Rechnungswesen für Dummies E-Book

Michael Griga

• Herausgeber: Wiley-VCH GmbH
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: ...für Dummies
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2024

Beschreibung

Das betriebliche Rechnungswesen hat es in sich - und das gleich in zweierlei Hinsicht: das externe Rechnungswesen mit Buchführung und Bilanzierung und das interne Rechnungswesen mit der Kosten- und Leistungsrechnung. Dieses Buch führt Sie von der Pike auf in diese beiden Rechenwelten ein: Die Autoren erklären die Aufgaben und Spielregeln von Buchführung und Bilanzierung, von den Kontenrahmen über die Buchungs- und Gewinnermittlungsarten bis zur aktiven und passiven Bilanzierung und der Erstellung des Jahresabschlusses und der Bilanzanalyse. Tauchen Sie ein in die Kosten- und Leistungsrechnung und schon bald verlieren Begriffe wie Fixkostendeckungsrechnung und Kostenträgerzeitrechnung ihren Schrecken.

Leseprobe

Rechnungswesen für Dummies

Schummelseite

Hilfreiche Internetseiten für das Rechnungswesen

Rechnungswesen-Portal

www.rechnungswesen-portal.de

Sind Sie auf der Suche nach einem gut frequentierten Forum zum Thema Rechnungswesen? Dann sind Sie hier genau richtig. Zudem erwarten Sie auf dieser Website unter anderem noch ein Stellenmarkt sowie viele praktische Excel-Vorlagen.

ControllerSpielwiese

www.controllerspielwiese.de

Hier handelt es sich eindeutig um die Website mit dem schönsten Namen. Die Startseite ist übersichtlich in verschiedene Themengebiete gegliedert. In der Toolbox finden Sie Kennzahlen, Reports, diverse Berechnungen und Excel-Tools. Unter den Links NEWS, WÖRTERBUCH und THEMENSPEICHER gibt es kurze Erläuterungen zu den wichtigsten Themen.

ieconomics

www.ieconomics.de

Die Webseite des Autors dieses Buches bietet regelmäßig Neuigkeiten zum Thema Kostenrechnung und Controlling. Wer nicht nur lesen möchte, kann sich die Themen auch im zugehörigen Podcast anhören.

Wichtige Begriffe

Ertrag und Aufwand

Willkommen im externen Rechnungswesen. Erträge sind alle Wertzuwächse eines Abrechnungszeitraums, erbracht etwa mithilfe von produzierten Gütern und Dienstleistungen oder auch Wertsteigerungen. Aufwendungen sind alle in einer Periode, meist ein Geschäftsjahr, verbrauchten Güter und Dienstleistungen sowie Abnutzung von Anlagen und Wertminderungen. Natürlich alles immer in harten Euros oder Schweizer Franken bewertet, nicht in gefühlten Einheiten oder Muscheln.

Kosten und Leistungen

Vorhang auf für die Kosten- und Leistungsrechnung. Leistungen beziehungsweise Erlöse sind die in Geld bewerteten, sachbezogenen Güter- und Leistungsentstehungen einer Abrechnungsperiode. Erlöse entstehen, wenn Produkte oder Dienstleistungen erstellt werden. Kosten sind der in Geld bewertete, sachbezogene Güter- und Leistungsverbrauch einer Abrechnungsperiode. Sie entstehen also, wenn Produkte oder Dienstleistungen verbraucht werden.

Finanz- und Betriebsbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung, also das externe Rechnungswesen, ermittelt das Unternehmensergebnis, indem sie sämtliche Geschäftsfälle einer Periode erfasst, also auch alle Geschäftsfälle mit externen Partnern. Die Betriebsbuchhaltung – auch als internes Rechnungswesen bekannt – erfasst dagegen nur innerbetriebliche Vorgänge, die mit dem eigentlichen Leistungsprozess des Unternehmens zusammenhängen.

Drei wichtige Kennzahlen aus Bilanz und GuV

Eigenkapitalquote

Die Eigenkapitalquote sagt Ihnen, wie hoch der Anteil des Eigenkapitals am Gesamtkapital ist. Dazu dividieren Sie einfach das Eigenkapital durch das Gesamtkapital:

Die Eigenkapitalquote sollte idealerweise über 50 Prozent liegen. Je höher die Eigenkapitalquote ist, desto geringer das Risiko, dass das Unternehmen zahlungsunfähig wird.

Return on Investment

Der ROI (Return on Investment) zeigt, wie lohnenswert es ist, Geld in das Unternehmen zu investieren. Je höher der ROI, desto schneller findet ein Unternehmer im Bedarfsfall neue Kapitalgeber. Sie ermitteln ihn, indem Sie den Gewinn durch das Gesamtkapital dividieren:

Liquidität 1. Grades

Die Liquidität 1. Grades (Barliquidität) setzt die flüssigen Mittel des Unternehmens mit dem kurzfristigen Fremdkapital in Relation. Sie besagt, wie hoch der Anteil des kurzfristigen Fremdkapitals ist, der mit den flüssigen Mitteln des Unternehmens theoretisch sofort bezahlt werden könnte:

Rechnungswesen for Dummies

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

3., überarbeitete und aktualisierte Auflage 2024

© 2024 Wiley-VCH GmbH, Boschstraße 12, 69469 Weinheim, Germany

All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form.

Alle Rechte vorbehalten inklusive des Rechtes auf Reproduktion im Ganzen oder in Teilen und in jeglicher Form.

Wiley, the Wiley logo, Für Dummies, the Dummies Man logo, and related trademarks and trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates, in the United States and other countries. Used by permission.

Wiley, die Bezeichnung »Für Dummies«, das Dummies-Mann-Logo und darauf bezogene Gestaltungen sind Marken oder eingetragene Marken von John Wiley & Sons, Inc., USA, Deutschland und in anderen Ländern.

Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autoren und Verlag für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.

Coverfoto: © Мария Гисина / stock.adobe.comAbdruck des IKR-Kontenplans im Anhang des Buches mit freundlicher Genehmigung des Bundesverbands Deutsche Industrie e.V.Korrektur: Frauke Wilkens, München

Print ISBN: 978-3-527-72198-6ePub ISBN: 978-3-527-84775-4

Über die Autoren

Michael Griga, Diplom-Volkswirt, studierte Volkswirtschaftslehre in Tübingen. Er ist heute Bereichscontroller in einem Technologiekonzern, der im Fortune Global 500 unter den 100 gröten Unternehmen weltweit gelistet ist. Davor hat er unter anderem als Referent im Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg gearbeitet. Michael Griga ist daneben nicht nur Bestseller-Autor der »für Dummies«-Buchreihe, sondern auch frischgebackener Vater einer kleinen Tochter. Im Buch Familienfinanzen für Dummies kombiniert er sein Expertenwissen bezüglich Finanzen mit dem Wissen darüber, was junge Eltern bezüglich der Finanzen beschäftigt.

Raymund Krauleidis, Diplom-Kaufmann, studierte Betriebswirtschaftslehre in Tübingen. Heute arbeitet er als Data Scientist in einem Energieunternehmen.

Die Autoren haben sich während ihrer gemeinsamen Zeit bei einem Telekommunikationsunternehmen kennengelernt und dort Pläne für gemeinsame Projekte ausgeheckt. Nach ihrem erfolgreichen Erstlingswerk Controlling für Dummies folgten unter anderem Kosten- und Leistungsrechnung für Dummies, Buchführung und Bilanzierung für Dummies, Bilanzen erstellen und lesen für Dummies und Jahresabschluss für Dummies.

Inhaltsverzeichnis

Cover

Titelblatt

Impressum

Über die Autoren

Inhaltsverzeichnis

Einführung

Über dieses Buch

Konventionen in diesem Buch

Törichte Annahmen über den Leser

Was Sie nicht lesen müssen

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Wie es weitergeht

Teil I: Willkommen im externen Rechnungswesen

Kapitel 1: Die wunderbare Welt des Rechnungswesens

Die Unterarten des Rechnungswesens

Warum es zwei Rechenwelten gibt

Von Aufwendungen, Erträgen, Kosten und Leistungen

Nicht aus-, sondern abgegrenzt

Kapitel 2: Von Erbsenzählern und Buchhaltern

Kapitel 3: Spielregeln der Buchführung

Gesetzliche Grundlagen der Buchführung

Ordnung muss sein: Die ordnungsmäßige Buchführung

Das Prinzip der doppelten Buchführung

Über Belege, Bücher und Buchungen

Auf und zu: Bestandskonten eröffnen und abschließen

Teil II: Jetzt wird gebucht

Kapitel 4: Alles über Kontenrahmen

Der Rahmen macht das Bild

Aufbau eines Kontenrahmens

Die wichtigsten Kontenrahmen

Kapitel 5: Buchungen im Anlagevermögen

Großeinkauf: Kauf von Anlagegütern

Selbst ist der Mann oder die Frau

Unterschiedliche Anlagegüter

Linear, sofort und degressiv: Abschreibungen

Schlussverkauf: Das Anlagevermögen muss raus

Kapitel 6: Jetzt wird geleast

Lease das

Kapitel 7: Buchungen im Umlaufvermögen

Ein Kommen und Gehen: Wareneinkäufe und -verkäufe verbuchen

Verbraucht: Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe

Kapitel 8: Ganz persönlich: Die Privatkonten

Qual der Wahl: Die Rechtsform des Unternehmens

Kapitel 9: Personalbuchungen

Vielfältig: Entgeltarten

Brutto und Netto: Wie gewonnen so zerronnen

Verbuchen der Entgeltabrechnung

Sondervergütungen und vermögenswirksame Leistungen

Verbuchung von Vorschüssen

Verbuchung von Sachleistungen

Kapitel 10: Buchungen im Finanzbereich

Risiko: Verbuchung von Wertpapieren

Erträge aus Finanzanlagen

Sind Sie flüssig? Liquide Mittel

Anzahlungen

Steuern

Teil III: Der Jahresabschluss: Bilanzieren und bewerten

Kapitel 11: Alles meins: Das Inventar

Jahresabschluss und Inventur

Jetzt wird gezählt: Die Inventurverfahren

Aufgelistet: Das Inventar

Erfolgsermittlung per Eigenkapitalvergleich

Kapitel 12: Das Ende naht: Vorbereitende Buchungen zum Jahresabschluss

Mehr oder weniger: Bestandsveränderungen

Forderungen bewerten und abschreiben

Über Zeit und Geld: Zeitliche Abgrenzungen

Rückstellungen

Kapitel 13: Gewinnermittlungsarten

Gewinnermittlung per Bestandsvergleich

Gewinnermittlung per Überschussrechnung

Die Aufzeichnungspflichten

Wechsel der Gewinnermittlungsart

Kapitel 14: Rahmen und Bedingungen: Auf bau der Bilanz

Vielfältig: Bilanzarten

Sinn und Zweck der Bilanz

Die rechtlichen Grundlagen der Bilanz

Der Aufbau der Bilanz

Und nun: Vorhang auf für die Bilanz

Kapitel 15: MfG, HGB, EStG und IFRS: Unterschiedliche Bewertungsvorschriften

Maßgeblich: Handels- und Steuerbilanz

Internationale Rechnungslegungsvorschriften: IFRS und US-GAAP

Kapitel 16: Aktiv bilanzieren

Ende, Aus: Bestandskonten abschließen

Bilanzierung des Anlagevermögens

Bilanzierung des Umlaufvermögens

Kapitel 17: Passiv bilanzieren

Alles meins: Das Eigenkapital

Die hohe Kante: Rückstellungen

Haste mal 'nen Euro: Verbindlichkeiten

Kapitel 18: Er folg gehabt: Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung

Die Vorschriften für die Erfolgsrechnung

Qual der Wahl: Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren

Jetzt geht's los: Erfolgsrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren

Zum Vergleich: Das Gesamtkostenverfahren

Umstellung vom Gesamt- auf das Umsatzkostenverfahren

Kapitel 19: Last, but not least: Anhang und Lagebericht

Jetzt wird es interessant: Der Anhang

Der Lagebericht

Teil IV: Mit kritischem Blick: Die Bilanzanalyse

Kapitel 20: Ziele und Ar ten der Bilanzanalyse

Ziele der Bilanzanalyse

Disziplinen der Bilanzanalyse

Kapitel 21: Aufbereitung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung

Aufbereitung der GuV-Positionen

Axt anlegen: Die Erfolgsspaltung

Eine Struktur-GuV erstellen

Kapitel 22: Woher und wohin? Finanzierungs- und Investitionsanalyse

Wohin? Die Investitionsanalyse

Woher? Die Finanzierungsanalyse

Kapitel 23: Immer flüssig: Die Liquiditätsanalyse

Unterschiedliche Liquiditätsgrade

Die Cashflow-Analyse

Kapitalflussrechnung analysieren

Kapitel 24: Gut gelaufen oder Pech gehabt: Die Erfolgsanalyse

Ergebnisanalyse: Was hinter den Zahlen steckt

Die Ergebnisstruktur in Kennzahlen

Renditedruck: Die Rentabilitätsanalyse

Teil V: Die Basics der Kosten- und Leistungsrechnung

Kapitel 25: Eingeordnet – die Kosten- und Leistungsrechnung

Intern und extern

Die Kosten- und Leistungsrechnung

Kapitel 26: Acht Schlüsselbegriffe

Nur Bares ist Wahres: Ein- und Auszahlungen

Geldvermögen: Einnahmen und Ausgaben

Ertrag und Aufwand: Willkommen in der Buchhaltung

Jetzt geht die Party richtig los: Kosten und Leistungen

Kapitel 27: Charakterfrage – die unterschiedlichen Kostenbegriffe und Kostenrechnungssysteme

Die unterschiedlichen Kostenbegriffe

Überblick über die Systeme der Kosten- und Leistungsrechnung

Kapitel 28: Basis schaffen – Konten-, Kostenstellen- und Kostenträgerpläne erstellen

Der Kontenplan, Heimat der Kostenarten

Ortsbezeichnungen – der Kostenstellenplan

Kostenträger definieren

Teil VI: Im Ist ganz traditionell: Die Kosten- und Leistungsrechnung

Kapitel 29: Woher kommt's? Die Kosten- und Leistungsartenrechnung

Aufgaben und Grundsätze der Kosten- und Leistungsartenrechnung

Mammutaufgabe – Kosten richtig erfassen

Auch das noch: Leistungen erfassen

Kapitel 30: Verteilen – die Kostenstellenrechnung

Aufgaben der Kostenstellenrechnung

Ordnung muss sein – Kostenstellenpläne

BAB-Routenplaner – der Aufbau des Betriebsabrechnungsbogens

Verwirrende Vielfalt – Verfahren zur Verrechnung innerbetrieblicher Leistungen

Die Gemeinkostenzuschlagssätze ermitteln

Kapitel 31: Interne Hochspannung – die Verrechnungspreise

Die Aufgaben der Verrechnungspreise

Die verschiedenen Arten von Verrechnungspreisen

Kapitel 32: Knallhart kalkuliert – die Kostenträgerstückrechnung

Prinzipien der Kostenverteilung

Ganz einfach – die Divisionskalkulation

In Serie gehen mit der Zuschlagskalkulation

Bei Automatisierung gefragt – die Maschinensatzkalkulation

Die Kalkulation von Kuppelprodukten

Kapitel 33: Die Kostenträgerzeitrechnung oder Betriebsergebnisrechnung

Abgrenzung – der erste Schritt vom Unternehmens- zum Betriebsergebnis

Erfolgsrechnung mit dem Gesamtkostenverfahren

Erfolgsrechnung mit dem Umsatzkostenverfahren

Teil VII: Glaskugel: Plankosten- und Planleistungsrechnung

Kapitel 34: Warum überhaupt geplant wird

Ohne Ziel nix los

Unterschiedliche Planungshorizonte

Unterjährige Planung – die Isterwartung

Wie die Kosten- und Leistungsrechnung die Planung unterstützt

Kapitel 35: Starr oder flexibel? Die Plankostenrechnung

So funktioniert die starre Plankostenrechnung

Die flexible Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis

Kapitel 36: Teilsicht – Direct Costing oder die Grenzplankostenrechnung

Garantiert proportional – die Grenzplankostenrechnung

Die Kostenplanung in der Grenzplankostenrechnung

Die Kostenträgerrechnung mit Teilkosten

Kosten- und Erlöskontrolle und Abweichungsanalyse

Break-even-Analysen, Preispolitik und Portfolioentscheidungen

Kapitel 37: Mehrstufig – die Fixkostendeckungsrechnung

Auf teilung der Fixkosten nach der Zurechenbarkeit

Erfolgsrechnung in der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung

Retrograd und progressiv kalkulieren

Kapitel 38: ABC ganz anders – die Prozesskostenrechnung

Der Zeitpuls fliegt, die Kostenrechnung rennt hinterher

Kurzer Prozess

Die Kostenprozessrechnung

Auswirkungen auf die Kostenträgerrechnung

Teil VIII: Der Top-Ten-Teil

Kapitel 39: Zehn praktische Internetsites

Bundesverband selbstständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter

ieconomics.de

Controller Verein

Gruenderlexikon

Wikipedia

Rechnungswesen-Portal

Handelsblatt

Dejure

Rechtsinformationssystem Österreich

Website der »Bundesbehörden der Schweizerischen Eidgenossenschaft«

Kapitel 40: Zehn Begriffe, die Sie zumindest einmal gehört haben sollten

Sale-and-Lease-Back

Factoring

Segmentberichterstattung

Working Capital Management

Buchhalternase

Windowdressing

Fast Close

Leverage-Effekt

Business Case

Opportunitätskosten

Anhang: Der Industrie-Kontenrahmen (IKR)

Eine kleine Geschichte des IKR

Anhang: Lösungen zu den Aufgaben

Stichwortverzeichnis

End User License Agreement

Tabellenverzeichnis

Kapitel 5

Tabelle 5.1: Anschaffungskosten mit Autoradio in Euro

Tabelle 5.2: Anschaffungskosten ermitteln

Tabelle 5.3: Die Rechnung des Bäckermeisters

Tabelle 5.4: Die Rechnung für die Tankfüllung

Tabelle 5.5: So sieht der Anlagespiegel aus.

Tabelle 5.6: Abschätzung der Flugstunden

Tabelle 5.7: Lineare Abschreibung Ihres Hubschraubers

Tabelle 5.8: Degressive Abschreibung Ihres Hubschraubers

Tabelle 5.9: Der Abschreibungsplan für den Lieferwagen

Tabelle 5.10: Verkauf von Anlagevermögen

Kapitel 6

Tabelle 6.1:Meins oder Deins

Kapitel 7

Tabelle 7.1: Umsatzsteuersätze

Tabelle 7.2:Wareneinkauf und Wareneinsatz

Kapitel 9

Tabelle 9.1: Die Abrechnung von Herrn Hurtig

Tabelle 9.2: Abrechnung inklusive Urlaubsgeld

Kapitel 11

Tabelle 11.1: Inventurstichtag 30.11

Tabelle 11.2: Inventurstichtag 31.01

Tabelle 11.3: Inventar für den Zoo

Tabelle 11.4: Eigenkapital 31.12.

Kapitel 12

Tabelle 12.1: Warenbestand am 2.1. des Vorjahres

Tabelle 12.2: Warenbestand am 2.1. dieses Jahres

Kapitel 13

Tabelle 13.1: Betriebsvermögen zum 31.12. des Vorjahres

Tabelle 13.2: Betriebsvermögen zum 31.12. im Folgejahr

Tabelle 13.3: Veränderung Betriebsvermögen

Tabelle 13.4: Gewinn 2020

Kapitel 16

Tabelle 16.1: Lieferungen in der zeitlichen Reihenfolge

Tabelle 16.2: Lieferungen in der umgekehrten zeitlichen Reihenfolge

Tabelle 16.3: Ergebnis der unterschiedlichen Verfahren

Kapitel 18

Tabelle 18.1: Die Erfolgsrechnung von Strike nach dem Gesamtkostenverfahren

Tabelle 18.2: Die Erfolgsrechnung von Strike nach dem Umsatzkostenverfahren

Tabelle 18.3: Die Umsatzerlöse von Strike im Überblick

Tabelle 18.4: Die Herstellungskosten von Strike im Überblick

Tabelle 18.5: Die Erfolgsrechnung von Strike bis zum Punkt »Betriebsergebnis«

Tabelle 18.6: Endlich: Die fertige Erfolgsrechnung von Strike

Tabelle 18.7: Die Erfolgsrechnung von Strike nach dem Gesamtkostenverfahren

Kapitel 21

Tabelle 21.1: Neutrales Ergebnis

Tabelle 21.2: Mit der Axt an die GuV der Strike AG

Tabelle 21.3: Das Gerippe einer Struktur-GuV

Kapitel 23

Tabelle 23.1: Cashflow-Ermittlung

Tabelle 23.2: Der Cashflow bei der Kritzel AG

Tabelle 23.3:Summe der drei Cashflows

Tabelle 23.4:Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente am Ende der Berichtspe...

Tabelle 23.5:Cashflow betriebliche Tätigkeit nach der indirekten Methode (IAS 7...

Tabelle 23.6:Cashflow aus betrieblicher Tätigkeit mit der direkten Methode

Tabelle 23.7:Cashflow Investitionstätigkeit (IAS 7)

Tabelle 23.8:Cashflow Finanzierungstätigkeit (IAS 7)

Kapitel 24

Tabelle 24.1: Die GuV der Eisenbahngesellschaft

Tabelle 24.2: Die sonstigen betrieblichen Erträge der Eisenbahn im Detail

Tabelle 24.3: Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen der Eisenbahn

Tabelle 24.4: Die Struktur-GuV ist fertig

Tabelle 24.5: Bereinigen hilft oft, den Durchblick zu behalten

Kapitel 25

Tabelle 25.1: Aufgaben und Interessengruppe des internen und des externen Rechnu...

Kapitel 27

Tabelle 27.1: Proportionaler Kostenverlauf

Tabelle 27.2: Degressiver Kostenverlauf

Tabelle 27.3: Progressiver Kostenverlauf

Tabelle 27.4: Mathematische Methode

Kapitel 28

Tabelle 28.1: Kostenträgerplan

Kapitel 29

Tabelle 29.1: Materialzugänge und -abgänge bei Strike

Tabelle 29.2: Gleitende Durchschnittspreise bei Strike

Tabelle 29.3: Nachträglicher Durchschnittspreis bei Strike

Tabelle 29.4: Zugänge nach »last in – first out«

Tabelle 29.5: Zugänge nach »highest in – first out«

Tabelle 29.6: Vergleich der Verfahren

Tabelle 29.7: Lineare Abschreibung

Tabelle 29.8: Degressive Abschreibung

Tabelle 29.9: Leistungsabhängige Abschreibung

Kapitel 30

Tabelle 30.1: Der Betriebsabrechnungsbogen, kurz BAB

Tabelle 30.2: BAB mit Primärkosten in Tausend Euro

Tabelle 30.3: Abbildung der Leistungsverflechtung

Tabelle 30.4: BAB mit dem Anbauverfahren

Tabelle 30.5: BAB mit dem Stufenleiterverfahren

Tabelle 30.6: Abbildung der Leistungsverflechtung

Tabelle 30.7: BAB mit dem Gleichungsverfahren

Tabelle 30.8: Iteratives Verfahren

Tabelle 30.9: Abbildung der Soll- und Istleistungsverflechtung

Tabelle 30.10: Deckungsumlage bei der Arbeit

Tabelle 30.11: Kostenstellenergebnis für V 1

Tabelle 30.12: Kostenstellenergebnis für V 2

Kapitel 33

Tabelle 33.1: Aufwendungen und Erträge von Rudi Rübe im Monat August

Tabelle 33.2: Werte aus dem externen Rechnungswesen

Tabelle 33.3: Betriebsfremder Erfolg

Tabelle 33.4: Außerordentlicher Erfolg

Tabelle 33.5: Kostenrechnerische Korrekturen

Tabelle 33.6: Gesamtkostenverfahren

Tabelle 33.7: Beispiel Gesamtkostenverfahren

Tabelle 33.8: Umsatzkostenverfahren

Tabelle 33.9: Umsatzkostenverfahren

Kapitel 35

Tabelle 35.1: Den Istpreis ermitteln

Kapitel 36

Tabelle 36.1: Ermittlung der variablen Stückkosten

Tabelle 36.2: Ermittlung des Stückdeckungsbeitrags

Tabelle 36.3: Ermittlung des Betriebsergebnisses ohne Bestandsveränderungen

Tabelle 36.4: Gesamtkostenverfahren in der Grenzplankostenrechnung

Tabelle 36.5: Gesamtkostenverfahren bei der Willi Sahnig AG

Tabelle 36.6: Umsatzkostenverfahren in der Grenzplankostenrechnung

Tabelle 36.7: Umsatzkostenverfahren bei der Willi Sahnig AG

Tabelle 36.8: Portfoliorangfolge ermitteln

Tabelle 36.9: Optimaler Deckungsbeitrag

Tabelle 36.10: Kein optimaler Deckungsbeitrag

Tabelle 36.11: Unterschiedliche Deckungsbeiträge

Kapitel 37

Tabelle 37.1: Ermittlung Betriebsergebnis mit mehrstufiger Deckungsbeitragsrechn...

Tabelle 37.2: Retrograde Ermittlung des Stückerfolgs

Tabelle 37.3: Sahnetorten-Stückerfolg

Tabelle 37.4: Progressive Ermittlung der Stückselbstkosten

Tabelle 37.5: Sahnetorten-Selbstkosten

Kapitel 38

Tabelle 38.1: Kostentreiber

Tabelle 38.2: Prozesskostensätze

Tabelle 38.3: Kostenträgerrechnung

Illustrationsverzeichnis

Kapitel 1

Abbildung 1.1: Aufwendungen und Kosten

Abbildung 1.2: Erträge und Leistungen

Abbildung 1.3: Die beiden Rechnungskreise

Abbildung 1.4: Von der Finanzbuchhaltung zur Kostenrechnung

Kapitel 3

Abbildung 3.1: Die T-Form

Abbildung 3.2: T-Konten des Buchungssatzes

Abbildung 3.3: Der Aufbau einer Bilanz

Abbildung 3.4: Aktive und passive Bestandskonten

Abbildung 3.5: Erfolgskonten

Abbildung 3.6: Belegarten

Abbildung 3.7: Eröffnungsbilanz

Abbildung 3.8: Eröffnungsbilanzkonto

Abbildung 3.9: Schlussbilanzkonto

Abbildung 3.10: Schlussbilanz

Kapitel 4

Abbildung 4.1: Kontenklassen im IKR

Abbildung 4.2: Schema: Aufbau eines Kontenrahmens

Kapitel 5

Abbildung 5.1: Ermittlung der Anschaffungskosten

Abbildung 5.2: Ermittlung der Herstellungskosten

Abbildung 5.3: Aktivierungsvoraussetzungen für selbst erstellte immaterielle Wer...

Abbildung 5.4: Abnutzbare und nicht abnutzbare Güter

Abbildung 5.5: Auszug aus der amtlichen AfA-Tabelle (Deutschland)

Kapitel 7

Abbildung 7.1: Der Schuhkauf und die Umsatzsteuer

Abbildung 7.2: Konto »Warenbestand«

Abbildung 7.3: Erfolgskonten

Kapitel 8

Abbildung 8.1: Privatkonten und Eigenkapitalkonto

Kapitel 9

Abbildung 9.1: Entgeltarten

Kapitel 10

Abbildung 10.1: Verbuchung von lang- und kurzfristigen Finanzanlagen

Abbildung 10.2: Unterteilung von Steuern

Abbildung 10.3: Unterteilung der abzugsfähigen Betriebssteuern

Kapitel 12

Abbildung 12.1: Bestandsminderung

Abbildung 12.2: Kontenabschluss bei Bestandsminderung

Abbildung 12.3: Bestandserhöhung

Abbildung 12.4: Kontenabschluss bei Bestandserhöhung

Abbildung 12.5: Zeit und Geld: die vier möglichen Fälle

Kapitel 14

Abbildung 14.1: Rückstellungen nach § 249 HGB

Abbildung 14.2: Die fertige Bilanz

Kapitel 15

Abbildung 15.1: Zusammenhänge zwischen den Abschlüssen

Kapitel 16

Abbildung 16.1: Niederstwertprinzip

Kapitel 17

Abbildung 17.1: Abschluss des Privat- und Eigenkapitalkontos

Abbildung 17.2: Buchungen bei Herrn Rot

Abbildung 17.3: Buchungen bei Herrn Weiß

Kapitel 18

Abbildung 18.1: Bestandteile der Herstellungskosten

Kapitel 20

Abbildung 20.1: Arten der Bilanzanalyse

Abbildung 20.2: Disziplinen der Bilanzanalyse

Kapitel 21

Abbildung 21.1: Aufteilung des Ergebnisses

Abbildung 21.2: Ordentliches Finanzergebnis

Kapitel 22

Abbildung 22.1: Kapitalherkunft und -verwendung

Kapitel 24

Abbildung 24.1: Umsatzentwicklung der Geschäftsfelder

Abbildung 24.2: Entwicklung EBIT

Kapitel 26

Abbildung 26.1: Einzahlungen und Einnahmen

Abbildung 26.2: Verschiedene Aufwandsarten

Kapitel 27

Abbildung 27.1: Unterschiedliche Kostenverläufe

Kapitel 29

Abbildung 29.1: Unterschiedliche Abschreibungsbeträge

Kapitel 30

Abbildung 30.1: Kostenstellenplan der Willi Sahnig AG

Abbildung 30.2: Auszug aus einem Organigramm und Einfügung einer neuen Kostenste...

Kapitel 31

Abbildung 31.1: Arten von Verrechnungspreisen

Abbildung 31.2: Geteilte Verrechnungspreise

Kapitel 33

Abbildung 33.1: Fertige Abgrenzung

Kapitel 34

Abbildung 34.1: Die drei Planungshorizonte

Abbildung 34.2: Die Isterwartung: dreimal geplant

Kapitel 35

Abbildung 35.1: Kostenabweichung

Abbildung 35.2: Sollkosten und verrechnete Plankosten

Abbildung 35.3: Verbrauchs- und Beschäftigungsabweichung

Abbildung 35.4: Teilkostenfunktionen

Kapitel 36

Abbildung 38.1: Bildung von Hauptprozessen

Abbildung 38.2: Schema der Prozesskostenrechnung

Orientierungspunkte

Cover

Titelblatt

Impressum

Über die Autoren

Inhaltsverzeichnis

Einführung

Fangen Sie an zu lesen

Anhang: Der Industrie-Kontenrahmen (IKR)

Anhang: Lösungen zu den Aufgaben

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Einführung

Viele Menschen halten das Rechnungswesen für neumodisches Teufelszeug. Doch das ist weit gefehlt. Zum einen fand man Soll und Haben bereits auf Papyrusrollen der alten Ägypter, die aus dem Jahr 3.000 v. Chr. datiert sind, zum anderen waren es insbesondere Kirchen und Klöster, die ab dem 7. Jahrhundert die Ursprünge des heutigen Rechnungswesens begründeten.

Seither hat sich auf diesem Gebiet natürlich einiges getan. Beispielsweise werden Geschäftsvorfälle heute in Geldeinheiten erfasst und nicht wie bei den alten Ägyptern in Gemüse oder Fächer. Auch ist die Darstellung der Zahlen in römischen Ziffern nicht mehr ganz so hip wie vor 1.400 Jahren. Wäre bei der Bilanzsumme von Apple (über 350 Milliarden US-Dollar) auch eine ganz schöne Papierverschwendung.

Aber nun genug der Vergangenheit. Ab geht's in die Gegenwart. Und da Sie dieses Buch just in diesem Moment in Ihren Händen halten, gehen wir davon aus, dass Sie schon riesig gespannt sind, was Sie auf den kommenden Seiten erwartet. Eines sei schon einmal verraten: Sie werden sehen, dass das Thema Rechnungswesen gar nicht so schlimm ist wie sein Ruf. Zudem verwenden wir auch bestimmt keine Hieroglyphen. Versprochen!

Über dieses Buch

In diesem Buch finden Sie alle Grundlagen zum internen und externen Rechnungswesen. Langatmige Theorieabhandlungen und unappetitliche Formeln gibt es nicht. Denn was Sie gerade in den Händen halten ist ein praxisorientierter und gut verständlicher Überblick über die wunderbare Welt des Rechnungswesens, gespickt mit Tipps und ein paar Anekdoten.

Erfahren Sie unter anderem,

wie sich das Betriebsergebnis vom Unternehmensergebnis unterscheidet.

was es mit der doppelten Buchführung auf sich hat.

wie Sie eine Bilanz und eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung analysieren.

wie eine traditionelle Vollkostenrechnung und die Teilkostenrechnung funktionieren.

Konventionen in diesem Buch

Keine Sorge: In diesem Buch verlangt niemand von Ihnen, dass Sie irgendetwas eingeben, mitschreiben oder ausschneiden sollen. Somit gibt es hier nichts weiter zu beachten. Und falls Sie jetzt aus uns unerfindlichen Gründen doch an diesem Buch herumschnippeln sollten, denken Sie vorher bitte an die Kosten …

Törichte Annahmen über den Leser

Wir gehen davon aus, dass Sie keine Vorkenntnisse besitzen, wenn Sie dieses Buch lesen. Ein gewisses Grundinteresse für das Thema Rechnungswesen unterstellen wir Ihnen aber, da Sie sich ansonsten beim Buchhändler Ihres Vertrauens sicherlich für einen Krimi oder für einen netten Roman entschieden hätten. Dieses Grundinteresse, sei es freiwillig oder gezwungenermaßen vorhanden, ist die Mindestanforderung, die wir an Sie haben.

Zudem gehen wir davon aus, dass noch mindestens einer der folgenden Punkte auf Sie zutrifft:

Sie müssen sich von Berufs wegen mit dem Rechnungswesen beschäftigen.

Sie wollen endlich einmal wissen, wie man einen Jahresabschluss und/oder eine Kosten- und Leistungsrechnung erstellt.

Sie müssen sich in der Ausbildung oder im Studium mit der Materie herumschlagen.

Sie sind ein vielseitig interessierter Mensch, aber die besagten Themen gehörten zu den wenigen Dingen, bei denen Sie bisher nur Bahnhof verstanden haben.

Sie dürfen das, was auf Sie zutrifft, übrigens auch gerne ankreuzen – es ist ja schließlich Ihr Buch.

Was Sie nicht lesen müssen

Ab und zu werden Sie beim Lesen auf einen Kasten im Text stoßen. Diese Kästen enthalten entweder theoretische Hintergrundinformationen oder banale Anekdoten aus dem Rechnungswesen. Beide haben eines gemeinsam: Sie müssen sie nicht unbedingt lesen, um das Thema zu verstehen. Wenn es also mal schnell gehen muss, können Sie die Kästen ohne schlechtes Gewissen überspringen. Wir sagen es auch niemandem weiter, versprochen!

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Das Buch ist in acht Teile gegliedert, die originellerweise fortlaufend nummeriert sind. In den acht Teilen finden Sie folgende Inhalte:

Teil I: Willkommen im externen Rechnungswesen

Hier bekommen Sie zunächst einen ersten Grobüberblick über die Aufgaben, die im externen Rechnungswesen anfallen. Außerdem machen wir Sie mit verschiedenen Rechenwelten bekannt und weihen Sie in die Geheimnisse der doppelten Buchführung ein.

Teil II: Jetzt wird gebucht

Nachdem wir Sie hier zunächst mit den unterschiedlichen Kontenrahmen vertraut machen, wird endlich gebucht. Sie buchen munter im Anlage- und Umlaufvermögen herum, leasen nebenher und beglücken schließlich sowohl die Anteilseigner als auch Ihre Kollegen mit Privat- und Personalbuchungen. Das große Finale dieses Teils bilden dann die Buchungen im Finanzbereich. Sie werden sehen: Alles halb so schlimm! Buchen kann sogar Spaß machen.

Teil III: Der Jahresabschluss: Bilanzieren und bewerten

Kinder, wie die Zeit vergeht. Schon wieder ist ein Jahr vorbei und das heißt für den Buchhalter: Jahresabschluss. Bei der Inventur werden wir mit Ihnen gemeinsam zählen, schätzen und wiegen. Und wie alles im Leben will auch ein Jahresabschluss gut vorbereitet sein. Was Sie dabei alles beachten müssen, erfahren Sie ebenfalls in diesem Teil. Neben der Gewinn-und-Verlust-Rechnung stellen wir Ihnen dann noch die Königsdisziplin der Buchhaltung vor: die Bilanz. Und zwar mit allem Drum und Dran.

Teil IV: Mit kritischem Blick: Die Bilanzanalyse

Neben einem bunten Strauß hübscher Analysemöglichkeiten einer Bilanz zeigen wir Ihnen hier, wie Sie sich eine Struktur-GuV basteln können. Werkzeug benötigen Sie dazu übrigens keins (außer Ihrem Kopf). Dann wird kräftig analysiert: die Finanzierungs- und Investitionsanalyse, die Liquiditätsanalyse und die Erfolgsanalyse warten schon auf Sie.

Teil V: Die Basics der Kosten- und Leistungsrechnung

Hier bekommen Sie zunächst einen ersten Einblick in die Welt der Kosten- und Leistungsrechnung. Außerdem lernen Sie alle wichtigen Begriffe rund um die Kosten- und Leistungsrechnung kennen und erfahren, wie Kostenpläne und Kostenrahmen entstehen.

Teil VI: Im Ist ganz traditionell: Die Kosten- und Leistungsrechnung

Jetzt geht es zur Sache. Im Kapitel zur Kostenartenrechnung erfahren Sie, wie die Kostenarten erfasst und kalkulatorische Kosten ermittelt werden. Danach geht es in der Kostenstellenrechnung mithilfe des Betriebsabrechnungsbogens, kurz BAB, an die Verteilung der Kosten und an die Verrechnung innerbetrieblicher Leistungen. Abschließend geht es an die Kostenträgerrechnung, danach folgt die Zeitrechnung, also die Erfolgsrechnung.

Teil VII: Glaskugel: Plankosten- und Planleistungsrechnungen

Werfen Sie einen Blick in die Zukunft. Plankostenrechnungen auf der Grundlage von Vollkosten und auf Basis von Teilkosten buhlen um Ihre Gunst. Die relative Einzelkostenrechnung ist das konsequenteste System, aber zugleich wohl auch das komplexeste. Danach geht es zum ABC, zur Prozesskostenrechnung.

Teil VIII: Der Top-Ten-Teil

Für den versierten … für Dummies-Leser ist dieser Teil nichts Neues. Hier lernen Sie zunächst einmal zehn Websites rund um das Thema Rechnungswesen kennen. Dann folgen zehn wichtige Begriffe, die Ihnen hier und da über den Weg laufen können.

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

In diesem Buch werden einige Symbole verwendet, um bestimmte Arten von Informationen zu kennzeichnen:

Dieses Symbol markiert einen praktischen Tipp, der Ihnen einiges erleichtern kann.

Hier handelt es sich um zusätzliche Erklärungen und Hinweise, die etwaige Unklarheiten beseitigen können.

Hinter diesem Symbol versteckt sich die Erklärung oder die Definition von neu eingeführten Fachbegriffen.

Dreimal dürfen Sie raten, was Sie bei diesem Symbol erwartet – richtig, ein Beispiel zum jeweiligen Thema.

Hier gibt es noch theoretisches Hintergrundwissen. Wenn Sie etwas, das mit diesem Symbol versehen ist, nicht lesen, tut das dem Verständnis keinen Abbruch.

Wie es weitergeht

Das Buch ist so aufgebaut, dass Sie es nicht zwingend wie einen Roman von vorn nach hinten durchlesen müssen, um alles zu verstehen. Wollen Sie sich mal eben über Rückstellungen informieren, können Sie ohne Umwege das Kapitel 17 aufschlagen. Sie werden dort grundsätzlich alles verstehen, auch ohne die Kapitel 1 bis 16 gelesen zu haben. Wenn Sie das Buch aber dennoch von vorn bis hinten durchlesen möchten, sind wir Ihnen auch nicht böse. Wie und in welcher Reihenfolge Sie was, warum und weshalb lesen, können Sie somit frei entscheiden.

Und nun wünschen wir Ihnen viel Spaß und Erfolg!

Teil I

Willkommen im externen Rechnungswesen

IN DIESEM TEIL …

Lernen Sie den Unterschied zwischen externem und dem internem Rechnungswesen kennen.

Schauen Sie hinter die Kulissen des externen Rechnungswesens.

Erfahren Sie alles Wissenswerte über die Spielregeln der Buchführung.

Kapitel 1

Die wunderbare Welt des Rechnungswesens

IN DIESEM KAPITEL

Der Unterschied zwischen internem und externem RechnungswesenAlles über Erträge, Aufwendungen, Kosten und LeistungenWas Abgrenzung bedeutet

Zu Beginn möchten wir gerne ein Gerücht aus dem Weg räumen: Beim Rechnungswesen handelt es sich nicht um ein grausames Fabeltier, das vorwiegend in Schulen und Universitäten sein Unwesen treibt, um dort mit sinnloser Komplexität für Angst und Verwirrung zu sorgen. In Wahrheit ist das Rechnungswesen ein äußerst hilfsbereiter und schlauer Zeitgenosse, der Ihnen selbstlos dabei hilft, die richtigen Entscheidungen zu treffen und damit noch erfolgreicher zu sein. Trotz allem ist das Rechnungswesen aber lange nicht perfekt und hat – wie jeder von uns – seine Ecken und Kanten. Wie Sie mit diesen umgehen, warum manche vermeintlichen Macken bei genauerem Hinsehen gar keine sind, welche Rolle der Gesetzgeber für den Ruf des Rechnungswesens spielt und noch vieles, vieles mehr über diese faszinierende Kreatur erzählen wir Ihnen auf den folgenden Seiten. Und sollte es Sie wider Erwarten trotzdem einmal kurzzeitig verwirren – seien Sie bitte nachsichtig! Schließlich ist das Rechnungswesen irgendwie ja auch nur ein Mensch …

Die Unterarten des Rechnungswesens

Das Rechnungswesen existiert natürlich nicht zum Spaß – oder um Menschen denselben zu verderben. Vielmehr dient es dazu, alles, was in einem Unternehmen passiert und sich in Geld oder Mengen ausdrücken lässt,

zu erfassen,

zu überwachen und

auszuwerten.

Das ermöglicht zum einen, Außenstehenden – wie beispielsweise den Aktionären – Rechenschaft darüber ablegen zu können, was mit ihrem Geld passiert ist, zum anderen macht es ein Unternehmen überhaupt erst steuerbar und überlebensfähig.

Sie kommen auf die glorreiche Idee, Bleistifte herzustellen und zu verkaufen und setzen pro Stift einen Verkaufspreis von 30 Cent an. Allerdings haben Sie es nicht so mit Zahlen und bemerken deshalb nicht, dass es Sie stattliche 50 Cent kostet, einen einzigen Stift zu produzieren. Zwar verkauft Ihr Unternehmen dann in ziemlich kurzer Zeit wahrscheinlich ziemlich viele Bleistifte, geht aber unter Garantie in einigen Monaten ebenfalls stiften.

Rechnungswesen ist aber leider nicht gleich Rechnungswesen. Wäre ja auch zu einfach! In erster Linie unterscheidet man zwischen

dem externen Rechnungswesen und

dem internen Rechnungswesen.

Zunächst konfrontieren wir Sie mit den knallharten Fakten zum externen Rechnungswesen – gerne auch als »Finanzbuchhaltung« oder »Geschäftsbuchhaltung« bezeichnet. Dieses wird von

Aufwendungen und

Erträgen

regiert.

Die Finanzbuchhaltung ist die Basis für die Bilanz und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Im internen Rechnungswesen, auch »Kostenrechnung« oder »Betriebsbuchhaltung« genannt, geben hingegen

Kosten und

Leistungen

den Ton an.

Das interne Rechnungswesen mündet in der Kostenarten-, der Kostenstellen- und der Kostenträgerrechnung.

Wie so oft im Leben liegt der Unterschied zwischen Kosten und Aufwendungen einerseits sowie Leistungen und Erträgen andererseits im Detail. Und dieses Detail nennt sich recht unspektakulär Betriebszweck. Der Betriebszweck ist einfach ausgedrückt das eigentliche Kerngeschäft Ihres Unternehmens und alles, was damit im Zusammenhang steht.

Echt tierisch …

Betreiben Sie beispielsweise eine Zoohandlung, so ist dem Betriebszweck all das dienlich, was mit dem Verkauf von Kaninchen, Kanarienvögeln und Goldfischen zu tun hat. Sei es die Miete für Ihr Geschäft, das Futter für die Tiere, die Ladenausstattung und so weiter. Kaufen Sie nun jedoch im Namen der Zoohandlung am Finanzmarkt Obligationsscheine, hat das nichts mit dem eigentlichen Sinn und Zweck des Unternehmens zu tun. Es sei denn, Sie haben die Optionsscheine erworben, um damit die Goldfische zu füttern.

Streng genommen gehören auch noch die sogenannte Betriebsstatistik sowie die Planungsrechnung zum weitreichenden Themenfeld Rechnungswesen. Während in der Betriebsstatistik die Ergebnisse der Finanzbuchhaltung sowie der Kostenrechnung verdichtet und detailliert analysiert werden, schaut man in der Planungsrechnung nach vorn und versucht, insbesondere auf Basis der Ergebnisse aus der Betriebsstatistik, die künftige Entwicklung des Unternehmens zu prognostizieren. Mehr zu diesen beiden spannenden Unterdisziplinen des Rechnungswesens finden Sie im Buch Controlling für Dummies.

Warum es zwei Rechenwelten gibt

Der Grund für die Existenz der beiden Rechenwelten liegt darin, dass jeweils unterschiedliche Ziele verfolgt werden. Das interne Rechnungswesen, also die Kostenrechnung, dient rein innerbetrieblichen Zielen, während das externe Rechnungswesen, die Finanzbuchhaltung, hauptsächlich Außenstehende informieren und schützen soll.

Aber der Reihe nach:

Das interne Rechnungswesen erfüllt hauptsächlich folgende Zwecke:

Hilfe bei der Preisbestimmung: Zu welchem Preis bieten Sie ein Produkt am besten an?

Hilfe bei Entscheidungen: Wann immer mehrere Alternativen zur Auswahl stehen, die denselben Nutzen bringen, entscheiden Sie sich normalerweise für die Variante mit den geringsten Kosten.

Kontrollfunktion: Sie vergleichen die geplanten Kosten mit den tatsächlichen und freuen sich hoffentlich über geringe Abweichungen und eine gelungene Planung.

Die wichtigsten Aufgaben des externen Rechnungswesens sind hingegen:

Rechenschaftslegung gegenüber den Anteilseignern des Unternehmens: Wer Geld investiert, will auch wissen, was genau damit passiert.

Grundlage für die Besteuerung: Aus der Finanzbuchhaltung ergibt sich, was Ihr Unternehmen an den Fiskus abdrücken muss.

Gläubigerschutz: Wenn ein Unternehmen Geld braucht, ist ziemlich sicher, dass die Bank die Kreditwürdigkeit der Firma anhand von Finanzbuchhaltungskennzahlen beurteilen wird.

Während eine Finanzbuchhaltung gemäß dem Handelsgesetzbuch zwingend vorgeschrieben wird, ist die Kostenrechnung eine rein freiwillige Sache. Man kann sie haben—muss aber nicht.

Von Aufwendungen, Erträgen, Kosten und Leistungen

Nachdem wir Sie eben schon grob mit den vier Begriffen bekannt gemacht haben, stellen wir sie Ihnen nun noch etwas näher vor.

Aufwendungen und Erträge gehören zum externen Rechnungswesen und münden in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Die beiden Größen umfassen alles, was dem Unternehmen an Werten zu- und abfließt. Sie entscheiden also, wie der Gewinn in einem bestimmten Zeitraum ausfallen wird. Und das muss nicht unbedingt mit den Produkten und dem eigentlichen Zweck des Unternehmens zu tun haben. Aufwand ist beispielsweise auch die Spende an den lokalen Kinderchor, was in der Regel überhaupt nichts mit der eigentlichen Tätigkeit des Unternehmens zu tun haben dürfte.

Wichtig ist hierbei, dass die Aufwendungen und Erträge auch der Abrechnungs-periode zugeschrieben werden, in der sie verursacht wurden. Das nennt man auch Periodengerechtigkeit. Wenn die Kunden Ihrer Bäckerei Ende Dezember anschreiben lassen und Sie das Geld erst im Januar bekommen, werden die Erträge dennoch dem Vorjahr zugeschrieben, denn dort wurden sie ja verursacht. Wann letztendlich die Zahlung erfolgt, spielt bei Aufwendungen und Erträgen zunächst keine Rolle.

Kosten und Leistungen beziehen sich auf den eigentlichen Betriebszweck, das heißt auf die tollen Produkte des Unternehmens im betrachteten Zeitraum, zum Beispiel die Erdbeersahnetorte der Konditorei. Kosten und Leistungen sind somit durch den Betriebszweck verursachte Aufwendungen beziehungsweise Erträge.

Kosten sind nichts anderes als das, was an Geld anfällt, wenn Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen erstellen. Leistungen sind das Gegenteil, nämlich das, was an Geld anfällt, wenn Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen verkaufen. Um die Kosten und Leistungen zu bestimmen, braucht man zwei Angaben: die Menge und den dazugehörigen Preis. Die Menge kann bei Rohstoffen beispielsweise in verbrauchten Stückzahlen, Kilogramm oder Liter ausgedrückt werden. Bei Maschinenlaufzeiten rechnet man meist mit Stunden. Multipliziert man diese Mengen mit den dazugehörigen Preisen (oder Stundensätzen), erhält man die jeweiligen Kosten.

Zwischen Kosten und Aufwendungen einerseits sowie Leistungen und Erträgen andererseits bestehen also unmittelbare Verbindungen. Für Kosten und Aufwendungen etwa gilt:

Viele Aufwendungen sind zugleich auch Kosten. Und zwar die, die mit dem Betriebs-zweck zu tun haben. Diese Schnittmenge nennt man auch

Grundkosten

.

Aufwendungen, die nichts mit dem Betriebszweck zu tun haben, wie eben die besagte Spende der Bäckerei an den Kinderchor oder deren Kauf von Optionsscheinen, nennt man

neutrale Aufwendungen

.

Neben Aufwendungen, die nichts mit dem Betriebszweck zu tun haben, den sogenannten betriebsfremden Aufwendungen, fließen auch Aufwendungen aus anderen Abrechnungszeiträumen in das Töpfchen der neutralen Aufwendungen. Die nennt man periodenfremde Aufwendungen. Beispiele hierfür wären etwa Steuernachzahlungen für Vorjahre oder Mietvorauszahlungen für die nächsten fünf Jahre. Außerdem sind auch außerordentliche Aufwendungen sowie sonstige neu-trale Aufwendungen per Definition neutral.

Kosten, die keinen Aufwand darstellen, heißen hingegen

Zusatzkosten

. Das sind in der Regel kalkulatorische Größen wie zum Beispiel der kalkulatorische Unternehmerlohn.

Aufwendungen, die zwar Kosten sind, jedoch in beiden Rechenwelten mit unterschied-lichen Werten angesetzt werden, sind sogenannte

Anderskosten

. So können Abschrei-bungen in der Kostenrechnung mit anderen Beträgen angesetzt werden als mit den gesetzlich zulässigen Werten aus der Finanzbuchhaltung.

Um einer etwaigen Verwirrung aufgrund der vielen Begrifflichkeiten entgegenzuwirken, fasst Abbildung 1.1 das Ganze noch mal zusammen.

Abbildung 1.1: Aufwendungen und Kosten

Analog gilt die ganze Systematik auch für Leistungen und Erträge:

Viele Erträge sind zugleich auch Leistungen. Und zwar die, die mit dem Betriebszweck zu tun haben. Diese Schnittmenge nennt man auch

Grundleistungen

.

Erträge, die nichts mit dem Betriebszweck zu tun haben, wie die Gewinne, die die Bäckerei durch den Verkauf von Optionsscheinen erzielt, nennt man

neutrale Erträge

.

Neben den betriebsfremden Erträgen zählen auch Erträge aus anderen Abrechnungszeiträumen, die periodenfremden Erträge, zu den neutralen Erträgen. Ein Beispiel hierfür wären Steuerrückerstattungen aus Vorjahren. Außerdem sind auch sogenannte außerordentliche Erträge und sonstige neutrale Erträge per Definition neutral.

Leistungen, die keine Erträge sind, heißen – Sie ahnen es schon –

Zusatzleistungen

. Ein Beispiel hierfür wären die täglichen Gratisbrötchen für die Angestellten Ihrer Bäckerei.

Leistungen, die Erträge sind, jedoch in anderer Höhe, heißen

Andersleistungen

.

Abbildung 1.2 fasst das alles nochmals zusammen.

Abbildung 1.2: Erträge und Leistungen

Nicht aus-, sondern abgegrenzt

Das interne und das externe Rechnungswesen bilden zusammen das betriebliche Rechnungswesen.

Die meisten der gängigen Kontenrahmen haben deshalb zwei getrennte Rechnungskreise – einen für das externe Rechnungswesen, die Finanzbuchhaltung, und einen für die Kostenrechnung, also das interne Rechnungswesen. Diese beiden Rechnungskreise können allerdings auf magische Weise miteinander verbunden werden. Das Zauberwort hierfür heißt Abgrenzung. Aber der Reihe nach …

Die Welt der Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung, oftmals auch kurz und liebevoll FiBu genannt, bildet innerhalb der beiden Rechenwelten den sogenannten Rechnungskreis I. Im Rechnungskreis I werden alle Geschäftsvorgänge mit den gesetzlich vorgeschriebenen Methoden der Buchführung dokumentiert und auf Bestands- oder Erfolgskonten verbucht. Abbildung 1.3 zeigt Ihnen, was das Zweikreissystem aufgebaut ist.

Abbildung 1.3: Die beiden Rechnungskreise

Bei den Bestandskonten werden Veränderungen des Vermögens- und des Kapitalbestands erfasst. Der Kauf eines neuen Lieferwagens für eine Bäckerei ist ein Beispiel dafür. Die Bestandskonten bilden die Basis für die Bilanz. Erfolgskonten hingegen werden bebucht, sobald das Eigenkapital verändert wird. Sprich, sobald ein Geschäftsvorfall direkt den Gewinn oder einen möglichen Verlust beeinflusst. Hier landen somit die Aufwendungen und die Erträge, aus denen später die Gewinn-und-Verlust-Rechnung gebastelt wird. Sind die Erträge in einer betrachteten Periode höher als die Aufwendungen, gibt es Gewinn, im umgekehrten Fall Verlust.

Am Ende wird hieraus die Bilanz und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung erstellt. Das Resultat der Gewinn-und-Verlust-Rechnung, also der Gewinn in guten sowie der Verlust in schlechten Zeiten, heißt auch Unternehmensergebnis.

Die gesetzlichen Bestimmungen zur Finanzbuchhaltung finden Sie in Deutschland im HGB und in Österreich im UGB (Unternehmensgesetzbuch). In der Schweiz wird das Ganze innerhalb des Obligationenrechts, kurz OR, geregelt.

Da sich Aufwendungen und Kosten sowie Erträge und Leistungen teilweise überschneiden, wie zum Beispiel bei den Grundkosten und den Grundleistungen, überschneiden sich logischerweise auch die beiden Rechnungskreise.

Die Welt der Kostenrechnung

Das interne Rechnungswesen, also die Kostenrechnung, bildet den Rechnungskreis II. Wir entschuldigen uns für die nicht besonders kreative Namensgebung, können aber persönlich auch nichts dafür.

Pedanten bezeichnen die Kostenrechnung auch als Kosten- und Leistungsrechnung. Ist ja auch irgendwie sinnvoll. Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung heißt ja auch nicht nur »Verlustrechnung«.

Da sich die Finanzbuchhaltung nun einmal an die gesetzlichen Bestimmungen halten muss, sind die Ergebnisse für innerbetriebliche Entscheidungen oftmals nicht aussagefähig genug. Deshalb werden die Ergebnisse im Rechnungskreis II entsprechend angepasst.

Neutrale Aufwendungen und Erträge aus dem Rechnungskreis I werden dabei herausgerechnet und im Gegenzug Zusatzkosten und Zusatzleistungen berücksichtigt. Anderskosten und Andersleistungen werden außerdem mit von der Finanzbuchhaltung abweichenden Beträgen angesetzt. Durch diese Korrekturen wird aus dem Ergebnis der Finanzbuchhaltung, also dem Rechnungskreis I, die Kostenrechnung hergeleitet. Das Ganze hat auch einen Namen: Abgrenzung. Abbildung 1.4 zeigt die Überleitung vom Rechnungskreis I zum Rechnungskreis II.

Abbildung 1.4: Von der Finanzbuchhaltung zur Kostenrechnung

Abzugrenzende Kosten, die nicht mit den tatsächlichen Geldströmen übereinstimmen, nennt man auch kalkulatorische Kosten.

Aufgabe 1

Sie besitzen eine Maschinenbaufirma und verfügen über eine seit Jahren nicht mehr genutzte Lagerhalle, sodass Sie diese Halle verkaufen wollen. Laut Bilanz ist die Halle 750.000 Euro wert. Sie finden einen Interessenten, der Ihnen die Halle für exakt 750.000 Euro abkauft. Um was für Erträge handelt es sich?

Kapitel 2

Von Erbsenzählern und Buchhaltern

IN DIESEM KAPITEL

Wozu es die Buchführung gibtDie Werkzeuge der BuchführungVorurteile und Realität

Nachdem wir Sie mit den ersten Geheimnissen des Rechnungswesens vertraut gemacht haben, beginnt der Ausflug in die Tiefen der Finanzbuchhaltung mit einer geschichtlichen Frage: Was haben die Buchführung, eine Mailänder WG und die Renaissance miteinander zu tun? Nichts, denken Sie? Weit gefehlt.

Im Jahr 1494 verfasste der Mathematiker Luca Pacioli ein Buch mit dem Titel »Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportinalita«. Der Titel lässt erahnen, dass es sich hierbei nicht um einen spannenden Abenteuerroman handelt, sondern um ein nüchternes Sachbuch. In dieses Buch hat Pacioli das gesamte mathematische Wissen seiner Zeit gepackt. Zusätzlich hat er in diesem Buch so nebenbei auch noch eine Abhandlung über die doppelte Buchführung geschrieben.

Luca Pacioli hat die doppelte Buchführung damit zwar nicht erfunden. Er war aber der Erste, der sie schriftlich darstellte. Die zweite Besonderheit: Dieses Buch war nicht in Latein, sondern in Italienisch geschrieben, damit es auch von den Kaufleuten gelesen werden konnte. Schlappe 429 Jahre nach der Erstveröffentlichung übersetzte Dr. Balduin Penndorf den Buchhaltungsteil ins Deutsche.

Ach ja, und was hat die Buchhaltung nun mit einer Mailänder WG zu tun? Luca Pacioli war mit Leonardo da Vinci befreundet und lebte mit ihm in Mailand in einer WG. Luca machte Leonardo während dieser Zeit mit der Mathematik vertraut. Luca Pacioli begründete auch, warum er in seine Abhandlung einen Buchhaltungsteil eingebaut hatte: Wenn die Kaufleute alle Geschäftsfälle erfassen, haben sie jederzeit einen Überblick über ihre Schulden und Guthaben und damit ein sorgenfreieres Leben.

Die doppelte Buchführung gilt als eine Voraussetzung für die Entwicklung des Kapitalismus. Die dadurch ermöglichte Erfolgskontrolle ließ erst die Entwicklung und Führung großer Unternehmen zu.

Die Aufgaben der Buchführung

Die Buchführung wird häufig als lästiges Übel betrachtet, die nur für den Fiskus gemacht werden müsse. Dem ist ganz und gar nicht so. Sie erfüllt für ein Unternehmen ein paar überlebenswichtige Aufgaben:

Informationsinstrument:

Die Buchführung dient der Unternehmensleitung als wichtiges Informationsinstrument. Nur mit ihrer Hilfe kann sie den Überblick über die wirtschaftliche Situation behalten.

Ermittlungsfunktion:

Mit den Daten aus der Buchführung werden die Steuerbemessungsgrundlage und die Gewinnausschüttungen ermittelt.

Planungsfunktion:

Mit den Istzahlen aus der Buchführung können Entwicklungen der vergangenen Jahre erkannt und auch für die Zukunft geplant werden.

Kontrollfunktion:

Wenn Sie eine funktionierende Buchführung besitzen und zusätzlich auch noch eine Planung gemacht haben, können Sie später einmal die Istwerte aus der Buchhaltung mit Ihren Planzahlen vergleichen.

Dokumentationsfunktion:

Die Buchhaltung dokumentiert alle Geschäftsfälle des Unternehmens. So können Sie dort zum Beispiel jederzeit nachschauen, ob Rechnungen bezahlt wurden oder nicht.

Werkzeuge der Buchführung

Um diese ganzen Aufgaben bewältigen zu können, hat man im Laufe der Zeit mehrere Werkzeuge erfunden. So unter anderem:

Die doppelte Buchführung

:

Das Originelle der doppelten Buchführung ist, dass immer auf zwei Konten gebucht wird. Einmal auf ein Konto im Soll und einmal auf ein Konto im Haben. Im Soll steht, wofür das Geld verwendet wird beziehungsweise wohin das Geld fließt. Im Haben steht, woher das Geld stammt.

Der Kontenrahmen

ist eine Auflistung aller Konten, die Sie für die Verbuchung Ihrer Geschäftsvorfälle benötigen.

Buchungssätze

legen fest, welche Beträge auf welchen Konten verbucht werden sollen. Sie werden entweder schriftlich oder in digitaler Form festgehalten, damit man auch alles schön nachvollziehen kann.

Inventur und Inventar:

Bei einer Inventur müssen Sie all Ihre Vermögenswerte zu einem bestimmten Stichtag in einer Liste festhalten. Diese Bestandsliste heißt auch Inventar.

Die Bilanz

ist eine Auflistung aller Vermögensgegenstände eines Unternehmens. Diese werden in Anlage- und Umlaufvermögen unterteilt. Zum Anlagevermögen zählt alles, was Ihr Unternehmen dauerhaft benötigt, um seine Aufgaben erledigen zu können. Ins Umlaufvermögen kommen die durchlaufenden Posten, die in der Regel nicht lange im Unternehmen bleiben. Zusätzlich beinhaltet die Bilanz auch noch Informationen darüber, wie diese Vermögensgegenstände finanziert wurden.

Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung:

Hier erscheinen alle Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres. Das Ergebnis ist dann der Gewinn. In schlechten Zeiten heißt dieser leider auch einmal Verlust. Zusammen mit der Bilanz bildet die Gewinn-und-Verlust-Rechnung das Kernstück des Jahresabschlusses.

Kaum jemand sagt oder schreibt »Gewinn-und-Verlust-Rechnung«. Jeder sagt einfach »G und V« und schreibt »GuV«.

Der Anhang

ist ein weiterer Bestandteil des Jahresabschlusses. Hier werden die Bilanz sowie die Gewinn-und-Verlust-Rechnung verbal erläutert und um qualitative Angaben ergänzt.

Der Lagebericht

gehört ebenfalls zum Jahresabschluss. Hier gehen Sie auf die aktuelle und künftige Situation des Unternehmens ein und stellen Chancen und Risiken für das Unternehmen dar.

Die Kapitalflussrechnung

zeigt zusätzlich zur Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung noch den Geldfluss des Unternehmens in einer bestimmten Periode auf. Denn nur Bares ist bekanntlich Wahres.

Berichte:

Zusätzlich zum Lagebericht können Sie auf freiwilliger Basis auch noch beliebig viele andere Berichte erstellen, die einen tieferen Einblick in die Situation des Un-ternehmens geben.

Teilweise gehören diese Werkzeuge zum buchhalterischen Pflichtprogramm, teilweise sind sie freiwillig. Dies hängt hauptsächlich davon ab, welche Rechtsform das Unternehmen hat und gemäß welchen Standards Sie bilanzieren.

In den nationalen Gesetzen und Standards, also dem HGB in Deutschland, dem UGB in Österreich und dem Obligationenrecht und Swiss GAAP FER in der Schweiz, gelten teilweise andere Regeln als im internationalen Rechnungslegungsstandard IFRS oder im US-GAAP.

Das täglich Brot eines Buchhalters ist also sowohl von der Bandbreite der Aufgaben als auch von den Rahmenbedingungen her sehr facettenreich. Doch keine Panik: Alles Wissenswerte hierüber erfahren Sie im weiteren Verlauf dieses Buches.

Klischee und Wahrheit

Der Internetnachrichtendienst »The Inquirer« schrieb: »Softwarefirma sucht aufregende Buchhalter«, und stellte die Frage, ob dies nicht ein Widerspruch an sich sei. Es ging um die Stellenannonce einer englischen Softwarefirma. Gesucht war nicht das Klischee: grau, langweilig und spießig. Nein, es sollte ein aufregender, charismatischer Buchhalter sein. Der Artikel endet mit: »Böse Zungen berichten, dass der momentane Favorit tatsächlich einen lila Taschenrechner besitzt, dicht gefolgt von einer Buchhalterin, die nachweislich schon mal ein gutes Lied gehört haben soll.«

Klar, ein Buchhalter hat mit Sicherheit nicht so kreative Entfaltungsmöglichkeiten wie ein Werbetexter. Aber auch ein Texter ist bestimmten Restriktionen unterworfen. Zum Beispiel den Erwartungen seiner Kunden. Ein Buchhalter muss sich dagegen bei seiner Arbeit an eine Vielzahl von Vorschriften und Rechnungslegungsstandards halten. Und dort gibt es jede Menge Handlungs- und Ermessensspielräume. Innerhalb dieser muss sich der Buchhalter bewegen und deshalb oftmals auch Wünsche des Managements ablehnen. So ist dann und wann auch für ein wenig Adrenalin in diesem Job gesorgt.

Und wenn Ihnen die Zahlenwelt rund um die Buchhaltung dennoch einmal eintönig werden sollte oder Sie gar mit dem Vorurteil des grauen Buchhalters konfrontiert wurden: Denken Sie dann doch daran, dass Leonardo da Vinci seinen WG-Genossen Luca Pacioli wegen seiner mathematischen Künste als Maestro bezeichnete.

Aufgabe 2

Was versteht man unter der Ermittlungsfunktion der Buchhaltung?

Kapitel 3

Spielregeln der Buchführung

IN DIESEM KAPITEL

Ein Überblick über die Handels- und SteuergesetzeInformationen zur Buchführungs- und AufbewahrungspflichtErläuterung der Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung

Im Jahre 795 n. Chr. erließ Karl der Große eine Verordnung über die Krongüter und die Reichshöfe. Darin wurde den Gütern unter anderem auch ein Jahresabschluss vorgeschrieben. Hierzu wurden von der königlichen Kanzlei sogar Musterformulare entwickelt. Die Zeit verging und die Entwicklung schritt voran. Im Jahre 1794 gab es in Preußen dann eine gesetzliche Bilanzierungspflicht.

Heute gibt es viele gesetzliche Bestimmungen und Grundsätze, die in der Buchhaltung zu beachten sind. Da niemand bei der Ausübung seiner alltäglichen Arbeit mit einem Bein im Gefängnis stehen möchte, empfiehlt es sich, sich mit diesen Regeln auseinanderzusetzen.

Der Gesetzgeber ist auf dem Gebiet der Buchführung nicht aus Lust an der Laune so umtriebig gewesen, sondern um bestimmte Interessen zu schützen:

Gläubigerschutz

Schutz des Unternehmers vor seiner eigenen Schlamperei

Schutz der Gesellschafter, die nicht in der Unternehmensführung sitzen Und wie macht er das? Mit Gesetzen natürlich.

Gesetzliche Grundlagen der Buchführung

In diesem Abschnitt finden Sie die Regelungen für Deutschland, Österreich und die Schweiz im Überblick. Vorhang auf für die in Deutschland geltenden Gesetze.

Die deutschen Gesetze

In Deutschland finden Sie die gesetzlichen Regelungen im Handels- und Steuerrecht. Im Handelsgesetzbuch (kurz HGB) stehen in den §§ 238 bis 263 allgemeine Vorschriften, die für alle Kaufleute gelten.

Die §§ 264 bis 289f HGB beinhalten ergänzende Vorschriften für Kapitalgesellschaften und werden für Sie erst dann interessant, wenn Sie zum Beispiel in einer Kapitalgesellschaft arbeiten sollten oder in der glücklichen Lage (oder auch unglücklichen Lage) sein sollten, eine Kapitalgesellschaft im Wesentlichen allein zu besitzen, und die gesetzlichen Regelungen ein wenig kennenlernen wollen.

Das Wichtigste aus den für die Buchführung maßgeblichen §§ 238 und 239 HGB haben wir für Sie hier zusammengefasst; denn Zeit ist ja bekanntlich Geld, wie die reichste Ente der Welt stets behauptet:

§ 238 Buchführungspflicht:

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen.

Darin müssen die Handelsgeschäfte und die Vermögenslage nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung dargestellt werden.

Dritte müssen in angemessener Zeit die Bücher verstehen können.

§ 239 Führung der Handelsbücher:

Die Bücher sind in einer lebenden Sprache zu führen. Latein scheidet also aus.

Verwendete Abkürzungen, Symbole, Ziffern und so weiter müssen eindeutig sein.

Die Eintragungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein.

Finger weg von Radierungen und so weiter! Die ursprüngliche Aufzeichnung darf niemals unkenntlich gemacht werden.

Nicht freiwillig und nicht für alle: Buchführungspflicht

Der § 238 HGB bestimmt also, dass jeder Kaufmann Bücher führen muss. Sind Sie ein Kaufmann oder nicht, das ist hier die Frage. Der § 1 HGB gibt die Antwort:

»

§ 1 Istkaufmann (1) Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuchs ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.

(2) Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert.

«

Demnach ist jeder Gewerbetreibende ein Kaufmann und damit zur Buchführung verpflichtet. Ausnahme: Das Gewerbe erfordert nach Art und Umfang keinen kaufmännischen Betrieb. Dann genügt eine einfache Einnahmenüberschussrechnung. Was heißt das konkret? Das Steuerrecht definiert in der Abgabenordnung (kurz AO) in den §§ 140 und 141, ob Sie um eine Buchführung nicht herumkommen. Der deutsche Gesetzgeber verpflichtet in § 141 AO all jene zur Buchführung, die folgende Voraussetzungen erfüllen:

Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die

mehr als 600.000 Euro Umsatz im Jahr machen,

selbst bewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mindestens 25.000 Euro haben,

mindestens 60.000 Euro Gewinn pro Jahr machen.

Die Wertgrenzen sind in Diskussion. Aktuelle Informationen finden Sie auf der Webseite der Autoren unter: https://www.ieconomics.de/bücher-hinweise/

Wenn Sie trotzdem weiterhin auf einer einfachen Einnahmenüberschussrechnung beharren sollten, werden Sie sehr wahrscheinlich eine intensivere Begegnung mit Ihrem zuständigen Finanzamt durchleben dürfen.

Freiberufler wie Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten, selbstständige Steuerberater oder Künstler sind grundsätzlich von der Buchführungspflicht befreit. Sie betreiben ja auch kein Gewerbe. Wenn es für einen Freiberufler aber von Vorteil ist, kann er natürlich auch auf die doppelte Buchführung und Bilanzierung umsteigen.

Ordnen und aufheben: Aufbewahrungsfristen

Wenn Sie fleißig Buch führen, stellt sich irgendwann die Frage, wie lange Sie den ganzen Papierkram überhaupt aufbewahren müssen. Der § 257 HGB regelt dies:

§ 257 Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen: Jeder Kaufmann ist verpflichtet, folgende Unterlagen aufzubewahren:

Zehn Jahre: Handelsbücher, Bilanzen, Inventare, interne Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen

Sechs Jahre: empfangene Geschäftsbriefe

Sechs Jahre: Kopien versendeter Geschäftsbriefe

Zehn Jahre: Buchungsbelege

Der Fiskus geht in der Abgabenordnung (kurz AO) mit viel Liebe zum Detail noch ausführlicher auf die Aufzeichnungs-, Ordnungs- und Aufbewahrungspflichten ein. Die entsprechenden §§ 142 bis 147 AO für Sie hier kurz im Überblick:

§ 142 Ergänzende Vorschriften für Land- und Forstwirte: Neben der normalen Buchführung muss ein Anbauverzeichnis geführt werden.

§ 143 Aufzeichnung des Wareneingangs: Pflicht ist die Aufzeichnung des Datums, des Lieferanten, der Warenbezeichnung, des Preises und ein Buchungsbeleg.

§ 144 Aufzeichnung des Warenausgangs: Die Pflichtangaben entsprechen denen des § 143.

§ 145 Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnung: Ein Dritter muss damit einen Überblick über das Unternehmen erhalten können.

§ 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen: Die Buchungen und Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kassenbewegungen sollen täglich festgehalten werden. Alle Buchungen und Aufzeichnungen dürfen niemals so verändert werden, dass deren ursprünglicher Inhalt unleser-lich wird! § 146 a regelt die Anforderungen an digitale Aufzeichnungen und § 146 b die Kassennachschau.

§ 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen:

Zehn Jahre aufbewahren müssen Sie folgende Unterlagen:

Bücher (Ihre ganzen Kontenaufstellungen)

Aufzeichnungen

Inventare (Ihre Aufzeichnungen der Inventur)

Jahresabschlüsse (die Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie die Bilanz)

Lageberichte

Eröffnungsbilanz

Arbeitsanweisungen

Buchungsbelege

Unterlagen zur Zollmeldung

Sechs Jahre sollten Sie Folgendes nicht wegschmeißen:

Empfangene Briefe und Kopien versendeter Briefe

sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

Die österreichischen Gesetze

In Österreich gibt es seit 2007 kein HGB mehr. Es wurde damals durch das Unternehmensgesetzbuch (kurz UGB) ersetzt. Hinter der Namensänderung steckt ein Philosophiewechsel. Anders als im deutschen Handelsrecht und im ehemaligen österreichischen Handelsrecht ist nun die Rede vom »Unternehmer« und nicht mehr vom in die Jahre gekommenen »Kaufmann«. Damit wurde nicht nur ein veralteter Begriff abgeschafft, sondern zugleich auch die oftmals etwas diffizile Abgrenzungsdiskussion darüber beendet, wer nun ein Kaufmann sei. Jeder, der eine auf Dauer angelegte Organisation selbstständiger wirtschaftlicher Tätigkeit betreibt, ist seitdem ein Unternehmer. Ganz egal, ob er Gewinn erzielen möchte oder nicht. Besonders Letzteres ist sehr oft eine Frage des individuellen Blickwinkels. Einen kleinen Haken hat die damalige Reform jedoch: An Land- und Forstwirte und an die freien Berufe hat man sich dann doch nicht herangetraut. Diese Berufsgruppen gelten nicht als Unternehmer, obwohl sie dies oftmals sind.

Gilt nicht für alle: Buchführungspflicht

Der § 189 des österreichischen UGB legt fest, wer den Vorschriften des UGB zur Rechnungslegung (Drittes Buch des UGB) unterliegt:

Die Vorschriften des UGB zur Rechnungslegung gelten für Kapitalgesellschaften und unternehmerisch tätige Personengesellschaften (ohne persönlich haftende natürliche Gesellschafter) ohne Ausnahme.

Den Vorschriften unterliegen nicht:

Freiberufler

Land- und Forstwirte

Unternehmer, deren Einkünfte mit der Einnahmenüberschussrechnung nach § 2 Abs. 4 Z 2 EStG ermittelt werden.

Für alle anderen Unternehmer gelten diese Vorschriften nur, wenn sie mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse im Geschäftsjahr erzielen.

Nachdem im § 189 UGB geklärt wurde, für wen die Vorschriften überhaupt gelten, wird in § 190 UGB Grundlegendes zur Buchführungspflicht geregelt.