Katalogmanagement im industriellen Einkauf einführen E-Book

Lutz Schwalbach

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2023

Beschreibung

Das vorgelegte Buch betrachtet systematisch und nachvollziehbar die Einführung eines elektronischen Katalogmanagements im Einkauf. Ziel und treibender Faktor zur Einführung elektronischer Kataloge ist die störungsfreie, digitale Umsetzung sowie die Freisetzung von Ressourcen im Einkauf. Erfahren Sie, wie schnell freie Kapazitäten im Einkauf durch die Entlastung mittels Katalogbestellung entstehen. Daher generiert der elektronische Katalog im Einkauf gleich drei potenzielle Kosteneinsparungen: - Prozesskostensenkung durch elektronische Katalogbeschaffung im Einkauf und - Nutzung der frei gewordenen Zeit des Einkäufers für Verbesserung bspw. der Einkaufspreise durch mehr Anfragen, globaler ausschreiben oder besser verhandeln sowie - Verbesserung der Einkaufspreise für die ausgewählten Warengruppen. Der Ausblick auf eine mehrfache Kosteneinsparung, begründet in einer vergleichsweise einfachen und schnellen Einführung elektronischer Kataloge durch die Einkaufsabteilung waren Motivation und Ansporn für den Autor, an einem Buch zu Katalogmanagement im industriellen Einkauf zu arbeiten. Die damit verbundenen qualitativen Vorteile, welche sich aus der Nutzung elektronischer Kataloge ergeben, begründen sich wie nachfolgend beschrieben: - Automatisierte Leistungserbringung und intuitive Bedienung - Hohe Qualität und Fehlerfreiheit der Leistung - Optimale Durchlaufzeit/Umsetzungszeit - Geringe Zeit der Implementierung und im üblichen IT-Standard - Technisch mögliche 7 Tage / 24 Stunden Einsatzbereitschaft - Vollständig digitaler Bestell- und Abrechnungsprozess - Reduktion der Lohnkosten und Lohnnebenkosten durch Entfall von Tätigkeiten oder Personalreduktion und keine oder kaum mehr vorhandene operative Mitarbeiterbeteiligung im Einkauf. - Realisierung mit geringem finanziellem Einsatz - Maximale Effizienz/Nutzen und kein Raumbedarf Nach der Durcharbeit des vorliegenden Buches kann der Leser die Potenziale im Einkauf erkennen, aufzeigen und mit der Einführung eines elektronischen Katalogs erschließen.

Leseprobe

Meine Arbeit und Ausführungen können niemals vollständig sein. Sie erfüllen aber den Anspruch, Hinweise und Hilfestellungen zur Einführung des elektronischen Katalogmanagements im industriellen Einkauf aufzuzeigen. Die folgenden Ausführungen wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Der Autor schließt jede Haftung und Gewähr aus.

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Inhaltsverzeichnis

Einleitung

1.1 Einkaufstudien

1.2 Aufgabenstellung

1.3 Ziele

1.4 Problemstellung

1.5 Vorteile

1.6 Abgrenzungen

1.7 Vorgehensweise

Katalogeinführung

2.1. Katalogmanagement

2.2. Transaktionen

Katalogdaten

3.1. Datenqualität

3.2. Datenpflege

Elektronischer Katalog

4.1. Marktdurchdringung

4.2. Einführung

4.3. Kostenvorteile

4.4. Fachkonzept

4.5. Wirtschaftlichkeit

Umsetzung

5.1. Changemanagement

5.2. Methodik

5.3. Realisierungen

5.3.1. Informieren

5.3.2. Warengruppenauswahl

5.3.3. Materialdaten

5.3.4. Anbieterauswahl

5.3.5. Datenpflege

5.3.6. IT-Schnittstelle

5.3.7. Schulung und Information

5.3.8. Test und Korrekturen

5.3.9. Erhaltung und Optimierung

5.3.10. Erweiterung und Wachstum

5.3.11. Standardisierung und Reduktion

5.4. Projektbewertung

5.4.1. Ergebnisüberprüfung

5.4.2. Erfolgsmessung

5.5. Umsetzungsleitfaden

Zusammenfassung

Verzeichnisse

7.1. Literatur

7.2. Abbildungen

7.3. Tabellen

7.4. Formeln

7.5. Abkürzungen

1. Einleitung

Vor mehr als 300 Jahren hatte schon Adam Smith erkannt, dass sich durch Prozessteilung die Produktivität eines Wirtschaftssystems steigern lässt (Lange Elmar, 1996, S. 45). Gewachsen aus der Methodik der Prozessteilung in entkoppelte Arbeitsschritte verbunden mit einer Standardisierung des Arbeitsschritts, wurde die Grundlage zur Automatisierung gelegt. Die Automatisierung des Einkaufs wird einen deutlichen Beitrag zur Gewinnmaximierung des Unternehmens erbringen, denn die Mitarbeiterkosten sind leider der treibende Faktor der Prozess- und Gemeinkosten für ein Unternehmen.

Letztendlich wird die Einkaufsarbeit zerlegt in Arbeitsteile, diese automatisiert und digitalisiert, um wirtschaftlich1 zu überleben.

Speziell der Ausbau und die Anwendung elektronischer Kataloge in den Unternehmen, führt zu einem grundlegenden Systemwandel und strukturellen Anpassungen der heutigen Einkaufswelt. Das Katalogmanagement ist nicht ein einfacher und schneller Schritt in die Digitalisierung. Dieser Vorteil aus wirtschaftlichem Nutzen bei hoher Prozesssicherheit, Optimierung und Automatisierung ist nachweisbar, so dass sich Unternehmen dem nicht entziehen können. Das vorliegende Werk konzentriert sich auf die Einführung des Katalogmanagements für nicht Produktionsmaterialien (npo). Die Technik oder Vorgehensweise ist jedoch für mannigfaltige Warengruppen in Katalogportalen anwendbar.

1.1 Einkaufstudien

Immer wieder kristallisieren sich wiederholende Inhalte beim Lesen von Studien und Aussagen zur Zukunft der Beschaffung heraus. Zum einen der Kostentreiber Mensch, welcher sich in der Aussage wiederfindet, dass ein analoger Bestellprozess ca. 115 Euro im Mittel an Prozesskosten erzeugt, während der digitalisierte Bestellprozess nur ca. 68 Euro im Mittel an Prozesskosten beträgt2. Aus diesem Kostenhebel begründet sich der Druck in Richtung gewinnen der Effizienz durch die Digitalisierung im Einkauf. Mit der Digitalisierung im Einkauf wird auch die Steigerung der Prozessqualität und Transparenz verbunden.

Zum anderen wandelt sich die Rolle und das Berufsbild im Einkauf grundlegend. Die Rolle des Einkäufers drückt sich neu im Management der Schnittstellen nach innen und außen aus. Gleichfalls wird der Einkauf zur Schlüsselfunktion auf dem Weg zur Industrie 4.0 und seine Qualifikation und Ausbildung wird neu zu definieren sein.

PricewaterhouseCoopers GmbH befragte für seine im Jahr 2022 veröffentlichte Studie Digital Procurement Survey 2022 in 64 Ländern mehr als 800 Firmen. Die Studie umfasst Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz und 52 Unternehmen3.

Der Weg des Einkaufs ist vorbestimmt. Es wird immer mehr um die Orientierung zu einer Konzentration und effizienten Bewältigung der Beschaffung gehen. Weltweit werden sich die Einkaufsabteilungen und -teams auf wesentliche Arbeitsinhalte des Einkaufes konzentrieren. Diese sind vornehmlich:

die Reduzierung der Beschaffungskosten benannt von 37 Prozent der globalen Studienteilnehmer

und das Management der Risiken benannt von 31 Prozent der Studienteilnehmer im DACH-Raum

Verschiedene Begleitumstände bewirken die Weiterentwicklung zu einer Digitalisierung. Zum einen bewirkt die Digitalisierung den Effizienzsprung, zum anderen flacht die Pandemie ab und Störungen der Lieferketten werden offensichtlich. Die Digitalisierung der Beschaffung wird von 18 Prozent der Teilnehmer aus dem DACH-Raum benannt und mit 21 Prozent der globalen Teilnehmer als wichtigstes strategisches Projekt angesehen. Aktuell ist die Rate der Digitalisierung im Einkauf auf 41 Prozent gesunken, was sich auf die Sonderaufwände während der Pandemie zurückführen lässt. Das Ziel der Digitalisierungsrate soll bis 2025 auf 72 - 75 Prozent ansteigen. Die am häufigsten genannten Weiterentwicklungen und Investitionen führen zu Softwarelösungen wie:

Source-to-Contract und Procure-to-Pay.

90 % der Teilnehmer haben bereits eine Lösung installiert.

Technologien, welche nachweislich einen Mehrwert bieten.

Abbildung 1: Schlüsseltechnologie

Die Optimierung und Realisierung des digitalen Einkaufs wird weiterhin als Top-Ziel für den Einkauf genannt. Allerdings hat sich das Interesse zusätzlich in Richtung der Analyse von Daten und dem Management von Daten verschoben. Dies soll zu einer frühen Erkennung und Vermeidung von Risiken aus der Supply-Chain beitragen. Von der Digitalisierung als neuer Schlüsseltechnologie wird eine Steigerung der Wertschöpfung im Einkauf erwartet, was dem Wunsch nach einer nachhaltigen Steigerung der Leistungen und Fähigkeiten an den Einkauf, nebst seiner Organisation, entspricht. Neu hinzu kommt das Thema Mitarbeiter und -qualifikation im Einkauf. Hier wird ein Bedarf an produktiven und gut qualifizierten Mitarbeitern erkannt. Um den Anforderungen an die Beschaffung gerecht zu werden, wird Personalentwicklung in Richtung Analyse, Nachhaltigkeit und Supplier-Relation-Management benannt.

Die Firma Efficio geht in ihrer Studie „Einkauf 2025" der Frage nach, ob der Einkauf durch die digitale Transformation leistungsfähiger wird.4 Die Studie wurde in Zusammenarbeit mit der britischen Cranfield University angefertigt und befragte 225 globale Einkaufsmanager zur Digitalisierung des Einkaufs sowie den erwarteten Auswirkungen für ihr Unternehmen. Die Studie fokussiert auf die beiden Kernfragen Nutzung und Erwartungen an neue digitale Technologien sowie deren Auswirkungen auf das eigene Unternehmen. Gleichfalls werden die Hindernisse für die erfolgreiche Bewerkstelligung des digitalen Wandels erfasst. Efficio kommt zu folgenden Erkenntnissen:

Der Vorteil der Digitalisierung der Unternehmen liegt in der Schaffung einer Grundlage, um bessere datengestützte Entscheidungen und Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

Der Mangel an qualifiziertem Personal stellt ein großes Hindernis zur Erschließung der Möglichkeiten dar.

In der Digitalisierung werden enorme Möglichkeiten für den Einkauf gesehen und erwartet.

Die schwache Unterstützung der Lieferanten in der gemeinsamen Nutzung einer neuen Technologie stellt ebenfalls ein Hindernis dar.

Unternehmen sind eher gewillt, die bestehende Technik zu verbessern, als direkt in neue Technologien zu investieren.

In der von der Inverto GmbH durchgeführten Procurement Transformation Studie aus dem Frühjahr 2022, mit mehr als 115 Teilnehmern, wurden folgende Ergebnisse erarbeitet5.

Die unternehmerischen Prioritäten haben sich durch den Krieg und die Pandemie verschoben. Infolge dieser Verschiebungen wurde die Rolle des Einkaufs für die Unternehmen merklich wichtiger. Die Resilienz der Lieferkette wird als wichtiges Ziel formuliert.

Versorgungssicherheit und Management der Risiken aus Lieferungen & Leistungen stehen aktuell vor den klassischen preisbasierenden Wertschöpfungshebeln im Einkauf.

Um die Versorgung zu gewährleisten, handeln Unternehmen pragmatischer, fokussieren sich auf kurzfristige Bedarfe und Bedarfsdeckung und ihre Handlungsweisen werden schneller/agiler.

Das Thema CO2-Fußabdruck und Nachhaltigkeit ist auch im Einkauf angekommen. Die Nachhaltigkeit und Transparenz in den Lieferketten umzusetzen, sehen die Unternehmen als Aufgabe im Einkauf.

Es wird eine neue Rolle des Einkaufs im Unternehmen unter den Schlagworten „Nachhaltigkeits-Champion" und „Experte für Lieferrisiken" benannt.

In der Studie Global Chief Procurement Officer Survey 2021 wurden mehr als 400 Teilnehmer befragt, die sich auf 40 Länder verteilen6. Dass Agilität als Schlüssel zur Bewältigung der sich wandelnden Prioritäten angesehen wird, haben wir durch die Covid-19 Pandemie und den resultierenden Folgen auf Lieferketten und persönlichen Einschränkungen erfahren. Im Folgenden sind die Erwartungen und Themen der Studienteilnehmer in die Zukunft des Einkaufs ausgeführt.

Die oberste Priorität nach Kostenreduzierung wird von der betrieblichen Effizienzsteigerung abgelöst.

Die Rolle der Einkaufsleiter hat sich aufgrund der Covid-19 Pandemie und deren Störungen der Lieferketten hin zu einer komplexen und dynamischen Rolle im Management des Unternehmens verschoben.

Einkaufsabteilungen, welche nach agilen Prinzipien handeln, übertreffen ihre Marktbegleiter in sämtlichen Leistungsindikatoren.

Leistungsstarke Unternehmen erkennen eine grundlegende neue Notwendigkeit im Einkauf nach Rationalisierung ihrer Abläufe, einer transparenten Lieferkette und Lieferantennetzwerk. Dies ist nur mit der digitalen Transformation möglich. Im Vergleich zu dem Jahr 2019 hat die Digitalisierung im Einkauf um 20% zugenommen.

So wenden Top-Performer vier- bis fünfmal häufiger Technologien zu einer Analysetechnologie, Visualisierungstechnologien und zehnmal häufiger RPA-Lösungen an. Insgesamt nutzen bereits 12% der Teilnehmer prädiktive Analysefunktionen und Künstliche Intelligenz.

Aus dem in Markt und Technik erschienenen Artikel zur Einkaufsstrategie lassen sich neun Themen zu der Frage hervorheben, wie sich der Einkauf nach dem Jahr 2020 ausrichtet7. Die wiedergegebene Studie basiert auf Erkenntnissen des Software-Anbieters Fa. Ivalua, welche diese Erkenntnisse aus eigener Projekterfahrung und Studien ableitet. Die Beschwernisse des wirtschaftlichen Umfelds basieren unter anderem auf der Covid-19 Pandemie, der damit einhergehenden Störung der Lieferketten und der Sorge um eine anstehende Rezession nebst dem britischen Brexit.

Dauerthema ist und bleibt die Prozess-Effizienz, wobei die Digitalisierung die zentrale Rolle spielt. Somit wird die Digitalisierung des Einkaufs das Top-Thema Nummer eins.

Verbunden mit einer Digitalisierung sind untrennbar die Themen der Vollständigkeit und Fehlerfreiheit von Daten/Stammdaten sowie der Fähigkeit zu einer Auswertung der Daten. Diese dient der Erlangung einer korrekten Datenbasis für Entscheidungen. Das sinnvolle Nutzen und Verarbeiten der Massendaten, deren Reduktion und eine Mitarbeiter-Gerechte-Bereitstellung zur Aufarbeitung sind neue Herausforderungen neben der vorausgehenden Datenkorrektur/-pflege.

Das Thema Prozess-Effizienz wird verbunden mit dem Thema der Mitarbeiter und deren Erfahrungen, Bedingungen und Erlebnissen (employee experience). Hier ist ein Ziel die Verbesserung der technischen und lokalen Arbeitsumgebung, welche den Effekt der Mitarbeiterzufriedenheit und die damit verbundene Leistungszunahme sowie die technische Standardisierung, mit dem Effekt der Beschaffung in vordefinierten Kanälen und Einhaltung der Compliance.

Der Umfang der Betrachtung einer Kostensenkung bezogen auf die direkten Kosten für das Material wird um den Anteil der indirekten Kosten erweitert. Unter die indirekten Kosten fallen unter anderem Risiko durch Ausfallkosten, Qualitätsminderung, ad hoc Eingriffe in die Steuerung usw. Als Treiber des Ansatzes wirken insbesondere die Erfahrungen mit gestörten Lieferketten, möglicher Verschlechterung der Konjunktur und ausbleibendem Unternehmenswachstum.

Nicht der Einkauf muss agiler werden, sondern das ganze Unternehmen. Es gilt, die Agilität im Unternehmen insgesamt auszubauen. Die Verwerfungen am Beschaffungsmarkt, den Lieferketten und den Absatzmärkten fordern von den Unternehmen mehr Flexibilität.

Die Zusammenarbeit mit den Lieferanten muss zunehmen. Die Unternehmen wollen zusammen mit ihren Lieferanten gemeinsam an einem strategischen Vorsprung und Innovationen arbeiten. Produktinnovationen sichern die Zukunftsfähigkeit der Unternehmen und bewahren die Marktstellung im Umfeld mit dem Wettbewerber.

Erwachen des Risikomanagements über die Lieferkette. Die Unternehmen haben die Anfälligkeit der Lieferketten in den Corona-Jahren schmerzlich erfahren und werden das Thema Risiken und Ausfall der Lieferketten und dessen Beherrschung bearbeiten. Gleichfalls werden die Themen der sozialen Aufmerksamkeit in Netz und Medien an Bedeutung gewinnen, was sich in den Themen CO2-Fußabdruck, Nachhaltigkeit, Einhaltung der Menschenrechte im Lieferantennetz, Umweltschutz und neuerdings US-Sanktionslisten ausdrückt.

Die Unternehmen werden mit ihren internen Teilnehmern und über Schnittstellen hinaus prozessorientierter Zusammenarbeiten. Diese Kommunikation und das gemeinsame Streben nach dem Unternehmensziel werden ein Schlüssel zum betrieblichen Wertbeitrag.

Unternehmen sollten mit neuen digitalen Formen einer künstlichen Intelligenz (Kl) arbeiten, um mittels digitaler Assistenten bspw. Fragen vorzuselektieren, zu beantworten und Daten zu analysieren. Die Anwendungsfälle werden weiter zunehmen und die Breite der Einsatzfelder ansteigen.

Abbildung 2: Einkaufsausrichtung

1.2 Aufgabenstellung

Es liegt in der Natur der Menschen, dass ein jeder andere Schlüsse oder Auslegungen zieht. Ursachen sind dafür häufig die aktuelle Fokussierung der Erfahrungen und Ausbildungen. Weiterhin bestehen wissenschaftliche Wege, nach welchen priorisiert und verdichtet werden kann. In dem vorliegenden Werk fasse ich die voraus aufgeführten Inhalte zu folgender Essenz zusammen: