Zukunftstrends im Rechnungswesen E-Book

Reinhard Bleiber

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe Fachbuch
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2024

Seitenzahl: 510

Beschreibung

Das Tempo, mit dem sich Menschen und Unternehmen auf ständig wechselnde Bedingungen einstellen müssen, nimmt rasant zu. Das Rechnungswesen ist davon in besonderem Maße betroffen. Es muss Veränderungen frühzeitig erkennen und darauf reagieren, um andere Unternehmensbereiche mit den notwendigen entscheidungsrelevanten Daten aus Rechnungswesen, Kostenrechnung oder Controlling unterstützen zu können. Reinhard Bleiber stellt die wichtigsten Herausforderungen und Trends für das Rechnungswesen der nächsten Jahre vor. Sein Buch skizziert mögliche Szenarien und zeigt Lösungsansätze auf. Dabei geht er sowohl auf die Überprüfung und Anpassung des operativen Handelns als auch auf die strategische Ausrichtung ein. Mit Checklisten und Arbeitsanleitungen. Inhalte: - Zukunftstrends annehmen: suchen, informieren, bewerten, entscheiden - Digitalisierung und Künstliche Intelligenz - Datenschutz und Datensicherheit - Internationalisierung, Nachhaltigkeit und alternative Finanzierung - Organisation, Fachkräftemangel, mobiles Arbeiten, Kompetenzen - Internes RisikomanagementDie digitale und kostenfreie Ergänzung zu Ihrem Buch auf myBook+: - E-Book direkt online lesen im Browser - Persönliche Fachbibliothek mit Ihren BüchernJetzt nutzen auf mybookplus.de.

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

InhaltsverzeichnisHinweis zum UrheberrechtmyBook+ImpressumZukunftstrends im RechnungswesenAbkürzungsverzeichnis 1 Die Bedeutung des Rechnungswesens für das Unternehmen1.1 Die Buchhaltung1.1.1 Wirtschaftliche Lage1.1.2 Berichte1.1.3 Gesetzliche Pflichten1.1.4 Kreditoren und Debitoren1.1.5 Zahlenbasis1.2 Die Kosten- und Leistungsrechnung1.2.1 Kostenartenrechnung1.2.2 Kostenstellenrechnung1.2.3 Kostenträgerrechnung1.3 Das Controlling1.3.1 Unternehmensplanung1.3.2 Erfolgsmessung1.3.3 Analysen1.3.4 Wirtschaftlichkeitsberechnungen1.4 Die Verantwortung des Rechnungswesens2 Zukunftstrends annehmen2.1 Suchen2.2 Informieren2.3 Bewerten2.4 Entscheiden2.5 Reagieren3 Digitalisierung3.1 Digitalisierung im Rechnungswesen3.1.1 Überblick3.1.2 Autonome Prozesse3.1.3 Kommunikation3.1.4 Technik und Anwendungen aus der Cloud3.1.5 Verarbeitung von Datenmengen3.1.6 Dokumentenmanagement3.1.7 Berichtserstellung3.2 Trend erkennen3.3 Zukunftstrend umsetzen3.3.1 Potenziale erkennen3.3.2 Sollzustand festlegen3.3.3 Istzustand ermitteln3.3.4 Ziele setzen3.3.5 Maßnahmen ergreifen4 Künstliche Intelligenz4.1 KI im Rechnungswesen4.2 Trend erkennen4.3 Zukunftstrend umsetzen4.3.1 Sollzustand festlegen4.3.2 Istzustand ermitteln4.3.3 Potenziale erkennen4.3.4 Ziele setzen4.3.5 Maßnahmen ergreifen5 Datenschutz und Datensicherheit5.1 Datenschutz und Datensicherheit im Rechnungswesen5.2 Trend erkennen5.3 Zukunftstrend umsetzen5.3.1 Sollzustand festlegen5.3.2 Istzustand ermitteln5.3.3 Potenziale erkennen5.3.4 Ziele setzen5.3.5 Maßnahmen ergreifen6 Gesetzliche Vorgaben6.1 Gesetzliche Vorgaben im Rechnungswesen6.2 Trend erkennen6.3 Zukunftstrend umsetzen6.3.1 Sollzustand festlegen6.3.2 Istzustand ermitteln6.3.3 Potenziale erkennen6.3.4 Ziele setzen6.3.5 Maßnahmen ergreifen7 Steigende Anforderungen7.1 Steigende Anforderungen an das Rechnungswesen7.2 Trend erkennen7.3 Zukunftstrend umsetzen7.3.1 Sollzustand festlegen7.3.2 Istzustand ermitteln7.3.3 Potenziale erkennen7.3.4 Ziele setzen7.3.5 Maßnahmen ergreifen8 Internationalisierung8.1 Internationalisierung im Rechnungswesen8.2 Trend erkennen8.3 Zukunftstrend umsetzen8.3.1 Sollzustand festlegen8.3.2 Istzustand ermitteln8.3.3 Potenziale erkennen8.3.4 Ziele setzen8.3.5 Maßnahmen ergreifen9 Nachhaltigkeit9.1 Nachhaltigkeit im Rechnungswesen9.2 Trend erkennen9.3 Zukunftstrend umsetzen9.3.1 Sollzustand festlegen9.3.2 Istzustand ermitteln9.3.3 Potenziale erkennen9.3.4 Ziele setzen9.3.5 Maßnahmen ergreifen10 Alternative Finanzierung10.1 Alternative Finanzierung im Rechnungswesen10.2 Trend erkennen10.3 Zukunftstrend umsetzen10.3.1 Sollzustand festlegen10.3.2 Istzustand ermitteln10.3.3 Potenziale erkennen10.3.4 Ziele setzen10.3.5 Maßnahmen ergreifen11 Organisation des Rechnungswesens11.1 Organisatorische Veränderungen im Rechnungswesen11.2 Trend erkennen11.3 Zukunftstrend umsetzen11.3.1 Sollzustand festlegen11.3.2 Istzustand ermitteln11.3.3 Potenziale erkennen11.3.4 Ziele setzen11.3.5 Maßnahmen ergreifen12 Fachkräftemangel12.1 Fachkräftemangel im Rechnungswesen12.2 Trend erkennen12.3 Auf den Zukunftstrend reagieren12.3.1 Sollzustand festlegen12.3.2 Istzustand ermitteln12.3.3 Potenziale erkennen12.3.4 Ziele setzen12.3.5 Maßnahmen ergreifen13 Mobiles Arbeiten13.1 Mobiles Arbeiten im Rechnungswesen13.2 Trend erkennen13.3 Zukunftstrend umsetzen13.3.1 Sollzustand festlegen13.3.2 Istzustand ermitteln13.3.3 Potenziale erkennen13.3.4 Ziele setzen13.3.5 Maßnahmen ergreifen14 Fähigkeiten der Mitarbeiter14.1 Fähigkeiten im Rechnungswesen14.2 Trend erkennen14.3 Zukunftstrend annehmen14.3.1 Sollzustand festlegen14.3.2 Istzustand ermitteln14.3.3 Potenziale erkennen14.3.4 Ziele setzen14.3.5 Maßnahmen ergreifen15 Internes Risikomanagement15.1 Risikomanagement im Rechnungswesen15.2 Trend erkennen15.3 Zukunftstrend umsetzen15.3.1 Sollzustand festlegen15.3.2 Istzustand ermitteln15.3.3 Potenziale erkennen15.3.4 Ziele setzen15.3.5 Maßnahmen ergreifen16 Resilienz16.1 Resilienz im Rechnungswesen16.2 Trend erkennen16.3 Zukunftstrend umsetzen16.3.1 Sollzustand festlegen16.3.2 Istzustand ermitteln16.3.3 Potenziale erkennen16.3.4 Ziele setzen16.3.5 Maßnahmen ergreifen17 Auch in Zukunft auf Trends reagieren17.1 Risikomanagement17.2 Change Management17.3 Notwendige Kapazitäten17.4 InterdependenzenIhre Online-Inhalte zum Buch: Exklusiv für Buchkäuferinnen und Buchkäufer!Stichwortverzeichnis

Buchnavigation

InhaltsubersichtCoverTextanfangImpressum

[1]

Hinweis zum Urheberrecht

Alle Inhalte dieses eBooks sind urheberrechtlich geschützt.

Bitte respektieren Sie die Rechte der Autorinnen und Autoren, indem sie keine ungenehmigten Kopien in Umlauf bringen.

Dafür vielen Dank!

myBook+

Ein neues Leseerlebnis

Lesen Sie Ihr Buch online im Browser – geräteunabhängig und ohne Download!

Und so einfach geht’s:

Gehen Sie auf https://mybookplus.de, registrieren Sie sich und geben Sie Ihren Buchcode ein, um auf die Online-Version Ihres Buches zugreifen zu können

Ihren individuellen Buchcode finden Sie am Buchende

Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit myBook+ !

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

Print:

ISBN 978-3-648-17529-3

Bestell-Nr. 11043-0001

ePub:

ISBN 978-3-648-17530-9

Bestell-Nr. 11043-0100

ePDF:

ISBN 978-3-648-17531-6

Bestell-Nr. 11043-0150

Reinhard Bleiber

Zukunftstrends im Rechnungswesen

1. Auflage 2024

© 2024 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

www.haufe.de

[email protected]

Bildnachweis (Cover): © nd3000, iStock

Produktmanagement: Dipl.-Kfm. Kathrin Menzel-Salpietro

Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die der Vervielfältigung, des auszugsweisen Nachdrucks, der Übersetzung und der Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen, vorbehalten. Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.

Sofern diese Publikation ein ergänzendes Online-Angebot beinhaltet, stehen die Inhalte für 12 Monate nach Einstellen bzw. Abverkauf des Buches, mindestens aber für zwei Jahre nach Erscheinen des Buches, online zur Verfügung. Ein Anspruch auf Nutzung darüber hinaus besteht nicht.

Sollte dieses Buch bzw. das Online-Angebot Links auf Webseiten Dritter enthalten, so übernehmen wir für deren Inhalte und die Verfügbarkeit keine Haftung. Wir machen uns diese Inhalte nicht zu eigen und verweisen lediglich auf deren Stand zum Zeitpunkt der Erstveröffentlichung.

Zukunftstrends im Rechnungswesen

Die Welt hat sich schon immer stetig verändert. Heute hat die Geschwindigkeit, mit der sich Menschen und Unternehmen auf immer wieder verändernde Bedingungen einstellen müssen, stark zugenommen. Die Angst vor den Auswirkungen des Klimawandels bewirkt Verhaltensänderungen bei vielen Menschen, verändert die Märkte und provoziert politisches Handeln in Form von Vorgaben und Verboten. Lange nicht für möglich gehaltene kriegerische Auseinandersetzungen auch in Europa stellen das ­soziale Zusammenleben vor neue Herausforderungen und beeinflussen den wirtschaftlichen Erfolg vieler Unternehmen. Die gerade überstandene Pandemie ­bestimmt noch immer die Lebensweise vieler Menschen. Dazu kommt die digitale ­Revolution, die ­zumindest in den Industrienationen alle Menschen betrifft.

Diese Entwicklung stellt nicht nur die Menschen vor oft nur schwer überwindbare ­Herausforderungen. Auch für Unternehmen und andere Organisationen ergeben sich daraus ZukunftstrendZukunftstrends. Dass Einkaufsabteilungen mit Lieferkettenproblemen zu kämpfen haben, ist fast täglich in der Presse zu lesen. Dass die Vertriebsabteilungen an die Veränderungen angepasste Produkte und Vertriebswege verwenden, ist an der Tagesordnung. Dass sich das Rechnungswesen aufgrund der Zukunftstrends wesentlich verändern muss, wird dagegen oft nicht wahrgenommen.

Gerade das Rechnungswesen mit seinen umfangreichen internen und externen Verbindungen ist von den Veränderungen betroffen. In der Buchhaltung werden alle unternehmerischen Aktivitäten in geldwerter Form aufgezeichnet, verdichtet und in offizielle Ergebnisse umgesetzt. In der Kostenrechnung wird die Kostenentwicklung, ausgelöst durch die zahlreichen Krisen, beobachtet. Das Controlling erkennt durch seine Analysen die Auswirkungen auf Absatz, Umsatz, Kosten und Erfolge und hilft, die richtigen Entscheidungen im Unternehmen zu treffen. Dabei darf nicht vergessen werden, dass auch im Rechnungswesen jeden Tag neue Herausforderungen in Form von neuen Techniken, veränderten Arbeitsbedingungen und vielen Anforderungen von externen Stellen zu bewältigen sind.

Gleichgültig, ob es sich um neue Anforderungen zu Datenschutz, Rechnungslegung oder Governance handelt. Gleichgültig, ob die Globalisierung neue Abläufe und erweiterte Aufgaben mit sich bringt oder ob der Fachkräftemangel und das mobile Arbeiten Trends im Rechnungswesen setzen. Diese Herausforderungen müssen im Rechnungswesen gelöst werden, damit die anderen Unternehmensbereiche mit notwendigen entscheidungsrelevanten Daten aus der Buchhaltung, der Kostenrechnung oder dem Controlling unterstützt werden können.

Ein ganz besonderer Trend, sowohl für den einzelnen Menschen als auch für Unternehmen und das Rechnungswesen, stellt die fortschreitende Digitalisierung dar. Mit Künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und weltweiter Kommunikation steht eine dramatische digitale Entwicklung erst am Anfang. Dabei ist die Digitalisierung gerade im Rechnungswesen sowohl Ursache vieler Trends als auch Teil der Lösung bei deren Umsetzung. Es hilft nicht, den Kopf in den Sand zu stecken und die Zukunftstrends zu ignorieren, um aktuelle Veränderungen zu vermeiden. Auch halbherziges Handeln führt nur zu suboptimalen Lösungen. Die aktuellen Herausforderungen der Zukunftstrends, ausgelöst durch die Veränderungen der Märkte, der Politik, der ­Gesellschaft, der Technik oder der Menschen, müssen bewusst und gezielt angenommen werden. Dieses Buch soll Ihnen dabei helfen.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern in diesem Buch das generische Maskulinum verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Lengerich, März 2024

Reinhard Bleiber

Abkürzungsverzeichnis

3. PStRÄndG

3. Personenstandsrechts-Änderungsgesetz

AEB

Allgemeine Einkaufsbedingungen

AGB

Allgemeine Geschäftsbedingungen

AO

Abgabenverordnung

BAB

Betriebsabrechnungsbogen

BI

Business Intelligence

BilMoG

Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz

BVBC

Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e. V.

CBAM

Carbon Border Adjustment Mechanism

CO2

Kohlenstoffdioxid

CRM

Customer-Relationship-Management

CSRD

Corporate Sustainability Reporting Directive

DMS

Dokumentenmanagementsystem

D&O

Directors-and-Officers (-Versicherung)

EDV

Elektronische Datenverarbeitung

EEWärmeG

Erneuerbare-Energien-Wärmegesetz

ESG

Environmental, Social, Governance

EStG

Einkommensteuergesetz

EU

 Europäische Union

EVA-Prinzip

Eingabe-Verarbeitung-Ausgabe-Prinzip

GDPdU

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

GEG

Gebäudeenergiegesetz

GoB

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

GoBD

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form

HGB

Handelsgesetzbuch

ICV

Internationaler Controller Verein

IDEA

Interactive Data Extraction and Analysis

IdW

Institut der Wirtschaftsprüfer

IFRS

International Financial Reporting Standards

IGC

International Group of Controlling

ICO

Initial Coin Offerings

IoT

Internet of Things (Internet der Dinge)

IT

Informationstechnologie

IW

Institut der Deutschen Wirtschaft

KI

Künstliche Intelligenz

KMU

Kleine und mittlere Unternehmen

LkSG

Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

NFT

Non Fungible Token (nicht teilbares Zeichen)

STO

Security Token Offering

VPN

Virtual Private Network

1 Die Bedeutung des Rechnungswesens für das Unternehmen

Rechnungswesen, BedeutungDie meisten Unternehmensbereiche haben eine Aufgabe, die direkt mit Beschaffung, Herstellung oder Verkauf der Produkte verbunden ist. Anders ist das im Rechnungswesen, das mit Lieferanten, Produkten und Kunden nur einen indirekten oder nachgeordneten, verwaltungstechnischen Kontakt hat. Dennoch werden in der Buchhaltung, in der Kostenrechnung und im Controlling Aufgaben erledigt, die für den Erfolg des Unternehmens, für das Überleben am Markt, absolut notwendig sind.

Das RechnungswesenRechnungswesen, Zukunftstrends wird mit Trends konfrontiert, die in der Zukunft die Arbeit in der Buchhaltung, in der Kostenrechnung oder im Controlling bestimmen werden. Es gilt, diese Entwicklungen anzunehmen, um die Aufgaben im Rechnungswesen auch in den nächsten Jahren optimal durchführen zu können. Wer diese Trends nicht erkennt, wird seine Arbeit schlecht erledigen. Die Fachbereiche außerhalb des Rechnungswesens leiden, das Unternehmen ist weniger erfolgreich. Welche Chancen genutzt werden können und welche Risiken die Zukunftstrends mit sich bringen, hängt von den Ergebnissen ab, die das Rechnungswesen liefern muss. Die Zukunftstrends im Rechnungswesen können nur unter Berücksichtigung der Bedeutung der Arbeit im Rechnungswesen für die anderen Unternehmensbereiche beurteilt werden.

1.1 Die Buchhaltung

BuchhaltungIn der Buchhaltung werden alle Vorgänge im Unternehmen, die eine finanzielle Auswirkung haben, erfasst. Damit erfüllt sie eine Protokoll- und Archivierungsaufgabe.

1.1.1 Wirtschaftliche Lage

Mit der Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle wird die wirtschaftliche Lage des UnternehmenUnternehmen, wirtschaftliche Lages beschrieben.

Die Buchhaltung ermittelt die Vermögenssituation des UnternehmenUnternehmen, Vermögenssituations. Damit wird einerseits das Informationsbedürfnis der Geldgeber (Eigen- und Fremdkapital) befriedigt, andererseits wird eine Bewertung der Arbeit in anderen Unternehmensbereichen ermöglicht (z. B. Lager, Fuhrpark, Maschinenpark).

Fehlende Zahlungsfähigkeit führt ein UnternehmenUnternehmen, Zahlungsfähigkeit in die Insolvenz. Darum schafft die Buchhaltung einen Überblick über die Finanzlage in Form eines Liquiditätsplanes. Die ausreichende Finanzierung ist die Grundlage für die Arbeit aller anderen Unternehmensbereiche.

Mit der Ertragslage stellt die Buchhaltung den Erfolg des Gesamtunternehmens fest. Dabei kommen wissenschaftliche Methoden zum Einsatz. Ein Unternehmen ohne Ertrag kann langfristig am Markt nicht überleben.

1.1.2 Berichte

Die in der Buchhaltung festgestellte wirtschaftliche Lage wird in vielen unterschiedlichen BerichteBerichten vermittelt.

Kreditgeber erhalten regelmäßig Informationen über die Wertentwicklung ihrer Sicherheiten, die für Fremdkapital vergeben wurden. Empfänger sind Banken oder andere Kreditgeber. Üblich sind auch regelmäßige Berichte über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens an diesen Empfängerkreis.

Beispiel: BestandswertBestandswert

Viele Unternehmen haben ihre Bestände an Rohstoffen, Materialien und/oder Fertigprodukten als Sicherheit für einen Bankkredit verpfändet. Regelmäßig muss nachgewiesen werden, dass die Bestände noch eine ausreichende Höhe haben. Das geschieht durch die Übermittlung der Bestandsliste am Ende eines Monats oder eines Quartals. Kann dies nicht erfolgen, weil z. B. die Buchhaltung auf den Trend des Fachkräftemangels nicht reagiert und daher aufgrund fehlender Mitarbeiter keine notwendigen Personalkapazitäten hat, ist die Kreditversorgung des Unternehmens gefährdet. Dies wirkt sich auf alle Unternehmensbereiche aus.

Eigentümer haben das gesetzlich festgeschriebene oder in den Statuten der ­Gesellschaft vereinbarte Recht auf regelmäßige Informationen über die wirtschaftliche Lage ihres Unternehmens. Aus diesem Grund werden den Gesellschaftern, Aktionären oder anderen Eigentümern durch die Buchhaltung entsprechende ­Berichte zur Verfügung gestellt.

Die verantwortlichen Manager im Unternehmen erhalten regelmäßig Berichte über die Vermögens-, die Finanz- und die Ertragslage. Diese Informationen dienen den Empfängern der Berichte als Entscheidungsgrundlage.

Die Unternehmensbereiche außerhalb des Rechnungswesens werden von der Buchhaltung mit jeweils aufgabenspezifischen Informationen versorgt. So erhält z. B. die Produktion Berichte über das in den Maschinenpark investierte Vermögen, der Vertrieb wird über die offenen Forderungen gegenüber den Kunden informiert, der Einkauf über den Stand der Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten.

Jeder interne Bericht erfüllt für den Empfänger eine wichtige Aufgabe. Fällt die ­Information weg, kommt sie verspätet oder entspricht sie nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen, kann dies zu erheblichen Problemen in der Arbeit der Fachbereiche führen. Hat die Buchhaltung nicht rechtzeitig auf Trends reagiert, sie vielleicht sogar vollständig ignoriert, wird die Arbeit in der Buchhaltung weniger effizient, die Ergebnisse können von den Partnern nicht oder nur schwer verwendet werden. Deren Arbeit wird erschwert, die Ergebnisse verschlechtern sich.

Hinweis: Anforderungen der BerichtsempfängerAnforderungen der Berichtsempfänger

Ein wichtiger Zukunftstrend besteht in steigenden Anforderungen vieler ­Berichtsempfänger an Inhalt und Form der Ergebnisse aus der Buchhaltung. So wird z. B. von vielen Stellen (Bank, Eigentümer, Staat) eine schnellere Lieferung von Finanzberichten verlangt. Die Buchhaltung muss sich diesem Trend stellen und die sich daraus ergebenden Herausforderungen bewältigen, damit die Berichtsempfänger erfolgreich agieren können.

Diese Aussage gilt auch für alle anderen Berichtsempfänger, die sich in der Arbeit, die ebenfalls durch externe Einflüsse bestimmt wird, ihren persönlichen Zukunftstrends stellen müssen. Diese Aussage gilt aber auch auf für die anderen Bereiche des Rechnungswesens, die Kostenrechnung und das Controlling, die in weit größerem Umfang Berichte für interne Empfänger erstellen.

1.1.3 Gesetzliche Pflichten

In der BuchhaltungBuchhaltung, Erfüllung gesetzlicher Voraben werden unterschiedliche gesetzliche Vorgaben, die dem Unternehmen gemacht werden, erfüllt. Dazu gehören Meldungen von verschiedenen Daten wie Umsatz, Absatz, Exporte an statistische Ämter oder Steueranmeldungen. Die wichtigste Pflicht, deren Erfüllung von der Buchhaltung sichergestellt werden muss, ist die Erstellung des Jahresabschlusses. Dieser beschreibt die Vermögenslage (Bilanz), stellt die Finanzlage (Cashflow-RechnungCashflow-Rechnung) dar und dokumentiert die Ertragslage (Gewinn- und VerlustrechnungGewinn- und Verlustrechnung).

Zum Jahresabschluss gehört auch ein Lagebericht, in dem das abgelaufene Geschäftsjahr und die Planung des Unternehmens erläutert werden. Es gibt seit einigen Jahren den Trend, die Anforderungen an die Inhalte im Jahresabschluss zu erweitern. So sind Angaben zur Umweltleistung, zu Nachhaltigkeitszielen, zur Corporate Governance und weiteren nicht finanziellen Angaben üblich und unter bestimmten Umständen obligatorisch. Dadurch können wesentliche neue Herausforderungen für die Buchhaltung entstehen.

1.1.4 Kreditoren und Debitoren

Zur Unterstützung des Einkaufs und des Vertriebs kümmert sich die Buchhaltung in den Nebenbüchern Kreditoren- bzw. DebitorenbuchhaltungKreditoren- bzw. Debitorenbuchhaltung um die finanziellen ­Aspekte der Lieferanten- und Kundenbeziehungen. So werden die Eingangsrechnungen der Lieferanten gebucht und nach Prüfung entsprechend den Vereinbarungen bezahlt. Im Debitorenbereich werden die Ausgangsrechnung verbucht und der Zahlungseingang überwacht und bei Bedarf angemahnt.

Die Fachabteilungen werden von diesen verwaltungstechnischen Aufgaben entlastet und können sich auf ihre eigentliche Arbeit, den Einkauf und Verkauf, konzentrieren. Beide Bereiche sorgen für eine Vielzahl von Außenkontakten, was zu Forderungen der externen Partner an die Buchhaltung führen kann. Die Wünsche der Kunden und Lieferanten finden sich in den Zukunftstrends, die in der Buchhaltung berücksichtigt werden müssen, wieder.

Hinweis: ZahlungsabwicklungBuchhaltung, Zahlungsabwicklung

In der Buchhaltung wird grundsätzlich der gesamte Zahlungsverkehr abgewickelt. Das umfasst, wie gesehen, die Zahlung an Lieferanten und die Überwachung des Zahlungseingangs von Kunden. Dazu gehören aber auch viele weitere Zahlungsvorgänge, z. B. die Auszahlung der Gehälter, die Ausschüttung von Gewinnen oder die Zahlung von Steuern. Hier begegnen sich interne Stellen wie Einkauf und Verkauf und externe Stellen wie Kunden und Lieferanten, aber auch Banken. Alle stellen Ansprüche an den Zahlungsverkehr, die in den Trends gebündelt werden.

1.1.5 Zahlenbasis

Die BuchhaltungBuchhaltung, Zahlenbasis liefert durch ihre Arbeit die Zahlen, die in vielen Unternehmensbereichen verarbeitet werden. Besonders die beiden anderen Bereiche des Rechnungswesens, die Kostenrechnung und das Controlling, nutzen dies und machen aus den Werten der Buchhaltung wichtige Informationen für die Bereiche außerhalb des Rechnungswesens, wie wir noch sehen werden. Es gibt jedoch auch direkte Berührungspunkte der Buchhaltung mit angrenzenden Bereichen, über die Daten ausgetauscht werden. So gibt es Kennzahlen zur Zahlungsgewohnheit der Kunden an den Vertrieb, Aussagen über offene Salden von Kunden oder bei Lieferanten an Vertrieb und Einkauf oder Informationen über die verfügbaren finanziellen Mittel für den Kauf von Maschinen an die Produktion.

Grundsätzlich übernimmt die Buchhaltung viele verwaltungstechnische Aufgaben im Unternehmen. Dabei werden gesetzliche Vorgaben erfüllt, die bei einer Schlechterfüllung zu wesentlichen Strafen für das Unternehmen führen können. Darüber hinaus werden die Fachbereiche entlastet und wichtige Aufgaben durch entsprechende Fachleute erledigt. Das verbessert die Effizienz dieser Abläufe und erhöht die Sicherheit für eine korrekte und gesetzeskonforme Abwicklung. Für die Unternehmensleitung schafft die Buchhaltung die notwendige Transparenz aller Geschäftsvorfälle, indem diese lückenlos aufgezeichnet und in Euro bewertet werden.

Die Bedeutung der Buchhaltung zeigt sich auch in der Vielzahl von Vorschriften zur Regelung der Buchhaltungsarbeit. Wer ein ordentlicher Kaufmann sein will, muss eine funktionsfähige Buchhaltung unterhalten. Die in der Betriebswirtschaftslehre entwickelten Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) haben Gesetzeskraft erlangt. Nicht nur die Steuergesetze schreiben wichtige Funktionen der Buchhaltung vor. Es gilt also, dass Probleme in der Buchhaltung sehr schnell zu wesentlichen Pro­blemen im Unternehmen führen. Trotz aller Herausforderungen im Arbeitsumfeld muss die Buchhaltung die korrekte Erledigung der Aufgaben sicherstellen. Dabei müssen die Zukunftstrends berücksichtigt werden, um eine aktuelle, moderne und leistungsfähige Buchhaltungsabteilung zu schaffen.

1.2 Die Kosten- und Leistungsrechnung

Kosten- und LeistungsrechnungWährend die Buchhaltung überwiegend mit und für externe Stellen arbeitet, werden die Ergebnisse der Kosten- und Leistungsrechnung ausschließlich unternehmensintern verwendet. Dazu werden Daten aus der Buchhaltung aber auch aus den ­jeweiligen Unternehmensbereichen, den Kostenstellen, verarbeitet. Das Ergebnis sind detaillierte, individuell definierte Informationen über die Kosten und dazugehörigen Leistungen zu Produkten und Kostenstellen. Darauf bauen wichtige Entscheidungen auf, sowohl in dem jeweiligen Fachbereich als auch in der Führungshierarchie.

Hinweis: Gemeinsame Aufgabe

Grundsätzlich können die Inhalte, die in der Kosten- und Leistungsrechnung entstehen, auch aus der Buchhaltung entnommen werden. Dazu müssten die Konten dort entsprechend detailliert und die Buchungen sehr kleinteilig sein. In der Praxis gestaltet das die Buchhaltung viel zu unübersichtlich. Daher werden die Aufgaben der Kostenberechnung in der Kosten- und Leistungsrechnung separiert.

Im Rahmen der weitergehenden Digitalisierung des Rechnungswesens eignen sich gerade die Abläufe in der Kosten- und Leistungsrechnung besonders gut, in autonomen Prozessen abgebildet zu werden. Das führt zu einem Zukunftstrend, der sich mit neuen Organisationsstrukturen im Rechnungswesen auseinandersetzt. Für viele Buchhalter und Kostenrechner eine wahre ­Herausforderung.

Wenn in der Kosten- und Leistungsrechnung die notwendigen Aufgaben nicht, zu spät oder schlecht erledigt werden, entstehen in den Fachbereichen wesentliche Pro­bleme. Die Zukunftstrends im Rechnungswesen haben Auswirkungen auf die Art und Weise, wie die Kosten- und Leistungsrechnung in Zukunft ihre Aufgaben erfüllen wird. Die störungsfreie und korrekte Erledigung der Aufgaben muss gewährleistet werden.

1.2.1 Kostenartenrechnung

KostenartenrechnungIn der Kostenartenrechnung werden die angefallenen und in der Buchhaltung ­gebuchten Kosten sortiert. Sie werden in einzelne KostenartenKostenarten (z. B. Personalkosten, Materialkosten, Raumkosten) gegliedert. Dadurch wird es möglich, die Entwicklung der einzelnen Kostenarten zu erkennen und zu beurteilen. Ergänzt werden kalkulatorische Kosten, die nicht durch Auszahlungen entstehen. Dabei werden die einzelnen Kostenarten nach unterschiedlichen Kriterien zusammengefasst. So wird z. B. zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten, fixen und variablen Kosten oder primären und sekundären Kosten unterschieden.

Mit diesen Werten kann in einzelnen Fachbereichen eine Steuerung der dortigen Prozesse vorgenommen werden. So kann z. B. im Bereich Fuhrpark eine Beobachtung der Fuhrparkkosten erfolgen und eventuell zur Umstellung des Fuhrparks auf Elektroantrieb führen. Die Kostenartenrechnung ist jedoch hauptsächlich die Vorbereitung auf die Kostenstellen- und die Kostenträgerrechnung.

1.2.2 Kostenstellenrechnung

KostenstellenrechnungFür eine möglichst verursachungsgerechte Zuordnung der Kosten, die nicht direkt von der Menge eines Produktes abhängen, wird das gesamte Unternehmen in Kostenstellen eingeteilt. Es wird unterstellt, dass die Gemeinkosten durch die Arbeit dieser Kostenstellen verursacht werden. Der Inhalt einer Kostenstelle kann stark variieren, z. B. die gesamte Unternehmensführung umfassen oder eine einzelne Maschine in der Produktion. Für jede Kostenstelle gibt es einen Verantwortlichen, der die Kosten seiner Stelle plant, überwacht und beeinflusst.

Jeder Kostenstelle werden die einzelnen Kostenarten in der von ihr verbrauchten Höhe zugebucht. So werden die Kostenarten wie Personalkosten, Energiekosten, Raumkosten oder Verwaltungskosten den Kostenstellen zugeordnet, entweder ­anhand von definierten Zählern (z. B. Energie) oder Verteilungen. Das Ergebnis ist eine Kostenstellenrechnung, in der jede Kostenstelle mit ihren Kosten belastet wird, ausgewiesen nach Kostenarten. Damit steuert der verantwortliche Mitarbeiter der Kostenstelle seinen Verantwortungsbereich. Voraussetzung dafür ist eine kontinuierliche und zuverlässige Information über die Kostenstellenkosten.

1.2.3 Kostenträgerrechnung

KostenträgerrechnungUm die Kosten eines Produktes ermitteln zu können, wird die Kostenträgerrechnung durchgeführt. Dabei werden die direkten Kosten dem Produkt als Materialkosten oder Fertigungslöhne zugerechnet. Die Gemeinkosten werden über Zuschlagssätze in die Kalkulation übernommen. Die Berechnung der Zuschlagssätze erfolgt über die Verteilung der Kostenstellenkosten auf bestimmte Aktivitäten im Betriebsabrechnungsbogen (BAB).

Es werden alle Kosten, gleich welcher Art, auf die Produkte verteilt. Damit kann der Deckungsbeitrag einzelner Produkte, aber auch einzelner Kunden und Vertriebswege ermittelt werden. Das ist notwendig, um die Wirtschaftlichkeit dieser Einheiten ­beurteilen zu können. Bei unzureichenden Deckungsbeiträgen müssen Kosten ­gesenkt und Verkaufspreise erhöht werden. Produkte, Kunden oder Vertriebswege mit hohen Deckungsbeiträgen müssen gefördert werden. Solche Entscheidungen ­bestimmen über den Erfolg des Unternehmens. Störungen in der zugrunde liegenden Informationsversorgung führen zu wesentlichen Problemen im Unternehmen.

Während die Buchhaltung durch Gesetze und Vorschriften stark reglementiert ist, ist die Kosten- und Leistungsrechnung weitgehend frei von Vorgaben. Selbstverständlich müssen wissenschaftliche Erkenntnisse berücksichtigt werden, allgemeingültige Inhalte, Definitionen und Bezeichnungen sollten eingehalten werden. Die Zukunftstrends in der Kosten- und Leistungsrechnung sind nicht so vielfältig wie in der Buchhaltung. Dennoch entstehen auch hier Herausforderungen auf dem Weg zu den für das gesamte Unternehmen wichtigen Ergebnissen der Kosten- und Leistungsrechnung.

1.3 Das Controlling

ControllingIm Controlling werden alle Aktivitäten des Unternehmens geplant und überwacht. Mit den Ergebnissen werden die Verantwortlichen bei der Steuerung ihrer Fachbereiche unterstützt. Für die erfolgreiche Arbeit des Controllings ist eine enge Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen im Unternehmen notwendig. Für den Erfolg in den Fachbereichen und damit für den Unternehmenserfolg ist eine wirksame Unterstützung durch die Controller unerlässlich.

Ein Großteil der Daten, die im Controlling verarbeitet werden, stammt aus der Buchhaltung und der Kostenrechnung. Damit existiert innerhalb des Rechnungswesens eine gewisse Abhängigkeit. Gleichzeitig werden für die Planung und Analyse wesentliche Daten aus dem Unternehmen außerhalb des Rechnungswesens benötigt. Diese müssen noch durch Informationen, die von externen Stellen stammen ergänzt werden. Eine solche dreifache Abhängigkeit des Controllings ist die Quelle immer neuer Herausforderungen, die für eine optimale Controllingarbeit bewältigt werden ­müssen.

Wie abhängig das Unternehmen mit seinen Fachbereichen vom Controlling ist, zeigt ein kurzer Blick auf die vier Haupttätigkeitsfelder des Bereiches.

1.3.1 Unternehmensplanung

UnternehmensplanungEine wichtige Aufgabe aller wirtschaftlich tätigen Menschen ist die Planung der jeweiligen Aktivitäten. Das hat mehrere wichtige Gründe:

Mit einer existierenden Planung sind kontrollierbare Ziele gesetzt. Damit kann das Unternehmen auf allen Hierarchieebenen gesteuert werden. Viele operative Entscheidungen können innerhalb des geplanten Rahmens ohne ständiges Eingreifen der Führungsebene getroffen werden.

Im Planungsprozess wird ein Optimum in der Verwendung der knappen Ressourcen erreicht. Aktivitäten mit unzureichenden Erfolgsaussichten werden eingestellt, Aktivitäten mit größeren Erfolgsaussichten werden verstärkt.

Veränderungen in der Technologie, auf den Märkten oder im Umfeld des Unternehmens werden frühzeitig in der Planung erkannt. Eine Anpassung an die neuen Bedingungen ist möglich.

Selbstverständlich können auch die Fachleute in den Unternehmensbereichen planen. Warum also soll diese Aufgabe einer eigenen Stelle zugeordnet werden? Das Controlling ersetzt das in vielen Bereichen vorhandene Bauchgefühl bei der Einschätzung der Zukunft durch fundierte Planungen. Durch wissenschaftliche Verfahren entstehen definierte Planwerte. Außerdem wird sichergestellt, dass die Ziele aus der strategischen Planung in die Langfristplanung übernommen werden. Die Ziele der langfristigen Planung dienen als Grundlage für die mittelfristige Planung und das Jahresbudget.

Noch wichtiger als die Sicherstellung der Konsistenz der zeitlichen Planungen ist die Abstimmung der Bereichsplanungen untereinander. Für das Gesamtunternehmen ist Planung nur dann sinnvoll, wenn alle Unternehmensbereiche die Planungen der jeweils benachbarten Abteilungen berücksichtigen. Dabei wird im Planungsprozess eine Kette von Reaktionen und Rückkopplungen zwischen den Planenden angestoßen, die von einer zentralen Instanz, dem Controlling, gesteuert werden muss.

Beispiel: Planung von AbsatzmengenPlanung von Absatzmengen

Der Vertrieb startet in der Regel den Planungsprozess mit einer Schätzung seiner Absatzmengen im Planungszeitraum. Wenn er aufgrund der erkennbaren Marktsituation einen wesentlichen Anstieg der Mengen für ein bestimmtes Produkt vorsieht, hat das ebenso wesentlichen Einfluss auf die Planung der anderen Bereiche. Der Einkauf muss mehr Güter und Dienstleistungen ­beschaffen, in der Produktion muss mehr produziert werden. Eventuell sind zusätzliche Kapazitäten notwendig, die über Investitionen erst noch geschaffen werden müssen. Also muss auch die Finanzplanung angepasst werden.

Bei diesen Abhängigkeiten kommt es immer wieder zu Engpässen, seien es fehlende Finanzmittel für die Investition, fehlender Platz in der Produktionsabteilung für zusätzliche Maschinen oder fehlende Rohstoffe auf den Märkten. Ein mit allen Bereichen abgestimmter Plan ist notwendig um kurz-, mittel- und langfristig umsetzbare Ziele zu erreichen.

Jeder ordentliche Kaufmann muss eine Unternehmensplanung von der Strategie bis zum Budget aufstellen. Jeder Geldgeber, seien es Banken oder Gesellschafter, wird vor und während seines Engagements im Unternehmen eine Planung verlangen, um die Sicherheit und Wirtschaftlichkeit seines Kapitals beurteilen zu können. Ein Unternehmen ist dann erfolgreich, wenn es Entwicklungen frühzeitig erkennt und für sich nutzt, wie es bei der Planung geschieht. All das sind gute Gründe für eine professionelle Unternehmensplanung. Gibt es diese nicht oder nicht in ausreichender Qualität, vielleicht weil das Controlling aufgrund der Ignoranz gegenüber Zukunftstrends nicht mehr optimal arbeiten kann, werden Fehlentscheidungen getroffen oder Kapitalgeber ziehen sich zurück.

1.3.2 Erfolgsmessung

ErfolgsmessungIn der Buchhaltung wird der Erfolg des gesamten Unternehmens festgestellt, indem ein Gewinn oder Verlust aus allen gebuchten wirtschaftlichen Aktivitäten ermittelt wird. Das ist wichtig für den Staat, für die Eigentümer und andere Stellen, die den ­Gesamterfolg des Unternehmens kennen wollen. Dieser Gesamterfolg (oder Misserfolg) setzt sich aus einer Vielzahl kleiner und großer Erfolge zusammen, die in den einzelnen Unternehmensbereichen und Arbeitsplätzen erzielt werden. Aufgabe des Controllings ist es, diese Einzelergebnisse zu messen.

Eine Tätigkeit ist erfolgreich, wenn sie mehr Erlöse einbringt als sie kostet. Diese Definition eignet sich nicht für alle Stellen im Unternehmen. Im Controlling gibt es viele andere Definitionen, mit denen ein Ergebnis bewertet wird. So kann der Einkauf erfolgreich sein, wenn er die Preise für Rohstoffe oder Materialien senkt und die Durchschnittsbestände reduziert. Der Produktionsverantwortliche kann einen Erfolg verbuchen, wenn er die Produktionsplanung so optimiert, dass mehr Produkte pro Zeiteinheit fertiggestellt werden.

Diese wenigen Beispiele aus einer Vielzahl möglicher Definitionen zeigen, dass eine neutrale Stelle zur Bewertung der Ergebnisse in den Fachbereichen und an den Arbeitsplätzen notwendig ist. Das Controlling misst den Erfolg eines Produktes, einer Kundenbeziehung, von Kostenentwicklungen und Vertriebsaktivitäten, indem es das Ergebnis mit dem geplanten Wert vergleicht. In der Planung werden alle erwarteten Entwicklungen vorweggenommen. Im Idealfall sollte der Istwert dem Planwert entsprechen. In der Praxis kommt es jedoch immer zu Planabweichungen, sowohl positiver als auch negativer Art. Anhand dieser in einer Abweichungsanalyse errechneten Werte kann der Erfolg einer Aktivität gemessen und beurteilt werden.

Nicht immer liegt die Verantwortung für eine Planabweichung im Einflussbereich des zuständigen Entscheidungsträgers. Dies zu ermitteln und gleichzeitig Handlungsalternativen aufzuzeigen ist eine Aufgabe des Controllings. Damit wird die Voraussetzung für wichtige Entscheidungen in den Fachbereichen, die ausreichende Information, geschaffen. In der Praxis zeigt sich, dass ohne den Einfluss des Controllings die Erfolge tendenziell zu positiv eingeschätzt werden. Notwendige Maßnahmen zur Verbesserung der Situation unterbleiben oder werden mit geringer Konsequenz ergriffen.

1.3.3 Analysen

Die regelmäßige AbweichungsanalyseAbweichungsanalyse, in der die Abweichungen der Istwerte von den Planwerten festgestellt werden, ist nicht die einzige Form von Berechnungen, die im Controlling durchgeführt werden. Ebenso regelmäßig werden Analysen zu Absätzen, Umsätzen, Preisabweichungen, Kostenveränderungen, Auslastungen, Service Levels und vielen anderen Inhalten im Controlling erledigt. Auftraggeber ist die Fachabteilung, Empfänger der Informationen auch. Die Ergebnisse werden in der täglichen Arbeit verwendet. Es wird entschieden, welche der festgestellten Entwicklungen bekämpft und welche unterstützt werden sollen.

Selbstverständlich könnte auch der Einkäufer Analysen des Supply Chain ControllingsAnalyse des Supply Chain Controllings durchführen oder der Verkäufer die Vertriebssituation analysieren. Im Controlling werden diese Aufgaben aufgrund der Konzentration auf Analysen schneller und aufgrund des vorhandenen Fachwissens exakter durchgeführt. Die Beschaffung der für viele Analysen notwendigen Daten aus externen Quellen ist im Controlling professionalisiert. Gleichzeitig sorgt das Controlling für eine objektive Bewertung der Situation.

Die Durchführung der Analysen, die Aufbereitung der Ergebnisse, die Gestaltung der Berichte und deren Verteilung ist schon eine Herausforderung an sich. Darum ist das Controlling stets bestrebt, alle regelmäßigen oder ad hoc angefragten Analysen exakt durchzuführen. Werden diese nicht bedarfsgerecht an die Fachbereiche geliefert, wird deren tägliche Arbeit erheblich gestört.

1.3.4 Wirtschaftlichkeitsberechnungen

WirtschaftlichkeitsberechnungEine besondere Form der Analyse ist die Wirtschaftlichkeitsberechnung, die für wichtige, das Unternehmen besonders belastende Projekte durchgeführt wird. Dabei wird z. B. für den Kauf einer neuen Maschine aber auch für die Entwicklung eines neuen Produktes ermittelt, ob das Gesamtprojekt einen positiven Einfluss auf das Unternehmensergebnis haben wird. Dazu werden in der Regel die Ausgaben, Kosten und Erlöse aus der Aktivität über mehrere Jahre berechnet und miteinander verglichen.

Daraus ergibt sich ein wesentlicher Einfluss des Controllings auf die Durchführung solcher Projekte im Unternehmen. Gibt es keine zuverlässigen Wirtschaftlichkeitsberechnungen, kommen diese zu spät oder gar nicht, so müssen Entscheidungen mit erheblichem Risikopotenzial ohne ausreichende Informationen getroffen werden. Es kommt zu falschen Entscheidungen, die oft existenzbedrohende Ausmaße annehmen.

Damit liefert das Controlling wesentliche Informationen für die vielen Entscheidungen, die täglich im Unternehmen getroffen werden. Auf allen Hierarchieebenen werden Informationen aus dem Controlling benötigt, um sicher und effizient reagieren zu können.

Das Controlling stellt sich neben vielen anderen auch der Herausforderung, die sich verändernden Ansprüche der Informationsempfänger umzusetzen und dabei zu optimieren. In vielen Fällen ist das Controlling näher an den Entwicklungen in der Technik und auf den Märkten, sodass die Ansprüche der Partner in den Fachabteilungen erst durch Aktionen des Controllings geweckt werden. Es gehört aber auch zur Aufgabe des Controllers, mögliche Verbesserungen für das gesamte Unternehmen zu erkennen und umzusetzen.

Das Controlling hat schon immer in besonderem Maße die Trends aufgegriffen, die eine Verbesserung der Arbeit versprachen. Gleichzeitig musste auf Entwicklungen reagiert werden, die einen schlechten Einfluss auf die Ergebnisse der Arbeit hätten haben können. Die Zukunftstrends, mit denen sich das Rechnungswesen auseinandersetzen muss, betreffen in vielen Fällen auch das Controlling.

1.4 Die Verantwortung des Rechnungswesens

Rechnungswesen, VerantwortungDie Aufgaben der Buchhaltung, der Kosten- und Leistungsrechnung und des Con­trollings dienen also dem gesamten Unternehmen. Wenn sie nicht oder nur schlecht erfüllt werden, gibt es wesentliche Konsequenzen in Form von Strafen und Fehlentscheidungen. Auch wenn es nicht jeder Kollege in den Fachabteilungen so sieht, ist das Rechnungswesen für den Erfolg des Unternehmens unverzichtbar.

Damit tragen die Mitarbeiter im Rechnungswesen eine große Verantwortung. Sie müssen ihre Arbeit möglichst gut und entsprechend den rechtlichen und wissenschaftlichen Vorgaben und an den Bedürfnissen in den Fachbereichen erledigen. Abläufe und Strukturen müssen aufgaben- und verantwortungsgerecht aufgebaut werden. Da das Rechnungswesen Teil des Unternehmens und dessen Umwelt ist, muss es sich intensiv mit den Veränderungen in diesem Umfeld beschäftigen.

Die Technik verändert sich ebenso wie die rechtlichen Grundlagen. Partner stellen neue Anforderungen an Inhalt und Form der Berichte mit den Ergebnissen aus der Arbeit im Rechnungswesen. Märkte und Politik unterliegen einem ständigen Wandel. Um auch in Zukunft der großen Verantwortung gerecht werden zu können, muss das Rechnungswesen auf Zukunftstrends reagieren. Die Bedeutung des Rechnungswesens zeigt sich in den internen und externen Beziehungen, die in der folgenden ­Abbildung dargestellt sind. Dabei kann jede Beziehung eine neue Anforderung bedeuten, die sich zu einem Zukunftstrend im Rechnungswesen verdichten könnte.

Abb. 1:

Beziehungen des Rechnungswesens intern und extern

2 Zukunftstrends annehmen

ZukunftstrendDie Trends, die in Zukunft unser Leben und die Arbeitswelt bestimmen werden, tauchen nicht plötzlich auf, sondern entwickeln sich. Weil die Entwicklung in Technik, ­Gesellschaft oder Politik heute wesentlich schneller verläuft, als noch vor einigen Jahren, ist die intensive Beschäftigung mit Zukunftstrends umso wichtiger. Das gilt auch für die Strömungen, die sich im Rechnungswesen sammeln. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Trends mit negativem Inhalt (z. B. Fachkräftemangel) handelt oder ob die Veränderungen positive Auswirkungen haben (z. B. mobiles Arbeiten).

Werden durch einen Trend negative Auswirkungen auf das Rechnungswesen ­erwartet, muss mit Gegenmaßnahmen reagiert werden. Entweder können so die negativen Entwicklungen am Ursprung verringert werden oder die Auswirkungen werden durch geeignete Maßnahmen aufgefangen.

Gibt es einen Trend, der für das Rechnungswesen eine positive Wirkung verspricht, gilt es, diesen anzunehmen, die Umsetzung zu sichern und möglichst durch geeignete Maßnahmen zu verstärken.

Es liegt auf der Hand, dass es gefährlich ist, Zukunftstrends im Rechnungswesen zu igno­rieren oder zu übersehen. Regelmäßige Informationen über sich anbahnende Entwicklungen ermöglichen eine individuelle Bewertung von Chancen und Risiken des Trends für den eigenen Verantwortungsbereich. Dann kann bewusst entschieden werden, welche Auswirkungen zugelassen werden sollen und welche Reaktionen möglich und notwendig sind.

Hinweis: Besondere Aufgabe

Die Annahme und Umsetzung von Zukunftstrends stellt das Rechnungswesen im Vergleich mit vielen anderen Unternehmensbereichen vor eine besondere Situation. Die durch die Trends entstehenden Veränderungen müssen unter Einhaltung der gesetzlichen und betriebswirtschaftlichen Vorgaben zur ordnungsgemäßen Buchführung bzw. zur korrekten Verfahrensweise in Kostenrechnung und Controlling umgesetzt werden. Das erschwert diese Aufgabe besonders.

Die folgende Abbildung zeigt, wie im Idealfall mit Zukunftstrends umgegangen wird. Damit werden die Identifikation und eine optimale Nutzung gewährleistet.

Abb. 2:

Umgang mit Zukunftstrends

2.1 Suchen

Zukunftstrend, SuchenMitarbeiter im Rechnungswesen mit Erfolgsverantwortung müssen schon immer auf Veränderungen im Umfeld achten. Allein die Abhängigkeit von gesetzlichen Regelungen, die sich permanent ändern können, macht das notwendig. In den vergangenen Jahren hat sich der Kreis möglicher volatiler und zusätzlicher Umfeld- und Arbeitsbedingungen wesentlich erweitert. Es reicht nicht mehr aus, von Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern auf wichtige Gesetzesreformen hingewiesen zu werden. Buchhalter, Kostenrechner und Controller müssen aktiv auf die Suche nach Zukunftstrends gehen.

Hinweis: Nicht ignorieren

Gesetzesänderungen einfach zu ignorieren, führt zu Mehraufwand und möglicherweise auch zu finanziellen Strafen durch die Steuerbehörden. Trends in Technik, Abläufen und Inhalten des Rechnungswesens zu ignorieren, kann aufgrund der Abhängigkeit aller Unternehmensbereiche von der Arbeit in Buchhaltung, Kostenrechnung und Controlling für das Unternehmen existenzgefährdend sein. Zukunftstrends im Rechnungswesen zu ignorieren, ist keine Option. Zumindest muss der Trend erkannt und untersucht werden, bevor aufgrund geringer Auswirkungen auf das eigene Rechnungswesen entschieden werden kann, dem Trend nicht zu folgen.

Viele der folgenden Vorschläge zur Identifikation von Zukunftstrends sind bereits von engagierten verantwortlichen Mitarbeitern im Rechnungswesen umgesetzt worden. Wichtig ist es, solche Quellen systematisch und vernetzt zu nutzen, um zukünftige Entwicklung bereits jetzt zu erkennen.

FachpresseZukunftstrend suchen, Fachpresse: Es existieren nach wie vor Publikationen in Papierform, die regelmäßig wichtige Themen im Rechnungswesen veröffentlichen. Die früher üblichen Loseblattwerke sind weitgehend eingestellt worden, obwohl sie, richtig und konsequent ­angewandt, ein wichtiges Informationsmedium für die Mitarbeiter im Rechnungswesen waren. Für die eingestellten Zeitschriften und Loseblattwerke gibt es in der Regel digitale Nachfolger oder Alternativen. Diese sollten genutzt werden, um die beschriebenen Trends zu erkennen.

Hinweis: Trend zu digitaler Information

Trend zu digitaler InformationEin unmittelbar umzusetzender Trend ist der Ersatz von Papierpublikationen durch ihre digitalen Pendants. Wenn es noch Loseblattwerke für das Rechnungswesen gibt, leben diese in vielen Fällen von einer vergessenen Kündigung. Der ursprüngliche Besteller ist längst nicht mehr im Unternehmen, die Lieferungen werden von den Auszubildenden einsortiert und nur noch selten gelesen. Oft wird parallel bereits ein digitales Angebot zur Information ­genutzt. Die Kündigung spart Geld und Zeit. In den meisten Fällen sind die ­Loseblattwerke, aber auch die Fachzeitschriften in Papierform überflüssig.

VerbändeZukunftstrend suchen, Verbände: In vielen Berufsverbänden gibt es Arbeitsgruppen, die über bestimmte Themen diskutieren. Die Ergebnisse stehen den Verbandsmitgliedern zur Verfügung. Die Inhalte sind aufgrund der Berufsbezogenheit auf die wichtigen Trends im Rechnungswesen konzentriert. Die Verbandsmitteilungen sollten daher regelmäßig ­gelesen werden, viele Zukunftstrends für das Rechnungswesen können dort entdeckt werden.

Das gilt auch für Verbände und Zusammenschlüssen, die keine Berufsorientierung haben. So sind Branchenverbände oder regionale Unternehmerverbände durchaus an Zukunftstrends für ihre Mitgliedsunternehmen interessiert. Auch wenn sich Trends für das Rechnungswesen nicht immer als Topthema eignen, werden sie doch in vielen Verbandspublikationen aufgegriffen. Außerdem werden Zukunftstrends anderer Unternehmensbereiche behandelt, die Auswirkungen auf die Arbeit im Rechnungswesen haben.

KonferenzenZukunftstrend suchen, Konferenz: Auf Konferenzen treffen sich viele Fachleute und tauschen sich über ihre Fachbereiche aus. Die angebotenen Konferenzthemen zeigen immer auch mögliche Trends auf, die für das Rechnungswesen relevant werden können. Die Themen werden so gewählt, dass sie möglichst viele Buchhalter, Kostenrechner oder Controller inte­ressieren. Die Chancen, dort auf echte Zukunftstrends zu stoßen, sind hoch.

Hinweis: Zeit und Kosten sparen

Eine Konferenz bietet oft detaillierte Informationen zu aktuellen Themen des jeweiligen Fachbereichs. Um Zukunftstrends zu erkennen, ist es zunächst ausreichend, sich das Programm der Konferenz anzusehen. Dort sind Themen meist sehr anschaulich beschrieben, auch um Teilnehmer zu gewinnen. Für den ersten Schritt, die Identifikation von Zukunftstrends, reicht dies meist aus. Dies spart Kosten und vor allem Zeit, bis der Trend als realistisch identifiziert ist.

ExperteZukunftstrend suchen, Experten: In jeder Branche, in jedem Berufsbild gibt es echte Experten. Sie sind in den Publikationen aktiv und sprechen auf Konferenzen. Häufig sind diese Fachleute auch in den digitalen Medien aktiv. Sie unterhalten Blogs oder haben Accounts in den sozialen Medien. Bei der Suche nach Zukunftstrends können diese Fachleute beobachtet werden. Durch ein laufendes Verfolgen der Websites oder Blogs, z. B. indem sich die Mitarbeiter im Rechnungswesen dort als Follower registrieren, kommen Neuigkeiten schneller in das Rechnungswesen.

Nicht jeder, der sich Experte nennt, ist auch tatsächlich eine Koryphäe auf seinem Gebiet. Jede Meinung solcher Menschen muss einem Test unterzogen werden. Gut ist es, wenn die Information über einen Zukunftstrend von mindestens einer zweiten Quelle bestätigt wird.

InternetZukunftstrend suchen, Internet: Neben den Auftritten der Experten oder der digitalen Publikationen im Netz gibt es eine Vielzahl von Informationen, Diskussionen oder Fragen, die durch das Internet fließen. Solche Strömungen können mit geeigneten Programmen erkannt werden. Wenn sich dort bestimmte Themen anhäufen, kann das ein Hinweis auf einen Zukunftstrend sein. So lassen sich mit etwas Übung z. B. unter https://trends.google.de aktuelle Trends in den Abfragen der Suchmaschinen abfragen. Für die Suchmaschine von Windows Bing gibt es in der Toolbox ein ähnliches Werkzeug, mit dem Trends in der Suchabfrage festgestellt werden können.

Hinweis: Nutzung eines Trends

Um Zukunftstrends im Rechnungswesen zu finden, kann ein aktueller digitaler Trend genutzt werden, die Künstliche Intelligenz (KI). Die dafür notwendigen Anwendungen werden im Internet immer zahlreicher, die Ergebnisse von ChatGPT oder Bard werden immer besser. Allerdings wird es noch einige Zeit notwendig sein, die Antworten der KI auf Plausibilität zu überprüfen. Nicht immer ist das Ergebnis vollständig, manchmal sogar falsch. Das wird sich jedoch schnell ändern.

KollegenZukunftstrend suchen, Kollegen: Jeder kennt aus seiner Ausbildung, seinem Studium, aus der Verbandsarbeit oder von Kongressen Menschen mit vergleichbarem Verantwortungsbereich im Rechnungswesen. Da diese Personen ähnliche Überlegungen anstellen und auch auf der Suche nach Zukunftstrends im Rechnungswesen sind, kann ein regelmäßiger ­Austausch für beide Seiten Hinweise auf mögliche Entwicklungen geben.

Partner (extern)Zukunftstrend suchen, Partner (extern): Viele der Trends, die in der Buchhaltung, in der Kostenrechnung oder im Controlling ankommen, stammen von den externen Partnern des Rechnungswesens. Deren individuellen Forderungen, z. B. nach einem digitalen Datenaustausch, sollten gesammelt werden. Daraus kann sich ein Trend entwickeln, dem sich die eigene Abteilung nicht mehr entziehen kann. Das bedeutet nicht, dass jede Forderung akzeptiert werden muss. Wenn aber immer mehr Kunden z. B. eine digitale Rechnung in Form einer XRechnung verlangen, könnte das ein neuer Trend sein, der nicht ignoriert werden sollte.

Partner (intern)Zukunftstrend suchen, Partner (intern): Das gilt auch für interne Partner, die Forderungen haben oder Möglichkeiten anbieten. Auch ein digitaler Datenaustausch kann ein Trend sein, wenn die IT-Abteilung über neue Möglichkeiten spricht und anbietet, diese zu installieren. Ein regelmäßiger Austausch zwischen dem Rechnungswesen und seinen internen Partnerabteilungen hilft dabei, weitere Zukunftstrends zu identifizieren.

RechnungswesenZukunftstrend suchen, Rechnungswesen: Nicht zuletzt ist das eigene Rechnungswesen eine Quelle, deren Daten auf mögliche Zukunftstrends hinweisen können. So kann die Veränderung der Leistung, z. B. gemessen an der Dauer eines Periodenabschlusses, die Auswirkung eines Personaltrends sein. Oder das Controlling stellt einen Umsatzrückgang in einem bestimmten Vertriebsweg fest, der in Zusammenarbeit mit dem Vertrieb als Reaktion auf verspätete Bonitätsprüfungen erkannt wird. Da solche Themen in das Tagesgeschäft des Rechnungswesens eingebunden sind, fallen sie nicht immer sofort als Trend auf.

Nicht immer ist ein in den beschriebenen Quellen gefundenes Thema als »Zukunftstrend« gekennzeichnet. Oft handelt es sich einfach um eine Sammlung gleicher oder ähnlicher Inhalte, die immer größer wird. Spätestens wenn die Branche von einem Trend spricht, ist es soweit, dass sich auch das Rechnungswesen im eigenen Verantwortungsbereich damit auseinandersetzt. Besser wäre es, wenn das eigene Rechnungswesen dann schon vorbereitet ist, weil dieser Trend bereits selbst erkannt wurde.

2.2 Informieren

Zukunftstrend, InformationsquellenWenn ein Thema als möglicher Zukunftstrend erkannt wurde, sind weitere Informationen für eine detaillierte Beurteilung notwendig. Dazu können die gleichen Quellen benutzt werden, wie sie bei der Identifikation möglicher Trends beschrieben wurden. Die gezielte Suche nach einem Thema ist wesentlich erfolgreicher als die vage Suche nach möglichen Trends. So kann z. B. ein Thema aus einer Verbandsnachricht gezielt auf Konferenzen oder in der Fachpresse gesucht werden. Allein der Schwierigkeitsgrad, der sich bei der Suche nach Informationen ergibt, kann ein Anzeichen für einen tatsächlichen Trend liefern. Die Wahrscheinlichkeit, dass es sich um einen Zukunftstrend handelt, steigt, je leichter neue Informationen gefunden werden können.

Die bei der Suche nach möglichen Trendthemen bereits genannten Quellen wie Fachpresse, Verbände, Konferenzen, Experten, Kollegen und Partner liefern auch bei ­gezielter Suche detaillierte Informationen zum möglichen Topthema. Eine besonders wichtige Rolle spielt das Internet, das auf solche und vor allem zusätzliche Quellen hinweist. Quellen für die jetzt benötigten detaillierten Informationen zu einem möglichen Zukunftstrend im Rechnungswesen sind:

Berater: Für Themen rund um Buchhaltung, Kostenrechnung und Controlling gibt es eine Vielzahl von Beratungsunternehmen. Diese können spezielle Themen sehr individuell und detailliert aufbereiten oder haben zu möglichen Zukunftstrends bereits Dossiers ausgearbeitet. Hier bietet sich auch für kleine und mittlere Unternehmen, die nicht über freie Kapazitäten zur eigenen Informationsbeschaffung und den noch folgenden Schritten verfügen, der Zugriff auf fundierte Daten.

Hinweis: Trends als Geschäftsgrundlage

Nicht nur im Rechnungswesen leben viele Berater davon, ihren Kunden ­Informationen und Bewertungen zu bestimmten Themen zu verkaufen. Da­rum sind sie an möglichst vielen Veränderungen und Trends interessiert. Nicht jede von einem Berater entdeckte und beschriebene Entwicklung ist daher auch tatsächlich ein Trend. Vorsicht bei der Auswahl eines teuren Beraters ist geboten.

Lösungsanbieter: Viele Trends gehen mit technischen Entwicklungen einher. Das betrifft vor allem neue IT-Anwendungen, die nicht nur in der Digitalisierung Trends setzen. Solche Lösungsanbieter verfügen über viele Informationen zum ausgewählten Thema, die in ersten Gesprächen oder auf den Websites abgefragt werden können. Auch hier ist Vorsicht geboten, da negative Inhalte nur ungern von allein kommuniziert werden.

Behörden: Gerade das Rechnungswesen, vor allem die Buchhaltung, ist von umfangreichen gesetzlichen und verwaltungsrechtlichen Vorgaben betroffen. Welche Entwicklungen dort zu erwarten sind, kann von den jeweilig zuständigen Behörden in Erfahrung gebracht werden. Erste Anhaltspunkte für gesetzliche Änderungen und rechtlich gültige neue Verordnungen finden sich auf den Websites der Ministerien, Behörden (insbesondere Finanzamt) und EU-Stellen. Themen wie E-Bilanz oder XRechnung sind zwei Beispiele aus der Vergangenheit, das Thema Nachhaltigkeitsberichtserstellung ist aktuell und kann durch Informationen von der EU oder von den Ministerien in Berlin angereichert werden.

Partner (extern): Viele mögliche Zukunftstrends betreffen die Kommunikation, den Datenaustausch mit externen Partnern. Inhalt, Form und Zeitbezug werden diskutiert. Daher kann ein Austausch mit potenziell betroffenen Kunden, Lieferanten, ­Banken, Steuerberatern oder Eigentümern Informationen für die Bewertung des ­Themas liefern.

Partner (intern): Ähnliches gilt auch für die internen Partner des Rechnungswesens, die neue Formen der Kommunikation umsetzen oder Form und Inhalt des Datenaustausches den modernen Trends anpassen wollen. Bei anderen Themen sind die Fachabteilungen im Unternehmen die richtige Informationsquelle. So liefert z. B. die IT-Abteilung Neuigkeiten zur Technik für digitale Abläufe, die Personalabteilung kann bei der Beurteilung des Fachkräftemangels helfen.

Die zum möglichen Zukunftstrend gesammelten Informationen müssen hinsichtlich ihrer Qualität beurteilt werden. Es geht um Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Aktualität. Mit dem Controlling gibt es einen Bereich im Rechnungswesen, der sich mit der Beurteilung von Informationen auch im Tagesgeschäft beschäftigt. Daher sollte hier eine enge Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung, Kostenrechnung und Controlling erfolgen. Das gilt auch für den nächsten Schritt, die Bewertung der Informationen.

2.3 Bewerten

Zukunftstrend, BewertenNachdem die gefundenen Inhalte hinsichtlich ihrer Qualität beurteilt und als zutreffend eingeordnet wurden, muss jetzt eine Bewertung des Zukunftstrends anhand der vorliegenden Informationen erfolgen. Dabei geht es um die Einschätzung der Entwicklung des erkannten Trends und dessen Auswirkungen auf das Rechnungswesen.

Wahrscheinlichkeit: Als Erstes muss eine Einschätzung erfolgen, ob sich der mögliche Trend weiterentwickeln wird. Die Angabe einer mathematisch berechenbaren Wahrscheinlichkeit ist in solchen Fällen, gerade am Anfang eines Trends, sehr schwierig. Vielmehr wird das Bauchgefühl möglichst vieler fachkundiger Personen zu einem Wert zusammengefasst. Hilfsreich dabei sind die bisher gesammelten Informationen, die auch Bewertungen von Fachleuten enthalten.

Beispiel: Einordnung erleichtern

Um die Beurteilung der Wahrscheinlichkeit zu erleichtern, kann den befragten Personen eine Skala vorgegeben werden, in der sie das von ihnen erwartete Realisieren des Trends in der Zukunft beurteilen können. Die Bewertung in diesem Punkt muss mit einer detaillierten Beschreibung des möglichen Trends verbunden sein. Ein Schema, wie in der folgenden Abbildung dargestellt, kann für eine Einordnung hilfreich sein.

Abb. 3: Einordnung möglicher Trends

Zeitstrahl: Neben der tatsächlichen Wahrscheinlichkeit wird der mögliche Trend in seiner zeitlichen Entwicklung bewertet. Dabei wird eingeschätzt, wie schnell und in welchen Schritten sich der Trend umsetzt. Wichtig ist auch die Einschätzung, an welcher Stelle des Zeitstrahls sich der Trend gerade befindet. Dadurch wird bestimmt, wie viel Zeit dem Rechnungswesen noch zur Verfügung steht, den Trend auch in der eigenen Abteilung umzusetzen.

Relevanz: Die Überlegungen zur Umsetzung sind nur dann notwendig, wenn die Relevanz des Trends für das Unternehmen, für das eigene Rechnungswesen ermittelt wurde. Es kann festgestellt werden, dass ein Zukunftstrend zwar angenommen wird, dieser jedoch aufgrund von Branche, Vertriebsweg, Unternehmensgröße, technischer Ausstattung und anderer individueller Parameter nicht oder nur in geringem Umfang auf das eigene Rechnungswesen zutrifft. In Zusammenhang mit dem folgenden Punkt, der Feststellung möglicher Auswirkungen, muss die Frage »Was passiert, wenn der Zukunftstrend ignoriert wird?« beantwortet werden.

Auswirkungen: Die Auswirkungen des untersuchten Trends müssen aus zwei Perspektiven betrachtet werden. Zum einen wird die obige Frage nach den Auswirkungen bei Ignorieren des Trends beantwortet. Zum anderen muss eingeschätzt werden, welche Auswirkungen auf das Unternehmen oder das Rechnungswesen entstehen, wenn der Trend befolgt wird. Die Auswirkungen betreffen das Image nicht nur des ­Rechnungswesens, sondern des gesamten Unternehmens, die Kundenkontakte oder das Verhalten anderer Partner wie Banken, Eigentümer oder Behörden. Die exakte Bestimmung ist in der Regel nur schwer durchzuführen. Bei dem notwendigen Versuch kann auch hier das Controlling mit seinen bewährten Instrumenten helfen.

Kosten: Welche Kosten für die notwendigen Maßnahmen zur Umsetzung des Trends anfallen, kann oft sehr viel genauer festgelegt werden, als die eigentlichen Auswirkungen. Um dem Zukunftstrend folgen zu können, müssen identifizierbare Aktivitäten durchgeführt werden. Diese erfordern Technik, Anwendungen, Werbung oder Ähnliches. Mitarbeiter müssen Zeit einsetzen, Berater bezahlt werden. Alles kann mit einem Preis versehen werden. Am Ende ergibt sich ein Preis, der aus allen Kostenarten zusammengesetzt ist.

Hinweis: Schätzung

Bei der gesamten Bewertung des Zukunftstrends handelt es sich um eine Schätzung. Diese kann mit Hilfsmitteln wie guten, aktuellen Informationen, Kostenkalkulationen und Vergleichen mit früheren Entwicklungen einen hohen Realitätsbezug haben, sicher ist sie aber nie. Das gilt allerdings für viele Aktivitäten des Unternehmens. Die gesamte Unternehmensplanung unterliegt einer gewissen Unsicherheit. Zur Aufgabe der Verantwortlichen im Rechnungswesen gehört auch, Zukunftstrends zu erkennen und möglichst genau einzuschätzen. Die Qualität der Schätzungen in der Planung oder in der Bewertung von Trends ist ein Baustein bei der Bewertung der Qualität des Mitarbeiters im Rechnungswesen.

2.4 Entscheiden

Zukunftstrend, EntscheidenNachdem nun alle Informationen über den möglichen Trend vorliegen und eine ­Bewertung stattgefunden hat, muss entschieden werden, ob und wie das Rechnungswesen auf diesen Trend reagiert. Es gibt viele Trends mit einer eindeutigen und ­unstrittigen Entscheidung:

Wenn der Staat Gesetze verändert, muss sich das Rechnungswesen dieser Entwicklung anschließen. Beispiele dafür sind die E-Bilanz oder die XRechnung. Wer die Pflicht zur Einreichung der Jahresbilanz in elektronischer Form entsprechend den gesetzlichen Formaten nicht erfüllt, muss letztendlich mit drastischen Strafen rechnen. Wer sich weigert, eine digitale Rechnung im Format der XRechnung an die Behörden zu stellen, wird in Zukunft keine öffentlichen Aufträge mehr ­erhalten.

Das Unternehmen, das sich weigert, seinen Kunden die Rechnung in digitaler Form zu schicken, wird vor allem Großkunden verlieren, die eine elektronische Verarbeitung ihrer Eingangsrechnungen installiert haben und den Zusatzaufwand für die zusätzliche Digitalisierung der Rechnungen aus dem Unternehmen nicht tragen wollen. Nur wenige Unternehmen können sich aufgrund eines konkurrenzlosen Angebotes die Verweigerung solcher Wünsche leisten.

Die Buchhaltung, die keine elektronische Rechnungsprüfung einführen will, wird in Zukunft zu einem Nachteil des Unternehmens gegenüber seinen Mitbewerbern. Diese können ihre Rechnungen schneller prüfen und damit mehr Skontovorteile nutzen. Gleichzeitig ist der automatisierte Ablauf einer elektronischen Rechnungsprüfung kostengünstiger, da kaum noch menschliche Arbeitskraft benötigt wird.

Es gibt aber auch viele Trends, deren Vorteilhaftigkeit von der Situation im Unternehmen und im Rechnungswesen abhängig ist. Hier können Entscheidungshilfen, die häufig aus dem Controlling stammen, eine große Unterstützung darstellen. Sie nehmen Emotionen aus der Entscheidung und geben den Entscheidern Sicherheit.

Eine solche Entscheidungshilfe ist die SWOT-AnalyseSWOT-Analyse. Wie die Abkürzung der englischen Bezeichnung dieses Controlling-Instruments »Analysis of Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats« besagt, handelt es sich um die Analyse von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Sie wird in der Praxis meist für die Betrachtung der Lage des Unternehmens auf Absatzmärkten verwendet, liefert aber auch in anderen Themenbereichen sehr gute Ergebnisse.

Für die Entscheidung über die Bedeutung eines Zukunftstrends im Rechnungswesen wird die SWOT-Analyse in Bezug auf das zu untersuchende Thema durchgeführt. Dazu werden die Stärken und Schwächen des eigenen Rechnungswesens in Bezug auf den Zukunftstrend systematisch in dem Analyseschema erfasst und die sich daraus ergebenden Chancen und Risiken ermittelt.

Stärken

Schwächen

Platz für Stärken

Platz für Schwächen

Chancen

Risiken

Platz für Chancen

Platz für Risiken

Tab. 1: SWOT-MatrixSWOT-Matrix

Aus den gewonnenen Erkenntnissen über die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken werden dann systematisch Maßnahmen abgeleitet, die in diesem Fall zur ­Reaktion auf den Trend durchgeführt werden können. Die Einordnung der Maßnahmen erfolgt in einer neuen Matrix mit vier Maßnahmenfeldern.

SO-MaßnahmenSO-Maßnahmen

SO-Maßnahmen (Strengths, Opportunities) ergeben sich aus den Stärken des Rechnungswesens und den Chancen des Umfeldes. Es treffen zwei positive Positionen aufeinander, die strategisch genutzt werden müssen, um auf den Trend zu reagieren.

ST-MaßnahmenST-Maßnahmen

Die Stärken des Rechnungswesens müssen genutzt werden, um die Risiken des Umfeldes zu beherrschen (Strengths, Threats). Werden die Risiken des Trends frühzeitig erkannt und sind sich die Verantwortlichen im Unternehmen ihrer Stärken bewusst, werden aus Risiken Chancen.

WO-Maßnahmen

Im Feld WO-MaßnahmenWO-Maßnahmen (Weaknesses, Opportunities) geht es darum, die eigenen Schwächen durch externe Chancen zu überwinden. Wenn dies gelingt, ist das für das Rechnungswesen eine gute Lösung, da frühzeitig auf den Trend reagiert werden kann.

WT-MaßnahmenWT-Maßnahmen

Weaknesses und Threats treffen in der letzten Fläche aufeinander. Wenn Schwächen des Rechnungswesens auf Risiken des Trends treffen, muss dringend und oft dramatisch reagiert werden. Wichtig ist vor allem, dass die bedrohliche Situation erkannt wird und dass rechtzeitig Strategien zur Bekämpfung entwickelt werden.

Chancen

Risiken

Stärken

SO-Maßnahmen

ST-Maßnahmen

Schwächen

WO-Maßnahmen

WT-Maßnahmen

Tab. 2: Matrix der Maßnahmen aus der SWOT-Analyse

Beispiel: Fachkräftemangel

Der praktische Einsatz der SWOT-Analyse im Rechnungswesen für die Beurteilung von Zukunftstrends wird im Folgenden am Beispiel des Trends des Fachkräftemangels beschrieben. Grundlage des Beispiels ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit ca. 500 Mitarbeitern. In einem Workshop mit allen Mitarbeitern des Rechnungswesens wurde zunächst die SWOT-Matrix ausgefüllt. Dabei wird ganz gezielt nur mit Stärken und Schwächen hinsichtlich der Mitarbeiter und Chancen und Risiken bzgl. des Trends gearbeitet.

Stärken

Schwächen

• Geringe Abteilungsgröße mit interessanten und vielfältigen Aufgaben

Flache Hierarchie mit eigenverantwortlichem Arbeiten

Flexible Arbeitszeit möglich

Homeoffice teilweise möglich

Teilzeit möglich

Gute Erreichbarkeit des Büros

• Mitarbeiter mit breitem Fachwissen notwendig

Veraltetes IT-System im Rechnungswesen

Veraltete Büroeinrichtung

Durchschnittliche Bezahlung

Viele Mitarbeiter kurz vor Ruhestand

Chancen

Risiken

• Neues IT-System als Option für Verbesserungen

Autonome Prozesse mit Entlastung bei Standardaufgaben

Gestaltung interessanter Verantwortungsbereiche

Langjährige Ausbildungspraxis bietet Pool an potenziellen Mitarbeitern

• Verlust der Individualität durch notwendige Digitalisierung

Steigende Personalkosten

Drohende Probleme bei Pünktlichkeit und Individualität der Ergebnisse

Hohe Belastung der vorhandenen Mitarbeiter durch unbesetzte Stellen

Tab. 3: SWOT-AnalyseSWOT-Analyse für Fachkräftemangel

Die Analyse zeigt, dass der aktuelle Trend des Fachkräftemangels diese beispielhafte Rechnungswesenabteilung durchaus bedroht. Die Bewertung ergibt, dass der Trend nicht ignoriert werden kann. Es muss reagiert werden, damit die Aufgaben in Buchhaltung, Kostenrechnung und Controlling auch in Zukunft zuverlässig und erfolgreich erledigt werden können. Der nächste Schritt in diesem Controlling-Instrument ist die Ableitung von möglichen Maßnahmen. Damit beginnt der Prozess des Reagierens, der auch darin bestehen kann, den Trend einfach zu ignorieren. In diesem Beispiel wurden aus den Ergebnissen der SWOT-Analyse in der folgenden Matrix mögliche Maßnahmen ermittelt, um dem Trend des Fachkräftemangels für dieses individuelle Rechnungswesen zu begegnen.

Chancen

Neues IT-System als Option für Verbesserungen

Autonome Prozesse mit Entlastung bei Standardaufgaben

Gestaltung interessanter Verantwortungsbereiche

Langjährige Praxis der Ausbildung bietet Pool an potenziellen Mitarbeitern

Risiken

Verlust der Individualität durch notwendige Digitalisierung

Kosten für Mitarbeiter steigen

Drohende Probleme bei Pünktlichkeit und Individualität der Ergebnisse

Hohe Belastung der vorhandenen Mitarbeiter durch unbesetzte Stellen

Stärken

Geringe Abteilungsgröße mit interessanten und vielfältigen Aufgaben

Flache Hierarchie mit eigenverantwortlichem Arbeiten

Flexible Arbeitszeit möglich

Homeoffice teilweise möglich

Teilzeit möglich

Gute Erreichbarkeit des Büros

SO-Maßnahmen

Überarbeitung der Organisation mit Schaffung übergreifender interessanter Aufgabenbereiche

Ansprache früherer Auszubildender mit Hinweis auf gute Arbeitsbedingungen

Festschreiben von Flexibilität, Homeoffice und Teilzeit

Arbeitgeberticket für ÖPNV

ST-Maßnahmen

Intensive Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung

Weitgehende Digitalisierung der Abläufe

Aufgabenliste überarbeiten, mit Fachabteilungen absprechen

Schwächen

Mitarbeiter mit breitem Fachwissen notwendig

Veraltetes IT-System im Rechnungswesen

Veraltete Büroeinrichtung

Durchschnittliche Bezahlung

Viele Mitarbeiter kurz vor Ruhestand

WO-Maßnahmen

Migration auf ein neues IT-System im Rechnungswesen

Büros modernisieren und für mobiles Arbeiten ausstatten

Ausbildung mit dem Ziel der Übernahme ins Rechnungswesen

WT-Maßnahmen

Weiterbildung der aktuellen Mitarbeiter

Auslagerung einiger Prozesse wie Jahresabschlusserstellung an Externe

Modernes Entlohnungssystem mit Erfolgskomponenten

Tab. 4: Matrix der Maßnahmen Beispieltrend Fachkräftemangel

Grundsätzlich könnten die Reaktionen in Entlastung der Mitarbeiter (z. B. durch Digitalisierung), Verbesserung der Arbeitsbedingungen (z. B. durch ­modernisierte Büros) und Verbreiterung der Bewerberbasis (z. B. durch ­weitere Ausbildung) zusammengefasst werden. Welche Maßnahme tatsächlich durchgeführt wird und mit welcher Intensität, hängt sicherlich auch von Wirtschaftlichkeitsüberlegungen ab.

2.5 Reagieren

Zukunftstrend, ReagierenUnabhängig davon, ob wie im obigen Beispiel eine systematische Analyse mit einem bewährten Controlling-Instrument durchgeführt wurde, oder ob andere Überlegungen zu einer Bewertung des Zukunftstrends im Rechnungswesen geführt haben, muss jetzt reagiert werden. Selbst wenn entschieden wird, dass der angenommene Trend keiner ist oder dass er für das eigene Rechnungswesen nicht relevant ist, gibt es ­zumindest eine Maßnahme: die weitere Beobachtung. Das Thema wird auf eine Liste gesetzt und regelmäßig kurz geprüft. So wird sichergestellt, dass eine neue Entwicklung und damit eine Gefahr für das Rechnungswesen nicht übersehen wird. Das ­erleichtert die spätere Identifikation.

Mögliche Maßnahmen zur Reaktion auf einen Zukunftstrend können sehr unterschiedlich sein. Sie müssen sich an der individuellen Situation im Rechnungswesen und an den Umständen des Trends orientieren. Grundsätzlich können Gruppen gebildet werden, in denen die Einzelmaßnahmen zusammengefasst werden:

Bekämpfen: Eine Gruppe von Maßnahmen bekämpft die erkannten Zukunftstrends. Dazu gehört z. B. die aktive Information betroffener Stellen über Verbände, Presse oder andere Medien. Auch Diskussionen mit externen Stellen wie Kunden oder Lieferanten können dazu gehören.

Hinweis: Erfolg fraglich

Der Kampf gegen einen Trend, der die gesamte Branche, die deutsche Wirtschaft oder die ganze Welt betriff, ist für die meisten Menschen und Unternehmen aussichtslos. Kaum jemand hat die Macht und vor allem die finanziellen Mittel, sich gegen wirtschaftliche, politische oder gesellschaftliche Entwicklungen zu stellen. Der Erfolg ist selbst dann fraglich, wenn der Trend an sich als nicht sinnvoll erkannt wurde.

Vorbereiten: Eine weitere Gruppe von Maßnahmen bereitet das Rechnungswesen im Unternehmen auf die erwarteten Auswirkungen des Trends vor. Geht der Trend z. B. in Richtung mehr Sicherheiten für Fremdkapitalgeber, muss das Management der im Unternehmen vorhandenen Sicherheiten ausgebaut werden.

Akzeptieren: Wer den Trend als gegeben akzeptiert, muss diesem wie alle anderen Rechnungswesensabteilungen folgen. Wenn z. B. der Trend zur Arbeit im Homeoffice zu erkennen ist, können Arbeitsplätze und Abläufe entsprechend gestaltet werden. So kann der unausweichliche Trend auch für die eigene Abteilung genutzt werden.

Verstärken: Während das Bekämpfen eines Trends wenig Erfolg verspricht, kann die Verstärkung durchaus erfolgreich sein. Wenn z. B. ein Trend zur digitalen ­Eingangsrechnung festgestellt wurde, kann die Nutzung dieses Trends für das Unternehmen positiv sein. Er kann individuell verstärkt werden, indem auf die eigenen ­Lieferanten Druck ausgeübt wird, ebenfalls den digitalen Datenaustausch zu nutzen. Die Verstärkung eines Trends hat immer dann Aussicht auf Erfolg, wenn der Trend auch im individuellen Einzelfall und in kleineren Bereichen bereits Vorteile bietet.

Wichtig ist für alle Maßnahmen, dass sie geplant und nicht in kurzfristigem Aktivismus durchgeführt werden. Sie müssen vor Beginn ihre Wirtschaftlichkeit beweisen und später laufend auf ihre Wirksamkeit hin überprüft werden. Das sind Aufgaben, die zum Tagesgeschäft des Controllings gehören.

Hinweis: Trends setzen

Sich gegen bestehende Trends aufzulehnen ist schwierig. Ihre Dynamik ist meist zu groß. Es kann jedoch gelingen, eigene Trends zu initiieren. Große Unternehmen können dazu die Marketingmacht einsetzen, kleine Unternehmen müssen sich Verbündete suchen. Die Mitarbeit in Verbänden, politischen Gremien oder Interessenvereinigungen kann ein Weg sein. Es ist jedoch nicht zu erwarten, dass die Arbeit schnell Früchte trägt.

Am Ende des Prozesses ist das Unternehmen mit seinem Rechnungswesen gut auf die Zukunftstrends in Buchhaltung, Kostenrechnung und Controlling vorbereitet. Der Prozess der Suche, Bewertung und Entscheidung wird ständig wiederholt, um neue Trends frühzeitig zu erkennen. Um diese Arbeit zu erleichtern, werden im Folgenden für die aktuell wichtigsten Zukunftstrends im Rechnungswesen jeweils eine Beschreibung und eine Handlungsempfehlung aufgeführt. Eine Anpassung der Inhalte an das individuelle Rechnungswesen ist jedoch immer notwendig.

3 Digitalisierung

DigitalisierungZukunftstrend, DigitalisierungDigitalisierung ist zu einem Schlagwort geworden, das von vielen Politikern, Unternehmen und Journalisten für die unterschiedlichsten Aussagen genutzt wird. Digita­lisierung wird in der öffentlichen Diskussion sowohl als Ursache für viele Probleme wie Datenmissbrauch oder Arbeitsplatzverlust als auch als Lösung vieler Aufgaben wie Fachkräftemangel oder Echtzeitkommunikation gesehen.

Hinweis: Zwiespältigkeit auch im Rechnungswesen

Diese zweifache Bedeutung der Digitalisierung findet sich auch im Rechnungswesen wieder. Wir werden sehen, dass der eigentliche Zukunftstrend der Digitalisierung die Ursache ist für Trends mit negativen Auswirkungen auf die Buchhaltung, die Kostenrechnung oder das Controlling. Für andere Trends ist die Digitalisierung jedoch eine Voraussetzung für die Realisierung der Vorteile oder aber die Ursache für die Herausforderungen.

Der Beginn der Nutzung von EDV-AnlagenEDV-Anlagen wird von vielen Wissenschaftlern als dritte industrielle Revolution bezeichnet. Sie hat die ganze Welt ebenso geprägt wie die ersten beiden industriellen Revolutionen, die durch den Ersatz menschlicher Arbeitskraft durch Maschinen bzw. den Beginn der Massenproduktion mit Arbeitsteilung und Taylorismus gekennzeichnet sind. Digitale Unterstützung von betrieblichen Abläufen gibt es also bereits seit vielen Jahren. Logisch anschließend könnte die Digitalisierung als vierte Revolution bezeichnet werden, wobei sie weit über die Anwendung in Unternehmen hinausgeht und unsere gesamte Welt verändert.

Zu einem Trend wurde die Digitalisierung im ersten Jahrzehnt des 21. Jahrhunderts, von vielen auf die Vorstellung des ersten iPhones im Jahr 2007 datiert. Seitdem haben sich die digitalen Anwendungen nicht nur in ihrer Anzahl vervielfacht, sie wurden und werden immer leistungsfähiger. Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie wir kommunizieren, vollständig verändert, die Lösungswege für die Erledigung von Aufgaben umgeformt und die Informationslage wesentlich ausgeweitet. Sie ist in alle Lebensbereiche eingedrungen, in den Privatbereich der Menschen, in alle Unternehmen und in jedes Rechnungswesen.

Die Digitalisierung an sich ist kaum noch als eigenständiger Zukunftstrend zu ­bezeichnen. Die digitale Unterstützung ist im Alltag der Menschen angekommen und nicht mehr wegzudenken. Dabei verwischen die Grenzen der digitalen Unterstützung ­zwischen dem privaten und dem beruflichen Bereich.

Hinweis: Für viele normal

An dieser Stelle ein erster Hinweis auf mögliche Zukunftstrends mit Lösungen durch die Digitalisierung. Wer als gut ausgebildete Fachkraft im Privatleben an die schnelle, unkomplizierte digitale Kommunikation gewöhnt ist, will auch im Beruf nicht darauf verzichten. Ein Rechnungswesen, das noch immer mit schriftlichen Anweisungen und Informationen arbeitet, ist nicht der ideale Arbeitgeber. Mehr digitale Anwendungen können es erleichtern, Fachkräfte für das Rechnungswesen zu finden.

Aufgrund der bereits langjährigen Nutzung digitaler Unterstützung und der weiten Verbreitung der Anwendungen ist es kaum noch vertretbar, von der Digitalisierung als Zukunftstrend zu sprechen. Es gibt allerdings innerhalb der Digitalisierung immer wieder Teilbereiche, die sich schnell und zukunftsträchtig entwickeln. Diese können Trends auslösen, die sich dann innerhalb der digitalen Welt und vor allem innerhalb vieler Themenfelder ausbreiten, die durch diesen Trend wesentlich verändert werden.