tragen sie eine Menge Papierkram mit sich herum. Diese Unterlagen verschwinden aber nicht nach Beendigung der Besprechungen und Beginn der eigentlichen Tätigkeit irgendwo in der Versenkung – Papierkorb oder Schuhkarton – sondern müssen übersichtlich und stets griffbereit geordnet werden.

Die wesentlichen Dokumente sind:

Abbildung 1.01: Dokumente

Aufgliederung A-C

A Gründungsunterlagen

A.1 Persönliche Unterlagen

Personalausweis

Lebenslauf

Sozialversicherungsnachweis

Lohnsteuerkarte

Kündigung des Arbeitgebers

Arbeitsbescheinigung

Abschlusszeugnisse der Schul- und Berufsausbildung

Nachweis über die Teilnahme an Existenzgründungsseminaren

A.2 Betriebliche Unterlagen

Antrag auf Überbrückungsgeld oder Existenzgründungszuschuss

Kurzbeschreibung des Existenzgründungsvorhabens – Erläuterung der Geschäftsidee

Stellungnahme einer fachkundigen Stelle zur Tragfähigkeit der Existenzgründung

(zum Beispiel: Steuerberater, IHK, Bank, Fachverband)

Umsatz- und Rentabilitätsvorschau

Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplan

Gewerbeanmeldung für gewerbliche Berufe

Anmeldung beim Finanzamt für freiberufliche Tätigkeit

- Sonstige Bescheinigungen und Bestätigungen, z.B.

Bestätigung der Handwerkskammer über die Eintragung in die Handwerksrolle

Bescheid der Agentur für Arbeit über die Genehmigung des Überbrückungsgeldes oder des Existenzgründungszuschusses.

B Verträge

B.l Banken

Eröffnung eines Girokontos mit Girokredit

Kreditverträge mit der Hausbank über Gründungsdarlehen zur Finanzierung von Anlagegütern, Büro- oder Ladeneinrichtungen, Warenlager, Fahrzeuge usw.

Kreditverträge für Fördermittel, zum Beispiel KfW-Kredite

B.2 Versicherungen

für die Abdeckung der persönlichen Risiken:

Krankenversicherung

Rentenversicherung

Unfallversicherung

Berufsunfähigkeitsversicherung

Risikolebensversicherung

für betriebliche Risiken nach Bedarf und Branche:

Kfz-Versicherung

Einbruchdiebstahl

Betriebsunterbrechung

Schadensersatzansprüche

Warentransport und Lagerung

Elektronikversicherung usw.

B.3 Miete / Pacht

Mietverträge für Büro, Lager, Produktionsstätte, Gaststätte, usw.

Miet- oder Leasingverträge für Fahrzeuge, EDV-Anlage

Nutzungsvertrag für Telefonanlage und Handy

Nutzungsverträge für überlassene Einrichtungen, zum Beispiel bei Friseuren oder in der Gastronomie

C Formulare und Vorlagen

Dieser Bereich enthält für Sie wichtige Vorlagen und Arbeitsmuster, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern sollen. Detailinformationen zu diesen Unterlagen erhalten Sie in den nachfolgenden Kapiteln.

Auch wenn Sie den Computer verwenden und viele Formulare und Vorlagen gespeichert haben, oder aus dem vielfältigen Angebot an Büromaterial Blocks mit Rechnungen und Lieferscheinen verwenden, ist es ratsam, alle für Ihr Geschäft notwendigen Formulare einmal als Muster in Papierform abzulegen und später Änderungen in den Formularen zu ergänzen, bzw. die Formulare auszutauschen.

C.1 Beschriftete Vorlagen: (Muster)

Briefbogen mit kompletter Firmenbezeichnung, Bankverbindung und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Lieferscheine

Rechnungsformulare

Mahnschreiben 1. u. 2. Mahnung

Lieferungs- und Zahlungsbedingungen

C.2 leere Formulare

Rechnungseingangsübersicht

Rechnungsausgangsübersicht

Formular für die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben

Jahresspiegel

Formular für die Umsatzsteuerberechnung

Für einen Anfänger ist bereits diese Vielzahl von erforderlichen Unterlagen ein erster Schock. Doch auch im privaten Leben gibt es bereits einen großen Teil dieser Vorgänge. Ein Teil der Unterlagen sollten also bereits vorhanden sein.

Für Ihr Geschäft müssen sie jetzt lediglich in „Norm und Form“ gebracht werden, damit sie schnell zur Hand sind und nicht durch unnötige Sucharbeit Ihre kostbare Zeit verschwenden.

Sie wollen ja Ihre Selbstständigkeit nicht mit Angst beginnen, Sie sollen aber großen Respekt haben vor der Vielfältigkeit der Aufgaben, welche unweigerlich auf Sie zukommen.

Disziplin und Ordnung garantieren Übersicht und Erfolg. Darum beschäftigen wir uns in dem nächsten Kapitel mit dem Grundbaustein der betrieblichen Ordnung, der Ablage.

I.2 Die Ablage

Es gibt wohl kaum einen zweiten Begriff, der eine so breite Auslegungsmöglichkeit hat wie „Ordnung“. Ordnung ist nicht nur eine Sache des Verstandes und des Wollens, sondern vor allem auch des Gefühls.

Wer hat nicht schon einmal gedacht, warum schaffe ich es nicht Ordnung zu halten, obwohl ich es doch will, und es eine große Anzahl OrdnungsSysteme gibt.

Nur ein Weg führt zum Ziel und der ist nicht nur für ein eigenes Geschäft unumgänglich. Disziplin und die Aneignung eines Ordnungssystems, das mit Ihrem Gefühl in Einklang gebracht werden kann.

Die Ablage ist die Basis für die Ordnung in Ihrem Büro. Wichtige Grundregeln sind:

Entscheiden Sie sich für ein Ablagesystem und bleiben Sie dabei.

Stimmen Sie dieses System auf Ihre Bedürfnisse ab.

Wenn Sie Fehler erkennen, beheben Sie diese umgehend.

Legen Sie jeden erledigten Beleg sofort ab, nach dem Motto: „jeden Beleg nur einmal in die Hand nehmen“.

Trennen Sie laufende Belege von einmal oder selten benötigten Vorgängen.

- Legen Sie keinen Schrott ab wie zum Beispielirrelevante Werbebriefe, die Sie niebenötigen. Abbildung 2.01:Ablage- Legen Sie keinen Schrott ab wie zum Beispiel irrelevante Werbebriefe, die Sie nie benötigen.

Abbildung 2.01: Ablage

In der Abbildung 2.01 sehen Sie drei unterschiedliche Bereiche von Belegen und Dokumenten. Die Geschäftsunterlagen, die Buchungsbelege und den allgemeinen Schriftverkehr. Diese drei Bereiche sind grundsätzlich voneinander zu trennen.

Die Geschäftsunterlagen sind wichtige Dokumente, die an einem sicheren Ort aufbewahrt werden müssen. Sie sind keine täglichen Arbeitsunterlagen und nicht relevant für das Rechnungswesen. Sie bilden den Rahmen des Unternehmens und geben Auskunft über Firmentätigkeit, Kapital, Vermögen, Absicherung und Beteiligungen. Diese Unterlagen werden nur sporadisch nach Bedarf benötigt.

Die Buchungsbelege sind der Kern des Unternehmens. Sie sind die Grundlage für die regelmäßige, periodische Erfassung der Einnahmen und Ausgaben für die Gewinnermittlung und für das Controlling. Sie unterliegen dem Grundsatz von: Wahrheit, Klarheit und Ausschließlichkeit. Dies bedeutet: Jeder Beleg steht für einen tatsächlich durchgeführten Geschäftsvorgang (Verkauf oder Einkauf), jeder Beleg muss eindeutig diesen Vorgang erkennen lassen, jeder Beleg darf nur einmal erfasst werden. Die unterschiedlichen Belege werden später detailliert beschrieben.

Im Ablagebereich Schriftverkehr werden alle eingehenden und ausgehenden Schriftstücke verwaltet, die nicht buchhalterisch erfasst werden müssen.

Von den vielen möglichen Ablagesystemen bevorzuge ich die Ablage in Ordnern. Diese Ablageform ist einfach zu handhaben und übersichtlich zu gestalten, sodass jeder Vorgang schnell griffbereit ist.