Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung E-Book

Reinhard Bleiber

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe Fachbuch
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2018

Seitenzahl: 390

Beschreibung

Die Digitalisierung ist auch im Rechnungswesen ein unausweichliches Thema. Der Autor stellt in diesem Buch die technischen und organisatorischen Voraussetzungen dar, die für eine moderne Finanzbuchhaltung unabdingbar sind. Er zeigt die Chancen und Risiken einzelner Anwendungen, bietet Lösungen dazu und gibt Handlungsempfehlungen. Sie erfahren, wie Sie eine eigene Digitalisierungsstrategie entwickeln und damit künftige Herausforderungen meistern. Inhalte: - Voraussetzung für die Digitalisierung in der Buchhaltung - Der digitale Standard: Software, Online-Banking, E-Mail-Kommunikation, digitale Rechnungen, digitaler Zugriff der Finanzbehörden, E-Bilanz - Aktuelle Möglichkeiten: DMS, digitale Rechnungsprüfung, EDI, X-Rechnung, Datenaustausch mit Externen, Verbuchung von Bankkontobewegungen, Apps - Die Zukunft der digitalen Buchhaltung: Cloud-Dienste, mobile Buchhaltung, Augmented Information 

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Hinweis zum UrheberrechtImpressumVorwort1   Digitalisierung1.1   Was ist Digitalisierung?1.2   Die notwendigen Strukturen2   Digitalisierung – die Voraussetzungen3   Digitalisierung im Umfeld der Buchhaltung4   Die Voraussetzung für die Digitalisierung in der Buchhaltung5   Digitaler Standard in der Buchhaltung5.1   Die Buchhaltungssoftware5.1.1   Inhalt der Buchhaltungssoftware5.1.2   Abläufe in der Buchhaltungssoftware5.1.3   Implementierung der Buchhaltungssoftware5.1.4   Die Risiken einer digitalen Buchhaltung5.1.5   Die Chancen einer digitalen Buchhaltung5.2   Onlinebanking5.2.1   Inhalt des Onlinebanking5.2.2   Abläufe im Onlinebanking5.2.3   Die Implementation des Onlinebankings5.2.4   Die Risiken im Onlinebanking5.2.5   Die Chancen im Onlinebanking5.3   E-Mail-Kommunikation5.3.1   Der Inhalt der Anwendung5.3.2   Der Ablauf bei der E-Mail-Kommunikation5.3.3   Die Implementation der E-Mail-Anwendung5.3.4   Die Risiken in der E-Mail-Kommunikation5.3.5   Die Chancen der E-Mail-Kommunikation5.4   Die digitale Eingangsrechnung5.4.1   Der Inhalt der Anwendung5.4.2   Der Ablauf beim digitalen Rechnungseingang5.4.3   Die Implementation5.4.4   Die Risiken bei digitalen Eingangsrechnungen5.4.5   Die Chancen bei digitalen Eingangsrechnungen5.5   Die digitale Ausgangsrechnung5.5.1   Der Inhalt der Anwendung5.5.2   Der Ablauf5.5.3   Die Implementation für die Erstellung digitaler Ausgangsrechnungen5.5.4   Die Risiken der digitalen Ausgangsrechnungen5.5.5   Chancen der digitalen Ausgangsrechnungen5.6   Der digitale Zugriff der Finanzbehörden5.6.1   Der Inhalt des Zugriffs5.6.2   Der Ablauf beim Zugriff5.6.3   Die Implementation des Zugriffs5.6.4   Die Risiken beim Zugriff5.6.5   Die Chancen des Zugriffs der Betriebsprüfer5.7   Die E-Bilanz5.7.1   Der Inhalt der E-Bilanz5.7.2   Der Ablauf für die Erstellung der E-Bilanz5.7.3   Die Implementation einer Anwendung für die E-Bilanz5.7.4   Die mit der E-Bilanz verbundenen Risiken5.7.5   Die Chancen der E-Bilanz6   Aktuelle digitale Möglichkeiten für die Buchhaltung6.1   Das Dokumentenmanagementsystem6.1.1   Der Inhalt des DMS für die Buchhaltung6.1.2   Der Ablauf mit einem DMS6.1.3   Die Risiken im DMS6.1.4   Die Chancen eines DMS6.2   Die digitale Rechnungsprüfung6.2.1   Der Inhalt der digitalen Rechnungsprüfung6.2.2   Der Ablauf der digitalen Rechnungsprüfung6.2.3   Die Implementation der digitalen Rechnungsprüfung6.2.4   Die Risiken der digitalen Rechnungsprüfung6.2.5   Die Chancen der digitalen Rechnungsprüfung6.3   EDI, X-Rechnung und andere6.3.1   Der Inhalt einer EDI-Anwendung6.3.2   Der Ablauf bei der Nutzung von Rechnungsstandards6.3.3   Die Implementation der digitalen Ausgangsrechnung in Form von Datensätzen6.3.4   Die Risiken einer EDI-Anwendung6.3.5   Die Chancen von EDI6.4   Der Datenaustausch mit externen Partnern6.4.1   Der Inhalt des digitalen Austausches6.4.2   Der Ablauf im Datenaustausch6.4.3   Die Implementation des Informationsaustausches6.4.4   Die Risiken digitaler Kommunikation mit externen Partnern6.4.5   Die Chancen digitaler Kommunikation mit externen Partnern6.5   Verbuchung von Bankbewegungen6.5.1   Der Inhalt der digitalen Verbuchung6.5.2   Der Ablauf bei der digitalen Verbuchung6.5.3   Die Implementation der digitalen Verbuchung6.5.4   Die Risiken der digitalen Verbuchung6.5.5   Die Chancen der digitalen Verbuchung6.6   Digitale Mitarbeit der externen Partner6.6.1   Der Inhalt der Anwendung für die Anbindung der Partner6.6.2   Die Abläufe bei der Buchhaltung durch externe Partner6.6.3   Die Implementation der Buchhaltung durch Externe6.6.4   Die Risiken des Zugriffs externer Partner6.6.5   Die Chancen der engen Zusammenarbeit6.7   Applications6.7.1   Der Inhalt von Apps6.7.2   Der Ablauf einer App-Nutzung6.7.3   Die Implementation von Apps6.7.4   Die Risiken bei der Nutzung von Apps6.7.5   Die Chancen der Apps7   Die Zukunft in der digitalen Buchhaltung7.1   Das Konzept der Zusammenarbeit7.1.1   Der Inhalt des Konzeptes zur Zusammenarbeit7.1.2   Der Ablauf der Zusammenarbeit7.1.3   Die Implementation der Zusammenarbeit7.1.4   Die Risiken in der Zusammenarbeit7.1.5   Die Chancen der engen digitalen Zusammenarbeit7.2   Cloud-Dienste7.2.1   Der Inhalt von Cloud-Diensten7.2.2   Der Ablauf in der Cloud-Anwendung7.2.3   Die Implementation der Cloud-Dienste7.2.4   Die Risken der Cloud-Dienste7.2.5   Die Chancen der Cloud-Dienste7.3   Die mobile Buchhaltung7.3.1   Der Inhalt der mobilen Buchhaltung7.3.2   Der Ablauf der mobilen Buchhaltung7.3.3   Die Implementation der mobilen Buchhaltung7.3.4   Die Risiken der mobilen Buchhaltung7.3.5   Die Chancen der mobilen Buchhaltung7.4   Augmented Information7.4.1   Der Inhalt von Augmented Information7.4.2   Der Ablauf bei Augmented Information7.4.3   Die Implementation von Augmented Information7.4.4   Die Risiken von Augmented Information7.4.5   Die Chancen von Augmented Information7.5   Autonome Berechnungen in der Buchhaltung7.5.1   Der Inhalt der autonomen Funktionen7.5.2   Der Ablauf der autonomen Berechnung7.5.3   Die Implementation der autonomen Zahlen7.5.4   Die Risiken autonomer Zahlen7.5.5   Die Chancen autonomer Zahlen8   Die autonome Buchhaltung8.1   So arbeitet die autonome Buchhaltung8.2   Abläufe in der digitalen Buchhaltung8.3   Vorbereitung auf die autonome Buchhaltung8.4   Veränderungen durch die autonome Buchhaltung8.5   Das Interesse an der autonomen Buchhaltung8.6   Eine Vision mit hoher Wahrscheinlichkeit9   Die Digitalisierung aktiv in der Buchhaltung nutzen9.1   Istzustand feststellen9.2   Potenzial ermitteln9.3   Digitalisierungsstrategie festlegen9.4   Sicherheit garantieren9.5   Anwendungen nutzen AbkürzungsverzeichnisStichwortverzeichnis

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Hinweis zum Urheberrecht

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

Impressum

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

Print: ISBN 978-3-648-11734-7 Bestell-Nr. 11025-0001

ePub: ISBN 978-3-648-11735-4 Bestell-Nr. 11025-0100

ePDF: ISBN 978-3-648-11737-8 Bestell-Nr. 11025-0150

Reinhard Bleiber

Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung

1. Auflage 2019

© 2019 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

www.haufe.de

[email protected]

Produktmanagement: Dipl.-Kfm. Kathrin Menzel-Salpietro

Lektorat: Helmut Haunreiter, Marktl

Satz: kühn & weyh Software GmbH, Satz und Medien, Freiburg

Umschlag: RED GmbH, Krailling

Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit. Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

Vorwort

Die Digitalisierung der Gesellschaft wird im öffentlichen Leben immer wieder heftig diskutiert. Dabei stehen vor allem der Umgang mit den Daten der privaten Nutzer oder die Vernachlässigung angeblicher Tugenden aus vordigitalen Zeiten im Fokus. Die Technik macht Schlagzeilen, wenn autonome Fahrzeuge wieder einmal einen Unfall verursachen oder wenn im Rahmen von Industrie 4.0 neue Steuerungsmechanismen vorgestellt werden. Wenn in der Verwaltung der Behörden und Unternehmen neue digitale Anwendungen eingesetzt werden, ist das höchstens einen Bericht in der Fachzeitschrift wert.[2]

Das gilt auch für die Buchhaltung. Dort werden durchaus innovative digitale Lösungen geschaffen. Doch wenn es z. B. um Onlinebanking geht, wird in der Gesellschaft nur der private Anwender erkannt. Die gewerbliche Nutzung dieser digitalen Anwendung, der Einfluss auf Abläufe, Arbeitsplätze und Sicherheit in der Unternehmenswelt wird kaum thematisiert. Das ist den meisten Buchhaltern auch recht so. Sie arbeiten in einem äußerst sensiblen Unternehmensbereich und nach unterschiedlichsten rechtlichen Vorgaben. Da ist es ihnen lieber, wenn die außergewöhnlichen Aktivitäten im Rahmen der Digitalisierung der Buchhaltung nicht im Scheinwerferlicht stehen.

Das ist verständlich. Das führt allerdings auch dazu, dass bei vielen technischen Entwicklungen die Buchhaltung nicht unbedingt der erste Ansprechpartner ist. Der Prozess der Digitalisierung gerät im externen Rechnungswesen ins Stocken. Nur wenn der Druck zu groß wird, der Staat mit seinen Vorgaben dazu zwingt oder der Kunde mit seiner Marktmacht danach verlangt, wird auch die Buchhaltung digitaler. Das ist nicht überall so, aber in vielen Büros deutscher Unternehmen. Dabei werden wesentliche Chancen für die Buchhaltung und das Unternehmen verschenkt.

Wer langfristig erfolgreich sein will, muss sich auch in der Buchhaltung den Anforderungen moderner Kommunikation und Datenverarbeitung stellen. Die Digitalisierung lässt sich nicht aufhalten. Wer die Möglichkeiten digitaler Anwendungen in der Buchhaltung kennt, sie prüft, kanalisiert und sinnvoll nutzt, der sichert sich alle Chancen, die die digitale Welt bietet. Die Möglichkeiten zu erkennen, ihre Chancen und Risiken abzuwägen und die Anwendungen wirtschaftlich zu nutzen, dabei hilft Ihnen dieses Buch.[3]

1   Digitalisierung

Die Buchhaltung ist der Berichterstatter für alle kaufmännischen Vorgänge im Unternehmen. Als externes Rechnungswesen muss die Buchhaltung bzw. müssen die buchhalterischen Vorgänge strengen Vorgaben folgen, die auf Gesetzen, Gerichtsurteilen und betriebswirtschaftlichen Erkenntnissen beruhen. Der Einfluss der Buchhaltung auf die unternehmerischen Strukturen und Abläufe war sehr hoch, denn die Vorgaben mussten erfüllt werden. Die Buchhalter konnten also uneingeschränkt bestimmen, welche Informationen geliefert werden mussten und auch auf welchen Wegen dies zu geschehen hatte. Eine komfortable Situation für das Rechnungswesen.

Auch heute noch werden alle Vorgänge im Unternehmen in der Buchhaltung mit Geld bewertet und aufgezeichnet. Der frühere Einfluss auf die Abläufe in den anderen Unternehmensteilen ist jedoch verloren gegangen. Moderne IT-Systeme stellen heute alle notwendigen Daten in unterschiedlichster Form zur Verfügung und erlauben es, für die Verwendung im Rechnungswesen parallele Abläufe zu gestalten. Die buchhalterisch notwendigen Informationen entstehen automatisch aus der Arbeit der einzelnen Abteilungen. Eine Zusammenarbeit zwischen den Buchhaltern und den Kollegen aus den Fachabteilungen im Hinblick auf die Inhalte und Verwendung der Daten ist notwendig. Die Buchhaltungen der deutschen Unternehmen haben bereits vor vielen Jahren das gewohnte Inseldasein mit der Bringpflicht der Fachbereiche aufgeben müssen.[4]

Die moderne Buchhaltung ist gleichberechtigter Teil des Unternehmens. Sie ist intern jetzt noch intensiver eingebettet in die Strukturen der unternehmerischen Prozesse und Hierarchien. Dafür haben hochintegrierte IT-Anwendungen gesorgt. Extern werden intensive Verbindungen gehalten zu den Partnern des Unternehmens wie Kunden und Lieferanten. Intensive Kontakte bestehen auch zu den Banken, Beratern, Wirtschaftsprüfern und Behörden. Damit ist die Buchhaltung integriert in eine vielfältige Umwelt.

Wenn sich diese Umwelt verändert, und das tut sie permanent, muss sich auch die Buchhaltung ändern. Nur so kann sie ihre eigentliche Aufgabe, die Ermittlung des Unternehmenserfolges, zuverlässig und mit vertretbarem Aufwand erfüllen. Daher kann sich die Buchhaltung auch nicht dem umfassenden Trend der Digitalisierung entziehen. Diese verbreitet sich geradezu explosionsartig in allen Bereichen – in Unternehmen, im Privatbereich, in Technik, Kommunikation und Unterhaltung.

Hinweis: Pionier der EDV

Die Buchhaltung war die Pionierin bei der Nutzung von ersten EDV-Anlagen und bei der Entwicklung von Standardanwendungen. Der Grund dafür ist der hohe Anteil an gesetzlich und betriebswirtschaftlich vorgegeben Abläufen, die sich sehr gut in das damals noch starre Konzept der elektronischen Datenverarbeitung übersetzen ließen. Auf dieser Stufe sind viele Buchhalter stehen geblieben. Sie haben die Flexibilität und Reaktionsstärke und die damit einhergehenden Risiken weitergehender digitaler Abläufe gescheut. Darüber täuscht auch nicht die Nutzung z. B. von Onlinebanking hinweg. Dieser digitale Fortschritt wurde den Buchhaltern von den Banken aufgezwungen.[5]

Weil die Buchhaltung sich den Veränderungen im Umfeld anpassen muss, ist es wichtig, zu verstehen, was Digitalisierung ist und welche Bedeutung sie für die Gesellschaft, Unternehmen und Privatpersonen hat. Wir beginnen daher mit einer allgemeinen Beschreibung der Digitalisierung, bevor wir uns dann den Optionen der Buchhaltung zuwenden.

1.1   Was ist Digitalisierung?

Anstelle einer echten Definition wird die Digitalisierung oft mit Beispielen beschrieben. Diese sind wichtig, um zu verstehen, welche Möglichkeiten eine digitale Welt bietet. Um die Vorgänge aber richtig einordnen zu können, um die Dynamik und das Potenzial, das die Digitalisierung bietet, zu erkennen, ist eine inhaltliche Beschreibung notwendig.

Bei der Digitalisierung können drei unterschiedliche Stadien unterschieden werden, die auch parallel auftreten können:

Der unspektakulärste Teil der Digitalisierung besteht in dem Austausch analoger Daten durch digitale Daten und der Verwendung digitaler Kommunikationswege. Die bestehenden Abläufe werden dadurch nicht verändert. Diese Form der Digitalisierung gibt es schon viele Jahre und sie wird als solche oft gar nicht mehr erkannt.[6]

Beispiel: Austausch analoger Daten gegen digitale

Einige bekannte Beispiele, in denen die Abläufe unverändert bleiben und digitale Daten und Kommunikationswege genutzt werden, sind:

digitale Kataloge, die dicke Papierkataloge ersetzt haben und digital verschickt werden können,

digitale Zeitungen, die über Websites abgerufen und nicht mehr in Papierform zugestellt werden,

Kommunikation über digitale Wege wie E-Mail, SMS, WhatsApp usw.,

digitale Maschinensteuerung, die manuelle Eingaben überflüssig macht,

Verbuchung von Geschäftsvorfällen mithilfe von IT-Anwendungen als Ersatz manueller Bücher oder anstatt der Nutzung von Buchungsautomaten.

Nach dem ersten Stadium kommt es zu Veränderungen der bestehenden Abläufe, weil die digitalen Daten und elektronischen Kommunikationswege neue Möglichkeiten schaffen. Ausschlaggebend ist oft auch die neue digitale Technik. Das Ergebnis eines so geschaffenen neuen Ablaufs ist vergleichbar mit dem des bisherigen analogen Ablaufs, nicht aber der Ablauf selbst.

Beispiel: Veränderung der Abläufe

Auch für dieses Stadium gibt es viele Beispiele, die schon lange Zeit bekannt sind. Sie werden immer weiterentwickelt und weiten ihren Einfluss auf die Gesellschaft ohne großes Aufsehen aus:

Einkaufen im Internet ersetzt immer öfter den Weg in das Einzelhandelsgeschäft. Reine Katalogverkäufer ohne Internetshop existieren nicht mehr.[7]

Das Prototyping, also das Sammeln von Erfahrungen durch die Nutzung eines Prototypens, kann wesentlich schneller und problemloser am Computer als in der analogen Welt erfolgen. Das gilt für eine Vielzahl der durch einen Prototypen zu gewinnenden Erkenntnisse.

Der Konsum von Musik und Filmen ist durch die digitale Technik des Streamens über das Internet vollkommen verändert worden. Für den Konsumenten ist das Ergebnis jedoch gleich.

Die Navigation im Verkehr ist durch digitale Navigationssysteme, die an die Stelle von Straßenkarten getreten sind, vollkommen verändert worden.

Das Geschäftsmodell der Banken baut zu einhundert Prozent auf Onlinebanking, wenn es um die Abwicklung des üblichen Bankgeschäftes geht.

Die Pflege und Abwicklung sozialer Kontakte hat sich für einen großen Teil der Gesellschaft durch die sozialen Netzwerke in die digitalisierte Welt verlagert.

Im Gesundheitswesen ist Telemedizin, also die Betreuung durch einen Arzt, der sich an einem anderen Ort befindet, möglich geworden.

Ebenfalls im Gesundheitswesen stellt die Gesundheitskarte einen Versuch dar, die medizinischen Daten eines Patienten zentral verfügbar zu machen. Dies ist jedoch auch ein Beispiel dafür, wie komplex ein solcher Versuch sein kann, die digitalen Möglichkeiten praktisch zu nutzen.

Diese Beispiele zeigen, wie weit die Digitalisierung schon fortgeschritten ist. Viele junge Menschen kennen die alternativen analogen Abläufe gar nicht mehr. Alle neuen digitalen Abläufe verfügen über Vorteile für den Nutzer oder Anbieter, sonst wären sie nicht so erfolgreich. So erspart das Einkaufen im Webshop die Wege zum Einzelhandel und weitet das Angebot für den Käufer aus, weltweit. Der Verkäufer im Internet kann seine Produkte über die digitalen Kommunikationswege wesentlich mehr Kunden zur Verfügung stellen als in der analogen Welt. Doch nicht immer gewinnen beide Seiten, wie wir noch sehen werden.[8]

Die Digitalisierung schafft Möglichkeiten, Aufgaben und Abläufe, die ohne digitale Daten, ohne digitale Kommunikationswege und ohne neue Technik nicht möglich sind. Es handelt sich um echte Innovationen, die unsere Gesellschaft oder Teile daraus grundlegend verändern werden.

Beispiel: Innovationen

Mit wenigen Ausnahmen sind solche Innovationen, die möglicherweise wesentliche Auswirkungen auf unser Leben haben werden, noch in der Erprobungsphase. Sie werden permanent weiterentwickelt und nicht immer ausreichend diskutiert, um der gesellschaftspolitischen Relevanz Rechnung zu tragen:

Ausgereift und akzeptiert ist in der Medizin eine computergestützte Untersuchungsform, die es nur in der digitalen Welt gibt. Das MRT-Verfahren (Magnetresonanztomografie) erzeugt Bilder, die erst durch die Digitalisierung und die weitere digitale Behandlung zu hervorragenden diagnostischen Mitteln werden. Das gilt auch für die Computertomographie (CT). Beide Verfahren sind ohne digitale Verarbeitung unmöglich.

Technisch schon sehr weit, gesellschaftlich aber noch sehr diskutiert, ist das autonome Fahren. Dabei übernehmen neue technische Bauteile zum Erkennen der Umwelt und zur Steuerung der Fahrzeuge die Aufgabe, ein Fahrzeug zu führen.[9]

Ein aktuelles Schlagwort ist Industrie 4.0. Dort geht es um die Verbindung von wirtschaftlichen Lieferketten zu einer digitalen Informationskette, um die Disposition zu verbessern. Hier wird auch die Buchhaltung ihren Beitrag leisten müssen, um die technisch möglichen Lieferungen auch kaufmännisch zu bewerten.

Eine intensive gesellschaftspolitische Diskussion ist notwendig, um die Verwendung von Big Data aus dem persönlichen Bereich der Menschen für die politische oder kaufmännische Beeinflussung zu regeln. Die riesigen Datensammlungen von Facebook, Google, Apple usw. können derzeit weltweit nicht kontrolliert werden. Sie entstehen dadurch, dass Millionen Menschen digitale Angebote nutzen. Diese werden digital aufbereitet und in digitalen Anwendungen versteckt verwendet.

Die Beschreibung der drei Stadien zeigt, dass Digitalisierung kein junges Thema ist. Was bisher in einzelnen Bereichen digital geschaffen wurde, wird jetzt durch umfangreiche Projekte zusammengeführt. Dadurch können bisher ungekannte Möglichkeiten der digitalen Welt, zusammen mit neuen technischen Produkten, umgesetzt werden. So benötigt autonomes Fahren digitale Daten zur Navigation, neue oder sensiblere technische Geräte zur Erkennung der Umwelt und digitale Algorithmen zur Verarbeitung der gewonnenen Daten. Daneben ist eine gesellschaftliche Klärung der auftretenden ethischen und rechtlichen Probleme notwendig. Das ist die eigentliche Herausforderung der Digitalisierung.[10]

So wie die Gesellschaft im großen Rahmen die Digitalisierung erfährt, nutzen Unternehmen die digitale Revolution dort für sich, wo es wirtschaftlich sinnvoll ist. Das geschieht schon seit langem durch die Nutzung der EDV und der IT-Anwendungen. Dabei wird jedoch lediglich die Voraussetzung geschaffen, die Digitalisierung für sich einsetzen zu können. Die typischen ERP-Anwendungen oder der CAD-Einsatz sind Beispiele für das erste Stadium der Digitalisierung. Erst die Zusammenführung der eigenen digitalen Strukturen mit den Kommunikationswegen, den Datenbeständen und den neuen digitalen Verarbeitungswegen schafft die Möglichkeiten, um mit der Digitalisierung wirklich Neues zu schaffen und wirtschaftliche Vorteile zu generieren.

1.2   Die notwendigen Strukturen

Digitalisierung ist die Verbindung digitaler Datenbestände, elektronischer Kommunikationswege, digitaler Verarbeitung und neuer Technik. Damit dies erfolgreich funktioniert, sind umfangreiche neue Strukturen notwendig. Diese wurden in den letzten Jahren geschaffen und müssen ständig weiterentwickelt und ausgebaut werden. Der Zustand dieser Infrastruktur entscheidet darüber, wie groß die Möglichkeiten der Digitalisierung sind.

Hinweis: Entwicklung

Die für eine Digitalisierung im nennenswerten Umfang notwendigen Strukturen sind also nicht plötzlich entstanden. Sie haben sich über die Jahre entwickelt. So hat z. B. niemand für die Navigation alle Straßendaten plötzlich digitalisiert. Dies wurde über Jahre an vielen Stellen erledigt, immer mit Blick auf die eigenen Vorteile. Für die Navigation werden diese digitalen Bestände genutzt und jetzt sicherlich auch entsprechend gepflegt.[11]

Diese stetige Entwicklung der digitalen Strukturen macht die Digitalisierung an sich so erfolgreich. Niemand wird von den Möglichkeiten überrascht. Viele sind mit Teilen neuer Systeme der Digitalisierung bereits vertraut. Die enormen Kosten für die Strukturen sind auf viele Jahre und viele Investoren verteilt. Gesellschaftspolitisch wird aktuell über die Folgen diskutiert, weil derzeit wichtige Neuerungen wie das autonome Fahren oder die Verwendung der riesigen Mengen privater Daten – Neuerungen, die erheblichen Einfluss auf die Umwelt und das Zusammenleben haben werden – vor der Tür stehen.

Das Netzwerk zur digitalen Kommunikation

Digitalisierung funktioniert nur mit sehr aktuellen Inhalten und/oder mit zuverlässigem Zugriff auf riesige Datenmengen. Diese Daten werden mit enormen Rechnerkapazitäten verarbeitet und müssen an die Empfänger weitergegeben werden. Um dies zu ermöglichen, ist ein weltweites Netzwerk zum Transport digitaler Daten in jeder Form notwendig. Für die Beurteilung der Qualität eines solchen Netzwerks ist dessen Zuverlässigkeit und Bandbreite ausschlaggebend.

Beispiele: Telemedizin und Eingangsrechnung

Telemedizin

Technisch ist es heute möglich, dass ein Mediziner eine Operation durchführt, ohne im gleichen Raum mit dem Patienten zu sein. Dabei steuert er über digitale Kommunikationswege Operationswerkzeuge, die sich auch an einem weit entfernten Ort befinden können. Dadurch könnten die Fähigkeiten hochqualifizierter Fachleute weltweit genutzt werden. Dass diese Möglichkeit noch nicht im „Tagesgeschäft” genutzt wird, liegt auch daran, dass selbst kleinste Störungen der Verbindung fatale Folgen haben können. So sicher ist das aktuelle Netz noch immer nicht.[12]

Eingangsrechnung

In vielen Buchhaltungen werden die Eingangsrechnungen gescannt und digital archiviert, z. B. mittels eines Dokumentenmanagementsystems. Dabei entstehen für jedes Dokument große Datenmengen. Diese müssen bei einem Zugriff auf das Dokument über das unternehmensinterne Netzwerk transportiert werden. Der Zugriff muss jederzeit und mit zumutbarer Geschwindigkeit erfolgen. Ist die notwendige Bandbreite nicht zuverlässig verfügbar, wird diese Lösung nicht akzeptiert werden.

Ein solches weltweites Netzwerk existiert bereits. Es wird seit vielen Jahren aufgebaut und immer weiterentwickelt. Dieses Internet nutzt dafür Investitionen von den Dienstleistungsanbietern, die sich im Netz zusammengeschlossen haben. Von ihnen werden vor allem Glasfaserkabel weltweit verlegt, um die Rechner der Internetprovider, der Unternehmen, Universitäten, Verwaltungen usw. miteinander zu verbinden.

Das Netzwerk ist so aufgebaut, dass die Verbindungen zwischen den Teilnehmern flexibel über viele verschiedene Wege geführt werden können. Das schafft Sicherheit. Wenn ein Teilstück des Netzwerks ausfällt oder überlastet ist, übernehmen andere Teile des Netzes den Datentransfer. Gefahr droht an dieser Stelle dann, wenn wichtige Knotenpunkte ausfallen oder der Anbieter des Netzzuganges technische Probleme hat. Die notwendige Bandbreite wird durch die aktuelle Belastung der Kommunikationswege und deren technischen Möglichkeiten bestimmt. Die technischen Möglichkeiten wiederum werden definiert durch die Art des Kommunikationsweges zum Teilnehmer.[13]

Hinweis: Versorgung vor Ort

Für viele Nutzer des Internets ist die Bandbreite kein Problem, sie sind über ein Glasfaserkabel angeschlossen. Für andere Nutzer ist schnelles Internet aber noch immer ein Wunschtraum. Vor allem in ländlichen Bereichen wächst die Versorgung mit ausreichender Bandbreite nur langsam. Das kann auch Unternehmen treffen, die ihren Sitz in Industriegebieten abseits der Glasfaserstrecken haben. Dann verlangt z. B. der Austausch von digitalen Rechnungen mit Kunden und Lieferanten mehr Geduld.

Durch die weitere Digitalisierung wird auch die Belastung vorhandener Netzwerke weltweit und in den einzelnen Unternehmen steigen. Mit der Zeit wird die Versorgung mit Netzwerkkapazität genauso selbstverständlich sein wie die Versorgung mit Energie, Wasser und Straßen, zumindest in den Industrienationen.

Abb. 1: Strukturen der Digitalisierung

Anwendungen für das Tagesgeschäft

Auch bei den Anwendungen hat es eine lang dauernde Entwicklung gegeben. Von den ersten Computerprogrammen bis zu den aktuellen komplexen Systemen war es ein langer Weg. Dabei wurden der Komfort und die Geschwindigkeit nicht nur durch die technische Entwicklung bestimmt. Die Qualität der Programme hat dazu beigetragen, immer schneller, komfortabler und umfassender mit der Informationstechnologie arbeiten zu können. Die rasante Entwicklung der IT-Anwendungen können viele Menschen, auch in der Buchhaltung, aufgrund eigener Erfahrungen nachvollziehen.[14]

Kaufmännische Anwendungen

Wirtschaftlich sinnvolle Nutzungen der EDV entstanden, von ersten wissenschaftlichen Programmen abgesehen, mit den kaufmännischen Anwendungen. Diese unterstützten die standardisierbaren kaufmännischen Aufgaben. Darunter war, damals noch als Pionier der EDV-Nutzung, die Buchhaltung mit ihren stark reglementierten Abläufen. Mit der Zeit wurden diese Anwendungen preiswerter, leistungsfähiger und umfangreicher. Gemündet ist diese Entwicklung in den modernen ERP-Systemen. Darin sind viele Schnittstellen zu Netzwerken vorhanden, die eine Kommunikation mit externen Partnern möglich machen.

Hinweis: Flexibilität

Die Digitalisierung wird die Nutzung von ERP-Systemen weiter verändern. Die komplexen starren Systeme werden ersetzt durch flexibel zusammenstellbare digitale Abläufe. Realisiert wird dies durch den Abruf von Programmen und Teilanwendungen aus der Cloud.

Die kaufmännischen Anwendungen sind eher Nutznießer der Digitalisierung als deren Treiber. Die vorhandenen technischen Möglichkeiten wurden gerne genutzt, Daten wurden verarbeitet, wenn sie vorhanden waren. Echte Innovationen in kaufmännischen Anwendungen folgten meist den neuen Möglichkeiten, die durch technische Entwicklungen geschaffen wurden.[15]

Technische Anwendungen

Schon früh wurden die EDV oder IT auch für technische Anwendungen mit spezialisierten Aufgaben genutzt. Ein typisches Beispiel ist das CAD, das Computer Aided Design, mit dem Konstruktionsprogramme und Programme für technische Zeichnungen den Einzug in die digitale Welt hielten. Gekennzeichnet waren diese Lösungen durch eine hohe Komplexität und hohe Ansprüche, die an die technische Ausstattung gestellt wurden. Viele Inselanwendungen folgten den ersten Programmen, heute sind die digitalen technischen Entwicklungen in die IT-Anwendungen anderer Bereiche integriert. Das reicht von der Übernahme der notwendigen Fertigungsmengen aus dem Planungssystem des Vertriebs bis zur Steuerung von Fertigungsanlagen aus den Entwicklungsprogrammen heraus. Im Grunde sind diese technischen Anwendungen die Treiber der Digitalisierung. Hier wurden Standards entwickelt (z. B. Standardbeschreibungen von DIN-Bauteilen) und Kommunikationsprotokolle geschaffen. Heute existieren für alle technischen Aufgaben, von der Verkehrsüberwachung bis zur Steuerung von Stromnetzen, leistungsfähige Anwendungen. Diese nutzen nicht nur die Digitalisierung, sie bringen sie auch weiter voran, indem sie immer neue Lösungen schaffen, standardisieren und dem Markt zur Verfügung stellen.[16]

Standardprogramme

Die Nutzung von Computertechnologie wurde durch den PC privatisiert. Notwendig für die weite Verbreitung der IT im privaten Leben waren auch Standardprogramme, mit denen sich die mehr oder weniger wichtigen Aufgaben der Menschen erledigen ließen. Einheitliche Oberflächen mit einfach zu bedienenden Betriebssystemen gehörten ebenso dazu wie die Office-Programme für die einfache Erledigung auch privater Aufgaben. Die Nutzung von Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Präsentationssoftware gehört heute zur Grundausbildung vieler Menschen in der Welt. Das ist die Voraussetzung dafür, dass die Digitalisierung weiter fortschreiten konnte, weil diese auf die selbstverständliche Nutzung digitaler Hilfen durch möglichst viele Menschen angewiesen ist. Denn die unübersehbare Zahl von Apps, die heute das Internet und die mobilen Geräte bevölkern, werden intuitiv bedient.

Die Digitalisierung lebt von der intensiven Nutzung der vielen digitalen Strukturen, Daten usw. durch die Anwendungen. Diese stammen aus der Cloud und/oder nutzen Daten, die dort gespeichert sind. Daten, die verarbeitet werden müssen oder der Steuerung dienen, werden aus dem Netz beschafft, die Ergebnisse der Verarbeitung werden über das Netz wieder verteilt. Eine Unterscheidung zwischen technischen, kaufmännischen oder privaten Anwendungen ist überflüssig. Den Grundprinzipien der Informationsverarbeitung folgen alle Nutzer.

Apps

App (Application Software) bezeichnet eigentlich eine Anwendungssoftware, gleich welcher Art. Bekannt ist dieser Begriff aber vor allem für mobile und webbasierte Anwendungen. Sie lösen in der Regel begrenzte Aufgaben und stehen den Nutzern über App-Stores zur Verfügung. Jeder kann sie auf sein Smartphone, sein Tablet oder seinen PC herunterladen. Der Anwendungsbereich erstreckt sich über Spiele, Steuerungssysteme für technische Geräte, Dating-Apps bis zu Anwendungen, die seriöse technische und kaufmännische Aufgaben lösen.[17]

Die Apps sind echte Früchte der Digitalisierung. Sie werden an wenigen zentralen Stellen in Abhängigkeit zum genutzten Betriebssystem im Internet angeboten. Von dort müssen sie heruntergeladen werden. Sie nutzen vielfach das Internet für die Kommunikation und sammeln Daten, die sie für die spätere Nutzung durch die Anwender der App speichern.

Hinweis: Eine erste Vision

Noch immer dominieren starre ERP-Systeme die kaufmännischen Anwendungen, auch in der Buchhaltung. Doch schon heute macht z. B. SAP, einer der größten Softwareanbieter der Welt, einen wichtigen und vor allem wachsenden Teil seines Umsatzes mit cloudbasierten Angeboten. Die Apps werden immer professioneller und können auch komplexe technische und kaufmännische Probleme lösen. Das wird dazu führen, dass die starren Systeme der heutigen IT in den Unternehmen und Verwaltungen abgelöst werden, und zwar durch die intensive Nutzung vieler Apps für jeweils nur kleine Bereiche des gesamten Aufgabengebietes. Das wird zu wesentlich flexibleren Möglichkeiten führen, verlangt aber intensives Wissen der Anwender über diese Möglichkeiten der Apps.[18]

Daten als Betriebsmittel

Soll eine Anwendung einen wirtschaftlichen Nutzen stiften, benötigt sie in der Regel Daten. Um diese Informationen dreht sich bei der Digitalisierung alles. Daten werden gesucht, gefunden, gelesen, verarbeitet und wieder zur Verfügung gestellt. Das Angebot an Daten steigt mit jeder neuen Entwicklung in der Digitalisierung, zumal bereits bei der weiteren Nutzung vorhandener Anwendungen immer neue Datenmengen anfallen. Die Form der Daten spielt keine Rolle. Buchstaben, Ziffern, Texte, Grafiken, Bilder, Töne oder Videos enthalten Informationen, die für die digitale Verarbeitung eingesetzt werden können.

Die Qualität der Daten bestimmt die Qualität der Verarbeitung. Falsche Daten führen nicht nur zu Fake News, sie führen auch zu falschen Ergebnissen. Fehlerhafte Daten können die Verarbeitung stören und ebenfalls fehlerhafte Ergebnisse erzeugen. Werden große Datenmengen verarbeitet, können Durchschnitte oder verrechnete Werte Fehler ausgleichen. Daten sind die Grundlage für viele Aktivitäten. Große Datenmengen werden ausgewertet, um daraus viele Ergebnisse zu bekommen und wieder umfangreiche Beeinflussungen (z. B. Verkehrssteuerung, Kommunikationsverhalten) vornehmen zu können. Aber es gibt auch spezielle, sehr individuelle Werte, die in den Anwendungen genutzt werden, um ebenso individuelle Ergebnisse zu bekommen.

Beispiel: Viele oder allein

In den sozialen Netzwerken werden riesige Datenmengen gesammelt, um sie in der Werbung gezielt verwenden zu können. Gleichzeitig gibt es bei Facebook & Co. sehr spezielle Angaben und individuelle Daten zum Nutzer, die individuelle Kontakte ermöglichen. Die so entstehenden großen Datenmengen sehr individuellen Inhalts ermöglichen es, die Nutzer von sozialen Netzwerken über Smartphones, Tablets und andere Geräte gezielt anzusprechen.[19]

Anwendungsdaten

Besonders für die weitere Digitalisierung im Unternehmen sind Anwendungsdaten notwendig. Sie entstehen in den kaufmännischen Anwendungen und umfassen die Daten über Kunden, Lieferanten, Produkte, Kosten, Durchlaufzeiten, Zusammensetzungen usw. Für die Teilnahme an Industrie 4.0 sind umfassende Daten unerlässlich. Die Anwendungsdaten sind oft über viele Jahre gesammelt worden. Zumindest aus den letzten 10 Jahren müssen sie vorhanden sein, da es rechtliche Vorschriften über die Dauer der Speicherung gibt. Diese Vorschriften zwingen zur Aufbewahrung wichtiger Daten über mindestens 10 Jahre. Dazu gehören auch alle Informationen, die in der Buchhaltung verarbeitet wurden.

Die Anwendungsdaten haben einen hohen Wert, für das Unternehmen aber auch für andere. Sie sind sehr zuverlässig und detailliert und lassen somit sehr genaue Schlüsse zu. Die Buchhaltung liefert hier Daten zu Umsätzen, Zahlungsgewohnheiten, Kostenarten, Investitionsverhalten usw. Jede einzelne Kontobewegung ist aufbewahrt und diese Information kann in weiteren digitalen Anwendungen genutzt werden.[20]

Spezialisierte technische Daten

Spezialisierte Daten aus der Technik bilden die Grundlage für viele allgemeine Anwendungen im Netz und darüber hinaus. So gibt es z. B. standardisierte Beschreibungen von DIN-Teilen, die in jeder entsprechend strukturierten Anwendung genutzt werden können. Im Netz steht die Datenbank immer aktuell zur Verfügung. So ist beispielsweise eine riesige Ansammlung technischer Daten notwendig, um ein Navigationssystem zu betreiben. Diese Datensammlung hat sich über viele Jahre entwickelt, in denen in immer mehr Straßenverwaltungen digital gearbeitet wurde. Zusammengefasst ergeben diese Datenbestände ein geschlossenes Bild der Straßen in vielen Ländern der Welt.

Beispiel: Navigation

Am Beispiel der Navigationssysteme wird deutlich, dass viele heute selbstverständliche Anwendungen von der sich laufend entwickelnden Digitalisierung ermöglicht wurden und Teil davon sind. Ohne die Beschreibung der Straßen in elektronisch lesbarer Form könnten diese Systeme nicht arbeiten. Gleichzeitig wird klar, wie aufwendig die Bereitstellung dieser Datenmengen ist.

Über viele Jahre wurden die einzelnen Daten an vielen Stellen erfasst und digital aufbereitet. Eine Standardisierung musste erfolgen, um alle Daten in einem System nutzen zu können. Diese Zusammenführung zu einem Datenbestand aller Straßen in Deutschland war sicher schon schwierig genug. Das muss übertragen werden in andere Länder mit weniger zuverlässig funktionierenden staatlichen Strukturen. Jetzt geht es darum, die Daten auch aktuell zu halten. Die Ansprüche der Anwender wachsen. Wer mobil navigiert, also nicht mit einem fixen Datenbestand auf einem Datenträger, sondern mit Daten aus dem Netz arbeitet, der erwartet auch aktuelle Informationen. Selbstverständlich muss dafür viel Geld aufgewendet werden. Aber es lässt sich sicher auch viel Geld damit verdienen, sonst fände diese Entwicklung nicht statt.[21]

Nutzungsdaten

Durch die Digitalisierung selbst sind eigene Datenklassen entstanden, die es vorher nicht gab. Sie befassen sich sehr intensiv mit den Nutzern und deren Verhalten. Diese Daten, private Informationen über den Anwender und dessen Verhalten im Netz, sind für viele Stellen interessant – unabhängig davon, ob sie mit alten oder neuen Aufgaben betraut sind. Wie oft und wie lange werden digitale Geräte und Anwendungen genutzt? Welche Inhalte werden gelesen, geteilt und gemocht oder abgelehnt? Welche Inhalte werden selbst erstellt und weitergeleitet? Aus solchen Informationen erhofft sich nicht nur die Werbebranche die Möglichkeit, ihre Botschaften besser zu gestalten und genauer zu platzieren. Enorme Datenmengen sind bereits entstanden. Facebook, Google usw. sammeln fleißig weiter. Über die Nutzung dieses Datenschatzes wird derzeit gestritten. Denn auch gesellschaftliche Gruppierungen wie z. B. politische Parteien versuchen, mit diesen Daten gezielte Manipulationen durchzuführen.

Die Nutzungsdaten und die darauf aufbauenden Anwendungen sind ein typisches Ergebnis der Digitalisierung außerhalb der wirtschaftlichen Nutzung. Nur in sehr beschränktem Umfang werden sie auch zur Beeinflussung von Unternehmen und Menschen, die dort arbeiten, eingesetzt. Der Schwerpunkt der Nutzung liegt im privaten Bereich. Gesellschaftspolitische Diskussionen über die Grenzen der Nutzung dieser Datenmengen werden uns noch lange begleiten.[22]

Hinweis: Nützliche Bewegungsdaten

Nicht jede Sammlung von individuellen Daten ist schlecht. So gibt es eine Anwendung, in der die aktuelle Bewegungsdaten von Handynutzern sinnvoll und gefahrlos eingesetzt werden. Die Bewegungen der mobilen Telefone auf Autobahnen werden dazu verwendet, aktuelle Belastungen der Straßen festzustellen und vor Staus möglichst frühzeitig und zuverlässig warnen zu können. Die dazu gesammelten Daten sind zwar individuell, aber anonym.

Der Nutzen

Die Digitalisierung muss Vorteile haben, sonst würde sie sich nicht so rasant entwickeln. Die Vorteile ergeben sich sowohl für private Nutzer als auch für den Staat und die Unternehmen.

Hinweis: Nutzen ist subjektiv

Dass es sich bei der Kommunikation über Facebook um einen Nutzen für die Menschen handelt, wird von vielen bestritten. Diejenige, die das Medium nutzen, sehen für sich einen Vorteil. Darauf kommt es an.

Welche Vorteile sich aus der Digitalisierung ergeben können, steht oft nicht im Rampenlicht der großen Öffentlichkeit (z. B. die Verwendung der Nutzerdaten, um wiederum die Nutzer zu beeinflussen) oder es bleibt für viele unverständlich (z. B. Industrie 4.0). Manche halten das, was die Digitalisierung ermöglicht, teilweise für gefährlich (z. B. autonome Systeme). Einigkeit herrscht darüber, dass sich die Kommunikation in den letzten Jahren schnell und wesentlich verändert hat. Nicht alle Menschen glauben, dass diese Veränderung gut ist.[23]

Kommunikation

Die Veränderung der Kommunikation begann vor 30 Jahren mit den ersten mobilen Telefonen, die schnell in großen Mengen genutzt werden konnten. Bereits hier spielte die Digitalisierung eine wichtige Rolle. Schon in dieser Zeit begann die digitale Mobilität – mit ihrer ganzen Schnelligkeit und allgegenwärtigen Präsenz. Telefonate selbst spielen heute bei der Kommunikation eine immer geringere Rolle. Inzwischen werden Texte, Bilder, Videos oder kurze Statements der Zustimmung oder Ablehnung über immer neue Kommunikationswege verschickt.

Die Kommunikation im privaten Bereich muss schnell, kurz, vielfältig und überall verfügbar sein. Der Umfang der privaten Kommunikation ist durch die Digitalisierung wesentlich gestiegen.

Hinweis: Kritik

Häufig wird kritisiert, dass vor allem die Kommunikation junger Menschen digitale Wege nutzt. Dabei wird übersehen, dass Kommunikation schon immer aktuelle Wege genutzt hat. Es wird kommuniziert, die Menschen tauschen sich aus. Dass sie dazu moderne Hilfsmittel benutzen, ist richtig und unterstützt die gesellschaftspolitische Aktivität. Dass diese Form der Kommunikation auch Risiken enthält, ist bekannt.

Die Kommunikation in den Unternehmen und zwischen diesen hat sich ebenfalls stark entwickelt, aber entsprechend den Aufgaben anders als im privaten Bereich. Die Geschwindigkeit hat zugenommen, das Medium hat sich digitalisiert. Der Datenaustausch zwischen Unternehmen ist weniger oberflächlich als der private. Der größte Teil der Kommunikation in den Unternehmen und auch mit externen Partnern erfolgt per Mailversand. Der nächste Schritt ist die digitale Verbindung zwischen den IT-Systemen der unterschiedlichen Unternehmen für den direkten Austausch der Daten. Diese sehr enge Form des direkten Austausches ist die Voraussetzung vieler weiterer Nutzungsarten der Digitalisierung wie autonome Systeme oder Industrie 4.0.[24]

Auch der Staat hat die Vorteile digitaler Kommunikation für sich erkannt. Er hat viele seiner Kontakte digitalisiert. Die Kommunikation nutzt dafür in der Regel spezielle Anwendungen, die der Staat selbst geschaffen hat. Darüber werden Anträge gestellt oder Steuerklärungen abgegeben. Vor allem die Kommunen wollen ihren Bürgern über das digitale Bürgerbüro die Kommunikation mit dem Rathaus erleichtern.

Hinweis: Besondere Verhältnisse

Der Staat muss bei der digitalen Kommunikation mit den Bürgern und Institutionen immer zwei Gesichtspunkte beachten: Es gibt aktuell noch viele Bürger, die sich mit der digitalen Kommunikation nicht auskennen oder schwertun. Der Anteil der digitalen Laien an der Bevölkerung wird sinken, aber nie vollkommen verschwinden. Daher muss immer auch eine Möglichkeit gegeben sein, die Kommunikation analog oder mithilfe Externer zu erledigen. Als zweites muss die Kommunikation des Staates mit seinen Bürgern einen besonders hohen Sicherheitsstandard erfüllen. Es werden oft sehr sensible Daten ausgetauscht, die nicht in fremde Hände gelangen dürfen. Der Weg des Staates innerhalb der Digitalisierung muss daher besonders geplant werden.[25]

Unterhaltung

Dramatisch wirkt sich die Digitalisierung für die meist privaten Anwender auf dem Gebiet der Unterhaltung aus. Denn hier gab es digitale Entwicklungen, die ganze Branchen umgewälzt haben und noch immer verändern. So hatte die Musikbranche gerade die Umstellung von der analogen Plattentechnik auf die digitale CD hinter sich, als dieser Eintritt in die Digitalisierung schon wieder im Begriff war, veraltet zu sein. Musik wird heute zum großen Teil digital über das Internet gekauft oder als Stream abgerufen.

Auch der Konsum von Büchern und Videos hat sich geändert und ändert sich noch. In vielen Fällen werden Musik, Videos oder Texte über rein digitale Wege gestreamt oder als Lizenz erworben. Eigentum an einer CD, DVD oder einem gedruckten Buch entsteht dann nicht mehr. Musik, Bücher oder Filme werden in immer mehr Fällen lediglich genutzt.

Achtung: Marktmacht entsteht

An dieser Stelle der Digitalisierung zeigt sich, dass vor allem die großen Konzerne das digitale Zeitalter bestimmen. Apple, Google, Facebook, Youtube oder Microsoft bestimmen den Erfolg. In der Unterhaltungsbranche ist dies sichtbar, in anderen Bereichen bleibt die Entwicklung verborgen.[26]

Industrie 4.0

Die digitale Verbindung interner und externer Beteiligter eines Prozesses in Industrie 4.0 spielt sich innerhalb der Unternehmen und zwischen ihnen ab. Private Nutzer sind davon betroffen durch hoffentlich niedrigere Preise und besserer Lieferfähigkeit. Unternehmen verbessern durch eine solche aktuelle Entwicklung in der Digitalisierung ihre Entscheidungsgrundlagen ganz wesentlich, da mehr Informationen zur Verfügung gestellt werden, und dies geschieht auch noch wesentlich früher.

Industrie 4.0 verbindet Anlagen, Systeme und Maschinen über digitale Netzwerke. Informationen über Bestände, Planungen und Kapazitäten werden ausgetauscht. Unternehmens- und Abteilungsgrenzen werden dabei überschritten. Der Zuwachs an brauchbaren Informationen ist so groß, dass digitale Anwendungen zur Bewältigung und Nutzung dieser Daten eingesetzt werden müssen.

Der Nutzen für die Unternehmen liegt darin, dass sie aufgrund der besseren Informationslage eine höhere Sicherheit bei ihren Entscheidungen haben. Auf kurzfristige Änderungen in der Nachfrage kann schneller und preiswerter reagiert werden. Produkte zu individualisieren ist einfacher möglich, da sich die Fertigungsanlagen selbstständiger darauf einstellen können als im analogen oder automatischen Ablauf. Der gesamte Prozess, der in Industrie 4.0 abgebildet wird, ist transparent.

Autonome Systeme

Die größte Faszination digitaler Anwendungen geht von autonomen Systemen aus. Dabei handelt es sich um Vorgänge, die bisher menschlicher Steuerung und Kontrolle bedürfen. Die digitale Technik macht es möglich, dass autonome Systeme vollkommen ohne menschliche Beteiligung auskommen.[27]

In der Öffentlichkeit wird aktuell vor allem das autonome Fahrzeug diskutiert. PKW und LKW sollen ohne menschliche Fahrzeugführer den Weg finden und bewältigen. Der Straßenverkehr ist allerdings ein sehr offenes System mit vielen unberechenbaren menschlichen Teilnehmern. Dass diese nicht digital mit den anderen Verkehrsteilnehmern kommunizieren, macht es autonomen Fahrzeugen sehr schwer, sicher und zuverlässig am Verkehr teilzunehmen.

Hinweis: Technisch ist autonomes Fahren bereits möglich

Technisch könnten autonome Fahrzeuge bereits am Verkehr teilnehmen. Sie tun dies auch, allerdings immer unter menschlicher Kontrolle. Probleme bereiten vor allem noch rechtliche und ethische Fragen. Hier ist die Politik gefragt, um die richtigen Weichen zu stellen.

Auch Züge und Flugzeuge sind ohne menschliche Führer vorstellbar. Neben diesen großen autonomen Systemen gibt es viele kleinere Anwendungen ohne gesellschaftspolitischen Einfluss. Diese haben begrenzte Einsatzgebiete und werden bereits intensiv genutzt. Ein Beispiel findet, wer auf einem Flughafen durch die Passkontrolle muss. Dort existieren neben den mit Beamten besetzten Schaltern immer mehr automatische Kontrollsysteme. Diese lesen die biometrischen Ausweise, nehmen ein aktuelles Foto des Menschen auf und vergleichen die so gewonnenen Daten. Bei ausreichender Übereinstimmung wird der Weg freigegeben. Gibt es in der Abstimmung Probleme, muss der analoge Weg genommen werden.[28]

Andere autonome Systeme finden sich in Unternehmen. Dort fahren führerlose Transporter Waren zum Lager oder holen sie von dort. In der Buchhaltung gibt es Anwendungen, die bestimmte Vorgänge, z. B. den Bankkontoauszug, autonom verbuchen. Der Mensch wird so davon befreit und kann sich anderen Aufgaben widmen.

Chancen und Risiken der globalen Digitalisierung

Wenn eine Entwicklung wie die Digitalisierung tief in die bekannten Abläufe und Strukturen des menschlichen und unternehmerischen Lebens eingreift, kommt es zu erheblichen Veränderungen. Diese bergen immer Risiken für die Betroffenen – Risiken, die in verschiedenen Gesellschaftsschichten unterschiedlich beurteilt werden. Gerade im Rahmen der Digitalisierung ist es weit verbreitet, dass die Risiken oft persönlicher Natur sind, während die Chancen eher ein Allgemeingut darstellen. Ein guter Grund, um sich die Risiken und Chancen möglichst emotionslos und objektiv anzusehen:

Die Risiken der Digitalisierung

Gerade die Risiken der Digitalisierung werden sehr emotional von verschiedenen Interessengruppen diskutiert. Die Argumente reichen von persönlicher Betroffenheit bis zu umwälzenden gesellschaftlichen Entwicklungen.

Abhängigkeit von der Technik: Wer Technik nutzt, wird von deren Verfügbarkeit abhängig. Das ist bei digitaler Technik und offenen Systemen wie dem Internet besonders ausgeprägt. Die digitalen Entwicklungen werden zum großen Teil auf Strukturen wie das Internet aufgebaut, die keiner zentralen Steuerung und Kontrolle unterliegen. Je existenzieller die darauf aufbauenden Anwendungen sind, desto größer ist der Schaden bei einem Ausfall der Technik.[29]

Fehlende Individualität: Digitale Anwendungen sind dann besonders erfolgreich, wenn viele sie nutzen. Trotz vieler Auswahlmöglichkeiten und spezifischer Anpassung schaffen die meisten Anwendungen nur eine scheinbare Individualität. Das zeigt sich auch in dem Verlust an Privatsphäre und dem Verlust der Kontrolle über die eigenen Daten, was aktuell kontrovers diskutiert wird.

Verlust an Selbstbestimmung: Autonome Systeme nehmen dem Menschen viele Entscheidungen ab. Sie nehmen ihm aber auch die Möglichkeit, durch eigene Entscheidungen sein Handeln selbst zu bestimmen. Wenn alle die gleichen Entscheidungssysteme nutzen, entscheiden auch alle gleich.

Möglichkeit der Manipulationen: Digitale Abläufe werden mittels anonymer digitaler Informationen gesteuert. Es gibt keine Gesellschaft, die mehr anfällig ist gegen Manipulationen, als die digitale Gesellschaft. Sichtbares Zeichen sind die Fake News, die derzeit in den sozialen Netzwerken nicht erkannt werden. Jeder, der will, kann seine falsche Meinung, bewusst oder unbewusst, mit falschen Argumenten auf professionell erscheinende Weise veröffentlichen. Eine Kontrolle ist sehr schwer. Das kann auch die Informationsgrundlagen autonomer Systeme gefährden.

Verbrauch von Ressourcen: Digitalisierung braucht Geräte, die betrieben werden müssen. Der Bau dieser Geräte verschlingt viele, vor allem seltene Rohstoffe. Der Betrieb dieser Geräte verschlingt große Energiemengen. Einige Experten sehen hier bereits eine Gefahr, die eine weitere digitale Entwicklung bedroht.[30]

Beispiel: Digitale Währung

Für die Schaffung und den Unterhalt digitaler Währungen müssen Tausende von Computern Tag und Nacht rechnen. Eine Einheit (z. B. Bitcoin) zu schaffen, verbraucht Energie im Wert von ca. 2.000 US$ – nicht zuletzt auch für die notwendige Kühlung der Rechner. Darum postieren die Unternehmen, die sich auf das Schaffen digitaler Währungseinheiten konzentrieren, ihre Serverräume mit Vorliebe in Ländern wie Norwegen oder Island, wo es viel natürliche Energie gibt. Das wird in der Zukunft nicht für alle digitalen Anwendungen möglich sein.

Eingeschränkte Teilhabe: Was passiert eigentlich mit den Menschen, denen die digitalen Fähigkeiten fehlen, wenn alle Abläufe digital sind? Die Anzahl der Menschen, die eine digitale Anwendung nicht bedienen können, wird sinken. Die Ausbildung wird besser, viele Anwendungen werden einfacher. Doch es wird immer eine Anzahl von Menschen geben, die digital nicht kommunizieren und elektronische Geräte nicht bedienen können oder wollen. Diese werden von vielen gesellschaftlichen Ereignissen ausgeschlossen.

Konzentration der Macht: Digitale Anwendungen verlangen große Investitionen. Schon heute haben Konzerne wie Google, Microsoft, Facebook oder Apple unkontrollierbare Ausmaße angenommen. Je mehr Anwendungen digital werden, desto größer wird die Macht dieser Konzerne. Neue Entwicklungen wie z. B. das autonome Fahren verlangen riesige Investitionen, die nur von großen wirtschaftlichen Einheiten getätigt werden können. Die Kontrolle dieser global handelnden Unternehmen durch nationale Institutionen wird unmöglich werden.[31]

Hinweis: Gegenmittel durch Reaktion

Grundsätzlich gibt es hinsichtlich aller Risiken Möglichkeiten, sie zu beherrschen. Dazu müssen sie aber zunächst bekannt sein. Reagieren müssen dann alle gesellschaftlichen Gruppen von der Politik über die Unternehmen bis zu den privaten Anwendern. Es besteht jedoch immer die Gefahr, dass mit der Zeit die Risiken weniger Beachtung finden. Dann treffen die nachteiligen Auswirkungen umso schwerer.

Die Chancen der Digitalisierung

Die Chancen, die sich aus der weiter fortschreitenden Digitalisierung ergeben, sind für jeden Einzelnen persönlich spürbar und sie gelten auch für Anwendungen im Unternehmen. Viele digitale Dinge erleichtern das tägliche Leben oder sparen Kosten für Produzenten, Händler und Verwaltungen. Der Blick auf den eigenen mehr oder weniger großen Nutzen lässt uns die globalen Vorteile oft übersehen.

Ressourcen sparen: Digitalisierung verbraucht nicht nur Ressourcen. Es gibt auch die Chance, durch digitale Anwendungen Ressourcen weltweit zu sparen. Die Globalisierung von Handelsbeziehungen, die im Gefolge der Digitalisierung auch für kleine Einheiten nutzbar ist, ermöglicht den weltweiten Einkauf. Dabei werden Kapazitäten besser ausgenutzt. Außerdem ermöglichen digitale Systeme eine bessere Planung und Verbindung mehrerer Verbraucher miteinander. All das kann Ressourcen sparen.[32]

Beispiel: Autonome Fahrzeuge

Autonome Fahrzeuge bieten die Möglichkeit, Pools zu bilden. Wird ein Fahrzeug benötigt, wird es über digitale Kommunikation angefordert und fährt selbstständig zum Benutzer. Dadurch kann der einzelne Mensch auf ein eigenes Auto verzichten. Der „Verbrauch” an PKW würde sich wesentlich verringern. Manche Experten sprechen von einem Bedarf von maximal 20 % der derzeitigen Anzahl. Das würde zwar der Automobilindustrie eine Krise bereiten, für die Ressourcen der Welt wäre dies aber sicher ein wichtiger Schritt.

Lebenssituation verbessern: Die Digitalisierung spart Zeit und Aufwand, was zu gesellschaftlichen Veränderungen führen wird. Die digitale Kommunikation ist schneller und flexibler als der analoge Informationsaustausch. Digitale Anwendungen in Unternehmen und im Privatbereich helfen dabei, Abläufe zu beschleunigen. Autonome Systeme übernehmen aufwendige oder ungeliebte Aufgaben und verschaffen den Menschen Zeit. Im Unternehmen wird diese Zeitersparnis dazu genutzt, Kosten zu sparen. Im privaten Bereich kann der Mensch sich auf seine persönlichen Interessen konzentrieren. Das wird zu Veränderungen der Lebenssituation führen, die mehr Freiheiten mit sich bringt.

Achtung: Gesellschaftliche Regeln

Voraussetzung für die allgemeine Verbesserung der Lebenssituation ist die gerechte und soziale Verteilung der Vorteile der Digitalisierung auf alle Betroffenen. Selbstverständlich müssen Investoren für ihren Mut und ihr finanzielles Engagement belohnt werden. Die Gesellschaft muss jedoch dafür sorgen, dass die Vorteile allen zugutekommen. Dass dies funktionieren kann, zeigt die Entwicklung der Gesellschaft zur Zeit der industriellen Revolution. Auch hier sind gesellschaftspolitische Veränderungen positiv bewältigt worden.[33]

Wissensstand verbessern: Die Digitalisierung wird unweigerlich die demokratischen Strukturen stärken. Das wir meist als positiv wahrgenommen. Mehrere Gründe sind dafür ausschlaggebend. Die digitalisierte Information übertrifft im Umfang alles, was bisher analog gespeichert wurde. Gleichzeitig wird der Zugang zu den Informationen durch die digitale Technik vereinfacht. Auswertungen werden digital unterstützt. Ergebnisse können schnell und umfassend digital kommuniziert werden. Dieses Mehr an Informationen und der einfachere Zugang zu ihnen erhöht die Kontrollmöglichkeiten der Bürger. Politiker, Justiz und Wirtschaft werden in ihrem Handeln permanent beobachtet. Der Einfluss der Bürger steigt.

Achtung: Manipulation

Die gleichen Strukturen können allerdings auch für Manipulationen der Menschen benutzt werden. Dies ist bereits als Nachteil aufgeführt. Die Reaktionen der Bürger können auch auf gefälschte oder manipulierte Informationen beruhen. Hier muss es technische Lösungen geben, um gesellschaftspolitisch sicher handeln zu können. Diese Lösungen gibt es zurzeit noch nicht. So muss z. B. bei Facebook eine vom System als verdächtig angesehene Meldung noch durch einen Menschen als Fake News eingeordnet werden.[34]

Wo es Chancen gibt, gibt es immer auch Risiken. Nie war das so vielen Menschen bewusst, wie heute. Für die Digitalisierung gilt das insbesondere, da die Systeme offen und gleichzeitig anfällig sind. Gesellschaftspolitische Diskussionen sind leider nicht emotionslos. Das wird in einigen Fällen die optimale Entwicklung verzögern. Das Unternehmen als Mikrokosmos wird wirtschaftlich gezwungen sein, die Vorteile der Digitalisierung für sich zu nutzen. Tut es das nicht, wird es von seinen Mitbewerbern vom Markt gedrängt. Das gilt auch für die Buchhaltung. Wenn Projekte zur Digitalisierung gut überlegt und geplant sind, dann sind auch die entstehenden Risken zu beherrschen. Die Vorteile sind dabei sehr verlockend.

2   Digitalisierung – die Voraussetzungen

Die Digitalisierung ist eine Entwicklung mit sehr speziellen und umfangreichen Anforderungen an das Umfeld. Riesige Investitionen sind notwendig, die Menschen müssen ihre gewohnten Abläufe verlassen und neuen Anwendungen und Systemen positiv gegenüberstehen. Für viele digitale Anwendungen gilt: Damit sie funktionieren und sinnvoll genutzt werden können, müssen weltweit die dafür erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stehen. Die meisten im Folgenden beschriebenen Voraussetzungen sind so umfangreich und aufwendig, dass es weder finanziell noch zeitlich möglich wäre, wenn Einzelne sie isoliert schaffen würden. Zum Teil ist eine jahrzehntelange Entwicklung vorausgegangen, die den heutigen Standard der digitalen Technik als Basis für eine jetzt umwälzende Digitalisierung gelegt hat.[35]